Lineamientos campaña sarampion 2014
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RELEVANCIA
NO INCLUYE ESTE CIRCUITO LAS COMPRAS DE:
• Insumos de farmacia y Laboratorio.• Insumos específicos para pacientes.• Estudios a realizarse a pacientes fuera de la
institución.• Contratos de Personal/ Pasantías.• Guardias medicas.
Objetivos
Abastecer de insumos, bienes y servicios al HPDFB, en los
mejores términos, al mínimo costo, en calidad adecuada y en el
momento oportuno, mediante autorizaciones, procedimientos y
controles
Trascendencia
• Evento inicial: Solicitud de compra para el abastecimiento de Bienes y Servicios de los diferentes servicios del Hospital.
• Evento final: Conformidad del Servicio que origino el pedido.
ACTORES• Servicios de la Institución• Patrimonio• Compras y Contrataciones• Gerencia Administrativa Financiera• Contabilidad, Costos y Presupuestos• Tesorería y Rendiciones • Gerencia Asistencial y Dirección
alcance Incluye 3 tipos de solicitudes, cada solicitud tiene
un formulario especifico (PIC: pedido interno de compras):
INSUMOS EN GENERAL:
EQUIPAMIENTO MEDICO Y NO MEDICO:
REPARACIONES/MANTENIMIENTO.
PIC de INSUMOS GENERALES
PIC QUE NO
PUEDE ESPERAR
EL CIRCUITO NORMAL
TIEMPO DESEABLE DE
ENTREGA
STOCK AL MOMENTO DE REALIZAR EL PIC
STOCK DE RESERVA MINIMA
TIEMPO DE USO DEL PEDIDO
ACTUAL
FIRMA DEL JEFE SERVICIO
PIC SOLICITUD EQUIPAMIENTO
SE INCORPORA LA FIRMA DEL GTE S/ LA
DEPENDENCIA
EQUIPAMIENTO DE LAS MISMAS
CARACTERISICAS
BAJA DEL EQUIPAMIENTO QUE NECESITA REEMPLAZAR
Consideraciones Generales
• Los PIC DE INSUMOS Y EQUIPAMIENTO se presentan por duplicado al SERVICIO DE PATRIMONIO LOS DÍAS LUNES, excepto las urgencias.
• Los PIC DE EQUIPAMIENTO deben contar la FIRMA DEL GERENTE correspondiente como mínimo previo a la entrega a Patrimonio.
• Los PIC DE MANTENIMIENTO se entregan al servicio de mantenimiento, excepto urgencias .
• Se considera URGENCIA: TODO pedido que NO PUDE ESPERAR el tiempo normal de respuesta, que es de 15 días desde su presentación.
PatrimonioRecibe la solicitud de compras mediante el PIC de los
diferentes Servicios.
Controla que los ítems mínimos se encuentren completos, caso contrario no recibe el PIC.
Firma el PIC recibido indicando la fecha de recepción.
Asigna Número de Pedido al PIC según sus registros y registra en el archivo correspondiente.
PatrimonioVerifica la existencia de los bienes solicitados.
Si posee en existencia pasa el pedido directamente a la Gcia Financiera para su conocimiento y autorización y procede a entregar los insumos al servicio solicitante.
Envía el PIC a Compras y Contrataciones para iniciar el circuito de compras, en caso de no poseer en stock.
ComprasRecibe el PIC del Servicio de Patrimonio. Registra la fecha de recepción.Controla los ítems mínimos y la firma del responsable de Patrimonio estén contenidos en la solicitud.Realiza la solicitud de cotización a distintos proveedores.
Observación : Un pedido no puede estar en el área de Compras y Contrataciones más de 5 días sin tener una respuesta o resolución.
Compras y Contrataciones
Solicita cotización teniendo en cuenta:
Nº de pedido según registros del Hospital.
Especificaciones técnicas del producto: marca, cantidad, precio, lugar de entrega y toda otra información aclaratoria .
Plazo de entrega. ( stock)
Compras y Contrataciones
Recibe las cotizaciones de los proveedores.Adjunta las cotizaciones al PIC.Señala las mejores ofertas.Envía el PIC, la planilla de comparación de
precios y las respectivas cotizaciones a la Gcia Administrativa y Financiera solicitando autorización para efectivizar la compra.
Observación: Un pedido no puede estar en la Gerencia Admin. mas de 2 días sin resolución.
Gerencia Admin. y FinancieraRealiza una evaluación integral del PIC.Consulta con la Dirección o el Gerente del área
que solicitó la compra si es necesario.Evalúa la disponibilidad de fondos.Autoriza la compra.Envía a Compras y Contrataciones todas las
actuaciones realizadas.
Observación: Un pedido no puede estar en la Gerencia Adminstrativa Y Financiera mas de 2 días sin resolución.
Compras y Contrataciones
Recibe los PIC, los no autorizados notifica a patrimonio para que informe al servicio respectivo, así como también informara los PIC que tiene problemas como ser de existencia, cotización, plazo de entrega.
En base al PIC autorizado confirma la compra al proveedor e informa a Patrimonio y Contabilidad y Presupuestos.
Observación : Una vez resuelto el PIC por la Gerencia Administrativa Contable no puede estar
en el área de Compras y Contrataciones más de 2 días sin tener una resolución
Datos obligatorios que compras debe remitir al proveedor
• Solicitar que detalle en el remito los insumos a entregar, la cantidad, precio y el Nº de PIC al que corresponde la compra• Lugar de entrega o retiro.• En el caso de urgencias colocar la leyenda
“Urgente”.• Nº de expediente a los fines que el proveedor
tramite los formularios de la DGR necesarios para el pago.
PatrimonioRecibe el PIC autorizado.Coteja si las mercaderías fueron entregadas, si NO
realiza el reclamo al proveedor .Al recepcionar : Verifica que la misma este acorde
a los solicitado y que figure Nº pedido y valorización en el remito correspondiente.
¿Cumple con las especificaciones de lo solicitado?NO: devuelve los bienes al proveedor. ( se revee
la compra) SI: Recepciona los bienes y procede a entregar al
servicio solicitante.
ContabilidadSe notifica de la compra efectuada
Verifica la ddocumentación solicitada al proveedor
Recibe el remito recepcionado por Patrimonio, con la aclaración del receptor, fecha y hora.
Guarda el remito, con el resto de la documentación hasta el momento del pago.
Circuito de un pic
Ingresa PIC
Patrimonio verifica
existiencia de Bs. Y da
curso al Pedido
Compras Recibe el PIC
y verifica datos
completos y solicita
cotización
Proveedor envía
cotización con los datos
solicitados
Compras señala mejores ofertas y
envía a la Gerencia Adm. O
informa la situación del
pedido
Gerencia Adm. evalúa ofertas,
realiza consultas y
aprueba o no la compra
1 2 3
Compras clasifica los
PIC y se comunica
con Proveedores
Contabilidad recepciona pedido de
compra, verifica la doc. solicit. Al
proveedor Y archiva
Patrimonio coteja la recepción y/o hace reclamos pertinentes.
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Finalización del proceso
• PATRIMONIO ENTREGA LOS BIENES, EQUIPAMIENTO AL SERVICIO SOLICITANTE, estableciéndose como tiempo estándar de entrega 15 días corridos desde la realización del pedido. ( excepto urgencias).
• EL SERVICIO, procede a conformar la recepción de PIC solicitado o realiza las observaciones que considere pertinentes.