Licitacoes - Fluxo de Trabalho
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Representação simplificada
Licitações – Macrofluxo de Trabalho
Participação
Proposta
Seleção
Busca
Registro na RedeFiltro Busca
Acompanhamento
Check-list
Priorização
Atribuição de
Responsável
Avaliação do
Edital
Equipe
Registro na Rede
Interessa?
Fechamento
Sala
Atestados
S
Orçamento
S
Remessa
Confirmação
Colegiada
Documentação
Participação
Confirmada?
Ver
Ver
Ver
Ver
Proposta
Comercial
Licitações – Fluxo de Trabalho - Busca
Avaliação do Edital
Filtro
Interessa?
Busca do Edital
Registro na Rede
Seleção
Considerar:1) Objetos da área de informática2) Objetos de prestação de serviços3) Objetos de mão -de-obra4) Outras coisas que poderíamos tentar fazer
Considerar:1) Editais indicados2) Serviços de busca (RHS, Disk&Licit, SELIC; Comprasnet; CELIC, etc.)3) Sites de órgãos
Planilha de Edtais
RedeLIC$
Status = Conforme legenda na planilhaData Status = Dia de atualização
Status 2 = Situação do acompanhamento Prazo S2 = Prazo existente para Status 2
Avaliado por: Sigla (XX) quem avaliou pelo objeto «
“LIC” para avaliação colegiada «
Definir prioridade do Edital
Considerar:PRI 1 - "Tem que buscar" Fazer o Edital chegar em casa, o mais cedo possível. PRI 2 - "Buscar, sem custo" Fazer o Edital chegar, se encontrar pela Internet ou conseguir por email PRI 3 - "Buscar somente se tiver na Internet" No máximo, mandar um email para o órgão solicitando.
Considerar:1) Buscar os editais preferencialmente usando a Internet: sites de Editais (Comprasnet, etc.) ou os sites dos órgãos2) Não sendo possível, fazer solicitação por email ao órgão3) Em terceiro lugar, por telefone, solicitando que o Edital seja encaminhado por email4) Em quarto lugar, solicitar que seja encaminhado por SEDEX a cobrar5) Em último lugar, contratar alguém para mandar buscar e enviar por SEDEX a cobrar.
S
Sites LIC
Revisar #TRIAGEM
#ANALISE?
Definir Motivo Não Participação
Divulgar Conclusão do
DIA
Último do Dia?
Licitações – Fluxo de Trabalho - Seleção
Confirmação ColegiadaAvaliação do Edital
Avaliar Objeto
Avaliar Habilitação
Avaliar Viabilidade
Viabilidade TécnicaViabilidade FinanceiraViabilidade Logística
Hablitação JurídicaHabilitação TécnicaHabilitação Economico-Financeira
Avaliar Complexidade e
Custos de Participação
Esforço requeridoCustos Iniciais (viagem, visita técnica, contratações,etc.)
Recomendar Ação
Defesa de TeseRepassar em grupo os argumentos
Análise Colegiada(participar)
Decisão Favorável?
Atribuir Responsável
Arq NÃO Temp
S
Análise Preliminar
Publicar Decisão
Análise Colegiada(não participar)
E outros documentos de apoio, como Orçamento, Memórias de cálculo, etc.
Proposta
Planilha Editais
#TRIAGEM#ANALISE
Rede
Avaliação em 3 fases:1) Identificar restrições (porque não dá pra participar)2) Identificar complexidades e características especiais (porque queremos participar)3) Leitura final detalhada
Planilha Editais
Considerar:1) Participações2) Não participações3) Reavaliações (prancheta)
E-mail Ata/Resumo
Licitações – Fluxo de Trabalho – Proposta
Abrir Pasta do Edital
Pasta do Edital
Marcar EditalCheck-list
Plano de Trabalho
Check-list +Datas e
Responsáveis
Documentação
Atestados Empresa
Dados da Equipe
Orçamento
Fechamento Conferência Cruzada
Considerar1. Salários: pisos e mercado2. Dissídos: vigência, jornadas e benefícios3. Tributos4. Encargos5. Outros custos6. Faixas de CC7. Margens para Compromissos.
ArquivosCurrículos e Certificados
Arquivo Atestados
Arquivo Documentos
Considerar:1. Atestados existentes2. Controle de Estoque3. Atualizações, Melhorias ou Complementos necessários
Considerar:1. Certidões Padronizadas2. Novas necessidades de certidões3. Documentos Elaborados (declarações, etc.)
Considerar:1. Arquivo Existente2. Novas da Equipe3. Recrutamento Internet4. Recrutamento por Indicação5. Recrutamento Convencional
Considerar:1. Combinado em reunião (ao vivo)2. Resumo impresso na Pasta do Edital
Considerar:1) Edital2) Avaliação3) Acompanhamento4) Outros documentos existentes
Modelos
Remessa
Considerar:1) Viagem para participação2) Representante em outro local3) Envio para o órgão
Partici-pação
Atestados
Currículos e Certificados
Proposta de Preço Considerar:1. Regras do edital2. Salários a apresentar3. Encargos a apresentar4. Tributos a apresentar5. Taxa Adm a apresentar
Considerar:1. Palavras-chave nas margensidentificando pontos de consulta do Edital: DOC; DECL; VISITA; CONTATO; PROP; ATESTADO; EQUIPE; VT; VR
Licitações – Atividades de Apoio - Atestados
Obtenção
Planilhas de execução
Arquivo / Registro
MinutaContrato
Modelos e versões anteriores
Solicitação
Busca ou recebimento
Atestado
Minuta (digital)
Digitalização
Cópia Autêntica (emergência)
Urgente e NÃO exige CRA?
S
Registro na entidade profissional
Cópia Autêntica(rotina)
Digitalização (sobrepor)
Atestados Originais
AtestadosCópias
Resumo Atestados
Considerar:» Necessidades específicas» Encerramentos de contratos» Renovações de contratos» Modificações de objeto/equipe
Considerar: Definir Mínimo e Ordem «
Elaborar Folha de Controle «Posicionar Controle no Arquivo « de forma a aparecer quando for atingida a quantidade mínima
Atestados na Rede
Considerar:Nome do arquivo: «
“CLIENTE – Atestado aaaa-mm-dd (complemento)”
Licitações – Atividades de Apoio - Equipe
CertificadosCurrículos
Digitalização da tradução
CertificadosCópias
Cópia Autêntica(rotina)
Resumo Certificados
Tradução Juramentada
Certificados Originais
S
Cópia Autêntica (emergência)
Digitalização e Descritivo
Urgente e NÃO exige
Tradução?
Considerar:P&B e/ou Escala de Cinza «
300 DPI «Incluir texto no descritivo «
Licitações – Busca e Divulgação<Função>
A rotina é varrer:
(i) os editais indicados (que foram identificados e sugeridos por
alguém),
(ii) os serviços de informação (e-mails que recebemos de sites em
que estamos cadastrados), depois então
(iii) os sites de busca (sites em que abrimos para vasculhar e ver se
tem algum edital que nos interesse),
A comunicação/registro de progresso deve ser padronizada da seguinte
maneira:
Os editais indicados e os editais dos serviços de informaçãodevem ser esgotados para um determinado dia (considerar a data de recebimento dos e-mails). Ou seja, quando todos os e-mails recebidos com indicações e dos serviços de busca (rhs, disklicit,e tc.) e de sites em que estamos cadastrados (comprasnet, procergs, etc.) forem abertos, avaliados e tratados, neste momento deve-se encaminhar uma mensagem com assunto "EDITAIS - Tratados e-
mails de dd/mm/aaaa".
As pesquisas de editais em sites de busca devem ser registrados na planilha "Sites - LIC.xls". » Buscar em conformidade com a aba “Plano de Busca”.» Lá devem ser registrados a data da última busca e o código de quem buscou. » O registro da busca deve ser feito, mesmo que não se tenha localizado nenhum edital de interesse.
» Caso o site não esteja cadastrado, fazer o registro.
Busca em Resultados
Objetivo:» Semanalmente, fazer a busca das palavras-chave indicadas em publicações de resultados,
Fontes de Busca
» DOU (Diário Oficial da União)Baixar arquivos do Diário Oficial Seção 3 no diretório Licitacoes\DOUPadrão de nome: DOU aaaa-mm-dd.pdfFazer a busca posteriormente usando Acrobat Reader.Salvar as folhas que interessam no diretório indicado.
» DOE-RS (Diário Oficial do Estado / RS)Fazer a busca no site e salvar as folhas que interessam no diretório indicado.Padrão de nome: DOE-RS aaaa-mm-dd – palavra-chave.pdf.*** salvar a folha cada vez que uma palavra-chave for identificada.
» Net RESULTADO (RHS Licitações)Criar regra no programa OE para mover os emails em uma pasta específica.Fazer busca pelas palavras chave.Salvar trecho do email que contém informação procurada no diretório indicadoPadrão de nome: Net RESULTADO aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt*** salvar todos os trechos em que uma palavra-chave for identificada.
» Disk&Licit e ConLicitação e outros e-mails recebidos em [email protected]
Idem acimaPadrões de nome:» DiskLicit aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt» ConLicitacao aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt» Net LICITACAO aaa-mm-dd – palavra-chave.txt» Orgao TP NNN-AAAA aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt
Diretório Indicado:
\Licitações$\PesquisaEmResultados\Busca em aaaa-mm-dd
Palavras-chave:» CTZ» PRODITEC» FAURGS» LNXOpen» Execução [Gestão e Consultoria em informática Ltda.]» 3ia» PILE [Consultoria & Informática Ltda.]» Winfo [Informática Ltda.]» iBrowse [Consultoria & Informática Ltda.]» Z2 [Serviços Especializados Ltda.]» Kenta [Informática Ltda.]» Qualit[á]» Advanced [IT]