EXAMENSARBETE

Leveransprestation från leverantörerEn fallstudie på Alimak Hek

Annika EdbergMalin Edman

2016

CivilingenjörsexamenIndustriell ekonomi

Luleå tekniska universitetInstitutionen för ekonomi, teknik och samhälle

Förord Det här examensarbetet omfattar 30 högskolepoäng och är den avslutande delen i vår utbildning till Civilingenjör inom Industriell ekonomi med inriktning industriell logistik. Examensarbetet har bidragit till utveckling av våra genom utbildningen förvärvade kunskaper, där ett mer praktiskt perspektiv erhållits. Vi vill tacka vår handledare på Luleå Tekniska Universitet, Anders Segerstedt för det betydande stöd han gett oss under denna period. Vi vill även tacka våra handledare på Alimak Hek, Olof Friman och Oskar Karlsson för deras engagemang samt tack till alla medarbetare på Alimak som hjälp oss med information och svar på alla våra frågor. Slutligen vill vi även tacka våra kurskamrater för stöd och åsikter som hjälpt oss framåt i arbetet.

Annika Edberg Malin Edman

Sammanfattning Ett medelstort tillverkande företag spenderar ungefär hälften av sina intäkter på inköp. Detta har på senare tid bidragit till att inköp har fått en mer betydande roll där det är viktigt med kostnadsbesparing för att fortsätta vara ett lönsamt och konkurrenskraftigt företag. Ökande konkurrens mellan företag är en annan anledning till att inköp har fått en bredare betydelse och organisationer ser inköp som en strategisk aktivitet. En av de viktigaste konkurrensfördelarna i dagens samhälle är tid, där ledtiden ska vara kort och företag i rätt tid ska kunna besvara kunders önskemål och behov. För att ett företag snabbt ska kunna leverera till sina kunder är leverantörer som presterar enligt överenskommelse av största betydelse.

Om en vald leverantör inte levererar i tid till ett företag kan detta påverka företagets slutkunder genom förseningar och eventuellt leda till stora kostnader för företaget. När förseningar inträffar uppstår ofta missnöje hos kunden. Leveransservice är en del som bör mätas i en försörjningskedja och innehåller sex viktiga områden: leveranstid, leveransprecision, leveranssäkerhet, servicenivå, information och flexibilitet. Ett av de vanligaste nyckeltalen för att mäta leveransservice är leveransprecision. Leveransprecision definieras som ett mått på om leverans av en order sker på överenskommet leveransdatum. Det är naturligtvis även viktigt att rätt kvantitet levereras.

Syftet med detta examensarbete är att identifiera orsakerna till bristande leveransprestation och ge förslag på förbättrad mätmetod av den inkommande leveransprestationen. För att kunna förbättra leveransprestationen bör i nuvarande situation av mätning och situation kartläggas. Detta för att fastställa var problem i den ingående logistiken kan uppstå och var de största problemen är idag. En fallstudie har genomförts på Alimak Hek för att undersöka hur företag i allmänhet kan hantera olika problemområden och olika sätt att mäta leveransprestation på.

Datainsamlingen i form av intervjuer, observationer och datainsamling från affärssystemet har används för att samla in information angående olika mätpunkter ifrån Alimak Hek och dess leverantörer för att skapa förståelse var problemområden i den ingående logistiken kan finnas och hur leveransprestation kan mätas. För att identifiera olika sätt att mäta leveransprestation på och för att öka förståelsen inom ämnet har aktuell litteratur, tidskrifter och artiklar använts. I studien har 34 leverantörer till Alimak Hek används för informationsinsamling.

Resultat från studien visar att Alimak Hek har ett flertal olika orsaker till sena leveranser från leverantörer. Orsaker som obekräftat leveransdatum, otydligt vem som lägger in transporttid, beställning sker inte efter uppsatt ledtid, varierande transporttid, samt att hanteringstid på godsmottagning och transporttid är inkluderat i leveransprestationsmätningen. Vissa av dessa problemområden har kunnat mätas med kvantitativa mått på hur stor del de har påverkat leveransprestationen medan det på andra områden endast har genomförts en kvalitativ uppskattning. Angående leveransprestationsmätningen bör leverantörerna mätas efter sitt leveransvillkor, godsmottagningen och transportbolag bör mätas separat. Den rekommenderade mätningen av leveransprestation bör omfatta leveransprecision, flexibilitet och kvalitet.

Abstract A medium size manufacturing company spends about half of their revenues on purchases. This has recently contributed to that procurement gained a more significant role as it is important to minimize cost in order to remain a profitable and competitive company. Time is of great importance in order to gain competitive advantages in today's market. Lead time should be short and businesses have to be able to respond to customers' requests and needs at the right time. For a company to deliver to their clients’ needs on-time, reliable suppliers are of the highest importance.

If a selected supplier does not deliver on time to the company. It could come to affect the company's end customers by delays and possibly lead to large costs for the company. Delays in return could lead to dissatisfied customers. Delivery service should be measured in a supply chain. The supply chain contains of six key areas which are delivery time, delivery reliability, delivery precision, service, information and flexibility. One of the most common indicators to measure delivery service is delivery precision. Delivery precision is defined as a measure of the delivery if an order takes place on the agreed date of delivery. It is also important that the correct quantity is delivered.

The purpose of this study is to identify the reasons for shortcomings in delivery service and provide suggestions for improving the measurement methods of the incoming delivery service. In order to improve delivery service the current situation should be mapped with measuring points. This is to determine where the problem in the inbound logistics can occur and where the biggest problems are today. A case study has been conducted on Alimak Hek to examine how companies generally can deal with different problems and different ways of measuring delivery service.

Data collection in form of interviews, observations and data collection the business system have been conducted from different measuring points at Alimak Hek and its suppliers to create an understanding of where problem areas in the inbound logistics can be, and how delivery service can occur measured. To identify different ways to measure delivery service and to increase the understanding of the subject recent literature, journals and articles have been studied. Thirty four suppliers to Alimak Hek have been the basis for the study.

Results from the study show that Alimak Hek had a number of different reasons for late deliveries from suppliers, reasons such as: unconfirmed delivery date, intake of transport, the order is not executed in accordance with the lead time, transport time varies, receiving and transport time is included in delivery performance measurement. Some of the reasons have been measured quantitatively in order to find out how much they have influenced the delivery service, while others only can be carried out in a qualitative way. Regarding delivery service the suppliers should be measured with regard to its terms of delivery, goods receipt is to be measured by its own performance measurement. The recommended measurement of the delivery service is made by measuring delivery precision, flexibility and quality.

Terminologi Baan Alimaks affärssystem Qlickview Tilläggsprogram till Baan, där leveransbevakning sker. Legotransport Alimaks egna lastbil som hämtar upp gods i närområdet. Strategiska inköpare De inköpare som tar de strategiska besluten för upphandling av

leverantörer och avtal. Planerare De som genomför de operativa inköpen. Ledtid Den tid det tar från att en order är lagd fram till att den är

levererad. Planerat leveransdatum Det leveransdatum som planerarna vill ha godset levererats när

de lägger en inköpsorder Bekräftat leveransdatum Det leveransdatum som planerarna och leverantören kommer

överens om att leverantören ska leverera på. Verkligt leveransdatum Det leveransdatum som leveransprestationen mäts mot idag.

Det är det bekräftade leveransdatumet från leverantörerna samt, i de fall när inget bekräftat leveransdatum finns, det planerade leveransdatumet. Dessa blir tillsammans det verkliga leveransdatumet som sedan mäts mot när gods är inlevererat i Baan.

Alimaks leveranssäkerhet Den månadsvisa mätningen som inkluderar leveransprecision, och kvalitet och kommer att benämnas som leveransprestation.

Ordererkännande Bekräftelse av inköpsorder från leverantör. first-in-first-out (FIFO) Principen som utgår från att det som har funnit längst kommer

att hanteras först. Kontrollrapport Alimaks avvikelserapporter som de skickar till de leverantörer

som inte har uppnått tillräcklig leveransprestation i jämförelse med alla levererande leverantörer den månaden. Det är också benämningen för rapporten som godsmottagaren gör vid kvalitetsavvikelser.

Leveransprestation Hur väl leverantörer presterar jämfört med överenskommelsen som finns mellan parterna leverantör och kund.

Innehållsförteckning 1 Inledning .............................................................................. 1

1.1 Bakgrund .......................................................................................................................... 1

1.2 Problembeskrivning .......................................................................................................... 2

1.3 Syfte .................................................................................................................................. 2

1.4 Disposition ........................................................................................................................ 3

2 Metod ................................................................................... 4

2.1 Översikt över valda metoder ............................................................................................. 4

2.2 Forskningssyfte ................................................................................................................. 4

2.3 Forskningsansats ............................................................................................................... 5

2.4 Forskningsstrategi ............................................................................................................. 6

2.5 Urvalsmetoder .................................................................................................................. 7

2.6 Datainsamling ................................................................................................................... 7

2.7 Dataanalys ........................................................................................................................ 8

2.8 Reliabilitet och validitet .................................................................................................... 8

2.9 Tillvägagångssätt .............................................................................................................. 9

2.9.1 Forskningsfråga 1 ..................................................................................................... 10

2.9.2 Forskningsfråga 2 ..................................................................................................... 10

2.9.3 Forskningsfråga 3 ..................................................................................................... 14

3 Referensram ....................................................................... 15

3.1 Ingående logistik ............................................................................................................. 15

3.2 Leveransservice .............................................................................................................. 16

3.2.1 Leveranstid ............................................................................................................... 16

3.2.2 Leveransprecision .................................................................................................... 17

3.2.3 Leveranssäkerhet ...................................................................................................... 18

3.2.4 Servicenivå ............................................................................................................... 18

3.2.5 Information .............................................................................................................. 19

3.2.6 Leveransflexibilitet .................................................................................................. 19

3.3 Lagerservicenivå ............................................................................................................. 20

3.4 Delivered in Full on Time (DIFOT) ............................................................................... 20

3.5 Electronic data interchange ............................................................................................ 21

3.6 Automatiserad inrapportering av information ................................................................ 22

3.7 Automatiserad leveransavisering .................................................................................... 22

3.8 Leverantörsvärdering ...................................................................................................... 22

3.9 Leveransvillkor ............................................................................................................... 23

3.9.1 Ex Works ................................................................................................................. 24

3.9.2 Free Carrier .............................................................................................................. 24

3.9.3 Delivered at Place .................................................................................................... 24

3.9.4 Delivered Duty Paid ................................................................................................. 25

3.9.5 Fritt vårt lager .......................................................................................................... 25

4 Fallstudiens företagspresentation: Alimak Hek ................. 26

5 Nulägesanalys .................................................................... 27

5.1 Ingående leveransprestationsmätning ............................................................................. 27

5.1.1 Leveranssäkerhetsmöte ............................................................................................ 28

5.1.2 Nuvarande leveransprestation .................................................................................. 28

5.2 Ingående logistik ............................................................................................................. 30

5.2.1 Planering .................................................................................................................. 30

5.2.2 Leverantörer ............................................................................................................. 33

5.2.3 Transportörer ............................................................................................................ 37

5.2.4 Godsmottagningen ................................................................................................... 39

5.2.5 Kvalitetskontroll ...................................................................................................... 40

5.2.6 Inköp ........................................................................................................................ 41

5.2.7 Utgående leveransprestationsmätning...................................................................... 43

5.3 Leveransvillkor ............................................................................................................... 43

6 Analys ................................................................................ 45

6.1 Planeringen ..................................................................................................................... 45

6.1.1 Ordererkända orderrader ifrån leverantören ............................................................ 45

6.1.2 Delleveranser ........................................................................................................... 46

6.2 Leveranstid ..................................................................................................................... 46

6.2.1 Varierande transporttid ............................................................................................ 47

6.2.2 Insättning av transporttid ......................................................................................... 48

6.3 Godsmottagning .............................................................................................................. 49

6.4 Kontrollrapporter ............................................................................................................ 51

6.5 Avtal ............................................................................................................................... 51

6.6 Leverantörer .................................................................................................................... 51

6.7 Mätning av leveransprecision ......................................................................................... 51

6.8 Andra prestationsmått ..................................................................................................... 55

6.9 Mätning av transportörer och godsmottagning ............................................................... 55

7 Slutsatser och rekommendationer ...................................... 57

7.1 Slutsatser ......................................................................................................................... 57

7.2 Rekommendationer ......................................................................................................... 58

8 Diskussion ......................................................................... 62

8.1 Problemområden ............................................................................................................. 62

8.1.1 Delleveranser ........................................................................................................... 62

8.1.2 Ej godkända leveranser ............................................................................................ 62

8.1.3 Antal leverantörer .................................................................................................... 62

8.2 Svårigheter under studien ............................................................................................... 63

8.3 Problem med rekommendationerna ................................................................................ 63

8.4 Generalisering ................................................................................................................. 63

8.5 Felkällor .......................................................................................................................... 63

8.6 Validitet och reliabilitet .................................................................................................. 64

8.7 Avgränsningar ................................................................................................................ 64

8.8 Framtida studier .............................................................................................................. 65

9 Referenser .......................................................................... 66

10 Bilagor ............................................................................. 68

Figurförteckning Figur 1.1 Beskrivning av hur syftet med studien ska uppnås med hjälp av forskningsfrågorna.

Figur 2.1 Flödesschema som visar från beställning av kund till leverans. Det rödmarkerade rutorna är områden som studien har undersökt närmare.

Figur 2.2 Hur studiens syfte ska besvaras med hjälp av forskningsfrågorna, samt forskningsfrågornas prioriteringsordning. Det är även en streckad pil till de metoder som använts för att besvara de olika forskningsfrågorna, dessa bestämdes i början av studien.

Figur 2.3 En mer ingående bild av Figur 2.2 Denna visualisering beskriver den operativa inköpsprocessen av Alimaks aktiviteter från förslag från MRP fram till gods har levererats till godsmottagningen

Figur 2.4 Det verkliga processflödet av gods från leverantör till Alimak, samt alla mätpunkter som skulle kunna ge svar på problemområden.

Figur 2.5 Visuell förklaring mellan vilka mätpunkter som kommer att undersökas i nulägesanalysen.

Figur 3.1 De olika delarna i Business logistics, som beskriver hela logistikflödet.

Figur 3.2 Sannolikheten att hålla leveranstiden är beroende av leveranstidens längd. Källa: Mattsson (2003) Figur 3.3 : De olika leveransvillkoren där det går att se var risk och kostnader går över från säljaren till köparen för de respektive leveransvillkoren.

Bildkälla: http://gwl.ge/res/images/images/Incoterms-2010.Shipment11.jpg

Figur 4.1 Bygghissen Alimak Scando 650.

Bildkälla: Alimakhek.com

Figur 5.1: Flödet av gods från leverantörer till Alimak, samt de olika villkoren som är uppsatta för att mäta leveransprestationen.

Figur 5.2: Hur ingående leveransprestationen mäts praktiskt av Alimak.

Figur 5.3: Statistik av den ingående leveransservicen av leverantörer hos Alimak, där de röda är sena leveranser, den gula för tidiga och de gröna är i tid. Tidsspannet sträcker sig från januari 2014 till januari 2016.

Figur 5.4 Vilken veckodag som planerarna planerar att beställa till och vilken dag som blir det verkliga planerade leveransdatumet. 1an representerar måndag, 2an tisdag, 3an onsdag, 4an torsdag, 5an fredag, 6an lördag och 7an söndag. Staplarnas olika färger utgör tillsammans 100 % av totala planerade leveransveckodagarna respektive verkligt planerade leveransdagarna.

Figur 5.5 Fördelning av hur vanligt förekommande beställda orderrader per leverantör och månad under perioden januari 2015 till januari 2016 ser ut. Y-axeln är antal leverantörer och månad som visst antal beställning har skett. X-axel är antalet orderrader beställda av leverantör per månad. Fördelningen visar icke unika leverantörer.

Figur 5.6 Antal levererade leverantörer under månaderna januari 2015 till januari 2016.

Figur 5.7 Antal utfärdade kontrollrapporter månadsvis mellan perioden januari 2015 till april 2016.

Figur 6.1 De röda staplarna visar hur planerarna har planerat på vilka dagar orderrader ska levereras. De gröna staplarna visar hur det verkliga planerade leveransdatumet blir, och de lila staplarna visar hur godsmottagningen har bekräftat in leveransen i Baan. De olika färgstaplarna är total 100 %.

Formelförteckning 3.1 Formel vid uträkning av DIFOT. 7.1 Slutsatsens formel för att beräkna leveransservice. 8.1 Formel för mätning av leveransservice med leveransprecision, flexibilitet, kvalitet och delleveranser.

Tabellförteckning Tabell 1.1 Rapportens disposition.

Tabell 2.1: Tabellöversikt över de valda metoderna för studien.

Tabell 2.2 Förklaring av hur de olika delarna av validitet hanteras i denna studie.

Tabell 2.3 Förklaring av hur reliabiliteten ska stärkas hos de olika forskningsfrågorna.

Tabell 2.4 Förklaring av de olika mätpunkterna som finns i Figur 2.4.

Tabell 2.5 Förklaring vad de olika analyspunkterna betyder och var de befinner sig.

Tabell 3.1 Beskrivning av hanteringssätt av forskningsfrågorna i analysavsnittet.

Tabell 5.1 Leveransservicen under perioden juli 2015 till januari 2016. Där on time är de som är i tid med spannet 3 dagar tidigt och två dagar sent, late är de som är sena och early är de som är tidiga.

Tabell 5.2 De olika tabellerna visar på vilket sätt som den planerade ledtiden påverkar orderradernas leveransservice.

Tabell 5.3 Statistik från de endast bekräftade leveransdatumen, här har inte de planerade leveransdatumen som senare har blivit verkliga leveransdatum noterats.

Tabell 5.4 Statistik om hur mycket av endast planerade leveransdatum respektive bekräftade, är sena, tidiga samt i tid. Här räknat med att det är i tid om godset är 3 dagar tidig och 2 dagar sent. Här är inte alla orderrader av den 17315 med, då inte tillräcklig information finns för alla.

Tabell 5.5 Ledtidens påverkan på leveransprestation. I stigande ordning med 10 dagars mellanrum, från 0-10 dagar till 31-40 dagars ledtid.

Tabell 5.6 Beskrivning av vilka som lägger in transporttiden (TT), om det är leverantören (Lev), planerarna eller om ingen lägger in transporttiden i ordererkännandet, och en förklaring till resultatet.¨

Tabell 5.7 Leveransprestation hos leverantörer beroende på om vem som lägger in transporttid eller inte.

Tabell 5.8: Visar medelvärde, typvärde, % av ej typvärde samt högsta och lägsta värde på transporttiden för respektive leverantör.

Tabell 5.9 Av de orderrader (16 %) som hanterades senare än 24h, har dessa studeras och presenteras dessas status.

Tabell 5.10 Skillnaderna mellan den totala statusen för leverans precisionen, utan kontrollrapporter och endast kontrollrapporterna för sig. KR står för Kontrollrapport.

Tabell 5.11 Lista på dem undersöka leverantörer och vilka leveransvillkor som används idag och vilka som har gått att hitta i avtal. De som är markerade i fetstil är där det skiljer sig åt.

Tabell 5.12 Lista på de leverantörer som har uppsamlad information om mätpunkterna, där jämförelse sker mellan om leveransvillkoret FCA hade används istället för den nuvarande mätningen. Tabell 6.1 Antal leverantörer som lägger in transporttid och inte lägger in transporttid, samt den procenten av de totala 34 tillfrågade leverantörerna. Tabell 6.2 De undersöka leverantörernas transportdagar, som är inlagda av leverantörerna och planerarna tillsammans, typvärdet av transporttid med Transportbolag 1, samt Transportbolag 1 egna uppskattning av transporttiden med olika transportsätt. S är system, D är direct och p är parcel. Tabell 6.3 Förklaring av hur många fall som endast Alimak lägger in transporttid, när endast leverantörerna lägger in transporttid, där ingen av planeringarna eller leverantörerna lägger in transporttid, och där båda parter lägger in transporttid. TT står för transporttid. Tabell 6.4 Lista på de leverantörer som har uppsamlad information om mätpunkterna, där jämförelse sker mellan om leveransvillkoret FCA hade används istället för den nuvarande mätningen, men även en totala pålagda tiden för transportdagar från både leverantörer och planerarna.

1

1 Inledning

Detta kapitel ger en övergripande bild över bakgrunden till studien och problembeskrivning. Syftet med studien och forskningsfrågor presenteras. I denna del presenteras även de valda avgränsningarna i studien.

1.1 Bakgrund Ett medelstort tillverkande företag spenderar ungefär 50 % av intäkterna på inköp. Denna procent förväntas fortsätta öka då outsourcing av arbete ökar. (Bhattacharyya & Guiffrida, 2014). Detta har på senare tid bidragit till att inköp har fått en mer betydande roll där det är viktigt med kostnadsbesparing för att fortsätta vara ett lönsamt och konkurrenskraftigt företag. (Van Weele, 2012). Enligt Van Weele (2012) är inköp hur externa resurser hanteras för att säkerställa att alla leveranser av tjänster, varor, kunskap och förmågor som behövs för att styra, underhålla och driva ett företags aktiviteter säkerställs på ett så gynnsamt sätt som möjligt.

Ökande konkurrens mellan företag är en annan anledning till att inköp har fått en bredare betydelse och organisationer ser inköp som en strategisk aktivitet. Detta leder till att företag kontinuerligt försöker förbättra kostnader, kvalitet, cykeltid och leveransprestanda. (Trent & Monczka, 1998). En av de viktigaste konkurrensfördelarna i dagens samhälle är tid, där ledtiden ska vara kort och företag i rätt tid ska kunna besvara kunders önskemål och behov. (Li, Lin & Ye, 2013) För att ett företag snabbt ska kunna leverera till sina kunder är leverantörer som presterar enligt överenskommelse av största betydelse. (Bhattacharyya & Guiffrida, 2014).

Om en vald leverantör inte levererar i tid till ett företag kan detta påverka företagets slutkunder genom förseningar och eventuellt leda till stora kostnader för företaget. När förseningar inträffar uppstår ofta missnöje hos kunden. (Černá & Buková, 2016). Effektiva försörjningskedjor är av största vikt för att ett företag ska vara framgångsrikt. För att kunna kontrollera om försörjningskedjan är effektiv krävs metoder och system för att kunna mäta viktiga nyckeltal (Pettersson, 2012). Leveransservice är en del som bör mätas i en försörjningskedja och innehåller sex viktiga områden: leveranstid, leveransprecision, leveranssäkerhet, servicenivå, information och flexibilitet (Segerstedt, 2008). Ett av de vanligaste nyckeltalen för att mäta leveransservice är enligt Pettersson och Segerstedt (2011) leveransprecision och de definierar leveransprecision som ett mått på om leverans av en order sker på överenskommet leveransdatum. Det är naturligtvis även viktigt att rätt kvantitet levereras. (Segerstedt, 2008)

När bedömning utav leverantörer genomförs är viktiga kriterier leveransprecision tillsammans med kostnad och kvaliteten på produkten eller tjänsten. Leveransprecision från leverantörer är viktig för att företagets produkter ska kunna levereras till kunder i tid och då det uppstår kostnader för köparen om gods levereras för tidigt eller för sent av leverantören. (Bhattacharyya & Guiffrida, 2014). Leveransprecision är även viktigt för att inte brister ska

2

uppstå i produktionen, för ett tillverkande företag. (Rodrigo & Nádia, 2015). För att kunna hantera leverantörer och bedöma huruvida de levererar i tid eller inte är det viktigt att ha en fungerande mätmetod. Mätmetoden måste vara pålitlig och kunna ligga till grund för åtgärder som vidtas när en leverantör inte levererar i rätt tid. (Aronsson, Andersson & Storhagen, 1988)

1.2 Problembeskrivning Alimak Hek (Alimak) sätter stor vikt vid att leverera produkter till sina kunder i tid, vilket påverkas av flödet i de föregående processerna. En viktig föregående process är de ingående leveranserna. Alimak benämner leveranssäkerhet som att varan kommer i rätt tid och är felfri, vilket inte stämmer överens med vad denna studie definierar leveranssäkerhet som. I denna studie kommer Alimaks leveranssäkerhet namnges som leveransprestation. I dagsläget har de inte lyckats uppnå målet med en ingående leveransprestation på 95 %. Detta kan vara på grund av bristande mätmetod eller brister i det ingående logistikflödet. Dessa orsaker är viktiga att undersöka för att inte riskera den utgående leveransprestationen, samt så att det interna flödet inte blir påverkat och försämrat. Att inte kunna veta att de egna mätningarna av leveranservicen är korrekta innebär många bekymmer. Trovärdigheten för Alimak försämras, då inte inköparna kan bedöma leverantörer på ett korrekt sätt. Det finns även risk för att leverantörsrelationer blir sämre då Alimak har påstått att leverantörerna har dålig leveransprestation, där leverantörerna inte anser sig själva ha det.

1.3 Syfte Syftet med detta examensarbete är att identifiera orsakerna till bristande leveransprestation och ge förslag på förbättrad mätmetod av den inkommande leveransprestationen. För att Alimak ska kunna förbättra sin nuvarande leveransprestation måste nuläget både då det gäller situationen och mätmetoden kartläggas. Detta för att fastställa var problem i den ingående logistiken kan uppstå och var de största problemen finns idag.

För att kunna säkerställa att syftet kommer bli besvarat har det delats upp i tre forskningsfrågor, som tillsammans ska täcka syftet, se figur 1.1. Dessa forskningsfrågor är:

1. Hur mäter Alimak Hek den inkommande leveransprestationen i dagsläget? 2. Var i processflödet kan orsaker till bristande inkommande leveransprestation

uppkomma? 3. På vilket sätt bör Alimak Hek mäta den inkommande leveransprestationen?

3

Figur 1.1 Beskrivning av hur syftet med studien ska uppnås med hjälp av forskningsfrågorna.

1.4 Disposition För att förenkla och underlätta läsningen av studien presenteras rapportens disposition i Tabell 1.1, där varje kapitel beskrivs på ett övergripande sätt.

Tabell 1.1 Rapportens disposition

KAPITEL BESKRIVNING 1 INLEDNING Introduktion till varför leveransprestation är ett viktigt och aktuellt

ämne, vilket leder fram till problemdiskussion och syfte med studien. 2 METOD Metodavsnittet går igenom vilka metoder som har används under

studien, samt det praktiska tillvägagångsättet. 3 REFERENSRAM I referensramen presenteras de olika teorier inom ingående logistik

som har bistått som stöd för att öka förståelsen för ämnet. Teorierna har även används för att analysera nulägesanalysen.

4 FALLFÖRETAGET I detta avsnitt sker en kort beskrivning om fallföretaget. 5 NULÄGESANALYS I nulägesanalysen presenteras nuläget utifrån teorier från

referensramen, men också information från mätpunkterna som samlats in.

6 ANALYS I analysavsnittet analyseras vad som har framkommit i nulägesanalysen.

7 SLUTSATS OCH REKOMMENDATION

De slutsatser och rekommendationer som studien har kommit fram till presenteras.

8 DISKUSSION Diskussion kring problemområden, felkällor, generalisering och framtida studier nämns.

9 REFERENSER Källor till studien presenteras utförligt. 10 BILAGOR Presenterar studiens bilagor.

4

2 Metod

I detta avsnitt förklaras metodvalen teoretiskt så som forskningsmetodik, datainsamling och dataanalys, och även vilka metoder som har valts för att genomföra studien. Här förklaras även det praktiska tillvägagångsättet för studien för att ge inblick i hur arbetet har fortskridit. Även studiens trovärdighet beskrivs här.

2.1 Översikt över valda metoder I tabell 2.1 nedan visas en översikt över vilka metoder som har valts för att uppnå syftet med studien. Dessa presenteras vidare nedan.

Tabell 2.1: Tabellöversikt över de valda metoderna för studien.

2.2 Forskningssyfte En studies forskningssyfte beror enligt Saunders, Lewis & Thornhill (2016) på vilka forskningsfrågor studien ska besvara och kan vara antingen explorativ, explanativ, beskrivande eller utvärderande. Det går att kombinera olika forskningssyften om

Metodavsnitt Metod Forskningssyfte Beskrivande-explanativ Forskningsansats Induktiv Forskningsstrategi Fallstudie Urvalsmetoder Icke slumpmässiga Datainsamling Primärdata

Observation Intervju Litteraturstudie och dokumentation

Sekundärdata Multipla källor Tidserie baserad Böcker Skrivna källor

Artiklar Organisationens databas Organisationens kommunikation

Analysmetoder Kvantitativ Intervall data Diskret data

Kvalitativ Jämförelse mellan empiri och teori

Studiens tillförlitlighet Validitet och reliabilitet

5

frågeställningarna i studien uppfyller mer än ett syfte. Forskningssyftet kan även ändras under studiens gång. (Saunders et al. 2016)

Ett beskrivande forskningssyfte används ofta om syftet med studien är att beskriva och erhålla en korrekt uppfattning av en situation. För det mesta är det inte tillräckligt att endast beskriva en situation, utan det förväntas en viss analys och slutsatser av insamlad data. Detta gör att det är vanligt att kombinera ett beskrivande syfte med andra forskningssyften. I en explanativ studie analyseras en situation eller ett problem och det används för att fastställa relationer mellan olika variabler. När ett explanativt forskningssyfte ska uppfyllas kan, beroende på forskningsfrågorna, både kvalitativ och kvantitativ datainsamling användas. Många gånger börjar en studie med beskrivande karaktär som sedan övergår i en explanativ studie. En studie som påbörjas med deskriptiv studie och som sedan övergår till en explanativ studie kallas beskrivande-explanativ. (Saunders et al. 2016)

Denna studie påbörjades med en beskrivande studie där den nuvarande situationen undersöktes och beskrevs. Efter detta övergick studien i en explanativ studie där orsakssamband undersöktes. Då både kvantitativ och kvalitativ data har använts är explanativt ett passande forskningssyfte att använda. Beskrivande-explanativt forskningssyfte valdes då en kartläggning genomfördes i början av studien, sedan undersöktes samband mellan olika avdelningar och andra parametrar på företaget samt den inkommande leveransprestationen.

2.3 Forskningsansats Den valda forskningsansatsen beror på i vilken utsträckning teorier som används i studien är bestämda i förväg eller inte. De finns två olika forskningsansatser som skiljer sig betydande ifrån varandra, dessa är deduktiv och induktiv. Det finns även en tredje forskningsansats som kallas abduktiv och är en blandning mellan deduktiv och induktiv. Deduktiv är när teorin är bestämd i förväg och hypoteser testas mot teorin i studien. Induktiv forskningsansats är tvärtom när studien börjar med datainsamling för att undersöka ett fenomen och utifrån detta skapas teori eller ramverk. En anledning till att förespråka induktiv ansats är att den deduktiva inte tillåter alternativa lösningar. (Saunders et al. 2016)

Kvantitativ och kvalitativ data är olika data som används och samlas in i en studie. Kvantitativ data är baserad endast på siffror och har blivit kvantifierad medan kvalitativ data är icke-numerisk data som inte blivit kvantifierad. (Saunders et al. 2016)

Denna studie började med datainsamling och en beskrivning av nuläget för att senare generera teori och en implementerbar modell för hur situationen ska hanteras. Utifrån detta har studien använt en induktiv forskningsansats. Då studien inte utgår från en hypotes som ska undersökas så passar inte den deduktiva forskningsansatsen.

I denna studie har både kvantitativ och kvalitativ data samlats in. Den kvantitativa data består av numeriska värden som kommer ifrån tidigare mätningar av leveransprestationen och insamlad data ifrån leverantörer. Kvantitativ data har också samlats in genom intervjuer med anställda och leverantörer.

6

2.4 Forskningsstrategi Forskningsstrategin berör hur målet med studien ska uppnås och är en plan för vilka aktiviteter som ska genomföras för att uppnå detta mål. Det kan sägas att forskningsstrategin är en plan på studiens genomförande för att forskningsfrågeställningarna ska bli besvarade. Det finns flertalet olika forskningsstrategier som exempelvis experiment, fallstudie, arkiv och dokumentationsstudie och undersökning. (Saunders et al. 2016)

En fallstudie är passande när en djup förståelse för ämnet som studeras i ett verkligt sammanhang är eftertraktat. Fallet som studeras kan vara exempelvis en organisation, person eller en grupp som observeras eller studeras. En fallstudie vill uppnå förståelse för förhållandet mellan ett fall och det verkliga sammanhanget. En fallstudie kan leda till utvecklande av teori och en djupgående beskrivning av ett ämne. Det finns olika strategier på fallstudier som beror på två olika dimensioner. Dessa är enkel-case eller flerfaldig-case och holistisk case eller inbäddad case. När ett enkel-case strategi används studeras endast ett case medan en flerfaldig-case använder flera fall. Holistisk-case strategin används när helheten undersöks, exempelvis en hel organisation som en helhet. Om det istället är specifika avdelningar inom en organisation som studeras kallas det inbäddad-case strategi. (Saunders et al. 2016)

Arkiv- och dokumentationsstudie har blivit lättare att genomföra på grund av digitaliseringen och att data lättare sparas. Denna studie har använt sparad data som exempelvis administrativa uppgifter, kontrakt och överenskommelser samt kommunikation mellan personer genom olika medier som email. Dokument som använts i denna typ av studie är sekundär data som har samlats in i annat syfte och behöver omarbetas för att passa den tänkta studien. (Saunders et al. 2016)

Forskningsstrategin för denna studie är fallstudie och arkiv- och dokumentationsstudie. Fallstudie har använts, då en djupare insikt i problemen i ett verkligt företag undersökts. Strategin för fallstudien var i detta fall enkel-case och inbäddad-case då det endast är en organisation och ett begränsat antal avdelningar på företaget som är med i studien. Fallstudien har använts för att samla in kvalitativ data från intervjuer för att få en bättre förståelse över nuläget av problemet och företaget. Genom fallstudien undersöktes var brister har uppstått i dagsläget, detta genom intervjuer med personal och leverantörer.

Då informationen som fordrades för att undersöka sambanden mellan de olika avdelningarna på företaget och den inkommande leveransprestationen i stora drag var befintlig, har en arkiv- och dokumentationsstudie genomförts. Ingen ny kvantitativ information har behövt samlas in i detta sammanhang. Den befintliga informationen behövde omstruktureras och analyseras då den samlats in i annat syfte. En fallstudie för att undersöka och samla in kvantitativ information som redan fanns tillgängligt som historisk data hade blivit väldigt tid- och resurskrävande. Det skulle inte heller tillfört studien något ytterligare än den historiska data som redan fanns tillgängligt.

7

2.5 Urvalsmetoder Det är vanligt förekommande att det inte finns möjlighet att samla in data ifrån hela populationen, då det kan kosta för mycket, vara för tidskrävande eller att tillgången till data är begränsad. De kan i dessa fall vara nödvändigt att göra ett urval ur den grupp som ska undersökas och där data samlas in ifrån. Det finns två olika urvalstekniker som kan användas när urval ska genomföras, slumpmässigt urval och icke slumpmässigt urval. I ett slumpmässigt urval är sannolikheten lika stor att varje fall blir valt ur populationen medan så inte är fallet i ett icke slumpmässigt urval. Bekvämlighetsurval är en icke slumpmässig urvalsmetod och betyder att den del av populationen där information är lättillgänglig användas för datainsamling. (Saunders et al. 2016)

Icke slumpmässigt urval har använts i denna studie, då leverantörerna var tvungna att ha vissa kvalifikationer för att kunna mätas och vara relevanta för studien. Ett bekvämlighetsurval valdes, då beroende på olika faktorer inte all information från vissa leverantörer kunde samlas på ett trovärdigt sätt. I vissa fall gick inte informationen från leverantörerna att samla in alls.Vid val av leverantör skedde ett selektivt urval. Flertalet av leverantörerna är utvalda av planerarna, där de fick lägga in önskemål av leverantörer som de ansåg intressanta att undersöka djupare.

De slutgiltiga leverantörerna som blev valda skulle uppfylla vissa kriterier för att bli undersökningsleverantörer. De ska ha levererat alla de senaste sex månaderna, detta för att se om det fanns en trend av deras leveransbeteende mot företaget samt att det skulle gå att få tag på information. Leverantören ska även ha gjort mer än två leveranser under, november, december och januari, i genomsnitt, detta för att de skulle finnas information att få tag på. De leverantörer som uppfyllde dessa krav kontaktas och utifrån detta gjordes bekvämlighetsurval där de leverantörer som svarade med användbar information valdes att ingå i datainsamlingen.

2.6 Datainsamling Data som samlas in kan vara av två olika typer beroende om de samlas in för första gången eller om informationen finns sedan tidigare och har samlats in i annat syfte. Data som samlats in för första gången i syfte att besvara forskningsfrågorna kallas primärdata. Primärdata kan samlas med exempelvis observationer eller intervjuer. Sekundärdata är data som tidigare har samlats in i annat syfte. Denna data behöver ofta omarbetas och struktureras för att kunna användas i studien. Användandet av sekundär data sparar resurser då information inte behöver samlas in på nytt. Det finns dock risker med användandet av sekundär data då den har samlats in i ett annat syfte. Detta kan göra att data inte passar för att besvara studiens forskningsfrågor. Det är vanligt att primär och sekundärdata kombineras för att besvara frågeställningarna. Sekundära källor kan vara exempelvis vara dokument, en organisations databas eller en organisations kommunikation. (Saunders et al. 2016)

För datainsamlingen till denna studie har både primär och sekundärdata att använts. Primärdata har bestått av intervjuer och observationer och har samlats in för att kunna genomföra kartläggning av organisationen och besvara forskningsfråga 2 som handlar om att hitta problemområden inom inkommande leveransprestationen. Sekundärdata som har samlats

8

in är dokument där organisationens kommunikation och organisationens databas ingår. Information ifrån företagets databaser och kommunikationer med leverantörer och fraktbolag har analyserats. Vetenskapliga artiklar har använts för att jämföra olika metoder för mätning av leveransprestation med hur företaget gör i dagsläget och hur de bör göra i framtiden.

2.7 Dataanalys När data har samlats in måste den analyseras och omvandlas till information för att kunna bidra till att besvara studiens frågeställningar. Kvantitativ data som är insamlad och inte analyserad bidrar oftast inte med värde till studien. För att analysera kvantitativ data finns det flera olika tekniker, exempelvis kan tabeller och diagram användas. Analys av kvalitativ data bör påbörjas i samband med att intervju eller observation genomförs. (Saunders et al. 2016)

Både kvantitativ och kvalitativ data har analyserats för att få information som har bidragit till insikt i studiens frågeställningar. Under kartläggningen har som tidigare nämnts intervjuer och observationer genomförts för att få en förståelse för var i det ingående logistikflödet som problem kan uppkomma. Analysen av denna data påbörjades då intervjuer och observationer genomfördes. Kvantitativa data har analyserats med hjälp av dataverktyget Microsoft Excel, och där med tabeller och pivotdiagram.

2.8 Reliabilitet och validitet För att kunna validera att studier har utförts på ett trovärdigt sätt används validitet och reliabilitet i samband med studier. Med validitet menas att studien har mätt det som var tilltänkt att mätas och reliabilitet syftar till tillförlitligheten hos studien. Validitet kan förklaras som tillämpligheten av studien, att mätningarna stämmer överens med studiens syfte. Reliabilitet menas att studiens metod ska kunna användas och samma resultat skulle uppnås igen, att studien har mätt på ett korrekt sätt. (Yin, 2003) (Saunders, 2016)

För att försäkra att studien har validitet måste de tre typerna av validitet undersökas (Saunders, 2012); den interna validiteten, externa validiteten och konstruktionsvaliditeten. Den interna validiteten ska ta hänsyn till om slutsatserna mellan variabler är riktiga. I studien har de samband som hittades verifierats med handledare på Alimak genom återkommande träffar. Den externa validiteten är om resultatet av studien kan generaliseras på andra problem. Under studiens arbetsgång har de resultat som tagits fram diskuterats med universitetets handledare för att undersöka om det kan generaliseras. Konstruktionsvaliditeten utgår från om studiens resultat överensstämmer med studiens syfte. Nedan i Tabell 2.2 visas en sammanställning om hur validitet i studien har hanterats.

Tabell 2.2 Förklaring av hur de olika delarna av validitet hanteras i denna studie.

VALIDITET TILLVÄGAGÅNGSÄTT INTERN VALIDITET Verifiering med handledare på Alimak EXTERN VALIDITET Verifiering med handledare på LTU KONSTRUKTIONSVALIDITET Verifiering med handledare på Alimak och

handledare på LTU.

9

För att stärka reliabiliteten i studien har olika metoder använts för de olika forskningsfrågorna. Till Forskningsfråga 1, som syftar till att öka förståelsen för hur Alimak beräknar sin nuvarande leveransprestation, har olika källor använts för informationssökningen. Olika muntliga källor har använts, sedan har även en beräkningskontroll av dokumentdata utförts för att verifiera att den muntliga informationen överensstämde. För att besvara Forskningsfråga 2, vars syfte var att undersöka problemområden i den ingående leveranskedjan, har ett flertal leverantörer använts för att hitta information. Information har även utvunnits från Alimak för att verifiera informationen från leverantörerna. Information från transportörer har även använts för att undersöka om informationen av leverantörer och Alimak överensstämmer. Till Forskningsfråga 3, där litteraturstudie har utförts för att undersöka olika sätt att mäta leveransprestation, har flertal olika artiklar används. Nedan i Tabell 2.3 visas vilka metoder som har används för att öka reliabiliteten vid de olika forskningsfrågorna. Tabell 2.3 Förklaring av hur reliabiliteten ska stärkas hos de olika forskningsfrågorna.

FORSKNINGSFRÅGA METOD FÖR ÖKAD RELIABILITET FORSKNINGSFRÅGA 1 Muntliga källor

Dokumentdata FORSKNINGSFRÅGA 2 Skriftlig dokumentation av multipla leverantörer

Dokumentdata från Alimak FORSKNINGSFRÅGA 3 Multipla källor från artiklar och böcker

2.9 Tillvägagångssätt Projektet inleddes med att göra en nulägesbeskrivning med en övergripande kartläggning av processflödet från kundorder till kundleverans för att få ett holistiskt perspektiv över företaget, och ge en överblick av tillvägagångssättet för att besvara forskningsfrågorna, se Figur 2.1. Studien berör avdelningar från inköp till godsmottagning. Utifrån projektbeskrivningen valdes fokusaktiviteterna inköp, planering, beställning till leverantör och godsmottagning.

Figur 2.1 Flödesschema som visar från beställning av kund till leverans. Det rödmarkerade rutorna är områden som studien har undersökt närmare.

10

Vid bestämmandet av tillvägagångssättet har den teoretiska metodiken som beskrivits tidigare i detta avsnitt används som stöd. Forskningsfrågorna har en prioriteringsordning, där forskningsfråga 1 måste slutföras innan forskningsfråga 2 kan påbörjas. Forskningsfråga 3 är den sista forskningsfrågan som har behandlats i studien. Detta för att informationen som samlats in har används för att analysera de olika alternativen för leveransprestationsmätningen. Se Figur 2.2 för sambanden mellan de olika forskningsfrågorna.

Figur 2.2 Hur studiens syfte ska besvaras med hjälp av forskningsfrågorna, samt forskningsfrågornas prioriteringsordning. Det är även en streckad pil till de metoder som använts för att besvara de olika forskningsfrågorna, dessa bestämdes i början av studien.

2.9.1 Forskningsfråga 1 Forskningsfråga 1: Hur mäter Alimak Hek den inkommande leveransprestationen i dagsläget, har med hjälp av intervjuer och historisk data i form av dokument besvarats. Intervjuerna har skett med personal med insikt av leveransprestationsmätningen, och dessa intervjuer har skett i olika skeden och varit semistrukturerade. Data från dokument har varit till stöd för att verifiera svaren från intervjuerna.

2.9.2 Forskningsfråga 2 Forskningsfråga 2: Var i processflödet kan orsaker till bristande leveransprestationen uppkomma, har i första hand kommit ifrån insamlad dokumentdata. Denna dokumentdata är från leverantörers fraktsedlar och följesedlar, mejlkonversationer med leverantörer, samt från Alimaks egna affärssystem Baan. För att förstå och inte missa några mätpunkter var problem i den ingående logistikkedjan kan uppkomma, har den visualiserats, se Figur 2.3. Figuren beskriver vilka aktiviteter som Alimak själva hanterar.

11

Figur 2.3 En mer ingående bild av Figur 2.2 Denna visualisering beskriver den operativa inköpsprocessen av Alimaks aktiviteter från förslag från MRP fram till gods har levererats till godsmottagningen

Avgränsningar har skett i detta skede, då hela denna process är väldigt omfattande. De aktiviteter som denna studie har behandlat är markerade i Figur 2.3. Vid insamling av data för att undersöka problemområdena har en ytterligare process; det verkliga leveransflödet av gods från leverantör till Alimak tagits fram, se Figur 2.4. Dessa mätpunkter har tagits fram efter observationer och intervjuer under förstudien till denna studie och har konfirmerats av Alimak att de överensstämmer. Ett exempel på insamlad data finns i Bilaga Upplägg datainsamling.

Figur 2.4 Det verkliga processflödet av gods från leverantör till Alimak, samt alla mätpunkter som skulle kunna ge svar på problemområden.

12

Dessa mätpunkter har varit till grund för nulägesanalys av vilka problemområden som finns hos Alimak i dagsläget. Tabell 2.4 förklarar de olika mätpunkterna; vilka begrepp som studien och Alimak använder samt förklaring av dessa begrepp.

Tabell 2.4 Förklaring av de olika mätpunkterna som finns i Figur 2.4.

Mätpunkt Begrepp Förklaring MÄTPUNKT 1.1 Orderdatum Datum när en planerare lägger en inköpsorder. MÄTPUNKT 1.2 Planerat leveransdatum Det leveransdatum som planeraren önskar att

leverantören ska leverera på. MÄTPUNKT 1.3 Bekräftat leveransdatum Det leveransdatum som leverantören bekräftar att den

kan leverera till. Kan vara samma datum som planerade, tidigare eller senare.

MÄTPUNKT 2 Klar leverantör/ Upphämtningsdatum

Datumet när leverantören är klar med godset och/eller det är redo för upphämtning

MÄTPUNKT 3 På godsmottagningen Det faktiska leveransdatumet som godset levereras av leverantör till Alimak

MÄTPUNKT 4 Bekräftat inkommit i Baan Det leveransdatum som personalen på godsmottagningen är klar med kvalitetskontrollen och noterat godset som inkommit.

MÄTPUNKT 5 Kvalitetskontroll Detta är egentligen ingen mätpunkt, då inget datum kontrolleras, men notis om försening på grund av utfärdad kontrollrapport och hantering av den.

För att undersöka vilken del i den ingående logistiken som fallerar har dessa mätpunkter använts. Alla mätpunkter har inte varit aktuella för varje leverantör, och all information om dessa mätpunkter i Tabell 2.2 har inte heller varit tillgänglig. Mätpunkterna har analyserat där dessa har jämförts med varandra för att uppnå ett förhållande mellan dessa och en förståelse för hur de påverkar leveransprestationsmätningen.

Vid mätning av planeringen har tiden mellan Orderdatum och Planerat leveransdatum jämförts med ledtiden. Detta för att undersöka om planeringen lägger inköpsordern färre eller fler antal dagar än den planerade ledtiden. Planeringen har även mäts på hur ofta de behöver ändra det planerade leveransdatumet till ett annat bekräftat leveransdatum, och även hur många dagar det skiljer. Transporterna har mätts mellan mätpunkterna Upphämtningsdatum och På godsmottagningen. Mätningen på godsmottagningen har skett på ett sätt där det är mätt tidpunkten när godset har lämnats av transportör med dagen som godsmottagningen har bekräftat godset som ankommit.

13

Figur 2.5 Visuell förklaring mellan vilka mätpunkter som kommer att undersökas i nulägesanalysen.

Utifrån föregående Figur 2.4 så kommer dessa mätpunkter att nulägesanalyseras enligt Figur 2.5. Detta för att få en förståelse för var problem har uppstått. Totalt kommer 9 stycken punkter att undersökas och dessa kommer vara till grund för analysen. Nedan är det en vidare förklaring av dessa, i Tabell 2.5

Tabell 2.5 Förklaring vad de olika analyspunkterna betyder och var de befinner sig.

Kontrollpunkter Jämförelse mellan Pilfärg Förklaring

PLANERAD LEDTID Ledtid, och Mätpunkt 1.1 och Mätpunkt 1.2

Jämförelse mellan ledtid och tiden mellan orderdatum och planerat leveransdatum

FAKTISK LEDTID Ledtid, och Mätpunkt 1.1 och Mätpunkt 1.3

Jämförelse mellan ledtid och tiden mellan orderdatum och bekräftat leveransdatum

MELLAN OBEKRÄFTAT OCH BEKRÄFTAT

Mätpunkt 1.2 och Mätpunkt 1.3

Jämförelse mellan planerat leveransdatum och bekräftat leveransdatum

TRANSPORTTID Mätpunkter 2 och Mätpunkt 3

Mätning av leveranstid av transportörer

HANTERINGSTID GODSMOTTAGNING

Mätpunkt 3 och Mätpunkt 4

Jämförelse mellan på godsmottagningen och verkligt leveransdatum

KVALITETSRAPPRTER Mätpunkt 4 och Mätpunkt 5

Notering om en kontrollrapport har utfärdats.

14

2.9.3 Forskningsfråga 3 Forskningsfråga 3: På vilket sätt bör Alimak Hek mäta den inkommande leveransprestationen, har genom litteraturstudier på olika forum används. Luleå Tekniska Universitetsbibliotekets tjänst ebscohost har används för att söka upp artiklar, och även blivit kompletterad med Google Sholar. Tjänsten Diva har även används för att söka inspiration. Luleå Tekniska Universitet har även bidragit med litteratur för studien.

15

3 Referensram

I denna del förklaras de olika teorier som har använts för att analysera fallföretaget och besvara forskningsfrågorna. Teorierna som beskrivs nedan är ingående logistik, leveransprestation, leverantörsvärdering, leveransvillkor, lagerservicenivå, Delivered in Full on Time, Electronic data interchange, automatiserad inrapportering av information och automatiserad leveransavisering.

Forskningsfråga 1, 2 och 3 behandlas med hjälp av olika teorier. Forskningsfråga 1 behandlas med hjälp av leveransprestation. Forskningsfråga 2 med syfte att hitta problemråden för leveransprestation, behandlas med hjälp av teorierna om ingående logistik, leverantörsvärdering och leveransvillkor. Forskningsfråga 3 som har fokus på ett nytt sätt att mäta leveransprestationen, behandlas med leveransprestation, lagerservicenivå, DIFOT, Electronic data interchange, automatiserad inrapportering av information, automatiserad leveransavisering och leveransvillkor. Nedan i Tabell 3.1 finns en sammanställning av hur de olika forskningsfrågorna hanteras med hjälp av teorin.

Tabell 3.1 Beskrivning av hanteringssätt av forskningsfrågorna i analysavsnittet.

Forskningsfråga Teori

Forskningsfråga 1 Hur mäter Alimak Hek den inkommande leveransprestationen i dagsläget?

o Leveransservice

Forskningsfråga 2 Var i processflödet kan orsaker till bristande inkommande leveransprestationen uppkomma?

o Ingående logistik o Leverantörsvärdering o Leveransvillkor

Forskningsfråga 3 På vilket sätt bör Alimak Hek mäta den inkommande leveransservisen?

o Leveransservice o Lagerservicenivå o DIFOT o Electronic data interchange o Automatiserad inrapportering av

information o Automatiserad leveransavisering o Leveransvillkor

3.1 Ingående logistik Logistikbegreppet går att dela in i tre olika delar och hela processen brukar kallas business logistics. ”Inbound logistics”, ingående logistik, benämns den första delen och är den del som hanterar inflödet från leverantörer till den egna verksamhetens produktion och/eller lager. Mittendelen kallas ”production logistics”, nämligen produktionslogistik, och är styrning av

16

den egna produktionen och/eller lager. Den sista delen är ”outbound logistics”, utgående logistik, som är flödet från verksamheten till kund. Denna del brukar även benämnas som distribution. (Fredholm, 2013) (Smallbusiness.chron.com) Figur 3.1 nedan visar vilka delar Business logistics innehåller och vilket samband finns mellan de ingående delarna.

Figur 3.1 De olika delarna i Business logistics, som beskriver hela logistikflödet. Där de streckade aktiviteterna är inte fasta geografiskt, medan den med heldragen linje är det.

Van Weele (2012) beskriver ingående logistik med de aktiviteter som kan relateras till mottagning, lagring och avsättning av input till produktionsprocessen, såsom inkommande transporter, inkommande kontroller, materialhantering, lagerhållning, lagerstyrning och omvänd logistik.

Ingående logistik är aktiviteter så som transport, lagerhållning, och leveransaktiviteter till en viss plats. Oftast när ingående logistik nämns så handlar det om att en inköpsorder beställs av leverantörer, däremot ingår mycket mer än just det, så som verktyg, råvaror, kontorsutrustning förutom lager för hela affärsprocessen. De primära processerna koncentrerar sig på inköp och att säkerställa flödet av material, komponenter och färdigvarulager från leverantörer. (centerscm.org) (Smallbusiness.chron.com)

3.2 Leveransservice Det som bestämmer vilken leveransservice som uppnås är logistiken i ett företag, så som distributionen, distributionskanalen och upplägget av produktionen. Leveransservice kan delas in i några olika leveransserviceelement, som är leveranstid, leveransprecision, leveranssäkerhet, servicenivå, information och flexibilitet. (Segerstedt, 2008)

3.2.1 Leveranstid Segerstedt (2008) beskriver leveranstid som tiden från att kunden lägger en order till det att tjänsten eller varan finns till förfogande och kan användas av kunden. Leveranstid brukar ofta förklaras som tiden mellan erhållen kundorder och leverans. Kund och leverantör kan uppfatta leveranstid olika, leverantören bedömer ofta leveranstiden från det att de erhåller en order tills det att ordern kan utlevereras från det egna lagret eller den egna produktionen. Från kundens utgångspunkt är leveranstid ofta tid från order tills det att godset som levererats är tillgängligt att användas. I detta ingår utöver leveranstiden för leverantören, transporttid, uppackning, hantering på godsmottagning och kvalitetskontroll. Leveranstid är lämplig att benämnas som den del av tiden som leverantören är ansvarig över. Här måste det bestämmas vart ansvaret övergår från leverantör till kund för att kunna bestämma om exempelvis transporttiden ska

17

ingå. För att kunna genomföra en prestationsuppföljning är det förmånligt om kund och leverantör definierar leveranstid på samma sätt. (Mattsson, 2012)

Figur 3.2 Sannolikheten att hålla leveranstiden är beroende av leveranstidens längd. Källa: Mattsson (2003)

Det finns samband mellan längden på leveranstiden och sannolikheten utlovad leveranstid. Sambandet är att ju längre leveranstid det är desto bättre blir den utlovade leveranstiden, däremot håller detta endast till punkt. Detta kan härledas till om lovad leveranstid sätts för långt fram i framtiden, kommer start av produktion inte prioriteras och därmed förbättras inte den lovade leveranstiden. Det blir även svårare för leverantören att planera och prioritera sin egen produktion optimal om leveranstiden är för lång. (Mattsson, 2003) I Figur 3.2 ovan visas sambandet mellan sannolikheten att hålla leveranstiden och leveranstidens längd.

3.2.2 Leveransprecision Leveransprecision hanterar hur leveranspålitligt ett företag är samt tillförlitlighet i hur väl de möter den lovade leveranstiden (Segerstedt, 2008). Med leveransprecision menas hur godtyckligt en leverantör levererar på leveranstidpunkten som är överenskommen mellan kund och leverantör. Det är ett mått som är avsett att användas för företag som har en leveranstid när de levererar. (Mattsson, 2012). Leveransprecision kan enligt Mattsson (2012) mätas på två olika sätt, det första är som antal försenade leveranser i förhållande till totala antalet leveranser och det andra är antal verkliga leveranser i förhållande till antal lovade leveranser. Olika företag har olika definitioner om vad som krävs för att en leverans ska anses vara i tid. Det kan vara på en given timme eller dag, andra accepterar en eller två dagars försening. Det kan även förekomma att sena leveranser inte accepteras, men att leveransen får ankomma förtidigt med obegränsat antal dagar. (Oskarsson et al, 2013)

Mätning av leveransprecision Om antal verkliga leveranser i förhållande till antal lovade leveranser används som mått på leveransprecision är det bara leveranser som är lovade under den bestämda tidsperioden som ingår i antal verkliga leveranser. De leveranser som inkommit men som inte varit lovade

18

leveranser under tidsperioden är inte med i beräkningen vilket betyder att antal verkliga leveranser inte är det totala antalet leveranser som inkommit. Här jämförs antalet levererade leveranser med antalet lovade leveranser under en tidsperiod och mätningen sker inte ordervis utan periodvis. Speciellt om långa mätperioder används är detta ett ganska grovt mått på leveransprecision. (Mattsson, 2012)

Om antal försenade leveranser i förhållande till totalt antal leveranser används som mått på leveransprecision jämförs alla antal order som levererats i tid under en specifik tidsperiod med det totala antalet order som levererats under tidsperioden. I detta fall beräknas alla leveranser som inkommit under en tidsperiod med även om de inte var lovade leveranser. Företag kan även välja att ha en toleransgräns där det är godkänt att leverera ett antal dagar för sent eller för tidigt. Ett komplement till leveransprecisionsmåttet kan vara att klargöra hur stor andel av leveranserna som var sena och hur stor andel som var tidiga och hur många dagar sena eller tidiga leveranserna var. (Mattsson, 2012)

Svårigheter kan uppstå när leveransprecision ska mätas, ett problem är hur restnoteringar ska hanteras. Om en restnotering uppstår kommer företagen ofta överens om ett nytt leveransdatum för den återstående kvantiteten. Det är en svårighet att veta hur dessa delleveranser bör hanteras. En annan svårighet kan bero på att leveranstider som var överenskomna mellan kund och leverantör ändras. Det kan vara så att en ändring sker som är godkänd av kunden eller där det är kunden som vill tidigare- eller senarelägga leveransen. Dessa problem är svåra att generalisera och behöver ofta hanteras specifikt från fall till fall. (Mattsson, 2012)

Enligt Pettersson (2012) kan leveransprecision mätas under en förutbestämd period som antalet order i tid dividerat med totala antalet order som levererats under tidsperioden. Denna tidsperiod kan vara till exempel en vecka eller en månad. För att en leverans ska anses vara i tid finns olika krav från företag till företag och det kan även bero på vilken typ av produkt som hanteras. I vissa företag och för vissa produkter är det godkänt om leveranser kommer plus eller minus någon dag medan det i andra företag och för vissa produkter kan vara kan vara ett krav att leverera en specifik dag eller timme. Det är oftast för generellt att mäta rätt vecka som godkänd. (Pettersson, 2012)

3.2.3 Leveranssäkerhet Mattsson och Jonsson (2003) menar att leveranssäkerhet avser i vilken utsträckning rätta produkter levererats i rätta kvantiteter. Leveranssäkerhet kan ses bestå av två delar. Rätt kvantitet anses vara den kvantitet som är angiven på leveransdokumentet. Den andra delen är rätt produkt av rätt kvalitet. (Matsson & Jonsson, 2003). Segerstedt (2008) förklarar leveranssäkerhet som ”leverans av rätt vara i rätt kvantitet till rätt plats”.

3.2.4 Servicenivå Vid beräkning av leveransservice mot kund kan enligt Axsäter (1991) antigen bristkostnader eller servicenivå undersökas, och rent praktiskt är det enklare att mäta servicenivån. Axsäter (1991) nämner två vanliga definitioner vid lagerstyrning:

19

SERV1= Sannolikheten att inga brister uppstår under ordercyklen

SERV2= Andelen som kan hämtas av efterfrågan direkt från lager

SERV1 berör sannolikheten att hela leveransen ska levereras på den givna tiden, och är relativt enkelt att beräkna. SERV1 tar inte hänsyn till orderkvantiteten, och kan vara missvisande utifrån servicegraden. Servicegraden kan vara hög, även om SERV1 är låg vid stora orderkvantiteter och SERV1 kan vara hög och samtidigt ha dålig servicenivå vid låga orderkvantiteter (Axsäter, 1991).

I vissa fall kan det vara gynnsamt att inte använda en sannolikhet mellan 0 och 1 för att mäta leveransservice, utan beräkna medelväntetiden i en viss tidsenhet som kund får vänta. Understiger medelväntetiden ett visst värde är det en godkänd leverans. (Axsäter, 1991) Oavsett vilken leveransservicemetod som används är det viktigt att organisationen definierar servicenivån tydligt. Det går även att ha olika servicenivåer på olika artiklar, men det är oftast inte hållbart att ha olika servicenivåer på artikelnivå utan vanligt förekommande är att kategorisera in dem i grupper av artiklar. (Oskarsson, 2013)

3.2.5 Information Information från leverantörer angående leveransläget för en produkt eller tjänst kan från kunden ses som väldigt positivt och bidra till förbättrad upplevd leveransservice (Segerstedt, 2008). Enligt Mattsson (2012) kan information som kunden anser ge mervärde tillhandahållas under fyra olika steg, vilka är; före order, från order till leverans, vid leverans och efter leverans. Information som kan skapa mervärde före order är information angående exempelvis hur mycket av en vara som finns i lager samt leveranstider. Information angående steget från order till leverans kan innehålla potentiella förseningar av leveransen samt status på tillverkningsordern. Bra information att ge kunden vid leverans kan vara status på var transporten är samt leveransavisering. Information angående produktspårning och reservdelar kan vara viktigt att ge kunden efter leverans. (Mattsson, 2012)

3.2.6 Leveransflexibilitet Enligt Segerstedt (2008) är flexibilitet hur väl leverantörer uppfyller kunders önskemål och hur anpassningsbara de är för förändring i förutsättningar. Leveransflexibilitet är enligt Mattsson (2012) ”förmåga att anpassa sitt beteende till kundens önskemål i en leveranssituation och kan avse både leveranstid, leveranskvantitet samt innehåll och prestanda i levererad produkt”. Leveransflexibiliteten kan delas in i två olika delar, vilka är leveransflexibilitet under order och innan order. Exempel på leveransflexibilitet innan order är om orderkvantiteter på mindre än minimikvantiteten kan tillåtas, förändring i produktegenskaper från standard eller om ledtiden kan gå att få kortare än normalt. Exempel på leveransflexibilitet under order är hur väl ändring i leveranstider eller kvantiteter accepteras. (Mattsson, 2012)

Mätning av leveransflexibilitet är inte vidare undersökt i litteraturen men ett sätt att mäta det är genom att mäta antalet order där förändring har blivit godkänd utan att det uppstått problem med leveransen i förhållande till antalet orderändringar som efterfrågats. Nästan oberoende

20

om flexibiliteten berör förändringar gällande kvantitet, prestanda på produkten, funktionen på produkten eller ändringar i leveranstid kan detta mått användas för att mäta leveransflexibiliteten. (Mattsson, 2012)

3.3 Lagerservicenivå Lagerservicenivå är i vilken utsträckning en order kan levereras direkt från lager efter ordern inkommit. Orderservice, orderradservice och efterfrågeservice är tre olika sätt att mäta lagerservicenivå, där orderservice är det hårdaste sättet att mäta, sen kommer orderradservice och sist efterfrågeservice. Om orderservice används betyder det att hela ordern måste kunna levereras från lagret, alltså måste alla orderrader i ordern levereras. När orderservice används så mäts antalet fulla order som har levererats under en specifik tidsperiod mot totala antalet order som är levererade under tidsperioden. Detta mått är ett hårdare mått än om lagerservicenivån mäts på orderradnivå eller efterfrågeservice och blir tuffare ju fler orderrader som finns på varje order. Med orderservice accepteras inte restnotering eller delleveranser av olika orderrader. (Mattsson, 2012)

När mätning sker som orderradservice mäts hur väl ett företag har lyckats tillgodose kundens behov av en viss kvantitet av en artikel som kunden beställt. Med mätning av orderradservice jämförs antalet orderrader där hela orderraden har levererats direkt från lager med det totala antalet orderrader som levererats under en tidsperiod. Det finns olika alternativ på hur orderradservice kan mätas, det kan till exempel godkänna delleveranser som kunden accepterar eller tillåta att leverans från lager sker efter någon dag. (Mattson, 2012)

När andelen av efterfrågan på en artikel som kan levereras direkt från lager används som mått kallas det efterfrågeservice. För att kunna använda denna mätning måste den verkliga efterfrågan vara hyfsat känd. Denna mätning kan ske per artikel och om efterfrågan är på 100 stycken artiklar av en sort och 90 stycken levererades direkt från lagret så ligger efterfrågeservicen på 90 %. För att denna mätning ska ge ett rimligt utfall behöver mätperioden vara ganska långt, minst 6 månader. Om artikeln beställs sällan behöver mätperioden vara längre för att resultatet ska bli bra. För att räkna ut efterfrågeservicen för hela grupper av artiklar kan medelvärdet av de olika artiklarnas efterfrågeservice beräknas. (Mattsson, 2012)

3.4 Delivered in Full on Time (DIFOT) När en kund ska välja en ny leverantör kan prestationsmått användas för att bedöma prestationen. Traditionellt används prestationsmått främst för processer internt i organisationer. Nu för tiden har betydelsen av att även veta vilka krav på prestation som finns ifrån kunder och leverantörer ökat. (Khairur, Talib & Tan, 2007)

Ett sätt att mäta leveransprestation är en metod som kallas ”Delivered in Full on Time” (DIFOT). Här mäts det lovade leveransdatumet och kvantitet av artiklarna i en order mot det datum och den kvantiteten då ordern verkligen levererades. DIFOT kan beräknas genom att summera de order som är levererade i tid men inte med alla artiklar, de orders som inte är levererade i tid men alla artiklar är levererade och de order som inte är levererade i tid där inte

21

alla artiklar är med. Dessa order divideras sedan med totala antalet order och resultatet blir då den del av order som inte är levererade i tid eller i rätt kvantitet. För att få ut DIFOT tas 1 minus det framtagna värdet, se Formel 3.1 nedan. (Khairur, Talib & Tan, 2007)

𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷 = 1 − �𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂+𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂+𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑂𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇 𝑇𝑇𝑎𝑎𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇𝑎𝑎𝑇𝑇 𝑇𝑇𝑜𝑜𝑜𝑜𝑇𝑇𝑜𝑜

� (3.1)

OTNIF står för ”Delivered On Time Not In Full” och syftar till att ordern är levererad i tid men delar av ordern har inte levererats. NOTIF står för ”Delivered Not in Time In Full” och betyder att hela ordern är levererad men inte på den utsatta tiden. NOTNIF står för ”Delivered Not On Time Not In Full” och syftar till att ordern inte är levererad i rätt kvantitet och inte i rätt tid. Att en order inte är levererad i tid kan betyda både att den är levererad för tidigt eller för sent och en order som inte är levererad i rätt kvantitet kan bestå av både för mycket eller för lite artiklar. Om en artikel inte är levererad i en order så kommer hela denna order anses vara felaktig. (Khairur, Talib & Tan, 2007)

Det finns flera olika anledningar till att en leverans inte sker i rätt tid och rätt kvantitet. Anledningar till detta kan vara att det uppstår problem när en order tas emot hos kund, godset som ska skickas inte finns tillgängligt hos leverantören, godset blir inte lastat på transporten eller företaget glömmer boka transport av godset. En annan anledning kan vara att transportören inte levererar godset som planerat. När DIFOT används som mätmetod räknas alla felaktiga leveranser in i mätningen oberoende på om felen som uppstår beror på kontrollerbara eller icke-kontrollerbara faktorer. Det kan vara fördelaktigt att utesluta felaktiga leveranser som beror på icke-kontrollerbara faktorer ur en mätning då det inte är rättvist att en avdelning eller person ska bedömas på faktorer de inte kan kontrollera. (Khairur, Talib & Tan, 2007)

3.5 Electronic data interchange Electronic data interchange (EDI) innebär överförening av data från ett system till ett annat på så sätt att informationen kan bearbetas och tydas. Data överförs på ett standardiserat format som är definierat i förväg. EDI används främst om två organisationer eller företag kontinuerligt utbyter strukturerad information och stora informationsmängder. Standarden måste vara samma för både det system som skapar och skickar informationen som för det system som tar mot och ska tyda informationen. Hur standarden ska användas måste beslutas gemensamt av de inblandade företagen. (Mattson, 2012)

Oftast används EDI i större företag då driftkostnaden är betydande och större investeringar behövs. IT kompetensen för att använda EDI behöver även den vara ganska hög. På grund av detta har systemlösningar utvecklas för att underlätta kommunikation med mindre leverantörer och kunder. Dessa systemlösningar kallas Webb-EDI-system och är en blandning mellan internet och EDI. När dessa kombinationssystemlösningar används kan teknologin som det enskilda företaget använder anpassas till olika förutsättningar som företagen har. Ett stort företag kan i sitt affärssystem ha helt systemmässing integration medan deras mindre leverantör endast behöver en webbläsare. Meddelanden kan då skickas som till exempel EDI-meddelanden till de leverantörer som använder EDI. De kunder som inte använder det kan

22

hämta informationen med en webbläsare med hjälp av en systemlösning som omvandlar informationen till ett formulär på en webbserver. Leverantören kan också fylla i kopplade formulär där kunden redan kan ha fyllt i vissa delar som leverantören sedan kompletterar. Detta formulär kan vara till exempel leveransaviseringar och orderbekräftelser och de skickas iväg som EDI-meddelanden tillbaka till kundföretaget. (Mattson, 2012)

3.6 Automatiserad inrapportering av information Det behövs mycket information för att fatta beslut i företag och denna information kan samlas genom att ett företags affärssystem bearbetar redan befintlig information i affärssystemet. Informationen kan även rapporteras in i systemet på något sätt eller föras över från ett annat system så att informationen kan analyseras och bearbetas. Om informationen rapporteras in manuellt i systemet krävs det ofta stora arbetsinsatser medan informationen som överförts från ett annat system eller systemgenererad information kräver väldigt lite manuella resurser. En annan nackdel med manuell inrapportering av information är att risken för fel ökar vilket kan påverka hur pålitlig informationen är. Identifieringssystem är ett sorts system för automatisk inrapportering, vilket betyder att en kod avläses. (Mattson, 2012)

3.7 Automatiserad leveransavisering För att underlätta planering för kvalitetskontroller och godsmottagning kan leveransavisering användas. Det kan även användas för att göra det lättare att identifiera och utföra mottagningskontroller, genom att överföra information angående packning och lastning av gods. Leveransavisering kan ske automatiskt genom att leverantörens affärssystem automatiskt skickar ett EDI-meddelande med information till kundföretaget där informationen automatiskt hanteras. (Mattson, 2012)

3.8 Leverantörsvärdering Leverantörsvärdering skiljer sig från leverantörsbedömning då den sker efter kontraktsskrivning och inte innan. En leverantörsvärderings syfte är att följa upp leverantörers prestationer och granska att de uppsatta avtalen följs. Både nya och gamla leverantörer omfattas av leverantörsvärdring men omfattningen kan se olika ut. De aspekter som köparen borde ta med i värderingen är att jämföra resultatet med de bestämda avtalen. Det borde finnas dokumentation om inköpen och leverantörernas arbete. Sedan bör även leverantörernas prestation utvärderas och rankas. (Inipedia.se)

Om en leveransvärdering sker på ett noggrant sätt finns fördelar i det när företaget senare ska göra leverantörsval. Vilket även sparar tid och pengar vid leverantörsvärderingen i framtiden. Efter ett tag kan även detta leda till att företaget arbetar med färre och mer kompententa leverantörer. (Inipedia.se) Enligt Affecto.se blir det med färre leverantörer mindre administrativa uppgifter.

Vilka faktorer leverantörerna ska bedömas på varierar och borde utses efter företagets egna förutsättningar och behov, däremot kan leveransprecision, leveranskvalitet, pris och kostnad vara de mest användbara. (Inipedia.se) Van Weele (2013) menar att med en utvärdering lär sig företag att arbeta med leverantörer som har bevisad kapacitet.

23

3.9 Leveransvillkor Det blir allt mer vanligt med handel mellan olika länder och kvantiteten av varorna och tjänsterna växer. Den ökade globala handeln kan leda till vissa problem om inte korrekta kontrakt har upprättats. Handelstransaktionerna mellan olika parter följer vissa gemensamma regler oberoende vart i världen du befinner dig. Dessa gemensamma regler har tagits fram av Chamber of Commerce (ICC) och kallas Incoterms®. Det finns flera olika typer av Incoterms® som berör olika situationer. Det är viktigt att avtalsparterna både vet om vad reglerna innebär och att de på ett korrekt och detaljerat sätt skrivs in i avtalen för att eliminera risken för feltolkningar. Detta krävs för att kunna använda leveransvillkoren på rätt sätt. (ICC, 2010).

Det finns 11 stycken leveransvillkor enligt ICC (2010) där sju kan användas oberoende av transportsätt och där de resterande fyra är avsedda för sjötransport. De sju leveransvillkoren som kan användas oberoende av transportsätt är Ex Works (EXW), Free Carrier (FCA), Carriage paid to (CPT), Carriage and Insurance Paid to (CIP), Delivered at Terminal (DAT), Delivered at Place (DAP) och Delivered Duty Paid (DDP). De fyra leveransvillkoren som kan användas i samband med sjötransport är Free Alongside ship (FAS), Free on Board (FOB), Cost and Freight (CFR) och Cost, Insurance and Freight (CIF). Se Figur 3.3 nedan. (ICC, 2010)

Figur 3.3 : De olika leveransvillkoren där det går att se var risk och kostnader går över från säljaren till köparen för de respektive leveransvillkoren. Bildkälla: http://gwl.ge/res/images/images/Incoterms-2010.Shipment11.jpg Leveransvillkoren beskriver vilket ansvar så som kostnader och risk som säljare och köparen har i en köpsituation, till exempel vem som ska betala för kostnader som exempelvis, skatt, tull och fraktkostnader i samband med transport av gods. De berör även vem som har ansvar för risken vid transport om en eventuell skada eller förlust av godset skulle ske och vems skyldighet det är att teckna försäkring för godset under transporten. De anger var ansvaret för

24

risk och kostnader övergår från säljaren till köparen, se Figur 3.3 ovan. När ett leveransvillkor väljs är det viktigt att namnge en plats eller hamn efter det valda leveransvillkoret för bästa användbarhet. EXW är minimivillkoret för säljaren och DDP är maxvillkoret. (ICC, 2010)

3.9.1 Ex Works EXW är lämplig att använda inom inrikeshandel och för alla typer av transporter och även för intermodulära transporter. Med EXW har säljaren minimalt ansvar och leverantören har levererat när de placerat godset på anvisad plats, exempelvis leverantörens lokal, fabrik eller lager, där det finns till förfogande för kunden att hämta det. Leverantören har ingen skyldighet att lasta på godset på transporten. Alla kostnader och risker med att lasta och transportera godset ligger hos köparen. Om leverantören ändå lastar godset ligger ansvaret och risken för detta hos kunden och det är kunden som betalar. (ICC, 2010)

Leverantören ska packa godset och ställa det på förbestämd plats. Det är sedan kunden som eventuellt ska försäkra godset under lastningen och transporten och stå för alla kostnader från det att godset placerats vid det levererande företagets godscentral. I dessa kostnader ingår bland annat transporten, tullavgifter och lossning. Om en plats inte har specificerats efter leveransvillkoret och det är möjligt att placera godset på flera olika platser är det säljaren som bestämmer en lämplig plats. Säljaren ska leverera godset på den bestämda platsen inom den överenskomna leveransperioden eller på den bestämda leveransdagen. (ICC, 2010)

3.9.2 Free Carrier FCA kan också användas oberoende av transportsätt och för intermodulära transporter. Det passar bättre för internationell handel än EXW och om det är bättre att leverantören lastar godset på transporten är FCA ett bra alternativ till EXW att använd. Då står leverantören för ansvaret och kostnaden att lasta godset på transporten som är bestämd av köparen medan köparen står för kostnaderna och ansvaret efter att godset är lastat. Godset anses levererat av säljaren när det är lastat på transporten om den angivna platsen är på säljarens område eller på annat område som är överenskommet. Säljaren måste leverera godset på det bestämda leveransdatumet, till den överenskomna platsen och speditören som angivits i villkoret. Köparen ska meddela vilken transportör som används till säljaren. Godset ska vara lämpligt förpackat av säljaren och bevis på att godset är levererat ska kunna lämnas till köparen. (ICC, 2010)

3.9.3 Delivered at Place När leveransvillkoret DAP används står säljaren för kostnaden av transporten och risken för godset fram till angiven plats. Säljaren ska även med detta leveransvillkor förpacka godset på lämpligt sätt och DAP kan användas oberoende av transportsätt. Säljaren ska transportera godset till angiven plats där godset anses levererat när det är på platsen icke lossat. Det är säljaren som är ansvarig för förseningar som kan uppstå vid transporten. Säljaren har ansvar över att godset levereras så att köparen kan lasta av godset på det leveransdatum som var överenskommet eller inom den period som var bestämd. Det är även säljaren som ordnar export ut ur länder och betalar kostnader som kan uppstå i samband med detta men de står inte

25

för kostnader som kan uppstå i samband med import. Om köparen vill att säljaren ska hantera import bör leveransvillkoret DDP användas istället. (ICC, 2010)

3.9.4 Delivered Duty Paid DDP är det leveransvillkor där säljaren står för störst risk och kostnad. Om DDP används är det säljarens ansvar att transportera godset till överenskommen plats så att det finns tillgängligt för köparen. Säljaren står för kostnaden för transporten och ska även betala kostnader som uppstår i samband med export och import och även ansvara för hanteringen av detta. Säljaren ska leverera godset till köparen redo att lossas på det överenskomna leveransdatumet eller inom den bestämda tidsperioden. (ICC, 2010)

3.9.5 Fritt vårt lager Enligt Köplagen (1990:931) anses leveransvillkor ”fritt”, ”levererad” och ”fritt levererad” med en specifik ort. I Köplagen 7 § 3 står det att med denna typ av villkor så anses inte varan vara levererad förrän den är på den namngivna orten som står i avtalet. Risken är hos säljaren om varan försvinner, går sönder samt om andra kostnader kan uppkomma fram till den givna orten. Kunden betalar för kostnaderna relaterade till frakten så som transport och emballage, från den givna orten. Detta leveransvillkor får inte blandas ihop med ”fraktfritt”, trots att säljaren betalar frakten till köparen. Detta leveransvillkor kan anses vara liknande EXW. (cyklos.se)

26

4 Fallstudiens företagspresentation: Alimak Hek

I denna del beskrivs det fallföretag som studien har använt sig av för att besvara forskningsfrågorna. Här beskrivs uppkomsten av företaget och dess utveckling, vilka typer av produkter de tillverkar och var de har positionerats sig idag.

Alimaks historia börjar med en man, Alvar Lindmark, som redan i tidig ålder var innovativ inom konstruktionsbranschen. År 1948 startade Alvar Lindmark Alimak och tillverkade sin första modell av kuggstångsdrivna hissar år 1962, Alimak-hiss. Efter den första hissen har Alimak gjort otroligt många andra modeller av hissar. 1965 byttes ägare från Alvar Lindmark till Investment AB Promotion och en nya era för Alimak började. En sammanslagning av Alimak och Linden kranar sker 1968, som då blev Linden-Alimak. Detta var inte en lyckad sammanförning då de konkurrerade med varandra och 1983 var den sista kranen såld för Alimak. 1988 såldes Alimak till den lokala Karolin Invest AB. VD för Karolin Invest AB var då Samme Lindmark, bror till Alvar Lindmark. 2001 gick Alimak och företaget Hek ihop, 2006 startades en lokal tillverkning i Kina och 2014 förvärvades offshoreverksamheten Heis-Tek. (alimakhek.com) (Westerlund, 1998).

Under de år som Alimak har varit verksam har deras produktportfolio varierat mycket. Efter första tillverkade konstruktionshissen så har de även gjort skidliftar, betongblandare, cementbehållare, kranar, personhissar, snökanoner och annat. Idag har de dragit ner till att endast tillverka hissar, så som bygghissar, industrihissar, transportplattformar, materialhissar och klätterplattformar. (alimakhek.com) (Westerlund, 1998)

Idag tillverkar Alimak kugghjulshissar, men har efter uppköpet av Heis-Tek även linhissar och klätterplattformar i koncernens sortiment. Alimak tillverkar bygghissar och industrihissar, där de har tre olika typer av bygghissar och utav dem 11 varianter. De har fyra olika modeller av industrihissar med 7 olika utföranden. Alimak tillverkar två typer av transportplattformar, två typer av materialhissar och tre typer av klätter-plattformar. (alimakhek.com/sv) Figur 4.1

visar en av Alimaks bygghissar, Alimak Scando 650.

Alimak har varit med och byggt många av de stora byggnaderna runt om i världen, så som Petronas Towers i Kula Lumpur, Malaysia, Globen i Stockholm och Taipei 101, Taiwan. Det finns även stationära hissar och en av dessa har funnits i Frihetsgudinnan för nödsituationer och renovering. (Westerlund, 1998) (alimakhek.com)

Alimak strävar för att alla projekt ska levereras i tid med tillförlitlighet och tillgänglighet, och att de ska ha långsiktiga partnersamarbeten, perfektion och kontinuerliga förbättringar samt säkerhet i arbetet. Samma värderingar som har funnits sedan Alvar Lindmarks tid. (Westerlund, 1998) (alimakhek.com) Figur 4.1 Bygghissen Alimak Scando 650.

Bildkälla: Alimakhek.com

27

5 Nulägesanalys

Nedan presenteras nuläget på Alimak utifrån referensramen, detta kommer senare att analyseras i del 6, Analys. Denna del ger inblick i hur Alimak idag jobbar med leveransprestationen från leverantörer samt de delar som påverkar den. I detta avsnitt kommer forskningsfråga 1 att besvaras.

5.1 Ingående leveransprestationsmätning Mätning av den ingående leveransprestationen sker idag oberoende av vilket leveransvillkor som är avtalat. Mätningen sker mellan det bekräftade leveransdatumet av leverantören och det bekräftade leveransdatumet av godsmottagningen. Om leverantören inte har bekräftat ett leveransdatum, mäts det bekräftade leveransdatumet av godsmottagningen mot det planerade leveransdatumet som är satt av planerarna. Se figur 5.1.

Figur 5.1: Flödet av gods från leverantörer till Alimak, samt de olika villkoren som är uppsatta för att mäta leveransprestationen.

För att en inleverans ska vara godkänd får godset vara tre dagar för tidigt och två dagar sent. Däremot har leverantörerna informationen att de får vara tre dagar tidigt och ingen dag sent. Dessa extra dagar behövs för intern hantering så som kontroll och lagerläggning eftersom Alimaks affärssystem inte mäter dessa separat.

Figur 5.2: Hur ingående leveransprestationen mäts praktiskt av Alimak.

28

Figur 5.2 visar en mer ingående modell hur Alimak beräknar den ingående leveransprestationen. Vissa inköpsorder beräknas inte med i den ingående leveransprestationen, och dessa är arbetskläder och kontorsartiklar. Qlickview som används för att ta ut denna information har inte röda dagar i sin kalender, så helgdagar måste sorteras ut manuellt. Qlickview hanterar däremot helger. Alimak tar ut data från Qlickview och beräknar dagar tidigt och dagar sent i Excel. De använder manuella justeringar för just röda dagar och långhelger då de känner till att godsmottagning och att transportörer inte har full kapacitet.

5.1.1 Leveranssäkerhetsmöte Varje månad hålls ett möte angående leverantörernas leveransprestation till Alimak. Personer som närvarar är de strategiska inköparna, de operativa inköparna, inköpschefen och kvalitetschefen. På mötet går de igenom vilka leverantörer som ska fokuseras extra på, dessa benämns som fokusleverantör. Alimak har beslutat att varje månad ska 10 leverantörer väljas ut och till dessa ska en kontrollrapport skickas. Dessa 10 väljs gemensamt ut på mötet, utifrån två kriterier. Det första är utifrån antal totala sena leveranser per leverantör och den aktuella månaden, och det andra kriteriet är utifrån leveransprestationen för de leverantörer som har störst procentsats sena leveranser.

Undantag sker om samtal redan har påbörjats med leverantören, om de föregående månad fick en kontrollrapport eller hur hjälpsamma leverantören har varit under månaden. De leverantörer som har valts ut för att få en kontrollrapport tilldelas en ansvarig handläggare som ska skicka ut dem. Kontrollrapportens innehåll beror på vilka anledningar som förseningarna kan bero på. Oftast visas den nuvarande leveransprestationen till Alimak från den specifika leverantören.

5.1.2 Nuvarande leveransprestation Kontroll av den ingående leveransprestationen sker med hjälp av programmet Qlickview som är kopplad till Baan. Utifrån Qlickview kan statistik från alla order kontrolleras. Nedan i Figur 5.3 visas leveransprestationen hos alla leverantörer mellan perioden januari 2014 till januari 2016. Genomsnittet av dessa månader blir att leveransprestationen ger ett värde på 71,91 %.

29

Figur 5.3: Statistik av den ingående leveransprestationen av leverantörer hos Alimak, där de röda är sena leveranser, den gula för tidiga och de gröna är i tid. Tidsspannet sträcker sig från januari 2014 till januari 2016.

Figur 5.3 visar att de inte uppnår det mål på 95 % som de har satt upp, och att de för tidiga leveranserna är en stor del av de inte godkända leveranserna. Alimak har aldrig under denna period med den nuvarande mätmetoden nått det uppsatta målet på 95 %, inte ens om de tidiga leveranserna hade beräknats in.

Tabell 5.1 leveransprestationen under perioden juli 2015 till januari 2016. Där on time är de som är i tid med spannet 3 dagar tidigt och två dagar sent, late är de som är sena och early är de som är tidiga.

Nuvarande leveransprestationen

9660 on time 73,7%

1875 late 14,3%

1571 early 12,0%

13106

I denna studie kommer olika datamängder att användas beroende på vilken typ av information som har funnits tillgänglig. Ovan visar Tabell 5.1 leveransprestationen mellan perioden juli 2015 till januari 2016, där nästan alla orderrader under den tidsperioden har varit tillgängliga. denna datamängd har 13106 orderrader varit till grund och denna leveransprestation kommer att användas som referens i senare avsnitt så som analysen.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

jan mar maj jul sep nov jan mar maj jul sep nov jan

2014 2015 2016

Leveransprestation alla Leverantörer

Summa av Too Late

Summa av TooEarly

Summa av On Time

Fördelning i procent av leverantörsprestation

Månader

30

5.2 Ingående logistik I ingående logistiken ingår aktiviteterna planering och inköp, produktion, leverans och godsmottagning. Dessa har delats upp i funktionerna planering, leverantörer, transportörer och godsmottagning. Planeringen hanterar de operativa inköpen och produktionsplaneringen. Leverantörer är de som planerarna köper artiklar från. Transportörer är de som leverantörerna beställer för att leverera deras gods till Alimak. Godsmottagningen är de som hanterar allt gods som inkommit till Alimak. Kvalitetskontroll är egentligen en del i godsmottagningen men kommer att hanteras separat, där det sker kvalitet-och kvantitetskontroll.

5.2.1 Planering Det är planerarna som gör de operativa inköpen på Alimak. I Baan får planerarna beställningsförslag för de leverantörer som de själva hanterar. Där står det vilket datum och kvantitet som ska beställas. Planerarna gör sina beställningar manuellt med hjälp från Baan. Utifrån Baan kan de skriva in kvantiteten och planerat leveransdatum, därefter skapas en inköpsorder. Denna inköpsorder extraheras till en PDF och skickas till leverantören via mejl. Leverantören besvarar detta mejl och bekräftar leveransdatum med ett ordererkännande, och det bekräftade leveransdatumet skrivs in i inköpsordern. Planerarna har ett protokoll som de kan använda för att kontrollera att de olika delar som ska ingå i inköpsordern finns så som beställarens namn, ordernummer, leveransvillkor och annat.

Varje planerare har ett visst antal leverantörer som de själva hanterar, där de lägger alla inköpsorder. I den hanteringen så sker leveransuppföljning och all kontakt med leverantörerna. I ordererkännandet står det bekräftat leveransdatum och det är det datum som skrivs in i Baan. I den bekräftade inleveransen ska även transporttiden vara inräknad. Transporttiden ska leverantören själva lägga in. Planerarna vet att en stor del av inköpsförslagen från Baan inte är korrekta och därmed beställer de inte alltid vad Baan föreslår.

Figur 5.4 Vilken veckodag som planerarna planerar att beställa till och vilken dag som blir det verkliga planerade leveransdatumet. 1an representerar måndag, 2an tisdag, 3an onsdag, 4an torsdag, 5an fredag, 6an lördag och 7an söndag. Staplarnas olika färger utgör tillsammans 100 % av totala planerade leveransveckodagarna respektive verkligt planerade leveransdagarna.

31

Utifrån Figur 5.4 kan det utläsas vilken veckodag som planerarna har lagt som planerad leveransdatum och vilken veckodag som blir det bekräftade leveransdatumet. Där går det att se en variation av de planerade och verkligt planerade leveransdatumen. Det verkliga planerade leveransdatumet är både det bekräftade leveransdatum och det planerade leveransdatumet tillsammans. Leveransbevakningen av inköpsorder hanteras av de planerare som har skapat dem. Dessa bevakas proaktivt i ett separat program, Qlickview. Där kan planerarna se vilka order som har levererats i tid, vilka som ska inkomma och vilka som är försenade. Med hjälp av den informationen kan planerarna hålla sig uppdaterade kring alla deras inköpsorder. Planerarna ringer sina leverantörer för att hålla sig uppdaterade hur leveransen kommer att ske. Fokusleverantörerna för perioden leveransbevakas proaktiv, medan övriga leverantörer bevakas mot planerat leveransdatum. Den planeraren som har beställt följer upp försenade leveranser med den berörda leverantören.

Ibland kan leverantören önska att få ändra det ordererkända leveransdatumet som är satt, om ändring accepteras byts det bekräftade leveransdatum ut i Baan om det inte stör produktionen. Om den stör produkten skrivs det ändrade leveransdatumet i Baan som ändrat leveransdatum, men leverantören mäts ändå mot det första bekräftade leveransdatumet. Om godsmottagningen har skrivit ett ankomstpapper för en orderrad går det inte att ändra bekräftat leveransdatum i Baan, vilket kan innebära att om en leverantör vill ändra leveransdatum för några av de andra orderraderna i en order så går det inte göra.

Planerad ledtid Mellan Orderdatum (Mätpunkt 1.1) och Planerat leveransdatum (Mätpunkt 1.2) kontrolleras om planerarna lägger inköpsorder i rätt tid, och detta analyseras med hjälp av mätpunkterna. Resultatet kommer då att bli den planerade ledtiden. Kortare än ledtiden betyder att beställningen har färre dagar på sig att inlevereras än vad ledtiden är, längre än ledtiden betyder att den har fler antal dagar att inlevereras än vad ledtiden är.

Av det planerade leveransdatumet så beställs endast 4 % lika många dagar innan planerad leverans som ledtiden är, och 56 % beställs kortare och 40 % längre innan än ledtiden. I snitt beställs inköpsorder 2 dagar försent, och i ett spann på 227 dagar för tidigt till 139 dagar för sent under hela tidsspannet juli 2015 till januari 2016. Vanligaste förkommande är att beställningen sker en dag för sent, vilket är 1449 gånger av 12572 orderrader.

Tabell 5.2 De olika tabellerna visar på vilket sätt som den planerade ledtiden påverkar orderradernas leveransprestation.

Kortare än ledtid

Längre än ledtid

Som ledtid

on time 5325 76 %

on time 3795 75 %

on time 426 80 %

late 833 12 %

late 641 13 %

late 57 11 %

early 824 12 %

early 623 12 %

early 48 9 %

6982 100 %

5059 100%

531 100 %

32

Utifrån denna Tabell 5.2 så visar leveransprestationen på om orderraderna beställs som ledtiden, kortare eller längre än ledtiden. Om orderrader beställs kortare än ledtiden så ger det en leveransprestation på 76 % med 12 % tidiga och 12 % sena. Om orderrader beställs längre än ledtiden ger det en leveransprestation på 75 % med 13 % sena och 12 % tidiga. Om beställningarna sker som ledtiden ger det en leveransprestation på 80 % med 11 % sena och 9 % tidiga.

Bekräftad ledtid Mellan Mätpunkt 1.1 och Mätpunkt 1.3 kommer den faktiska ledtiden att konstateras, och då med mätpunkterna Orderdatum och Bekräftat leveransdatum. Detta för att se om det skiljer sig mellan det planerade och bekräftade leveransdatumet.

I snitt har inköpsorder som har ett bekräftat leveransdatum 1,5 fler dagar till det verkliga planerade leveransdatumet än antalet dagar som ledtiden är, vilket betyder att leverantörer och planerarna kommer överens om att förskjuta leveransdagen i snitt 1,5 dagar. Det ligger på ett spann på 80 dagar för tidigt till 99 dagar försent under hela tidsspannet. Vanligaste förkommande är att beställningen sker en dag senare än ledtiden är, vilket är 886 gånger av 9792.

Tabell 5.3 Statistik från de endast bekräftade leveransdatumen, här har inte de planerade leveransdatumen som senare har blivit verkliga leveransdatum noterats.

Kortare än Ledtiden

Längre än Ledtiden

Som Ledtid

on time 3045 78,02%

on time 3938 73,87%

on time 456 81,72%

late 444 11,38%

late 589 11,05%

late 58 10,39%

early 414 10,60%

early 804 15,08%

early 44 7,89%

3903 100%

5331 100%

558 100%

Ovan i Tabell 5.3 ser vi leveransstatusen beroende på om beställningen skedde med längre tid, kortare tid eller precis som ledtiden. Vid det bekräftade leveransdatumet är majoriteten längre än ledtiden. När en inköpsorder bekräftas kortare än ledtiden så är de 78, 02 % i tid, 11,38 % sena och 10,61 % tidiga. Vid längre ledtid är 73,87 % i tid, 11,05 % sena och 15,08 % tidiga. Om den är som ledtiden är leveransprestation 81,72 % och 10,39 % sena och 7,89 % tidiga.

Skillnad mellan obekräftat och bekräftat leveransdatum Mellan Mätpunkt 1.2 och Mätpunkt 1.3 sker en jämförelse mellan det obekräftade och bekräftade leveransdatumet för att undersöka hur mycket det kan skilja i tid. Informationen från denna analyspunkt är från orderrader mellan juli 2015 till februari 2016, och inga röda dagar har sorterats bort förutom helger.

Skillnaden mellan det första planerade leveransdatumet och det bekräftade leveransdatumet är ca 3,5 dagar. Det vill säga att i snitt måste planerarna lägga till 3,5 dagar för varje inköpsorder. Däremot har vissa orderrader inget bekräftat leveransdatum, och i dessa fall sker mätning av leveransprestation från det planerade leveransdatumet som anses vara obekräftat. Av alla orderrader beställda mellan juli 2015 till februari 2016 så noterades ett bekräftat

33

leveransdatum på 61 % av orderraderna. Vilket betyder att 39 % av alla orderrader aldrig fick ett bekräftat leveransdatum.

Tabell 5.4 Statistik om hur mycket av endast planerade leveransdatum respektive bekräftade, är sena, tidiga samt i tid. Här räknat med att det är i tid om godset är 3 dagar tidig och 2 dagar sent. Här är inte alla orderrader av den 17315 med, då inte tillräcklig information finns för alla.

Bekräftade leveransdatum

Obekräftade leveransdatum

7439 on time 76,0 %

2107 on time 75,8 %

1091 late 11,1 %

440 late 15,8 %

1262 early 12,9 %

233 early 8,4 %

9792

2780

För att undersöka om det skiljde i leveransprestation mellan det endast planerade leveransdatumet, det bekräftade leveransdatumet och sedan jämföra med det sammanslagna, så separerades dessa från varandra och beräknade leveransprestation. De som endast hade ett planerat leveransdatum, vilket betyder att de är obekräftade, hade 75,8 % i tid jämfört med de orderrader som hade ett bekräftat leveransdatum med 76 %, se Tabell 5.4. Det bekräftade leveransdatumet hade mindre sena orderrader, och hade fler tidiga inleveranser.

5.2.2 Leverantörer I dagsläget har Alimak ungefär 380 stycken leverantörer som levererade under 2015 och början av 2016. Leverantörerna skickar i snitt 10 orderrader i månaden men oftast är det en orderrad per leverantör och månad. Figur 5.5 nedan visar fördelning av hur vanligt förekommande beställda orderrader är per leverantör och månad.

Figur 5.5 fördelning av hur vanligt förekommande beställda orderrader per leverantör och månad. under perioden januari 2015 till januari 2016. Y-axeln är antal leverantörer och månad som visst antal beställning har skett. X-axel är antalet orderrader beställda av leverantör per månad. Fördelningen visar icke unika leverantörer.

Av de ca 380 leverantörerna som Alimak har, så beställs från i snitt (juli bortses) cirka 180 leverantörer varje månad, se Figur 5.6 nedan. Då juli är en mindre aktiv månad för Alimak

Antal orderrader beställda på leverantör och månad

Antal gånger orderrader har beställts av leverantör och månad

34

och dess leverantörer och siffran avviker mycket från de andra månaderna exkluderades det ur denna mätning. Detta innebär att i snitt så levererar inte 200 av de 380 leverantörerna någon orderrad under en månad.

Figur 5.6 Antal levererade leverantörer under månaderna januari 2015 till januari 2016.

Hos Alimak har de leverantörer med fler antal orderrader per månad en högre leveransprestation än de leverantörer som levererar färre orderrader per månad. Under 2015 så hade de som levererade färre orderrader, mellan 1-5 orderrader, en leveransprestation på 64 % i tid, och 15 % var tidiga och 21 % var sena. Där leverantörerna skickade mellan 6-20 orderrader så blev leveransprestation 67 % i tid, och 16 % tidiga och 17 % sena. Där leverantörerna skickade mer än 20 orderrader i månaden blev snittet av leveransprestation för alla orderrader 77 % i tid, där 7 % var tidiga och 16 % var sena.

Utifrån intervjuer med anställda på planeringen och godsmottagningen har det framkommit att det sker många delleveranser från vissa leverantörer. Godsmottagningen menar att delleveranser påverkar på det sätt att de måste hantera samma orderrad flera gånger, och det har samma tidsåtgång oberoende att den har hanterats tidigare. Planeringen menar att det påverkar även dem på det sätt att de eventuellt måste lägga in extra orderrad, och tar mer tid åt administration för samma orderrad. Försening sker ofta av dessa orderrader då det kräver mer administrativt arbete och alla delar inte upp dessa orderrader till två nya orderrader. Utifrån information från Alimaks databas har det framkommit att mellan perioden juli 2015 och januari 2016 har 0,7 % av alla orderrader varit delleveranser.

Anledning för medveten delleverans eller en omedveten delleverans varierar. En medveten delleverans sker i samråd mellan Alimak och leverantören och en omedveten delleverans sker enbart på leverantörens initiativ. Vissa leverantörer i närområdet ställer ut färdigt gods och legotransporten kan inte selektera mellan det gods som ska med och det som är tidigt, och där kan viss del av en orderrad åka till Alimak utan att det skulle ske då. En annan anledning kan

35

vara att leverantörerna inte hinner hela leveransen i tid och skickar en del av leveransen för att de anser att det är bättre att har en viss del i tid istället för inget alls.

Genom att undersöka hur ledtiden påverkar leveransprestation så har även ledtiden oberoende av leverantör undersökts. Nedan i Tabell 5.5 går det att utläsa ledtidens påverkan på leveransprestationen. Fyra tabeller finns i Tabell 5.5 där det är 10 dagars intervall, från 0-10 dagars ledtid till 31-40 dagars ledtid.

Tabell 5.5 Ledtidens påverkan på leveransprestation. I stigande ordning med 10 dagars mellanrum, från 0-10 dagar till 31-40 dagars ledtid.

0 till 10 dagar

11-20 dagar

21-30 dagar

31-40 dagar

2908 on time 84 %

4235 on time 79%

1522 on time 68%

598 on time 61%

369 late 11 %

574 late 11%

308 late 14%

171 late 17%

173 early 5 %

566 early 10%

415 early 18%

215 early 22%

Insättning av transporttid Idag är det leverantörernas uppgift att lägga in transporttid i ordererkännandet så att leveranserna kan mätas när de ankommer till Alimak. Det framkom via intervjuer med planerare att alla leverantörer inte alltid lägger in transporttiden, och att planerarna lägger in i vissa fall där de tror att leverantörerna inte lägger in.

Nedan visas en sammanställning av de 34 leverantörer som har svarat på frågan om de lägger in transporttiden och hur många dagar, samt har planerarna också besvarat om de lägger in transporttid åt leverantörerna och hur många dagar. Se Tabell 5.6.

Tabell 5.6 Beskrivning av vilka som lägger in transporttiden (TT), om det är leverantören (Lev), planerarna eller om ingen lägger in transporttiden i ordererkännandet, och en förklaring till resultatet.

Leverantör Lev inkl. TT

Antal dagar

Alimak inkl. TT

Antal dagar Förklaring

Leverantör 1 Nej Ja 3 Leverantör 1 lägger inte in transporttiden i sina ordererkännanden utan bekräftar när godset lämnar dem.

Leverantör 2 Nej Kanske (1) Legotransport (hittade endast en order att kontrollera, där var det inlagd 1 dag som transporttid).

Leverantör 3 Nej Ja 4 De ordererkänner dag från dem.

Leverantör 4 Nej Ibland

Leverantör 4 har aldrig med transporttiden i beräkningen, då de anser att de inte har kontroll över den. Vissa order har ingen inlagd transport från Alimak, några har 3 dagar.

Leverantör 5 Nej Ja 2-3 Leverantör 5 lägger inte in transporttiden, då de anser att den ligger utanför deras kontroll. Alimak lägger in 2-3 transportdagar.

Leverantör 6 Nej Ja 1 Alimak lägger till för utkörning från leverantör 6 +1 dag från när de kör ut.

Leverantör 7 Nej Ja 2 Legotransport.

Leverantör 8 Nej Ja 3-5 Leverantör 8 måste lägga in sin leveranstid så att deras lagerpersonal vet när gods skall skickas.

36

Leverantör 9 Nej Ja 1 Alimak lägger +1 dag. Leverantör 10 Nej Ja 3 Leverantör 11 Nej Ja 3

Leverantör 12 Ibland Ibland

Leverantör 12 lägger oftast in transporttiden, men inte alltid, då meddelas det normalt i samband med ordererkännande. Frakttiden är normalt 3-5 dagar från fabrik. Alimak gör enligt bekräftelse (+1 dag) om de inte anger per -post att datumet är från fabrik.

Leverantör 13 Nej Ja 3

Leverantör 14 Nej Kanske Leverantör 14 anger leveransvecka, några order ligger veckan efter dvs. 1-5 dagar.

Leverantör 15 Nej Ibland Överenskommen leveransdag torsdag den bekräftade veckan på ordererkännande.

Leverantör 16 Ja 3 Nej Leverantör 17 Ja 2? Ja 3 Leverantör 18 Ja Nej

Leverantör 19 Ja Nej Leverantör 19 ordererkänner när varorna ska ankomma till Alimak, och lägger in transporttiden beroende på vilken ort godset kommer ifrån.

Leverantör 20 Nej Nej Leverantör 20 lägger inte in transporttiden i ordererkännanden då de anser att detta inte är deras ansvar med hänsyn till leveransvillkoren.

Leverantör 21 Nej Nej

Leverantör 22 Nej Nej Legotransport Leverantör 23 Nej Nej Legotransport

Leverantör 24 Nej Nej På Leverantör 24s ordererkännanden till Alimak så lägger de in önskad dag som deras ”sista” leveransdag.

Leverantör 25 Nej Nej Legotransport

Leverantör 26 Nej Nej Leverantör 26 anser att transporttiden inte är känd för dem då transporten går på Alimaks avtalsnummer hos Transportbolag 1.

Leverantör 27 Ja 2 Ja 3

Leverantör 28 Ja 2 Ja 1-2 Alimak lägger in på vissa order 1 dag, andra 2 dagar.

Leverantör 29 Ja 5 Ja 1-3 Legotransport. Leverantör 29 lägger in en vecka som leveranstid då deras produkter måste hanteras på ett annat företag innan de kommer till Alimak.

Leverantör 30 Ja 2 Ja 3 Leverantör 30 lägger in 2 dagar för transporttiden. Leverantör 31 Ja 2 Ja Leverantör 31 lägger in 2 dagar för transporttiden.

Leverantör 32 Ja 3 Ja 3 Leverantör 32 lägger in transporttiden, och det görs av deras innesäljare.

Leverantör 33 Ja Ja

Leverantör 34 Ja 2 Ja Leverantör 34 lägger in 2 dagar för transporttiden, men det händer tyvärr ibland att de bara lägger till 1 dag.

Av leverantörerna är det 21 stycken som inte lägger in transporttid i deras ordererkännande, och 12 av leverantörerna lägger in transporttiden. En leverantör lägger in transporttiden ibland. Utifrån de 34 leverantörerna som har undersökts lägger endast Alimak in transporttiden till 10 stycken av leverantörerna och endast 3 stycken leverantörer lägger in transporttid där Alimak inte lägger in. Vid 7 stycken leverantörer så är det ingen av dem som beräknar in transporttiden, men vid de flesta av dessa tillfällen så är det Legotransporten som

37

hämtar upp gods hos leverantören. För 8 stycken leverantörer så lägger både leverantören och Alimak in transporttiden. I vissa fall har det framkommit utifrån informationsinsamlingen att Alimak inte alltid lägger in extra transportdagar. Tabell 5.7 Leveransprestation hos leverantörer beroende på om vem som lägger in transporttid eller inte.

Leverantörer Ja,

Leverantörer Nej, Alimak Nej

Alimak Ja

on time 481 75,75%

on time 3193 80,53% late 121 19,05%

late 419 10,57%

early 33 5,20%

early 353 8,90%

635 100,00%

3965 100,00%

Leverantörer Nej,

Leverantörer Ja, Alimak Nej

Alimak Ja

on time 299 80,16%

on time 222 66,07% late 47 12,60%

late 11 3,27%

early 27 7,24%

early 103 30,66%

373 100,00%

336 100,00%

I Tabell 5.7 ovan visar hur de leverantörernas leveransprestation varierar beroende på vem som lägger in transporttid och vem som inte lägger in transporttid. Där leverantörerna lägger in transporttid men inte Alimak är leveransprestationen 76 %. När Alimak lägger in transporttid men inte leverantörerna är leveransprestationen 81 %. När varken leverantörer eller Alimak lägger in transporttiden är leveransprestationen 80 % och om både Alimak och leverantörerna lägger in transporttiden är leveransprestationen 66 %. Detta jämförs med av de totala orderraderna på 5309 där leveransprestationen uppgick till 81,83 % med 9,31 % sena och 8,86 % tidiga leveranser.

5.2.3 Transportörer I dagsläget beställer Alimak själva inga transporter från sina leverantörer. Leverantörerna har fått ansvaret av Alimak att beställa transporterna åt dem från transportörer som är upphandlade av Alimak. Däremot betalar Alimak de allra flesta av de ingående transportera själva, då de får fraktstöd från Tillväxtverket, se Bilaga Fraktstöd. Fraktstödet är ca 35 % och är en stor anledning till varför Alimak vill betala för frakterna. Däremot så har de begränsad kontroll över transporterna som är beställda till dem, där den kontroll de har är när fraktfakturorna matchats ihop med fraktsedlarna.

I dagsläget använder sig Alimak av upphandlade transportbolag för specifika leverantörer, vilket har medfört att det finns flertal olika aktörer. Det transportörer som har hanteras under denna studie är Transportbolag 1, Transportbolag 2, Transportbolag 3, Transportbolag 4 och Transportbolag 5. Dessa transportbolag har olika upplägg, då vissa har transparent arbetssätt där det går att följa godset från upphämtning till avlämning och andra har ett mer manuellt arbetssätt där det inte går i efterhand att se hur godset har distribuerats. Transportbolag 1 kan ge information i form av Excel-dokument som går att få tillgång till både vid tillfrågade tillfällen, men även kontinuerligt. Transportbolag 5 har inte möjlighet idag att delge sådan information. Från de mindre bolagen har inte någon information kunnat erhållas.

38

Legotransporterna tar hand om logistiken för transporter i närområdet och kör oftast efter fasta rutter om inte planerarna ringer om så kallade panikorder. En panikorder är en order som är väldigt bråttom med och måste hanteras snabbare än vanligt, vilket förändrar det planerade körschemat för legotransporten. Generellt lastar inte chaufförerna för legotransporten på godset på Alimaks lastbilar, om inte det är en körningen sker på helg eller kväll, vilket är ett undantagsfall.

Transporttid En mätning av transporttiden har utförts mellan Klar leverantör/Upphämtningsdatum (Mätpunkt 1.3) och Upphämtningsdatum (Mätpunkt 3) och det har skett beroende på leverantör och beroende av transportbolag. Mätpunkterna som har jämförs här är Klar leverantör/Upphämtningsdatum och På godsmottagningen. Mätningen sker först och främst mellan Upphämtningsdatum och På godsmottagningen, men finns inte upphämtningsdatum så har mätpunkten Klar leverantör använts. Sedan har olika typer av transportörer sorterats. Dessa är Transportbolag 1, Transportbolag 3, Legotransport och egen upphämtning. Här kommer medelvärdet, typvärde, hur många procent av orderrader som inte har typvärdet, kortaste och längsta transporttiden att undersökas. Med typvärde menas det värde som är det mest förekommande av en uppsättning av värden. (matteboken.se)

Tabell 5.8: Visar medelvärde, typvärde, % av ej typvärde samt högsta och lägsta värde på transporttiden för respektive leverantör

Transportbolag 1 Leverantör

Medel Typvärde % ej typvärde Lägsta Högsta

Leverantör 3 3,22 3 22,2% 3 4

Leverantör 4 2,93 3 14,3% 1 4

Leverantör 20 2 2 0% 2 2

Leverantör 27 2,94 3 29,4% 2 4

Leverantör 35 2,85 3 15,4% 2 3

Leverantör 9 3,80 3 47,5% 2 10

Leverantör 30 3 3 0% 3 3

Leverantör 10 3 3 0% 3 3

Leverantör 18 3 3 0% 3 3

Leverantör 26 3,67 4 13,6% 3 4

Leverantör 13 4,67 4 36,3% 3 14

Leverantör 14 3,67 3 33,3% 3 5

39

ALLA 3,82 3 - 1 14

Av de leverantörer som har undersökts har Transportbolag 1 varit den transportör som majoriteten använt, och därmed har mest information som samlats in om transporttiderna berört dem. Medeltiden för en transport med Transportbolag 1 från dessa leverantörer är 3,82 dagar och den vanligaste transporttiden är 3 arbetsdagar. Transporttiden varierar mellan 1 till 14 dagar för Transportbolag 1s transporter i Sverige, se Tabell 5.8 ovan.

Då endast en leverantör som har undersökts har haft Transportbolag 3 går det inte på ett bra sätt att genomföra en analys av dessa värden. Däremot hade den leverantören 209 orderrader som gick att analysera. Transportbolag 3 har ett spann mellan 1 till 7 transportdagar och ett medel på 3,22. Den vanligaste transporttiden för Transportbolag 3 var 3 dagar. 16,7 % av de undersökta orderraderna var inte samma längd som typvärde.

Med legotransporten är det endast en leverantör där alla mätpunkter finns tillgängliga. Det ger oss en medeltransporttid på 1,16 transportdagar, där även det vanligaste värdet är en transportdag, men variationer förekommer upp till 7 dagar. 6 av 141 värden är inte som typvärdet 1, det vill säga 4,25 %. Transporten sker alltid på samma dag, men det visar på att de inte alltid har tid att hämta upp godset eller att godset är klart tidigt/sent och inte överensstämmer med upphämtningsschemat som legotransporterna har.

782 orderrader har undersökts för att bedöma hur stor andel av dessa som transporttiden inte var typvärdet. Dessa orderrader har ankommit till Alimak mellan oktober 2015 och januari 2016 med Transportbolag 1 och Transportbolag 3. Av dessa orderrader varierar transporttiden från typvärdet 31.3 % av tillfällena.

5.2.4 Godsmottagningen Godsmottagningen består av fem anställda som går två-skift eller dagtid. De hanterar allt inkommande gods till Alimak och jobbar efter principen first-in-first-out (FIFO) metoden, då de har 24h på sig att hantera allt inkommit gods. Detta kontrolleras inte idag, utan endast en muntlig rapportering till överordnade sker.

Hanteringstid godsmottagning En mätning av tiden mellan Mätpunkt 2 och Mätpunkt 3 som är På godsmottagningen och Bekräftat i Baan har genomförts. Detta för att se hur lång tid behandlingstiden är på godsmottagen för inkommit gods, samt för att se om de klarar den uppsatta behandlingstiden på 24 timmar. Här har även de orderrader som har kontrollrapporteras för kvalitetsbrister uteslutits för att ge en mer korrekt bild av godsmottagningens behandlingstid.

Vid kontroll av godsmottagningen så har deras uppsatta mål på 24 h kontrollerats, där de uppnår en 84 % uppfyllelse av orderraderna i tid. Däremot för att leverantörerna ska anses vara i tid av Alimak, så beräknas det att det är godkänt att vara 2 dagar sena, vilket medför att godsmottagningen har en så kallad buffertdag. Med en extra dag så uppfyller godsmottagningen 88 % av alla orderrader i tid. Av orderrader som behandlades efter 24h, det

40

vill säga 16 %, så var 76,02 % av dessa i tid, 14,03 % var försenade och 9,95 % var tidiga. Se Tabell 5.9 nedan.

Tabell 5.9 Av de orderrader (16 %) som hanterades senare än 24h, har dessa studeras och presenteras dessas status.

298 on time 76,02%

55 late 14,03%

39 early 9,95%

392

Medeltiden för godsmottagningens handlingstid per orderrad är 2,26 dagar, med ett typvärde på 1 dag. Däremot framkom 14 orderrader med en handlingstid mellan 10 och 50 dagar, och om dessa uteslöts blev handlingstiden 1,83 dagar.

5.2.5 Kvalitetskontroll Allt gods kvalitetskontrolleras av godsmottagningen och ingen selektering sker beroende på leverantör, utan varje leverantör kontrolleras på samma sätt. Det gods som passerar godkända genom kvalitetskontrollen inrapporteras i Baan som inlevererade. Om gods inte klarar kvalitetskontrollen kvalitetsrapporteras detta till Kvalitetsavdelning. Godsmottagningen spärrar godset och Kvalitetsavdelningen skriver en kontrollrapport. Där finns det en ansvarig person som går igenom rapporterna och utformar en åtgärdsplan. När åtgärden är fastställd sker en inleverans i Baan. Antalet kontrollrapporter varierar mellan olika månader, se Figur 5.7 nedan. Medelantalet av kontrollsrapporter under tiden mellan januari 2015 och april 2016 var 60,8 stycken kontrollrapporter.

41

Figur 5.7 Antal utfärdade kontrollrapporter månadsvis mellan perioden januari 2015 till april 2016.

Kontrollrapporter Den sista analyspunkten används för att fastställa om förseningar av bekräftat gods, kan ha skett på grund av att en kontrollrapportering har skett. Gods med kontrollrapport inlevereras i Baan först när ärendet är slutfört. I Tabell 5.10 går det att se att totala leveransprestationen av orderrader mellan juli 2015 och februari 2016 uppgår till ett snitt på 73,71 % i tid och om kontrollrapporterna inte beräknas in så ökar leveransprestationen till 74,29%. Kontrollrapporterna utgör 2,23 % av de totala orderraderna och där är 48,46% i tid och 42,67 % sena och 8,87 % tidiga.

Tabell 5.10 Skillnaderna mellan den totala statusen för leveransprecisionen, utan kontrollrapporter och endast kontrollrapporterna för sig. KR står för Kontrollrapport.

Leveransprestation

Utan KR

Endast KR

on time 9660 73,71%

on time 9518 74,29%

on time 142 48,46% late 1875 14,30%

late 1750 13,66%

late 125 42,67%

early 1571 11,99%

early 1544 12,05%

early 26 8,87% 13106 100%

12812 100%

293 100%

5.2.6 Inköp Vad som har framkommit utifrån granskandet av leverantörsavtalen är att avtalens utformning och kvalitet skiljer sig markant åt. Vissa avtal, även om de är bara några år gamla, använder sig av leveransvillkor som inte längre finns i Incoterms® 2010. Andra leveransvillkor använder sig av andra termer som inte innefattas av Incoterms® 2010, så som Fritt vårt Lager. Detta har inneburit svårigheter att fastställa korrekta och jämförbara leveransvillkor för leverantörerna, som har undersökts i denna analyspunkt.

42

Tabell 5.11 Lista på dem undersöka leverantörer och vilka leveransvillkor som används idag och vilka som har gått att hitta i avtal. De som är markerade i fetstil är där det skiljer sig åt.

Leverantör Enligt Avtal Enligt faktura Kommentar

Leverantör 16 - FCA

Leverantör 1 FCA FCA

Leverantör 2 - EXW

Leverantör 3 DDU, Fritt vårt lager EXW

Leverantör 17 Fritt vårt lager EXW

Leverantör 4 - FCA

Leverantör 5 - EXW

Leverantör 20 FCA FCA

Leverantör 6 - ?

Leverantör 27 EXW EXW

Leverantör 7 FCA EXW

Leverantör 21 - EXW

Leverantör 28 - EXW

Leverantör 22 x FCA Inte fastställd via avtal

Leverantör 35 FCA EXW

Leverantör 9 FCA FCA

Leverantör 30 Fritt installerat i Skellefteå

EXW

Leverantör 10 - EXW

Leverantör 24 - FCA

Leverantör 18 EXW EXW

Leverantör 19 EXW FCA

Leverantör 26 Fritt Mönsterås EXW

Leverantör 13 FCA FCA

43

Leverantör 14 - DDP

Det finns ingen lista över alla leverantörer och vad deras avtalade leveransvillkor är, så för att ta reda på detta undersöks fakturor och avtal. Tabell 5.11 ovan visar vad avtalen säger om leveransvillkor samt vad fakturorna har för villkor. Denna tabell visar att det inte alltid är samma villkor som är avtalat och som används.

5.2.7 Utgående leveransprestationsmätning Mätning av den utgående leveransprestationen är uppdelad på två sätt; intern och extern mätning. Den interna mätningen beräknas utifrån antal slutprodukter i antal som färdigpackats i den givna packningsveckan. Den interna mätningen är en mer strikt mätning än den externa mätningen. Den externa mäts utifrån när kunden förväntar sig leverans. Om kunden accepterar en senare leverans än den första tilltänka, så beräknas den externa leveransprestationen efter det nya datumet. Den externa mäts mer flexibelt än den interna, och är mer situationsbetingad, om exempelvis leveransvillkoret är CPT och den interna mätningen anser att det är sent, kan den externa vara godkänd om till exempel slutprodukten hinner med den planerade båten.

Varje vecka genomförs uppföljningsmöte för den utgående leveransprestationen, där produktionschef, planeringschef, samt den som är utsedd som representant för ett område och har punkter att redovisa deltar. Där rapporteras och hanteras varje försening. Förseningarna noteras i ett Excel-dokument, där vilken typ av hiss, förseningsanledning och ansvarig för åtgärden noteras.

5.3 Leveransvillkor I dagsläget använder Alimak olika leveransvillkor för olika leverantörer. De leverantörer som är valda i denna studie har EXW, FCA och DDP, se Bilaga Transportbolag 1s transporttider. Om en mätning genomförs utifrån leveransvillkoret FCA, som är mellan mätpunkterna Mätpunkt 1.3 och Mätpunkt 2, med den insamlade informationen ifrån speditörer skulle leveransprecisionen ligga på 72 % levererat i tid med 20 % tidiga leveranser och 8 % sena leveranser av orderrader, i snitt från undersökta leverantörer, se Tabell 5.12 nedan. När denna analys genomfördes exkluderades de extra dagar som planerare eller leverantörer eventuellt har lagt in, se Tabell 5.7 i avsnitt transporttid ovan, från det verkligt planerade leveransdatumet. Detta kan jämföras med dagens mätning av leveransprestation för samma leverantörer där 78 % var i tid, 11 % sena och 11 % var tidiga.

Tabell 5.12 Lista på de leverantörer som har uppsamlad information om mätpunkterna, där jämförelse sker mellan om leveransvillkoret FCA hade används istället för den nuvarande mätningen.

Upphämtningsdatum Nuvarande

Leverantör/leveransstatus on time early late on time early late

Leverantör 1 63 % 23 % 14 % 71 % 12 % 17 %

Leverantör 4 44 % 56 % 0 % 67 % 33 % 0 %

44

Leverantör 6 83 % 17 % 0 % 50 % 50 % 0 %

Leverantör 7 64 % 28 % 8 % 76 % 14 % 10 %

Leverantör 10 94 % 6 % 0 % 100 % 0 % 0 %

Leverantör 24 50 % 50 % 0 % 75 % 25 % 0 %

Leverantör 26 0 % 100 % 0 % 91 % 0 % 9 %

Leverantör 13 98 % 2 % 0 % 100 % 0 % 0 %

Leverantör 9 93 % 4 % 4 % 81 % 0 % 19 %

Leverantör 20 63 % 13 % 25 % 50 % 13 % 38 %

Leverantör18 80 % 0 % 20 % 80 % 0 % 20 %

Leverantör 3 63 % 30 % 7 % 63 % 30 % 7 %

Leverantör 5 59 % 14 % 27 % 73 % 14 % 14 %

Leverantör 17 100 % 0 % 0 % 100 % 0 % 0 %

Leverantör 28 67 % 0 % 33 % 83 % 0 % 17 %

Leverantör 21 100 % 0 % 0 % 58 % 0 % 42 %

Leverantör 27 100 % 0 % 0 % 100 % 0 % 0 %

72 % 20 % 8 % 78 % 11 % 11 %

45

6 Analys

I denna del analyseras informationen som framkommit i nuläget och jämförs med vad teorin anser. Utifrån analysen har en slutsats genererats som presenteras efter analysen. Analysen påbörjas med problemområden där leveranstid, godsmottagning, planering, kontrollrapporter, avtal och antal leverantörer analyseras. Därefter analyseras olika mätmetoder.

6.1 Planeringen Planeringen utför beställningar där tiden till det planerade leveransdatumet av godsleveransen inte är densamma som ledtiden. Det är utifrån nulägesanalysen endast 4 % av orderraderna som beställs exakt så många dagar innan leverans som ledtiden är. 56 % av orderraderna beställs kortare än ledtiden och 40 % beställs längre tid innan än ledtiden. Om beställningen sker med samma tid som ledtiden innan leverans, blir utifrån nulägesanalysen, procenten på leverans prestationsmätningen högre än om beställning sker när det är kortare eller längre tid än ledtiden innan planerade leveransen.

Utifrån nulägesanalysen kan det utskiljas att av de orderrader som beställdes med för kort tid innan planerat leveransdatum kom 76 % av orderraderna i tid, 12 % för sent och 12 % för tidigt. Om beställningen skedde med längre tid än ledtiden till planerat leveransdatum så kom 75 % i tid, 13 % för sent och 12 % för tidigt. Denna studie tyder på att leverantörernas prestation enligt dagens mätning blir bättre om planerarna beställer enligt ledtiden då det i nulägesanalysen visade sig att av de orderrader som beställdes i rätt tid kom 80 % i tid. Alimak hade leveransprestation från leverantörerna på ungefär 74 % i medelvärde mellan juni 2015 och januari 2016. Det kan även vara andra faktorer som påverkat att just dessa orderrader kommit mer i tid men nulägesanalysen tyder på att förbättring inträffar om beställning sker samma tid innan planerade leveransdatumet som ledtiden är.

Utifrån nulägesanalysen går det att se på planerat leveransdatum och bekräftat leveransdatum, att om inköpsorder läggs lika lång tid som ledtiden är blir det bättre leveransprestation. Däremot om beställning sker längre än ledtiden så blir leveransprestation lägre. Detta styrks däremot inte av Mattsson (2003) som menar att sannolikheten att hålla lovad leveranstid ökar med ökad leveranstid. Figur 3.2 visar att Mattson (2003) anser att efter en specifik tidpunkt minskar leveransprestationen.

6.1.1 Ordererkända orderrader ifrån leverantören För 39 % av alla orderrader blir det inget bekräftat leveransdatum då antingen leverantören inte har ordererkänt ett datum eller planeraren inte har lagt in ett bekräftat leveransdatum i systemet. När detta sker så mäts leveransprestationen endast mot det planerade leveransdatumet som planeraren satt och inte ett datum som leverantören ordererkänt. Detta kan vara en källa till osäkerhet i mätningen, då leverantörerna inte bekräftat att leverans kan ske på det givna datumet. Analysen av nuläget visar på att om orderrader blir erkända av leverantören blir leveranserna mindre försenade.

46

Skillnaden i andelen orderrader som levererats i tid blir inte så stor om orderraden endast har ett planerat leveransdatum eller om de har blivit ordererkända från leverantörerna. I nulägesanalysen framgick det att skillnaden på andelen orderrader i tid endast var 0,2 %, där de orderraderna med bekräftat leveransdatum hade högre leveransprestation. Det som kan urskiljas ur nulägesanalysen är att de orderraderna med bekräftat leveransdatum var mindre sena, men mer tidiga. De sena orderraderna minskade från 15,8 % till 11.1 %. Detta påverkar leveransprestationsmätningen då varken sena eller tidiga leveranser är tillåtna, dock finns godset till förfogande för Alimak att använda och färre brister uppstår i produktionen.

6.1.2 Delleveranser Utifrån intervjuer med anställda på godsmottagningen och planerare har det framgått att det sker många delleveranser från leverantörer. Detta skapar extra jobb för både planerare och personalen på godsmottagningen vilket kan försena hanteringen på godsmottagningen och tar även tid ifrån planerarna. Mattsson, (2012) säger att varje företag själva måste välja hur de ska hantera delleveranser utifrån sina förutsättningar samt att vissa företag kan godkänna delleveranser av orderrader.

I dagsläget skiljer vissa planerare på delleveranser som inte påverkar produktionen och de som gör det. Om en delleverans inte påverkar produktionen anses den vara godkänd och i vissa fall har det utifrån nulägesanalysen framgått att när en delleverans är godkänd skrivs en ny orderrad in. Det framgick också utifrån nulägesanalysen att detta inte alltid sker. Det kan även förekomma att delleveransen blev godkänd av planerarna men att detta inte blev inskrivet i systemet vilket gör att orderraden anses som sen fast den egentligen var godkänd.

Delleveranser kan påverka dagens mätning av leveransprestationen då en delleverans ofta innebär att orderrader inte kommer i rätt tid. Det kan även påverka leveransprestationen då godsmottagningen måste hantera samma orderrad flera gånger vilket kan leda till förseningar på godsmottagningen. Då det inte finns ett systematiskt sätt för hur delleveranser ska hanteras i dagsläget skapar detta en osäkerhet i mätningen av leverantörerna.

6.2 Leveranstid I avsnitt 3.3.5 Leveranstid beskrivs att leveranstid ofta uppfattas på olika sätt av leverantörer och kunder. Utifrån fallstudien kan det urskiljas att Alimak ser leveranstid som tid från när ordern planerats eller bekräftats att inkomma till att godset finns klart att användas av företaget, vilket är det sätt som kunder oftast uppfattar leveranstid som. Utifrån den kvalitativa datainsamlingen från Alimaks leverantörer anser majoriteten av de 34 undersökta leverantörerna, se Bilaga Leverantörsintervjuer att leveranstiden är från erhållen kundorder tills det att godset är klart för att skickas från leverantören. Det som nämnts flertalet gånger i den information som samlats in är att leverantören inte lägger in transporttid då det står utanför deras kontroll och ansvar med avseende på leveransvillkor. Detta kan antydas utifrån fallstudien där 61,8 % av de undersökta leverantörerna inte lägger in transporttiden i ordererkännandet till Alimak, se Tabell 6.1.

47

Tabell 6.1 Antal leverantörer som lägger in transporttid och inte lägger in transporttid, samt den procenten av de totala 34 tillfrågade leverantörerna.

Leverantörer Lägger ej in transporttid Lägger in transporttid

Antal 21 13

Procent 61,8 % 38,2 %

En sak att ta hänsyn till när dessa siffror betraktas är att företaget har uppmanat leverantörerna att lägga in transporttiden vilket kan leda till att leverantörer lägger in extra transportdagar även fast de inte tycker att det är deras ansvar, detta gör de med varje inköpsorder. Leverantörerna mäter ofta sin utgående leveransprestation till kund mot när de är klara med godset och för att en jämförelse ska kunna genomföras på bra sätt behöver mätning ske på samma sätt.

6.2.1 Varierande transporttid Transporttiden är svår för leverantören att ha kontroll över och då leveransvillkoren oftast är FCA eller EXW är det inte leverantörens ansvar. Utifrån nulägesanalysen kan det utskiljas att transporttiderna från varje enskild leverantör är varierande där det ofta är olika hur många dagar en transport tar. Det framgår även att transporttiden för vissa leverantörer kan skilja sig mycket medan det för andra leverantörer inte skiljer sig åt alls. Utifrån Transportbolag 1s hemsida finns det standardtider för transport. Dessa standardtider har tagits fram mellan de utvalda leverantörerna och Alimak, se Bilaga Transportbolag 1s transporttider. Denna tabell är inte ett tidslöfte av Transportbolag 1 utan en beräkning av vad transporttiden borde bli. I en jämförelse mellan denna lista och de typvärden på transporttiden mellan olika leverantörer som har undersökt, se Tabell 6.2 går det att utskilja att typvärdet i flera fall skiljer sig från turlistan, dock handlar det inte endast om en dag variation. Däremot ger det en indikation att variation förekommer.

Tabell 6.2 De undersöka leverantörernas transportdagar, som är inlagda av leverantörerna och planerarna tillsammans, typvärdet av transporttid med Transportbolag 1, samt Transportbolag 1 egna uppskattning av transporttiden med olika transportsätt. S är system, D är direct och p är parcel.

Transportbolag 1 Leverantör

Inlagd transporttid Typvärde Transportbolag 1s turlista S/D/P

Leverantör 3 4 3 -

Leverantör 4 Ibland 3 4/4/2

Leverantör 20 0 2 3/3/2

Leverantör 35 okänd 3 2/2/3

Leverantör 9 1 3 3/3/2

Leverantör 30 5 3 2/2/3

48

Även om typvärdet stämmer ganska bra med turlistan behöver andelen av transporterna där transporten tar längre eller kortare tid än typvärdet analyseras för att undersöka hur stabil transportören är. I Tabell 5.7 i avsnitt Transporttid, går det att se typvärde med Transportbolag 1 som transportör, men även där syns det att transporttiden kan variera från typvärdet. Till exempel har transport från Leverantör 9 har under den undersökta tiden oftast tagit 3 dagar med Transportbolag 1 men i 47,5 % av transporterna har transporttiden varit mer eller mindre än 3 dagar vilket är en ganska stor variation. Det är endast 4 av 12 leverantörer som har 0 dagar i variation annars är transporttiden mellan 13,6 % och 47,5 % av gångerna inte typvärde för transporten från leverantörerna. Varierande transporttid kan orsaka försenade eller förtidiga leveranser med dagens mätning då leverantören inte kan kontrollera denna del av kedjan och inte kan lägga in exakt rätt antal dagar för varje transporttillfälle i ordererkännandet. Den totala variationen av transporttiden som är uppmätt med Transportbolag 1 och Transportbolag 3 var 31,3 % för alla undersökta orderrader.

6.2.2 Insättning av transporttid Det sättet som införandet av extra transportdagar sker på idag, där leverantören ibland lägger in transportdagar i ordererkännandet och planerarna ibland lägger in extra transportdagar är opålitligt och orsakar fel i mätningen. Endast tre av de 34 undersökta leverantörerna hanteras och gör på det sätt som Alimak har bestämt som standard, vilket är att leverantören ska lägga in transporttiden i ordererkännandet, se Tabell 5.6. Ett fel som kan uppstå utifrån nulägesanalysen är tillfällen då både planerare och leverantör lägger till extra transportdagar vilket leder till att leveranser kan ske för tidigt. Ett annat problem som urskiljs från nulägesanalysen är att ibland lägger varken leverantören eller planeraren in någon transporttid för leveransen vilket kan leda till försenad leverans. Utifrån insamlad information från både leverantörer och planerare framgick det att i 12 fall av 34 lägger endast Alimak in transporttid, i tre fall lägger endast leverantören in transporttid, i sju fall lägger ingen in transporttid och i nio fall lägger både planerare och leverantör in transporttid, se Tabell 6.3. Utifrån nulägesanalysen har det framgått att det bästa resultatet av leverantörernas prestation blev för de leverantörer där endast Alimak lägger in transporttid, dessa fick en leveransprestation på 80,53 %. De leverantörer där både Alimak och leverantören lägger till transportdagar hade sämst leveransprestation, vilket var 66,07%. Om planerarna la in

Leverantör 10 3 3 2/2/3

Leverantör 18 Ja (Antal ej fastställt) 3 3/okänd/2

Leverantör 26 0 4 4/4/2

Leverantör 13 3 4 4/4/2

Leverantör 14 Kanske 3 2/okänd/3

Leverantör 27 5 3 3/3/2

49

transporttiden själva, skulle det som mest kunna innebära en ökning av leveransprestationen med 1,51 % (80,53 %-79,02 %)

Tabell 6.3 Förklaring av hur många fall som endast Alimak lägger in transporttid, när endast leverantörerna lägger in transporttid, där ingen av planeringarna eller leverantörerna lägger in transporttid, och där båda parter lägger in transporttid. TT står för transporttid.

Transporttid

Antal Endast Alimak lägger in TT 12 Endast Leverantör lägger in TT 3 Ingen lägger in TT 7 Båda lägger in TT 9 Ej fastställt 3

Ur Tabell 5.6 i avsnitt Transporttid kan det utläsas att transporttiden som planerarna eller leverantörerna sätter in vid de flesta tillfällen inte är samma tid som varken typvärdet utifrån den insamlade informationen i studien eller transporttiden från Transportbolag 1s turlista. Planerarna använder inte någon standardiserad lista på hur många transportdagar de ska sätta in från olika leverantörer vilket kan leda till att denna tid varierar och om någon planerare är sjuk är det otydligt för den vikarierande planeraren vilken tid som vanligtvis läggs till. Detta kan leda till variationer i leveransprecisionen från leverantörer.

6.3 Godsmottagning Godsmottagningen har som tidigare nämnts har 24 timmar på sig att hantera gods som inkommit, vilket de utifrån nulägesanalysen i avsnitt 5.1.4 Godsmottagningen gör i 84 % av gångerna. Detta betyder att de i 16 % av gångerna inte hinner bekräfta godset i Baan inom 24 timmar. Dessa 84 % av orderraderna som godsmottagningen hinner hantera inom 24 timmar påverkas i dagens mätning inte markant av godsmottagningen. Om en extra dag läggs tills på godsmottagningen, så hanteras 4 % inom denna period. Detta medför att godsmottagningen hanterar 88 % inom 48 timmar, vilket är också den tid som leverantörernas orderrader får vara sena i den interna mätningen. 16 % av orderraderna hinner inte godsmottagningen på sina 24 timmar och av dessa 16 % så kommer 76 % ändå i tid. De resterande 24 % som inte kommer i tid är 10 % tidiga och 14 % är sena.

Utifrån nulägesanalysen kan de 16 % som godsmottagningen inte hinner hantera på 24 timmar multipliceras med de 14 % av dessa som är sena för att få ut hur många av de sena orderraderna som godsmottagningen kan ha påverkat. Det blir ungefär 2,24 % (16 % x 14 %) sena orderrader som kan orsakas av godsmottagningen, dock kan förseningen även bero på andra faktorer. I denna studie och utifrån den information som samlats in i detta syfte orsakar godsmottagningen de sena inleveranserna med högst 2,24 %.

Utifrån insamlad information från vissa leverantörer angående avlämning på godsmottagningen har det i nulägesanalysen analyserats vad leveransprecisionen från leverantörerna skulle vara om mätningen genomfördes då godset ankommer till Alimak. Detta innan behandling av godset på godsmottagningen sker. Om mätningen sker när godset ankommit till Alimak skulle 16 % av orderraderna vara tidiga medan 10 % skulle vara sena.

50

Detta är en försämring av andelen tidiga med 9 % och en förbättring av andelen sena med 2 % jämfört med dagens mätmetod. Detta visar att godsmottagningen påverkar leverantörprestationen så som mätningen sker i dagsläget och godsmottagningen är ett område som leverantörerna inte kan påverka och därför inte borde mätas på. I denna mätning fick endast leverantörerna vara en dag sen, då godsmottagen antas ta 24 timmar.

Ett annat problemområde för godsmottagningen som framkommit i datainsamlingen är att det är svårt att planera resurser då de inte vet vad eller kvantiteten av det gods som kommer levereras under en dag. Utifrån nulägesanalysen syns det att planerade orderdatum inte blir jämt planerade över veckodagarna. De planeras in mer på tisdagar och fredagar än övriga dagar i veckan. Om beställning med verkligt bekräftat leveransdatum undersökts, där det ingår både planerade och bekräftade leveransdatum, visas det att det beställs mest till tisdagar, torsdagar och fredagar. Det finns både planerade och bekräftade leveransdatum på lördagar och söndagar vilket kan leda till problem då personalen på godsmottagningen inte jobbar helger och inte kan bekräfta inleveransen i Baan. I Figur 6.1 går det att se att vad som planeras och förväntas komma in under veckodagarna, samt jämför med hur många orderrader som godsmottagningen hanterar per veckodag. Där går det även se en förskjutning av arbetsbelastning och hantering.

Figur 6.1 De röda staplarna visar på vilka dagar planerarna har planerat att orderrader ska levereras. De gröna staplarna visar det verkliga planerade leveransdatumet, och de lila staplarna visar hur godsmottagningen har bekräftat in leveransen i Baan. De olika färgstaplarna är total 100 %.

Det skiljer sig mer än 10 % på hur mycket mer som planeras att komma in måndagar än tisdagar vilket visar på att det inte kommer ett jämt flöde, se Figur 6.1 ovan. Detta visar också på att det skulle underlätta för resursplaneringen på godsmottagningen om de vet ungefär vad och hur mycket som är planerat att levereras under en dag.

Enligt teoriavsnittet är leveransavisering från transportbolagen ett bra sätt som kan användas för att lättare planera för kvalitetskontroller och annan hantering på godsmottagningen. Enligt teoriavsnittet kan information angående exempelvis leveransavisering även öka

51

leveransprestationen för ett företag. Om godsmottagningen vet vad som kommer att inkomma under en dag och utifrån detta kan planera sina resurser skulle det underlätta att hinna med att hantera gods på 24 timmar. Att mer gods hanteras inom 24 timmar skulle kunna leda till att leveransprestationen med dagens mätning skulle kunna förbättras.

6.4 Kontrollrapporter Ett problemområde som ifrån nulägesanalysen kan påverka leveransprestationen utifrån hur det mäts i dagsläget är kontrollrapporterrapporter på ankommet gods. Under den undersökta perioden mellan juli 2015 och februari 2016 var leveransprestationen i snitt 73,71 % och om kontrollrapporterna inte ingick i beräkningen ökade leveransprestationen till 74,29 %. Detta ger en ökning av leveransprestationen på 0,58 %. 2.23 % av alla orderrader blev kontrollrapporter under tiden som undersökts, av dessa är 48,46% i tid och 42,67 % sena och 8,87 % tidiga. Om endast sena inleveranser beaktas kan det utskiljas att 0,95 % (2,23 % x 42,66 %) av orderraderna blir sena på grund av kontrollrapporter. Utifrån detta kan det urskiljas att kontrollrapporterna bidrar en del till sena inleveranser och bör hanteras.

6.5 Avtal Utifrån nulägesanalysen har det framgått att avtalen med leverantörerna är bristande och att det i vissa fall är otydligt vilket leveransvillkor som gäller med leverantören. Detta kan orsaka problem för mätningen av leverantörernas prestationer då det inte alltid framgår tydligt i avtalen att leverantören ska lägga in transporttiden medan det i andra står att de ska göra det. Utifrån leverantörsavtalen som finns upprättade kan det uppfattas som att det finns kunskapsbrist i leveransvillkor och dess betydelse.

6.6 Leverantörer I dagsläget har Alimak många leverantörer och många av dessa levererar inte varje månad och många leverantörer levererar mycket mellan 1-2 orderrader per månad. Detta medför många leverantörsrelationer och många avtal mellan parterna. Utifrån nulägesanalysen har det även framkommit att de leverantörerna som levererar färre orderrader även har sämre leveransprestationen, där de som levererar 1-5 orderrader, en har en leveransprestation på 64 % i tid, varav 15 % var tidiga och 21 % sena. Detta jämfört med snittet för åren 2014 till 2015 med en leveransprestation på 71,91 %.

6.7 Mätning av leveransprecision När leverantörernas prestation bedöms genom mätning av leveransprecisionen från leverantören mellan det Bekräftat leveransdatum och det Bekräftat inkommit i Baan mäts leverantörerna på faktorer som de inte kan påverka. Detta är enligt Mattsson (2010) inte ett rättvist sätt att genomföra mätning av leverantörens prestationer. Dessa områden som leverantören inte kan påverka har tagits fram utifrån insamlad data från fallföretaget och det har framkommit att det i dessa områden kan uppstå problem som inte leverantörerna ska hållas ansvarig för. De områden som leverantörerna inte har ansvar för eller kan påverka i mätningen är transporttid och hantering på godsmottagning.

52

När Alimak i dagsläget mäter sina leverantörers prestation mäter de leveransprecision, transporttid, hantering på godsmottagning och kvalitetskontroll. De försöker mäta detta genom mätning av orderrader som bekräftats som ankommet i Alimaks system på rätt datum. Det hade utifrån teori och den kvalitativa och kvantitativa datainsamlingen gått att mäta leverantörernas prestation på bättre sätt, där de mäts på vad de kan kontrollera och har ansvar över. Enligt 3.3.4 Leveransprecision används ofta måttet leveransprecision för att mäta om leverantörerna levererar i rätt tid.

Enligt Mattsson, 2012 bör leverantörer endast mätas på det som de har ansvar över. Leveransvillkoret avgör enligt Incoterms, 2010 var ansvaret så som kostnader och risk för transport, övergår ifrån leverantören till köparen. Detta ansvar berör också om det är köpare eller säljare som ska försäkra gods under transport. I dagsläget mäts alla leverantörer på samma sätt oberoende av leveransvillkor. Det har även i nulägesanalysen framgått att leveransvillkoren är otydliga i avtal och att det inte alltid är de villkor som står i avtalet som används. Eftersom Alimak får fraktstöd för transporter de betalar och därför vill ha ansvaret över transporterna bör de använda leveransvillkoret EXW eller FCA då ansvaret vid dessa villkor går över till kunden innan transport av gods. Då det utifrån observation av legotransporten har framgått att de oftast är leverantören som lastar godset på transporten bör leveransvillkoret vara FCA för att leverantören bör vara ansvarig om något inträffar under lastning av godset. Leveransvillkoret med leverantörer som levererar med andra transportbolag där transporten betalas av Alimak bör vara FCA och leverantörerna bör även i dessa fall lasta på godset på transporten.

De leverantörer som har ett D-villkor (så som DDP, DAT) och då har ansvar över godset tills det ankommit till Alimak bör mätas på när godset ankommit till Alimak. Om Alimak hade använt D-villkor med alla leverantörer skulle de få ökad kontroll och mindre administrativt arbete samt att de inte betalar några fraktkostnader. Detta hade dock bidragit till att inköpspriserna troligtvis hade ökat då leverantören står för ansvaret och kostnaden samt att Alimak inte hade erhållit något fraktstöd. Om D-villkor används mäts leveransprecisionen när transportbolaget lämnar av godset på Alimaks godsmottagning. För att detta ska vara genomförbart bör transportbolagen kunna bidra med information om upphämtning och avlämningstider. Utifrån nulägesanalysen har det framkommit att transporterna till Alimak sker med flertalet olika transportbolag där denna information inte alltid finns att tillgå på ett bra sätt. Enligt Mattsson (2012) kan EDI användas för överföring av information mellan två företag vilket kan underlätta att få tag i information som behövs för mätning av leverantörernas prestationer.

I nulägesanalysen analyserades vad som skulle ske med mätningen av leveransprecisionen om den mättes mot när godset hämtas upp av transporten, alltså med leveransvillkoret FCA. Denna analys tyder på att om mätningen sker mot när godset upphämtas så blir leveransprecisionen för de undersökta leverantörerna 72 % i tid, vilket kan jämföras med dagens mätning där 77 % av dessa leverantörers orderrader levererades i tid, se Tabell 5.11 i 5.4 Leveransvillkor. I denna nulägesanalys framgick det också att 20 % av orderraderna var tidiga om mätningen skedde mot det upphämtade datumet jämfört med 11 % tidiga med den

53

nuvarande mätningen. Det framgick också att antalet sena leveranser minskade från 11 % med nuvarande mätning till 8 % om mätningen sker mot upphämtningsdatum, vilket tyder på att godset i större utsträckning kommer tidigt men också mindre sent och därför kommer skapa mindre brist i produktionen.

Det framgår även ur Tabell 6.4 nedan att vissa leverantörer får mycket bättre leveransprecision om de mäts på upphämtningsdatumet. Exempelvis får Leverantör 21 100 % i leveransprecision med mätning mot upphämtningsdatum jämfört med 58 % i tid om med den nuvarande mätningen används. Varken Leverantör 21 eller planerarna lägger in extra transportdagar för gods från dem, se Tabell 6.4 vilket tyder på att otydligheten angående om det är leverantören eller planerarna som ska lägga in transporttiden påverkar mätningen av leverantörernas prestationer. Däremot kan spannet om vad som anses vara godkänd av leverantörerna variera. Leverantör 26 anser sitt gods i tid om det är fem dagar tidigt och två dagar sent, vilket medför att de är mer i tid om mätningen sker efter godsmottagningen. Detta för att transporten till Alimak gör att de inte blir tidiga. Varken planerarna eller Leverantör 26 lägger in transporttid. Se Tabell 6.4 nedan.

Tabell 6.4 Lista på de leverantörer som har uppsamlad information om mätpunkterna, där jämförelse sker mellan om leveransvillkoret FCA hade används istället för den nuvarande mätningen, men även en totala pålagda tiden för transportdagar från både leverantörer och planerarna.

Upphämtningsdatum Inlagda

TT Nuvarande

Leverantör/leveransstatus on time early late on time early late

Leverantör 1 63% 23% 14% 3 71% 12% 17%

Leverantör 4 44% 56% 0% 3 67% 33% 0%

Leverantör 6 83% 17% 0% 1 50% 50% 0%

Leverantör 7 64% 28% 8% 2 76% 14% 10%

Leverantör 10 94% 6% 0% 3 100% 0% 0%

Leverantör 24 50% 50% 0% - 75% 25% 0%

Leverantör 26 0% 100% 0% - 91% 0% 9%

Leverantör 13 98% 2% 0% 3 100% 0% 0%

Leverantör 9 93% 4% 4% 1 81% 0% 19%

Leverantör 20 63% 13% 25% - 50% 13% 38%

Leverantör18 80% 0% 20% - 80% 0% 20%

Leverantör 3 63% 30% 7% 4 63% 30% 7%

Leverantör 5 59% 14% 27% 2-3 73% 14% 14%

Leverantör 17 100% 0% 0% 3-5 100% 0% 0%

Leverantör 28 67% 0% 33% 3-4 83% 0% 17%

Leverantör 21 100% 0% 0% - 58% 0% 42%

Leverantör 27 100% 0% 0% 5 100% 0% 0%

72% 20% 8% 78% 11% 11%

Om denna mätning ska användas måste antalet dagar för transporten läggas till i efterhand. Det har i utifrån informationsinsamlingen framgått att flertalet av Alimaks leverantörer mäter

54

den utgående leveransprestationen från när det är klart för transport från dem. Detta gör att det blir ett mer liknande sätt att mäta leveransprecisionen mellan Alimak och deras leverantörer, vilket i Mattsson (2010) säger är viktigt för att kunna genomföra en bra mätning.

Enligt Pettersson (2012) kan leveransprecision mätas som antalet order i tid dividerat med totala antalet order. Denna mätning sker under en specifik tidsperiod. Alimak mäter antalet orderrader i tid dividerat med totala antalet orderrader under tidsperioden. Enligt Mattsson (2012) kan leveransprecision mätas på olika sätt, antal verkliga leveranser i förhållande till antal lovade leveranser under en tidsperiod och antal försenade leveranser i förhållande till totalt antal leveranser. Alimak mäter i dagsläget leveransprestationen mot det totala antalet levererade leveranser under en tidsperiod på en månad vilket enligt Mattsson (2012) är ett snävare sätt att mäta leveransprecisionen än mot antal lovade leveranser.

Både Pettersson (2012) och Mattsson (2010) påpekar att ett företag kan ha en toleransgräns där leverantören kan leverera godset ett antal dagar för tidigt eller för sent och det kan fortfarande vara godkänt. Detta har Alimak i dagsläget då orderrader som är tre dagar tidiga och två dagar sena anses vara godkända internt för att beräkna in tid för hantering på godsmottagning, medan leverantörer får vara noll dagar sena. Pettersson (2012) nämner att det ofta är för generellt att mäta leveransprecisionen med att en order som levereras på rätt vecka är godkänd. Det har utifrån informationsinsamlingen från leverantörer, se Bilaga Leverantörsintervjuer framgått att vissa leverantörer mäter sin utgående leveransprestation på detta sätt. När leveransprecision mäts kan enligt Mattsson (2010) måttet utökas med hur stor andel av leveranserna som var tidiga och hur stor andel som var sena, vilket Alimak i dagsläget gör. Mattsson (2010) förklarar att utvidgning av mätningen av leveransprecisionen även kan innebära att ange hur många dagar tidiga eller sena leveranserna var, vilket Alimak i dagsläget inte mäter.

Problem som kan uppkomma vid mätning av leveransprecision är enligt Mattsson (2010) hur restnoteringar ska hanteras. Det kan vara en delleverans som kunden efterfrågar eller som inte påverkar kunden och därför är godkända. För dessa leveranser kan kundföretaget och leverantörer komma överens över ett nytt leveransdatum, detta är hur Alimak säger att de bör göra i dagsläget. Det har i nulägesanalysen framkommit att detta inte alltid sker då planerarna inte alltid lägger en extra orderrad om en delleverans är godkänd. Hur delleveranser ska hanteras är svårt att generalisera och det är ofta bra att hantera dessa specifikt för olika fall. Det skapar dock mindre administrativt arbete att inte godkänna delleveranser och endast göra orderraderna godkända i systemet när hela leveransen ankommit.

Enligt Mattsson (2010) kan lagerservicenivå mätas på antingen ordernivå, orderradnivå eller artikelnivå vilket även kan appliceras på mätning av andra prestationsmått som exempelvis leveransprecision. Ordernivå är det hårdaste sättet att mäta då alla orderrader och artiklar måste vara levererade för att ordern ska bli godkänd. Artikelnivå är det minst strikta sättet att mäta då andelen artiklar levererade i rätt tid mäts. I dagsläget mäter Alimak sin leveransprestation på orderradnivå, detta är ett passande alternativ för att mäta leveransprecisionen då det är mindre strikt än ordernivå men hårdare än artikelnivå.

55

Leveransprestation från leverantörer kan enligt Khairur, Talib & Tan (2007) mätas med en metod som kallas DIFOT. Här mäts antalet order som inte levererats i rätt tid eller i rätt kvantitet som icke-godkända, vilket betyder att delleveranser inte är godkända. Detta är ett möjligt sätt för Alimak att mäta sin leveransprecision om de inte vill godkänna delleveranser, vilket betyder att rätt kvantitet ingår i mätningen. I de fall där delleveranser inte är godkända av Alimak sker mätningen på likadant sätt fast med antalet orderrader som är godkända dividerat med totala antalet orderrader. Enligt Mattsson (2010) kan det mätas på orderradnivå om mätningen inte ska vara lika strikt.

Den mätmetoden som används idag tillåter ingen variation mellan hur många dagar transport av gods tar och hur många dagar planerarna eller leverantören sätter in. Om antalet dagar hade varit samma antal dagar som transporten tar och planerarna eller leverantören alltid satte in rätt antal dagar på transporten samtidigt som godsmottagningen bekräftade allt inom 24 timmar så skulle dagens mätmetod ge acceptabelt resultat. Utifrån nulägesanalysen kan det utskiljas att så är inte fallet vilket gör att mätmetoden blir ett instabilt och felaktigt sätt att mäta leverantörerna på. I dagsläget hinner godsmottagningen med 84 % på 24h och transporterna varierar från typvärdet upp till 47,5 %.

6.8 Andra prestationsmått Utöver leveransprecision finns det andra mått som också mäter leverantörers prestation. I Alimaks mätning av leverantörernas prestation i dagsläget ingår mätning av kvaliteten på godset som levererats. Denna mätning kan ske separat från att leverantörer levererar i rätt tid. I dagsläget har det utifrån nulägesanalysen framkommit att all information för att genomföra en mätning av hur många kvalitetsproblem som uppstår för respektive leverantör finns tillgänglig och dokumenteras i dagsläget. Detta är ett område som leverantören kan påverka och därför kan mätas på. Här kan en mätning genomföras där andelen kontrollrapporter beräknas jämfört med hela antalet orderrader som en leverantör levererar.

Mattsson (2012) förklarar att ett sätt att mäta leverantörernas prestation är genom att mäta leveransflexibiliteten. I dagsläget, utifrån observationer och intervjuer med strategiska inköpare och planerare, framgått att Alimak mäter leveransflexibilitet på ett otydligt sätt. De gör en muntlig bedömning av leverantörernas leveransflexibilitet under leveranssäkerhetsmötet, där leverantörer som de uppfattar som flexibla och hjälpsamma inte får kontrollrapporter skickade till sig även fast de är bland de sämre i leveransprestationsmätningen under den månaden. Mattsson (2012) säger att leveransflexibilitet kan delas in i leveransflexibilitet under order och innan order och kan mätas genom att ta antalet order där förändring har blivit godkänd utan att problem uppstått med leveransen i förhållande till antalet efterfrågade orderändringar.

6.9 Mätning av transportörer och godsmottagning Mätning av transportörer samt godsmottagningen har inte varit i fokus i denna studie, dock har dessa områden berörts som en del som kan påverka resultatet av den nuvarande mätningen av leverantörernas prestationer. Det har framgått utifrån nulägesanalysen att Alimak mäter in hantering på godsmottagning och transporttiden i leveransprestationen från leverantörerna.

56

Dessa områden kan mätas även om leverantörerna endast mäts på områden de kan påverka. Transportbolagen kan mätas genom att exempelvis med hjälp av EDI få information överfört angående upphämtningsdatum och avlämningsdatum från transportbolagen och jämföra dessa. Prestationen på godsmottagningen kan även den mätas genom att jämföra antalet dagar det tar från det att transportbolaget lämnade av godset på Alimak tills det är inlevererat i Baan. Här kan kontrollrapporterna exkluderas ur mätningen. Det kan även i detta fall vara bra att ha ett fåtal antal transportörer som kan ge Alimak informationen som behövs för denna mätning.

57

7 Slutsatser och rekommendationer

Nedan beskrivs vad studien har kommit fram till, samt vilka rekommendationer som har utformats. Rekommendationerna har delats upp i olika alternativ där för- och nackdelar beskrivs. Detta för att ge Alimak bra underlag för val av framtida hanteringssätt av leveransprestationen.

7.1 Slutsatser Syftet med forskningsfråga 1 är att undersöka på vilket sätt Alimak mäter leveransprestationer idag. Alimaks mätning av leveransprestationer sker på orderradnivå och mäts på de inkomna orderraderna månadsvis. Tre dagar tidigare och två dagar senare än det verkliga planerade leveransdatumet anses vara i tid enligt den interna mätningen, detta för att godsmottagningen ska få tid att hantera gods som inkommit. Alimak kommunicerar till leverantörer att de får vara noll dagar sena. Leveransprestationen mäts mellan det verkliga bekräftade leveransdatumet och det datum som orderraden blir inregistrerade som inkomna i Baan, och det är efter hantering på godsmottagning och kvalitetskontroll. Mätningen sker oberoende av leveransvillkor.

Forskningsfråga 2 har syfte att utreda var i det ingående leveransflödet problem kan uppstå. Här har problemorsaker identifierats som besvarar denna fråga. Orsaker till sena leveranser kommer från flera olika källor. Vissa av dessa problemområden har kunnat mätas med kvantitativa mått på hur stor del de har påverkat leveransprestationen medan det på andra områden endast har genomförts en kvalitativ uppskattning. Vad som har framkommit och som även besvarar forskningsfråga 2 är:

o Ojämn fördelning av planerade leveransdatum under veckodagarna. o Inköpsorder beställs inte enligt den uppsatta ledtiden. o Orderrader har inte alltid ett bekräftat leveransdatum. o Hantering av delleveranser fungerar inte enligt rutin. o Otydlig inläggning av transporttid. o Otydliga och bristande avtal mellan Alimak och leverantörer.

o Leveransvillkor är inte alltid fastställt samt att Incoterms inte alltid används. o Inte uppdaterade leverantörsavtal.

o Transporttiden från leverantörer varierar. o Ingen kvantitativ uppföljning av prestation på godsmottagning eller av transportörer. o Leverantörer som levererar färre orderrader har även sämre leveransprestation. o Ju längre ledtid hos leverantörer desto sämre leveransprestation. o Hanteringstid på godsmottagning.

Utifrån studien har det framkommit att leverantörernas leveransprecision är 6 % lägre än vad Alimaks leveransprestation mäter, men 9 % mer tidiga. Om planerarna hade lagt in bekräftat leveransdatum hade leveransprestation kunna öka med 0,2 % och om planerarna hanterade inläggningen av transporttiden skulle leveransprestationen kunna öka med 1,51 %. Av alla orders som godsmottagningen hanterar är 2,24 % mer än 24h sena. Kontrollsrapporterna

58

påverkar leveransprestationen med 0,95 %. Transporttidens inverkan kan inte mätas på hur stor påverkan de har på leveransprestationen, men 31,3 % av de undersöka transporterna var inte som typvärdet och kan därmed ha påverkat leveransprestationen.

Utifrån Forskningsfråga 3, där mätningsmetoden skulle granskas så har det framkommit att det kan uppstå problem på flertalet olika områden när leverantörers prestation ska mätas. De problem som har hittas i denna studie är:

o Leveransprestationsmätningen delar inte upp de ingående måtten leveransprecision, kvalitet och flexibilitet.

o Leverantörer mäts på delar som de inte kan eller vill ansvara för så som transporttid, tid för godsmottagning samt kontrollrapporters handläggningstid. Leverantören kan styra över kvalitetsproblem men inte hur länge det tar för Alimak att hantera problemet och därför borde detta inte ingå i leveransprestationsmätningen på så sätt att det mäts på om godset kommit i tid. Kvalitetsproblem bör istället vara en egen del i mätningen av leveransprestationen.

Utifrån leveransprecisionen så bör leverantörerna mätas efter sitt leveransvillkor, godsmottagningen ska mätas efter sitt prestationsmått att hantera gods inom 24h, och kvalitetskontrollerna ska ske inom godsmottagningens ansvar. Att mäta på det nuvarande sättet ställer höga krav på alla ingående delar, där lite till ingen variation är det enda sättet att få fram ett trovärdigt resultat.

Utifrån analysen så har det kommit fram att dagens mätmetod inte är rättvis mot leverantörerna på ett flertal sätt. Idag mäts leverantörer på faktorer som de inte kan ansvara för. Sedan mäts inte leverantörerna på leveransprecision, utan på leveransprestation där leveransprecisionen är inräknad tillsammans med hanteringstid på godsmottagningen och kvalitetskontroll. Leveransprestation är ett bra mått att mäta efter, om det används på ett mer effektivt sätt. Kvalitet, leveransprecision och flexibilitet är något som tas i beaktning redan idag, men de är inte separerade i mätningen. Dessa delar borde Alimak fortsätta att mäta men separat. Delleveranser är problem idag, och skulle även kunna användas som ett prestationsmått. Leveransprestation enligt Formel 7.1 nedan.

𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 = 𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐷𝐷𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐾𝐾𝐿𝐿𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 (7.1)

Leveransprecisionen borde mätas på det som leverantören har ansvar och kontroll över, och ska fortsätta att mätas på orderradnivå. Flexibiliteten skulle kunna noteras med hjälp av ett gemensamt Excel-dokument där antal godkända ändringar jämförs med antal ändringar som har önskats, och detta skulle sättas som ett procentmått i det totala måttet. Kvalitet skulle kunna mätas som andelen kontrollrapporter av totala antalet orderrader eller antal kontrollrapporter per leverantör. Delleveranser skulle kunna mätas som andel delleveranser av de totala orderraderna per leverantör.

7.2 Rekommendationer Utifrån Alimaks situation och slutsatserna har kortsiktiga och långsiktiga rekommendationer utformas. De kortsiktiga rekommendationerna anses borde påbörjas snarast, medan de

59

långsiktiga är något Alimak borde jobba successivt med att implementera. De korsiktliga presenteras nedan utan prioriteringsordning.

• Alltid använda mallen på leverantörsavtal som Alimak tagit fram. o Använda aktuella Incoterms 2010. o Uppdatera och upprätta leveransvillkor i redan befintliga avtal.

• Planerarna ska ha ett gemensamt arbetssätt. o Planerarna lägger in all transporttid. o Säkerställa att bekräftat leveransdatum skrivs in i Baan. o Delleveranser hanteras på ett standardiserat sätt.

• Få leveransaviseringar från transportörer och legotransport av gods som är på väg in. • Alimak kan minska antalet transportbolag de använder och ha som kriterium när de

upphandlar frakt att transportbolaget ska kunna föra över information angående upphämtning och avlämning av gods via EDI.

• Alimak bör klargöra vad de menar med begreppet leveranssäkerhet då det i dagsläget känns otydligt och detta skulle bidra till förtydligande av vad som mäts.

• Skapa en standardlista med transporttider från transportörerna. • Alimak bör hantera sena och tidiga leveranser på så sätt att de ger leverantörer

incitament att leverera i tid.

Rekommendationen är att de leverantörer där leveransvillkoret är EXW eller FCA inte ska lägga till några transportdagar i ordererkännandet då detta enligt analys av insamlad data från leverantörer blir komplicerat och otydligt för både leverantörer och planerare. Istället ska planerarna lägga in transportdagar för dessa leverantörer utifrån en lista där antalet transportdagar står som erhållits av transportbolagen. Dessa transportdagar ska kortsiktigt finnas på en lista som planerarna har tillgång till. Längre fram ska transportdagarna finnas i affärssystemet för att planerarna lätt ska kunna se hur många dagar transporttid transportbolaget behöver från respektive leverantör till Alimak. Detta för att även underlätta vid frånvaro då en planerare behöver beställa från en leverantör de inte vanligtvis beställer ifrån. Om detta standardiserade sätt införs visas det utifrån analysen att risken för att order blir sena på grund av transportdagar minskar. Det bör även läggas upp ett systematiskt arbetssätt för hur delleveranser och restnoteringar ska hanteras av planerarna, om alla gör på samma sätt blir mätningen mer pålitlig.

Planerarna borde ha en workshop för att sätta ihop ett gemensamt arbetssätt. Där de går igenom hur de ska hantera delleveranser och hur de kan säkerställa att bekräftat leveransdatum blir inskrivet i Baan. I workshopen bör de tillsammans med fler anställda från andra avdelningar diskutera vilka kvantitativa mått som skulle kunna vara användbara att värdera leverantörerna med.

De långsiktiga rekommendationerna som ska påbörjas efter de kortsiktiga lösningarna utförts bör ske i samband med det nya affärssystemet. Där huvudrekommendationen är att göra om mätningen som de har i dagsläget. Den nya mätningen separerar leveransprecision, flexibilitet

60

och kvalitet och mäter dessa separat, så att de olika delarna blir synliga, men även som totalt mått för leveransprestation. Den nya mätningen som rekommenderas syns i Formel 7.1.

𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 = 𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐷𝐷𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐾𝐾𝐿𝐿𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 (7.1)

Alimak borde börja mäta leveransprecision från leverantörer med utgångspunkt från leveransvillkoren. För att detta ska kunna genomföras måste alla leverantörer kontaktas för att klargöra vilka leveransvillkor som gäller i dagsläget och för att ändra leveransvillkor i de fall där detta krävs, samt uppdatera leveransavtalen. Leveransvillkoren måste bestämmas på ett standardiserat sätt och utifrån olika kriterium. Rekommendationen är måttet som visas i Formel 7.1 ovan.

Leveransprecisionen skulle mätas utifrån leveransvillkor, och helst skulle leverantörerna ha FCA, då mäts leverantören även på att anordna transporten så att godset åker iväg. Denna information går att få tag på från Transportbolag 1 (Transportbolag 1, Personlig kommunikation, 2016-05-06).

För att ha koll på både kostnaderna och på leveransprecisionen rekommenderas det att all transport ska ske via fåtal transportörer, från vilka informationen om leveransprecision går att få tag på. Leveranser med legotransporten bör ha leveransvillkoret FCA, då de oftast lastar godset själva. Där skulle det kunna vara ett alternativ att använda elektronisk scanning av upphämtade orderrader, för att mäta leveransprecisionen. Ett alternativ är att använda en mobilapplikation så som ScanApp. Integration med Baan eller det nya affärssystemet har inte undersökts och kostnaden har inte varit möjlig att undersöka.

Flexibiliteten skulle kunna mätas på det sätt att andel godkända efterfrågade ändringar av de totala förfrågningarna som leverantören kan ordna åt Alimak. Detta medför att leverantörerna även mäts på hur duktiga de är på att möta förändringar i Alimaks produktion, även om det kanske medför att de blir lite sena med den beställda leveransen.

Kvalitet skulle kunna mätas på andel orderrader som blivit kontrollrapporter av det totala antalet orderrader. Denna information går att erhålla genom ledningssystemet. Detta medför att även om en leverantör har bra leveransprecision kan de få påbackning endast på kvalitén då de även mäts på andel kvalitetsfel. Denna andel ska subtraheras från 100 %, då det är det mått som ska eftersträvas.

Om Alimaks egna legotransport hämtar godset bör leveransvillkoret vara FCA då ansvaret och kostnaden för transport av godset övergår från leverantör till Alimak då leverantören lastar på godset på transporten. Detta på grund av att legotransportören inte har möjlighet att lasta godset själv. FCA bör även användas som leveransvillkor i de situationer där Alimak anlitar en extern speditör för transport av gods då det i dessa fall passar bättre att leverantören lastar gods, då de har utrustning för att utföra arbetet och bör därför även har ansvar för den delen. I vissa fall där Alimak endast beställer mindre volym så kan EXW var ett alternativ då inte transportören behöver assistans för pålastning.

61

Om leveransvillkoret är EXW så bör leverantören mätas från det bekräftade leveransdatumet till godset är färdigt hos leverantören. Om leveransvillkoret FCA används så bör leverantören mätas från när fraktbolaget har hämtat upp godset hos leverantören. För leverantörer där DDP används bör leveransprecisionen mätas då godset är på Alimak.

62

8 Diskussion I diskussionsavsnittet kommer kommentarer om arbetet att nämnas så som områden som har tagits upp men inte har tillräckligt med belägg för att rekommenderas. Här kommer även svårigheter under studien och felkällor att hanteras. Diskussionen avslutas med vilka framtida studier som rekommenderas att undersöka vidare.

8.1 Problemområden 8.1.1 Delleveranser Då delleveranser inte är önskvärt i dagsläget bör även dessa vara med i mätning av leveransprestationen, för att försöka minimera dessa. Godkända och icke godkända delleveranser tar tid från godsmottagningen och planeringen som skulle kunna läggas på annat. Att sätta ett mått på dessa skulle kunna bidra till att synliggöra problematiken till leverantören och eventuellt även minska antalet. Detta medför att delleveranser måste hanteras på samma sätt för alla planerarna, och att de kommer på ett gemensamt sätt för hur dessa ska hanteras och mätas. Se Formel 8.1 för ändring av leveransprestationsmåttet.

𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 = 𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐷𝐷𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝐾𝐾𝐿𝐿𝐿𝐿𝐹𝐹𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫𝑫 (8.1)

Rekommendationen är att varje gång en delleverans sker ska en ny orderrad skrivas exempelvis (21). Om delleveransen är okej ska leveransdatumet ändras till det nya på denna orderrad men om den inte är godkänd så ska leveransdatumet inte ändras men då kommer den del av leveransen som kommer i tid att vara accepterad i mätningen.

8.1.2 Ej godkända leveranser Att sätta in lagerhållningskostnader för order som anländer visst antal dagar för tidigt, och sätta en förseningsavgift för visst antal dagar för sent, skulle ge leverantörerna ett incitament att leverera inom tidsspannet som är angivet. All statistik finns att tillgå för att kunna genomföra en sådan förändring, däremot kräver det att Alimak själva har koll på sin egen mätning för att verka trovärdiga vid fodringar. Detta skulle även kräva mer administrativt arbete av Alimak då fakturor måste skickas ut manuellt. En lösning som kan vara mer lättadministrerad är att skriva med i avtalet med leverantörer att det kommer genomföras en årsvis avräkning på alla för tidiga leveranser mot en överenskommen schablonlagerhållningskostnad.

8.1.3 Antal leverantörer Antalet leverantörer som Alimak använder har undersökts då det kom fram under förstudien att det eventuellt var ett problem. Det stora antalet leverantörer kan anses påverka leveransprestationen. De antal leverantörer som Alimak idag har skulle kunna sägas vara för många, då de har stort antal leverantörer som inte levererar varje månad. Detta skulle även kunna härledas till att de har många singel-orderrader som beställs per månad och leverantör. Sen har det även kommit fram att de som levererar mellan 1-5 orderrader per månad även har en sämre leveransprestation.

63

8.2 Svårigheter under studien Det uppkom svårigheter att hitta information om mätning av ingående leveransprestation och hur dessa kan mätas på ordernivå, orderrad eller artikelnivå. Teorin inom detta område har därför handlat mycket om utgående logistik som sedan har tolkats hur det kan användas för den ingående logistiken.

Det har varit svårt att samla information till mätpunkterna i denna studie, då Alimak inte själva har haft tillgång till all information. Detta har gjort att informationsinsamlingen har varit tidskrävande, då informationen har kommit från leverantörer och transportbolag. All information har sedan sammanförts vilket har medfört att all data som har samlats inte har varit trovärdig. I vissa fall har information sagt att gods som har lämnats på Alimak kommit flera dagar efter den har inlevererats in i Baan. Denna typ av information kan självklart inte vara med i studien, men det visar även att all den andra informationen inte heller är helt korrekt.

8.3 Problem med rekommendationerna Antalet leverantörer kommer att komplicera mätningen samt att det kommer att ta lång tid att höra av sig till alla leverantörer och ändra om leveransvillkor. Om en kontinuerlig leverantörsvärdering införs kommer det även krävas mycket tid från inköpare/planerare. Därför borde en fortsatt studie vara att undersöka hur Alimak kan minska antalet leverantörer och till vilka. För att genomföra rekommendationerna krävs det mycket arbete och kontakt med leverantören då Alimak har ca 380 stycken, vilket är mycket och tidskrävande jobb från inköparna. Detta kan vara en indikator på att antalet leverantörer borde minskas.

8.4 Generalisering Slutsatsen för forskningsfrågorna är delad. Forskningsfråga 1 kan med stor sannolikhet ha liknelser med andra företag och organisationer, men det är inget som har undersökts i denna studie. Forskningsfråga 2 skulle kunna sägas är ganska generell i sin slutsats, men snarare är upplägget för att hitta problemområdena mer generella. Det sätt vi har undersökt problemområdena på skulle säkerligen kunna appliceras på andra företag för att hitta problem med variation i leveransprestationen. Forskningsfråga 3 är generell i sin slutsats, då denna mätning skulle kunna användas av företag och organisationer som köper in produkter och varor. Måttet som tagits fram separerar olika delar även leveransprestationen och därmed identifierar inverkan av respektive del för sig.

8.5 Felkällor I studien har endast analys av en transportör utförts och det är Transportbolag 1, detta för att det var det enda transportbolag som användes av tillräckligt många av de undersökta leverantörerna för att kunna vara analysunderlag. Transportbolag 3 används endast av en av studiens leverantörer vilket inte är underlag nog för att kunna dra slutsatser angående dem. Att Alimak använder ett flertal olika transportbolag och studien främst har undersökt en kan bidra till osäkerhet angående om resultatet kan generaliseras över transporterna som helhet.

64

Det finns felkällor från leverantörer, transportörer och även i informationen från Alimaks egna system, då mycket av informationen förts in manuellt, vilket även medför en stor osäkerhetsfaktor. Informationen som har blivit framtagen har matchats ihop, och kan har medfört att fel orderrader och andra mätpunkter inte har blivit korrekta. Detta medför att arbetet inte kan anses som väldigt pålitligt, men det kan anses som en hänvisning om sanningen. All kvantitativ information har bearbetats i Excel, vilket kan bidra med en felkälla. Excel har buggar i sig vilket medför att informationen ibland inte blir korrekt, så som att rader flyttar sig vid formatering.

Studiens information kommer från 24 till 34 leverantörer, som har bidragit med olika typer av information som har varit till stöd till studien. 34 leverantörer kan anses som en liten del av 380 leverantörer. Däremot gjordes en utsållning av dessa 380 leverantörer och utifrån denna kontaktades 84 leverantörer som hade en informationsmängd som kunde anses som relevant, det vill säga har levererat under oktober 2015 till januari 2016 med helst två orderrader per månad. Utifrån de kontaktade leverantörerna så har information till mätpunkterna från 28,6 % av dessa 84 och information från 40,5 %.

8.6 Validitet och reliabilitet Studiens trovärdighet utifrån de olika felkällorna kan anses vara ganska låg. Datainsamlingen har skett från olika källor och har inte kunnat säkerställas att de är korrekta. Studien har endast används sig av insamlad information från fyra månader, och informationen från Baan har endast 6 månader används på grund av att hantering av fler månader inte fungerade utifrån datakapacitet.

Om studien skulle anses som trovärdig hade den behövt ha en triangulering av datainsamlingen och ha pågått under en längre period. Denna studie kan endast ge en hänvisning om var problemområden kan finnas. Datainsamlingen som har skett från leverantörer går att ifrågasätta, då det skulle kunna vara de leverantörer som besvarat frågorna och kunnat ge information om mätpunkterna som är de som har bättre leveransprestation och har en bättre relation med Alimak.

8.7 Avgränsningar Det är endast leveransprestationen för inkommande gods från externa leverantörer som har undersökts då det i dagsläget endast är dessa som leveransprestationen mäts på. Gods som är egentillverkat men som skickats på behandling ingår inte i studien, då detta påverkas mycket av den interna produktionen på Alimak och skulle gjort studien för omfattad med hänsyn till den tid projektet har pågått. En annan avgränsning som genomförts är av prognoser då Alimak har tagit in en konsult som har påbörjat en förstudie angående detta område.

Studien har i datainsamlingen från leverantörer endast hanterat leveransprestationen från leverantörer i Sverige då historisk information från leverantörer ifrån andra länder var bristfällig och det var för tidskrävande att smala in ny primärdata från dessa leverantörer.

65

8.8 Framtida studier Under arbetet med studien har olika problem framkommit som inte varit inom ramarna för studien, eller inte varit aktuella för fördjupning. Punkterna nedan har varit upp för diskussion i olika forum och berör därför olika områden inom Alimak. Några av dessa punkter skulle vara bra för förbättringsarbete i form av examensarbete, och andra skulle kunna vara förbättringsarbete för olika avdelningar.

• Undersöka leveransbedömningen från utländska leverantörer. • Arbete om kommunikationsöverföring och kunskapsöverföring när någon slutar eller

är sjuk så att allt sker på ett standardiserat sätt för att minska risk för fel. • Leverantörsbedömning där alla leverantörer undersöks i syfte att minska antalet

leverantörer. • Kostnadsanalys om olika transportmöjligheter det finns för inkommande och utgående

gods. Att undersöka de olika alternativen för transport, så som 3PL eller 4PL, eller genom att hantera alla inrikes transporter in-house eller från en viss ort, så som Göteborg. Undersöka kostnaden att ändra alla leveransvillkor till så kallade D-villkor där fraktstödet skulle försvinna då leverantörerna betalar frakten. Kostnaden om Alimak skulle fungera som transportförmedlare åt sina egna transporter bör också undersökas.

• Uppdatera rutiner kring kvalitetskontroller på godsmottagningen, så att alla inte kontrolleras utifrån samma mall oberoende hur väl leverantören presterar.

• Undersöka vad målet för leveransprestationen borde vara utifrån kostnadsanalys. • Uppdatera avtal eller skapa aktuella avtal för leverantörer. • Undersöka totala kostnaden att importera från Kina jämfört med att köpa inrikes, och

då med hänsyn på lagerkostnader, prognoser, ledtid, påverkan på produktion och annat.

• Undersöka vilken leveransprestation som är mest kostnadseffektiv, med hänsyn till lagerkostnader med flera. Istället för att ha ett uppsatt på 95 % utan veta varför.

• Undersöka om att gå två skift ger bättre resultat än på ett skift (efter mätning påbörjat av godsmottagningens 24h).

66

9 Referenser Alimak.com/sv Landmärken Hämtad: 2016-02-03 http://www.affecto.se/Kunskapsbank/Inkopschef-Inkopsanalys/ Vi förstår inköpsanalys och supply chain analytics Hämtad: 2016-05-04 http://www.affecto.se/Kunskapsbank/Inkopschef-Inkopsanalys/ Peter Lindegren, Chief Purchasing Officer, Leverantörsvärdering, hämtad:2016-05-04 http://inipedia.se/leverantorsrelationer/leverantorsvardering/ Aronsson, H., Andersson, P., & Storhagen N.G, (1988) Materialadministrativa mått och mätmetoder : förutsättningar och metoder för att mäta MA-effektivitet, Studentlitteratur, Lund, ISBN: 9144459416 Axsäter, S. (1991) Inventory Control, Springer International Publishing AG ISBN: 9780387333311 Bhattacharyya, K., & Guiffrida, A. L. (2014). An optimization framework for improving suppler delivery performance. Applied Mathematical Modelling, 393771-3783. Doi:10.1016/j.amp.2014.12.004 Centerscm.org Outbound vs inbound logistics , Publicerad av CenterSCM 21 april 2016, http://www.centerscm.org/outbound-vs-inbound-logistics/ hämtad den 21 april 2016 Černá, L., & Buková, B. (2016). Supplier Evaluation Methodology in the Logistics Company. Procedia Engineering,134(TRANSBALTICA 2015: PROCEEDINGS OF THE 9th INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE. May 7-8, 2015. Vilnius Gediminas Technical University, Vilnius, Lithuania.), 377-385. doi:10.1016/j.proeng.2016.01.023 Cyklos.se Kunskapsbank Hämtad 2016-05-19 Fredholm, P, (2013) Logistik & IT- för effektivare varuflöden, Studentlitteratur Lund ,ISBN: 978-91-44-07698-0 International Chamber of Commerce. (2010).Incoterms 2010: ICC rules for the use of domestic and international trade terms. ICC Palvelu, ISBN:9789529815388 Inipedia.se , Leverantörsvärdering Peter Lindegren, Chief Purchasing Officer, http://inipedia.se/leverantorsrelationer/leverantorsvardering/ , hämtad:2016-05-04 Khairur Rijal, J., Talib, A., & Tan, C. H. (2007). An improvement to the performance measurement system of the logistics operation. Journal –The Institution of Engineers, Malaysia. Vol. 66 No. 2. Mattson, S-A. (2003) Vilket är viktigast – Korta eller säkra leveranstider? Bättre Produktivitet, nr 5, s.5. Mattsson, S. (2012) Logistik i försörjningskedjor, (Uppl 2:1) Lund: Studentlitteratur. ISBN:9789144079653 Mattsson, S-A., & Jonsson, P. (2003) Produktionslogistik, Studentlitteratur, Lund ISBN: 91-44-02899-7; 978-91-44-02899-6 (4. tr., 2008). Matteboken.se http://www.matteboken.se/lektioner/matte-1/sannolikhet-och-statistik/medelvarde-median-typvarde-och-variationsbredd, hämtad den 19 april 2016.

67

Oskarsson, B., Ekdahl, B. & Aronsson, H.( 2013) Modern logistik - för ökad lönsamhet, Uppl 4, Liber, ISBN:9789147111268 Pettersson, A. (2012). Mätning av effektivitet i en försörjningskedja. Bättre produktivitet: tidning för PLAN och regionala produktivitetsföreningar: med plan-nytt. Pettersson, A.,& Segerstedt, A. (2011) Performance measurements in supply chains within Swedish industry. Int. J. Logistics Systems and Management, Vol. 9, No. 1. Rodrigo Duarte, S., & Nádia Kassouf, P. (2015). Relationship with supplier from the perspective o fintegrated logistics: the example of a Brazilian company from the sugarcane sector. Business Management Dynamics, 5(4), 1-9. Saunders, M., Lewis, P., Thornhill, A. (2016) Research methods for business students. Uppl 7. Harlow; New York: Pearson Segerstedt, A. (2008) Logistik med fokus på Material- och Produktionsstyrning, (Uppl 1:1) Malmö: Liber AB, ISBN:9789147089000 Smallbusiness.chron.com What Is Inbound Logistics & Manufacturing Publicerad av by Neil Kokemuller den 20 april 2016. http://smallbusiness.chron.com/inbound-logistics-manufacturing-14398.html? hämtad: den 2016-04-20 Trent, R.J. & Monczka, R.M. (1998), Purchasing and supply management trends and charges throughout the 1990s, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol. 34 No. 4, pp. 2-11. Van Weele, A, (2012) Inköp och supply chain management : analys, strategi, planering och praktik, Uppl 1, Studentlitteratur Lund, ISBN:9789144074276 Westerlund, L, (1998) Alimak-the first 50 years, Informationsförlaget, ISBN 97-7736-433.3 Yin, R.K. (2003) , Case Study Research: Design and Method (3rd edn). London: Sage.

68

10 Bilagor Bilaga Fraktstöd Fel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga Transporttider Fel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga Leverantörsintervjuer Fel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga Leveransvillkor Fel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga Upplägg datainsamling Fel! Bokmärket är inte definierat.