ORGANISER ET REUSSIR SON WEBINAR : MODE D'EMPLOI

Webinar Team

Marie Allex - JB Jacquier - Fabien Troivaux - Florence Pellé - Aurore Jamet

Cécile Creusot - Solène Dantan - Manuel Régnier - Habiba El Mandili

LP COMEN 2014/2015 - IUT Information et Communication de Dijon

● Choisir son sujet ◙ Un thème et un titre accrocheurs

● Sélectionner des intervenants spécialisés ◙ Présentation du projet

◙ Brief de la thématique

◙ Validation des sujets abordés

● Se fixer des objectifs sur le : ◙ Nombre d'inscrits

◙ Nombre de participants

● Choisir le jour, l'horaire et le lieu en fonction

de sa cible ◙ Meilleures journées : mardi, mercredi et jeudi.

Jeudi étant le jour idéal.

◙ Meilleurs horaires : 13h ou 14h ou 17h.

◙ Lieu : une pièce lumineuse ni trop grande ni trop

petite pour éviter les échos, les interférences, les

bruits, les passages...

Fallait y penser ! Selon sa cible et sa thématique : faire une veille sur la programmation des événements

prévus sur la même période, tenir compte du choix de l'horaire pour permettre aux

établissements scolaires de participer au webinar, éviter les périodes d'examens et les

heures de bureau…

● Constituer l'équipe et répartir les tâches

◙ Pôle communication : recherche de partenariats, relations presse, promotion

◙ Pôle technique : choix de la plateforme, gestion du matériel et configuration système

● Faire un choix technique

◙ Définir son budget

◙ Choisir le logiciel (GotoWebinar, Webikeo, etc.)

◙ Choisir un matériel de qualité : webcam, micro,

ordinateur, accès internet

Fallait y penser !

Il est possible de réaliser des webinar sans payer le logiciel.

Ne pas négliger le débit (plus le débit est puissant et plus l’image et le son seront fluides).

Ne pas négliger l’arrière plan.

Avoir un support de présentation (PowerPoint, prezee, etc.) pour une présentation plus

dynamique au public.

● Rédiger l'e-mail de remerciement et de

confirmation de l'inscription

● Envoyer des e-mails de rappel aux inscrits

● Réaliser et mettre en ligne un sondage

Le sondage est destiné à recueillir les questions des internautes (travail en amont - environ 1 mois)

● Élaborer et mettre en ligne un tutoriel

Il est destiné à faciliter la démarche d'inscription des participants

● Réaliser des tests

◙ Tester le sondage auprès de l’équipe

◙ Collecter les réponses (trier en fonction des critères choisis à l’avance)

◙ Possibilité de faire un sondage de satisfaction après le webinar

◙ Tester le webinar en temps réel dans une salle à part afin de prévenir les animateurs de leur horaire de passage (changement éventuel…)

● Faire la promotion du Webinar via :◙ Une home page dédiée au webinar ou un blog

◙ Un communiqué de presse

◙ Les réseaux sociaux

◙ Les intervenants via leurs réseaux sociaux, leurs blogs, leurs sites webs...

◙ La presse locale, régionale, nationale et spécialisée

◙ Les blogs spécialisés

● Constituer une équipe de : ◙ Techniciens pour gérer le jour J le déroulement du webinar et les

dysfonctionnements éventuels (son, vidéo...)

◙ Communicants pour faire le buzz sur les réseaux et médias sociaux pendant le déroulement du webinar

◙ Assistants pour gérer les heures de passages des animateurs, collecter les questions des participants et les transmettre aux animateurs

● Réaliser un teaser vidéo

◙ Miser sur un teaser court (moins de 3 minutes) avec les animateurs

● Penser à la retranscription écrite du webinar

● Sauvegarder la vidéo juste après (vidéo et podcast) ◙ Vidéo à intégrer sur la home page ou le blog dédié au webinar, le site

web ou le blog des partenaires

• Envoyer un mail de remerciements aux animateurs ◙ Les tenir informés des événements post-webinar (questions des internautes,

visibilité etc.)

• Répondre aux questions des participants via :

◙ La home page ou le blog dédié au webinar (articles,

interviews etc.)

◙ Les réseaux et médias sociaux...

• Prévoir un verre de l’amitié à la clôture du webinar