Les Gardettes Molières Cavaillac 30120 Le Vigan · 28 août 2013 3 Xéo Xéo est un ERP pour les...
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Nom : While Informatique
Adresse : Les Gardettes
Molières Cavaillac
30120 Le Vigan
Téléphone : 04 67 81 63 95
Télécopie : 04 67 81 63 96
Courier électronique : [email protected]
Site Web : www.whileinfo.fr
Forme juridique : SARL
Capital : 70 000 €
Date de création : Octobre 1996
Créateur et Gérant : Pascal Doret : [email protected]
While Informatique développe depuis 20 ans des logiciels de gestion. Au fil des années, profitant de son
expérience, elle a construit une gamme de progiciels cohérente et complète, dont le logiciel central, Xéo, est un
ERP pour PME. Cette gamme qui vous est présentée dans les pages suivantes par quelques copies d’écran.
La société effectue par ailleurs des développements spécifiques pour des clients ayant des besoins ou des
activités très particulières.
Nous avons des compétences spécifiques en mobilité, domaine dans lequel nous développons depuis
1998. Développement pour les forces de vente, préparation de commande, réceptions, inventaires sont des
domaines où While Informatique intervient, en s’interfaçant si nécessaire avec des logiciels tiers : ApiSoft,
Sage, Divalto, X3, etc.
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Les produits
La gamme des produits de While Informatique est construite de façon cohérente afin de couvrir l’ensemble des
besoins d’une PME. Tous sont conçus pour fonctionner ensemble, avec le minimum de manipulation. Le
schéma ci-dessous résume les principales connexions :
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Xéo
Xéo est un ERP pour les petites entreprises. C’est le produit de base de la gamme. La base de données est
installée sur un serveur, les postes clients utilisent Xéo. Il gère l’ensemble des fonctions de l’entreprise, parmi
lesquelles :
Ventes
La chaîne des ventes comprend les devis, commandes, bon de livraison et factures. Des fonctions simples et
puissantes permettent le transfert total ou partiel, le regroupement entre les différents types de documents.
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Achats
La chaîne des achats comprend les demandes de prix, commandes fournisseurs, réception de marchandise et
factures fournisseurs. Des fonctions simples et puissantes permettent le transfert total ou partiel, le
regroupement entre les différents types de documents.
Fabrication
Ce module gère la fabrication des produits déclarés « A fabriquer ». Les ordres de fabrication sont imprimés,
puis la fabrication saisie.
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WMS (gestion d’entrepôt)
Xéo WMS1 a pour but d’optimiser la productivité de l’entrepôt. La connaissance exacte du stock, de
l’emplacement de chaque produit, de chaque palette, des emplacements libres, évite les erreurs, diminue les
déplacements et améliore la préparation des commandes.
Ce module de Xéo est articulé autour de sept fonctions principales : définitions et paramétrages, la réception
des marchandises, le stockage, le réapprovisionnement du picking, la préparation de commandes, l’expédition,
statistiques.
Un fonctionnement en vocal est prévu dans l’avenir.
1 Xéo WMS sera disponible au 1
er semestre 2010
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GDD (Gestion de documents)
Le GDD regroupe dans la base de données tous les documents bureautiques de l’entreprise. Ces documents
sont classés par clients, fournisseurs, employés, ou dans des dossiers libres. Des droits peuvent y être affectés
afin de préserver la confidentialité.
Ces documents étant dans la base, ils sont accessibles par tous les postes clients, sans aucun paramétrage
(partage réseau).
A chaque modification, l’historique est conservé avec possibilité de retour en arrière.
Une puissante fonction de recherche texte intégral liée à une gestion de mots clé permet de retrouver en
quelques dixièmes de seconde les documents.
Une fine gestion des autorisations permet de préserver la confidentialité des documents.
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GDM (Gestion de messagerie)
Le module de messagerie centralise l’ensemble des messages envoyés et reçus par l’entreprise dans la base de
données. Les messages sont affectés automatiquement aux différents clients, fournisseurs ou employés. Ils
peuvent êtres affectés à plusieurs en même temps. Une gestion des droits permet de préserver la
confidentialité de certains messages.
La gestion des modèles permet d’automatiser l’envoi de message pour les tâches les plus courantes.
Ci-dessu, exemple d’envoi d’un devis par email, entièrement automatique avec un modèle…
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Suivi clients
Suivi des interventions clients. Affectation d’une adresse email à cette fonction. Les messages reçus
déclenchent les interventions.
Le suivi des tâches est possible pour chaque utilisateur.
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Caisse enregistreuse
Module destiné aux magasins utilisant des caisses enregistreuses. Gestion des périphériques de caisses et des
TPE.
Gestion évoluée des promotions (par exemple 2 pantalons achetés, un troisième gratuit).
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Comptabilité
Module complet de comptabilité avec analytique et budgétaire. Création automatique des comptes clients et
fournisseurs, transfert simplifié des factures, accès direct au compte d’un client ou fournisseur depuis sa fiche,
etc.
La comptabilité est complétée par les fonctions de prélèvements, virements, immobilisations, relances.
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p-Xéo
Logiciel fonctionnant sur appareils de type
PSION, PIDION, SYMBOL, sous Windows
Mobile, utilisé pour les inventaires, les
missions de caristes et les préparations de
commandes.
Il permet aussi la réception de marchandises,
la saisie mobile de BL, de factures, de tickets
de caisse, etc.
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Services Xéo
Ce logiciel est le complément naturel de Xéo pour l’échange des données avec l’extérieur.
Services Xéo peut-être installé en service, son démarrage est alors automatique. Les tâches automatisées sont
paramétrables.
Messagerie :
Réception et envoi des emails, affectation aux dossiers clients et/ou fournisseurs et/ou employés.
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Intégration automatique de documents scannés
Dans le cadre de l’utilisation d’un appareil multifonction enregistrant les documents scannés dans un
répertoire du réseau, Services Xéo récupère automatiquement ces documents et les enregistre dans la base de
données.
Liaison avec Emo, Ugo, i-Xéo
Services Xéo intègre assure la synchronisation des données avec les logiciels Emo, Ugo, i-Xéo :
Intégration des informations provenant de ces logiciels (commandes, frais, comptes rendus de visite, agenda,
etc.)
Génération des informations modifiées (clients, articles, stocks, tarifs, etc.).
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XSS
Avec la technologie XSS, While Informatique permet la mise en place de nouveaux moyens de communication.
L’accès en temps réel à la base de données permet l’utilisation de nouveaux services, destinés aussi bien aux
collaborateurs de l’entreprise, qu’aux clients. Quelques exemples :
Application Androïd sur Smartphone avec accès temps réel.
Liste des clients. Possibilité d’accéder à la fiche détaillée.
Depuis la liste des clients, déclenchement appel
téléphonique, envoi email
.
Liste des emails reçus.
Possibilité de répondre, transférer ou créer un nouveau
message.
Agenda / Interventions
Tableau de bord : Accès au détail de la comptabilité,
jusqu’aux écritures enregistrées. Accès au détail des ventes
jusqu’aux lignes de factures
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Site Web avec accès temps réel.
Proposer à vos clients un accès direct
à leur compte, au détail de leur
facture avec possibilité de les
imprimer.
Site Web sur tablette
Permettre aux collaborateurs de
l’entreprise de prendre connaissance de
leurs email, de leur agenda,
d’enregistrer des rendez-vous ou des
interventions.
Possibilité de développement sous
Androïd pour une meilleure fluidité.
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Application Androïd (smartphone et tablette) prise de commande par les clients.
Liste de produits après sélection.
La dernière sélection est mémorisée et
peut-être retrouvée à la connexion
suivante
.
Détail d’un produit.
Enregistrement de la quantité en
commande.
Le panier. Les prix sont calculés par
le serveur de l’entreprise grâce à une
connexion en temps réel. Toutes les
conditions tarifaires sont respectées.
Détail du pied de la commande.
Lors de l’enregistrement, un email de
confirmation est envoyé avec la
commande en PDF.
Le PDF de la commande.
Historique du client. Possibilité de
demander un PDF à télécharger ou
envoyé par email.
Des dizaines d’applications sont possibles et restent à imaginer…
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Emo
Emo est un catalogue électronique destiné aux commerciaux de l’entreprise. Il permet de disposer sur un PC
portable des clients et leur historique, des produits et leurs photos.
La prise des commandes s’effectue en feuilletant le catalogue, et en cochant les produits à commander.
Des fonctions annexes comme les comptes rendu de visite, les notes de frais simplifient les tâches des
commerciaux.
La synchronisation s’effectue par une connexion sur le serveur de l’entreprise où il laissera les données créées
par le commercial et intégrera les données qui lui sont destinées.
Emo fonctionne de façon native avec Xéo, mais peut aussi être dérivé en version spécifique à un autre logiciel
(Sage, Divalto, etc.).
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Ugo
Ugo est aussi destiné à la force de vente. Mais les
photos des produits sont absentes, en contre partie il
peut fonctionner aussi bien sur un PDA que sur un PC
portable. Les lecteurs code barres sont utilisables afin
de simplifier et fiabiliser la saisie.
Comme dans le cas de Emo, de nombreuses fonctions
annexes sont disponibles (notes de frais, compte
rendus de visite, plans de tournées, etc.).
La synchronisation s’effectue par une connexion sur
le serveur de l’entreprise où il laissera les données
créées par le commercial et intégrera les données qui
lui sont destinées.
Ugo fonctionne de façon native avec Xéo, mais peut
aussi être dérivé en version spécifique à un autre
logiciel (Sage, Divalto, etc.).
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i-Xéo
I-Xéo est le site marchand. Il est mis à jour régulièrement par « Services Xéo », lequel récupère en même
temps les nouvelles commandes.
I-Xéo gère très exactement les conditions tarifaires comme Xéo (type de tarif, remise par quantité, période
promo, etc.).
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Quelques références :
Gestion commerciale / comptabilité
• Groupe Plicosa International (Importation, sourcing), équipement du siège en France et de la filiale de
Hong Kong.
• Vincent Cadeaux (grossiste décoration), France, Italie
• Sotexmi (fabricant lingerie)
• Provence Santé (fabricant cosmétiques)
• ACB Pharma, ACB Diet (distribution de produits diététiques)
• UFV (scierie industrielle)
• LBVM, Jolivet (Matériaux de construction et constructeur de maisons individuelles)
• Autrefois (décoration, fabricant de tissus)
• TPSM, JM Démolitions, SMFI (travaux public)
• Epicure, Esprit Coton (Textile)
• Arteditio (décoration)
• Maisons Thorel Roucou (constructeur maisons individuelles – suivi de chantier, métré, notices)
• Polop (distribution de combustibles, extincteurs, déménagements, location de véhicules utilitaires)
Gestion commerciale / comptabilité + caisse enregistreuse
• Mr Bricolage Ganges, Mr Bricolage Le Vigan
• Urban Sport Ganges et Sommières (communication entre sites)
• TAM TAM (sports de glisse)
• Patyka (Fabricant produits de beauté)
Mobilité :
• Vincent cadeaux : Emo, 40 commerciaux en Europe
• Drimmer : Emo, 15 commerciaux
• Villeminot : Ugo, 16 commerciaux
• Cadox : Ugo, 4 commerciaux
• Cat Services : Ugo, 16 commerciaux
• Mr Bricolage Ganges : 6 appareils mobiles pour réception inventaire
• Mr Bricolage Le Vigan : 6 appareils mobiles pour réception inventaire
• Urban Sport Ganges : p-xéo, 1 appareil
• Tam Tam : p-xéo, 1 appareil
• JD Diffusion : Ugo, 10 commerciaux
• Arteditio : Emo, 4 commerciaux
Salons professionnels :
• Vincent Cadeaux : 50 Psion Workabout
• Drimmer : 10 Psion Workabout Pro
• Art’Monie : 4 Psion Workabout
• JD Diffusion : 10 Pidion
Fabrication :
• Provence Santé
• Sotexmi
Traçabilité :
• Onet pour l’installation de la SNECMA à Bordeaux
• Provence Santé (suivi lots et dépôts)