Les éléments d’un rapport

Montréal, 19 au 21 février 2012

Nancy ChamberlandOmbudsman

D’après la présentation de Ellen Fry, Toronto 24/01/2012

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Plan

Préambule

Introduction

1. Comment planifier la rédaction d’un rapport

2. Objectifs et auditoire

2.1 Auditoire visé2.2 Les objectifs d’un rapport :

2.2.1 Objectifs généraux2.2.2 Objectifs particuliers

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Plan (suite)

3. Contenu

3.1 Forme3.2 Fond

4. Édition

5. Révision et publication

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Introduction

Objectifs de la présentation

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1. Comment planifier la rédaction d’un rapport

Planification minutieuse au préalable

Identification des étapes

Évaluation du temps requis

Détermination de la nature du document à rédiger

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ÉtapesPourcentage de temps à consacrer par étape

Objectifs et auditoire 5 %

Documentation 20 %

Contenu 30 %

Édition 25 %

Révision et publication 20 %

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1. Comment planifier la rédaction d’un rapport

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Nature du document à rédiger

Rapport annuel : reddition de compte

Rapport d'enquête : problématique systémique

Recommandation : dossier particulier (personne)

Plaintes recevables et non recevables

Confidentiel ou public

Sous la signature d‘un enquêteur ou de l’ombudsman

1. Comment planifier la rédaction d’un rapport

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2.1 Auditoire visé

L’auditoire :

Qui est-il?

Que veut-il? Que sait-il? Qu’est-ce qui l’intéresse?

2. Objectifs et auditoire

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2.1 Auditoire visé

Le plaignant

Les parties visées par l’enquête

Les autres parties prenantes : le conseil d’administration, conseil universitaire

Le public

Les médias

Un instance d’appel

2. Objectifs et auditoire

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2.2 Les objectifs d’un rapport

2.2.1 Objectifs généraux

Informer (ou décrire)

Analyser (ou expliquer)

Convaincre

2. Objectifs et auditoire

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2. Objectifs et auditoire

2.2 Les objectifs d’un rapport

2.2.1 Objectifs généraux

Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie de l’Université Laval

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Exemple

Un objectif comme « faire prendre conscience de l’imminence d’une crise sur le campus » pourrait se traduire par :

Un message comme : montrer l’explosion des problématiques en santé mentale chez les étudiants associée à la baisse de rendement scolaire, l’accélération des abandons et la diminution des diplômés.

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2.2.2 Objectifs particuliers

Communiquer les résultats d’une enquête

Expliquer le processus de l’enquête

Expliquer la méthodologie

Bâtir la confiance et asseoir la crédibilité de l’ombudsman

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2. Objectifs et auditoire

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3. Contenu

« Celui qui écrit avec clarté a des lecteurs, celui qui écrit de façon obscure aura des commentateurs »

Albert Camus

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3.1 Contenu : forme

Les bases de la rédaction :

Plusieurs styles peuvent répondre aux principes de base.

Une bonne rédaction est influencée par :

- Sujet traité

- Lecteur

- Pratiques du bureau

- Les préférences de l’auteur

Les rédacteurs ne sont pas une solution magique

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3.1 Contenu : forme

Organisation du rapport :

Aucun modèle parfait : choisir un modèle

Principes de base :

- Avoir un plan de rédaction et le suivre

- Aborder les problématiques une à la fois

- Vérifier la grammaire, la syntaxe

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3.1 Contenu : forme

Choix d’un modèle (gabarit) :

Considérer le public, le sujet

Quelques bureaux ont des modèles (gabarits) standards

- Prévisibilité pour les lecteurs, édition efficace

- Peut être très général

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3.1 Contenu : forme

Facteurs de succès :

Abrégés administratifs

Titres/sous-titres :

- Utilisés pour distinguer les sujets et les sous-sujets traités;

- Le choix dépend du sujet traité

- Le plan élaboré permet de définir les titres et les sous-titres

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3.1 Contenu : formeExemple tiré d’un rapport de l’ombudsman des contribuables :Titre : « Connaître les règles

Confusion quant aux règles régissant le compte d’épargne libre d’impôt »Sous-titres : 1. « Introduction »2. « Portée de notre examen »3. « Charte des droits du contribuable »4. « Analyse et constatations »5. « Conclusion »6. « Recommandations »

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3.1 Contenu : forme

Exemple :

Titre : Rapport annuel de l’ombudsman

Sommaire

Sous-titres :

1. Rapport des activités de l’ombudsman

1.1 Rôle de l’ombudsman

1.2 Statistiques

1.3 Dossiers systémiques

1.4 Activités professionnelles de l’ombudsman

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3.1 Contenu : forme

Exemple (suite) :

2. Observations et recommandations de 2010-2011

2.1 La vigie dans la détection de problèmes de santé physique et mentale

2.2 La dynamique de l’encadrement aux cycles supérieurs2.3 Le défi de la gestion en milieu universitaire

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« …C’était le meilleur des temps, c’était le pire des temps ; c’était l’âge de la sagesse ; c’était l’âge de la folie ; c’était l’époque de la foi, c’était l’époque de l’incrédulité ; c’était la saison de la Lumière ; c’était la saison de l’Obscurité ; c’était le printemps de l’espoir, c’était l’heure du désespoir ; nous avions tout devant nous, nous n’avions rien devant nous ; nous devions tous aller directement au Ciel, nous devions tous prendre l’autre chemin ; bref, l’époque était tellement identique à celle que nous vivons aujourd’hui que quelques-unes des plus tapageuses autorités ne parlaient d’elles, que ce fut en bien ou en mal, qu’au superlatif… »

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3.1 Contenu : forme

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3.1 Contenu : forme

Charles Dickens, Un conte de deux villes

Si Dickens avait écrit un rapport…

C’était une époque de contrastes; en termes d’espoirs, de croyances religieuses et de vision.

En d’autres mots, une époque tellement similaire à aujourd’hui que d’éminents experts ne peuvent la décrire qu’en termes extrêmes.

(127 mots, 2 phrases vs 39 mots, 1 phrase)

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3.1 Contenu : forme

« Je voudrais être Ixion et Tantale,Dessus la roue, et dans les eaux là-bas:Et quelques fois presser entre mes brasCette beauté qui les anges égale.S’ainsi était, tout peine fataleMe serait douce, et ne me chaudrait pas,Non, d’un vautour fussai-je le repas,Non, qui le roc remonte et redévale.Lui tâtonner seulement le tétinÉchangerait l’obscur de mon destin

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3.1 Contenu : forme

Au sort meilleur des princes de l’Asie:Un demidieu me ferait son baiser, Et flanc à flanc entre ses bras m’aiser,Un de ceux-là qui mangent l’Ambroisie. »

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3.1 Contenu : forme

Pierre de Ronsard, Les Amours à Cassandre, 1553

Si Ronsard avait écrit aujourd’hui…

« Je voudrais être Ixion et Tantale,Dessus la roue, et dans les eaux là-bas,À la condition de quelques fois je presse entre mes bras,Cette beauté égale aux anges;S’il en était ainsi, toute peine fatale me serait douce et ne préoccuperait pas,Même si je devais être le repas d’un vautour ou si j’étais celui que le roc remonte et redévale.

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Lui tâtonner seulement le sein serait échanger mon destin obscur au sort des princes de l’Asie,L’embrasser ferait de moi un demi-dieu et prendre mes aises entre ses bras ferait de moi un de ceux qui mangent l’Ambroisie. »

3.1 Contenu : forme

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3.1 Contenu : forme

Les bons rapports diffèrent de la littérature :

-À éviter : les longues phrases, l’usage de métaphores, d’allusions philosophiques, de drame, langue poétique

- À suivre : cohérence, clarté, objectivité, langage neutre

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3.2.1 Introduction : articulation des idées

3.2.2 Éléments à considérer : portée de l’examen

3.2.3 Règles applicables

3.2.4 Analyse et constatations

3.2.5 Conclusion et recommandations

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3.2 Contenu : fond

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3.2 Contenu : fond

3.2.1 Introduction : articulation des idées

On réfléchit, on classe ses idées, on les approfondit, on les évalue, on les choisit, on fait les liens nécessaires et on conclut.

On peut commencer à travailler.

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3.2 Contenu : fond

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3.2.2 Éléments à considérer : portée de l’examen

Problématiques

Clarté de l’exposé du problème par le plaignant

Compréhension différente d’une même problématique

Expliquer pourquoi toutes les questions n'ont pas été examinées

Suivre le même plan rédactionnel

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3.2 Contenu : fond

3.2.3 Règles applicables

Habilitation réglementaire

Législation, règlements, politiques et procédures

Évaluation de la recevabilité de la plainte

Utilisation de citations vs paraphrases

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3.2 Contenu : fond

3.2.4 Analyse et constatations

Déterminer le degré de détails à divulguer dans le rapport :

- Témoignages et autres sources de preuve

- Étapes procédurales

Envisager de mettre les détails dans des annexes

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3.2 Contenu : fond

3.2.4 Analyse et constatations

La preuve :

- Évaluation- Qualité- Écarts (trous)- Crédibilité et incohérences- Traitement des arguments des

parties

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3.2 Contenu : fond

3.2.5 Conclusion et recommandations

Les faits, juste les faits

Utiliser un langage neutre, pas de drame, ni d'émotion, éviter les qualificatifs et les

adverbes

« L'organisation A a provoqué auprès du plaignant une période tendue, avec un incroyable stress et avec des difficultés financières »

« À cause de l'organisation A, le plaignant a vécu une période de très grand stress et de difficultés financières »

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Exemples :

« Le plaignant s’est contredit, de toutes les manières et a menti à pleine bouche »

« Le plaignant s'est contredit plusieurs fois et a fait de fausses déclarations »

3.2 Contenu : fond

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Exemples :

« Le plaignant a argumenté que l’interprétation était basée sur une mauvaise utilisation de l’anglais »

« Le plaignant a argumenté que l’interprétation :

a) était fausse

b) était basée sur un mauvais usage de l’anglais »

3.2 Contenu : fond

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Exemples :

« Le processus, en ce qui concerne la plainte qui a été faite contre ABC, ne peut pas être trouvé pour avoir été conduit contrairement aux exigences exposées dans le code de procédures »

« Le processus appliqué par ABC n'a pas violé le code de procédures »

3.2 Contenu : fond

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3.2 Contenu : fond

3.2.5 Conclusion et recommandations

Traiter les problématiques séparément

Procéder de façon incrémentielle

Faire des liens

Tirer une conclusion logique après la considération de la preuve et des arguments

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3.2 Contenu : fond

Types de rapports et composantes obligatoires (Clerc et Curien, 1997)Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique

à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie

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3.2 Contenu : fond

3.2.5 Conclusion et recommandations

Une analyse rigoureuse mène à une conclusion logique, naturelle et inévitable

Exposer une conclusion séparée pour chaque questionPar exemple, si la conclusion contient desrecommandations :

Mini-analyse pour chaque recommandation

Règles applicables

Analyse étape par étape

Traiter tous les aspects

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4. Édition

Correction, annotation et mise en page

Avis d’un collègue quant au contenu

Vérification de la compréhension du sens de tous les mots utilisés

S’assurer que les phrases sont complètes

S’assurer que les abréviations utilisées soient définies dès leur première apparition

S’assurer que les citations sont rapportées correctement

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5. Révision et publication

Relecture attentive après quelques jours

Se poser les questions suivantes :

–L’information présentée est-elle claire, pertinente, suffisante, cohérente et concise?

–Une personne qui n’est pas au courant de la situation ou du mandat pourrait-elle facilement comprendre le rapport?

–Le rapport est-il objectif?

–Le rapport satisfait-il aux exigences du mandat?

–Le rapport répond-t-il aux objectifs établis?

Voir Annexe 1

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Il est certains esprits …

« Il est certains esprits dont les sombres penséesSont d’un nuage épais toujours embarrassés ;Le jour de la raison ne le saurait percer.Avant donc que d’écrire, apprenez à penser.Selon que notre idée est plus ou moins obscure,L’expression la suit, ou moins nette, ou plus pure.Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement,Et les mots pour le dire arrivent aisément.

[…]

Conclusion

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Il est certains esprits…

Hâtez-vous lentement, et, sans perdre courage,Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage :Polissez-le sans cesse et le repolissez ;Ajoutez quelques fois, et souvent effacez. […] »

Nicolas Boileau