Les Achats responsables :

Un outil de gestion des risques

Date : 02 juin 2016

Niort

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Le Groupe AFNOR

et les achats responsables

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Le Groupe AFNOR

NORMALISATIONOpérateur central du système français de normalisation

EDITIONSSolutions et services d’informations professionnelles et réglementaires

FORMATION & CONSEILGamme de services, de formation et conseil sur les normes, la réglementation, les systèmes de management et leur évaluation

EVALUATION & CERTIFICATIONPrestations de services et d’ingénierie en certification et évaluation de produits, systèmes, services et personnes

4 domaines de compétences

Source de progrès et de confiance depuis 1926

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Le Groupe AFNORSource de progrès et de confiance depuis 1926

Une vocation

Apporter des solutions pratiques, concrètes, innovantes et reconnues

au service de la performance et

du développement durable des organisations,

à l’échelle régionale, nationale et mondiale.

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Afnor Solutions Achats

++

L’alliance de la puissance et de la solidité du Groupe AFNOR avec l’expertise et la flexibilité d’Achats Concept Eco...

… au service des organisations pour la maitrise des risques et la performance achats.

Un pôle d’Afnor Certification

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Articulation de notre échange

Pourquoi parle-t-on de DD ?

En quoi les organisations sont-elles concernées ?

Comment les maitriser ?

Comment les saisir ?Opportunités

Risques

Le rôle de la fonction achats et les missions

de l’acheteur. Processus achat

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Vers une évolution nécessaire de la fonction Achats…

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Des échanges de plus en plus complexes…

Externalisation Se recentrer sur son cœur de métier Capter le savoir faire et l’innovation

Mondialisation Rechercher de la compétitivité

Des échanges de plus en en plus complexes car de plus en plus impliqués dans les décisions stratégiques.

La responsabilité de la fonction achats vis-à-vis du risque s’est parallèlement intensifiée.

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En moyenne, 65 % du CA des entreprises passent

par les achats.

Lors d’une récente étude, les 400 responsables de chaines d’approvisionnement interrogés ont tous reconnu que la visibilité qu’il avait sur leur chaine était mauvaise.

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Des risques qui peuvent coûter très chers

« RATP, les incroyables conditions de travail des sans-papiers »

Peinture au plomb: une amende de 2,3 millions de dollars pour Mattel

Total condamné à verser 154 millions d'euros

Une action qui s’effondre de 35 %, 7 ans sont nécessaires

pour redresser la pente

AUCHAN contribue à hauteur de 1,5 M€ au fonds d’indemnisation des victimes du Rana Plaza

Risques juridiques

Risques de réputation

Risques financiers

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Le rôle et la mission des achats

La fonction achat est une fonction transverse dans les organisations.

Elle a un rôle d’interface entre les partenaires externes et les services internes.

Elle est de plus en plus complexe car impliquée de façon plus importante dans les décisions stratégiques de l’établissement.

Sa responsabilité vis-à-vis de l’exposition au risque s’est parallèlement intensifiée.

La fonction achat a donc un rôle majeur à jouer dans la gestion des risques.

Un levier puissant de diffusion des bonnes pratiques RSE

La performance achats doit être abordée dans une logique plus globale que la seule approche financière. Elle est un levier de création de valeur.

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La fonction achats en pleine mutation

Impact

Optimisation des Coûts –Couverture des besoins

Contribution au résultat

1Management des

risques –Opérationnels,

règlementaires, RSE,…

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Sécurisation du résultat

Développement / Coopération

Capter l’innovation fournisseur –

Favoriser le développement des

activités de l’entreprise

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Développement business

Maturité de la fonction

Centre de coûts Fonction support Fonction stratégique

Gravir les marches une à une…

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Vers une mise en œuvre opérationnelle …

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Acheter « responsable », ça veut dire quoi ?

Qu’est-ce que j’achète ? Identification des risques et opportunités Analyse de la criticité du risque Analyse de l’offre et formalisation du

besoin

Pourquoi j’achète ? Caractérisation du besoin Analyse fonctionnelle Juste besoin

Comment j’achète ? Stratégie de mise en concurrence Cahiers des charges Exigences et plan de progrès

fournisseurs

À qui j’achète ? Conformité réglementaire Santé financière Capacité à innover Engagements RSE Maitrise des risques et des enjeux ….

Concrètement, c’est se poser 4 questions essentielles :

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La prévention des risques

Facteurs exogènes Facteurs endogènes

Segment d’achatSecteur d’activité

Localisation

Engagements et maturité des fournisseurs

Politique et processus achat de l’entreprise

Pratique et comportement de

l’acheteur

Un risque est la probabilité qu’un événement puisse menacer les activités ou les actifs de l’établissement (matériels ou immatériels) et l’empêcher de réaliser ses objectifs et sa stratégie à long terme.

Sous cet angle, acheter responsable, c’est prendre des mesures actives et correctives tout au long du processus achat pour atténuer les niveaux de risques liés aux activités achats.

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Les achats, outils de maitrise des risquesFaible

Zone d’observation Zone de vigilance

Conditions d’exécution

Evaluation et sélection des fournisseurs

Audits

Plans de progrès

Critères d’attribution

Spécifications techniques

Cahier des charges

Au niveau du CdCDans la relationfournisseurs

Enjeux sectoriels- Environnement- Equité sociale- Santé / sécurité- Financiers- De réputation - Juridiques - Géopolitiques- …

Lois, règlements

Groupes de Pressions

Qu’est-ce que j’achète ?

- Prix, délais, qualité- Santé financière- Capacité à innover- Pratiques environnementales - Politique sociale et conditions de travail- Réputation- Loyauté- …

À qui j’achète ?

Comment j’achète ?

Pratiques dans le processus achats Renforcement de

l’engagement

Engagement RSE

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Qu’est ce que j’achète ?

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L’analyse fonctionnelle du besoin

Fonction principale (ou fonction d'usage) : satisfait le besoin. Elle assure la prestation du service rendu. C'est la raison pour laquelle le produit a été créé

Fonctions complémentaires : facilitent, améliorent, ou complètent le service rendu. Il s'agit de proposer au client des améliorations pour son produit

Fonctions contraintes : participent à définir le besoin en recensant les conditions qui doivent être impérativement vérifiées par le produit, mais qui ne sont pas sa raison d'être. Ces conditions peuvent être liées à l’environnement, la réglementation, au marché...

Fonctions techniques : pas toujours demandées mais indispensables

Quand vous achetez un produit, vous achetez d'abord des fonctions qui ensemble, vous permettront d’obtenir un résultat attendu.

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L’analyse fonctionnelle du besoin

Fonctions contraintes

Fonction principale

Fonctions complémentaires

Fonctions contraintesRespecter l'environnementLimiter les nuisances sonoresFaciliter l'utilisation

Fonction principaleCouper la hauteur de l'herbe

Fonctions complémentairesRamasser l'herbe

Fonctions techniquesPuissance, cylindrée Largeur de coupe

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Prendre en compte les parties prenantes

Connaissance des décisions

Ayant été entendu avant les décisionsAyant influence sur les décisions

Echanges d’info

ConsultationCollaboration

IntégrationAccord sur les décisionsNiveau d’influence

Niveau d’influence

Niveau d’influence

Niveau d’influence

Le réceptionniste des commandes

Les salariés/usagés

Le fournisseur

Les organes santé/sécurité(médecin, ergonome, CHSCT…)

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Les salariés de l’entreprise et

les syndicats se mobilisent,

naissance d’un conflit social

interne.

L’amplification et la mutation du risque…

Présence d’une substance

allergène dans un vêtement de

travail à laquelle réagissent

quelques salariés (rougeurs,

démangeaisons…).

Social

Santé/sécurité

OrganisationnelLe conflit impacte l’organisation

et les activités de l’entreprise,

un bras de fer s’engage avec la

direction. Juridique

La responsabilité de l’entreprise

est reconnue devant les

tribunaux.

Economique

Réputation

L’indemnisation des victimes,

les pertes d’exploitation liées au

conflit entrainent des pertes

financières importantes et

fragilisent l’organisation.

Fortement exposée aux

médias, l’image de

l’établissement est souillée, sa

réputation et atteinte, ce qui

aura une conséquence négative

sur ses activités.

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Exemples de risques et de contraintes

Environnementaux :

Pollutions des sols, de l’air, de l’eau.. Pression sur les ressources Interaction avec la biodiversité Effluents, déchets, émissions atmosphériques… Consommations énergétiques… …

Sociaux :

Atteinte au respect des droits de l’homme, travail des enfants… Travail illégal, fraudes et corruption… Condition de travail, précarité… Santé et sécurité au travail (prestataires) Santé et sécurité des utilisateurs (personnel, patients…) …

Autres risques et/ou risques conséquences :

Conflits / batailles juridiques Atteinte à l’image, boycott… Pertes financières Pression des parties prenantes (clients, concurrence, fournisseurs,…) …

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Expression et caractérisation du besoinAdopter une approche en cycle de vie

C’est un moyen efficace et systématique pour évaluer les risques et les impacts d'un produit ou d'un service.

Les objectifs : Avoir une vision globale de l'impact d’un produit De prévoir le déplacement de pollution D'évaluer le type d'impact environnemental dominant

Les étapes générales à considérer sont :

L'acquisition des matières premières et les sources d'énergie Le transport et la distribution Les étapes de production L'utilisation du produit La gestion de la fin de vie (recyclage, destruction, entreposage, revalorisation, etc.)

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Expression et caractérisation du besoinEvaluer et prioriser les risques

Faible Gravité Très forte

Faib

lePr

obab

ilité

Trè

s fo

rte

Criticité = probabilité X gravité

Les « amplificateurs » de risques à ne pas négliger :

Les enjeux pour l’organisation

Le transfert de risques (notoriété, taux de dépendance…)

La localisation de la production

La sous-traitance en chaîne

….

Appliquer le principe de matérialité

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Du coût d’acquisition… au coût global

Le TCO est le coût cumulé d'un produit tout au long de son cycle de vie :

coût d'acquisition (y compris de pré-acquisition)

coût de transport

coût de propriété (utilisation et maintenance)

coût de démantèlement (ou de retrait de service)Achat

Exploitation

Maintenance

Fin de vie

1. Prix

2. C

oût g

loba

l

Aspects environnem

entaux et sociétaux

3. Coût global élargi

Il permet :

une comparaison efficace et pertinente des offres

entre un produit bon marché à l’achat mais coûteux à

l’utilisation et un produit cher à l’achat mais

économique sur la durée

un arbitrage entre les budgets d’investissement et

de fonctionnement

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A qui j’achète ?

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Fournisseurs : les indicateurs d’engagement

Les Accords internationaux

Déclaration universelle des droits de l’homme

Conventions de l’OIT

Convention de l’OCDE (lutte contre la corruption)

Les principes directeurs promus par des organisations internationales

Global Compact

Principes directeurs de l’OCDE

Autres labels et chartes qui témoignent de l’engagement de l’entreprise

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Fournisseurs : les indicateurs d’engagement

Les normes et certifications internationales

Systèmes de management de l’environnement : ISO 14001 et Emas

Norme de Responsabilité Sociale : SA 8000

Systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail : OHSAS 18001

Les référentiels sectoriels

Initiés et développés par des organisations consulaires

Initiés et développés par des organisations ou syndicats professionnels

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Questionner les fournisseurs

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Vers des évaluations partagées entre D.O.

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Comment j’achète?

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Formaliser le besoin par un CdC

Spécifications techniques

Critères de choix

Critères de sélection

Conditions d’exécution

Cahier des chargesN’ouvrent l’accès à la consultation, qu’aux entreprises répondant au niveau d’exigence défini. Ce sont généralement des critères d’aptitude et/ou de capacité.

Exemple :« L’entreprise devra avoir mis en place un système de management de l’environnement ».

Le cahier des charges, un document contractuel

FlexibilitéForte Faible

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Formaliser le besoin par un CdC

Spécifications techniques

Critères de choix

Critères de sélection

Conditions d’exécution

Cahier des chargesElles définissent le besoin, elles peuvent être techniques mais aussi sociales et/ou environnementales. Toute offre qui n’y répondrait pas devra être jugée comme non recevable.

Exemple :« Les émissions atmosphériques du véhicule proposé ne devront pas excéder 120 g de CO2/Km ».

Le cahier des charges, un document contractuel

FlexibilitéForte Faible

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Formaliser le besoin par un CdC

Spécifications techniques

Critères de choix

Critères de sélection

Conditions d’exécution

Cahier des charges

Elles sont un protocole entre le DO et le fournisseur. Elles définissent les obligations auxquelles devra répondre l’entreprise retenue durant l’exécution du marché.

Exemple :« L’attributaire devra utiliser des produits de nettoyage qui répondent aux exigences de l’Ecolabel européen ».

Le cahier des charges, un document contractuel

FlexibilitéForte Faible

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Formaliser le besoin par un CdC

Spécifications techniques

Critères de choix

Critères de sélection

Conditions d’exécution

Cahier des charges

Ils contribuent à déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse. Pour cela, l’acheteur doit se fonder sur une pluralité de critères d’attribution et notamment des critères environnementaux et/ou sociaux.

Exemple :« Quelle est la consommation énergétique du matériel proposé ? ».

Le cahier des charges, un document contractuel

FlexibilitéForte Faible

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La relation fournisseurs

Ce qu’il faut faire :

S’assurer que les engagements sont tenus.

Présenter aux fournisseurs les avantages qu’ils peuvent tirer de la démarche engagée.

Viser l’amélioration continue avec les fournisseurs (évaluations, audits, plans de progrès partagés…).

Faire évoluer la notion de prix vers celle de coût global

Offrir une visibilité sur la stratégie à moyen terme

Equilibrer les clauses entre acheteur et fournisseur

Respecter les délais de paiement.

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La relation fournisseurs

Ce qu’il faut éviter :

Manquer de dialogue

Fixer des critères trop stricts et trop contraignants

Avoir recours à des méthodes paradoxales

Instaurer une durée de contrat trop courte pour mener à bien la démarche de progrès demandée

Les réponses AFNOR Solutions Achats

nos MÉTIERSDes formations sur-mesure pour les Directions Achats, Acheteurs opérationnels, Prescripteurs

OUTILLER

ACCOMPAGNER

A chaque étape du processus

Achats, Assistance à Maitrise d’Ouvrage

FORMER

Des outils d’aide à la décision sur-mesure

Un contexte normatif en pleine évolution

ISO 26000

Deux évolutions majeures :

Comprendre les enjeux et anticiperles besoins et attentes des PP.

Maîtriser la chaîne de valeur/cycle de vie.

NF-X 5O-135 ISO 20400

ISO 9001 révision 2015

ISO 14001 révision 2015

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La norme, qu’est-ce que c’est ?

Un document

de référenceLa normalisation au

cœur de l’activité des organisations

Utilisée dansles échanges commerciaux(contrats privés

et marchés publics)

Règles, lignes directrices, caractéristiques

Consensus entre l’ensemble des acteurs du secteur

Établie par un organisme de normalisation reconnu

Application volontaire

Un outil pour VEILLER, PROTÉGER, INFLUENCER

DÉVELOPPER son marché

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Normalisation et achats responsables

JUILLET 2012

2007 – 2009

Elaboration des premières lignes directrices et des recommandations opérationnelles pour les acheteurs

2010

Création d’un groupe de travail « achats responsables », suite à la publication de l’ISO 26000 sous l’impulsion de l’ObsAR et de ses membres fondateurs (CDAF, SAE, A2 Consulting , Mazars) pour intégrer cette thématique dans le processus achat

Publication des normes NF X 50-135 Parties 1 et 2

Un peu d’histoire….

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Les pays participants

35 PAYS PARTICIPANTS

13 PAYS OBSERVATEURS

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Objectifs et enjeux de la norme

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Structure du document

4. FONDAMENTAUX

1. Périmètre 2. Références normatives 3. Termes et définitions

5. POLITIQUE ET STRATEGIE

La direction générale, la direction achat et les

acheteurs

La direction générale

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Structure du document6. STRUCTURATION DE LA FONCTION ACHATS

7. PROCESSUS ACHATS

La direction achat

Les acheteurs

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Structure du document

Les outils et apports méthodologiques proposés dans la norme:

Une méthode de calcul du coût global

Des recommandations en matière de cartographie des risques et de due diligence

Des préconisations en matière d’indicateurs et de reporting

Une aide à l’identification des domaines d’action liés aux achats responsables

Des recommandations pour permettre au top management de définir la politique et la stratégie Achats Responsables

Les leviers que la direction d’achat pourra actionner pour orienter la fonction Achats vers la responsabilité

Les bonnes pratiques auxquels les acheteurs pourront se référer tout au long du processus achat

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Merci pour votre attention.