Leitfaden für Ihre

ersten Schritte zum Erstellen

eines Angebotes in einer

Verhandlung

Version 11-2015

Kontakt:

Customer Service

Telefon: +49 (0) 351 43 958 538

Fax: +49 (0) 351 43 958 638

E-Mail: support@newtron.ag

Leitfaden_ RFX_Angebotserstellung

Historie: 05.06.2013 Erstellung Dokument newtron 19.11.2015 Aktualisierung der Screenshots

INHALTSVERZEICHNIS 0. Einleitung ...................................................................................................... 4

1. Anleitung zur Registrierung und Anmeldung ............................................... 5

1.1. Einladung zur Registrierung ............................................................ 5

1.2. Registrierungsdaten ........................................................................ 6

1.3. Anmeldung ...................................................................................... 8

2. Lieferantenportal .......................................................................................... 9

2.1. Aufrufen der aktuellen verhandlung ............................................... 9

2.2. Angebotsbearbeitung .................................................................... 12

3. Zusätzliche Informationen zum Lieferantenportal ..................................... 13

3.1. Dashboard ..................................................................................... 13

3.2. Cockpit ........................................................................................... 14

3.3. Nachrichten ................................................................................... 14

3.4. Menü ............................................................................................. 15

3.5. Einstellungen ................................................................................. 15

3.6. Support .......................................................................................... 16

0. EINLEITUNG Die newtron AG stellt ein Lieferantenportal, welches aktuell für die Lieferantenregistrierung, die Durchführung von Ausschreibungen und Auktionen von vielen Kunden, beispielsweise der Hawle Österreich Gruppe, genutzt wird, zur Verfügung. Damit Sie schnell und einfach diese Funktionen nutzen können, registrieren Sie sich bitte als Lieferant auf der newtron Plattform. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, sich einen kurzen Überblick über den Registrierungsprozess und das Erstellen eines Angebotes in einer Verhandlung zu verschaffen. Der Guide ist wie folgt aufgeteilt: Kapitel 1 Anleitung für die Registrierung auf der newtron Plattform. Kapitel 2 Angebotserstellung Kapitel 3 Informationen über Ihr Lieferantenportal

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1. ANLEITUNG ZUR REGISTRIERUNG UND

ANMELDUNG

1.1. EINLADUNG ZUR REGISTRIERUNG Von Ihren Kunden erhalten Sie via E-Mail eine Einladung mit der Aufforderung, sich über das Portal zu registrieren, womit Sie den Zugang zur Ausschreibung erhalten.

Einladung

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Firma „Kunde“ lädt Sie zur Teilnahme an der Ausschreibung Nr. RFX-ID "Titel der Ausschreibung" ein und sieht Ihrem Angebot auf der

newtron-Handelsplattform mit Interesse entgegen.

Die Angebotsfrist beginnt am [Beginndatum der Ausschreibung] XXX Uhr und endet am [Enddatum der Ausschreibung] XXX Uhr.

Zum Abruf aller Anfragedetails melden Sie sich bitte mit Ihrem Login [Ihre Loginnummer] und Ihrem Passwort auf der newtron-

Handelsplattform an: jetzt anmelden

Bitte geben Sie Ihr Angebot online ein. Wenn Sie an dieser Ausschreibung nicht teilnehmen, bitten wir Sie Ihre Absage online einzustellen.

Möchten Sie ohne weitere Begründung absagen, klicken Sie bitte auf folgenden Link: jetzt absagen

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Mit freundlichen Grüßen

Ihre Kundenbetreuung

newtron AG

newtron AG | Budapester Straße 3-5 | D-01069 Dresden | Germany | www.newtron.ag

1.2. REGISTRIERUNGSDATEN

Nachdem Sie in der Einladung auf den hinterlegten Link auf „Jetzt anmelden“ geklickt haben, öffnet sich in Ihrem Browserfenster die Portalseite. Zur Registrierung gehen Sie bitte auf den Button „Registrieren“.

Die mit „Stern“ gekennzeichneten Felder (*) sind Pflichtangaben, die Sie zwingend ausfüllen müssen. Diese Daten werden als Ihre Unternehmensdaten am Portal für alle Kunden, die die newtron Plattform nutzen, gespeichert.

Des Weiteren haben Sie verschiedene Leistungen als Zusatzoptionen. Mit dem Basiszugang haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenprofil zu pflegen und Lieferantenselbstauskünfte zu bearbeiten sowie an Ausschreibungen teilzunehmen.

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Sind die Unternehmensdaten ausgefüllt, kommen Sie durch Scrollen zur Registerkarte „Ansprechpartner“. Haben Sie die Eingaben getätigt, klicken Sie auf „Registrieren“

Durch das Customer Service Team der newtron AG wird Ihre Registrierung geprüft und ggf. mit bestehenden Einträgen abgeglichen. Sie erhalten nach Überprüfung eine E-Mail mit Zugangsdaten.

1.3. ANMELDUNG Nach Erhalt der Zugangsdaten melden Sie sich bitte auf der newtron-Plattform an: www.newtron.ag (Login Plattform) oder www.newtron.net/web/nmarkets/

Aus Sicherheitsgründen haben Sie ein temporäres Passwort erhalten. Sie werden nach der Anmeldung aufgefordert, das Passwort zu ändern. Die Passwortgültigkeit beträgt 3 Monate, danach werden Sie erneut aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Möchten Sie eine Verlängerung der Gültigkeitsdauer, kontaktieren Sie das Customer Service Team der newtron AG.

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2. LIEFERANTENPORTAL Die newtron-Handelsplattform ist auch in speziellen Kundendesigns, wie jenem der Hawle Österreich Gruppe, verfügbar. Wenn Sie die Plattform für mehrere Kunden nutzen, kann es dadurch vorkommen, dass Sie beim Einsprung auf die Plattform (z.B. direkt über den Link in einer Einladungsemail) die Oberfläche im angepassten Kundendesign sehen werden. Die Funktionen sind jedoch stets identisch.

2.1. AUFRUFEN DER AKTUELLEN VERHANDLUNG Im ersten Schritt erläutern wir Ihnen kurz die Erstellung Ihres Angebotes zu aktuellen Anfragen. Nach der erfolgreichen Speicherung Ihres selbstgewählten Passwortes gelangen Sie auf Ihre persönliche Portalseite. Zum Aufrufen einer Informationsanfrage oder Ausschreibung klicken Sie bitte auf die entsprechende Kachel im Dashboard:

Auf der folgenden Seite wird Ihnen die Übersicht aller aktuell laufenden Ausschreibungen angezeigt. Alternativ können Sie über das obige Menü -> Anfragen -> Anfragen die Übersicht über alle Vertragsverhandlungen – unabhängig vom Verhandlungstyp (Informationsanfrage, Ausschreibung & Auktion) – aufrufen:

Durch Anklicken des Kästchens links neben der entsprechenden Ausschreibung können Sie diese auswählen und direkt über den Button unten rechts entweder die „Teilnahme zusagen“ oder die „Teilnahme absagen“.

In der Übersicht der Verhandlungen wird Ihnen der Status der Ausschreibung angezeigt:

Verhandlung läuft aktuell

Verhandlung ist beendet Verhandlung hat noch nicht begonnen

Um sich alle Ausschreibungsdetails, die vom Einkäufer für Sie hinterlegt wurden, einsehen zu können, klicken Sie bitte auf die entsprechende Ausschreibungs-ID:

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Auf der nächsten Seite können Sie sowohl die Kopfinformationen (Titel, Ansprechpartner des anfragenden Unternehmens, Laufzeit) als auch die Verhandlungsdaten (Vertragsinformationen, Anhänge, Positionsdetails) einsehen:

Zur Erstellung Ihres Angebotes klicken Sie unten rechts auf „Angebot erstellen“:

2.2. ANGEBOTSBEARBEITUNG

Sie haben nun die Möglichkeit, alle benötigten Angaben auszufüllen. Bitte beachten Sie, auch hier sind mindestens die mit dem Sternsymbol (*) gekennzeichneten Pflichtfelder zu vervollständigen, damit Sie das Angebot abschicken können. Ihr Angebot kann entweder direkt im System manuell oder offline mittels einer Excel-Tabelle erstellt werden. Viele Mouseovers (z.B. über den Fragezeichen-Symbolen) geben weiterführende Informationen an. Sie können die Bearbeitung nach Speicherung abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen.

Haben Sie alle Angaben getätigt, klicken Sie bitte auf „Angebot abschicken“, erst dann wird Ihr Angebot für den zuständigen Einkäufer sicht- und abrufbar.

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3. ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN ZUM

LIEFERANTENPORTAL Auf der Plattform können Sie Ihre Unternehmensdaten bearbeiten und sich damit im Handelsverzeichnis des Portals präsentieren. Sie haben die Möglichkeit, an Anfragen und Ausschreibungen verschiedener Kunden teilzunehmen oder auch Ad-hoc Bedarf im webShop zu bestellen.

3.1. DASHBOARD

Nach dem Login gelangen Sie auf das Dashboard der Plattform. Von dieser Startseite sind

alle für Ihr Login freigegebenen Funktionen des Marktplatzes erreichbar.

Im oberen Menü stehen Ihnen verschiedene Absprungmöglichkeiten zur Verfügung. Der

„Dashboard“–Button bringt Sie immer wieder auf die Startseite zurück.

Der „Cockpit“–Button verweist auf Ihr persönliches Cockpit (Details siehe folgende Seite).

Der „Nachrichten“ – Button bringt Sie zu den Nachrichten, die Sie bzgl. Ihren Aktivitäten

über die Plattform erhalten haben.

3.2. COCKPIT

Mithilfe des persönlichen Cockpits werden Sie immer auf dem aktuellsten Stand zu

aktuellen Transaktionen, wie eigene und auch öffentliche Verhandlungen, gehalten. Per

Klick auf die Zahlenbuttons werden alle Transaktionen angezeigt

3.3. NACHRICHTEN

Im Bereich „Neue Nachrichten“ werden Ihnen alle Nachrichten angezeigt, die von der

newtron-Handelsplattform automatisch oder von Kunden generiert werden. Diese werden

via E-Mail auch direkt in Ihr Postfach weitergeleitet. Alle Nachrichten können Sie sich durch

ein leistungsfähiges Such- und Filtersystem anzeigen lassen.

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3.4. MENÜ

Im Menü finden Sie alle Funktionen der Plattform. Im Handelsverzeichnis können Sie nach

Firmen, die bestimmte Produkte oder Dienstleistungen anbieten, suchen. Über Anfragen

erhalten Sie die Verhandlungsübersicht und zu den Lieferantenfragebögen gelangen Sie mit

dem Klick auf Lieferantenselbstauskunft.

3.5. EINSTELLUNGEN

Im Bereich „Verwalten“ können Sie Ihre Firmenpräsentation und Ihre persönlichen Daten

bearbeiten. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Produktportfolio anzugeben, so werden Sie im

Handelsverzeichnis angezeigt und können auch zu Verhandlungen neuer Kunden eingeladen

werden.

3.6. SUPPORT

Bitte beachten Sie, dass wir stets bemüht sind, die Plattform entsprechend der Anregungen

und Wünsche unserer Kunden zu aktualisieren und anzupassen.

Das bedeutet auch, dass sich mitunter kleinere Details der Plattform verändern können.

Wünschen Sie eine tiefergehende Systemschulung oder haben Sie Rückfragen zur

Systemhandhabung, dann steht Ihnen das Customer Service Team helfend zur Seite.

Kontakt:

newtron Kundenservice

Tel.: +49 351 439 58 538

Fax: +49 351 439 58 638

Email: support@newtron.ag