LAS CONGREGACIONES Y SU ENTORNO. FACTORES DEL ENTORNO Congregación Productos y Servicios Clientes...
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LAS CONGREGACIONES Y SU ENTORNO
FACTORES DEL ENTORNO
Congregación
Productos y Servicios
Clientes
Competidores
Proveedores
Entorno
Especifico
Genera
l
Macroeconómicos
Jurídicos
Políticos
Socio culturalesEcológicos
Tecnológicos
Ento
rno
Estable
Dinámico
HospitalarioIntegrado
DiversoHostil
SimpleComplejo
E. Estable ( estable, simple, integrado y hospitalario )E. Reactivo - adaptativo (relativamente estable, algo complejo, diverso y prácticamente hospitalario)E. inestable-turbulento (dinámico, complejo, diverso y hostil)
AUDITORIAS INTERNAS Y DE GESTION
CONCEPTO DE AUDITORIA INTERNA Y DE GESTION
Auditoría internaGrado de cumplimiento Normas y procedimientos Contables. Funcionamiento administrativo.
Fiabilidad e Integridadde la información
Revisar la información que se procesa en la organización.
Comprobar la fiabilidad y veracidad de su contenido.
Analizar los sistemas manuales e informáticos, a partir de los cuales se obtiene la información de gestión.
Evaluar la idoneidad y utilización de la información.
Revisar los controles establecidos para asegurar que la información es exacta, íntegra y oportuna
Auditoria de gestión
La auditoría de gestión reduce su actividad al área económica − financiera y se introduce en las distintas areas de la organización.
Persigue la utilización económica y eficiente de los recursos.
Promueve mejoras de procedimientos y prácticas de gestión.
Pone énfasis en los controles internos que permitan una mayor fiabilidad de la información como herramienta para gestionar de una manera más eficiente los recursos.
PROCESOS DE ANALISIS Curia Provincial, Economato Provincial –Administración, Obras – Actividades, Comunidades
Del Organigrama de la Congregación:
• Responsabilidades• Funciones• Capacidades• Medios materiales y humanos.
De la gestión de imputs y outputs
• Nivel de eficiencia• Criterios y responsabilidades
Del control interno y de los flujos de información.
PROCESOS DE RESULTADOS
Elaboración de los informes de resultados
Propuestas de mejora en:
• Normas y procedimientos contables y administrativos• Información exacta, íntegra y oportuna• Una mejor utilización de los recursos
Puesta en marcha de las mejoras aprobadas
Revisión. Análisis de resultados, desviaciones, y correcciones
AUDITORIA INTERNA Y DE GESTION
EXPERIENCIAS EN LAS CONGREGACIONES RELIGIOSAS
(UN CASO REAL)
Objeto de análisis
Curia Provincial-
Economato Provincial
1Residencia de Ancianos
25Comunidades
2Centros asistenciales
9Colegios
DEL ORGANIGRAMA DE LA CONGREGACION
Están definidas las responsabilidades y funciones
La capacitación para el desarrollo de las actividades sociales y educativas.
Los medios materiales son insuficientes.
Existe una carencia importante de medios humanos entre los miembros de las Comunidades Religiosas, siendo responsables de las actividades u obras personas de edad avanzada.
En los casos donde es posible se están sustituyendo religiosos por seglares
• DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION
Comunidad y/oObra/ Actividad
•Es la responsable de la administración.•Del procesamiento de la información Contable.•De la fiabilidad e integridad de la información.•Del archivo de la documentación.
Herramientas •Justificantes documentales•Cuentas predefinidas•Manual de instrucciones•Apoyo del Economato
Procesa la información
Archiva los justificantes documentales
Economato / Administración
El economato recoge la información Revisa y corrige
Devuelve la información corregida y cierra el periodo
•En general las tareas administrativas no gustan.
• No hay suficiente conocimiento de la técnica contable.
• Se confunden con facilidad los ingresos y/o gastos con los cobros y/o pagos.
• No se realizan revisiones y comprobaciones por lo que existen partidas no contabilizadas o mal contabilizadas.
•No existen procedimientos para la emisión de pedidos, conformación de albaranes y facturas.
•No existen procedimientos para el control de los precios de compra
DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LAS COMUNIDADES
• La mayoría de los casos es un miembro de la Comunidad religiosa cuya vocación y misión es totalmente distinta.
• Sus conocimientos económicos, financieros y administrativos, salvo excepciones, suelen ser limitados.
• Al ser nombramientos temporales, la formación que llega a adquirir no es suficiente para convertirse en conocedor pleno de las distintas materias que se desarrollan en los Economatos.
• Al rodearse de personal especializado tanto externo como interno el buen funcionamiento de un Economato dependerá de la fiabilidad, entrega, afinidad y honradez de los mismos hacia la Congregación.
DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LOS ECONOMATOS / ADMINISTRACION
En este caso, el responsable (seglar):
– Decide cuando y como se hacen los trabajos.
– La revisión contable se realiza sin el soporte documental.
– El cierre de la información contable lo determina el plazo de presentación del Impuesto de Sociedades.
– La comunicación no es fluída con las Comunidades
– Se consolidan los balances y las cuentas de resultados pero no se hacen los ajustes de consolidación para evitar duplicidades
DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LOS ECONOMATOS / ADMINISTRACION
Marca con reconocido prestigio en el mercado pero muy cara para las necesidades de la Congregación.
Rigidez del sistema: No hay posibilidad de modificación del software al estar comercializado por una distribuidora NO FABRICANTE.
Una configuración de comunicaciones entre Comunidades, Obras y Economato Provincial poco práctica y cara.
Exige una carga de trabajo adicional para la obtención de la información.
El trabajo no se realiza en tiempo real
DEL CONTROL INTERNO Y LOS FLUJOS DE INFORMACION.
SOFTWARE DE GESTION Y COMUNICACIONES
AUDITORIA INTERNA. CONCLUSIONES FINALES
La información NO es– Exacta– Integra– Oportuna
No hay normas claras ni procedimientos de trabajo
Falta formación y personal cualificado
AUDITORIA DE GESTION
Análisis de la gestión eficiente de los recursos
Ingresos
Personal
Gastos
Presupuesto
AUDITORIA DE GESTION(conclusiones generales)
Los ingresos disminuyen y los gastos aumentan. No hay conocimientos específicos en la gestión eficiente
de los recursos. La toma de decisiones es lenta. La tradición pesa mucho.
AUDITORIA DE GESTION(Ingresos)
Hay una dependencia muy importante en la Obra Social, Educativa y Pastoral, de las Instituciones Públicas.
En el caso de los Centros Educativos concertados las subvenciones de las Comunidades autónomas no cubre ni siquiera los gastos de funcionamiento.
Hay una dispersión importante en los precios de los servicios que las Congregaciones prestan por ser las Comunidades Religiosas de las mismas relativamente autónomas en su establecimiento.
Hay un sentimiento claro de la necesidad de conseguir nuevas fuentes de financiación pero se desconoce en muchos casos como.
No existen presupuestos de ingresos base cero
AUDITORIA DE GESTION(Gastos)
Cada Comunidad y Obra goza de autonomía suficiente para decidir que compra y a quien compra.
Los precios de las compras y servicios, en general, son superiores a los habituales de mercado. Se compra más caro
No existen procedimientos para la gestión de compras
No Hay presupuestos base cero
NUEVO MODELO DE GESTION
Congregación
Productos y Servicios
Clientes
Competidores
Proveedores
ee
Ento
rno
Genera
l
Macroeconómicos
Jurídicos
PolíticosSocio
culturalesEcológicos
Tecnológicos
Ento
rno
Esp
ecifi
co
Criterios Agentes Liderazgo Política y Estrategia Personal Colaboradores y Recursos Procesos
Criterios Resultados Resultados en los Clientes Resultados en el Personal Resultados en la Sociedad Rendimiento Final de la organización
Modelo EFQM
Liderazgo.- La forma en que la Alta Dirección desarrolla y
facilita que se alcance la misión y la visión, desarrolla los
Valores necesarios para el éxito a largo plazo, los materializa
Mediante acciones y comportamientos adecuados, y se
Compromete personalmente en asegurar que el sistema de
gestión de la organización se desarrolla y se pone en práctica.
Política y Estrategia.- Cómo materializa la organización su misióny visión, mediante una estrategia claramente enfocada hacia losactores, apoyada por políticas, planes, objetivos, metas y procesosadecuados. Cómo se asegura la organización de que la Política y la Estrategia: Están fundamentadas en las necesidades y expectativas,tanto presentes como futuras, de los actores. Se desarrollan, revisan y actualizan. Se comunican y ponen en práctica.
Personal.- Cómo gestiona y desarrolla la organización losconocimientos de la personas que la constituyen y libera todo supotencial, tanto individualmente como en equipo y en el conjuntode la organización. Y cómo planifica estas actividades en apoyo desu política y su estrategia y del eficaz funcionamiento de sus
procesos. .
Colaboradores y Recursos.- Cómo planifica y gestiona laorganización sus colaboradores externos y sus recursos internospara apoyar su política y su estrategia, y el funcionamiento eficazde sus procesos. Cómo se gestionan: Los colaboradores externos. Las finanzas . Los edificios, equipos y materiales. La tecnología. La información y los conocimientos
Procesos Cómo diseña, gestiona, y mejora la organización sus procesos conobjeto de apoyar su política y su estrategia, para generar valor deforma creciente
Resultados en los Clientes Lo que consigue la organización en relación con sus clientes externos. Medidas de
percepciones e indicadores.
Resultados en el Personal Lo que consigue la organización en relación con su personal. Medidas de percepciones e indicadores
Resultados en la Sociedad Lo que consigue la organización en relación con su entorno social local, nacional e internacional . Medidas de percepciones e indicadores
Rendimiento Final de la organización Lo que consigue la organización en relación con su rendimiento final planificado. Resultados clave e indicadores clave
APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)
Plan Estratégico Comunitario y Social:– Comunidades– Pastoral– Educativo– Obras Sociales
Se están llevando a cabo las acciones para que el planestratégico arriba señalado, bajo la misión, visión y carisma dela Congregación, tenga el éxito esperado mediante sucompromiso personal en el desarrollo, comunicación, puestaen práctica y revisión.
APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)
Acciones en el Área Económico-Financiero
– Simplificar los procesos administrativos manuales e informáticos y establecer los mecanismos para contar con una información exacta, integra y oportuna.
– Centralización de proveedores para la reducción de los gastos por compras y servicios.
– Establecimiento de los precios desde el punto de vista de la unidad para los distintos servicios y actividades que presta la Congregación.
APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)
– Implantación de los presupuestos base cero
– Formación específica económico-financiera-administrativa-contable
– Implantación de las auditorias internas y de gestión, así como de los procedimientos y procesos necesarios.
Acciones en el ámbito de Recursos Humanos:– Incorporación paulatina de seglares afines a la misión,
visión y carisma de la Congregación con la formación necesaria para el trabajo a realizar y con la entrega, eficiencia y honradez necesarias para el éxito del plan estratégico institucional.
EJEMPLOS
HOJA DE CALCULOCONTABILIDAD COMUNIDADES
Fecha factura
Día
cobr
o /
pago Nº Ref.
clave gasto / ingreso
clave prov
/clienteDescripción Importe Concepto contable E/S Entradas Salidas Saldo
CCC Gasto / Ingreso
CCC Proveedor / Cliente
Saldo inicial del mes 60.737,11 60.737,11
11-01-12 11-01-12 5 212 Devolución SERAS recetas Farmacia 20,34 Devolución seras e 20,34 60.757,45 75100000002
16-01-12 16-01-12 6 8 32 Alimentación Peñasanta 46,43 Gastos Alimentación s 46,43 60.711,02 60030000000 41002130065
17-01-12 17-01-12 7 95 1 Suscripción Revista Ecclesia 86,50Libros, documentac.y
suscripcioness 86,50 60.624,52 62900000004 41002130000
17-01-12 17-01-12 8 163 1 Para gastos de Comunidad 1.500,00Salida de banco para lacaja
S 1.500,00 59.124,52 55000000000 41002130000
19-01-12 19-01-12 9 201 diferencia entre la inflación real y la prevista 149,80 Pensiones de vejez e 149,80 59.274,32 70000000001
19-01-12 19-01-12 10 201 diferencia entre la inflación real y la prevista 158,20 Pensiones de vejez e 158,20 59.432,52 70000000001
19-01-12 19-01-12 11 101 5 ADSL Net-LAN 36,83 Teléfono, fax e internet s 36,83 59.395,69 62800000002 41002130004
19-01-12 19-01-12 12 101 5 Internet 74,63 Teléfono, fax e internet s 74,63 59.321,06 62800000002 41002130004
19-01-12 19-01-12 13 101 5 Teléfono 305,22 Teléfono, fax e internet s 305,22 59.015,84 62800000002 41002130004