LAPORAN SISTEM BERSEPADU BAHAGIAN PENGURUSAN...
Transcript of LAPORAN SISTEM BERSEPADU BAHAGIAN PENGURUSAN...
1
LAPORAN
SISTEM BERSEPADU BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH (SBBPH)
1. PENGENALAN
1.1 Sistem Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) adalah
merupakan sistem yang dibangunkan bagi mengganti sistem sedia ada
(SisPintar) dengan hasrat untuk menyokong serta mengkolaborasi fungsi-
fungsi Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) secara bersepadu dengan
menggunakan teknologi terkini.
1.2 Secara amnya fungsi utama BPH adalah seperti yang berikut:
a. Menyediakan kemudahan kuarters kepada kakitangan Awam
Persekutuan;
b. Menyediakan ruang pejabat yang kondusif; dan
c. Menyediakan kemudahan Rumah Penginapan dan Rumah Istirehat
untuk Anggota Perkhidmatan Awam sesuai dengan kelayakan
kakitangan kerajaan.
1.3 Bagi meningkatkan lagi pengurusan perkhidmatan BPH, aplikasi SBBPH
telah dibangunkan merangkumi modul-modul berikut:
a. Portal dan Aduan;
b. Pengurusan Kuarters;
c. Pengurusan Naziran;
d. Pengurusan Tempahan Rumah Peranginan Persekutuan;
e. Pengurusan Ruang Pejabat di BGS;
f. Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat;
g. Pendaftaran Tanah dan Bangunan;
h. Pengurusan Perakaunan dan Terimaan Hasil;
i. Pengurusan Penyelenggaraan Kuarters;
j. Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH;
2
k. Pengurusan Bil Utiliti;
l. Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang;
m. Pengurusan Sewaan Ruang Komersial; dan
n. Executive Information System (EIS) Dashboard.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Projek SBBPH adalah merupakan projek ad-hoc yang tidak termasuk di
dalam Pelan Strategik ICT BPH berdasarkan kepada keperluan semasa
stakeholder untuk membangunkan sistem bersepadu berasaskan web dan
boleh dicapai dari mana-mana lokasi.
2.2 SBBPH menggantikan sistem sedia ada (SisPintar) yang berkonsepkan
client base dan hanya boleh dicapai melalui rangkaian setempat Ibu
Pejabat BPH sahaja.
2.3 Mandat pelaksanaan dan pembangunan SBBPH telah diperolehi melalui
kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT), Jabatan Perdana Menteri
pada 18 April 2013 dan juga Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT), MAMPU
pada 31 Disember 2013.
3. SKOP PEMBANGUNAN
3.1 Pengguna SBBPH adalah seperti berikut:
a. Subject Matter Expert (SME);
b. Penjawat Awam;
c. Pesara Awam;
d. Badan Berkanun;
e. Polis/Tentera;
f. Pesara Polis/Tentera; dan
g. Pengguna Awam.
3
3.2 Skop projek adalah merangkumi perkara-perkara berikut:
a. Permohonan, kelulusan, penawaran dan agihan kuarters kepada
pemohon;
b. Kawalan ke atas pembaikan kuarters-kuarters;
c. Penguatkuasaan di kuarters;
d. Merekod semua maklumat tanah di bawah tanggungjawab BPH;
e. Merekod semua maklumat tanah di bawah tanggungjawab BPH;
f. Permohonan dan kelulusan bagi penggunaan ruang-ruang (dewan dan
gelanggang);
g. Permohonan penyewaan bagi ruang komersial di kuarters;
h. Permohonan serta kelulusan bagi penginapan di Rumah Peranginan
Persekutuan (RPP);
i. Permohonan serta kelulusan bagi penyewaan ruang pejabat;
j. Permohonan penyewaan serta pemantauan kontrak penyewaan bagi
ruang-ruang komersial di Bangunan Gunasama (BGS);
k. Kewangan yang merangkumi pembayaran atas talian bagi semua
terimaan merangkumi pembayaran bagi:
i. Deposit/sewa kuarters
ii. Denda pelanggaran syarat
iii. Penginapan di RPP
iv. Penyewaan dewan dan gelanggang
v. Penyewaan ruang komersial
l. Aduan serta pemantauan tindakan bagi penyelesaian aduan; dan
m. Laman web BPH sebagai saluran utama kepada capaian perkhidmatan
atas talian BPH.
4. OBJEKTIF PEMBANGUNAN
SBBPH dibangunkan dengan objektif untuk menyokong serta mengkolaborasi
fungsi-fungsi pengoperasian Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) secara
bersepadu dengan menggunakan teknologi terkini.
4
5. KAEDAH PENCETUSAN IDEA PEMBANGUNAN
Inisiatif pembangunan SBBPH adalah berdasarkan kaedah top-down. Ini adalah
berdasarkan kepada dokumen-dokumen berikut:
a. Nota Perbincangan Cadangan Pembangunan Semula Aplikasi BPH
bersama YBhg. Datuk TKSUK JPM pada 17 Januari 2012;
b. Surat kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT), Jabatan Perdana
Menteri pada 18 April 2013; dan
c. Surat kelulusan Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT), MAMPU pada 31
Disember 2013.
6. IMPAK PEMBANGUNAN
Pembangunan SBBPH adalah memberi impak seperti berikut:
a. Kreativiti : Mempermudahkan.
b. Keberkesanan : Hasil yang ketara dan tahap kepuasan kumpulan
sasar.
c. Relevan : Mengambil kira persekitaran semasa dan sesuai di
peringkat tempatan/global serta bersifat seamless
dan kolaborasi strategik.
d. Memberi nilai
tambah
: Keberhasilan yang memenuhi objektif inisiatif dan
kepentingan yang nyata.
e. Signifikan : Sistem bersepadu berasaskan web dan boleh
dicapai dari mana-mana lokasi. SBBPH
menggantikan sistem sedia ada (SisPintar) yang
5
berkonsepkan client base dan hanya boleh dicapai
melalui rangkaian setempat Ibu Pejabat BPH
sahaja
f. F
.
Berorientasikan
outcome
: Meningkatkan kecekapan perkongsian maklumat
antara agensi Kerajaan yang menyediakan
kemudahan berkaitan kediaman kepada penjawat
awam
g. Nilai untuk wang:
Memudahkan pengguna/pelanggan untuk
mendapatkan perkhidmatan yang disediakan oleh
BPH dari segi penjimatan masa, tenaga kerja serta
mempercepatkan proses SME di BPH.
h. Inovatif:
SBBPH dibangunkan dengan objektif untuk
menyokong serta mengkolaborasi fungsi-fungsi
pengoperasian BPH secara bersepadu dengan
menggunakan teknologi terkini.
i. Customer-centric
: Pengguna SBBPH adalah seperti berikut:
i) Subject Matter Expert (SME), BPH
ii) Penjawat Awam
iii) Pesara Awam
iv) Badan Berkanun
v) Polis/Tentera
vi) Pesara polis/Tentera
vii) Pengguna Awam
6
7. KAEDAH PEROLEHAN
Butiran kaedah perolehan SBBPH adalah seperti berikut:
Tajuk Tender : Perkhidmatan membekal, menghantar,
memasang, merekabentuk, membangun,
menguji, mengintegrasi dan mentauliah
perkakasan, perisian dan aplikasi Sistem
Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah
Status Tender : Terbuka
Jenis Tender : Perkhidmatan
Kod Bidang Pendaftaran
Kementerian Kewangan
: 210101 / 210102 / 210103 / 210104 /
210105
No. Rujukan Tender : JPM/BPH/TM/T01-2014
Jabatan/Bahagian : Bahagian Pengurusan Hartanah,
Jabatan Perdana Menteri
Lokasi : Aras 4 dan 7
Blok B3, Kompleks JPM
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62502 Wilayah Persekutuan Putrajaya
Jumlah Peruntukan : RM 5,698,450.00
Punca Peruntukan : Peruntukan Pembangunan
Skop Kerja : Menyediakan perkhidmatan membekal,
menghantar, memasang, mereka bentuk,
membangun, menguji, mengintegrasi dan
mentauliah perkakasan, perisian dan
aplikasi Sistem Bersepadu Bahagian
Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana
Menteri.
7
8. KONTRAKTOR DILANTIK
8.1 Syarikat HLA Integrated Sdn Bhd telah dilantik sebagai kontraktor
perkhidmatan membekal, menghantar, memasang, merekabentuk,
membangun, menguji, mengintegrasi dan mentauliah perkakasan, perisian
dan aplikasi SBBPH bagi tempoh 15 bulan bermula 5 Mei 2014 hingga 4
Ogos 2015 dengan nilai kos projek sebanyak RM5,698,450.00.
8.2 Melalui Surat Setuju Terima (SST) yang bertarikh 22 April 2014, Kerajaan
Malaysia yang diwakili oleh BPH telah mengikat perjanjian bersama
Syarikat HLA Integrated Sdn Bhd bagi tempoh dan nilai kos projek
sepertimana yang dinyatakan di atas.
9. PERJANJIAN SBBPH
Butiran perjanjian SBBPH adalah seperti berikut:
Nama Pembekal : HLA Integrated Sdn. Bhd.
Nilai Kontrak : RM 5,698,450.00
Tempoh Kontrak : 15 bulan
(5 Mei 2014 – 4 Ogos 2015)
Kelulusan Lembaga Perolehan : Kelulusan Kontraktor bagi projek ini telah
diperolehi melalui Kertas Keputusan
Mesyuarat Lembaga Perolehan ‘B’,
Jabatan Perdana Menteri Bil. 10 Tahun
2014 (Khas), no. rujukan JPM(S) 400-13/5
Jld. 28 yang bertarikh 21 April 2014.
8
10. PENGGUNAAN SBBPH
10.1 SBBPH telah digunapakai secara live mulai 17 Ogos 2015. Walau
bagaimanapun, sistem ini tidak dapat beroperasi secara optimum
memandangkan terdapat ketidaksempurnaan fungsi-fungsi perkhidmatan
yang mengganggu kebolehupayaan sistem.
10.2 Susulan daripada itu, BPH telah mendapatkan khidmat nasihat daripada
MAMPU mulai 3 November 2015 berhubung isu dan permasalahan yang
dihadapi dalam pelaksanaan SBBPH. Pasukan Perunding ICT MAMPU
telah melaksanakan pemantauan terhadap SBBPH dan hasil daripada
pemantauan tersebut, pihak syarikat HLA Integration Sdn Bhd
kemudiannya telah diberikan tempoh sehingga 31 Disember 2015 untuk
melaksanakan pembetulan dan penambahbaikan ke atas isu-isu teknikal
sistem yang telah dikenalpasti oleh Pasukan Perunding ICT MAMPU.
Walau bagaimanapun sehingga tarikh yang dinyatakan, MAMPU dan BPH
mendapati masih terdapat masalah teknikal dalam pengoperasian SBBPH.
10.3 Dengan mengambilkira perkara di atas, BPH telah mengambil tindakan
untuk tidak melangsaikan baki bayaran sebanyak RM1,243,170.00 kepada
pihak Syarikat sehingga kesemua fungsi perkhidmatan di dalam sistem
boleh berfungsi sepenuhnya.
10.4 BPH turut membentangkan syor pengenaan caj LAD terhadap pihak
Kontraktor dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SBBPH Bilangan 3
Tahun 2016 bertarikh 7 Jun 2016. Walau bagaimanapun, Pejabat
Penasihat Undang-Undang (PUU) telah membuat kajian bagi isu yang
telah dibangkitkan berkenaan SBBPH. Berdasarkan hasil kajian, Pejabat
PUU mendapati tindakan BPH mengeluarkan arahan-arahan
penambahbaikan dan pembetulan kepada pihak Kontraktor selepas tamat
tempoh kontrak adalah terjumlah kepada pelanjutan tempoh kontrak
9
secara tidak langsung. Sehubungan dengan itu, Pejabat PUU
menyarankan supaya Perjanjian SBBPH dilanjutkan secara formal.
11. PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK
11.1 Selaras dengan Perkara 6.4, pihak Kontraktor melalui surat bernombor
rujukan HLAI/BPH/015 bertarikh 20 Jun 2016, telah memohon untuk
menyambung kontrak dengan mengekalkan syarat-syarat kontrak sedia ada
bagi tempoh 14 bulan mulai 15 Ogos 2015 sehingga 4 November 2016.
11.2 BPH telah mengangkat Kertas Permohonan Pelanjutan Tempoh Kontrak
SBBPH kepada Kementerian Kewangan Malaysia pada 29 Jun 2016.
11.3 Surat Kelulusan Permohonan Pelanjutan Tempoh Kontrak SBBPH daripada
Kementerian Kewangan bertarikh 15 Ogos 2016 telah diterima oleh BPH pada
18 Ogos 2016. Kementerian Kewangan telah bersetuju untuk meluluskan
permohonan pelanjutan tempoh kontrak SBBPH dengan syarikat HLA
Integrated Sdn. Bhd (HLAI) bagi tempoh selama 14 bulan mulai 5 Ogos 2015
sehingga 4 November 2016 tanpa sebarang kos tambahan.
11.4 Dokumen perjanjian tambahan SBBPH telah dimuktamadkan secara
persetujuan bersama di antara pihak Kerajaan dan pihak Syarikat.
Penyediaan Perjanjian Tambahan ini turut mendapatkan bantuan dan khidmat
rundingan daripada MAMPU berkenaan aspek-aspek teknikal serta Pejabat
Penasihat Undang-Undang (PUU) berkenaan perundangan. Dokumen
perjanjian telah dimuktamadkan dan ditandatangani pada 24 Oktober 2016.
12. MAKLUMAT KEWANGAN
12.1 Pembangunan SBBPH telah diluluskan dengan kos peruntukan sebanyak
RM5,698,450.00 melalui Kertas Keputusan Lembaga Perolehan ‘B’ Jabatan
10
Perdana Menteri dalam Mesyuarat Bilangan 10 Tahun 2014 (Khas) pada 21
April 2014.
12.2 Prestasi perbelanjaan projek SBBPH yang terkini adalah sepertimana yang
dilampirkan.
13. MODUL DAN FUNGSI
Pembangunan SBBPH melibatkan sebanyak 14 modul utama. Butiran modul
dibangunkan adalah seperti berikut:
13.1 Modul Portal dan Aduan
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan portal dan aduan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan
suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini
juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak
dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Portal dan Aduan:
a. Mendaftar, mengemaskini dan mengagih aduan yang diterima secara
online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat-maklumat di dalam
portal BPH.
c. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
11
13.2 Modul Pengurusan Kuarters
Objektif utama modul ini adalah menyediakan kemudahan permohonan,
pengagihan, penawaran, pertukaran penama dan pertukaran Kuarters
secara online. Selain itu ianya untuk memastikan Pengurusan Kuarters yang
efektif dan praktikal dan mewujudkan suasana persekitaran kerja yang
memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat memberi kemudahan
kepada pengguna memasukan, menyemak dan mengemaskini data secara
online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Kuarters:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat setiap
kuarters secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus permohonan kuarters secara
online.
c. Memudahkan permohonan menduduki Kuarters.
d. Mempunyai fungsi carian yang lebih spesifik.
e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat kuarters bagi Modul
Penyelia secara online.
f. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan Modul
Pengurusan Kontrak Kontraktor.
g. Mendaftar, mengemaskini senarai hitam penghuni kuarters.
h. Memudahan pengagihan kuarters.
i. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.3 Modul Pengurusan Naziran
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan naziran yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana
persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat
12
memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak dan
mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Naziran:
a. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan
pelanggaran syarat menduduki kuarters.
b. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan hilang
kelayakan menduduki kuarters.
c. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan akaun
belum terima.
d. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan kes
peguam.
e. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan
pemantauan permbersihan kuarters.
f. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.4 Modul Pengurusan Rumah Peranginan
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
Pengurusan Rumah Peranginan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan
suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini
juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak
dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Rumah Peranginan:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat setiap
RPP/RP/RT secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus permohonan RPP/RP/RT
secara online.
13
c. Bagi proses kelulusan, ianya dilakukan samada secara manual atau
automatik bergantung pada jenis rumah penginapan.
d. Pengguna boleh membuat bayaran secara online dan boleh membuat
permohonan bayaran balik bagi kes-kes tertentu.
e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat Pengurusan Bilik
bagi Modul Penyelia secara online.
f. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan
Modul Pemantauan Kontrak.
g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.5 Modul Pengurusan Penyelenggaraan
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
penyelenggaraan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana
persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat
memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak dan
mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Penyelenggaraan:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Penambahnaikan Rumah Kosong secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Maklumat Jadual Kadar Harga secara online.
c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Penyediaan Jadual Kadar Harga secara online.
d. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Kontraktor Penyelenggaraan secara online.
e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Penyediaan Nota Minta dan Inden Kerja secara online.
14
f. Mengemaskini dan mencetak maklumat bagi urusan Pelaksanaan dan
Permantauan secara online.
g. Mengemaskini dan mencetak maklumat bagi urusan Penilaian Kontraktor
secara online.
h. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Kontraktor Pembaikan lantikan BPH secara online.
i. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
Kontraktor Penyelenggaraan lantikan JKR secara online.
j. Sistem boleh menghantar notifikasi secara online dan emel kepada pihak
yang terlibat.
k. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf.
13.6 Modul Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan tempahan dewan dan gelanggang yang efektif dan praktikal bagi
mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa.
Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar,
menyemak dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web
based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Tempahan Dewan dan
Gelanggang:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat dewan atau
gelanggang.
b. Mengemaskini maklumat dewan atau gelanggang bagi tujuan blocking
permohonan.
c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan
gelanggang.
15
d. Bagi proses pembayaran tempahan, sistem akan berintegrasi dengan
Modul Kewangan.
e. Mengemaskini maklumat permohonan bagi tujuan pembatalan dan tunda
tempahan.
f. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.7 Modul Pengurusan Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan perakaunan terimaan dan bayaran BPH yang efektif dan
praktikal bagi mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi
keperluan semasa. Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada
pengguna mendaftar, menyemak dan mengemaskini data secara online
melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Perakaunan dan Terimaan:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat kod
Pusat Terimaan BPH, kod juruwang, kod kaedah bayaran, kod hasil dan
lain-lain.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat
penerimaan hasil di kaunter.
c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat
penerimaan hasil atas talian secara e-payment / mobile / EFT.
d. Menerima dan memproses permohonan tuntutan deposit dari penghuni
kuarters dan unit naziran (WTD) serta memproses permohonan deposit
cagaran berkenaan sewa ruang komersil.
e. Menerima dan memproses permohonan maklumat tunggakan dan
lebihan sewa kuarters serta permohonan bayaran balik rumah
peranginan.
16
f. Mendaftar, mengemaskini dan memproses permohonan pelaksanaan
perolehan sehingga disokong dan diluluskan.
g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem
didalam format pdf, rtf dan graf.
13.8 Modul Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat JRP
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan jawatankuasa ruang pejabat yang efektif dan praktikal bagi
mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa.
Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar,
menyemak dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web
based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat
JRP:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran ID dan maklumat
ahli JRP,Urusetia dan Agensi yang memohon secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan ruang
pejabat secara online.
c. Mengemaskini ulasan/ sokongan Ahli JRP secara online.
d. Menyediakan dan mengemaskini maklumat kelulusan permohonan ruang
pejabat secara online.
e. Mengunci masuk dan mengemaskini maklumat dokumen kontrak secara
online.
f. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi
kepada pegawai bertanggungjawab secara online.
g. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan
Modul Pengurusan Kontrak Kontraktor.
h. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
17
13.9 Modul Pengurusan Ruang Komersial JRK
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan ruang komersil yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan
suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini
juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak
dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Ruang Komersial JRK:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran maklumat ruang
komersil secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran maklumat
penyewa ruang komersil secara online.
c. Mengunci masuk dan mengemaskini maklumat mesyuarat dan
keputusan mesyuarat bagi permohonan ruang komersil yang berjaya
secara online.
d. Pemantauan bayaran deposit dan sewa ruang komersil secara online
e. Merekod dan mengemaskini maklumat mesyuarat JRK secara online.
f. Sistem akan menghantar notifikasi kepada pegawai bertanggungjawab
bagi tujuan pemantauan keseluruhan secara online.
g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem
didalam format pdf, rtf dan graf.
13.10 Modul Pengurusan Ruang Pejabat di BGS
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan ruang pejabat yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan
suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini
18
juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak
dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Ruang Pejabat di BGS:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran ID dan maklumat
ruang pejabat secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan ruang
pejabat di BGS secara online.
c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan
ubahsuai ruang pejabat di BGS secara online.
d. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi
kepada pegawai bertanggungjawab secara online.
e. Laporan-laporan dan surat-surat yang berkaitan juga boleh dicetak
melalui sistem di dalam format pdf, rtf dan graf dan lain-lain yang
bersesuaian.
13.11 Modul Pendaftaran Tanah dan Bangunan
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan pendaftaran tanah dan bangunan yang efektif dan praktikal bagi
mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa.
Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar,
menyemak dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web
based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pendaftaran Tanah dan Bangunan:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
pendaftaran tanah dan bangunan secara online.
b. Penyimpanan rekod seperti maklumat permohonan, penyewaan, pajakan
dan penguatkuasaan tanah serta bangunan di dalam pangkalan data.
19
c. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.12 Modul Pengurusan Kontrak dan Kontraktor
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
Pengurusan Kontrak dan Kontraktor yang efektif dan praktikal bagi
mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa.
Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar,
menyemak dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web
based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Kontrak dan Kontraktor:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi senarai
kontraktor secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
kontrak-kontrak yang berkuatkuasa di BPH secara online.
c. Merekod mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
pembayaran perkhidmatan secara online.
d. Merekod mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
penerimaan bon kontrak secara online.
e. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan
penerimaan sewaan dan perkongsian keuntungan secara online.
f. Sistem boleh menghantar notifikasi secara online dan emel kepada pihak
yang terlibat.
g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.13 Modul Pengurusan Bil Utiliti
20
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan
pengurusan bil BPH yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana
persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat
memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak dan
mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.
Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Bil Utiliti:
a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus kod serta keterangan bil bagi
urusan merekod bil-bil di BPH secara online.
b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat setiap bil sama ada
berasingan atau pukal secara online.
c. Bagi proses pemantauan pengurusan bil, sistem akan menyediakan skrin
carian beserta senarai bil yang telah dibayar atau tertunggak.
d. Mengemaskini amaun yang perlu dibayar bagi setiap bil mengikut bulan
secara online.
e. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi
kepada pegawai bertanggungjawab secara online.
f. Bagi proses pembayaran, sistem akan berintegrasi dengan modul
kewangan.
g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di
dalam format pdf, rtf dan graf.
13.14 Modul EIS Dashboard
Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk menyediakan satu
mekanisme pelaporan dan penyampaian maklumat yang cekap dan
berkesan kepada pihak pengurusan atasan BPH dalam usaha membuat
perancangan yang teliti, strategik dan memahami masalah serta keperluan
semasa seksyen atau unit di BPH, di samping melakukan pemantauan
21
berkesan menerusi maklumat yang diperolehi daripada modul-modul
dalaman unit atau seksyen berkenaan.
Berikut adalah fungsi-fungsi EIS Dashboard:
a. Menyediakan capaian maklumat secara terhad kepada 2 tahap
pengguna BPH iaitu pegawai atasan Seksyen atau Unit (KPSU) dan juga
Pengurusan Tertinggi BPH (SUB).
b. Menyediakan maklumat yang lebih berorientasikan kepada penjanaan
laporan daripada beberapa unit atau seksyen-seksyen utama di BPH dan
boleh dicapai secara web base.
c. Bertindak sebagai medium perantaraan terawal di dalam menyediakan
maklumat yang tepat dan penting daripada seksyen-seksyen atau unit
yang berkaitan.
d. Menyediakan maklumat yang lengkap, cepat, tepat dan boleh dipercayai
daripada seksyen yang berkaitan di BPH dalam bentuk laporan.
e. Menyediakan skrin antaramuka sistem yang mesra pengguna, mudah
digunakan, interaktif serta dilengkapi dengan kemudahan yang
membolehkan pihak pengurusan memfokus, memilih serta menjana
laporan maklumat mengikut kreteria laporan yang disediakan.
f. Memaparkan pilihan laporan-laporan dalam bentuk grafik menerusi
melalui sistem SBBPH.
14. STATISTIK PENGGUNAAN
Statistik penggunaan SBBPH adalah seperti berikut:
MODUL 2015 2016 2017
(sehingga 14 Jun 2017)
Permohonan RPP 22,884 42,458 15,706
Permohonan Kuarters 6,400 4,888 2,120
22
Tempahan Dewan dan Gelanggang - - 1,022
15. PENGGUNA
Pengguna dalaman SBBPH adalah merupakan pegawai-pegawai di Bahagian
Pengurusan Hartanah atau Subject Matter Expert (SME) sepertimana yang
disenaraikan di bawah:
Bil Modul Seksyen/Unit Terlibat
a. Pendaftaran Tanah dan Bangunan
Seksyen Dasar dan Pembangunan
b. Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH
Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Perolehan
Unit Belanjawan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Kesejahteraan Komuniti
Unit Selenggara
c. Pengurusan Ruang Komersil
Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan
Unit Ruang Pejabat
Seksyen Dasar dan Pembangunan
Unit Dasar
Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Kesejahteraan Komuniti
Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Terimaan
d. Pengurusan Bil Utiliti Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Kesejahteraan Komuniti
23
Bil Modul Seksyen/Unit Terlibat
Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan
Unit Ruang Pejabat
e. Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang
Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Kesejahteraan Komuniti
f. Pengurusan Jawatankuasa Ruang Pejabat
Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan
Unit Ruang Pejabat Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Terimaan
g. Pengurusan Rumah Peranginan
Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Terimaan
Unit Deposit
h. Pengurusan Ruang Pejabat di BGS
Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan
Unit Ruang Pejabat Seksyen Dasar dan Pembangunan
Unit Dasar
i. Portal dan Aduan Pejabat Setiausaha Bahagian
Unit PRO Seksyen Khidmat Pengurusan Seksyen Dasar dan Pembangunan Seksyen Pengurusan Kuarters Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan
j. Pengurusan Kuarters Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Kuarters Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Terimaan
Unit Deposit
Unit Subsidiari
Unit Belanjawan
24
Bil Modul Seksyen/Unit Terlibat
k. Pengurusan Naziran Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Penguatkuasa Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Subsidiari
l. Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
Seksyen Khidmat Pengurusan
Unit Terimaan
Unit Deposit
Unit Subsidiari
Unit Belanjawan
Unit Perolehan
m. Pengurusan Penyelenggaraan
Seksyen Pengurusan Kuarters
Unit Senggara
Unit Kuarters
n. EIS Dashboard SUB Ketua Seksyen
16. PENDEKATAN KOLABORASI DAN KERJASAMA STRATEGIK
Pendekatan kerjasama SBBPH bersama agensi-agensi luar adalah seperti berikut:
a. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) – HRMIS;
b. Kumpulan Wang Amanah Pencen (KWAP) – Pesara;
c. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM);
d. Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG) – MyeTaPP;
e. Jabatan Kerja Raya (JKR) – MySPATA;
f. Lembaga Pinjaman Perumahan Sektor Awam (LPPSA);
g. Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) – MyIdentity; dan
h. Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ).
17. LOKASI PENGGUNAAN
25
SBBPH digunapakai di Ibu Pejabat dan Pejabat Cawangan BPH. Senarai
penggunaan adalah seperti berikut:
Bil Lokasi Pejabat Modul Digunakan
Ibu Pejabat
a. Bahagian Pengurusan
Hartanah, JPM
Pendaftaran Tanah dan Bangunan
Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH
Pengurusan Ruang Komersil
Pengurusan Bil Utiliti
Pengurusan Tempahan Dewan & Gelanggang
Pengurusan Jawatankuasa Ruang Pejabat
Pengurusan Rumah Peranginan
Pengurusan Ruang Pejabat di BGS
Portal dan Aduan
Pengurusan Kuarters
Pengurusan Naziran
Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
Pengurusan Penyelenggaraan
EIS Dashboard
One Stop Center (OSC)
b. Pusat Perkhidmatan
BPH Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
Rumah Peranginan Persekutuan (Premier)
c. Cameron Highlands
Pengurusan Rumah Peranginan
Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
d. Bukit Fraser
e. Tanjung Tuan (PD)
Rumah Peranginan Persekutuan (Eksekutif)
f. Port Dickson Pengurusan Rumah Peranginan
Pengurusan Perakaunan dan Terimaan g. Tasik Kenyir
26
Bil Lokasi Pejabat Modul Digunakan
h. Morib
i. Bukit Fraser
j. Pulau Pinang
Rumah Transit
k. KKKA Jalan Duta
Pengurusan Rumah Peranginan
Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
l. KKKA Jalan Uthant
m. KKKA Tanjung Kupang
n. KKKA Jalan Cochrane
o. Labuan
Terminal dan Kompleks
p. Cawangan Bangunan
Sultan Iskandar
Pengurusan Perakaunan dan Terimaan
18. TADBIR URUS PROJEK
Tadbir urus projek SBBPH adalah sepertimana yang telah digariskan di dalam
dokumen Perjanjian Tambahan SBBPH yang telah dibuat pada 24 Oktober 2016
pada Jadual 1A : Struktur Tadbir Urus Pelaksanaan Projek Pembangunan Sistem
Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah.
19. PENYERAHAN PROJEK
19.1 Serahan SBBPH dilaksanakan pada 5 April 2017 dan tempoh jaminan
aplikasi SBBPH bagi tempoh selama dua (2) tahun telah bermula pada 6
April 2017 sehingga 5 April 2019. BPH juga melaksanakan pemantauan
secara berterusan ke atas penggunaan SBBPH sepanjang tempoh waranti
bagi memastikan pihak Syarikat HLA Integrated Sdn. Bhd. melaksana aktiviti
penyelenggaraan dan bantuan khidmat sokongan bilamana terdapat
sebarang isu sepanjang aplikasi ini beroperasi.
27
19.2 Bagi tujuan tersebut, satu Jawatankuasa Pemantau Projek SBBPH telah
dilantik secara rasmi melalui surat lantikan bertarikh 11 Mei 2017 oleh YBhg.
Datuk Timbalan Ketua Setiausaha (Kewangan dan Pentadbiran),
JPM. Keanggotaan jawatankuasa ini adalah seperti dinyatakan di bawah
dan akan bersidang sebanyak satu (1) kali sebulan sepanjang tempoh
jaminan atau mengikut keperluan:
Pengerusi : Setiausaha Bahagian BPH
Ahli : ICT MAMPU
Unit Teknologi Maklumat BPH
Subject Matter Expert (SME) BPH
Syarikat HLA Integrated Sdn. Bhd.
Urus Setia : Unit Teknologi Maklumat BPH
28