LAPORAN PROJEK INOVASI TAJUK ENFORCEMENT SMART...
Transcript of LAPORAN PROJEK INOVASI TAJUK ENFORCEMENT SMART...
LAPORAN PROJEK INOVASI
TAJUK
ENFORCEMENT SMART BOX
(ESB)
JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
PEJABAT IMIGRESEN TAIPING, PERAK
WISMA PERSEKUTUAN TAIPING
JALAN ISTANA LARUT
34000 TAIPING PERAK
DI SEDIA OLEH KUMPULAN TEPEN5 :
TPPK AHMAD FITRI BIN AHMAD RABUDZI
PIK AHMAD RASUDIN BIN AYOP
PI MOHD FAIRUZ BIN HASSAN
PI HAZMAN BIN IDRIS
PI SANTHY A/P PERUMAL
PI NUR DIYANA BINTI JASAK
KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Kandungan 2
2. Ringkasan Inovasi 3 - 4
3. Latar Belakang 5 - 7
4. Kumpulan Sasar Dan Skop Liputan 8 - 9
5. Objektif / Tujuan Inisiatif 10 - 11
6. Kreativiti 12 - 15
7. Keberkesanan 16 - 18
8. Relevan 19 - 24
9. Signifikan 25 - 28
10. Percapaian Dan Pengiktirafan 28 - 32
11. Lampiran 33
2
RINGKASAN INOVASI :
APA ITU INOVASI ?......
Perkataan Inovasi itu berasal dari perkataan innovate dalam Bahasa Inggeris.
Berdasarkan Kamus Bahasa Inggeris Oxford, innovate make changes in something established,
especially by introducing new method, ideas or products : atau dalam Bahasa Melayu ialah
membuat perubahan dalam sesuatu yang ditubuhkan, terutamanya dengan memperkenalkan
kaedah baharu, idea-idea atau produk. Manakala innovation pula bermaksud the action or
process of innovating yakni tindakan atau proses perubahan. Berdasarkan Kamus Dewan pula
inovasi ialah sesuatu yang baharu di perkenalkan seperti kaedah sistem, adat dan lain-lain yang
baharu.
Di dalam konteks Perkhidmatan Awam, inovasi boleh ditafsirkan sebagai cetusan idea-
idea kreatif yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan. Idea-
idea tersebut boleh diperolehi dari dalam dan luar atau melalui proses penyelidikan dan
pembangunan (R&D) sebagai idea yang baru atau diadaptasi untuk diguna pakai mengikut
keperluan jabatan / agensi. Inovasi yang dihasilkan hendaklah berupaya menambah nilai output
(pengeluaran) semasa serta membawa transformasi dan perubahan kepada amalan sedia ada.
Inovasi boleh berbentuk produk, perkhidmatan, proses atau teknologi.
Inovasi yang dihasilkan bukan bertujuan untuk menyertai pertandingan atau mendapat
pengiktirafan semata-mata. Sebaliknya tumpuan hendaklah diberi kepada galakan inovasi secara
berterusan bagi meningkatkan budaya inovasi dalam perkhidmatan awam. Kreativiti pula
merupakan kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang
baharu atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Ia melibatkan :
Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea yang baharu lagi unik dan menarik;
Keupayaan berfikir secara klinikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea
dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian;
Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada
bentuk aplikasi.
3
Objektif inovasi pula telah ditetapkan pada peringkat awal lagi kerana tanpa objektif yang
jelas sesuatu inovasi itu mungkin tidak berjaya mecapai matlamat dan hasil akhir yang
dikehendaki, ibarat kapal yang belayar tanpa tujuan. Objektif yang ditetapkan perlu mengambil
kira perkara-perkara seperti penjimatan kos, masa, dan tenaga, penambahbaikan prestasi dan
kualiti kerja, peningkatan kepuasan pelanggan dan penghasilan produk dan perkhidmatan yang
baharu. Merujuk kepada Kumpulan TEPEN5, produk Enforcement Smart Box memiliki ciri-ciri
yang disebutkan tadi.
Ini menjadikan Enforcement Smart Box sebagai satu produk yang signifikan dan berkesan
kepada pengguna, dan meliputi semua kumpulan sasar dan skop yang luas. Setakat ini
Enforcement Smart Box telah pun diujicuba oleh Jabatan Imigresen Negeri Perak dan pejabat-
pejabat cawangannya. Pihak Jabatan Pendaftaran Negara juga telah diberi peluang untuk menguji
cuba Enforcement Smart Box, dan hasil kepuasan pengguna yang diperolehi melalui soal selidik
yang dijalankan menunjukkan Enforcement Smart Box berjaya mencapai objektif inovasi itu
sendiri iaitu meningkatkan kepuasan pelanggan iaitu pengguna.
Melalui Enforcement Smart Box, Kumpulan TEPEN5 telah berjaya merangkul
pencapaian yang boleh dibanggakan. Kumpulan TEPEN5 berjaya memenangi tempat pertama di
dalam kategori inovasi sempena Hari Inovasi dan Liga Kumpulan Inovatif dan Kreatif Jabatan
Imigresen Negeri Perak Tahun 2015/2016, Johan Anugerah Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia
Zon Utara 2015, dan Johan Hari Sambutan Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia 2015.
Dengan pencapaian yang membanggakan ini, Kumpulan TEPEN5 berjaya membuktikan
bahawa inovasi itu bukanlah sesuatu yang eksklusif untuk golongan elit tertentu sahaja, tetapi
inovasi itu adalah sesuatu yang ada pada semua orang. Jika ruang dan peluang itu ada, kita
semua boleh berjaya. Bersama-samalah kita mengamalkan budaya inovasi dan kreatif selari
dengan hasrat kerajaan untuk menuju negara maju menjelang 2020.
LATARBELAKANG KUMPULAN
4
Pejabat Imigresen Taiping, Perak merupakan pejabat cawangan di bawah Jabatan
Imigresen Malaysia Negeri Perak. Pejabat ini terletak di Tingkat 1, Wisma Persekutuan Taiping,
Jalan Istana Larut, Taiping, Perak. Mula beroperasi pada tahun 1982 sehingga sekarang. Diketuai
oleh seorang Pegawai Kanan berpangkat Timbalan Penolong Pengarah Imigresen Kanan KP32
dan di bantu oleh enam (06) orang Pegawai Imigresen Kanan KP22, tiga (03) orang Pegawai
Imigresen (KUP) KP22 dan tujuh belas (17) orang Pegawai Imigresen KP19. Pejabat Imigresen
Taiping berfungsi memberi perkhidmatan keimigresenan kepada penduduk-penduduk di Daerah
Larut, Matang, Selama dan juga Kerian. Unit-unit yang terdapat di Pejabat Imigresen Taiping
ialah Unit Pasport, Unit Visa, Pas dan Permit, Unit Siasatan dan Rujukan, Unit Naziran, Unit
Penguatkuasa dan Banduan Dagang / Kenderaan dan Unit Pengurusan.
Pejabat Imigresen Taiping telah di beri tanggungjawab untuk menyertai Konvensyen
Inovatif dan Kreatif (Anugerah Inovasi) Jabatan Imigresen Malaysia 2015. Perlantikan ahli
kumpulan telah di lakukan pada minggu kedua bulan Disember 2014 dan telah terbentuk
kumpulan TEPEN5 dari elemen Tekad, Etika, Persefahaman, Elektik dan Nekad. TEPEN5 yang
terdiri daripada Ketua Imigresen sebagai Penasihat Kumpulan, seorang Ketua Kumpulan dan
empat orang ahli. Bermula saat itu TEPEN5 terus bergerak ke hadapan untuk menghasilkan
produk inovasi yang seiring dengan peningkatan kualiti perkhidmatan. TEPEN5 telah melalui
sesi percambahan minda di mana kriteria yang di beri penekanan untuk menghasilkan produk
inovasi yang jimat tenaga manusia, selamat, kos yang munasabah, menambah baik sistem yang
ada dan juga boleh diaplikasikan untuk agensi lain.
Akhirnya setelah mengaplikasikan teknik Analisis Force Rangking di mana kesemua ahli
bebas membuat undian keatas lima buah projek yang di ketengahkan, undian terbanyak ialah ke
atas produk Ez Mobile Writing Pad dan tindakan segera tugasan menghasilkan prototaip di
mulakan serta kerja – kerja ujicuba yang memakan masa selama satu bulan setengah
(11.02.2015 sehingga 27.03.2015). Penghasilan Ez Mobile Writng Pad sebenar yang di perbuat
dari bahan Akrilik iaitu plastik yang lebih keras dan 50% lebih ringan dari kaca, 17 kali lebih
tahan lenturan daripada kaca, tidak terbias terhadap sinar matahari, tahan terhadap cuaca luar dan
tahan terhadap reaksi bahan kimia jika di bandingkan dengan sebahagian besar bahan plastik
lain. Ez Mobile Wraiting Pad ini berukuran 34.5 CM (Panjang) X 24.5 CM (Lebar) X 4 CM
(Tinggi) dan di lengkapi di dalamnya aksesori - aksesori seperti Lampu UV, Power Bank, Nokia
Nextcode Reader, Pengimbas Mykad ( Mykad Reader), Kanta Pembesar, Lampu Led, Pen dan
Pen Maker. Berat bagi sebuah Ez Mobile Wraiting Pad tanpa alatan adalah 800 gram manakala5
apabila ia telah di lengkapi dengan semua aksesori, beratnya hanya mencecah 1.43kg. Pemilihan
Powerbank untuk menjana pengcahayaan produk ini di sebabkan ia lebih jimat, efisen, mudah di
kendalikan dan jangkamasa hayat yang lebih lama. Kos keseluruhan Ez Mobile Writing Pad
bernilai RM150.50 seunit. Setelah di perluaskan percubaan penggunaannya di dalam unit- unit
Jabatan Imigresen Negeri Perak serta agensi luar seperti Jabatan Pendaftaran Negara Cawangan
Taiping, terdapat nasihat serta cadangan dari pihak-pihak berkenaan dan ahli-ahli panel penilaian
yang pernah mengadili Ez Mobile Writing Pad di Konvensyen inovatif dan kreatif Jabatan
Imigresen Malaysia supaya menukar nama produk inovasi ini kepada nama yang lebih ringkas,
mudah dan efisyen. TEPEN5 menerima baik syor-syor serta cadangan berkenaan dan setelah
mendapat persetujuan dari Penasihat Kumpulan TEPEN5, produk Ez Mobile Writing Pad telah di
beri penjenamaan semula iaitu Enforcement Smart Box.
Enforcement Smart Box ringkasannya ESB merupakan produk inovasi yang di cipta
untuk membantu mempermudahkan tugasan Pegawai Pencatat Unit Penguatkuasa di dalam
Jabatan Imigresen Malaysia semasa operasi penguatkuasa di lakukan pada siang atau malam
hari. Kelebihan Enforcement Smart Box adalah apabila ia di gunakan di waktu malam dimana ia
dapat menjimatkan penggunaan tenaga kerja manusia. Sebagai pegawai pencatat, peralatan yang
diperlukan di bawa bersama-sama adalah ‘Borang Bongkar’, Borang Senarai Nama orang Yang
Telah Diperiksa dan Dibebaskan, lampu suluh, lampu UV, alat tulis, papan tulis dan lain-lain
yang di bawa di dalam satu beg. Bantuan juga di perlukan untuk pencahayaan pada waktu malam
dan juga sewaktu pemeriksaan awal ketulenan sesuatu pas di lakukan. Secara tidak langsung,
apabila beberapa orang anggota operasi perlu membantu pegawai pencatat, akan wujud
kekurangan anggota untuk menjaga orang yang sedang di periksa dan lokasi pemeriksaan dari
risiko yang tidak di jangka. Antara risiko yang tidak di jangka ialah berkemungkinan orang yang
di periksa melarikan diri atau mencederakan anggota operasi yang lain. Enforcement Smart Box
membantu pegawai pencatat mengoptimumkan fungsinya menjalankan tugas secara bebas serta
kelancaran proses dokumentasi awal dapat dijalankan tanpa memerlukan sokongan bantuan dari
anggota lain. Di samping itu keselamatan anggota-anggota operasi juga dapat di pertingkatkan.
Inovasi Enforcement Smart Box adalah hasil dari adaptasi menggabungkan berbagai
sumber menjadi satu peralatan yang di gunakan oleh pegawai pencatat semasa menjalankan
tugasan operasi ke dalam satu peti yang lebih ringkas, mudah, efisien dan mesra pengguna.
Enforcement Smart Box menyumbang Impak yang besar dalam penjimatan masa di mana proses
pemeriksaan awal dokumentasi dapat di lakukan segera di lokasi operasi dan hanya orang yang6
benar-benar bersalah sahaja akan di tahan untuk siasatan lanjut. Ia juga memudahkan pergerakan
pegawai pencatat dari lokasi operasi ke lokasi yang lain dengan mudah. Penjimatan dari segi kos
untuk membeli bateri lampu suluh yang di gunakan. Tuntutan kos lebih masa pegawai boleh di
jimatkan di mana tenaga pegawai-pegawai yang membantu pegawai pencatat boleh di kurangkan
atau di guna untuk tugasan lain. Enforcement Smart Box juga mudah di gunakan kerana ia ringan
dan ringkas, mudah di bawa ke persekitaran lokasi operasi yang berbagai walaupun pegawai
pencatat tersebut adalah seorang pegawai wanita. TEPEN5 telah membuat carian PATEN untuk
Enforcement Smart Box dengan pihak SIRIM. Keputusan carian PATEN Enforcement Smart Box
yang diperolehi dari pihak SIRIM setelah carian di lakukan terdapat lapan item yang lain dan
Enforcement Smart Box adalah satu ciptaan yang baru berbanding lapan item tersebut. Ternyata
Enforcement Smart Box adalah satu produk yang amat sesuai di gunakan oleh mana-mana
pegawai pencatat samada semasa melakukan tugasan operasi mahupun NAZIRAN oleh Unit
Visa, Pas Dan Permit. Ia juga sesuai di gunapakai oleh mana-mana Unit dari Agensi lain yang
mempunyai bidang tugas yang sama.
Enforcement Smart Box telah mendapat pujian serta komen-komen yang membina dari
pihak-pihak yang telah menguji cuba produk inovasi ESB ini. Hasil usaha TEPEN5 yang telah
mencipta produk inovasi ESB ini telah mencapai kejayaan dengan menjuarai Konvensyen
Inovatif dan Kreatif (Anugerah Inovasi) 2015 Peringkat Jabatan Negeri Perak, Menjuarai
Konvensyen Inovatif dan Kreatif (Anugerah Inovasi) 2015 Jabatan Imigresen Malaysia Zon
Utara dan Menjuarai Konvensyen Inovasi dan Kreatif (Anugerah Inovasi) 2015 Jabatan
Imigresen Malaysia. TEPEN5 berharap Enforcement Smart Box dapat memberi impak maksima
kepada Jabatan Imigresen dan juga sektor-sektor awam yang lain dalam menyuburkan budaya
pemikiran idea kreativiti dan inovasi.
KUMPULAN SASAR DAN SKOP LIPUTAN
Enforcement Smart Box telah direka oleh Kumpulan TEPEN5 berdasarkan fungsi asal
sebuah papan tulis. Penggunaan papan tulis adalah memang meluas. Boleh dikatakan semua
orang pernah menggunakan papan tulis paling tidak pun untuk mencatatkan sesuatu. Papan tulis
digunakan oleh semua golongan masyarakat. Baik pelajar dan guru sekolah untuk mencatatkan
7
bacaan sesuatu ujikaji, penyelidik yang ini mencatatkan pemerhatian yang diperolehi, pegawai
banci penduduk, kakitangan stor, penyelia tapak pembinaan dan sebagainya. Namun keperluan
masing-masing adalah berbeza. Enforcement Smart Box memang direka khusus untuk bidang
penguatkuasaan untuk Jabatan Imigresen. Tidak dinafikan segala peralatan yang dibekalkan juga
adalah memang berkaitan dengan fungsi penguatkuasaan jabatan itu sendiri iaitu memeriksa
dokumen dan orang. Namun sebenarnya konsep yang dibawakan oleh Enforcement Smart Box
juga boleh disesuaikan dengan kegunaan agensi lain seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan
Perangkaan, Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia, Jabatan Kastam Di Raja Malaysia dan
Polis Di Raja Malaysia. Konsep Enforcement Smart Box juga boleh diselaraskan untuk kegunaan
pihak sekolah, university, pihak swasta. Hanya beberapa penyelarasan yang kecil perlu dibuat
untuk menjadikan Enforcement Smart Box sebagai satu alat yang boleh diguna pakai oleh semua.
Ini tidak mustahil dilakukan kerana material yang digunakan di dalam Enforcement Smart Box
itu sendiri memang boleh disesuaikan untuk keperluan pengguna.
Ruang penyimpanan yang terdapat di dalam Enforcement Smart Box adalah dibina
menggunakan campuran span dan polisterin. Span dan polisterin ini memang mudah untuk
direkabentuk untuk keperluan penyimpanan alatan pengguna. Ruang penyimpanan yang luas
iaitu dengan isipadu kubik 3381cm3 juga memudahkan pengguna untuk menyimpan peralatan
mereka dengan kemas dan selamat untuk mengelakkan kehilangan alatan tersebut. Alatan seperti
lampu UV juga boleh ditukarkan kepada alatan yang lain yang difikirkan perlu oleh pengguna
tersebut, contohnya pihak pekerja stor mungkin tidak memerlukan lampu UV, mereka boleh
menggantikannya dengan alat pembaca kod bar. Saiz dan berat Enforcement Smart Box juga
menjadikannya mudah dikendalikan oleh semua golongan pengguna. Enforcement Smart Box
boleh disimpan di dalam beg galas menjadikannya mudah untuk dibawa kemana-mana oleh
pengguna. Dengan adanya Enforcement Smart Box ini juga, pengguna tidak akan mengalami
masalah seperti keciciran alatan, tertinggal alatan, dan sebagainya kerana ruang penyimpanan
alatan memang direka untuk menyimpan alatan tersebut dengan selamat, maka sebarang
ketidakcukupan peralatan boleh dikesan dengan mudah. Salah satu ciri Enforcement Smart Box
ialah boleh digunakan di dalam sebarang waktu baik siang atau malam, walaupun di dalam
tempat yang gelap atau kurang cahaya. Ini menjadikannya sesuai untuk digunakan oleh Jabatan
Hutan contohnya yang bertugas memeriksa kayu balak jauh di dalam hutan belantara. Salah satu
idea untuk menghasilkan Enforcement Smart Box ialah untuk menghapuskan penggunaan meja.
Dengan penggunaan Enforcement Smart Box meja tidak perlu dibawa, secara tidak langsung
8
memudahkan urusan logistik pengguna. Dengan sifatnya yang serbaguna dan mudah dibawa,
Enforcement Smart Box memang amat sesuai dengan pengguna yang menjalankan kerja di
lapangan seperti Jabatan Perikanan, Jabatan Pertanian.
Oleh yang demikian, Enforcement Smart Box amat sesuai untuk disasarkan kepada
pelbagai golongan, bukan sahaja untuk pihak yang terlibat di dalam penguatkuasaan, malahan
juga amat sesuai untuk skop yang lebih luas untuk kegunaan pihak sektor swasta, institut
pengajian tinggi dan sekolah, bidang pertanian, perhutanan dan sebagainya.
OBJEKTIF / TUJUAN INISIATIF
Merujuk kepada Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka, Objektif bermaksud sesuatu yang
khusus yang ingin dicapai, matlamat, objektif inovasi Kumpulan TEPEN5 dirangka untuk
menjadikan Kumpulan TEPEN5 berdaya saing dan mempunyai hala tuju yang jelas untuk
memastikan keberkesanan dan matlamat penubuhan Kumpulan Tepen5 tercapai.
9
Penggunaan Enforcement Smart Box ini membantu dalam penjimatan tenaga manusia. Sebelum
Enforcement Smart Box digunakan memerlukan tenaga manusia yang ramai dalam aktiviti
operasi dan pegawai pencatat juga perlu dibantu oleh pegawai-pegawai lain semasa mencatat
laporan berkaitan orang kena tangkap. Sebelum Enforcement Smart Box digunakan, setiap kali
pegawai pencatat akan dibekalkan dengan satu papan tulis dan pen beserta borang “ Senarai
nama orang yang telah diperiksa da dibebaskan”. Selalunya pegawai pencatat akan dibantu oleh
beberapa orang pegawai operasi untuk menjalankan tugasnya bergantung kepada keadaan
persekitaran operasi.Bantuan utama yang diperlukan ialah pencahayaan pada waktu malam.
Sebelum penggunaan Enforcement Smart Box pegawai pencatat operasi, menggunakan
‘Notepad’, Lampu UV dan Lampu Suluh. Seorang pegawai akan membantu pegawai pencatat
untuk mengenalpasti ketulinan dokumen (orang kena tangkap) dengan menggunakan lampu UV
dan seorang pegawai lagi membantu memegang lampu suluh ketika operasi waktu malam dalam
membantu pegawai pencatat mencatat maklumat . Pengunaan Pegawai diperlukan dalam kuantiti
yang ramai dan aktiviti operasi juga akan mengambil masa yang agak panjang di sesuatu
destinasi operasi.
Sekiranya menggunakan Enforcement Smart Box penggunaan tenaga manusia yang ramai
untuk membantu pegawai pencatat dapat dikurangkan. Pegawai pencatat dapat melakukan
tugasnya dengan seorang diri tanpa bantuan pegawai lain. Pegawai pencatat dapat melaksanakan
tugasnya dengan cepat dan lancar tanpa bantuan pegawai lain dimana pegawai lain boleh
memfokus dalam mengendalikan operasi. Pegawai pencatat perlu membawa Enforcement Smart
Box untuk operasi. Semua barang yang diperlukan telah disediakan dalam Enforcement Smart
Box. Barang-barang yang terdapat dalam Enforcement Smart Box adalah Lampu UV, Power
Bank,Telefon bimbit C5, Pengimbas Mykad (Mykad Reader), Kanta Pembesar, Lampu LED,
Pen, Pen Penanda.
Pegawai Pencatat perlu membawa Enforcement Smart Box yang telah dilengkapi dengan
semua peralatan yang akan digunakan semasa operasi yang lebih ringan dan ringkas. Dengan
adanya Enforcement Smart Box hanya seorang pegawai sahaja akan ditugaskan untuk
pemeriksaan ketika operasi. Penjimatan penggunaan fungsi pegawai dari tiga pegawai
dikurangkan kepada hanya seorang pegawai pencatat sahaja. Pegawai bantuan dapat melakukan
tugas lain seperti kepungan dan pengawasan lokasi. Penjimatan tenaga manusia juga secara tidak
10
langsung membantu jabatan untuk menjimatkan kos dari segi pembayaran elaun tugas lebih masa
dan kos pengangkutan.
Kumpulan Tepen5 juga menitik beratkan isu keselamatan, baik keselamatan anggota
operasi malah bahan yang digunakan di dalam pembuatan Enforcement Smart Box juga tidak
membahayakan pengguna. Penggunaan arkrilik sebagai bahan asas membantu pengguna dari
segi kekukuhan, beban yang minima dan rekaan yang senang dikendalikan. Pengguna juga bebas
untuk bergerak semasa menggunakan Enforcement Smart Box, malahan dengan kelengkapan
LED, secara tidak langsung memudahkan kedudukan pengguna dipantau oleh anggota yang lain.
Peralatan yang terdapat dalam Enforcement Smart Box juga tidak mudah untuk tercicir, kerana
Enforcement Smart Box direka dengan selak yang boleh dikunci. Ini juga mampu mengelakkan
kehilangan aset-aset Jabatan yang berharga dan untuk mengelakkannya dari jatuh ke tangan
pihak yang tidak bertanggungjawab.
Enforcement Smart Box direka khusus dari sebuah papan tulis. Daripada sebuah papan
tulis yang hanya memiliki papan dan pengepit kertas, Kumpulan TEPEN5 telah merevolusikan
fungsi asas tadi kepada satu rekaan yang menjadikan Enforcement Smart Box sebagai satu
produk yang mempunyai banyak fungsi. Semua fungsi yang ditambahbaik tadi adalah untuk
keselesaan pengguna dan juga meningkatkan kualiti kerja pengguna itu sendiri. Dengan adanya
Enforcement Smart Box, pengguna mampu mengoptimakan hasil kerja. Segala peralatan yang
dibekalkan bersama Enforcement Smart Box mampu meningkatkan prestasi pengguna dan juga
menaikan moral pengguna untuk menjalankan tugas dengan berkesan dan efisien. Secara tidak
langsung imej jabatan juga dapat ditingkatkan.
KREATIVITI
Enforcement Smart Box merupakan satu idea bersama yang telah digarapkan oleh
Kumpulan TEPEN5. Enforcement Smart Box juga merupakan satu manifestasi yang
membuktikan bahawa kreativiti mempunyai kuasa yang hebat di mana sesuatu perkara yang
tidak terfikir oleh akal manusia sebelum ini sehingga berjaya diterjemahkan hasil percambahan
idea antara ahli-ahli kumpulan yang rata-ratanya tidak memiliki latar belakang yang berkaitan di
dalam bidang fabrikasi produk. 11
Kreativiti jika dirujuk di dalam Kamus Dewan (Cetakan 1993) bermaksud “kreativiti
sebagai kemampuan ( kebolehan ) mencipta daya kreatif”. Mengikut Viktor Lowenfeld (1975),
kreativiti adalah naluri (instinct) semula jadi sejak lahir yang dimiliki oleh setiap orang. Naluri
itu adalah faktor pertama digunakan bagi menyelesaikan atau membuat pernyataan
mengenai masalah kehidupan. Keinginan pula menjadi asas yang mendorong seseorang, untuk
berupaya menyelidik dan meneroka sesuatu. Tanpa naluri dan keinginan, manusia tidak akan
bertindak melakukan sesuatu perkara.
Terdapat juga satu teori yang berhubungkait dengan kreativiti. Ia dinamakan sebagai
Teori Generativiti. Teori ini diperkenalkan oleh seorang pakar psikologi Amerika Syarikat,
Robert Epstein pada awal tahun 1980an. Teori ini menyatakan‘novel behavior is the result of a
dynamic interaction among previously established behaviors; in other words, new ideas result
from interconnections among old ones’. Robert Epstein menyatakan melalui teori ini, Proses
penjanaan idea baharu adalah melalui saling hubungkait di antara idea-idea lama. Robert Epstein
juga menggariskan terdapat empat strategi yang boleh digunakan untuk meningkatkan penjanaan
kreativiti. Empat strategi tersebut adalah Capturing(menangkap),Challenging(mencabar),
Broadening (perluasan) dan Surrounding (persekitaran).
Berbalik kepada Enforcement Smart Box, Kumpulan TEPEN5 telah melalui liku-liku dari
peringkat zero sehinggalah produk Enforcement Smart Box berjaya meraih Anugerah Inovasi
sempena Sambutan Hari Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia 2015. Kami bermula dengan
kosong, iaitu masih kabur apakah permasalahan yang sering terjadi di dalam Jabatan Imigresen
Malaysia yang boleh diketengahkan untuk pertandingan Inovasi. Kami telah melaksanakan
kaedah brainstorming iaitu sesi memerah otak untuk mendapatkan senarai masalah-masalah
yang boleh diketengahkan. Hasil daripada sesi brainstorming setiap ahli Kumpulan TEPEN5
telah mengemukakan masalah masing-masing. Antara masalah-masalah yang telah diutarakan
ialah ‘penggunaan berbagai-bagai cop untuk satu kelulusan’, ‘masalah stamp pad ink yang
berbagai warna’, ‘masalah papan tulis untuk pemeriksaan dokumen’, ‘masalah ketika menyusun
borang ke Record Management Centre’ dan ‘beg penghantaran fail ke bahagian Visa,Pas dan
Pemit’. Sesi pemilihan dan menganalisis masalah telah dijalankan dengan mengaplikasikan
Teknik Analysis Force Ranking yang dibuat secara undian. Berdasarkan markah undian ahli
Kumpulan TEPEN5 telah sebulat suara memilih ‘masalah papan tulis untuk pemeriksaan
dokumen’ sebagai masalah yang akan dibawa di dalam pertandingan inovasi kali ini.
12
Masalahnya sudah diketahui tetapi apakah jalan penyelesaiannya pula? Ahli kumpulan
telah turun padang menyelami tugas yang dibuat oleh pegawai pencatat semasa pemeriksaan
dokumen orang yang diperiksa dijalankan sewaktu operasi penguatkuasaan Jabatan Imigresen
Malaysia. Hasil pemerhatian dan temubual bersama anggota yang terlibat, maka ahli Kumpulan
TEPEN5 telah melihat bahawa papan tulis yang digunakan pada masa kini perlu direvolusikan
untuk memudahkan tugas-tugas seorang pegawai pencatat. Di sinilah kreativiti bermula.
Daripada papan tulis yang hanya terdapat papan dan pengepit kertas, ahli Kumpulan TEPEN5
telah memerah otak dan mencambahkan idea. Proses capturing idea terjadi dengan sendirinya
selaras dengan Teori Generativiti. Konsep the bed, the bath dan the bus berjaya dibuktikan di
mana, idea berkenaan penyelesaian masalah ini hadir pada waktu yang tidak disangka diminda
ahli-ahli kumpulan. Idea-idea ini ditangkap dan dikemukakan kepada ahli-ahli Kumpulan
TEPEN5 untuk dibincangkan kerelevenannya dengan masalah. Antara idea yang digarap hasil
proses ini ialah papan tulis perlulah mempunyai pelbagai fungsi contohnya papan yang baharu
perlulah memiliki sesuatu yang tidak pernah ada pada papan tulis biasa.
Proses Challenging juga memainkan peranan di dalam menjana idea baharu. Ini berlaku
apabila ahli kumpulan TEPEN5 meletakkan diri mereka sendiri sebagai pengguna papan tulis.
Pengalaman menggunakan papan tulis yang biasa ini membolehkan ahli kumpulan merasai
sendiri kelemahan papan tersebut. Ini terbukti berkesan apabila ahli-ahli kumpulan berjaya
tampil dengan idea-idea yang bernas untuk mengembangkan lagi penambahbaikan yang perlu
dilakukan terhadap papan tulis yang biasa untuk memudahkan lagi tugasan seorang pegawai
pencatat. Antaranya, papan tulis yang baharu perlulah memiliki ruang untuk penyimpanan
borang dan alat tulis untuk memudahkan pegawai pencatat. Proses Broadening juga terlibat di
dalam menjana kreativi ahli Kumpulan TEPEN5. Proses ini ialah ahli kumpulan
mengembangkan minda mereka berkenaan papan tulis yang biasa. Apakah kegunaan papan tulis
biasa selain daripada sebagai papan untuk menulis sesuatu. Disinilah timbulnya idea untuk
meletakkan lampu LED, kanta pembesar, Lampu UV, alat pembaca Mykad. dan Nokia Nexcode
Reader.
Proses Surrounding juga berlaku semasa ahli kumpulan TEPEN5 menghasilkan produk
Enforcement Smart Box. Surrounding ini ialah dimana papan tulis itu sendiri menghasilkan
rangsangan kepada ahli Kumpulan TEPEN5 untuk menghasilkan idea baru. Contohnya papan
tulis biasa sudah terdapat banyak di pasaran, tetapi apakah ciri-ciri papan tulis baharu yang
13
masih lagi belum wujud di pasaran, bukan sahaja di Malaysia malah di peringkat antarabangsa.
Ini dibuktikan dengan laporan carian paten daripada pihak Sirim Berhad berdasarkan proses
carian paten yang telah mereka jalankan di dalam pengkalan data My IPO dari tahun 1986
sehingga yang terkini, Google Patent search ( US Patent) dan EPO (Espacent) memperolehi 8
produk yang menyerupai seakan-akan Enforcement Smart Box tetapi mempunyai fungsi yang
lain dan berbeza dengan fungsi Enforcement Smart Box. Turut dicatatkan di dalam laporan carian
paten tersebut adalah Enforcement Smart Box merupakan penciptaan yang baharu mengatasi
kelapan-lapan produk yang ditemukan.
Oleh yang demikian budaya kreativiti yang dipupuk sesama ahli Kumpulan TEPEN5
merupakan sesuatu yang boleh dibanggakan. Ini kerana tanpa latarbelakang yang berkaitan
dengan penghasilan produk, ahli Kumpulan TEPEN5 berjaya menghasil produk Enforcement
Smart Box. Yang lebih membanggakan Produk Enforcement Smart Box berjaya memenangi
beberapa pentandingan inovasi Jabatan Imigresen Malaysia iaitu Johan di peringkat Hari Inovasi
dan Liga Kumpulan Inovatif dan Kreatif Jabatan Imigresen Negeri Perak Tahun 2015/2016,
Johan di peringkat Hari Inovasi dan Liga Kumpulan Inovatif dan Kreatif Jabatan Imigresen
Negeri Perak Tahun 2015/2016, Johan Anugerah Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia Zon Utara
2015, dan Johan Hari Sambutan Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia 2015. Sesuatu yang tidak
pernah difikirkan oleh ahli Kumpulan TEPEN5.
Mekanisma generatif yang berada dalam kreativiti beroperasi dalam setiap masa. Dalam
kata lain, setiap dari kita mempunyai potensi kreatif yang seimbang. Malangnya, kebanyakkan
dari kita telah ‘dilatih’ dari hari pertama kita ke sekolah untuk mengabaikan idea-idea baru yang
timbul secara konsisten melalui otak kita. Ini juga dibantutkan lagi dengan komen-komen negatif
yang selalu dilontarkan terhadap idea-idea yang dikemukakan, sehingga menjadikan sesetengah
daripada kita menjadi malu dan takut untuk menyampaikan sesuatu idea, malu dan takut
sekiranya idea kita dicemuh dan dikritik. Namun begitu, kemunculan idea-idea baru berkenaan
akan tetap berlaku. Oleh itu budaya kreativiti perlu dipupuk di dalam setiap lapisan masyarakat
bukan sahaja di peringkat sekolah, malah diperingkat lapangan pekerjaan kerana kreativiti tiada
penghujungnya.
14
KEBERKESANAN
Keberkesanan bermaksud sesuatu tindakan itu dapat dilihat daripada hasil yang diperoleh
sesudahnya. Begitu juga setiap penilaian dalam pemilihan menghasilkan sesuatu produk inovasi.
Pelbagai aspek dinilai bagi setiap produk yang dihasilkan yang mempunyai keberkesanan yang
dapat di manafaat oleh semua pihak.
Dengan penghasilan Enforcement Smart Box telah memberi penambahbaikan peralatan
dalam penguatkuasaan bagi memudahkan penggunaan bahan yang sedia ada kepada satu produk
yang pelbagai kegunaan dan senang dibawa. Walaupun pelbagai produk di pasaran seakan
Enforcement Smart Box, perincian dalam penghasilan lebih mesra pengguna dan menepati ciri-
ciri keperluan pengguna khususnya di bahagian penguatkuasaan di setiap Jabatan-jabatan
kerajaan dan agensi yang terlibat selaras keperluan dan cabaran yang dihadapi.
15
Enforcement Smart Box adalah sebuah kotak yang dilengkapi dengan semua alatan yang
diperlukan oleh seorang pencatat ketika sesuatu pemeriksaan dokumen-dokumen dilakukan.
Kebiasaannya, dalam setiap pemeriksaan operasi seorang pencatat memerlukan alatan-alatan
seperti papan untuk menulis, alat tulis, borang-borang, kertas, lampu suluh (ketika penggunaan di
sebelah malam atau di tempat gelap). Namun dengan penggunaan Enforcement Smart Box semua
kelengkapan telah dihimpunkan di dalam satu kotak yang lebih sistematik dan kemas yang
lengkapi dengan pen, kanta pembesar, lampu LED, Power bank, UV Light, Nokia Nexcode
Reader, MyKad Reader, marker pen dan borang-borang/kertasA4.Melalui kaedah ini
keberangkalian untuk semua kelengkapan alatan tersebut tertinggal dapat di elakkan.
Peningkatan kecekapan seseorang pencatat dapat diperolehi melalui Enforcement Smart Box.
Bagi Jabatan-jabatan dan agensi mahupun pelajar yang terlibat dalam tugas-tugas lapangan untuk
menjalankan tugas mencatat contohnya Jabatan Imigresen Malaysia sendiri, aplikasi penggunaan
Enforcement Smart Box dalam membantu kecekapan seorang pegawai yang ditugaskan sebagai
Pegawai Pencatat semasa proses dokumentasi awal dijalankan bagi sesuatu operasi.
Selain reka bentuk Enforcement Smart Box berbentuk segi empat tepat yang berikuran
34.5cm (panjang) x 24.5 cm (lebar) x 4cm (tinggi) amat sesuai untuk semua lapisan umur kerana
bentuknya yang tidak terlalu besar. Dengan berat sebuah Enforcement Smart Box sebanyak 1.43
kg mudah bagi pembawa Enforcement Smart Box untuk bergerak dari satu tempat ke tempat lain.
Contoh seorang pelajar boleh menggunakan Enforcement Smart Box untuk menulis dengan
mudah ketika pembelajaran amali dilakukan di luar bilik darjah. Penggunaan Enforcement Smart
Box dianggap tepat walaupun untuk pelajar sekolah. Pegawai yang menguruskan bahagian
logistik terutama di bahagian stor di mana pengcahayaan yang agak kurang jelas dan gelap,
kegunaan Enforcement Smart Box sangat di perlukan dengan keupayaan cahaya melalui lampu
LED yang terang dan lebih jelas dapat membantu pegawai tersebut merekod dan menyemak
simpanan stor tersebut dengan lebih cepat.
Senario yang selalu berlaku ketika satu operasi di jalankan kebiasaan Pegawai yang
ditugaskan untuk mencatat (Pegawai Pencatat) akan dibekalkan dengan satu papan tulis, pen
berserta borang ‘Senarai nama orang yang telah di periksa dan dibebaskan’. Pegawai pencatat
akan dibantu oleh beberapa pegawai operasi lain untuk menjalankan tugasnya bergantung kepada
keadaan persekitaran operasi. Penjimatan penggunaan sumber tenaga manusia dapat di
kurangkan semasa penggunaan Enforcement Smart Box di tempat gelap kerana perlu menyalakan
lampu LED tanpa perlu bantuan orang lain untuk memegang lampu suluh. Contoh bagi seorang16
Pegawai Jabatan Pengangkutan Jalan melakukan sekatan jalan raya pada waktu malam
Enforcement Smart Box dapat membantu keupayaan seoarang pegawai mengendalikan
Enforcement Smart Box sendiri tanpa bantuan pegawai lain. Penggunaan Enforcement Smart Box
ini saja dapat memaksimakan penggunaan sumber tenaga manusia.
Enforcement Smart Box mesra pengguna kerana keperluan boleh mengikut kehendak
pengguna serta alatan kelengkapan yang di bekalkan oleh pihak jabatan atau agensi. Kandungan
di dalam kotak Enforcement Smart Box boleh di ubah dari semasa kesemasa bergantung kepada
keperluan kerana material yang di gunakan dalam Enforcement Smart Box sendiri boleh di ubah
suai dan di bentuk. Pemilihan material dari jenis span/ polisterin mudah di bentuk mengikut
kesesuaian keperluan pengguna. Pemilihan warna juga bergantung kepada citrarasa pengguna
sendiri. Bagi Enforcement Smart Box dipilih berwarna merah dari papan akrilik yang mempunyai
pelbagai jenis dan warna. Sifat Akrilik itu sendiri anti pecah, tahan cuaca, lebih ringan dari kaca,
boleh lentur, tidak mempunyai racun, tidak terbias terhadap sinar matahari dan mudah
dibersihkan serta diselenggara. Akrilik juga produk selamat untuk di gunakan dan diaplikasikan
ke segala bidang termasuk juga bidang perubatan. Bagi bahagian dalam Enforcement Smart Box
kandungan material di pilih dari jenis polesterin berwarna biru bagi menambahkan lagi kreativiti
dalam bentuk Enforcement Smart Box. Kandungan dalam Enforcement Smart Box terdiri dari
pen, marker pen,borang-borang, lampu LED, Power Bank, Pembaca MYKad, Kanta Pembesar
dan Nokia Nexcode Reader.
Enforcement Smart Box juga telah melalui permohonan semakan Carian PETEN Produk
ke Pihak SIRIM Berhad untuk membuat semakan bagi mengetahui carian berkenaan produk
Enforcement Smart Box telah berada di pasaran. Hasil daripada semakan carian tersebut terdapat
8 jenis rekaan yang mempunyai konsep seakan rekaan Enforcement Smart Box tetapi fungsi yang
berlainan. Bagi Jabatan Imigresen kelengkapan yang terdapat dalam Enforcement Smart Box
sangat diperlukan dalam pemeriksaan awal dokumentasi orang yang diperiksa ketika sesuatu
operasi dilakukan. Sekiranya Enforcement Smart Box digunakan oleh Pihak Jabatan Perangkaan
dalam melakukan bancian kepadatan penduduk di sesuatu kawasan Enforcement Smart Box
sangat releven digunakan.
Pengendalian Enforcement Smart Box dapat menjimatkan masa kerana proses penyediaan
alatan yang biasa digunakan seperti meja lipat, lampu suluh, ‘UV light’, dan papan note pad
diperlukan oleh seorang pencatat. Setelah pengunaan Enforcement Smart Box lebih mudah dan
17
singkat, hanya perlu membawa Enforcement Smart Box yang mana satu peti yang telah
dilengkapi semua alatan yang di perlukan. Pemeriksaan terhadap ketulenan pasport, pelekat Visa
di dalam pasport, dokumen-dokumen yang mempunyai ciri-ciri keselamatan seperti sijil
kelahiran, kad pengenalan, lesen kenderaan motor dan sebagainya dapat dilakukan di tempat
pemeriksaan dan keputusan pemeriksaan awal dokumen tersebut dapat dilakukan dengan cepat
dan pantas. Penjimatan masa dokumentasi awal yang lebih singkat dan mempercepatkan proses
siasatan awal bagi pengelasan orang yang di periksa adalah orang yang benar-benar melakukan
kesalahan saja akan di soal siasat dan di tahan mengikut prosedur kerja bagi orang yang kena
tahan. Masa bagi sesuatu pemeriksaan juga dapat di kurangkan bagi membolehkan pemeriksaan
operasi dilakukan di tempat yang lain.
Penghasilan dan penggunaan Enforcement Smart Box adalah salah satu projek
inovasi yang telah memberikan impak yang besar kepada pengguna terutama di bahagian yang
mempunyai penguatkuasaan. Walaupun Enforcement Smart Box yang diadaptasikan dari produk
yang sedia ada kepada yang lebih ifisien, kreatif dan mudah kegunaannya. Di samping itu juga,
Enforcement Smart Box boleh di kolaborasi bersama jabatan-jabatan, agensi-agensi swasta
berkaitan, pelajar –pelajar sekolah dan pengguna lain.
RELEVAN
Projek inovasi ini membantu secara langsung seseorang pegawai pencatat melakukan
tugas di lapangan pada waktu malam. Enforcement Smart Box membantu pegawai pencatat
melakukan kerja tanpa bantuan pegawai lain. Semua barangan/alatan penguatkuasa yang
diperlukan berada dalam satu peti (box), seperti lampu LED, Kanta Pembesar, MyKad Reader,
Power Bank, Nokia Nexcode Reader, Pen, dan Borang-Borang yang diperlukan dalam Unit
Penguatkuasa.
Dengan adanya semua barang/alatan penguatkuasa dalam satu peti, maka seseorang
pegawai pencatat dapat menjalankan kerja dengan mudah pada waktu malam tanpa bantuan
tenaga pegawai yang lain untuk tugasan seperti memegang lampu suluh, memeriksa ketulinan
pelekat PL(KS) menggunakan lampu UV. Relevannya unit Enforcement Smart Box ini terbahagi
kepada beberapa kategori seperti :
a) PENJIMATAN KOS
1. Penjimatan Kos Bateri
18
Enforcement Smart Box ini juga mengurangkan pembelian bateri lampu suluh kerana
Enforcement Smart Box menggunakan lampu LED yang boleh digunakan bersama
dengan Powerbank. Sebagai perbandingan, di bawah merupakan formula bagi
pengiraan kuasa sesebuah bateri :
FORMULA PENGIRAAN KETAHANAN BATERI
I = Watt / Voltan
* Pengiraan bagi penggunaan power bank
5000 mAh = 1 jam
I = 5000 mAh 200 Ma
= 25 jam
- Harga bagi sebuah power bank ialah RM50.00 termasuk pengecas. *Pengiraan bagi penggunaan bateri jenama “Eveready” (Reachargeable)
1300 mAh = 1 jamI
= 1300 mAh 200 Ma
= 6.5 jam (1 bateri)
4 bateri = 4 x 6.5 jam
= 26 jam
- Harga bagi 4 buah bateri jenama “Eveready” termasuk pengecas bateri lebih kurang RM70.00. (Bergantung kepada jenama)
Kesimpulan :
Pemilihan Power Bank dipilih kerana lebih jimat, efisien, mudah dikendalikan, dan
tahan jangka masa lebih lama.
2. Penjimatan Kos Tuntutan Kerja Lebih Masa Sebelum dan Selepas Penggunaan
Enforcement Smart Box. Anggaran Masa bermula operasi sehingga tamat operasi
lebih kurang 5jam. Keanggotaan operasi adalah seramai 12 orang. Selepas
penggunaan Enforcement Smart Box, bilangan anggota operasi boleh dikurangkan
19
sebanyak 2 orang pegawai. Purata kadar bayaran tuntutan lebih masa pegawai adalah
kadar bayaran terendah. Jumlahnya kemudian dibahagi dua. Kadar bayaran tertinggi
ialah RM 21.54 sejam iaitu diperolehi oleh Pegawai bergred KP26 manakala kadar
bayaran terendah ialah sebanyak RM8.47 sejam iaitu yang diperolehi oleh Pegawai
bergred KP 19. Contoh pengiraan adalah seperti di bawah :
Kadar bayaran tertinggi + Kadar bayaran terendah = RM21.54 + RM8.47 = RM15.00
2 2
Sebagai contoh, perancangan jadual operasi bagi Pejabat Imigresen Cawangan Taiping ialah sebanyak 4 kali operasi dalam sebulan. Jika dalam setahun, perancanganoperasi ialah sebanyak 48 kali setahun. Sebagai perbandingan sila lihat jadual di bawah :
SEBELUM SELEPAS
Bil. Pegawai: 12 Orang Bil. Pegawai : 10 Orang
Tuntutan Elaun Lebih Masa 12 Orang Pegawai 5 Jam Operasi12 Pegawai X Rm15.00 X 5 Jam = RM900.00
Tuntutan Elaun Lebih Masa 1o Orang Pegawai 5 Jam Operasi10 Pegawai X Rm15.00 X 5 Jam = RM750.00(Penjimatan Sebanyak Rm150.00)
Tuntutan Elaun Lebih Masa 12 Orang Pegawai 4 Kali Operasi (Sebulan)4 X RM 900.00 = RM 3,600.00
Tuntutan Elaun Lebih Masa 10 Orang Pegawai 4 Kali Operasi (Sebulan)4 X RM 750.00 = RM 3,000.00(Penjimatan Sebanyak Rm600.00 Sebulan)
Tuntutan Elaun Lebih Masa 12 Orang Pegawai 48 Kali Operasi (Setahun)4 8 x RM900.00 = RM 43,200.00
Tuntutan Elaun Lebih Masa 10 Orang Pegawai 48 Kali Operasi (Setahun)4 8 x RM 750.00 = RM 36,000.00(Penjimatan Sebanyak RM 7,200.00 Setahun)
KESIMPULAN: Penggunaan Enforcement Smart Box menjimatkan kos bayaran Elaun Kerja LebihMasa pegawai sebanyak RM 7,200.00 setahun.
b) PENJIMATAN MASA- Masa ketika proses dokumentasi lebih cepat bagi membolehkan Pegawai Pencatat ke
sasaran lokasi operasi seterusnya.
20
- Proses penyediaan alatan penguatkuasa yang biasa digunakan oleh seorang Pegawai
Pencatat lebih singkat dan mudah kerana hanya perlu membawa Enforcement Smart
Box sahaja. Semua peralatan telah tersedia di dalam kotak Enforcement Smart Box - Mempercepatkan proses saringan awal dengan mudah dan berkesan kerana hanya
yang betul-betul melakukan kesalahan sahaja akan dibawa ke Pejabat untuk proses
siasatan seterusnya. Dalam proses ini, penggunaan lampu UV dan Nokia Nexcode
Reader memainkan peranan yang penting dalam menentukan kesahihan/ketulenen
sesuatu dokumen semasa pemeriksaan.Sebagai contoh, sila lihat jadual seperti di bawah :
Seorang (01) pegawai pencatat bersama peralatan penguatkuasa :1. Beg Galas mengandungi :
- Papan Tulis- Lampu Suluh- Lampu UV- Kanta Pembesar- Nokia Nexcode Reader MyKad- Alatan Tulis- Borang-Borang
2. Meja Lipat
3. Lampu Meja (Rechargeable)
Seorang (01) pegawai pencatat bersama Enforcement Smart Box (ESB):Di dalam ESB mengandungi: -Lampu LED -Borang – Borang -Alatan Tulis -MyKad Reader -Kanta Pembesar -Nokia Nexcode Reader -Lampu UV -Power Bank
Pergerakan Pegawai Pencatat dari kenderaan ke lokasi dan masa penyediaan peralatan diambil :Anggaran masa Diambil: 4 minit 30 saat
Pergerakan Pegawai Pencatat dari kenderaan ke lokasi dan masa penyediaan ESB diambil :Anggaran masa Diambil:
10 Saat
PENJIMATAN MASA DAPAT DIKURANGKAN SEBANYAK
= 4 MINIT 20 SAAT
MUDAH DIGUNAKAN (USER FRIENDLY)
Enforcement Smart Box didatangkan dengan bentuk segiempat berukuran 24.5 cm x 4 cm
x 34.5 cm yang diperbuat daripada material jenis Akrilik dengan berat 1.4kg. Pemilihan21
material jenis akrilik adalah disebabkan kerana ianya ringan, mudah dibentuk, kosnya
murah, boleh dilekat dengan gam khas dan merupakan penebat elektrik yang baik. Selain
itu juga Enforcement Smart Box menjadikan peralatan penguatkuasa tidak mudah hilang/
tercicir selepas digunakan dan kelihatan lebih kemas dan bersistematik. Perbezaan ciri-ciri Akrilik, Papan lapis dan Aluminium adalah seperti jadual di bawah :
AKRILIK PAPAN LAPIS ALUMINIUM
Ringan Berat Ringan
Keras Mudah Melengkung Mudah Lentur, Lembut
Penebat Elektrik Penebat Elektrik Konduktor Elektrik
Mudah Dibentuk Susah Dibentuk Mudah Dibentuk
Kos Murah Kos Sederhana Kos Mahal
Susah Terhakis Susah Terhakis Mudah Terhakis
Kalis Air Tidak Kalis Air Kalis Air
Cantik dan Kemas Perlu Dicat Perlu Dicat
Boleh dilekat dengan Gam Perlu Dipaku @ Skru Perlu Diskru
PENINGKATAN PRODUKTIVITI
Penggunaan Enforcement Smart Box bukan sahaja digunapakai oleh jabatan
Imigresen sahaja tetapi boleh diperluaskan lagi kepada jabatan /agensi penguatkuasa yang
lain seperti Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ), Agensi Antidadah Kebangsaan (AADK),
Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) dan agensi-agensi yang lain. Jika sebelum ini Pegawai
Pencatat memerlukan lebih dari seorang pegawai untuk bantuan memegang lampu suluh
dan bantuan pengesahan ketulenan Pelekat PL(KS) dengan menggunakan Cahaya UV,
kini dengan penggunaan Enforcement Smart Box, Pegawai Pencatat tidak memerlukan
tambahan pegawai untuk tujuan tersebut kerana Enforcement Smart Box dilengkapi
dengan semua peralatan tersebut dan ini akan meningkatkan produktiviti dengan
penjimatan fungsi pegawai dari 3 orang pegawai kepada hanya seorang Pegawai Pencatat
sahaja. Pegawai Bantuan tersebut dapat melakukan tugas lain seperti Kepungan dan
Pengawasan Lokasi. Contoh Peningkatan Produktiviti seperti di dalam jadual di bawah:
SEBELUM SELEPAS22
1 Pegawai Pencatat1 Pegawai untuk bantuan lampu UV untuk
pemeriksaan ketulenan pelekat PL(KS).
Hanya seorang pegawai sahaja untuk
pemeriksaan kerana Enforcement Smart Box
lengkap dengan semua peralatan
penguatkuasa.
SIGNIFIKAN
Terdapat lima hasil signifikan yang telah kenal pasti oleh kumpulan TEPEN5 daripadapenghasilan Enforcement Smart Box iaitu penjimatan tenaga manusia, keselamatan,meningkatkan kualiti semasa operasi, keselesaan pengguna dan keberkesanan pemeriksaandokumen.
23
Penggunaan Enforcement Smart Box ini membantu dalam penjimatan tenaga manusia.
Sebelum Enforcement Smart Box digunakan, tenaga manusia diperlukan lebih ramai semasa
operasi kerana pegawai pencatat perlu dibantu oleh pegawai-pegawai lain semasa mencatat
laporan berkaitan orang kena tangkap. Sebelum Enforcement Smart Box digunakan, setiap kali
operasi pegawai pencatat akan dibekalkan dengan satu papan tulis serta pen dan beserta borang
“Senarai nama orang yang telah diperiksa dan dibebaskan”. Selalunya pegawai pencatat akan
dibantu oleh beberapa orang pegawai operasi untuk menjalankan tugasnya. Bantuan utama yang
diperlukan ialah dari segi pencahayaan pada waktu malam.
Sebelum penggunaan Enforcement Smart Box pegawai pencatat operasi, menggunakan
‘Notepad’, Lampu UV dan Lampu Suluh yang hanya di masukkan kedalam beg tanpa tersusun.
Semasa pemeriksaan dokumentasi awal dilakukan, pegawai pencatat sering di bantu oleh
pegawai lain untuk mengenalpasti ketulinan dokumen (orang kena tangkap) dengan
menggunakan lampu UV dan memerlukan seorang lagi pegawai untuk membantu memegang
lampu suluh ketika operasi di waktu malam. Penggunaan tenaga pegawai diperlukan dalam
kuantiti yang lebih ramai dan akan mengambil masa yang agak panjang di sesuatu lokasi operasi.
Sekiranya menggunakan Enforcement Smart Box, penggunaan tenaga manusia yang
ramai untuk membantu pegawai pencatat dapat dikurangkan. Pegawai pencatat dapat melakukan
tugasnya seorang diri dengan cepat dan lancar tanpa memerlukan bantuan pegawai lain. Dengan
ini pegawai lain boleh memberi tumpuan yang lebih dalam penggendalian operasi. Pegawai
pencatat hanya perlu membawa Enforcement Smart Box sepanjang operasi, kesemua peralatan
yang diperlukan telah tersedia di dalam Enforcement Smart Box. Peralatan yang terdapat dalam
Enforcement Smart Box adalah Lampu UV, Power Bank, Nokia Nexcode Reader, Pengimbas
MYkad (MYkad Reader), Kanta Pembesar, Lampu LED, Pen dan Pen Marker.
Pegawai Pencatat hanya perlu membawa Enforcement Smart Box yang telah dilengkapi
dengan semua peralatan yang akan digunakan semasa operasi dalam sebuah kotak yang lebih
ringan dan ringkas. Dengan adanya Enforcement Smart Box, hanya seorang pegawai sahaja akan
ditugaskan untuk membuat pemeriksaan ketika operasi. Penjimatan penggunaan fungsi pegawai
dari tiga pegawai dikurangkan kepada hanya seorang pegawai pencatat sahaja. Pegawai Bantuan
yang lain dapat melakukan tugasan lain seperti membuat kepungan dan pengawasan lokasi.
Keselamatan daripada hasil signifikan, anggota operasi tidak perlu membantu pegawai
pencatat dan hanya perlu mengawasi keadaan persekitaran daripada berlaku sebarang ancaman.24
Penggunaan Enforcement Smart Box membantu pegawai pencatat bebas bergerak di lokasi
tangkapan sewaktu operasi berjalan. Barangan yang terdapat dalam Enforcement Smart Box juga
tidak mudah untuk tercicir, kerana Enforcement Smart Box direka sebagai peti berkunci.
Pegawai-pegawai lain juga mudah untuk mengenalpasti kedudukan pegawai pencatat dengan
terdapatnya cahaya dari lampu LED dalam Enforcement Smart Box semasa operasi di waktu
malam.
Peralatan yang digunakan dalam penghasilan Enforcement Smart Box adalah lebih moden
dan tahan lasak. Projek Enforcement Smart Box ini dihasilkan dengan menggunakan bahan
Akrilik. Acrlic atau nama Bahasa Malaysianya, Akrilik adalah seperti plastik yang menyerupai
kaca tetapi sifatnya lebih baik dari kaca. Akrilik dalam nama saintifiknya ‘Polymenthyl
Methacrylate’ adalah plastik yang lebih keras dan boleh tembus pandang. Tersedia dalam
berbagai jenis, warna dan ukuran. Akrilik dengan sisi hijau silica dapat memberikan kesan
seperti kaca.
Selain anti pecah dan tahan cuaca, akrilik juga tidak mengkerut atau berubah warna
meskipun terkena sinaran matahari dalam jangka masa yang lama. Semua produk dari bahan
akrilik boleh digunakan baik di dalam dan diluar ruangan. Oleh kerana kandungan sifat akrilik
yang tidak beracun dan tahan terhadap sebahagian besar bahan kimia termasuk asid dan alkali
yang paling umum, maka produk akrilik selamat untuk digunakan dan diaplikasikan ke segala
bidang termasuk bidang perubatan.
Penggunaan Enforcement Smart Box dapat meningkatkan kualiti semasa operasi dimana
pegawai pencatat boleh bergerak dengan bebas dengan membawa Enforcement Smart Box.
Pengecaman dokumen dan pemiliknya dibuat dengan cepat semasa operasi. Sebelum
penggunaan Enforcement Smart Box pegawai operasi terpaksa membawa orang yang kena
tangkap ke pejabat untuk proses pengecaman dengan menggunakan sistem komputer. Masa yang
digunakan untuk membuat pengecaman tersebut adalah agak lama. Apabila para pegawai
menggunakan Enforcement Smart Box pengecaman ketulenan dokumen dan pemiliknya dibuat
secara pantas dan pegawai boleh melakukan tapisan awal. Proses yang cepat ini membolehkan
pegawai pencatat ke sasaran lokasi operasi seterusnya.
Sebelum penggunaan Enforcement Smart Box, pergerakan pegawai pencatat dari
kenderaan ke lokasi serta masa penyediaan peralatan mengambil masa selama 04 minit 30 saat.
Tetapi selepas Penggunaan Enforcement Smart Box pergerakan pegawai pencatat dari kenderaan25
ke lokasi lebih pastas dan hanya mengambil masa selama 10 saat sahaja. Hasilnya penjimatan
masa dapat dikurangkan sebanyak 04 minit 20 saat. Penggunaan Enforcement Smart Box
terbukti dapat meningkatkan kualiti semasa operasi dimana masa yang diambil untuk sesuatu
operasi menjadi lebih singkat dan para pegawai boleh ke lokasi operasi seterusnya dengan lebih
pantas.
Berat bagi sebuah Enforcement Smart Box tanpa peralatan adalah 800 gram dan berat
Enforcement Smart Box dengan peralatan yang penuh adalah 1.43 kilogram. Penggunaan
Enforcement Smart Box lebih mudah, ringan dan selesa digunakan oleh semua pegawai yang
ditugaskan untuk menjadi pegawai pencatat. Semasa sesuatu operasi di jalankan, pegawai
pencatat tidak perlu membawa meja dan lampu suluh untuk menjalankan tugasan, sebaliknya
hanya perlu membawa Enforcement Smart Box yang mudah di gunakan kerana kesemua
peralatan yang diperlukan berada di dalam satu peti. Maka dengan ini pegawai pencatat tidak
perlu berulangkali mengambil barangan keperluan dari beg dan ini membolehkannya bebas
bergerak dan boleh memberi sepenuh tumpuan kepada tugas yang dijalankan. Ini terbukti
bahawa Enforcement Smart Box memudahkan tugasan pencatat dan secara tidak lansung ia dapat
memaksimakan tenaga pegawai bantuan untuk tugasan yang lain.
Enforcement Smart Box dapat membantu dalam pemeriksaan awal dokumen keselamatan
lebih cepat dan berkesan. Enforcement Smart Box merangkumi peralatan seperti lampu UV,
Power Bank, Nokia Nexcode Reader, Pengimbas Mykad (MYkad Reader), kanta pembesar,
Lampu LED, Pen dan Pen Marker. Penggunaan Nokia Nexcode Reader membantu dalam
membuat pengimbasan pelekat ‘NEXCODE’ untuk mengesahkan ketulenan dan tempoh sah laku
pas / permit seseorang warga asing yang diperiksa.
Penggunaan lampu UV membantu pegawai pencatat untuk membuat pemeriksaan awal
ketulenan pelekat / permit atau dokumen perjalanan warga asing yang di periksa di lokasi
tersebut tanpa bantuan pegawai lain. Pengimbas MYkad pula membantu untuk mengenalpasti
MYkad yang di periksa adalah tulen atau palsu. Dengan adanya Enforcement Smart Box yang
mempunyai peralatan lengkap untuk tugasan di lapangan dapat mempercepatkan masa
pemeriksaan awal di lokasi dan hanya orang yang di syaki bersalah sahaja di bawa pulang ke
pejabat untuk siasatan lanjut.
26
PENCAPAIAN DAN PENGIKTIRAFAN
Kumpulan TEPEN5 telah ditubuhkan pada 12.12.2014 sebagai kumpulan Inovasi Dan Kreativiti
di Pejabat Imigresen Taiping, Perak. Hasil usaha Kumpulan TEPEN5 telah menghasilkan satu
produk inovasi iaitu Enforcement Smart Box.
Kumpulan TEPEN5 telah mengambil bahagian dalam konvensyen Kumpulan Inovatif
dan Kreatif Peringkat Jabatan Imigresen Negeri Perak bagi tahun 2015/2016 kategori Inovasi
pada 04.06.2015 yang telah diadakan di Jabatan Imigresen Negeri Perak di Ipoh, Perak. Di dalam
konvensyen itu, Kumpulan TEPEN5 melalui Enforcement Smart Box telah diangkat sebagai
Johan seterusnya menerima piala pusingan, wang tunai RM500.00 dan Sijil Penyertaan.
Berikutan kemenangan ini Kumpulan TEPEN5 telah dipilih untuk bertanding di dalam
Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) dan Anugerah Inovasi Jabatan Imigresen
Malaysia Peringkat Zon Utara 2015 di dalam Kategori Inovasi, bertempat di Pusat Konvensyen
Tabung Haji, Alor Setar, Kedah pada 24.08.2015. Kumpulan TEPEN5 sekali lagi telah
merangkul anugerah johan di dalam konvensyen ini. Kumpulan TEPEN5 turut menerima piala
pusingan dan sijil penyertaan.
Lantaran kemenangan tersebut, Kumpulan TEPEN5 telah mengorak langkah kehadapan
dengan memohon bantuan dan khidmat nasihat daripada pihak SIRIM Berhad di Shah Alam,
Selangor berhubung dengan langkah-langkah mempetankan Enforcement Smart Box. Pada
15.09.2015, dua orang ahli Kumpulan TEPEN5 telah ke Pejabat Seksyen Harta Intelek, SIRIM
Berhad, bagi membincangkan proses untuk mendapatkan paten bagi produk kami. Kami telah
dimaklumkan oleh Ketua Seksyen Harta Intelek SIRIM Berhad bahawa sesuatu produk yang
hendak dipatenkan perlu melalui beberapa peringkat dan akan mengambil masa yang lama, boleh
menjangkau ke 5 tahun dan proses ini juga akan menelan belanja (kos) yang agak tinggi. Setelah
diberikan taklimat dengan jelas dan lengkap, kami memulakan langkah awal untuk mendapatkan
paten iaitu dengan memfailkan permohonan kepada SIRIM Berhad untuk membuat carian paten
bagi produk Enforcement Smart Box kami. Bagi memastikan hasil inovasi kami adalah idea yang
baharu dan belum pernah dipatenkan oleh mana-mana pihak. Setelah menanti dengan penuh
debaran, akhirnya pada 12.10.2015, pihak SIRIM Berhad telah memberi maklumbalas beserta
Laporan Carian Paten. Di dalam laporan tersebut dinyatakan bahawa produk Enforcement Smart
Box dicadangkan sebagai produk yang baharu daripada item-item yang dijumpai semasa proses
carian dibuat. Langkah awal bagi mendapatkan paten telah berjaya dilakukan. Permohonan juga27
telah dibuat melalui surat permohonan kepada pengurusan tertinggi Jabatan Imigresen Malaysia
pada 24 Jun 2016 untuk mempatenkan Enforcement Smart Box dan diguna pakai oleh Jabatan
Imigresen Malaysia sendiri.
Kumpulan TEPEN5 seterusnya telah mewakili Jabatan Imigresen Malaysia bagi Zon
Utara dengan mempertaruhkan Enforcement Smart Box di Konvensyen Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK) dan Anugerah Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia Peringkat Jabatan Imigresen
Malaysia 2015 kategori Inovasi. Konvensyen ini yang telah diadakan di Dewan Serbaguna,
Jabatan Imigresen Malaysia Putrajaya dari 27.10.2015 hingga 28.10.2015. Akhirnya, Kumpulan
TEPEN5 sekali lagi telah dinobatkan sebagai Johan Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif
dan Anugerah Inovasi Jabatan Imigresen Malaysia Peringkat Jabatan Imigresen Malaysia 2015
untuk Kategori Inovasi. Kumpulan TEPEN5 membawa pulang piala kemenangan, wang tunai
RM5000.00 dan Sijil Penyertaan. Juri pertandingan juga mengucapkan tahniah kepada
Kumpulan TEPEN5 diatas usaha kumpulan membuat carian paten. Menurut beliau, melalui
laporan SIRIM Berhad itu dapat disimpulkan bahawa Enforcement Smart Box merupakan satu
rekaan baru yang pertama di dunia dan sepatutnya pihak yang berkenaan perlu mengambil
langkah-langkah proaktif untuk mempatenkan produk ini. Produk Enforcement Smart Box juga
telah mendapat pujian daripada Ketua Pengarah Imigresen Malaysia kerana berjaya
menghasilkan produk yang amat membantu di dalam penguatkuasaan undang-undang jabatan.
Kumpulan TEPEN5 juga telah dijemput untuk menyertai sambutan Hari Inovasi
peringkat Kementerian Dalam Negeri bagi tahun 2016 yang telah berlangsung pada 1 hingga 3
November 2016 di Dewan Auditorium, Aras 5, Blok D8, Kompleks D, Putrajaya. Walaupun
Kumpulan TEPEN5 tidak memenangi sebarang kategori, Kumpulan TEPEN5 tidak patah
semangat dan menjadikan ia sebagai pengalaman yang amat berharga.
Kumpulan TEPEN5 juga menerima maklum balas yang positif dari beberapa agensi-
agensi kerajaan yang lain telah mengujicuba Enforcement Smart Box. Antaranya, Ketua Jabatan
Pendaftaran Negara Larut Matang dan Selama telah memberi ulasan bahawa Enforcement Smart
Box mudah dikendalikan dan sangat efisien untuk digunakan semasa operasi. Ada juga pegawai
dari jabatan tersebut memberi ulasan bahawa projek Enforcement Smart Box sungguh efisien dan
fleksibel. Memudahkan urusan luar pejabat contohnya operasi atau program luar pejabat.
Selain Jabatan Pendaftaran Negara, Kumpulan TEPEN5 juga telah menyerahkan
beberapa set Enforcement Smart Box kepada Bahagian Penguatkuasa Jabatan Imigresen Perak di28
Ipoh. Ketua Bahagian Penguatkuasa, Jabatan Imigresen Perak memberi ulasan bahawa
Enforcement Smart Box bukan sahaja boleh digunapakai di semua Bahagian Penguatkuasa
Jabatan Imigresen Malaysia malahan di dalam jabatan-jabatan lain. Beliau turut menyatakan
bahawa Enforcement Smart Box adalah satu produk yang mesra pengguna, senang dibawa dan
mudah digunakan.
Kumpulan TEPEN5 juga telah memberi peluang kepada Unit Penguatkuasa Jabatan
Imigresen Malaysia Lumut Perak membuat ujicuba untuk tugas-tugas operasi. Banyak
maklumbalas positif yang diterima daripada pegawai penguatkuasa Pejabat Imigresen Lumut
antaranya ulasan ialah amat berpuas hati dengan penggunaan Enforcement Smart Box dan
menyatakan Enforcement Smart Box amat mudah digunakan untuk tujuan dokumentasi kerana
mempunyai kelengkapan yang asas serta senang digunakan pada waktu malam. Pegawai
Imigresen dari Bahagian Penguatkuasa juga menyatakan bahawa Enforcement Smart Box lebih
selesa digunakan oleh pegawai pencatat untuk mencatat maklumat dengan baik dan cepat.
Pegawai-pegawai dari Pejabat Imigresen Taiping memberi maklum balas yang amat
membanggakan terhadap Enforcement Smart Box. Pegawai dari Unit Naziran menyatakan
bahawa secara keseluruhannya Enforcement Smart Box ini amat sistematik dan secara tidak
langsung amat memudahkan beliau dalam menjalankan tugas semasa naziran dilakukan. Pegawai
dari Unit Penguatkuasa juga memberi maklum balas yang positif dengan menyatakan
Enforcement Smart Box merupakan satu alat yang sangat efisien dan menjimatkan masa. Beliau
sebagai pencatat semasa operasi diadakan menyatakan bahawa apabila menggunakan
Enforcement Smart Box masa yang diambil oleh pegawai pencatat untuk urusan menguruskan
peralatan dan dokumen menjadi singkat sekaligus mempercepatkan tugas pegawai pencatat.
Pencapaian bukan hanya diukur semata-mata dengan hadiah dan anugerah yang diterima.
Di kalangan ahli Kumpulan TEPEN5 sendiri, pencapaian yang paling besar adalah kejayaan
kumpulan untuk menghasilkan satu rekaan inovasi yang pada asalnya hanyalah sebuah papan
tulis. Keupayaan ahli kumpulan menyumbangkan idea, masa dan tenaga untuk sama-sama
menjayakan projek inovasi ini adalah sesuatu yang tidak dapat dibayangkan, dan tidak boleh
diukur dengan wang ringgit. Secara tidak langsung pencapaian diri setiap ahli Kumpulan
TEPEN5 wajar menjadi sumber inspirasi dan pencetus semangat kepada semua pihak. Semoga
usaha yang telah dicurahkan selama ini tidak terhenti setakat di sini, dan akan terus mekar
berkembang sampai bila-bila.
29
LAMPIRAN
30