PENYATA RASMI PARLIMEN · penyata rasmi parlimen parliamentary debates
Laporan Inovasi Jabatan Perbendaharaan Negeri...
Transcript of Laporan Inovasi Jabatan Perbendaharaan Negeri...
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 1
LAPORAN INOVASI
1.0 TUJUAN INOVASI
Inovasi ini bertujuan untuk mempercepatkan proses penyediaan dan
penghantaran nota debit yang merupakan notis berkenaan pembayaran yang
telah dibuat oleh Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak untuk agensi yang
didaftar di dalam sistem bayaran pukal (SBP) dengan menggunakan aplikasi
yang ditambahbaik dan penyata tersebut dihantar secara elektronik ke semua
570 Pusat Tanggungjawab (PTJ) di seluruh negeri Sarawak secara ON LINE
menggunakan inovasi baru, iaitu E-PENYATA DEBIT.
2.0 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
SEBELUM
Seb elum in i no t a d eb it d icet ak d an d isam p aikan kep ad a PTJ secara
m anual. Kaed ah in i t id ak ef ekt if d an t id ak ef isien ser t a m engam b il
m asa m eleb ih i 13,000 m in it un t uk m en jana d at a seb elum ianya
d ihan t ar d isam p in g p enghant aran yang m engam b il m asa yang lam a
w alaup un ianya d ihan t ar m enggunakan p os laju iait u 5 har i b eker ja
un t uk sam p ai ke PTJ yang p aling jauh sep er t i Belaga d an Long Lam a.
Berikut adalah punca-punca masalah yang dikenalpasti:
Penggunaan aplikasi lama
Penjanaan data lambat
Proses menyisih penyata lambat
Pencetakan menggunakan kertas yang banyak
Pencetakan penyata lambat
Penghantaran penyata tidak efektif
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 2
SELEPAS
Sist em in i yang d ib angunkan d engan m enam b ahb aik m od ul “St at e
In t ergrat ed Financial, Bud get ing and Account ing Syst em “ (SIFBAS) d i
m ana selep as d at a p em b ayaran d im uat t urun ke d alam SIFBAS, m aka
PTJ secara langsung d ap at akses kep ad a Not a Deb it un t uk d isem ak
ser t a d iam b ilkira d alam Buku Vot m asing -m asing seb aik sahaja
p em b ayaran d ilu luskan o leh Jab at an Perb end aharaan Neger i
Saraw ak. Inovasi in i akan m em p ercep at kan p em p rosesan d at a
b ayaran SBP d an penyat a akan d isam p aikan ke PTJ secara on line .
3.0 CIRI-CIRI & IMPAK INOVASI
3.1 Menukar Not a Deb it yang d ihan t ar secara m anual/hard cop y
kep ad a b en t uk elekt ron ik d an d ikem ukakan secara on -line
kep ad a PTJ.
3.2 Im p ak p ro jek in i m em b o lehkan PTJ m em ant au p erb elan jaan
d an p erun t ukan d engan leb ih ef ekt if d an ef isien. PTJ b o leh
m engesahkan p erb elan jaan d i b aw ah p ukal kod yang d id af t ar
d i b aw ah p ukal p ad a har i yang sam a b ayaran d ilu luskan o leh
Jab at an Perb end aharaan Neger i Saraw ak.
3.3 Inovasi in i m em b o lehkan p engaw asan p erb elan jaan b agi
m en jim at kan kos seb agai m em at uh i Pekeliling Set iausaha
Kew angan Neger i Saraw ak Bil.8/2007 d an seb agai m em at uh i
Arahan Perb end aharaan No.54: Perb elan jaan t id ak d ib enarkan
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 3
unt uk m eleb ih i p erun t ukan yang d ilu luskan .
3.4 Inovasi in i t elah b er jaya m elah irkan sum b er m anusia yang
b erp o t ensi d an b erup aya m enyum b ang kep ad a kecem er langan
o rgan isasi d an set erusnya m en jad i p en eraju t erunggul ke arah
m encap ai “A World Class Civil Service“.
3.5 Seb agai p em angkin m ekan ism e “To t al Quallit y Managem ent “ .
Mengurangkan karenah b irokrasi ser t a ke arah seb uah
o rgan isasi yang kom p et it if , berd aya saing d an relevan .
3.6 Pen jim at an kos p encet akan , p em b ungkusan d an p enghant aran
no t a d eb it ke PTJ d i seluruh neger i m elalu i POS d isam p ing
m enyum b ang kep ad a p ersekit aran “p ap er less“.
4.0 GAMBAR/JADUAL/STATISTIK
E-Penyata Debit
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 4
Sistem Perakaunan bagi memproses data
bayaran pukal dan butiran bayaran untuk
dihantar ke PTJ secara ON-LINE.
http://www.sarawaknet.gov.my
Ia dibangunkan dengan penambahan modul
kepada SIFBAS (State Intergrated Budgeting
and Accounting System) di mana selepas
data pembayaran dimuat-turun ke SIFBAS
(dihantar secara ON-LINE ke PTJ) maka P TJ
dapat akses kepada Penyata Debit untuk
disemak serta diambilkira dalam Buku Vot
PTJ.
CADANGAN PENYELESAIAN – E-PENYATA DEBIT
PILIH AGENSI
LANGKAH PENYEDIAAN
DATA BIL
DAFTAR NOMBOR BAUCAR BAYARAN
DATA BAYARAN
DAFTAR DATA BULANAN
APLIKASI SBP
Maanfaat Dan Kelebihan Aplikasi Baru
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 5
Tindakan Pembetulan &
Pelaksanaan
1. Pejabat perakaunan (JPNS) tidak
perlu cetak Penyata Debit: Jimat kos
kertas komputer, riben dan upah.
2. Pejabat perakaunan (JPNS) tidak
perlu hantar Penyata Debit (Hard copy)
ke PTJ: Jimat kos pembungkusan dan
penghantaran
3. Aplikasi sistem mudah dikendalikan:
Jimat masa pemprosesan
Mudah diakses oleh PTJ di seluruh
Negeri (Tiada birokrasi serta jimatkan
masa)
5. Mudah untuk PTJ buat penyesuaian
akaun mengikut Arahan
Perbendaharaan 143b
7. PTJ tidak perlu cetak penyata (Data
disimpan dalam server): Jimat kos
kertas
8. Tiada masalah pengsetoran Hard
copy penyata: Penyata tidak perlu
dicetak oleh JPNS dan PTJ
MANFAAT DAN KELEBIHAN APLIKASI BARU
Kebaikan /Kelebihan
E-Penyata Debit
Mencetak penyata
Penghantaran
1
2
Menjana data
3
45
7
6
Penjimatan Kos
PENJIMATAN KOS
BIL PERKARA SEBELUM
(RM)
SELEPAS
(RM)
BEZA
(RM)
%
PENJIMATAN
1.KERTAS KOMPUTER
(4ply)1,229,832.00 0.00 1,229,832.00 100
2. RIBEN PENCETAK 259,920.00 0.00 259,920.00 100
3. UPAH 233,885.76 29,235.72 204,650.04 85
4. PENGHANTARAN 46,500.00 0.00 46,500.00 100
5. PEMBUNGKUSAN 30,600.00 0.00 30,600.00 100
JUMLAH 1,800,737.76 29,235.72
FORMULA
% = BEZA X 100
SEBELUM
1,771,502.04
Perbandingan Proses Kerja
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 6
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Bahagian
Carta Aliranyang
mengalamiperubahan
Muat turunnota debit ke dalam
sistemSIFBAS
Lengkap
& betul?
Semak borang
permohonan SBP
Terima borang permohonan
SBP daripada jabatan
Terima data bil daripada
agensi melalui e-mail
Kueri
jabatan
Mula
Luluskan permohonan
Betul?
Tamat
Kemaskini daftar SBP
dan failkan borang SBP 3
Kemukakan borang
SBP 1 & 2 kepada agensi
Semak data
dengan SBP 3
Kueri
agensi
Masukkan nombor baucar ke sistem
SBP untuk melengkapkan maklumat
dalam baucar bayaran, senarai butir
baucar bayaran, penyata debit
& senarai ringkas pembayaran bil
Cetak baucar bayaran,
senarai butir baucar bayaran,
penyata debit & senarai ringkas
pembayaran bil
Muat turun ‘SBP exsport data’
ke dalam disket
Serah baucar bayaran untuk
tandatangan dan kebenaran
pembayaran
Serah baucar bayaran,
senarai butir baucar bayaran
& disket SBP export data kepada
Seksyen Dana untuk pembayaran
Hantar data pembayaran kepada
agensi melalui e-mail dan
maklumkan agensi maklumat
pembayaran yang telah dilakukan
Sisih Penyata Debit
Tidak
SBP
3
Ya
Ya
Tidak
CARTA ALIRAN PROSES KERJAPEMBAYARAN MELALUI SISTEM PUKAL
TRY/ACC(GL)/PK03
Terima resit daripada
agensi dan rekodkan
Lengkap
& betul?
Semak borang
permohonan SBP
Terima borang permohonan
SBP daripada jabatan
Terima data bil daripada
agensi melalui e-mail
Kueri
jabatan
Mula
Luluskan permohonan
Tamat
Kemaskini daftar SBP
dan failkan borang SBP 3
Kemukakan borang
SBP 1 & 2 kepada agensi
Semak data
dengan SBP 3
Kueri
agensi
Menjana data bil
Cetak baucar bayaran,
senarai butir baucar bayaran,
& senarai ringkas
pembayaran bil
Muat turun ‘SBP exsport data’
ke dalam disket
Serah baucar bayaran untuk
tandatangan dan kebenaran
pembayaran
Serah baucar bayaran,
senarai butir baucar bayaran
& disket SBP export data kepada
Seksyen Dana untuk pembayaran
Hantar data pembayaran kepada
agensi melalui e-mail dan
maklumkan agensi maklumat
pembayaran yang telah dilakukan
Muat turun nota debit ke
dalam sistem SIFBAS
Terima resit daripada
agensi dan rekodkan
Tidak
Ya
Ya
Tidak
CARTA ALIRAN PROSES KERJAPEMBAYARAN MELALUI SISTEM PUKAL
TRY/ACC(GL)/PK04
Terima cek/ Salinan Surat
Arahan Pindahan Wang
Dari Unit Dana
Betul?
SBP
3
Hantar Penyata kepada PTJ
Lampiran P6
Impak Inovasi
IMPAK TERHADAP PENGURUSAN PERAKAUNAN NEGERI
BERSESUAIAN DENGAN AP.143.b
Arahan Perbendaharaan ini menghendaki semua PTJ untuk menyemak
dan mengesahkan ketepatan penyata kewangan/perakaunan dengan
lejar PTJ
BERTEPATAN DENGAN POLISI KERAJAAN KE ARAH
E-GOVERNMENT
DAPAT MEMINIMAKAN KUERI AUDIT
MENEPATI MISI PERKHIDMATAN AWAM NEGERI “TRANSFORM THE CIVIL SERVICE THROUGH HIGH PERFORMANCE TEAM AND EXCELLENT SERVICE DELIVERY”
DAPAT MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN YANG BERKUALITI DAN PANTAS BAGI MEMENUHI KEHENDAK DAN EKSPEKTASI PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SARAWAK KE ARAH “A WORLD CLASS CIVIL SERVICE”
AP. 143(b)
Maklumat Perhubungan Pemilik Inovasi
Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011
Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 7
Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak
Tingkat 7-11, Menara Pelita, Jalan Tun Abdul Rahman Ya’akub,
Petra Jaya, 93050 Kuching Sarawak, Malaysia
Tel: 082-440111
www.treasury.sarawak.gov.my