Laporan Implementasi Aksi Perubahan PKP III / 2020 …
Transcript of Laporan Implementasi Aksi Perubahan PKP III / 2020 …
Surabaya, 5 Oktober 2020
Laporan Implementasi Aksi Perubahan
PKP III / 2020
AKTUALISASI
PEMANTAUAN KESEHATAN PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI RUMAH SAKIT
BERBASISSISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)
Ida Mayasari, SKM. M.KesNDH 40
DISKRIPSI AKSI
KEPEMIMPINAN
DISKRIPSI HASIL
KEPEMIMPINAN
IMPLEMENTASI AKSI
PERUBAHAN
DISKRIPSI AKSI KEPEMIMPINAN
Diskripsi Aksi
Kepemimpinan
Etika Perilaku : Komitmen,Loyalitas, SalingMenghargai, Hubunganyang harmonis
Budaya kerja : semangat kerja,PHBS, 3M
Pengelolaan Proses Kepemimpinan
Adanya DukunganStakeholder internal daneksternal
Dukungan Stakeholder
Tersusun Tim Kerja yang terdiri dari BagianKepegawaian dan IntalasiTeknologi & Komunikasi
Identifikasi efektifitasAktivitas pengendalianpada setiap TahapKegiatan
.
Pengendalian MutuTahapan Aksi Perubahan
01
02
03
04
Pengelolaan Tim Kerja & Jejaring
PENGELOLAAN PENGENDALIAN MUTU TAHAPAN AKSI PERUBAHAN01
No Tahapan
Kegiatan
Hambatan
Pelaksanaan
Kegiatan
Aktivitas
Pengendalian
Yang dilakukan
Efektifitas
Pengendalian
Saran
perbaikan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1.
Persiapan
rancangan
aksi
perubahan
Sesuai
dengan yang
direncanakan
Perencanan dan
penyusunan
topic aksi
perubahan
Efektif untuk
perencanaan
pemilihan
rancangan
topic aksi
perubahan
Menyusun
rancangan
aksi
perubahan
2.
Pembentukan
Tim
Perlunya
koordinasi
yang sangat
intens dengan
waktu yang
terbatas
Koordinasi dan
Komunikasi
Tim antar unit
kerja / instalasi/
bidang/bagian
Efektif untuk
menjalin
koordinasi &
Komunikasi
anggota Tim
Menyusun
SK Tim
Rancangan
Aksi
Perubahan
3. Persiapan
sarana
prasarana
Pengumpulan
data
informasi
kesehatan
pegawai
masih manual
Persiapan data
dan rancangan
aplikasi
SIKEDU
dengan menu
informasi
riwayat
kesehatan
Efektif untuk
mengendalik
an informasi
data yang
akurat
Menyiapkan
data
informasi,
draft modul
dan
integrasi
data
pelayanan
dan sikedu
4. Penyusunan
alur atau
design
rancangan
Belum
adanya
workflow
pemantauan
kesehatan
pegawai
Koordinasi
membahas
rancangan
aplikasi sikedu
dengan
pengembangan
fitur riwayat
kesehatan
pegawai
Efektif untuk
Design atau
rancangan
Menyusun
pengemban
gan fitur
riwayat
kesehatan
pegawai
dan
workflow
pemantauan
kesehatan
pegawai
5. Ujicoba dan
Implementasi
Data riwayat
kesehatan
belum update
sempurna dan
proses
integrasi
memerlukan
waktu yang
lama
Melakukan
sinkronisasi
antara data
Sikedu dan data
pelayanan
khusus data
pemeriksaan
covid -19 bagi
pegawai
Informasi
Data akan
menjadi lebih
efektif dan
akurat
Sikronisasi
dilakukan
secara
realtime
6. Melaksanaka
n monitoring
dan evaluasi
aplikasi
sikedu
Belum
optimalnya
pemanfaatan
aplikasi
sikedu
(sistem
informasi
kepegawaian
terpadu)
Melakukan
evaluasi secara
kontinyu tentang
fitur fitur dalam
pengembangan
aplikasi sikedu
Informasi
data akan
menjadi lebih
efektif dan
akurat
Melakukan
evaluasi
secara
berkala dan
berkelanjuta
n tentang
pengemban
gan modul
riwayat
kesehatan
PENGELOLAAN PENGENDALIAN MUTU TAHAPAN AKSI PERUBAHAN
No Nama Stakeholder Bukti Dukungan
(1) (2) (3)
1. Direktur Utama -Pengesahan Alur dan SPO
-Pengesahan Tim Rancangan Aksi Perubahan
Pemantauan Kesehatan Pegawai Berbasis Sistem
Informasi Kepegawaian Terpadu
2. Direktur Umum dan Keuangan -Persetujuan Alur dan SPO
-Persetujuan Tim Rancangan Aksi Perubahan
Pemantauan Kesehatan Pegawai Berbasis Sistem
Informasi Kepegawaian Terpadu
3. Kepala Bagian Kepegawaian -Persetujuan Alur dan SPO
-Persetujuan Tim Rancangan Aksi Perubahan
4. Kasubag Administrasi dan Pembinaan Pegawai Pembuatan Surat Keterangan Isolasi Mandiri
5. Ka Seksi Pelayanan Khusus Koordinator tim Swab Test
6. Ka. Komite Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Penyusunan dan analisis form tracing pegawai
terkonfirmasi covid-19
7. Ka. Instalasi Laboratorium Sentral Pemeriksaan rapid dan swab bagi pegawai
8. Ka. Unit Kerja Medical Cek Up Pemeriksaan rapid dan Medical Cek Up pegawai
9. Ka. Instalasi Teknologi Komunikasi dan Informasi Perancangan dan pengembangan modul Riwayat
Kesehatan dalam Sikedu
10. Staf Bagian Kepegawaian Pendukung Teknis Kegiatan dan entry data riwayat
kesehatan
DUKUNGAN STAKE HOLDER
No Uraian tugas masing masing
Tim Kerja
Rencana Pelaksanaan
(1) (2) (3)
1.Ida Mayasari, SKM. M. Kes
Ka. Sub bag Formasi Kepegawaian
Bertanggungjawab
terhadap pelaksanaan
sistim informasi kesehatan
dan percepatan
pemantauan kesehatan
pegawai melalui Sikedu
Melakukan Koordinasi mulai tahap perisiapan,
pelaksanaan, uji coba dan implementasi,
monitoring dan evaluasi tentang pengembangan
modul SIKEDU yaitu fitur riwayat kesehatan
pegawai dan percepatan pemantauan
kesehatan pegawai pegawai yang terinfeksi
2.Firda Rahmawati, SKM
Staf Bagian Kepegawaian sebagai
Jabfung Pembimbing Kesehatan Kerja
Mempersiapkan dan
merancang pelaksanaan
kegiatan serta menyusun
draft prosedur
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan rapat
koordinasi , Menyusun draft kebijakan
pencegahan dan , pengendalian covid-19 bagi
pegawai , pada bulan Agustus 2020
Menyusun draft alur pemeriksaan covid -19
bagi pegawai pada bulan Agustus 2020
3.Firman Dwi Arianto, S. Kom
Staf Bagian Kepegawaian
Menyusun pengembangan
modul sistem informasi
kepegawaian terpadu
Menyusun modul aplikasi sistem informasi
kepegawaian terpadu pada bulan Juli –
Agustus 2020
4.Wahyu Adi Nugroho, S.Kom
Staf Instalasi Teknologi dan Komunikasi
Informasi
Menyusun fitur riwayat
kesehatan pegawai pada
Sikedu
Menyusun fitur riwayat kesehatan pegawai
pada Sikedu pada Minggu I-III bulan Agustus
2020
5.Rizky Firmansyah, S.Kom
Staf Instalasi Teknologi dan Komunikasi
Informasi
Melakukan koordinasi dan
integrasi data pemeriksaan
covid-19 dan data Sikedu
Melakukan export import data pemeriksaan
covid-19 dan data sikedu pada Minggu I – III
bulan Agustus 2020
6.Wahyu Indra Lesmana
Staf Bagian Kepegawaian
Melakukan entri data
riwayat kesehatan pegawai
Mengentry data riwayat kesehatan pegawai
pada Minggu I-II bulan Agustus 2020
PENGELOLAAN TIM KERJA DAN JEJARING
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Konsultasi dengan
Mentor dan coach
tahap persiapan
18 Juli 2020
25 Juli 2020
Kesepakatan tentang tema
yang akan dipilih dalam
rancangan aksi perubahan
disesuaikan kondisi terupdate
Hasil konsultasi
tentang usulan tema
aksi perubahan
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
2. Koordinasi awaldengan timPendukung Teknis
23 Juli 2020 Masukan dan Sarantentang Usulan Temadalam Rancangan AksiPerubahan yaitu RiwayatKesehatan
Notulen Rapat tgl.23 Juli 2020
Capaian Tahapan Aksi Perubahan
No TahapanKegiatan
TanggalPelaksanan
Output yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
3. Pembentukan Tim
Rancangan Aksi Perubahan
1 Agustus 2020 SK Direktur Utama tentang
Rancangan Aksi Perubahan
SK Direktur Utama
No.188/1179.3/301/2020
tentang Rancangan Aksi
Perubahan Pemantauan
Riwayat Kesehatan
pegawai berbasis Sikedu
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
4. Penyusunan perancangan
SPO /Prosedur
Pemeriksaan Covid -19
5 Agustus 2020 SK Direktur Utama tentang
pemeriksaan kesehatan covid-19
bagi pegawai
SK Direktur Utama No.
301/01/301.1.3/3021/20
20 tentang Prosedur
Pemeriksaan Covid-19
bagi pegawai
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
5. Perancangan design
modul pengembangan
riwayat kesehatan
7 Agustus 2020 1. Rencana pengembangan
modul SIKEDU dengan menu
riwayat kesehatan
2. Workflow pemantauan
kesehatan pegawai
Draft Rancangan
menu dan workflow
pemantaun kesehatan
pegawai dan notulen
rapat tgl. 7 Agustus
2020
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
6.
7.
Uji Coba
Implementasi
Mg ke IV Agt 2020
Mg ke I & II Sept
2020
Dashboard Fitur riwayat
kesehatan, notifikasi SMS
(Short Message Service) hasil
pemantauan kesehatan pegawai
yang terinfeksi covid-19 dan
Surat Keterangan Isolasi
Mandiri
Dashboard Fitur riwayat
kesehatan pegawai dan
pemantauan kesehatan
pegawai yang terinfeksi
covid-19 dan notifikasi
SMS serta Surat
Keterangan Isolasi Mandiri
Dashboard SIESTA
TAHAP UJI COBA DAN IMPLEMENTASI
Dashboard SIKEDU bagian dari SIESTA
merupakan komitmen
Bagian Kepegawaian untukmelakukan terobosandalam mempermudah danmempersingkat seluruhlayanan kepegawaian,serta mengoptimalkanseluruh sistem informasikepegawaian yang cepat,tepat, dan akurat
1. Database Kepegawaian Terpaduuntuk Pengelola Kepegawaian
2. Early Warning System (EWS)SIP/STR) untuk Pegawai
3. Pengurusan Cuti Pegawai untuksemua pegawai
4. Pegurusan Surat Keteranganuntuk semua pegawai
5. Pembuatan Gaji Berkala otomatisuntuk Pengelola Kepegawaian
6. Pengurusan Ijin PengembanganKompetensi Ke Luar Negeridengan Biaya Sendiri
7. Presensi Online8. Riwayat Kesehatan
Modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) :
Tampilan Database Kepegawaian Terpadu
Dashboard Riwayat Kesehatan
Dashboard Pemantauan Kesehatan tentang Covid-19
Notifikasi untuk pegawai
Notifikasi untuk Bag Kepegawaian
SURAT KETERANGAN ISOLASI MANDIRI
• Movie clips
Video
Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan
KegiatanTanggal
PelaksananOutput yang dihasilkan
Buktipendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
8. Monitoring dan Evaluasi 17 September 2020 Brainstorming sistem
informasi riwayat kesehatan
dan pemantauan kesehatan
pegawai
Evaluasi Prosedur alur
pemeriksaan kesehatan
covid-19 bagi pegawai
dan
CAPAIAN KINERJA
No Tahapan Kegiatan Bobot Target
Capaian
Kinerja
Realisasi Capaian
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Tersusunnya Rancangan
pengembangan modul SIKEDU
tentang riwayat kesehatan
pegawai
20% 1 dokumen 1 dokumen 100%
2. Terbentuknya Tim Rancangan
Aksi Perubahan Pemantauan
Kesehatan Pegawai
20% 1 dokumen 1 dokumen 100%
3. Tersusunnya dashboard riwayat
kesehatan pegawai dan
pemantauan kesehatan
pegawai yang terinfeksi covid-19
40% 2 dokumen 2 dokumen 100%
4. Tersusunnya kebijakan
pencegahan dan pengendalian
covid-19 bagi pegawai
20% 1 dokumen 1 dokumen 100%
No Sebelum Aksi Perubahan Setelah Aksi Perubahan Indikator Keberhasilan
(1) (2) (3) (4)
1. Belum tersedianya data riwayat
kesehatan pegawai yang realtime
Telah tersedianya data riwayat
kesehatan pegawai yang realtime
Tersedianya informasi riwayat
kesehatan pegawai yang realtime
2. Belum ada tampilan atau fitur riwayat
kesehatan dalam SIKEDU
Terdapat tampilan atau fitur
riwayat kesehatan dalam SIKEDU
Tersedianya Dashboard Riwayat
Kesehatan Pegawai dalam Sistem
Informasi Kepegawaian Terpadu
3. Belum adanya notifikasi peringatan
atau SMS (Short Message Service)
kepada pegawai, bag kepegawaian
dan bid yansus tentang pemantauan
kesehatan pegawai yang terinfeksi
covid-19
Adanya notifikasi peringatan atau
SMS (Short Message Service)
kepada pegawai, bag kepegawaian
dan bid yansus tentang
pemantauan kesehatan pegawai
yang terifeksi covid-19
Tersusunnya notifikasi peringatan
melalui SMS ((Short Message
Service) pegawai yang terinfeksi
covid-19
4. Usulan penerbitan surat keterangan
isolasi mandiri dilakukan secara
manual
Usulan penerbitan surat
keterangan isolasi mandiri
dilakukan secara elektronik dan
diupload dalam SIKEDU
Tersedianya surat keterangan
isolasi mandiri secara elektronik
5. Belum adanya Kebijakan tentang
Pencegahan dan Pengendalian Covid-
19 Bagi Pegawai dan Prosedur
Pemeriksaan Covid -19 bagi pegawai
Telah tersusunnya Kebijakan
tentang Pencegahan, Pengendalian
Covid-19 bagi pegawai dan
Prosedur Pemeriksan Covid-19
bagi pegawai
Tersusunnya regulasi atau
kebijakan tentang Pencegahan,
Pengendalian Covid-19 bagi
pegawai dan Prosedur Pemeriksan
Covid-19 bagi pegawai
MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Simpulan
1. Tersedianyainformasi riwayatkesehatan pegawai2. Terciptanya pelaporan sistem kesehatan dan keselamatan pegawai sesuaidengan standard akreditasi RS
KEBERLANJUTAN AKSI
PERUBAHAN
JANGKA MENENGAHpengembangan aplikasisistim informasikepegawaian terpaduterintegrasi dengan moduldata pelayanan (rawat jalandan rawat inap )JANGKA PANJANGpengembangan aplikasisistim informasikepegawaian terpaduterintegrasi dengan modulpelayanan (rawat jalan danrawat inap), dan modulprogram pengendalianinfeksi (PPI)
PENUTUP
TERIMA KASIHPKP III /2020
IDA MAYASARI, SKM. M.KesKa. Sub Bagian Formasi Kepegawaian
RSUD Dr. SOETOMO