LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN...
Transcript of LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN...
1
LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011
1.0 LATAR BELAKANG
Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan pada 1 November 2007 di bawah
Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679) hasil gabungan Lembaga Akreditasi
Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi.
Sebagai badan jaminan kualiti, MQA berperanan sebagai badan tunggal yang menyelia
dan menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi program dan institusi pendidikan tinggi
negara serta melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) sebagai landasan
sistem jaminan kualiti pengajian tinggi dan rujukan kriteria dan standard kelayakan
kebangsaan.
2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan
kewangan MQA dengan menentukan sama ada:
wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan;
wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil,
perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori;
pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang
ditetapkan; dan
rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan di Pejabat MQA dan merangkumi enam elemen utama iaitu
Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perbelanjaan,
Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan Pengurusan Aset dan
Inventori serta Pengurusan Kenderaan.
Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tahun
2011 serta semakan terhadap Akta MQA, peraturan kewangan MQA, minit mesyuarat
dan lain-lain rekod yang berkaitan. Di samping itu, perbincangan dan temu bual juga
diadakan dengan pegawai MQA yang berkaitan untuk perakuan pengesahan maklumat
yang diperoleh daripada proses semakan yang telah dijalankan. Pemeriksaan fizikal
juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.
2
4.0 PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya pengurusan kewangan MQA adalah di tahap yang baik dan
telah wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan.
Bagaimanapun masih ada ruang untuk mempertingkatkan dan memperkemaskan rekod
dan dokumen yang berkaitan bagi mematuhi peraturan kewangan sepenuhnya.
Pemerhatian Audit adalah seperti berikut:
4.1 KAWALAN PENGURUSAN
Bagi menentukan sama ada struktur pengurusan kewangan yang berkesan telah
diwujudkan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), semakan Audit telah dijalankan
terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi,
Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan Prosedur dan Jawatankuasa. Hasil semakan
Audit untuk setiap aspek utama di bawah Kawalan Pengurusan mendapati ianya adalah
di tahap yang baik dan berikut adalah penemuan Audit:
4.1.1 Struktur Organisasi
a) Carta Organisasi
Perenggan 1.2(a) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan
Pejabat) menyatakan adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk menyedia
dan mempamerkan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan
seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah mengikut
kesesuaian. Selain itu, carta organisasi tersebut perlu lengkap (meliputi fungsi, hierarki
dan aktiviti) dan sentiasa kemas kini dengan menunjukkan kedudukan perjawatan
semasa selaras dengan ketetapan yang digariskan dalam Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991.
Semakan Audit terhadap Carta Organisasi MQA di lapan bahagian dan unit iaitu
Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan &
Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit
Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat
mendapati semua perjawatan di dalam carta adalah diluluskan serta menunjukkan
semua bahagian serta unit di dalam pentadbiran MQA. Carta organisasi MQA yang
lengkap dan terkini juga telah dipamerkan di bahagian utama seperti di ruang utama
3
Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif dan Kaunter Perhubungan Pelanggan. Semua carta
organisasi ini juga telah mematuhi empat kriteria semakan Audit yang ditetapkan seperti
di Jadual 1 berikut;-
Jadual 1:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Carta Organisasi
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA
KRITERIA SEMAKAN
1 Carta organisasi disediakan (PKPA 8/1991) /
2 Carta Organisasi lengkap /
3 Carta Organisasi kemas kini /
4 Carta organisasi dipamerkan (perenggan 1.2(a)
Pek.Perkh.5/2007) /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Berikut adalah Gambar 1 yang menunjukkan contoh Carta Organisasi di Bahagian/Unit
di MQA.
Gambar 1:
Beberapa Carta Organisasi Yang Terdapat di MQA
Carta Organisasi MQA Carta Organisasi Akreditasi (Kejuruteraan dan Alam Bina)
4
Carta Organisasi Unit Hal Ehwal Awam Carta Organisasi Akreditasi (Sastera dan Kemanusiaan)
b) Penurunan Kuasa
Menurut seksyen 21(2)Akta 679, Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah bertanggungjawab
bagi keseluruhan pentadbiran dan pengurusan fungsi dan operasi Agensi. Arahan
Perbendaharaan 11(a) menyatakan dengan jelas kewajipan kewangan dan perakaunan
bagi pegawai yang menjalankan tugas di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah
dinyatakan secara bertulis.
Semakan Audit mendapati kertas cadangan penurunan kuasa yang terbaru telah
diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 24 Ogos 2011 dan semua surat
penurunan kuasa telah ditandatangani oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan diberikan atas
nama pegawai yang menyandang jawatan bagi memastikan Ketua Pegawai Eksekutif
menentukan siapa yang bertanggungjawab apabila berlaku sesuatu perkara yang tidak
mengikut peraturan. Jadual 2 berikut menunjukkan semua kriteria semakan Audit
berhubung dengan penurunan kuasa yang telah dipatuhi.
5
Jadual 2:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penurunan Kuasa
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1
Semua pegawai terlibat dengan pengurusan kewangan diberikan kuasa secara bertulis (hasil, perbelanjaan, perolehan, amanah, dan aset). 9AP 11, AP200.1 dan Akta Kontrak Kerajaan)
/
2 Penurunan kuasa secara khusus diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam kutipan dan bayaran (AP 69 dan 101)
/
3 Penurunan kuasa jelas, lengkap dan terkini /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
c) Pembahagian Tugas
Perenggan 2.11 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan tanggungjawab
Ketua Jabatan membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya
menyumbangkan kepada kecemerlangan organisasi. Antaranya matlamat ini boleh
dicapai melalui perancangan dan pelaksanaan pusingan kerja mengikut tempoh yang
sesuai dalam pelbagai bidang. Di samping itu, dasar pertukaran pegawai/kakitangan
telah ditetapkan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2004 di mana pertukaran
pegawai/kakitangan perlu dilakukan sekurang-kurangnya tiga tahun tetapi tidak melebihi
lima tahun di suatu jawatan yang di klasifikasi sebagai jawatan sensitif. Antara jawatan
tersebut adalah terlibat secara langsung dengan pelanggan semasa memproses
sesuatu permohonan yang boleh menghasilkan pulangan kewangan dan menjalankan
tugas membuat bayaran kepada/membuat kutipan hasil daripada pelanggan.
Semakan pematuhan berhubung pembahagian/pengasingan tugas adalah seperti di
Jadual 3 berikut:-
Jadual 3:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembahagian/
Pengasingan Tugas
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Pembahagian/pengasingan tugas dirancang dan dilaksanakan
/
2 Senarai tugas disediakan dengan jelas dan lengkap /
3 Senarai tugas di kemas kini jika berlaku perubahan sistem dan cara kerja
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
6
Semakan Audit mendapati pembahagian/pengasingan tugas mengikut gred jawatan dan
kelayakan telah wujud di MQA berdasarkan semakan Fail Meja pegawai-pegawai MQA .
4.1.2 Pengurusan Sumber Manusia
a) Perjawatan
Sehingga Disember 2011, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kementerian
Kewangan telah meluluskan 352 jawatan iaitu terdiri daripada empat Pegawai
Pengurusan Tertinggi, 166 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, 166
Pegawai Kumpulan Sokongan I serta 16 pegawai kumpulan sokongan II. Kedudukan
perjawatan yang diluluskan dan diisi mengikut kumpulan adalah seperti di Jadual 4
berikut:
Jadual 4:
Kedudukan Jawatan Yang Diluluskan/ Diisi Mengikut Kumpulan Sehingga Bulan
Disember 2011
JAWATAN JUMLAH
PERJAWATAN PENYANDANG KEKOSONGAN
Pengurusan Tertinggi 4 4 0
Pengurusan & Profesional 166 137 29
Kumpulan Sokongan I 166 158 8
Kumpulan Sokongan II 15 15 0
JUMLAH 351 314 37
Semakan Audit terhadap senarai perjawatan MQA mendapati terdapat 29 kekosongan
bagi jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional seperti di Jadual 5 berikut:
Jadual 5:
Kekosongan Jawatan Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional
JAWATAN GRED JUMLAH
KEKOSONGAN
Pegawai Tadbir N54 6
Pegawai Tadbir N52 3
Pegawai Teknologi Maklumat F52 1
Pegawai Undang-Undang L44 1
Pegawai Tadbir N48 1
Pegawai Teknologi Maklumat F44 1
Pegawai Tadbir N44 10
Pegawai Teknologi Maklumat F41 1
Pegawai Tadbir N41 5
JUMLAH 29
7
Semakan juga mendapati bagi mengisi kekosongan jawatan Kumpulan Sokongan I dan
Kumpulan Pengurusan dan Profesional, MQA telah mengiklankan kekosongan tersebut
di kementerian, jabatan dan agensi kerajaan yang lain. Pinjaman dari agensi lain seperti
Kementerian Pengajian Tinggi dan Jabatan Perkhidmatan Awam juga telah dilakukan
oleh MQA bagi mengisi kekosongan jawatan terutamanya Gred N48 dan ke atas.
Sehingga bulan Disember 2011, seramai 3 pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi, 6
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta 2 pegawai Kumpulan Sokongan
telah dipinjamkan ke MQA oleh agensi kerajaan yang lain. MQA telah menetapkan
kriteria bagi pengisian semua jawatan disebabkan peranan MQA untuk menyelia dan
menyelaras jaminan kualiti serta akreditasi program pendidikan tinggi negara
memerlukan pegawai yang berkelayakan.
Adalah dicadangkan MQA berusaha mengisi kekosongan jawatan sedia ada bagi
memantapkan lagi pengurusan peringkat Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I untuk memastikan program jaminan kualiti dapat dilaksanakan
dengan berkesan secara berterusan.
b) Latihan
Bagi memastikan dasar latihan sumber manusia Sektor Awam dapat dilaksanakan
dengan teratur, kerajaan telah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun
2005 (Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam) dan Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 (Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam). Antara
lainnya, pekeliling dan surat pekeliling perkhidmatan berkenaan menetapkan
penyediaan dan pelaksanaan rancangan tahunan mengenai latihan serta setiap
pegawai perlu dilatih sekurang-kurangnya tujuh hari dalam setahun. Keperluan latihan
bagi pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan akaun juga dinyatakan
melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 di mana Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu meneliti keperluan latihan pegawai dan
kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun, membuat
perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan serta
menyimpan rekod pegawai dan kakitangan.
8
Semakan Audit mendapati Bahagian Pengurusan Sumber Manusia ada menyediakan
rancangan tahunan bagi latihan dan menganjurkan kursus untuk meningkatkan tahap
pengetahuan dan kemahiran pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan.
Bahagian tersebut juga berusaha memenuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 6 Tahun 2005 untuk memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan
latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Antara kursus-kursus yang telah dihadiri
oleh pegawai-pegawai di Bahagian Kewangan sepanjang Tahun 2011 adalah seperti di
Jadual 6:
Jadual 6:
Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Kewangan
Sepanjang Tahun 2011
BIL KURSUS TARIKH
1 Latihan Asas Perakaunan Kepada Pegawai Bahagian Kewangan
19 Jan 2011
2 Kursus Bimbingan Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan
09 Mei – 10 Mei 2011
3 Lawatan MQA ke PTPTN 15 Jun 2011
4 Kursus Penyelenggaraan dan Penyesuaian Buku Vot
20 Jun – 22 Jun 2011
5 Latihan Pengurusan Kewangan Untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional
4 Julai – 7 Julai 2011
6 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Bayaran
13 Sep 2011
7 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja – Bayaran Secara EFT
15 Sep 2011
8 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Terimaan
20 Sep 2011
9 Bengkel DownLine Training 1 (DLT 1) 20 Okt – 22 Okt 2011
10 Kursus SAGA – Modul PCB 2010 24 Okt – 25 Okt 2011
Adalah dicadangkan kursus berkaitan kewangan dan perakaunan perlu dipertingkatkan
kerana MQA memerlukan lebih ramai pegawai yang berkemahiran dan mempunyai
pengetahuan dalam bidang kewangan terutama mereka yang terlibat secara langsung
dengan pengurusan kewangan.
9
4.1.3 Sistem Dan Prosedur
a) Manual Prosedur Kerja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil.8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(a)
dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap
agensi Kerajaan menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) yang komprehensif
sebagai dokumen rujukan di peringkat jabatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini
dan sentiasa dikaji semula secara berterusan. Kedudukan pematuhan kepada tiga
kriteria semakan Audit yang ditetapkan adalah seperti di Jadual 7 berikut :-
Jadual 7:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Manual Prosedur Kerja
(MPK)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA
KRITERIA SEMAKAN
1 MPK disediakan untuk kementerian/ jabatan /
2 MPK adalah lengkap dengan 8 perkara yang ditetapkan
/
3 MPK dikemaskini jika berlaku perubahan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Semakan Audit mendapati MPK ada disediakan di MQA dan telah mematuhi peraturan
dan kriteria yang ditetapkan. Ia juga lengkap dengan lapan perkara yang ditetapkan iaitu
Latar Belakang Jabatan, Objektif Jabatan, Carta Organisasi Jabatan, Fungsi-Fungsi
Utama Jabatan, Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Bagi Aktiviti-
Aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama dan Senarai Borang-Borang.
b) Fail Meja
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(b) dan
(c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap
agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang menjadi dokumen rujukan bagi peringkat
individu/jawatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-
ciri asas Fail Meja yang ditetapkan. Semakan pematuhan berhubung
penyediaan/penyelenggaraan Fail Meja bagi 24 pegawai-pegawai dari bahagian/unit
iaitu Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan
& Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit
10
Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat di
MQA adalah seperti di Jadual 8 berikut :
Jadual 8:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 FM disediakan /
2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan X
3 FM dikemas kini jika ada perubahan X
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi
Semakan Audit telah dijalankan terhadap 24 Fail Meja bagi pegawai-pegawai pelbagai
jawatan di enam bahagian/unit dan mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan.
Adalah didapati 13 Fail Meja telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan dan 5 Fail Meja
yang tidak dilengkapkan dengan Senarai Undang-undang/Peraturan iaitu Unit Hal Ehwal
dan Antarabangsa. Manakala 6 Fail Meja tidak dilengkapkan dengan Senarai
Jawatankuasa Yang Dianggotai iaitu daripada Bahagian Akreditasi (Sastera dan
Kemanusiaan), Bahagian Akreditasi (Teknologi Maklumat Dan Multimedia) dan
Bahagian Akreditasi (Sains Perubatan). Semakan juga mendapati terdapat carta
organisasi yang tidak di kemas kini di dalam Fail Meja iaitu Bahagian Akreditasi (Sastera
dan Kemanusiaan).
c) Pemeriksaan Mengejut
Arahan Perbendaharaan 309 (a) dan 309(b) menyatakan Ketua Jabatan hendaklah
menjalankan pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke
atas wang tunai, peti besi, bilik kebal atau apa bekas untuk menyimpan wang dan
barang berharga yang lain. Daftar Pemeriksaan Mengejut hendaklah diselenggarakan
bertujuan untuk merekodkan maklumat dan hasil pemeriksaan yang dijalankan.
Semakan Audit mendapati peraturan kewangan yang berkuat kuasa telah dipatuhi
dengan sewajarnya seperti di Jadual 9 berikut. Bahagian Kewangan ada
menyelenggarakan Daftar Pemeriksaan Mengejut yang dijalankan oleh Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif dan turut disertai oleh Penolong Pengarah dan Pegawai Eksekutif
Bahagian Kewangan. Sepanjang 2011, Pemeriksaan Mengejut telah dilaksanakan
sebanyak 3 kali dan direkodkan di dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. Pemeriksaan
11
Mengejut ini dijalankan terhadap peti besi, wang tunai, setem, panjar wang runcit, stor
serta barang-barang ICT Agensi Kelayakan Malaysia pada 09 Mei 2011, 02 Jun 2011,
dan 21 Sept 2011. Daftar telah ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan
pemeriksaan tersebut.
Jadual 9:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pemeriksaan
Mengejut
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1. Di jalankan oleh Ketua Pejabat/Wakil /
2. Pemeriksaan mengejut hendaklah meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga
/
3. Dijalankan mengikut tempoh yang ditetapkan /
4. PM direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut dengan lengkap
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Adalah dicadangkan MQA menggunakan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut AP309(b)-
Kew 309 untuk merekodkan hasil pemeriksaan mengejut supaya kelihatan lebih kemas
dan teratur.
4.1.4 Jawatankuasa
Setiap agensi perlu menubuhkan jawatankuasa yang tertentu bagi membantu Majlis dan
pihak pengurusan mengawal dan memantau pengurusan dengan lebih cekap dan
berkesan. Penubuhan jawatankuasa adalah bergantung pada keperluan sesebuah
organisasi di mana penubuhannya adalah melalui resolusi MQA yang menggariskan
objektif jawatankuasa, tanggungjawab dan keanggotaannya. Semakan Audit terhadap
sebahagian pengurusan jawatankuasa yang ditubuhkan di MQA mendapati perkara
berikut:
a) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun
Pekeliling Perbendaharaan Bil.10 Tahun 2008 menjelaskan mengenai penubuhan,
peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ); menetapkan format penyediaan laporan JPKA
serta memantapkan keberkesanan JPKA secara menyeluruh bagi mengenal pasti,
menangani dan mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun.
12
Semakan Audit mendapati JPKA di MQA telah ditubuhkan pada bulan Januari 2008.
Pelantikan Ketua Pegawai Eksekutif sebagai Pengerusi serta Pengarah Bahagian dan
pegawai yang berkaitan sebagai ahli jawatankuasa mematuhi kehendak pekeliling yang
berkaitan. Ringkasan hasil semakan Audit berkaitan JPKA adalah seperti di Jadual 10.
Jadual 10:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 JPKA ditubuhkan /
2 Pengerusi/Ahli JPKA dilantik mengikut pekeliling /
3 Bermesyuarat mengikut pekeliling yang berkuat kuasa /
4 Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling
5 Minit mesyuarat disediakan /
6 Laporan JKPA disediakan dan dikemukakan kepada yang berkenaan mengikut pekeliling berkuat kuasa
/
7 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Jawatankuasa juga telah bermesyuarat sebanyak empat kali bagi tahun 2011 dan semua
perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JPKA telah dipatuhi sepenuhnya kecuali
berkaitan dengan Pengurusan Aset dan Stor. Ini adalah kerana Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) diadakan selepas selesai Mesyuarat JPKA diadakan.
Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 11 :
13
Jadual 11:
Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI
PERBINCANGAN JPKA
MINIT/TARIKH MESYUARAT
BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011 BIL 4/2011
13 JANUARI 2011
11 APRIL 2011 11 JULAI 2011 12 OKTOBER 2011
Pengurusan Bajet / / / /
Pengurusan Perakaunan / / / /
Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil
/ / / /
Pengurusan Perolehan / / / /
Pengurusan Aset Dan Stor
X X X X
Penyediaan Dan Pembentangan Penyata Kewangan Serta Laporan Tahunan Oleh Badan-badan Berkanun
/ / / /
Teguran Jabatan Audit Negara Dan Unit Audit Dalam
/ / / /
Latihan / / / /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
b) Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) telah dipengerusikan oleh YAB Perdana
Menteri yang merangkumi pelaksanaan terma rujukan, amalan terbaik dan usaha-usaha
yang sebelum ini dilaksanakan melalui Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP),
Jawatankuasa Tadbir Urus (JTU) dan Pasukan Petugas Menangani Karenah Birokrasi
(PPMKB). Merujuk kepada Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009, mekanisme
pelaksanaannya adalah melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
(JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai pengukuhan kepada Jawatankuasa
Keutuhan Pengurusan (JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998 bagi
memantapkan keutuhan sistem pengurusan dan pentadbiran, meningkatkan tadbir urus
terbaik dan mengurangkan karenah birokrasi. Arahan ini menetapkan semua Menteri,
Menteri Besar, Ketua Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan
Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat
persekutuan dan negeri dikehendaki menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
14
(JKTU) di peringkat kementerian, jabatan, dan agensi serta di peringkat negeri masing-
masing.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan urusan JKTU yang dilaksanakan di
MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 12 berikut :-
Jadual 12:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN
KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 JKTU ditubuhkan /
2 Pengerusi/Ahli JKTU dilantik mengikut pekeliling/ arahan /
Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun
/
3 JKTU bincang perkara yang ditetapkan mengikut Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009
/
4 Minit mesyuarat JKTU disediakan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Semakan Audit mendapati JKTU telah bermesyuarat sebanyak tiga kali bagi Tahun 2011
dan tujuh perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JKTU telah dipatuhi
sepenuhnya. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 13 berikut:
Jadual 13:
Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa
Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)
PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI
PERBINCANGAN JKTU
MINIT/TARIKH MESYUARAT
BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011
19 APRIL 2011 15 OGOS 2011 15 NOVEMBER 2011
Dasar dan Perundangan / / /
Sistem dan Prosedur Kerja / / /
Nilai-nilai Murni dan Kod Etika / / /
Pengurusan Pelanggan / / /
Kawalan Dalaman / / /
Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
/ / /
Pengiktirafan dan Penghargaan
/ / /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
15
4.2 KAWALAN BAJET
Agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta
mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. MQA hanya menerima
peruntukan bagi perbelanjaan mengurus sahaja dan tidak menerima peruntukan
pembangunan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 3 aspek utama kawalan bajet
yang meliputi penyediaan bajet, kelulusan viremen/pindah peruntukan/tambah
peruntukan dan pelaporan. Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek kawalan bajet
mendapati ianya adalah di tahap yang baik dan telah disediakan serta diuruskan dengan
teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan Bajet adalah seperti berikut:
4.2.1 Penyediaan Bajet
Bajet merupakan mekanisme perancangan belanjawan yang digunakan untuk mengenal
pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk melaksanakan
program dan aktiviti. Cadangan bagi setiap butiran belanjawan hendaklah disokong
dengan justifikasi yang jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.
Seterusnya dikemukakan kepada Lembaga / pihak berkuasa untuk kelulusan.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan penyediaan bajet yang dilaksanakan
di MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 14 berikut :
Jadual 14:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penyediaan Bajet Di
MQA
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Cadangan bajet bagi setiap butiran disokong justifikasi yang jelas daripada semua bahagian/unit.
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati pada tahun 2011, sejumlah RM29.76 juta peruntukan
perbelanjaan mengurus telah diluluskan dan perbelanjaan sebenar sehingga 15
Disember 2011 adalah RM26.74 juta iaitu sebanyak 90 %. Sejumlah RM2.09 juta telah
dibiayai melalui sumber dalaman MQA.
Kedudukan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus bagi tahun 2011 sehingga 15
Disember adalah seperti di Jadual 15 berikut:
16
Jadual 15:
Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus
PERKARA
DASAR SEDIA ADA
ONE OFF JUMLAH
RM JUTA RM JUTA RM JUTA PERATUS
Peruntukan Diluluskan 29.26 0.50 29.76 100%
Perbelanjaan Sebenar 26.45 0.29 26.74 90%
Baki 2.81 0.21 3.02 10%
Semakan Audit juga mendapati penyediaan bajet adalah teratur kerana cadangan bajet
yang dibuat disokong dengan justifikasi yang jelas serta mengambil kira perancangan
jangka pendek dan jangka panjang. Cadangan belanjawan telah disemak dan diluluskan
oleh Ketua Pegawai Eksekutif sebelum dikemukakan kepada Kementerian Pengajian
Tinggi.
4.2.2 Kelulusan Viremen / Pindah Peruntukan
Waran pindah peruntukan hendaklah ditandatangani oleh Pengawal Kewangan atau
wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Semua pindah peruntukan adalah hanya
untuk tahun kewangan berkaitan dan pindah peruntukan perlu dikemas kini dalam Buku
Vot.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pengagihan peruntukan yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 16 berikut :
Jadual 16:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengagihan
Peruntukan
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN
KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Buku Vot manual/elektronik dikemas kini dengan menunjukkan agihan masuk/keluar
/
2 Viremen telah mendapat kelulusan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan diluluskan oleh Ketua Pegawai
Eksekutif atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Bahagian Kewangan MQA
telah menyediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus secara bulanan.
17
4.2.3 Pelaporan
Kerajaan memberi keutamaan untuk menguruskan keperluan aliran wang tunai negara
dengan cekap dan berkesan supaya strategi bajet dapat dicapai. Sehubungan dengan
itu, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan unjuran anggaran keperluan aliran tunai
agensi masing-masing adalah tepat dan dikemas kini setiap tahun. Laporan ini
hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar kepada Ketua Setiausaha
Kementerian sebelum 7 hari bulan setiap permulaan suku tahun.
Semakan Audit mendapati MQA telah menghantar Laporan Unjuran Anggaran
Keperluan Aliran Tunai kepada Kementerian setiap suku tahun untuk memohon
menyalurkan geran suku tahun. Laporan tersebut telah dikemukakan dalam tempoh 7
hari bulan setiap permulaan suku tahun kecuali bagi suku tahun pertama iaitu pada 12
hari bulan. Butirannya adalah seperti di Jadual 17 berikut:
Jadual 17:
Tarikh Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai 2011
Dihantar Ke Kementerian
SUKU TAHUN TARIKH SURAT DIHANTAR
KEPADA KEMENTERIAN
Suku Tahun Pertama 12 Jan 2011
Suku Tahun Kedua 6 Apr 2011
Suku Tahun Ketiga & Keempat 7 Jul 2011
4.3 KAWALAN TERIMAAN
Kawalan Terimaan adalah untuk memastikan penerimaan, pungutan, perbankan wang
dan cek dilakukan mengikut peraturan kewangan dan Arahan Perbendaharaan yang
berkaitan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan terimaan
iaitu kawalan borang hasil, penerimaan wang, kemasukan pungutan ke bank, kawalan
perakaunan terimaan dan akaun belum terima. Secara keseluruhannya Kawalan
Terimaan MQA adalah di tahap yang baik dan telah diuruskan dengan teratur.
Penemuan Audit mengenai Kawalan Terimaan adalah seperti berikut:
18
4.3.1 Penggunaan Borang Hasil
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penggunaan Borang Hasil yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 18 berikut :-
Jadual 18:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penggunaan Borang
Hasil
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Penyelenggaraan daftar borang hasil /
2 Penyimpanan borang hasil /
3 Semakan terhadap borang hasil yang diterima /
4 Perekodan borang hasil /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
a) Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki Daftar Borang Hasil mestilah mengikut bentuk
yang ditetapkan, menunjukkan semua stok Resit Rasmi, lesen dan borang akuan terima
lain yang diterima dan dikeluarkan, jika berkaitan, mestilah disenggarakan oleh tiap-tiap
Pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaran mestilah ditandatangani oleh pegawai yang
kepadanya keluaran itu dibuat atau mengenai keluaran kepada pegawai cawangan
mestilah disokong dengan baucar keluaran yang ditandakan terima.
Semakan Audit mendapati MQA telah menyediakan satu Buku Daftar Borang Hasil yang
diselenggarakan dengan kemas kini dan semua catatan keluaran telah ditandatangani
oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Adalah dicadangkan MQA menggunakan Daftar Borang Hasil-Kew 67 untuk
merekodkan stok resit yang diterima dan dikeluarkan supaya kelihatan lebih kemas dan
teratur.
b) Penyimpanan Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 68 menghendaki semua stok lesen dan Resit Rasmi apabila
tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat.
Tujuannya adalah untuk mengelak berlakunya penyalahgunaan buku resit.
19
Semakan Audit mendapati MQA menyimpan semua stok resit di dalam peti besi
berkunci. Kunci peti besi tersebut disimpan oleh Pegawai Eksekutif Unit Akaun.
c) Semakan Terhadap Borang Hasil Yang Diterima
Arahan Perbendaharaan 66(a) dan 66(c) menghendaki semua borang hasil yang
diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian
pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.
Semakan Audit mendapati semua borang hasil yang diterima oleh MQA telah disemak
oleh Penyelia Pembantu Akaun dan Pembantu Akaun sebelum digunakan dan buku
resit telah dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.
d) Perekodan Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 80(b) menyatakan adalah menjadi kewajipan bagi pemungut
memastikan bahawa semua akaun adalah betul. Mereka hendaklah menyemak setiap
hari semua catatan yang dibuat dalam buku tunai serta menandatangani secara ringkas
dan mencatat tarikh di tempat setakat mana buku tunai ini disemak. Arahan
Perbendaharaan 72 pula menetapkan bahawa resit mestilah dicatatkan dalam buku
tunai pada masa urusan dibuat dan selewat-lewatnya pada hujung hari yang sama.
Semakan Audit mendapati semua catatan dalam buku tunai telah disemak serta
ditandatangani secara ringkas. Resit juga telah dicatat dalam buku tunai pada hari yang
sama urusan dijalankan.
4.3.2 Penerimaan Wang
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penerimaan Wang yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 19 berikut :-
Jadual 19:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penerimaan Wang
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Kebenaran/ Kelulusan menerima wang /
2 Notis pemberitahuan kepada orang awam /
3 Penyelengaraan daftar mel /
4 Penerimaan wang dikaunter /
20
a) Kebenaran / Kelulusan Menerima Wang
Mengikut Arahan Perbendaharaan 69, pegawai-pegawai yang menerima wang perlu
mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan sementara Arahan
Perbendaharaan 70 pula menyatakan bahawa penerima wang juga perlu menulis resit
sementara menandatangani resit mestilah pegawai yang berlainan.
Semakan Audit mendapati sebarang penerimaan wang di Kaunter Perkhidmatan MQA
akan terus dimaklumkan kepada Pembantu Akaun untuk urusan penerimaan wang dan
juga pengeluaran resit rasmi. Walau bagaimanapun kebenaran bertulis mengenai
penerimaan wang daripada Ketua Jabatan masih diberikan kepada Pegawai Petugas
Kaunter.
b) Notis Pemberitahuan Kepada Orang Awam
Arahan Perbendaharaan 61 menjelaskan Pegawai Pengawal dan pemungut wang
awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya
bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar, dan mereka
hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak
dan bernombor, atau jika mesin daftar wang digunakan pada resit yang dikeluarkan
olehnya. Notis pemberitahu bagi maksud ini dengan kadar-kadar bayaran yang
dikenakan hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
Semakan Audit mendapati notis sedemikian ada disediakan dan dipamerkan di kaunter
perkhidmatan.
c) Penyelenggaraan Daftar Mel
Arahan Perbendaharaan 71(a) hingga (e) menghendaki satu daftar diselenggarakan
bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima
melalui pos atau penghantar. Butiran seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor
pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun, resit akuan, tarikh resit, amaun dan
perihal dokumen atau barang tersebut perlu dicatat dalam Daftar Mel.
Pihak Audit mendapati Daftar Mel ada diselenggarakan oleh petugas-petugas Kaunter
Perkhidmatan MQA.
21
d) Penerimaan Wang Di Kaunter
i. Arahan Perbendaharaan 60 dan 72 menghendaki resit rasmi dikeluarkan
sebagai akuan terima wang pada masa urusan dibuat dan direkodkan di buku tunai
pada masa urusan dibuat atau sebelum penghujung hari.
Semakan Audit mendapati Kaunter Perkhidmatan MQA telah mematuhi peraturan
tersebut dengan mengeluarkan resit rasmi melalui sistem SAGA pada masa urusan
dilakukan dan direkodkan dalam buku tunai pada hari yang sama.
ii. Mengikut Arahan Perbendaharaan 62, resit-resit tidak boleh dipinda. Jika kerana
apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan ia mestilah dibatalkan
dan disimpan. Resit rasmi yang dibatalkan itu berserta salinan-salinannya hendaklah
dikemukakan untuk diaudit. Hanya pegawai yang diberi kuasa secara bertulis sahaja
boleh membatalkan resit rasmi.
Semakan Audit mendapati MQA telah mematuhi peraturan tersebut. Semua Resit Rasmi
yang rosak antaranya adalah disebabkan salah cetakan dan koyak telah disimpan
dengan kemas dan di cop batal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
iii. Arahan Perbendaharaan 76 menyatakan pemungut boleh, menurut budi
bicaranya, menerima cek sebagai bayaran. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar
kepada jabatan yang berkenaan atau Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/
Bendahari Negeri mengikut mana yang berkenaan dan dipalang "Akaun Penerima
Sahaja". Cek yang tidak dipalang sedemikian hendaklah dipalang apabila diterima.
Nombor siri mana-mana cek yang diterima, mestilah dicatatkan pada resit yang
dikeluarkan.
Semakan Audit mendapati MQA hanya menerima cek daripada pihak IPTA sahaja dan
semuanya berpalang. Manakala daripada IPTS, MQA menerima bank draf
4.3.3 Kemasukan Pungutan Ke Bank
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Kemasukan Pungutan Ke Bank yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 20 berikut :-
22
Jadual 20:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kemasukan Pungutan
Ke Bank
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
a) Penyerahan Kutipan Hasil Ke Bank
Mengikut Arahan Perbendaharaan 78(a), semua pungutan wang tunai melebihi RM500
atau sekiranya termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah dibankkan pada hari kutipan
dibuat. Jika pungutan lewat diterima, ia hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Semakan Audit mendapati semua pungutan harian dibankkan pada hari yang sama dan
semua pungutan yang lewat diterima dibankkan pada hari kerja yang berikutnya.
b) Semakan Terhadap Slip Bayar Masuk Bank/Penyata Pemungut
Arahan Perbendaharaan 80(d) dan (e) menetapkan semakan hendaklah dibuat terhadap
slip bayar masuk bank/penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap terima
dengan mesin oleh bank telah dicetak ke atas penyata pemungut tersebut. Sebagai
bukti semakan dibuat, pegawai penyelia atau pegawai yang dipertanggungjawabkan
hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di slip atau penyata tersebut sebagai
pengesahan bayaran diterima oleh pihak bank.
Semakan Audit mendapati pegawai bertanggungjawab telah mengambil tindakan
dengan menurunkan tandatangan ringkas ke atas slip bayar masuk bank sebagai bukti
semakan telah dibuat.
4.3.4 Kawalan Perakaunan Terimaan / Hasil
a) Penyata Penyesuaian Bank
Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan pada akhir setiap bulan bagi tujuan
mengesahkan ketepatan baki Buku Tunai adalah bersamaan dengan baki di Penyata
Bank. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disemak dan disahkan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Penyerahan kutipan hasil ke bank /
2 Semakan terhadap slip bayar masuk bank/ penyata
pemungut /
23
Semakan terhadap sampel Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan Mac dan April 2011
mendapati Penyata Penyesuaian Bank tersebut telah disediakan lewat dua bulan oleh
pegawai yang bertanggungjawab.
4.3.5 Penghutang
a) Penghutang dan Cek Tak Laku
Cek Tidak Laku merupakan cek yang diterima oleh sesebuah Jabatan bagi maksud
sesuatu hasil/amanah yang pada asalnya telah dibankkan oleh Pejabat Pemungut dan
dikembalikan oleh pihak bank atas sebab tertentu.
Semakan Audit mendapati Bahagian Kewangan telah menerima dua cek tak laku
daripada Universiti Teknologi Kreatif Limkokwing disebabkan tarikh telah luput dan
daripada Universiti Malaysia Sarawak disebabkan tidak terdapat tandatangan Penyuruh
Bayar.
4.4 KAWALAN PERBELANJAAN
Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan semua perbelanjaan dibuat bagi maksud
yang diluluskan dan diperakukan dengan betul serta di rekod dengan kemas kini.
Semakan Audit telah dijalankan terhadap enam aspek utama Kawalan Perbelanjaan
iaitu Perakaunan Perbelanjaan, Pengurusan Perolehan, termasuk Pembelian Terus,
Kawalan Am Sebut harga/Tender, Pengurusan Pembayaran, Daftar Bil dan Panjar
Wang Runcit. Secara keseluruhannya Kawalan Perbelanjaan MQA adalah di tahap yang
baik dan telah diuruskan dengan teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan
Perbelanjaan adalah seperti berikut:
4.4.1 Perakaunan Perbelanjaan
Penyelenggaraan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang
diluluskan bagi tahun berkenaan. Semua pengurusan perakaunan melibatkan
perbelanjaan dan tanggungan hendaklah dicatat dengan betul dalam daftar seperti Buku
Vot dan disemak bagi menentukan ketepatan urus niaga. Penyata Penyesuaian Bank
yang disediakan setiap bulan hendaklah lengkap, tepat dan betul.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan perakaunan yang dilaksanakan bagi
tahun 2011 adalah seperti di Jadual 21 berikut :-
24
Jadual 21:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Perakaunan
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1. Tanggungan Buku vot Dicatat dengan betul /
2. Buku Vot hendaklah diperiksa oleh Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas [AP95 (b) &(e)]
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati perakaunan perbelanjaan adalah mengikut peraturan yang
ditetapkan dan buku vot bagi tahun 2011 telah dicetak setiap bulan dan semakan
dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab dan pegawai juga menurunkan
tandatangan sebagai bukti semakan.
4.4.2 Pengurusan Perolehan
MQA menerima pakai Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
sebagai garis panduan dalam menguruskan perolehan secara pembelian terus dan
sebut harga memandangkan agensi tidak mempunyai Peraturan Kewangan mereka
sendiri. MQA tidak membuat perolehan secara tender dan perjanjian kontrak
memandangkan nilai perolehannya tidak melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis
item.
a) Pembelian Terus
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pembelian terus yang dilaksanakan
bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 22 berikut :
Jadual 22:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembelian Terus
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Pembelian Terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun [AP173.1 & SPP 12/2007]
/
2 Pesanan kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian [AP 176.1 (b)]
/
3 Borang Pesanan Kerajaan dicatat dengan lengkap /
4 Pesanan kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
25
i. Borang Pesanan Pembelian
Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun atau had
yang ditetapkan dalam peraturan kewangan. Rekod pembelian terus diselenggarakan
untuk tujuan rujukan atau pemantauan pembelian. Pesanan pembelian hendaklah
dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian manakala pesanan tempatan
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
Semakan Audit mendapati borang pesanan pembelian dijana melalui komputer dan
disediakan oleh pembantu akauntan dan disemak serta ditandatangani oleh seorang
pegawai yang bertugas di Unit Kewangan. Pembelian juga dibuat mengikut peraturan
kewangan yang ditetapkan. MQA ada menyediakan Laporan Perolehan Secara
Pembelian Terus MQA secara berkala dan laporan tersebut telah dikemukakan kepada
Ketua Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam untuk tujuan pemantauan setiap tiga
bulan. Maklumat terperinci berkenaan tarikh edaran laporan tersebut kepada Ketua
Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam seperti Jadual 23 berikut:
Jadual 23:
Tarikh Edaran Laporan Perolehan Secara Pembelian Terus bagi Tahun 2011
BIL LAPORAN PEMBELIAN TERUS TARIKH
1 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Mac 2011 7 Apr 2011
2 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Jun 2011 8 Jul 2011
3 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Sept 2011 7 Okt 2011
4 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Dis 2011 9 Jan 2012
4.4.3 Kawalan Am Sebut Harga/Tender
Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender hendaklah dilantik secara bertulis. Peti
tawaran sebut harga/tender hendaklah disediakan dan mempunyai 2 anak kunci yang
dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Sebut harga/Tender yang dibuka diberi nombor
siri, disenaraikan dalam borang jadual sebut harga mengikut nama penender, amaun
tender, tempoh siap/penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
Semakan Audit mendapati Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender MQA dilantik
secara bertulis. MQA menyediakan 1 peti sebut harga. Peti tersebut mempunyai 2 kunci
26
yang dipegang oleh 2 orang pegawai yang berasingan. Secara keseluruhannya kawalan
am sebut harga/tender adalah mengikut peraturan yang ditetapkan.
a) Pembelian Melalui Sebut Harga
Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, perolehan bagi bekalan dan
perkhidmatan tahunan sesuatu item bernilai RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000
boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima
pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Maklumat lengkap mengenai
pertimbangan dan keputusan sebut harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga.
Jawatankuasa Sebut Harga dilantik oleh Ketua Agensi dan minit mesyuarat keputusan
sebut harga disediakan dan difailkan. Kajian pasaran dilaksanakan untuk memastikan
harga yang ditawarkan adalah berpatutan.
Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan 3 orang
ahli jawatankuasa. Bagi tahun 2011 sebanyak 25 sebut harga telah dibuka dan 18 sebut
harga telah diluluskan berjumlah RM0.78 juta.
Semakan Audit mendapati proses pengurusan sebut harga mematuhi peraturan yang
ditetapkan. Sehingga 31 Disember 2011 sebanyak 9 mesyuarat Jawatankuasa Sebut
Harga telah diadakan. Minit mesyuarat jawatankuasa tersebut disediakan dan semua
maklumat lengkap mengenai pertimbangan sebut harga ada difailkan.
b) Pengurusan Tender
Mengikut Arahan Perbendaharaan 171 tender terbuka hendaklah dipelawa untuk
bekalan yang nilai perolehan tahunan melebihi RM500,000 manakala Arahan
Perbendaharaan 192 pula menghendaki Lembaga Perolehan A diwujudkan bagi
mempertimbangkan tender bernilai RM20 juta ke atas dan Lembaga Perolehan B bagi
mempertimbangkan tender bernilai RM500,000 hingga RM20 juta.
Sehingga bulan Disember 2011, tiada perolehan secara tender dibuat oleh MQA.
Bagaimanapun, agensi telah menubuhkan Lembaga Perolehan A dan B yang terdiri
daripada pegawai-pegawai seperti di Jadual 24 berikut:
27
Jadual 24:
Lembaga Perolehan A Dan B
LEMBAGA PEROLEHAN A LEMBAGA PEROLEHAN B
Pengerusi Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif
Ahli Seorang Ahli Majlis MQA Seorang Ahli Majlis MQA
Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Jaminan Kualiti)
Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Jaminan Kualiti)
Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Pengurusan)
Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Pengurusan)
Ahli Timbalan Ketua Setiausaha
Kementerian Pengajian Tinggi
(Pengurusan)
Setiausaha Bahagian Kewangan
Kementerian Pengajian Tinggi
Ahli Wakil Kementerian Kewangan -
Urus setia Pengarah Bahagian Kewangan Pengarah Bahagian Kewangan
4.4.4 Pengurusan Pembayaran
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pematuhan terhadap kriteria
semakan berhubung dengan Pengurusan Pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun
2011 adalah seperti di Jadual 25 berikut :
Jadual 25:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Pembayaran
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna
/
2 Peraturan kewangan dipatuhi /
3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /
4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar
/
5 Baucar bayaran diluluskan seperti penurunan kuasa
6 Daftar bayaran bagi wang yang diagih-agihkan dan di selenggara dengan teratur
/
7 Daftar bayaran disemak oleh pegawai /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
28
a) Kawalan Dalaman Proses Bayaran
Baucar hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Had kuasa
berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa
menandatangani baucar yang diluluskan dan baucar bayaran yang diluluskan tidak
melebihi had kuasa yang dibenarkan. Pengasingan tugas juga perlu diwujudkan di
antara pegawai penyedia dan pelulus. Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cap
telah bayar. Baucar juga hendaklah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap
dan sempurna, bayaran dibuat dengan betul dan tepat serta kepada penerima yang sah.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan kawalan dalaman proses
pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 26 berikut :-
Jadual 26:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kawalan Dalaman
Proses Pembayaran
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna
/
2 Peraturan kewangan dipatuhi /
3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /
4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Penurunan kuasa untuk menandatangani baucar bayaran adalah seperti Jadual 27
berikut:
Jadual 27:
Penurunan Kuasa Pegawai Bagi Menandatangani Baucar Bayaran
AMAUN JAWATAN
Sehingga RM5,000.00 Pegawai Eksekutif [PE (W) K]
RM5001.00 hingga RM100,000.00
Penolong Pengarah [PP (W) K] Penolong Pengarah [PP (W) A] Penolong Pengarah Kanan [PPK (W) K]
RM100,001.00 ke atas Pengarah Bahagian Kewangan [PBW] Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
Semakan telah dilaksanakan terhadap 120 baucer bayaran bagi bulan Januari
hingga Disember 2011. Sila rujuk Lampiran 1. Adalah didapati kawalan dalaman
proses bayaran telah dipatuhi seperti berikut:
29
Baucar bayaran telah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap
dan sempurna seperti kehendak Arahan Perbendaharaan 99 (a);
Baucar bayaran disediakan, disemak dan diluluskan oleh pegawai yang
bertanggungjawab;
Pembayaran telah dibuat dengan betul dan tepat berdasarkan bekalan yang
diperolehi serta bayaran telah dibuat kepada penerima yang sah seperti
kehendak Arahan Perbendaharaan 102 (a); dan
Baucar bayaran dan dokumen sokongan telah ditebuk “TELAH DIBAYAR”
seperti kehendak para 3.4.3 kepada Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 1
Tahun 2008.
b) Daftar Bayaran
Daftar Bayaran hendaklah diselenggarakan dengan teratur. Mengikut Arahan
Perbendaharaan 98 (a) suatu daftar pembayaran yang digariskan dengan ruang
mengikut tajuk seperti di bawah hendaklah di senggara dalam semua pejabat
menunjukkan butir-butir mengenai semua wang tunai dan cek terbuka yang dikeluarkan
atau diterima dibahagi-bahagikan. Maklumat yang perlu ada di dalam daftar tersebut
adalah seperti berikut:
Nombor baucar;
Perihal ringkas;
Butir-butir cek (nombor dan bank) atau wang tunai;
Tarikh diterima untuk dibahagi-bahagikan;
Amaun;
Tarikh diperakui sah (endorsed) dan tandatangan ringkas pegawai;
Tandatangan pegawai yang menerima wang tunai atau cek yang diperakui sah
(endorsed); dan
Tarikh bayaran disempurnakan dan di tandatangan ringkas oleh pegawai.
Semakan Audit mendapati MQA telah menyelenggarakan Daftar Pembayaran di dalam
sistem SAGA. Bagi tahun 2011, Daftar Pembayaran bagi setiap bulan telah dicetak dan
disimpan di dalam fail khas.
30
c) Pemeriksaan Dalaman
Arahan Perbendaharaan 98 (b) menetapkan daftar pembayaran hendaklah diperiksa
tidak kurang daripada sekali sebulan oleh ketua pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa
dan hendaklah di tandatangan ringkas. Apabila berlaku pertukaran pegawai yang
bertanggungjawab bagi memperakui baucar atau memperakui sah (endorsed) cek,
daftar itu hendaklah disemak dengan wang tunai, cek dan baucar dalam tangan dan
ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang ditukar dan menggantikannya. Apa-apa
perbezaan hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Pengawal dan juga Akauntan
Negara/Akauntan Negeri.
Semakan Audit mendapati Daftar Pembayaran telah disemak oleh pegawai yang
bertanggungjawab serta tandatangan ringkas juga telah diturunkan sebagai bukti
semakan pada helaian terakhir bagi setiap bulan.
4.4.5 Daftar Bil
Daftar Bil hendaklah disediakan dengan teratur bagi memastikan bil dan invois yang
diterima direkodkan dan dicopkan tarikh penerimaannya. Mengikut Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2006, semua bil perlu dijelaskan tidak lewat dari 14
hari dari tarikh diterima oleh Jabatan. Semakan terhadap Daftar Bil perlu dibuat oleh
pegawai yang bertanggungjawab pada setiap bulan dan ditandatangani ringkas.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pematuhan terhadap kriteria
semakan berhubung dengan Daftar Bil yang dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah
seperti di Jadual 28 berikut :-
Jadual 28:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Daftar Bil
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Daftar bayaran disediakan setiap bulan /
2 Daftar Bayaran dicetak /
3 Daftar Bayaran disemak /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
31
Semakan Audit mendapati Daftar Bil diselenggarakan oleh Bahagian Kewangan dengan
menggunakan Sistem SAGA. Daftar tersebut dicetak setiap bulan dan semakan telah
dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan menurunkan tandatangan
ringkas. Secara keseluruhannya bil-bil dijelaskan mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu
14 hari dari tarikh diterima oleh Bahagian Kewangan.
4.4.6 Pengurusan Panjar Wang Runcit
Mengikut Surat Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 2/2008 Garis Panduan
Pengendalian Panjar Wang Runcit, perbelanjaan yang dibenarkan dan diluluskan
menggunakan panjar wang runcit adalah seperti berikut:
i) Amaun bayaran secara tunai tidak melebihi daripada RM150.00 untuk setiap
tuntutan bayaran;
ii) Perbelanjaan yang betul-betul mustahak sahaja;
iii) Perbelanjaan tersebut lebih murah dan mudah dibeli secara pembelian kecil dan
lebih pantas;
iv) Perbelanjaan makanan/minuman adalah berdasarkan kepada Borang
Permohonan Tempahan Makanan/Minuman MQA serta syarat-syarat,
pengesahan dan kelulusan yang terpakai ke atasnya; dan
v) Perbelanjaan dan tuntutan adalah berdasarkan kepada pekeliling dan surat
pekeliling yang berkuat kuasa.
Arahan Perbendaharaan 111 hingga 113 pula menetapkan semua pembelian runcit
hendaklah direkodkan dalam buku tunai wang panjar dan wang tersebut disimpan di
tempat yang selamat. Baki wang tunai dalam tangan adalah sama dengan baki yang
ditunjukkan dalam buku tunai panjar.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pengurusan panjar wang runcit yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 29 berikut :-
32
Jadual 29:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan Panjar
Wang Runcit
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Wang panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan
/
2 Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat (peti wang tunai dan disimpan di dalam kabinet besi berkunci atau peti besi)
/
3 Buku Tunai disediakan X
4 Baki wang tunai di tangan sama dengan Baki di Buku Tunai
X
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati MQA telah memperuntukkan panjar wang runcit di lima
bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa,
Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Pejabat Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Pentadbiran) dan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Perbelanjaan panjar wang runcit
telah mendapat kelulusan pemegang panjar wang runcit. Baki wang panjar di tangan
adalah betul dan bersamaan dengan baki yang ditunjukkan dalam Penyata
Perbelanjaan Mengikut Objek Lanjut Wang Runcit bagi semua pemegang panjar kecuali
di Bahagian Pentadbiran. Adalah didapati terdapat kekurangan baki wang panjar di
tangan sebanyak RM0.50 di Bahagian Pentadbiran semasa pemeriksaan mengejut
dilakukan.
Selain itu, Buku Tunai Panjar di MQA adalah cetakan komputer. Penemuan Audit
mendapati hanya empat pemegang panjar wang runcit menyelenggarakan Buku Tunai.
Pemegang panjar wang runcit di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif tidak
menyelenggarakan buku tersebut dan menggunakan borang rekupan sebagai
penyelenggaraan rekod bagi pembayaran yang telah dilakukan. Manakala bagi
penyelenggaraan Buku Tunai Panjar pula, kebanyakan pemegang panjar masih keliru
sama ada Buku Tunai perlu dikemas kini secara berkala atau hanya dikemas kini
apabila rekupan akan dilakukan.
Oleh itu, Audit Dalam ingin menekankan bahawa semua pembayaran melalui panjar
serta penerimaan rekupan ke dalam panjar perlu direkodkan ke dalam Buku Tunai
Panjar pada masa transaksi tersebut berlaku. Buku Tunai Panjar juga perlu ditutup
33
setiap hujung bulan untuk menentukan baki akhir bagi setiap bulan. Selain itu,
penyelenggaraan rekod yang baik akan dapat memastikan bahawa baki semasa di
dalam Buku Tunai Panjar adalah sama dengan baki tunai di tangan pada sesuatu masa.
Adalah dicadangkan Buku Tunai Wang Panjar Kew. 249 digunakan untuk merekodkan
pembelian runcit pada masa transaksi berlaku supaya kelihatan lebih kemas dan teratur.
4.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT
Semakan Audit telah dijalankan terhadap Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang
Amanah untuk menentukan sama ada ianya telah diuruskan mengikut maksud yang
ditetapkan serta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini.
Secara keseluruhannya, Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah adalah
di tahap yang memuaskan. Namun Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang
Amanah ini boleh dilakukan penambahbaikan seperti rekod pinjaman dikemaskinikan
mengikut kehendak pekeliling. Di samping itu, surat perwakilan kuasa perlu disediakan
oleh Ketua Pegawai Eksekutif kepada timbalannya untuk meluluskan permohonan
pinjaman kenderaan dan komputer.
4.5.1 Akaun Amanah
Akaun Amanah ditakrifkan sebagai Akaun Amanah yang ditubuhkan di bawah Seksyen
9, Akta Tatacara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan caruman wang daripada badan
dan/atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada Kerajaan.
Semakan Audit mendapati MQA mempunyai tiga Akaun Amanah yang dinamakan
Tabung Amanah Am; Tabung Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah
Pembangunan Modal Insan. Tabung Amanah Am diluluskan penubuhannya melalui
mesyuarat Lembaga LAN Bil.1 Tahun 1999 dan selepas penubuhan MQA pada 1
November 2007, tabung ini diletakkan di bawah MQA. Tujuan Akaun Amanah ini
ditubuhkan adalah untuk membiayai aktiviti MQA yang tidak ditampung dalam
peruntukan belanja mengurus. Tabung Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah
Pembangunan Modal Insan pula mula berkuat kuasa pada 1 Januari 2010.
34
a) Arahan Akaun Amanah
Arahan Perbendaharaan 164 menghendaki Arahan Akaun Amanah perlu disediakan
bagi mengendalikan setiap Akaun Amanah.
Semakan Audit mendapati semua Tabung Amanah iaitu Tabung Amanah Am; Tabung
Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah Pembangunan Modal Insan
mempunyai Arahan Akaun Amanah seperti yang telah ditetapkan.
b) Pengurusan Akaun Amanah
Para 4.1 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah menghendaki pengendalian dan
pengurusan Akaun Amanah hendaklah tertakluk kepada terma-terma Arahan Akaun
Amanah, Arahan Perbendaharaan, Peraturan-peraturan kewangan lain yang berkaitan
dengannya dan arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke
semasa.
Semakan Audit mendapati Tabung Amanah Am, Tabung Amanah Pembangunan Modal
Insan dan Tabung Amanah Perubatan Pesara diuruskan mengikut arahan amanah.
c) Penyata Penyesuaian Bank
Para 4.3(b) Tatacara Pengurusan Akaun Amanah menghendaki Akaun Amanah yang
dibenarkan mempunyai akaun bank sendiri perlu menyediakan Penyata Penyesuaian
Bank untuk dikemukakan bersama sijil pengesahan baki.
Semakan Audit mendapati Tabung Amanah Am, Tabung Amanah Pembangunan Modal
Insan dan Tabung Amanah Perubatan Pesara disimpan di dalam akaun semasa EON
Bank 023 dan dalam bentuk simpanan tetap. Bagi penyata penyesuaian bank,
Bahagian Kewangan ada menyediakan penyata penyesuaian bank dan akaun semasa
tersebut berjumlah RM16.79 juta manakala RM 52.30 juta pula disimpan dalam bentuk
simpanan tetap.
35
4.5.2 Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman
a) Pinjaman Kenderaan
i) Kelulusan Pinjaman
Perenggan 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan kuasa untuk
meluluskan pembiayaan membeli kenderaan kepada pegawai/kakitangan yang
memenuhi semua syarat dan peraturan yang ditetapkan adalah diberi kepada semua
Ketua Setiausaha Kementerian atau semua Pegawai Pengawal yang disenaraikan
dalam Anggaran Belanjawan Tahunan. Jika perlu Pegawai Pengawal bolehlah
mewakilkan kuasa itu secara bertulis kepada seorang Pegawai Kanan dan
Perbendaharaan hendaklah diberitahu mengenai perkara ini.
Semakan Audit terhadap 10 Fail Peribadi peminjam mendapati kelulusan pinjaman
kenderaan telah diperoleh daripada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
dan syarat-syarat pinjaman dipatuhi bagi setiap kakitangan MQA yang membuat
pinjaman tersebut. Selain itu, perwakilan kuasa secara bertulis daripada Ketua Pegawai
Eksekutif kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) ada disediakan
seperti di dalam Memo Penurunan Kuasa Perakaunan dan Kewangan Agensi
Kelayakan Malaysia yang bernombor rujukan MQA 03/01 Jld. (11) dan bertarikh 30 Jun
2009. Pada 2011, perwakilan kuasa yang terbaru di Kertas Cadangan Perwakilan Kuasa
Perakaunan dan Kewangan Agensi Kelayakan Malaysia yang diluluskan pada 24 Ogos
2011 juga ada menyatakan berkenaan penurunan kuasa untuk meluluskan pinjaman
kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan).
ii) Daftar Pinjaman
Perenggan 13.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 1993 menetapkan Buku Daftar
Pinjaman Kenderaan mengenai semua pinjaman yang telah diluluskan hendaklah
disediakan dan disimpan oleh Ketua Jabatan dan Buku Daftar berkenaan hendaklah
mengandungi maklumat- maklumat berikut:-
(a) Tarikh Pinjaman Diberikan;
(b) Jumlah Pinjaman;
(c) Tarikh Cek Bayaran Diterima Oleh Pejabat Peminjam Bertugas;
(d) Tarikh Cek Bayaran Diterima Oleh Peminjam;
(e) Nombor Dan Tarikh Baucar Pembayaran Pinjaman Dan Cek;
36
(f) Tarikh Resit Pembelian;
(g) Tarikh Buku Pendaftaran Dihantar Untuk Dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh
Kerajaan";
(h) Jumlah Tempoh Bayaran Balik;
(i) Tarikh Ansuran Pertama Bayaran Balik Pinjaman Dimulakan; Dan
(j) Nama Syarikat Insurans, Nombor Sijil Insurans, Tempoh Insurans Diliputi Bagi
Setiap Tahun, Jumlah Amaun Insurans Dan Tarikh Sijil Insurans Diserahkan.
Semakan Audit mendapati Daftar Pinjaman Kenderaan ada diselenggarakan. Walau
bagaimanapun ianya disediakan mengikut tahun dan tidak memenuhi kehendak
pekeliling.
Daftar Pinjaman Kenderaan adalah merupakan rekod yang dapat memberi gambaran
jumlah peminjam yang masih aktif pada sesuatu masa. Oleh itu, adalah dicadangkan
Daftar Pinjaman Kenderaan ditambah baik dengan memastikan jumlah dan maklumat
peminjam yang terkini dapat dipastikan pada bila-bila masa tanpa di asingkan mengikut
tahun.
iii) Simpanan Dokumen ke Dalam Fail Peribadi
Perenggan 13.6 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan Salinan
fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil insurans hendaklah disimpan
dalam Fail Peribadi peminjam. Peminjam hendaklah mengemukakan Sijil Insurans tiap-
tiap tahun kepada Ketua Jabatan dan Ketua Jabatan hendaklah menyimpan salinan Sijil
Insurans itu setiap tahun sehingga pinjaman selesai sepenuhnya.
Semakan Audit terhadap 10 sampel Fail Individu peminjam kenderaan mendapati
salinan kad pendaftaran kenderaan dan sijil insurans komprehensif telah dimasukkan
dalam fail Pinjaman Kenderaan di Bahagian Pentadbiran. Semakan Audit selanjutnya
mendapati semua kad pendaftaran kenderaan bagi pinjaman kenderaan telah dicatat
“Hak Milik Dituntut Agensi Kelayakan Malaysia”. Selain itu, kesemua pinjaman telah di
rekod ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Walau bagaimanapun tiada salinan
dokumen tersebut disimpan di dalam Fail Peribadi pegawai seperti yang ditetapkan oleh
perenggan 13.6 di atas. Semakan terhadap salinan kad pendaftaran kenderaan dan sijil
37
insurans komprehensif telah dimasukkan dalam Sampel Fail Individu Peminjam
Kenderaan adalah seperti di Jadual 30 berikut:
Jadual 30:
Semakan Sampel Audit Terhadap Fail Pinjaman, Fail Peribadi dan Buku Rekod
Perkhidmatan
BIL NAMA PEGAWAI
FAIL PINJAMAN DI BAHAGIAN
PENTADBIRAN
FAIL PERIBADI BUKU REKOD
PERKHIDMATAN
1 Mior Ahmad Tisnida / X /
2 Suhaila Abd Aziz / X /
3 Hing Hiang Liang / X /
4 Naziatul Ilyana Ilyas / X /
5 Kherun Suhaila Saharbil / X /
6 Mohd Fitri Othman / X /
7 Mohd Khandani Nasiron / X /
8 Ramli Mohd Sahawari / X /
9 Anita Osman / X /
10 Irwan Ibrahim / X /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
iv) Bayaran Balik
Perenggan 11.1(i) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan pinjaman
yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir bulan tersebut
dan pembayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan daripada gaji tidak lewat dari
2 bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pinjaman yang dikeluarkan pada bulan
Januari potongan hendaklah bermula dari gaji bulan Mac. Potongan daripada gaji akan
dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Pinjaman
Kenderaan pada hujung bulan dalam mana potongan ini dibuat.
Semakan Audit terhadap 10 senarai peminjam kenderaan mendapati potongan gaji bagi
pinjaman kenderaan untuk bayaran balik telah dibuat mengikut peraturan yang telah
ditetapkan.
b) Pinjaman Komputer
i) Kelulusan Pinjaman
Perenggan 4.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan kuasa untuk
meluluskan pembiayaan komputer kepada anggota perkhidmatan awam yang
memenuhi semua syarat dan peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling ini adalah
38
diberi kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian atau Pegawai Pengawal yang
disenaraikan dalam Anggaran Belanjawan Tahunan. Jika perlu Ketua Setiausaha
Kementerian atau Pegawai Pengawal bolehlah mewakilkan kuasa itu secara bertulis
kepada seorang Pegawai Kanan dan Perbendaharaan hendaklah diberitahu
mengenainya.
Semakan Audit terhadap 10 sampel Fail Peribadi peminjam komputer mendapati
kelulusan pinjaman komputer telah diperoleh daripada Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Pengurusan) dan syarat-syarat pinjaman dipatuhi bagi setiap kakitangan
MQA yang membuat pinjaman tersebut. Penurunan kuasa kepada Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif (Pengurusan) telah dilakukan secara bertulis melalui Memo
Penurunan Kuasa Perakaunan dan Kewangan Agensi Kelayakan Malaysia yang
bernombor rujukan MQA 03/01 Jld. (11) dan bertarikh 30 Jun 2009.
ii) Daftar Pinjaman
Perenggan 12.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan sebuah
buku Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer mengenai semua pembiayaan yang telah
diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua Jabatan. Buku itu hendaklah
mengandungi maklumat-maklumat berikut:
(a) Tarikh Pembiayaan Diluluskan;
(b) Jumlah Pembiayaan;
(c) Tarikh Cek Pembiayaan Diterima Di Pejabat Anggota;
(d) Tarikh Cek Pembiayaan Diterima Oleh Anggota;
(e) Nombor Dan Tarikh Baucar Pembayaran Pembiayaan Dan Cek:
(f) Nombor Tarikh Resit Pembelian;
(g) Nombor Dan Tarikh Invois Pembelian;
(h) Jumlah Tempoh Bayaran Balik; Dan
(i) Tarikh Ansuran Pertama Bayaran Balik Pembiayaan Dimulakan.
Semakan Audit mendapati Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer ada
diselenggarakan. Walau bagaimanapun ianya disediakan mengikut tahun dan tidak
memenuhi kehendak pekeliling.
Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer adalah merupakan rekod yang dapat memberi
gambaran jumlah peminjam yang masih aktif pada sesuatu masa. Oleh itu, adalah
39
dicadangkan Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer ditambah baik dengan
memastikan jumlah dan maklumat peminjam yang terkini dapat dipastikan pada bila-bila
masa tanpa di asingkan mengikut tahun.
iii) Fail Individu Pinjaman Komputer
Perenggan 12.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan salinan
fotostat bagi resit pembelian dan invois hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota
yang mendapat pembiayaan. Perenggan 12.6 Pekeliling yang sama menetapkan
pembiayaan ini direkodkan dalam buku perkhidmatan anggota.
Semakan terhadap empat sampel Fail Peribadi peminjam mendapati tiada salinan
fotostat bagi resit pembelian dan invois telah disimpan di dalam Fail Peribadi tetapi
hanya sebut harga/quotation di simpan di dalam fail tersebut. Selain itu, pinjaman
komputer bagi Mohd Nazeer Ibrahim, Irwan Ibrahim dan Norashikin Abd Razak tidak
dicatat di dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Semakan terhadap salinan fotostat bagi
resit pembelian dan invois telah disimpan di dalam Sampel Fail Individu Peminjam
Komputer adalah seperti di Jadual 31 berikut:
Jadual 31:
Semakan Sampel Audit Terhadap Fail Pinjaman, Fail Peribadi dan Buku Rekod
Perkhidmatan
BIL NAMA PEGAWAI
FAIL PINJAMAN DI BAHAGIAN
PENTADBIRAN
FAIL PERIBADI BUKU REKOD
PERKHIDMATAN
1 Mohd Nazeer Ibrahim / X X
2 Irwan Ibrahim / X X
3 Mohd Faizal Mohd Nasir / X /
4 Norashikin Abd Razak / X X
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
iv) Bayaran Balik
Perenggan 11.1(i) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan
pembiayaan yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir
bulan tersebut dan bayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan daripada gaji
tidak lewat dari 2 bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pembiayaan yang
dikeluarkan pada bulan Januari potongan hendaklah bermula daripada gaji bulan Mac.
40
Potongan daripada gaji akan dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam
kumpulan wang pendahuluan komputer pada penghujung bulan dalam mana potongan
ini dibuat.
Semakan Audit terhadap empat rekod potongan gaji bagi pinjaman komputer mendapati
bayaran balik telah dibuat mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
c) Pendahuluan Diri
Pendahuluan diri diwujudkan bagi memberi pendahuluan kepada pegawai-pegawai
awam untuk menjalankan sesuatu aktiviti atau sebagai pendahuluan bagi sesuatu
perjalanan. Pendahuluan ini perlu dijelaskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan
dalam surat kelulusan.
Semakan terhadap 4 sampel lejar pendahuluan diri mendapati semua pegawai telah
membuat bayaran balik mengikut tempoh yang ditetapkan. Sampel Lejar Pendahuluan
Diri adalah seperti di Jadual 32 berikut:
Jadual 32:
Sampel Semakan Pendahuluan Diri
BIL NAMA JUMLAH (RM)
1 Aklima Kamarudin 45.95
2 Zita Mohd Fahmi 2000.00
3 Mohamad Nazrul Ibrahim 2709.00
4 Mahfiza Mohd Nasir 945.00
d) Pendahuluan Pelbagai
Pendahuluan Pelbagai dikeluarkan bagi memberi pendahuluan kepada pegawai-
pegawai awam untuk menjalankan sesuatu aktiviti atau program dan perlu dijelaskan
mengikut tempoh yang telah ditetapkan dalam surat kelulusan.
Semakan terhadap 4 sampel lejar pendahuluan pelbagai mendapati bayaran balik dibuat
mengikut tempoh yang ditetapkan. Sampel Lejar Pendahuluan Pelbagai adalah seperti
di Jadual 33 berikut:
41
Jadual 33:
Sampel Semakan Pendahuluan Pelbagai
BIL NAMA JUMLAH (RM)
1 Norhafizah Jusoh 390.90
2 Siti Hajar 2040.00
3 Farhanah Mohamad 2500.00
4 Nadiah Abd Halim 930.00
4.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.6.1 Pengurusan Aset
Kerajaan telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007
mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang berkuat kuasa mulai 2 Mac
2007 yang bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan
Aset Alih Kerajaan. Pekeliling ini menggariskan Ketua Jabatan hendaklah memastikan
pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan
dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :-
a) Pewujudan Unit Pengurusan Aset
b) Pelantikan
Pegawai Aset
Pegawai Menjalankan Pemeliharaan ke atas aset
Lembaga pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset
Jawatankuasa penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.
c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan. (JKPAK).
d) Memastikan semua aset alih kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah
ditetapkan.
Pengurusan Aset di MQA diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran iaitu oleh Pegawai Aset
yang dilantik untuk menguruskan semua aset di MQA kecuali aset berkaitan teknologi
maklumat. Manakala Bahagian Teknologi Maklumat menguruskan aset berkaitan
teknologi maklumat tetapi tidak mempunyai Pegawai Aset yang dilantik.
Sebanyak 509 aset sebagai sampel Audit telah dipilih untuk pengauditan meliputi
Pejabat KPE, Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa, Unit dasar, Unit Audit Dalam,
Bahagian Pentadbiran, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat, Bahagian
Standard Dan Rujukan Kelayakan, Bahagian Koordinasi Dan Jaminan Kualiti, Bahagian
42
Akreditasi Sains Sosial dan Bahagian Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan Semakan
Audit meliputi perkara berikut:-
i) JKPAK
ii) Penubuhan Unit Pengurusan Aset
iii) Pelantikan Pegawai Aset
iv) Penerimaan Aset
v) Pendaftaran Aset
vi) Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset
vii) Pelupusan Aset
Secara keseluruhannya, pengurusan aset di MQA adalah di tahap memuaskan.
Bagaimanapun masih ada ruang untuk mempertingkatkan dan memperkemaskan rekod-
rekod aset bagi mematuhi peraturan sepenuhnya. Ringkasan pemerhatian Audit adalah
seperti di Jadual 34 berikut :
43
Jadual 34:
Ringkasan Pemerhatian Audit Terhadap Pengurusan Aset
PENGURUSAN ASET BAHAGIAN
BIL. PERKARA PENTADBIRAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
1. JKPAK / /
2. Penubuhan Unit Pengurusan Aset / TB
3. Pelantikan Pegawai Aset / X
4.
Penerimaan Aset
a) Pegawai Penerima / /
b) Borang Penerimaan Aset Kerajaan KEW.PA-1 diselenggarakan.
/ X
5.
Pendaftaran Aset
a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-2 diselenggarakan.
/ (Kebanyakan daftar tidak
diselenggarakan)
/
b) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 diselenggarakan.
/ (Kebanyakan daftar tidak
diselenggarakan)
/
c) Senarai Aset di lokasi KEW.PA-7 diselenggarakan.
/ (Kebanyakan daftar tidak
diselenggarakan)
X
d) Pelabelan Aset / (Kebanyakan aset
tidak dilabel) /
6.
Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset
a) Aset yang dibeli digunakan. / /
b) Kerosakan Aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.
/ /
c) Aset disimpan di tempat yang selamat. / /
d) Aset yang sangat menarik disimpan ditempat yang berasingan.
/ /
e) Pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis.
/ /
f) Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.
X X
g) Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11.
X /
h) KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 dikemukakan kepada KPE.
X X
7.
Pelupusan Aset
a) Pemeriksa Aset dilantik. / X
b) Pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa masih berkuat kuasa semasa
/ X
44
pemeriksaan
c) Jadual pemeriksa disediakan dengan lengkap
X X
d) Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA17 disediakan dengan dokumen sokongan yang lengkap.
/ /
e) Lembaga pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan.
/ /
f) Urus setia memohon kelulusan pelupusan daripada KPE.
/ /
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
a) Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (PP Bil. 5/2007) menyatakan Agensi perlu
menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) bagi membincangkan
segala keputusan berkaitan aset dan inventori dibuat dengan teratur dan berkesan.
Semakan Audit mendapati MQA telah menubuhkan JKPAK pada 15 Januari 2008 dan
melantik Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa seperti arahan pekeliling. Jawatankuasa ini
dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan ahlinya adalah di kalangan Pengarah
Bahagian dan Ketua Unit serta pegawai yang berkaitan. Jawatankuasa ini telah
bermesyuarat sebanyak 4 kali pada tahun 2011 dengan membincangkan perkara seperti
di dalam agenda yang ditetapkan. Minit mesyuarat telah disediakan tetapi hasil
mesyuarat tidak dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.
Maklumat lanjut mengenai mesyuarat yang diadakan adalah seperti di Jadual 35 berikut
:
Jadual 35:
Kekerapan Mesyuarat JKPAK
LAPORAN SUKU TAHUN
2011
BIL. MESYUARAT TARIKH MESYUARAT
Pertama Bil. 1/2011 13 Januari 2011
Kedua Bil. 2/2011 11 April 2011
Ketiga Bil. 3/2011 11 Julai 2011
Keempat Bil. 4/2011 15 Disember 2011
b) Penubuhan Unit Pengurusan Aset
Unit Pengurusan Aset perlu ditubuhkan untuk menguruskan segala urusan berkaitan
aset bermula dari penerimaan sehingga pelupusan sesuatu aset dibuat.
45
Semakan Audit terhadap carta organisasi MQA mendapati Unit Logistik/Keselamatan di
Bahagian Pentadbiran bertanggungjawab untuk menguruskan semua perkara berkaitan
aset. Unit ini diketuai oleh Penolong Pengarah Gred N41 dan dibantu oleh Pegawai
Eksekutif Kanan Gred N32 serta 2 orang Pembantu Tadbir N17. Bidang tugas jelas
menunjukkan fungsi cawangan ini untuk menguruskan semua perkara berkaitan aset
MQA serta menyelenggarakan laporan berkaitan aset dan inventori.
i. Pelantikan Pegawai Aset
Setiap Agensi perlu melantik seorang Pegawai Aset peringkat Ibu Pejabat dan
bertanggungjawab sebagai Setiausaha JKPAK.
Pihak Audit mendapati MQA telah melantik seorang Penolong Pengarah Gred N41
sebagai Pegawai Aset peringkat jabatan. Pegawai ini juga menjadi Urus Setia kepada
JKPAK. Pelantikan Pegawai Aset telah dibuat oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 27
September 2011 yang sebelum ini telah dibuat oleh Pengarah Pentadbiran. Pelantikan
ini telah menyenaraikan tugas pegawai aset dengan menjelaskan tanggungjawab yang
berkaitan.
Bagaimanapun Pegawai Aset ini hanya bertanggungjawab terhadap aset selain dari
aset berkaitan teknologi maklumat. Pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset
berkaitan teknologi maklumat adalah seorang Pegawai Eksekutif Kanan Gred F32
namun beliau tidak mempunyai kuasa menguruskan aset kerana tidak mempunyai surat
lantikan sebagai Pegawai Aset. Maklumat terperinci seperti di Jadual 36 berikut:
Jadual 36:
Pengurusan Aset Di MQA
PENGURUSAN ASET
BAHAGIAN PENTADBIRAN BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
Lantikan Pegawai Aset Tiada Lantikan Pegawai Aset
Mengikut kehendak PP Bil. 5/2007 setiap jabatan hendaklah melantik Pegawai Aset
untuk menguruskan semua aset alih jabatan termasuk harta modal dan inventori
teknologi maklumat meliputi :
Penerimaan;
Pendaftaran;
46
Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;
Penyelenggaraan;
Pelupusan; dan
Kehilangan dan Hapus kira.
Adalah dicadangkan Pegawai Aset yang dilantik menguruskan semua aset alih
MQA termasuk harta modal dan inventori teknologi maklumat bagi membolehkan rekod
dan dokumen aset dapat di kemas kini, diseragamkan dan digabungkan supaya ia
menjadi lebih teratur dan tersusun. Pegawai Eksekutif Kanan Gred F32 yang
menguruskan semua aset teknologi maklumat boleh dilantik sebagai Penolong Pegawai
Aset untuk menguruskan semua aset MQA dan tidak terhad kepada aset teknologi
maklumat. Pelantikan 13 Penolong Pegawai Aset pada 27 September 2011 untuk
menguruskan aset di setiap bahagian/unit adalah teratur dan dapat membantu Pegawai
Aset mengawal aset MQA dengan lebih baik. Maklumat lanjut lantikan Penolong
Pegawai Aset adalah seperti di Jadual 37 berikut :
Jadual 37:
Lantikan Penolong Pegawai Aset
BIL. PENOLONG PEGAWAI ASET BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP
BAHAGIAN/UNIT
1. Encik Mohd Sabri Mohd Zaki Kewangan
2. Puan Hasniza Abdul Rahman Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia
3. Puan Zainon Duriat Koordinasi Jaminan Kualiti
4. Puan Rusmini mohd Sobari Audit Institusi
5. Puan Rohaidah Mat Diah Akreditasi sains Perubatan
6. Puan Mazlina Mohamad Isa Akreditasi Kejuruteraan Dan Alam Bina
7. Puan Maimon Mohd Tahir Pejabat KPE
8. Puan Joana Othman Akreditasi Sains Sosial
9. Encik Mohd Asuwad Asli Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan
10. Puan Norfadzilah Mohd Arif Standard Dan Rujukan Kelayakan
11. Puan Juniadah Othman Pengurusan Sumber Manusia
12. Puan Nor Azlina Hassim Teknologi Maklumat
13. Puan Siti Hajar Abdul Halim Pentadbiran
c) Penerimaan Aset
Pegawai Penerima Aset peringkat Ibu Pejabat bertanggungjawab untuk memastikan
aset yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar.
Semakan Audit mendapati tanggungjawab menerima aset dijalankan oleh Pegawai Aset
untuk aset selain dari aset teknologi maklumat. Bagaimanapun bagi aset berkaitan
47
teknologi maklumat, Bahagian Teknologi Maklumat yang menerima dan merekodkan
aset berkenaan.
Adalah dicadangkan semua aset MQA diuruskan penerimaannya oleh Pegawai Aset
termasuk aset berkaitan teknologi maklumat bagi membolehkan rekod dan dokumen
aset diselenggarakan dengan kemas kini, di seragam dan digabungkan supaya ia
menjadi lebih teratur dan tersusun bagi mematuhi kehendak peraturan kewangan.
Bagaimanapun Bahagian Teknologi Maklumat masih boleh melaksanakan perolehan
kerana bahagian ini lebih mengetahui mengenai keperluan aset teknologi maklumat di
MQA.
d) Pendaftaran Aset
i. Urusan Pendaftaran - Penyelenggara KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4 dan
KEW.PA-5 Dan Semakan Fizikal Audit
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menyatakan daftar aset hendaklah di
selenggara di setiap jabatan. Pendaftaran aset hendaklah dibuat dalam tempoh 2
minggu dari tarikh barang diterima dengan menggunakan Daftar Harta Modal (KEW. PA-
2) dan Daftar Inventori (KEW. PA-3). Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan
Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) juga hendaklah diselenggarakan.
Semakan Audit mendapati Daftar Aset telah di selenggara oleh Pegawai Aset untuk aset
selain dari aset berkaitan teknologi maklumat dan Bahagian Teknologi Maklumat
menyelenggarakan rekod untuk aset berkaitan teknologi maklumat. Dari semakan fizikal
sampel Audit terhadap 523 aset yang berada dengan 78 pegawai di Pejabat KPE, Unit
Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa, Unit dasar, Unit Audit Dalam, Bahagian
Pentadbiran, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat, Bahagian Standard
Dan Rujukan Kelayakan, Bahagian Koordinasi Dan Jaminan Kualiti, Bahagian Akreditasi
Sains Sosial dan Bahagian Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan adalah didapati kurang
memuaskan kerana daftar yang di selenggara oleh Pegawai Aset adalah tidak lengkap
dan kemas kini dan kebanyakannya tidak mempunyai rekod pendaftaran. Sila rujuk
Lampiran 1.
Dari 509 sampel aset yang disemak, sebanyak 396 adalah inventori dan 113 adalah
harta modal dan hanya 1 dari 396 inventori yang mempunyai rekod KEW.PA-3 dan
selebihnya sebanyak 395 inventori yang disemak secara fizikal tidak mempunyai rekod.
48
Hanya 20 dari 396 inventori ini direkodkan dalam KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori
dan selebihnya sebanyak 375 inventori tidak disenaraikan dalam daftar tersebut.
110 dari 113 harta modal yang disemak secara fizikal mempunyai KEW.PA-2 Daftar
Harta Modal dan hanya 3 harta modal yang disemak secara fizikal tidak mempunyai
rekod. Semakan juga mendapati kesemua 113 harta modal ini telah disenaraikan dalam
KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal. Maklumat terperinci seperti Jadual 38 berikut:
Jadual 38:
Semakan Rekod Inventori dan Harta Modal
SEMAKAN INVENTORI HARTA MODAL
KEW.PA3 KEW.PA3 KEW.PA3 KEW.PA3 Mempunyai Rekod 1 5 2 4
Tiada Rekod 395 376 110 113
Jumlah 396 396 396 396
Bagaimanapun kesemua KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 tidak mempunyai maklumat
lengkap seperti di Jadual 39 berikut:
Jadual 39:
Maklumat Yang Tidak Lengkap Di Dalam Daftar
NAMA DAFTAR MAKLUMAT YANG TIDAK LENGKAP
KEW. PA-2 i. Tiada maklumat penempatan dan
tandatangan pegawai
KEW. PA-3 i. Tiada tandatangan Ketua Jabatan ii. Tiada tarikh barang diterima
Walau bagaimanapun Bahagian Teknologi Maklumat telah berusaha untuk mengemas
kini rekod KEW.PA-2 Daftar Harta Modal iaitu mengisi maklumat penempatan dan
tandatangan pegawai dengan mengeluarkan surat pada 22 Disember 2011 kepada
semua bahagian/unit untuk mengesahkan penempatan aset.
ii. Senarai Aset Di Lokasi
Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai
Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan yang disimpan oleh Pegawai Aset dan
satu salinan disimpan oleh pegawai bertanggungjawab.
Semakan Audit mendapati dari 78 pegawai yang pilih untuk sampel audit, hanya 58
pegawai yang mempunyai Senarai Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7 . Daftar ini telah di
49
selenggara dengan lengkap dan kemas kini oleh Pegawai Aset. Bagaimanapun adalah
difahamkan Bahagian Pentadbiran sedang dalam proses mengemas kini Senarai Daftar
Aset di Lokasi KEW. PA-7. Manakala Bahagian Teknologi Maklumat tidak
menyelenggarakan Senarai Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7.
iii. Pelabelan Aset
Setiap aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat dan
emboss bagi menunjukkan tanda Hak Milik Kerajaan dan nama Agensi di tempat yang
sesuai dan mudah dilihat.
Semakan Audit mendapati dari 509 aset yang disemak 318 aset telah dilabel seperti
yang ditetapkan di tempat yang sesuai dan mudah dilihat dan selebihnya sebanyak 191
aset tidak dilabelkan.
e) Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset
i. Penggunaan
Penggunaan aset jabatan hendaklah direkodkan bagi memastikan ia digunakan bagi
tujuan rasmi sahaja dan mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan serta rekod keluar
masuk aset.
Semakan Audit mendapati aset yang dibeli telah digunakan. Penggunaan aset telah
direkodkan dan hanya bagi tujuan rasmi sahaja serta mendapat kebenaran Ketua
Jabatan dan ia adalah lengkap dan kemas kini. Jika berlaku kerosakan aset Borang
Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 telah digunakan dan dimaklumkan kepada Pegawai
Aset atau Bahagian Teknologi Maklumat dan tindakan segera diambil terhadap aduan.
ii. Penyimpanan
Tatacara Pengurusan Aset menyatakan aset hendaklah disimpan di tempat yang
selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
Pihak Audit mendapati aset dan item stor MQA disimpan di tempat yang selamat dan
sesuai. Aset dan item stor yang menarik seperti komputer dan peralatan komunikasi
disimpan oleh Bahagian Teknologi Maklumat serta di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab.
50
iii. Pemeriksaan Aset
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan sekurang-kurangnya 2
orang Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa aset
untuk memastikan kewujudan, keadaan dan prestasi setiap aset yang terdapat di dalam
daftar aset dan inventori. Pemeriksaan aset hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya
sekali setiap tahun.
Semakan Audit mendapati MQA telah melantik Pegawai Pemeriksa untuk menjalankan
pemeriksaan aset pada 14 Julai 2011. Bagaimanapun, pegawai yang dilantik tidak
menjalankan pemeriksaan aset. Ini boleh menyebabkan berlaku kehilangan aset atau
pun aset telah dialihkan ke tempat lain dan tidak dapat dikesan kerana tiada
pemeriksaan aset dijalankan.
f) Pengurusan Pelupusan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 pelupusan dibuat berdasarkan syor dari
Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah yang bersesuaian. Bagi pelupusan aset
mekanikal, teknikal, elektronik dan elektrikal perlu ada Perakuan Pelupusan yang
disediakan oleh Jabatan Kerja Raya atau jabatan yang ada woksyop sendiri dan
kepakaran tertentu. Bagi perkakasan komputer pula hendaklah mempunyai Perakuan
Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat.
Semakan Audit mendapati MQA telah melantik tiga Ahli Lembaga Pemeriksa untuk
pelupusan tiga buah kenderaan yang dilaksanakan pada 20 Mei 2011seperti berikut:
i. Mitsubishi Pajero BGR 5445
ii. Proton Wira 1.5 GL WJP 9139
iii. Proton Wira 1.5 GL WJP 9140
Pelupusan telah dibuat berdasarkan syor dari Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah
cara lelongan kepada warga MQA dan telah mendapat kelulusan Ketua Pegawai
Eksekutif. Urusan pelupusan telah dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan.
g) Kehilangan Dan Hapus Kira
i. Pengurusan Kehilangan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan Pegawai perlu
melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau
51
pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat laporan polis dalam tempoh 24
jam dari masa kehilangan. Laporan Awal kehilangan hendaklah dikemukakan kepada
Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 hari bekerja.
Semakan Audit mendapati terdapat laporan kes kehilangan kereta Proton Perdana 2.0
V6 (A) yang digunakan oleh Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) pada 7
November 2010 dan segala peraturan kehilangan dan hapus kira telah dilaksanakan
mengikut peraturan.
Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih MQA seramai tiga orang telah dilantik
oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 3 Disember 2010 dengan Unit Logistik dan
Keselamatan menjadi urus setia. Jawatankuasa ini telah menyediakan KEW.PA.28
Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan dengan teratur mengikut peraturan.
Namun semakan Audit tidak mendapati kelulusan untuk hapus kira kenderaan tersebut
dikeluarkan oleh Ketua Pegawai Eksekutif.
4.6.2 Pengurusan Stor
Stor MQA merupakan Stor Utama mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2009 dan MQA telah mematuhi Tatacara Pengurusan Stor seperti arahan tersebut. Stor
Utama MQA terbahagi kepada dua Stor Utama iaitu Stor Pentadbiran dan Stor ICT
seperti Jadual 40 berikut :
Jadual 40:
Pengurusan Stor MQA
STOR UTAMA
BIL. STOR PENTADBIRAN STOR ICT
1. Stor Bekalan Stok Tingkat M1 Stor Toner Tingkat M1
2. Stor Bekalan Kertas Tingkat 14A Stor Peralatan ICT Tingkat 14A
Stor Utama Pentadbiran diletakkan di bawah Unit Pengurusan Aset MQA iaitu di bawah
Unit Logistik/Keselamatan di Bahagian Pentadbiran dan telah mematuhi peraturan
manakala Stor Utama ICT terletak di bawah Bahagian Teknologi Maklumat dan bukan di
bawah seliaan Pegawai Aset.
Stor Utama MQA di letakkan di beberapa tempat di tingkat yang berlainan kerana tidak
mempunyai ruang yang mencukupi. Semakan Audit meliputi Stor Utama Pentadbiran
52
dan Stor Utama ICT di mana beberapa sampel Audit telah dipilih untuk semakan fizikal
dan rekod stok dan merangkumi semakan seperti berikut :
Penerimaan
Merekodkan Stok
Penyimpanan
Pengeluaran
Pemeriksaan
Keselamatan Dan Kebersihan
Secara keseluruhannya, pengurusan stor di Stor Utama Pentadbiran adalah di tahap
yang baik manakala pengurusan stor di Stor Utama ICT adalah kurang memuaskan
kerana tidak menyelenggarakan rekod stor seperti kehendak Tatacara Pengurusan Stor.
Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 41 berikut :
Jadual 41:
Ringkasan pemerhatian Audit Terhadap Pengurusan Stor
STOR UTAMA PENERIMAAN MEREKOD STOK PENYIMPANAN PENGELUARAN PEMERIKSAAN KESELAMATAN
DAN KEBERSIHAN
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
Pentadbiran
/ / / / / / / / / / / X TB / / / / / X / X / /
ICT
X X X / X / / / / X / X X / X X / X X / / / / X
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Senarai Semak :
a) Menyelenggara KEW.PS-1 – Borang Terimaan Barang-barang
b) Menyelenggara KEW.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
c) Menyelenggara KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok
d) Menyelenggara KEW.PS-4 – Kad Petak
e) Menyelenggara KEW.PS-5 – Senarai Daftar Kad Kawalan Stok
f) Mengamalkan konsep 5 ‘S’
g) Menyusun Stok Mengikut Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
h) Menyimpan Barang-barang Berharga Dan Menarik Di Tempat Yang Selamat
i) Memantau Stok Bertarikh Luput
j) Menyelenggara KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput
k) Menyelenggara KEW.PS-10 - Pemesanan Stok / E-IMS
53
l) Menyelenggara KEW.PS-11 – Permohonan Stok Untuk Pesanan Kepada Stor Unit
(Bahagian/Unit)
m) Hasil Jualan Sisa Stok/Barang Terpakai Dikredit Ke Akaun Hasil MQA
n) Pengiraan Stok Dilaksanakan Apabila Berlaku Tranksaksi Penerimaan Dan Pengeluaran
o) Menyelenggara KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor
p) Menyelenggara KEW. PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
q) Pelantikan Pemverifikasi Stor
r) Menyelenggara KEW.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok Apabila Berlaku Kekurangan Atau
Berlebihan Stok Semasa Pemeriksaan
s) KEW.PS-17 dikemukakan untuk kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif
t) Stor Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan Yang Sesuai
u) Ruang Pejabat Yang Sesuai Bagi Pegawai Stor dan lokasinya Berhampiran Dengan Stor
v) Penyelenggaraan Stor Dan Stok Dilaksanakan Dari Semasa Ke Semasa
w) Stor Di Dalam Keadaan Bersih Dan Teratur
a) Penerimaan Barang-barang Stor
Pegawai Penerima Barang-barang Stor bertanggungjawab untuk memastikan barang
stor yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar.
i. Stor Utama Pentadbiran
Semakan Audit mendapati tanggungjawab pengurusan stor telah dijalankan oleh
Pegawai Penerima Barang-barang Stor MQA Gred N17 untuk Stor Utama Pentadbiran
yang dilantik oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 12 April 2011. Rekod penerimaan
seperti KEW PS-1 dan KEW PS-2 telah diselenggarakan dengan baik dan semua rekod
pengurusan stor seperti KEW PS-3, KEW PS-4, KEW PS-5, KEW PS-8, KEW PS-9 dan
KEW PS-10 juga telah diselenggarakan dengan teratur. Berikut adalah Gambar 2
contoh KEW PS yang diselenggarakan :
54
Gambar 2
Contoh KEW PS-4, KEW PS-5 dan KEW PS-10 Yang Diselenggarakan
KEW.PS-5 KEW.PS-4
KEW.PS-10 KEW.PS-1
ii. Stor Utama ICT
Manakala untuk Stor Utama ICT, seorang Pembantu Tadbir Gred N17 yang
tanggungjawab menerima barang barang stor yang berkaitan dengan teknologi
maklumat seperti toner, cable network, CD, Keyboard, USB cable dan lain-lain namun
beliau tidak mempunyai surat pelantikan sebagai Pegawai Penerima Barang-barang
Stor.
Rekod penerimaan stor seperti KEW PS-1 dan KEW PS-2 tidak diselenggarakan dan
semua rekod pengurusan stor seperti KEW PS-3, KEW PS-5 juga tidak diselenggarakan
seperti kehendak peraturan kerana tidak memahami peraturan kewangan.
Adalah dicadangkan MQA hanya mempunyai satu Stor Utama yang diletakkan di bawah
tanggungjawab Unit Pengurusan Aset bagi menjalankan dua fungsi berasingan iaitu
Pengurusan Aset dan Pengurusan Stor yang merupakan kehendak Pekeliling
55
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Maka tidak perlu ada Stor Utama Pentadbiran dan
Stor Utama ICT. Bagi melaksanakan fungsi ini Pegawai Aset yang telah dilantik adalah
memadai tetapi bagi Pengurusan Stor perlu ada dua pegawai melaksanakannya
sebagai mematuhi peraturan maka dicadangkan kedua-dua Pembantu Tadbir dari
Bahagian Pentadbiran dan Teknologi Maklumat yang bertanggungjawab dengan stor
boleh digabungkan untuk melaksanakan fungsi Pengurusan Stor merangkumi barang-
barang stor dan teknologi maklumat.
iii. Barang-barang Stor UHEAA
Pemerhatian Audit mendapati selain dari Bahagian Pentadbiran yang merupakan Pusat
Kos untuk perolehan, Unit Hal Ehwal Antarabangsa(UHEAA) juga adalah Pusat Kos
yang menguruskan perolehan dan penerimaan barang-barang penerbitan dan
percetakan seperti cenderahati MQA, buku-buku, kalendar, buku harian rasmi dan lain-
lain. Barang-barang ini ditempatkan di UHEAA dan selepas pengagihan barulah baki
barang-barang ini diserah kepada Stor Utama Pentadbiran untuk di rekod sebagai stok.
Dua pegawai Gred N48 dan N41 yang bertanggungjawab untuk urusan perolehan ini
namun mereka tidak dilantik sebagai Pegawai Penerima Barang-barang Stor. Mereka
juga tidak menyelenggarakan rekod-rekod penerimaan stok seperti KEW PS-1 dan KEW
PS-2 seperti kehendak peraturan kerana tidak memahami peraturan kewangan.
Manakala UHEAA boleh meneruskan mengurus perolehan bagaimanapun untuk
penerimaan barang-barang stor, Pegawai Penerima Barang-barang Stor yang akan
menguruskan dan menyelenggarakan rekod-rekod yang berkaitan.
b) Merekod Stok
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad
yang telah ditetapkan bagi tujuan:-
I. Mengetahui kedudukan stok simpanan;
II. Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan
III. Mengawal paras stok.
56
i. Penyelenggaraan KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 Dan Semakan
Fizikal Di Stor Utama Pentadbiran
Semakan Audit mendapati Stor Utama Pentadbiran telah merekodkan stok dengan
menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3, Kad Petak dan Senarai Daftar
Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 dengan teratur. Ia juga telah menggunakan Sistem E-IMS
untuk merekodkan segala terimaan dan pengeluaran stok.
Pengauditan juga meliputi semakan fizikal yang dilakukan pada 21 Disember 2011 ke
atas 40 sampel stok dibandingkan dengan Senarai Inventori Sistem E-IMS dengan Kad
Petak KEW.PS-4 dan mendapati semua baki adalah betul dan tepat kecuali untuk empat
barang iaitu Folder, Biskut Tin Besar, Gula-gula dan Air Wick Refill Spray yang
mempunyai lebihan stok. Lebihan stok ini berlaku kerana barang-barang ini dipulangkan
balik oleh bahagian selepas pengeluaran dilakukan.
Gambar 3 Gambar 4
Pegawai Audit menyemak stok Keadaan Stok Yang Kemas Dan Teratur Di
Di Stor Utama Pentadbiran Di Stor Utama Pentadbiran
Semakan Audit juga mendapati stok untuk Buku Rekod Perkhidmatan sebanyak 1948
adalah terlalu banyak jika dibandingkan dengan penggunaannya yang sangat rendah
dan stok ini tidak bergerak dalam tempoh 12 bulan. Adalah difahamkan perolehan untuk
stok ini telah tersilap dipesan menyebabkan lebihan stok dan ini adalah suatu
pembaziran. Maklumat terperinci semakan fizikal stok adalah seperti di Jadual 42
berikut :
57
Jadual 42:
Semakan Fizikal Stok Di Stor Utama Pentadbiran
BIL NO. KAD KAWALAN STOK
KOS SEUNI
T RM
PERIHAL STOK
BAKI STOK DI SISTEM E-IMS
BAKI DI KAD
PETAK
FIZIKAL STOK
LEBIHAN
KURANG
1. F 0050 Folder 80 80 85 5
2. G 0001 Mineral 600ml 380 380 380 -
3. G 0002 0.30 Mineral cup 14 14 14 -
4. G 0003 19.90 Biskut Hi-Fiber 0 0 0 -
5. G 0004 2.30 Gula Pasir 32 32 32 -
6. G 0005 2.50 Susu Pekat F&N 505gm 0 0 0
7. G 0007 36.00 Biskut Tin Besar 3 3 4 1
8. G 0008 27.50 Milo Tin 1.5kg 6 6 6 -
9. G 0009 Nescafe 14 14 14 -
10. G 0011 29.95 Milo Refill 2kg 0 0 0 -
11. G 0016 Gula-gula 1 1 8 7
12. H 0002 Sabun Pencuci Pinggan 17 17 17 -
13. H 0003 15.50 Penyegar Febreeze 8 8 8 -
14. H 0005 29.90 Air Wick Automatik Spray Air Wick (Set)
10 10 10 -
15. H 0006 Air Wick Refill Spray 30 30 31 1
16. E0041 Pisau 109 109 109 -
17. E 0043 Post-it Sederhana 88 88 88 -
18. E 0046 Binder Clip 32mm 47 47 47 -
19. E 0050 4.90 Loytape Dispenser Kecil 3 3 3 -
20. E 0056 Tranparent Tape24mm 321 321 321 -
21. E 0059 Double Side Tape 162 162 162 -
22. E 0063 Paper Tape 48mm 87 87 87 -
23. E 0066 Pengasah Pensil Meja 70 70 70 -
24. E 0069 2.10 Gunting Kertas 79 79 79 -
25. E 0078 Name Badge 311 311 311 -
26. E 0085 Getah Gelung Besar 2 2 2 -
27. E 0086 Tali Lan Yard MQA(Terkawal
300 300 300 -
28. E 0087 ID Card Pocket (Terkawal)
38 38 38 -
29. D 0042 Filem Kamera 400 35 35 35 -
30. D 0043 Kalkulator 15 15 15 -
31. D 0048 DVD-RW(mini) 1 1 1 -
32. E 0005 Pen Signo UNI 153 121 121 121 -
33. B 0031 Buku Akta MQA 2 2 2 -
34. D 0001 Digital Video Cassette (60 min)
45 45 45 -
35. D 0013 Drum Kit Mesin Faks DK 18 Toshiba
18 18 18 -
36. B 0009 Buku COPPA 74 74 74 -
37. B 0022 Buku Rekod Perkhidmatan
1948 1948 1948 -
38. I 0007 Manicure Set 4 4 4 -
39. I 0009 Skaf MQA 326 326 326 -
40. I 0021 Non-Woven Beg MQA GP 46
0 0 0 -
58
ii. Penyelenggaraan KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 Dan Semakan
Fizikal Di Stor Utama ICT
Semakan Audit mendapati Stor Utama ICT tidak merekodkan stok dengan
menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 dan Senarai Daftar Kad
Kawalan Stok KEW.PS-5 seperti kehendak peraturan tetapi hanya menggunakan Kad
Petak KEW.PS-4. Ia juga telah menggunakan Sistem E-IMS untuk merekodkan segala
terimaan dan pengeluaran stok.
Pengauditan juga meliputi semakan fizikal yang dilakukan pada 21 Disember 2011
terhadap dua Stor ICT bertempat di Tingkat M1 dan Tingkat 14B. Sebanyak 10 sampel
stok bagi setiap stor telah disemak yang dibandingkan dengan Senarai Inventori Sistem
E-IMS dengan Kad Petak KEW.PS-4. Semakan mendapati semua baki adalah betul
kecuali untuk lima barang iaitu Display Card, mouse USB, Black Print Cartridge
Q7516A, Black Print Cartridge Q7553A dan IBM Infoprint 1226 Toner Cartridge yang
mempunyai lebihan baki stok dan satu Mouse USB yang terkurang satu stok. Maklumat
terperinci semakan fizikal stok adalah seperti di Jadual 43 berikut :
59
Jadual 43:
Semakan Fizikal Stok Di Stor Utama ICT
BIL NO. KAD
KAWALAN STOK
PERIHAL STOK BAKI STOK DI SISTEM
E-IMS
BAKI DI KAD
PETAK
FIZIKAL STOK
LEBIHAN KURANG
1. K0003 Black Print Cartridge Q7516A
10 10 11 1 -
2. K 0005 Black Print Cartridge Q7553A
11 11 12 1 -
3. K 0004 Black Print Cartridge Q4129X
7 7 7 - -
4. K 0008 Black Print Cartridge Q2613A
17 17 17 - -
5. K0010 IBM Infoprint 1226 Toner Cartridge
2 2 3 1 -
6. K 0011 Black Print Cartridge CB400A
3 3 3 - -
7. K 0024(iii) Magenta Toner Cartridge SO50035
9 9 9 - -
8. K 0033 Black Print Cartridge CE505A
6 6 6 - -
9. K 0035 Epson Black Fabric Printer Ribbon SO15531
1 1 2 1 -
10. K 0034 Epson Black Fabric Printer Ribbon SO15586
3 3 3 - -
11. L 0001 Display Card 7 7 9 2 -
12. L 0002 Display Card AGP FX5500
4 4 4 - -
13. L 0003 Mouse USB 7 7 6 - 1
14. L 0004 Keyboard USB 41 41 41 - -
15. l 0005 Keyboard PS2 1 1 1 - -
16. L0007 DVD-R 2 2 2 - -
17. L 0008 CD-RW 34 34 34 - -
18. L 0010 Mini CD-R 10 10 10 - -
19. L 0012 SATA Power Cable 7 7 7 - -
20. L 0023 Hard Disk SATA 3 3 3 - -
Semakan Audit juga mendapati stok untuk Keyboard USB sebanyak 41 unit adalah
terlalu banyak jika dibandingkan dengan penggunaannya yang sangat rendah dan stok
ini tidak bergerak dalam tempoh 12 bulan dan tarikh terakhir digunakan adalah pada 18
Januari 2011. Adalah difahamkan perolehan untuk stok ini telah tersilap dipesan
menyebabkan lebihan stok dan ini adalah suatu pembaziran.
60
Gambar 5 Gambar 6
Pegawai Audit menyemak stok Keadaan Stok Yang Kemas Dan Teratur
Di Stor Utama ICT Di Stor Utama ICT
c) Penyimpanan
Stor hendaklah mengamalkan konsep 5 ‘S’ supaya stok tidak mudah rosak, senang
dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.
i. Simpanan Stok
Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah
mengamalkan konsep 5 ‘S’ dan telah menyusun stok mengikut Masuk-Dahulu-Keluar-
Dahulu (MDKD) serta telah menyimpan barang-barang berharga dan menarik di tempat
yang selamat. Pegawai Stor yang terlibat telah juga memantau stok bertarikh luput
seperti stok-stok makanan, toner dan cartridge yang merupakan stok cepat luput.
Stor Utama Pentadbiran telah menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput
KEW.PS-9 bagi merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama namun
Stor Utama ICT tidak menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9
seperti kehendak peraturan tetapi memantau dengan cara simpanan rekod dalam
sistem E-IMS.
d) Pengeluaran
Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau
pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pengeluaran stok perlu
mengikut sistem MDKD dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan
dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara
berikut:-
61
I. Pengeluaran tanpa kebenaran;
II. Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan
III. Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.
i. Pemesanan Stok
Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT menggunakan
Sistem E-IMS untuk penerimaan dan pengeluaran barang-barang stor. Pada masa
yang sama Stor Utama Pentadbiran telah menyelenggarakan Borang Pesanan
Pengeluaran Stok KEW.PS-10 sebagai simpanan rekod namun Stor Utama ICT tidak
menyelenggarakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok KEW.PS-10 seperti kehendak
peraturan tetapi hanya bergantung kepada rekod di Sistem E-IMS.
ii. Permohonan Stok
Semakan Audit mendapati semua pesanan kepada Stor Unit di setiap Bahagian/Unit
dilakukan dengan menggunakan Borang Permohonan Inventori (Mini Stor) sebagai
kawalan pengeluaran stok. Permohonan stok tidak menggunakan Borang Permohonan
Stok KEW.PS-11 seperti kehendak peraturan. Contoh borang adalah seperti di
Lampiran 2.
iii. Jualan Barang Terpakai
Barang Terpakai yang mempunyai nilai jualan seperti toner dan cartridge hendaklah
dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Penjualan barang terpakai yang
beratnya kurang daripada 1000kg boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana
syarikat berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-
barang lusuh. Hasil jualan perlu dikreditkan ke Akaun Hasil Jabatan.
Semakan Audit mendapati barang terpakai seperti toner di Stor Utama ICT telah dijual
oleh Bahagian Teknologi Maklumat dengan tidak mendapat kelulusan Ketua Pegawai
Eksekutif. Penjualan toner ini juga tidak dilaksanakan mengikut kehendak peraturan
kewangan. Hasil jualan yang diperoleh sejak tahun 2010 hingga 2011 berjumlah
RM232.00 tidak diserahkan ke Bahagian Kewangan untuk dikreditkan ke Akaun Hasil
MQA tapi sebaliknya dimasukkan ke Tabung BTM untuk di guna sama oleh staf
Bahagian Teknologi Maklumat. Hasil jualan ini juga tidak dilaporkan kepada pihak
62
pengurusan. Maklumat terperinci jualan barang terpakai toner adalah seperti di Jadual
44 berikut:
Jadual 44:
Jualan Barang Terpakai Toner Oleh Bahagian Teknologi Maklumat
e) Pemeriksaan
Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal
pasti kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput
tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. Pemeriksaan
dibahagikan kepada tiga jenis iaitu:-
I. Pengiraan Stok;
II. Pemeriksaan Stok; dan
III. Verifikasi Stor
i. Pengiraan Stok
Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah
melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran
seperti kehendak peraturan.
ii. Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok secara
100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Ketua
Jabatan untuk melaksanakan pemeriksaan.
Semakan Audit mendapati lapan Pegawai Pemeriksa telah dilantik oleh Ketua Pegawai
Eksekutif pada 14 Julai 2011 untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan
inventori milik Agensi Kelayakan Malaysia termasuk barang stor. Nama pegawai yang
dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa adalah seperti di Jadual 45 berikut:
BIL. TARIKH JUALAN TONER
(RM)
KEMASUKAN DALAM TABUNG BTM
(RM)
1. 4 Januari 2010 72.00 72.00
2. 13 Ogos 2010 60.00 60.00
3. 12 Januari 2011 40.00 40.00
4. 22 Jun 2011 60.00 60.00
Jumlah 232.00 232.00
63
Jadual 45:
Lantikan Pegawai Pemeriksa
BIL. PEGAWAI PEMERIKSA
1. Puan Rohaidah Mat Diah
2. Encik Ahmad Farid Ibrahim
3. Puan Farhanah Mohamad
4. Puan Siti Hajar Abdul Halim
5. Puan Norhasnida Mohd Yunus
6. Encik Mustaffa Kamarul Zaman
7. Puan Siti Solehah Adnan
8. Puan Hanis Azeana Halim
Pegawai Pemeriksa yang dilantik ini telah menjalankan pemeriksaan stok di Stor Utama
Pentadbiran pada 26 September hingga 30 September 2011 dan KEW.PS-14 telah
diselenggarakan. Bagaimanapun pemeriksaan tidak dilaksanakan di Stor Utama ICT
seperti kehendak peraturan.
iii. Verifikasi Stor
Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai
Pemeriksa sekurang-kurangnya satu tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.
Pemverifikasi Stor perlu dilantik berdasarkan jawatan oleh Ketua Jabatan untuk
melaksanakan verifikasi tempoh pelantikan tidak melebihi dua tahun.
Semakan Audit mendapati lapan Pemverifikasi Stor telah dilantik oleh Ketua Pegawai
Eksekutif pada 11 Oktober 2011 dan verifikasi stok di Stor Utama Pentadbiran telah
dilaksanakan pada 14 November hingga 18 November 2011 dan KEW.PS-15 telah
diselenggarakan. Bagaimanapun verifikasi stok di Stor Utama ICT tidak dilaksanakan
seperti kehendak peraturan. Nama pegawai yang dilantik sebagai Pemverifikasi Stor
adalah seperti di Jadual 46 berikut:
Jadual 46:
Lantikan Pemverifikasi Stor
BIL. PEGAWAI PEMERIKSA
1. Encik Mohd Syafiq Mohd Nezar
2. Encik Mohd Farid Adnan
3. Puan Nor Fazilah Omar
4. Puan Norfadzilah Mohd Arif
5. Puan Rusmini Mohd Sobari
6. Puan Mazlina Mohamad Isa
7. Puan Maimon Tahir
8. Encik Mohd Sabri Mohd Zaki
64
iv. Pelarasan Stok
Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok
berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,
pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan
Stok KEW.PS-17. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
Semakan Audit mendapati hasil penemuan pemeriksaan stok di Stor Utama Pentadbiran
pada 26 September hingga 30 September 2011 mendapati terdapat 81 item stok telah
terlebih daripada jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4 dan 18 item stok telah
terkurang daripada jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4. Pelarasan Stok ke atas
kelebihan dan kekurangan item stok telah dilakukan dengan penyediaan Penyata
Pelarasan Stok KEW.PS-17.
Memandangkan pemeriksaan stok tidak dilakukan oleh Pegawai Pemeriksa di Stor
Utama ICT, tidak dapat dipastikan sama ada terdapat kelebihan dan kekurangan item
stok. Bagaimanapun semakan fizikal Audit terhadap beberapa item stok pada 21
Disember 2011 mendapati terdapat 4 item stok yang terlebih dan terkurang daripada
jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4 namun Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
tidak diselenggarakan.
f) Keselamatan Dan Kebersihan
Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua
Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan. Stor hendaklah mempunyai
sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan
keselamatan stor dan stok terpelihara.
Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT mempunyai
Sistem Kawalan Keselamatan di mana hanya orang diberi kelulusan boleh keluar masuk
stor dengan iringan Pegawai Stor dan stor tersebut sentiasa berkunci.
Ruang pejabat bagi Pegawai Stor untuk Stor Utama ICT adalah berhampiran dengan
stor bagaimanapun ruang pejabat bagi Pegawai Stor untuk Stor Utama Pentadbiran
terletak di tingkat yang berbeza dan tidak mematuhi peraturan.
Penyelenggaraan Stor dan stok telah dilaksanakan dari semasa ke semasa dan kedua-
dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT adalah di dalam keadaan yang bersih dan teratur.
65
Bagaimanapun Stor Utama ICT di tingkat 14A ditempatkan peralatan ICT yang diguna
sama di almari yang berasingan. Peralatan ICT ini tidak boleh disimpan di stor ini ia
tidak mematuhi peraturan.
4.6.3 Pengurusan Kenderaan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menyatakan fail sejarah, buku log,
penggunaan minyak dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan jabatan perlu di
selenggara dengan lengkap dan kemas kini. Seorang Pegawai Pengangkutan perlu
dilantik untuk menyelenggarakan semua urusan berkaitan.
Semakan Audit terhadap tujuh sampel daripada 15 kenderaan jabatan mendapati
secara keseluruhannya penyelenggaraan rekod fail sejarah, buku log, penggunaan
minyak, penggunaan Kad Touch N Go dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan
adalah di tahap baik kerana telah mematuhi peraturan kewangan. Semakan Audit
terhadap pengurusan kenderaan mendapati perkara berikut:-
a) Pegawai Pengangkutan
Pekeliling menyatakan Pegawai Pengangkutan perlu dilantik bagi setiap jabatan untuk
menyelenggarakan semua urusan pengangkutan.
Semakan Audit mendapati MQA telah melantik seorang Pegawai Pengangkutan bagi
menguruskan 15 buah kenderaan termasuk 4 buah kenderaan untuk pegawai JUSA dan
sebuah bas mini. Surat pelantikan Pegawai Pengangkutan telah dikeluarkan pada 12
April 2011 berserta senarai tugas yang jelas menyatakan tanggungjawab yang
berkaitan.
Bagi tujuan penyelenggaraan Buku Log, Pegawai Pengangkutan hanya
menyelenggarakan 10 buah Buku Log iaitu tidak termasuk untuk 4 buah kenderaan
JUSA dan sebuah kenderaan BLA 707, Nissan Serena 2.0 yang terletak di bawah
penyeliaan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Bagaimanapun untuk penyelenggaraan
rekod fail sejarah dan penyenggaraan kenderaan kesemua 15 kenderaan diuruskan
oleh Pegawai Pengangkutan.
66
b) Kelulusan Menggunakan Kenderaan
Penggunaan kenderaan jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan
Pegawai Pengangkutan.
Semakan Audit mendapati MQA menggunakan Sistem Tempahan Pemandu (SISTEP)
untuk memudahkan pegawai membuat tempahan kenderaan rasmi dan disemak untuk
kelulusan Pegawai Pengangkutan kecuali kenderaan di bawah penyeliaan Pejabat
Ketua Pegawai Eksekutif. Semakan terhadap ruang di buku log mendapati semua
penggunaan kenderaan telah mendapat kelulusan.
c) Fail Sejarah Kenderaan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menjelaskan Fail Sejarah yang
mengandungi segala butiran hendaklah disediakan bagi setiap kenderaan.
Semakan Audit mendapati MQA telah menyediakan Fail Sejarah bagi setiap kenderaan
dengan mengandungi segala butiran yang berkaitan seperti geran, rekod pembaharuan
cukai jalan dan penyenggaraan kenderaan yang lengkap dan kemas kini.
d) Buku Log Kenderaan
Buku Log bagi setiap kenderaan hendaklah disediakan bertujuan untuk merekodkan
butir dan maksud perjalanan seperti nama pengguna, tarikh dan jarak perjalanan. Buku
Log hendaklah disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Pengangkutan atau pegawai
yang diberi kuasa pada hari akhir tiap-tiap satu minggu dan pengesahan buku log oleh
Pegawai Pengangkutan setiap bulan dilaksanakan.
Semakan Audit terhadap tujuh sampel buah Buku Log Kenderaan mendapati secara
keseluruhannya penyelenggaraan Buku Log Kenderaan adalah di tahap yang baik
kerana telah mematuhi peraturan dan prosedur kewangan sepenuhnya. Ringkasan
pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 47 berikut :
67
Jadual 47:
Penyelenggaraan Buku Log Kenderaan MQA
BIL NOMBOR
KENDERAAN JENIS
KENDERAAN a b c d e f g h i j k
1. BLG 656 Proton Exora / / TB / / / / / / / /
2. BLG 676 Toyota Vios / / TB / / / / / / / /
3. BFD 8243 Mercedes Benz
/ / / / / / / / / / /
4. BLG 646 Nissan Serena 2.0A
/ / TB / / / / / / / /
5. BKH 9009 Proton Waja 1.6A
/ / / / / / / / / / /
6. BGR 5446 Nissan Serena 2.0A
/ / / / / / / / / / /
7. BLA 707 Nissan Serena 2.0A
/ / TB / / / / / / / /
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Senarai Semak :
a) Butir-butir Kenderaan Diisi Dengan Lengkap
b) Jadual Penyenggaraan, Pembaikan Dan Penggantian Diisi
c) Rekod Tayar / Bateri Kenderaan Diisi
d) Salinan Asal Yang Diisi Lengkap Dikoyak Dan Disimpan Dalam Fail Sejarah Kenderaan
e) Semakan Buku Log pada akhir tiap-tiap satu minggu Dilaksanakan
f) Pengesahan Buku Log Oleh Pegawai Pengangkutan setiap bulan Dilaksanakan
g) Kelulusan Menggunakan Kenderaan Diberi
h) Pembelian Minyak Dicatat Dalam Buku Log
i) Cerakinan Penggunaan Bahan Api dan Kiraan Kilometer Diisi
j) Cerakinan Penggunaan Bahan Api Dikira Dengan Betul
k) Catatan perjalanan Dimulakan Di Muka Baru
Semakan Audit terhadap tujuh buah Buku Log Kenderaan mendapati kesemua Buku
Log telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Butir-butir kenderaan telah
diisi dengan lengkap dan semakan pada hari akhir tiap-tiap satu minggu seperti arahan
pekeliling telah dilaksanakan. Cerakinan Penggunaan Bahan Api dan kiraan kilometer
telah diisi dengan betul dan catatan perjalanan bagi sesuatu bulan telah dimulakan di
muka yang baru untuk memudahkan pemantauan dan pengiraan penggunaan minyak
dan jarak perjalanan.
68
e) Kenderaan Khas Pegawai
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 berkenaan Peruntukan Kereta
Rasmi bagi Para Hakim, Ketua Setiausaha Negara dan Pegawai-Pegawai Perkhidmatan
Awam Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama/ Khas C dan Ke Atas Atau Yang
Setaraf (JUSA) menjelaskan peruntukan minyak petrol hendaklah diluluskan oleh Ketua
Jabatan secara bertulis mengikut perkiraan yang telah ditetapkan.
Semakan Audit mendapati Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi telah
meluluskan had penggunaan minyak bagi Ketua Pegawai Eksekutif MQA manakala
kelulusan bagi Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti), Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif (Pengurusan) dan Pengarah Bahagian Standard telah mendapat
kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif pada 19 Jun 2009. Bagaimanapun kelulusan baru
perlu disediakan kerana terdapat perubahan kadar minyak dan tempat tinggal kedua-
dua Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif.
f) Kawalan Penggunaan Kad Inden
Penggunaan Kad Inden bagi pembelian minyak perlu dilaksanakan mengikut Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 bagi memastikan minyak yang digunakan adalah
betul dan bagi tujuan rasmi sahaja.
Semakan Audit terhadap Kawalan Kad Inden mendapati secara keseluruhannya
pengurusan Kad Inden adalah memuaskan. Bagaimanapun masih terdapat ruang untuk
pembetulan dan penambahbaikan di dalam pengurusan penggunaan Kad Inden supaya
pelaksanaan Kad Inden dapat memberi kemudahan dan faedah yang optimum kepada
setiap pengguna. Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 48 berikut :
69
Jadual 48:
Kawalan Kad Inden
BIL. KAWALAN PENGGUNAAN KAD INDEN PEMATUHAN
1. Pegawai Kanan Jusa C dan ke atas menggunakan Kad A. /
2. Pegawai Kenderaan menggunakan Kad Induk/Fleet Manager. /
3. Pemandu Kenderaan menggunakan Kad C bersama Kad kenderaan. X
4. Kad Inden untuk kenderaan guna sama disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
X
5. Jabatan menentukan had amaun minyak yang boleh diisi. /
6. Kad inden terhad penggunaannya untuk membeli minyak petrol atau diesel sahaja.
/
7. Penyata pembelian minyak disahkan dan ditandatangani sebelum mengemukakan untuk bayaran.
/
8. Pegawai Kenderaan menyediakan Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden pemandu guna sama.
X
Semakan Audit terhadap Kawalan Penggunaan Kad Inden mendapati MQA
membekalkan Kad A bagi kenderaan guna sama yang sepatutnya menggunakan Kad C
bagi pembelian minyak. Bagaimanapun atas nasihat Audit Dalam, Pegawai
Pengangkutan telah berusaha membuat perubahan dengan mengeluarkan surat
permohonan pada 3 Januari 2012 kepada Petronas Dagangan Berhad untuk
memperbaharui jenis kad minyak daripada Kad A kepada Kad C dan penerimaan Kad C
adalah dalam proses.
MQA telah melaksanakan kaedah 1 Kad Inden Minyak untuk 1 kenderaan dan seorang
pemandu sahaja. Pegawai Pengangkutan menjalankan semakan ke atas penyata
pembelian yang diterima sebelum dihantar ke Bahagian Kewangan untuk pembayaran.
Selain itu adalah diperhatikan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak tidak
diselenggarakan seperti arahan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999 bagi
memastikan minyak yang digunakan adalah betul dan bagi tujuan rasmi sahaja. Kad
Inden Minyak hendaklah disimpan oleh Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan
ada keperluan mengisi minyak. Walau bagaimanapun penyelenggaraan Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden Minyak bagi kenderaan BLA 707, Nissan Serena 2.0 di bawah
penyeliaan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif adalah di tahap yang sangat baik kerana
mematuhi peraturan dan prosedur kewangan sepenuhnya. Ringkasan pemerhatian
terhadap pengurusan Daftar Kad Inden Minyak adalah seperti di Jadual 49 berikut:
70
Jadual 49:
Pengurusan Daftar Kad Inden Minyak
BIL NOMBOR
KAD NOMBOR
KENDERAAN JENIS
KENDERAAN a b c d e f g h i
1. 3930315988 BLG 656 Proton Exora X X X X X X X X X
2. 2573754770 BLG 676 Toyota Vios X X X X X X X X X
3. 1230320354 BFD 8243 Mercedes Benz
X X X X X X X X X
4. 0782121882 BLG 646 Nissan Serena 2.0A
X X X X X X X X X
5. 1790503340 BKH 9009 Proton Waja 1.6A
X X X X X X X X X
6. 0089295532 BGR 5446 Nissan Serena 2.0A
X X X X X X X X X
7. BLA 707 Nissan Serena 2.0A
/ / / / / / / / /
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Senarai Semak :
a) Tarikh Kad Diambil Diisi
b) Tandatangan Kad Diambil Dicatat
c) Nama Pegawai Semasa Kad Diambil Dicatat
d) Tandatangan Pegawai Yang Memberi Kad Dicatat
e) Tarikh Kad Dipulangkan Dicatat
f) Nama Penerima Kad Dicatat
g) Tandatangan Penerima Kad Dicatat
h) Pembelian Minyak untuk Liter Dan RM Dicatat
i) Pengesahan Daftar Rekod Daftar Kad Inden Minyak Setiap Bulan
Semakan Audit mendapati Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak tidak
diselenggarakan untuk semua kenderaan kecuali BLA 707, Nissan Serena 2.0. Butiran
yang lengkap telah diisi seperti tarikh dan tandatangan kad diambil, pegawai yang
memberi kad, tarikh kad dikembalikan dan tandatangan penerima semasa kad
dikembalikan serta pembelian minyak. Pengesahan terhadap daftar tersebut juga telah
dilakukan pada setiap bulan bagi mengesahkan pembelian minyak. Daftar Rekod
Pergerakan Kad Inden Minyak yang diselenggarakan oleh Pejabat Ketua Pegawai
Eksekutif adalah seperti di Gambar 7 berikut:
71
Gambar 7
Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak yang diselenggarakan oleh Pejabat Ketua
Pegawai Eksekutif
g) Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol
Daftar Penggunaan Kad Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol (Touch N Go) hendaklah
diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini seperti yang dinyatakan di dalam
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1999 Penggunaan Kad Elektronik Bagi
Pembayaran Tol Untuk Kenderaan Kerajaan. Kad pula hendaklah dipegang oleh
Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan ada keperluan untuk menggunakannya.
Semakan Audit terhadap Kad Touch N Go mendapati secara keseluruhannya
pengurusannya adalah memuaskan. Bagaimanapun masih terdapat ruang untuk
penambahbaikan di dalam pengurusan penggunaan Kad Touch N Go supaya
pelaksanaannya dapat memberi kemudahan dan faedah yang optimum kepada setiap
pengguna. Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 50 berikut :
72
Jadual 50:
Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol
BIL NOMBOR
KAD NOMBOR
KENDERAAN JENIS
KENDERAAN a b c d e f g h
1. 3930315988 BLG 656 Proton Exora / / X X X / X /
2. 2573754770 BLG 676 Toyota Vios / / / X / X / /
3. 1230320354 BFD 8243 Mercedes Benz / / / / / / / /
4. 0782121882 BLG 646 Nissan Serena 2.0A
/ / / X / / / /
5. 1790503340 BKH 9009 Proton Waja 1.6A
/ / / / / / / /
6. 0089295532 BGR 5446 Nissan Serena 2.0A / / / X
X Kebanyakan Tidak Dicatat
X X /
7. 2848316077 BLA 707 Nissan Serena 2.0A
/ / / / / / / /
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Senarai Semak :
a) Maklumat Perjalanan Diisi
b) Masa Kad Diambil Dicatat
c) Nilai Semasa Kad Diambil Dicatat
d) Tandatangan Semasa Kad Diambil Dicatat
e) Tarikh Dan Masa Kad Dipulangkan Dicatat
f) Amaun Bayaran Tol Dicatat
g) Baki Nilai Kad Semasa Dipulangkan Dicatat
h) Pengesahan Daftar Rekod Penggunaan Touch N Go Setiap Bulan
Semakan Audit terhadap penggunaan Kad ‘Touch N Go’ mendapati Daftar Penggunaan
Kad telah diselenggarakan bagi setiap sampel kenderaan seperti di atas mengikut
kehendak peraturan. Bagaimanapun, daftar yang diselenggarakan ada yang tidak
lengkap dengan maklumat seperti berikut:
i. Tandatangan Semasa Kad Diambil;
ii. Tarikh dan Masa Kad Dipulangkan;
iii. Amaun Bayaran Tol Dicatat
iv. Amaun Bayaran Tol; dan
v. Baki Nilai Semasa Kad Dipulangkan.
Semakan pada penyata e-Statement ‘Touch n Go’ mendapati cadangan oleh Jabatan
Audit Negara dalam laporannya pada tahun 2009 supaya setiap nombor siri kad
didaftarkan di dalam e-Statement ‘Touch n Go’ telah dilakukan oleh Pegawai
73
Pengangkutan bagi memudahkan pemantauan penggunaan kad bagi sesuatu
perjalanan adalah tepat.
h) Penyenggaraan Aset
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menyatakan senarai aset yang
memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Semakan Audit mendapati Pegawai Pengangkutan telah menyediakan KEW.PA-13
Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan serta menyediakan program
penyenggaraan yang dirancang dengan teratur. KEW.PA-14 Daftar Penyelenggaraan
Harta Modal juga telah diisi setiap kali kenderaan dihantar untuk servis. Pegawai
Pengangkutan juga telah mengesahkan invois dan pesanan kerajaan sebelum dokumen
yang berkaitan dikemukakan untuk proses bayaran.
5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara umumnya, tahap prestasi pengurusan kewangan MQA adalah baik dan
wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap Kawalan Pengurusan,
Kawalan Bajet, Kawalan Penerimaan, Kawalan Perbelanjaan, Pengurusan Kumpulan
Wang Amanah, Pengurusan Aset dan Inventori dan Pengurusan Kenderaan.
Bagaimanapun, tahap prestasi tersebut perlu dipertingkatkan lagi terutama dari aspek
pengurusan aset. Rekod aset perlu disediakan dan dikemaskinikan serta dilabelkan
mengikut rekod aset terkini. Verifikasi stok juga perlu dilakukan untuk memastikan
terdapat persamaan rekod aset dan fizikal aset serta syor untuk pelupusan aset jika
perlu. Selain itu, Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut, Buku Tunai Panjar Wang Runcit
dan Daftar Pinjaman perlu diberi perhatian untuk penambah baikkan mengikut
kehendak proses dan peraturan sedia ada.