LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/Minit mesy/JK ISO...
Transcript of LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/Minit mesy/JK ISO...
-
1
KERTAS MAKLUMAN
MESYUARAT JAWATANKUASA KUALITI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
TUJUAN
1. Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti
Universiti Putra Malaysia kali ke-27 berkenaan laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan
Kualiti (QMS) MS ISO 9001:2008 bagi tahun 2016 dan pelaksanaan tindakan penemuan
Audit Dalaman.
LAPORAN AUDIT DALAMAN
2. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2008 Universiti Putra
Malaysia (UPM) tahun 2016 telah dilaksanakan pada 4 hingga 6 April, 7 hingga 8 April (UPM
Kampus Bintulu sahaja), 11 hingga 13 April dan 18 hingga 19 April 2016. Berikut adalah
maklumat berkaitan pelaksanaan Audit Dalaman, iaitu:
2.1 Tujuan Audit
Audit Dalaman dijalankan untuk menentukan sama ada UPM:
(a) melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO
9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan
sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan
(b) bersedia untuk menghadapi Audit Pemantauan Semakan 1 oleh badan
pensijilan yang akan diadakan pada 18 hingga 22 Julai dan 25 hingga 29 Julai
2016.
LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) ISO 9001:2008
TAHUN 2016
AGENDA 4.2 AGENDA 4.0
-
2
2.2 Skop Audit
Audit Dalaman dijalankan mengikut skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM iaitu
perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan
pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan
pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat.
2.3 Kumpulan Audit
Seramai 82 orang Juruaudit Dalaman QMS UPM terdiri daripada enam (6) kumpulan
audit dan 75 sub-kumpulan audit telah mengaudit proses dalam skop Sistem
Pengurusan Kualiti UPM.
2.4 Penemuan Audit Dalaman
Laporan penemuan audit dalaman telah dibentang oleh Ketua Juruaudit Dalaman
semasa Taklimat Penutupan Audit yang telah diadakan pada 22 April 2016. Jumlah
penemuan audit iaitu laporan Ketakakuran (NCR) adalah sebanyak 26 klausa
dengan 190 bukti objektif (OE) dan peluang penambahbaikan (OFI) adalah
sebanyak 23 klausa dengan 129 OE sebagaimana pada Jadual 1.
Jadual 1: Bilangan Penemuan Audit Dalaman
Penemuan Bil. Klausa Bil. Bukti
Objektif (OE)
Laporan Ketakakuran
(NCR) 26 190
Peluang Penambahbaikan
(OFI) 23 129
Maklumat terperinci NCR dan OFI merangkumi status penemuan mengikut Pusat
Tanggungjawab (PTJ), Klausa dan Proses adalah seperti pada Lampiran A dan
Peluang Penambahbaikan seperti pada Lampiran B.
-
3
PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN
3. Semua Laporan Ketakakuran hendaklah diambil tindakan oleh PTJ dan ditutup dalam
tempoh 21 hari bekerja iaitu pada 24 Mei 2016 atau pada tarikh yang telah dipersetujui oleh
Juruaudit Dalaman UPM. Perincian pelaksanaan tindakan bagi penemuan audit dalaman
adalah berdasarkan Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman UPM
sebagaimana Lampiran C.
SYOR
4. Ahli Mesyuarat disyor melaksanakan perkara berikut:
4.1 mengambil maklum laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UPM
Tahun 2016 sebagaimana Lampiran A dan B;
4.2 mengambil maklum Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman
sebagaimana Lampiran C.
-
4
LAMPIRAN A
LAPORAN PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR)
Rajah 1: Status NCR Mengikut PTJ
20
13
11
10 10
9
8 8
7
6 6 6
5 5
4 4 4
3 3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
FPSK
FSTM
FPA
S
FP
FPV
iDEC
FBSB IB
S
FK FH
PEN
D
TPU
FSP
M
INT
RO
P FS
IPP
H
PK
PP
BH
EP
FBM
K
FEP
FSK
TM
ITM
A
PP
KK
P
PU
PM
SPS
BK
U
FPP
ITA
PSA
S
PK
U
CA
De
AS
AK
AD
FEM
FRSB
IKD
PM
IPP
M
K1
5
KM
R
K1
0
KTP
BU
R
PP
PA
TNC
PI
PA
SP PIU
PK
KSS
AA
S
PP
DN
CA
RE
Status NCR Mengikut PTJ
JUMLAH NCR
-
5
Rajah 2: Status NCR Mengikut Klausa
54
23
21
18
11 10
8
6 5
4 4 4 3 3 3
2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 8.5.2 6.4 8.4 7.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1
Status NCR Mengikut Klausa
JUMLAH NCR
-
6
Rajah 3: Status NCR Mengikut Proses
27
24
22
21
17
14
10
7 7 7
6
4 4 4
3
2 2 2 2 2
1 1 1
PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM PGR KES PR PSAS
Status NCR Mengikut Proses
JUMLAH NCR
-
7
LAMPIRAN B
LAPORAN PENEMUAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
Rajah 4: Status OFI Mengikut PTJ
10
9
8
7
6
5
4 4
3
4
3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
AK
AD
PU
PM
FEP
PK
UFS
PM
TPU FK
BU
RP
PP
AC
OSC
OM
MFB
SBFP
AS
FPP
FPSK F
SSP
SFP
FPV
IBS
IKD
PM
IPP
MIN
TRO
PK
MR
K1
7P
SAS
PA
SPC
QA
PK
PP
CA
De
iDEC P
SA
SB
HEP
FBM
KFE
MFR
SBFS
TMFS
KTM
IPSA
SIP
PH
ITA KC
K6
K5
KP
ZK
11
KO
SASS
K1
3K
TPP
NC
TNC
PI
CA
RE
Status OFI Mengikut PTJ
JUMLAH OFI
-
8
Rajah 5: Status OFI Mengikut Klausa
29
15 14
11 10
9
5 4 4 4 4
3 3 3 2 2
1 1 1 1 1 1 1
4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3
Status OFI Mengikut Klausa
JUMLAH OFI
-
9
Rajah 6: Status OFI Mengikut Proses
22
18
16
9
8 8
7
6
5 5 5
4
3 3
2 2 2
1 1 1 1
PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG
Status OFI Mengikut Proses
JUMLAH OFI
-
10
LAMPIRAN C
TAKWIM PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS)
UPM TAHUN 2016
Dikemaskini: 25 April 2016
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
1.
Penulisan penemuan audit dan
pengisian dalam borang
Ketakakuran (NCR) dan Borang
Peluang Penambahbaikan secara
online*
* Borang online Fasa 1
Semua Juruaudit 14-
21 [Selesai]
-
11
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
2.
Bengkel Semakan dan pemurnian
penemuan audit dalaman
keseluruhan melalui Senarai Daftar
Penemuan Audit Dalaman.
(a) Susun mengikut PTJ
(b) Buat semakan dan pemurnian
(c) Tetapkan urutan nombor NCR &
OFI
(d) Tetapkan urutan kod PTJ
(e) Dapatkan senarai akhir Daftar
Penemuan Audit Dalaman
KJAD, Timbalan
KJAD, Ketua
Kumpulan,
Timbalan Ketua
Kumpulan &
PAD/CQA
21 [Selesai]
3.
Pelaporan hasil penemuan Audit
Dalaman oleh Ketua Juruaudit
semasa Taklimat Penutupan Audit
Dalaman ISO
KJAD 22 [Selesai]
-
12
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
4.
Edaran Senarai Daftar Penemuan
Audit Dalaman kepada PTJ yang
terlibat
(a) Edaran dalam format
Microsoft Excell melalui
emel dan portal eISO.
(b) Mohon PTJ merujuk
penemuan audit Pusat
Tanggungjawab (PTJ) masing-
masing berdasarkan Kod PTJ.
(c) Mohon PTJ teliti NCR dan OFI
yang diterima dan berbincang
bersama Auditee bagi
cadangan pelan tindakan
penutupan audit.
(d) Maklumkan kepada PTJ tarikh
akhir penghantaran
maklumbalas Pelan Tindakan
Penemuan Audit Dalaman
(Rujuk No. 7).
PAD/CQA 25 [Selesai]
-
13
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
5.
Perbincangan cadangan pelan
tindakan penemuan audit dalaman
di peringkat PTJ
PTJ (Auditee), TWP,
TPAD 26/4 – 6/5
6.
Peringatan mesra (Soft Reminder)
berkaitan tarikh akhir maklumbalas
Pelan Tindakan Penemuan Audit
dan makluman pengisian pelan
tindakan penemuan audit dalam
Borang Pelan Tindakan NCR dan
OFI (secara online)**
** Borang online Fasa 2
PAD/CQA 29
-
14
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
7.
Penghantaran maklumbalas Pelan
Tindakan Penemuan Audit
(a) Buka borang Pelan Tindakan
NCR dan OFI (Secara online)
**
(b) Semak Senarai Daftar
Penemuan Audit Dalaman
yang telah diedarkan sebelum
ini.
(c) Rujuk Penemuan Audit
berdasarkan Kod NCR dan OFI
yang telah dinyatakan dalam
Daftar Penemuan Audit
Dalaman.
(d) Pilih NCR dan OFI PTJ masing-
masing dan lengkapkan pelan
tindakan NCR dan OFI.
** Borang online Fasa 2
PTJ (TWP & TPAD) 6
-
15
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
8.
Bengkel Penyelarasan Pelan
Tindakan Penemuan Audit
(a) Kemaskini Senarai Daftar
Penemuan Audit Dalaman
berdasarkan Pelan Tindakan
yang diterima daripada PTJ.
(b) Susun penemuan audit
mengikut Kod Proses
(c) Buat semakan dan
penyelarasan bersama
Peneraju Proses
(d) Tetapkan tarikh akhir
penutupan penemuan audit
berdasarkan persetujuan
antara Juruaudit dan PTJ
(Auditee).
(e) Dapatkan senarai akhir Daftar
Penemuan Audit Dalaman
(Nyatakan justifikasi sekiranya
penemuan audit dalaman
digugurkan).
KJAD, Timbalan
KJAD, Peneraju
Proses, PTJ (Auditee)
& PAD/CQA
13
-
16
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
9.
Edaran Senarai Daftar Penemuan
Audit Dalaman yang terkini kepada
PTJ yang terlibat.
(a) Edaran dalam format Microsoft
Excell melalui emel dan portal
eISO.
(b) Mohon PTJ merujuk Pelan
Tindakan penemuan audit
dalaman PTJ masing-masing
berdasarkan Kod PTJ.
(c) Mohon PTJ teliti Pelan
Tindakan yang perlu
dilaksanakan bagi penutupan
penemuan audit.
(d) Mohon PTJ maklumkan
kepada Juruaudit untuk
penutupan audit sekiranya
tindakan telah dilaksanakan
beserta bukti sokongan
tindakan telah dilaksanakan.
PAD/CQA 16
-
17
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
10.
Laksanakan tindakan berdasarkan
pelan tindakan yang telah
disenaraikan dalam Senarai Daftar
Penemuan Audit Dalaman
PTJ (Auditee), TWP
dan TPAD
16-24
atau
tarikh
yang
diperse-
tujui
11.
Penutupan Penemuan Audit
(kecuali tarikh lain yang
dipersetujui)
(a) Buka borang Pengesahan
Tindakan NCR dan OFI
(Secara online)***
(b) Semak Senarai Daftar
Penemuan Audit Dalaman
yang terkini.
(c) Rujuk Penemuan Audit
berdasarkan Kod NCR dan OFI
berdasarkan PTJ yang diaudit
yang telah dinyatakan dalam
Daftar Penemuan Audit
Dalaman.
Juruaudit
24
atau
tarikh
yang
diperse-
tujui
-
18
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
(d) Pilih NCR dan OFI PTJ yang
diaudit sahkan pelaksanaan
tindakan NCR dan OFI.
(e) Lengkapkan ruangan
pengesahan tindakan.
*** Borang online Fasa 3
12.
Pelaporan Audit Dalaman semasa
Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan (MKSP) ISO UPM
KJAD 30
13.
Audit Badan Pensijilan
- QMS: Audit Pemantauan
Semakan 1
semua PTJ di bawah
skop
18-
22,
25-29
-
19
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
Jan – Mei
2017
14. Pemantauan status penutupan
audit secara berkala PAD/CQA
Sehingga sebulan sebelum tarikh audit Badan
Pensijilan akan datang
Agenda 4.0_Laporan Audit Dalaman QMS 2016_Mesyuarat JKJK ke-27_28.4.16.pdfSTATUS PENUTUPAN LAPORAN KETAKAKURAN QMS 9001 2015.pdf