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L’analisi dei processi

La legge di Little

Impatto degli obiettivi dell’azienda sugli obiettivi di progettazione dei processi

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Terminologia Terminologia

Le misure di performance di un processo

•  WIP= Work in Process –  Numero di unità presenti simultaneamente nei diversi stadi del

processo (incluse le fasi di attesa) •  Tempo di attraversamento (Flow Time)

–  Tempo medio impiegato per transitare attraverso il processo •  Ritmo di produzione (Flow Rate)= rendimento fisico del

processo –  Numero di unità completate dal sistema nell’unità di tempo –  =1/tempo di ciclo

•  Tempo di ciclo: tempo medio richiesto dal processo per il completamento di un’unità

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Mappatura dei processi

Una rappresentazione grafica

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Misure di performance (2)

•  Tempi di attraversamento più brevi aumentano l’efficienza del sistema e permettono di processare un maggior numero di unità/tempo

–  La riduzione può essere ottenuta migliorando l’efficienza delle attività e riducendo i tempi di attesa (migliore sincronizzazione dei flussi)

–  La riduzione del flow time permette di rispondere più rapidamente alla domanda

•  Un aumento del flow rate è legato ad una riduzione del tempo di ciclo che a sua volta porta ad una riduzione del tempo di attraversamento

–  Aumenti significativi del rendimento di un’attività possono essere ottenuti attraverso investimenti in nuove tecnologie o la riorganizzazione del lavoro

•  Una riduzione del WIP si traduce in minor fabbisogno di capitale (necessario per finanziare l’investimento in WIP) ed è collegata ad una riduzione del flow time

Tempo di ciclo e capacità del processo

•  Tempo di ciclo: tempo che trascorre tra il completamento di un’unità ed il completamento dell’unità successiva

•  Rappresenta la domanda che il processo può soddisfare e la capacità del processo stesso, oltre che il ritmo del processo

•  Il processo deve ripettare il tempo di ciclo prescritto •  Calcolo: probabile domanda e quantità di tempo di

produzione disponibile per un certo periodo

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Il caso dell’ufficio passaporti

•  Progettare un processo per il rilascio dei passaporti •  1600 domande la settimana •  Tempo disponibile: 40 ore

•  Tempo di ciclo= tempo disponibile/numero domande

•  Nel nostro caso: 40/1600 = 0,025 ore =1,5 minuti

Capacità del processo

•  Decidere la capacità del processo per rispettare il tempo di ciclo

•  Per calcolarlo è necessaria un’ulteriore misura: contenuto del lavoro da svolgere. Maggiore è il contenuto di lavoro e minore il tempo di ciclo, tanto più elevata sarà la capacità richiesta per smaltire la domanda

•  Il caso dei passaporti –  Capacità per processare una domanda: 30 min. –  1 solo addetto: tempo ciclo= 30 minuti –  2 addetti: tempo ciclo= 30/2=15 minuti

•  Tempo ciclo = contenuto di lavoro/numero addetti (N)

•  N=30/tempo ciclo N=30/1,5 =20 addetti

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Il caso della radiologia interventistica

•  La radiologia interventistica (interventional radiology) è un campo ad alta tecnologia della radiologia che –  Ricorre a tecniche avanzate di gestione delle immagini (TAC,

risonanza magnetica, Ultrasuoni ed altre) –  Per effettuare sia procedure diagnostiche, sia interventi di

vario genere minimamente invasivi •  Queste procedure vengono applicate sempre più spesso

perché richiedono tempi di ricovero nelle strutture sanitarie molto più brevi e permettono ai pazienti tempi di recupero più rapidi

Il processo dell’I.R.

•  Registrazione del paziente •  Consulto medico preliminare •  Attività di preparazione (paziente ed attrezzature) •  Esecuzione della procedura •  Riassetto delle attrezzature (set-up per un’altra procedura) •  Ricovero del paziente in reparto •  Consulto post-intervento con il medico

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Diagramma di Gantt del processo

Indisponibilità delle risorse

•  Il Gantt precedente presuppone che tutte le risorse del reparto siano sempre disponibili

•  In realtà, poiché diversi pazienti transitano in un certo intervallo temporale (1 g. di lavoro) nel reparto, sarà difficile sincronizzare perfettamente gli interventi da eseguire sui pazienti

•  I tempi di svolgimento delle attività non sono certi •  Possono verificarsi eventi che riducono la disponibilità delle

risorse (indisponibilità del personale, malfunzionamenti e guasti delle attrezzature, …)

•  Ne consegue che i pazienti dovranno attendere in una o più fasi del processo

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Un Gantt più realistico

Il processo dell’I.R.

•  Le unità in ingresso (pazienti) attraversano i diversi stadi del processo ed escono dopo essere stati “trasformati”

•  Queste trasformazioni creano valore nel senso che gli output hanno valore superiore a quello degli input entrati nel sistema

•  Il valore creato si concretizza in prezzi che il cliente paga per acquistare il prodotto o per usufruire del servizio

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Dati per il calcolo delle misure di performance

Ingressi, uscite e WIP

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La performance del processo

•  11 pazienti/giorno cioè 1 paziente/ora

•  Calcolo del Flow Time: –  Media dei flow time registrati dai diversi pazienti –  Nel nostro caso 2.023 ore

•  Come calcolare il numero medio di pazienti residenti all’interno del reparto per le procedure? –  Una soluzione: rilevare ogni mezz’ora il numero di pazienti

residenti e calcolare la media di questi dati –  Un modo più rigoroso è la Legge di Little

La legge di Little

•  Relazione matematica che collega le tre misure fondamentali di prestazione dei processi

•  Tempo di attraversamento= Work in process X tempo ciclo •  WIP=Tempo di attraversamento X Ritmo di produzione •  Che equivale a

–  WIP = Tempo di attraversamento X 1/tempo ciclo

•  WIP= Flow time X flow rate •  Nel caso in esame:

–  WIP= 2.023 X 1 = 2.023 pazienti

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Legge di Little

•  Poiché il ritmo di produzione è sempre il reciproco del tempo di ciclo, la legge di Little può essere scritta come segue:

Legge di Little in un’unità di assistenza IT

•  Durante il mese di agosto l’unità deve rinnovare tutte le workstation (WS) del palazzo uffici in una settimana –  L’anno scorso le 500 WS sono state rinnovate in una

settimana lavorativa (40 ore) –  Ogni intervento ha richiesto mediamente 2 ore –  L’intero processo è stato gestito da 25 tecnici

•  Quest’anno le WS da aggiornare sono 530 –  L’unità assistenza ha messo a punto una routine rapida che

richiede in media1.5 ore anzichè due per ogni WS –  Quanti tecnici occorrono per completare il processo in una

settimana?

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Il servizio IT

Calcolo

•  Work in process= 500 ws •  Tempo a disposizione= 40 ore •  Tempo medio di intervento (tempo ciclo)= 2 ore

•  Ritmo di produzione (Flow Rate)= ½=0.5 per tecnico (0.5XN)

•  Legge di Little: –  WIP=TA X R cioè 500=40 X 0.5N

–  N= 500/40 X 0.5 quindi 25 tecnici

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Quest’anno

•  WIP = 500 ws •  Tempo a disposizione = 40 ore •  Tempo medio di intervento = 1.5 •  Ritmo di produzione = 1/1.5 ore per tecnico

•  Quindi •  Ritmo di produzione = 0.67N

•  La legge di Little •  WIP = TA X R

530= 40 X 0.67N N= 530/40 X 0.67 quindi = 19.88 tecnici

Il caso della biglietteria

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Cash Flow

•  Un costruttore di bici incassa ogni anno 800 Mila euro •  I crediti verso i clienti derivanti da fatture emesse

assommano in media a 200 mila euro •  Processo= gestione dei crediti verso i clienti

–  Unità: valore dei crediti •  Calcolo del tempo di attraversamento

–  T=I/R

•  200mila/800 mila = 0,25 anni = 3 mesi