LAMPIRAN: POLA TATA KELOLA. SOP UB 2008 .pdf · 2019-11-21 · i KATA PENGANTAR Kata Pengantar dari...

i

Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Brawijaya

Malang - 2008

UNIVERSITAS

BRAWIJAYA

BLU

LAMPIRAN:

POLA TATA KELOLA

i

KATA PENGANTAR

Kata Pengantar dari Rektor

Pelayanan prima merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua

organisasi termasuk UB. UB sepenuhnya sadar bahwa perbaikan terus-menerus atas kualitas

layanan sebagai wujud pelayanan prima perlu dilakukan untuk dapat bersaing baik dalam

tingkat nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut telah mendorong UB untuk

mengambil langkah-langkah strategis dalam mewujudkan pelayanan prima. Salah satu

langkah strategis tersebut yang telah dilakukan oleh UB adalah penyusunan Manual

Prosedur (MP) atau Standar Operating Procedur (SOP). SOP ini merupakan juga wujud

bahwa UB merupakan organisasi yang sangat mementingkan pengendalian mutu atas

kegiatan organisasi.

SOP ini merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang berisi pedoman

pekerjaan dalam tiap bidang yaitu bidang layanan akademik, sumber daya manusia, sarana

prasarana, dan keuangan. Dengan adanya SOP ini diharapkan setiap kegiatan dapat

dilakukan secara konsisten dalam pencapaian efisiensi dan efektivitas kegiatan. Selain itu

SOP ini merupakan sarana komunikasi pekerjaan yang dapat digunakan sebagai pelatihan

bagi para pegawai utamanya pegawai baru. SOP ini memungkinkan pula dilakukannya audit

kegiatan dan juga sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi perubahan

sistem.

Oleh karena itu, perbaikan SOP terus menerus dilakukan UB seiring dengan

perubahan yang mempengaruhi UB. Dokumen SOP ini merupakan perbaikan dari SOP yang

telah dimiliki oleh UB sebelumnya. UB saat ini sedang dalam proses otonomi yang tentunya

membutuhkan SOP baru yang sesuai dengan perubahan tersebut.

Akhirnya, Saya berharap SOP yang disempurnakan ini benar-benar dapat

diimplementasikan secara baik, sehingga UB dapat menjadi organisasi yang efisien dan

efektif. Saya sadar sepenuhnya bahwa tanpa dukungan dan kedisiplinan semua pihak yang

terlibat maka SOP ini tidak mungkin dapat dilaksanakan dengan baik. Oleh karena itu,

kesadaran tentang pentingnya dan kebutuhan akan SOP ini kiranya harus dimiliki oleh

semua pihak di lingkungan UB.

Malang, 3 Februari 2008

Rektor UB

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

NIP. 130 704 136

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... I KATA PENGANTAR DARI REKTOR.................................................................................................................................. I

DAFTAR ISI ......................................................................................................................... II

BAB I. BIDANG AKADEMIK .................................................................................................... 1

1) PROSEDUR PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK ................................................................................................... 1

2) PROSEDUR PEDOMAN PENDIDIKAN .................................................................................................................. 12

3) PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU UJIAN TULIS .................................................................................... 19

4) PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU NON UJIAN TULIS ............................................................................ 33

5) PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA PINDAHAN .............................................................................................. 54

6) PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA BARU .................................................................................................. 62

7) PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA LAMA ................................................................................................. 66

8) PROSEDUR PEMBUATAN KTM (KARTU TANDA MAHASISWA) ............................................................................... 71

9) PROSEDUR PERMOHONAN CUTI AKADEMIK ....................................................................................................... 75

10) PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA ................................................................................................................. 82

11) PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI .................................................................................................................... 103

12) PROSEDUR PELAKSANAAN PERKULIAHAN......................................................................................................... 110

13) PROSEDUR PELAKSANAAN PRAKTIKUM REGULER .............................................................................................. 114

14) PROSEDUR PELAKSANAAN PEMBIMBINGAN AKTIVITAS AKADEMIK ........................................................................ 121

15) PROSEDUR PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS) MAHASISWA ..................................................................... 123

16) PROSEDUR PELAKSANAAN PRAKTIKUM LAPANG ................................................................................................ 127

17) PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH KERJA LAPANG (KKL) .................................................................................... 133

18) PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) ..................................................................................... 141

19) PROSEDUR PENYELENGGARAAN SKRIPSI .......................................................................................................... 145

20) PROSEDUR PENYELENGGARAAN UJIAN ............................................................................................................ 153

21) PROSEDUR PENYELENGGARAAN PRAKTIKUM LAYANAN ...................................................................................... 163

22) PROSEDUR PENGGUNAAN FASILITAS LABORATORIUM ........................................................................................ 168

23) PROSEDUR PELAKSANAAN JASA LAYANAN ....................................................................................................... 175

BAB II. BIDANG SUMBERDAYA MANUSIA ........................................................................... 185

1) PROSEDUR REKRUITMEN PEGAWAI ................................................................................................................ 185

2) PROSEDUR MERIT PROMOSI DAN KARIR JABATAN ............................................................................................. 189

3) PROSEDUR PENSIUN PNS ............................................................................................................................ 204

BAB III. BIDANG KEUANGAN ............................................................................................. 207

1) PROSEDUR APBN....................................................................................................................................... 207

2) PROSEDUR PNBP ....................................................................................................................................... 238

3) PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI ......................................................................................................... 262

BAB IV. BIDANG SARANA DAN PRASARANA ........................................................................ 272

1) PROSEDUR PENGADAAN BARANG (RUTIN UNTUK 1 TAHUN ANGGARAN) .............................................................. 272

2) PROSEDUR PELELANGAN UMUM DENGAN PRAKUALIFIKASI ................................................................................. 275

3) PROSEDUR PELELANGAN UMUM DENGAN PASCAKUALIFIKASI ............................................................................. 285

4) PROSEDUR PENUNJUKAN LANGSUNG ............................................................................................................. 292

5) PROSEDUR PERMINTAAN BARANG ................................................................................................................. 297

1

BAB I. BIDANG AKADEMIK

1) Prosedur Penyusunan Kalender Akademik

A. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Kelender Akademik

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Kalender Akademik

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

Rektor tentang Kalender Akademik

Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor I

2. Pembantu Dekan I Fakultas

3. Kepala BAAK

4. Kepala Bagian Pendidikan

5. Kepala Bagian Kemahasiswaan

6. Kasubbag. Registrasi dan Statistik

7. Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi

8. Kasubbag. Sarana Akademik

9. Fakultas

10. Program Pascasarjana

Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang

Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun

Akademik 2006/2007

Penanggung jawab utama Pembantu Rektor I

Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan

Program Pascasarjana

No Penjelasan Output

1 Menyusun draft kalender akademik mengacu pada

kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun

berjalan

Draft kalender akademik

2 Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan

universitas untuk mendapatkan asupan

Asupan draf Kalender

Akademik dari pimpinan

universitas

3 Memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan

masukan dari pimpinan universitas

Draft kalender akademik

4 Mengirim draft kalender akademik ke Bagian

Kemahasiswaan

Asupan draft Kalender

Akademik dari Bagian

Kemahasiswaan

5 Mengirim draft kalender akademik ke fakultas/

pascasarjana untuk mendapatkan masukan

Asupan draf Kalender

Akademik dari Fakultas/PPs

6 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan Finalisasi draft Kalender

2


kalender akademik Akademik

7 Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari

Pembantu Rektor I

Persetujuan Kalender

Akademik

8 Penandatanganan SK Rektor tentang Kalender

Akademik

Tanda tangan Rektor

9 Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik

Fakultas/PPs, lembaga terkait

Kalender Akademik

B. DIAGRAM ALIR

3

C. PENJELASAN

1. BAAK menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu

dan almanak tahun berjalan

2. BAAK mengirimkan draft kalender akademik ke pimpinan universitas untuk

mendapatkan asupan.

3. BAAK memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan

universitas Mengirim draft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan.

4. BAAK mengirim draft kalender akademik ke fakultas/ pascasarjana untuk mendapatkan

masukan.

5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan

kalender akademik

6. Draft kalender diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf draf kalender

akademik dari Pembantu Rektor I.

7. Setelah disetujui PR I, Rektor menandatanganani SK Rektor tentang Kalender Akademik

8. Kemudian SK Rektor tentang Kalender Akademik Fakultas/PPs, didistribusikan

kelembaga terkait.

4

D. LAMPIRAN

1. Contoh Draft Kalender Akademik, tahun akademik 2007/2008:

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Nomor : ..... /SK /2007

tentang

Kalender Akademik Universitas Brawijaya

Tahun Akademik 2007/2008

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA,

Menimbang : bahwa untuk memberikan pedoman yang berlaku umum bagi fakultas/program dan sivitas akademika di lingkungan Universitas Brawijaya dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi perlu diatur secara umum Kalender Akademik Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008, yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Brawijaya.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 56/M/2006 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;

4. Keputusan Mendikbud Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

5. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

6. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

Pertama : Kalender Akademik Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini digunakan sebagai acuan seluruh unit pelaksana akademik di Universitas Brawijaya;

Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diadakan perbaikan seperlunya apabila ada kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Malang Pada tanggal : Rektor, Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito NIP.130704136

5

Lampiran : Surat Keputusan Rektor Universitas Brawijaya

Nomor : .../SK/2006

Tentang

KALENDER AKADEMIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN AKADEMIK 2006/2007

I SEMESTER GANJIL TANGGAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Daftar Ulang Mahasiswa Baru * S-1 (PSB, SPMB, SPKS, SPKIns,SPKD, SPI, SPMK, Gel-1) * S-1 Minat dan Kemampuan (SPMK Gel-2) & SAP * Program Diploma (S-0) Upacara Penerimaan Mahasiswa Baru : Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru Daftar Ulang Administrasi (Pembayaran SPP) bagi Mahasiswa Lama Daftar Ulang Akademik (Pengisian KRS) bagi Mahasiswa lama Kuliah Semester Ganjil Batas Akhir Batal Tambah Mata Kuliah Batas Akhir Pembatalan Mata Kuliah Ujian Tengah Semester (UTS) Libur Lebaran Batas Akhir Pengumuman Jadwal Ujian Akhir Semester Ganjil Pekan Sunyi Ujian Akhir Semester (UAS) Ganjil Batas Akhir Pengumuman Nilai Ujian dan Pengisian KHS oleh Fakultas Batas Akhir Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Batas Akhir Semester Ganjil 2006/2007

7 – 16 Agustus 2006 10 – 16 Agustus 2006 15 – 16 Agustus 2006 17 Agustus 2006 17 – 20 Agustus 2006 3 Juli – 12 Agustus 2006 7 – 12 Agustus 2006 22 Agustus – 23 Desember 2006 26 Agustus 2006 2 September 2006 9 21 Oktober 2006 23 Oktober – 4 Nopember 2006 2 Desember 2006 25 – 30 Desember 2006 2 – 15 Januari 2007 22 Januari 2007 5 Februari 2007 10 Februari 2007

6

II SEMESTER GENAP TANGGAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Daftar Ulang Administrasi (Pembayaran SPP) bagi Mahasiswa Lama Daftar Ulang Akademik (Pengisian KRS) bagi Mahasiswa lama Kuliah Semester Genap Batas Akhir Batal Tambah Mata Kuliah Batas Akhir Pembatalan Mata Kuliah Ujian Tengah Semester (UTS) Batas Akhir Pengumuman Jadwal Ujian Akhir Semester Genap Pekan Sunyi Ujian Akhir Semester (UAS) Genap Pelaksanaan Semester Pendek Batas Akhir Pengumuman Nilai Ujian dan Pengisian KHS oleh Fakultas Batas Akhir Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Batas Akhir Semester Genap 2006/2007

22 Januari – 10 Februari 2007 22 Januari – 10 Februari 2007 19 Februari – 9 Juni 2007 24 Februari 2007 3 Maret 2007 9 – 21 April 2007 19 Mei 2007 11 – 16 Juni 2007 18 – 30 Juni 2006 2 Juli – 4 Agustus 2007 7 Juli 2007 4 Agustus 2007 11 Agustus 2007

III KEGIATAN UNIVERSITAS TANGGAL 1. 2. 3. 4.

Dies Natalis ke-44 (Upacara Bendera) Kegiatan Peringatan Dies Natalis ke 44 Rapat Senat terbuka Wisuda Pascasarjana, Sarjana dan Program Diploma

5 Januari 2007 1 – 31 Desember 2006 3 Februari 2007 Ditentukan setelah quota wisuda Universitas terpenuhi (1.100)

7

IV KEGIATAN KEMAHASISWAAN TANGGAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20 21. 22. 23. 24.

Pekan Seni Mahasiswa Regional (PEKSIMINAL) VIII Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM) Bidang Seni Tk. Nasional Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) XIX Pelayaran Kebangsaan VI Dialog Kebangsaan Orientasi Pengembangan Pembimbing Kemahasiswaan (OPPEK) Wilayah C Pelatihan Kader Bangsa Wilayah C Pemilihan Mahasiswa Berprestasi (MAWAPRES) Tk. Nasional Pekan Seni Mahasiswa Nasional (PEKSIMINAS) VIII Pelatihan Pelatih Orientasi Pengembangan Pembimbing Kemahasiswaan (PP-OPPEK) Wilayah C Lomba Karya Tulis Mahasiswa Lingkungan Hidup (LKTM-LH) Tk. Nasional Diklat Kewirausahaan (I) Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) Diklat Kepemimpinan Berwawasan Kebangsaan (I) Pelatihan Pelatih Pembimbing Penalaran Mahasiswa Wilayah C Latsitarda Nusantara Pelatihan Pelatih Pembimbing Penalaran Diklat Kewirausahaan (II) Pemilwa Raya (Pemilu Mahasiswa) Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM) Mala Bidang IPA, IPS & Pendidikan Olympiade Matematika Tk. Regional Presentasi Pemikiran Kritis Mahasiswa (PPKM) Tk. Nasional Diklat Kepemimpinan Berwawasan Kebangsaan (II) Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM) Maba Bidang IPA, IPS, Pendidikan dan Seni

Juli 2006 Juli 2006 Juli 2006 Juli 2006 Juli 2006 Agustus 2006 Agustus 2006 Agustus 2006 September 2006 September 2006 September 2006 Oktober 2006 Oktober 2006 Oktober 2006 Oktober 2006 Nopember 2006 Januari 2007 Januari/Februari 2007 Maret 2007 April 2007 April 2007 Mei 2007 Mei 2007

8

25. 26. 27. 28. 29. 30.

Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM) Bidang IPA, IPS & Pendidikan Tk. Wilayah C Olympiade Mahasiswa (Pekan Olahraga dan Seni Mahasiswa) Pelatihan Pelatih Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (PP-LKMM) Tk. Wilayah C Pemilihan Mawapres Tk. Universitas Kontes Robot KRI dan KCRI Tk. Nasional Olympiade Matematika Tk. Nasional

Mei 2007 Mei 2007 Juni 2007 Juni 2007 Juni 2007 Juni 2007

Rektor,


NIP. 130 704 136

9

2. Contoh Surat Pengantar Draft Kalender Akademik

Nomor : /J10/AK/200.. Lampiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Draft Kalender Akademik

tahun akademik 200../200..

Kepada Yth. 1. Para Dekan Fakultas 2. Direktur Program Pasca Sarjana 3. Ketua Program Ilmu Sosial dan BASTRA Di Lingkungan Universitas Brawijaya Malang

Dengan ini kami sampaikan draft Kalender Akademik, tahun akademik 200../200.. untuk ditelaah dan diberi masukan guna penyempurnaan kalender akademik dimaksud.

Kami mohon agar hasil telaah dan masukan kalender akademik agar diserahkan kembali ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan paling lambat tanggal. .........................., jika sampai tanggal tersebut tidak kami terima, kami anggap tidak ada perbaikan/ masukan dari Saudara.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

a.n. Rektor

Pembantu Rektor I,

………………………..

NIP.

Tembusan : 1. Rektor (Sebagai laporan) 2. Para Pembantu Dekan I Fakultas 3. Sekretaris Direktur Program Pasca Sarjana

10

3. Undangan Rapat Kalender Akademik

Nomor : …./J10/AK/200.. Lapiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Undangan

Kepada Yth. 1. Para Pembantu Dekan I Fakultas 2. Sekretaris Direktur Program Pascasarjana 3. Ketua Program Ilmu Sosial 4. Ketua Program Bahasa dan Sastra 5. Kepala BAAK 6. Kepala Bagian Pendidikan Universitas Brawijaya Malang

Dengan hormat kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam pertemuan yang akan dilaksanakan pada :

Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : Ruang Sidang lantai VII

Kantor Pusat Universitas Brawijaya

Acara : Finalisasi Kalender Akademik, tahun akademik 2..../2...

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya, terlampir kami sampaikan draft kalender akademik yang akan dibahas dalam rapat.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih.

An. Rektor

Pembantu Rektor I,

...........................................

NIP. ...........................

Tembusan :

Yth. Rektor (sebagai laporan)

11

4. Surat Pengantar Pendistribusian Kalender Akademik

Nomor : ……/J10/AK/200.. Lapiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Kalender Akademik

tahun akademik 2..../ 2.... Kepada Yth. 1. Para Dekan Fakultas 2. Direktur Program Pascasarjana 3. Para Pembantu Dekan I Fakultas 4. Sekretaris Direktur Pascasarjana 5. Ketua Program Ilmu Sosial 6. Ketua Program Bahasa dan Sastra 7. Para Ka. TU Fakultas 8. Para Kasubbag. Akademik Fakultas Di Lingkungan Universitas Brawijaya Malang

Bersama ini kami sampaikan SK Rektor No. ..../SK/20.. tentang Kalender Akademik Universitas Brawijaya Tahun Akademik 200../200.. agar diterima dengan baik, dan diteruskankan pada civitas akademika terkait di lingkungan Saudara.

Kami mengingatkan semua kegiatan administrasi dan kegiatan akademik baik berupa registrasi administrasi mau pun registrasi akademik harus mengacu pada SK Rektor tersebut di atas.


An. Rektor

Pembantu Rektor I,

..........................................

NIP. ...........................

Tembusan :

1. Rektor (sebagai laporan) 2. Para Pembantu Rektor .

12

2) Prosedur Pedoman Pendidikan


Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Pedoman Pendidikan

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Pedoman Pendidikan

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

Rektor tentang Pedoman Pendidikan



3. Sekretaris Direktur Pascasarjana

4. Kepala BAAK


6. Kepala Perpustakaan Pusat

7. Kepala UPT MKU

8. Kepala UPT Pusat Komputer

9. Kepala UPT Bidang Studi Bahasa

10. Kasubbag. Registrasi dan Statistik

11. Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi

Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang

Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya TA 2006/2007


Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan

Program Pascasarjana


1 Menyusun draft Pedoman Pendidikan mengacu pada

Pedoman Pendidikan tahun lalu

Draft Pedoman Pendidikan

2 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke pimpinan

universitas untuk mendapatkan asupan

Asupan draft Pedoman

Pendidikan dari pimpinan

universitas

3 Memperbaiki draft Pedoman Pendidikan berdasarkan

masukan dari pimpinan universitas

Draft Pedoman Pendidikan

4 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke fakultas,

pascasarjana, Perpustakaan, UPT MKU, UPT Pusat

Komputer dan UPT Bidang Studi Bahasa untuk

mendapatkan masukan

Asupan draft Pedoman

Pendidikan dari Fakultas,

pascasarjana, Perpustakaan,

UPT MKU, UPT Puskom dan

UPT Bahasa

5 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan

Pedoman Pendidikan

Finalisasi draft Pedoman

Pendidikan

6 Persetujuan/paraf draft Pedoman Pendidikan dari

Pembantu Rektor I

Persetujuan Pedoman

Pendidikan

7 Penandatanganan SK Rektor tentang Pedoman

Pendidikan

Tanda tangan Rektor

8 Pendistribusian SK Rektor tentang Pedoman

Pendidikan Fakultas/PPs, lembaga terkait

Pedoman Pendidikan

13

B. DIAGRAM ALIR

14

C. PENJELASAN

1. BAAK menyusun draft pedoman pendidikan mengacu pada pedoman pendidikan tahun

lalu.

2. BAAK mengirimkan draft pedoman pendidikan ke pimpinan universitas untuk

mendapatkan asupan.

3. BAAK memperbaiki draft pedoman pendidikan berdasarkan masukan dari pimpinan

universitas Mengirim draft pedoman pendidikan ke Bagian Kemahasiswaan.

4. BAAK mengirim draft pedoman pendidikan ke fakultas/ pascasarjana untuk

mendapatkan masukan.

5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan

pedoman pendidikan

6. Draft kalender kemudian diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf

pedoman pendidikan dari Pembantu Rektor I

7. Setelah disetujui PR I Rektor kemudian menandatanganani SK Rektor tentang pedoman

pendidikan

8. Kemudian SK Rektor tentang Kalender Akademik Fakultas/PPs, didistribusikan lembaga

terkait

15

D. LAMPIRAN

1. Contoh Draft Pedoman Pendidikan Tahun Akademik 2007/2008


Nomor : ..... /SK /2007

tentang

Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya

Tahun Akademik 2007/2008


Menimbang : a. bahwa untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, diperlukan adanya suatu pedoman sebagai acuan pelaksanaannya;

b. bahwa sehubungan dengan butir (1) di atas, perlu diterbitkan Pedoman Pendidikan yang memberikan arah pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi di Universitas Brawijaya.

Mengingat : 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 56/M/2006 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;

4. Keputusan Mendikbud Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

5. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

6. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

Pertama : Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagai acuan seluruh unit pelaksana akademik di Universitas Brawijaya;

Kedua : Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 diperuntukkan bagi mahasiswa angkatan 2007, sedangkan bagi mahasiswa angkatan sebelumnya mengacu pada Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya sesuai dengan tahun akademik ketika yang bersangkutan masuk/terdaftar di Universitas Brawijaya;

Ketiga : Hal-hal yang belum diatus dalam pedoman pendidikan ini diatur di pedoman pendidikan fakultas;

Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diadakan perbaikan seperlunya apabila ada kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Malang

Pada tanggal :

Rektor,


NIP.130704136

16

2. Contoh Surat Pengantar Draft Pedoman Pendidikan

Nomor : /J10/AK/200.. Lampiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Draft Pedoman Pendidikan tahun akademik 200./200.. Kepada Yth. 1. Para Dekan Fakultas 2. Direktur Program Pasca Sarjana 3. Ketua PIS dan BASTRA 4. Kepala Perpustakaan, UPT MKU, UPT Puskom, UPT Bahasa Di Lingkungan Universitas Brawijaya Malang

Dengan ini kami sampaikan draft Pedoman Pendidikan, tahun akademik 200../200.. untuk ditelaah dan diberi masukan guna penyempurnaan Pedoman Pendidikan dimaksud.

Kami mohon agar hasil telaah dan masukan Pedoman Pendidikan agar diserahkan kembali ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan paling lambat tanggal. .........................., jika sampai tanggal tersebut tidak kami terima, kami anggap tidak ada perbaikan/ masukan dari Saudara.


a.n. Rektor

Pembantu Rektor I,

.……………………..

NIP.

Tembusan : 1. Rektor (Sebagai laporan) 2. Para Pembantu Dekan I Fakultas 3. Sekretaris Direktur Program Pasca Sarjana

17

3. Undangan Rapat Pedoman Pendidikan

Nomor : …./J10/AK/200.. Lapiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Undangan Kepada Yth. 1. Para Pembantu Dekan I Fakultas 2. Wakil Direktur Program Pascasarjana 3. Ketua Program Ilmu Sosial 4. Ketua Program Bahasa dan Sastra 5. Kepala BAAK 6. Kepala Bagian Pendidikan Universitas Brawijaya Malang


Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : Ruang Sidang lantai VII

Kantor Pusat Universitas Brawijaya

Acara : Finalisasi Pedoman Pendidikan, tahun akademik 2..../2...

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya, terlampir kami sampaikan draft Pedoman Pendidikan yang akan dibahas dalam rapat.


An. Rektor

Pembantu Rektor I,

..........................................

NIP. ...........................

Tembusan :


18

4. Surat Pengantar Pendistribusian Pedoman Pendidikan

Nomor : ……/J10/AK/200.. Lapiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Pedoman Pendidikan

tahun akademik 2..../ 2.... Kepada Yth. 1. Para Dekan Fakultas 2. Direktur Program Pascasarjana 3. Para Pembantu Dekan I Fakultas 4. Sekretaris Direktur Pascasarjana 5. Ketua Program Ilmu Sosial 6. Ketua Program Bahasa dan Sastra 7. Para Ka. TU Fakultas 8. Para Kasubbag. Akademik Fakultas Di Lingkungan Universitas Brawijaya Malang

Bersama ini kami sampaikan SK Rektor No. ..../SK/20.. tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 200../200.. agar diterima dengan baik, dan diteruskankan pada civitas akademika terkait di lingkungan Saudara.

Kami mengingatkan Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 20../20.. diperuntukkan bagi mahasiswa angkatan 20.., sedangkan bagi mahasiswa angkatan sebelumnya mengacu pada Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya sesuai dengan tahun akademik ketika yang bersangkutan masuk/terdaftar di Universitas BrawijayaPedoman, semua kegiatan administrasi dan kegiatan akademik harus mengacu pada SK Rektor tersebut di atas.

Demikian, atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

An. Rektor

Pembantu Rektor I,

..........................................

NIP. ...........................

Tembusan :

1. Rektor (sebagai laporan)

2. Para Pembantu Rektor.

19

3) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Ujian Tulis

A. DESKRIPSI SINGKAT.

• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB

yaity penerimaan mahasiswa baru program Diploma, program sarjana.

• Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor

• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.

B. ISTILAH

• SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah

• SPKIns adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Instansi

• SPKD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Daerah

• SPMK adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Minat dan Kemampuan

• SPMD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Diploma

• SAP adalah ujian masuk melalui Seleksi Alih Program

C. REFERENSI

• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan

Tinggi;

• Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan

Rektor Universitas Brawijaya;

• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi

dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman

Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta

Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya

• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya

D. PERSIAPAN

• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada

semester Ganjil dimulai sekitar bulan April

• Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender

Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor

20

• Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari

Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK.

E. PELAKSANAAN

• Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

• Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan

mahasiswa baru

• Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan

lembaga terkait.

• Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

• Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah

• Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

• Menyusun dan mencetak materi ujian masuk

• Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh PUSKOM

• Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

• Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

• Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan

F. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan

penerimaan mahasiswa baru

Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor Rektor I

2. Kepala BAAK

3. Kepala BAUK

4. Kepala UPT Puskom

5. Direktur UPPTI

6. Kabag Umum dan Perlengkapan

7. Kasubbag Registrasi

8. Kasubbag Keuangan

9. Fakultas

Acuan 1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60

tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor:

56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas

Brawijaya;

4. Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor :

0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja

Universitas Brawijaya;

21

5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor :

232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum

Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar

Mahasiswa;


080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.

7. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan

di Universitas Brawijaya

8. SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa

Baru Universitas Brawijaya


Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru


1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia

ujian masuk.

Susunan Panitia Seleksi

Mahasiswa Baru

2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal

dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

Jadwal dan kriteria


3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open

house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

Promosi penerimaan

mahasiswa baru

4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran

5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan

pemerintah daerah

Data peminat

6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat

Komputer (PUSKOM)

Data peserta ujian masuk

7 Menyusun dan mencetak materi ujian masuk Soal dan blanko lembar

jawaban (scanable)

8 Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh

PUSKOM

Daftar nilai peserta ujian

masuk

9 Mengadakan rapat penetapan penerimaan

mahasiswa baru.

Penetapan calon mahasiswa

baru

10 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan

Mahasiswa Baru

Pengumuman Hasil Ujian

Masuk Mahasiswa Baru

11 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan

laporan kegiatan

Laporan panitia ujian masuk

22

G. DIAGRAM ALIR:

23

H. PENJELASAN:

1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

2. Panitia ujian masuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru.

3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja

sama dengan lembaga terkait.

4. Panitia mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable).

5. Panitia menyerahkan formulir pendaftaran ke sekolah, instansi dan pemerintah daerah.

6. Formulir pendaftaran yang diterima kembali dari sekolah, instansi dan pemerintah

diserahkan Pusat Komputer (PUSKOM) untuk diproses menjadi daftar peserta ujian

masuk kemudian diserahkan ke panitia ujian masuk (BAAK).

7. Panitia ujian masuk kemudian menyusun dan mencetak materi ujian masuk kemudian

mengadakan tes.

8. Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) kemudian oleh panitian diserahkan ke PUSKOM

untuk diolah menjadi Daftar Nilai Peserta Ujian.

9. Daftar Nilai Peserta Ujian diserahkan pada panitia ujian masuk(BAAK) kemudian panitia

ujian masuk(BAAK) mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

10. Panitia(BAAK) menyampaikan hasil penetapan penerimaan pada rektor untuk meminta

SK Rektor tentang penerimaan mahasiswa.

11. Panitia memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website UB

sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.

12. Terakhir, panitia mengadakan rapat evaluasi dan laporan kegiatan

24

I. LAMPIRAN

1. Surat Tugas Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

S U R A T T U G A S

Nomor : /J10.10/AK/20..

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ............................................

NIP. : ............................................

Jabatan : Pembantu Rektor I Universitas Brawijaya

Menugaskan kepada nama-nama terlampir sebagai Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur ............... Semester Ganjil tahun akademik 20../20..

Panitia bertugas :

1. Mempersiapkan pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru sejak pendaftaran, pengadaan formulir pendaftaran, soal ujian sampai pengumuman hasil ujian;

2. Menetapkan hasil seleksi dimaksud secara objektif berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh Rektor atas usul Dekan Fakultas dan Panitia;

3. Melaporkan hasil seleksi kepada Rektor.

Biaya operasional seleksi tersebut dibebankan pada anggaran Universitas Brawijaya

Surat tugas ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Demikian Surat Tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

Ditetapkan : di Malang

Pada tanggal :

A.n.Rektor

Pembantu Rektor I

.............................................

NIP.

Tembusan Yth. : 1. Para Pembantu Rektor; 2. Para Dekan Fakultas; 3. Para Ketua Program; 4. Yang bersangkutan; 5. Pertinggal.

25

Lampiran Surat Tugas Rektor Universitas Brawijaya Nomor : /J10/AK/20.., tertanggal ........................ Tentang : Pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru Program....................

• Pelindung : Rektor Universitas Indonesia

• Pengarah : 1. Para Dekan Fakultas 2. Ketua Program

• Penanggung Jawab : Pembantu Rektor I

• Ketua I : ..............................

• Ketua II : ..............................

• Ketua III : ..............................

• Sekretaris I : .............................. Sekretaris II : .............................. Seksi-Seksi,

• Seksi Pemrosesan Formulir dan Registrasi Pengolahan Data dan Nilai Ujian : 1.

2.

• Seksi Publikasi Pemasaran dan Pengawas Ujian : 1. 2. .

• Seksi Pengadaan Materi Ujian dan Pengepakan: 1. 2.

• Seksi Keuangan dan Konsumsi : 1. 2.

• Seksi Ruangan, Perlengkapan, Transportasi dan Dokumentasi: Suwardi

• Seksi Keamanan: 1. 2.

• Pembantu Umum: 1. 2. Koordinator Fakultas : 1. Fakultas Hukum :.......................... 2. Fakultas Ilmu Administrasi :.......................... 3. Fakultas Ekonomi :.......................... 4. Fakultas Pertanian :......................... 5. Fakultas Teknik :......................... 6. Fakultas Peternakan :......................... 7. Fakultas Kedokteran :......................... 8. Fakultas Perikanan :......................... 9. Fakultas MIPA :......................... 10. Fakultas tekn. Pertanian :......................... 11. Program Bastra :......................... 12. Program Ilmu Sosial :.........................

Rektor,

26

2. Contoh Undangan Rapat Persiapan

No. : /J10.10/AK/200.. Malang, …………..200.. Lampiran : 1 (satu) berkas. Perihal : Undangan

Kepada Yth.

(Terlampir) � sesuai Surat Tugas


Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : ...........................................

Acara : Persiapan Penerimaan Mahasiswa Baru

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya.


A.n. Rektor

Pembantu Rektor I

....................................

NIP. ...........................

Tembusan :


27

3. Contoh Undangan Rapat Penentuan

No. : /J10.10/AK/200.. Malang, …………..200..

Lapiran : 1 (satu) berkas.

Perihal : Undangan

Kepada Yth.

1. Para Dekan

2. Ketua Program

3. Ketua Pelaksana Seleksi SPKS/SPKIns/SPKD,SPMD/SPMK/SAP

Di Lingkungan Universitas Brawijaya

Malang


Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : Ruang rapat Gedung Rektorat Unibraw Lt.VIII

Acara : Penentuan hasil Ujian Masuk Program ……………

tahun akademik 2..../2...



A.n. Rektor

Pembantu Rektor I,

.....................................

NIP. ...........................

Tembusan :


28

4. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKS

PENGUMUMAN Nomor : 009 / Peng / 2007

Dengan ini diumumkan hasil Seleksi Program Kemitraan Sekolah ( SPKS ) Ujian Tulis Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana terlampir. Bagi yang diterima diwajibkan hadir ( tidak boleh diwakilkan ) pada :

Hari : ……………….. Tanggal : …………………. Waktu : …………………… WIB. Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya ( Jl. Veteran – Malang ) Acara : Daftar Ulang SPKS

Persyaratan :

1. Siswa yang diterima SPKS harus Lulus Ujian Nasional Tahun 2007, jika tidak maka hasil seleksi SPKS dianggap gugur.

2. Menunjukkan Raport, STTB, Surat Tanda Kelulusan (SKHU) dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan fotokopinya masing-masing 1 lembar.

3. Menyerahkan 4 lembar pasfoto hitam-putih ukuran 3 x 4 cm.

4. Menyerahkan Kartu Test SPKS 2007.

5. Menyerahkan slip gaji / bukti rician penghasilan orang tua.

6. Menyerahkan copy Kartu Susunan Keluarga (KSK) 1 lembar

7. Menyerahkan bukti pembayaran rekening listrik, PDAM, PBB dan telpon rumah bulan terakhir (Mei/Juni) atas nama orang tua.

8. Membawa Meterai Rp.6.000,- satu lembar

9. Membawa pensil 2 B.

10. Membayar Biaya Pendidikan sebagaimana terlampir.

11. Pembayaran Biaya Pendidikan dilakukan di Bank BTN seluruh Indonesia secara on-line dengan menyebutkan NO TEST Saudara mulai tanggal 4 s/d 15 Juni 2007.

12. Menyerahkan Bukti pembayaran Biaya Pendidikan dari Bank BTN dan fotokopinya sebanyak 4 lembar.

13. Biaya Pendidikan yang telah disetorkan tidak dapat ditarik kembali kecuali jika diterima di SPMB Universitas Brawijaya dapat dialihkan dengan dikenakan potongan biaya administrasi sebesar 25%, dengan syarat menunjukkan serta menyerahkan foto copy kartu test SPMB 2007 dan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dari Bank BTN

Apabila yang bersangkutan tidak hadir atau terlambat dengan alasan apapun, maka siswa tersebut dianggap mengundurkan diri sebagai calon mahasiswa Universitas Brawijaya.

Malang, 9 Mei 2007 Rektor,

29

5. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKIns


Dengan ini diumumkan hasil Seleksi Program Kemitraan Instansi ( SPKIns ) Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana terlampir.

Bagi yang diterima diwajibkan hadir ( tidak boleh diwakilkan ) pada :

Hari : Senin - Rabu Tanggal : 18 - 20 Juni 2007 Waktu : 08.00 – 13.00 WIB. Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya ( Jl. Veteran – Malang ) Acara : Daftar Ulang SPKIns

Persyaratan :

1. Siswa yang diterima SPKIns harus Lulus Ujian Nasional Tahun 2007, jika tidak maka hasil seleksi SPKIns dianggap gugur.

2. Menunjukkan Raport, STTB, Surat Tanda Kelulusan (SKHU) dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan fotokopinya masing-masing 1 lembar.


4. Menyerahkan Kartu Test SPKIns 2007



7. Menyerahkan bukti pembayaran rekening listrik, PDAM, PBB dan telpon rumah bulan terakhir (Mei/Juni) atas nama orang tua.

8. Membawa Meterai Rp.6.000,- satu lembar

9. Membawa pensil 2 B.


11. Pembayaran Biaya Pendidikan dilakukan di Bank BTN seluruh Indonesia secara on-line dengan menyebutkan NO TEST Saudara mulai tanggal 4 s/d 15 Juni 2007.


13. Biaya Pendidikan yang telah disetorkan tidak dapat ditarik kembali kecuali jika diterima di SPMB Universitas Brawijaya dapat dialihkan dengan dikenakan potongan biaya administrasi sebesar 25%, dengan syarat menunjukkan serta menyerahkan foto copy kartu test SPMB 2007 dan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dari Bank BTN


Malang, 9 Mei 2007 Rektor,

30

6. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPMK


Dengan ini diumumkan hasil Seleksi Program Minat dan Kemampuan (SPMK) Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana terlampir.

Bagi yang diterima diharuskan melaksanakan daftar ulang sebagai berikut :

1. Membayar Biaya Pendidikan di BANK MANDIRI seluruh Indonesia secara on-line dengan menunjukkan Kartu Test SPMK mulai tanggal 13 s/d 16 Agustus 2007 (call center Bank Mandiri : 14000 atau 021-52997777), besarnya biaya pendidikan sebagaimana terlampir ( dapat diakses di web site www.brawijaya.ac.id. )

2. Melaksanakan daftar ulang di Fakultas masing-masing Kampus Universitas Brawijaya Jalan Veteran Malang pada tanggal 20 s/d 22 Agustus 2007 pukul 08.00 s/d 15.00 WIB. dengan syarat-syarat :

a. Menunjukkan STTB, Raport, Surat Tanda Kelulusan / SKHU dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan foto kopinya masing-masing 1 lembar.

b. Menyerahkan 4 (empat) lembar pas foto hitam-putih ukuran 3x4 cm.

c. Menyerahkan Kartu Tanda Peserta SPMK 2007.

d. Menyerahkan foto copy bukti pembayaran biaya pendidikan dari Bank Mandiri sebanyak 4 (empat) lembar.

e. Menyerahkan slip gaji/bukti rincian penghasilan ayah dan ibu masing-masing 1 lembar. (*)

f. Menyerahkan Copy Kartu Susunan Keluarga ( KSK ) 1 lembar.

g. Menyerahkan copy bukti pembayaran rekening listrik, PDAM, PBB dan telepon rumah atas nama orang tua pada bulan terakhir masing-masing 1 lembar. (*)

h. Membawa meterai Rp. 6.000,- satu lembar.

i. Membawa Pensil 2 B.

j. Menunjukkan Surat Kewarganegaraan asli bagi Warga Negara Indonesia keturunan asing dan menyerahkan foto kopinya 1 lembar.

k. Menunjukkan Surat Ijin Belajar asli dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi DEPDIKNAS bagi warga negara asing dan menyerahkan foto kopinya 1 lembar.

l. Menyerahkan surat hasil pemeriksaan kesehatan dari Poliklinik Universitas Brawijaya bagi fakultas yang mensyaratkan mulai tanggal 20 s/d 22 Agustus 2007.

m. Mengisi formulir daftar ulang mahasiswa baru serta menandatangani Surat Pernyataan Perjanjian (formulir dan Surat Pernyataan Perjanjian disediakan).

3. Lain-lain :

a. Bagi mahasiswa baru yang telah mendaftar ulang diwajibkan mengikuti kegiatan seperti pada tabel di bawah ini :

No Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Pakaian

1. Pengarahan PD. I dan III

22 Agustus 2007

06.00 - 17.00 WIB.

Fakultas Masing-masing

Bebas dan Rapi

2. Upacara 23 Agustus 06.00 WIB. Lapangan Baju dan Celana/

31

No Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Pakaian

Penerimaan Mahasiswa Baru

2007 Upacara Universitas Brawijaya

bawahan warna putih, memakai dasi, topi dan jaket almamater

3. PKK – MABA 23 s/d 26 Agustus 2007

06.00 – 17.00 WIB.


Idem

4. Perkuliahan Semester Ganjil 2007/2008

27 Agustus 2007

Sesuai jadwal


Bebas dan Rapi

b. Setiap mahasiswa baru yang tidak memenuhi ketentuan Pengumuman ini, atau terlambat daftar ulang dinyatakan mengundurkan diri sebagai mahasiswa baru S-1 Universitas Brawijaya tahun akademik 2007/2008.

c. Bagi calon mahasiswa baru Universitas Brawijaya yang diterima di Perguruan Tinggi lain, Pendidikan Kedinasan atau mengundurkan diri, maka Biaya Pendidikan yang telah disetorkan tidak dapat ditarik kembali.

d. Hal-hal yang belum jelas dapat ditanyakan ke : BAGIAN PENDIDIKAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA (Gedung Rektorat Lantai II) Jl. Veteran Malang 65145 Telp (0341) 575754 atau 551611 Pesawat 117 dan 118.

(*) Bila tidak ada (mis. Wiraswasta, pakai air sumur, dll.) harap menyertakan Surat Keterangan yang diketahui oleh Ketua RT setempat.

Malang, 10 Agustus 2007 Rektor,

Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito NIP. 130 704 136

32

7. Contoh Brosur Penerimaan Mahasiswa Baru

SARAT DAN KETENTUAN

Bagi calon mahasiswa baru Program S1 harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Persyaratan Umum

a. Warga Negara Indonesia.

b. Warga Negara Asing, yang diterima harus mendapat izin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional di Jakarta.

c. Tidak mempunyai cacat tubuh yang dapat mengganggu kelancaran program studinya.

2. Persyaratan Akademik Lulus Sekolah Menengah Atas (SMA), Sekolah Kejuruan (SMK), Madrasah Aliyah (MA) dan Sekolah Luar Negeri.

PILIHAN PROGRAM STUDI

1. Setiap peserta ujian dapat memilih 2 (dua) program studi pada Fakultas yang sama.

2. Urutan pilihan menunjukkan prioritas.

3. Program Studi yang ditawarkan bisa dilihat pada tabel biaya pendidikan

WAKTU, MATERI DAN TEMPAT UJIAN

1. UJIAN: dilaksanakan pada hari minggu

MATERI UJIAN :

Jam KELOMPOK IPA KELOMPOK IPS

09.00 s / d 12.00

IPA dan IPA Terpadu Matematika IPA Bahasa Inggris

IPS dan IPS Terpadu Matematika IPS Bahasa Inggris

2. TEMPAT UJIAN : di Sekolah, Instansi yang ditujuk dan Kampus Universitas Brawijaya.

PENGUMUMAN HASIL UJIAN

Hasil Ujian diumumkan melalui: 1. Papan Pengumuman di UB., 2.Internet : www.brawijaya.ac.id

LAIN-LAIN

1. Bagi peserta test yang diterima harus datang sendiri ke tempat DAFTAR ULANG di Universitas Brawijaya pada waktu, tempat dan persyaratan yang akan ditentukan kemudian.

2. Biaya Pendidikan Mahasiswa Universitas Brawijaya melalui jalur SPMK dapat dilihat pada tabel Biaya Pendidikan.

3. Hal-hal yang belum jelas dapat ditanyakan ke:Kepala Bagian Pendidikan Universitas Brawijaya Gedung Rektorat Lantai II Jalan Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 575754, 575809, 575815 dan 551611 Psw. 117 dan 118 Fax. (0341) 565420 dan 575813. http://www.brawijaya.ac.id e-mail: [email protected] , [email protected]

33

4) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Non Ujian Tulis

A. DESKRIPSI SINGKAT.

• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB

yaity penerimaan mahasiswa baru program sarjana.

• Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor

• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.

B. ISTILAH

• PSB adalah seleksi masuk melalui Penjaringan Siswa Berprestasi;

• SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah;

C. REFERENSI


Nasional;


Tinggi;

• Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan

Rektor Universitas Brawijaya;









D. PERSIAPAN

• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada

semester Ganjil dimulai sekitar bulan Januari

• Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender

Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor

• Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari

Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK.

E. PELAKSANAAN

• Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia.

34

• Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan

mahasiswa baru

• Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan

lembaga terkait.

• Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

• Mengirim formulir melalui sekolah,

• Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

• Mengolah Nilairaport siswa (lembar Isian komputer) oleh PUSKOM

• Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

• Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

• Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan


Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan


Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor Rektor I

2. Kepala BAAK

3. Kepala BAUK

4. Kepala UPT Puskom

5. Direktur UPPTI

6. Kabag Umum dan Perlengkapan

7. Kasubbag Registrasi

8. Kasubbag Keuangan

9. Fakultas





3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor:

56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas

Brawijaya;







Mahasiswa;




35





Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru


1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun

panitia.

Susunan Panitia Seleksi

Mahasiswa Baru

2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal

dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

Jadwal dan kriteria


3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open

house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

Promosi penerimaan

mahasiswa baru

4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran

5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan

pemerintah daerah

Data peminat

6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat

Komputer (PUSKOM)

Data peserta

7 Mengolah Nilai raport siswa (lembar isian komputer)

oleh PUSKOM

Daftar nilai peserta

8 Mengadakan rapat penetapan penerimaan

mahasiswa baru.

Penetapan calon mahasiswa

baru

9 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan

Mahasiswa Baru

Pengumuman Hasil Ujian

Masuk Mahasiswa Baru

10 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan

laporan kegiatan

Laporan panitia ujian masuk

36

G. DIAGRAM ALIR

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Non Ujian Tulis

UPPTIPUSKOM

Data Peminat

Panitia/BAAK

Data

Peminat

Formulir

Pendaftaran

Rektor

Mulai

Rapat

persiapan

SPSMB

SPSMB

Mengadakan

rapat panitia

Jadwal dan

Kriteria

Penerimaan

Mahasiswa Baru

Menyusun

Iklan, Brosur,

Spanduk dan

Open House

Mencetak

Formulir

Pendaftaran

Diberikan

pada sekoleh,

instansi dan

pemda

Dari sekoleh,

instansi dan

pemda

Formulir

Pendaftaran

1

Memproses

formulir dan

mengolah

nilai siswa

Daftar Peserta dan

Nilai Peserta

Daftar Peserta dan

Nilai Peserta

1

Rapat

penetapan

penerimaan

siswa

Daftar Peserta dan

Nilai Peserta

SK Rektor

Penerimaan

Mahasiswa

Baru

Pengumuman

Hasil Ujian Masuk

Mahasiswa Baru

Rapat Panitia

evaluasi dan

laporan

kegiatan

Selesai

Formulir

PendaftaranPromosi

Penerimaan

Mahasiswa

Baru

2

Pengumuman

Hasil

penerimaan

Mahasiswa

Pengumuman

Hasil Ujian Masuk

Selesai

Pengumuman

Hasil Ujian

Masuk

Mahasiswa Baru

Mengumumkan

Mahasiswa

yang diterima

via website UB

2

SPSMB = Sususnan Panitia Seleksi Mahasiswa Baru

37

H. PENJELASAN

1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia seleksi penerimaan

mahasiswa baru.

2. Panitia yang dibentuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria


3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja

sama dengan lembaga terkait.

4. Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

5. Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah

6. Formulir pendaftaran dari pendaftar diserahkan ke PUSKOM untuk diproses

7. PUSKOM mengolah nilai raport siswa (lembar isian komputer).

8. PUSKOM menyerahkan daftar peserta dan nilai peserta kepada panitia(BAAK) kemudian

BAAK mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

9. Setelah penerimaan mahasiswa baru ditetapkan Rektor menerbitkan SK Rektor tentang

Penerimaan Mahasiswa Baru

10. Panitia kemudian memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain

website UB sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.

11. Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan

38

I. LAMPIRAN

1. Contoh Surat Tugas

S U R A T T U G A S

Nomor : /J10.10/AK/20..


Nama : ............................................

NIP. : ............................................

Jabatan : Pembantu Rektor I Universitas Brawijaya

Menugaskan kepada nama-nama terlampir sebagai Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Non Ujian Tulis ............... Semester Ganjil tahun akademik 20../20..

Panitia bertugas :

1. Mempersiapkan pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru sejak pendaftaran, pengadaan formulir pendaftaran, sampai pengumuman hasil;

2. Menetapkan hasil seleksi dimaksud secara objektif berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh Rektor atas usul Dekan Fakultas dan Panitia;

3. Melaporkan hasil seleksi kepada Rektor.

Biaya operasional seleksi tersebut dibebankan pada anggaran Universitas Brawijaya

Surat tugas ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Demikian Surat Tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

Ditetapkan : di Malang Pada tanggal : A.n.Rektor Pembantu Rektor I ............................................. NIP.

Tembusan Yth. : 1. Para Pembantu Rektor; 2. Para Dekan Fakultas; 3. Para Ketua Program; 4. Yang bersangkutan; 5. Pertinggal.

39

2. Surat Tugas Rektor Universitas Brawijaya

Nomor : /J10/AK/20.., tertanggal ........................ Tentang : Pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru Program....................

• Pelindung : Rektor Universitas Indonesia

• Pengarah : 1. Para Dekan Fakultas 2. Ketua Program

• Penanggung Jawab : Pembantu Rektor I

• Ketua I : ..............................

• Ketua II : ..............................

• Ketua III : ..............................

• Sekretaris I : .............................. Sekretaris II : .............................. Seksi-Seksi,

• Seksi Pemrosesan Formulir dan Registrasi Pengolahan Data dan Nilai Ujian : 1.

2. 3. .

• Seksi Keuangan dan Konsumsi : 1. 2.

• Seksi Ruangan, Perlengkapan, Transportasi dan Dokumentasi: Suwardi

• Seksi Keamanan: 1. 2.

• Pembantu Umum: 1. 2. 3.

• Koordinator Fakultas : 13. Fakultas Hukum :.......................... 14. Fakultas Ilmu Administrasi :.......................... 15. Fakultas Ekonomi :.......................... 16. Fakultas Pertanian :......................... 17. Fakultas Teknik :......................... 18. Fakultas Peternakan :......................... 19. Fakultas Kedokteran :......................... 20. Fakultas Perikanan :......................... 21. Fakultas MIPA :......................... 22. Fakultas Tekn. Pertanian :......................... 23. Program Bastra :......................... 24. Program Ilmu Sosial :.........................

Rektor,

40

3. Contoh Undangan Rapat Persiapan


Kepada Yth.

(Terlampir) � sesuai Surat Tugas


Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : ...........................................

Acara : Persiapan Penerimaan Mahasiswa Baru ……..



A.n. Rektor

Pembantu Rektor I

....................................

NIP. ...........................

Tembusan :


41

4. Contoh Undangan Rapat Penentuan


Kepada Yth. 1. Para Dekan 2. Ketua Program 3. Ketua Pelaksana Seleksi PSB dan SPKS Di Lingkungan Universitas Brawijaya Malang


Hari, tanggal : ..........................................

Pukul : ............. - ................

Tempat : Ruang rapat Gedung Rektorat Unibraw Lt.VIII

Acara : Penentuan Penerimaan mahasiswa Baru Program PSB/SPKStahun akademik 2..../2...



A.n. Rektor

Pembantu Rektor I,

.....................................

NIP. ...........................

Tembusan :


42

5. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur PSB


Dengan ini diumumkan hasil seleksi Penjaringan Siswa Berprestasi ( PSB ) Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana terlampir.


Hari : Rabu Tanggal : 04 Juli 2007 Waktu : 08.00 WIB. Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya ( Jl. Veteran – Malang ) Acara : Daftar Ulang PSB dan Pertemuan dengan Pimpinan Universitas dan Fakultas

Persyaratan : 1. Siswa yang diterima PSB harus Lulus Ujian Nasional Tahun 2007, jika tidak maka hasil seleksi PSB

dianggap gugur. 2. Membawa Raport Asli. 3. Menunjukkan STTB, Surat Tanda Kelulusan (SKHU) dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan

fotokopinya masing-masing 1 lembar. 4. Menyerahkan 4 lembar pasfoto hitam-putih ukuran 3 x 4 cm. 5. Menyerahkan surat pemberitahuan diterima PSB 2007. 6. Menyerahkan slip gaji / bukti rician penghasilan orang tua. 7. Menyerahkan copy Kartu Susunan Keluarga (KSK) 1 lembar 8. Menyerahkan bukti pembayaran rekening listrik, PDAM dan telpon rumah bulan terakhir (Mei/Juni)

atas nama orang tua. 9. Membayar Biaya Pendidikan sebagaimana terlampir. 10. Pembayaran Biaya Pendidikan dilakukan di Bank BTN seluruh Indonesia secara on-line dengan

menyebutkan NO TEST yang ada di Surat Pemberitahuan di terima PSB mulai tanggal 4 s/d 22 Juni 2007.



Malang, 5 April 2007 Rektor,


43

6. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKS

PENGUMUMAN

Nomor : 008 / Peng / 2007

Dengan ini diumumkan hasil Seleksi Program Kemitraan Sekolah ( SPKS ) Non Ujian Tulis Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2007/2008 sebagaimana terlampir.


Hari : Senin - Rabu Tanggal : 18 - 20 Juni 2007 Waktu : 08.00 – 13.00 WIB. Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya ( Jl. Veteran – Malang ) Acara : Daftar Ulang SPKS

Persyaratan :

1. Siswa yang diterima SPKS harus Lulus Ujian Nasional Tahun 2007, jika tidak maka hasil seleksi SPKS dianggap gugur.

2. Membawa Raport Asli.

3. Menunjukkan STTB, Surat Tanda Kelulusan (SKHU) dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan fotokopinya masing-masing 1 lembar.


5. Menyerahkan surat pemberitahuan diterima SPKS 2007.



8. Menyerahkan bukti pembayaran rekening listrik, PDAM dan telpon rumah bulan terakhir (Mei/Juni) atas nama orang tua.


10. Pembayaran Biaya Pendidikan dilakukan di Bank BTN seluruh Indonesia secara on-line dengan menyebutkan NO TEST yang ada di Surat Pemberitahuan di terima SPKS mulai tanggal 4 s/d 15 Juni 2007.


12. Biaya Pendidikan yang telah disetorkan tidak dapat ditarik kembali kecuali jika diterima di SPMB Universitas Brawijaya dapat dialihkan dengan dikenakan potongan biaya administrasi sebesar 25%, dengan syarat menunjukkan serta menyerahkan foto copy kartu test SPMB 2007 dan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dari Bank BTN.


Malang, Rektor,

44

7. Contoh Brosur penerimaan mahasiswa baru

SARAT DAN KETENTUAN PENDAHULUAN Penjaringan Siswa Berprestasi (PSB) di Universrtas Brawijaya dilakukan tanpa ujian tulis. dimaksudkan untuk menjaring calon mahasiswa yang mempunyai prestasi tinggi, baik di bidang akademik maupun non-akademik, yang karena sesuatu hal, misalnya: karena proses belajar mengajar di sekolah yang kurang baik, karena keaktifan siswa pada kegiatan ekstra kurikuler, atau karena keadaan orang tua yang kurang mampu, sehingga siswa yang bersangkutan sulit bersaing melalui SPMB. SYARAT-SYARAT

1. Terdaftar sebagai siswa SMA, SMK atau MA (negeri/swasta) pada tahun ajaran 2006/2007. 2. Mempunyai prestasi akademik dan atau non-akademik tinggi yang ditunjukkan melalui serangkaian bukti

prestasi: a. Untuk calon yang diterima melalui prestasi akademik :

1. Rapor kelas 1 semester II sampai kelas 3 semester I (termasuk kelas akselerasi). 2. Mempunyai nilai rala-rata dan nilai terendah serta nilai mata pelajaran khusus sesuai

dengan syarat jurusan yang dipilih lihat tabel 1 dan tabel 2) dan tidak pernah tinggal kelas.

b. Untuk calon yang diterima melalui prestasi non-akademik : prestasi yang dapat dipertimbangkan adalah prestasi Tingkat propinsi, nasional, dan internasional.

3. Setiap peserta seleksi hanya dapat memilih 1 (satu) program studi yang ada di Universitas Brawijaya, sesuai dengan jurusannya di SLTA (lihat Tabel 1).

PELAKSANAAN PENDAFTARAN 1. Peserta PSB wajib mengisi formulir dan melengkapi berkas pendaftaran serta mengirimkannya

secara bersama-sama melalui Kepala Sekolah, kepada Panitia Seleksi PSB Universitas Brawijaya selambat-lambatnya tanggal, 28 Februari 2007

2. Biaya Pendaftaran seleksi PSB sebesar Rp.150.000,00 (Seratus lima puluh ribu rupiah) per peserta,biaya tersebut disetorkan / ditransfer ke: Rekening Rektor Unibraw pada Bank BNI Cabang Universitas Brawijaya Jalan Veteran Malang dengan nomor rekening 0039649428 dan tidak diperbolehkan membayar melalui Kantor Pos.

FORMULIR ISIAN DAN KELENGKAPANNYA Formulir/berkas pendaftaran dan kelengkapan yang wajib dipenuhi oleh setiap peserta seleksi harus sesuai dengan data yang dilampirkan, terdiri dari :

• Surat pernyataan pendaftaran. • Lembar isian Penjaringan Siswa Berprestasi. • Bukti pembayaran dari Bank. • Lampiran berupa fotokopi (dilegalisir Kepala Sekolah) rapor kelas 1 Semester II sampai kelas 3 Semester

I (termasuk kelas akselerasi). • Sertifikat prestasi non-akademik atau keterangan lain yang diperlukan dan dilegalisir Kepala Sekolah atau

oleh organisasi induk masing-masing. PENGUMUMAN HASIL SELEKSI

• Pengumuman penerimaan/hasil seleksi akan dikirim melalui pos kepada Kepala Sekolah dan sebelum pendaftaran SPMB berlangsung.

• Hasil seleksi tidak dapat diganggu gugat. KRITERIA PENILAIAN

1. Penilaian untuk Prestasi Akademik : Penilaian untuk prestasi akademik ini dilakukan melalui 2 tahap, yakni:

a. Penilaian terhadap mutu sekolah : Penilaian terhadap mutu sekolah dimaksudkan untuk menentukan jumlah maksimal murid yang dapat diterima melalui PSB ini. Kriteria penilaian meliputi : rata-rata nilai (skor) SPMB tahun

45

terakhir dan rata-rata nilai IPK (Indeks Prestasi Kumulatif) yang diperoleh mahasiswa yang berasal dari sekolah tersebut selama studi di Universitas Brawijaya.

b. Penilaian terhadap calon mahasiswa : Penilaian terhadap calon mahasiswa meliputi : prestasi akademik (Rapor) dengan skor tertentu sesuai dengan masing-masing program studi yang dipilih.

2. Penilaian untuk calon yang diterima melalui Prestasi Non Akademik : Yang dimaksud dengan prestasi non-akademik adalah prestasi di bidang olah raga dan kesenian dalam berbagai cabangnya dengan tingkat prestasi juara I, II dan III tingkat propinsi / nasional / internasional, tanpa memperhatikan prestasi akademiknya (catatan: ketentuan ini tidak berlaku untuk program studi Pendidikan Dokter).

DAFTAR ULANG Bagi peserta yang diterima/lulus hasil seleksi, diwajibkan melakukan daftar ulang (minggu pertama bulan Juli 2007) dengan melengkapi persyaratan administrasi yang akan ditentukan kemudian. LAIN-LAIN

1. Biaya studi (SPP, SPFP dan lain-lain) bagi mahasiswa yang diterima melalui PSB lihat tabel 3 dan tabel 4. 2. Petunjuk pengisian formulir serta contoh data isian dan daftar kode yang diperlukan untuk pengisian

formulir terdapat pada Buku Petunjuk tersendiri. JADWAL KEGIATAN

1. Surat permintaan dan daftar nama siswa yang berminat mengikuti program PSB selambat-lambatnya sudah diterima Panitia pada tanggal 9 Februari 2007.

2. Mulai tanggal 1 Februari 2007 Panitia mengirimkan berkas isian yang harus diisi oleh siswa yang mendaftar.

3. Berkas pendaftaran harus dikirimkan secara kolektif oleh sekolah dan selambat-lambatnya tanggal 28 Februari 2007 sudah diterima Sekretariat Panitia PSB Universitas Brawijaya, yang beralamat pada: Kepala Bagian Pendidikan Universitas Brawijaya Gedung Rektorat Lantai II Jalan Veteran Malang 65145 Telp. (0341)551611,575777 Psw. 117 dan 118 Fax. (0341)565420 dan 575813 http://www.brawijaya.ac.id e-mail: [email protected]

TABEL 1

DAFTAR PROGRAM STUDI DI UNIVERSITAS BRAWIJAYA, PERSYARATAN POKOK BAGI PEMINATNYA DAN PERSYARATAN NILAI DALAM RAPOR

No. Fakultas Jurusan/Program Studi

Persyaratan Nilai dalam Rapor

Jurusan SMA/MA

Jurusan SMK (••)

Rata-rata

Nilai MPK

Nilai MPL Minimal

1. Hukum llmu Hukum IPS, Bhs Sosial 6 6 5

2. Ekonomi Ekonomi Pembangunan IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

6 6 5

3. Ekonomi Manajemen IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

6 6 5

4. Ekonomi Akuntansi IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

7 7 6

5. Ilmu Administrasi llmu Administrasi Publik

IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

6 6 5

6. Ilmu Administrasi llmu Administrasi Bisnis IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

6 6 5

7. Program Bhs dan Sastra

Sastra tnggris IPS, Bhs Manajemen dan Bisnis

6 6 5

46



Jurusan SMA/MA


Rata-rata

Nilai MPK

Nilai MPL Minimal

8. Program Ilmu Sosial Sosiologi IPS, Bhs 6 6 5

9. Program llmu Sosiai llmu Komunikasi IPS, Bhs 6 6 5

10. Pertanian Agronomi IPA Pertanian 6 6 5

11. Pertanian Hortikultura 1PA Pertanian 6 6 5

12. Pertanian llmu Tanah IPA Pertanian 6 6 5

13. Pertanian Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan

IPA Pertanian 6 6 5

14. Pertanian Sosial Ekonomi Pertanian

IPA Pertanian 6 6 5

15. Pertanian Penyuluhan dan Komunikasi Pertanian

IPA Pertanian 6 6 5

16. Pertanian Pemuliaan Tanaman IPA Pertanian 6 6 5

17. Peternakan llmu dan Teknologi Industri Peternakan:

• Produksi Ternak

• Nutrisi dan Makanan Ternak

• Sosek Peternakan

• Teknologi Hasil Ternak

IPA Peternakan 6 6 5

18. Teknik Teknik Sipil IPA Teknik Sipil 7

Lihat Tabel 2

6

19. Teknik Teknik Mesin IPA Teknik Mesin 6 5

20. Teknik Teknik Elektro IPA Teknik Listrik dan Elektro

7 6

21. Teknik Teknik Pengairan IPA Teknik Sipil 6 5

22. Teknik Arsitektur IPA Teknik Arsitektur

6 6

23. Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota

IPA 6 6

24. Teknik Teknik Industri IPA 6 6

25. Kedokteran Pendidikan Dokter IPA 7 Lihat Tabel 2

6

26. Kedokteran llmu Keperawatan IPA Perawat Kesehatan

6 5

47



Jurusan SMA/MA


Rata-rata

Nilai MPK

Nilai MPL Minimal

27. Kedokteran llmu Gizi IPA 6 5

28. Perikanan Pemanfaatan Sumber Daya Perikanan

IPA Perikanan 6 6 5

29. Perikanan Teknologi Hasil Perikanan

IPA Perikanan 6 6 5

30. Perikanan Sosial Ekonomi Perikanan

IPA Perikanan 6 6 5

31. Perikanan Budi Daya Perairan IPA Perikanan 6 6 5

32. Perikanan Manajemen Sumber Daya Perairan

IPA Perikanan 6 6 5

33. MIPA Biologi IPA 6 7 5

34. MIPA Fisika IPA 6 7 5

35. MIPA Kimia IPA - 6 7 5

36. MIPA Matematika IPA 6 7 5

37. MIPA Statistika IPA 6 7 5

38. MIPA Ilmu Komputer IPA 6 7 5

39. Teknologi Pertanian Teknologi Hasil Pertanian

IPA Pertanian 6 6 5

40. Teknologi Pertanian Teknik Pertanian IPA Pertanian 6 6 5

41. Teknologi Pertanian Teknologi Industri Pertanian

IPA Pertanian 6 6 5

Keterangan: Rata-rata = Rata-rata keseluruhan nilai mata pelajaran Kelas 1 Semester II, Kelas 2 Semester I dan II serta Kelas 3 Semester I MPK = Mata Pelajaran Khusus Minimal (*) lihat Tabel - 2 MPL = Mata Pelajaran Lainnya Untuk SMK (••) Rapor semester II, til, IV dan V mempunyai nilai rata-rata minimal 7

48

TABEL 2 DAFTAR MATA PELAJARAN KHUSUS UNTUK MASING-MASING JURUSAN

Dl SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) / MADRASAH ALIYAH (MA) JURUSAN BAHASA

Kelas 1 Semester II, Kelas 2 Semester I dan II Kelas 3 Semester 1

1. PPKN 1 . Bahasa dan Sastra Indonesia

2. Bahasa dan Sastra Indonesia 2. Bahasa Inggris

3. Sejarah Nasional dan Sejarah Umum 3. Bahasa Asing lainnya

4. Bahasa Inggris 4. Sejarah Budaya

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (IPA)

Kelas 1 Semester II, Kelas 2 Semester I dan II serta Kelas 3 Semester I

1. Matematika - Untuk Fakultas Teknik Minimal 7 dan Fakultas Kedokteran Minimal 6

2. Fisika - Untuk Fakultas Teknik Minimal 7 dan Fakultas Kedokteran Minimal 6

3. Biologi - Untuk Fakultas Teknik minimal 6 dan Fakultas Kedokteran Minimal 7

4. Kimia - Untuk Fakultas Teknik minimal 6 dan Fakultas Kedokteran Minimal 7

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL (IPS)

Kelas 1 Semester II Kelas 2 Semester 1 dan II Kelas 3 Semester 1

1 . Ekonomi 1 . Ekonomi 1 . Ekonomi

2. Geografi 2. Sosiologi 2. Sosiologi

3. Matematika 3. Geografi 3. Tatanegara

4. Bahasa Inggris 4. Bahasa Inggris 4. Antropologi

TABEL 3 Biaya Pendidikan untuk Semester Pertama

FAKULTAS / PROGRAM STUDI

Semester Pertama

SPP Sumbangan Pengembangan Pendidikan

DBP Dana Bantuan Praktikum

SPFP Sumbangan Pengembangan Fasilitas

Pendidikan (*)

SPIP Sumbangan Pengembangan Instansi

Pendidikan (*)

LAIN-LAIN JUMLAH

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp Rp.

HUKUM

1.050.000,- 100.000,- 2.500.000.- 1.200.000,- 4.850.000,-

EKONOMI

Studi Pembangunan

1.200.000,- 100.000,- 2.000.000.- 3.000.000,- 1.200.000,- 7.500.000,-

Manajemen 1.200.000,- 100.000,- 2.000.000.- 3.000.000,- 1.200.000,- 7.500.000,-

49

Akuntansi 1.200.000,- 100.000.- 2.000.000.- 3.000.000,- 1.200.000,- 7.500.000,-

ILMU ADMINISTRASI

llmu Administrasi Publik

1.200.000,- 100.000,- 2.500.000,- 2.000.000,- 1.200.000,- 7.000.000,-

llmu Administrasi Bisnis

1.200.000,- 100.000,- 2.500.000,- 2.000.000,- 1.200.000,- 7.000.000,-

PERTANIAN

Agronomi 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.910.000,-

Hortikultura 750.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.610.000,-

llmu Tanah 750.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.610.000,-

Sosial Ekonomi Pertanian

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.910.000,-

Penyuluhan & Komunikasi Pertanian

750.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.610.000,-

Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan

750.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.610.000,-

Pemuliaan Tanaman 750.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.500.000,- 1.210.000,- 6.610.000,-

PETERNAKAN

Ilmu dan Teknologi Industri Peternakan: • Produksi Ternak

• Nutrisi dan Makanan Ternak

• Sosek Peternakan

• Teknologi Hasil Ternak

1.050.000,- 150.000,- 1.000.000,- 2.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000.-

TEKNIK

Teknik Sipil 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.210.000,- 9.410.000,-

Teknik Mesin 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.210.000,- 9.410.000,-

Teknik Elektro 1.200.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.230.000,- 9.580.000,-

Teknik Pengairan 900.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.210.000,- 9.260.000,-

Arsitektur 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.230.000,- 9.430.000,-

Perencanaan 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.210.000,- 9.410.000,-

50

Wilayah Kota

Teknik Industri 1.200.000,- 150.000,- 3.000.000,- 4.000.000,- 1.210.000,- 9.560.000,-

KEDOKTERAN

Pendidikan Dokter

1.500.000,- 1.500.000,- 3.000.000,- 12.500.000,- 1.400.000,- 19.900.000,-

llmu Keperawatan

750.000,- 1.500.000,- 3.000.000,- 6.250.000,- 1.400.000,- 12.900.000,-

Gizi Kesehatan 750.000,- 1.500.000.- 3.000.000,- 6.250.000,- 1.400.000,- 12.900.000,-

PERIKANAN

Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000,-

Teknologi Hasil Perikanan

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000,-

Sosial Ekonomi Perikanan

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000,-

Budidaya Perairan

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000,-

Manajemen Sumberdaya Perairan

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000,-

MIPA

Biologi 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.430.000,-

Fisika 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.430.000,-

Matematika 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.430.000,-

Statistika 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.430.000.-

Kimia 1.200.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.580.000.-

llmu Komputer 1.200.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.230.000,- 5.580.000.-

TEKNOLOGI PERTANIAN

Teknologi Hasil Pertanian

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000.-

Teknik Pertanian 1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000.-

Teknologi Industri Pertanian

1.050.000,- 150.000,- 3.000.000,- 1.210.000,- 5.410.000.-

PROGRAM ILMU SOSIAL

Sosiologi 1.050.000,- 100.000,- 3.000.000,- 1.200.000,- 5.350.000.-

Ilmu Komunikasi 1.200.000.- 200.000,- 3.000.000,- 1.200.000,- 5.600.000.-

51

PROGRAM BAHASA DAN SASTRA

Sastra Inggris 1.050.000,- 200.000,- 3.000.000,- 1.000.000,- 1.200.000,- 6.450.000,-

keterangan : Semua mahasiswa baru besarnya SPP semester 1 (pertama) ditetapkan sama sesuai dengan program studinya (lihat tabel 3) dan untuk semester selanjutnya berlaku SPP Proposional yang ditetapkan berdasarkan kemampuan orang tua (lihat tabel 4) (*) Biaya SPFP,SPIP dan Biaya lain-lain dibayarkan 1 (satu) kali,Biaya Lain-lain terdiri dari :

• Test Bahasa Inggris • ORDIK (Orientasi Pendidikan Mahasiswa Baru) • ORMAWA (Orientasi Mahasiswa Baru ) • Test Kesehatan (bagi fakultas yang mensyaratkan) • Anggota Perpustakaan • Layanan Teknologi Informasi • ORMAWA (Orientasi Mahasiswa Baru ) • Jaket Almamater

TABEL 4 Biaya Pendidikan untuk Semester II dan selanjutnya berdasarkan SPP Proposional

FAKULTAS/PROGRAM STUDI Semester II Dan Selanjutnya Biaya Per Semester

SPP Antara: DBP

HUKUM

Bebas SPP s/d 2.100.000.- 100.000,-

EKONOMI

Studi Pembangunan Bebas SPP s/d 2.400.000,- 100.000,-

Manajemen Bebas SPP s/d 2 400.000,- 100.000,-

Akuntansi Bebas SPP s/d 2.400.000,- 100.000.-

ILMU ADMINISTRASI

Ilmu Administrasi Publik Bebas SPP s/d 2.400.00,- 100.000,-

Ilmu Administrasi Bisnis Bebas SPP s/d 2.400.00,-

PERTANIAN

Agronomi Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Hortikutura Bebas SPP s/d 1.500.000,- 150.000,-

Ilmu Tanah Bebas SPP s/d 1.500.000,- 150.000,-

Sosial Ekonomi Pertanian Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Penyuluhan & Komunikasi Pertanian Bebas SPP s/d 1.500.000,- 150.000,-

Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan Bebas SPP s/d 1.500.000,- 150.000,-

Pemuiiaan Tanaman Bebas SPP s/d 1.500.000,- 150.000,-

PETERNAKAN

52

Ilmu dan Teknologi Industri Peternakan : • Produksi Ternak • Nutrisi dan Makanan Ternak • Sosek Peternakan • Teknologi Hasil Ternak

Bebas SPP S/d 2.100.000,- 150.000,-

TEKNIK

Teknik Sipil Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Teknik Mesin Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Teknik Elektro Bebas SPP s/d 2.400.000,- 150.000,-

Teknik Pengairan Bebas SPP s/d 1.800.000,- 150.000,-

Arsitektur Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Perencanaan Wilayah & Kota Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Teknik Industri Bebas SPP s/d 2.400.000,- 150.000,-

KEDOKTERAN

Pendidikan Dokter Bebas SPP s/d 3.000.000,- 1.500.000,-

Ilmu Keperawatan Bebas SPP s/d 1.500.000,- 1.500.000,-

Gizi Kesehatan Bebas SPP s/d 1.500.000,- 1.500.000.-

PERIKANAN

Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Teknologi Hasil Perikanan Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Sosial Ekonomi Perikanan Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Budidaya Perairan Bebas SPP 5/d 2.100.000,- 150.000.-

Manajemen Sumberdaya Perairan Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

MIPA

Biologi Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000.-

Fisika Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Matematika Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Statistika Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000,-

Kimia Bebas SPP s/d 2.400.000,- 150.000,-

Ilmu Komputer Bebas SPP s/d 2.400.000,- 150.000,-

TEKNOLOGI PERTANIAN

Teknologi Hasil Pertanian Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000.-

Teknik Pertanian Bebas SPP s/d 2.100.000.- 150.000,-

Teknologi Industri Pertanian Bebas SPP s/d 2.100.000,- 150.000.-

53

PROGRAM ILMU SOSIAL

Sosiologi Bebas SPP s/d 2.100.000,- 100.000,-

Ilmu Komunikasi Bebas SPP s/d 2.400.000.- 200.000,-

PROGRAM BAHASA DAN SASTRA

Sastra Inggris Bebas SPP s/d 2.100.000,- 200.000.-

54

5) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan

A. DESKRIPSI SINGKAT

• Mahasiswa pindahan adalah kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya dari

Universitas Negeri atau Universitas Luar Negeri yang telah mendapat akreditasi dari

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional pada

fakultas/jurusan/program studi yang sama atau sejenis.

B. ISTILAH

• Akreditasi adalah pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh

badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat

pembakuan atau syarat tertentu.

C. REFERENSI


Nasional;


Tinggi;







• SK Rektor tentang Kalender Akademik;

• SK Rektor No.: peraturan kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya

• SK Rektor No................... tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas

Brawijaya

• SK Rektor No................... tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya

D. PERSIAPAN

• Siapkan data Program Studi/Jurusan yang ada di Universitas Brawijaya

E. PELAKSANAAN

• Permohonan calon mahasiswa pindahan yang tidak memenuhi ketentuan dan syarat

yang telah ditentukan diberi surat jawaban penolakan oleh rektor;

• Surat permohonan calon mahasiswa pindahan yang memenuhi syarat dan ketentuan

diteruskan ke Dekan Fakultas/Program yang di inginkan untuk mendapatkan

pertimbangan (ditindak lanjuti);

• Berdasarkan keputusan pimpinan fakultas/program proses surat keputusan

diterima/ditolak atas permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor.

55


Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Pindahan

Ruang Lingkup Mulai dari proses penerimaan mahasiswa pindahan sampai

yang bersangkutan melaksanakan registrasi administrasi

Pihak yang terlibat 1. Rektor

2. Pembantu Rektor I

3. BAAK

4. BAUK

5. UPPTI

6. Subag. Registrasi

7. Subag. Keuangan

8. Fakultas/Program

Acuan • Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003


• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60


• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor:



• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor:



Mahasiswa;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor:


• SK Rektor tentang Kalender Akademik;

• SK Rektor peraturan kepindahan mahasiswa ke


• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa


• SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas

Brawijaya

Penanggung jawab utama Rektor

Dokumen yang digunakan SK Rektor No. 263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan

mahasiswa Universitas Brawijaya


1 Mahasiswa yang dapat mengajukan permohonan

pindah ke Universitas Brawijaya adalah telah

mengikuti kuliah secara terus menerus sekurang-

kurangnya untuk D3 2 atau 3 semester dan S1 4 atau

6 semester dan berasal dari perguruan tinggi negeri.

Surat permohonan pindah

kuliah yang dilampiri surat

keterangan dan riwayat

akademik dari perguruan

tinggi asal yang bersangkutan

2 Surat Permohonan calon mahasiswa pindahan yang

memenuhi syarat dan ketentuan diteruskan ke

Pertimbangan Fakultas/PPs

berdasarkan riwayat

56


Pimpinan Fakultas/PPs untuk mendapat persetujuan

secara administrasi dan akademis.

akademik dan ketersediaan

tempat

3 Berdasarkan keputusan Pimpinan Fakultas/PPs,

proses surat keputusan diterima/ditolak atas

permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor

Persetujuan/Penolakan

pindah kuliah

G. DIAGRAM ALIR

57

H. PENJELASAN

1. BAAK menerima surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari

universitas asal mahasiswa yang akan pindah

2. Jika BAAK tidak setuju, maka BAAK akan langsung memberitahukan pada mahasiswa

yang bersangkutan. Tapi jika setuju, surat keterangan, surat pengajuan pindah dan

riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah diserahkan pada

Fakultas.

3. Fakultas kemudian mempertimbangkan pengajuan pindah mahasiswa tersebut.

Kemudian fakultas membuat surat persetujuan atau penolakan pindah yang

ditandatangani oleh rektor.

4. Surat keterangan, surat pengajuan pindah, riwayat akademik dari universitas asal

mahasiswa yang akan pindah dan surat persetujua atau penolakan pindah kemudian

diserahkan pada BAAK

I. LAMPIRAN

1. Surat permohonan tanggapan kepada pimpinan Fakultas/PPs

Nomor : /J10.10/AK/08 Lampiran : 1 (satu) bendel Perihal : Pertimbangan Pindah Studi

Kepada : Yth. Dekan

Fakultas ………….Universitas Brawijaya

Malang

Sesuai dengan permohonan dari Sdr. Ny.Wati Mulyono orang tua dari Ajimulya Rifky Puguh Mahasiswa Universitas negeri Jember ( copi surat terlampir) mohon pertimbangan yang bersangkutan pindah studi ke Fakultas Hukum Universitas Brawijaya.

Sebagai bahan acuan untuk pindah studi ke Universitas Brawijaya harus memenuhi syarat :

• Telah mengikuti pendidikan secara terus menerus sekurang-kurangnya 4 semester dan setinggi-tingginya 6 semester, serta telah mengumpulkan :

• Untuk 4 semester, 72 sks dengan IPK 2,75

• Untuk 6 semester, 108 sks dengan IPK 2,75

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

An. Pembantu Rektor I Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Dra. Ratnawati NIP. 131 118 142.

58

2. Surat Penolakan Pindah Kuliah

Nomor : /J10.10/AK/2007 Lampiran : - Perihal : Pindah studi.

Kepada : Yth. Sdr. AWALIL REZKI

Perum Persada Bhayangkara Singhasari G-6

Singosari Malang.

Menjawab surat Saudara tertanggal 20 Juli 2007, perihal seperti pada pokok surat, serta memperhatikan peraturan yang ada di Unibraw, dengan ini kami beritahukan bahwa kami tidak bisa menerima Saudara untuk pindah studi ke Universitas Brawijaya karena tidak memenuhi syarat akademik sebagaimana ditentukan.

Demikian atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

An. Rektor

Pembantu Rektor I Prof. Dr. Ir. Bambang Suharto, MS NIP. 130 809 055

Tembusan Kepada Yth. :

Dekan fakultas Ekonomi Unibraw

File:E/Sg/Pindah studi

60

3. Surat Persetujuan Pindah Kuliah

Nomor : /J10.10/AK/06 Lampiran : Perihal : Mahasiswa Pindahan

Kepada : Sdr. DIAN SAPUTRA SY.

Mhs. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

IPB - Bogor

Berkaitan dengan surat Dekan Fakultas Perikanan dan Kelautan IPB No. 225/K13.3/PP/2006 tertanggal 28 Agustus 2006 perihal seperti pada pokok surat, dan sesuai dengan pertimbangan Dekan Fakultas Perikanan Universitas Brawijaya, maka dengan ini kami beritahukan hal-hal sebagai berikut :

1. Menyetujui permohonan Saudara untuk pindah studi ke Jurusan Budidaya Perairan pada Fakultas Perikanan Universitas Brawijaya mulai semester ganjil 2006/2007 dengan NIM. 0310859009.

2. Selanjutnya harap Saudara menghubungi bagian keuangan Unibraw untuk melunasi biaya pendidikan sama dengan mahasiswa baru jalur SPMK angkatan 2006/2007.

3. Harap Saudara segera menghubungi Ketua Jurusan Budidaya Perairan pada Fakultas Perikanan untuk proses studi berikutnya.

Demikian atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Rektor,

Prof. Dr. Ir. YOGI SUGITO

NIP. 130 704 136

TEMBUSAN: 1. Yth. Dekan Fak. Perikanan Unibraw. 2. Yth. Ketua Jurusan Budidaya Perairan Fak.Perikanan 2. Sdr. Direktur UPPTI Unibraw. 3. Sdr. Kasubbag Pendidikan Fak. Perikanan Unibraw.

61

4. SYARAT DAN KETENTUAN PINDAH STUDI KE UB

A. Syarat-syarat

• Syarat dapat diterima sebagai mahasiswa pindahan adalah :

A. Program diploma III, telah mengikuti pendidikan secara terus menerus sekurang-kurangnya 2 semester dan setinggi-tingginya 3 semester serta telah mengumpulkan :

Untuk 2 semester : 36 sks dengan IPK ≥ 2,75


B. Program Sarjana (S1) telah mengikuti pendidikan secara terus menerus sekurang-kurangnya 4 semester dan setinggi-tingginya 6 semester serta telah mengumpulkan :



• Berasal dari Perguruan Tinggi Negeri yang mempunyai kesesuaian bidang studi dan program yang sama;

• Bukan putus studi karena tidak memenuhi ketentuan akademik;

• Tidak pernah melanggar peraturan Perguruan Tinggi asal;

• Persetujuan pindah dari fakultas asal;

• Dekan fakultas yang dituju menyatakan secara tertulis kesediaannya untuk menerima;

• Mahasiswa pindahan yang diterima di Universitas Brawijaya mempunyai kewajiban membayar seperti mahasiswa baru serta memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh fakultas.

B.Tata Cara Mengajukan Permohonan Pindah

• Permohonan pindah diajukan secara tertulis dengan alasan yang kuat ditujukan kepada rektor Universitas Brawijaya dengan teembusan kepada Dekan Fakultas/Program yang dituju.

• Permohonan harus dilampiri:

- Daftar nilai asli yang diperoleh dari Perguruan Tinggi asal, dengan mencamtumkan perolehan sks dan IPKnya;

- Surat pindah dari perguruan tinggi asal;

- Persetujuan orang tua/wali/instansi;

- Surat keterangan tidak pernah melakukan pelanggaran peraturan perguruan tinggi asal.

C. Waktu pengajuan permohonan pindah

• Permohonan pindah harus sudah diterima Universitas Brawijaya paling lambat 1 (satu) bulan sebelum kuliah tahun akademik baru (semester ganjil) dimulai;

• Permohonan pindah tidak akan dipertimbangkan apabila batas waktu seperti tersebut pada butir 1 (satu) dilampaui.

62

6) Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru


Tujuan Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari registrasi mahasiswa sampai diterbitkannya

Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru


2. BAAK

3. Bagian Pendidikan

4. Bagian Keuangan

5. Bank

6. Poliklinik

7. UPPTI

8. Fakultas

9. Perpustakaan Pusat

10. Calon Mahasiswa baru

Acuan 1. SK Rektor No. 095/SK/2006 tentang Pedoman

Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik

2006/2007

2. Surat Tugas Rektor tentang Panitia Pelaksana Daftar

Ulang Mahasiswa Baru


Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Pengumuman Penerimaan Mahasiswa



1. Mahasiswa baru membayar biaya pendidikan ke

Bank yang ditunjuk

Bukti Pembayaran Biaya

Pendidikan

2. Calon mahasiswa baru yang ditrima di eksakta ke

Poliklinik Universitas Brawijaya

Surat keterangan sehat dan

buta warna/tidak

3. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dan Kartu Test

serta persyaratan daftar ulang dibawa ke fakultas

Kartu Tanda Mahasiswa

(KTM) sementara

4. KTM Sementara dipakai untuk foto diri ke

Perpustakaan dan untuk kuliah

Kartu Tanda Mahasiswa &

Kartu Perpustakaan

(barcode)

5. Melaksanakan Up date status terdaftar mahasiswa

dilakukan oleh UPPTI pada SIAKAD UB

Status Terdaftar Mahasiswa


6. Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam

Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

SK Penerimaan Mahasiswa

Baru

63

B. DIAGRAM ALIR

64

C. PENJELASAN

1. Mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk

2. Mahasiswa yang berasal dari jurusan eksakta melakukan tes kesehatan dipoloklinik UB

3. Mahasiswa jurusan eksakta maupun jurusan bukan eksakta menyerahkan Bukti

Pembayaran Biaya Pendidikan, Surat Keterangan Sehat yang berasal dari Poloklinik UB

dan persyaratn daftar ulang yang lain kepada Fakultas

4. Fakultas kemudian menyerahkan KTM sementara kepada mahasiswa untuk digunakan

kuliah sampai dengan mahasiswa melakukan foto diri diperpustakaan.

5. Setelah menerima bukti pembayaran dari Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan, UPPTI

melakukan up date status mahasiswa.

6. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan kemudian diserahkan ke BAAK, kemudian BAAK

menyiapkan Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan

Mahasiswa Baru

D. LAMPIRAN

1. Contoh Alur Daftar Ulang Mahasiswa Baru Tahun 2007

Membayar Biaya Pendidikan ke Bank Mandiri ( 06 s/d 22 Agustus 2007 )

MAHASISWA BARU SPMB, SPMK, SPMD, SAP

DATANG DI FAKULTAS MASING-MASING ( 20 s/d 22 Agustus 2007 )

PENGAMBILAN Berkas Daftar Ulang (Menunjukkan: Kartu Test & Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan)

PENGISIAN Berkas Daftar Ulang ( lsilah sesuai dengan data yang sebenarnya )

PENGEMBALIAN Berkas Daftar Ulang ( MABA Menerima Bukti DU / KTM sementara)

Fak. I P A Fak. I P A Fak. I P A Fak. I P A �� test kesehatantest kesehatantest kesehatantest kesehatan Fak. I P SFak. I P SFak. I P SFak. I P S

Ambil Jaket AlmamaterAmbil Jaket AlmamaterAmbil Jaket AlmamaterAmbil Jaket Almamater

FOTO KARTU MAHASISWA ( di Perpustakaan Pusat – lihat jadwal)

MAHASISWA BARU

PSB, SPKS, SPKIns

65

2. Contoh Jadwa Foto untuk Kartu Mahasiswa Baru Tahun 2007

JADWAL FOTO KARTU MAHASISWA di Perpustakaan Pusat UB

Pukul. 08.00–16.00 WIB.

Kelompok IPA Kelompok IPS

Fak. Pertanian = tgl. 27 Agustus 2007 Fak. Hukum = tgl. 27 Agustus 2007

Fak. Teknik = tgl. 28 Agustus 2007 Fak. Ekonomi = tgl. 29 Agustus 2007

Fak. Perikanan = tgl. 30 Agustus 2007 Fak. Ilmu Adm. = tgl. 30 Agustus 2007

Fak. Peternakan = tgl. 31 Agustus 2007 Prog. Bhs & Sastra = tgl. 31 Agustus 2007

Fak. Kedokteran = tgl. 3 September 2007 Prog. Ilmu Sosial = tgl. 3 September 2007

Fak. MIPA = tgl. 4 September 2007

Fak. Tekn. Pertanian = tgl. 4 September 2007

3. BERKAS DAFTAR ULANG

YANG DIKEMBALIKAN FAKULTAS KE REKTORAT :

� Kartu Kendali beserta 7 (tujuh) lampirannya

1. Rekening Listrik

2. Rekening PDAM

3. Rekening Telepon

4. Pajak Bumi & Bangunan (PBB)

5. Slip Gaji Ayah

6. Slip Gaji Ibu

7. Kartu Susunan Keluarga (KSK)

� Lembar Isian Data Induk Mhs Baru (lembar komputeran)

� Surat Pernyataan Mhs Baru (Lembar 1 bermaterai Rp. 6000)

� Surat Pernyataan Pengisian Data

� Lembar Presensi Asli

YANG DIKEMBALIKAN KE MAHASISWA BARU :

� Bukti Her Registrasi Maba yang ada fotonya (KTM Sementara)

� Surat Pernyataan Mahasiswa Baru (Lembar 3 & 4)

� Kwitansi Pembayaran Asli dari BANK MANDIRI

� Pengumuman Rektor No. 2291 dan 2342

� Alur Daftar Ulang (karena ada jadwal foto KTM di Perpustakaan Pusat).

66

7) Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama


Tujuan Penjelasan Prosedur Registrasi Administrasi Mahasiswa

Lama

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan jadwal dan tata alir sampai

pembuatan laporan registrasi administrasi mahasiswa lama

Pihak yang terlibat 11. BAAK

12. Bagian Keuangan

13. Bagian Pendidikan

14. UPPTI

15. Fakultas

16. Program Pascasarjana

Acuan Pengumuman Rektor No. 001/Peng/2007 tentang Registrasi

Administrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya Semester

Genap Tahun Akademik 2006/2007


Dokumen yang digunakan Status registrasi administrasi dan masa studi mahasiswa


1 Mahasiswa yang ingin mengajukan permohonan

tunda/cicil bayar biaya pendidikan, mengajukan

permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui

Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan

yang telah ditentukan

Pengajuan tunda/cicil bayar

biaya pendidikan

2 Bagian Keuangan melakukan up date status tagihan

biaya pendidikan jika permohonan mahasiswa

disetujui

Up date status tagihan biaya

pendidikan

3 Mahasiswa melaksanakan pembayaran biaya

pendidikan di Bank BTN

Pelunasan biaya pendidikan

di Bank BTN

4 Mahasiswa melaksanakan registrasi akademik Registrasi akademik

5 Bagian Pendidikan membuat laporan kegiatan

registrasi administrasi mahasiswa lama

Laporan registrasi

administrasi mahasiswa lama

67

B. DIAGRAM ALIR

Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama

Fakultas Keuangan

Mulai

Menerima

BPBP dan

SKS

SPTBBP

SPTBBP

Keterangan :

BPBP = Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan

SKS = Surat Keterangan Sehat dan Buta Warna / Tidak

LKPMB = Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

SKPMB = SK Penerimaan Mahasiswa Baru

Mahasiswa Dapat

Melakukan

Regristasi

Akademik

Selesai

SPTBBP

Di setujui oleh

Dekan Fakultas

dan Di serahkan

kepada Pembantu

Rektor II

Dari Pembantu

Rektor II

Update Status

Mahasiswa

68

C. PENJELASAN

1. Fakultas menerima BPBP dan SKS dari mahasiswa kemudian membuat SPTBBP

2. SPTBBP disetujui oleh Dekan masing-masing fakultas kemudian SPTBBP tersebut

diserahkan kepada Pembantu Rektor II.

3. SPTBBP yang disetujui Pembantu Rektor II kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan

masing-masing Fakultas.

4. Bagian Keuangan kemudian melakukan Up Date status mahaiswa kemudian mahaiswa

dapat melakukan registrasi akademik dimasing masing Fakultas.

5. Diagram Alir Prosedur Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

D. LAMPIRAN

1. Contoh Pengumuman Registrasi Mahasiswa Lama

PENGUMUMAN

Nomor : 018 /Peng/2007

Tentang :

REGISTRASI ADMINISTRASI MAHASISWA UNIVERSITAS BRAWIJAYA SEMESTER GANJIL TAHUN AKADEMIK 2007/2008

PROGRAM STRATA SATU ( S-1) , PROGRAM DIPLOMA ( S-0), PROGRAM PASCA SARJANA DAN SPESIALIS 1

Diumumkan kepada seluruh mahasiswa Universitas Brawijaya agar melakukan registrasi administrasi ( pembayaran SPP dan pemrosesan Kartu Tanda Mahasiswa ) semester ganjil tahun akademik 2007/2008 dengan ketentuan :

I. Registrasi Administrasi

1. Tempat dan waktu :

• Tempat pembayaran SPP : Semua loket Bank BTN se Indonesia, untuk mahasiswa dari program : - Diploma ( D III dan D I ) - Sarjana ( S1 ) - Pascasarjana ( S2, Sp1 dan S3 )

• Waktu : Tanggal : 23 Juli s/d 10 Agustus 2007 Hari : Senin – Jum’at : 07.30 s/d 15.00 WIB.

(Hari Sabtu Libur, tidak melayani pembayaran)

2. Syarat-syarat :

• Menunjukkan kartu mahasiswa semester genap 2006/2007.

69

• Menunjukkan surat ijin dari Rektor untuk registrasi administrasi, bagi mahasiswa yang semester sebelumnya terminal atau tidak daftar ulang.

Catatan : 1. Permintaan daftar ulang diluar jadwal tidak dilayani. 2. Tidak melayani transfer di luar Bank BTN.

II. Registrasi Akademik

1. Tempat dan waktu :

• Waktu : tanggal 30 Juli s/d 16 Agustus 2007 a. S-1 dan Program Diploma : lihat Web-site kecuali Fakultas : Ilmu

Administrasi, Ekonomi, Teknik, Kedokteran, Program Ilmu Sosial dan Prog. Bahasa & Sastra.

b. Program Pascasarjana & Spesialis I : lihat pengumuman jadwal yang dikeluarkan oleh Program/Fakultas penyelenggara Pascasarjana

2. S y a r a t.

Menunjukkan bukti / slip pembayaran dari Bank BTN ( bagi fakultas yang belum on-line )

III. Sanksi bila tidak melakukan Registrasi Administrasi

Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi administrasi pada semester ganjil 2007/2008 dinyatakan tidak terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya pada semester yang bersangkutan dan tidak diperkenankan melakukan kegiatan akademik dan kemahasiswaan pada semester tersebut.

Mahasiswa yang terlambat melaksanakan registrasi administrasi dapat mengajukan permohonan terminal kepada Rektor, selambat - lambatnya 1 (satu) minggu setelah batas akhir registrasi administrasi.

a. Mahasiswa angkatan tahun 2003 dan sesudahnya, yang tidak terdaftar lebih dari 2 (dua) semester kumulatif, dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya

b. Mahasiswa angkatan tahun 2002 dan sebelumnya, yang tidak terdaftar lebih dari 4 (empat) semester kumulatif , dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya.

IV. Lain - lain

1. Mahasiswa yang memperoleh ijin terminal selama 1 (satu) semester :

a. Untuk angkatan 2003/2004 dan sesudahnya tidak diwajibkan membayar SPP,

b. Untuk angkatan 2002 dan sebelumnya tetap diwajibkan membayar SPP 1 (satu) tahun akademik.

2. Kwitansi pelunasan SPP bukan merupakan bukti terdaftar sebagai mahasiswa.

3. a. Pengambilan KTM untuk angkatan 2002 dan sebelumnya dilaksanakan di fakultas masing-masing pada tanggal 27 Agustus s/d 7 September 2007

b. Pemberian tanda Hot Stamp untuk angkatan 2003 dan sesudahnya dilaksanakan di masing-masing fakultas mulai tanggal 23 Juli s/d 16 Agustus 2007 ( dengan menunjukkan bukti pembayaran ).

c. Khusus Program Pascasarjana KTM diambil di Program/fakultas penyelenggara pada tanggal 27 Agustus s/d 7 September 2007.

4. Mahasiswa yang telah membayar SPP tetapi tidak melakukan registrasi akademik, sehingga yang bersangkutan belum memiliki KTM baru ( angkatan 2002 dan sebelumnya serta angkatan 2003

70

dan sesudahnya diberi tanda HOT STAMP ), maka yang bersangkutan dinyatakan tidak terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya.

5. Mahasiswa yang pada saat registrasi administrasi tidak dapat menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa semester sebelumnya karena hilang dan lain-lain, harus mengurus penggantian Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dengan prosedur yang telah ditetapkan.

6. Pelaksanaan registrasi akademik ( pengisian KRS ) diatur oleh Fakultas/Program masing-masing.

Dikeluarkan di : M a l a n g Pada tanggal : Rektor Ttd.


2. Alur Registrasi Mahasiswa Lama

PETUGAS BANK

1. MENERIMA TRANSAKSI PEMBAYARAN SESUAI DATA KOMPUTER

2. MENCETAK SLIP KWITANSISLIP KWITANSISLIP KWITANSISLIP KWITANSI PEMBAYARAN SESUAI NILAI TRANSAKSI PEMBAYARAN SPP ATAU MENVALIDASI SLIP MENVALIDASI SLIP MENVALIDASI SLIP MENVALIDASI SLIP

TRANSFER BTNTRANSFER BTNTRANSFER BTNTRANSFER BTN.

PETUGAS FAKULTAS MELAKUKAN LEGALISASI (STEMPEL & FOTO) PADA KTM BARU SEMESTER GANJIL 2007/2008, BAGI MAHASISWA ANGKATAN 2002 DAN SEBELUMNYA, SERTA

MEMBERI TANDA “ HOT STAMPHOT STAMPHOT STAMPHOT STAMP ” KTM BARCODE BAGI MAHASISWA ANGKATAN

2003 DAN SESUDAHNYA, UNTUK DISERAHKAN KEPADA MAHASISWA.

MAHASISWA

PETUGAS BANK BTN

MAHASISWA MENERIMA :

• KTM BARU SEMESTER GANJIL 2007/2008 (BAGI MAHASISWA ANGKATAN 2002 DAN SEBELUMNYA)

• KTM BARCODE YANG TELAH DIBERI TANDA “ HOT STAMP “ BAGI MAHASISWA ANGKATAN TAHUN 2003 DAN SESUDAHNYA.

1

3

4

PENGISIAN KRS 5

2

MAHASISWA MENUNJUKKAN :

• KTM SEMESTER GENAP 2006/2007 ATAU

• Mahasiswa Menulis NIM dan Nama

71

8) Prosedur Pembuatan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)


• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu identitas mahasiswa yang menerangkan

bahwa nomor induk mahasiswa, nama dan foto dalam kartu tersebut adalah

mahasiswa dari suatu fakultas/program tertentu di Universitas Brawijaya;

• KTM-UB adalah kartu mahasiswa Universitas Brawijaya yang dapat dimanfaatkan

sebagai Kartu anggota perpustakaan Unibraw.

B. ISTILAH

• KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa

C. REFERENSI


Nasional;


Tinggi;







• SK Rektor tentang Kalender Akademik

• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya

D. SYARAT DAN KETENTUAN

• Mahasiswa yang mendapatkan KTM adalah mahasiswa yang terdaftar dan

melaksanakan registrasi administrasi sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya pada

saat registrasi mahasiswa baru sesuai dengan kalender akademik Universitas

Brawijaya berjalan;

• KTM-UB dapat dimanfaatkan sebagai anggota perpustakaan Universitas Brawijaya.

E. PERSIAPAN

• Siapkan blanko isian aplikasi;

• Siapkan data mahasiswa.

F. PELAKSANAAN

72

• Mengadakan rapat koordinasi antara BAAK, UPPTI, Fakultas, BAUK dan Bank;

• Mahasiswa mengisi blanko;

• Mahasiswa melakukan foto.

G. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan prosedur Kartu Tanda Mahasiswa

Ukuran Keberhasilan Terbitnya KTM

Ruang Lingkup Mulai dari data mahasiswa foto KTm sampai dengan terbit

KTM

Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. UPPTI

3. Bagian Pendidikan Subbag. Registrasi

4. Fakultas / Program

Acuan • Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003


• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60


• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor :



• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor :


• SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan


• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa



• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas

Brawijaya.

• SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas

Brawijaya


Dokumen yang digunakan Data mahasiswa baru yang melakukan registrasi

administrasi.


1 Menerima data mahasiswa baru yang registrasi

administrasi (daftar ulang)

Data mahasiswa terdaftar

2 Pengisian data aplikasi Data induk mahasiswa

3 Foto KTM Gambar dari mahasiswa yang

bersangkutan

4 Cetak Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa

5 Pendistribusian KTM Tanda terima KTM

73

H. DIAGRAM ALIR

I. PENJELASAN

1. Data mahasiswa terdaftar diserahkan oleh fakultas pada BAAK

2. BAAK membuat KTM berdasarkan data mahasiswa setelah mahasiswa terdaftar

melakukan foto diri di perpustakaan.

3. KTM tersebut kemudian diserahkan pada masing-masing fakultas kemudian fakultas

membagikan KTM tersebut pada mahasiswa

4. Diagram Alir Prosedur Permohonan Cuti Akademik

74

J. LAMPIRAN

Contoh formulir Isian aplikasi data mahasiswa

DAFTAR ISIAN APLIKASI DATA PRIBADI MAHASISWA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Data Pribadi

Nama :……..

NIM :……..

Seleksi Masuk :……..

Program Studi :……..

Fakultas :……..

Alamat :……..

Kab/Kota :……..

Propinsi :……..

Kodepos :……...

Data Asal SLTA

Nama SLTA :………

Alamat SLTA :………

Kota/Kab :………

Propinsi :………

Kodepos :………

Tahun lulus :………

DANEM :………

Data Orang Tua/Wali

Nama :……….

Pekerjaan :………

Alamat :………

Kota/Kab :………

Propinsi :………

Kodepos :………

75

9) Prosedur Permohonan Cuti Akademik


• Cuti akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik pada waktu tertentu

selama mahasiswa yang bersangkutan mengikuti program studi di Universitas.

• Cuti akademik terdiri atas cuti akademik direncanakan, cuti akademik tidak

direncanakan dan cuti akademik karena alasan khusus.

B. ISTILAH

• Cuti akademik direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan atas kehendak

mahasiswa yang bersangkutan;

• Cuti akademik tidak direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa atas kehendak mahasiswa yang bersangkutan;

• Cuti akademik karena alasan khusus adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa karena pertimbangan tertentu dan sangat selektif.

C. REFERENSI


Nasional;


Tinggi;










• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya.

• SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Brawijaya

• SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya

76


• Cuti akademik diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun baik

berurutan maupun tidak;

• Cuti akademik hanya bisa diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti

kegiatan akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester, kecuali untuk cuti

akademik karena alasan khusus;

• Pedoman cuti akademik direncanakan diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan

sebelum pelaksanaan registrasi administrasi dan paling lambat 1 (satu) minggu

setelah registrasi administrasi ditutup, dengan mengisi formulir yang disediakan di

Bagian Pendidikan masing-masing fakultas/program;

• Permohonan cuti akademik karena asalan khusus dapat dilaksanakan selama kurun

waktu semester berjalan;

• Mahasiswa yang terdaftar pada semester pertama, dapat diberikan cuti akademik

karena alasan khusus.

E. PERSIAPAN

• Fakultas/Program menyediakan formulir untuk cuti akademik direncanakan .

F. PELAKSANAAN

• Mahasiswa yang mendapat izin cuti akademik direncanakan mulai angkatan tahun

2003 tidak diwajibkan membayar SPP;

• Mahasiswa yang mengajukan permohonan cuti akademik tidak direncanakan karena

alasan sakit lebih satu 1 (satu) bulan harus mendapatkan rekomendasi dari dokter.

• Mahasiswa yang mendapatkan cuti akademik karena direncanakan, tidak

direncanakan dan dengan alasan khusus, masa studi tidak diperhitungkan dan masa

evaluasi studi disesuaikan;

• Mahasiswa yang memperolehijin cuti akademik, wajib melaksanakan registrasi

administrasi pada semester berikutnya.


Tujuan Penjelasan prosedur usulan cuti akademik / terminal

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat keterangan cuti akademik / terminal

Ruang Lingkup Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya surat

keterangan cuti akademik/terminal


2. UPPTI


4. Fakultas

5. Program





77







Mahasiswa;







8. SK Rektor tentang Kalender Akademik

9. SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas

Brawijaya.

10. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi

Mahasiswa Universitas Brawijaya

11. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas

Brawijaya


Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan cuti akademik /

terminal


1 Menerima surat permohonan cuti akademik /

terminal

Surat Keterangan cuti

akademik / terminal

2 Periksa status administrasi dan status akademik di

SIAKAD

Status di SIAKAD

3 Memohon persetujuan Bagian Pendidikan, BAAK Surat Keterangan Rektor

tentang cuti akademik /

terminal

4 Melakukan up date status cuti akademik di SIAKAD Status registrasi administrasi

5 Pendistribusian Surat Keterangan Rektor tentang cuti

akademik

Tanda terima Surat

Keterangan

78

H. DIAGRAM ALIR

Prosedur Permohonan Cuti Akademik

FakultasMahasiswa BAUKBAAK

Mulai

Meminta Surat

Keterangan

Rektor

SK Rektor tentang

cuti

SK Rektor tentang

cuti

Verifikasi status

tagihan tunggakan

mahasiswa

Update data

tagihan

mahasiswa

Data

Mahasiswa dan

tagihan

Cek masa studi

dan pembuatan

SK Cuti

Mengupdate

status cuti di

SIAKAD

Menyerahkan SK

Rektor pada

Fakultas dan

Mahasiswa

Selesai

Formulir cuti dari

mahasiswa

Formulir cuti dari

mahasiswa

Bayar di bank

yang ditunjuk

SK Rektor tentang

cuti

SK Rektor tentang

cuti

SK Rektor tentang

cuti

79

I. PENJELASAN

1. BAAK menerima formulir cuti dari mahasiswa. Formulir tersebut ditujukan pada rektor

dan diketahui oleh Pembantu Dekan I masing-masing fakultas

2. BAAK kemudian meminta Surat Keterangan Rektor tentang cuti. Surat Keterangan

Rektor tersebut diserahkan pada BAUK

3. BAUK memverifikasi status tagihan mahasiswa kemudian mengupdate tagihan

mahasiswa

4. Setelah mahasiswa melakukan pembayaran, BAAK mengecek masa studi dan

pembuatan masa SK Cuti

5. BAAK kemudian mengupdate status cuti di aplikasi SIAKAD

6. Terakhir, BAAK menyerahkan Surat Keterangan Rektor pada fakultas dan mahasiswa.

80

J. LAMPIRAN

1. Contoh formulir cuti akademik

Kepada Yth. Pembantu Rektor I Universitas Brawijaya Malang

Yang bertanda tangan dibawah ini saya :

Nama

NIM

Fakultas/Jurusan

Alamat

Menerangkan bahwa sampai dengan akhir semester Ganjil/Genap*) tahun akademik … /…. Telah lulus matakuliah sejumlah ….. sks dengan IPK …… dengan ini mengajukan permohonan cuti akademik selama ……… semester mulau semester ………….. s/d ………… tahun akademik …./…..

Surat permohonan ini saya ajukan dengan pertimbangan sebagai berikut :

a……………………….

b………………………

Perlu diketahui bahwa sampai dengan saat ini, saya pernah/belum* melakukan cuti akademik selama ……….. semester.

Besar harapan saya agar Bapak berkenan memberi persetujuan permohonan ini, atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Malang,

Hormat saya,

(___________________)

Mengetahui

PDI,/Dekan Orang tua/wali

(_______________) (_______________)

Tembusan : 1. Yth. Ketua Jurusan…….. 2. Yth. Dosen Pembambing Akademik

*).coret yang tidak perlu

81

2. Contoh surat persetujuan cuti akademik.

Nomor : /J10.10/AK/2007 Lampiran : Perihal : Berhenti Kuliah Sementara

Kepada : Yth. Sdr. ……………….………….

NIM. …………. – …………………

Jl. ………………………………….

………………

Menjawab surat Saudara perihal seperti tersebut pada pokok surat, dengan ini diberitahukan bahwa kami dapat menyetujui permohonan Saudara :

N a m a : …………………………

N I M : ………………………..

Fakultas / Jurusan : ................./.........................

Untuk berhenti kuliah sementara selama ......... (........) semester pada semester ..........................

Dengan ketentuan :

1. SPP pada Semester …………….. tetap/tidak perlu* dibayarkan

2. Surat ijin terminal ini tidak dapat dibatalkan.

3. Registrasi pada semester …………… Saudara dapat melakukan pada waktu dan tempat yang ditentukan.

Demikian, untuk mendapat perhatian.

An. Pembantu Rektor I

Kepala Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan,

Dra. Ratnawati

Tembusan Kepada Yth. : NIP. 131 118 142 1. Dekan Fakultas ………… UB 2. Sdr. Kasubag Akademik Fakultas ………….UB 3. Sdr. A.Murtadho bagian keuangan Rektorat UB

82

10) Prosedur Pendaftaran Wisuda


Tujuan Penjelasan Prosedur Pendaftaran Wisuda

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Wisuda

Ruang Lingkup Mulai dari Pendaftaran sampai dengan Pelaksanaan Wisuda



3. Kepala BAAK


5. Panitia Wisuda

6. Kasubbag. Akademik Fakultas

7. Kasubbag. Kemahasiswaan Fakultas

Acuan SK Rektor


Dokumen yang digunakan


1 Mahasiswa Lulus Ujian dan melengkapi semua berkas

untuk ikut wisuda

Mahasiswa terdaftar sebagai

peserta wisuda

2 Fakultas mendaftarkan mahasiswa lewat SIUDA On-

Line

Daftar peserta wisuda

3 Fakultas menyerahkan daftar peserta wisuda beserta

foto mahasiswa dan kwitansi pembayaran ke Bagian

Pendidikan Kantor Pusat

Daftar peserta wisuda

4 Bagian Pendidikan memesan undangan, dll. Serta

menyerahkan foto peserta wisuda ke Percetakan

Undangan Wisuda, dll.

Buku Wisuda

5 Pendistribusian Undangan, dll. Dan Buku Wisuda Undangan Wisuda, dll.

Buku Wisuda

6 Panitia mengadakan acara gladi bersih Gladi bersih pelaksanaan

wisuda

7 Panitia melaksanakan wisuda dan pemberian ijazah Alumni Universitas Barwijaya

menerima ijazah

83

B. DIAGRAM ALIR

C. PENJELASAN

1. Mahasiswa melengkapi persyaratan wisuda kemudian mendaftar pada bagian

kemahasiswaan dan alumni di masing-masing fakultas

2. Bagian akademik kemudian menginput data peserta wisuda kedalam aplikasi SIUDA.

Dokumen persyaratan wisuda kemudian diserahkan kebagian akademik(panitia wisuda)

kantor pusat (rektorat).

3. Bagian akademik kantor pusat kemudian membuat daftar wisuda, setelah itu memesan

undangan, buku wisuda dan ijazah kepercetakan berdasarkan data peserta wisuda.

4. Setelah jadi, bagian akademik mengirimkan Undangan ke orang tua peserta wisuda,

sedangkan buku wisuda dan ijazah diserahkan ke mahasiswa setelah wisuda

dilaksanakan.

84

D. LAMPIRAN

1. Contoh SK Panitia Wisuda :


Nomor : ..... /SK /2007

tentang

PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA PROGRAM DIPLOMA, SARJANA

DAN PASCASARJANA TAHUN AKADEMIK 2007 / 2008

UNIVERSITAS BRAWIJAYA


Menimbang : a. bahwa untuk mensukseskan penyelenggaraan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Tahun Akademik 2007/2008 dipandang perlu membentuk Panitia Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Periode Tahun Akademik 2007/2008.

b. Bahwa Pegawai Negeri Sipil yang namanya tersebut dalam lampiran keputusan ini mampumelaksanakan tugas sebagai Panitia Penyelenggara Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Tahun Akademik 2007/2008.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 56/M/2006;

4. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002;

5. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor : 074/SK/2006.

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

Pertama : Membentuk Panitia Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Tahun Akademik 2007/2008 dengan susunan personalia seperti tercantum dalam lampiran keputusan ini.

Kedua : Menugaskan kepada Panitia untuk :

- Mempersiapkan dan mengatur Rapat Terbuka Senat dalam rangka Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Tahun Akademik 2007/2008

- Malaporkan hasil pelaksanaannya kepada Rektor selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sesudah pelaksanaan.

Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya penyelenggaraan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Tahun Akademik 2007/2008 , dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kesalahan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Malang Pada tanggal : Rektor, Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito NIP.130704136

85

Lampiran : Surat Keputusan Rektor Universitas Brawijaya

Nomor : .../SK/2007

Tanggal :

SUSUNAN PERSONALIA WISUDA PROGRAM DIPLOMA, SARJANA DAN PASCASARJANA

TAHUN AKADEMIK 2007/2008 UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PELINDUNG : Rektor

PELAKSANA

1. Ketua : Prof. Dr. Ir. Bambang Suharto, MS

2. Wakil Ketua : Dra. Ratnawati

3. Sekretaris : Ir. Hesti Indratin Rahayu, M.Si

4. Bendahara : 1. Imam Sjafi’i, SE., MM.

2. Dra. Isnaini

SEKSI – SEKSI

1. Sekretariat/Publikasi/Dokumentasi : 1. Drs. Drs. Agus Yuliawan

2. Prayitno

3. Benny Widodo, SH

4. Farid Admadiwirya

2. Keamanan/Perparkiran : Drs. Suharyo

3. Acara Prosesi/Paduan Suara : Ali Farid, SH

4. Terima Tamu : 1. Drs. Hadi Mulyono

2. Drs. Eko Ilham, M.AP

5. Perlengkapan/Transportasi : Ir. Soehardiyono

6. Konsumsi : Dharma Wanita unit Univ. Brawijaya

7. Penyerahan Ijazah : 1. Drs. Sagiya

2. Dra. Siti Ngaisah

3. Arbyarningtyas

8. Dekorasi : Goerid Hardjito, SE., MM

9. Pembantu Umum : Siti Romlah, SE., MM

Rektor,


Nip. 130704136

86

2. Contoh Surat Tugas Pembantu Panitia Wisuda

SURAT TUGAS

Nomor : ………/J10.10/AK/200.


N a m a : Dra. Ratnawati

N I P : 131 118 142

Jabatan : Wakil Ketua Panitia Pelaksana Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Periode I Tahun Akademik 2007/2008

Menugaskan kepada Saudara yang namanya tercantum dalam lampiran Surat Tugas ini untuk membantu Panitia dalam pelaksanaan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Periode I Tahun Akademik 2007/2008 Universitas Brawijaya.

Demikian, Surat Tugas ini dibuat, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Malang, Panitia Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana Wakil Ketua, Dra. Ratnawati NIP. 131 118 142

Tembusan kepada Yth. : 1. Kabag Akademik 2. Kabag Kemahasiswaan 3. Kabag. Sistem Informasi (BAPSI) 4. Kabag. Keuangan 5. Kabag UHTLP 6. Ka. Humas

87

Lampiran Surat Tugas

Nomor :

Tanggal :

NAMA PETUGAS PEMBANTU PELAKSANA WISUDA PROGRAM DIPLOMA, SARJANA DAN PASCASARJANA

PERIODE I TAHUN AKADEMIK 2007/2008 UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NO NAMA BAGIAN KETERANGAN/SEKSI

1 Soewartono Akademik Proses Penyiapan Ijazah

2 Dedy Gusra, S.Ag Akademik Proses Penyiapan Ijazah

3 Charmila Nurhayati Akademik Proses Penyiapan Ijazah

4 Subali Akademik Sekretariat

5 Indah Deta Evana Akademik Sekretariat

6 Suwandi Sistim Informasi Sekretariat

7 Darmadji UHTLP/TU Sekretariat

8 Sudradjad UHTLP/TU Sekretariat

9 Siswanto UHTLP/TU Sekretariat

10 Sukrisno UHTLP Sekretariat

11 Mudjiono R. Humas Publikasi & Dokumentasi

12 Suyono Humas Publikasi & Dokumentasi

13 Susiati Humas Publikasi & Dokumentasi

14 Pranatalia Nugraheni Humas Publikasi & Dokumentasi

15 Richard Purworo UHTLP Perlengkapan

16 Wiyanto Operator Listrik / Penerangan

17 Abd. Azis Operator Listrik / Penerangan

18 Sutarto Operator Listrik / Penerangan

19 Irwan Sudjono Operator Listrik / Genset

20 Buang Operator Listrik / Genset

21 Sri Murtini Kemahasiswaan Prosesi / MC

22 Sri Sunarmi Tata Usaha Prosesi / MC

23 Mardiantono Kepegawaian Prosesi / Pedel

24 Drs. Rudjita Kemahasiswaan Prosesi

25 Hartoyo Kemahasiswaan Prosesi

26 Mas'ud UHTLP Prosesi

27 Sukirman UHTLP Prosesi

28 Luluk Luh Lentari UHTLP Petugas Toga

29 Suparto UHTLP Petugas Toga

30 Bambang Siswanto UHTLP Petugas Toga

31 H. Slamet Winarko UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

32 Imam Prayitno UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

33 Sholeh UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

34 Suparman UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

35 Supeno UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

88

NO NAMA BAGIAN KETERANGAN/SEKSI

36 Suyoto UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

37 Sugiono UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

38 Taib UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

39 Solekhan UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

40 Poniri UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

41 Sutrisno A. UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

42 Teguh UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

43 Erik UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

44 Achmad UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

45 Agus Budi Mario UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

46 Sucipto UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

47 Agus Supriono UHTLP Panggung, Kursi & Kebersihan

48 Budi Triono UHTLP Sound, Air & Transportasi

49 Tholib UHTLP Sound, Air & Transportasi

50 Agus Wandi UHTLP Sound, Air & Transportasi

51 Sri Murtamami, S.AP UHTLP Konsumsi

52 Toifah UHTLP Konsumsi

53 Ferrial UHTLP Konsumsi

54 Kustiyani UHTLP Konsumsi

55 Patram UHTLP Konsumsi

56 Takim UHTLP Konsumsi

57 Dikin UHTLP Konsumsi

58 Soedarsono UHTLP Konsumsi

59 Djoko UHTLP Konsumsi

60 Matali UHTLP Konsumsi

Wisuda/Yitno/Surtug-P2

Malang ;

Panitia Wisuda Program Diploma,

Sarjana dan Pascasarjana

Wakil Ketua,

Dra. Ratnawati

NIP. 131 118 142

89

3. Contoh Surat-surat Wisuda :

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Pemberitahuan & mohon bantuan personil

Kepada : Yth. Kapolsek Lowokwaru

Jl. Sudimoro No.17

M a l a n g

Dengan hormat kami beritahukan, bahwa Universitas Brawijaya akan menyelenggarakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada :

Hari : S a b t u

Tanggal : 1 Desember 2007

Jam : 08.00 WIB. – selesai

Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya.

Sehubungan dengan hal tersebut dan untuk kelancaran pelaksanaan Wisuda, kami mohon bantuan personil sebanyak 5 orang untuk pengaturan lalu lintas.

Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Panitia Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana

Wakil Ketua,

Tembusan kepada Yth. : Dra. Ratnawati

NIP. 131 118 142

1. Bapak Rektor Unibraw. 2. Sie Keamanan / Perparkiran Unibraw 3. Komandan SATPAM Unibraw.

90

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Pemberitahuan & mohon bantuan personil

Kepada : Yth. Komandan SATPAM


M a l a n g

Sehubungan akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada tanggal 1 Desember 2007, dengan kami mohon bantuan Saudara untuk mengerahkan personil guna pengamanan lalu lintas jalan dan mengarahkan kendaraan ke tempat parkir pada :

I. GLADI BERSIH

Hari : Jum’at

Tanggal : 30 Nopember 2007

Jam : 15.00 WIB. s/d selesai

Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya. (Jumlah personil 8 orang)

II. PELAKSANAAN WISUDA

Hari : Sabtu


Jam : 06.00 WIB. s/d selesai

Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya,

Jumlah personil 25 orang tenaga SATPAM dan 5 orang tenaga pengatur parkir.

Menganai hal-hal yang berhubungan dengan keamanan/perparkiran mohon koordinasi dengan Sdr. Drs. Suharyo gedung Rektorat lantai 4.

Demikian atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.


Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Sdr. Drs. Suharyo

Sie Keamanan /Perparkiran Wisuda UB

91

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Paduan Suara Pada Acara Wisuda Periode II Tahun Akademik 2007/2008

Kepada : Yth. Ketua Tim Paduan Suara


M a l a n g

Sehubungan dengan akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008, dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk menugaskan Tim Paduan Suara pada acara tersebut yang dilaksanakan pada :

I. GLADI BERSIH

Hari : Jum’at


Jam : 15.00 WIB.



Hari : S a b t u


Jam : 08.00 WIB.


Demikian atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.


Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

1. Pembantu Rektor III Unibraw

2. Kepala Bagian Kemahasiswaan Unibraw.

92

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Meliput Acara Wisuda Program Diploma,

Sarjana dan Pascasarjana

Kepada : Yth. Redaksi

Sehubungan dengan akan diselenggarakan acara Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada :

Hari : S a b t u


Jam : 08.00 WIB. – selesai


Kami mohon bantuan Saudara untuk meliput acara tersebut di atas.



Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Ka. Humas

Universitas Brawijaya, Malang

93

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Permohonan tidak memadamkan

Aliran Listrik Gardu 460

Kepada : Yth. Kepala PLN

Cabang Dinoyo

Jl. MT. Haryono

Di Dinoyo - Malang

Dengan hormat, bersama ini kami beritahukan bahwa pada tanggal 1 Desember 2007 Universitas Brawijaya akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 tempat Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, sekiranya ada pemadaman aliran listrik di wilayah Universitas Brawijaya, kami mohon kebijaksanaannya untuk tidak dilaksanakan pemadaman aliran listrik pada gardu 460 pada hari Jum’at - Sabtu ( tanggal 30 November dan 1 Desember 2007).



Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

1. Kabag UHTLP

2. Sdr. H. Wiyanto

94

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Mohon Bantuan Petugas Pedel

Kepada : Yth. Sdr. Mardiantono

Staf Bagian Kepegawaian


M a l a n g

Sehubungan dengan akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008, dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk bertindak sebagai Petugas Pedel pada acara tersebut yang dilaksanakan pada :

I. GLADI BERSIH

Hari : Jum’at


Jam : 15.00 WIB.



Hari : S a b t u


Jam : 07.00 WIB s/d selesai




Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Sdr. Kabag Kepegawaian


95

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Mohon Bantuan Personil MENWA

Kepada : Yth. Sdr. Komandan

Satuan Resimen Mahasiswa 803


M a l a n g

Sehubungan dengan akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008, dengan ini kami mohon bantuan 15 personil untuk pengamanan pada :

Hari : S a b t u




Pakaian : Mohon koordinasi dengan Sdr. Drs. Hadi Mulyono, M.AP

(Sie Terima Tamu ) Bagian Tata Usaha - gedung Rektorat lantai 1



Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Sdr. Drs. Hadi Mulyono, M.AP

Sie Terima Tamu Wisuda

96

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Pembaca Do’a

Kepada : Yth. Sdr. Ketua PPA


M a l a n g

Sehubungan dengan akan diselenggarakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada :

Hari : S a b t u


Jam : 09.00 WIB.


Kami mohon bantuan Saudara untuk menunjuk petugas sebagai Pembaca Do’a pada acara tersebut.



Wakil Ketua,

Dra. Ratnawati

NIP. 131 118 142

97

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Tempat Ganti Pakaian Toga

Kepada : Yth. Bapak/Ibu Anggota Senat


M a l a n g

Diberitahukan dengan hormat kepada Bapak/Ibu Anggota Senat Universitas Brawijaya, bahwa untuk tempat ganti pakaian toga pada acara Rapat Terbuka Senat dalam rangka Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada :

Hari : S a b t u


Tempat : di lobby Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya.

Pakaian : Pria -atas warna putih, bawahan warna hitam ( gelap ).

Wanita - menyesuaikan

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, dimohon kepada Bapak/Ibu sudah hadir ditempat pada pukul 07.00 WIB.

Demikian atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.


Wakil Ketua,

Dra. Ratnawati

Tembusan kepada Yth. NIP. 131 118 142

Rektor Universitas Brawijaya

CATATAN :

Bila berhalangan hadir, mohon telepon ke pesawat 117-118

Sekretaris Wisuda ( HESTI INDRATIN RAHAYU )

Bagian Akademik – Gedung Rektorat lantai 2

98

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Permintaan Personil

Kepada : Yth. K e t u a

Unit Aktivitas KSR


Malang

Sehubungan akan dilaksanakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada tanggal 1 Desember 2007 tempat Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya, dengan ini kami mohon bantuan Saudara sejumlah 6 personil KSR untuk membantu panitia dalam hal kesehatan pada acara tersebut.

Mengenai hal-hal yang berhubungan dengan Kesehatan, mohon koordinasi dengan Panitia Wisuda Sdr. Drs. Soeharyo (Sie Keamanan/ Perparkiran Gedung Rektorat lantai 4 – Bagian Perlengkapan).



Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Sdr. Drs. Soeharyo

Sie Keamanan/Perparkiran Wisuda


99

SURAT TUGAS

Nomor : /J10.10/AK/2007

Sehubungan dengan pelaksanaan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008, maka kami menugaskan kepada Saudara Kasub. Bagian Akademik/Pengajaran Fakultas/Program Pasca-sarjana dan Program Bahasa dan Sastra di lingkungan Universitas Brawijaya seperti tersebut di bawah ini :

No KETERANGAN FAKULTAS/PROGRAM

1 Kasubbag. Akademik Hukum

2 Kasubbag. Akademik Ekonomi

3 Kasubbag. Akademik Ilmu Administrasi

4 Kasubbag. Akademik Pertanian

5 Kasubbag. Akademik Peternakan

6 Kasubbag. Akademik T e k n i k

7 Kasubbag. Akademik Kedokteran

8 Kasubbag. Akademik Perikanan

9 Kasubbag. Akademik M I P A

10 Kasubbag. Akademik Teknologi Pertanian

11 Kasubbag. Akademik Program Pascasarjana

12 Bagian Akademik Program Bahasa dan Sastra

Untuk membantu tugas Panitia Wisuda pada tanggal 1 Desember 2007 dalam pelaksanaan tersebut.

Demikian Surat Tugas ini dibuat, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Malang ;


Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

Sdr. Dekan /Direktur Pascasarjana


100

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Mohon pinjam pakai tempat parkir

Kepada : Yth. Sdr. D e k a n

Fakultas Ekonomi


M a l a n g

Sehubungan dengan akan diselenggarakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 Universitas Brawijaya, maka kami mohon bantuan dan ijin untuk menggunakan lokasi parkir areal gedung Fakultas Ekonomi baru guna keperluan tempat parkir undangan VIP dan Panitia pada :

Hari : S a b t u





Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

1. Kepala Tata Usaha Fak. Ekonomi

3. Sie Keamanan/Perparkiran Wisuda

101

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Mohon ijin dan pinjam pakai

Tempat Parkir / Lokasi

Kepada : Yth. D e k a n

Fakultas Teknologi Pertanian


M a l a n g

Sehubungan dengan akan diselenggarakan Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 pada tanggal 1 Desember 2007 tempat Gedung Sasana Samantha Krida Universitas Brawijaya, dengan ini kami mohon bantuan Saudara demi suksesnya acara tersebut, yaitu :

1. Mohon pinjam tempat parkir untuk keperluan Gladi Bersih pada :

Hari : Jum’at



2. Mohon pinjam halaman parkir sebelah utara pada :

Hari : S a b t u



Selanjutnya kami mohon agar pintu gerbang depan Gedung Sasana Samantha Krida dibuka, demi kelancaran pelaksanaan wisuda tersebut.



Wakil Ketua,


NIP. 131 118 142

1. Sie Perlengkapan & Transportasi Wisuda

2. Sie Keamanan / Perparkiran Wisuda

102

Nomor : /J10.10/AK/2007

Lampiran : -

Perihal : Latihan Prosesi

Kepada : Yth. Sdr. Panitia Wisuda


M a l a n g

Diberitahukan dengan hormat bahwa, latihan prosesi dalam rangka Wisuda Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana periode II tahun akademik 2007/2008 akan diselenggarakan :

Hari : Jum’at



Tempat : Gedung Sasana Samantha Krida Unibraw.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, dimohon semua panitia hadir tepat pada waktunya.

Demikian atas perhatian, kami ucapkan terima kasih.


Wakil Ketua,

Dra. Ratnawati

NIP. 131 118 142

103

11) Prosedur Pengunduran Diri


• Masa studi adalah masa untuk menyelesaikan beban studi dalam mengikuti proses

pendidikan

• Nilai Kredit adalah hasil dari perkalian nilai angka terakhir dengan sks mata kuliah;

• Mahasiswa dinyatakan putus studi apabila dalam keadaan sesuatu dan lain hal tidak

dapat melanjutkan kegiatan akademik disebabkan oleh masalah administrasi

dan/atau evaluasi akademik;

• Pernyataan putus studi diputuskan oleh Rektor atas usul yang bersangkutan yang

diketahui oleh orang tua dan pimpinan Fakultas/Program.

B. ISTILAH

Mengundurkan diri adalah mahasiswa yang bersangkutan mengajukan berhenti

melakukan kegiatan akademik di Universitas Brawijaya atas kehendak sendiri.

C. REFERENSI


Nasional;


Tinggi;







• SK rektor tentang Kalender Akademik;




• Mahasiswa yang mengajukan mengundurkan diri harus terdaftar sebagai mahasiswa


• Mahasiswa mengajukan surat permohonan pengunduran diri yang diketahui oleh

orang tua ditujukan pada Rektor dan tembusan ke Dekan/Program dan BAAK.

E. PERSIAPAN

• Siapkan data registrasi administrasi mahasiswa aktif;

• Siapkan data akademik mahasiswa aktif.

104

F. PELAKSANAAN

• Menerima surat permohonan pengunduran diri dari mahasiswa;

• Periksa status administrasi dan status akademik di SIAKAD;

• Proses pembuatan surat pengunduran diri bulai batas akhir yang bersangkutan

terdaftar di Universitas Brawijaya;

• Proses daftar nilai di Fakultas/Program jika diminta.


Tujuan Penjelasan prosedur mahasiswa mengundurkan diri karena

keinginan sendiri

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat Keterangan Rektor tentang Pengunduran

Diri

Ruang Lingkup Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya Surat

Keterangan Rektor tentang Pengunduran Diri.


2. UPPTI


4. Fakultas

5. Program











Mahasiswa;



6. SK rektor tentang Kalender Akademik;





9. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi

Mahasiswa Universitas Brawijaya

10. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas

Brawijaya


Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan Pengunduran Diri

105


1 Menerima surat permohonan Mengundurkan Diri

dari mahasiswa

Surat Keterangan

Pengunduran diri

2 Periksa status administrasi dan status akademik di

SIAKAD

Status di SIAKAD

3 Proses Surat Keterangan Mengundurkan Diri mulai

batas terakhir ybs terdaftar di Universitas Brawijaya

Draf Surat Keterangan

Rektor

4 Memohon persetujuan Bagian Pendidikan, BAAK

untuk pengerahan

Surat Keterangan Rektor

tentang Pengunduran Diri

5 Melakukan up date status mengundurkan diri di

SIAKAD

Status registrasi administrasi

6 Pendistribusian Surat Keterangan Rektor tentang

Penguduran Diri

Tanda terima Surat

Keterangan

7 Proses Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik di

Fakultas/Program ditandatangani oleh Pembantu

Dekan I

Transkrip akademik

106

H. DIAGRAM ALIR

107

I. PENJELASAN

1. Fakultas menerima Surat Permohonan Mengundurkan diri dari Mahasiswa.

2. Kemudian Fakultas mengecek status admininistrasi dan status akademik pada aplikasi

SIAKAD, jika bermasalah, maka Fakultas meminta mahasiswa menyelesaikan masalah

tersebut.

3. Fakultas kemudian membuat Draft Surat Keterangan Rektor untuk diserahkan ke BAAK.

4. BAAK kemudian meminta persetujuan rektor atas pengunduran diri mahasiswa tersebut

kemudian membuat membuat Surat Keterangan Rektor tentang pengunduran diri

mahasiswa.

5. Kemudian Surat Keterangan Rektor oleh BAAK diserahkan ke UPPTI.

6. UPPTI kemudian melakukan update status mahasiswa di aplikasi SIAKAD, setelah itu

menyerahkan Surat Keterangan Rektor kepada Fakultas.

7. Fakultas kemudian memproses Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik, setelah itu

meminta pengesahan dari Pembantu Dekan I.

8. Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik yang sudah disahkan diserahkan pada

mahasiswa yang mengundurkan diri.

108

J. LAMPIRAN

1. Contoh Pemohonan Pengunduran Diri

Kepada Yth.

Rektor Universitas Brawijaya

Malang

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :

NIM :

Program Studi :

Fakultas :

Dengan ini kami mengajukan permohonan mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya karena ……………

Demikian permohonan kami buat, untuk dapat ditindak lanjuti.

Hormat kami,

Mengetahui/Menyetujui Pemohon

Orang tua mahasiswa

(__________________) (_______________)

Tembusan :

1. Dekan Fakultas/Program…….

2. Ketua Jurusan……………..

109

2. Contoh Penerbitan Surat Keterangan pengunduran Diri

SURAT KETERANGAN

Nomor: /J10.10/AK/200.

Rektor Universitas Brawijaya menerangkan bahwa mahasiswa di bawah ini :

Nama : ……………………..

NIM : ……………………..

Fakultas/Jurusan : ………….. / ……………

Tahun Masuk : …………..

Terhitung mulai tanggal …………….. mengundurkan diri dari Fakultas …………… Universitas Brawijaya, untuk ……………………………………

Demikian surat keterangan ini dikeluarkan atas permohonan yang bersangkutan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

An. Rektor

Pembantu Rektor I

……………………………………….

NIP. ………………………..

Tembusan kepada Yth.

1. Dekan Fakultas ………. UB

2. Sdr. Kasubbag. Akademik Fakultas ………….. UB

110

12) Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan

A. TUJUAN

1. Meningkatkan efisiensi pelaksanaan perkuliahan.

2. Memberikan kemudahan pada mahasiswa, dosen dan tenaga administrasi/TU dalam

pelaksanaan perkuliahan.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Tenaga Administrasi/TU

3. Dosen Tamu

4. Dosen/Dosen Koordinator matakuliah.

C. DIAGRAM ALIR

PELAKSANAAN PERKULIAHAN REGULER

111

PELAKSANAAN KULIAH TAMU

112

D. PENJELASAN

PERKULIAHAN REGULER

1. Dosen Koordinator mata kuliah membuat dan menyerahkan jadwal topik perkuliahan ke

TU.

2. TU mengumumkan jadwal topik perkuliahan di papan pengumuman.

3. Petugas kelas menyiapkan fasilitas perkuliahan dalam ruang kuliah.

4. Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan.

5. Dosen hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan dengan membawa

presensi kuliah.

6. Dosen memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan.

7. Mahasiswa mengisi presensi kuliah.

8. Dosen mengisi presensi kuliah dan topik yang diajarkan serta memantau presensi

mahasiswa.

9. Setelah selesai memberi kuliah, dosen mengembalikan presensi kuliah ke TU.

10. Petugas kelas merapikan ruangan dan mengembalikan alat bantu perkuliahan (LCD dan

pengeras suara).

KULIAH TAMU

1. Koordinator menentukan topik kuliah.

2. Koordinator mata kuliah menentukan jadwal kuliah tamu sesuai dengan topik kuliah

yang telah ditentukan.

3. Koordinator mata kuliah menguhubungi dosen yang akan memberikan materi pada

kuliah tamu.

4. Koordinator mata kuliah melaporkan ke Jurusan perihal akan ada kuliah tamu.

5. Jurusan mengeluarkan biaya untuk konsumsi serta akomodasi dosen tamu dan

diserahkan kepada Dosen Koordinator.

6. Dosen Koordinator mendampingi Dosen Tamu selama pelaksanaan kuliah.

7. Petugas kelas menyiapkan fasilitas perkuliahan dalam ruang kuliah.

8. Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan.

9. Dosen Koordinator mata kuliah dengan membawa presensi kuliah dan dosen tamu

hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan.

10. Dosen Tamu memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan.

11. Mahasiswa mengisi presensi kuliah.

12. Dosen Koordinator mengisi dan mengembalikan presensi kuliah ke TU.

13. Petugas kelas merapikan ruangan dan mengembalikan alat bantu perkuliahan (LCD dan

pengeras suara).

113

E. LAMPIRAN

Contoh Daftar Peserta (Presensi) Kelas

DAFTAR PESERTA (PRESENSI) KELAS

Matakuliah : Biologi Umum Hari : Selasa Kode : MAB 4171 Jam : 07.00 Kelas : A Ruang : RB Dosen Ketua : Dr. Nunung H., M.S. Peserta : 48

No Nama NIM 1/4’08 8/4’08 15/4’08 ....

1 Andi 08010042 paraf

2

3

4

.

.

.

.

Dosen paraf

Contoh Presensi Kegiatan Perkuliahan

KEGIATAN PERKULIAHAN

Matakuliah : Biologi Umum Semester : Ganjil 2007/2008

No Tanggal Nama Dosen

Pokok Bahasan

Tandatangan

1 1 April 2008 Nunung H Mikroskop

2 8 April 2008 Nunung H Fotosintesis

Contoh Jadwal Topik Kuliah Biologi Umum

TOPIK KULIAH BIOLOGI UMUM

Matakuliah : Biologi Umum Hari : Selasa Kode : MAB 4171 Jam : 07.00 Kelas : A Ruang : RB

No Tanggal Topik Kuliah Dosen Pengajar

1 1 April 2008 Mikroskop Dr. Nunung H., M.S.

2 8 April 2008 Fotosintesis Drs. Setijono S., M.S.

114

13) Prosedur Pelaksanaan Praktikum Reguler

A. TUJUAN

1. Meningkatkan efisiensi penyeleggaraan praktikum bagi dosen, mahasiswa dan

laboran di JB-UB.

2. Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggaraan praktikum di JB-UB.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Dosen

3. Laboran dan teknisi

4. Asisten

5. Jurusan

C. DIAGRAM ALIR

115

D. PENJELASAN

1. Tim dosen mata kuliah menyusun topik dan jadwal praktikum.

2. Tim dosen mata kuliah menyusun Buku Petunjuk Praktikum.

3. Koordinator mata kuliah mengadakan seleksi asisten praktikum dan mengangkat satu

Koordinator Asisten serta menyampaikan nama-nama asisten praktikum ke Jurusan.

4. Jurusan membuat pengumuman dan SK pengangkatan Asisten praktikum.

5. Tim dosen memberi pengarahan kepada asisten, laboran dan analis mengenai

pelaksanaan praktikum.

6. Mahasiswa mengambil Buku Petunjuk Praktikum kepada koordinator asisten.

7. Laboran dan asisten menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan sesuai dengan topik

praktikum.

8. Mahasiswa datang pada waktu dan tempat di ruang praktikum sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

9. Asisten memberi pengarahan kepada praktikan tentang praktikum yang akan di

kerjakan.

10. Mahasiswa mengerjakan pre-test sesuai dengan topik praktikum yang dikerjakan.

11. Mahasiswa mengambil alat dan bahan praktikum yang sudah disiapkan.

12. Mahasiswa mengerjakan praktikum sesuai topik dan alokasi waktu yang telah

ditentukan.

13. Mahasiswa mengerjakan post-test topik praktikum yang telah dikerjakan.

14. Mahasiswa mengisi presensi praktikum.

15. Mahasiswa mengembalikan peralatan praktikum dan merapikan meja kerja.

16. Mahasiswa membuat dan mengumpulkan laporan (dan dipresentasikan pada minggu

berikutnya*).

17. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti salah satu praktikum wajib mengikuti praktikum

susulan.

18. Dosen dibantu asisten mengoreksi, menilai dan mengembalikan laporan kepada

mahasiswa.

19. Mahasiswa melaksanakan ujian akhir praktikum**.

* pada mata kuliah tertentu.

** dalam bentuk penilaian presentasi atau UAP.

116

E. LAMPIRAN

Contoh Daftar Hadir Praktikan

No NIM NAMA 12/4’08 19/4’08 26/4’08 .... 1 08010042 Andi paraf 2 3 4 . Koordinator Asisten paraf

Contoh Daftar Hadir Asisten

No NAMA 12/4’08 19/4’08 26/4’08 .... 1 Andi paraf 2 3 4 . Paraf Dosen

Contoh Jadwal Topik Praktikum Biologi Umum

JADWAL PRAKTIKUM BIOLOGI UMUM SEMESTER GANJIL 2007/2008

(Praktikum dilaksanakan setiap hari Selasa , Jam : 13.00-16.00)

No Tanggal Topik Praktikum Dosen Penanggung Jawab 1 1 April 2008 Mikroskop Dr. Nunung H., M.S. 2 8 April 2008 Fotosintesis Drs. Setijono S., M.S.

Contoh Formulir peminjaman alat

Formulir peminjaman alat Laboratorium Fisiologi Hewan Jurusan Biologi Universitas Brawijaya

Nama :................. Nim :.................. NO Alat yang dipinjam jumlah Tgl

Pengembalian Paraf Teknisi

1. Mikroskop binokuler 2

Malang,............ Laboran Fisiologi hewan Peminjam Harmaji Budi

117

Contoh Petunjuk Praktikum Genetika

PRAKTIKUM GENETIKA METODA DAN LEMBAR KERJA

Oleh : Tim Pengajar Mata Kuliah Genetika

Jurusan Biologi FMIPA Universitas Brawijaya

JURUSAN BIOLOGI FAKULTAS MATEMATIKA

DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2008

118

Latihan VI Alel Ganda

Tujuan

1. Mempelajari beberapa sifat keturunan pada manusia yang ditentukan oleh pengaruh alel ganda 2. Menganalisis frekuensi gen pada suatu populasi 3. Mempelajari pengertian tentang antigen, antibodi dan reaksi aglutinasi

Bahan-bahan dan peralatan

1. Jari tangan dan darah praktikan 2. Obyek gelas dan pengaduk 3. Lancet dan kaca pembesar 4. Serum anti-A, anti-B, dan anti-Rh 5. Alkohol 70 %

Cara Kerja : a. Gen beralel ganda pada rambut jari tangan 1. Amati jari-jari tangan saudara dengan kaca pembesar 2. Tentukan dengan seksama apakah dijumpai rambut di antara segmen digitalis bagian tengah jari saudara 3. Tentukan genotip saudara 4. Hitung frekuensi genotip populasi kelas, apakah tampak adanya ciri populasi etnik, coba bedakan antara

berbagai variasi etnik dalam populasi kelas. b. Gen beralel ganda golongan darah sistem ABO dan Rh 1. Siapkan gelas obyek yang bersih dan buatlah tiga lingkaran dan beri tanda A, B dan R 2. Pengambilan darah dari jari tangan yang tidak digunakan untuk menulis/bekerja :

- Ayunkan dengan keras tangan saudara beberapa kali - Bersihkan jari tangan saudara dengan kapas yang telah dicelupkan dalam alkohol 70 %, biarkan

mengering sejenak dan jaga agar tidak terkontaminasi - Tusuk jari saudara dengan lancet steril dengan kuat dan cepat. Usaplah tetesan darah pertama

yang keluar dengan kapas beralkohol. - Kemudian teteskan darah berikutnya pada ketiga lingkaran pada gelas obyek yang telah

dipersiapkan. - Teteskan serum anti-A pada lingkaran A, serum anti-B pada lingkaran B dan anti-Rh pada

lingkaran R, dan campurkan dengan cepat menggunakan spatula yang berbeda, agar tidak terkontaminasi.

- Amati lingkaran yang mengalami aglutinasi dan yang tidak. 3. Tentukan genotip saudara 4. Hitung frekuensi genotip populasi kelas, apakah tampak adanya ciri populasi etnik, coba bedakan antara

berbagai variasi etnik yang ada dalam populasi kelas. Bahas dalam laporan saudara.

119

Contoh Laporan Praktikum Genetika

Laporan sementara latihan VI (sah hanya bila ada tanda tangan asisten) a. Gen beralel ganda pada rambut jari tangan

1. Genotip praktikan :

2. Genotip populasi kelas : H1 H2 H3 H4 H5

3. Hitung frekuensi genotip populasi kelas

b. Gen beralel ganda golongan darah sistem ABO dan Rh 1. Genotip praktikan :

2. Genotip populasi kelas A B ABO O Rh+ Rh-

3. Hitung frekuensi genotip populasi kelas

Lampiran

Tabel 1. Gen beralel ganda pada jari jari manusia Genotip Fenotip H1 Rambut yang dijumpai pada semua jari H2 Rambut dijumpai pada jari kelingking, manis dan tengah H3 Rambut hanya pada jari manis dan tengah H4 Rambut hanya pada jari manis saja H5 Tak ada rambut pada keempat jari

Tabel 2. Golongan darah sistem ABO Golongan darah (Fenotip)

Antigen dalam eritrosit

Alel dalam kromosom Genotip

O - i ii A A IA IA IA atau IAi B B IB IB IB atau IBi AB A dan B IA, IA IAIB

120

Rumus frekuensi alel dan genotip a. Rumus frekuensi genotip

Jumlah = p2(AA) + 2 pq(Aa) + q2 (aa) (p+q) 2 = 1 p + q = 1 dengan : p = frekuensi alel dominan (A) q = frekuensi alel resesif (a)

b. Rumus frekuensi genotip untuk alel ganda Jumlah = p2(IAIA) + q2 (IBIB) + r2(ii) + 2 pq(IAIB)+ 2pr (IAi) + 2qr(IBi)

P + q + r = 1 Dengan : p = frekuensi alel IA q = frekuensi alel IB r = frekuensi alel i

c. Rumus frekuensi genotip gen terangkai kromosom X Untuk laki-laki : Jumlah = p (A-) + q (a-) Untuk perempuan : Jumlah = p2(AA) + 2 pq(Aa) + q2 (aa)

Gambar 1. Barr body

Gambar 2. Drumstick

Gambar 3. Karyotipe kromosom manusia (laki-laki)

121

14) Prosedur Pelaksanaan Pembimbingan Aktivitas Akademik

A. TUJUAN

1. Memberikan kemudahan pada mahasiswa dalam pengisian KRS.

2. Memberikan kemudahan pada TU dalam melayani mahasiswa untuk pengisian KRS.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Dosen PA

C. DIAGRAM ALIR

122

D. PENJELASAN

1. Ketua Jurusan memberi tugas kepada Dosen untuk menjadi Dosen PA.

2. Ketua Jurusan mengusulkan kepada Dekan untuk dibuatkan SK Dosen PA.

3. Dosen PA mengundang semua mahasiswa bimbingannya untuk diberi pengarahan.

4. Mahasiswa menemui Dosen PA untuk konsultasi pengisian KRS pada setiap awal

semester.

5. Dosen PA secara berkala berinteraksi dengan mahasiswa (bisa melalui email, telepon

atau menghadap langsung) untuk memantau prestasi akademik mahasiswa

bimbingannnya dalam dua bulan berjalan (pada tengah semester).

6. Dosen PA menerima KHS dari Jurusan.

7. Dosen PA menyerahkan KHS kepada mahasiswa bimbingannya.

8. Mahasiswa menerima KHS sebagai dasar pengisian KRS pada semester berikutnya.

9. Dosen PA mengarsip/menyimpan KHS dan KRS mahasiswa bimbingannya.

10. Dosen PA menyerahkan kepada Dosen Pembimbing skripsi berkas KHS dan KRS

mahasiswa bimbingannya, apabila mahasiswa tersebut telah memprogram skripsi.

11. Dosen PA pengganti tersebut bertugas sebagai Dosen pembimbing skripsi sekaligus

sebagai Dosen PA.

123

15) Prosedur Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa

A. TUJUAN

Memberikan pedoman kepada mahasiswa, Dosen PA dan Tata Usaha dalam proses

pengisian KRS.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Pegawai Administrasi/Tata Usaha

3. Dosen PA

C. DIAGRAM ALIR

124

D. PENJELASAN

1. Staf Administrasi (TU) mengumumkan daftar dan jadwal mata kuliah yang ditawarkan

pada semester yang bersangkutan (ganjil atau genap).

2. Mahasiswa dengan membawa berkas Formulir Pengisian KRS, KHS terakhir dan buku

raport menemui Dosen Penasehat Akademik (PA).

3. Dosen PA mengarahkan mahasiswa tentang pemrograman mata kuliah sesuai dengan

kurikulum dan mata kuliah yang ditawarkan pada semester berikutnya.

4. Dosen PA menandatangani draft KRS mahasiswa.

5. Mahasiswa memasukkan rencana mata kuliah yang diambil dan sudah disetujui oleh

Dosen PA ke dalam pengisian KRS on line.

6. Print out KRS dilampiri draft KRS yang telah disetujui dibawa ke Dosen PA untuk ditanda

tangani.

7. Mahasiswa membawa print out KRS ke TU untuk disahkan (Satu lembar KRS diserahkan

ke TU).

8. Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah disahkan ke Dosen PA untuk diarsipkan.

9. TU menyerahkan berkas KRS yang telah disahkan ke Fakultas.

E. LAMPIRAN

Contoh Formulir pengisian Draft KRS

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

FAKULTAS MIPA-UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jl. Veteran (0341) 551611-551615/ Fax : (0341) 554403 Malang 65145

KARTU RENCANA STUDI (KRS)

SEMESTER GANJIL/GENAP TH.AKADEMIK 2007/2008

Nama Mahasiswa : ............................ Jurusan/PS : ........................ NIM : ............................ Angkatan : ........................ Semester : ............................ No KODE MATAKULIAH KULIAH

(SKS) PRAK (SKS)

JUMLAH (SKS)

MK.BARU/ ULANG

NILAI

1 MAB4140 Biologi Umum 3 1 4 Baru 2 MAP4190 Fisika Dasar 2 1 3 Baru

125

Contoh KRS

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG FAKULTAS MIPA SISTEM INFORMASI AKADEMIK-UB

KARTU RENCANA STUDI

No.Induk : 0410910089 Th.Akademik : 2007-2008 Nama : Santi Semester : Genap Prog.Studi : Biologi Konsentrasi : 00 No. Kode MK Nama MK SKS Keterangan 1 MAB4043 Seminar 1 2 MAB4007 Tugas Akhir 6 3 MAB4200 Bahasa Asing non Inggris 2 Catatan Akademik : Semester : MK lulus = 7 SKS Lulus = 21 IP Lulus = 3.667 MK beban = 7 SKS beban = 21 IP beban = 3.667 Malang, 3 Maret 2008 Catatan Dosen Penasehat Akademik Dosen Penasehat Akademik, ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... Dr. Sri Rahayu, MKes. NIP. 131 652 677

126

Contoh KHS

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG FAKULTAS MIPA SISTEM INFORMASI AKADEMIK-UB

KARTU HASIL STUDI

No.Induk : 0410910089 Th.Akademik : 2007-2008 Nama : Santi Semester : Genap Prog.Studi : Biologi Konsentrasi : 00 No. Kode MK Nama MK SKS Nilai NxK 1 MAB4041 Seminar 1 A 4 2 MAB40421 Bahasa Inggris Biologi 2 A 8 3 MAB4200 Bahasa Asing non Inggris 2 B 6 4 MAB 4007 Skripsi 6 A 24 Jumlah 11 42 Catatan Akademik : Semester : IP beban = 3.82 SKS maksimum yang dapat diambil : 24 Malang, 10 Juli 2007 Catatan Dosen Penasehat Akademik Dosen Penasehat Akademik, ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... Dr. Sri Rahayu, MKes. NIP. 131 652 677

127

16) Prosedur Pelaksanaan Praktikum Lapang

A. TUJUAN

1. Meningkatkan efisiensi penyelenggaraan praktikum lapang bagi dosen, mahasiswa

dan laboran

2. Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggaraan praktikum lapang di UB.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Dosen

3. Laboran dan teknisi

4. Asisten

5. Jurusan

6. Instansi terkait

128

C. DIAGRAM ALIR

130

D. PENJELASAN

1. Dosen Koordinator membuat perencanaan praktikum lapang.

2. Dosen koordinator membuat proposal kegiatan dan diajukan paling lambat 2 bulan

sebelum pelaksanaan kepada Ketua Jurusan untuk mendapat persetujuan serta

bantuan pendanaan.

3. Ketua Jurusan mengevaluasi kegiatan dan pendanaan yang diajukan.

4. Ketua Jurusan menyetujui proposal kegiatan praktikum lapang.

5. TU membuat surat permohonan ijin untuk praktikum lapang kepada instansi yang dituju

untuk praktikum lapang.

6. ketua Jurusan membuat surat tugas dan memberikan dana yang disetujui untuk

pelaksanaan praktikum lapang.

7. Dosen koordinator dengan bantuan asisten dan laboran menyiapkan peralatan dan

bahan serta transportasi ke lapang.

8. Dosen dan asisten memberi pengarahan kepada mahasiswa mengenai kegiatan

pratikum lapang.

9. Mahasiswa dengan bimbingan asisten dan dosen berangkat ke lokasi praktikum sesuai

dengan jadwal yang ditentukan.

10. Mahasiswa melaksanakan pratikum lapang sesuai dengan alokasi waktu yang telah

ditetapkan.

11. Mahasiswa mengerjakan post-test praktikum lapang yang telah dilaksanakan.

12. Mahasiswa membuat laporan sesuai dengan format yang telah ditentukan.

13. Dosen dibantu asisten memeriksa, menilai dan mengembalikan laporan praktikum

lapang.

E. LAMPIRAN

Contoh Format Proposal Praktikum Lapang Proposal praktikum lapang dibuat dengan kisi-kisi sebagai berikut:

I. Tema praktikum lapang. II. Latar belakang diadakannya praktikum lapang. III. Tujuan praktikum lapang. IV. Waktu praktikum lapang. V. Tempat diadakannya praktikum lapang. VI. Jumlah peserta (dosen pembimbing, asisten dan praktikan). VII. Anggaran dana (iuran, jurusan dan sumber lain).

131

Contoh Surat Permohonan Ijin

JURUSAN BIOLOGI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS BRAWIJAYA JL Veteran telp. (0341)557841 Malang 65145

========================================================= Nomor : Malang,.............. Lampiran : Perihal : Permohonan Ijin Praktikum Lapang Kepada Yth.: Direktur Kebun Raya Purwodadi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Jl. Raya Purwodadi Pasuruan Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya pelaksannan praktikum lapangan mata kuliah taksonomi tumbuhan maka bersama ini kami ingin mengajukan permohonan ijin untuk melaksanan praktikum lapang di Kebun Raya Purwodadi. Bentuk kegiatan, waktu dan jumlah peserta yang terlibat dalam praktikum lapang tersebut terdaftar pada proposal kegiatan yang kami lampirkan dalam surat ini. Demikian surat permohonan kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua Jurusan Biologi F MIPA Universitas Brawijaya Dr. Agung Pramana Warih M., MS

132

Contoh Surat Tugas

JURUSAN BIOLOGI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS BRAWIJAYA JL Veteran telp. (0341)557841 Malang 65145

=========================================================

SURAT TUGAS No : 170/......./...../2008

Sehubungan dengan pelaksanaan Praktikum Lapang Mata Kuliah Taksonomi Tumbuhan sebagai bagian dari kegiatan akademik Jurusan Biologi, maka dengan ini Ketua Jurusan Biologi memberi tugas kepada :

Nama : Rodliyati, A., S.Si., PhD NIP : 132126050 Status : Dosen Koordinator matakuliah

Untuk mengkoordinir praktikum lapang Mata Kuliah Taksonomi Tumbuhan pada tanggal 10 Juni 2008 agar kegiatan tersebut berjalan lancar dan berkualitas sesuai dengan standar mutu akademik Jurusan Biologi. Demikian untuk diketahui dan dilaksanakan

Malang, 10 Mei 2008 Ketua Jurusan Biologi FMIPA Universitas Brawijaya

Dr. Agung Pramana Warih M., MS Contoh Format Laporan Praktikum Lapang Laporan Taksonomi Vertebrata memiliki kisi-kisi sebagai berikut:

1. Cover 2. Bab I. Pendahuluan

-Latar Belakang -Tujuan -Batasan Masalah -Manfaat

3. Bab II. Tinjauan Pustaka 4. Bab III. Metodologi 5. Bab IV. Hasil dan Pembahasan 6. Bab V. Penutup 7. Kesimpulan 8. Saran 9. Daftar Pustaka

133

17) Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapang (KKL)

A. TUJUAN

1. Memberikan pedoman kepada mahasiswa, Dosen Koordinator dan Pembimbing

KKL. dan

2. Meningkatkan efisiensi pelaksanaan KKL.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa.

2. Dosen Koordinator KKL.

3. Dosen Pembimbing.

4. Tenaga Administrasi/TU.

5. Instansi terkait.

C. DIAGRAM ALIR

134

D. PENJELASAN

1. Jurusan menunjuk Dosen Koordinator KKL berdasarkan rapat jurusan.

2. Mahasiswa memprogram mata kuliah KKL setelah menempuh 72 sks.

3. Dosen Koordinator KKL memberikan pengarahan tentang pelaksanaan KKL.

4. Mahasiswa menentukan topik dan Pembimbing KKL.

5. Mahasiswa mengajukan permohonan kepada Ketua Jurusan untuk dibuatkan surat

permohonan ijin KKL kepada instansi yang dituju (khusus KKL di luar JB-UB).

6. Ketua Jurusan membuat surat perijinan KKL.

7. Mahasiswa menyampaikan surat ijin KKL kepada instansi yang dituju.

8. Mahasiswa menerima surat persetujuan ijin KKL.

9. Mahasiswa menyerahkan surat persetujuan ijin KKL kepada Dosen Koordinator KKL.

10. Mahasiswa melaksanakan KKL sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh instansi yang

dituju.

11. Mahasiswa membuat dan menyerahkan laporan KKL kepada Dosen Koordinator KKL,

Pembimbing dan Instansi terkait.

12. Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing menentukan Dosen penguji KKL.

13. Mahasiswa membuat poster untuk dipresentasikan di depan Dosen Penguji.

14. Dosen Penguji menyerahkan nilai KKL kepada Dosen Koordinator KKL.

15. Dosen Koordinator KKL menyerahkan nilai kepada Ketua Jurusan.

16. Ketua Jurusan menyerahkan nilai kepada Fakultas.

135

E. LAMPIRAN

Contoh surat Pengajuan ijin KKL

136

Contoh Poster hasil KKL

137

Contoh Pengumuman KKL

BAGI CALON PESERTA

KKL BIOLOGI

YANG AKAN MEMPROGRAM PADA SEMESTER GENAP 2007/2008

HARAP HADIR PADA ACARA PENGARAHAN YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA

HARI SELASA,

TGL 15 JANUARI 2008, PUKUL 08.00-09.00 WIB

DI LAB. TAKSONOMI TUMBUHAN

Terima kasih,

Koordinator KKL,

Bu Rodli

138

Pengajuan untuk Pembuatan Surat Pengantar KKL

PENGAJUAN SURAT PENGANTAR KEPADA INSTANSI KKL BIOLOGI

Nama : ______________________________________________________ NIM : ______________________________________________________ Topik/Judul : ______________________________________________________ ______________________________________________________ Instansi Tujuan : ______________________________________________________ Alamat : ______________________________________________________ Waktu Pelaksanaa : ______________________________________________________

Malang,........................ Kordinator KKL, -------------------------------- NIP.

Contoh Surat Rekomendasi Hasil Pelaksanaan KKL

Kepada Yth. Ketua Jurusan Biologi FMIPA- UNIBRAW Di tempat Saya yang bertandatangan di bawah ini, Nama : NIP (kalau ada) : Instansi : Memberi keterangan bahwa mahasiswa di bawah ini: Nama : NIM : Memiliki kelebihan:

Perlu ditingkatkan/diperbaiki:

Demikian rekomendasi ini saya buat dengan sebenarnya. ............................,................................. Pembimbing I KKL

...............................................

139

Contoh Log Book pembibingan KKL

Contoh Logbook

No. Tanggal Kegiatan Paraf

Pembimbing

Contoh Undangan Ujian PKL

Perihal : Undangan Ujian PKL Kepada Yth. Bapak/Ibu ................................................................. Di Tempat. Dengan Hormat, Dimohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menguji PKL mahasiswa tersebut dibawah ini : Nama : ....................................................................... NIM : ....................................................................... Hari/Tanggal :....................................................................... Pukul : ....................................................................... Tempat : ....................................................................... Judul :........................................................................ Demikian undangan ini, atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Malang, Koordinator PKL

(............................................................) NIP.

140

Penilaian KKL

PENILAIAN KKL MAHASISWA JURUSAN BIOLOGI FMIPA-UNIBRAW (PEMBIMBING)

Nama Mahasiswa : ................................................................. NIM : ..................................................................

No Kreteria Penilaian Bobot (B) Nilai/Angka (N) BxN

1. Pemahaman 30%

2.

Penyajian Poster - Daya tarik 15% - Keindahan 10% - Kejelasan isi/pesan yang

disampaikan 20%

3. Hasil kerja (termasuk penulisan draft poster)

25 %

Jumlah

Catatan : Malang,............................ C : >55-<60 Pembimbing, C+: >60-<69 B : >69-<75 B+ : >75-<80.9 A : >81-<100

.............................................

Pada setiap konsultasi, Pembimbing dimohon menulis dan menandatangani materi yang dikonsultasikan oleh mahasiswa di kartu konsultasi.

PENILAIAN KKL MAHASISWA JURUSAN BIOLOGI FMIPA-UNIBRAW ( PENGUJI )

Nama Mahasiswa : .................................................................. NIM : ..................................................................

No Kreteria Penilaian Bobot (B) Nilai/Angka (N) BxN

1. Pemahaman 35%

2.

Penyajian Poster - Daya tarik 20% - Keindahan 15% - Kejelasan isi/pesan yang

disampaikan 30%

Jumlah

Catatan : Malang,.......................... C : >55-<60 Penguji, C+: >60-<69 B : >69-<75 B+ : >75-<80.9 A : >81-<100 ........................................

141

18) Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)

A. TUJUAN

Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen penyelenggaran

KKN UB.

B. PIHAK YANG TERKAIT

1. Ketua Jurusan;

2. Tim pengelola KKNK;

3. Staf Desa/Pemerintahan

4. Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM);

5. Staf administrasi/TU; dan

6. Mahasiswa.

142

C. DIAGRAM ALIR

143

D. PENJELASAN

1. Jurusan menentukan lokasi/daerah tempat KKNK dan menunjuk koordinator/tim

pengelola KKNK;

2. Ketua Jurusan membuat Surat Tugas kepada dosen yang telah ditetapkan sebagai Tim

Pengelola KKNK;

3. Tim Pengelola KKNK mengadakan rapat persiapan untuk pelaksanaan KKNK;

4. TU mengumumkan agenda pelaksanaan KKNK kepada mahasiswa serta menyediakan

formulir pendaftaran;

5. TU membuka pendaftaran peserta KKNK;

6. Tim Pengelola menyusun proposal kegiatan KKNK sesuai dengan jumlah peserta KKNK;

7. Jurusan mengajukan surat permohonan kesediaan kepada instansi terkait untuk

memberikan materi pembekalan KKNK;

8. Jurusan menyampaikan perijinan lokasi KKNK kepada instansi terkait;

9. Tim Pengelola mencari rumah untuk pos dan tempat tinggal/pondokan mahasiswa

KKNK;

10. Tim Pengelola menyusun jadwal tetap pelaksanaan KKNK secara terperinci;

11. TU mengumumkan jadwal pelaksanaan pembekalan KKNK;

12. Tim Pengelola memberi pembekalan kepada mahasiswa peserta KKNK;

13. Mahasiswa mempersiapan rencana program, bekal, dan transportasi untuk pelaksanaan

KKNK;

14. Tim pengelola mengantar mahasiswa ke lokasi KKNK;

15. Mahasiswa melakukan observasi mengenai permasalahan dan potensi desa serta

silaturahmi ke Pemuka/Tokoh dan Perangkat Desa;

16. Mahasiswa memverivikasi rencana dan jadwal program kerja KKNK berdasarkan

rencana yang telah disusun dan hasil observasi lapang;

17. Mahasiswa melaksanakan program kerja KKNK sesuai jadwal;

18. Tim Pengelola mengadakan kunjungan lapang dan mengevaluasi kegiatan KKNK;

19. Tim Pengelola menjemput dan menutup KKNK di Lokasi;

20. Mahasiswa membuat laporan pelaksanaan KKNK;

21. Mahasiswa mempresentasikan laporan pelaksanaan KKNK;

22. Mahasiswa memperbaiki Laporan KKNK dan menyerahkan ke Jurusan serta instansi

terkait;

23. Tim Pengelola memberikan penilaian laporan dan hasil presentasi pelaksanaan KKNK;

24. Jurusan mengarsipkan nilai dan laporan mahasiswa peserta KKNK kepada Jurusan

Biologi untuk diteruskan ke Fakultas MIPA.

144

E. LAMPIRAN

Contoh Surat Ijin Penggunaan Lokasi KKN

145

19) Prosedur Penyelenggaraan Skripsi

A. TUJUAN

Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi manajemen dalam penyelenggaraan skripsi.


1. Ketua Jurusan.

2. Dosen pembimbing skripsi.

3. Dosen koordinator seminar proposal dan seminar hasil penelitian.

4. Dosen penguji.

5. Staf admistrasi/TU.

6. Mahasiswa.

146

C. DIAGRAM ALIR

147

D. PENJELASAN

1. Mahasiswa memprogram skripsi dalam KRS bagi yang telah menempuh 108 sks.

2. Mahasiswa menentukan bidang minat skripsi.

3. Mahasiswa menentukan dosen pembimbing utama skripsi.

4. Pembimbing Utama menentukan pembimbing pendamping.

5. Mahasiswa mendaftar ke Administrasi Jurusan untuk pembimbingan skripsi.

6. Ketua Jurusan mengusulkan Surat Tugas dosen pembimbing skripsi ke Fakultas.

7. Mahasiswa dengan bimbingan dosen pembimbing menentukan topik penelitian skripsi

dan menyusun proposal sesuai metode penulisan skripsi.

8. Mahasiswa memprogram seminar proposal dalam KRS.

9. Mahasiswa mendaftar seminar proposal kepada Koordinator seminar proposal.

10. Mahasiswa melaksanakan seminar proposal yang dihadiri dosen penguji dan

pembimbing serta mahasiswa yang memprogram skripsi dilengkapi form penilaian dan

presensi mahasiswa di kartu peserta.

11. Mahasiswa melakukan perbaikan proposal sesuai saran-saran pembimbing dan penguji

yang diberikan dalam seminar proposal.

12. Mahasiswa membuat surat perijinan untuk melakukan penelitian di laboratorium atau

lapang yang diketahui Pembimbing dan atau Ketua Jurusan.

13. Mahasiswa melaksanakan penelitian skripsi atas bimbingan dosen pembimbing.

14. Mahasiswa melaksanakan analisis atau interpretasi data hasil penelitian dengan

bimbingan dosen pembimbing.

15. Mahasiswa memprogram Seminar Hasil Penelitian (SHP) dalam KRS.

16. Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing dan dosen penguji menentukan jadwal

seminar hasil penelitian.

17. Mahasiswa mendaftar seminar hasil penelitian kepada koordinator seminar hasil

penelitian.

18. Mahasiswa melaksanakan Seminar hasil penelitian yang dihadiri dosen pembimbing dan

penguji serta mahasiswa pemrogram seminar hasil penelitian.

19. Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing menyusun naskah lengkap skripsi sesuai

saran-saran dari seminar hasil penelitian.

20. Mahasiswa dengan persetujuan dosen pembimbing dan dosen penguji menentukan

jadwal ujian skripsi.

21. Mahasiswa mendaftar ujian skripsi ke bagian administrasi/TU setelah menyelesaikan

persyaratan administrasi untuk ujian.

22. Ketua Jurusan mengusulkan Surat Tugas dosen penguji.

23. TU Jurusan membuat undangan untuk pelaksanaan ujian skripsi.

24. Mahasiswa melaksanakan ujian skripsi secara tertutup dihadapan dosen penguji.

25. Staf administrasi jurusan mendokumentasikan hasil penilaian dan saran-saran yang

diberikan oleh mahasiswa.

26. Mahasiswa memperbaiki naskah skripsi dengan bimbingan dosen pembimbing.

27. Mahasiswa menyerahkan naskah skripsi yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing

dan disyahkan oleh Ketua Jurusan ke bagian Tata Usaha Jurusan dan pihak terkait.

28. TU mengarsipkan nilai dan naskah skripsi.

148

E. PENJELASAN

Contoh Undangan Penguji Skripsi

UNDANGAN

Kepada Yth. : Bapak/Ibu ………………………………………………… Di Tempat. Bersama ini dengan hormat kami mengharap kehadiran Bapak /Ibu menguji SKRIPSI pada : Hari / Tanggal : ……………………………………………………………. Waktu : …………………………………………………………….. Tempat : …………………………………………………………….. Acara : Ujian Skripsi An : ………………………………………… Judul Skripsi : …………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… Demikian, atas perhatian dan bantuannya kami sampaikan terima kasih. Malang, …………………… Ketua Jurusan, Dr. Agung Pramana Warih,M,MS NIP. 131 971 480 Contoh Formulir Nilai Skripsi

PENILAIAN UJIAN SKRIPSI

Judul Skripsi : Nama : NIM : Tanggal ujian : Materi yang dinilai

no Materi P Nilai (Angka) P x N 1. Kemandirian 10 % 2. Kedisiplinan 5 % 3. Kesungguhan & Kejujuran 5 % Jumlah 1. Naskah Skripsi( Bahasa,Sistematika & Isinya ) 50% 2. Penyajian (Ujian) 10% 1. Pengembangan ide dasar 20% 2. Jumlah

Malang, Pembimbing, ………………………………….. NIP.

149

PENILAIAN UJIAN SKRIPSI Judul Skripsi : Nama : NIM : Tanggal ujian : : Materi yang dinilai

no Komponen yang di nilai Nilai (N) Prosentase(P) NxP 1. Naskah Skripsi :

(Bahasa, sistematika dan isinya ) 50 %

2. Penyajian ( Ujian ) 10 % 3. Pengembangan 20 % Jumlah

Malang, Penguji, ……………………………………. NIP.

Contoh Berita Acara Ujian Skripsi

BERITA ACARA UJIAN SKRIPSI

Pada Hari / Tgl. : J a m : Tempat : Telah Diuji : Nama Mahasiswa : Jurusan / NIM. : Judul SKRIPSI : dengan hasil : ………. Dosen Penguji I Dosen Penguji II …………………………… ………………………… NIP……………………… NIP……………………… Dosen Penguji III Dosen Penguji IV ………………………… ……………………… NIP……………………… NIP……………………

Dosen Penguji V .......................................... NIP...................................

150

Lembar Persetujuan Ujian Skripsi

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS MIPA JURUSAN BIOLOGI

LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN SKRIPSI Nama : NIM : Judul Skripsi : Pelaksanaan Ujian : Hari : Tanggal : Pukul :

Menyetujui : Pembimbing I/Penguji I Pembimbing II/Penguji II

……………………………… ……………………………… NIP. NIP. Penguji III Penguji IV ………………………………… ……………………………… NIP. NIP.

Penguji V ……………………………… NIP…………………………

Ket : Dikembalikan ke Jurusan Biologi 10 hari sebelum saat ujian

151

Formulir Biodata Calon Sarjana

FORMULIR BIODATA CALON SARJANA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS MIPAJURUSAN BIOLOGI

I. DATA CALON SARJANA 1. Nama : 2. NIM : 3.Tempat/tanggal lahir : 4. Umur Sekarang : 5. Jenis Kelamin : 6. Agama : 7. Status perkawinan : 8. Alamat : 9. Nama Orang Tua : 10. Pekerjaan Orang Tua : 11. Alamat Orang Tua : 12. Telepon dan HP : II. RIWAYAT PENDIDIKAN 1. Tahun masuk P.T. : 2. Pindahan dari : - 3.Tanggal/Tahun Lulus: 4. Gelar yang diperoleh: SSi 5. Fakultas : MIPA 6. Jurusan : Biologi III. DATA AKHIR PENDIDIKAN Judul Skripsi : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Dosen Pembimbing : I.………………………………………

II. ……………………………………

Foto 4x6 = 2 lbr

152

Rincian Penghitungan Nilai Ujian Skripsi

RINCIAN PENGHITUNGAN NILAI UJIAN SKRIPSI Nama : NIM : A. Nilai Pembimbing Skripsi oleh Pembimbing I : (20%) Pembimbing II : Rata-rata A : B. Nilai Ujian oleh Penguji Skripsi Pembimbing I : (80%) Pembimbing II : Penguji I : Penguji II : Penguji III : Rata-rata B :

Nilai Akhir : A + B =

Mengetahui, Pembimbing, (…………………….)

153

20) Prosedur Penyelenggaraan Ujian

A. TUJUAN

Memberikan pedoman penyelnggaraan Ujian teori tengah semester dan akhir semester

serta ujian praktikum.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Panitia Ujian Akhir Semester

3. Dosen

4. Asisten Praktikum

5. Laboran

154

C. DIAGRAM ALIR

UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS)

155

UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

156

UJIAN AKHIR SEMESTER KHUSUS

157

UJIAN PRAKTIKUM

158

D. PENJELASAN

UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS)

1. Jurusan mengumumkan pelaksanaan Ujian Tengah Semester sesuai dengan kalender

akademik Universitas.

2. Dosen koordinator mata kuliah menentukan jadwal teknis UTS sesuai dengan jam

matakuliah pada pekan UTS.

3. Tim pengajar membuat soal UTS.

4. TU menggandakan soal UTS.

5. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan jam mata kuliah yang diujikan.

6. Tim dosen membawa soal UTS ke ruang ujian dan memulai pelaksanaan ujian.

7. Tim dosen mengumpulkan lembar jawaban UTS pada akhir pelaksanaan ujian.

8. Dosen Koordinator mata kuliah membagikan lembar jawaban UTS ke anggota Tim

Dosen.

9. Anggota Tim Dosen menyerahkan nilai UTS ke Dosen Koordinator.

UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

1. Ketua Panitia UAS jurusan ditunjuk berdasarkan rapat jurusan.

2. Ketua Panitia UAS yang ditunjuk membentuk Panitia UAS sesuai kebutuhan.

3. Jadwal ujian setiap mata kuliah ditentukan oleh Panitia UAS Jurusan.

4. Panitia UAS jurusan mengumumkan jadwal UAS.

5. Panitia UAS Jurusan menyusun petugas dan pengawas UAS.

6. Panitia UAS Jurusan menerima soal dari koordinator mata kuliah dan menjaga

kerahasiaannya.

7. Panitia UAS Jurusan menyiapkan daftar hadir peserta UAS dan berita acara UAS.

8. Panitia UAS Jurusan mengumumkan daftar nama mahasiswa yang terkena aturan

kehadiran kurang dari 80 %.

9. Panitia UAS Jurusan berkewajiban mengatasi permasalahan administrasi yang timbul

selama ujian.

10. Mahasiswa hadir pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.

11. Dosen koordinator mata kuliah/dosen yang ditunjuk bersama pengawas yang

ditetapkan oleh panitia UAS, bertugas mengawasi pelaksanaan UAS.

12. Tim Pengawas ujian membagi soal ujian dan mengawasi ujian sesuai alokasi waktu yang

telah ditetapkan.

13. Dosen matakuliah dengan persetujuan dosen koordinator mata kuliah diperbolehkan

memberikan UAS berupa ujian lisan atau tugas tertulis.

14. Pengawas UAS memberikan laporan pelaksanaan ujian ke Panitia UAS Jurusan dengan

mengisi berita acara ujian.

159

15. Dosen Koordinator membawa berkas jawaban UAS dan dibagikan ke tim dosen untuk

dikoreksi.

16. Dosen Koordinator mata kuliah menyerahkan nilai akhir mata kuliah yang diujikan ke

Panitia UAS paling lambat lima hari setelah UAS mata kuliah yang bersangkutan.

17. Panitia UAS Jurusan menyerahkan semua daftar nilai UAS ke Panitia UAS Fakultas.

18. Panitia UAS jurusan membuat pertanggung jawaban pelaksanaan UAS ke Ketua Jurusan

Biologi.

UJIAN AKHIR SEMESTER KHUSUS

Ujian Akhir Semester Khusus diperuntukkan kepada mahasiswa yang sakit atau mendapat

tugas khusus dari Universitas sehingga tidak bisa mengikuti Ujian akhir Semester sesuai

jadwal.

1. Mahasiswa dengan membawa surat persetujuan dari PD I menemui Ketua Jurusan

untuk mengikuti Ujian Akhir Semester Khusus.

2. Ketua Jurusan menugaskan Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan untuk

memberi UAS khusus.

3. Mahasiswa menemui Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan untuk

konfirmasi pelaksanaan UAS khusus.

4. Dosen Koordinator mata kuliah membuat soal Ujian Khusus.

5. Mahasiswa melaksanakan UAS khusus sesuai jadwal yang telah disepakati.

6. Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan menyerahkan nilai hasil UAS khusus

kepada Ketua Jurusan.

7. Ketua Jurusan mengirimkan nilai kepada PD I.

UJIAN PRAKTIKUM

1. Dosen koordinator mata kuliah dibantu asisten praktikum menentukan jadwal teknis

Ujian praktikum.

2. Tim dosen di bantu asisten membuat soal Ujian Praktikum.

3. TU menggandakan soal Ujian praktikum.

4. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan Jadwal Ujian.

5. Tim dosen dibantu asisten membagikan soal dan mengawasi pelaksanaan ujian

praktikum.

6. Tim dosen dibantu asisten mengumpulkan lembar jawaban ujian praktikum pada akhir

pelaksanaan ujian.

7. Tim dosen dibantu mahasiswa mengoreksi dan menilai lembar jawaban ujian

praktikum.

160

E. LAMPIRAN

Contoh Surat Tugas Susunan Pantia Ujian Akhir Semester

Departmen Pendidikan Nasional Fakultas MIPA Universitas Brawijaya

SURAT TUGAS No : 2012/J.10.28/AK/2007

Dekan Fakultas MIPA Universitas Brawijaya memberikan tugas kepada staf/karyawan yang nama-namanya tercantum dalam lampiran surat tugas ini, untuk menjadi Panitia Penyelnggara Ujian Akhir Semester Ganjil 2007/2008 Prgram Pasca Sarjana, Program S-1 dan Program Diploma III yang berlangsung mulai tanggal 7 s/d 18 Januari 2008 Fakultas MIPA Universitas Brawijaya. Surat Tugas ini diberikan terhitung mulai tanggal ditetapkannya, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan bertanggung jawab. Panitia harus seera melaporkan hasilnya setelah selesai melaksanakan tugas. Ditetapkan di : Malang Pada Tanggal : 13 desember 2007 Dekan Ir. Adam Wiryawan MS NIP. 131 413 446 Lampiran. PELAKSANA JURUSAN BIOLOGI Ketua : Muhaimin Rifa’i, Ph.D Sekretaris : Drs. Suwinarko Koordinator Soal : Eka Ernawati Koordinator Pengawas : Joema’ali Pembantu umum dan perlengkapan : 1. Ahmad arifin 2. Harmaji 3. Khusnu 4. Ismail Mazuki Koordinator Program S-2 : Dr. Sasmito Djati

161

Contoh Jadwal ujian Akhir Semester

JADWAL UAS SEMESTER GENAP 2007/2008 JURUSAN BIOLOGI FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Hari/tanggal Ruang JAM KE I

(7.30-9.30) II

(9.45-11.45) SENIN

23 Juni 2008 MP I.1 Sistematika Tumbuhan II Ekologi MP I.4 RB Evolusi

Lab Biomol Sosiobiologi SELASA

24 Juni 2008

MP I.4 Biologi Reproduksi RB Mikrobiologi Lingkungan Pend. Agama Islam

Lab Biomol RABU

25 Juni 2008

MP I.4 Embriologi Hewan Bhs.Asing Non Inggris (Jerman)

MP I.1 Biologi Konservasi RB Anatomi-Histologi Hewan Bhs.Asing Non Inggris (Jepang)

Lab Biomol Bioteknologi KAMIS

26 Juni 2008 MP I.4 PendKewarganegaraan

Biomol 2.3 RB SPT I Kultur Jaringan Tumb

Lab Biomol Bhs.Inggris Bio JUMAT

27 Juni 2008 MP I.1 MPHPI MP I.4

Biomol 2.3 Psikologi Sosial RB Genetika

Malang, 2 Juni 2008 Ketua Panitia UAS Ttd Amin Setyo Leksono, PhD

Contoh Daftar Hadir Ujian

DAFTAR HADIR PESERTA UJIAN

Matakuliah : Biologi Umum Hari : Selasa Kode : MAB 4171 Jam : 07.00 Kelas : A Ruang : - Dosen Ketua : Dr. Nunung H., M.S. Peserta : 48 No Nama NIM Nilai Akhir Tanda Tangan 1 Andi 08010042 2 3 4 .

Perhatian: Bagi mahasiswa yang namanya tidak tercantum dalam daftar presensi

tidak diijinkan untuk mengikuti kuliah atau ujian untuk kelas ini

162

Contoh Berita Acara Ujian Akhir Semester

----------------------------------------------------------------------------------- Departmen Pendidikan Nasional Jurusan Biologi-Fakultas MIPA Universitas Brawijaya-Malang

BERITA ACARA UJIAN Telah dilaksanakan Ujian semester Genap 2007/2008 Mata Kuliah :.................................................. Pada Hari :.................................................. Tanggal :.................................................. Waktu :.................................................. Jumlah Peserta :.................................................. Tidak Hadir :.................................................. Perihal yang perlu dilaporkan selama ujian berlangsung : ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ Dosen Penguji Nama Pengawas Tanda Tangan Nama: Nip. : Tanda Tangan:

1. 2. 3. 4. 5.

Catatan: Tiap Pelaksanaan Ujian berita acara di buat rangkap tiga

1. Untuk Dosen Penguji (Koordinator MK) 2. Untuk Bagian Pengajaran/akademik Jurusan 3. Untuk Pembantu Dekan II/Ka. Subbag Akademik

---------------------------------------------------------------------------------

163

21) Prosedur Penyelenggaraan Praktikum Layanan

A. TUJUAN

Memberikan pedoman dan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan praktikum layanan

di UB.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa.

2. Dosen.

3. Laboran dan teknisi.

4. Asisten.

5. Jurusan.

C. DIAGRAM ALIR

164

D. PENJELASAN

1. Dekan membuat surat tugas kepada jurusan untuk melayani mahasiswa dari fakultas

pengguna jasa layanan setelah ada kesepakatan antar kedua belah pihak.

2. Jurusan menugaskan tim dosen pengampu mata kuliah untuk melaksanakan praktikum

layanan.

3. Koordinator mata kuliah mengadakan seleksi asisten praktikum dan mengangkat satu

Koordinator Asisten serta menyampaikan nama-nama asisten praktikum ke Jurusan.

4. Jurusan membuat Surat Tugas pengangkatan Asisten praktikum.

5. Tim dosen memberi pengarahan dan kepada asisten, laboran dan analis mengenai


6. Tim dosen mata kuliah menyusun topik dan jadwal praktikum.

7. Tim dosen mata kuliah menyusun Buku Petunjuk Praktikum.

8. Mahasiswa mendaftar praktikum ke koordinator tim dosen pengampu mata kuliah yang

bersangkutan.

9. Koordinator tim dosen melaporkan ke kepala laboratorium tentang rencana


10. Mahasiswa mengambil Buku Petunjuk Praktikum kepada koordinator asisten.

11. Laboran dan asisten menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan sesuai dengan topik

praktikum.

12. Mahasiswa datang pada waktu dan tempat di ruang praktikum sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

13. Dosen/Asisten memberi pengarahan kepada praktikan tentang praktikum yang akan

dikerjakan.

14. Mahasiswa mengerjakan pre-test sesuai dengan topik praktikum yang dikerjakan.

15. Mahasiswa meminjam dan mengambil alat dan bahan praktikum yang sudah disiapkan.

16. Mahasiswa mengerjakan praktikum sesuai topik dan alokasi waktu yang telah

ditentukan.

17. Mahasiswa mengerjakan post-test topik praktikum yang telah dikerjakan.

18. Mahasiswa mengisi presensi praktikum.

19. Mahasiswa mengembalikan peralatan praktikum dan merapikan meja kerja.

20. Mahasiswa membuat dan mengumpulkan laporan (dan dipresentasikan pada minggu

berikutnya*).

21. Dosen dibantu asisten mengoreksi, menilai dan mengembalikan laporan kepada

mahasiswa.

22. Mahasiswa melaksanakan ujian akhir praktikum.**

* pada mata kuliah tertentu

** dalam bentuk penilaian presentasi atau UAP

165

E. LAMPIRAN

Contoh Surat Permohonan untuk menyelenggarakan Praktikum Layanan

166

Contoh Daftar hadir Praktikan

No NIM NAMA 12/4’08 19/4’08 26/4’08 .... ... ... 1 08010042 Andi paraf 2 3 4 . . . . Koordinator Asisten paraf

Contoh Daftar Hadir Asisten

No

NAMA 12/4’08 19/4’08 26/4’08

....

1 Andi paraf 2 3 4 . . . . Paraf Dosen

Contoh Jadwal Topik Praktikum Biologi Dasar

JADWAL PRAKTIKUM BIOLOGI DASAR

SEMESTER GANJIL 2007/2008 (Praktikum dilaksanakan setiap hari Selasa , Jam : 13.00-16.00)

No Tanggal Topik Praktikum Dosen Penanggung

Jawab 1 1 April 2008

Mikroskop Dr. Nunung H.,

M.S. 2 8 April 2008 Fotosintesis Drs. Setijono S.,

M.S.

167

Contoh Formulir peminjaman alat

Formulir peminjaman alat Laboratorium Biologi Dasar Jurusan Biologi Universitas Brawijaya

Nama :................. Nim :.................. NO Alat yang dipinjam jumlah Tgl

Pengembalian Paraf Teknisi

1. Mikroskop binokuler 2 Malang,............ Laboran Biologi Dasar Peminjam Khusnu Budi

168

22) Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium

A. TUJUAN

Standarisasi dan efisiensi proses penggunanaan fasililitas laboratorium di lingkungan

UB.

B. PIHAK YANG TERKAIT:

1. Ketua Jurusan.

2. Kepala Laboratorium.

3. Tata Usaha.

4. Pemohon Perijinan.

169

C. DIAGRAM ALIR

PENGGUNAAN FASILITAS LABORATORIUM BAGI MAHASISWA UB

Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium (Mahasiswa Brawijaya)

Pemohon Kepala Laboratorium Laboran

mulai

Mengaju

kan

surat

permoho

nan

peminja

man

Memberi

kan

persetuj

uan

Konfirm

asi

kepada

ketua

jurusan

21

Surat permohonan

peminjaman

21

Surat permohonan

peminjaman

21

Surat permohonan

peminjaman

1

Surat permohonan

peminjaman

Memberi

kan

kopian

surat

permoho

nan

peminja

man

Kepada

bendahara

beserta

dengan

uang

perawatan

laboratorium

Mengisi

forumulir

peminja

man

Formulir

peminjaman

Formulir

peminjaman

Memberi

kan

kunci

laborator

ium

Proses

kegiatan

laborator

ium

Melapor

akan

kegiatan

peminja

man

laborator

ium

Memerik

sa

laporan

dan

laborator

ium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Memberi

kan

surat

bebas

pinjama

n

Surat bebas

pinjaman

Surat bebas

pinjaman

selesai

2

2

1

1

3

3

N

4 4

170

PENGGUNAAN FASILITAS LABORATORIUM BAGI MAHASISWA DARI LUAR UB

Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium (Selain Mahasiswa Brawijaya)

LaboranPemohon Kepala Laboratorium TU

mulai

Mengaju

kan

surat

permoho

nan

peminja

man

Memberi

kan

persetuj

uan

Mengaju

kan

balasan

surat

permoho

nan

21

Surat permohonan

peminjaman

21

Surat permohonan

peminjaman

Memberi

kan

kopian

surat

permoho

nan

peminja

man

Kepada

bendahara

beserta

dengan

uang

perawatan

laboratorium

Mengisi

forumulir

peminja

man

Formulir

peminjaman

Proses

kegiatan

laborator

ium

Melapor

akan

kegiatan

peminja

man

laborator

ium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Memberi

kan

surat

bebas

pinjama

n

Surat bebas

pinjaman

Surat bebas

pinjaman

selesai

4

1

15

Laporan

pemakaian

laboratorium

Laporan

pemakaian

laboratorium

Memberi

kan

kunci

laborator

ium

4

Formulir

peminjaman

Memerik

sa

laporan

dan

laborator

ium

5

2

Meminta

pada

Ketua

Jurusan

dan

ditandata

ngani

2

Surat balasan

yang telah

ditandatangani

oleh Ketua

Jurusan

Surat balasan

yang telah

ditandatangani

oleh Ketua

Jurusan

N

3

3

6

6

171

D. PENJELASAN

MAHASISWA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium

yang ingin digunakan dengan tembusan/cq kepada Ketua Jurusan.

2. Kepala Laboratorium mengevaluasi permohonan perijinan tersebut berdasarkan beban

aktivitas dan fasilitas yang ada di laboratorium.

3. Kepala Laboratorium memberikan persetujuan kepada pemohon dan

menginformasikan kepada Ketua Jurusan.

4. Pemohon menyerahkan satu kopi surat persetujuan dari Kepala Laboratorium tersebut

kepada Bendahara Jurusan dan membayar uang perawatan fasilitas laboratorium.

5. Pemohon menyerahkan satu kopi kwitansi pembayaran (no. 4) dan tanda

pengenal/identitas diri kepada Laboran di laboratorium yang dituju untuk diketahui dan

diarsip.

6. Pemohon mengisi formulir peminjaman alat dan meja/rak tempat kerja kemudian

disampaikan kepada laboran.

7. Laboran memberikan kunci rak meja dan peralatan yang akan digunakan oleh pemohon

selama melaksanakan pekerjaannya

8. Pemohon melakukan aktivitas di laboratorium sesuai tempat yang disediakan dan

mematuhi tata tertib Laboratorium dan instruksi kerja setiap fasilitas laboratorium yang

ada.

9. Pemohon mengembalikan formulir peminjaman beserta semua alat yang dipinjam,

serta mengganti semua bahan habis pakai/tanggungan kerusakan alat milik

laboratorium kepada Laboran pada akhir pekerjaannya.

10. Laboran memeriksa kelengkapan fasilitas yang dikembalikan.

11. Laboran melaporkan kepada Kepala Laboratorium mengenai bebasnya tanggungan

pemohon.

12. Kepala Laboratorium memberikan surat bebas peminjaman fasilitas laboratorium

kepada pengguna.

MAHASISWA DARI LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium

yang ingin digunakan dengan tembusan/cq Ketua Jurusan.

2. Kepala Laboratorium mengevaluasi permohonan perijinan tersebut berdasarkan beban

aktivitas dan fasilitas yang ada di laboratorium.

3. Kepala Laboratorium memberikan persetujuan dan mengajukan permohonan

pengiriman surat balasan kepada Ketua Jurusan.

4. TU membuat surat balasan persetujuan permohonan yang sudah ditandatangani Ketua

Jurusan.

5. TU mengirim dan mengarsip surat balasan kepada pemohon.

172

6. Pemohon menyerahkan satu kopi surat persetujuan tersebut kepada Bendahara

Jurusan dan membayar uang perawatan fasilitas laboratorium.

7. Pemohon menyerahkan satu kopi kwitansi pembayaran (no 4) dan tanda

pengenal/identitas diri kepada Laboran di laboratorium yang dituju untuk diketahui dan

diarsip.

8. Pemohon mengisi formulir peminjaman alat dan meja/rak tempat kerja kemudian

disampaikan kepada laboran.

9. Laboran memberikan kunci Rak Meja dan peralatan yang akan digunakan oleh

pemohon selama melaksanakan pekerjaannya.

10. Pemohon melakukan aktivitas di laboratorium sesuai tempat yang disediakan dan

mematuhi tata tertib Laboratorium dan instruksi kerja setiap fasilitas laboratorium yang

ada.

11. Pemohon mengembalikan formulir peminjaman beserta semua alat yang dipinjam,

serta mengganti semua bahan habis pakai/tanggungan kerusakan alat milik

laboratorium kepada Laboran pada akhir pekerjaannya.

12. Laboran memeriksa kelengkapan fasilitas yang dikembalikan.

13. Laboran melaporkan kepada Kepala Laboratorium mengenai bebasnya tanggungan

pemohon.

14. Kepala Laboratorium memberikan surat bebas peminjaman fasilitas laboratorium

kepada pengguna.

173

E. PENJELASAN

Contoh Surat Permohonan Penggunaan Fasilitas Laboratorium

174

Contoh Surat Bebas Tanggungan Laboratorium

Laboratorium Mikrobiologi Jurusan Biologi FMIPA Universitas Brawijaya

SURAT KETERANGAN BEBAS TANGGUNGAN LABORATORIUM NO : ....../......./........

Dengan ini menyatakan bahwa mahasiswa: Nama :.................................................... Nim/No Identitas :.................................................... Perguruan Tinggi :.................................................... Alamat :.................................................... Telah menyelesaikan penelitian dan tanggungan alat, bahan dan biaya lainnya. Surat keterangan ini buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Malang,............ Kepala Laboratorium DR. Tri Ardiyati

175

23) Prosedur Pelaksanaan Jasa Layanan

A. TUJUAN

Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas manajemen administrasi jasa

layanan di UB


1. Ketua Jurusan.

2. Tim pengelola PLJI-UB.

3. Kepala Laboratorium.

4. Pengguna Jasa.

5. Teknisi/Laboran/Analis.

C. DIAGRAM ALIR

176

D. PENJELASAN

1. Tim PLJI mempromosikan aktivitas dan potensi Laboratorium di JBUB mengenai jenis

jasa layanan yang dapat dikerjakan kepada berbagai konsumen.

2. Konsumen mengajukan permohonan jasa layanan kepada PLJI.

3. Konsumen menyerahkan sampel kepada PLJI.

4. Tim pengelola PLJI menerima sampel dan pembayaran uang muka jasa layanan sebesar

50%.

5. Tim pengelola PLJI mendokumentasikan sampel yang diterima.

6. Tim pengelola PLJI mengirim sampel beserta catatan jenis analisa kepada Kepala

laboratorium yang bertanggung jawab terhadap jenis analisa tersebut.

177

7. Kepala laboratorium menerima sampel dan mendelegasikan pengujian kepada laboran.

8. Laboran menganalisis, mengamati, dan melaporkan hasilnya kepada Kepala

Laboratorium.

9. Kepala Laboratorium melaporkan hasil analisis ke Pengelola PLJI.

10. Tim Pengelola PLJI menerima laporan hasil analisis dari Kepala Laboratorium.

11. Tim Pengelola PLJI membuat surat keterangan/sertifikat hasil analisa yang

ditandatangani oleh Ketua Jurusan.

12. Tim PLJI menyerahkan surat keterangan/sertifikat hasil analisa kepada konsumen dan

menerima 50% kekurangan pembayaran analisa sampel.

178

E. LAMPIRAN

Surat Permohonan Analisis

179

Contoh Laporan Hasil Analisis

PENGUJIAN TOKSISITAS AKUT ORAL LD 5 0 . . . . . . . . . . . PADA TIKUS PUTIH

No. / Tanggal Pengujian 1104-O/ 7-07-2007

PT. GUNUNG

H A S I L Akut oral LD50 ............................ pada tikus betina : 45,67 mg/kg BB*)

*) Lebih kecil dari dosis pengujian maksimum yang direkomendasikan

MALANG, 27 NOVEMBER 2007 KETUA JURUSAN BIOLOGI

FMIPA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

DR. AGUNG PRAMANA W. M., M.SI. 131 971 480

180

LAPORAN

PENGUJIAN TOKSISITAS AKUT ORAL LD 5 0 DEVITOX 420 EC PADA TIKUS PUTIH

BAHAN YANG DIUJI Nama Pestisida : ................... Nama dan Kadar Bahan Aktif : ....................... Bentuk Sediaan : Cair tidak berwarna Nomor Registrasi : 220/PPI/6/2007 Atas permintaan : PT. GUNUNG TUJUAN PENGUJIAN Menentukan toksisitas akut oral (LD50) ...... pada tikus putih. HEWAN COBA Sebagai hewan coba dipakai tikus putih betina jenis Wistar yang diperoleh dari Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu Universitas Gadjah Mada (LPPT UGM). Tikus dalam kondisi sehat berumur 2-3 bulan, diaklimatisasi selama 7 hari di dalam laboratorium pemeriksaan dengan pemberian makanan standar dan minum secukupnya. Sebelum perlakuan, kelompok tikus dipuasakan selama 18-20 jam. TAHAP PENGUJIAN 1. Pengujian awal dilakukan dengan dosis 5000 mg/kg BB. Jika terdapat kematian pada hewan coba kurang dari

50 % maka tidak dilakukan pengujian pada dosis berikutnya. Jika terdapat kematian pada hewan coba lebih besar atau sama dengan 50 %, maka pengujian dilanjutkan pada tahap 2.

2. Hewan coba dikelompokkan berdasarkan kisaran dosis yang telah ditentukan yaitu 500, 200, 50, 5 dan 0 mg/kg BB, masing-masing kelompok terdiri atas 6 (enam) ekor tikus.

CARA PENGUJIAN SECARA ORAL Sediaan ........ dalam bentuk cairan diberikan pada masing-masing kelompok tikus sesuai dosis berdasarkan berat badan. Pestisida dimasukkan langsung ke saluran pencernaan tikus lewat kerongkongan menggunakan sonde (satu kali untuk setiap dosis perlakuan). PENGAMATAN

Pengamatan dilakukan selama 14 (empat belas) hari. Pengamatan terjadinya kematian dilakukan pada 1, 2, 4, 6, 12 dan 24 jam pada hari pertama setelah pemberian pestisida, dan setiap hari pada hari berikutnya. Pengamatan kondisi klinis dilakukan setiap 2 jam pada hari pertama, dua hari sekali pada hari kedua dan hari selanjutnya pengamatan dilakukan sekali dalam sehari. Waktu kematian setiap hewan coba dan keadaan patologis dicatat. Penimbangan berat badan dilakukan setiap hari. Pemeriksaan patologis dilakukan pada tikus yang mati dan pada akhir pengamatan untuk tikus yang hidup. HASIL PENGUJIAN Hasil pengamatan jumlah kematian dan observasi klinis ditunjukkan pada Tabel 1 sebagai berikut.

Jumlah Kematian Hewan Coba dan Observasi Klinis NO Dosis

(mg/kg BB) Mortalitas Observasi klinis

1. 5000 6/6 (100 %) Mata merah berair badan bergetar, tubuh

181

2. 500 6/6 (100 %)

lemas, tersedak, rambut

berdiri

3. 200 6/6 (100 %)

4. 50 4/6 (66,7 %)

5. 5 0/6 (0 %)

Sehat

6. 0 0/6 (0 %)

Berdasarkan analisis PROBIT (95% confidence level) pada Tabel 1 di atas pada kisaran dosis 200-0 mg/kg BB diperoleh hasil sebagai berikut. Akut oral LD50 ......ada tikus betina adalah : 45,67 mg/kg BB.

Berat Badan Tikus (g) selama 14 hari pengamatan

Hewan coba ke-

DOSIS 5000mg/kg BB

Pengamatan Berat Badan (g) Hari ke-

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 150 M 2 151 M 3 155 M 4 153 M 5 153 M 6 151 M

Hewan coba ke-

DOSIS 500mg/kg BB

Pengamatan Berat Badan (g) Hari ke-

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 150 M 2 151 M 3 155 M 4 153 M

5 153 M 6 151 M

Hewan coba ke-

DOSIS 500 mg/kg BB

Pengamatan Berat Badan (g) Hari ke- 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 151 M 2 153 M 3 150 M

182

4 151 M 5 155 M 6 150 M

Hewan coba ke-

DOSIS 200 mg/kg BB


1 158 M 2 154 151 150 M 3 155 M 4 157 M 5 156 158 150 M 6 154 M

Hewan coba ke-

DOSIS 50 mg/kg BB


1 157 150 151 154 155 155 M 2 153 150 150 152 153 156 155 155 157 158 160 161 165 166 169 3 150 146 147 150 151 155 M

4 151 148 150 150 154 156 153 151 154 155 158 159 162 165 167 5 155 151 151 153 155 158 M 6 156 153 152 155 156 159 M

Hewan coba ke-

DOSIS 5 mg/kg BB


1 160 156 157 157 159 160 164 165 163 165 166 167 170 171 171 2 155 152 155 154 157 159 161 160 164 165 168 168 171 174 173 3 153 150 151 150 152 154 153 153 156 157 157 160 162 163 166 4 161 155 156 156 158 157 155 156 159 160 161 161 163 165 164 5 157 153 154 151 154 155 158 157 158 161 160 161 163 164 168 6 160 154 155 158 157 159 162 163 166 165 163 165 166 167 169

Hewan coba ke-

DOSIS 0 mg/kg BB


1 156 156 157 160 162 165 166 168 171 172 175 176 176 179 180 2 153 155 158 161 160 161 164 165 168 170 171 173 174 177 178 3 155 156 158 160 163 166 167 167 168 171 175 176 175 178 177 4 157 160 161 162 162 163 165 169 173 173 175 176 179 180 180 5 151 153 156 157 157 159 162 163 166 167 167 168 171 171 174 6 155 158 160 161 164 165 168 169 170 173 176 177 179 180 182

Keterangan : M = mati

183

Pola Kematian Selama Perlakuan

Hewan coba ke-

Jam ke- Sesudah Pemberian Bahan Uji

Hari ke- Sesudah Pemberian Bahan Uji Mortalitas

DOSIS5000 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 M

6/6

2 M 3 M 4 M 5 M 6 M

DOSIS 500 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

6/6

1 M 2 M 3 M 4 M 5 M 6 M

DOSIS 200 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

6/6

1 M 2 M 3 M 4 M 5 M 6 M

DOSIS 50 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

4/6

1 M 2 3 M 4 5 M 6 M

DOSIS 5 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

0/6

1 2 3 4 5 6

DOSIS 0 mg/Kg BB 1 2 4 6 12 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

0/6

1 2 3 4 5 6

Keterangan : M = mati

184

Kondisi Hewan Coba Yang Hidup Selama 14 Hari Pengamatan

Kondisi Tikus

Jam Ke- Sesudah Pemberian Bahan Uji

Hari Ke- Sesudah Pemberian Bahan Uji

1 2 4 6 12

24

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

13

14

Mata merah dan berair

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Badan bergetar - - + + + + + + - - - - - - - - - - - - Tubuh lemas - + + + + + + + + - - - - - - - - - - - Susah bernafas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Tersedak - + + + + + + + + - - - - - - - - - - - Rambut berdiri

+ + + + + + - - - - - - - - - - - - - -

Hidung berdarah

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Diare - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Keterangan : ─ : Tidak ada + : Ada

Pengamatan Patologis

Kondisi Tikus Hasil Pengamatan

Tikus yang hidup sesudah 14 hari pengamatan

Tidak ada tanda-tanda kelainan

Tikus yang mati

Usus keseluruhan dan lambung menggelembung

185

BAB II. BIDANG SUMBERDAYA

MANUSIA

1) Prosedur Rekruitmen Pegawai

Dalam Rangka menghadapi tantangan dan kompetisi yang semakin ketat dan dapat

memenuhi kebutuhan stakeholder pada era globalisasi ini untuk menjadi lembaga

pendidikan tinggi yang mampu berprestasi baik pada tingkat Nasional maupun

Internasional, Universitas Brawijaya sejak tanggal 2 Juni 2007 telah mencanangkan sebagai

Entrepreneurial university. Untuk mencapai posisi tersebut dituangkan dalam Visi : Menjadi

Universitas Unggul yang berstandard internasional dan mampu perperan aktif dalam

pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat. Sedangkan Misi yang dilakukan adalah : 1) Membangkitkan kekuatan moral dan

kesadaran tentang keberadaan penciptaan alam oleh Tuhan YME dan sadar bahwa setiap

kehidupan mempunyai hak untuk dihargai, 2). Menyelenggarakan proses pendidikan

akademik dan/ prosefional yang berkualitas serta berkepribadian, dan 3). Melakukan

pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, homaniora dan seni,

serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan

memperkaya kebudayaan nasional.

Sumberdaya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang menentukan dalam

pencapaian Visi dan Misi yang telah dicanangkan tersebut baik sebagai tenaga edukatif,

tenaga administrasi maupun tenaga penunjang (laboran dan teknisi). Aspek yang patut

menjadi perhatian dalam mendapatkan tenaga kerja (pegawai) yang berkualifikasi dan

kompetensinya sesuai dengan kebutuhan diperlukan prosedur rekrutmen yang telah diatur

melalui SOP yang telah ditetapkan.

Dalam menyusun SOP rekrutmen pegawai di lingkungan Universitas Brawijaya, dilakukan

langkah- langkah sebagai berikut :

A. TUJUAN

Rekrutmen pegawai merupakan proses seleksi untuk menjaring atau menguji calon pegawai

yang akan ditempatkan pada posisi-posisi tertentu pada suatu bidang atau unit kerja.

Sedangkan tujuannya adalah untuk menjaring atau menguji kemampuan, skill dan

pengetahuan baik teknis maupun non teknis.

B. ANALISIS KEBUTUHAN

Analisis kebutuhan ini diperlukan agar kegiatan rekrutmen yang dilakukan betul-betul

bermanfaat dan sesuai untuk memenuhi beban kerja agar organisasi dapat berfungsi secara

optimal. Disamping itu analisis kebutuhan harus didasarkan pada data base SDM yang

akurat sehingga memberi justifikasi dilakukannya rekrutmen tersebut. Analisis kebutuhan

didasarkan atas perencanaan kebutuhan pegawai merupakan salah satu fungsi utama

186

manajemen kepegawaian yang intinya merupakan proses peramalan tentang permintaan

dan penawaran pegawai untuk masa yang akan datang dalam organisasi.

Perencanaan kebutuhan dan formasi pegawai harus berpedoman pada: a) Memberdayakan

secara optimal pegawai yang sudah ada dalam organisasi, b). Memperhatikan beban kerja

tiap bidang/unit kerja, c). Memperhatikan kualifikasi pendidikan dan skill yang dibutuhkan

dan d) Memperhatikan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

C. PENGUMUMAN

Untuk menjamin objektifitas dan transparansi dari proses rekrutmen harus diumumkan

secara terbuka, melalui media cetak, elektronik maupun internet untuk memberi

kesempatan bagi pelamar yang sesuai dengan kompetensinya, yang memuat :

1. Syarat-syarat yang diperlukan: utama dan pelengkap

2. Bidang dan jenis keahlian yang dibutuhkan

3. Batas waktu pengumuman

D. SELEKSI

Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang meliputi

pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah memenuhi semua

administrasi dapat diikut sertakan pada seleksi berikutnya meliputi :

1. Seleksi tulis: meliputi pengetahuan umum dan pengetahuan yang sesuai dengan

kompetensi unit kerja.

2. Seleksi psikologis: meliputi tes prestasi (achievement test) untuk mengetahui kecakapan

yang dimiliki pelamar, Attitude test (tes bakat) untuk memprediksi bakat kemampuan di

kemudian hari, intelligence test (tes kecerdasan), interest test (tes minat) dan

personality test (tes kepribadian).

3. Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai motif, harapan

dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan pertanyaan yang didasarkan

pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman pelamar.

4. Pemberian referensi: merupakan kegiatan penelusuran latar belakang pelamar dari

pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.

5. Uji kesehatan fisik.

E. PENGUMUMAN PENERIMAAN CALON PEGAWAI

Pengumuman pelamar yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan secara terbuka

melalui media yang tersedia : cetak, elektronik, internet atau media lainnya.

F. ORIENTASI DAN PRA JABATAN

Kegiatan orientasi adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas, organisasi, dan

pegawai dilingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan dalam masa orientasi dan

prajabatan ini harus mencakup minimal : 1) standar organisasi, harapan, norma, tradisi dan

kebijakan, 2), Iklim kerja dan 3).Aspek teknis dari pekerjaan. Orientasi dan prajabatan ini

merupakan periode masa percobaan bagi calon pegawai yang dituangkan dalam kontrak

187

kerja sekuran-kurangnya selama 1 tahun. Setelah masa kontrak berakhir calon pegawai

diberi pilihan untuk berhenti atau bersedia sebagai pegawai di Universitas Brawijaya.

G. DIAGRAM ALIR

188

H. PENJELASAN

1. PR atau WR yang terkait bertanggung jawab melakukan analisis kebutuhan pegawai

dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisisnya berupa Beban Kerja Unit dan

Data Kebutuhan Kepegawaian.

2. PR atau WR yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi Penerimaan Pegawai yang

diketuai oleh Kabiro Kepegawaian

3. Tim Seleksi Penerimaan Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta

syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.

4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi Tim Seleksi Penerimaan

Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen tersebut

5. Pelamar yang dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan mengikuti

Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi Penerimaan

Pegawai.

6. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh Panitia

Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.

7. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh

Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mngikuti prajabatan.

189

2) Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan

2.2. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen

A. TUJUAN

• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen PNS

• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen universitas setelah

berstatus BHMN

B. RINGKASAN KEGIATAN

PENANGGUNG

JAWAB DAN

WEWENANG

DOKUMEN PENJELASAN

Dekan cq PD II,

Memberitahukan

kepada dosen tentang

waktu kenaikan

jabatan fungsional

- Surat Pemberitahuan

kepada Dosen

- Isinya menjelaskan bahwa

sudah saatnya untuk mengurus

kenaikan pangkat, karena itu

diharap sesegera mungkin

untuk menindaklanjuti

Dosen,

Menindaklanjuti

pemberitahuan

dengan

mengumpulkan

dokumen yang

diperlukan

- Jurnal Ilmiah

- Hasil Penelitian

- Hasil Pengabdian

Masyarakat

- SK Mengajar Mata Kuliah

- Pendukung (sertifikat

seminar, dll)

- Jika sistem belum online, maka

pelaksanaan dilaksanakan

secara manual

- Jika sudah online, data bisa

langsung di-upload

Sub Bagian

Kepegawaian

Fakultas,

Melaksanakan

verifikasi atas

dokumen yang

diberikan oleh dosen

- Surat Pengantar untuk

diajukan melalui Bagian

Kepegawaian Universitas

- Dilakukan verifikasi awal

terhadap dokumen yang

diajukan

- Jika belum lengkap, maka

berkas dikembalikan kepada

yang bersangkutan untuk

dilengkapi.

Senat Fakultas,

Mempelajari

dokumen kenaikan

jabatan yang diajukan

untuk kemudian

memberikan

pertimbangan

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional Lektor

ke atas.

- Dokumen kenaikan

jabatan Guru Besar

- PD I selaku Ketua Tim Angka

Kredit mempelajari dokumen

kenaikan jabatan fungsional

Lektor ke atas dan Guru Besar.

- Senat Fakultas mempelajari

dokumen kenaikan jabatan

Guru Besar

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Memeriksa

kelengkapan

dokumen

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional yang

diajukan

- Menerima berkas yang

diajukan dari Sub Bagian

Kepegawaian Fakultas.

- Dilakukan verifikasi ulang


diajukan

190

PENANGGUNG

JAWAB DAN

WEWENANG

DOKUMEN PENJELASAN

Tim Kecil Senat

Universitas,

Mempelajari

dokumen kenaikan

jabatan yang diajukan

untuk kemudian

memberikan

pertimbangan

- Dokumen kenaikan

jabatan Guru Besar

- Tim kecil Senat Universitas

mempelajari dokumen kenaikan

jabatan Guru Besar

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Memonitor dan

secara aktif

menanyakan hasil

dari proses kenaikan

pangkat/ golongan

pegawai

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional yang

diajukan

- Mengantarkan dokumen ke

Departemen Pendidikan

Nasional

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Mendokumentasikan

untuk arsip dan

meneruskan ke

fakultas

- SK Kenaikan Jabatan

Fungsional

- Arsip untuk Universitas

- Arsip untuk Fakultas

Sub Bagian

Kepegawaian

Fakultas,

Mendokumentasikan

untuk arsip dan

meneruskan ke dosen

yang bersangkutan

- SK Kenaikan Jabatan

Fungsional

- Diterima oleh dosen yang

bersangkutan

Keterangan sistem merit dalam promosi dan karier dosen PNS dan dosen universitas setelah berstatus BHMN

191

C. DIAGRAM ALIR

192

D. PENJELASAN

1. Dekan melalui PD II memberitahukan pada Dosen yang akan naik jabatan melalui Surat

Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, Dosen kemudian melengkapi

persyaratan dokumen-dokumen-dokumen-dokumen yang diperlukan untuk naik

jabatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Jurnal Ilmiah, Hasil Penelitian, Hasil

Pengabdian Masyarakat, SK mengajar mata kuliah dan pendukung lainnya seperti

sertifikat seminar dan lain-lain.

3. Kemudian dosen yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada

Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut, bagian

kepegawaian akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen. Jika tidak lengkap,

maka dosen akan diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses ini berulang

terus sampai dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.

4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut kemudian diserahkan ke Senat Fakultas agar

Senat Fakultas dapat memberikan pertimbangan.

5. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di

serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.

6. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen

pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.

7. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut diserahkan ke Tim Senat Kecil Universitas agar

Tim Senat Kecil Universitas dapat memberikan pertimbangan.

8. Setelah Tim Senat Kecil Universitas memberikan pertimbangan terhadap dokumen

persyaratan, Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan dokumen persyaratan ke

Departemen Pendidikan Nasional.

9. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari

Depdiknas. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian

Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.

10. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan arsip

SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan tersebut

pada Dosen yang terkait.

193

2.3. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Struktural Dosen

A. TUJUAN

• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural sebagai

tugas tambahan dosen setelah berstatus BHMN


Penanggung Jawab

dan Wewenang Dokumen Penjelasan

MWA, Rektorat dan

Dekanat

- Hasil Keputusan Rapat

tentang formasi jabatan

pejabat struktural

- Berkaitan dengan jenis

jabatan yang dibutuhkan

- Berkaitan dengan target

kinerja yang diinginkan

- Berkaitan dengan syarat-

syarat yang terkait dengan

jabatan

MWA Untuk Rektorat

dan

Rektor untuk Dekanat

Dekan untuk Ketua

Jurusan dan Kaprodi

- Surat Pengumuman

lowongan formasi jabatan

struktural


kepada calon-calon pengisi

jabatan

- Isinya menjelaskan tentang

formasi jabatan yang lowong,

tupoksi, target kinerja, dan

syarat-syarat formasi jabatan

tersebut

- Isinya mengundang calon-

calon, baik dari sumber SDM

internal maupun eksternal,

yang dianggap telah

memenuhi syarat pada waktu

tersebut.

Calon Pejabat

Struktural yang

berminat yang

berminat,

Menyiapkan segala

persyaratan yang

dibutuhkan

- Surat Lamaran

- Curriculum Vitae

- Program Kerja Diri untuk

jabatan yang ditawarkan

- Dokumen lain yang

disyaratkan (Ijazah, Hasil

Tes Kesehatan, dll)

- Harus terkumpul sesuai

dengan batas waktu yang

telah ditentukan

- Bakal Calon pejabat struktural

harus pernah minimal

menduduki jabatan struktural

di bawahnya

MWA Untuk Rektorat

Rektor untuk Dekanat

Dekan untuk Ketua

Jurusan dan Kaprodi

- Pengumuman calon yang

lolos kualifikasi

Calon yang lolos kualifikasi

mempersiapkan untuk tahap

penjaringan.

194

Penanggung Jawab

dan Wewenang Dokumen Penjelasan

MWA melakukan

penjaringan level

Universitas untuk

rektor

Rektor melakukan

penjaringan level

fakultas untuk jabatan

Dekan

Dekan melakukan

penjaringan level

Fakultas, Jurusan dan

Prodi

- Daftar Urut Calon dua

teratas

Dua calon teratas merupakan

hasil voting suara dari seluruh

warga universitas yang

mempunyai hak pilih.

Tim yang ditunjuk

oleh

MWA/Rektor/Dekan

melakukan seleksi

interview terhadap

dua kandidat teratas


jabatan struktural tersebut

- Hasil rekomendasi tim

disampaikan kepada MWA,

Rektor, dan Deka

-

MWA Untuk Rektor

Rektor untuk Dekan

Dekan untuk Ketua

Jurusan dan Kaprodi

- Surat Keputusan tentang

Pejabat Struktural yang

Dipilih

- Kontrak kinerja

Berisi kontrak kinerja selama

periode tertentu untuk

memenuhi target kinerja yang

telah disepakati pada saat

seleksi jabatan strktural

dilakukan

Rektor - SK Pengangkatan/

Penempatan

Setelah dilantik, maka pejabat

terpilih harus melaksanakan

tugas / jabatan yang

dipangkunya.

195

C. DIAGRAM ALIR

Prosedur Merit Promosi Dan Karir Struktural Dosen

RektorMWA/Rektor/Dekan DosenTim yang ditunjuk

Mwa/Rektor/Dekan

Mulai

Koordinasi analisis

kebutuhan pejabat

struktural

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Mengumumkan

formasi jabatan dan

memberitahukan

calon pengisi

jabatan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Menyiapkan

dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Memutuskan dan

mengumukan

calon pejabat

struktural yang

memenuhi

kualifikasi

Daftar urut calon

dua teratas

Melakukan proses

penjaringan calon

pejabat struktutal

Daftar urut calon

dua teratas

Melakukan seleksi

jabatan struktural

dengan interview

Hasil

Rekomendasi Tim

Hasil

Rekomendasi Tim

Memutuskan

calon yang dipilih

Kontrak Kinerja

SK Pejabat

Struktural

Melantik dan

Memempatkan

Pejabat yang

terpilih

SK Pengangkatan/

Penempatan

Selesai

196

D. PENJELASAN

1. MWA/Rektor/Dekan melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat struktural untuk

masing-masing lembaga yang berada dibawah pimpinannya (Rektorat, Dekanat, Ketua

Lembaga, Ketua Jurusan, Kaprodi). Koordinasi tersebut menghasilkan Keputusan Rapat

Formasi Jabatan Pejabat truktural.

2. MWA/Rektor/Dekan kemudian mengumumkan formasi jabatan dan

memberitahukannya pada dosen calon pengisi jabatan dengan melalui Surat

Pemberitahuan dan Surat Pengumuman Formasi Jabatan.

3. Dosen calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen

persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae

Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang disyaratkan

(Ijazah, Hasil Tes Kesehatan, dll)

4. Dokumen tersebut diserahkan kepada MWA/Rektor/Dekan, kemudian berdasarkan

dokumen tersebut MWA/Rektor/Dekan memutuskan dan mengumumkan calon pejabat

struktural yang memenuhi kualifikasi.

5. MWA/Rektor/Dekan kemudian melakukan proses penjaringan pejabat struktural dan

menghasilkan Daftar Urut Calon Dua Teratas.

6. Daftar Urut Calon Dua Teratas diserahkan ke Tim yang ditunjuk MWA/Rektor/Dekan

untuk melakukan seleksi jabatan struktural dengan interview yang mengahasilkan

Rekomendasi Tim. Hasil Rekomendasi Tim tersebut diserahkan ke MWA/Rektor/Dekan

7. MWA/Rektor/Dekan berdasarkan Hasil Rekomendasi Tim memutuskan calon yang

dipilih.

8. Kemudian MWA/Rektor/Dekan meminta Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan

menerbitkan SK Pejabat Struktural.

9. Rektor kemudian melantik pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/

Penempatan

197

2.4. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Fungsional Pegawai

A. TUJUAN

• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier pegawai PNS/Universitas

setelah berstatus BHMN


PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN PENJELASAN

Dekan cq PD II,

Memberitahukan/ sosialisasi

kepada pegawai tentang

waktu kenaikan

pangkat/golongan


kepada Pegawai

- Mengadakan

pertemuan individu/

kelompok

- Isinya menjelaskan

bahwa sudah saatnya

untuk mengurus

kenaikan pangkat/

golongan, karena itu

diharap sesegera

mungkin untuk

menindaklanjuti

Pegawai Menindaklanjuti

pemberitahuan dengan

mengumpulkan dokumen yang

diperlukan

Sub Bagian Kepegawaian

Fakultas,

Menanyakan dan mencari

arsip pegawai tentang

dokumen yang harus

dikumpulkan

- DP3

- Dokumen/Sertifikat lain

yang diperlukan

(misalnya sertifikat

pelatihan)

- Dokumen evaluasi

kinerja (dari atasan,

rekan kerja dan

bawahan)

- Jika sistem belum

teraplikasikan secara

komputersisasi online,

maka pelaksanaan

dilaksanakan secara

manual

- Jika sudah online, data

bisa langsung di-upload


Fakultas,

Melaksanakan verifikasi atas

dokumen yang diberikan oleh

pegawai

Mengantarkan dokumen ke

Universitas

- Surat Pengantar untuk

diajukan melalui Bagian

Kepegawaian

Universitas

- Dilakukan verifikasi awal


diajukan

- Jika belum lengkap,

maka berkas

dikembalikan kepada

yang bersangkutan untuk

dilengkapi.

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Melaksanakan verifikasi atas

dokumen yang diberikan oleh

Sub Bagian Keegawaian

Fakultas.

- DP3


yang diperlukan


pelatihan)

- Dokumen evaluasi


rekan kerja dan

bawahan)

- Jika telah lengkap segera

diajukan ke Bagian

Kepegawaian

Universitas.

198

PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN PENJELASAN

Pembantu / Wakil Rektor yang

bertanggung jawab,

Memutuskan status kenaikan

pangkat/jabatan pegawai

universitas

- Surat Keputusan Rektor

tentang Status

Kenaikan Pangkat

Pegawai Universitas

- Terkait dengan status,

masih terbuka

kemungkinan bagi

pegawai universitas yang

hasil evaluasi kinerjanya

kurang, maka yang

bersangkutan tidak naik

pangkat.

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Mengantarkan dokumen ke


Nasional

- DP3


yang diperlukan


pelatihan)

- Dokumen evaluasi


rekan kerja dan

bawahan)

- Dilakukan verifikasi ulang


diajukan

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Memonitor dan secara aktif

menanyakan hasil dari proses

kenaikan pangkat/ golongan

pegawai

- SK Kenaikan Pangkat/

Golongan

- Mengantarkan

dokumen ke


Nasional

Bagian Kepegawaian

Universitas,

Mendokumentasikan untuk

arsip dan meneruskan ke

fakultas

- SK Kenaikan Pangkat/

Golongan

- Arsip untuk Universitas

- Arsip untuk Fakultas


Fakultas,

Mendokumentasikan untuk

arsip dan meneruskan ke

dosen yang bersangkutan

- SK Kenaikan SK Kenaikan

Pangkat/ Golongan

- Diterima oleh pegawai

yang bersangkutan

199

C. DIAGRAM ALIR

200

D. PENJELASAN

1. Dekan melalui PD II melakukan sosialisasi tentang waktu kenaikan pangkat pada

pegawai yang akan naik jabatan melalui Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, pegawai kemudian

melengkapi persyaratan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk naik jabatan.

Dokumen-dokumen tersebut adalah DP 3, Dokumen Evaluasi Kinerja, dan dokumen lain

yang diperlukan

3. Kemudian pegawai yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada

Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut, bagian

kepegawaian akan menanyakan dan mencari arsip pegawai tentang dokumen yang

harus dikumpulkan kemudian Bagian Kepegawaian Fakultas akan memverifikasi

kelengkapan dokumen-dokumen tersebut. Jika tidak lengkap, maka pegawai akan

diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses ini berulang terus sampai

dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.

4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di

serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.

5. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen

pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.

6. Untuk kenaikan pangkat pegawai universitas, Rektor akan menerbitkan SK Rektor

tentang kenaikan pangkat pegawai universitas

7. Untuk kenaikan pangkat PNS Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan dokumen

persyaratan ke Departemen Pendidikan Nasional.

8. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari

Depdiknas. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian

Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.

9. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan arsip

SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan tersebut

pada pegawai yang terkait.

201

2.5. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Struktural Pegawai

A. TUJUAN

• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural

pegawai PNS/Universitas setelah berstatus BHMN


PENANGGUNG JAWAB

dan WEWENANG DOKUMEN PENJELASAN

Rektorat dan

Dekanat/Ketua

Lembaga

Melaksanakan Rapat

Koordinasi

- Hasil Keputusan Rapat

tentang formasi jabatan

pejabat struktural

- Berkaitan dengan jenis

jabatan yang dibutuhkan

- Berkaitan dengan target

kinerja yang diinginkan

- Berkaitan dengan syarat-

syarat yang terkait dengan

jabatan

Pembantu / Wakil

Rektor yang

membidangi SDM,

Mengumumkan

lowongan formasi

jabatan struktural di


- Surat Pengumuman

lowongan formasi jabatan

struktural


kepada calon-calon

pengisi jabatan

- Isinya menjelaskan tentang

formasi jabatan yang lowong,

tupoksi, target kinerja, dan

syarat-syarat formasi jabatan

tersebut

- Isinya mengundang calon-

calon, baik dari sumber SDM

internal maupun eksternal,

yang dianggap telah

memenuhi syarat pada waktu

tersebut.

Calon Pejabat

Struktural yang

berminat yang

berminat,

Menyiapkan segala

persyaratan yang

dibutuhkan

- Surat Lamaran

- Curriculum Vitae


jabatan yang ditawarkan

- Dokumen lain yang

disyaratkan (Ijazah, Hasil

Tes Kesehatan, dll)

- Harus terkumpul sesuai

dengan batas waktu yang

telah ditentukan

Tim yang ditunjuk oleh

Pembantu/Wakil

Rektor bidang SDM

Melaksanakan Tes

- Tes Interview

- Tes Kesehatan

- Tes Psikologi

- Tes lain yang dibutuhkan

- Anggota tim harus melibatkan

unsur fakultas yang

membutuhkan pejabat

struktural baru tersebut

- Seleksi

- Fit & Proper Test

- Pemilihan (ranking)

202

PENANGGUNG JAWAB

dan WEWENANG DOKUMEN PENJELASAN

Baperjakat atau bidang

sejenis di level

universitas bekerja

sama dengan

Dekanat/Ketua

Lembaga dimana

penempatan pejabat

struktural itu akan

bertugas

- Surat Keputusan tentang

Pejabat Struktural yang

Dipilih

- Kontrak kinerja

Berisi kontrak kinerja selama

periode tertentu untuk

memenuhi target kinerja yang

telah disepakati pada saat

seleksi jabatan strktural

dilakukan

Rektor - SK Pengangkatan/

Penempatan

Setelah dilantik, maka pejabat

terpilih harus melaksanakan

tugas / jabatan yang

dipangkunya.

C. DIAGRAM ALIR

Prosedur Merit Promosi Dan Karir Struktural Pegawai (1)

PR/WR Bidang SDMRektorat/Dekanat/

Ketua LembagaCalon Pejabat

Mulai

Koordinasi analisis

kebutuhan pejabat

struktural

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Menyiapkan

dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Mengumumkan

formasi jabatan dan

memberitahukan

calon pengisi

jabatan

1

203

D. PENJELASAN

1. Rektorat/Dekanat/Ketua Lembaga melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat

struktural untuk masing-masing lembaga yang berada dibawah pimpinannya. Koordinasi

tersebut menghasilkan Keputusan Rapat Formasi Jabatan Pejabat truktural.

2. PR/WR kemuidian mengumumkan formasi jabatan dan memberitahukannya pada

pegawai calon pengisi jabatan melalui Surat Pemberitahuan dan Surat Pengumuman

Formasi Jabatan.

3. Pegawai calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen

persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae,

Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang disyaratkan

(Ijazah, Hasil Tes Kesehatan, dll)

4. Dokumen tersebut diserahkan kepada tim yang ditunjuk oleh PR?WR yang membidangi

SDM, kemudian tim tersebut melakukan seleksi terhadap pegawai yang bersangkutan.

Seleksinya berupa tes tes interview, tes kesehatan, tes psikologi dan tes lain yang

dibutuhkan. Hasil seleksi tersebut diserahkan kepada Baperjakat atau bidang sejenis di

level universitas bekerja sama dengan Dekanat/Ketua Lembaga dimana penempatan

pejabat struktural itu akan bertugas.

5. Baperjakat kemudian membuat Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan

menerbitkan SK Pejabat Struktural.

6. Berdasarkan Kontrak Kinerja dan SK Pejabat Struktural, Rektor kemudian melantik

pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/ Penempatan

204

3) Prosedur Pensiun PNS

A. TUJUAN

• Untuk memudahkan pemahaman terhadap proses pengajuan pension pegawai.

• Mengetahui langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajukan usulan

pensiun.

• Mengetahui pejabat yang mempunyai tanggung jawab dan kewenangan dalam

pemrosesan usulan pensiun.

• Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengusulan pensiun.


Penanggung Jawab Dokumen Penjelasan

Bagian Kepegawaian

UB

- Surat pemberitahuan

kepada PNS (Dosen

/Tenaga Administrasi)

- menjelaskan bahwa PNS yang

bersangkutan akan mencapai

batas usia pensiun

PNS (Dosen / Tenaga

Administrasi)

- Isian formulir pengajuan

pensiun

- Kelengkapan dokumen

sebagai PNS

- PNS ybs mengisi formulir yang

sudah disiapkan

- Menghimpun berbagai macam

surat keputusan/dokumen yang

diperlukan

Sub Bag

Kepegawaian

Fakultas


pensiun


sebagai PNS

- Memeriksa kebernaran pengisian

formulir

- Memeriksa kelengkapan

dokumen yang diperlukan

- Mengirimkan usulan pensiun ke

Universitas

Bagian Kepegawaian

UB


pensiun


sebagai PNS

- Konsep surat usulan

pensiun PNS

- Memeriksa kebernaran pengisian

formulir

- Memeriksa kelengkapan

dokumen yang diperlukan

- Membuat konsep surat usulan

pensiun ke Sekjen Depdiknas

yang akan ditandatangani oleh

Pembantu Rektor II

Sekjen Depdiknas


pensiun


sebagai PNS


pensiun PNS

- Memeriksa dokumen usulan

pensiun PNS

- Meneruskan usulan pensiun PNS

ke BKN

Badan Kepegawaian

Negara (BKN)


pensiun


sebagai PNS


- Memeriksa kelengkapan usulan

pension PNS

- Membuat surat keputusan

pensiun untuk PNS gol I/a-IV/b

- Meneruskan usulan pension PNS

205

Penanggung Jawab Dokumen Penjelasan

pensiun PNS

- Keputusan pensiun untuk

PNS gol I/a-IV/b

ke Sekretaris Negara

C. DIAGRAM ALIR

206

D. PENJELASAN

1. Bagian Kepegawaian Universitas memberitahukan kepada PNS tentang batas usia

pensiun melalui surat pemberitahuan yang disampaikan kepada PNS yang terkait

2. PNS yang terkait kemudian mengisi formulir pengajuan pensiun dan melengkapi

dokumen persyaratan pensiun.

3. Formulir Pengajuan Pensiun dan dokumen persyaratan pensiun diserahkan kepada

bagian kepegawaian fakultas kemudian bagian kepegawaian fakultas memverifikasi

kelengkapan dokumen.

4. Jika tidak lengkap bagian kepegawaian fakultas akan meminta PNS yang bersangkutan

untuk melengkapi dokumen yang belum lengkap. Jika tidak lengkap bagian kepegawaian

fakultas akan memproses ususlan pensiun PNS ke bagaian kepegawaian Universitas.

5. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen pensiun

yang diterima dari Bagian Kepegawaian Fakultas.

6. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian membuat konsep surat usulan pensiun

dengan tandatangan PR/WR II untuk dikirimkan ke Depdiknas.

7. PNS akan menerima uang pensiun dari PT Taspen.

207

BAB III. BIDANG KEUANGAN

1) Prosedur APBN

1.1. Prosedur Layanan Permintaan Pembayaran Uang Persediaan Dana APBN

A. TUJUAN

• Meningkatkan pelayanan pencairan uang persediaan yang bersumber dari dana

APBN.

• Memperlancar pelaksanaan kegiatan pada unit kerja di lingkungan Universitas

Brawijaya.

B. REFERENSI

1. UU NO. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara.

2. UU NO. 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara.

3. UU NO. 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab

Keuangan Negara.

4. Kepres NO. 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa

Pemerintah.

C. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT

1. Rektor / KPA.

2. Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM.

3. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen.

4. Kabag. Keuangan.

5. Kasubag. Dana Rutin dan Pembangunan.

6. Bendahara Pengeluaran.

7. PUMK Belanja Barang.

8. PUMK Belanja Modal.

9. Kasubag. Monitoring Dan Evaluasi.

10. KPPN ( Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ).

11. Bank Persepsi.

12. Koordinator pada unit kerja.

D. FORMULIR/DOKUMEN

• Surat Permohonan Pengajuan Dana.

• Kwitansi beserta kelengkapannya ( Kwitansi yang sudah disahkan ).

208

E. PROSEDUR KERJA

1. Unit Kerja

Mengajukan surat uang muka kerja ke Kuasa Pengguna Anggaran / KPA.

2. KPA / Rektor

Menyetujui / tidak pengajuan UMK tersebut dan mendisposisikan kepada

Pembantu Rektor II.

3. Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM

Menyetujui / tidak pengajuan UMK tersebut dan mendisposisikan kepada Ka.

BAUK sebagai Pejabat Pembuat Komitmen.

4. Ka. BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen

Menyetujui / tidak pengajuan UMK tersebut dan mendisposisikan kepada Kabag.

Keuangan.

Menandatangani berkas-berkas yang diajukan.

5. Kabag. Keuangan

Mendisposisikan kepada Kasubag. Dana Rutin dan Pembanguan untuk diproses.

Menandatangani berkas-berkas yang diajukan.

6. Kasubag. Dana Rutin dan Pembanguan.

Mengecek dana yang diajukan dengan pagu yang tersedia, apakah dana tersebut

besarnya sesuai dengan pagu serta mencatat dalam buku monitoring dana dan

tersebut diserahkan kepada petugas verifikasi / Kasubag. Monitoring & Evaluasi.

7. Kasubag Monitoring dan Evaluasi

Memeriksa apakah berkas pengajuan tersebut sudah sesuai dengan ketentuan

atau belum kalau sudah sesuai dengan ketentuan kemudian berkas tersebut

diserahkan kepada PUMK Belanja Barang.

8. PUMK Belanja Barang

Mengecek ulang berkas pengajuan, membuat SPP dan membukukan ke Buku Kas

Umum kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran setelah SPP dicek

oleh Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.

9. Bendahara Pengeluaran

Membuat SPM berdasarkan SPP yang dibuat oleh PUMK kemudian diserahkan ke

BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian ditandatangani oleh Pembantu Rektor II

sebagai pejabat penandatangan SPM untuk kemudian diserahkan kepada PUMK

Belanja Barang dan diproses ke KPPN.

10. KPPN

Memverifikasi berkas pengajuan, apabila sudah betul kemudian dikeluarkan SP2D

rangkap 3 : 1 lembar untuk KPPN, 1 lembar untuk Bank Persepsi / BRI, 1 lembar

untuk universitas.

11. BANK PERSEPSI

Atas dasar SP2d dari KPPN Bank mentransfer dana tersebut ke Bank yang ditunjuk

oleh universitas pada Rekening Rektor an. Bendahara Pengeluaran untuk

kemudian Bendahara Pengeluaran mengeluarkan cek kepada unit kerja tersebut.

209

F. DIAGRAM ALIR

211

G. PENJELASAN

1. Unit Kerja mengajukan surat uang muka kerja ke Kuasa Pengguna Anggaran / KPA.

2. KPA / Rektor akan menyetujui / tidak pengajuan UMK tersebut dan mendisposisikan

kepada Pembantu Rektor II.

3. Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM akan menyetujui / tidak pengajuan

UMK tersebut dan mendisposisikan kepada Ka.BAUK sebagai Pejabat Pembuat

Komitmen.

4. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen akan menyetujui / tidak pengajuan UMK

tersebut dan mendisposisikan kepada Kabag. Keuangan serta menandatangani berkas –

berkas yang diajukan.

5. Kabag. Keuangan mendisposisikan kepada Kasubag. Dana Rutin dan Pembanguan untuk

diproses serta menandatangani berkas – berkas yang diajukan.

6. Kasubag. Dana Rutin Dan Pembanguan akan mengecek dana yang diajukan dengan pagu

yang tersedia, apakah dana tersebut besarnya sesuai dengan pagu serta mencatat

dalam buku monitoring dana dan tersebut diserahkan kepada petugas verifikasi /

Kasubag. Monitoring & Evaluasi.

7. Kasubag Monitoring & Evaluasi akan memeriksa apakah berkas pengajuan tersebut

sudah sesuai dengan ketentuan atau belum kalau sudah sesuai dengan ketentuan

kemudian berkas tersebut diserahkan kepada PUMK Belanja Barang.

8. PUMK Belanja Barang mengecek ulang berkas pengajuan, membuat SPP dan

membukukan ke Buku Kas Umum kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran

setelah SPP dicek oleh Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.

9. Bendahara Pengeluaran membuat SPM berdasarkan SPP yang dibuat oleh PUMK

kemudian diserahkan ke BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian ditandatangani oleh

Pembantu Rektor II sebagai pejabat penandatangan SPM untuk kemudian diserahkan

kepada PUMK Belanja Barang dan diproses ke KPPN.

H. LAMPIRAN

1. Kwitansi yang disetujui KPA atau pejabat yang ditunjuk.

2. Faktur pajak beserta SSP.

3. Ringkasan Kontrak.

212

1.2. Prosedur Layanan Permintaan Pembayaran Langsung (LS) Dana APBN Untuk Belanja

Barang

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan atas permintaan pembayaran atas dana yang

bersumber dari dana APBN.

• Memperlancar pembayaran atas pelaksanaan kegiatan pada unit kerja di

lingkungan universitas brawijaya.

B. REFERENSI




Keuangan Negara.


Pemerintah.


1. Rektor / KPA.


3. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen

4. Kabag. Keuangan.



7. PUMK Belanja Barang.


9. KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara).

10. Bank Persepsi.

11. Pihak Ketiga / Rekanan.

D. DOKUMEN

• Surat Permohonan Pencairan Dana

• SPP (Surat Permintaan Pembayaran)

• SPM (Surat Perintah Membayar)

• SP2D (Surat Perintah Pembayaran Dana)

213

E. PROSEDUR KERJA

• Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen

Mengajukan surat permohonan termin pembayaran kepada KPA / Rektor baik

kegiatan fisik maupun non fisik.

• Rektor / KPA

Menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Pembantu Rektor II.

• Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM

Menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Ka.BAUK dan oleh

BAUK didisposisikan kepada Kabag.Keuangan.

• Kabag. Keuangan

Meneruskan permohonan termin pembayaran dan mendisposisikan kepada

Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.

• Kasubag Dana Rutin & Pembangunan

Mengecek dana yang diajukan dengan pagu yang tersedia, apakah permohonan

tersebut dananya tersedia atau tidak serta mencatat dalam buku monitoring dana

dan dokumen tersebut diserahkan kepada petugas verifikasi / Kasub. Monitoring &

Evaluasi.

• Kasubag Monitoring & Evaluasi / Petugas Verifikasi

Memeriksa apakah dokumen tersebut sudah sesuai dengan ketentuan atau belum,

kalau sudah memenuhi syarat kemudian dokumen diserahkan kepada PUMK

Belanja Modal / Barang.

• PUMK Belanja Modal / PUMK Belanja Barang

Membuat SPP, Ringkasan Kontrak dan membukukan ke Buku Kas Umum dan

diserahkan ke Bendahara Pengeluaran setelah berkas dicek oleh Kasubag Dana

Rutin & Pembangunan.

• Bendahara Pengeluaran :

Membuat SPM berdasarkan SPP yang dibuat oleh PUMK kemudian diserahkan

kepada Ka.BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian ditandatangani oleh Pembantu

Rektor II sebagai penandatangan SPM untuk kemudian diserahkan kepada rekanan.

• Rekanan

Membawa berkas tersebut ke KPPN ( Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ).

• KPPN ( Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ).


rangkap 3 : 1 lembar untuk KPPN, 1 lembar untuk Bank Persepsi dan 1 lembar

untuk universitas.

• Bank Persepsi

Atas dasar SP2D dari KPPN Bank mentransfer dan tersebut ke Bank yang ditunjuk

oleh Rekanan dalam dokumen kontrak.

214

F. DIAGRAM ALIR

216

G. PENJELASAN

1. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen mengajukan surat permohonan termin

pembayaran kepada KPA baik kegiatan fisik maupun non fisik.

2. Rektor / KPA menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Pembantu

Rektor II.

3. Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM menyetujui termin pembayaran

dan mendisposisikan kepada Ka.BAUK dan oleh BAUK didisposisikan kepada

Kabag.Keuangan.

4. Kabag. Keuangan menyetujui permohonan termin pembayaran dan mendisposisikan

kepada Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.

5. Kasubag Dana Rutin & Pembangunan mengecek dana yang diajukan dengan pagu yang

tersedia, apakah permohonan tersebut dananya tersedia atau tidak serta mencatat

dalam buku monitoring dana dan dokumen tersebut diserahkan kepada petugas

verifikasi / Kasub. Monitoring & Evaluasi.

6. Kasubag Monitoring & Evaluasi / Petugas Verifikasi memeriksa apakah dokumen

tersebut sudah sesuai dengan ketentuan atau belum, kalau sudah memenuhi syarat

kemudian dokumen diserahkan kepada PUMK Belanja Modal / Barang.

7. PUMK Belanja Modal / PUMK Belanja Barang membuat SPP, Ringkasan Kontrak dan

membukukan ke BKU dan diserahkan ke Bendahara Pengeluaran setelah berkas dicek

oleh Kasubag Dana Rutin & Pembangunan.


kemudian diserahkan kepada Ka.BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian

ditandatangani oleh Pembantu Rektor II sebagai penandatangan SPM untuk kemudian

diserahkan kepada rekanan.

H. LAMPIRAN

1. Kontrak / SPK ( Surat Perintah Kerja ).

2. BAST ( Berita Acara Serah Terima Pekerjaan ).

3. BAPP ( Berita Acara Persetujuan Pembayaran ).

4. BAP ( Berita Acara Pemeriksaan Dan Penerimaan ).

5. Surat pernyataan KPA mengenai penetapan rekanan.



8. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh Bank.


217

1.3. Prosedur Layanan Permintaan Pembayaran Langsung (LS) Dana APBN Untuk Belanja

Modal

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan atas permintaan pembayaran atas dana yang

bersumber dari dana APBN.

• Memperlancar pembayaran atas pelaksanaan kegiatan pada unit kerja di

lingkungan universitas brawijaya.

B. REFERENSI




Keuangan Negara.


Pemerintah.


1. Rektor / KPA.


3. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen.

4. Kabag. Keuangan.



7. PUMK Belanja Modal.


9. KPPN ( Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ).

10. Bank Persepsi.

11. Pihak Ketiga / Rekanan.

D. DOKUMEN

• Surat Permohonan Pencairan Dana.

• SPP ( Surat Permintaan Pembayaran ).

• SPM ( Surat Perintah Membayar ).

• SP2D ( Surat Perintah Pembayaran Dana ).

E. PROSEDUR KERJA


Mengajukan surat permohonan termin pembayaran kepada KPA / Rektor baik

kegiatan fisik maupun non fisik.

219

• Rektor / KPA

Menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Pembantu Rektor II.

• Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM

Menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Ka.BAUK dan oleh

BAUK didisposisikan kepada Kabag.Keuangan.

• Kabag. Keuangan

Meneruskan permohonan termin pembayaran dan mendisposisikan kepada

Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.


Mengecek dana yang diajukan dengan pagu yang tersedia, apakah permohonan

tersebut dananya tersedia atau tidak serta mencatat dalam buku monitoring dana

dan dokumen tersebut diserahkan kepada petugas verifikasi / Kasub. Monitoring &

Evaluasi.

• Kasubag Monitoring & Evaluasi / Petugas Verifikasi

Memeriksa apakah dokumen tersebut sudah sesuai dengan ketentuan atau belum,

kalau sudah memenuhi syarat kemudian dokumen diserahkan kepada PUMK

Belanja Modal / Barang.

• PUMK Belanja Modal / PUMK Belanja Barang

Membuat SPP, Ringkasan Kontrak dan membukukan ke Buku Kas Umum dan

diserahkan ke Bendahara Pengeluaran setelah berkas dicek oleh Kasubag Dana

Rutin & Pembangunan.

• Bendahara Pengeluaran :

Membuat SPM berdasarkan SPP yang dibuat oleh PUMK kemudian diserahkan

kepada Ka.BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian ditandatangani oleh Pembantu

Rektor II sebagai penandatangan SPM untuk kemudian diserahkan kepada rekanan.

• Rekanan

Membawa berkas tersebut ke KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara).



rangkap 3 : 1 lembar untuk KPPN, 1 lembar untuk Bank Persepsi dan 1 lembar

untuk universitas.

• Bank Persepsi

Atas dasar SP2D dari KPPN Bank mentransfer dan tersebut ke Bank yang ditunjuk

oleh Rekanan dalam dokumen kontrak.

220

F. DIAGRAM ALIR

222

G. PENJELASAN

1. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen mengajukan surat permohonan termin

pembayaran kepada KPA baik kegiatan fisik maupun non fisik.

2. Rektor / KPA menyetujui termin pembayaran dan mendisposisikan kepada Pembantu

Rektor II.

3. Pembantu Rektor II / Pejabat Penandatanganan SPM menyetujui termin pembayaran

dan mendisposisikan kepada Ka.BAUK dan oleh BAUK didisposisikan kepada

Kabag.Keuangan.

4. Kabag. Keuangan menyetujui permohonan termin pembayaran dan mendisposisikan

kepada Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan.

5. Kasubag Dana Rutin & Pembangunan mengecek dana yang diajukan dengan pagu yang

tersedia, apakah permohonan tersebut dananya tersedia atau tidak serta mencatat

dalam buku monitoring dana dan dokumen tersebut diserahkan kepada petugas

verifikasi / Kasub. Monitoring & Evaluasi.

6. Kasubag Monitoring & Evaluasi / Petugas Verifikasi memeriksa apakah dokumen

tersebut sudah sesuai dengan ketentuan atau belum, kalau sudah memenuhi syarat

kemudian dokumen diserahkan kepada PUMK Belanja Modal / Barang.

7. PUMK Belanja Modal / PUMK Belanja Barang membuat SPP, Ringkasan Kontrak dan

membukukan ke BKU dan diserahkan ke Bendahara Pengeluaran setelah berkas dicek

oleh Kasubag Dana Rutin & Pembangunan.


kemudian diserahkan kepada Ka.BAUK untuk dicek dan diparaf kemudian

ditandatangani oleh Pembantu Rektor II sebagai penandatangan SPM untuk kemudian

diserahkan kepada rekanan.

H. LAMPIRAN

1. Kontrak / SPK ( Surat Perintah Kerja ).

2. BAST ( Berita Acara Serah Terima Pekerjaan ).

3. BAPP ( Berita Acara Persetujuan Pembayaran ).

4. BAP ( Berita Acara Pemeriksaan Dan Penerimaan ).

5. Surat pernyataan KPA mengenai penetapan rekanan.



8. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh Bank.


223

1.4. Prosedur Layanan Pembayaran Gaji

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan pencairan gaji tunjangan fungsional, tunjangan

struktural, tunjangan anak, isteri dan tunjangan belajar luar negeri serta

pendistribusiannya.

• Memperlancar jalannya pelaksanaan pendistribusian gaji pada satuan unit kerja di

lingkungan Universitas Brawijaya.

B. REFERENSI




Keuangan Negara.

4. PMK 134/PMK.06/2005 Tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan

Anggaran Pendapatan & Belanja Negara.

5. Peraturan Presiden NO. 65 Tahun 2007 Tentang Tunjangan Dosen.


• Pembantu Rektor II ( Pejabat Penandatanganan SPM ).

• Pejabat Pembuat Komitmen.

• Kabag. Keuangan.

• Kasubag. Keuangan.

• Bendahara Pengeluaran.

• PUMK Belanja Pegawai.

• Juru Bayar.

• Petugas Verifikasi / Kasubag. Monitoring Dan Evaluasi.


• Bank Persepsi.

• Juru Bayar.

D. DOKUMEN

• Daftar Gaji Induk

E. PROSEDUR KERJA

• Kepegawaian

Mengajukan Mutasi Kepegawaian ( CPNS, PNS, Kenaikan Pangkat (KP), Kenaikan

Tunjangan Fungsional (KTF) dan Tunjangan Struktural (TS) ).

Menerima SK Mutasi Kepegawaian dan Nota BKN tentang Kenaikan Pangkat (KP),

Kenaikan Tunjangan Fungsional (KTF) dan Tunjangan Struktural (TS).

• Juru Bayar

224

Menghimpun SK Mutasi dan Nota BKN tentang Kenaikan Pangkat (KP), Kenaikan

Tunjangan Fungsional (KTF) dan Tunjangan Struktural (TS).

Membuat daftar gaji bulanan, kekurangan gaji, gaji terusan, gaji susulan dan uang

duka.

• PUMK Belanja Pegawai

Membuat SPP-LS

Meminta paraf kepada Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan serta tanda tangan

kepada Pejabat Pembuat Komitmen.

Membukukan ke dalam Buku Kas Umum.


Memeriksa daftar gaji dan membubuhkan paraf.

Mencatat dalam Buku Monitoring Anggaran.

• Bendahara Pengeluaran

Setelah berkas ditandatangani maka berdasarkan SPP-LS kemudian dibuatkan SPM.

Menandatangani daftar gaji.

• Petugas Verifikasi / Kasubag Monitoring & Evaluasi.

Mengevaluasi dan memeriksa SPM serta membubuhkan paraf.

• Kabag. Keuangan

Mengecek SPM kemudian memberi paraf.

Meneruskan ke BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen.


Menandatangani SPP, SPM dan Daftar Rekapitulasi Permintaan Gaji.

• Pejabat Penerbit SPM

Setelah SPM diperiksa dan diparaf kemudian SPM ditandatangani lalu dibawa ke

KPPN untuk diproses.


Memeriksa dokumen SPP dan SPM.

Mengisi Aplikasi SP2D.

Mengirim SP2D ke Bank Persepsi.

• Bank Persepsi

Mentransfer dana ke rekening Rektor an.Bendahara Pengeluaran senilai yang

tertera pada SP2D.

Setelah masuk ke Rekening Rektor a.n. Bendahara Pengeluaran mengeluarkan cek

kepada juru bayar kantor pusat dan fakultas untuk mencairkan dana tersebut

kemudian dana tersebut oleh juru bayar didistribusikan ke masing - masing

pegawai.

225

F. DIAGRAM ALIR

227

G. PENJELASAN

1. Juru Bayar menghimpun SK Mutasi dan Nota BKN tentang Kenaikan Pangkat (KP),

Kenaikan Tunjangan Fungsional (KTF) dan Tunjangan Struktural (TS) kemudian membuat

daftar gaji bulanan, kekurangan gaji, gaji terusan, gaji susulan dan uang duka.

2. Berdasarkan Daftar Gaji PUMK Belanja Pegawai membuat SPP-LS dan meminta paraf

kepada Kasubag. Dana Rutin & Pembangunan serta tanda tangan kepada Pejabat

Pembuat Komitmen. Mencatat nilai SPP ke dalam Buku Kas Umum. Daftar gaji dan SPP

LS diserahkan pada Kasubag Dana Rutin & Pembangunan.

3. Kasubag Dana Rutin & Pembangunan memeriksa daftar gaji dan membubuhkan paraf

kemudian mencatat dalam Buku Monitoring Anggaran. Daftar Gaji dan SPP LS

diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.

4. Bendahara Pengeluaran setelah menandatangani berkas maka berdasarkan SPP-LS

kemudian membuat SPM. SPM kemudian diserahkan pada Petugas verifikasi

5. Petugas Verifikasi / Kasubag Monitoring & Evaluasi mengevaluasi dan memeriksa SPM

serta membubuhkan paraf. Kemudian menyerahkan SPM ke Kabag keuangan

6. Kabag. Keuangan mengecek SPM kemudian memberi paraf dan meneruskan ke BAUK /

Pejabat Pembuat Komitmen.

7. Ka.BAUK / Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani SPP, SPM dan Daftar

Rekapitulasi Permintaan Gaji, kemudian menyerahkan SPM pada PR II

8. Pejabat Penerbit SPM (PR II) memeriksa SPM dan menandatanganinya kemudian SPM

dibawa ke KPPN untuk diproses.

9. Setelah bank Persepsi mentransfer Dana Ke rekening rektor, Bendahara Pengeluaran

gaji dan mnyerahkannya pada Juru Bayar untu didistribusikan

H. LAMPIRAN

1. SK Pegawai Negeri.

2. Surat Pernyataan Pelantikan.

3. Surat Pernyataan masih Menduduki Jabatan.

4. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas.

228

1.5. Prosedur Layanan Pembayaran Uang Makan

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan pencairan serta pendistribusiannya.

• Memperlancar jalannya pelaksanaan pendistribusian uang makan pada satuan unit

kerja di lingkungan Universitas Brawijaya.

B. REFERENSI




Keuangan Negara.

4. Peraturan Dirjen Perbendaharaan NO. PER – 12 / PB / 2007 Tentang Prosedur dan

Tata Cara Permintaan serta Pembayaran Uang Makan bagi PNS (Pegawai Negeri

Sipil).








• Juru Bayar.



• Bank Persepsi.

• Juru Bayar.

D. DOKUMEN

• Rekapitulasi Daftar Permintaan Uang Makan.

• Daftar Hadir.

E. PROSEDUR / LANGKAH-LANGKAH

• Juru Bayar

Membuat Daftar Hadir.

Membuat Daftar Rekapitulasi Permintaan Pembayaran Uang Makan.

Mengajukan Permintaan Pembayaran Uang Makan kepada PUMK Belanja Pegawai.


Membuat SPP-LS

229





Memeriksa daftar gaji dan membubuhkan paraf.




Menandatangani daftar gaji.


Mengevaluasi dan Memeriksa SPM serta membubuhkan paraf untuk dicek oleh

Kabag. Keuangan.

• Kabag. Keuangan

Mengecek SPM untuk uang makan dan memberi paraf.

Meneruskan permohonan permintaan pembayaran uang makan ke Pejabat

Pembuat Komitmen untuk ditandatangani.


Menandatangani SPP dan Daftar Rekapitulasi Pembayaran Uang Makan.

Memberi Paraf, SPM, untuk ditandatangani oleh Pembantu Rektor II.








• Bank Persepsi

Mentransfer dana ke rekening Rektor a.n. Bendahara Pengeluaran senilai yang

tertera pada SP2D.

Setelah masuk ke Rekening Rektor a.n. Bendahara Pengeluaran mengeluarkan cek



pegawai.

230

F. DIAGRAM ALIR

232

G. PENJELASAN

1. Juru Bayar membuat Daftar Hadir dan Daftar Rekapitulasi Permintaan Pembayaran

Uang Makan kemudian mengajukan Permintaan Pembayaran Uang Makan kepada

PUMK Belanja Pegawai.

2. Berdasarkan Daftar Hadir dan Daftar Rekapitulasi Permintaan Pembayaran Uang Makan

PUMK Belanja Pegawai membuat SPP-LS dan meminta paraf kepada Kasubag. Dana

Rutin & Pembangunan serta tanda tangan kepada Pejabat Pembuat Komitmen.

Mencatat nilai SPP ke dalam Buku Kas Umum. Daftar Rekapitulasi Permintaan

Pembayaran Uang Makan dan SPP LS diserahkan pada Kasubag Dana Rutin &

Pembangunan.


kemudian mencatat dalam Buku Monitoring Anggaran. Daftar Rekapitulasi Permintaan

Pembayaran Uang Makan dan SPP LS diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.











9. Setelah Bank Persepsi mentransfer Dana Ke rekening rektor, Bendahara Pengeluaran

mengeluarkan uang makan dan menyerahkannya pada Juru Bayar untuk didistribusikan.

H. LAMPIRAN

1. SSP ( Surat Setoran Pajak ).

2. Surat Pernyataan Mutlak atas Kebenaran Perhitungan Uang Makan yang

Ditandatangani oleh Ka.BAUK. Pelantikan.

233

1.6. Prosedur Layanan Pembayaran Uang Lembur

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan pencairan serta pendistribusiannya.

• Memperlancar jalannya pelaksanaan pendistribusian uang makan pada satuan unit

kerja di lingkungan Universitas Brawijaya.

B. REFERENSI




Keuangan Negara.

4. Peraturan Dirjen Perbendaharaan NO. PER – 13 / PB / 2007 Tentang Prosedur dan

Tata Cara Permintaan serta Pembayaran Uang Lembur bagi PNS (Pegawai Negeri

Sipil).








• Juru Bayar.



• Bank Persepsi.

• Juru Bayar.

D. DOKUMEN

• Rekapitulasi Daftar Permintaan Uang Lembur.

• Daftar Hadir.

E. PROSEDUR / LANGKAH-LANGKAH

• Juru Bayar

Membuat Daftar Hadir.

Membuat Daftar Rekapitulasi Permintaan Pembayaran Uang Lembur.

Mengajukan Permintaan Pembayaran Uang Lembur kepada PUMK Belanja

Pegawai.


Membuat SPP-LS

234





Memeriksa daftar rekapitulasi permintaan pembayaran uang lembur dan

membubuhkan paraf.




Menandatangani daftar rekapitulasi permintaan pembayaran uang lembur.


Mengevaluasi dan Memeriksa SPM serta membubuhkan paraf untuk dicek oleh

Kabag. Keuangan.

• Kabag. Keuangan

Mengecek SPM untuk uang lembur dan memberi paraf.

Meneruskan permohonan permintaan pembayaran uang lembur ke Pejabat

Pembuat Komitmen untuk ditandatangani.


Menandatangani SPP dan Daftar Rekapitulasi Pembayaran Uang Lembur.

Memberi Paraf, SPM, untuk ditandatangani oleh Pembantu Rektor II.








• Bank Persepsi

Mentransfer dana ke rekening Rektor an.Bendahara Pengeluaran senilai yang

tertera pada SP2D.

Setelah masuk ke Rekening Rektor an. Bendahara Pengeluaran mengeluarkan cek



pegawai.

235

F. DIAGRAM ALIR

237

G. PENJELASAN

1. Juru Bayar membuat Daftar Hadir dan Daftar Rekapitulasi Permintaan Uang Lembur

kemudian mengajukan Permintaan Pembayaran Uang Lembur kepada PUMK Belanja

Pegawai.

2. Berdasarkan Daftar Hadir dan Daftar Daftar Rekapitulasi Permintaan Uang Lembur

kemudian PUMK Belanja Pegawai membuat SPP-LS dan meminta paraf kepada Kasubag.

Dana Rutin & Pembangunan serta tanda tangan kepada Pejabat Pembuat Komitmen.

Mencatat nilai SPP ke dalam Buku Kas Umum. Daftar Rekapitulasi Permintaan Uang

Lembur dan SPP LS diserahkan pada Kasubag Dana Rutin & Pembangunan.


kemudian mencatat dalam Buku Monitoring Anggaran. Daftar Rekapitulasi Permintaan

Uang Lembur dan SPP LS diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.











9. Setelah Bank Persepsi mentransfer Dana Ke rekening Rektor, Bendahara Pengeluaran

mengeluarkan uang lembur dan menyerahkannya pada Juru Bayar untuk didistribusikan.

H. LAMPIRAN

1. SSP ( Surat Setoran Pajak ).

238

2) Prosedur PNBP

2.1. Prosedur Pembayaran Biaya Pendidikan Bagi Mahasiswa Baru

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan dalam rangka pembayaran biaya pendidikan (SPP,

SPFP, SPIP) bagi mahasiswa baru untuk semua jenjang penerimaan.

• Meningkatkan validitas dan sistem pengendalian intern mengenai penerimaan uang

pendidikan bagi mahasiswa baru.

B. DOKUMEN YANG TERKAIT

• Undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

• Undang-undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

• Undang-undang No. 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengeloaan dan

Tanggung Jawab Keuangan Negara.

• Undang-undang No. 20 Tahun1997 tentang PNBP

• PP No. 24 Tahun 2005 tentang SAP (Sistem Akuntansi Pemerintah)

• Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran

Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

• SK. Rektor tentang tarip biaya pendidikan untuk mahasiswa baru.

C. PERSONIL YANG TERKAIT

Bendahara Penerima PNBP; BAAK ; Mahasiswa; Bank.

D. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Bendahara Penerima PNBP

Mempersiapkan data piutang biaya pendidikan mahasiswa baru

Menginformasikan data piutang serta tarip biaya pendidikan ke Bank yang ditunjuk.

Menginformasikan tarip dan jadwal pembayaran biaya pendidikan kepada

mahasiswa melalui fakultas dan webside dibantu oleh BAAK.

• BAAK

Memberikan data mahasiswa baru kepada Bendahara Penerima PNBP

• Mahasiswa

Melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk

• Pihak Bank

Melakukan cross cek data

Menerima pembayaran dari mahasiswa

Menerbitkan slip pembayaran dan memberikan yang asli kepada mahasiswa,

memberikan copy slip kepada bendahara penerima PNBP


239

Melakukan cross cek pada copy slip yang diterima dari bank dengan data pada

sistem yang ada di bagian Keuangan.

Melakukan konfirmasi kepada Bank bila ada penyimpangan data.

Menyusun laporan penerimaan biaya pendidikan mahasiswa baru.

E. DIAGRAM ALIR

240

F. PENJELASAN

1. Bendahara Penerima PNBP mempersiapkan data piutang biaya pendidikan mahasiswa

baru berdasarkan data yang diberikan oleh BAAK. Kemudian menginformasikan data

piutang serta tarip biaya pendidikan ke Bank yang ditunjuk. Selain itu Bendahara

Penerimaan PNBP akan menginformasikan tarip dan jadwal pembayaran biaya

pendidikan kepada mahasiswa melalui fakultas dan webside dibantu oleh BAAK.

2. Mahasiswa membayar pada Bank yang ditunjuk dan mahasiswa akan mendapatkan slip

pembayaran yang asli dari Bank

3. Pihak Bank akan melakukan cross cek data. Menerima pembayaran dari mahasiswa

kemudian menerbitkan slip pembayaran dan memberikan yang asli kepada mahasiswa,


4. Setelah proses pembayaran selesai Bendahara Penerima PNBP akan melakukan cross

cek pada copy slip yang diterima dari bank dengan data pada sistem yang ada di bagian

Keuangan. Jika terjadi penyimpangan data melakukan konfirmasi kepada Bank.

5. Terakhir Bendahara Penerima PNBP menyusun laporan penerimaan biaya pendidikan

mahasiswa baru.

241

2.2. Prosedur Pembayaran Biaya Pendidikan Bagi Mahasiswa Lama

A. TUJUAN

• Meningkatkan kualitas layanan dalam rangka pembayaran SPP bagi mahasiswa

lama untuk semua jenjang penerimaan.

• Meningkatkan validitas dan sistem pengendalian intern mengenai penerimaan uang

SPP bagi mahasiswa lama.



• Undang-undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara







• SK. Rektor tentang tarip SPP untuk mahasiswa lama.



• BAAK

• Mahasiswa

• Bank


• Bendahara Penerima PNBP:

Mempersiapkan data piutang SPP mahasiswa lama.

Menginformasikan data piutang serta tarip SPP ke Bank yang ditunjuk.

• BAAK:

Memberikan data mahasiswa lama kepada Bendahara Penerima PNBP

• Mahasiswa:

Melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk

• Pihak Bank:

Melakukan cross cek data

Menerima pembayaran dari mahasiswa

Menerbitkan slip pembayaran dan memberikan yang asli kepada mahasiswa,


242

• Bendahara Penerima PNBP :

Melakukan cross cek pada copy slip yang diterima dari bank dengan data pada

system yang ada di bag. Keuangan.

Melakukan konfirmasi kepada Bank bila ada penyimpangan data.

Menyusun laporan penerimaan SPP mahasiswa lama.

E. DIAGRAM ALIR

243

F. PENJELASAN

1. Bendahara Penerima PNBP mempersiapkan data piutang biaya pendidikan mahasiswa

lama berdasarkan data yang diberikan oleh BAAK. Kemudian menginformasikan data

piutang serta tarip biaya pendidikan ke Bank yang ditunjuk. Selain itu Bendahara

Penerimaan PNBP akan menginformasikan tarip dan jadwal pembayaran biaya

pendidikan kepada mahasiswa melalui fakultas dan webside dibantu oleh BAAK.

2. Mahasiswa membayar pada Bank yang ditunjuk dan mahasiswa akan mendapatkan slip

pembayaran yang asli dari Bank

3. Pihak Bank akan melakukan cross cek data. Menerima pembayaran dari mahasiswa

kemudian menerbitkan slip pembayaran dan memberikan yang asli kepada mahasiswa,


4. Setelah proses pembayaran selesai Bendahara Penerima PNBP akan melakukan cross

cek pada copy slip yang diterima dari bank dengan data pada sistem yang ada di bagian

Keuangan. Jika terjadi penyimpangan data melakukan konfirmasi kepada Bank.

5. Terakhir Bendahara Penerima PNBP menyusun laporan penerimaan biaya pendidikan

mahasiswa lama.

244

2.3. Prosedur Pembayaran Termin Kontrak

A. TUJUAN

• Meningkatkan layanan dalam rangka pembayaran –pembayaran pengadaan barang

dan jasa melalui Kontrak

• Meningkatkan fungsi control bagian keuangan mengenai jumlah pengadaan barang

dan jasa beserta besaran nilai uangnya



• Undang-undang No.1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara







• KEPPRES No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan

Jasa.


Pembantu Rektor II; KaBAUK (Pejabat Pembuat Komitmen); Kabag. Keuangan;

Kasubbag Monitoring dan Evaluasi; Kasubbag PNBP; Panitia Pemeriksa & Penerimaan

Barang dan Jasa; Bendahara Pengguna PNBP; PUM dan Kontraktor.


• Kontraktor Pembuat laporan kemajuan fisik kepada Panitia pemeriksa dan

Penerimaan Barang rangka 5.

• Panitia Pemeriksa dan penerimaan barang memeriksa kelapangan , apabila

kemajuan fifik telah sesuai , maka dibuatkan berita acara kemajuan fisik dan

dilampiri laporan kejuan fisik yang dibuat kontraktor. Serta membubuhkan tanda

tangannya.

• Kemudian KaBAUK menyetujui dengan menandatangani laporan tsb.

• Selanjutnya kontraktor mengajukan surat permohonan pembayaran pekerjaan

kepada Pembantu Rektor II sebesar maksimal sama dengan prosentase kemajuan

fisik pekerjaan dikurangi 5% dengan dilampiri laporan kemajuan fisik yang telah

disetujui oleh KaBAUK.

• Pembantu Rektor II mengecek surat tersebut serta mendesposisi untuk pencairan

dana ke KaBAUK.

• KaBAUK mendesposisi surat tersebut ke Kabag Keuangan dan diteruskan ke

Kasubbag Monitoring dan Evaluasi dan selanjutnya diserahkan ke Kasubbag PNBP.

245

• Kasubbag PNBP mendesposisikan surat tersebut untuk pencairan dana kepada

Bendahara pengguna dan PUMK untuk membayarkan uang tersebut kepada

Kontraktor.

E. DIAGRAM ALIR

246

Pola Tata Kelola Universitas Brawijaya 2008


247

F. PENJELASAN

1. Kontraktor membuat laporan kemajuan fisik kepada Panitia pemeriksa dan Penerimaan

Barang rangkap 5.

2. Panitia Pemeriksa dan penerimaan barang memeriksa kelapangan , apabila kemajuan

fifik telah sesuai , maka dibuatkan berita acara kemajuan fisik dan dilampiri laporan

kejuan fisik yang dibuat kontraktor. Serta membubuhkan tanda tangannya .

3. Kemudian KaBAUK menyetujui dengan menandatangani laporan tsb.

4. Selanjutnya kontraktor mengajukan surat permohonan pembayaran pekerjaan kepada

Pembantu Rektor II sebesar maksimal sama dengan prosentase kemajuan fisik

pekerjaan dikurangi 5% dengan dilampiri laporan kemajuan fisik yang telah disetujui

oleh KaBAUK.

5. Pembantu Rektor II mengecek surat tersebut serta mendesposisi untuk pencairan dana

ke KaBAUK

6. KaBAUK mendesposisi surat tersebut ke Kabag Keuangan dan diteruskan ke Kasubbag

Monitoring dan Evaluasi dan selanjutnya diserahkan ke Kasubbag PNBP.

7. Kasubbag PNBP mendesposisikan surat tersebut untuk pencairan dana kepada

Bendahara pengguna dan PUMK untuk membayarkan uang tersebut kepada Kontraktor.


248

2.4. Prosedur Pembayaran Pelunasan Kontrak

A. TUJUAN

• Meningkatkan layanan dalam rangka pelunasan pembayaran –pembayaran

pengadaan barang dan jasa melalui Kontrak

• Meningkatkan fungsi kontrol bagian keuangan mengenai jumlah pengadaan barang

yang telah selesai dikerjakan beserta sisa besaran nilai uang yang akan dicairkan.










• KEPPRES No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan

Jasa.


Pembantu Rektor II; KaBAUK (Pejabat Pembuat Komitmen) ; Kabag. Keuangan;

Kasubbag Monitoring dan Evaluasi; Kasubbag PNBP ; Panitia Pemeriksa &Penerimaan

Barang dan Jasa; Bendahara Pengguna PNBP ;PUM dan Kontraktor.


• Kontraktor membuat laporan kemajuan fisik kepada Panitia pemeriksa dan

Penerimaan Barang yang menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai 100% rangka

5.

• Panitia Pemeriksa dan penerimaan barang memeriksa kelapangan , apabila

kemajuan fisik telah sesuai , maka dibuatkan berita acara kemajuan fisik 100%

serta Berita Acara Serah Terima Pekerjaan I dan dimintakan tanda tangan ke

Kontraktor dengan dilampiri laporan kejuan fisik yang dibuat kontraktor.

• Kemudian KaBAUK mengecek fisik pekerjaan maupun kelengkapan administrasi.

Apabila menyetujui maka akan menandatangani menandatangani Berita Acara

Serah terima I pekerjaan tersebut.

• Selanjutnya kontraktor mengajukan surat permohonan pelunasan pembayaran

pekerjaan kepada Pembantu Rektor II sebesar 100% dengan dilampiri laporan

kemajuan fisik yang telah disetujui oleh KaBAUK


249

• Pembantu Rektor II mengecek surat tersebut serta mendesposisi untuk diproses

pencairan pelunasan pembayaran ke KaBAUK

• KaBAUK mendesposisi surat tersebut ke Kabag Keuangan dan diteruskan ke

Kasubbag Monitoring dan Evaluasi dan selanjutnya diserahkan ke Kasubbag PNBP.

• Kasubbag PNBP mendesposisi surat permohonan tersebut kepada Bendahara

pengguna dan PUMK untuk membayarkan uang tersebut kepada Kontraktor dan

kontraktor diharuskan menyerahkan uang jaminan pemeliharaan sebesar 5% dalam

bentuk jaminan bank yang dikeluarkan oleh Bank Pemerintah sampai masa

pemeliharaan habis .


250

E. DIAGRAM ALIR


251


252

F. PENJELASAN

1. Kontraktor membuat laporan kemajuan fisik kepada Panitia pemeriksa dan Penerimaan

Barang yang menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai 100% sebanyak rangkap 5.

2. Panitia Pemeriksa dan penerimaan barang memeriksa kelapangan, apabila kemajuan

fisik telah sesuai , maka dibuatkan berita acara kemajuan fisik 100% serta Berita Acara

Serah Terima Pekerjaan I dan dimintakan tanda tangan ke Kontraktor dengan dilampiri

laporan kemajuan fisik yang dibuat kontraktor.

3. Kemudian KaBAUK mengecek fisik pekerjaan maupun kelengkapan administrasi. Apabila

menyetujui maka akan menandatangani menandatangani Berita Acara Serah terima I

pekerjaan tersebut.

4. Selanjutnya kontraktor mengajukan surat permohonan pelunasan pembayaran

pekerjaan kepada Pembantu Rektor II sebesar 100% dengan dilampiri laporan kemajuan

fisik yang telah disetujui oleh KaBAUK

5. Pembantu Rektor II mengecek surat tersebut serta mendesposisi untuk diproses

pencairan pelunasan pembayaran ke KaBAUK

6. KaBAUK mendesposisi surat tersebut ke Kabag Keuangan dan diteruskan ke Kasubbag

Monitoring dan Evaluasi dan selanjutnya diserahkan ke Kasubbag PNBP.

7. Kasubbag PNBP mendesposisi surat permohonan tersebut kepada Bendahara pengguna

dan PUMK untuk membayarkan uang tersebut kepada Kontraktor dan kontraktor

diharuskan menyerahkan uang jaminan pemeliharaan sebesar 5% dalam bentuk jaminan

bank yang dikeluarkan oleh Bank Pemerintah sampai masa pemeliharaan habis .


253

2.5. Prosedur Pengajuan Biaya Studi

A. TUJUAN

• Memberikan pelayanan bantuan biaya studi lanjut kepada Pegawai Negeri Sipil

(Tenaga Pengajar dan Administrasi) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Untuk meningkatkan kualitas dan potensi Sumber Daya Manusia sesuai dengan

bidangnya masing-masing.











Rektor; Pembantu Rektor II; Pembantu Rektor I; KaBAUK; Kabag. Keuangan; Kasubbag

PNBP; PUMK PNBP; Bagian Akademik. Serta Staf pengajar dan Staf Administrasi.


• Staf Pengajar atau Staf Aministrasi mengajukan surat permohonan bantuan biaya

studi kepada Pimpinan Fakultas (Dekan) atau kepada Rektor untuk Staf

Administrasi yang ada direktorat dengan mengetahui pimpinan masing-masing.

• Apabila pimpinan fakultas atau pimpinan unit kerja di rektorat menyetujui, maka

akan dibuatkan surat pengajuan bantuan biaya studi yang ditandatangani oleh

Dekan dan pimpinan unit kerja ditujukan kepada Rektor.

• Bila Rektor menyetujui surat permohonan tersebut, akan mendesposisi surat

tersebut ke PR II untuk diproses keuangannya dan ke PR I untuk diproses surat

perjanjian studi.

• PR II mendesposisi surat tersebut ke KaBAUK kemudian dilanjutkan ke Kabag.

Keuangan dan diteruskan ke Kasubbag PNBP.

• Kasubbag PNBP mendisposisi surat tsb ke PUMK PNBP untuk mencairkan bantuan

dana studi apabila surat perjanjian sudah disetujui dan ditandatangani oleh PR I

dan dilampirkan pada surat pengajuan.


254

E. DIAGRAM ALIR


255

F. PENJELASAN

1. Staf Pengajar atau Staf Aministrasi mengajukan surat permohonan bantuan biaya studi

kepada Pimpinan Fakultas (Dekan) atau kepada Rektor untuk Staf Administrasi yang ada

direktorat dengan mengetahui pimpinan masing-masing.

2. Apabila pimpinan fakultas atau pimpinan unit kerja di rektorat menyetujui, maka akan

dibuatkan surat pengajuan bantuan biaya studi yang ditandatangani oleh Dekan dan

pimpinan unit kerja ditujukan kepada Rektor.

3. Bila Rektor menyetujui surat permohonan tersebut, akan mendesposisi surat tersebut ke

PR II untuk diproses keuangannya dan ke PR I untuk diproses surat perjanjian studi.

4. PR II mendesposisi surat tersebut ke KaBAUK kemudian dilanjutkan ke Kabag. Keuangan

dan diteruskan ke Kasubbag PNBP.

5. Kasubbag PNBP mendisposisi surat tersebut ke PUMK PNBP untuk mencairkan bantuan

dana studi apabila surat perjanjian sudah disetujui dan ditandatangani oleh PR I dan

dilampirkan pada surat pengajuan.


256

2.6. Prosedur Pengajuan Biaya Kursus

A. TUJUAN

• Memberikan pelayanan bantuan biaya kursus untuk persiapan studi lanjut bagi

tenaga pengajar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Untuk meningkatkan kualitas dalam penguasaan bahasa asing baik aktif maupun

pasif bagi tenaga pengajar yang akan studi lanjut keluar negeri.











Pembantu Rektor II; Pembantu Rektor I; KaBAUK; Kabag. Keuangan; Kasubbag PNBP;

PUMK PNBP serta Staf pengajar (Dosen).


• Staf Pengajar mengajukan surat permohonan bantuan kursus kepada Dekan

masing-masing fakultas.

• Apabila Dekan menyetujui, maka akan dibuatkan surat pengajuan bantuan kursus

yang ditandatangani oleh Dekan masing-masing ditujukan kepada Rektor.

• Rektor akan merekomendasi surat permohonan tersebut ke PR II untuk diproses

keuangannya setelah dibicarakan dengan PR I.




kursus sesuai alokasi menurut standart yang berlaku.


257

E. DIAGRAM ALIR


258

F. PENJELASAN

1. Staf Pengajar mengajukan surat permohonan bantuan kursus kepada Dekan masing –

masing fakultas.

2. Apabila Dekan menyetujui, maka akan dibuatkan surat pengajuan bantuan kursus yang

ditandatangani oleh Dekan masing-masing ditujukan kepada Rektor.

3. Rektor akan merekomendasi surat permohonan tersebut ke PR II untuk diproses

keuangannya setelah dibicarakan dengan PR I.



5. Kasubbag PNBP mendisposisi surat tersebut ke PUMK PNBP untuk mencairkan bantuan

kursus sesuai alokasi menurut standart yang berlaku.


259

2.7. Prosedur Pengajuan Biaya Hasil TOEFL

A. TUJUAN

• Memberikan pelayanan pemberian bantuan penghargaan hasil TOEFL bagi tenaga

pengajar yang akan atau telah selesai kursus dengan nilai TOEFL yang telah

ditentukan pada Surat Edaran Rektor.











Pembantu Rektor II; KaBAUK; Kabag. Keuangan; Kasubbag PNBP; PUMK PNBP serta

Staf pengajar (Dosen).


• Staf Pengajar mengajukan surat permohonan pemberian penghargaan nilai TOEFL

baik sebelum atau sesudah kursus kepada Dekan masing-masing fakultas dengan

dilampiri nilai TOEFL.

• Apabila Dekan menyetujui, maka dekan akan membuat surat pengajuan bantuan

penghargaan nilai TOEFL kepada Rektor dilampiri daftar nilai TOEFL dari yang

bersangkutan.

• Rektor akan merekomendasi surat permohonan tersebut ke PR II untuk diproses

keuangannya.




penghargaan nilai TOEFL kepada yang bersangkutan sesuai alokasi menurut

standart yang berlaku (SE. Rektor).


260

E. DIAGRAM ALIR


261

F. PENJELASAN

1. Staf Pengajar mengajukan surat permohonan pemberian penghargaan nilai TOEFL baik

sebelum atau sesudah kursus kepada Dekan masing –masing fakultas dengan dilampiri

nilai TOEFL .

2. Apabila Dekan menyetujui , maka dekan akan membuat surat pengajuan bantuan

penghargaan nilai TOEFL kepada Rektor dilampiri daftar nilai TOEFL dari yang

bersangkutan.

3. Rektor akan merekomendasi surat permohonan tersebut ke PR II untuk diproses

keuangannya .



5. Kasubbag PNBP mendisposisi surat tsb ke PUMK PNBP untuk mencairkan bantuan

penghargaan nilai TOEFL kepada yang bersangkutan sesuai alokasi menurut standart

yang berlaku.(SE. Rektor).


262

3) Prosedur Monitoring dan Evaluasi

3.1. Prosedur Perencanaan Anggaran DIPA

A. TUJUAN

• Meningkatkan fungsi perencanaan anggaran yang efisien dan efektif

B. RUANG LINGKUP

• Perencanaan anggaran DIPA yang sudah tertuang ke dalam RKA-KL semua

Fakultas/Program/Lembaga/Bagian

C. RINCIAN PROSEDUR

NO PENANGGUNG JAWAB AKTIVITAS

1.

Jurusan/Program/Lembaga/

Bagian

Membuat perencanaan kegiatan-kegiatan

Membuat penganggaran kegiatan dilengkapi

RAB/TOR/Proposal dan sesuai dengan Satuan Biaya

yang berlaku dari DepKeu

2. Kajur Mengetahui dan menyetujui usulan yang dibuat

dengan menandatanganinya

3. Fakultas/Program/Lembaga Menghimpun data-data kegiatan disemua jurusan

yang sudah dianggarkan dan dilengkapi dengan

RAB/TOR/Proposal untuk dimasukkan kedalam

aplikasi RAK_KL

4. Dekan/Ka.Program/Direktur/

Ka.Lembaga

Mengetahui dan menyetujui semua perencanaan

yang dibuat dengan menandatanganinya

5. Tim Pembahas Anggaran

Universitas

Membahas perencanaan semua

Fakultas/Program/Lembaga yang sudah tertuang

kedalam aplikasi RKA-KL berserta Data Pendukungnya

6. Pembantu Rektor II Merekomendasikan perencanaan (RKA_KL, Data

Pendukung) dari Tim Pembahas untuk mendapat

persetujuan dari REKTOR

7. REKTOR Menyetujui dan menandatangi perencanaan

anggaran untuk pembahasan lebih lanjut di

Departemen Keuangan Jakarta


263

D. DIAGRAM ALIR


264

E. PENJELASAN

1. Jurusan/Program/Lembaga/Bagian membuat perencanaan kegiatan-kegiatan dan

membuat penganggaran kegiatan dilengkapi RAB/TOR/Proposal dan sesuai dengan

Satuan Biaya yang berlaku dari DepKeu

2. jika Kajur menyetujui usulan yang dibuat maka ia akan menandatanganinya dan jika

tidak, maka Tim akan melakukan revisi

3. Fakultas/Program/Lembaga menghimpun data-data kegiatan disemua jurusan yang

sudah dianggarkan dan dilengkapi dengan RAB/TOR/Propoposal untuk dimasukkan

kedalam aplikasi RAK_KL.

4. Jika Dekan/Ka.Program/Direktur/

5. menyetujui semua perencanaan yang dibuat ia akan menandatanganinya dan jika tidak,

maka Tim akan melakukan revisi

6. Tim Pembahas Anggaran universitas akan membahas perencanaan semua

Fakultas/Program/Lembaga Universitas yang sudah tertuang kedalam aplikasi RKA-KL

berserta Data Pendukungnya

7. Pembantu Rektor II merekomendasikan perencanaan (RKA_KL, Data Pendukung) dari

Tim Pembahas untuk mendapat persetujuan dari Rektor

8. Rektor menyetujui dan menandatangi perencanaan anggaran untuk pembahasan lebih

lanjut di Departemen Keuangan Jakarta


265

3.2. Prosedur Pengajuan Anggaran DIPA (APBN)

A. TUJUAN

• Mengajukan anggaran/ droping untuk berbagai kegiatan Fakultas/Program/

Lembaga sesuai pengelompokan per Kegiatan/Sub.Kegiatan/Mata Anggaran

B. RUANG LINGKUP

• Data Anggaran DIPA (PNBP) Fakultas/Program/Lembaga

C. RINCIAN PROSEDUR


1. Fakultas/Program/Lembaga/

Bagian

Mengajukan anggaran/droping untuk berbagai

kegiatan dengan acuan anggaran DIPA

Fakultas/Program/Lembaga/ Bagian oleh

Dekan/Ka.Prog/Ka.Lembaga

2. REKTOR Menerima pengajuan anggaran/droping untuk

berbagai kegiatan di Fakultas/Program/Lembaga

3. Pembantu Rektor II Menerima disposisi proses atas pengajuan droping

anggaran dari Fakultas/Program/Lembaga

4. Ka.BAUK Menerima disposisi proses atas pengajuan droping


5. Kabag. Keuangan Menerima disposisi proses atas pengajuan droping


6. Kasubag. Dana Masyarakat

Kasubag. Evaluasi

Monitoring

Melakukan pengecekan antara pengajuan droping

masing-masing Fakultas/Program/Lembaga

Berkoordinasi dengan Kasubag Evaluasi Monitoring

dalam besaran pagu yang tersedia

7. Bendahara Pengguna PNBP Mengeluarkan Cek atau Tunai atas perintah Kasubag

Dana Masyarakat diketahui dan disetujui oleh Kepala

Biro Keuangan (Cek hrs tandatangan Ka. BAUK)


Bagian

Menerima dana atas pengajuan yang disampaikan


266

D. DIAGRAM ALIR


267

E. PENJELASAN

1. Fakultas/Program/Lembaga/ mengajukan anggaran/droping untuk berbagai kegiatan

dengan acuan anggaran DIPA Fakultas/Program/Lembaga /Bagian oleh

Dekan/Ka.Prog/Ka.Lembaga

2. Rektor menerima pengajuan anggaran/droping untuk berbagai kegiatan di

Fakultas/Program/Lembaga dan mendisposisikannya pada PR II

3. Pembantu Rektor II Menerima disposisi proses atas pengajuan droping anggaran dari

Fakultas/Program/Lembaga mendisposisikannya pada Ka BAUK

4. Ka.BAUK menerima disposisi proses atas pengajuan droping anggaran dari

Fakultas/Program/Lembaga mendisposisikannya Kabag Keuangan

5. Kabag. Keuangan Menerima disposisi proses atas pengajuan droping anggaran dari

Fakultas/Program/Lembaga mendisposisikannya pada Kasubbag Dana Masyarakat

6. Kasubag. Dana Masyarakat melakukan pengecekan antara pengajuan droping masing-

masing

7. Fakultas/Program/Lembaga dan berkoordinasi dengan Kasubag Evaluasi Monitoring

dalam besaran pagu yang tersedia. Setelah memerintahkan Kasubag Dana Masyarakat

untuk mengeluarkan cek

8. Bendahara Pengguna PNBP mengeluarkan Cek atau Tunai atas perintah Kasubag Dana

Masyarakat diketahui dan disetujui oleh Kepala Biro Keuangan (Cek harus

ditandatangani Ka. BAUK)

9. Fakultas/Program/Lembaga/Bagian menerima dana atas pengajuan yang disampaikan.


268

3.3. Prosedur Pertanggungjawaban dan Verifikasi SPJ Anggaran DIPA (PNBP)

A. TUJUAN

• Pertanggungjawaban anggaran dana/droping PNBP dari berbagai kegiatan di

Fakultas/Program/Lembaga/Bagian

B. RUANG LINGKUP

• Data pagu anggaran DIPA (PNBP) Fakultas/Program/Lembaga/Bagian

C. RINCIAN PROSEDUR



Bagian

Mengirimkan pertanggungjawaban dana anggaran

yang diterima/droping sesuai dengan pengajuan

dilengkapi data bukti-bukti sahnya SPJ(kwitansi)

2. REKTOR Memberikan disposisi proses ke Pembantu Rektor II

3. Pembantu Rektor II Memberikan disposisi proses ke Ka.BAUK

4. Ka.BAUK Memberikan disposisi proses ke Ka.BAUK

5. Kabag. Keuangan Memberikan disposisi proses ke Kasubag Evaluasi

Monitoring

6. Kasubag. Evaluasi

Monitoring

Melakukan pengecekan data/bukti-bukti

Pertanggungjawaban Fakultas/Program/Lembaga/

Bagian

Berkoordinasi dengan staf evaluasi monitoring dalam

verivikasi keabsahan SPJ/Kwitansi

7. Staf-staf Verivikasi Melakukan verivikasi keabsahan pertanggung-

jawaban/SPJ/kwitansi dilengkapi data pelengkap dan

data pendukung

8. Bendahara Pengguna PNBP Membuatkan pelaporan atas pertanggungjawaban

SPJ/kwitansi untuk dikirimkan ke instansi terkait

9. Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi Jakarta

Mengirimkan pelaporan dan bukti-bukti fisik SPJ/

Kwitansi ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

(DIKTI)

10. Direktorat Jenderal

Pendidikan Nasional Jakarta

Mengirimkan pelaporan dan bukti-bukti fisik SPJ/

Kwitansi ke Direktorat Jenderal Pendidikan Nasional

(DIKNAS)

11. Kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negara

Mengirimkan pelaporan penggunaan anggaran yang

telah dipergunakan untuk mendapatkan pengesahan

12. Bagian Arsip Keuangan Melakukan pengarsipan atas data bukti-bukti

pertanggungjawaban SPJ dari Fakultas/Program/

Lembaga/Bagian


269

D. DIAGRAM ALIR


270


271

E. PENJELASAN

1. Fakultas/Program/Lembaga/ Bagian mengirimkan pertanggungjawaban dana anggaran

yang diterima/ droping sesuai dengan pengajuan dilengkapi data bukti-bukti sahnya

SPJ(kwitansi).

2. Rektor menerima pertanggungjawaban dana anggaran yang diterima/ droping untuk

berbagai kegiatan di Fakultas/Program/Lembaga dan mendisposisikannya pada PR II.

3. Pembantu Rektor II Menerima disposisi proses atas pertanggungjawaban dana anggaran

yang diterima/ droping untuk berbagai kegiatan di Fakultas/Program/Lembaga dan

mendisposisikannya pada Ka BAUK.

4. Ka.BAUK menerima disposisi proses atas pertanggungjawaban dana anggaran yang

diterima/ droping untuk berbagai kegiatan di Fakultas/Program/Lembaga dan

mendisposisikannya pada Kabag Keuangan.

5. Kabag. Keuangan Menerima disposisi proses atas pertanggungjawaban dana anggaran

yang diterima/ droping untuk berbagai kegiatan di Fakultas/Program/Lembaga dan

mendisposisikannya pada Kasubbag Dana Masyarakat.

6. Kasubag. Evaluasi Monitoring melakukan pengecekan data/bukti-bukti

pertanggungjawaban Fakultas/Program/Lembaga/Bagian dan Berkoordinasi dengan staf

evaluasi monitoring dalam verivikasi keabsahan SPJ/Kwitansi.

7. Staf-staf Verivikasi melakukan verivikasi keabsahan pertanggungjawaban SPJ/kwitansi

dilengkapi data pelengkap dan data pendukung.

8. Bendahara Pengguna PNBP membuatkan pelaporan atas pertanggungjawaban

SPJ/kwitansi untuk dikirimkan ke instansi terkait.


272

BAB IV. BIDANG SARANA DAN

PRASARANA

1) Prosedur Pengadaan Barang (Rutin Untuk 1 Tahun Anggaran)

A. RINGKASAN PROSEDUR

1. Pengiriman surat ke unit kerja; kebutuhan barang ATK/Inventaris. Pemrosesan

membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran

2. Perencanaan. Pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20

hari kerja

3. Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari

kerja

4. Kompilasi. pemilahan barang-barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan

waktu 10 hari kerja

5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran. Hasil kompilasi

yang diusulkan ke Rektor membutuhkan waktu 10 hari kerja

6. Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan

waktu 20 kerja

7. Verifikasi Anggaran. Verifikasi Rencana Anggaran Belanja (RAB) kebutuhan barang

dalam Anggaran Tahunan;

8. Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Pelelangan terbagi per paket-paket

kegiatan, dengan per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja

9. Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan. Proses penyerapan

anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan umum awal

bulan ketujuh tahun anggaran

10. Penerimaan dan pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah

penyedia barang/jasa mengirimkan barang.

273


B. DIAGRAM ALIR

274


C. PENJELASAN

1. DSDP membuat Surat kebutuhan barang dan menyerahkannnya pada seluruh PUK

2. PUK membuat Daftar Kebutuhan Barang Tahunan dan menyerahkannya pada bagian

inventaris

3. Bagian Inventaris Mengkompilasi Seluruh DKBT

4. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran.

5. Hasil rapat diserahkan pada DSDP kemudian DSDP melakukan evaluasi dan pematrikan

kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan. Hasil Evaluasi dan pematrikan diserahkan

pada bagian anggaran

6. Bagian Anggaran kemudian melakukan verifikasi RAB. RAB yang sudah diverifikasi

diserahkan pada bagian pengadaan barang. Bagian pengadaan barang kemudian

melakukan proses pengadfaan barang.

7. Barang yang diterima dari vendor akan didistribusikan oleh bagian pengadan barang

pada Unit Kerja yang membutuhkannya

275


2) Prosedur Pelelangan Umum Dengan Prakualifikasi

A. PENGERTIAN

1. Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang

dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,-

2. Proses prakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan

lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, Sumber Daya Manusia (SDM)

yang andal, modal, peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa

sebelum memasukkan penawaran.

3. Proses Pemilihan Langsung adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa untuk

nilai pekerjaan antara Rp.50.000.000,- s.d Rp.100.000.000,-.

4. Pelelangan Terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan untuk pekerjaan-pekerjaan

komplek yang diyakini hanya bisa diikuti oleh Penyedia barang dan jasa pada

perusahaan tertentu dengan spesifikasi pekerjaan tertentu.

B. RINCIAN PROSEDUR

1. Pengumuman Prakualifikasi, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat

luas tentang adanya pekerjaan, yang didahului dengan penilaian kemampuan

perusahaan. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan

Terbatas, pada prinsipnya sama dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam

pengumuman prakualifikasi harus dicantumkan batasan-batasan atau spssifikasi

pekerjaan yang akan dilaksanakan, sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat

melaksanakan pekerjaan saja yang akan mengikuti Proses Pelelangan, yang biasanya

diklarifikasi dulu oleh Panitia pengadaan barang dan jasa;

2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan yang berminat

mendaftarkan diri dan mengambil formulir isian Dokumentasi Kualifikasi;

3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan memasukkan

Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan, paling

lambat 3 (tiga) hari setelah pengambilan Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi

berakhir;

4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi, Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi dan

menusun urutan pemenang prakualifikasi;

5. Penetapan Hasil Prakualifikasi, Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat

sarana dan prasarana menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi;

6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi, Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasi

kepada peserta prakualifikasi;

7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi, Panitiamemberikan kesempatan kepada peserta

prakualifikasi untuk mengajukan sanggahan apabila merasa keberatan terhadap

proses pengadaan dan hasil prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman;

8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi, Panitian mengundang peserta yang

lulus prakualifikasi untuk mengambil Dokumen Penyedia Barang dan Jasa serta

memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang pekerjaan.

276


9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum, Peserta lelang mengambil Dokumen Penyedia

Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata

cara penilaian administrasi/teknis, jadwal pengadaan dll;

10. Penjelasan (Aanwijzing), Panitia memberikan Penjelasan secara rinci kepada peserta

lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang,

dan Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan, apabila ada koreksi/perubahan,

dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen

Penyedia Barang, dan Jasa;

11. Pemasukan Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawaran sesuai

dengan syarat-syarat yang ditentukan;

12. Evaluasi Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran dan

melaporkan kepada pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana

tentang urutan calon pemenang lelang;

13. Klarifikasi dan Negoisasi Penawaran, Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses

untuk mendapatkan harga yang disepakati, terutama harga-harga satuan yang lebih

tinggi dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan

barang/jasa, yang sesuai dengan yang tercantum dalam Dokumen Penyedia

Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam proses pemilihan penyedia

barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung;

14. Pengusulan Pemenang, Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan

Pemenang Lelang kepada Rektor;

15. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan

persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan;

16. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada

peserta lelalng;

17. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk

memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5

(lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

18. Pengeluaran Surat Keputusan Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SKPPBJ), Pejabat

sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia

Barang/Jasa;

19. Penyerahan Jaminan Penawaran, Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan

sebagai syarat untuk melaksanakan pekerjaan;

20. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan

Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;

21. Membuat Berita Acara Serah Terima Lapangan dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK),

Pejabat Sarana dan Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara

Serah Terima Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan

Prasarana menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera

melaksanakan pekerjaan (SPMK);

22. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah

pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa barang/jasa;

277


23. Pengawasan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan

terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut;

24. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai

selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil

pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan

penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa

Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang

waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi

masih ada langkah-langkah berikutnya;

25. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan

yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;

26. Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan

dan jika tidak ada lagi kerusakan-kerusakan segera membuat laporan telah selesainya

masa pemeliharaan;

27. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setelah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah

selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang

kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

278


C. DIAGRAM ALIR

279


280


281


282


283


D. PENJELASAN

1. Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas tentang adanya pekerjaan,

yang didahului dengan penilaian kemampuan perusahaan. Pengumuman ini

dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan Terbatas, pada prinsipnya sama

dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam pengumuman prakualifikasi harus

dicantumkan batasan-batasan atau spssifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan,

sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat melaksanakan pekerjaan saja yang

akan mengikuti Proses Pelelangan, yang biasanya diklarifikasi dulu oleh Panitia

pengadaan barang dan jasa;

2. Masyarakat atau Perusahaan yang berminat mendaftarkan diri dan mengambil formulir

isian Dokumentasi Kualifikasi;

3. Masyarakat atau Perusahaan memasukkan Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan

syarat-syarat yang telah ditentukan, paling lambat 3 (tiga) hari setelah pengambilan

Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi berakhir;

4. Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi dan menusun urutan pemenang prakualifikasi;

5. Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat sarana dan prasarana

menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi;

6. Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasi kepada peserta prakualifikasi;

7. Panitiamemberikan kesempatan kepada peserta prakualifikasi untuk mengajukan

sanggahan apabila merasa keberatan terhadap proses pengadaan dan hasil

prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman;

8. Panitian mengundang peserta yang lulus prakualifikasi untuk mengambil Dokumen

Penyedia Barang dan Jasa serta memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang

pekerjaan.

9. Peserta lelang mengambil Dokumen Penyedia Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang

memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata cara penilaian administrasi/teknis,

jadwal pengadaan dll;

10. Panitia memberikan Penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan

yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang, dan Jasa dan membuat Berita

Acara Penjelasan, apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai

dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang, dan Jasa;

11. Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawaran sesuai dengan syarat-syarat yang

ditentukan;

12. Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran dan melaporkan kepada

pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang urutan calon

pemenang lelang;

13. Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses untuk mendapatkan harga yang

disepakati, terutama harga-harga satuan yang lebih tinggi dari Harga Perkiraan Sendiri

(HPS), dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan barang/jasa, yang sesuai dengan yang

284


tercantum dalam Dokumen Penyedia Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam

proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung;

14. Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor;

15. Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan persetujuan Penyedia Barang/Jasa

yang akan melaksanakan pekerjaan;

16. Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada peserta lelalng;

17. Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk memberikan sanggahan

jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima) hari sejak

pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

18. Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia

Barang/Jasa;

19. Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan sebagai syarat untuk melaksanakan

pekerjaan;

20. penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai

Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;

21. Pejabat Sarana dan Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah

Terima Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana

menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan

(SPMK);

22. Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah pengawasan Panitia Pengawas

dan Pemeriksa barang/jasa;

23. Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan,

sampai selesainya pekerjaan tersebut;

24. Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai selesai 100%, dan menyerahkan

kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan

sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan penyediaan barang, serah terima

pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan

dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag

pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada langkah-langkah berikutnya;

25. Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilaksanakan selama

masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;

26. Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi

kerusakan-kerusakan segera membuat laporan telah selesainya masa pemeliharaan;

27. Setelah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah selesai pula tugas penyedia

Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat

Sarana dan Prasarana.

285


3) Prosedur Pelelangan Umum Dengan Pascakualifikasi

A. PENGERTIAN

1. Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang

dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,-

2. Proses pascakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan

lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal,

peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa setelah memasukkan

penawaran.

B. RINCIAN PROSEDUR

1. Pengumuman Pelelangan Umum, Panitia memberikan pengumuman kepada

masyarakat luas untuk mengikuti pelelangan pekerjaan, dimana penilaian kemampuan

perusahaan dilakukan terhadap peserta yang diusulkan menjadi Pemenang.

Pemasukan dokumen kualifikasi perusahaan bersamaan dengan dokumen penawaran.

Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja.

2. Pendaftaran Pelelangan dan Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa,

Masyarakat atau Perusahaan yang berminat dan sesuai dengan kriteria/kualifikasi

pekerjaan mendaftarkan diri untuk mengikuti penawaran pekerjaan yang akan

dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang

memuat persyaratan adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal

pengadaan dll.;

3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang dan Jasa, Panitia memberikan penjelasan

secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai

Dokumen Penyedia Barang/Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan. Apabila ada

koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat

dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa.

4. Pemasukan Dokumen Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen

Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan;

5. Membuka Dokumen Penawaran, Panitia membuka Sampul Dokumen Penawaran

dihadapan peserta lelang.

6. Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen

penawaran sekaligus dokumen kualifikasi dan melaporkan kepada pengguna barang

/jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang urutan calon pemenang lelang;

7. Pengusulan Pemenang Lelang, Pengguna Barang/Jasa atau Penjabat sarana dan

prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor;

8. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan

persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan;

9. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada

peserta lelalng;

286


10. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk

memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5

(lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

11. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana

mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ);

12. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan

Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;

13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan

Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan (lokasi yang

akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan surat perintah

untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK Berita Acara serah

terima lapangan hanya untuk pengadaan penyedia jasa konstruksi);

14. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah

pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa;

15. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan

Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut;

16. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai

selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil

pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan

penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa

Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang

waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi

masih ada langkah-langkah berikutnya;

17. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan

yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;

18. Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan

dan jika tidak ada lagi kerusakan-kerusakan segera membuat laporan telah selesainya

masa pemeliharaan;

19. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah

selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang

kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

287


C. DIAGRAM ALIR

288


289


290


D. PENJELASAN

1. Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas untuk mengikuti pelelangan

pekerjaan, dimana penilaian kemampuan perusahaan dilakukan terhadap peserta yang

diusulkan menjadi Pemenang. Pemasukan dokumen kualifikasi perusahaan bersamaan

dengan dokumen penawaran. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja.

2. Masyarakat atau Perusahaan yang berminat dan sesuai dengan kriteria/kualifikasi

pekerjaan mendaftarkan diri untuk mengikuti penawaran pekerjaan yang akan

dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang


pengadaan dll.;

3. Panitia memberikan penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan

yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang/Jasa dan membuat Berita

Acara Penjelasan. Apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai

dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa.

4. Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan

syarat-syarat yang ditentukan;

5. Panitia membuka Sampul Dokumen Penawaran dihadapan peserta lelang.

6. Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran sekaligus dokumen kualifikasi

dan melaporkan kepada pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana

tentang urutan calon pemenang lelang;

7. Pengguna Barang/Jasa atau Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan

Pemenang Lelang kepada Rektor;

8. Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan persetujuan Penyedia Barang/Jasa

yang akan melaksanakan pekerjaan;

9. Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada peserta lelalng;

10. Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk memberikan sanggahan

jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima) hari sejak

pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

11. Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat

Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ);

12. penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai



Terima Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana

menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan

(SPMK Berita Acara serah terima lapangan hanya untuk pengadaan penyedia jasa

konstruksi);

14. Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah pengawasan Panitia Pengawas

dan Pemeriksa Bbarang/jasa;

15. Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan,

sampai selesainya pekerjaan tersebut;

291


16. Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai selesai 100%, dan menyerahkan

kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan

sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan penyediaan barang, serah terima

pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan

dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag

pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada langkah-langkah berikutnya;

17. Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilaksanakan selama

masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;

18. Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi

kerusakan-kerusakan segera membuat laporan telah selesainya masa pemeliharaan;

19. Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah selesai pula tugas penyedia

Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat

Sarana dan Prasarana.

292


4) Prosedur Penunjukan Langsung

A. PENGERTIAN

Metode Penunjukan Langsung adalah Pemilihan Penyedia barang dan Jasa untuk :

• Pekerjaan yang nilainya di bawah Rp.50.000.000,-

• Untuk jenis pekerjaan yang komplek atau hanya beberapa perusahaan yang diyakini

bisa melaksanakan pekerjaan tersebut.

• Karena keadaan mendesak misal karena bencana alam.

• Karena hanya ada 1 pendaftar/tidak ada yang mendaftar walaupun sudah

dilaksanakan pengumuman ulang.

• Karena rahasia negara.

B. RINCIAN PROSEDUR

1. Mengundang Peserta Terpilih, Panitia memberikan undangan kepada penyedia

barang/jasa yang telah ditunjuk dan dipandang mempunyai spesifikasi/mampu

mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan.

2. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Penyedia barang/jasa mengambil

Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang memuat persyaratan

adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.;

3. Memasukkan Dokumen Prakualifikasi, Sebelum mengajukan Penawaran secara

tertulis, penyedia barang/jasa memsukkan dokumen kualifikasi yang memuat

kemampuan perusahaan di bidang administrasi, teknik, finansial, tenaga kerja/tenaga

ahli dll.;

4. Memeriksa Dokumen Prakualifikasi, Panitia meneliti dokumen prakualifikasi penyedia

barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan;

5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi, Panitia memberikan penjelasan secara rinci

kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dokumen

penyedia barang/jasa dan membuat Berita Acara penjelasan apabila ada

koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan pasal da ayat

Dokumen penyedia barang/jasa;

6. Memasukkan Dokumen Penawaran, Peserta lelang memasukkan dokumen penawaran

daalm sampul tertutup, sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan;

7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitian membuka sampul Dokumen

Penawaran dan meneliti dokumen penawaran;

8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran, Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi baik

teknis maupun harga terhadap penawaran yang diajukan oleh penyedia barang/jasa;

9. Melaporkan dan Pengusulan Pemenang, Panitia meloporkan hasil proses dan

mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor;

10. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana

mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ);

11. Penandatanganan Kontrak, Penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana

dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;

12. Membuat Berita Acara Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan

Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan

293


C. DIAGRAM ALIR

294


295


296


D. PENJELASAN

1. Panitia memberikan undangan kepada penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk dan

dipandang mempunyai spesifikasi/mampu mengerjakan pekerjaan yang akan

dilaksanakan.

2. Penyedia barang/jasa mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang


pengadaan dll.;

3. Sebelum mengajukan Penawaran secara tertulis, penyedia barang/jasa memsukkan

dokumen kualifikasi yang memuat kemampuan perusahaan di bidang administrasi,

teknik, finansial, tenaga kerja/tenaga ahli;

4. Panitia meneliti dokumen prakualifikasi penyedia barang/jasa untuk menilai

kemampuan perusahaan;

5. Panitia memberikan penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan

yang akan dilaksanakan sesuai dokumen penyedia barang/jasa dan membuat Berita

Acara penjelasan apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai

dengan pasal da ayat Dokumen penyedia barang/jasa;

6. Peserta lelang memasukkan dokumen penawaran daalm sampul tertutup, sesuai dengan

syarat-syarat yang telah ditentukan;

7. Panitian membuka sampul Dokumen Penawaran dan meneliti dokumen penawaran;

8. Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi baik teknis maupun harga terhadap

penawaran yang diajukan oleh penyedia barang/jasa;

9. Panitia meloporkan hasil proses dan mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor;

10. Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat

Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ);

11. Penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai



Terima Lapangan

297


5) Prosedur Permintaan Barang

A. PENGERTIAN

Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari unit kerja di lingkungan unit

kerja kantor pusat UB ke Direktorat Sarana dan Prasarana (DSDP) UB.

B. RINCIAN PROSEDUR

1. Mengajukan Surat Permintaan, Pemohon dari unit kerja mengajukan surat permintaan

barang ke DSDP, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap;

2. Verifikasi Kelayakan, DSDP melakukan kelayakan barang yang diminta dan kesesuaian

permintaan barang analisa teknis yang diajukan unit kerja. Bila hasil verifikasi tidak

layak maka proses selesai, jika layak maka proses dilanjutkan ke langkah berikutnya;

3. Cek Ketersediaan, DSDP memeriksa ketersidiaan barang tersebut di gudang

persediaan UB. Bila barang tersedia maka dilanjutkan ke langkah 4, jika barang tidak

tersedia maka dilanjutkan ke langkah 6;

4. Membuat DO (Delivery Order), DSDP membuat DO jika barang tersebut telah tersedia;

5. Mengambil Barang, Pemohon dari unit kerja mengambil barang yang diminta dengan

menunjukkan DO. Pengambilan barang dapat dilakukan di gudang persediaan maupun

di DSDP sesuai dengan jenis barang yang diminta dan selanjutnya jenis barang dan

jumlahnya dicatatkan pada Buku Induk Inventaris;

6. Survey dan Membuat RAB, DSDP melakukan survey harga barang yang diminta di

pasaran dan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB);

7. Verifikasi RAB, Satuan Audit Internal melakukan verifikasi RAB yang diajukan DSDP;

8. Persetujuan RAB, Hasil verifikasi RAB dari SAI kemudian diajukan persetujuannya

kepada Bagian Keuangan;

9. Melaksanakan Pengadaan Penyedia barang, Panitia Pengadaan melakukan proses

pengadaan barang dengan metode menyesuaikan nilai barang;

10. Membuat DO, Lihat langkah 4;

11. Mengambil Barang, Lihat langkah 5.

298


C. DIAGRAM ALIR

299


D. PENJELASAN

1. Pemohon dari unit kerja mengajukan surat permintaan barang ke DSDP, dengan

spesifikasi barang harus jelas dan lengkap;

2. DSDP melakukan kelayakan barang yang diminta dan kesesuaian permintaan barang

analisa teknis yang diajukan unit kerja. Bila hasil verifikasi tidak layak maka proses

selesai, jika layak maka proses dilanjutkan ke langkah berikutnya;

3. DSDP memeriksa ketersidiaan barang tersebut di gudang persediaan UB. Bila barang

tersedia maka dilanjutkan ke langkah 4, jika barang tidak tersedia maka dilanjutkan ke

langkah 6;

4. DSDP membuat DO jika barang tersebut telah tersedia;

5. Pemohon dari unit kerja mengambil barang yang diminta dengan menunjukkan DO.

Pengambilan barang dapat dilakukan di gudang persediaan maupun di DSDP sesuai

dengan jenis barang yang diminta dan selanjutnya jenis barang dan jumlahnya

dicatatkan pada Buku Induk Inventaris;

6. DSDP melakukan survey harga barang yang diminta di pasaran dan menyusun Rencana

Anggaran Biaya (RAB);

7. Satuan Audit Internal melakukan verifikasi RAB yang diajukan DSDP;

8. Hasil verifikasi RAB dari SAI kemudian diajukan persetujuannya kepada Bagian Keuangan

9. Panitia Pengadaan melakukan proses pengadaan barang dengan metode menyesuaikan

nilai barang;

LAMPIRAN: POLA TATA KELOLA. SOP UB 2008 .pdf · 2019-11-21 · i KATA PENGANTAR Kata Pengantar dari...

Documents

Transcript of LAMPIRAN: POLA TATA KELOLA. SOP UB 2008 .pdf · 2019-11-21 · i KATA PENGANTAR Kata Pengantar dari...