LAMPIRAN Internal Control Questionaire (ICQ)...
Transcript of LAMPIRAN Internal Control Questionaire (ICQ)...
L1
LAMPIRAN
Lampiran 1. - Internal Control Questionaire (ICQ)
Pertanyaan dalam kuesioner dapat dijawab dengan :
1. “Ya”, artinya sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan
baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kekuatan dari
pengendalian intern.
2. “Tidak”, artinya berarti sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan
dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan.
Internal Control Questionaire (ICQ)
Apartemen Istana Sahid
1. Pertanyaan Umum
No Pertanyaan Ya Tidak
1
Apakah struktur organisasi, tata tertib, dan disiplin
telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas
yang ada?
√
2
Apakah ada kebijakan dan prosedur secara tertulis
dalam menjalankan tugas dari masing-masing
fungsi?
√
3 Apakah manajemen membuat target jangka
panjang? √
4 Apakah di setiap akhir periode dilakukan evaluasi
terhadap target yang telah ditetapkan? √
5 Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang telah
ditetapkan? √
6 Apakah sering terjadi pergantian karyawan? √
L2
7 Apakah ada upaya untuk mengurangi terjadinya
penyimpangan? √
8 Apakah ada sanksi untuk pegawai atas
pelanggarannya? √
2. Penjualan No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah terdapat kebijakan dan prosedur penjualan
dan penyewaan secara tertulis?
√
2 Apakah bagian penjualan dan penyewaan telah
menjalankan kebijakan dan prosedur yang
berlaku?
√
3 Apakah fungsi penjulan terpisah dari:
a. Bagian keuangan
b. Bagian akuntansi
√
4 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga? √
5 Apakah penyimpanan dari daftar harga jual harus
disetujui oleh pejabat perusahaan yang
berwenang?
√
6 apakah setiap pesanan pelanggan dibuatkan sales
order?
√
7 Apakah formulir sales order mempunyai nomor
urut seperti?
a. Tally sheat
b. Delivery order
c. invoice
√
√
√
8 Apakah apartemen mempunyai pedoman
pemberian diskon tertulis?
√
9 Apakah order pembelian dari pelanggan harus
disetujui oleh pejabat perusahaan yang
berwenang,mengenai harga?
√
10 Apakah setiap penjualan diminta surat pesanan √
L3
dari pembeli?
11 Apakah digunakan formulir order penjualan yang
bernomor urut cetak?
√
12 Apakah terdapat pemisahaan tugas antara;
a. fungsi penjualan dan akutansi
b. fungsi akuntansi dan penerimaan kas?
√
√
13 Apakah terdapat penjualan jasa apartemen secara
kredit?
Apakah terdapat penjualan atau penyewaan unit
secara kredit?
√
√
14 Apakah dibuat kartu piutang? Bila “Ya” apakah:
a. secara bulanan diadakan pencocokan saldo
akun dengan kartu piutang?
b. Pengamatan fisik kartu piutang cukup?
√
√
15
Apakah perusahaan selalu melakukan survey
terhadap pembeli baru sebelum menjual?
√
16 Apakah apartemen menetapkan suatu rencana
penjualan dan penyewaan unit?
√
17 Apakah target penjualan dan penyewaan
sebanding dengan hasil yang dicapai?
√
18 Apakah pesanan pembeli selalu tepat waktu dalam
menyediakannya?
√
19 Apakah laporan penjualan disiapkan secara teratur
dan berkala untuk memeriksa penjualan yang telah
dicatat?
√
20 Apakah laporan tersebut telah diperiksa dan
dievaluasi dengan seksama oleh pihak yang
berwenang?
√
3. Piutang No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah saat melakukan penagihan pada
pelanggan disertai surat penagihan?
√
L4
2 Apakah akun piutang per pelanggan telah diteliti
secara periodik seperti:
a. Pelanggan yang terlambat?
b. Salah melakukan penagihan?
c. Bukti pelunasan?
√
√
√
3 Apakah setiap bulan dikirimkan faktur tagihan
kepada pemilik atau penyewa unit?
√
4 Apakah ada kebijakan mengenai penyisihan
piutang tak tertagih?
√
5 Apakah pemilik yang telat dikenakan sanksi? √
6 Apakah pemilik memiliki bukti bahwa dia telah
melunasi piutangnya?
√
7 Apakah apartemen membuat laporan piutangnya
setiap bulan?
√
8 Apakah terdapat pejabat berwenang yang selalu
mengevaluasi laporan penjualan tersebut secara
periodik?
√
9 Apakah apartemen memiliki kebijakan cara
pembayaran piutang tertentu?
√
10 Apakah terdapat sistem komputer yang secara
otomatis mengkonfirmasi apartem bahwa
pembayaran piutang melalui bank telah dibayar?
√
11 Saat penagihan, cara apa yang dipakai? Melalui
telefon atau surat?
√
4. Penerimaan Kas No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah kuitansi atau bukti dokumen lainnya
memiliki nomer urut?
√
2 Apakah saat penerimaan giro, cek, dan kas secara
tunai langsung disetorkan ke bank di hari itu?
Atau paling lambat keesokan harinya?
√
L5
3 Apakah ada bagian khusus yang bertugas
menyetorkan penerimaan uang tersebut ke bank?
√
4 Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan
secara rutin oleh bagian akuntansi?
√
5 Apakah laporan tersebut mencakup semua
transaksi yang sudah dilaporkan dan dicatat
seluruhnya?
√
6 Apakah apartemen telah menyimpan dan
mengarsip bukti setoran dari bank?
√
7 Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik kas
secara mendadak?
√
8 Apakah terdapat orang selain bagian keuangan
yang dapat mengakses tempat penyimpanan kas
apartemen?
√
9 Apakah untuk mengeluarkan uang kas maupun
bank harus melalui wewenang pejabat berwenang?
√
5. Pembelian No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah terdapat kebijakan dan prosedur
pembelian yang tertulis?
√
2 Apakah bagian pembelian telah melaksanakan
tugasnya sesuai kebijakan dan prosedur yang
berlaku?
√
3 Apakah terdapat anggaran pembelian yang
ditetapkan?
√
4 Apakah keputusan pembelian didasari atas
kebutuhan dan keperluan apartemen?
√
5 Apakah dalam proses pembelian terdapat
dokumen seperti ini:
a. Surat permintaan barang
b. Surat pesanan pembelian
√
√
L6
6 Apakah terdapat otoritas dan tanda tangan oleh
pejabat berwenang dalam dokumen
√
7 Apakah dokumen pembelian disimpan oleh bagian
pembelian
√
8 Apakah terdapat daftar pemasok? √
9 Apakah bagian pembelian memiliki daftar harga
yang ditetapkan pemasok?
√
10 Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat
waktu?
√
11 Apakah setiap pesanan harus diotorisasi terlebih
dahulu?
√
12 Apakah perusahaan memiliki kelebihan atau
kekurangan persediaan?
√
13 Apakah pembelian dilakukan apabila jumlah
persediaan sudah mencapai stok minimum?
√
14 Apakah divisi lain boleh melakukan transaksi
pembelian?
√
15 Apakah tingkat pembelian sesuai dengan
keekonomisan?
√
16 Apakah terdapat negoisasi harga atas setiap
transaksi kepada supplier?
√
17 Apakah barang yang dipesan tiba tepat pada
waktunya?
√
18 Jika tidak, apakah ada tindak lanjut atas barang
tersebut?
√
19 Apakah terdapat pengecekan dan perhitungan fisik
barang sesuai surat jalan supplier?
√
20 Apakah terdapat kontrol untuk memantau
persediaan gudang?
√
21 Apakah terdapat laporan pembelian setiap bulan? √
22 Apakah terdapat pejabat berwenang yang selalu
mengevaluasi laporan pembelian?
√
L7
6. Utang No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah bagian pencatatan pembelian berbeda
dengan bagian utang?
√
2 Apakah bagian pencatatan dan pembayaran utang
memiliki kebijakan dan prosedur tertulis?
√
3 Apakah bagian utang telah menjalankan kebijakan
dan prosedur tersebut?
√
4 Apakah terdapat dokumen pencatatan dan
pembayaran utang seperti:
a. Faktur pembelian
b. Faktur tanda lunas dari pemasok?
c. Bukti kas keluar
d. Kartu utang
√
√
√
√
5 apakah terdapat pemeriksaan oleh pejabat
berwewenang atas dokumen dan pembayaran
utang tersebut?
√
6 Apakah terdapat otorisasi dan tanda tangan oleh
pejabat berwenang atas dokumen tersebut?
√
7 apakah bukti berupa dokumen tersebut disimpan
bagian akuntansi?
√
8 Apakah bagian kasir yang selalu melakukan
pembayaran?
√
9 Apakah terdapat divisi lain yang dapat melakukan
pembayaran utang sesuai dengan tanggal jatuh
tempo?
√
10 Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas
utang tersebut?
√
11 apakah bagian utang memperhatikan pajak atas
barang terseut?
√
12 Apakah pembayaran utang dilakukan melalui
bank?
√
L8
13 Apakah terdapat prosedur khusus yang
menjelaskan kapan pembayaran dibayarkan
melalui bank atau kas?
√
14 Apakah setelah melunasi pembayaran terdapat cap
lunas?
√
15 Apakah terdapat pemisahaan dokumen antara
dokumen yang sudah lunas dan belum?
√
16 Apakah bukti pembayaran dikirim ke bagian
akuntansi?
√
7. Pengeluaran Kas No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah kuitansi atau bukti dokumen pengeluaran
lainnya memiliki nomer urut?
√
2 Apakah orang yang bertugas di bagian
pengeluaran kas sama dengan bagian penerimaan
kas?
√
3 Apakah ada bagian khusus yang bertugas menarik
uang tersebut dari bank?
√
4 Apakah pencatatan atas pengeluaran kas dilakukan
secara rutin oleh bagian akuntansi?
√
5 Apakah laporan pengeluaran tersebut mencakup
semua transaksi yang sudah dilaporkan dan dicatat
seluruhnya?
√
6 Apakah apartemen telah menyimpan dan
mengarsip bukti setoran dari bank?
√
7 Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik kas
secara mendadak?
8 Apakah terdapat orang selain bagian keuangan
yang dapat mengakses tempat penyimpanan kas
apartemen?
√
9 Apakah untuk mengeluarkan uang kas maupun √
L9
bank harus melalui wewenang pejabat berwenang?
Tabel IV.1. Kuesioner atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran.
Kesimpulan dari ICQ di atas sebagai berikut:
a. Apartemen miliki 2 tipe penjualan yaitu barang (fully furnished : fasilitas
unit untuk pemilik unit seperti AC, bath up, sofa, dll.) dan unit (kamar dan
ruangan).
b. Apartemen melakukan penjualan dan penyewaan unit maupun barang
berupa fasilitas untuk pemilik unit secara tunai demi menghindari piutang
yang kemungkinan tak terbayarkan atau tertagih.
c. Ketidakadaannya observasi dan pengamatan secara khusus atau evaluasi
terhadap kecenderungan minat masyarakat untuk melakukan suatu
pembelian atau penyewaan secara kredit. Apartemen hanya menjual
jasanya (fully serviced) secara kredit.
d. Persetujuan penjualan dilakukan oleh bagian penjualan setelah dilakukan
negoisasi harga atas unit, kamar, dan ruangan.
e. Bagian penjualan bertugas membuat formulir pemesanan pelanggan dan
membuatkan faktur penjualan ketika penjualan telah disetujui oleh kedua
belah pihak. Kemudian bagian penjulan membuatkan faktur pajak untuk
diberikan kepada calon pembeli atau penyewa.
f. Penagihan piutang atas jasa harus disertakan faktur pajak yang harus
ditanda-tangani oleh direksi yang berada di kantor pusat.
g. Apartemen memiliki batas waktu pelunasan piutang jasanya dalam waktu
seminggu.
h. Apartemen memiliki sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang. Contoh
apabila terlambat membayar listrik, listrik di unit yang pemiliknya telat
akan dimatikan sampai dia melunasi pembayarannya.
L10
i. Apartemen memiliki pelanggan mulai dari mahasiswa sampai bos-bos, dari
orang perorangan sampai perusahaan, supermarket, restoran, dan dari
warga lokal sampai Asing.
j. Mata uang yang digunakan yaitu Rupiah dan Dollar.
k. Yang melakukan permintaan pembelian barang adalah bagian house keeping
atas dasar keperluan kantor, apartemen, dan pemilik unit yang harus
mendapat persetujuan dari bagian pembelian dan keuangan.
l. Pembelian yang dilakukan oleh apartemen dibagi menjadi 3 kategori yaitu
untuk fasilitas gedung, kebutuhan kantor, dan kebutuhan pemilik unit.
m. Bagian pembelian bertugas membuat formulir permintaan pembelian
peralatan kantor dan fasilitas apartemen untuk pemilik.
n. Bagian keuangan menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan untuk
membiayai peralatan-peralatan tersebut kemudian membayarkan ketika
barang tersebut tiba. Pembayaran tersebut harus diotorisasi oleh manajer
keuangan. Bagian keuangan juga melakukan pencatatan utang dan piutang.
o. Pembayaran utang biasanya dibayarkan pada saat tanggal jatuh tempo.
p. Bagian akuntansi membuat laporan keuangan sesuai data di bagian
keuangan dan dokumen yang terkait dengan berbagai transaksi yang
terjadi.
q. Apartemen memiliki beberapa pemasok tetap.
r. Bagian pembelian yang membuat permintaan penawaran harga kepada
pemasok, jumlah tersebut tergantung jumlah dan jenis barang. Apabila
harganya tidak sesuai atau kemahalan makan akan dibuat penawaran ke
pemasok lainnya.
L11
s. Yang menerima barang, memverifikasi dan menandatangani adalah bagian
house keeping. Setelah itu bagian house keeping yang mengirimkan
barang kepada bagian-bagian kantor dan apartemen yang membutuhkan
dan pemilik unit.
t. Pembayaran utang dan piutang dapat dilakukan melalui tunai, cek, giro
maupun bank.
u. Bagian akuntansi melakukan pencatatan saat barang diterima dan pada saat
pembayaran dilakukan.
v. Apartemen memiliki auditor internal.
w. Apartemen hanya melakukan pemasaran di Jakarta, kurangnya pemasaran
melalui media elektronik lainnya.
x. Kurangnya koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program
penyewaan suatu unit apartemen.
y. Dokumen-dokumen telah disimpan dan diarsip dengan baik dan benar.
z. Terdapat target jangka panjang.
L12
L13
L14
L15