La Società dell’Informazione Realizzazione della...
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La Società dell’InformazioneRealizzazione della Piattaforma Telematica Integrata
- Gestione dei Provvedimenti e Mandato Informatico -
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Agenda
L’importanza dell’iniziativa
I processi esaminati
L’ambito dell’intervento
Le caratteristiche essenziali della soluzione
I benefici attesi dall’iniziativa
L’approccio adottato
I fattori chiave di successo
Le possibili evoluzioni
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L’importanza dell’iniziativa (1/3)Dalla Società dell’Informazione alla PTI
La Regione Siciliana ha intrapreso un percorso di modernizzazione che ha come frontiera la creazione della Società dell’Informazione, ovvero una società in cui l’informazione e la comunicazione rappresentano gli elementi essenziali per poter operare efficacemente in tutte le sfere di attività del cittadino e delle istituzioni.
L’adozione dell’information technology in seno alla Pubblica Amministrazione rappresenta un’iniziativanecessaria per tale strategia d’intervento e per il percorso di modernizzazione varato.
- Il piano d’azione della Società dell’Informazione e la Piattaforma Telematica Integrata -
La Piattaforma Telematica Integrata è il programma organico, strategico e pervasivosui settori chiave dell’infrastruttura della Pubblica Amministrazione della Regione Siciliana e rappresenta pertanto l’elemento abilitante della strategia di sviluppo di lungo termine volta alla creazione della Società dell’Informazione
Miglioramento dell'efficienza operativainterna delle singole amministrazioniInformatizzazione dell’erogazione dei servizi ai cittadini e alle impreseAccesso telematico degli utilizzatori finali ai servizi della Pubblica Amministrazione
L’attuazione di tale piano richiede una strategia d’intervento che comprenda organicamente molteplici iniziative infrastrutturali
Il piano d’azione per la realizzazione della Società dell’Informazione, in seno alla pubblica Amministrazione, comprende:
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L’importanza dell’iniziativa (2/3)Dalla PTI alla gestione dei provvedimenti e
mandato informatico
La Piattaforma Telematica Integrata è un’infrastruttura informativa per la pubblica amministrazione regionale, da realizzare essenzialmente mediante la diffusione delle reti e dei collegamenti fra le pubbliche amministrazioni e l’erogazione di servizi telematici, finalizzati a migliorare i rapporti fra le istituzioni, anche a vantaggio delle imprese e dei cittadini.
Il programma di realizzazione della PTI comprende anche il Sistema Informativo Interno, Controllo, Gestione e Finanziario (SIC), che ha l’obiettivo di far evolvere i sistemi di contabilità finanziaria, economico –patrimoniale ed il controllo di gestione, al fine di aumentarne la fruibilità e guidare l’Amministrazione verso i propri obiettivi e verso i fini istituzionali.
- Il SIC e la gestione dei provvedimenti e mandato informatico -
La realizzazione del mandato informatico e della gestione dei provvedimentirappresenta l’iniziativa portante all’interno di SIC e costituisce una sintesi organica tra le differenti nature degli interventi su cui si sviluppa il miglioramento interno
SIC è il primo passo per modernizzare le attività della PA tramite un miglioramento interno
Infrastruttura tecnologicaadeguata a supportare l’informatizzazione delle attività interne alla PA
Processi controllabili e distribuiti per competenza
Organizzazione orientata alla chiarezza delle responsabilità ed alla trasparenza di gestione
Il miglioramento interno si articola su interventi di differente natura:
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L’importanza dell’iniziativa (3/3)Dalla Società dell’Informazione alla gestione
dei provvedimenti e mandato informaticoLa gestione dei provvedimenti e del mandato informatico rappresenta una delle prime iniziative della Piattaforma Telematica Integrata che sviluppa le direttrici dell’e-government tese alla realizzazione della Società dell’Informazione.
- La gestione dei provvedimenti e del mandato informatico come agente di realizzazione della società dell’informazione -
e - government
e- commerce
capitale umano
Società dell’Informazione
PTI
…….
…….
E - Government
SIC
Sistema di Approvv. Elettronico
CAPSDA
PTI
CAPSDASistemi di Sportelli Unici
MandatoInformatico
Gestioneprovvedimenti
SIC
Inquiry
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I processi esaminati (1/2) La gestione dei provvedimenti
- Le fasi del processo -
Gestione contabile
Verifica contabile
Verifica formale
Invio elenco di trasmissioneCreazione
Amministrazione Ragioneria
Il processo di Gestione dei Provvedimenti comprende un insieme di attività, di competenza dell’Amministrazione e della Ragioneria, finalizzate alla creazione ed approvazione dei provvedimenti ed alla gestione degli elenchi di trasmissione, strumento informatico con cui viene censito il passaggio dei decreti tra i differenti uffici competenti.
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Il mandato informatico, come previsto dalla normativa in vigore e dalle regole tecniche di riferimento, consiste nella gestione informatizzata dei mandati nei rapporti tra le Amministrazioni attive, le Ragionerie centrali, il Servizio Tesoro, l’Istituto Cassiere e la Corte dei Conti.
Il processo di gestione del mandato informatico è costituito da un insieme di step di un percorso autorizzativo, attuato mediante firma digitale, necessario per portare al pagamento un titolo gestito in forma di documento elettronico. Tale percorso coinvolge molteplici attori in maniera differente, in termini di competenze e quindi di attività svolte.
- Le fasi del processo -
Verifica di legittimitàPagamentoVerifica di
processoVerifica contabile
Gestione contabileCreazione
Amministrazione Ragioneria Servizio Tesoro Istituto Cassiere Corte dei Conti
I processi esaminati (2/2) Il mandato informatico
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Il mandato informatico (1/2) Principali maschere esemplificative
L’implementazione è stata condotta con l’intento di creare uno strumento in grado di fornire una vista integrata dei dati essenziali e delle funzionalità disponibili all’utente.
- La principale maschera di gestione del mandato -
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Le attività inerenti la firma digitale vengono supportate da un insieme di verifiche che garantiscono esaustivamente la correttezza dell’operazione di firma.
- La maschera di verifica di firma del mandato -
Il mandato informatico (2/2) Principali maschere esemplificative
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L’ambito dell’intervento (1/4)Le funzionalità previste
L’intervento implementativo si concretizza nel supporto dell’intero ciclo di vita della gestione dei provvedimenti e del mandato di pagamento, mediante la realizzazione di funzionalità che supportano tutte le attività previste nelle fasi del processo.
Inserimento da parte delle Amministrazioni attive dell’insieme di informazioni necessarie per creare ogni tipologia di provvedimento
Creazione, da parte delle Amministrazioni attive, degli elenchi di trasmissione e la stampa degli stessi per la comunicazione alla Ragioneria dei provvedimenti inseriti
Creazione e trasmissione dei mandati di pagamento tra gli attori coinvolti
Supporto informatizzato alle verifiche contabili condotte dalla Ragioneria e dal Servizio Tesoro
Gestione e firma digitale dei file dei mandati da parte dello specifico responsabile coinvolto nel processo (Dirigente Amministrazione, Direttore Capo Ragioneria, Responsabile Servizio Tesoro)
- Le funzionalità previste dall’intervento informatico -
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L’ambito dell’intervento (2/4)Le funzionalità previste
Tutti gli attori coinvolti vengono supportati sia nelle attività di gestione sia nelle relazioni che sussistono tra essi finalizzate allo scambio informativo.
- Le funzionalità previste dall’intervento informatico -
Supporto informatizzato alla gestione degli esiti relativi ad ogni verifica condotta dalla Ragioneria e dal Servizio Tesoro
Monitoraggio del ciclo di vita del provvedimento e del mandato da parte di ogni attore della Regione Siciliana coinvolto (Amministrazione, Ragioneria, Servizio Tesoro)
Infrastruttura di scambio flussi informativi con l’Istituto Cassiere e gestione automatizzata del protocollo di comunicazione
Consultazione archivi elettronici da parte della Corte dei Conti
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L’ambito dell’intervento (3/4)Il cambiamento del flusso di gestione dei
provvedimenti
Il flusso di gestione dei provvedimenti muterà prevedendo il coinvolgimento dell’Amministrazione nelle attività, gestite informaticamente, di inserimento e risposta ai rilievi inoltrati dagli altri attori coinvolti.
- Il cambiamento del flusso di gestione dei provvedimenti -
Flus
so P
revi
sto
Sistema Bilancio
Predisposizione eInserimento
Verificae contabilizzazione
Firma
Verifiche di legittimitàed approvazione
DECRETO
DECRETO
Documenti
DECRETO
Documenti
Rilievi
Esiti e Rilievi Informatici
Amministrazione Ragioneria Tesoro / Corte dei Conti
Flus
so A
ttual
e
Predisposizione Verifica, Inserimento e contabilizzazione
Firma
Verifiche di legittimitàed approvazione
Sistema Bilancio
DocumentiDECRETODECRETO
Documenti
DECRETO
Documenti
RilieviRilieviX
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L’ambito dell’intervento (4/4)Il cambiamento del flusso di gestione del
mandato
Il cambiamento delle attività operative di gestione del mandato, si manifesta nell’adozione della firma digitale, nella sostituzione del cartaceo con documenti in formato elettronico per i titoli di pagamento e nell’informatizzazione delle operazioni di verifica e gestione dei flussi informativi.
Amministrazione Ragioneria Tesoro Istituto Cassiere Corte dei Conti
- Il cambiamento del flusso di gestione del mandato -
Predisposizione e Inserimento
Verifica e contabilizzazione Verifica di processo Verifiche di legittimità
Sistema Bilancio
Presa in carico e pagamento
Sistema BdS
DocumentiDocumenti
Mandato Informatico
Firma Digitale
Conservazione sostitutiva
Firma Digitale
Esiti e Rilievi Informatici Rilievi
X X X XXXX
Flus
so A
ttual
eFl
usso
Pre
vist
o
Verifiche di legittimità
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Caratteristiche della soluzione (1/2)Le innovazioni architetturali
Gli aspetti più qualificanti della soluzione identificata per attuare la gestione dei provvedimenti e del mandato informatico, salvaguardano la semplicità di gestione della piattaforma e la robustezza del processo.
Lo sviluppo di un sistema web oriented in grado di garantire una più agevole estensione ed adozione del sistema da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo
L’utilizzo della firma digitale in ogni fase del procedimento per la gestione del mandato informatico
Procedure standardizzate e uniche per tutti i soggetti regionali coinvolti
Gestione centralizzata della piattaforma e della sua evoluzione, al fine di recepire più semplicemente e velocemente gli adeguamenti normativi e procedurali interni.
- Caratteristiche essenziali della soluzione -
La garanzia di sicurezza delle firme e delle informazioni in ogni fase del procedimento per la gestione del mandato informatico
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Caratteristiche della soluzione (2/2)La sicurezza
L’importanza delle informazioni trattate ha richiesto una gestione della sicurezza secondo un approccio integrato, atto a garantire un adeguato controllo sui diversi livelli logici coinvolti nel processo.
Tali livelli logici sono stati implementati secondo un paradigma di robustezza incentrato su Affidabilità, Autorità e Autenticità e si diffondono dall’utente finale verso l’informazione trattata.
- I tre livelli logici di sicurezza -
utente
informazione
Smart card nominative (chiave pubblica e privata)Tracciamento operazioni
Autenticità dell’utente
Autorità della firma
Processo di gestione dei poteri di firmaVerifica transazioni
Affidabilità dello scambio informativo
Protocollo di comunicazione sicuroCifratura asimmetrica delle informazioniCanali di comunicazione dedicati
I livelli logici di sicurezza ed i fattori abilitanti:
Controllo degli accessi
Controllo di firma
Controllo di comunicazione
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tempo
Cambiamento culturale
(strategico)
I benefici attesi dall’iniziativa (1/3)Il ciclo virtuoso del cambiamento
La gestione dei provvedimenti e del mandato informatico è un’iniziativa con effetti immediatamente tangibili che incidono sulle attività operative condotte dai singoli attori coinvolti e sull’intero processo comprendente tali attività, ed effetti continuativi che fungono da agenti del cambiamento culturale.
Essa pertanto soddisfa pienamente l’esigenza del piano d’azione per la Società dell’Informazione, rappresentando così la pietra miliare per l’evoluzione della Pubblica Amministrazione Siciliana verso la realizzazione della Società dell’Informazione.
I miglioramenti ottenuti dal cambiamento operativo introdotto instaurano un ciclo virtuoso con cui ottenere nel tempo un cambiamento culturale di portata strategica
- Il ciclo virtuoso dal cambiamento operativo al cambiamento strategico -
Fiducia nel cambiamento
Approccio orientato al
cambiamento
Miglioramento operativo
Cambiamentooperativo
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Il cambiamento operativo introdotto grazie all’adozione delle moderne tecnologie informatiche costituisce un fattore abilitante per ottenere benefici immediatamente rilevabili in termini di efficacia ed efficienza di gran parte delle attività previste.
Elaborazione del flusso di dati in formato elettronico, con conseguente eliminazione del carico cartaceo, ad esclusione della documentazione di supporto
Riduzione dei tempi di inserimento del flusso di informazioni in uscita dall'Amministrazione attiva
- I principali benefici operativi -
Monitoraggio in tempo reale del ciclo di vita di un mandato di pagamento
Efficienza di processo
Riduzione del rischio d’errore negli step autorizzativi d’acquisizione previsti nella gestione complessiva
Efficacia operativa
I benefici attesi dall’iniziativa (2/3)L’orizzonte operativo
Disponibilità diffusa e tempestiva delle informazioni
Possibilità di dematerializzare e digitalizzare in futuro anche la documentazione di supporto
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I presupposti che caratterizzano l’iniziativa, in termini di estensione nelle aree dell’Amministrazione Regionale coinvolte, di tipo e grado di innovazione introdotta, ne danno una portata tale da indurre un tangibile cambiamento culturale sostenibile nel tempo.
Adozione delle moderne tecnologie informatiche nelle attività che coinvolgono tutti i principali attori dell’Amministrazione Regionale, nel pieno rispetto delle evoluzioni tecniche-normative
- Le caratteristiche dell’iniziativa -
Sostenibilità del cambiamento culturale
Pervasivitàdell’iniziativa
Innovazione organizzativa infrastrutturale Primo passo verso un assetto organizzativo che si adatta al
fluire delle informazioni
Primo passo verso la digitalizzazione dei flussi interni delle informazioni e della documentazione cartacea
L’adozione della tecnologia nelle attività cruciali dell’Amministrazione Regionale
Iniziativa “apri-pista” per adattare i processi amministrativi interni alla cultura dell’informazione
I benefici attesi dall’iniziativa (3/3)L’orizzonte strategico
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L’approccio adottatoLe linee guida adottate per portare a compimento l’iniziativa rispondono all’esigenza di salvaguardare e valorizzare al meglio l’infrastruttura informativa, organizzativa ed il know how esistente, al fine di ottenere il raggiungimento degli obiettivi operativi e strategici dell’Amministrazione Regionale agevolando il processo di change management richiesto.
- Le principali linee guida -
Tutte le fasi dell’iniziativa sono state condotte con un coinvolgimento diretto dell’area IT e degli utenti finali, in differente misura a seconda della competenza e della fase di processo
Coinvolgimento esteso
Team multidisciplinareintegrato
L’iniziativa ha visto la creazione di un team comprendente risorse dell’Amministrazione Regionale e risorse del RTI caratterizzate da differenti e molteplici peculiarità professionali
Roadmap evolutiva
L’iniziativa si inserisce in una roadmap evolutiva che prevede l’introduzione graduale del mandato informatico ed un programma di trasformazione complessivo
Gli interventi mirano a migliorare le attività mediante una loroinformatizzazione, salvaguardando gli aspetti che ne definiscono la gestione in termini procedurali
Basso impatto procedurale
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- I principali fattori chiave di successo -
Adozione di soluzioni tecnologiche di successo
Definizione esaustiva del processo di regolamentazione normativa
Il carattere innovativo dell’informatizzazione del mandato di pagamento richiede un adeguamento normativo sia internamente alla Regione Siciliana che per la gestione con gli altri attori che prendono parte al processo (Istituto Cassiere eCorte dei Conti)
L’intervento è basato sull’adozione di soluzioni tecnologiche diprovato successo in termini di flessibilità e affidabilità
Gestione del cambiamento per l’adozione delle nuove tecnologie
L’operazione di firma digitale ha un notevole impatto sugli utenti finali. Da qui nasce l’esigenza di applicare un programma di gestione del cambiamento per veicolare la nuova modalità operativa.
Impegno del top management
L’iniziativa ha visto un ampio e diffuso impegno da parte del Top Management della Regione Siciliana nel mitigare i rischi e nell’avviare l’azione del cambiamento
L’iniziativa presenta notevoli complessità che hanno origine dai molteplici aspetti di differente natura che vengono coinvolti e dalla volontà e necessità, da parte dell’Amministrazione Regionale, di dover realizzare con essa un punto di svolta in chiave attuatrice per la Società dell’Informazione.
Tali evidenze hanno rappresentato l’assunzione di fondo per identificare i fattori chiave di successo dell’iniziativa.
I fattori chiave di successo
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- I fattori sinergici con il programma evolutivo dell’Amministrazione -
Informatizzazione titoli di pagamento
La gestione informatizzata dei titoli di pagamento costituisce un passo fondamentale per la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti cartacei
Processo di gestione della firma digitale
I processi di gestione della firma digitale possono essere adottati per l’informatizzazione della gestione dei Ruoli di Spesa Fissa e degli Ordini di Accreditamento
La soluzione adottata presenta caratteristiche che possono rappresentano fattori di sinergia con un’estensione del programma di cambiamento avviato alle attività di gestione operativa in carico all’Amministrazione Regionale.
Le possibili evoluzioni