La Gestion de projet : comment

bien réussir son projet industriel.

Un cours conçu par Nicolas GUIBERT

IUT 1 Grenoble - GMP

Présentation et modification pour GTE :

Matthieu Chabanol

Qu’est ce qu’un projet?https://www.youtube.com/watch?v=vIJ2YASE74U

Qu’est ce qu’un projet ?

Norme AFNOR X50-105:« Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données »

Un objectif

Des contraintes : délai, coût, qualité

Des ressources

Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission précise.

Un projet suppose donc de définir:

Le management de projet

Manager un projet c’est travailler sur le

triptyque:

Qualité du projet

Coût

Délai

A RESPECTER

IMPERATIVEMENT

Qualité

Un projet = 1 client

Origine du projet commanditaire du projet (aussi appeler Client),

Le client est la personne qui aura besoin de l’objet du projet mais qui ne veux/peux pas le faire lui même.

Le client est ROI, c’est lui qui impose: La qualité

Le coût

Le délai

Un projet = 1 chef de projet

choisi par le client

mission : réaliser le projet Chef de projet

Le chef d’orchestre du projet doit tout mettre en œuvre pour finaliser

le projet, même si cela lui parait impossible…

Le management de projet: la

relation client / chef de projet

Un client non satisfait est un client qui ne paye pas (ou qui met une mauvaise note…)

attentes envers le chef de projet :

comprenne réellement son besoin,

tienne ces engagements,

lui propose un produit directement utilisable.

Le client ne doit pas être impliqué dans le projet mais on doit lui rendre des comptes régulièrement. Il attend le résultat !!!

Il doit y avoir un réel dialogue entre le client et le chef de projet.

respect de la qualité, du délai et du coût.

Enjeu : Satisfaction du client

L’équipe projet

Client

Chef de projet

Acteur 1 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4

Dans le cadre des projets

tuteurés, le client est

généralement un enseignant

C’est un étudiant du groupe.

Attention, il n’y a qu’UN chef!

L’équipe du projet

Les phases de travail commun sont rares.

Travail en équipe

travail commun sur toutes

les tâches ??1 qui travaille les autres regardent ??

Chaque personne travaille individuellement sur une tâche

5 personnes sur un projet = 5 tâches en parallèles…

Mise en commun Point Brainstorming

Le rôle de chacun

Comme c’est une

démocratie et non une

dictature, les acteurs

participent aux

décisions avec le chef

de projet.

tâches du projet Les acteurs du projet

organisation et contraintes chef de projet

Les grandes étapes d’un projet

• Etape 1 : Définition du projet • Etape 2 : Mise en place des moyens de communication.

• Etape 3 : Mise en place d’un cahier des charges

• Etape 4 : Découpage du projet.• Etape 5 : Mise en place des jalons et des revues de projet

• Etape 6 : La répartition des tâches.

• Etape 7 : Création d’un planning prévisionnel.

• Etape 8 : Le suivi du projet.• Etape 9 : La finalisation du projet avec revue de projet

finale.

Etape 1: la définition du projet

En langage projet FICHE DE CADRAGE.

Document rédigé par le chef de projet suite aux discussions avec le Client.

Document synthétique qui récapitule : Le but du projet

Une description du projet

Les contraintes de budget

Les contraintes de délai

Les ressources nécessaires (humaines et matérielles)

Les grandes étapes du projet

Exemple cadrage du projet : Alimenter un refuge avec

de l’énergie renouvelable – Etude de faisabilité

But :

Description :

Contrainte de budget :

Contrainte de délai :

Ressources humaines et matérielles :

Grandes étapes

Alimenter un refuge de montagne avec de l’énergie renouvelable

Ce refuge utilise du charbon et des bouteilles de gaz pour la

cuisine et l’ECS + groupe électrogène pour l’éclairage.

On souhaite remplacer ces sources d’énergie par des

sources renouvelables. On demande une étude de

faisabilité avec chiffrage du projet.

Prix de l’étude : temps de travail * coût horaire +

marges

1 mois

Bureau d’étude : 2 personnes ;

ordinateurs … logiciels de CAO…

Grandes étapes ?

Exemple cadrage du projet : Alimenter un refuge avec

de l’énergie renouvelable – Etude de faisabilité

Audit du refuges et des installations

Calculs des consommations (factures) et des coûts liés aux

systèmes actuels

Etude des différentes productions d’énergie renouvelable

Potentialités du site : ensoleillement, vent, chute d’eau…

Calculs de la production nécessaire – réduction des

consommations ?

Chiffrage des différentes solutions techniques / consultation

entreprises

Etape 2: la communication

2 types de communicationEntre le chef de

projet et le client

Entre les différents

acteurs du projet

Informer le client de vos moyens de

communications. Par exemple:

Mise en place des moyen de

communication entre les acteurs.

Par exemple:

Initiative chef de projet

Si le client n’a pas de nouvelle du chef

de projet, c’est que tout va bien.

Le chef de projet est en permanence

informé du travail réalisé par les

acteurs du projet.

• Une réunion hebdomadaire

• Un mail récapitulatif tous les 15 jours…

• Un coup de téléphone hebdomadaire,,,

• Par un réseau social…

Echange de données informatiques

(Google Drive, Chamilo, répertoire

réseau…).

Etape 2: la communication

Gestion des outils informatiques:

C’est « nouveau » et obligatoire: le chef et tous les

acteurs du projet doivent avoir en permanence accès à

tous les documents (le Cloud…)

C’est à vous de trouver une plateforme qui peut les

abriter (Facebook n’a pas été crée pour cela…)

Etape 3: Mise en place du cahier des charges

Le cahier des charges fonctionnel (CdCF)

document normalisé

(norme NF X 50-151)

Il décrit en termes de finalités

(fonctions) le besoin du client

Il permet au client et fournisseur (chef de projet) :

un document signé, contractuel qui peut être utilisé en cas de litige.

Pour aller + loin : https://cahiersdescharges.com/cahier-des-charges-fonctionnel/

de se mettre d’accord

sur ce qui est attendusur les modalités d’appréciations

de la satisfaction des attentes

CdCF: un exemple

Officiellement un cahier des charges devraient ressembler à cela. Mais

comme vous n’êtes pas en GMP, vous pouvez faire quelque chose de

plus simple

Etape 3 : Le cahier des charges

CdC est rédigé par l’équipe

projet

Bien cerner les attentes du client contraintes et

spécificités du produit

Répond aux besoins du clientcomplet et précis

Et validé (signé) par le

client

Une fois validé, le chef de projet doit concevoir un produit qui

répond à TOUS les points du cahier des charges

Etape 3: Le Cahier des Charges

Le produit devra remplir toutes les fonctions du

cahier de charges.

Si le client n’est pas satisfait du résultat d’une

fonction, il pourra demander révision du produit,

non paiement du produit, remboursement…

Si le chef de projet a respecté à la lettre le cahier

des charges mais que le client n’est pas satisfait,

rien ne pourra être lui être reproché

Etape 3: cahier des charges

Pour rédiger un cahier des charges, il faut beaucoup de questions: Les séquences d’utilisation du produit Les mouvements et efforts auxquels il sera soumis Les acteurs sur lesquels le produit aura un impact Les normes et règlements à respecter La fin de vie donner au produit

Ce travail peut se faire en groupe (brainstorming).

Ne pas hésiter à dialoguer fréquemment avec le client.

Ne pas continuer le projet si il y a désaccord avec le client sur le cahier des charges.

Exemples rapides de CdC

Four solaire

Fonction principale : faire cuire du pain

Fonction contrainte : être transportable : taille :….

Fonction contrainte : monter en température préchauffage : 30 min pour

atteindre 200 °C à midi à Grenoble au moi de Juin

Fonction contrainte : cuire 10 kg de pain / jour

Fonction contrainte : la cuisson ne doit pas dégager de substances

toxiques (COV…)

Etape 4: découpage du projet

NB : 5 personnes dans un projet = 5 tâches en parallèle…il doit donc y

avoir beaucoup de tâches.

décomposer l’ensemble du projet en tâches

• étape difficile mais aussi la plus importante.

Une tâche un acteur du projet

• Identification des tâches la plus précise possible car

conditionne le bon déroulement du projet.

Etape 4: découpage du projet

Découpage brainstorming (travail de groupes)

chacun lance des idées qu’il faut

ensuite organiser

logiciel de Mapping comme Freeplane

La finalisation de ce travail est une architecture

claire du projet

Etape 4: découpage du projet

Voici un exemple de découpage de projet avec Freeplane

Etape 4: découpage du projet

Voici un exemple de découpage d’un projet:

Etape 4: Découpage du projet

Pour chaque tâche :

Numéro de

la tacheNom de la tache Description rapide

Temps

estiméAntécédents

A Terrassement 15 jours

B Taillage de pierre des blocs de 50*50*1m 15 jours

C Transport sur le Nil Par bateau à rame, convoi de 12 bateaux6 jours B

D Construction des piscines 1 semaine A

E Plantation des arbres du zoo 2 jours A

F Mise en place du Wifi dans les chambres 1 journée G

G Maconnerie du palais principal 1 mois A,C

Une estimation de la durée

Un nom explicite

Une description sommaire

Un indice de priorité

La description des ressources nécessaires

Description des éléments requis pour débuter cette tâche (antécédents)

Etape 5: les jalons du projet

Jalon date butoir et intermédiaire

Date importante qui marque la fin d’une

certaine partie d’une projet

Le chef de projet

doit tout mettre

en œuvre pour

achever le

travail planifiée

avant le jalon.

rencontre

avec le client.

Etape 5: les jalons du projet

Exemple: un groupe de projet Tut 2eme année doit concevoir un bouilleur solaire. Le groupe s’est mis d’accord avec le client pour fixer 2 jalons et une fin de projet: Jalon 1 : le 21 Octobre - Fin de l’étude de l’existant et proposition de

différentes solutions possible.

Jalon 2 : le 15 Décembre - Mise en plan de la solution retenue et calculs thermiques

Fin du projet : le 30 Janvier - Fabrication du prototype

Pour chaque date des jalons, le groupe doit faire tout son possible pour terminer le travail programmé.

Il est impensable d’arriver au jalon sans avoir fini le travail.

Si votre client ne vous impose pas de jalon, à vous de les mettre en place, c’est un très bon moyen pour se mettre la pression et ne pas finir le projet en retard.

Etape 6: Répartition des tâches

En fonction des compétences et des envies de chaque personne.

Une personne travaillant sur une tâche qui ne lui convient pas est une personne qui travaillera plus lentement et moins sérieusement (on n’est pas des esclaves).

Etape 6: Répartition des tâches

Pour choisir « qui fait quoi », il faut connaître :

Les différentes tâches à faire

Les niveaux de compétence de chaque personne pour chaque tâche.

chef de

projet

réunir l’ensemble

de son équipe

Toute l’équipe décide de la répartition des tâches.

Un objectif: chaque personne doit avoir des tâches qui lui plaisent

Une fois engagé dans une tâche que l’on a choisi, on la mène jusqu’au bout, même si celle-ci ne plait plus…

Etape 6 : Répartition des tâches

Chaque personne se donne une note sur chaque tâche en fonction de son envie et de ses compétences.

Ilyes Carole Pierre Jacques Niveau de

recouvrement

des

compétences

Utiliser le logiciel de

dessin

2 2 1 3 8/12

Effectuer les calculs 1 3 0 3 7/12

Rédiger le rapport 3 0 1 2 6/12

Réaliser la maquette 2 2 3 2 9/12

Bilan de polyvalence 8 7 5 10

Tâches / acteurs du projetTableau de

compétences

Etape 6: Répartition des taches

Pierre est très peu polyvalent, il s’occupera de la maquette.

Le rapport sera rédigé par Ilyes.

Jacques est très polyvalent, il pourra faire les calculs ou le logiciel.

Ilyes Carole Pierre Jacques Niveau de

recouvrement des

compétences

Utiliser le logiciel de

dessin

2 2 1 3 8/12

Effectuer les calculs 1 3 0 3 7/12

Rédiger le rapport 3 0 1 2 6/12

Réaliser la maquette 2 2 3 2 9/12

Bilan de polyvalence 8 7 5 10

Etape 6: Répartition des tâches

• sont satisfaits de cette répartition car chacun à choisi ce qu’il va faire.

A la fin de cette étape, les acteurs :

• connaissent parfaitement les tâches qu’ils vont devoir faire.

Le chef de projet n’a rien imposé !!!

Etape 7: planning prévisionnel

programmer dans le temps (sur un calendrier) toutes les étapes du projet.

Pour chaque tâche vous avez besoin de connaitre: Sa durée

Son antécédent

La personne responsable de la tâche

Un logiciel spécifique (Microsoft Project, Gantt Project) vous aidera à construire le planning (aussi appelé diagramme de Gantt)

Vous devez placer toutes les étapes du projet et ne pas dépasser la date de fin du projet.

Il s’agit d’une prévision de calendrier, votre futur challenge sera de réussir à le suivre…

Etape 7: planning prévisionnel

Exemple: pour le palais de la Reine

Durée estimée pour la construction : 42

jours… On est largement dans les temps…

mais mieux vaut avoir un peu de marge… il

y a toujours des aléas…

Etape 7 : planning prévisionnel

Le chef de projet doit s’assurer que le déroulement réel du

projet est proche de ce planning prévisionnel

en début de projet

fil conducteur

Suivi de projet

Etape 8: le suivi de projet

planning prévisionnel

Acteurs (ressources) Début et fin de chaque tâche

Trouve des solutions pour faire face aux aléas et finir

le projet à temps.

Chef de projet vérifie le respect

du planning

prévisionnel

aléas…

Gestion des aléas

Plus de pierres…..

Gestion des aléas

Pas grave, on va aller les chercher! Mais cela

prend un peu plus de temps que prévu

Le client n’a pas été informé, c’est normal, il

n’y avait pas danger pour la livraison du projet

Gestion des aléas

Parfois l’aléa est très important et met en danger le projet, on peut

alors prévenir le client pour lui demander conseil…

Il y a toujours une solution à

un problème, mais elle n’est

pas toujours évidente à

trouver…Et elle peut faire

perdre beaucoup de temps!

Etape 8: le suivi de projet

Tâches réalisées pendant cette période

Difficultés rencontrées

Avancement des tâches non finalisées

Comment être au courant du travail réalisé par tous les acteurs afin de réagir le

plus vite possible aux aléas?

Outil 1: analyse des journaux de bord

acteur du projet

journal de bord

Régulièrement : 1 fois toutes les 3 semaines par exemple

Une fois ce document rédigé, chaque acteur l’envoi au chef de projet qui va l’analyser (ou le met en consultation dans le Cloud…).

PROJET:

ETUDIANT:

Periode 1: du au

Nom de la tache Description rapideTemps

prévu

Nom de la tache Description rapideTemps

passé

%

achevement

de la tache

Les périodes durent 3 semaines

Partie à compléter en début de période

Travail planifié sur la période

Partie à compléter en fin de période

Travail réellement réalisé sur la prochaine période

Exemple de

tableau de bord à

remplir par un

acteur du projet.

Etape 8: le suivi de projet

Outil 2 : réunion d’avancement

chef de projet

tous les acteurs du projet

• Avancement

• Résultats

• problèmes…

prendre des décisions sur la suite du projet (dans ce cas,

rédaction d’un relevé de décisions

Etape 8: le suivi de projet

comparaison l’avancement réel du projet avec

l’avancement prévisionnel mis en place au début.

Tout va bien, le projet

respecte parfaitement

le planning

prévisionnel

Féliciter l’équipe et

continuer ainsi

Certaines tâches ont pris du retard par

rapport au planning prévisionnel.

Le chef de projet doit donc modifier le

planning pour réorganiser le projet afin de

le finir avant la date limite (bouger des

tâches, changer leur durée, boire plus de

potion magique…)

OU

Cette vérification doit être faite le plus souvent possible afin de

détecter le plus rapidement possible un retard éventuel

2 possibilités:

Etape 8: le suivi de projet

Que faire si le chef de projet détecte du retard ?

réagir rapidement ne pas attendre le dernier moment

modifier le calendrier afin de rattraper le retard.

informer le client et négocier avec lui Si retard final.

Il est impensable de livrer un projet en retard sans avoir

informé avant le client

Modification du planning

Nouvelle durée prévue de la construction avec prise en

compte des aléas : 60 jours… On a encore un peu de marge

mais césar a beaucoup d’imagination…

Etape 9: finalisation du projet

Le chef de projet convoque une réunion avec le

client pour lui remettre le résultat final

Date de fin définie par le client

Le produit respecte les contraintes imposées par le client

Coût / Qualité / Délai

Vérification que tous les points du cahier des charges

sont respectés.

Si tout est bon, le client se doit de payer, si un des points du cahier des

charges n’est pas bon … c’est les crocodiles qui se régalent…

Revue de projet finale

Etape 9: finalisation du projet

Etape 9: finalisation du projet

livrables Rapport de projet,

Étude technique,

Poster,

Notice d’utilisation,

Notice de montage…

le chef de projet doit s’assurer que ces

documents sont bien rédigés

Etape 9: finalisation du projet

Un client satisfait est un client qui vous re-

confiera une autre mission…

Etape 9: finalisation du projet

Et comme le chef de projet

aura peut être un nouveau

chantier, mieux vaut finir en

bon terme avec les acteurs du

projet…

Un bon apéro et au boulot!

The end

Alors prêt à affronter

un vrai projet???

Des questions?