La experiencia del Ayuntamiento de Gijón en contratacion electronica

PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE CONTRATOS MENORES

EN EL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN

NOVIEMBRE, 2013

Servicio de Planificación y ModernizaciónAyuntamiento de Gijón

En la actualidad, el grupo “Ayuntamiento de Gijón” está compuesto por:

Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón

Organización municipal

La administración local;

Tres organismos autónomos administrativos dependientes

Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular

Fundación Municipal de Servicios Sociales

Patronato Deportivo Municipal

Siete Sociedades Mercantiles cuyo capital pertenece íntegramente a la Entidad Local

Empresa Municipal de Aguas

Empresa Municipal de Transportes Urbanos

Empresa Municipal de Servicios de Medio Ambiente Urbano

Empresa Municipal de la Vivienda

Centro Municipal de Empresas

Sociedad Teatro Jovellanos

Jardín Botánico Atlántico

En el presente año 2013, el presupuesto consolidado del

grupo asciende a un total de 290 millones de euros.

La Plataforma de Contratación Electrónica será utilizada por

todo el Grupo.

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Hasta el pasado mes de octubre, se consideraba contrato menor aquel de cuantía superior a 6.000

euros y

- que no excedía de 18.000 euros en caso de consultorías y asistencias, servicios y suministros o

- hasta 50.000 euros, en caso de obras, siempre y cuando, la duración no excediese de un año y no se

incluyesen prórrogas, ni revisiones de precios.


Situación de partida

En los últimos tres años, sólo el Ayuntamiento de Gijón ha

licitado más de 2.100 contratos de estas características

Trámite:

Para los contratos cuya cuantía fuese superior a 6.000 euros y

no excediese de 12.000, tanto para obras como para

consultorías y asistencias, servicios o suministros

• las ofertas se solicitaban sin publicidad

• fiscalización posterior a la licitación (AD)

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Para los contratos de obras con cuantía entre 18.000 y 50.000 euros

• las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del

Contratante)

• reserva de crédito previa (RC obligatorio)

Puntos débiles de esa tramitación:

▪ Gestión altamente descentralizada sin la debida inspección

▪ Desinformación presupuestaria sin reserva de crédito

▪ Publicidad limitada

▪ Escasa transparencia

▪ Falta de competencia y mínima eficiencia

▪ Continuidad de hábitos y costumbres

Para los contratos con cuantía entre 12.000 y 18.000 euros

• las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del

Contratante) con excepciones

• autorización previa del gasto (RC opcional)

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Perfil del contratante:

La puesta en servicio del Perfil del Contratante del

Ayuntamiento de Gijón no aseguró la publicidad y

transparencia de todas las licitaciones de contratos

menores a pesar de estar así contemplado en la

Instrucción de la Alcaldía del año 2012.

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El Ayuntamiento de Gijón se ha dotado, en los últimos años, de las siguientes “herramientas” y

servicios corporativos:


Preparación para el nuevo procedimiento

Gestor de expedientes administrativos, en entorno Web, con la capacidad de

trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (ePAC)

Portafirmas electrónico integrado con el gestor de expedientes y

con el sistema de gestión económica

Registro electrónico de facturas

(https://acerca.gijon.es/sta/Relec/CatalogBrowse) integrado con el Registro

Central de Facturas del Ayuntamiento y con el sistema de gestión económica.

Autoridad de Registro para la emisión de certificados electrónicos de personal de

la Administración emitidos por la Autoridad de Certificación Camerfirma

Las cuatro soluciones anteriores están perfectamente integradas al tratarse de

soluciones de la misma empresa y desarrolladas con la misma base.

El último servicio incorporado ha sido la Plataforma de Contratación Electrónica.

Sistema de gestión económica, en entorno Web, con la capacidad

de trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (GEMA)

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https://acerca.gijon.es/sta/Relec/CatalogBrowse

El día 2 de octubre del presente año por resolución de la Alcaldía se

aprobó el “Procedimiento electrónico de contratos menores”.


Nuevo procedimiento

OBJETIVOS:

Al disponer de los servicios y las herramientas mencionadas, se consideró oportuno reformar el

procedimiento hasta ese momento seguido para la contratación menor impulsando el uso de las TIC

como un pilar fundamental.

Racionalizar y simplificar el procedimiento de contratos menores.

Se reduce, respecto al anterior procedimiento, de cuatro tramitaciones diferenciadas a

una única y se incorporan los instrumentos de la administración electrónica para

garantizar la máxima concurrencia, publicidad y transparencia. Se incorpora la

presentación electrónica de ofertas y la valoración automática de éstas con la aplicación

de criterios objetivos en aras a conseguir la eficacia y eficiencia de la actuación

administrativa y la equidad entre proveedores.

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Nuevo procedimiento

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Contratos del

Sector Público.

Los órganos de contratación están obligados a dar a los licitadores y candidatos un

tratamiento igualitario y no discriminatorio y ajustar su actuación al principio de

transparencia.

Fomentar el empleo de medios electrónicos.

El propio texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público

establece que, en cumplimiento del principio de transparencia y de

eficacia y eficiencia de la actuación administrativa, se fomentará y

preferirá el empleo de medios electrónicos, informáticos y telemáticos

en los procedimientos contemplados en esta Ley por parte de los

licitadores o los candidatos.

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Nuevo procedimiento

Contratos que se tramitan por el nuevo procedimiento:

Los contratos menores de SUMINISTROS Y SERVICIOS cuyo importe sea

superior a 1.500 euros e inferior a 18.000, IVA excluido.

Los contratos menores de OBRAS cuyo importe sea superior a 1.500

euros e inferior a 50.000, IVA excluido. Para este supuesto, en el caso

de que el importe del contrato sea igual o superior a 18.000 euros, IVA

excluido, es preceptiva la incorporación en el expediente electrónico de

una memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto firmado

por técnico competente.

Exclusiones:

Los contratos menores de 1.500 euros, IVA excluido, no se incorporarán al nuevo

procedimiento y la tramitación del gasto precisará factura conformada y documento

contable ADO firmados electrónicamente.

Los contratos que por sus especiales características no se les aplique este procedimiento

precisarán informe previo de la Intervención General.

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Inicio del expediente

INICIO DEL EXPEDIENTE:

I. Apertura del expediente electrónico en el gestor de expedientes

II. Desde el expediente se realiza la operación contable de retención de crédito (RC) que

se firmará electrónicamente por el responsable del centro gestor y por los responsables

de contabilidad que, en su caso, pasarán a definitiva la retención.

La retención de crédito se elevará, para su conocimiento y conformidad, ante la

Concejalía delegada en función de la competencia.

III. Se realiza en el expediente la memoria técnica o descripción del servicio o suministro,

con el detalle de sus características esenciales, o, en su caso, la memoria técnica o

proyecto de obras.

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Petición de ofertas

PETICIÓN DE OFERTAS:

I. Desde la Plataforma de Contratación Electrónica se realiza la publicidad de la licitación dando

de alta el formulario de respuesta y la definición de los criterios de valoración de las ofertas.

Se podrán aplicar

1. Un único criterio que será el precio

2. Varios criterios objetivos que podrán ser precio más aquellos otros criterios objetivos

que se consideren necesarios y que deben ser previamente establecidos para su

posterior valoración automática.

3. Si se precisaran, por el responsable del contrato la aplicación de criterios de valoración

subjetivos se requerirá autorización previa de la Dirección General Económico

Financiera.

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Petición de ofertas

PETICIÓN DE OFERTAS:

II. Incorporación de un pliego o memoria técnica, solamente en los supuestos en los que

se precisara. En los contratos menores de obras con importe igual o superior a 18.000

euros e inferior a 50.000 es preceptiva la incorporación a la Plataforma de una

memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto técnico firmado

electrónicamente por el técnico competente. Este documento se generará desde el

gestor de expedientes.

III. Petición de ofertas a proveedores existentes con el CPV (Vocabulario Común de

Contratos Públicos) correspondiente al objeto de la compra.

Las peticiones de ofertas se realizan automáticamente por la Plataforma de

Contratación Electrónica. Igualmente se publicitan en el Perfil del Contratante.

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Apertura y valoración de ofertas

APERTURA Y VALORACIÓN DE OFERTAS:

I. Concluido el plazo de presentación de

ofertas, se realizará el desencriptado de

las mismas y su apertura por la persona

o personas autorizadas.

II. Una vez abiertas las ofertas, se realizará

la actuación de valoración automática

que aplica los criterios de valoración

definidos.

III. La Plataforma de Contratación

Electrónica propone la mejor oferta

presentada una vez realizada la

valoración.

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Autorización y disposición del gasto

AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO:

I. Se incorpora al gestor de expedientes el documento electrónico con el resultado del

proceso de valoración que proporciona la Plataforma.

II. En función de la cuantía del contrato menor se realizarán los siguientes trámites:

1. Si la cuantía es superior a 1.500 euros e inferior a 18.000 se mecaniza la operación

contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente contabilizada

firmándose electrónicamente la misma.

Se realiza la aprobación de la autorización y disposición del gasto desde el

expediente electrónico y se envía para su firma electrónica por la Jefatura del

Servicio y la Concejalía delegada correspondiente.

Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”.

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Autorización y disposición del gasto

AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO:

2. Si se trata de una obra de cuantía igual o superior a 18.000 euros

Se realiza en el expediente electrónico la correspondiente propuesta de resolución y

la operación contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente

contabilizada.

Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”.

Realizada la fiscalización se automatiza la Resolución para la aprobación de la

autorización y disposición del gasto.

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Notificación de la adjudicación

NOTIFICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN:

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I. Si el contrato menor es de cuantía inferior a 18.000 euros, IVA

excluido, se notifica, previa comprobación de que la autorización

y disposición del gasto está firmada electrónicamente, la

comunicación a los proveedores que han presentando oferta y de

la notificación al adjudicatario del contrato menor que se realiza a

través de una actuación de la Plataforma de Contratación

Electrónica.

II. Para contratos menores de obras de cuantía igual o superior a 18.000 euros, IVA

excluido, previamente a la notificación será preciso contar con la preceptiva Resolución

de aprobación de la autorización y disposición del gasto. La comunicación a los

proveedores que han presentando oferta y de la notificación al adjudicatario del contrato

menor se realiza, igualmente, a través de una actuación de la plataforma de contratación

electrónica.

III. En el gestor de expedientes adjunta documento electrónico con el resumen del

procedimiento seguido en la Plataforma de Contratación Electrónica.


Recepción/conformidad/contabilización de las facturas

RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS:

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I. Realizado el suministro, servicio u obra la factura o certificación de obra puede ser

presentada, en formato electrónico PDF, a través del Registro Electrónico de

Facturas. Este documento debe ser firmado electrónicamente por la empresa o el

autónomo.

Ya se han registrado más de 6.900 facturas en el Registro Central de facturas

desde enero de 2013 (sin contar las masivas: Agua, Gas y Electricidad).


Recepción/conformidad/contabilización de las facturas

RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS:

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II. Si la factura o certificación de obra se presenta en soporte papel

a través de una oficina de registro o por correo ordinario, ésta se

envía al Registro Central de Facturas que lo digitalizará

(digitalización certificada) y lo incorporará al Registro pasando

directamente al Sistema de Gestión Económica (GEMA).

III. La factura se envía, por el área gestora, desde

el Sistema de Gestión Económica a un circuito

de firma electrónica establecido en el

portafirmas electrónico.

IV. En el expediente electrónico administrativo se

realiza el reconocimiento de la obligación,

documento contable “O”, que también será un

documento electrónico del expediente y se

realiza la actuación de envío a Fiscalización y,

en su caso, su posterior contabilización

definitiva.


Flujograma del procedimiento

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I:

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Flujograma del procedimiento

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO II:

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Plataforma de Contratación Electrónica

PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

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El Ayuntamiento de Gijón ha optado por

contratar el servicio de una Plataforma de

Contratación Electrónica externa, alojada en la

“nube”, como es la de VORTAL CONNECTING

BUSINESS con experiencia en el sector público

español así como en el de otros países europeos

como Portugal.

La opción de desarrollar una solución a medida quedó descartada

tras malas experiencias previas así como la opción de adquirir

licencias de uso de una solución comercial por carecer del necesario

soporte y servicios de seguridad y confianza imprescindibles.

Acceso a través de http://www.gijon.es/contratacionelectronica

http://www.gijon.es/contratacionelectronica




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Publicitar el concurso con descarga de los pliegos y demás documentación

complementaria

Gestionar las notificaciones electrónicas que puedan necesitarse durante el desarrollo del

procedimiento

Presentar electrónicamente las ofertas con plena seguridad

Realizar la apertura de las ofertas presentadas mediante sistemas electrónicos en las

correspondientes mesas de contratación

Publicitar la clasificación de los licitadores y la posterior adjudicación del contrato

Firmar el contrato mediante sistemas electrónicos

La Plataforma hace posible, entro otras, las siguientes

necesidades:




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El objetivo material final es realizar una contratación pública en la que todas las fases del procedimiento

se lleven a cabo por medios electrónicos.


Beneficios internos

BENEFICIOS INTERNOS

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El Ayuntamiento ya está obtenido los siguientes beneficios del nuevo procedimiento:

Integración, simplificación y normalización de los procesos de oferta, evaluación,

adjudicación y facturación de las licitaciones.

Ahorro, sin estimar aún, de los costes de gestión y adjudicación de los

procedimientos de contratación (tiempo, recursos, notificaciones, etc.).

Reducción de los plazos en la contratación (en siete días naturales puede estar

adjudicado).

Absoluta transparencia de todas las fases de la oferta, evaluación y adjudicación

de contratos.

Mayor seguridad y confidencialidad del proceso.

Control económico/financiero desde el primer momento del procedimiento

administrativo.

Ahorros de hasta 50% en las licitaciones ya adjudicadas.

Mayor número de potenciales empresas proveedoras (actualmente más de 900).


Inconvenientes internos

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INCONVENIENTES INTERNOS

La necesidad de formar a todo el personal de las distintas unidades de contratación (más de 100

usuarios en el caso del Ayuntamiento) así como la necesaria coordinación de actuaciones es el

mayor inconveniente que puede mencionarse. No puede destacarse otro inconveniente de este

servicio.

La necesaria y fundamental gestión del cambio tanto interna como externa con las empresas

no puede ser considerada como inconveniente aún cuando es una tarea vital para el éxito del

servicio.


Beneficios externos

BENEFICIOS EXTERNOS

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El Ayuntamiento estima en 407.000 euros anuales la reducción de cargas administrativas a las

empresas y autónomos licitantes aplicando el método simplificado de medición de cargas

administrativas y utilizando para ello el sistema APLICA proporcionado por el Ministerio de

Hacienda y Administraciones Públicas.

Esta estimación se hizo para 730 licitaciones menores al año con una media de tres ofertas por

licitación, lo que arroja una reducción media de cargas por oferta presentada de 186 euros.

Un beneficio comprobado es, debido a la mayor publicidad de los procesos de licitación,

el notable incremento del número medio de ofertas presentadas por licitación (4,5 en

el caso del Ayuntamiento) así como la presentación de ofertas por empresas que nunca

habían entrado en contacto con el Ayuntamiento.


Inconvenientes externos

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INCONVENIENTES EXTERNOS

La no preparación de las pequeñas y medianas empresas para trabajar con estas plataformas y con

el formato electrónico (documento y firma) puede ser considerado la mayor dificultad, que no

inconveniente.

Para facilitar la incorporación de las empresas y autónomos, el

Ayuntamiento está realizando sesiones informativas y formativas con

colectivos de empresas no sólo para presentar la Plataforma sino para

formar en su uso y aprovechamiento máximo. Ya se han celebrado dos

sesiones con más de 200 asistentes y se ha organizado una serie de

sesiones informativos/formativas para empresas con periodicidad

quincenal.

Hasta noviembre de 2013, se han registrado 200 empresas y autónomos y se ha precargado en

la Plataforma la información de más de 900 empresas (CIF, Razón Social, correo electrónico,

domicilio social, etc.).


Experiencia

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Hasta esta fecha, el Ayuntamiento ha licitado 7 contratos menores y 25 la Empresa Municipal de

Agua. La previsión de nuevas licitaciones puede superar las cinco semanales con las actuales

entidades dadas de alta.

Se han incorporado, recientemente, a la Plataforma de Contratación Electrónica la Empresa

Municipal de la Vivienda, la Empresa Municipal de Transportes Urbanos y el Centro Municipal de

Empresas.

EXPERIENCIA

El grado de satisfacción es elevado y las expectativas son muy altas.

Como puntos críticos se pueden destacar:

- La incorporación de las empresas y autónomos (difusión / formación)

- y el soporte al uso de la Plataforma

Vídeos con declaraciones:

http://www.youtube.com/watch?v=0wR7cVm0ijQ

http://www.youtube.com/watch?v=_7zTeKTi_bY

http://www.youtube.com/watch?v=0wR7cVm0ijQ

http://www.youtube.com/watch?v=_7zTeKTi_bY


MUCHAS GRACIAS

POR SU ATENCIÓN

Servicio de Planificación y Modernización

Ayuntamiento de Gijón

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mailto:[email protected]

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