FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Y GESTIN DE NEGOCIOS

18 de abril de 2015FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Y GESTIN DE NEGOCIOS

LA EMPRESA1. Definicin:Unaempresaes unaorganizacinoinstitucindedicada a actividades o persecucin defines econmicoso comerciales para satisfacer las necesidades de bienes oserviciosde los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial as como sus necesariasinversiones.Es un sistema con su entorno que materializa una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a demandas y deseos de clientes, a travs de una actividad comercial". Requiere de unarazn de ser, unamisin, unaestrategia, objetivos,tcticasy polticas de actuacin. Se necesita de una visin previa, y de una formulacin y desarrollo estratgico de la empresa. Se debe partir de una buena definicin de la misin, y la planificacinposterior est condicionada por dicha definicin.

2. Tipos de Empresa:No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qu es una empresa grande o pequea, puesto que no existe un criterio nico para medir el tamao de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, nmero de trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele ser segn el nmero de trabajadores (siempre dependiendo del tipo de empresa, sea construccin, servicios, agropecuario, etc). Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuacin:a. Microempresa: Si posee menos de 10 trabajadores. Realiza o tiene proyectadas un total de ventas brutas o netas anuales hasta por un monto mximo de 150 UIT.

b. Pequea empresa: Si tiene un nmero entre 10 y 49 trabajadores. Realiza o tiene proyectadas un total de ventas brutas o netas anuales hasta por un monto mximo de 1700 UIT.

c. Mediana empresa: Si tiene un nmero entre 50 y 199 trabajadores. Realiza o tiene proyectadas un total de ventas brutas o netas anuales hasta por un monto mximo de 2300 UIT.

d. Gran empresa: Si posee 200 o ms trabajadores.

3. Requisitos para la creacin de una Empresa:

I. Elaborar la Minuta de Constitucin: La minuta es el documento privado, elaborado y firmado por un abogado, que contiene la declaracin de voluntad de constituir la empresa. En este documento se tiene que detallar el tipo de modalidad empresarial que ha decidido constituir, los datos de los socios y/o accionistas de la misma, los estatutos (los que plantean las pautas direccionales as como sanciones, responsabilidades, cargos direccionales, etc.).Para la constitucin de una micro o pequea empresa, la utilizacin de la minuta es opcional, ya que puedo acudir directamente ante un notario y hacerlo a travs de una declaracin de voluntad.

II. Escritura Pblica: La escritura pblica es un documento en el que se hace constar un determinado hecho o derecho, contiene una o ms declaraciones de las personas intervinientes, es autorizado por un fedatario pblico (Notario), que da fe sobre la capacidad jurdica de los otorgantes, el contenido del mismo y la fecha en que se realiz. En resumen sirve para darle formalidad a la minuta o acto constitutivo y, posteriormente presentarla en Registros Pblicos.III. Inscripcin en los Registros Pblicos: Una vez que obtenga mi escritura pblica de constitucin, el notario o el titular o los socios tendrn que realizar la inscripcin de la empresa en la Oficina Registral competente en el Registro de Personas Jurdicas de la SUNARP. La calificacin del ttulo est a cargo de un registrador pblico de la oficina registral competente, que debe extender el asiento de inscripcin en un plazo de 01 DA TIL. A partir de la fecha y hora de presentacin de los respectivos documentos, la empresa gozar de los derechos y beneficios que brinda la inscripcin. A partir de la inscripcin registral, la sociedad adquiere personalidad jurdica. Luego de calificar el ttulo, la oficina registral entregar: Una constancia de inscripcin. Copia simple del asiento registral.

(Estos primeros tres pasos son nicamente para empresas con personera jurdica)

IV. Tramitar el REGISTRO NICO DEL CONTRIBUYENTE (RUC): PRIMER PASO:Obtener el Registro nico de Contribuyentes en el Registro nico de contribuyentes. Este Nmero lo identificar como contribuyente fiscal; lo obtiene inscribindose en el registro nico de contribuyentes en las oficinas de la SUNAT en Lima o en Provincias. Para obtener este registro (RUC) presentar los siguientes documentos. El titular deber: Exhibir el original y presentar fotocopia de mi documento de identidad (del titular). Exhibir el original y presentar fotocopia recibo de agua y/o luz y/o telfono fijo y/o televisin por cable (con fecha de vencimiento dentro de los ltimos dos meses) o de la ltima declaracin jurada de predio o autoevalo del local donde funcionara la empresa. La partida registral certificada (ficha o partida electrnica) por los Registros Pblicos. Dicho documento no podr tener una antigedad mayor a treinta (30) das calendario. En el caso de la declaracin de establecimiento(s) anexo(s), deber exhibir el original y presentar fotocopia de uno de los documentos que sustentan el domicilio del local anexo. Si, por diversos motivos, como representante legal, no puede realizar la inscripcin de manera personal, puede autorizar a otra persona. Esta persona, adicionalmente a los requisitos sealados, deber presentar los siguientes documentos: .Exhibir el original y presentar una fotocopia de su documento de identidad..Presentar una carta poder con firma legalizada ante notario pblico o autenticada por un fedatario de la SUNAT (especificando que es para realizar el trmite de inscripcin en el Registro nico de Contribuyentes).

SEGUNDO PASO: Elegir un Rgimen Tributario: Se podr elegir el rgimen tributario que ms convenga, acorde con el negocio que se va desempear, se deber poner nfasis en este paso ya que dependiendo del rgimen tributario se pagan tributos y se podr acceder a beneficios. En este paso el personal de SUNAT le apoyar en la eleccin, le indicar los beneficios de uno y otro rgimen.

TERCER PASO: Solicitar autorizacin para impresin de comprobantes de pago: Al momento de solicitar la activacin del RUC, en un plazo no mayor de 7 das y una vez verificado el domicilio donde funcionar el negocio indicado, llegar al mismo el RUC y la clave sol la misma que permitir realizar diversos trmites a travs de Internet, tales como: pagar y presentar mis declaraciones, solicitar autorizacin de impresin de comprobantes de pago a travs de imprentas conectadas a este sistema, entre otros. Con la Clave sol puede solicitar a travs de internet la impresin de comprobantes de pago y hacerla efectiva.

V. Inscribir a los trabajadores en ESSALUD: Lo primero que hay que hacer es registrar la entidad empleadora (empresa), se realiza mediante el Programa de Declaracin Telemtica PDT o el Formulario N 402, los cuales pueden adquirirse en la SUNAT o en las entidades bancarias. La afiliacin de los trabajadores se realiza a travs del Programa de Declaracin Telemtica PDT Formulario Virtual N 601 Planilla Electrnica, si la entidad empleadora cuenta con 3 a ms trabajadores, y en el Formulario N 402 si cuenta con menos de 3 trabajadores. Esta declaracin, as como el pago correspondiente, deber realizarse mensualmente en las entidades bancarias autorizadas, conforme a la fecha establecida por SUNAT, y estar a cargo de la entidad empleadora. Asimismo, a travs de esta declaracin, el empleador consignar como contribucin el 9% del sueldo total percibido, el cual no deber ser menor al 9% de la Remuneracin Mnima Vital vigente. En los casos de empresas que presenten PDT, debern declarar a los derechohabientes a travs de este programa y, transitoriamente, en EsSalud. En los casos de empresas que declaran con Formulario N 402, debern realizar el registro de los derechohabientes ante EsSalud conforme a los requisitos sealados. Una vez realizada la declaracin de los trabajadores, se podr consultar en la pgina web de EsSalud o en cualquier agencia de EsSalud, el centro asistencial asignado a cada uno de ellos. Los datos que se deben consignar en el PDT son los datos personales del trabajador y de sus derechohabientes (Conyugue y/o concubino(a), Hijos menores de edad, Hijos mayores de edad con discapacidad, madre gestante), como: apellido paterno, apellido materno, nombres completos, N de DNI, fecha de nacimiento, entre otros, que se indican en el mismo.

VI. Solicitar permisos especiales en caso requiera su actividad econmica: Los permisos, autorizaciones y/o registros especiales se solicitan a los Ministerios y/o oficinas descentralizadas en las regiones segn el giro y/o rubro del negocio, permiten certificar que se cumple con las normas de salud, de seguridad, de infraestructura, etc. Permiten que pueda operar el negocio garantizando sobre todo no poner en riesgo la vida humana. Son los ministerios quienes establecen las polticas nacionales al respecto, sin embargo, son las oficinas descentralizadas de los ministerios (Direcciones Regionales en muchos casos), excepto en Lima Metropolitana, quienes elaboran su propio Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPAacorde con su realidad y los modifican acorde con la normatividad vigente, por ello en algunos casos el mismo procedimiento puede tener un costo diferente en otra regin, sin embargo, se puede obtener informacin normativa en cada Ministerio.

VII. Obtener la Autorizacin del libro de plantillas: Toda empresa que tenga uno o ms trabajadores deber registrar las planillas de pago. Las planillas de pago son un registro contable que brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relacin laboral del trabajador con la empresa, su remuneracin y los dems beneficios que se le pagan. Se deben conservar las planillas de pago, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco aos despus de efectuado el pago. Estos registros pueden ser llevados de forma fsica (libros u hojas sueltas) o de forma virtual. Estn obligados a llevar el registro de planillas en libros y/o hojas sueltas las personas naturales con negocio con un mximo de 3 tres trabajadores,para ello deben solicitar la autorizacin en el Ministerio del Trabajo y Promocin del Empleo MTPE (LIMA) y/o en las Direcciones Regionales del Trabajo y Promocin del Empleo de cada regin, segn corresponda. Se debe registrar a todo trabajador sujeto al rgimen laboral de la actividad privada, dentro de las 72 horas de inicio de la prestacin de servicios.

VIII. Tramitar la licencia municipal de funcionamiento: La Licencia Municipal de Funcionamiento es una autorizacin que otorga una municipalidad distrital y/o provincial para el desarrollo de actividades econmicas (comerciales, industriales o de prestacin de servicios profesionales) en su jurisdiccin, ya sea como persona natural o jurdica, entes colectivos, nacionales o extranjeras. La Licencia Municipal de Funcionamiento: Slo permitir la realizacin de actividades econmicas, legalmente permitidas, conforme a la planificacin urbana y bajo condiciones de seguridad. Permite acreditar la formalidad de su negocio, ante entidades pblicas y privadas, favoreciendo su acceso al mercado. Garantiza el libre desarrollo de la actividad econmica autorizada por la municipalidad.El plazo mximo para el otorgamiento de la licencia es de dos (2) das laborables para giros automticos (segn la municipalidad) y quince (15) das para giros de negocio que requieran inspeccin previa. Para el otorgamiento de licencia de funcionamiento se aplica el silencio administrativo positivo.La licencia de funcionamiento es a plazo indeterminado y slo vlido para la jurisdiccin donde se otorga y por el establecimiento por el cual se ha solicitado. Al abrir el mismo negocio en otro distrito, se tendr que tramitar otra licencia de funcionamiento en la nueva jurisdiccin. Asimismo, si lo que se quiere es cambiar de local o abrir otro en el mismo distrito, se requerir tramitar una nueva licencia de funcionamiento.Podrn otorgarse licencias que incluyan ms de un giro siempre que stos sean afines o complementarios entre s.IX. Legalizar los libros contables ante notario pblico: La legalizacin es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja til del libro contable. Si uso registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta. La constancia asigna un nmero y contiene el nombre o la denominacin de la razn social, el objeto del libro, el nmero de folios, el da y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario (o juez de paz si no hubiera notario en el lugar).Adems, cada hoja, debidamente foliada (o sea, numerada en forma consecutiva), debe contar con el sello del notario o juez de paz, de ser el caso. Un modelo de solicitud para la legalizacin de los libros contables se muestra en el anexo al final de este captulo.Para solicitar la legalizacin se debe solicitar por escrito ante un notario (ver anexo 01) y/o llenar un formulario de solicitud en una notara, si ya no se cuenta con ms hojas en el libro legalizado debo acreditar que he concluido el libro o las hojas anteriores. En caso de prdida, tendr que demostrar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que as ha sucedido.El costo de legalizacin de un libro contable y/o societario oscila entre 15.00 y 25.00 nuevos soles depende del nmero de folios. Todos los libros exigidos segn rgimen deben ser legalizados.Los libros contables (libros u hojas sueltas) puedo adquirirlos en cualquier librera y, para que tengan validez, deben ser legalizados por un notario pblico o un juez de paz letrado. A excepcin del Libro de Planillas fsico, que deber ser autorizado por el Ministerio de Trabajo.

Al constituir nuestro negocio podremos emitir boletas o facturas dependiendo de lo que nos pidan nuestros clientes.

4. Requisitos para su formalizacin:El Ministerio de la Produccin est promoviendo la inscripcin en el Registro Nacional de Mype (Remype), con incentivos para los propietarios y trabajadores. Una vezformalizada su empresa, puede vender sus productos a compaas grandes, obtener crditos ms baratos de los bancos y contar con acceso a un seguro de salud, a travs del Sistema Integral de Salud.Remype, creado en el marco de la Ley de Fomento a la Mype, tambin establece un rgimen laboral especial (menos costoso), disposiciones tributarias simplificadas y el acceso a un sistema de pensiones subsidiado en parte por el Estado, que est prximo a implementarse.A continuacin los pasos para su formalizacin: PASO 1: Constituya la empresa: La Ley le permite a uno formar una empresa como individuo y ejercer cualquier actividad econmica, ser el conductor de tu negocio, el responsable de su manejo y tener trabajadores a su cargo. No requerir efectuar gastos para la constitucin de su empresa (gastos notariales y regstrales, aportes de capital u otros). Podr acogerse a un rgimen tributario bastante sencillo, como es el Nuevo Rgimen nico Simplificado (RUS) y, de considerarlo necesario, tendr la opcin de acceder al Rgimen del Impuesto a la Renta Especial (RER). Asimismo, podr optar por el Rgimen General a la Renta (RG). Si incumple las obligaciones asumidas con tus acreedores, tendra que responder con su patrimonio personal (propiedades, vehculos y otros bienes). PASO 2: Obtenga su RUC: Para que su empresa pueda empezar a mover dinero, emitir comprobantes y hacer las deducciones de gastos correspondientes, debe realizar estos tres trmites:1. Inscripcin en el Registro nico de Contribuyentes (RUC) de la Sunat.2. Eleccin del rgimen tributario.3. Obtenga al instante su Clave SOL para trmites por Internet. PASO 3: Regstrese en el Remype: Al registrarse en el Remype podr acceder a los beneficios laborales, tributarios, financieros y tecnolgicos que brinda la Ley Mype. Para inscribirse, solo debe ingresar al enlace de la pgina web del Ministerio de Trabajo. No olvidemos imprimir nuestra solicitud de inscripcin y generar all un archivo virtual de la misma. Despus de que el Ministerio de Trabajo verifique su solicitud en los siguientes 7 das, podr imprimir su constancia de inscripcin. PASO 4: Obtenga su licencia y permiso sectoriales - Inscripcin Sectorial: Segn el giro del negocio, puede requerirse un permiso o autorizacin sectorial emitida por los Ministerios y otras instituciones pblicas. Algunos casos de permisos: Del Ministerio de Agricultura: Para empresas de procesamiento de flora y fauna silvestre y/o beneficios de ganado y aves. Del Mincetur: Para hoteles, casinos y restaurantes. Del Ministerio de Educacin: Para academias, centros educativos y CEOS. Del Ministerio de Energa y Minas: Para grifos y empresas mineras artesanales. PASO 5: Acceda a los Beneficios de la Ley Mype: Acceso a clientes ms grandes y ms exigentes. Facilita el proceso de formalizacin: Ahora puede constituir su empresa en 72 horas. Fomenta la asociatividad: Si no produce en cantidades necesarias para atender a clientes ms grandes con productos de calidad, puede asociarse y tener prioridad para el acceso a programas del Estado. Promueve las exportaciones: Podr acceder a informacin actualizada sobre oportunidades de negocios y participar en los programas para la promocin de las exportaciones. Acceso a las compras estatales: Tendr la oportunidad de acceder a informacin sobre los planes de adquisicin de las entidades estatales. Adems, recuerde que las Mype tiene una cuota del 40% de las compras estatales.

5. Constitucin de una empresa:La forma de constitucin de un negocio o una empresa la elige la persona o personas que van a desarrollar la actividad y son los que deciden si la empresa la conduce un solo propietario o el representante de una sociedad en caso varias personas la conformen.El primer paso a dar delcomo se constituye una empresa, una vez que ya tenemos una idea desarrollada, con un producto a vender o servicio a ofrecer, es realizar un plan de negocio riguroso que prevea lo que va a ocurrir en nuestra empresa en los prximos 3 aos y explique cmo lo vamos a conseguir.Una vez tienes el plan de negocio, toca iniciar la actividad y en consecuencia, empezar con la burocracia, decidiendo qu tipo de empresa hay que crear que se adapte mejor a tu escenario, tanto personal, como empresarial.Conviene tomarse muy en serio esta primera fase cuando nos preguntamoscmo se constituye una empresaya que en paralelo debes planificar cmo vas a organizar la empresa administrativamente.Como ya sabes, gestionar la empresa con rigor, nos va a garantizar el 50% del xito de nuestro negocio.Debemos elegir un asesor experto en gestin empresarial, adems de que gestione el papeleo y presente los impuestos.

6. Aspecto jurdico de una empresa:Una de las primeras decisiones a tomar, a la hora de llevar a la prctica la idea de crear una empresa, es la de analizar el tipo de organizacin que ms conviene y se adapta a los fines que tenemos proyectados. Se trata de escoger de entre las diversas formas jurdicas que se nos ofrecen, aqulla que sea la ms adecuada al proyecto que se pretende desarrollar. Para ello, debemos determinar la estructura empresarial con el conocimiento suficiente de la realidad jurdica que se quiere poner en marcha, a fin de no poner frenos en el desenvolvimiento de la actividad, esto es, conocer los aspectos procedimentales de creacin de la empresa, y sus consecuencias formales, fiscales, organizativas y de responsabilidad de cuantos formen parte de la empresa. En el desarrollo del proceso de creacin de la empresa, conviene, pues, tener en cuenta factores que a priori nos vengan a determinar el tipo de organizacin empresarial que ms se ajusta a nuestras iniciativas y necesidades, es decir, la forma jurdica de la empresa con la que ha de desenvolverse. En este sentido, la primera diferenciacin a tener en cuenta, es la existencia de dos grandes grupos bajo los que puede organizarse el desarrollo de una empresa, a saber: * EL EMPRESARIO INDIVIDUAL O PERSONA FISICA, donde la gestin, riesgo y beneficios slo incumbe al empresario. * LA SOCIEDAD O PERSONA JURIDICA, donde las decisiones y riesgos, y en su caso, beneficios, son compartidos en proporcin a la participaci6n por los socios integrantes. La decisin de constituirse bajo una u otra frmula radica, generalmente, en criterios de organizacin y responsabilidad frente a terceros.

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