La conoscenza come “bene pubblico”: strumenti di raccolta e analisi delle informazioni

ORDINE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEGLI ESPERTI CONTABILI di Ivrea Pinerolo Torino

CORSO DI FORMAZIONE IN MATERIA DI ENTI LOCALI

UNIVERSITA’ DI TORINO Facoltà di Economia

La conoscenza come “bene pubblico”:

strumenti di raccolta e analisi delle informazioni

sulla gestione




La raccolta e la gestione delle informazioni: una visione strategica

• Le informazioni sulla gestione sono un patrimonio collettivo, culturale, sociale ed economico oltre che uno strumento di lavoro

• La raccolta delle informazioni implica il sostenimento di costi; questi costi possono essere interpretati come “investimenti”

• Gestire male le informazioni significa correre il rischio di far perdere efficacia ed efficienza all’azione amministrativa non si governa la trasformazione




La raccolta e la gestione delle informazioni: di chi la responsabilità ?• la realizzazione degli obiettivi• la corretta ed economica gestione delle risorse pubbliche• l’imparzialità, il buon andamento, la trasparenza della pubblica

amministrazione

riguardano gli organi di governo, i responsabili delle strutture

… e il controllo di gestione

Tutti devono essere coinvolti (in base al ruolo ricoperto) nel processo di raccolta e gestione delle informazioni sulla gestione per pianificare per conoscere e controllare i risultati




Il catalogo dei prodotti e degli indicatori del Comune di Torino

• Il primo obiettivo: individuare gli output della gestione: (i prodotti)

• Il secondo obiettivo: riflettere sulla misurazione degli aspetti più rilevanti di ciascuna attività ed individuare gli indicatori più appropriati




Il processo di “costruzione” del catalogo

• 3 sessioni di lavoro (mediamente) con i responsabili di ciascuna unità organizzativa– Presentazione del progetto e definizione delle linee guida– Valutazione e perfezionamento della prima versione del

catalogo; verifica dei dati disponibili e dei miglioramenti necessari

– Validazione della versione finale del catalogo

• Un approccio “empirico” guidato: riflettere sulle variabili critiche al di là degli schemi




Il catalogo prodotti-indicatori: criticità e fattori di successo

Criticità• I diversi “punti di vista”: quantità “prodotte”, effetti prodotti, qualità• Criteri di calcolo degli indicatori (chi fornisce che cosa)• Disponibilità dei dati

– Le “viste” su più livelli– Le “informazioni contabili”– La misurazione dei tempi di completamento di un processo

Fattori di successo• Esplicitazione, condivisione e gestione delle regole di calcolo• Aggiornamento continuo per adeguare il catalogo alla realtà e alle

necessità• La scomposizione degli indicatori su più livelli (“la dimensione”)• Avvio di progetti per la raccolta dei dati ritenuti necessari ove non

disponibili




Il catalogo prodotti: utilizzi operativi

• Programmazione del bilancio e del piano degli obiettivi– Relazione Previsionale e Programmatica– PEG

• Rendicontazione dei risultati:– Relazione al conto consuntivo– Documentazione a supporto del referto del controllo di

gestione– Bilancio Sociale– Bilancio di Mandato

• Valutazione dei risultati (attenzione!)




Esempio del catalogo prodotti-indicatori:

i servizi educativi




Strumenti tecnologici a supporto della raccolta e della gestione delle informazioni sulla gestione: il datawarehouse comunale

• Un progetto nato nel 2003 in collaborazione con CSI Piemonte

• Obiettivo: identificare le informazioni rilevanti contenute negli applicativi gestionali e consentirne un utilizzo “condiviso” e “semplificato”

• La trasversalità “naturale e necessaria” di alcune informazioni:– Il territorio– I cittadini– Il personale




L’architettura del Datawarehouse comunale della Città di Torino




Datawarehouse comunale: alcune componenti realizzate

• Informazioni contabili per il controllo di gestione• Personale• Tributi (incrocio banche dati)• COSAP• Gestione verbali codici della strada • Graduatorie asili nido e scuole materne + consumo

pasti - divisione servizi educativi• Progetti e utenti servizi - divisione lavoro




Datawarehouse comunale: punti di attenzione

• Occorre progettare con attenzione la tipologia dell’informazione che si desidera ottenere – modificare successivamente l’architettura è molto

complicato

• Valutare attentamente il grado di difficoltà nell’impiego degli strumenti per la realizzazione e la gestione del reporting– non tutto è (può) essere semplice




Le informazioni sugli aspetti rilevanti di un’attività: il contributo del Progetto Qualità

• Il Progetto Qualità: dal 2006 una priorità del Comune di Torino

• Le sinergie con il Controllo di Gestione– Le analisi sui processi: che cosa deve essere tenuto sotto

controllo– Gli indicatori per la misurazione dei fattori critici– Gli obiettivi di miglioramento come elemento sostanziale del

PEG– La qualità dei servizi offerti come parte integrante del

sistema di valutazione dei risultati




Il Progetto Qualità: il servizio di gestione della TARSU




La raccolta e la gestione delle informazioni: un esempio di pianificazione e controllo della gestione di un servizio

• 2005: progettazione del nuovo capitolato per la gestione del servizio di lavanderia presso gli istituti di ricovero per anziani

• Le criticità:– La scelta dello strumento ottimale di gestione a fronte di molteplici

alternative• La raccolta delle informazioni sui costi del servizio• La valutazione degli effetti derivanti dalle diverse alternative possibili• L’individuazione degli strumenti di controllo dei consumi

• I soggetti coinvolti– Settore Anziani divisione Servizi Sociali

– Economato

– Controllo di gestione




Fattori critici di successo

• L’analisi condivisa degli standard attraverso la comparazione di realtà omogenee

• La condivisione con i responsabili dei servizi– degli strumenti di raccolta e controllo delle informazioni– dei risultati progressivamente monitorati

• L’adeguamento progressivo (e controllato) degli standard individuati inizialmente




I risultati del lavoro di pianificazione e controllo dei costi del servizio di lavanderia presso gli istituti di riposo per anziani

• Revisione delle modalità di acquisto• Miglioramento dell’organizzazione• Omogeneizzazione dei comportamenti• Risparmio sui costi di approvvigionamento e gestione

Scelta del modello di servizio “ottimale”

…ma anche: innovazione culturale nei processi di monitoraggio dei costi– uffici direttamente interessati alla gestione– uffici dell’economato




Il controllo di gestione: uno sguardo verso il futuro

Da controllo di gestione……….

…..a consigliere sulla gestione




DOV’E’ LA SAPIENZA CHE ABBIAMO SMARRITO NELLA CONOSCENZA E

DOV’E’ LA CONOSCENZA CHE ABBIAMO SMARRITO NELL’INFORMAZIONE ?

T.S. ELIOT

La conoscenza come “bene pubblico”: strumenti di raccolta e analisi delle informazioni

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