Kỹ năng làm việc nhóm

9/16/2010

1

1

KỸ NĂNGLÀM VIỆC THEO NHÓM

1 tín chỉBộ môn QTDNTM

1

2

Buổi 1

GIỚI THIỆU MÔN HỌC VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÓM LÀM VIỆC

9/16/2010

2

3

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Mục tiêu môn học:Cung cấp cho sinh viên các kiến thức và kỹ năng nhằm tổ chức thực hiện công việc theo nhóm làm việc có hiệu quả

Đối tượng và phương pháp nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về các hoạt động liên quan đến nhóm làm việc và làm việc theo nhóm

- Phương pháp nghiên cứu: nhập vai, nghiên cứu tình huống, làm việc nhóm,…

4

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Khái quát về nhóm làm việc Kỹ xung năng tạo lập nhóm làm

việc Kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề

theo nhóm Kỹ năng giải quyết xung đột nhóm Kỹ năng giao tiếp nhóm Kỹ năng đánh giá hiệu suất nhóm

9/16/2010

3

5

NHÓM LÀM VIỆC

Nhóm là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của các thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu cụ thể

5

6

Thảo luận

Phân biệt giữa nhóm làm việc và tổ làm việc

9/16/2010

4

7

SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ TRONG NHÓM

Trưởngnhóm

Thành viên 2

Thành viên 1

Thành viên 4

Thành viên 3

7

8

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM LÀM VIỆC

Có cùng mục tiêu hay đạt được thoả thuận nhất định

Có cùng một ngôn ngữ làm việc thống nhất

Có sự phân công công việc và xác lập mối quan hệ tương quan giữa các thành viên

Có sự quản lý điều hành chung để thực hiện mục tiêu của nhóm

9/16/2010

5

9

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM LÀM VIỆC

• Thành phần của nhómLà những người bạnLà đồng nghiệpLà những người hoàn toàn xa lạLà những “Kẻ thù”

• Nhóm không phải là phép cộng đơn thuần gồm những người mà ai làm việc nấy

• Nhóm với những con người khác nhau tạo ra văn hoá nhómThói quen làm việc và sinh hoạtQuan hệ giữa các thành viênNiềm tin, tiêu chuẩn và tiêu thức đánh giá chung

9

10

PHÂN LOẠI NHÓM

Căn cứ vào tính chính thức hoá:- Nhóm chính thức- Nhóm không chính thức

Căn cứ vào thời gian tồn tại:- Nhóm lâu bền- Nhóm tạm thời

10

9/16/2010

6

11

TẠI SAO LÀM VIỆC NHÓM

Hòn đá to, hòn đá nặngMột người nhấc, nhấc không đặngHòn đá nặng, hòn đá bềnChỉ ít người, nhấc không lên.. .

Hòn đá to, hòn đá nặngNhiều người nhấc, nhấc lên đặngBiết đồng sức, biết đồng lòngViệc gì khó, làm cũng xong...

11

12

TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆCLà cực kỳ quan trọng trong điều kiện kinh doanh hiện nay vì:

Chủ nghĩa cá nhân Chuyên môn hoá Không còn nữa Quyền lực áp đặt Sự cồng kềnh nhiều tầng cấp

Thay bằng Tính tập thểSự đa dạng về chuyên môn và công việcTự chủ, giao quyềnPhản ứng nhanh, gọn

12

9/16/2010

7

13

CÂU CHUYỆN ĐÀN NGỖNG TRỜI

14

Bằng cách bay theo hìnhchữ “V”, đàn ngỗng có thể baykhoảng cách 71% dài hơn nếubay một mình.

9/16/2010

8

15

Khi một con ra khỏi đội hình, nó lậptức nhận ra bị trì kéo và lực cản khi baymột mình. Nó nhanh chóng quay lại đểcó được lợi thế từ sự nâng đỡ khi baytheo đàn.

16

Khi con bay đầu mệt mỏi, nóquay lại phía sau và một con khácđến thế chỗ.

9/16/2010

9

17

Những con bay sau cất tiếngkêu để cổ vũ những con bay trướcgiữ tốc độ bay.

18

Khi một con bị ốm, bị thương,hay bị bắn hạ…hai con khác sẽ táchđoàn và ở lại cùng cho đến khi conbị thương chết đi hoặc bình phục.Sau đó chúng tiếp tục cùng nhauhoặc hòa vào một đàn lớn hơn.

9/16/2010

10

19

TẦM QUAN TRỌNG CỦA NHÓM

Thỏa mãn nhu cầu Tác động tích cực hoặc tiêu cực Ảnh hưởng đến hành vi của mỗi

người Tạo cảm giác thoải mái Cơ hội tốt để phát huy tối đa năng

lực Làm những việc mà cá nhân không

làm được

20

TẠO LẬP NHÓM LÀM VIỆC

Lựa chọn thành viên Xác lập và phổ biến mục đích, mục

tiêu Thiết lập các kênh truyền đạt thông

tin hiệu quả Khuyến khích sự tham gia của các

thành viên Khuyến khích xây dựng nét đặc

trưng của nhóm

9/16/2010

11

21

GIAI ĐOẠN THÀNH LẬP

Đây là giai đoạn thăm dò và khôngổn định

cả nhóm thường mong đợi ngườilãnh đạo định ra các chuẩn mực,xác định mục tiêu và hướng dẫnthực hiện

22

THẢO LUẬN

Việc hình thành một nhóm làm việc luônbắt nguồn từ một mục tiêu hay mộtnhiệm vụ cụ thể nào đó. Chính nhiệm vụmà nhóm phải thực hiện quyết định ai sẽlà thành viên của nhóm.

Giả sử anh (chị) đang đứng trước việc lựachọn các thành viên cho một nhóm, anh(chị) sẽ tìm kiếm ở họ những tiêu chuẩngì?

Hai trong số những tiêu chuẩn anh (chị)sẽ cân nhắc lựa chọn

9/16/2010

12

23

LỰA CHỌN THÀNH VIÊN

Tiêu chí lựa chọn kỹ năng chuyên môn kỹ năng làm việc nhóm những phẩm chất cá nhân: khả

năng làm việc dưới áp lực cao, tính linh hoạt chủ động, sự tự tin, tính khôi hài, óc sáng tạo

………

24

XÁC LẬP VÀ PHỔ BIẾN MỤC ĐÍCH, MỤC TIÊU

Trưởng nhóm phải hiểu rõ và truyềnđạt cho cả nhóm về mục đích, mụctiêu của nhóm

Một nhóm làm việc mà không hiểurõ tại sao nhóm của mình tồn tại thìsẽ có ít cơ hội thành công

9/16/2010

13

25

XÁC LẬP MỤC TIÊU

Theo tiêu chí SMART- Cụ thể (Specific)- Có thể đo lường được (Measurable) - Được nhất trí (Agreed)- Khả thi (Realistic)- Có thời hạn xác định (Time

constrained)

26

THỰC HÀNH TẠO LẬP NHÓM LÀM VIỆC

Lựa chọn thành viên Đặt tên nhóm, xây dựng khẩu hiệu Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của nhóm Xác định mục tiêu Xác định cơ chế trao đổi thông tin Cách thức ra quyết định Thiết lập các tiêu chí về hành vi ứng xử

9/16/2010

14

27

Mục tiêu của nhóm có đạt tiêu chíSMART không?

28

THỰC HÀNH

Xây dựng đặc trưng của nhóm

9/16/2010

15

29

XÂY DỰNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA NHÓM

Tên gọi, biểu tượng riêng, bài hát riêng

Đồng phục riêng Quy định riêng Địa điểm riêng của nhóm Tạo tinh thần làm việc

30

XÂY DỰNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA NHÓM

Cách dùng từ cũng rất quan trọng,hãy dùng từ chúng ta thay cho từtôi

Khuyến khích mọi người chia sẻnhững mẩu chuyện vui, ý kiến,quan điểm, khó khăn, thành công

Tạo cơ hội tổ chức các hoạt độngngoài công việc

9/16/2010

16

31

Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việc

Phân loại theo tính cách của nhân viên, theo đó chúng ta có bốn loại nhân viên là người suy tư, người trực nhận, người tri hành và người cảm nhận.

Người suy tư có đặc điểm là ưa thích trật tự, thích phân tích và suy ngẫm, có tư duy và lý trí và chỉ bị thuyết phục bằng lý lẽ, bằng dữ kiện và tư liệu. Trong hành động thì thường cân nhắc kỹ lưỡng và không bốc đồng.

Người trực nhận làm việc và suy nghĩ thường bị bản năng chi phối, có nhiều sáng kiến nhưng dễ thay đổi. Rất nhanh nhậy, dễ thích ứng với hoàn cảnh nhưng cũng dễ bị lạc lối bởi các chi tiết cá biệt.

Người tri hành là những người tháo vát và hướng về công việc. Mọi tư duy đều hướng về hành động. Người tri hành có khuynh hướng quan tâm đến cách làm hơn là lý do. Họ thường dễ bị kích động mạnh.

Người cảm nhận có xu hướng quan tâm đến mặt tốt, xu hướng tiến bộ. Họ bị hấp dẫn bởi hình ảnh, danh tiếng, khung cảnh, nội quy tổ chức hơn là doanh số và lợi nhuận. Họ thường có các ý kiến phán đoán và nhận xét bất ngờ, thú vị và có giá trị

32

Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việc

Phân loại nhân viên để huy động nhân viên tạo lập nhóm theo mức độ sẵn sàng. Mức độ sẵn sàng của các nhân viên khi tham gia vào nhóm phụ thuộc vào động cơ thúc đẩy và các lợi ích mà nhóm mang lại. Như vậy, nhân viên có thể rất sẵn sàng tham gia vào nhóm này nhưng lại thiếu tích cực với nhóm khác. Theo tiêu chí này chúng ta có 3 nhóm người cơ bản là:

Người có thiện chí hoặc tin cậy. Đây là những nhân viên có độ sẵn sàng cao tham gia vào nhóm làm việc.

Người có thể sử dụng nhưng không có thiện chí hoặc không vững tin. Đây là các cá nhân có mức độ sẵn sàng vừa phải. Với những nhân viên này, nhà lãnh đạo phải biết khơi dậy động lực tham gia vào nhóm.

Người không thể, không thiện chí và thiếu tin cậy. Đây là những cá nhân có mức độ sẵn sàng rất thấp.

9/16/2010

17

33

Phân loại nhân viên để tạo lập nhóm làm việcPhân loại nhân viên theo vai trò hỗ trợ tạo dựng và duy trì và phát triển nhóm trên góc độ tâm lý xã hội. Theo góc độ này chúng ta có 6 loại người chính. Người lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng: là những người luôn cố

gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là “không có gì cả”.

Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định): Xem xét mọi khía cạnh dù là nhỏ nhất. Phân tích, thách thức và xem xét, họ được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng.

Người điều phối: Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất, hiểu rõ vai trò của các nhân tố trong kế hoạch hoạt động và có khả năng dẫn dắt chỉ đạo ê kíp làm việc khi nảy sinh bất đồng để tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả.

Người tiến hành : Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi. Họ muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành. Có năng lực và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh.

Người phá phách: Là những người thường xuyên đưa ra các chỉtrích, công kích cá nhân hoặc giữ kẽ

34

Hình thức Nhóm nhân viên

Nhóm Đa chức năng Nhóm dự án Nhóm tự quản Nhóm đặc nhiệm Nhóm cải tiến Nhóm ảo

9/16/2010

18

35


Nhóm đa chức năng Nhóm công việc được thiết kế bao gồm nhiều

chuyên gia (marketing, sản xuấ, thiết kế…) nhằm hoàn thành một mục tiêu đặc thù nào đó. Nhóm chức năng được lập dựa trên cơ sở bổ nhiệm

và phân việc hơn là trên cơ sở tự nguyện Nhóm dự án

Nhóm công việc được thiết kế nhằm triển khai một hoạt động mới như thiết kế một sản phẩm hoặc dịch vụ. Thành viên được chọn lọc trên cơ sở năng lực của mỗi người phù hợp với nhiệm vụ của nhóm. Các nhóm làm việc sẽ giải tán khi nhiệm vụ kết

thúc.

36


Nhóm tự quản Nhóm các nhân viên được huấn luyện kỹ càng nhằm

triển khai độc lập những nhiệm vụ của tổ chức. Thành viên sử dụng quá trình thống nhất tập thể

trong ra quyết định để hoàn thành các nhiệm vụ, giải quyết vấn đề.

Nhóm đặc nhiệm Nhóm đặc nhiệm được thành lập để giải quyết

nhanh một vấn đề lớn nào đó. Nhóm có trách nhiệm phát triển các giải pháp giải

quyết các vấn đề tức thời nhưng định hướng dài hạn

9/16/2010

19

37

Hình thức nhóm công việc

Nhóm cải tiến Nhóm bao gồm nhiều thành viên có kinh

nghiệm chịu trách nhiệm nâng cao chất lượng, giảm trừ lãng phí, gia tăng năng suất. Các thành viên đến từ các bộ phận của doanh nghiệp.

Nhóm ảo Nhóm bao gồm nhiều thành viên phân tán có

liên hệ với nhau qua các phương tiện thông tin liên lạc để hoàn thành các nhiệm vụ.

38

Nhóm thành công

Chia sẻ mục tiêu và thành tích Động viên thành viên và thiết lập

chất GEN của nhóm Giao tiếp mở và trung thực Chia sẻ tầm nhìn Phân vai và trách nhiệm rõ ràng Không khí hợp tác, phối hợp, chân

thành, đo lường được nỗ lực Phát hiện nhanh mâu thuẫn và giải

quyết mang tính xây dựng

9/16/2010

20

39

NHỮNG VIỆC CẦN LÀMKHI BẮT ĐẦU

1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT Đảm bảo sự rõ ràng về thành phần của nhóm Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và nguồn bên ngoài Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho

nhóm Giới thiệu để mọi người làm quen với nhau2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH Nguyên tắc đa số Nhất trí Một nhóm nhỏ quyết định Trưởng nhóm quyết định

39

40


3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC Làm rõ mục tiêu Xác định nhiệm vụ

4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Phân công dựa trên khả năng thực hiện công việc tốt nhất Nhiệm vụ phù hợp như thế nào với mục tiêu cao nhất của

nhóm Phải kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết

40

9/16/2010

21

41


5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ

6. XÂY DỰNG NGÂN SÁCHChi phí dự án thường bao gồm: Nhân sự Hỗ trợ bên ngoài Di chuyển Đào tạo Chi phí vốn Nghiên cứu

41

42


7. XÂY DỰNG CÁC CƠ CHẾ KẾT HỢP NHÓM Các cuộc họp theo lịch, các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc

8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ Sự tham gia Sự gián đoạn Công khai Phê bình mang tính xây dựng Bảo mật Định hướng hành động

42

9/16/2010

22

43

BUỔI 2

KỸ NĂNG TƯ DUY VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO NHÓM

44

THẢO LUẬN NHÓM

Nếu chúng ta có một nhóm làm việc tốt, chúng ta sẽ có điểm mạnh gì?

Nếu chúng ta có một nhóm làm việc không tốt sẽ tạo ra những khó khăn gì?

44

9/16/2010

23

45

LÀM VIỆC THEO NHÓMĐIỂM MẠNH

Nếu nhóm làm việc tốt

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

45

46

LÀM VIỆC THEO NHÓMNHỮNG KHÓ KHĂN

Nếu nhóm làm việc không tốt, có thể tạo ra nhiều khó khăn:

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

46

9/16/2010

24

47

NHÓM HOẠT ĐỘNG THẾ NÀO?

Xác định mục tiêu

Nhiệm vụNhóm phải hoàn thành nhiệm vụ gì?

Qui trình làm việcNhóm hoạt động như thế nào, các thành viên của nhóm liên hệ với nhau và mối liên hệ của nhóm với bên ngoài như thế nào?

47

48

NHÓM LÀM VIỆC TỐTLà nhóm cùng chia sẻ một mục đích và làm cho mọi người cùng thành công

Một nhóm làm việc tốt cần:

- Tập hợp những tài năng cá nhân- Có cùng một viễn cảnh tương lai- Và có một người lãnh đạo giỏi

48

9/16/2010

25

49

BA GIÁC ĐỘ HIỆU QUẢ CỦA NHÓM

Từng thành viên trong nhóm phải hiệu quả

Cả nhóm hiệu quả

Quan hệ hiệu quả giữa các nhóm

49

50

XÂY DỰNG NHÓMLÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Nhìn từ giác độ người lãnh đạo

Nhìn từ giác độ thành viên của nhóm

50

9/16/2010

26

51

CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

1. Nỗi sợ của cá nhân trong nhóm

2. Nhu cầu của cá nhân trong nhóm

3. Hành vi của cá nhân trong nhóm

- Sợ bị từ chối- Sợ bị coi là lố bịch- Sợ bị điều khiển

- Nhu cầu được nhận biết- Nhu cầu gây ảnh hưởng- Nhu cầu được kính phục

- Xây dựng nhóm, xây dựng đồng minh- Tranh luận, tranh cãi- Sáng tạo, ý tưởng- Hăm doạ, phá quấy- Rút lui khỏi nhóm

51

52

THẢO LUẬN NHÓM

Những hành vi có hiệu quả và hành vi không hiệu quả khi làm việc theo nhóm

52

9/16/2010

27

53

HÀNH VI KHÔNG HIỆU QUẢKHI LÀM VIỆC THEO NHÓM

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

53

54

HÀNH VI CÓ HIỆU QUẢKHI LÀM VIỆC THEO NHÓM

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

54

9/16/2010

28

55

YẾU TỐ CẢN TRỞ TÍNHHIỆU QUẢ CỦA NHÓM

Năng lực hạn chế của lãnh đạo nhóm Mơ hồ về mục tiêu Mục tiêu của các thành viên trong nhóm là không

thống nhất Đánh giá kết quả thực hiện không công bằng Sự thừa nhận và phần thưởng không hợp lý Tính năng động, cởi mở của các thành viên trong

nhóm thấp Qui mô nhóm không hợp lý Thiếu sự ủng hộ của cấp trên

55

56

YẾU TỐ GIÚP NHÓM THÀNH CÔNG Làm quen, hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau Nắm vững mục tiêu chung Xác định rõ các điểm mạnh, điểm đặc biệt của

nhóm cũng như của từng thành viên Cùng chia sẻ các giá trị Kết hợp tốt lợi ích của nhóm và mỗi cá nhân

trong nhóm Chọn được người lãnh đạo phù hợp Biết tạo ra sự cộng hưởng trong nhóm

56

9/16/2010

29

57

Tăng tính cộng hưởng của nhóm

Chú trọng đến chất lượng

Chấp nhận các kỹ

viên

Chấp nhận các kỹ năng của thành

viên

Đồng lòng trong quyết định

Thái độ phê phán xây dựng

Lắng nghe và làm sáng tỏ

Hỗ trợ

CỘNG HƯỞNG

58

KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA CỦA CÁC THÀNH VIÊN

Khuyến khích sự đoàn kết giữa các thànhviên trong nhóm

đề cao ý thức về mục đích và nét đặctrưng của nhóm

Cần khuyến khích sự tham gia của cácthành viên trong việc:

- lập kế hoạch- tổ chức công việc- đánh giá công việc

9/16/2010

30

59

THỰC HÀNH

Khuyến khích sự tham gia của các thành viên

60

KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA CỦA CÁC THÀNH VIÊN

Tham khảo ý kiến của các thành viêntrong nhóm. Điều này cho thấy anh (chị)coi trọng quan điểm của họ về những gìsẽ được thực hiện

Tham khảo kiến thức chuyên môn vànhững góp ý từ các thành viên, bởi mộtcá nhân không thể nắm hết mọi khía cạnhcủa vấn đề.

Cho phép họ tham gia vào quá trình raquyết định

9/16/2010

31

61

BUỔI 3

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT NHÓM

62

VAI TRÒ CỦA TRƯỞNG NHÓM

Người khởi xướng

Người làm gương

Người thương thảo

Người huấn luyện

62

9/16/2010

32

63

KỸ NĂNG, PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA TRƯỞNG NHÓM

Kỹ năng làm việc với con người

Phẩm chất cá nhân tốt

Kỹ năng quản lý

Có bề dầy thành tích

63

64

LÃNH ĐẠO NHÓM CẦN Xác định rõ mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu

của nhóm Tạo ra nhiệt huyết của các thành viên và những người

có liên quan đến việc thực hiện mục tiêu Tôn trọng sự khác nhau của mỗi người trong nhóm Phát huy điểm mạnh của mỗi người trong nhóm Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau Đào tạo về cách thức làm việc trong nhóm cho các

thành viên Có chính sách và quy trình làm việc rõ ràng, tạo môi

trường làm việc hiệu quả trong nhóm

64

9/16/2010

33

65

CÁC THÀNH VIÊN CỦA NHÓM CẦN

Hiểu mình, hiểu người Quản lý tốt bản thân Kỹ năng truyền đạt tốt Lắng nghe Chia sẻ Khả năng thương lượng,

thuyết phục Làm việc vì mọi người và vì

tập thểThành công

65

66

ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG QUẢN LÝ NHÓM

Quản lý nhóm là một quá trình bao gồm nhiều khía cạnh cần phải xem xét. Nếu bạn hiện đang quản lý một nhóm, bảng tự đánh giá này sẽ kiểm tra chất lượng các phương pháp làm việc và khả năng điều hành nhân viên của bạn. Nếu bạn là thành viên trong nhóm, bảng tự đánh giá này sẽ kiểm tra khả năng quản lý của chính bạn.

66

9/16/2010

34

67 67

“Sóng gió”

Hình thành chuẩn mực

Hoạt động, thành công

Thành lập

QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN NHÓM

68

GIAI ĐOẠN “SÓNG GIÓ”

Trong quá trình phát triển nhóm sẽcó giai đoạn bùng nổ những mâuthuẫn giữa các thành viên nhóm

Mâu thuẫn chủ yếu do một số thànhviên cảm thấy bất ổn khi họ cốgắng “khẳng định mình”

Đây cũng là giai đoạn tìm hiểu vàkhám phá

9/16/2010

35

69


Theo anh (chị) khi mới gia nhậpmột nhóm, các thành viên mongmuốn điều tìm kiếm điều gì đểkhẳng định mình?

70


Giai đoạn sóng gió là khoảng thờigian mà nhiều mâu thuẫn nảy sinhvà là giai đoạn tìm hiểu

Giúp nhóm hình thành những nétđặc trưng của mình

9/16/2010

36

71

MỖI CÁ NHÂN THƯỜNG MUỐN

Xác định vị trí của họ trong nhóm Gây dựng quan hệ với những thành viên

khác trong nhóm Học hỏi cách ứng xử Biết phạm vi và mức độ phức tạp của

công việc Nhận được những thông tin và các nguồn

lực cần có Tìm ra cách thức tốt nhất để thực hiện

công việc Tạo dựng mối quan hệ với người lãnh đạo

72

MÂU THUẪN?

Khi gia nhập vào nhóm, mỗi cá nhân đềumong muốn đạt được điều mà mình tìmkiếm. Do vậy sau một thời gian làm việctrong nhóm, họ không được thoả mãn cácmong muốn của mình, thì rất có nguy cơxảy ra mâu thuẫn giữa các cá nhân trongnhóm

Mâu thuẫn là sự bất đồng và tranh cãigiữa các thành viên trong nhóm.

9/16/2010

37

73

Theo anh (chị) mâu thuẫn giữa cáccá nhân trong nhóm sẽ dẫn đến hậuquả gì?

74

HẬU QUẢ

Ở mức độ căng thẳng có thể dẫnđến sự thù nghịch và công kích cánhân.

Có thể dẫn đến tình trạng phân chiaphe phái, mỗi phe phái có quanđiểm riêng.

9/16/2010

38

75

MÂU THUẪN

Mâu thuẫn có thể xảy ra trong suy nghĩcủa mỗi cá nhân, tuy nhiên dấu hiệu nhậnbiết điều này thì không rõ ràng lắm, đó cóthể là:

- bồn chồn lo lắng- Làm việc uể oải- Rầu rĩ- Dành quá nhiều thời gian làm những việc

lặt vặt- Không tham gia vào các cuộc thảo luận

nhóm

76

THỰC HÀNH 6

Giải quyết mâu thuẫn

9/16/2010

39

77

ỨNG PHÓ NHƯ THẾ NÀO?

Là người lãnh đạo, anh (chị) sẽ làm gì để ứng phó với giai đoạn biến đổi này một cách có hiệu quả nhất?

Ghi ra hai hay ba ý kiến

78


Nêu gương, chứng tỏ bạn đủ tự tin, quanđiểm rõ ràng và quyết tâm vì sự thànhcông của nhóm

Làm sáng tỏ mọi thắc mắc nếu có thể Khuyến khích tranh luận một cách thẳng

thắn và cởi mở tất cả những vấn đề gâychia rẽ nội bộ, ngăn chặn việc bắt nạt hayđe doạ, nhưng cũng công khai mọi điềutranh cãi

Cần tóm lại những vấn đề gây tranh cãisau khi cả nhóm thảo luận xong và để cảnhóm quyết định

9/16/2010

40

79


Nhấn mạnh đến tầm quan trọng của côngviệc và cùng nhau làm việc để hoàn thànhcông việc

Hướng những mâu thuẫn vào công việc,thay vì vào tính cách mỗi cá nhân

Tránh để xảy ra tình trạng thắng/thua Hướng dẫn và hỗ trợ những cá nhân vốn

cần có thời gian để giảm bớt căng thẳngdo mâu thuẫn

80

THỰC HÀNH

Các mâu thuẫn nhóm có thể gặp? Cách ứng phó?giải quyết?

9/16/2010

41

81

BUỔI 4

KỸ NĂNG GIAO TIẾP NHÓM

82

THIẾT LẬP CÁC KÊNH TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ

Theo anh (chị) việc truyền đạtthông tin giữa các cá nhân trongnhóm, và giữa các nhóm với cácnhóm hoặc bộ phận khác trongdoanh nghiệp gặp những khó khănnào?

Hãy phân tích hai khó khăn

9/16/2010

42

83

NHỮNG KHÓ KHĂN

Tiếng ồn tại nơi làm việc Cách xa về mặt địa lý Sử dụng các từ thuật ngữ hoặc chuyên

môn, tiếng lóng, ít người hiểu Hạn chế về khả năng sử dụng ngoại ngữ Các rào cản tâm lý Không có các phương tiện thông tin liên

lạc cần thiết Kinh nghiệm, cách hiểu vấn đề, khả năng

ghi nhớ của mỗi người là khác nhau

84

GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CHUẨN MỰC

Là quãng thời gian mà mọi thành viên bắt đầu làm việc với nhau và cư xử như một nhóm làm việc chung

Giai đoạn này, những chuẩn mực quy tắc đúng đắn cần được xác lập

9/16/2010

43

85


Các chuẩn mực được xây dựng dựa trên:- Cách thức tiếp cận công việc- Cách ứng xử xã hội- Vai trò của mỗi thành viên nhóm Giai đoạn này hoàn tất khi các thành viên đã tin

tưởng vào nhóm và mọi người đều đóng góp công sức cho nhóm.Sự tin tưởng được thể hiện qua:

- sự sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người xung quanh

- tự hào về nhóm- Đoàn kết và chia sẻ- hỗ trợ lẫn nhau- Sẵn sàng lao vào công việc

86


Khi các quy tắc của nhóm được xác lập, một nguy cơ có thể xảy ra là các quy tắc không phù hợp với mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp. Người lãnh đạo cần lưu ý vấn đề này và làm mọi cách để:

- Khích lệ phát triển các quy tắc tích cực- Ngăn chặn sự hình thành của các quy tắc

có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đối với năng suất và sự đoàn kết

9/16/2010

44

87

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO NHÓM

Là yếu tố then chốt để đạt mục tiêu của nhóm kế hoạch cần phải:- phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu đã xác lập và nhất

quán với mục tiêu- Được thảo luận với tất cả mọi thành viên trong nhóm,

có chú ý đến khả năng và nhu cầu phát triển của mỗi cá nhân.

- Thực tế và khả thi trong khuôn khổ do doanh nghiệp quy định hay bị chi phối bởi môi trường bên ngoài,như luật pháp

- Được phổ biến thật chi tiết cho các thành viên trong nhóm, ở một mức độ và cấp độ phù hợp với từng cá nhân

- Được cập nhật thường kỳ, bởi kế hoạch cần thích ứng với những biến đổi có thể

88

THỰC HÀNH

Xây dựng kế hoạch cho nhóm

9/16/2010

45

89

GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG, THÀNH CÔNG

Là khoảng thời gian mà nhóm bắt đầu hoạt động hiệu quả

Những mâu thuẫn đã qua, các thành viên tập trung vào vai trò và công việc của mình.

90

GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG, THÀNH CÔNG

Quản lý năng suất làm việc và chất lượng công việc, đảm bảo đạt mục tiêu đề ra

Đảm bảo duy trì cách thức thực hiện công việc

Tìm kiếm những thử thách và mục tiêu mới, qua đó cải tiến cách thức thực hiện công việc

9/16/2010

46

91

Một nhóm mà không liên tục phát triển thì sẽ lâm vào tình trạng đình trệ

Thành công ở lần kế tiếp bao giờ cũng quan trọng hơn thành công đã qua

Vai trò của người lãnh đạo:- chọn ra cá nhân xuất sắc nhất trong

nhóm- Đặt ra những mục tiêu tham vọng nhưng

khả thi- Khích lệ sự nỗ lực và ngăn chặn sự tự

mãn

92

THỰC HÀNH

Cho ý kiến phản hồi

9/16/2010

47

93

CHO Ý KIẾN PHẢN HỒI

Các thành viên trong nhóm cần ý kiến phản hồi về vịec họ thực hiện công việc như thế nào.

Họ cần những ý kiến:- Công nhận những thành quả mà họ đạt được- Phê bình cách thức làm việc một cách thẳng thắn,

có tính chất xây dựng- Cung cấp các thông tin mà họ có thể sử dụng để

cải tiến việc thực hiện công việc trong thời gian tới

- Khích lệ các thành viên trong nhóm đạt kết quả tốt hơn.

94

PHỐI HỢP NHÓM

Một nhóm làm việc không thể tách rời khỏi các nhóm hay các bộ phận khác trong doanh nghiệp

Vì vậy người lãnh đạo nhóm cần phải khuyến khích tinh thần hợp tác

9/16/2010

48

95

BUỔI 5

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁHIỆU SUẤT NHÓM

96

Nội dung cơ bản

Xác định mục tiêu của việc đánh giá Xác định các phương pháp đánh giá Xác định đối tượng tham gia đánh

giá Tiến hành đánh giá

9/16/2010

49

97

Thực hành

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm

Documents

Transcript of Kỹ năng làm việc nhóm