Księga klauzul informacyjnych i formularzy zgody w ZHP · Dlaczego warto to wiedzieć? Ponieważ...

1

Księga klauzul informacyjnych i formularzy zgody w ZHP

KLAUZULA DLA NIEPEŁNOLETNICH CZŁONKÓW, KTÓRZY NIE UKOŃCZYLI 16. ROKU ŻYCIA 4

- KLAUZULA SKRÓCONA 4

KLAUZULA DLA CZŁONKÓW, KTÓRZY UKOŃCZYLI 16. ROK ŻYCIA 6

- KLAUZULA Z ZAŁĄCZNIKIEM 6

KLAUZULA DLA RODZICÓW CZŁONKÓW, KTÓRZY NIE UKOŃCZYLI 16. ROKU ŻYCIA 20

OGÓLNA ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU (NIEPEŁNOLETNI CZŁONKOWIE ZHP) 35

ZGODA W ZWIĄZKU Z PONOWNYM UBIEGANIEM SIĘ O CZŁONKOSTWO W ZHP 36

OGÓLNA ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU (PEŁNOLETNI CZŁONKOWIE ZHP) 37

ZGODA W ZWIĄZKU Z PONOWNYM UBIEGANIEM SIĘ O CZŁONKOSTWO W ZHP 38

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ – KLAUZULA SKRÓCONA 39

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ – KLAUZULA PEŁNA 40

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ – KLAUZULA SKRÓCONA 42

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ – KLAUZULA PEŁNA 43

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE BEZ OZNACZENIA PODSTAWY PRAWNEJ ZATRUDNIENIA – KLAUZULA PEŁNA 45

KLAUZULA WOLONTARIUSZY 47

2

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ WYPOCZYNKU DZIECI I MŁODZIEŻY PODLEGAJĄCEGO PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY 50

(KARTA KWALIFIKACYJNA NIEPEŁNOLETNIEGO UCZESTNIKA) 50

ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W IMPREZIE LUB FORMIE WYPOCZYNKU 56

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ WYPOCZYNKU DZIECI I MŁODZIEŻY PODLEGAJĄCEGO PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY 57

(KARTA KWALIFIKACYJNA PEŁNOLETNIEGO UCZESTNIKA) 57

ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W IMPREZIE LUB FORMIE WYPOCZYNKU 62

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ FORM PRACY JEDNOSTEK ZHP NIEPODLEGAJĄCYCH PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY 63

(NIEPEŁNOLETNI UCZESTNICY) 63

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ FORM PRACY JEDNOSTEK ZHP NIEPODLEGAJĄCYCH PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY 70

(PEŁNOLETNI UCZESTNICY) 70

KLAUZULA DLA OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO ODBIORU DZIECKA 76

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ZAPYTANIEM O UDZIELENIE INFORMACJI Z REJESTRU SPRAWCÓW PRZESTĘPSTW NA TLE SEKSUALNYM 80

KLAUZULA DLA CZŁONKÓW RUCHU PRZYJACIÓŁ HARCERSTWA 83

KLAUZULA DLA OSÓB NIEBĘDĄCYCH CZŁONKAMI ZHP ANI CZŁONKAMI RPH, KTÓRE ZOSTAŁY ZGŁOSZONE DO NAGRODY LUB WYRÓŻNIENIA 87

KLAUZULA DLA UCZESTNIKÓW KONKURSÓW 90

KLAUZULA DLA PRACOWNIKÓW 94

KLAUZULA DLA OSÓB ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMOWY ZLECENIA LUB INNEJ UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG 99

3

KLAUZULA DLA OSÓB ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMOWY O DZIEŁO 103

KLAUZULA DLA KONTRAHENTÓW BĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI 106

ZGODA W ZWIĄZKU Z ROZPOWSZECHNIANIEM WIZERUNKU PRACOWNIKÓW, ZLECENIOBIORCÓW I INNYCH OSÓB ZATRUDNIONYCH 109

KLAUZULA DO ANKIETY WYPEŁNIANEJ W ZWIĄZKU Z WYKONYWANIEM PRAWA WYBORCZEGO 110

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ANKIETAMI HARCERSKIEGO INSTYTUTU BADAWCZEGO 115

ZGODA NA UDZIAŁ W BADANIACH 118

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z WYSYŁKĄ NEWSLETTERA 119

KLAUZULA DO KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ (KLAUZULA SKRÓCONA, DO UMIESZCZENI W STOPCE WIADOMOŚCI) 122

KLAUZULA DO KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ (KLAUZULA PEŁNA, DO UMIESZCZENIA NA STRONIE INTERNETOWEJ) 123

KLAUZULA DLA CZYTELNIKÓW BIBLIOTEKI MUZEUM HARCESTWA ZHP 125

KLAUZULA DLA SPONSORÓW I OFIARODAWCÓW 127

ZGODA NA WPISANIE NA LISTĘ SPONSORÓW I OFIARODAWCÓW OPUBLIKOWANĄ NA STRONIE INTERNETOWEJ MUZEUM 129

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ ZAJĘĆ EDUKACYJNYCH 130

4

KLAUZULA DLA NIEPEŁNOLETNICH CZŁONKÓW, KTÓRZY NIE UKOŃCZYLI 16. ROKU ŻYCIA

- KLAUZULA SKRÓCONA Czuwaj!

Pragniemy Wam powiedzieć, czym jest prywatność i w jaki sposób zamierzamy ją chronić. Dlaczego warto to wiedzieć? Ponieważ ten, kto więcej wie, więcej może. Dzięki temu, co pragniemy powiedzieć, będziecie mogli poznać i upomnieć się o swoje prawa. Użyć ich w obronie przed nadmierną ciekawością innych ludzi.

A więc cóż to takiego prywatność? Prywatność jest wszystkim tym, co mieszka w Waszej głowie:

• tym, kim jesteście, • tym, czego pragniecie i o czym marzycie, • tym, co w sobie lubicie i tym, co chcielibyście w sobie zmienić, • tym, co czujecie do innych ludzi, • tym, co myślicie o świecie, • a także tym, co wiecie i umiecie.

Wszystko to są Wasze prywatne sprawy.

O wielu prywatnych sprawach mówicie swoim koleżankom i kolegom. Mówicie na przykład, ile macie lat, jak się wabi Wasz pies, jaki jest Wasz ulubiony kolor. Są jednak i takie sprawy, o których mówicie tylko rodzicom i najbliższym przyjaciołom, na przykład o tym, czego się boicie.

Każdy z Was ma prawo trzymać swoje prywatne sprawy w tajemnicy. Pragnąc podzielić się swoją tajemnicą zwykle wybieracie takich przyjaciół, na których możecie niezawodnie polegać. Takim właśnie przyjacielem pragnie być dla Was Związek Harcerstwa Polskiego (w tym wszystkie chorągwie).

Zdajemy sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka na nas ciąży w związku z tym, czego się o Was dowiadujemy. Przecież na naszych oczach rozwijacie się i dorastacie. Stajecie się dzielnymi zuchami, przykładnymi harcerzami i wzorowymi instruktorami. Zdobywacie umiejętności przydatne w życiu harcerskimi i poza nim. Dzielicie się z innymi tym, czego sami się nauczyliście. Wreszcie, bierzecie udział w kierowaniu działalnością hufca, chorągwi, a nawet całego Związku Harcerstwa Polskiego. Ponadto baczymy, abyście w życiu harcerskimi i poza nim zachowywali się tak, jak na zuchów i harcerzy przystało. Abyście pozostali wierni prawu i obietnicy zucha, a także prawu i przyrzeczeniu harcerskiemu.

Dlaczego pragniemy to wszystko wiedzieć? Otóż jest nam to potrzebne, abyśmy mogli:

• przyjąć Was na członków Związku Harcerstwa Polskiego i na dowód tego wręczyć Wam odpowiednią legitymację lub książeczkę;

• przydzielić Was do drużyny i zapewnić Wam udział w jej życiu, w tym uczestnictwo w biwakach, obozach i zimowiskach;

• wspierać Was w przezwyciężaniu własnych słabości i niepełnosprawności; • wspierać Was w zdobywaniu sprawności, stopni harcerskich i stopni instruktorskich; • nagradzać Was za dobre uczynki, a za złe wyciągać konsekwencje;

5

• prowadzić komputerową ewidencję zuchów i harcerzy; • wysłuchać Waszego głosu, ilekroć pragniecie coś zmienić i uczynić harcerstwo jeszcze

lepszym.

Zapewniamy, że dowiadując się o Waszych prywatnych sprawach, postępujemy zgodnie z obowiązującym prawem. Wynika to przede wszystkim z tego, że Związek Harcerstwa Polskiego łączy z członkami szczególnie bliska więź (umowa), którą obowiązujące prawo w pełni uznaje.

O tym, w jaki sposób traktujemy Wasze prywatne sprawy, poinformowaliśmy szczegółowo Waszych rodziców. Jeżeli zatem przeczytaliście powyższą informację i pragniecie wiedzieć więcej, Wasi rodzice chętnie odpowiedzą na Wasze pytania. Możecie również sami uzyskać szczegółowe informacje pod adresem www.zhp.pl/rodo.

Jeżeli uważacie, że my, Związek Harcerstwa Polskiego, jesteśmy zbyt ciekawscy albo z innych powodów nie podoba się Wam to, w jaki sposób traktujemy Wasze prywatne sprawy, nie bójcie się o tym powiedzieć. W pierwszej kolejności porozmawiajcie ze swoimi rodzicami. Następnie z ich pomocą skontaktujcie się z nami:

Związek Harcerstwa Polskiego ul. Marii Konopnickiej 6 00-491 Warszawa

tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606

e-mail: [email protected]

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] [adres]

tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

Możecie również skontaktować się bezpośrednio z naszym specjalistą od ochrony prywatności:

Związek Harcerstwa Polskiego

tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606


Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●]

tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

6

KLAUZULA DLA CZŁONKÓW, KTÓRZY UKOŃCZYLI 16. ROK ŻYCIA

- KLAUZULA Z ZAŁĄCZNIKIEM Wstęp

Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy Twoje dane osobowe, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem [●].

Kto jest kim?

Administratorami Twoich danych osobowych, czyli podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:

• Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"),

• Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] (zwana dalej "Chorągwią").

Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem [●].

Jak się z nami skontaktować?

Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych:


tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

7

Możesz również kontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych:


tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

8

Po co nam Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli:

• przyjąć Cię w poczet członków ZHP i nadać Ci przydział służbowy;

• zapewnić Ci warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;

• zapewnić Ci warunki do pełnienia funkcji instruktorskich;

• egzekwować ciążące na Tobie podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;

• prowadzić Ewidencję ZHP stanowiącą scentralizowaną, elektroniczną bazę danych o członkach ZHP;

• wystawić dokument potwierdzający członkostwo w ZHP, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;

• zapewnić Ci warunki do zdobywania sprawności harcerskich;

• zapewnić Ci warunki do odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;

• reagować na przypadki naruszenia przez Ciebie obowiązków członkowskich, w tym wszcząć i prowadzić postępowania przed sądami harcerskimi, a nawet stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;

• prowadzić rachunkowość w związku z opłacaniem składek;

• zaliczyć odbytą przez Ciebie w ubiegłym roku służbę instruktorską;

• przyznać Ci uprawnienia do kształcenia kadr ZHP oraz zapewnić Ci warunki do wykonywania tych uprawnień,

• zamieścić wzmiankę o Tobie w prowadzonej dokumentacji statutowej, tj. w uchwałach, decyzjach, rozkazach i sprawozdaniach.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą przystąpienia do ZHP i której treść wynika przede wszystkim z brzmienia Statutu ZHP oraz przepisów i regulaminów ZHP (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez Ciebie składek członkowskich oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić Ci warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu

9

jest uprawniona działalność prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli:

• przyznać Ci wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP

• zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami

• rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez Ciebie skargi, wnioski lub postulaty

• prowadzić dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP, na poprawie działania ZHP oraz na prowadzeniu kronik ruchu harcerskiego.

Ponadto wykorzystujemy Twój wizerunek, abyśmy mogli na podstawie dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa opracować materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne i rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda albo zgoda Twojego rodzica lub opiekuna (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Komu ujawniamy Twoje dane osobowe?

Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem:

• biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,

• organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku Twojego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez pewien czas po ustaniu członkostwa przez okres wskazany poniżej:

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;

10

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie wyróżnienia lub nagrody – przez 2 lata od podjęcia decyzji o przyznaniu lub nieprzyznaniu wyróżnienia lub nagrody;

• w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne – do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lata (w przypadku wymierzenia kary upomnienia lub nagany), przez 4 lata (w przypadku wymierzenia kary pozbawienia praw członkowskich) albo przez 10 lat (w przypadku wymierzenia kary wykluczenia z ZHP) od prawomocnego ukarania;

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność;

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby – przez 3 lata od końca roku kalendarzowego.

Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat.

Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew).

Pomimo ustania Twojego członkostwa w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP.

Jakie prawa Ci przysługują?

Masz prawo w każdej chwili:

• wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych zawierających Twój wizerunek utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Twojego wizerunku przed jej wycofaniem;

• wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Twoje dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.

Ponadto, masz prawo do żądania:

• dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane

11

osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;

• sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;

• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;

• ograniczenia wykorzystania swoich danych osobowych, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania Twoich danych osobowych) w sytuacjach, gdy:

o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych,

o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych,

o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych.

• otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

12

ZAŁĄCZNIK

Skrócony opis celu Pełny opis celu Administrator / współadministratorzy

Zapewnienie warunków do korzystania z podstawowych praw członkowskich

Z chwilą złożenia przez Ciebie deklaracji członkowskiej zostaje zawarta umowa o członkostwo, o treści wynikającej z oświadczenia zawartego w niniejszym formularzu oraz z treści Statutu ZHP. Na podstawie tej umowy nabywasz uprawnienia i obowiązki wynikające z członkostwa.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:

• przyjęcia Cię w poczet członków ZHP, • nadania Ci przydziału służbowego, • poboru składek członkowskich, w tym składki podstawowej

oraz dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej, • zapewnienia Ci uczestnictwa w życiu ZHP, w tym uczestnictwa

w zbiórkach i zajęciach programowych gromady/drużyny.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest ZHP.

Prowadzenie Ewidencji ZHP

Wszyscy członkowie ZHP są ewidencjonowani w elektronicznym systemie, zwanym Ewidencją ZHP. Ewidencja ZHP zawiera podstawowy zasób informacji o członku, obejmujący dane podstawowe, adres miejsca zamieszkania, opłacenie składek, przydział służbowy oraz zdobyte stopnie.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:

• utworzenia konta w Ewidencji ZHP • wygenerowania unikalnego numeru identyfikacyjnego • dokonywania wpisów w Ewidencji ZHP • zapewnienia aktualności i kompletności wpisów w Ewidencji

ZHP

Współadministratorami danych osobowych wykorzystywanych w tym celu są ZHP oraz Chorągiew.

Wystawienie dokumentu potwierdzającego członkostwo w ZHP

Wszyscy członkowie ZHP mają obowiązek posiadać i posługiwać się dokumentami potwierdzającymi członkostwo w ZHP, np. legitymacją zucha, książeczką harcerską, książeczką instruktorską. W związku z

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest Chorągiew lub ZHP – w zależności od przydziału służbowego.

13

tym wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko, numer członkowski ZHP oraz własnoręczny podpis.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu wystawienia indywidualnego dokumentu potwierdzającego członkostwo w ZHP

Zdobywanie sprawności W związku ze zdobywaniem przez Ciebie sprawności wykorzystujemy Twoje dane osobowe, w tym dane dotyczące Twojej wiedzy i umiejętności praktycznych w danej dziedzinie, w celu:

• zgłoszenia zamiaru zdobycia sprawności i ułożenia indywidualnego planu jego zdobywania,

• oceny realizacji indywidualnego planu zdobywania sprawności i podjęcia na tej podstawie rozstrzygnięcia o przyznaniu sprawności,

• dokonywania wpisów w karcie próby,

• ogłaszania decyzji o przyznaniu sprawności w rozkazie,

• potwierdzenia zdobycia sprawności wpisem do książeczki harcerskiej oraz do Ewidencji ZHP,

• potwierdzenia zdobycia stopnia wpisem do książeczki harcerskiej.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest Chorągiew lub ZHP.

Odbywanie prób na stopnie harcerskie i zdobywanie stopni harcerskich

W związku z odbywaniem przez Ciebie prób na stopnie harcerskie i zdobywaniem stopni harcerskich wykorzystujemy Twoje dane osobowe, w tym dane dotyczące Twojej postawy, wiedzy i umiejętności w celu:

• ustalenia i zatwierdzenia programu próby, w tym sformułowania zadań zgodnych z ideą i wymaganiami danego stopnia,

• otwarcia próby i prowadzenia próby przy wsparciu opiekuna,

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest Chorągiew.

14

• oceny realizacji wymagań na stopnie i Twojej postawy i podjęcie na tej podstawie rozstrzygnięcia o zamknięciu próby i przyznaniu stopnia,

• dokonywania wpisu w karcie próby,

• ogłaszania decyzji o otwarciu próby, zamknięciu i przyznaniu stopnia,

• potwierdzenia zdobycia stopnia wpisem do książeczki harcerskiej oraz do Ewidencji ZHP

Stopnie instruktorskie i próby

Stopnie instruktorskie wyznaczają drogę rozwoju instruktorskiego, a ich celem jest kształtowanie instruktorów-wychowawców. W związku z funkcjonowaniem systemu stopni instruktorskich, a w szczególności w związku z odbywaniem przez Ciebie prób i zdobywaniem stopni instruktorskich, a także sprawowaniem przez Ciebie opieki prób na stopnie instruktorskie wykorzystujemy Twoje dane osobowe. Dane te obejmują m.in. informacje zawarte w wypełnionym przez Ciebie formularzu wniosku o otwarcie i zamknięcie próby, w karcie próby instruktorskiej oraz w opinii bezpośredniego przełożonego i opinii opiekuna próby. Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:

• weryfikacji spełnienia wymagań stawianych opiekunom prób instruktorskich oraz podjęcia decyzji w przedmiocie wyznaczenia na opiekuna próby,

• rozpatrzenia zgłoszenia gotowości podjęcia próby, w tym weryfikacji spełnienia warunków otwarcia próby oraz podjęcia decyzji w przedmiocie otwarcia próby,

• sporządzenia przez właściwą Komisję Stopni Instruktorskich wniosku o otwarcie próby,

• rozstrzygnięcia przez właściwego komendanta o wniosku o otwarcie próby i ogłoszenia w rozkazie o otwarciu próby,

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz stopnia, na który odbywa się próbę, ZHP lub Chorągiew.

15

• dokonywania przez właściwą Komisję Stopni Instruktorskich zmian i uzupełnień w programie próby oraz określania warunków pełnienia dalszej służby instruktorskiej,

• rozpatrzenia wniosku o zamknięcie próby, w tym zrealizowania wymagań i spełnienia warunków zamknięcia próby oraz z osiągnięcia poziomu opisanego w idei stopnia, oraz podjęcia decyzji w przedmiocie przyznania stopnia,

• ogłoszenia decyzji o zamknięciu próby z wynikiem pozytywnym oraz przyznaniu stopnia w rozkazie właściwego komendanta,

• rozpatrzenia odwołania od decyzji o zamknięciu próby z wynikiem negatywnym do właściwego komendanta.

Wnioski w sprawach dotyczących ZHP

Zgodnie ze Statutem ZHP wszyscy członkowie mają prawo wypowiadać się i zgłaszać wnioski w sprawach dotyczących ZHP. W związku z wykonywaniem przez Ciebie tego prawa wykorzystujemy Twoje dane osobowe zawarte w treści skargi, wniosku lub postulatu, jak również dane kontaktowe, których rodzaj zależy od sposobu zgłoszenia skargi, wniosku lub postulatu.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu rozpatrzenia i załatwienia skargi, wniosku lub postulatu oraz w celu poinformowania o ich rozpatrzeniu i sposobie ich załatwienia.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od tego, kto jest adresatem skargi, wniosku lub postulatu, ZHP albo Chorągiew.

Reagowanie na przypadki naruszeń obowiązków członkowskich

Zgodnie ze Statutem ZHP wszyscy członkowie mają obowiązek dbać o dobre imię i dobro ZHP, kierować się zasadami określonymi w Prawie i Obietnicy Zucha oraz Prawie i Przyrzeczeniu Harcerskim, a także stosować się do postanowień Statutu ZHP oraz przestrzegać przepisów i regulaminów ZHP. W związku z tym zbieramy dane dotyczące Twojego zachowania się, zarówno w harcerstwie, jak i poza harcerstwem, bacząc byś nie naruszył obowiązków członkowskich.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu oceny zgodności Twojego zachowania się z postanowieniami Statutu ZHP oraz z przepisami i regulaminami ZHP, w tym w celu wszczęcia i prowadzenia postępowań

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest – w zależności od przydziału służbowego – ZHP lub Chorągiew.

16

przed sądami harcerskimi, a nawet w celu stosowania kar organizacyjnych przewidzianych w Statucie.

Rachunkowość

Pobór składek członkowskich wymaga należytego udokumentowania dokonywanych wpłat. W związku z tym wykorzystujemy Twoje dane osobowe, w tym dane dotyczące opłacenia składki podstawowej i dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu wystawiania dowodów księgowych oraz w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie tych dowodów.

Współadministratorami danych osobowych wykorzystywanych w tym celu są ZHP oraz Chorągiew

Wyróżnienia i nagrody Zgodnie ze Statutem ZHP za osiągnięcia w pracy w Związku członkowie ZHP mogą być wyróżniani i nagradzani. W związku z tym zbieramy dane dotyczące Twojego zachowania się, zarówno w harcerstwie, jak i poza harcerstwem, doceniając Twoje osiągnięcia.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody, w celu rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody.

Administratorami danych osobowych wykorzystywanych w tym celu są Chorągiew (w zakresie dotyczącym sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody) oraz ZHP (w zakresie dotyczącym rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody).

Uczestnictwo w drużynach Nieprzetartego Szlaku

Zgodnie ze Statutem ZHP Związek prowadzi działalność na rzecz osób z niepełnosprawnością, a w szczególności działalność dotyczącą rehabilitacji i rewalidacji osób niepełnosprawnych. Przejawem tej działalności jest organizacja drużyn Nieprzetartego Szlaku, zrzeszających osoby z niepełnosprawnościami oraz osoby zagrożone wykluczeniem społecznym z powodu innych okoliczności. W związku z tym zbieramy dane dotyczące Twojej niepełnosprawności lub innych okoliczności, z powodu których jesteś zagrożony wykluczeniem społecznym, opierając się w tym zakresie na złożonym przez Ciebie odrębnym oświadczeniu.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu nadania Ci przydziału służbowego do drużyn Nieprzetartego Szlaku, działających w placówkach kształcenia specjalnego, zakładach opiekuńczych, wychowawczych, zespołach opieki zdrowotnej, warsztatach terapii zajęciowej i domach pomocy społecznej. Ponadto wykorzystujemy te

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest – w zależności od przydziału służbowego – ZHP lub Chorągiew.

17

dane osobowe w celu zwolnienia Cię od obowiązku opłacania składki podstawowej.

Zaliczenie służby instruktorskiej

Zgodnie ze Statutem ZHP właściwy komendant hufca, komendant chorągwi lub Naczelnik ZHP zalicza instruktorom corocznie służbę instruktorską. W związku z tym wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. informacje dotyczące przebiegu służby instruktorskiej w celu zaliczenia służby instruktorskiej, w tym w celu:

• dokonania oceny pracy w ramach służby instruktorskiej,

• zgłoszenia wniosku o zaliczenie służby instruktorskiej,

• weryfikacji spełnienia warunków zaliczenia służby instruktorskiej oraz podjęcie decyzji w przedmiocie zaliczenia służby instruktorskiej,

• prowadzenia postępowań odwoławczych od decyzji o niezaliczeniu służby instruktorskiej,

• ogłoszenia informacji o zaliczeniu służby instruktorskiej w rozkazie właściwego komendanta.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego, ZHP lub Chorągiew.

Kształcenie kadry W związku z potrzebami ZHP związanymi z kształceniem kadry instruktorskiej wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. informacje o udziale w przygotowaniu i prowadzeniu różnych form kształceniowych, o udziale w pracach zespołu kadry kształcącej oraz o przygotowaniu i publikacji materiałów przydatnych w kształceniu kadry. Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu weryfikacji Twoich kompetencji w zakresie kształcenia kadry instruktorskiej i potwierdzenia tych kompetencji przez przyznanie brązowej, srebrnej lub złotej odznaki kadry kształcącej. Dotyczy to również przedłużenia obowiązywania uprawnień wynikających z przyznania i posiadania takiej odznaki.

Z kolei informacje o przyznaniu i posiadaniu odznaki kadry kształcącej wykorzystujemy następnie w celu:

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz od zdobywanej lub posiadanej odznaki kadry kształcącej, ZHP lub Chorągiew. Jednakże administratorem danych osobowych wykorzystywanych w celu prowadzenia rejestru osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej jest ZHP.

18

• dopuszczenia Cię do wykonywania uprawnień wynikających z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej, w tym do opieki nad instruktorami zdobywającymi odznaki kadry kształcącej, do kierowania określonymi formami kształceniowymi oraz do kierowania zespołem kadry kształcącej;

• wpisania Cię do rejestru osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej, udostępnianego za pośrednictwem sieci Internet; rejestr zawiera ponadto informacje o posiadanych certyfikatach, potwierdzających wiedzę i doświadczenie instruktorów w zakresie prowadzenia konkretnych kursów.

Prowadzenie dokumentacji statutowej

Uchwały, decyzje, rozkazy i sprawozdania władz ZHP oraz osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi ZHP zawierają rozstrzygnięcia dotyczące poszczególnych członków ZHP albo ocenę ich pracy. W związku z tym wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu sporządzenia i ogłoszenia tych uchwał, decyzji, rozkazów i sprawozdań.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz od rodzaju rozstrzygnięcia zawartego w uchwale, decyzji lub rozkazie, ZHP lub Chorągiew.

Wymiana informacji o instruktorach

W związku ze zróżnicowaną liczebnością kadry instruktorskiej oraz zróżnicowanym zapotrzebowaniem kadrowym w poszczególnych chorągwiach wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. informacje dotyczące stopnia instruktorskiego, sprawności harcerskich, pełnionych funkcji instruktorskich, a także informacje zawarte w rejestrze osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej. Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu zapewnienia wymiany informacji dotyczącej zasobów kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami.

Współadministratorami danych osobowych wykorzystywanych w tym celu są ZHP i wszystkie chorągwie ZHP.

Dokumentacja fotograficzna

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek w celu prowadzenia dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa oraz w celu opracowania na podstawie tej dokumentacji fotograficznej materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych oraz w celu rozpowszechniania tych materiałów.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od okoliczności sporządzenia fotografii, ZHP lub Chorągiew.

19

Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe w celu rozpowszechniania opracowanej dokumentacji fotograficznej oraz materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych w następujący sposób:

• zwielokrotnianie egzemplarzy utrwalenia wizerunku dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz techniką cyfrową;

• nieodpłatne wprowadzenie do obrotu egzemplarzy utrwalenia wizerunku;

• publiczne udostępnienie utrwalenia wizerunku w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, w aplikacjach mobilnych;

• rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej

• publiczne wyświetlenie i odtworzenie utrwalenia wizerunku albo wystawienie egzemplarzy utrwalenia wizerunku na widok publiczny.

20

KLAUZULA DLA RODZICÓW CZŁONKÓW, KTÓRZY NIE UKOŃCZYLI 16. ROKU ŻYCIA

- KLAUZULA Z ZAŁĄCZNIKIEM

Wstęp

Drogi rodzicu/opiekunie

W związku z przystąpieniem Twojego dziecka do Związku Harcerstwa Polskiego będziemy wykorzystywać jego dane osobowe – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej.

Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu, obejmujących imię i nazwisko oraz adres miejsca zamieszkania dziecka, nie jest wymogiem ustawowym, jednakże jest warunkiem nabycia członkostwa dziecka w ZHP.

Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem [●].

Kto jest kim?

Administratorami danych osobowych dziecka, to znaczy podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:



Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem [●].




tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

21



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

22


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji

Po co nam dane osobowe Twojego dziecka?

Dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:

• przyjąć je w poczet członków ZHP i nadać Ci przydział służbowy;

• zapewnić mu warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;

• zapewnić Ci warunki do pełnienia funkcji instruktorskich;

• egzekwować ciążące na nim podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;

• prowadzić Ewidencję ZHP stanowiącą scentralizowaną, elektroniczną bazę danych o członkach ZHP;

• wystawić dokument potwierdzający jego członkostwo w ZHP, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;

• zapewnić mu warunki do zdobywania sprawności harcerskich;

• zapewnić mu warunki do odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;

• reagować na przypadki naruszenia przez nie obowiązków członkowskich, w tym wszcząć i prowadzić postępowania przed sądami harcerskimi, a nawet stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;

• prowadzić rachunkowość w związku z opłacaniem składek;

• zaliczyć odbytą przez nie w ubiegłym roku służbę instruktorską;

• przyznać mu uprawnienia do kształcenia kadr ZHP oraz zapewnić Ci warunki do wykonywania tych uprawnień

• zamieścić wzmiankę o nim w prowadzonej dokumentacji statutowej, tj. w uchwałach, decyzjach, rozkazach i sprawozdaniach.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą przystąpienia do ZHP i której treść wynika przede wszystkim z brzmienia Statutu ZHP oraz przepisów i regulaminów ZHP (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez nie składek członkowskich oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych

23

dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić mu warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:

• przyznać mu wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP

• zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami

• rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez nie skargi, wnioski lub postulaty

• prowadzić dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa.

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP, na poprawie działania ZHP oraz na prowadzeniu kronik ruchu harcerskiego.

Ponadto wykorzystujemy wizerunek , abyśmy mogli na podstawie dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa opracować materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne i rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Komu ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka?




Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka?

Dane osobowe Twojego dziecka, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez wskazany poniżej okres po ustaniu członkostwa:

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub

24

kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;

• w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne – do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lata (w przypadku wymierzenia kary upomnienia lub nagany), przez lub 4 lata (w przypadku wymierzenia kary pozbawienia praw członkowskich) (w zależności od rodzaju wymierzonej kary)albo przez 10 lat (w przypadku wymierzenia kary wykluczenia z ZHP) od prawomocnego ukarania;

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie wyróżnienia lub nagrody – przez 2 lata od podjęcia decyzji o przyznaniu lub nieprzyznaniu wyróżnienia lub nagrody;

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność;

• w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby – przez 3 lata od końca roku kalendarzowego.

Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat.

Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew).

Pomimo ustania członkostwa Twojego dziecka w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP.

Jakie prawa przysługują Twojemu dziecku?


• wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek dziecka utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dziecka przed jej wycofaniem;

• wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację dziecka – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.


25

• dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;

• sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;

• usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli:

o dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem

o cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka

o wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,

• ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy:



o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku,

o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka;

• otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).


Informacje dla rodziców i opiekunów

Drogi rodzicu, drogi opiekunie,

26

Razem z niniejszą klauzulą informacyjną otrzymałeś również klauzulę przeznaczoną dla Twojego dziecka/podopiecznego. Dotyczy ona wykorzystywania danych osobowych dziecka/podopiecznego i została zredagowana z uwzględnieniem jego dojrzałości i stopnia rozwoju. Prosimy, abyś umożliwił dziecku/podopiecznemu zapoznanie się z przeznaczoną dla niego klauzulą. Prosimy ponadto, abyś odpowiadał na pytania dziecka/podopiecznego dotyczące wykorzystywania jego danych osobowych oraz przysługujących mu praw, w oparciu o informacje zawarte w niniejszej klauzuli.

Pamiętaj o tym, aby przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw zapytać dziecko/podopiecznego o zdanie i w miarę możliwości uwzględnić jego rozsądne życzenia.

Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku ze złożeniem przez Ciebie oświadczenia o przystąpieniu dziecka do ZHP oraz wykonywaniem przez Ciebie praw przysługujących Twojemu dziecku/podopiecznemu wykorzystujemy Twoje dane osobowe:

1) w związku z reprezentowaniem Twojego dziecka. W tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki;

2) w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 pkt b RODO). Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu ustania członkostwa dziecka/podopiecznego w ZHP lub do zastąpienia tych danych przez dziecko, po osiągnięciu przez nie pełnoletności, danymi kontaktowymi innej osoby.

Przysługujące Ci prawa zostały opisane powyżej.

27

ZAŁĄCZNIK

Skrócony opis celu Pełny opis celu Administrator / współadministratorzy

Zapewnienie warunków do korzystania z podstawowych praw członkowskich

Z chwilą wyrażenia zgody na członkostwo dziecka w ZHP zostaje zawarta umowa o członkostwo, o treści wynikającej z oświadczenia zawartego w niniejszym formularzu oraz z treści Statutu ZHP. Na podstawie tej umowy dziecko nabywa uprawnienia i obowiązki wynikające z członkostwa.

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu:

• przyjęcia dziecka w poczet członków ZHP • nadania dziecku przydziału służbowego, • poboru składek członkowskich, w tym składki podstawowej

oraz dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej, • zapewnienia uczestnictwa dziecka w życiu ZHP, w tym

uczestnictwa w zbiórkach i zajęciach programowych gromady/drużyny.

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest ZHP.

Prowadzenie Ewidencji ZHP Wszyscy członkowie ZHP są ewidencjonowani w elektronicznym systemie, zwanym Ewidencją ZHP. Ewidencja ZHP zawiera podstawowy zasób informacji o członku, obejmujący dane podstawowe, adres miejsca zamieszkania, opłacenie składek, przydział służbowy oraz zdobyte stopnie.

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu:

• utworzenia konta w Ewidencji ZHP • wygenerowania unikalnego numeru identyfikacyjnego • dokonywania wpisów w Ewidencji ZHP • zapewnienia aktualności i kompletności wpisów w Ewidencji

ZHP

Współadministratorami danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu są ZHP oraz Chorągiew.

Wystawienie dokumentu potwierdzającego członkostwo w ZHP

Wszyscy członkowie ZHP mają obowiązek posiadać i posługiwać się dokumentami potwierdzającymi członkostwo w ZHP, np. legitymacją zucha, książeczką harcerską, książeczką instruktorską. W związku z

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu

28

tym wykorzystujemy dane osobowe dziecka obejmujące imię, nazwisko, numer członkowski ZHP oraz własnoręczny podpis.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu wystawienia indywidualnego dokumentu potwierdzającego członkostwo w ZHP

jest Chorągiew lub ZHP – w zależności od przydziału służbowego.

Zdobywanie sprawności W związku ze zdobywaniem przez dziecko sprawności wykorzystujemy jego dane osobowe, w tym dane dotyczące jego wiedzy i umiejętności praktycznych w danej dziedzinie, w celu:

• zgłoszenia zamiaru zdobycia sprawności i ułożenia indywidualnego planu jego zdobywania,

• oceny realizacji indywidualnego planu zdobywania sprawności i podjęcia na tej podstawie rozstrzygnięcia o przyznaniu sprawności,

• dokonywania wpisów w karcie próby,

• ogłaszania decyzji o przyznaniu sprawności w rozkazie,

• potwierdzenia zdobycia sprawności wpisem do książeczki harcerskiej oraz do Ewidencji ZHP,

• potwierdzenia zdobycia stopnia wpisem do książeczki harcerskiej.

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest Chorągiew lub ZHP.

Odbywanie prób na stopnie harcerskie i zdobywanie stopni harcerskich

W związku z odbywaniem przez dziecko prób na stopnie harcerskie i zdobywaniem stopni harcerskich wykorzystujemy jego dane osobowe, w tym dane dotyczące jego postawy, wiedzy i umiejętności w celu:

• ustalenia i zatwierdzenia programu próby, w tym sformułowania zadań zgodnych z ideą i wymaganiami danego stopnia,

• otwarcia próby i prowadzenia próby przy wsparciu opiekuna,

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest Chorągiew.

29

• oceny realizacji wymagań na stopnie i postawy dziecka i podjęcie na tej podstawie rozstrzygnięcia o zamknięciu próby i przyznaniu stopnia,

• dokonywania wpisu w karcie próby,

• ogłaszania decyzji o otwarciu próby, zamknięciu i przyznaniu stopnia,

• potwierdzenia zdobycia stopnia wpisem do książeczki harcerskiej oraz do Ewidencji ZHP

Stopnie instruktorskie i próby

Stopnie instruktorskie wyznaczają drogę rozwoju instruktorskiego, a ich celem jest kształtowanie instruktorów-wychowawców. W związku z funkcjonowaniem systemu stopni instruktorskich, a w szczególności w związku z odbywaniem przez dziecko prób i zdobywaniem stopni instruktorskich, a także sprawowaniem przez dziecko opieki prób na stopnie instruktorskie wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka. Dane te obejmują m.in. informacje zawarte w wypełnionym przez dziecko formularzu wniosku o otwarcie i zamknięcie próby, w karcie próby instruktorskiej oraz w opinii bezpośredniego przełożonego i opinii opiekuna próby. Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu:

• weryfikacji spełnienia wymagań stawianych opiekunom prób instruktorskich oraz podjęcia decyzji w przedmiocie wyznaczenia na opiekuna próby,

• rozpatrzenia zgłoszenia gotowości podjęcia próby, w tym weryfikacji spełnienia warunków otwarcia próby oraz podjęcia decyzji w przedmiocie otwarcia próby,

• sporządzenia przez właściwą Komisję Stopni Instruktorskich wniosku o otwarcie próby,

• rozstrzygnięcia przez właściwego komendanta o wniosku o otwarcie próby i ogłoszenia w rozkazie o otwarciu próby,

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz stopnia, na który odbywa się próbę, ZHP lub Chorągiew.

30

• dokonywania przez właściwą Komisję Stopni Instruktorskich zmian i uzupełnień w programie próby oraz określania warunków pełnienia dalszej służby instruktorskiej,

• rozpatrzenia wniosku o zamknięcie próby, w tym zrealizowania wymagań i spełnienia warunków zamknięcia próby oraz z osiągnięcia poziomu opisanego w idei stopnia, oraz podjęcia decyzji w przedmiocie przyznania stopnia,

• ogłoszenia decyzji o zamknięciu próby z wynikiem pozytywnym oraz przyznaniu stopnia w rozkazie właściwego komendanta,

• rozpatrzenia odwołania od decyzji o zamknięciu próby z wynikiem negatywnym do właściwego komendanta.

Wnioski w sprawach dotyczących ZHP

Zgodnie ze Statutem ZHP wszyscy członkowie mają prawo wypowiadać się i zgłaszać wnioski w sprawach dotyczących ZHP. W związku z wykonywaniem tego prawa przez dziecko wykorzystujemy jego dane osobowe zawarte w treści skargi, wniosku lub postulatu, jak również dane kontaktowe, których rodzaj zależy od sposobu zgłoszenia skargi, wniosku lub postulatu.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu rozpatrzenia i załatwienia skargi, wniosku lub postulatu oraz w celu poinformowania o ich rozpatrzeniu i sposobie ich załatwienia.

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od tego, kto jest adresatem skargi, wniosku lub postulatu, ZHP albo Chorągiew.

Reagowanie na przypadki naruszeń obowiązków członkowskich

Zgodnie ze Statutem ZHP wszyscy członkowie mają obowiązek dbać o dobre imię i dobro ZHP, kierować się zasadami określonymi w Prawie i Obietnicy Zucha oraz Prawie i Przyrzeczeniu Harcerskim, a także stosować się do postanowień Statutu ZHP oraz przestrzegać przepisów i regulaminów ZHP. W związku z tym zbieramy dane dotyczące zachowania się dziecka, zarówno w harcerstwie, jak i poza harcerstwem, bacząc by nie naruszyło obowiązków członkowskich.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu oceny zgodności zachowania się dziecka z postanowieniami Statutu ZHP oraz z przepisami i regulaminami ZHP, w tym w celu wszczęcia i prowadzenia postępowań

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest – w zależności od przydziału służbowego – ZHP lub Chorągiew.

31

przed sądami harcerskimi, a nawet w celu stosowania kar organizacyjnych przewidzianych w Statucie.

Rachunkowość

Pobór składek członkowskich wymaga należytego udokumentowania dokonywanych wpłat. W związku z tym wykorzystujemy dane osobowe dziecka, w tym dane dotyczące opłacenia przez nie składki podstawowej i dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu wystawiania dowodów księgowych oraz w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie tych dowodów.

Współadministratorami danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu są ZHP oraz Chorągiew

Wyróżnienia i nagrody Zgodnie ze Statutem ZHP za osiągnięcia w pracy w Związku członkowie ZHP mogą być wyróżniani i nagradzani. W związku z tym zbieramy dane dotyczące zachowania się dziecka, zarówno w harcerstwie, jak i poza harcerstwem, doceniając jego osiągnięcia.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody, w celu rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody.

Administratorami danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu są Chorągiew (w zakresie dotyczącym sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody) oraz ZHP (w zakresie dotyczącym rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody).

Uczestnictwo w drużynach Nieprzetartego Szlaku

Zgodnie ze Statutem ZHP Związek prowadzi działalność na rzecz osób z niepełnosprawnością, a w szczególności działalność dotyczącą rehabilitacji i rewalidacji osób niepełnosprawnych. Przejawem tej działalności jest organizacja drużyn Nieprzetartego Szlaku, zrzeszających osoby z niepełnosprawnościami oraz osoby zagrożone wykluczeniem społecznym z powodu innych okoliczności. W związku z tym zbieramy dane dotyczące niepełnosprawności dziecka lub innych okoliczności, z powodu których jest ono zagrożone wykluczeniem społecznym, opierając się w tym zakresie na złożonym przez Ciebie odrębnym oświadczeniu.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu nadania dziecku przydziału służbowego do drużyn Nieprzetartego Szlaku, działających w placówkach kształcenia specjalnego, zakładach opiekuńczych, wychowawczych, zespołach opieki zdrowotnej, warsztatach terapii zajęciowej i domach pomocy społecznej. Ponadto wykorzystujemy te

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest – w zależności od przydziału służbowego – ZHP lub Chorągiew.

32

dane osobowe w celu zwolnienia dziecka od obowiązku opłacania składki podstawowej.

Zaliczenie służby instruktorskiej

Zgodnie ze Statutem ZHP właściwy komendant hufca, komendant chorągwi lub Naczelnik ZHP zalicza instruktorom corocznie służbę instruktorską. W związku z tym wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka obejmujące m.in. informacje dotyczące przebiegu służby instruktorskiej w celu zaliczenia służby instruktorskiej, w tym w celu:

• dokonania oceny pracy w ramach służby instruktorskiej,

• zgłoszenia wniosku o zaliczenie służby instruktorskiej,

• weryfikacji spełnienia warunków zaliczenia służby instruktorskiej oraz podjęcie decyzji w przedmiocie zaliczenia służby instruktorskiej,

• prowadzenia postępowań odwoławczych od decyzji o niezaliczeniu służby instruktorskiej,

• ogłoszenia informacji o zaliczeniu służby instruktorskiej w rozkazie właściwego komendanta.

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego, ZHP lub Chorągiew.

Kształcenie kadry W związku z potrzebami ZHP związanymi z kształceniem kadry instruktorskiej wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka obejmujące m.in. informacje o udziale w przygotowaniu i prowadzeniu różnych form kształceniowych, o udziale w pracach zespołu kadry kształcącej oraz o przygotowaniu i publikacji materiałów przydatnych w kształceniu kadry. Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu weryfikacji jego kompetencji w zakresie kształcenia kadry instruktorskiej i potwierdzenia tych kompetencji przez przyznanie brązowej, srebrnej lub złotej odznaki kadry kształcącej. Dotyczy to również przedłużenia obowiązywania uprawnień wynikających z przyznania i posiadania takiej odznaki.

Z kolei informacje o przyznaniu i posiadaniu odznaki kadry kształcącej wykorzystujemy następnie w celu:

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz od zdobywanej lub posiadanej odznaki kadry kształcącej, ZHP lub Chorągiew. Jednakże administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w celu prowadzenia rejestru osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej jest ZHP.

33

• dopuszczenia dziecka do wykonywania uprawnień wynikających z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej, w tym do opieki nad instruktorami zdobywającymi odznaki kadry kształcącej, do kierowania określonymi formami kształceniowymi oraz do kierowania zespołem kadry kształcącej;

• wpisania dziecka do rejestru osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej, udostępnianego za pośrednictwem sieci Internet; rejestr zawiera ponadto informacje o posiadanych certyfikatach, potwierdzających wiedzę i doświadczenie instruktorów w zakresie prowadzenia konkretnych kursów.

Prowadzenie dokumentacji statutowej

Uchwały, decyzje, rozkazy i sprawozdania władz ZHP oraz osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi ZHP zawierają rozstrzygnięcia dotyczące poszczególnych członków ZHP albo ocenę ich pracy. W związku z tym wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu sporządzenia i ogłoszenia tych uchwał, decyzji, rozkazów i sprawozdań.

Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od przydziału służbowego oraz od rodzaju rozstrzygnięcia zawartego w uchwale, decyzji lub rozkazie, ZHP lub Chorągiew.

Wymiana informacji o instruktorach

W związku ze zróżnicowaną liczebnością kadry instruktorskiej oraz zróżnicowanym zapotrzebowaniem kadrowym w poszczególnych chorągwiach wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka obejmujące m.in. informacje dotyczące stopnia instruktorskiego, sprawności harcerskich, pełnionych funkcji instruktorskich, a także informacje zawarte w rejestrze osób posiadających uprawnienia wynikające z przyznania i posiadania odznaki kadry kształcącej. Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu zapewnienia wymiany informacji dotyczącej zasobów kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami.

Współadministratorami danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu są ZHP i wszystkie chorągwie ZHP.

Dokumentacja fotograficzna

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka obejmujące jego wizerunek w celu prowadzenia dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa oraz w celu opracowania na podstawie tej dokumentacji fotograficznej materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych oraz w celu rozpowszechniania tych materiałów.

Administratorem danych osobowych dziecka wykorzystywanych w tym celu jest, w zależności od okoliczności sporządzenia fotografii, ZHP lub Chorągiew.

34

Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe w celu rozpowszechniania opracowanej dokumentacji fotograficznej oraz materiałów edukacyjnych informacyjnych i promocyjnych w następujący sposób:




• rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej;


35

OGÓLNA ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU (NIEPEŁNOLETNI CZŁONKOWIE ZHP)

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego albo bezpośrednio z wyznaczonym przez Związek Harcerstwa Polskiego inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Zgoda na wykorzystanie danych osobowych

☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego danych osobowych mojego dziecka obejmujących jego wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie danych osobowych dziecka, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z jego udziałem w życiu harcerskim, w następujący sposób:






36

ZGODA W ZWIĄZKU Z PONOWNYM UBIEGANIEM SIĘ O CZŁONKOSTWO W ZHP



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz innych dokumentach stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego w celu:

• odtworzenia przebiegu mojej służby harcerskiej i instruktorskiej, a w szczególności przywrócenia zdobytych odznak organizacyjnych i stopni oraz zachowania ciągłości stażu;

• weryfikacji autentyczności i wiarygodności informacji podanych we wniosku o ponowne członkostwo oraz załączonych do wniosku dokumentów.

37

OGÓLNA ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU (PEŁNOLETNI CZŁONKOWIE ZHP)



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych obejmujących mój wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie moich danych osobowych, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z moim udziałem w życiu harcerskim, w następujący sposób:






38

ZGODA W ZWIĄZKU Z PONOWNYM UBIEGANIEM SIĘ O CZŁONKOSTWO W ZHP



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz innych dokumentach stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego w celu:

• odtworzenia przebiegu mojej służby harcerskiej i instruktorskiej, a w szczególności przywrócenia zdobytych odznak organizacyjnych i stopni oraz zachowania ciągłości stażu;

• weryfikacji autentyczności i wiarygodności informacji podanych we wniosku o ponowne członkostwo oraz załączonych do wniosku dokumentów.

39

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ – KLAUZULA SKRÓCONA

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa („ZHP”). Może Pan/Pani kontaktować się z ZHP również pod adresem e-mail: [email protected] oraz pod numerem telefonu: +48 22 339 0645 albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: [email protected] oraz numerem telefonu:+ 48 888 942 222 .

Pana/Pani dane osobowe, o których podanie prosimy w treści ogłoszenia, będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa pracy. Jeżeli dobrowolnie i z własnej inicjatywy poda Pan/Pani jeszcze inne dane, wysyłając je do ZHP jednoznacznie potwierdza pan/i zgodę na ich przetwarzanie przez ZHP do celów tej rekrutacji.

Jeżeli chce Pan/Pani wziąć udział również w przyszłych rekrutacjach na podobne stanowiska pracy w ZHP, Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie odrębnej, wyrażonej przez Pana/Panią zgody, która powinna brzmieć następująco:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Związek Harcerstwa Polskiego danych osobowych zawartych w załączonym CV oraz w innych dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy".

Pana/Pani dane osobowe będziemy przetwarzać wyłącznie w celu:

1) przeprowadzenia rekrutacji na niniejsze stanowisko pracy w ZHP; dane będą przechowywane do podjęcia przez ZHP decyzji w sprawie obsadzenia wakującego stanowiska pracy, a jeżeli jeszcze przed jego obsadzeniem okaże się, że Pana/Pani kandydatura nie zostanie przyjęta – do podjęcia przez ZHP decyzji o nieprzyjęciu Pana/Pani kandydatury;

2) przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy w ZHP; dane będą przechowywane przez jeden rok od wyrażenia zgody.

Może Pan/Pani w dowolnym momencie wycofać wyrażone zgody, kontaktując się w tym celu z ZHP albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.

Ma Pan/Pani również prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia oraz ograniczenia ich przetwarzania. Pełną informację o wszystkich przysługujących Panu/Pani prawach uzyska Pan/Pani <tutaj>.

40

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ – KLAUZULA PEŁNA

1. [Administrator danych]

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa („ZHP”).

2. [Inspektor Ochrony Danych]

ZHP dokłada starań, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób zapewniający zgodność z prawem i bezpieczeństwo. W tym celu ZHP powołał inspektora ochrony danych, z którym może Pan/Pani kontaktować się bezpośrednio:

1) Mailowo pod adresem poczty elektronicznej: [email protected]

2) Telefonicznie pod numerem telefonu: + 48 888 942 222

3. [Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych osobowych]

Pana/Pani dane osobowe, zawarte w załączonym CV oraz w innych dokumentach aplikacyjnych, będą przetwarzane:

1) W celu przeprowadzenia rekrutacji na niniejsze stanowisko pracy; w odniesieniu do danych osobowych wskazanych w art. 221 Kodeksu pracy oraz w przepisach szczególnych podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w odniesieniu do innych danych, które podał Pan/podała Pani dobrowolnie i z własnej inicjatywy, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO); dane będą przechowywane do podjęcia przez ZHP decyzji w sprawie obsadzenia wakującego stanowiska pracy, a jeżeli jeszcze przed jego obsadzeniem okaże się, że Pana/Pani kandydatura nie zostanie przyjęta – do podjęcia przez ZHP decyzji o nieprzyjęciu Pana/Pani kandydatury;

2) W celu przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy; podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane przez jeden rok od wyrażenia zgody.

4. [Ujawnianie danych osobowych]

Pana/Pani dane osobowe będą udostępnianie operatorom portali rekrutacyjnych (Grupa Pracuj sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie) oraz agencjom rekrutacji i pośrednictwa pracy ([●]).

5. [Prawa osób, których dane osobowe dotyczą]

W związku z wykorzystywaniem Pana/Pani danych osobowych może Pan/Pani:

3) żądać dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, uzyskania kopii danych osobowych oraz do uzyskania istotnych informacji związanych z przetwarzaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),

41

4) żądać sprostowania danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (na podstawie art. 16 RODO),

5) żądać usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł cel lub podstawa prawna przetwarzania tych danych (np. jeżeli została cofnięta zgoda) albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,

6) żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych lub na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony Pana/Pani roszczeń;

7) otrzymać dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych (na podstawie art. 20 RODO); może Pan/Pani również żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie udzielonej przez Pana/Panią zgody.

Ma Pan/Pani również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możecie Państwo wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

42

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ – KLAUZULA SKRÓCONA

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa („ZHP”). Może Pan/Pani kontaktować się z ZHP również pod adresem e-mail: [email protected] oraz pod numerem telefonu: +48 22 339 0606 albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: [email protected] oraz numerem telefonu:+ 48 888 942 222.

Pana/Pani dane osobowe, o których podanie prosimy w treści ogłoszenia, będą przetwarzane na wyrażonej przez Pana/Panią zgody wyrażonej poprzez jednoznaczne działanie potwierdzające (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO).

Jeżeli chce Pan/Pani wziąć udział również w przyszłych rekrutacjach na podobne stanowiska pracy w ZHP, Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie odrębnej, wyrażonej przez Pana/Panią zgody, która powinna brzmieć następująco:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Związek Harcerstwa Polskiego danych osobowych zawartych w załączonym CV oraz w innych dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy".

Pana/Pani dane osobowe będziemy przetwarzać wyłącznie w celu:

1) przeprowadzenia rekrutacji na niniejsze stanowisko pracy w ZHP; dane będą przechowywane do podjęcia przez ZHP decyzji w sprawie obsadzenia wakującego stanowiska pracy, a jeżeli jeszcze przed jego obsadzeniem okaże się, że Pana/Pani kandydatura nie zostanie przyjęta – do podjęcia przez ZHP decyzji o nieprzyjęciu Pana/Pani kandydatury;

2) przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy w ZHP; dane będą przechowywane przez jeden rok od wyrażenia zgody.


Ma Pan/Pani również prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia oraz ograniczenia ich przetwarzania. Pełną informację o wszystkich przysługujących Panu/Pani prawach uzyska Pan/Pani <tutaj>.

43

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ – KLAUZULA PEŁNA


Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa.


Związek Harcerstwa Polskiego dokłada starań, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób zapewniający zgodność z prawem i bezpieczeństwo. W tym celu powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan/Pani kontaktować się bezpośrednio:




Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane:

1) W celu przeprowadzenia rekrutacji na niniejsze stanowisko pracy; podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO); dane będą przechowywane do podjęcia przez ZHP decyzji w sprawie obsadzenia wakującego stanowiska pracy, a jeżeli jeszcze przed jego obsadzeniem okaże się, że Pana/Pani kandydatura nie zostanie przyjęta – do podjęcia przez ZHP decyzji o nieprzyjęciu Pana/Pani kandydatury;

2) W celu przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy; podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane przez jeden rok od wyrażenia zgody;


Pana/Pani dane osobowe będą udostępnianie operatorom portali rekrutacyjnych (Grupa Pracuj sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie) oraz agencjom rekrutacji i pośrednictwa pracy ([●]).





44






45

KLAUZULA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE BEZ OZNACZENIA PODSTAWY PRAWNEJ ZATRUDNIENIA – KLAUZULA PEŁNA








Pana/Pani dane osobowe, zawarte w załączonym CV oraz w innych dokumentach aplikacyjnych, będą przetwarzane:

1) W celu rozpatrzenia zgłoszenia, dokonania wstępnej oceny spełnienia wymagań stawianych kandydatom na wakujące stanowisko pracy oraz podjęcia innych czynności związanych z bieżącą rekrutacją na to stanowisko, w tym na uzgodnieniu z Panem / Panią charakteru prawnego przyszłego zatrudnienia; podstawą prawną przetwarzania jest zgoda wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające wyrażone poprzez wysłanie do nas CV (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);

2) W celu podjęcia dalszych czynności związanych z bieżącą rekrutacją, następujących po uzgodnieniu charakteru prawnego przyszłego zatrudnienia, w tym podjęcia rozstrzygnięcia w przedmiocie zatrudnienia lub odmowy zatrudnienia; podstawa prawna przetwarzania różni się w zależności od uzgodnionego charakteru prawnego zatrudnienia; w odniesieniu do:

a. umowy o pracę – jest nią obowiązek prawny ciążący na pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); nie dotyczy to jednak danych osobowych niewskazanych w art. 221 Kodeksu pracy oraz w przepisach szczególnych, które podała Pani / podał Pan dobrowolnie i z własnej inicjatywy; wówczas podstawą prawną przetwarzania jest zgoda wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające wyrażone poprzez wysłanie do nas CV (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);

b. umowy prawa cywilnego – jest nią zgoda wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające wyrażone poprzez wysłanie przez nas CV (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);

Pani / Pana dane będą przechowywane do podjęcia przez ZHP decyzji w sprawie obsadzenia wakującego stanowiska pracy, a jeżeli jeszcze przed jego obsadzeniem

46

okaże się, że Pani/Pana kandydatura nie zostanie przyjęta – do podjęcia przez ZHP decyzji o nieprzyjęciu Pani/Pana kandydatury;

3) W celu przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska pracy; podstawą prawną przetwarzania danych jest odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane przez jeden rok od wyrażenia zgody.


Pani/Pana dane osobowe będą udostępnianie operatorom portali rekrutacyjnych (Grupa Pracuj sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie) oraz agencjom rekrutacji i pośrednictwa pracy ([●]).


W związku z wykorzystywaniem Pani/Pana danych osobowych może Pan/Pani:








47

KLAUZULA WOLONTARIUSZY









1) W celu wykonania porozumienia zawartego pomiędzy ZHP a wolontariuszem; podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy, której osoba, której dane dotyczą jest stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane będą przechowywane przez trzy lata od wygaśnięcia lub rozwiązania porozumienia;

2) W celu zapewnienia wolontariuszowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez trzy lata od zakończenia świadczeń;

3) W celu zapewnienia wolontariuszowi bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania przez niego świadczeń, w tym - w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z ich wykonywaniem - odpowiednie środki ochrony indywidualnej; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez 10 lat od zakończenia świadczeń;

4) W celu pokrycia kosztów podróży i diet, a także innych niezbędnych kosztów poniesionych przez wolontariusza; podstawą prawną przetwarzania danych jest obowiązek prawny ciążący na ZHP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez trzy lata od poniesienia przez wolontariusza kosztów;

5) W celu wykonania ustawowych obowiązków rachunkowych oraz obowiązków podatnika podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie należytego udokumentowania kosztów uzyskania przychodów; podstawą prawną przetwarzania danych jest obowiązek prawny ciążący na korzystającym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

6) W celu wprowadzenia szczególnego nadzoru nad miejscem wykonywania świadczeń przez wolontariuszy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację

48

obrazu (monitoring); podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić ZHP na szkodę; dane będą przechowywane przez 3 miesiące od dnia zarejestrowania obrazu;

7) W celu sporządzenia dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa oraz opracowania materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych; podstawą prawną przetwarzania danych jest Pana/Pani zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane do cofnięcia wyrażonej zgody, nie dłużej jednak niż przez 5 lat.


Pana/Pani dane osobowe będą udostępnianie jedynie organom administracji publicznej, w tym organom Krajowej Administracji Skarbowej.





3) żądać usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł cel lub podstawa prawna przetwarzania tych danych (np. jeżeli został wniesiony zasadny sprzeciw) albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,


5) wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (na podstawie art. 21 RODO); na skutek wniesienia zasadnego sprzeciwu ZHP zaprzestanie przetwarzania danych w danym celu oraz, nie mając innej podstawy prawnej przetwarzania tych danych, usunie je;

Może Pan/Pani w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu z ZHP albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zawarcia porozumienia.

49


50

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ WYPOCZYNKU DZIECI I MŁODZIEŻY PODLEGAJĄCEGO PRZEPISOM

USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY (KARTA KWALIFIKACYJNA NIEPEŁNOLETNIEGO UCZESTNIKA)

Wstęp

Drogi Rodzicu/Opiekunie

W związku z organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku w ramach Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej będziemy wykorzystywać dane osobowe Twojego dziecka – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w trakcie trwania wypoczynku.

Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu jest wymogiem ustawowym (przewidzianym w art. 92k ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Kto jest kim?

Administratorem danych osobowych Twojego dziecka, to znaczy podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest:






tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

51



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

52


Wykorzystujemy dane osobowe dziecka podane przez Ciebie w niniejszej karcie kwalifikacyjnej (w tym informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych dziecka oraz o stanie zdrowia, rozwoju psychofizycznym i stosowanej diecie dziecka) oraz dane zebrane w trakcie trwania wypoczynku i w związku z jego przebiegiem (w tym dane o stanie zdrowia oraz o wypadkach z udziałem dziecka). Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w wypoczynku,

• potwierdzenia prawa dziecka do świadczeń opieki zdrowotnej,

• zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania wypoczynku, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,

• prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji, w tym karty kwalifikacyjnej oraz protokołu powypadkowego,

• informowania rodziców lub opiekunów oraz właściwych organów (kuratora oświaty, prokuratora, państwowego inspektora sanitarnego) o wypadku z udziałem dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jednakże podstawą prawną wykorzystania danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z ustawą o systemie oświaty), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Ponadto wykorzystujemy powyższe dane osobowe w celu obrony przed roszczeniami dotyczącymi niedopełnienia obowiązków prawnych ciążących na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Ponadto wykorzystujemy wizerunek Twojego dziecka, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).


Ujawniamy dane osobowe dziecka lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej, a także kuratorowi oświaty, prokuratorowi, państwowemu inspektorowi sanitarnemu i komendantowi powiatowemu (miejskiemu) Państwowej Straży Pożarnej oraz innych władz publicznych uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.


W celu wywiązania się z obowiązku ciążącego na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przechowujemy dane

53

osobowe Twojego dziecka przez okres 5 lat od dnia usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku prowadzonej przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.



• wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka/podopiecznego na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie wypoczynku; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;












54




Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem danych dziecka do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

* * *

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu z ZHP/Chorągwią albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP/Chorągiew inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.


Wyrażam zgodę na wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka/podopiecznego, podanych przeze mnie w karcie kwalifikacyjnej, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży.

__________________ [czytelny podpis rodzica/opiekuna

obejmujący imię i nazwisko]


Drogi Rodzicu, drogi Opiekunie,

Powyższe informacje dotyczą wykorzystywania danych osobowych Twojego dziecka/podopiecznego oraz wykonywania przysługujących mu praw. Prosimy, abyś zapoznał

55

się z powyższymi informacjami oraz, uwzględniając dojrzałość i stopień rozwoju Twojego dziecka/podopiecznego,

• uświadomił mu, jak ważna jest ochrona danych osobowych,

• wyjaśnił mu, w jaki sposób ZHP/Chorągiew wykorzystują jego dane osobowe,

• uzyskał jego opinię i w miarę możliwości uwzględnił jego rozsądne życzenia przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw.

Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku z wyrażeniem przez Ciebie zgody na udział dziecka w organizowanej formie wypoczynku dzieci i młodzieży, wykorzystujemy również Twoje dane osobowe, podane przez Ciebie w niniejszej karcie kwalifikacyjnej:

3) w związku z reprezentowaniem dziecka/podopiecznego, w tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki;

4) w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka, w tym poinformowania o chorobie dziecka/podopiecznego lub o wypadku z jego udziałem.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 pkt c RODO). Ponadto, w odniesieniu do informowania o wypadku z udziałem dziecka/podopiecznego, podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu zakończenia formy wypoczynku dzieci i młodzieży.


56

ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W IMPREZIE LUB FORMIE WYPOCZYNKU



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego danych osobowych mojego dziecka obejmujących jego wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie danych osobowych dziecka, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z jego udziałem w imprezie, w formie wypoczynku lub w innej formie pracy jednostek ZHP, w następujący sposób:






57

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ WYPOCZYNKU DZIECI I MŁODZIEŻY PODLEGAJĄCEGO PRZEPISOM

USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY (KARTA KWALIFIKACYJNA PEŁNOLETNIEGO UCZESTNIKA)

Wstęp

Droga Uczestniczko/Uczestniku,

W związku z organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku w ramach Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w trakcie trwania wypoczynku.

Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu jest wymogiem ustawowym (przewidzianym w art. 92k ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Kto jest kim?

Administratorem Twoich danych osobowych, to znaczy podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest:






tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

58



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

59


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe, podane przez Ciebie w niniejszej karcie kwalifikacyjnej (w tym informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych oraz o stanie zdrowia, rozwoju psychofizycznym i stosowanej diecie) oraz dane zebrane w trakcie trwania wypoczynku i w związku z jego przebiegiem (w tym dane o stanie zdrowia oraz o wypadkach z Twoim udziałem). Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu Cię do udziału w wypoczynku,

• potwierdzenia Twojego prawa do świadczeń opieki zdrowotnej,

• zapewnienia Twojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w trakcie trwania wypoczynku, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej,

• prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji, w tym karty kwalifikacyjnej oraz protokołu powypadkowego,

• informowania wskazanej przez Ciebie osoby oraz właściwych organów (kuratora oświaty, prokuratora, państwowego inspektora sanitarnego) o wypadku z Twoim udziałem.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ww. celach jest obowiązek prawny ciążący na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jednakże podstawą prawną wykorzystania danych osobowych na potrzeby zapewnienia Twojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z ustawą o systemie oświaty), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Ponadto wykorzystujemy powyższe dane osobowe w celu obrony przed roszczeniami dotyczącymi niedopełnienia obowiązków prawnych ciążących na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Ponadto wykorzystujemy Twój wizerunek, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).


Ujawniamy Twoje dane osobowe lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej, a także kuratorowi oświaty, prokuratorowi, państwowemu inspektorowi sanitarnemu i komendantowi powiatowemu (miejskiemu) Państwowej Straży Pożarnej oraz innych władz publicznych uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.


W celu wywiązania się z obowiązku ciążącego na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przechowujemy

60

Twoje dane osobowe przez okres 5 lat od dnia usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku prowadzonej przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.



• wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie wypoczynku; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;

• wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.


• dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;


• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli:

o Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem

o cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych

o wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,


o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych

o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych;

61

o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;



* * *



Wyrażam zgodę na wykorzystanie moich danych osobowych podanych przeze mnie w karcie kwalifikacyjnej na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży.

__________________ [czytelny podpis uczestnika obejmujący imię

i nazwisko]

62

ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W IMPREZIE LUB FORMIE WYPOCZYNKU



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych obejmujących mój wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie moich danych osobowych, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z jego udziałem w imprezie, w formie wypoczynku lub w innej formie pracy jednostek ZHP, w następujący sposób:






63

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ FORM PRACY JEDNOSTEK ZHP NIEPODLEGAJĄCYCH PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY

(NIEPEŁNOLETNI UCZESTNICY)

Wstęp

Drogi Rodzicu/Opiekunie

W związku z organizacją form pracy jednostek ZHP innych niż wypoczynek dzieci i młodzieży, takich jak obozy, kolonie zuchowe, biwaki, kursy, rajdy, zloty, zimowiska, będziemy wykorzystywać dane osobowe Twojego dziecka – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu zgłoszeniowym, jak i te, które będziemy zbierać w trakcie trwania formy pracy.

Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu zgłoszeniowym nie jest wymogiem ustawowym. Jest jednak warunkiem zakwalifikowania uczestnika do udziału w formie pracy.

Kto jest kim?

Administratorem danych osobowych Twojego dziecka, to znaczy podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest:




Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem danych osobowych Twojego dziecka:


tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

64



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

65


Wykorzystujemy dane osobowe dziecka podane przez Ciebie w formularzu zgłoszeniowym (w tym informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych dziecka oraz o stanie zdrowia, rozwoju psychofizycznym i stosowanej diecie dziecka) oraz dane zebrane w trakcie trwania formy pracy i w związku z jej przebiegiem. Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w formie pracy,

• zapewnienia udziału dziecka w formie pracy,

• zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania formy pracy, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,

• prowadzenia dokumentacji formy pracy,

• w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka, w tym w celu poinformowania rodziców lub opiekunów o wypadku lub chorobie dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu jego zakwalifikowania i zapewnienia mu udziału w formie pracy jest zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej. Natomiast podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu zapewnienia jego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka jest ochrona żywotnych interesów dziecka (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. d RODO);

Ponadto wykorzystujemy dane osobowe dziecka w celu obrony przed roszczeniami o naprawienie szkody na osobie lub majątku dziecka (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Ponadto wykorzystujemy wizerunek dziecka, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną utrwalania wizerunku dziecka w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu kronik życia harcerskiego, a jego rozpowszechniania w tym celu - Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).


Ujawniamy dane osobowe dziecka lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej, a także władzom publicznym uprawionym do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Ponadto ujawniamy dane osobowe dziecka dostawcom interaktywnych formularzy: TJSOFT Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach ("Zgłoszenia24") oraz Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ("Microsoft Forms"). Dostawcy wykorzystują

66

dane osobowe dziecka, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmioty przetwarzające.

Microsoft Corporation ma siedzibę poza terytorium EOG. Pomimo tego Microsoft Corporation daje gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają z uczestnictwa w programie "Tarcza Prywatności" ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.


Przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka przez okres 3 lat od zakończenia formy pracy. Jeżeli dziecko nie zostanie zakwalifikowane do udziału w formie pracy, wówczas usuniemy jego dane niezwłocznie po podjęciu decyzji o niezakwalifikowaniu.



• wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka/podopiecznego na potrzeby jego zakwalifikowania i zapewnienia mu udziału w formie pracy bezpieczeństwa oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania formy pracy; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie pracy; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;







67








• otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody.

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem danych Twojego dziecka do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

* * *



Wyrażam zgodę na wykorzystywanie danych osobowych mojego dziecka/podopiecznego, podanych przeze mnie w formularzu zgłoszenia, na potrzeby jego zakwalifikowania i zapewnienia mu udziału w formie pracy jednostek ZHP innej niż wypoczynek dzieci i młodzieży. Wyrażam również zgodę na wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka/podopiecznego, podanych przeze mnie w formularzu zgłoszenia, na potrzeby zapewnienia mu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie formy pracy jednostek ZHP innej niż wypoczynek dzieci i młodzieży.

68

__________________ [czytelny podpis rodzica/opiekuna

obejmujący imię i nazwisko]



Powyższe informacje dotyczą wykorzystywania danych osobowych Twojego dziecka/podopiecznego oraz wykonywania przysługujących mu praw. Prosimy, abyś zapoznał się z powyższymi informacjami oraz, uwzględniając dojrzałość i stopień rozwoju Twojego dziecka/podopiecznego,


• wyjaśnił mu, w jaki sposób ZHP/Chorągiew wykorzystują jego dane osobowe,

• uzyskał jego opinię i w miarę możliwości uwzględnił jego rozsądne życzenia przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw.

Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku z wyrażeniem przez Ciebie zgody na udział dziecka w organizowanej formie pracy, wykorzystujemy również Twoje dane osobowe, w tym dane zawarte w niniejszej karcie kwalifikacyjnej oraz dane niezbędne do wystawienia na Twoje żądanie rachunku lub faktury. Wykorzystujemy te dane:

• w związku z reprezentowaniem dziecka/podopiecznego, w tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki oraz w celu podporządkowania się decyzjom rodziców/opiekunów w sprawach dziecka/podopiecznego, w tym decyzji o odbiorze dziecka/podopiecznego z miejsca organizowanej formy pracy; podstawą prawną jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

• w celu weryfikacji Twojej tożsamości w razie osobistego odbioru dziecka/podopiecznego z miejsca organizowanej formy pracy; podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa dziecka w związku z jego wydaniem innym osobom;

• w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących dziecka/podopiecznego, w tym poinformowania o wypadku lub chorobie; podstawą prawną jest ochrona żywotnych interesów dziecka/podopiecznego (art. 6 ust. 1 lit. d RODO);

69

• w celu obrony przed roszczeniami z tytułu szkody na osobie lub majątku dziecka (w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO);

• w celu wystawienia rachunku lub faktury (wskazujących Ciebie lub Twój zakład pracy) w związku z zapłatą dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej na pokrycie kosztów organizacji formy pracy; podstawą prawną jest obowiązek wynikający z przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu zakończenia formy pracy. Nie dotyczy to jednak danych wykorzystywanych:

• w celu wystawienia rachunku lub faktury, które przechowujemy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody księgowe dotyczą,

• w celu obrony przed roszczeniami, które przechowujemy przez 3 lata od zakończenia formy pracy.


70

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ FORM PRACY JEDNOSTEK ZHP NIEPODLEGAJĄCYCH PRZEPISOM USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY

(PEŁNOLETNI UCZESTNICY)

Wstęp

Droga Uczestniczko/Uczestniku,

W związku z organizacją form pracy jednostek ZHP innych niż wypoczynek dzieci i młodzieży, takich jak obozy, kolonie zuchowe, biwaki, kursy, rajdy, zloty, zimowiska, będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu zgłoszeniowym, jak i te, które będziemy zbierać w trakcie trwania formy pracy.

Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu zgłoszeniowym nie jest wymogiem ustawowym. Jest jednak warunkiem zakwalifikowania uczestnika do udziału w formie pracy.

Kto jest kim?







tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

71



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

72


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe, podane przez Ciebie w formularzu zgłoszeniowym (w tym informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych oraz o stanie zdrowia, rozwoju psychofizycznym i stosowanej diecie) oraz dane zebrane w trakcie trwania formy pracy i w związku z jej przebiegiem. Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu Cię do udziału w formie pracy,

• zapewnienia Ci udziału w formie pracy,

• zapewnienia Twojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w trakcie trwania formy pracy, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej,

• prowadzenia dokumentacji formy pracy,

• w celu nawiązania kontaktu ze wskazaną przez Ciebie osobą, w tym w celu poinformowania jej o Twoim wypadku lub chorobie.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w celu zakwalifikowania i zapewnienia Ci udziału w formie pracy jest Twoja zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej. Natomiast podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w celu zapewnienia Twojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia jest Twoja wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w celu nawiązania kontaktu ze wskazaną przez Ciebie osobą jest ochrona Twoich żywotnych interesów (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. d RODO).

Ponadto wykorzystujemy dane osobowe w celu obrony przed roszczeniami z tytułu szkody na osobie lub majątku (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Ponadto wykorzystujemy Twój wizerunek, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną utrwalania Twojego wizerunku w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu kronik życia harcerskiego, a jego rozpowszechniania w tym celu - Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ponadto wykorzystujemy Twój wizerunek, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną utrwalania Twojego wizerunku w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu kronik życia harcerskiego, a jego rozpowszechniania w tym celu - Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).


73

Ujawniamy Twoje dane osobowe lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej, a także władzom publicznym uprawionym do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Ponadto ujawniamy Twoje dane osobowe dostawcom interaktywnych formularzy: TJSOFT Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach ("Zgłoszenia24") oraz Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ("Microsoft Forms"). Dostawcy wykorzystują Twoje dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmioty przetwarzające.

Microsoft Corporation ma siedzibę poza terytorium EOG. Pomimo tego Microsoft Corporation daje gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają z uczestnictwa w programie "Tarcza Prywatności" ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.


Przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres 3 lat od zakończenia formy pracy. Jeżeli nie zostaniesz zakwalifikowana / zakwalifikowany do udziału w formie pracy, wówczas usuniemy Twoje dane niezwłocznie po podjęciu decyzji o niezakwalifikowaniu.



• wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych na potrzeby zakwalifikowania i zapewnienia Ci udziału w formie pracy bezpieczeństwa oraz w celu zapewnienia Twojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w trakcie trwania formy pracy; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział w formie pracy; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;





74


o Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem

o cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych







• otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by Twoje dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).


* * *



Wyrażam zgodę na wykorzystywanie moich danych osobowych, podanych przeze mnie w formularzu zgłoszenia, na potrzeby zakwalifikowania i zapewnienia mi udziału w formie pracy jednostek ZHP innej niż wypoczynek dzieci i młodzieży. Wyrażam również zgodę na

75

wykorzystanie moich danych osobowych, podanych przeze mnie w formularzu zgłoszenia, na potrzeby zapewnienia mojego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie formy pracy jednostek ZHP innej niż wypoczynek dzieci i młodzieży.

__________________ [czytelny podpis uczestnika obejmujący imię

i nazwisko]

76

KLAUZULA DLA OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO ODBIORU DZIECKA

Kto jest kim?







tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

77



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

78


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe, podane przez rodzica lub opiekuna dziecka, obejmujące Twoje imię, nazwisko oraz numer PESEL w celu:

• weryfikacji Twojej tożsamości w razie osobistego odbioru dziecka z miejsca organizowanej formy wypoczynku lub innej formy pracy jednostek ZHP;

• obrony przed roszczeniami w postępowaniu sądowym i pozasądowym.

Podstawą prawną wykorzystywania tych danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa dziecka w związku z jego wydaniem innym osobom oraz na obronie przed roszczeniami z tym związanymi.


Przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres 3 lat od osobistego odbioru dziecka z miejsca organizowanej formy wypoczynku lub innej formy pracy jednostek ZHP.








o Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem,


79







80

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ZAPYTANIEM O UDZIELENIE INFORMACJI Z REJESTRU SPRAWCÓW PRZESTĘPSTW NA TLE SEKSUALNYM

Kto jest kim?







tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606


Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] [adres] tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

81


Przetwarzamy Twoje dane osobowe, o których podanie zwracamy się w niniejszym formularzu (tj. numer PESEL, pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki, datę urodzenia), w celu skierowania zapytania do systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (zwany dalej "Rejestrem"). Zapytanie dotyczy jedynie informacji, czy Twoje dane są zgromadzone w Rejestrze.

Uzyskane w ten sposób informacje o tym, czy Twoje dane są zgromadzone w Rejestrze, wykorzystujemy następnie w celu podjęcia decyzji w przedmiocie nawiązania z Tobą stosunku pracy albo dopuszczenia Cię do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ww. celach jest obowiązek prawny ciążący na nas w związku z zamiarem dopuszczenia Cię do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (podstawa prawna przewidziana w art. 10 w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).


Ujawniamy Twoje dane osobowe Ministrowi Sprawiedliwości, który prowadzi Rejestr, w ramach zapytania. Ujawniamy również żądane dane osobowe innym władzom publicznym uprawionym do uzyskania tych danych w ramach prowadzonych przez nie postępowań kontrolnych, nadzorczych lub innych.


Twoje dane osobowe, o których podanie zwracamy się w niniejszym formularzu (tj. numer PESEL, pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki, datę urodzenia), przechowujemy do czasu uzyskania odpowiedzi z systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest Rejestr.

Informację o tym, że Twoje dane nie są zgromadzone w Rejestrze, przechowujemy przez okres pełnienia funkcji, a następnie do czasu ustania karalności wykroczenia, o którym mowa w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, tj. w zasadzie przez rok od dopuszczenia Cię do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi.

Informację o tym, że Twoje dane są zgromadzone w Rejestrze, przechowujemy do czasu podjęcia decyzji o odmowie dopuszczenia Cię do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi. Jeżeli taka decyzja prowadzi do odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez nas bez wypowiedzenia, informację o tym, że Twoje dane są zgromadzone w Rejestrze, przechowujemy – do celów obrony przed potencjalnymi roszczeniami z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu albo z tytułu nieuzasadnionego lub naruszającego przepisy wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy – jeszcze przez 6 miesięcy.

82


Masz prawo do żądania:



• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem




o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.


83

KLAUZULA DLA CZŁONKÓW RUCHU PRZYJACIÓŁ HARCERSTWA

W związku z zadeklarowaniem przez Ciebie pomocy harcerstwu i, co za tym idzie, woli uczestnictwa w jednostce Ruchu Przyjaciół Harcerstwa ("RHP") działającej przy podstawowej jednostce organizacyjnej, szczepie, związku drużyn, hufcu, chorągwi lub przy Głównej Kwaterze Związku Harcerstwa Polskiego, pragniemy przekazać Ci następujące informacje.

Kto jest kim?




Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy poniżej.




tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

84


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji oraz informacje dotyczące podejmowanej przez Ciebie działalności na rzecz harcerstwa, w tym pomocy materialnej udzielanej harcerstwu, w celu:

• przyjęcia do składu osobowego jednostki RPH i wpisu do rejestru prowadzonego przez komendanta hufca, komendanta chorągwi lub Naczelnika ZHP,

• zapewnienia uczestnictwa w pracach jednostki RPH, w tym kontaktu w bieżących sprawach związanych z pracami RPH,

• zapewnienia realizacji celów i zadań RPH, • zapewnienia wyboru przewodniczącego spośród uczestników RPH wchodzących w skład

danej jednostki, • koordynacji działalności jednostki RPH przez komendy hufców, komendy chorągwi oraz

Główną Kwaterę ZHP, w tym kontakt z przewodniczącym i pozostałymi uczestnikami RPH,

• prowadzenia okolicznościowej korespondencji, w tym wysyłki kartek z życzeniami świątecznymi,

• sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody (np. Honorowego Wyróżnienia „Niezawodnemu Przyjacielowi” oraz Honorowej Odznaki Ruchu Przyjaciół Harcerstwa), w celu rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody oraz w celu wystawienia dyplomu i nawiązania kontaktu w sprawie odebrania wyróżnienia lub nagrody.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na popularyzacji działalności na rzecz harcerstwa oraz na wspieraniu i koordynacji tej działalności za pośrednictwem form organizacyjnych RPH, a także na budowaniu i utrzymywaniu pozytywnego wizerunku harcerstwa.

Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe w celu wystawiania dowodów księgowych dokumentujących darowizny i inne formy pomocy materialnej udzielanej harcerstwu. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na nas na podstawie przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Administratorem Twoich danych osobowych jest – w zależności od tego, czy uczestniczysz w jednostce RPH działającej przy hufcu lub chorągwi czy przy Głównej Kwaterze ZHP – Chorągiew albo ZHP. Jednakże w związku z przyznawaniem wyróżnień lub nagród administratorem Twoich danych osobowych jest Chorągiew (w zakresie dotyczącym sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody) oraz ZHP (w zakresie dotyczącym rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody).




85



Twoje dane osobowe przechowujemy do czasu trwałego zaprzestania uczestnictwa w RPH, nie dłużej jednak niż do zgłoszenia przez Ciebie zasadnego sprzeciwu wobec wykorzystanie danych osobowych. Nie dotyczy to jednak Twoich danych osobowych zawartych w:

• dowodach księgowych dokumentujących darowizny i inne formy pomocy materialnej udzielanej harcerstwu oraz w księgach rachunkowych prowadzonych na podstawie tych dowodów; dowody księgowe i księgi rachunkowe przechowujemy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody i księgi dotyczą.

• uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP, które jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności ZHP stanowią materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego; materiały archiwalne przechowujemy na mocy przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP.


Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Twoje dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.




• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności jeżeli wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;



86





87

KLAUZULA DLA OSÓB NIEBĘDĄCYCH CZŁONKAMI ZHP ANI CZŁONKAMI RPH, KTÓRE ZOSTAŁY ZGŁOSZONE DO NAGRODY LUB WYRÓŻNIENIA

Kto jest kim?








tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

88

Skąd mamy Twoje dane osobowe?

Niektóre spośród Twoich danych osobowych uzyskaliśmy od Ciebie w związku z podejmowaną przez Ciebie działalnością na rzecz harcerstwa. Jednakże Twoje dane osobowe obejmujące [●] pozyskaliśmy z innych źródeł, a mianowicie z [●].


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe, w celu sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody (np. Honorowego Wyróżnienia „Niezawodnemu Przyjacielowi” oraz Honorowej Odznaki Ruchu Przyjaciół Harcerstwa), w celu rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody oraz w celu wystawienia dyplomu i nawiązania kontaktu w sprawie odebrania wyróżnienia lub nagrody.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na budowaniu i utrzymywaniu pozytywnego wizerunku harcerstwa oraz na promowaniu działalności na rzecz harcerstwa.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Chorągiew (w zakresie dotyczącym sporządzenia i uzasadnienia wniosku o przyznanie wyróżnienia lub nagrody) oraz ZHP (w zakresie dotyczącym rozpatrzenia tego wniosku i podjęcia decyzji w sprawie przyznania wyróżnienia lub nagrody).






Twoje dane osobowe przechowujemy do czasu podjęcia rozstrzygnięcia o przyznaniu lub nieprzyznaniu Ci wyróżnienia lub nagrody. Nie dotyczy to jednak Twoich danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP o przyznaniu wyróżnienia lub nagrody, które jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności ZHP stanowią materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Materiały archiwalne przechowujemy na mocy przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP.


Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Twoje dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.

89




• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności, jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;







90

KLAUZULA DLA UCZESTNIKÓW KONKURSÓW

Kto jest kim?








tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]



tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

91


Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące dane zawarte w zgłoszeniu konkursowym w celu przeprowadzenia konkursu zgodnie z regulaminem, w tym rozstrzygnięcia konkursu, wyłonienia zwycięzcy, przeprowadzenia przyznania nagród oraz ogłoszenia wyników konkursu. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest udzielona przez Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeżeli nie zwyciężyłeś w konkursie, Twoje dane będą przechowywane do czasu rozstrzygnięcia konkursu lub upływu terminu do wniesienia reklamacji (o ile regulamin konkursu przewiduje ich wniesienie). Jeżeli zwyciężyłeś w konkursie, Twoje dane będą przechowywane do czasu przyznania nagród.

Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe w celu rozpatrzenia reklamacji oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z organizacją konkursu. Podstawą prawną wykorzystania danych w tym celu jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu prawidłowego przebiegu konkursu oraz na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Twoje dane będą przechowywane przez trzy lata od zakończenia konkursu.

Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe, a także dodatkowe dane, o których podanie zwrócimy się odrębnie po rozstrzygnięciu konkursu, w celu wywiązania się z ciążących na nas obowiązków podatkowych, w szczególności obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, i rachunkowych. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest obowiązek prawny ciążący na nas na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Twoje dane będą przechowywane przez 5 od początku roku następującego po roku, w którym została przyznana nagroda.


Nie ujawniamy Twoich danych osobowych innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem:




Twoje dane osobowe przechowujemy do czasu podjęcia rozstrzygnięcia o przyznaniu lub nieprzyznaniu Ci wyróżnienia lub nagrody. Nie dotyczy to jednak Twoich danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP o przyznaniu wyróżnienia lub nagrody, które jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności ZHP stanowią materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Materiały archiwalne przechowujemy na mocy przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP.



92

• wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie wypoczynku; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem

• wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;





• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności, jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;






• otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by Twoje dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych

93

osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).


ZGODA DLA UCZESTNIKÓW KONKURSÓW

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego / Związkiem Harcerstwa Polskiego Chorągwią [●] lub bezpośrednio z wyznaczonym przez Związek Harcerstwa Polskiego / Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.


☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego / Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] moich danych osobowych obejmujących dane zawarte w zgłoszeniu konkursowym w celu przeprowadzenia konkursu zgodnie z regulaminem, w tym rozstrzygnięcia konkursu, wyłonienia zwycięzcy, przyznania nagród oraz ogłoszenia wyników konkursu.

94

KLAUZULA DLA PRACOWNIKÓW









1) w celu wykonania umowy o pracę, w tym w celu terminowej i prawidłowej wypłaty wynagrodzenia; podstawą prawną przetwarzania jest zawarta umowa o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane będą przechowywane do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

2) w celu umożliwienia pracownikowi korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, w tym uprawnień związanych z rodzicielstwem oraz z ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy oraz innych przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO); dane będą przechowywane przez okres korzystania ze szczególnej ochrony wskazany w przepisach prawa pracy, nie dłużej jednak niż do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;

3) wywiązania się z obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami, a także karty ewidencji czasu pracy; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy oraz ustawy zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO); dane będą przechowywane do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a ponadto przez okres:

a) 50 lat, licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. oraz dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli nie został złożony raport informacyjny;

95

b) 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony – dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 2018 r. oraz dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony raport informacyjny;

4) w celu wywiązania się z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym obowiązku poddania pracowników wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim, przeprowadzenia szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalenia i analizy przyczyn wypadków przy pracy, chorób zawodowych i innych chorób związanych z warunkami środowiska pracy, prowadzenia rejestru wypadków przy pracy oraz dokumentacji oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywanych pracach; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO); dane będą przechowywane przez 10 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy; nie dotyczy to jednak danych zawartych w dokumentach składanych do akt osobowych;

5) w celu wywiązania się z obowiązku prowadzenia i przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz z obowiązku wydania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane dane będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a także przez okres:

a) 50 lat, licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń przed 1 stycznia 1999 r. oraz dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli nie został złożony raport informacyjny;

b) 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony – dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. oraz dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony raport informacyjny;

6) w celu wywiązania się z obowiązków płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w tym obowiązku obliczania, rozliczania i przekazywania składek; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne;

7) w celu wywiązania się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym obowiązku obliczenia i pobrania podatku i wpłacenia go organowi podatkowemu

96

oraz obowiązku przechowywania dokumentów związanych z poborem podatku; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

8) w celu wywiązania się z obowiązków jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, w tym obowiązku gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody lub księgi dotyczą;

9) w celu wywiązania się z podstawowych obowiązków pracodawcy, innych niż wymienione powyżej, w tym obowiązku zapewnienia należytej organizacji pracy, przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu i mobbingowi, a także obowiązku ułatwiania pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy (art. 6 ust. 1 lit. c); dane będą przechowywane przez okres korzystania ze szczególnej ochrony wskazany w przepisach prawa pracy, nie dłużej jednak niż do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;

10) w celu wywiązania się z obowiązków pracodawcy w związku z zajęciem wynagrodzenia za pracę, w tym obowiązku przekazywania zajętego wynagrodzenia wierzycielowi egzekwującemu albo komornikowi; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia;

11) w celu prowadzenia nadzoru nad budynkami i pomieszczeniami zajmowanymi przez ZHP w postaci monitoringu wizyjnego, księgi wejść i wyjść oraz księgi pobrań kluczy; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób przebywających w budynkach i pomieszczeniach zajmowanymi przez ZHP oraz ochrony mienia znajdującego się w tych budynkach i pomieszczeniach; dane będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy;

12) w celu zapewnienia ciągłości działania; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu wykonania zadań wynikających z działalności statutowej ZHP pomimo zmian osobowych na stanowiskach, z którymi łączy się wykonanie tych zadań; dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przejęcia tych zadań przez inną osobę zatrudnioną, nie dłużej jednak niż przez okres 6 miesięcy od zakończenia wykonywania pracy w ZHP;

13) w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym i pozasądowym; dane będą przechowywane przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

97

14) w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; podstawą prawną przetwarzania jest Pana/Pani zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane do cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.


Pana/Pani dane osobowe będą ujawniane:

1) sądom, organom administracji publicznej, w tym organom Krajowej Administracji Skarbowej, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i innym organom władzy publicznej,

2) partnerom handlowym, kontrahentom i klientom,

3) operatorom pocztowym i przewoźnikom,

4) dostawcom usług teleinformatycznych takich jak hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych,

5) dostawcom usług księgowych i usług obsługi kadrowo-płacowej.


W związku z wykorzystywaniem Pana/Pani danych osobowych może Pan/Pani w każdej chwili:

1) wycofać zgodę na wykorzystanie wizerunku w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; wycofanie zgody nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę;

2) wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.

Ponadto może Pan/Pani:



98



7) żądać otrzymania danych osobowych, których sam nam Pan dostarczył / Pani dostarczyła, oraz przekazania tej kopii bądź Panu samemu / Pani samej, bądź innemu wskazanemu przez Pana / Panią pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób automatyczny na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy (na podstawie art. 20 RODO).


99

KLAUZULA DLA OSÓB ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMOWY ZLECENIA LUB INNEJ UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG









1) w celu wykonania umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług, w tym wypłaty wynagrodzenia oraz kontaktowania się w sprawach związanych z realizacją powierzonych zadań; podstawą prawną przetwarzania jest zawarta umowa zlecenia / umowa o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane będą przechowywane do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług;

2) w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO); dane będą przechowywane przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług;

3) w celu wywiązania się z obowiązku prowadzenia i przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz z obowiązku wydania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez:

a) 50 lat, licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń przed 1 stycznia 1999 r. oraz dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli nie został złożony raport informacyjny;

100

b) 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony – dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. oraz dla ubezpieczonych zgłoszonych w ZHP do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony raport informacyjny;

4) w celu wywiązania się z obowiązków płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w tym obowiązku obliczania, rozliczania i przekazywania składek; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne;

5) w celu wywiązania się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym obowiązku obliczenia i pobrania podatku i wpłacenia go organowi podatkowemu oraz obowiązku przechowywania dokumentów związane z poborem podatku; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;


7) w celu wywiązania się z obowiązków dłużnika zajętej wierzytelności z umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług, w tym obowiązku złożenia wynagrodzenia na rachunek depozytowy Ministra Finansów; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) dane będą przechowywane przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia;


9) w celu zapewnienia ciągłości działania; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu wykonania zadań wynikających z działalności statutowej ZHP pomimo zmian osobowych na stanowiskach, z którymi łączy się wykonanie tych zadań; dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przejęcia tych zadań przez inną osobę zatrudnioną, nie dłużej

101

jednak niż przez okres 6 miesięcy od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług;

10) w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym i pozasądowym; dane będą przechowywane przez okres 3 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług.

11) w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; podstawą prawną przetwarzania jest Pana/Pani zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane do cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia / umowy o świadczenie usług.










1) wycofać zgodę na wykorzystanie wizerunku w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;



102

3) żądać dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia czy dane osobowe są przetwarzane, uzyskania kopii danych osobowych oraz do uzyskania istotnych informacji związanych z przetwarzaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),






103

KLAUZULA DLA OSÓB ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMOWY O DZIEŁO









1) w celu wykonania umowy o dzieło, w tym wypłaty wynagrodzenia oraz kontaktowania się w sprawach związanych z realizacją powierzonych zadań; podstawą prawną przetwarzania jest zawarta umowa o dzieło (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane będą przechowywane do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o dzieło;

2) w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Kodeks pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO); dane będą przechowywane przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o dzieło;

3) w celu wywiązania się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym obowiązku obliczenia i pobrania podatku i wpłacenia go organowi podatkowemu oraz obowiązku przechowywania dokumentów związane z poborem podatku; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

4) w celu wywiązania się z obowiązków jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, w tym obowiązku gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy o rachunkowości (art.

104

6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody lub księgi dotyczą;

5) w celu wywiązania się z obowiązków dłużnika zajętej wierzytelności z umowy o dzieło, w tym obowiązku złożenia wynagrodzenia na rachunek depozytowy Ministra Finansów; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) dane będą przechowywane przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia;


7) w celu zapewnienia ciągłości działania; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu wykonania zadań wynikających z działalności statutowej ZHP pomimo zmian osobowych na stanowiskach, z którymi łączy się wykonanie tych zadań; dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przejęcia tych zadań przez inną osobę zatrudnioną, nie dłużej jednak niż przez okres 6 miesięcy od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o dzieło;

8) w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym i pozasądowym; dane będą przechowywane przez okres 3 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o dzieło.

9) w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; podstawą prawną przetwarzania jest Pana/Pani zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); dane będą przechowywane do cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o dzieło.








105



1) wycofać zgodę na wykorzystanie wizerunku w celu lepszej identyfikacji uczestników komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz w celu ułatwienia tej komunikacji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;









106

KLAUZULA DLA KONTRAHENTÓW BĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI









1) w celu wykonania umowy, w tym wypłaty wynagrodzenia oraz kontaktowania się w sprawach związanych z realizacją powierzonych zadań; podstawą prawną przetwarzania jest zawarta umowa o dzieło (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane będą przechowywane do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy;

2) w celu wywiązania się z obowiązków podatnika podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy o podatku dochodowym od osób prawych oraz ustawy o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;


4) w celu wywiązania się z obowiązków dłużnika zajętej wierzytelności z umowy, w tym obowiązku złożenia wynagrodzenia na rachunek depozytowy Ministra Finansów; podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na ZHP na mocy przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) dane będą przechowywane przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia;

5) w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym

107

i pozasądowym; dane będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia wykonywania umowy.






4) dostawcom usług księgowych.





2) żądać dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia czy dane osobowe są przetwarzane, uzyskania kopii danych osobowych oraz do uzyskania istotnych informacji związanych z przetwarzaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),




6) żądać otrzymania danych osobowych, których sam nam Pan dostarczył / Pani dostarczyła, oraz przekazania tej kopii bądź Panu samemu / Pani samej, bądź innemu wskazanemu przez Pana / Panią pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie; dotyczy to jedynie danych osobowych

108

przetwarzanych w sposób automatyczny w celu wykonania umowy (na podstawie art. 20 RODO).

7) wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (na podstawie art. 21 RODO); na skutek wniesienia zasadnego sprzeciwu ZHP

8) zaprzestanie przetwarzania danych w danym celu oraz nie mając innej podstawy prawnej przetwarzania tych danych, usunie je;


109

ZGODA W ZWIĄZKU Z ROZPOWSZECHNIANIEM WIZERUNKU PRACOWNIKÓW, ZLECENIOBIORCÓW I INNYCH OSÓB ZATRUDNIONYCH



☐ Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, obejmujących wizerunek twarzy, polegające na rozpowszechnianiu tych danych w wewnętrznej sieci intranet oraz w systemach informatycznych, aplikacjach i programach służących do komunikacji wewnętrznej, w celu lepszej identyfikacji uczestników tej komunikacji wewnętrznej.

☐ Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, obejmujących imię i nazwisko, wizerunek twarzy oraz służbowe dane kontaktowe, polegające na rozpowszechnianiu tych danych w publicznej sieci Internet, w tym na stronach internetowych Związku Harcerstwa Polskiego, w celu lepszej identyfikacji uczestników tej komunikacji zewnętrznej.

110

KLAUZULA DO ANKIETY WYPEŁNIANEJ W ZWIĄZKU Z WYKONYWANIEM PRAWA WYBORCZEGO

Kto jest kim?


• Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP") – w przypadku kandydowania do władz naczelnych ZHP

albo

• Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew [●] (zwana dalej "Chorągwią") – w przypadku kandydowania do władz hufca lub chorągwi.




tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606



tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606




tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



tel. [●]

fax: [●]

e-mail: [●]

111


Czynne prawo wyborcze

W związku z wykonywaniem czynnego prawa wyborczego na zjazdach hufców, zjazdach chorągwi, zbiórkach wyborczych oraz na zjazdach ZHP wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. informacje o pełnionej przez Ciebie funkcji instruktorskiej albo funkcji przybocznego w drużynie bądź gromadzie oraz o opłaceniu podstawowej składki członkowskiej, a także adres do korespondencji i adres email.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• dokonania wyboru delegatów na zjazd,

• sporządzenia i ogłoszenia listy uczestników zjazdu z głosem decydującym wraz z pełnioną przez nich funkcją albo listy uczestników zbiórki,

• rozpatrzenia i rozstrzygnięcia o wnioskach w sprawie uzupełnienia lub skreślenia z listy uczestników zjazdu z głosem decydującym albo z listy uczestników zbiórki,

• doręczenia pisemnych informacji o miejscu zjazdu, proponowanym porządku obrad, sprawozdań, materiałów zjazdowych i wnoszonych projektów uchwał,

• doręczenia dokumentów, które zgodnie z Ordynacją wyborczą ZHP powinny być doręczone przed terminem zjazdu (takich jak opinia w sprawie działalności odpowiedniej komendy, wnioski w przedmiocie absolutorium wraz z uzasadnieniem),

• nawiązania kontaktu w sprawach objętych porządkiem obrad, w tym prowadzenie konsultacji i uzgodnień dotyczących materiałów zjazdowych i wnoszonych projektów uchwał,

• dokonania wyboru protokolanta lub protokolantów, członków komisji wyborczej, uchwał i wniosków oraz członków komisji skrutacyjnej,

• ustalenia i ogłoszenia wyników głosowania podczas zjazdów i zbiórek wyborczych,

• rozpatrzenia i rozstrzygnięcia o wnioskach w sprawie unieważnienia wyborów i uchwał zjazdów hufców oraz zbiórek wyborczych, wnioski o unieważnienie zjazdów hufców oraz zbiórek wyborczych.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków instruktorskich wynikających z przystąpienia do ZHP oraz z pełnienia funkcji instruktorskich (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym czynnego prawa wyborczego.

Wykonywanie biernego prawa wyborczego

Przetwarzamy Twoje dane osobowe obejmujące informacje o posiadaniu stopnia instruktorskiego, zaliczeniu służby instruktorskiej, opłaceniu podstawowej składki członkowskiej, o braku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe oraz inne dane, których zakres zależy od funkcji, o którą się ubiegasz. Wykorzystujemy te dane osobowe w celu weryfikacji

112

przysługiwania kandydatom do władz ZHP biernego prawa wyborczego oraz zapewnienia zgodnej z postanowieniami Statutu obsady tych władz.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków instruktorskich wynikających z przystąpienia do ZHP oraz z uzyskania stopnia instruktorskiego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym biernego prawa wyborczego.

Jednakże, w odniesieniu do obsady Głównej Kwatery, Centralnej Komisji Rewizyjnej oraz komend i komisji rewizyjnych poszczególnych chorągwi, wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące informacje o braku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe w celu zapewnienia zgodnej z prawem obsady organu zarządzającego oraz organu kontroli lub nadzoru w organizacji pożytku publicznego.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na nas na podstawie art. 20 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Sprawowanie funkcji pochodzącej z wyboru

Jeżeli zostaniesz wybrana / wybrany na funkcję członka władz ZHP, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe dotyczące sposobu pełnienia przez Ciebie powierzonej funkcji, w tym dane zawarte w protokołach posiedzeń, podjętych uchwałach, decyzjach i rozkazach, w sprawozdaniach z działalności władz ZHP oraz w treści korespondencji służbowej. Będziemy wykorzystywać te dane osobowe w celach:

• organizacji pracy władz ZHP, w tym informowania o miejscu i terminie posiedzeń oraz o innych sprawach związanych z bieżącymi pracami,

• protokołowania czynności władz ZHP, w tym przebiegu posiedzeń władz ZHP, oraz prowadzenie dokumentacji bieżących prac,

• zapewnienia wykonania podjętych rozstrzygnięć władz ZHP, w tym ogłaszanie uchwał, decyzji i rozkazów.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków członków władz ZHP, wynikających z przystąpienia do ZHP oraz z objęcia stanowiska pochodzącego z wyboru (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w tym obowiązku realizacji statutowych zadań poszczególnych władz.

Ponadto będziemy przetwarzać te dane osobowe w celach:

• sprawowania nadzoru nad legalnością, rzetelnością, gospodarnością i celowością działania władz ZHP oraz ocena pracy członków władz ZHP, w tym podjęcie rozstrzygnięcia w przedmiocie absolutorium,

• rozpowszechniania informacji o członkach władz ZHP, w tym ich danych kontaktowych,

• zapewnienie ciągłości działania pomimo zmian składu osobowego władz ZHP.

113

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Polega on na: zapewnieniu rzetelności, gospodarności i celowości działalności władz, a także zgodności tej działalności ze statutem i przepisami prawa, na zapewnieniu łatwej dostępności i dyspozycyjności członków władz ZHP oraz na zapewnieniu ciągłości działania ZHP.

Ponadto będziemy przetwarzać te dane osobowe w celu ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentacji wytworzonej w toku pracy władz ZHP, stanowiącej źródło informacji o wartości historycznej o działalności ZHP (zwanej dalej "materiałami archiwalnymi"). Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizacji społecznej na mocy przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Jeżeli zostaniesz wybrana / wybrany na funkcję członka organu uprawnionego do reprezentacji ZHP / Chorągwi lub organu nadzoru ZHP / Chorągwi, będziemy przetwarzać te dane osobowe obejmujące Twoje imię, nazwisko, numer PESEL oraz informację o pełnionej funkcji w organie reprezentującym. Będziemy przetwarzać te dane osobowe w celu ich ujawnienia w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na stowarzyszeniu / terenowej jednostce organizacyjnej stowarzyszenia na mocy przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO).


Ujawniamy Twoje dane osobowe właściwym sądom rejestrowym prowadzącym rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także przewodniczącemu Komitetu do spraw Pożytku Publicznego i innym władzom publicznym uprawionym do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Ponadto w związku z nadzorem sprawowanym przez władze naczelne ujawniamy Twoje dane osobowe ZHP.


Twoje dane osobowe związane z wykonywaniem czynnego prawa wyborczego przechowujemy do czasu prawomocnego ustalenia wyników wyborów.

W przypadku niewybrania na stanowisko we władzach ZHP przechowujemy Twoje dane osobowe do czasu prawomocnego ustalenia wyników wyborów.

W przypadku wybrania na stanowisko we władzach ZHP przechowujemy Twoje dane osobowe:

• zawarte w materiałach archiwalnych - do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

• zawarte w pozostałych dokumentach wytworzonych w toku pracy władz ZHP – przez 3 lata od zakończenia pełnienia powierzonej funkcji;

114

• zawarte w dokumentach wytworzonych w toku pracy władz ZHP dotyczących bieżących zagadnień i mających znaczenie jedynie dla zapewnienia ciągłości działania ZHP – przez 1 rok od zakończenia pełnienia powierzonej funkcji.

115

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ANKIETAMI HARCERSKIEGO INSTYTUTU BADAWCZEGO

Kto jest kim?

Administratorem Twoich danych osobowych, to znaczy podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP").


Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych


tel. +48 22 339 0645

fax: +48 22 339 0606




tel. + 48 888 942 222

fax: +48 22 339 0606



Wykorzystujemy Twoje dane osobowe, które podałaś/podałeś w formularzu rejestracyjnym, w celu utworzenia dla Ciebie indywidualnego konta w panelu badawczym ZHP oraz w celu opracowania (na podstawie kryteriów odnoszących się do płci, wieku, miejsca zamieszkania oraz danych dotyczących wstąpienia i aktywności w ZHP) grupy badawczej i przydzielenia Cię do tej grupy, a także w celu wysłania Ci zaproszenia do udziału w ankietach.

Wykorzystujemy również Twoje dane osobowe, które podałaś/podałeś w kwestionariuszu ankiety, w celu opracowania zbiorczych informacji będących podstawą oceny postaw

116

i zachowań członków, funkcjonowania elementów metody harcerskiej czy narzędzi metodycznych.

Podanie danych, o które zwracamy się w formularzu rejestracyjnym, jest warunkiem uczestnictwa w badaniach w charakterze respondenta. Natomiast podanie danych, o które zwracamy się w kwestionariuszu ankiety, jest całkowicie dobrowolne. Możesz bowiem w każdej chwili odmówić lub zrezygnować z wypełnienia ankiety.

Podstawą prawną wykorzystania Twoich danych osobowych w powyższych celach jest Twoja wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO).


Nie ujawniamy Twoich danych osobowych innym osobom, organizacjom lub organom.


Twoje dane osobowe, które podałaś/podałeś w formularzu rejestracyjnym, będziemy przechowywać przez okres Twojej aktywności w Panelu Badawczym ZHP. Nieaktywni respondenci podlegają wykluczeniu z Panelu Badawczego ZHP, a ich dane są usuwane.

Twoje dane osobowe, które podałaś/podałeś w kwestionariuszu ankiety, będziemy przechowywać przez okres trwania badania. Niezwłocznie po upływie tego okresu Twoje dane osobowe zostaną poddane anonimizacji, po czym będą przechowywane jedynie w postaci zbiorczej, przedstawiane tylko zbiorczo, z wyłączeniem możliwości zidentyfikowania respondentów.



• wycofać zgodę na udział w badaniach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Twoich danych osobowych przed jej wycofaniem.

Ponadto masz prawo do żądania:



• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności, jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych;

117




o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody;

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu

118

ZGODA NA UDZIAŁ W BADANIACH



☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, które podałem/podałam w formularzu rejestracyjnym, jak również moich danych osobowych, które podam w kwestionariuszach ankiet, które zdecyduję się wypełnić. Zakres danych, o których podanie Związek Harcerstwa Polskiego zwraca się w kwestionariuszach ankiet, rożni się w zależności od przedmiotu badania. Może niekiedy obejmować dane szczególnych kategorii, w tym dane dotyczące poglądów politycznych lub przekonań religijnych i światopoglądowych. Na podstawie niniejszej zgody Związek Harcerstwa Polskiego może wykorzystywać moje dane osobowe w celu:

• umożliwienia mi udziału w ankietach (w tym utworzenia indywidualnego konta w panelu badawczym, opracowania grupy badawczej oraz wysłania zaproszenia do udziału w ankietach)

• opracowania na podstawie ankiet zbiorczych informacji będących podstawą oceny postaw i zachowań członków, funkcjonowania elementów metody harcerskiej czy narzędzi metodycznych.

119

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z WYSYŁKĄ NEWSLETTERA

Szanowne Druhny i Druhowie,

w dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie nowe rozporządzenie unijne, regulujące ochronę danych osobowych oraz swobodny przepływ danych osobowych w Unii Europejskiej1 (tzw. RODO).

Poniżej przedstawiamy Wam informacje dotyczące wykorzystania Waszych danych osobowych w związku z subskrypcją naszego newslettera.

Administrator Waszych danych osobowych.

Administratorem Waszych danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego – dalej zwany: „ZHP”.

Wyjaśniamy przy tym, że administrator danych osobowych, zgodnie z definicją zawartą w RODO, to podmiot, która ustala cele i sposoby wykorzystania danych osobowych.

Kontakt z ZHP w sprawach dotyczących danych osobowych.

Możecie napisać do nas pismo tradycyjną pocztą, na adres siedziby ZHP, tj.:

Związek Harcerstwa Polskiego,

ul. M. Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa

Możecie również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych, wysyłając wiadomość e-mail na specjalny adres [email protected]

Cele wykorzystywania danych osobowych.

Wykorzystujemy Wasze dane osobowe, a mianowicie adres e-mail, w celu wysyłki newslettera zawierającego informacje o tym, co ważnego i ciekawego dzieje się w naszym harcerstwie. Wysyłka newslettera odbywa się w określonych odstępach czasu, zazwyczaj raz w miesiącu.

Podstawa prawna wykorzystania danych osobowych.

Wykorzystujemy Wasze dane osobowe na podstawie zgody, którą wyraziliście przez podanie adresu email oraz kliknięcie przycisku "Zapisz się do Newslettera ZHP" (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Uznajemy, że w ten sposób wyraziliście zgodę na wykorzystanie Waszych danych osobowych.

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

120

Podanie nam danych osobowych jest konieczne.

Podanie Waszych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, jednakże jest niezbędnym warunkiem świadczenia usługi newslettera. Nie znając Waszych adresów e-mail, nie moglibyśmy bowiem rozsyłać newslettera.

Wasze uprawnienia względem danych osobowych.

W związku z wykorzystywaniem przez nas Waszych danych osobowych możecie domagać się od nas:

ü dostępu do Waszych danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy Wasze dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania kopii Waszych danych osobowych oraz do uzyskania informacji związanych z wykorzystaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),

ü kopii Waszych danych osobowych, których sami nam dostarczyliście, i przekazania tej kopii bądź Wam samym, bądź innemu wskazanemu pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie (na podstawie art. 20 RODO),

ü sprostowania danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (na podstawie art. 16 RODO),

ü usunięcia wszystkich lub niektórych Waszych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadła podstawa prawna wykorzystywania tych danych, np. wobec cofnięcia zgody lub zaprzestania przez nas wysyłki newslettera albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,

ü ograniczenia wykorzystania Waszych danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych lub na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przez Was roszczeń; na skutek ograniczenia wykorzystania danych osobowych zaprzestaniemy tymczasowo wysyłki newslettera,

ü cofnięcia wyrażonej zgody na przewarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (na podstawie art. 7 RODO). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem ich wykorzystywania na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Macie również prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Waszych danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możecie wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

Udostępniamy Wasze dane osobowe innym podmiotom.

Ujawniamy Wasze dane osobowe FreshMail sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, z której usług korzystamy przy wysyłce newslettera. FreshMail sp. z o.o. wykorzystuje Wasze dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmiot przetwarzający. FreshMail nie jest odrębnym administratorem Waszych danych, co oznacza, że nie może wykorzystywać Waszych danych do innych celów niż realizacja zlecenia ZHP.

121

Okres przechowywania Waszych danych osobowych.

Przechowujemy Wasze dane osobowe do momentu wycofania zgody na subskrypcję Newslettera. Po jej wycofaniu Wasze adresy e-mail nie będą już dłużej wykorzystywane do tego celu, a jeżeli nie podaliście tego samego adresu e-mail do korzystania z innych usług w ZHP, Wasz adres e-mail zostanie całkowicie usunięty z naszej bazy.

122

KLAUZULA DO KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ (KLAUZULA SKRÓCONA, DO UMIESZCZENI W STOPCE WIADOMOŚCI)

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("ZHP"). Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania i utrzymywania kontaktu, w tym kontaktu w związku z podjętą z ZHP współpracą. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez ZHP znajdzie Pani/Pan pod adresem [●]. W przypadku jakichkolwiek pytań może Pani/Pan skontaktować się z ZHP, pod podanym powyżej adresem siedziby. Może Pani/Pan również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych pod adresem [email protected]

123

KLAUZULA DO KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ (KLAUZULA PEŁNA, DO UMIESZCZENIA NA STRONIE INTERNETOWEJ)

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("ZHP"). Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania i utrzymywania kontaktu, w tym kontaktu w związku z podjętą z ZHP współpracą. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez ZHP znajdzie Pani/Pan pod adresem [●]. W przypadku jakichkolwiek pytań może Pani/Pan skontaktować się z ZHP, pod podanym powyżej adresem siedziby. Może Pani/Pan również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczony przez nas inspektorem ochrony danych pod adresem [email protected].






2) Telefonicznie pod numerem telefonu: +48 22 339 0645


Pana/Pani dane osobowe obejmujące imię, nazwisko, stanowisko, adres email, numer telefonu będą przetwarzane w celu nawiązania i utrzymywania kontaktu, w tym kontaktu w związku z podjęciem lub z zamiarem podjęcia współpracy z ZHP.

Podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest uzasadniony interes ZHP (art. 6 ust.1 lit. f RODO) polegający na komunikowaniu z innymi osobami, organizacjami i władzami w sprawach związanych z prowadzoną działalnością statutową. Jednakże jeżeli nawiązanie i utrzymywanie kontaktu następuje w wykonaniu umowy z ZHP, której Pani/Pan jest stroną, podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest niezbędność do wykonania tej umowy (art. 6 ust.1 lit. b RODO).

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od ostatniego kontaktu.


Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane:

1) dostawcom usług teleinformatycznych takich jak hosting poczty elektronicznej,

2) operatorom pocztowym i przewoźnikom.

124

Pani/Pana dane osobowe mogą być również ujawniane chorągwiom ZHP oraz Muzeum Harcerstwa ZHP, będącym odrębnymi administratorami.


W związku z wykorzystywaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan w każdej chwili:


Ponadto może Pani/Pan:




5) żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych lub o zasadności zgłoszonego sprzeciwu albo na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony Pani/Pana roszczeń,

6) żądać otrzymania danych osobowych, których sama nam Pani dostarczyła / sam nam Pan dostarczył, oraz przekazania tej kopii bądź Pani samej / Panu samemu, bądź innemu wskazanemu przez Panią/Pana pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób automatyczny w celu wykonania umowy (na podstawie art. 20 RODO).

Ma Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możecie Państwo wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

125

KLAUZULA DLA CZYTELNIKÓW BIBLIOTEKI MUZEUM HARCESTWA ZHP


Administratorem Twoich danych osobowych jest Muzeum Harcerstwa Związku Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("Muzeum").


Muzeum dokłada starań, aby dane osobowe były wykorzystywane w sposób zapewniający zgodność z prawem i bezpieczeństwo. W tym celu Muzeum powołało inspektora ochrony danych, z którym możesz kontaktować się bezpośrednio:

1) mailowo pod adresem poczty elektronicznej: [email protected]

2) telefonicznie pod numerem telefonu: + 48 888 942 222


Twoje dane osobowe zawarte w wypełnionej przez Ciebie karcie bibliotecznej będą wykorzystywane w celu zapewnienia, że należycie wywiązujesz się z obowiązków czytelnika biblioteki Muzeum. Podstawą prawną wykorzystywania Twoich danych osobowych jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta przez akceptację regulaminu biblioteki (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Twoje dane osobowe zawarte w wypełnionej przez Ciebie karcie bibliotecznej będą ponadto wykorzystywane w celu dochodzenia zwrotu wypożyczonych zbiorów biblioteki. Podstawą prawną wykorzystywania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Muzeum (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ustaleniu i dochodzeniu roszczeń w postępowaniu sądowym i pozasądowym.

Podanie danych osobowych, o które zwracamy się w karcie bibliotecznej nie jest wymogiem ustawowym, jednakże jest warunkiem wypożyczenia zbiorów biblioteki.

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od ostatniego wypożyczenia zbiorów biblioteki.


Twoje dane osobowe będą ujawniane Związkowi Harcerstwa Polskiego, który zapewnia Muzeum środki potrzebne do jego utrzymania i rozwoju, w tym zasoby kadrowe, i który w związku z tym przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie Muzeum jako podmiot przetwarzający.


W związku z wykorzystywaniem Twoich danych osobowych możesz w każdej chwili:

1) wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu

126

na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystywania tych danych, usuniemy je.

Ponadto możesz:

2) żądać dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania kopii danych osobowych oraz do uzyskania istotnych informacji związanych z wykorzystywaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),


4) żądać usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł cel lub podstawa prawna wykorzystywania tych danych (np. jeżeli został wniesiony zasadny sprzeciw) albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,

5) żądać ograniczenia wykorzystywania danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych lub o zasadności zgłoszonego sprzeciwu albo na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich roszczeń,

Masz również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

127

KLAUZULA DLA SPONSORÓW I OFIARODAWCÓW


Administratorem Twoich danych osobowych jest Muzeum Harcerstwa Związku Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("Muzeum").


Muzeum dokłada starań, aby dane osobowe były wykorzystywane w sposób zapewniający zgodność z prawem i bezpieczeństwo. W tym celu Muzeum powołało inspektora ochrony danych, z którym możesz kontaktować się bezpośrednio:




Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu wystawiania dowodów księgowych dokumentujących darowizny i inne formy pomocy materialnej udzielanej harcerstwu oraz w celu wykonania obowiązków podatnika podatku od spadków i darowizn. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na nas na podstawie przepisów o rachunkowości oraz o podatku od spadków i darowizn (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Twoje dane osobowe będą przechowywane w tym celu przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą wytworzone dowody księgowe.

Ponadto wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu opublikowania na stronie internetowej Muzeum wykazu sponsorów i ofiarodawców. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Twoje dane osobowe będą przechowywane w tym celu przez okres 1 roku od ich opublikowania na stronie internetowej.


Ujawniamy Twoje dane osobowe:

• biurom świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,

• organom Krajowej Administracji Skarbowej

oraz innym organom władzy publicznej uprawionym do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Ponadto w związku z opublikowaniem na stronie internetowej Muzeum wykazu sponsorów i ofiarodawców Twoje dane osobowe będą podane do wiadomości nieoznaczonego kręgu użytkowników strony internetowej.

128

Ponadto ujawniamy Twoje dane osobowe Związkowi Harcerstwa Polskiego, który zapewnia Muzeum środki potrzebne do jego utrzymania i rozwoju, w tym zasoby kadrowe, i który w związku z tym przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie Muzeum jako podmiot przetwarzający.


W związku z wykorzystywaniem Twoich danych osobowych możesz w każdej chwili:

1) wycofać zgodę na opublikowanie na stronie internetowej Muzeum wykazu sponsorów i ofiarodawców; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Twoich danych przed jej wycofaniem.

Ponadto możesz:

2) żądać dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania kopii danych osobowych oraz do uzyskania istotnych informacji związanych z wykorzystywaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),


4) żądać usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł cel lub podstawa prawna wykorzystywania tych danych albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,

5) żądać ograniczenia wykorzystywania danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych albo na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich roszczeń.

Masz również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

129

ZGODA NA WPISANIE NA LISTĘ SPONSORÓW I OFIARODAWCÓW OPUBLIKOWANĄ NA STRONIE INTERNETOWEJ MUZEUM

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu z Muzeum Harcerstwa Związku Harcerstwa Polskiego albo bezpośrednio z wyznaczonym przez Muzeum inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystywania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.


☐ Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Muzeum Harcerstwa Związku Harcerstwa Polskiego moich danych osobowych, obejmujących imię, nazwisko oraz zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję (jeżeli darowizna została poczyniona w związku z zajmowaniem stanowiska lub pełnieniem funkcji) w celu opublikowania na stronie internetowej Muzeum wykazu sponsorów i ofiarodawców i wyrażenia w ten sposób wdzięczności.

130

KLAUZULA W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ ZAJĘĆ EDUKACYJNYCH

Kto jest kim?

Administratorem danych osobowych Twojego dziecka jest Muzeum Harcerstwa Związku Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("Muzeum").

Muzeum dokłada starań, aby dane osobowe Twojego dziecka były wykorzystywane w sposób zapewniający zgodność z prawem i bezpieczeństwo. W tym celu Muzeum powołało inspektora ochrony danych, z którym możesz kontaktować się bezpośrednio:



Po co nam dane osobowe twojego dziecka?

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu zapewnienia należytej organizacji zajęć edukacyjnych, w tym w celu potwierdzenia obecności na zajęciach, dostosowania tematów i sposobów prowadzenia zajęć do potrzeb edukacyjnych uczestników oraz wydawania zaświadczeń. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na realizacji celów statutowych przez prowadzenie całorocznej działalności wychowawczej, edukacyjnej oraz oświatowej wśród dzieci i młodzieży.

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu zapewnienia jego bezpieczeństwa, w tym ochrony zdrowia, w czasie zajęć. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w tym celu jest ochrona jego żywotnych interesów (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. d RODO).

Ponadto, jeżeli w związku z organizacją zajęć edukacyjnych Muzeum otrzymało dotację celową lub inną formę dofinansowania ze środków publicznych, wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w celu przekazania list obecności na zajęciach organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków przewidzianych w umowie o udzielenie dotacji lub dofinansowania. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na organizacji finansowania form działalności Muzeum.

Dane osobowe Twojego dziecka będą przechowywane w powyższych celach do zakończenia zajęć, chyba że wyjdą na jaw okoliczności uprawdopodabniające wystąpienie przez Ciebie z roszczeniami o naprawienie szkody na osobie lub majątku dziecka. Wówczas dane osobowe Twojego dziecka będą przechowywane jeszcze przez 3 lata ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na obronie przed roszczeniami w postępowaniu sądowym i pozasądowym.

Jednakże dane osobowe Twojego dziecka zawarte w listach obecności na zajęciach, przekazanych organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków przewidzianych w umowie o udzielenie dotacji lub dofinansowania, będą przechowywane przez 5 lat od początku roku

131

następującego po roku obrotowym, w którym zajęcia się odbyły, chyba że umowa przewiduje dłuższy okres przechowywania tych danych.


Ujawniamy Twoje dane osobowe Związkowi Harcerstwa Polskiego, który zapewnia Muzeum środki potrzebne do jego utrzymania i rozwoju, w tym zasoby kadrowe, i który w związku z tym przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie Muzeum jako podmiot przetwarzający.














132


Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem danych Twojego dziecka do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

* * *



Powyższe informacje dotyczą wykorzystywania danych osobowych Twojego dziecka/podopiecznego oraz wykonywania przysługujących mu praw. Prosimy, abyś zapoznał się z powyższymi informacjami oraz, uwzględniając dojrzałość i stopień rozwoju Twojego dziecka/podopiecznego,


• wyjaśnił mu, w jaki sposób Muzeum wykorzystuje jego dane osobowe,

• uzyskał jego opinię i w miarę możliwości uwzględnił jego rozsądne życzenia przed wyrażeniem zgody na wykorzystywanie jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw.

Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku z organizacją zajęć edukacyjnych wykorzystujemy również Twoje dane osobowe, w tym Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz dane niezbędne do wystawienia na Twoje żądanie rachunku lub faktury. Wykorzystujemy te dane:

• w celu weryfikacji Twojej tożsamości w razie osobistego odbioru dziecka/podopiecznego z zajęć; podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa dziecka;

• w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących dziecka/podopiecznego; podstawą prawną jest ochrona żywotnych interesów dziecka/podopiecznego (art. 6 ust. 1 lit. d RODO);

• w celu obrony przed roszczeniami z tytułu szkody na osobie lub majątku dziecka (w art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

• w celu wystawienia rachunku lub faktury w związku z odpłatnością za zajęcia edukacyjne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

133

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu zakończenia formy pracy. Nie dotyczy to jednak danych wykorzystywanych:

• w celu wystawienia rachunku lub faktury, które przechowujemy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody księgowe dotyczą,

• w celu obrony przed roszczeniami, które przechowujemy przez 3 lata od zakończenia formy pracy.


Księga klauzul informacyjnych i formularzy zgody w ZHP · Dlaczego warto to wiedzieć? Ponieważ...

Documents

Transcript of Księga klauzul informacyjnych i formularzy zgody w ZHP · Dlaczego warto to wiedzieć? Ponieważ...