O-EF 2008 1

KLUBISIHTEERI

Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa:

www.lions.fiJäsenille Tietoluola

Koulutusmateriaalit

O-EF 2008 2

KOULUTUKSEN TAVOITE:

• Tiedät tehtäväsi tärkeyden

• Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’

• Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset

• Sitoudut hoitamaan tehtävän

• Tiedät mistä olet vastuussa

O-EF 2008 3

• Olet presidentin oikea käsi• Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun jälkesi näkyy !

SIHTEERI klubin tärkein virkailija ?

O-EF 2008 4

• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen• Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät (vaihtelevat klubeittain)

Klubin sisäiset tehtävät

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

O-EF 2008 5

• Ilmoitusten teko

• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan

• Klubin kirjeenvaihdon hoito

• Osallistuminen piirifoorumiin ja alue- ja lohkokokouksiin

Klubin ulkoiset tehtävät

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

6

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Valmistelut ennen toimintakautta

Tarkasta, että edellinen sihteeri on hoitanut:

- uusi hallitus on rekisteröity

- kesä-, heinä- ja elokuun raportit on tehty

- tulevan kauden virkailijat on ilmoitettu liiton jäsenrekisteriin

O-EF 2008 7

• suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi tai

• lomakkeella 3 kappaleena

• kuitti maksusta (10 €) mukaan

• tehdään toukokuussa

yhdistysrekisteriin

Nimenkirjoittajien muutos

O-EF 2008 8

Jäsen- ja virkailijailmoitukset

liiton rekisteriin

• Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä)• Salasana on kv. jäsennumerosi• Salasana annetaan presidentille, rahastonhoitajalle, sihteerille ja jäsenjohtajalle

Raportoi heti kokouksen jälkeen, viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä.

Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

www.lions.fi/rekisteri/

O-EF 2008 9

Jäsen- ja virkailijailmoitukset

• Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa.

• Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin.

• Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk.

• Ilmoituksen on oltava liiton jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä.

• Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset

O-EF 2008 10

Muut

Puolisot

Klubivierailut

Joulukuust,sankarihad.

Klubin kehit-tämispäivä

Klubiaktiviteetit

Klubi-illat

Hallituksen kokoukset

Aluekokous

Mansikan myynti

Kokoukset ja koul

JouMarLokSyyEloHeiVuositapahtumat

KLUBIKALENTERI (esimerkki)

Vuosikokous kutsu

Pikku-joulut

Havujahaudoille

Vuosikokous

Kulttuuri

Piirifoorumi

Kaudenavaus

O-EF 2008 11

Muut

Puolisot

Klubivierailut

KlubiaktiviteetitTalvirieha

Klubi-illat

Hallituksen kokoukset

Klubivirk. koulutusKokoukset ja koul

KesTouHuhMaaHelTamVuositapahtumat

KLUBIKALENTERI (esimerkki)

Kulttuuri

Klubinkevätpäivä

Liitonvuosikokous

Lohko-kokoukset

Piirinvuosikokous

Vaalikokous

Hallituksen vaihtokok

Verenluovutus

Aloitteet

O-EF 2008 12

Elo-lokakuu

• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta

• Muut vuosikokousvalmistelut • Osallistu piirifoorumiin

• Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 13

Marraskuu

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

• Osallistu aluekokoukseen

O-EF 2008 14

Tammikuu

15.1. mennessä hoidettavat asiat:

Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet.

Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta 2. varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatus- todistus ja ehdokkaan suostumus. Klubin aloitteet piirikokoukselle.

1. Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 15

Helmikuu

Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu,ehdollepanotoimikunta.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 16

Maaliskuu

• Tarkasta viimeistään nyt Lions-liiton rekisteri

• Osallistu lohkokoukseen

• Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 17

Maalis-huhtikuu

• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta• Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosi- kokoukseen• Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille• Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen• Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen• Palkintojen tilaaminen ja anominen• Rauhanjulistekilpailupakettien tilaaminen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 18

Toukokuu

• Muutostiedot yhdistysrekisteriin

• Perhejäsenyyden ilmoittaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä

• Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 19

Kesäkuu

• Sihteerin arkisto ajan tasalle

• Muuta liiton jäsenrekisteriin klubin ALIAS-sähköpostin vastaanottajat

• Täydennä liiton jäsenrekisteriin klubin jäsenten sähköpostiosoitteet

• Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu

• Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta

• Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten

• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle

• Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 20

• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen (klubikohtainen)• Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain

Klubin sisäiset tehtävät

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

O-EF 2008 21

Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa

• Nimilista läsnäolon toteamiseksi

• Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet

Ennen kokousta

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

O-EF 2008 22

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa

• Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen

- Lions –vuosikirja

- klubin voimassaolevat säännöt

- toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat

- saapuneet kirjeet, piirikuvernöörin tiedotteet ym

Ennen kokousta

O-EF 2008 23

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

• Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta)

• Pidä pöytäkirjaa

• Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms.

• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä

• Huolehti, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan

Kokouksen aikana

O-EF 2008 24

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).

• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos.

• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita

se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.

Pöytäkirja on klubin "historiakirja”

Pöytäkirjan pito

O-EF 2008 25

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

• Hyvä muistio kertoo kaiken oleellisen klubi-illassa käsitellyistä asioista

• Merkitse klubi-illan aikana muistiin päätökset

• Muistiolla ei ole virallista muotoa, pitää sisällään periaatteessa pöytäkirjan asiat

• Muistio on osa klubin "historiakirjaa”.

Muistion pito

O-EF 2008 26•26

Läsnäolotilastot ja jäsenluokat

Klubikokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain.

Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä:• toimiva (aktiivi) jäsen• ulkojäsen• kunniajäsen• etuoikeutettu jäsen• ainaisjäsen• liitännäisjäsen. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin.• tukijäsen (kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan, ei lasketa LCI:n kokonaismäärään.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 27

LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2008-2009

L = läsnä, P = poissa, K= korvaus

Jäsen 09 10 11 12 01 02 03 04 05   100%                       Aura Arthur                      Brink Stig                      Ekman Erik                      Frans Oili-Elisabet                      Frans Rafael                      Ingberg Ulf                      Köhler Bruno                      Lax Arne                      Lax Gunne                      Majors Olof                      Mangs Mats                      Mattbäck Peter                      Nåhls Stefan                      Näsman Kurt                      Pada Bernt                      Sandberg Lars                      Thomasfolk Per                      Victorzon Olle                                             Ainaisjäsen                      Levi Ludén                                             Etuoikeutetut                      Andila Carl-Gustaf                      Backman Ingmar                      Palm Nils                      

                      Ulkojäsenet                       Skur Bernhard

                                            

O-EF 2008 28

Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.)

Läsnäoloprosentin laskentakaava

L + K X 100 = läsnäolo-% T

L = kokouksessa läsnäolevat lionitK = poissaolonsa korvanneet lionitT = klubin toimivien lionien kokonaismäärä

Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun.

Läsnäoloprosentin laskeminen

O-EF 2008 29

Säännöt poissaolon korvaamiseksi

Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista:

1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous2. Oman klubin hallituksen kokous3. Oman klubin toimikunnan kokous4. Oman klubin jokin muu kokous5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti6. Alueen tai lohkon kokous7. Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä

tahansa lionien virallinen kokous8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa,

liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika)9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

O-EF 2008 30

Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti:

Klubitoiminta:- klubitoiminnan painopistealue- klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta- klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut- hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen- klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus

Jäsenasiat:- uudet ja eronneet jäsenet- 100 % jäsenet toimintakaudelta- palkitsemiset- jäsenten merkkipäivät- yms.

TOIMINTAKERTOMUS

O-EF 2008 31

Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti:

Klubitoiminta:- klubitoiminnan painopistealue- klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta- klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut- hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen- klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus

Jäsenasiat:- uudet ja eronneet jäsenet- 100 % jäsenet toimintakaudelta- palkitsemiset- jäsenten merkkipäivät- yms.

TOIMINTAKERTOMUS

O-EF 2008 32

• Presidentin oikea käsi

• Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toimin- nasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun jälkesi näkyy !

SIHTEERI klubin tärkein virkailija!