Korespondensi Indonesia

1

BAB I

PENDAHULUAN

alam bab ini dibahas (1) pengertian korespondensi, (2) kondisi korespondensi masa kini, (3) pengetahuan tentang korespondensi,

(4) pengertian surat, dan (5) fungsi surat. Pembahasan diakhiri dengan tugas dan latihan. Lalu pembahasan bertujuan agar pembaca mampu menjelaskan, (1) pengertian korespondensi, (2) kondisi korespondensi masa kini, (3) pengetahuan tentang korespondensi, (4) pengertian surat, dan (5) fungsi surat.

A. Pengertian Korespondensi Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi

berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 : 462).

Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.

Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

D

Bab I: Pendahuluan

2

B. Kondisi Korespondensi Masa KiniPerkembangan di semua bidang kehidupan masa kini menuntut

perubahan yang mendasar dalam penyampaian informasi yang berlangsung secara timbal balik. Dapat disaksikan bahwa budaya yang mengutamakan kelisanan dengan perlahan-lahan telah mulai beralih ke arah budaya yang mementingkan keberaksaraan. Ini berarti bahwa secara lambat laun kita menuju ke peradaban modern yang mengandalkan komunikasi tulis yang dapat menempuh jarak tempat dan waktu karena membekas dengan lebih berkesan. Bahkan dalam banyak hal, yang tersurat telah dianggap orang lebih berbobot sebagai bukti daripada yang diucapkan.

Pada kenyataannya korespondensi sebagai salah satu jenis komunikasi tulis sudah mulai memasyarakat. Aktivitas berkorespondensi tidak hanya dilakukan oleh golongan terpelajar, tetapi juga dilakukan oleh orang awam yang bukan tunaaksara. Berkorespondensi telah menjadi tugas rutin bagi sebagian kecil masyarakat bangsa kita. Para sekretaris dan pegawai yang khusus bertugas di bidang administrasi dalam instansi pemerintah maupun dalam instansi swasta, selalu sibuk membuat konsep dan mengetik surat. Hal ini disebabkan betapa banyaknya surat yang harus ditulis dan dikirim setiap hari. Selain itu, sahabat pena sudah lama populer di kalangan remaja kita. Mereka mengadakan hubungan antara sesamanya di tanah air untuk mengatakan hasrat, cita-cita, dan hobbinya masing-masing dengan menulis surat.

Sebagian masyarakat bangsa kita telah pula menunjukkan kemajuannya dalam berkorespondensi. Hal ini dapat diketahui dari realitas kondisi tata relasi, baik di antara pengusaha industri dengan wirausaha bisnis dan pejabat pemerintah ataupun antara sesamanya yang semakin meningkat. Realitas itu melatarbelakangi munculnya tuntutan kiat berkorespondensi yang efektif dan canggih demi kelancaran operasi mereka. Akibatnya, gaya dalam korespondensi mereka bercorak dinamis.

Namun, dalam praktik korespondensi banyak sekali instansi yang melakukan kesalahan. Kesalahan yang dimaksud, antara lain sebagai berikut.(1) Susunan redaksi surat tidak menentu. (2) Penggunaan bentuk surat tidak menentu. (3) Penulisan alamat kurang tepat. (4) Kalimat yang digunakan ada yang bertele-tele. (5) Kalimat yang digunakan banyak yang tidak memenuhi syarat

ketatabahasaan.(6) Penulisan kata ataupun istilah banyak yang tidak tepat. (7) Penulisannya banyak yang melanggar kaidah-kaidah Ejaan yang

Disempurnakan, terutama dalam hal pemakaian huruf kapital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata atas suku kata.

Korespondensi Indonesia

3

Khalayak pemeran korespondensi seyogianya benar-benar menyadari bahwa kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penulisan surat dapat berdampak negatif dalam berkorespondensi. Kesalahan-kesalahan dapat menyebabkan ketidakjelasan surat yang dihasilkan dan di dalam pemanfaatannya sebagai sarana komunikasi dapat menyebabkan terhambatnya komunikasi. Dalam instansi pemerintah terhambatnya komunikasi dapat menjadi kendala dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintah. Dalam perusahaan terhambatnya komunikasi dapat menimbulkan berbagai masalah pada banyak pihak; kalau hal itu sering terjadi, maka perkembangan perusahaan itu akan terhambat pula.

Karena itu, kesalahan-kesalahan penulisan surat dalam aktivitas berkorespondensi harus dihindarkan. Kesalahan-kesalahan penulisan surat yang dilakukan para pegawai yang bertugas dalam tulis-menulis surat di lembaga-lembaga pemerintah maupun di perusahaan-perusahaan, akan dapat berkurang secara berangsur-angsur dengan cara memberi pedoman korespondensi yang mantap dan benar kepada mereka.

C. Pengetahuan tentang Korespondensi Ada dua fenomena umum yang biasa ditemukan dalam dunia

korespondensi kita. Pertama, seperti telah disinggung pada pembicaraan terdahulu, adanya surat-surat yang relatif ruwet. Keruwetannya terlihat pada pengungkapan masalah atau ide yang kurang baik dan berbelit-belit, penggunaan bentuk surat yang kurang atau tidak tepat, penulisan yang salah, dan penggunaan bahasa yang kurang efektif dan efisien. Kedua, adanya pegawai-pegawai baru di bagian administrasi, baik di instansi pemerintah maupun di instansi swasta yang sering kewalahan dalam menangani pengonsepan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Realitas itu dapat disebabkan kekurangcermatan penulis atau pegawai dalam menulis atau mengonsep surat baik dalam mengungkapkan pikiran, menggunakan bentuk surat maupun dalam bidang korespondensi. Oleh karena itu, para pegawai terutama para pegawai baru yang bertugas dalam urusan surat-menyurat di setiap instansi, patut meningkatkan kecermatannya dalam menulis berbagai jenis surat dan meningkatkan pengetahuannya dalam bidang korespondensi.

Pengetahuan tentang korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pengetahuan tentang bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat, dan pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat. Pengetahuan tentang bahasa surat mencakup sifat bahasanya dan berbagai aspek pengetahuan kebahasaan yang diperlukan. Pengetahuan tentang penulisan surat mencakup bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat, tahap-tahap penulisan surat, dan jenis-jenis surat beserta

Bab I: Pendahuluan

4

penulisannya. Lalu pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat mencakup berbagai hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan penerimaan surat. Kemudian yang menyangkut persoalan penggunaan bahasa dalam penulisan surat, sudah selayaknyalah bahwa para pemeran korespondensi telah memiliki keterampilan dasar menulis yang memadai.

Pemilikan pengetahuan tentang korespondensi dan keterampilan berkorespondensi merupakan kunci penentu sukses bagi setiap pemeran korespondensi dalam aktivitas berkorespondensi. Upaya berkorespondensiyang efisien dan efektif merupakan salah satu upaya penting bagi setiap instansi pemerintah dalam mengadakan hubungan kerja sama yang baik dalam menjalankan roda pemerintahan dan pelaksanaan program pembangunan. Sama seperti di setiap instansi pemerintah, di setiap perusahaan swasta juga upaya berkorespondensi yang efisien dan efektif merupakan salah satu upaya yang sangat penting bagi pengusaha dalam menjalin relasi yang baik dengan pengusaha lain untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaannya.

D. Pengertian Surat Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis (lihat

Sudaryono, 1983:1 dan Pratjihno, 1983:1). Surat adalah salah satu jenis tulisan. Lalu sebagai suatu tulisan, surat ditulis seperti halnya tulisan-tulisan lain. Oleh karena itu, seseorang yang akan menulis surat, harus terlebih dahulu mengetahui tata tulis tulisan dan memiliki keterampilan menulis kalimat efektif dan mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan yang berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan.

Finoza menyatakan bahwa surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat (1991:1). Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis ialah informasi berupa kabar atau berita seperti penawaran, pesanan, panggilan, permohonan, dan sebagainya.

Yasin memberi keterangan tentang surat sebagai berikut. (1) Pada dasarnya surat adalah alat komunikasi jarak jauh antarmanusia

dengan mempergunakan bahasa tulis dan secarik kertas sebagai sarananya.

(2) Dengan kata lain disebutkan bahwa surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak pada orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas sebagai sarananya (2002:6).

Korespondensi Indonesia

5

Relatif senada dengan informasi yang diberikan Yasin, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa surat adalah kertas (kain, dsb) yang tertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), secarik kertas (kain dsb.) sebagai tanda atau keterangan; kartu tulisan (yang tertulis) (1989:872). Pengertian ini dirumuskan berdasarkan hasil pengamatanterhadap wujud, bentuk, dan sedikit tentang isi dan fungsi surat. Surat itu terdiri dari bahan kertas (kain) dan rekaman maksud atau gagasan penulis. Kemudian ada yang berbentuk kartu yang fungsinya menyampaikan warta dan memberi keterangan beserta identitas pribadi seseorang, misalnya kartu pos, kartu penduduk, kartu mahasiswa, dan lain-lain.

Sejalan dengan informasi dari sumber-sumber tersebut, perlu diketahui bahwa setiap surat mengandung pesan. Pesan yang ditulis atau dicetak dapat berupa berita/kabar, pernyataan, permohonan, keputusan, pengakuan, instruksi, sikap, dan sebagainya. Lalu dalam proses pengirimannya biasanya surat dimasukkan ke dalam amplop. Akan tetapi, ada surat yang tidak dimasukkan ke dalam amplop, misalnya, kartu pos, warkat pos, wesel pos, kartu mahasiswa, dan sebagainya. Khusus kartu mahasiswa dan kartu penduduk biasanya bersampul plastik, sehingga pembaca tidak mesti membuka sampulnya lebih dahulu untuk membacanya. Kemudian, amplop surat ada yang dicap dan ada pula yang tidak. Amplop surat yang dicap biasanya digunakan untuk surat yang dikeluarkan oleh instansi ataupun organisasi. Lalu amplop surat yang tidak dicap biasanya digunakan untuk surat yang ditulis oleh seseorang (tidak ada nama instansi).

Berdasarkan uraian di atas disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi tulis yang berisi berita / kabar, pernyataan, permohonan, keputusan, pengakuan, instruksi, ataupun sikap dan sebagainya yang dikeluarkan oleh seseorang, instansi atau organisasi. Itulah yang dipakai sebagai sarana di dalam berkorespondensi.

E. Fungsi Surat Tidak dapat disangkal bahwa korespondensi mempunyai peranan

penting dalam kehidupan manusia. Dengan korespondensi orang dapat berkomunikasi dengan sesamanya walaupun dalam jarak geografis yang beribu-ribu kilometer. Selain itu, dengan korespondensi orang dapat berkomunikasi dengan orang-orang yang hidup pada beratus-ratus tahun yang lalu (surat wasiat), dengan orang-orang yang hidup pada beratus-ratus tahun yang akan datang, dengan orang yang sangat diseganinya, dengan orang yang sangat ditakutinya, dengan orang-orang yang sangat banyak harus dihadapi (surat edaran), dengan orang yang sangat

Bab I: Pendahuluan

6

dicintainya (karena dia merasa malu menyatakan rasa cintanya secara langsung dan terbuka), dan sebagainya.

Memang pemakaian alat komunikasi hasil kemajuan teknologi - telegraf, telepon, radio, televisi, faximile, handphone, teleprinter- dan sebagainya sudah berkembang pesat. Namun, hal itu tidak menyebabkan berkurangnya peranan surat. Malah penyampaian pesan dengan alat-alat itu sering disertai dengan pengiriman surat. Mengapa?

Surat mempunyai kelebihan sendiri. Kelebihannya adalah sebagai berikut.(1) Surat dapat menjadi bukti hitam di atas putih (2) Surat dapat mengungkapkan banyak hal (3) Surat dapat dibaca kembali oleh pembaca (sasaran surat) bila dia

lupa mengenai isinya (4) Biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah

Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah sebagai alat komunikasi tak langsung atau tidak tatap muka. Fungsi khususnya dapat dikemukakan sebagai berikut.

Sebagai Alat Dokumentasi Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan

sebagai alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi dengan instansi lain, antara suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang dengan orang lain, dan sebagainya. Surat yang sering dijadikan sebagai pemberi bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat perjanjian, dan sebagainya.

Sebagai Alat Pengingat Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat hal-hal yang telah

terlupakan atau yang telah lama. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka kembali arsip yang berhubungan dengan hal yang berkaitan dengan masalah itu karena pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu.

Fungsi surat sebagai alat pengingat lebih banyak dimanfaatkan dan lebih terasa di kantor besar daripada di kantor kecil. Hal ini disebabkan kantor besar mempunyai volume pekerjaan yang lebih besar daripada yang di kantor kecil. Dengan volume pekerjaan yang relatif besar, di kantor besar lebih banyak terdapat surat masuk dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering terlupakan dan terpaksa dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul masalah yang berkaitan dengan isi surat itu.

Korespondensi Indonesia

7

Sebagai Bukti Historis Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu, perubahan-

perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dalam perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya, tentu mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengetahui perubahan-perubahan dalam perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka dia dapat menggunakan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun surat-surat yang masih relatif baru. Sebab isi surat-surat itu banyak yang merupakan rekaman keadaan perusahaan itu pada masa-masa tertentu sehingga dapat diketahui perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi, surat-surat dapat dijadikan sebagai bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.

Sebagai Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman

pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena dia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahannya secara tatap muka. Surat yang berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan lain-lain.

Sebagai Duta Penulis Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat

dihindarkan, penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud atau keinginannya kepada pembaca. Dengan demikian penulis tidak perlu bertemu muka dengan pembaca surat. Sebagai duta penulis, surat dianggap mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, dan kondisi penulisnya.

F. Tugas dan Latihan Demi pemantapan pemahaman Anda akan semua uraian yang

terdapat pada bab ini, kerjakanlah tugas dan latihan ini baik-baik. (1) Jelaskan pengertian korespondensi! (2) Apa makna istilah koresponden?(3) Sebutkan proses berkorespondensi! (4) Jelaskan kondisi korespondensi masa kini! (5) Khalayak pemeran korespondensi seyogianya benar-benar

menyadari bahwa kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penulisan surat berdampak negatif. Mengapa?

Bab I: Pendahuluan

8

(6) Jelaskan dua fenomena umum yang biasa ditemukan dalam dunia korespondensi kita !

(7) Jelaskan tiga bagian pengetahuan tentang korespondensi! (8) Jelaskan peranan korespondensi dalam kehidupan manusia! (9) Sebutkan empat kelebihan surat! (10) Sebutkan fungsi umum surat! (11) Jelaskan lima fungsi khusus surat!