Konzeption und prototypische Implementierung eines...
Transcript of Konzeption und prototypische Implementierung eines...
I
Bachelorarbeit
Konzeption und prototypische
Implementierung eines Groupware-basierten
Abrechnungssystems mit Funktionalitäten
zur Datenanalyse
Prof. Dr. Ludwig Nastansky
Sommersemester 2008
vorgelegt von:
Wolfgang Westarp
II
Danksagung
Ich möchte mich beim Wirtschaftsinformatik 2 – Lehrstuhl bedanken, dass es mir
ermöglicht wurde, meine Bachelorarbeit dort zu schreiben. Besonders möchte ich mich
dabei bei Herrn Prof. Dr. Nastansky für die Formulierung des Titels dieser Arbeit
bedanken, und bei Herrn Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse für die Betreuung und
Unterstützung während meiner Arbeit.
III
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................ IV
Abkürzungsverzeichnis ......................................................................................................... V
1. Einführung, Motivation, Zielsetzung und Vorgehensweise ................................. 2
1.1 Einführung .............................................................................................................. 2
1.2 Motivation .............................................................................................................. 3
1.3 Zielsetzung.............................................................................................................. 3
1.4 Aufbau der Arbeit ................................................................................................... 4
2. Grundlagen und Begriffsdefinitionen ..................................................................... 5
2.1 Abrechnungssystem ................................................................................................ 5
2.2 Business Intelligence und damit verbundene Begriffe: .......................................... 6
2.2.1 Definition und Abgrenzung für diese Arbeit .............................................................. 6
2.2.2 Data Warehouse .......................................................................................................... 7
2.2.3 Informationsgenerierung mit OLAP (Online Analytical Processing) ......................... 8
2.2.4 Operationen auf multidimensionalen Daten ................................................................ 9
2.3 E-Collaboration .................................................................................................... 11
2.4 Groupware ............................................................................................................ 12
2.5 Lotus Notes Domino ............................................................................................. 14
3. Konzept ................................................................................................................... 19
3.1 Anforderungen ............................................................................................................ 20
3.2 Vorstellung des Lösungskonzepts .............................................................................. 28
4. Prototypische Implementierung ............................................................................ 38
5. Fazit und Ausblick ................................................................................................. 48
Literaturverzeichnis ........................................................................................................... 50
IV
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Data Warehouse ............................................................................................... 8
Abbildung 2: Hypercube ...................................................................................................... 10
Abbildung 3: Groupware -Typen und -Werkzeuge ............................................................. 13
Abbildung 4: Domino Sicherheitsmodell ............................................................................ 18
Abbildung 5: Hauptbildschirm ............................................................................................. 29
Abbildung 6: Client / Server Prinzip .................................................................................... 29
Abbildung 7: Export als PDF- Datei .................................................................................... 30
Abbildung 8: Belegdesign .................................................................................................... 31
Abbildung 9: Zusatzinformationen speichern und abfragen ................................................ 34
Abbildung 10: JNotes - Diagramme als Java-Anwendung .................................................. 35
Abbildung 11: Prototyp - Hauptbildschirm.......................................................................... 38
Abbildung 12: Prototyp - Beleganzeige ............................................................................... 39
Abbildung 13: Prototyp - Belegerfassung ............................................................................ 40
Abbildung 14: Prototyp - Kunde einfügen ........................................................................... 41
Abbildung 15: Prototyp - Artikel einfügen .......................................................................... 42
Abbildung 16: Prototyp - Ausgefüllter Beleg ...................................................................... 43
Abbildung 17: Prototyp - Kundendatensatz ......................................................................... 43
Abbildung 18: Prototyp - Artikelverwaltung ....................................................................... 44
Abbildung 19: Prototyp - Datenanalyse ............................................................................... 45
Abbildung 20: Prototyp - Java Fenster................................................................................. 47
V
Abkürzungsverzeichnis
AO Aufzeichnungsordnung
EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette
FASMI Fast Analysis of Shard Multidimensional Information
OLAP Online Analytical Processing
1
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Vorteile von Lotus Notes als Entwicklungsumgebung ......................................... 1
Tabelle 2: Programmierkonzepte von Notes/Domino............................................................ 7
2
1. Einführung, Motivation, Zielsetzung und Vorgehensweise
“In fact, email use is now so ingrained into our way of communication, that some wonder
how we ever conducted business without it”
(Radicati Group, 2003, S. 3)
1.1 Einführung
Die E-Mail-Kommunikation ist ein Beispiel für ein Nischen-Kommunikationsmittel, das
sich innerhalb von zehn Jahren zum Massenmedium entwickelt hat. Durch die rasante
Entwicklung innerhalb der Informationstechnologie hat sich auch die Wirtschaftstätigkeit
der Unternehmen drastisch verändert. Der Begriff „New Economy“ steht stellvertretend für
diesen Wandel der Industriegesellschaft hin zu einer wissensbasierten Gesellschaft, die
sich innerhalb der 1990er-Jahre in den USA prägte, und zunächst den
Wirtschaftsaufschwung der IT-Branche beschrieb.1
Mit dem Wandel der Wirtschaftstätigkeit durch die Informationstechnologie wurden
Verfahren der Produktions- und Verwaltungstätigkeit automatisiert und vereinfacht. Doch
man ist heute nicht nur in der Lage häufig wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren,
sondern durch Groupware, die die Kommunikation von Mitarbeitern untereinander
effizient macht und Arbeitsabläufe vereinfacht, unterstützen sich die Mitarbeiter
gegenseitig bei der Arbeit, und bedienen sich dabei Kommunikationsmitteln wie E-Mails
oder gemeinsamen Terminkalendern und arbeiten z. B. gemeinsam auf Datenbeständen in
zentralen Datenbanken. 2
Bei der gegenseitigen Unterstützung durch Groupware erfassen die Mitarbeiter Daten,
welche an anderer Stelle für die Entscheidungsfindung nützlich sein sollen. Im Laufe der
Zeit häufen sich so viele Daten an, die unternehmensbezogen interpretiert werden müssen.
Für die Interpretation von Unternehmensdaten hat sich der Begriff „Business Intelligence“
1 Wippermann, 2001, S. 6
2 Brockhaus Computer und Informationstechnologie, 2003, S. 402
3
in den vergangenen Jahren in der betrieblichen Praxis etabliert.3 Er umfasst alle direkt und
indirekt für die Entscheidungsunterstützung eingesetzten Anwendungen, die neben der
Auswertung und Präsentationsfunktionalität auch die Datenaufbereitung und Speicherung
beinhaltet.4 So wird z. B. mit Kernapplikationen des „Business-Intelligence“ wie z. B.
OLAP – Online-Analytical-Processing oder EIS - Executive Information Systems die
Entscheidungsfindung in Unternehmen unmittelbar unterstützt.
1.2 Motivation
Trotz der Etablierung von Groupware- und Business-Intelligence Anwendungen im
unternehmerischen Umfeld ist es verwunderlich, dass diese Begriffe bei der
Softwareentwicklung noch nicht immer eine zentrale Rolle spielen. Auf dem Markt gibt es
immer noch zahlreiche Anwendungen, dessen einziges positives Merkmal eine große
Anzahl von Funktionen ist, anstatt sich innerhalb der Anwendung auf die gegenseitige
Unterstützung der Mitarbeiter während der Arbeit zu konzentrieren, und Daten aus dem
erfassten Datenbestand zu filtern. Aus dieser Problematik heraus resultiert das Thema
dieser Arbeit.
1.3 Zielsetzung
Das Thema dieser Arbeit ist die Konzeption und prototypische Implementierung eines
groupwarebasierten Abrechnungssystems mit Funktionalitäten zur Datenanalyse. Das
Abrechnungssystem soll den Warenein- und Ausgang eines Unternehmens anhand von
Belegen dokumentieren können. Der groupwarebasierte Aufbau soll das gleichzeitige und
zeitversetzte Arbeiten auf demselben Datenbestand ermöglichen. Zudem sollen sich die
Mitarbeiter durch die Informationsabfrage- und Bereitstellung bei der Erfassung von
Belegen gegenseitig bei der Preisgestaltung der Artikel in Bezug auf den Kunden
unterstützen. Die Datenanalyse soll dem Management Informationen über den Warenein-
und Ausgang zu Verfügung stellen. Die Basis für die Datenanalyse stellen die erfassten
Belege.
3 Kemper et. Al. 2006, S. 2
4 Kemper et. Al. 2006, S. 4
4
1.4 Aufbau der Arbeit
Zunächst werden im Kapitel 2 die grundlegenden Begriffe definiert, und auf das Thema
bezogen. In Kapitel 3 werden die Anforderungen an ein Abrechnungssystem erarbeitet und
begründet, und anschließend das Lösungskonzept vorgestellt. In Kapitel 4 wird das
Lösungskonzept anhand einer prototypischen Implementierung gezeigt werden.
5
2. Grundlagen und Begriffsdefinitionen
Im vorherigen Kapitel wurde eine Einführung in das Thema dieser Arbeit gegeben und die
Motivation für das selbige vorgestellt. In diesem Kapitel werden nun die darin
aufgeführten, zentralen Begriffe definiert, die für die Konzeption wichtig sind.
2.1 Abrechnungssystem
Der Begriff Abrechnungssystem ist kein Wort, zu dem es eine zentrale, allgemeingültige
Definition gibt. Es handelt sich vielmehr um einen stellvertretenden Begriff für eine
Software, mit der Geschäftsvorfälle erfasst werden können. Dabei kann man sich die
verschiedensten Anwendungsbereiche vorstellen. Löhne und Gehälter werden ebenso über
Abrechnungssysteme abgerechnet wie Reisekosten oder Montagekosten, Krankenhäuser
rechnen über Abrechnungssysteme mit den Krankenkassen ab, etc. Wichtig dabei ist die
Tatsache, dass bei der Änderung des Vermögens oder der Schulden eines Unternehmens
bzw. Organisation Abrechnungssysteme zum Einsatz kommen, um den Vorfall zu
dokumentieren.
Die Notwendigkeit für Abrechnungssysteme ist auf die Buchführung zurückzuführen.
Darunter versteht man die planmäßige, lückenlose und ordnungsmäßige Erfassung von
Geschäftsvorfällen eines Unternehmenes mit ihrem wesentlichen Inhalt und ihrem
Geldwert mit Hilfe von Belegen – diese Aufgaben werden von den Abrechnungssystemen
übernommen.5 Dabei sind Geschäftsvorfälle wirtschaftliche Vorgänge, die ständig das
Vermögen und die Schulden eines Unternehmens verändern, wie z. B. Einkäufe,
Lagerungen, Nutzung und Verbrauch von Gebäuden, Maschinen oder Ähnliches,
Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Verkäufe.6
Die Inhalte der Belege, die mit dem Abrechnungssystem erfasst werden, sind gesetzlich
vorgeschrieben, und werden im Kapitel „Anforderung an das Abrechnungssystem“ genau
beschrieben.
5 Bornhofen 2002, S. 3
6 Bornhofen 2002, S. 3
6
2.2 Business Intelligence und damit verbundene Begriffe:
Das Abrechnungssystem soll Funktionalitäten zur Datenanalyse bereitstellen. Aus diesem
Grund wird im Folgenden der Begriff „Business-Intelligence“, und damit verbundene
Begriffe genauer beschreiben.
Schon mit Beginn der kommerziellen Nutzung der elektronischen Datenverarbeitung in
den 60er Jahren haben Unternehmen versucht, dessen Managemententscheidung durch
Informationssysteme zu unterstützen.7 Diese Ansätze scheiterten jedoch an einer
enthusiastischen Technikgläubigkeit und an einem zu mechanistisch ausgerichteten
Organisationsverständnis. Erst im Laufe der Jahre konnten benutzergruppenspezifische
und aufgabenorientierte Einzelsysteme entwickelt werden, die dann erfolgreich im
Management eingesetzt wurden. Für dieses Konglomerat von Informations- und
Kommunikationssystemen steht der Sammelbegriff „Management Support Systems“, oder
kurz MMS8, im Deutschen auch unter „Managementunterstützungssysteme“, MUS
genannt. Scott Morton definierte den Begriff als „the use of computers and related
information technologies to support managers“9. Damit wurde schon vor mehr als 20
Jahren deutlich, dass der isolierte Einsatz von Computern nicht zur Unterstützung reicht,
sondern das gesamte Umfeld der Informations- und Kommunikationstechnologie umfasst.
Seit den 90er Jahren entwickelte sich dann die Begrifflichkeit „Business Intelligence“ (BI).
Der Begriff ist hauptsächlich auf die Überlegungen von der Gartner Group aus dem Jahr
1996 zurückzuführen.10
Wissenschaftlich gibt es keine wichtigen Gründe für eine solche
Begrifflichkeit, vielmehr wird Business Intelligence als Sammelbegriff für
Frontendwerkzeuge verstanden.
2.2.1 Definition und Abgrenzung für diese Arbeit
Da der Begriff der Business Intelligence noch nicht sehr alt ist, gibt es noch viele
unterschiedliche Meinungen über eine zentrale Definition. Mertens stellt dabei einige
Abgrenzungen vor, z. B. wird der Begriff als Fortsetzung der Daten- und
7 Kemper et al. 2006, S. 1
8 Kemper et al. 2006, S. 1
9 Scott Morton, 1983, S. 5
10 Anandarajan et al. 2004, S 18 f.
7
Informationsverarbeitung für die Unternehmensleitung verstanden, als Filter in der
Informationsflut, als Frühwarnsystem („Alerting“), als Data Warehouse oder Informations-
und Wissensspeicherung.11
Da diese Versuche der Definition jedoch lediglich verschiedene
Beschreibungen von Anwendungen und Ergebnissen sind, die Business-Intelligence liefern
soll, wird im Rahmen dieser Arbeit jedoch eine allgemeinere Definition verwendet:
Unter Business-Intelligence werden Systeme verstanden, die auf der Basis interner
Leistungs- und Abrechnungsdaten sowie externer Marktdaten in der Lage sind, das
Management in seiner planenden, steuernden und koordinierenden Tätigkeit zu
unterstützen.12
2.2.2 Data Warehouse
Um dem Management oder den Mitarbeitern, die dieses Abrechnungssystem nutzen,
Informationen für die Entscheidungsunterstützung liefern zu können, ist zunächst ein
Datenbestand erforderlich, auf denen die Business-Intelligence Werkzeuge arbeiten
können. Dieser Datenbestand wird im Folgenden Data-Warehouse genannt.
Data Warehouses sind von den operativen Datenbeständen getrennte, logisch zentralisierte,
dispositive Datenhaltungssysteme. 13
Idealtypischer Weise dienen sie unternehmensweit
als einheitliche und konsistente Datenbasis für alle Arten von
Managementunterstützungssystemen.14
Die mit dem Abrechnungssystem erfassten Daten
stellen in dieser Arbeit (je nach Informationsabfrage) sowohl den operativen als auch den
dispositiven Datenbestand dar: Werden z. B. Daten abgefragt um Tabellen mit den
Umsatzzahlen zu erzeugen, so stellen die Belege selbst die dispositive Datenbasis.
Anfragen, die sich jedoch auf die erstellten Tabellen beziehen, nutzen die Tabellen als
dispositive Datenbasis. Der Vorteil an dem Abrechnungssystem ist die Tatsache, dass der
Inhalt der Belege gesetzlich vorgeschrieben ist, und aus diesem Grund keine Filterung oder
Aufbereitung der Daten stattfinden muss. Aus diesem Grund ist keine genauere
11
Mertens 2002, S. 4 12
Chamoni und Gluchowski 2004, S. 19 13
Kemper et al. 2006, S. 17 14
Mucksche und Behme 2000, S. 6; Gabriel et al. 2000, S. 76
8
Unterscheidung von operativem und dispositivem Datenbestand notwendig. Die Abbildung
1 (S. 8) zeigt den Sachverhalt auf:
Operativer Datenbestand Dispositiver Datenbestand Informationsgenerierung
Mit dem
Abrechnungs-
System erfasste
Belege
Beispiel 1:
Beispiel 2:
Generierte Tabellen
Mit dem
Abrechnungs-
System erfasste
Belege Generierte Tabellen Abfrage
Abbildung 1: Data Warehouse
2.2.3 Informationsgenerierung mit OLAP (Online Analytical Processing)
Nachdem jetzt der Datenbestand durch das Data-Warehouse festgelegt wurde, können
darauf Analysesysteme zugreifen um Informationen zu generieren.
Mit dem OLAP – Online-Analytical-Processing steht eine flexible, benutzerfreundliche
Möglichkeit der Datenabfrage zur Verfügung.15
OLAP ist ein Analyseansatz, der eine
dynamische Analyse in multidimensionalen Datenräumen ermöglicht. Multidimensional ist
ein Datenraum dann, wenn z. B. neben dem Umsatz eines Produktes auch die Zeit
und/oder der Ort betrachtet werden.
Um auch bei einer großen Anzahl von Daten eine benutzerfreundliche Analyse zu
ermöglichen, wurden 1995 von Pendse und Creeth fünf Kerninhalte für OLAP-Systeme
vorgestellt, und unter dem Begriff „FASMI“ zusammengefasst. Es steht für „Fast Analysis
of Shared Multidimensional Information“. Diese Kerninhalte sollen die
Benutzerfreundlichkeit der It-basierten Abfragesystems erhalten:16
Fast (Geschwindigkeit): Das System soll reguläre Abfragen von 5 Sekunden, komplexe
Abfragen in maximal 20 Sekunden durchführen können.
Analysis (Analysis): Das System soll eine intuitive Analyse mit der Möglichkeit von
beliebigen Berechnungen anbieten.
15
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 93 16
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 94
9
Shared (Geteilte Nutzung): Es existiert eine effektive Zugangssteuerung und die
Möglichkeit eines Mehrbenutzerbetriebs.
Multidimensional: Unabhängig von der zugrundeliegenden Datenbankstruktur ist eine
konzeptionelle, multidimensionale Sicht umzusetzen.
Information (Datenumfang): Die Skalierbarkeit der Anwendung ist auch bei großen
Datenmengen gegeben, so dass die Antwortzeiten von Auswertungen stabil bleiben.
2.2.4 Operationen auf multidimensionalen Daten
Die multidimensionalen Datenräume bestehen aus Fakten, Dimensionen und
Hierarchisierungen.17
Fakten sind numerische Werte, die den Mittelpunkt der
Datenanalyse bilden. Sie stellen betriebswirtschaftliche Kennzahlen dar, welche generell
die Aufgabe haben, relevante Zusammenhänge in verdichteter, quantitativ messbarer Form
wiederzugeben.18
Sie präsentieren monetäre Werte oder Mengen , wie etwa Umsatzerlöse,
Umsatzmengen oder Einzelkosten.19
Genau diese Informationen werden auch mit den
Belegen erfasst. Dimensionen ermöglichen unterschiedliche Ansichten auf Fakten.20
Fakten können nach Dimensionen wie Tage, Produkte oder Kunden gruppiert und
analysiert werden.21
Hierarchisierungen sind vertikale Beziehungen innerhalb einer
Dimension. Sie ermöglichen die unterschiedlichen Verdichtungsstufen von Faktendaten.
So kann die Dimensionsausprägung „Kunde“ hierarchisiert werden in „Region“, „Land“,
oder „Gesamt“.22
Normalerweise besitzen betriebswirtschaftliche Anwendungen bis zu zehn Dimensionen
(in Ausnahmefällen auch mehr).23
Ein „Würfel“ wird als Metapher für multidimensionale
Datenräume gewählt, und der Begriff Hypercube, stellt den Würfel dar, der in der
Abbildung 2 (S. 10) zu sehen ist:
17
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 95 18
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 61 19
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 61 20
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 62 21
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 62 22
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 62 23
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 95
10
Abbildung 2: Hypercube24
Operationen:
Damit spezifische Auswertungen in multidimensionalen Datenräumen durchgeführt
werden können, werden verschiedene Klassen von Operationen differenziert. Um
möglichst unterschiedliche Informationen aus den Daten der erfassten Belegen zu
bekommen, sollen diese in vielen unterschiedlichen Kombinationen betrachtet werden
können. Aus diesem Grund werden im Folgenden Operationen vorgestellt, die genau das in
der Datenanalyse ermöglichen sollen.
Pivotierung / Rotation:
Pivotierung ist das Drehen des Würfels um eine Achse, so dass eine andere Kombination
von zwei Dimensionen sichtbar wird.25
Synonym wird auch der Begriff „Rotation“
verwendet. So werden z. B. aus den betrachteten Dimensionen „Zeit“ und „Geographie“
die Dimensionen „Zeit“ und „Produkte“. Wichtig ist dabei, dass eine Dimension gleich
bleibt.
Roll-up & Drill-down:
Bei einem Roll-up werden Werte einer Hierarchieebene zu der darüber liegenden
Verdichtungsstufe aggregiert.26
Der Detaillierungsgrad verringert sich dadurch. Dagegen
ist die inverse Operation der Drill-down, bei dem ein aggregierter Wert wieder in seine
Bestandteile auf der darunterliegenden Ebene aufgeschlüsselt wird. Ein Roll-up ist z. B.
24
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 95 25
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 96 26
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 96
11
die Verringerung des Detaillierungsgrades von „Tag“ zu „Monat“, oder von „Monat“ zu
„Jahr“, usw. Ein Drill-down funktioniert genau ist die andere Richtung.
Slice & Dice:
Durch die Beschränkung einer Dimension auf einen Wert, wird dem Datenwürfel eine
Scheibe entnommen.27
Damit kann man große Datenmengen bedarfsgerecht filtern, indem
z. B. ein bestimmter Zeitpunkt, eine Region oder ein Produkt betrachtet wird. Ein „Dice“
ist ein mehrdimensionaler Ausschnitt des Hypercubes.28
Dabei werden mehrere
Dimensionen des Hypercubes so eingeschränkt, dass nur noch ein bestimmter Bereich
sichtbar ist.
Split & Merge:
Bei einem Splitt werden Werte nach Elementen einer weiteren Dimension aufgerissen, und
somit ein höherer Detaillierungsgrad erreicht.29
So wird z. B. bei einem Splitt die eine
Ansicht, die bislang nach „Zeit“ und „Produkten“ aufgebaut ist, um die Dimension „Ort“
erweitert. Beim Merge werden Dimensionen entfernt, und damit die Granularität der
Darstellung verringert.
Im Rahmen dieser Arbeit sollen diese Operationen verwendet werden, um aus den
Datenmengen der erfassten Belege Informationen für das Management zu filtern. Der
Detaillierungsgrad der Informationen soll dabei durch die aufgeführten Operationen
verändert werden können.
2.3 E-Collaboration
Da es sich bei dem Abrechnungssystem um eine Anwendung handelt, in der sich
Mitarbeiter gegenseitig z. B. bei der Preisgestaltung unterstützen sollen, soll diese Form
der Zusammenarbeit unter dem Begriff e-Collaboration im Folgenden verstanden werden.
Dabei wird unter „Kollaboration“ im Allgemeinen folgendes verstanden:
27
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 97 28
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 97 29
Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 98
12
Die Kollaboration […] stellt den Austausch von Informationen mit einem gemeinsamen
Ziel dar. Kollaboration bedingt, dass mindestens zwei Personen in einem gemeinsamen,
zielgerichteten Kooperationsprozess involviert sind.30
Diese generelle Definition wird aufgegriffen, und um die folgende Definition für E-
Collaboration erweitert:
„E-Collaboration ist die internetbasierte, Unternehmens- und bereichsübergreifende
Zusammenarbeit von Partnern entlang einer Wertschöpfungskette.“31
Im Rahmen dieser Arbeit wird unter E-Collaboration ebenfalls die Zusammenarbeit von
Partnern verstanden, jedoch nicht internetbasiert, sonder innerhalb der Plattform „Lotus
Notes Domino 8“, mit den in der ersten Definition erläuterten Zielen und Voraussetzungen.
2.4 Groupware
Der Begriff Groupware ist ein zentraler Begriff dieser Arbeit. Deshalb ist dessen
Definition an dieser Stelle von Bedeutung. Zwar existiert für den Begriff Groupware noch
keine einheitliche Definition, da sich der Begriff noch stark im Wandel befindet. Jedoch
existieren vielmehr verschiedene Systematisierungs- und Erklärungsansätze.32
Geprägt wurde der Ausdruck Groupware von Johnson-Lenz, ein Autorenduo, das ihn 1982
zuerst nutzte.33
Sie sahen in der Groupware ein Softwaresystem und die damit
verbundenen Gruppenprozesse.34
Eine größere Popularität bekam der Groupware-Begriff
1988, als Johansen die Groupware als Computerunterstützung für kleine projektorientierte
Arbeitsgruppen verstand.35
Diese Versuche der Definition sind allerdings zu speziell, und
für diese Arbeit auch nicht ausreichen. Sie sollen lediglich aufzeigen, dass es die Ansätze
zum Entwickeln von Software, bei der Menschen während der Arbeit sich gegenseitig
unterstützen nicht aus der jüngsten Vergangenheit sind. Aus diesem Grund wird in dieser
Arbeit die von Nastansky im Buch „Bausteine der Wirtschaftsinformatik“ vorgestellte und
verwendete Definition verwendet:
„Groupware stellt computergestützte Konzepte für die Teamarbeit bereit. Insbesondere
müssen dabei […] der Arbeitsfluss und das Vorgangsmanagement in den vielfältigen
30
Fischer et al. 2002, S. 241 31
Sindy Meyer 2006, S. 14 32
Riempp 1998, S. 26; 33
Fischer et al. 2002, S. 239 34
Fischer et al. 2002, S. 239 35
Fischer et al. 2002, S. 239
13
Kommunikations- und Arbeitsinteraktionen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
im Office Bereich bzw. in Projektteams unterstützt werden.“36
Die Abbildung 3 (S. 13) zeigt die Einteilung von Groupware-Applikationen in
verschiedene Bereiche, je nach Art der Zusammenarbeit der Mitglieder. Das
Abrechnungssystem deckt dabei mehrere Bereiche ab:
Abbildung 3: Groupware -Typen und -Werkzeuge37
Doch unabhängig von den eingesetzten Groupware-Technologien lassen sich Groupware-
Applikationen nach ihren elementaren Unterstützungsfunktionen gliedern, wobei man
dabei Kommunikations-, Kooperations- und Koordinationsfunktionalitäten
unterscheidet, welche eng miteinander verbunden sind.38
Bei der Kommunikation handelt es sich um die Prozesse der Übermittlung von
Informationen sowie die damit verbundenen vor- und nachgelagerten Aktivitäten.39
Bei
dem Abrechnungssystem ist die Kommunikation also von zentraler Bedeutung, da sich
durch sie wichtige Informationen zwischen Mitarbeitern oder vom System für Mitarbeiter
bereitgestellt werden sollen. Die Kooperation baut auf den Dimensionen der
Kommunikation auf. Sie stellt den Austausch von Informationen mit einem gemeinsamen
Ziel dar.40
Da das Abrechnungssystem groupwarebasiert ist, wird es für den Einsatz
mehrerer Benutzer konzipiert. Das gemeinsame Ziel ist das Erfassen von Belegen und eine
optimale Preisgestaltung für die Produkte, die je nach Kunde und Marktsituation
unterschiedlich sein kann. Die Kooperation ist dafür ausschlaggebend. Die Koordination
ist die Abstimmung Aufgabenbezogener Tätigkeiten.41
Sie ist eine Dimension der
36
Fischer et al. 2002, S. 239 37
Fischer et al. 2002, S. 240 38
Fischer et al. 2002, S. 240 39
Seufert 1997, S. 76 40
Fischer et al. 2002, S. 241 41
Fischer et al. 2002, S. 242
14
Kommunikation, und kommt bei dem Abrechnungssystem je nach ausgewerteten Daten
der Datenanalyse zum Einsatz.
2.5 Lotus Notes Domino
Um das Abrechnungssystem groupwarebasierend zu konzipieren und die gerade
beschriebenen, elementaren Unterstützungsfunktionen vollständig zur Verfügung stellen zu
können, wird für die Konzeption des Abrechnungssystem die Software von IBM: „Lotus
Notes Domino“ gewählt. Die Wahl fiel nicht nur deshalb auf die Software weil sie gegen
Ende der 1980er Jahre eine der ersten Softwareprodukte im Bereich Groupware war42
,
sondern sich seitdem auch als Weltmarktführer im Bereich Groupware etabliert hat.43
Aus diesem Grund wird die Software für die Konzipierung des Abrechnungssystems
verwendet, und im Folgenden die Architektur, sowie die Grundkonzepte von Domino,
sowie die Grundfunktionalitäten des Notes-Servers und des Notes-Clients beschrieben. Für
die Anwendungsentwicklung steht der Domino-Designer zur Verfügung, der im Anschluss
mit seinen Programmierkonzepten vorgestellt wird.
Bei Lotus Notes Domino handelt es sich um eine Ansammlung von Infrastrukturdiensten
und Programmen zur Unterstützung der Verteilung und Auffindung von Informationen, z.
B. via E-Mail.44
Die Architektur ist Client-Server basiert.45
Das heißt, es wird zwischen
dem Notes-Server und dem Notes-Client unterschieden. Die Server stellen dabei
Funktionen zur Verfügung, die von den Klienten angefragt werden können. Gängige
Beispiele für die Aufgaben eines Servers ist das Verwalten von Datenbeständen oder
Druckaufträgen. Die Klienten können dann diese Dienste in Anspruch nehmen. Der Vorteil
einer solchen Architektur liegt z. B. in der verteilten Nutzung. Ein Drucker oder
Datenbestand kann viel effizienter genutzt werden, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig
darauf zugreifen können oder der Server die Aufgabe der Bearbeitungsreihenfolge
übernimmt. Bezogen auf die Lotus Notes/Domino bedeutet das, dass der Server die
Domino-Datenbank und auch die Anwendungslogik verwaltet (Regeln, nach denen Daten
42
Brockhaus, Computer und Informationstechnologie, 2003, S. 402 43
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 19 44
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 23 45
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 29
15
verarbeitet werden), und der Notes-Client (oder auch der Webbrowser) die Präsentation der
Anwendung bzw. Daten übernimmt. 46
Die Kernfunktion von Domino ist das Datenbank-Managementsystem. Dabei wird ein
Repository zur Verwaltung unstrukturierter Informationen verwendet. Die elementaren
Bausteine werden Notes genannt (Dokumente). Mit Views (Ansichten) wird eine
bestimmte Sichtweise auf die Datenbankinhalte ermöglicht. Zur Eingabe von Daten
werden elektronische Masken (Forms) verwendet. Komplexe Objekte wie Bilder oder
Klänge können ebenfalls in dem Notes-DBMS gespeichert werden.
Der Notes-Client ist ein Personal Information Manager, welcher nicht zwingend auf den
Einsatz eines Notes-Servers angewiesen ist.47
Er ist ein grafischer Personal Information
Manager, der einen integrierten Webbrowser besitzt. Die Grundfunktionalitäten des Clients
sind z. B. E-Mail-Verwaltung, Kalenderfunkionen, Aufgabenplanung und elektronische
Formulare. Außerdem ist er in der Lage speziell für das Notes-Umfeld entwickelte
Anwendungen auszuführen.48
Mit dieser Fähigkeit kommt die wahren Fähigkeiten des
Clients zur Geltung, denn mit diesen speziellen Anwendungen können die
Grundfunktionalitäten so miteinander verknüpft werden, dass sich sehr komplexe,
groupwarebasierte Applikationen entwickeln lassen.
Für die Anwendungsentwicklung steht der Domino-Designer zur Verfügung. Dabei
handelt es sich um eine integrierte Entwicklungsumgebung, was bedeutet, dass vom
Entwurf über die Implementierung, der Fehlersuche bis hin zur Dokumentation innerhalb
einer grafischen Benutzeroberfläche entwickelt werden kann.49
Zusätzlich bedeutet
integriert aber auch, dass Ergebnisse aus anderen Anwendungen oder Anwendungen, die
mit anderen Tools entwickelt wurden, in Domino auf Dokumentenebene
zusammengestellt, verwaltet und dem Nutzer in einer einheitlichen, grafischen Oberfläche
zur Verfügung gestellt werden. Die Tabelle 1 (S. 16) zeigt einen Ausschnitt weiterer
Vorteile bei der Anwendungsentwicklung im Domino-Designer:
Vorteil Beschreibung
Integrierte Einheitliche Entwicklungsumgebung, aus der sämtliche Domino-
46
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 30 47
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 31 48
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 30 49
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 32
16
Umgebung Dienste angesprochen werden können, wie z. B. die
Volltextsuchmaschine, das Mail-System, die Anbindung an
relationale Datenbanken und das Sicherheitskonzept
Prototyping-
orientierte
Entwicklung
Schnelle prototypische Entwicklung von Anwendungen durch die
integrierte Entwicklungsumgebung
Datenbanken Datenbankinhalte und Designelemente gehören zur Datenbank
dazu. Diese können unstrukturierte Inhalte aller Art verwalten.
Auch fortgeschrittene Dienste wie .z. B. granulierte
Zugriffsbeschränkungen können genutzt werden.
Wiederverwendung
durch Schablonen
und gemeinsame
Elemente
Durch Schablonen wird der Aufbau eines Repository von
Gestaltungselementen ermöglicht und vereinfacht die Verteilung
von Anwendungen.
Tabelle 1: Vorteile von Lotus Domino50
Bei der Anwendungsentwicklung innerhalb des Domino-Designers gibt es grundsätzlich
mehrere Möglichkeiten Funktionen umzusetzen. Je nach Anforderungen an die
Anwendung kann man beim Programmieren auf „einfachen Aktionen“ oder „Notes-
Formel“ zurückgreifen, mit dessen Hilfe sich aber schon sehr komplexe Anwendungen
entwickeln lassen. Bei größeren oder individuelleren Ansprüchen stehen jedoch auch
Programmiersprachen wie JavaScript und LotusScript zur Verfügung. Des Weitern besteht
die Möglichkeit mit der Programmiersprache „Java“ sowohl Anwendungen für den Einsatz
auf dem Notes-Server und dem Notes-Client zu entwickeln. Eine Übersicht der
Programmiersprachen und –Möglichkeiten zeigt die Tabelle 2 (S. 17) auf:
Programmierkonzept Beschreibung
Einfache Aktionen Vordefinierte Bausteine, mit denen komplizierte
Befehlssequenzen mit wenigen Mausklicks zusammensetzen
lassen. Beispielhafte Aktionen sind:
50
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 37
17
- Dokumente löschen, verschieben, senden
- Feldwerte verändern oder Hintergrundabläufe durch
Agenten starten
Die einfachen Aktionen richten sich vor allem an Endbenutzer,
können jedoch im Rahmen von Anwendungsentwicklungen
zeitsparend eingesetzt werden.
Notes-Formeln Notes-Formeln sind mit dem Konzept eines Taschenrechners zu
vergleichen. Dabei wird die Auswertung von einfachen bis
komplexen Ausrücken hin ermöglicht und die Ausführung von
Notes-Spezifischen Befehlen. Des Weiteren sind die Formeln in
der Lage „Wenn-dann“ Bedingungen und kleine, strukturiere
Programme auszuführen.
Lotus Script Lotus Scrip ist eine richtige Programmiersprache. Es ist ein
objektorientiertes Basic-Derivat, welches mit einer Menge von
Notes-spezifischen Klassen ausgestattet ist, und umfangreiche
Möglichkeiten zur Manipulation von Notes-Ressourcen bietet.
Dabei bietet Lotus Script zwei Programmierparadigmen:
Anwendungen für die strukturiere Gestaltung und Unterstützung
von Lotus Script.
JavaScript Seit der Version 5.0 wurde JavaScript ein fester Bestandteil des
Domino Designers. In dessen Entwicklungsumgebung
unterstützen sie den Programmierer durch die automatische
Anzeige von der relevanten Events, Syntax-Prüfung, farbliche
Kennzeichnung des Codes und einen Referenzbrowsers zur
Anzeige des Domain-Objekt-Modells.
Java Java ist eine objektorientierte, plattformunabhängige Sprache zur
Entwicklung netzwerkorientierter Anwendungen. Sie kann sowohl
auf der Client-Seite als Applets auftreten um als kleine
Anwendung innerhalb des Webbrowsers bereitzustehen, oder auf
der Server-Seite als Servlets, um im Kontext des Webservers
Aufgaben zu übernehmen.
18
Notes-APIs Notes-APIs ermöglichen die plattformübergreifende und
versionsunabhängige Methode des Zugriffs auf die Funktionalität
von Notes/Domino. Sie stellt die Möglichkeit dar, die
Notes/Domino Funktionen auch von C oder C++ Programmen
aus anzusteuern.
Tabelle 2: Programmierkonzepte von Notes/Domino
Sicherheit bei der Anwendungsentwicklung
Da es sich bei dem Abrechnungssystem um ein System handelt, welches Geschäftsvorfälle
dokumentiert, die gesetzlich vorgeschrieben sind, soll dem Aspekt der Sicherheit an dieser
Stelle Bedeutung geschenkt werden. Die Belege dürfen nach der Erfassung nicht mehr
geändert werden, damit z. B. Fälschungen verhindert werden können, und da die Belege
Unternehmensspezifische Daten beinhalten, soll auch ein unbefugter Zugriff z. B. aus dem
Internet verhindert werden. Dabei beziehen sich die Sicherheitsaspekte jedoch lediglich auf
die Anwendungsentwicklung, nicht auf den Verantwortungsbereich von
Systemadministratoren.
Die Abbildung 4 (S. 18) zeigt das Sicherheitsmodell, das die Grundlage der Sicherheit in
Domino-Anwendungen bildet.51
Abbildung 4: Domino Sicherheitsmodell52
51
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 37 52
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 787
19
Dieses Modell beinhaltet zwei wichtige Eigenschaften, welche für das Abrechnungssystem
von Bedeutung sein werden: Zum einen die Mehrschichtigkeit.53
Da das
Sicherheitsmodell aus mehreren Schichten besteht, müssen Personen mit kriminellen
Absichten erst mehrere Schichten durchbrechen, bis sie an die gewünschten Informationen
kommen. Zum Anderen die Spezialisierung.54
Durch verschiedene Prioritäten von
Zugriffberechtigung gilt, dass diejenige, die in der Differenzierungsebene tiefer liegende
Einstellung die übergeordneten außer Kraft setzen. Besitzt eine Datenbank also
Schreibrechte, einzelne Dokumente jedoch nur Leserechte, so überwiegt die letztere
Einstellung. Im umgekehrten Fall, in dem das Dokument mit einem geringeren Schutz als
die Datenbank ausgestattet ist, werden zunächst die Zugriffsrechte in der Datenbank
überprüft.55
Für das Abrechnungssystem bedeuten diese Konzepte der Sicherheit erstens, die
Möglichkeit schon bei der Konzipierung mit den Sicherheitseinstellungen zu arbeiten um
einen unbefugten Zugriff zu verhindern und zweitens, die erfassten Dokumente vor der
nachträglichen Bearbeitung zu schützen, indem die Zugriffsrechte der Benutzer
eingeschränkt werden.
3. Konzept
Nachdem im letzten Kapitel die Grundlagen beschrieben und die Entwicklungsumgebung
vorgestellt wurde, geht es in diesem Kapitel um die Konzipierung des
Abrechnungssystems mit den Funktionalitäten, die von Lotus Notes Domino zur
Verfügung gestellt werden. Dazu werden zunächst die Anforderungen an das System
vorgestellt, die in funktionale, groupware und Datenanalyse-Anforderungen unterteilt sind.
Die Anforderungen sind unabhängig von der Implementierung in einer Software wie Lotus
Notes, und stellen generelle Anforderungen dar, die z. B. auf gesetzliche Vorschriften
zurückzuführen sind. Im darauffolgenden Kapitel, der Vorstellung des Lösungskonzepts,
werden die im vorherigen Kapitel vorgestellten Eigenschaften von Lotus Notes mit
einbezogen.
53
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 788 54
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 788 55
Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 788
20
3.1 Anforderungen
Die Anforderungen an das Abrechnungssystem sind in drei Bereiche aufgeteilt:
Funktionale, Groupware und Datenanalyse Anforderungen, und werden im Folgenden
genauer betrachtet. Der Aspekt der Sicherheit wird mit in den funktionalen Anforderungen
beschrieben.
Die Anforderungen an die Inhalte der Belege basieren auf Gesetzen, die zunächst genau
erläutert werden. Zusätzlich zu den Belegen werden auch die Aufbewahrungsfristen der
Dokumente eindeutig Regeln. Unter der Beachtung dieser Gesetze werden die
Anforderungen an das System aufgebaut.
Grundsätzlich werden mit dem System Belege erfasst, die den Warenaus- und Eingang
dokumentieren, und gleichzeitig die Basis für die Datenanalyse stellen. Dass Belege für
diese Geschäftsvorfälle erfasst werden müssen, regelt die handels- und steuerrechtliche
Buchführungspflicht. Denn ob Bücher zu führen sind, ist nicht in das Ermessen des
Unternehmerst gestellt. Dieser ist gesetzlich verpflichtet, Bücher zu führen, wenn er die
Kaufmannseigenschaft erfüllt, und Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.56
Das Gesetz der Buchführungspflicht sagt folgendes aus:
Ein gewerblicher Unternehmer, dessen Unternehmen nach Art oder Umfang einen in
kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation)
erfordert, sind Kaufleute und damit verpflichtet, Bücher zu führen.57
Es ist dem Unternehmer nicht nur vorgeschrieben Bücher zu führen, sondern
es wird im Steuerrecht zwischen Buchführung und Aufzeichnungen unterschieden58
. Dabei
erfasst die Buchführung alle Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten System, der
doppelten Buchführung. Im Gegensatz dazu erfassen Aufzeichnungen nur bestimmte,
steuerlich bedeutsame Sachverhalte. Aus diesem Grund werden Aufzeichnungen
vorgenommen, da sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zu den bedeutenden
56
Bornhofen 2002, S. 6 57
HGB - § 238 Abs. 1 58
Bornhofen 2002 – S. 14
21
Sachverhalten zählen solche, die Maßgeblich an der Umsatz- und Gewinnveränderung
beteiligt sind.59
Für das Abrechnungssystem bedeutet dies, dass es diese Veränderungen
erfassen können muss.
Bei den Aufzeichnungspflichten lassen sich zwei Arten unterscheiden. Zum Einen die
originären, steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten60
. Diese ergeben sich unmittelbar aus
den Steuergesetzen. Zum Anderen die abgeleiteten Aufzeichnungspflichten, die nach HGB
§ 140 Abs. 1 AO auch für die Besteuerung zu erfüllen, wenn sie für diese von Bedeutung
sind. Davon betroffen sind z. B. Apotheker, Banken, Fahrschulen, etc.61
Das
Abrechnungssystem richtet sich an gewerbliche Betriebe, die einen Warenein- und
Ausgang zu erfassen haben. Aus diesem Grund sind die originären Aufzeichnungspflichten
zu berücksichtigen. Jedoch ist die Diskussion beider Begriffe vorher von entscheidender
Bedeutung, da die möglichen Folgen bei Verstößen gegen die Vorschriften von
Zwangsgeld bis hin zu Freiheitsstrafen reichen.62
Aus den generellen Pflichten der Aufzeichnung von relevanten Sachverhalten werden die
Inhalte der Aufzeichnungen noch genauer im Gesetz definiert:
Aufzeichnung des Wareneingangs
Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen.63
Dies gilt
für alle gewerblichen Unternehmer. Dabei sind alle Waren, Rohstoffe, unfertigen
Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines
Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erwirbt aufzuzeichnen.64
Es müssen die folgenden Angaben in den Aufzeichnungen enthalten sein:65
1. Datum der Rechnung oder Tag des Wareneingangs,
2. Namen, Firma und die Anschrift des Lieferers,
59
Bornhofen 2002 – S. 14 60
Bornhofen 2002 – S. 14 61
Bornhofen 2002 – S. 18 62
Bornhofen 2002 – S. 13 63
Bornhofen 2002, S. 15 64
§ 143 AO 65
§ 143 Abs. 3 AO
22
3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
4. den Preis der Ware,
5. einen Hinweis auf den Beleg.
Eine bestimmte Form ist für die Aufzeichnung des Wareneingangs nicht vorgeschrieben.66
Diese Tatsache ermöglicht bei der Gestaltung eines Abrechnungssystems einen Spielraum
für individuelle Designwünsche der Unternehmen bzw. des Anwendungsentwicklers.
Jedoch ermöglicht das Gesetz die gesonderte Ablage von Belegen auf Datenträgern, wie z.
B. dem Magnetband, Diskette, etc.67
Das ist eine der Grundvoraussetzungen für die
Möglichkeit dieses Thema in Form einer Software zu konzipieren.
Wie auch beim Wareneingang wird der Inhalt der Aufzeichnungen des Warenausgangs in
ähnlicher Weise vorgeschrieben:68
Aufzeichnung des Warenausgangs
Gewerbliche Unternehmer, die nach Art ihres Geschäftsbetriebes Waren regelmäßig an
andere gewerbliche Unternehmer zu Weiterveräußerung oder zum Verbrauch liefern,
müssen den Warenausgang gesondert aufzeichnen.
Die folgenden Angaben müssen in den Aufzeichnungen enthalten sein:69
1. Datum der Rechnung oder Tag des Warenausgangs,
2. Namen, Firma und die Anschrift des Abnehmers,
3. Die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
4. Den Preis der Ware,
5. Einen Hinweis auf den Beleg.
66
Bornhofen 2002 – S. 15 67
§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO 68
§144 AO 69
§144 Abs. 3 AO
23
Bei der digitalen Datenerfassung sind Vorschriften zu beachten, die auch im Rahmen
dieser Arbeit durch funktionale Anforderungen umgesetzt bzw. konzipiert werden müssen:
Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage
von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen und die
dabei angewandten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
entsprechen70
. Im Übrigen gilt folgendes: „Bei der Führung der Bücher und der sonst
erforderlichen Unterlagen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und
unverzüglich lesbar gemacht werden können.“71
Das Bedeutet für diese Arbeit, dass die erfassten Sachverhalte in Form von Belegen so zu
sichern sind, dass sie in angemessener Zeit, die für das Öffnen eines Dokuments benötigt
wird, verfügbar sein muss.
Das Gesetz schreibt also die Inhalte der Belege vor, und die Tatsache das diese erfasst
werden müssen. Ausgehend von diesen Fakten werden nun die funktionalen
Anforderungen beschrieben, die das Abrechnungssystem benötigt um die gesetzlichen
Anforderungen zu erfüllen.
3.1.1 Funktionale Anforderungen
3.1.1.1 Aufbau der Anwendung
Das Abrechnungssystem soll neben der Möglichkeit der Belegerfassung auch eine
Kunden- und Artikelverwaltung besitzen. Des Weiteren ist ein separater Bereich für die
Datenanalyse einzurichten.
3.1.1.2 Sicherheit und Architektur
In einer Datenbankdatei, in der die Belege gesichert werden, soll auch die
Anwendungslogik des Abrechnungssystems verfügbar sein. Die Mitarbeiter sollen über
ihre Arbeitsstationen Zugriff auf diese Datenbankdatei erhalten. Durch die Vergabe von
70
§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO 71
§ 146 Abs. 5 Satz 2 AO
24
Zugriffsrechten sollen die Belege nach dem Erfassen nicht mehr verändert werden können.
Der Bereich der Datenanalyse soll ausgewählten Personen vorbehalten sein, wie z. B. dem
Management. D. h. durch Zugriffsrechte bzw. Zugriffsbeschränkungen soll es dem
einfachen Mitarbeiter nicht möglich sein, auf den Bereich der Datenanalyse zuzugreifen.
3.1.1.3 Erfassung von Belegen
Die Benutzer müssen mit dem Abrechnungssystem den Warenein- und ausgang des
Unternehmens erfassen können. Dabei sind die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die
den Inhalt der Belege vorschreiben72
. Dazu gehören:
a. Name und Anschrift des Kunden,
b. Das aktuelle Datum,
c. Name der Ware, Einzelpreis, Menge und Gesamtpreis,
d. Unterschrift des Kunden.
Da es für die Struktur der Belegerfassung keine Vorschriften gibt, kann sich diese an die
Unternehmensstruktur und die einfache Benutzbarkeit für die Benutzer richten.73
Nach der Erfassung müssen die Belege gespeichert und gedruckt werden können, so dass
der Kunde/Lieferant den Beleg unterschreiben kann. Des Weiteren soll jeder Beleg als
PDF exportiert und in einer separaten Datenbank gespeichert werden können, und den
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden.74
3.1.1.4 Verwaltung von Kunden
Die Benutzer müssen die Daten ihrer Kunden erfassen, speichern und ändern können. Zu
den Daten gehören der vollständige Name des Kunden und seine vollständige Anschrift.
Dabei soll der ursprüngliche Anleger des Kunden-Dokuments und der Benutzer
gespeichert werden, der das Daten-Dokument des Kunden zuletzt bearbeitet hat. Des
Weiteren sollen für alle erfassten Artikel bei jedem Kunden die letzten drei Preise und ein
72
Vgl. 4.1 - Anforderungen 73
Bornhofen 2002 – S. 15 74
Vgl. Aufzeichnung des Warenein- und ausgangs
25
Durchschnitt aus allen gegebenen Preisen gespeichert werden. Außerdem sollen in einer
Ansicht alle Geschäftsvorfälle sichtbar sein, an dem der jeweilige Kunde beteiligt war.
3.1.1.5 Verwaltung von Artikeln
Die Benutzer müssen die Artikel, die für den Warenein- und ausgang zur Verfügung stehen
erfassen, speichern und ändern können. Dabei soll der ursprüngliche Anleger des Artikel-
Dokuments und der Benutzer gespeichert werden, der das Artikel-Dokument zuletzt
geändert hat. Zu jedem Artikel sind die verfügbaren Mengen und die Geschäftsvorfällen
anzuzeigen, an denen der Artikel beteiligt war. Zudem ist eine Preisübersicht zu erstellen,
die die vergebenen Preise für den jeweiligen Artikel anzeigt.
3.1.1.6 Drucken und Speichern
Nachdem ein Beleg erfasst wurde, soll dieser gedruckt und gespeichert werden. Das
Design sollte dem eines Beleges mit allen beschriebenen Anforderungen entsprechen. Für
die Langzeitarchivierung soll der erfasste Beleg nach dem Speicher automatisch als PDF –
Datei in eine separate Datenbank exportiert werden. Das PDF – Dateiformat wird deshalb
gewählt, da es ein nach der ISO-Norm ein offener, weltweit genutzter Standard ist.75
Dies
garantiert die Anforderungen an die Archivierung, und an die nicht mehr mögliche
Änderbarkeit der Belege.
3.1.2 Groupware Anforderungen
Zusätzlich zu den reinen funktionalen Anforderungen sollen speziell die Groupware
Anforderungen erläutert werden, da dies ein Schwerpunkt dieser Arbeit ist.
3.1.2.1 Mehrbenutzerfähigkeit
Das Abrechnungssystem soll Mehrbenutzerfähig sein, d. h. verschiedene Benutzer sollen
zu verschiedenen Zeiten oder auch gleichzeitig Belege erfassen, Kunden und Artikel
anlegen oder ändern können. Dazu soll die Datenbank mit den gespeicherten Belegen,
Kunden und Artikeln, sowie der Anwendungslogik zentral verfügbar sein, so dass die
Nutzer über ihre Klient-Anwendungen darauf zugreifen können. Die Benutzerverwaltung
75
PDF - ISO 32000-1:2008
26
soll nicht direkt im Abrechnungssystem möglich sein, sondern von der Server-Applikation
übernommen werden, die auch die Datenbank verwaltet.
Das Management soll sich in dem Bereich der Datenanalyse über die Aktivitäten der
Mitarbeiter informieren können. Dazu gehören Daten wie Umsätze in Bezug auf Kunden
und Artikel im Zeitablauf.
3.1.2.2 Informationen bereitstellen
Da der Bereich der Datenanalyse dem Management vorbehalten sein soll, müssen die
Mitarbeiter auf eine andere Art bei der Belegerfassung unterstützt werden. Während ein
Beleg erfasst wird, soll es dem Verfasser möglich sein, Informationen zu dem Kunden oder
Artikel, wie z. B. zuletzt vergeben Artikelpreise oder der letzte Besuch des Kunden, zu
erfassen. Diese Informationen sollen dann generell beim Erfassen neuer Belege angezeigt
werden, so dass auch andere Mitarbeiter von diesen Informationen Kenntnis nehmen
können, und auf dieser Basis dann die Preisgestaltung für den aktuellen Vorgang
begründen können.
Ist es bei dem Erfassen von Belegen erforderlich, dass das Management oder andere
Personen über den aktuellen Geschäftsvorfall informiert werden, so soll es möglich sein,
während der Erfassung des Beleges der entsprechenden Personen eine Kopie des Beleges,
sowie ggf. einen Kommentar zuzuschicken.
Eine weitere E-Mail soll an die verantwortlichen Personen verschickt werden, wenn ein
Lagerbestand nach der Durchführung einer Belegerfassung einen vorgegebenen
Mindestbestand unterschreitet. Eine verantwortliche Person könnte in diesem
Zusammenhang z. B. der Abteilungsleiter des Lagers sein.
3.1.3 Datenanalyse Anforderungen
3.1.3.1 Filtern von Informationen
Neben dem Erfassen der Belege soll dem Management bzw. der Unternehmensleitung
Daten zur Analyse der Geschäftsvorfälle geliefert werden. Dazu muss das
Abrechnungssystem über einen Bereich verfügen, auf den nur ausgewählte Benutzer
zugreifen können. In diesem Bereich sollen aus den erfassten Belegen durch das OLAP
(Online Analytical Processing) multidimensionale Hypercubes erstellt, und der
27
Detaillierungsgrad durch die Operationen Pivotierung, Rotation, Slice, Dice, Roll-up,
Drill-down, Split und Merge auf Wunsch verändert werden können. Ausgangslage der
Hypercubes bzw. die Kombination der Dimensionen auf den Achsen, auf die die
Operationen angewendet werden können, werden aus den gegebenen, erfassten Daten der
Belege übernommen. Dazu gehören Daten wie das Datum des Kundenbesuchs, die ver-
oder gekaufte Menge, die vergebenen Preise, etc. Die einzelnen Operationen sollen wie
folgt verfügbar sein:
a. Pivotierung / Rotation:
Durch die Rotation soll eine der betrachteten Dimensionen des Hypercubes durch eine
andere ersetzt werden. Folgende Rotationen sollen möglich sein:
Dimension 1(x – Achse): Umsatz (Fest)
Dimension 2 (y – Achse): Kunde, Artikel, Ort, Datum (änderbar durch Rotation)
Natürlich ist auch ein Aufbau des Hypercubes mit mehr als 2 Dimensionen möglich. Diese
Können nach Bedarf von Management angefordert werden. Die Betrachtung des Umsatzes
nach verschiedenen Kriterien zu den wichtigsten Ansichten, die für das
Abrechnungssystem von Bedeutung sind.
b. Split & Merge:
Durch den Split werden die betrachteten Daten nach weiteren Dimensionen aufgerissen.
Dadurch wird z. B. eine Ansicht von Artikeln (X) im Zeitablauf (Y) durch einen Split nach
der Dimension „Orte“ (Z) aufgeteilt, und angezeigt. Durch den Merge können beliebige
Dimensionen wieder entfernt werden.
Folgende Split Operationen sollen möglich sein:
Eine Ansicht des Umsatzes soll durch einen Split wahlweise um ein oder mehrere Kriterien
wie Datum, Kunde oder Artikel erweitert werden können. Durch einen Merge sollen diese
Erweiterungen dann wieder entfernt werden können.
c. Slice & Dice:
Beim Slice wird eine Dimension auf einen Wert beschränkt, um z. B. ein bestimmtes
Produkt, einen bestimmten Zeitpunkt etc. zu betrachten. Bei einer Ansicht von Verkauften
Artikeln, sortiert nach Orten soll durch einen Slice ein spezieller Ort betrachtet werden
können.
28
Beim Dice werden mehrere Dimensionen eingeschränkt. Daraus ergibt sich ein neuer,
mehrdimensionaler Würfel. Werden also zunächst die Umsätze von allen Artikeln im
ganzen Jahr betrachtet, so soll durch einen Dice die betrachteten Umsätze, die Anzahl der
Artikel und der betrachtete Zeitraum eingeschränkt werden können.
d. Roll-up & Drill-down:
Beim Roll-Up soll der Detaillierungsgrad einer Ansicht verringert werden können. So soll
z. B. der Verkauf von Artikeln von der tägliche zur monatlichen, oder jährlichen Ansicht
verändert werden können. Der Drill-Down bewirkt genau das Gegenteil, nämlich eine
detaillierte Darstellung von Informationen.
3.2 Vorstellung des Lösungskonzepts
Nachdem im letzten Unterkapitel die Anforderungen an das Abrechnungssystem anhand
von funktionalen, groupware und Business-Intelligence – Anforderungen herausgearbeitet
wurden, wird in diesem Unterkapitel das Lösungskonzept vorgestellt. Dabei soll sich das
Konzept auf die Funktionalitäten von Lotus Notes/Domino beziehen.
Genau wie im letzten Kapitel wird bei diesem Konzept Schritt für Schritt nach der gleichen
Reihenfolge vorgegangen: Zuerst wird der Aufbau der Anwendung und die benötigten
Systeme diskutiert, anschließend folgt die Umsetzung der funktionalen, groupware- und
Datenanalyse Anforderungen.
3.2.1 Funktionales Konzept
3.2.1.1 Aufbau der Anwendung
Das Abrechnungssystem soll über einen Hauptbildschirm Verfügen, der durch ein
Frameset in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt wird: Links das Menü, oben ein Frame in
dem Platz für Zusatzinformationen ist, und ein Hauptframe für die Anzeige von
Dokumenten. Über den Hauptbildschirm soll man die Bereiche der Kunden- und
Artikelverwaltung erreichen können, sowie zu der Maske für die Belegerfassung und den
Bereich der Datenanalyse kommen. Die Abbildung 5 (S. 28) zeigt den Aufbau:
29
Menü
Frame
Topframe für Zusatzinformationen
Hauptframe für die Anzeige von
Dokumenten
Kundenverwaltung
Artikelverwaltung
Belegerfassung
Datenanalyse
Abbildung 5: Hauptbildschirm
3.2.1.2 Sicherheit und Architektur
Das Abrechnungssystem besteht aus einer Anwendung, die zentral auf einem Domino-
Server in der gleichen Notes-Datenbankdatei gespeichert ist wie die erfassten Belege. Über
den Notes-Client haben die Benutzer die Möglichkeit auf das System zuzugreifen. Die
Abbildung 6 (S. 29) soll den Sachverhalt verdeutlichen:
Lotus Domino Server
Benutzerverwaltung
Speicherort der Belege
und des
Abrechnungssystems
Clients
Abbildung 6: Client / Server Prinzip
Der Domino Server hat dabei die Aufgabe, die Anwendung bereit zu stellen, die Benutzer
zu verwalten und ihnen die Zugriffsrechte zu geben. Einfache Mitarbeiter sollen dabei
30
geringere Zugriffsrechte als das Management haben, da sie nicht auf den Bereich der
Datenanalyse zugreifen dürfen. Nachdem ein Beleg durch einen Mitarbeiter erfasst wurde
und dieser durch den Befehl „Speichern und Drucken“ gespeichert wurde, kann durch eine
Funktion der Beleg im PDF-Dateiformat exportiert und in einer separaten Datenbankdatei
auf dem Domino-Server gespeichert werden. Durch das Sicherheitsmodell von Lotus
Notes können die Beleg nach dem Erfassen für das Bearbeiten gesperrt werden. Zusätzlich
werden die Belege jedoch durch die weitere Verbreitung des PDF Formats bei der
Speicherung in das selbige exportiert, da bei einer Prüfung durch z. B. das Finanzamt die
Belege auch auf Systemen einsehbar, auf denen kein Lotus Notes Client installiert ist.
Die Abbildung 7 (S. 30) soll den Sachverhalt anhand einer ereignisgesteuerten
Prozesskette (EPK) verdeutlichen:
Kunde bringt
Artikel
Beleg
erfassen
Beleg erfasst
V
Beleg speichern
und drucken
Beleg als PDF
in separate
Datenbank
exportieren
Abbildung 7: Export als PDF- Datei
31
3.2.1.3 Erfassung von Belegen
Die Maske zum Erfassen von Belegen soll über einen Menüpunkt im linken Frame des
Hauptbildschirms erreichbar sein. Die Abbildung 8 (S. 31) zeigt ein mögliches Design für
Abbildung 8: Belegdesign
den Beleg. Hat der Mitarbeiter den Menüpunkt ausgewählt, so soll er zunächst den Kunden
auswählen können. Ist die Kundennummer bekannt, so kann diese eingegeben werden, und
die restlichen Daten wie Anschrift, Name der Firma, etc. sollen automatisch eingefügt
werden. Wahlweise kann der Kunde aber auch durch einen Menüpunkt „Kunde
auswählen“ einen Kunden über ein eingeblendetes Auswahlmenü suchen und auswählen.
Die Daten des Kunden sollen dann automatisch auf den Feldern des Belegs eingefügt
werden. Ist der Kunde noch nicht im System gespeichert worden, kann er durch einen
Menüpunkt „Kunden erfassen“ im System angelegt, und anschließend ausgewählt werden.
Die Belegnummer soll eine fortlaufende Nummerierung sein, die automatisch beim
Neuerstellen eines Beleges angezeigt wird. Lotus Notes stellt für solche Zwecke
ausreichende einfache Programmierkonzepte, z. B. durch die Formelsprache bereit.
Genauso können auch das aktuelle Datum und der Name des Ansprechpartners eingefügt
werden, welcher der aktuelle Belegerfasser ist.
32
Die Daten der Artikel, wie die Artikelnummer und der Artikelname sollen nach dem
gleichen Prinzip wie die Kundendaten eingefügt werden können. Ist der Artikel noch nicht
vorhanden, so soll er ebenfalls über eine neue Form angelegt und eingefügt werden
können. Hinzu kommen noch der aktuelle Preis, den der Mitarbeiter festlegt, und die
Menge des Artikels in kg. Zusätzlich muss mit angegeben werden, ob es sich bei dem
aktuellen Geschäftsvorfall um einen Warenein- oder ausgang handelt. Alle erfassten
Artikel sollen im mittleren Bereich des Beleges durch eine eingebettete Ansicht angezeigt
werden, die die einzelnen Artikel des Geschäftsvorfalls auflistet. Nachdem alle Artikel
erfasst wurden, soll der Gesamtpreis aller Artikel in einem Feld unterhalb der eingebetteten
Ansicht angezeigt werden. Anschließend wird die gesetzliche Mehrwertsteuer automatisch
berechnet, und der Gesamtpreis inkl. Mehrwertsteuer in einem weiteren Feld ausgewiesen.
Werden mehr Artikel aufgelistet werden, als der Platz des Beleges bereitstellt, so muss der
Beleg über mehrere Seiten gedruckt werden können.
Mit dem Drucken des Beleges soll dieser auch gespeichert und als PDF in eine separate
Datenbank exportiert werden. Die eingegebenen Mengen sollen sich je nach Warenein-
oder ausgang auf die Bestände der Artikel auswirken.
3.2.1.4 Verwaltung von Kunden
Über einen Menüpunkt des Hauptbildschirms des Abrechnungssystems soll wahlweise
direkt ein neuer Kunde angelegt werden können, oder die aktuell erfassten Kunden
angezeigt werden können.
Das Anzeigen aller Kunden soll über eine Ansicht (View) möglich sein, die gleichzeitig
die von Lotus Notes integrierte Suche zur Verfügung stellt. Wählt man einen Datensatz
eines Kunden aus, kann man diesen anzeigen lassen. Ändert der Mitarbeiter den Datensatz,
so wird sein Name unter „letzte Änderung“ gespeichert.
Das Erfassen von Kunden erfordert die Eingabe von firmen- und personenbezogenen
Daten: Firmenname, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer,
Mobiltelefonnummer. Die Daten werden jeweils in eigenen Feldern innerhalb der
Eingabemaske gespeichert. Nach dem Erfassen steht der neu angelegte Kunde allen
33
anderen Mitarbeitern durch die zentrale Datenhaltung zur Nutzung und Änderung zur
Verfügung. Der Name des Mitarbeiters, der die Kundendaten erfasst, wird mitgespeichert.
3.2.1.5 Verwaltung von Artikeln
Die Artikelverwaltung ist der Kundenverwaltung sehr ähnlich, jedoch sind weniger Daten
beim Neuanlegen eines Artikels erforderlich: Artikelnummer, Artikelname und die
momentan verfügbare Menge. Die Daten werden jeweils in eigenen Feldern innerhalb der
Eingabemaske gespeichert. Über das Menü im Hauptbildschirm soll man wahlweise die
Maske erreichen mit der neue Artikel erfasst werden können, oder sich die bereits erfassten
Artikel in einer Ansicht (View) anzeigen lassen können. Bei einem neuen Artikel ist der
Artikelname und die verfügbare Menge einzugeben.
Der Name des Mitarbeiters, der den Artikel anlegt, wird mitgespeichert. Genau wie bei der
Kundenverwaltung wird der Name des Mitarbeiters gespeichert, der den Datensatz des
Artikels zuletzt geändert hat.
3.2.2 Groupware - Konzept
Nachdem das funktionale Konzept beschrieben wurde, wird jetzt das Konzept für die
Groupware - Anforderungen vorgestellt. Dabei soll besonders herausgestellt werden, wie
mit den elementaren Unterstützungsfunktionen Kommunikation, Kooperation und
Koordination die Nutzer des Systems unterstützt werden, bzw. sich gegenseitig
unterstützen können.
3.2.2.1 Mehrbenutzerfähigkeit
Die Mehrbenutzerfähigkeit wird durch den Domino-Server umgesetzt. Dieser verwaltet die
Benutzer, und weist ihnen verschiedene Zugriffsrechte zu.76
Je nach Zugriffsrecht können
die Benutzer dann auf die für sie wichtigen Bereiche zugreifen. Für Mitarbeiter wäre ein
Zugriffsgrad „Autor“ sinnvoll (kann Dokumente erstellen, aber nur diejenigen bearbeiten,
deren Bearbeitung ihm gestattet worden sind77
). Für das Management ist ein Zugriffsgrad
„Entwickler“ sinnvoll (Kann Gestaltungselemente einer Datenbank erstellen, ändern oder
76
Addison-Wesley 2004 – S. 790 77
Addison-Wesley 2004 – S. 790
34
löschen, einen Volltextindex erstellen oder löschen, sowie Replizierungseinstellungen
einer Datenbank modifizieren.78
). Aufbauend auf diesen Rechten können dann weitere
Bereiche, wie der Datenanalysebereich, der nur dem Management zur Verfügung stehen
soll, für ausgewählte Benutzer oder Gruppen gesperrt oder freigegeben werden.
3.2.2.2 Informationen bereitstellen
Wie bei den Anforderungen beschrieben, soll es dem Mitarbeiter während der
Belegerfassung möglich sein, zusätzliche Informationen zu dem Kunden oder dem Artikel
zu erfassen. Diese Funktion kann durch einen zusätzlichen Frame realisiert werden, indem
zur Kunden- oder Artikelnummern, die gerade verwendet werden, und ein Textfeld
angezeigt werden und beim Speichern separat als Dokument gesichert werden. Diese
Informationen können dann in einer View angezeigt werden. Wird nun ein neuer Beleg
erfasst und es liegen Informationen in dieser separaten View vor, so sollen diese
Informationen (ebenfalls in einem neuen Frame) angezeigt werden, um auf Preise,
Kundenverhalten oder die Qualität des Materials hinzuweisen. Diese Informationen dienen
als wesentliche Grundlage für die Preisgestaltung. So erhält ein Kunde, der häufig Artikel
in sehr guter Qualität anliefert, von dem Mitarbeiter einen besseren Preis für sein Material,
als ein Kunde, der nur selten Artikel in einer schlechten Qualität anliefert. Diese
Informationen sollen so durch die Mitarbeiter erfasst und später angezeigt werden können.
Die Abbildung 9 (S. 34) zeigt diesen Sachverhalt.
Beleg
Firmenlogo- und Daten
KundendatenBelegdaten
Datum
Ansprechpartner
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Menge
Einzelpreis
Gesamtpreis
Unterschrift des
Kunden
Frame für Zusatzinformationen
Datenbank des
Abrechnungs-
systems auf dem
Domino-Server
Datenbank zur
Langzeitsicherung
Beleg wird
nach der
Erfassung
gespeichert
Zusatzinfor
mationen
werden
gespeichertZusatzinformationen
Speichern Abfrage
Neuer
Beleg wird
erfasst
Firmenlogo- und Daten
KundendatenBelegdaten
Datum
Ansprechpartner
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Menge
Einzelpreis
Gesamtpreis
Unterschrift des
KundenAnzeige der Zusatz-
informationen, abhängig vom
Kunden oder Artikel
Abbildung 9: Zusatzinformationen speichern und abfragen
78
Addison-Wesley 2004 – S. 790
35
Eine weitere Funktion ist das Benachrichtigen des Managements bzw. von festgelegten
Personen nach dem Unterschreiten einer Mindestmenge eines Artikels. Wird nach dem
„Speichern & Drucken“ eines Beleges ein solcher Mindestbestand unterschritten, so wird
der zuständigen Person eine Benachrichtigung per E-Mail zugeschickt. Durch die
Möglichkeit der Kombination des E-Mail Systems mit der Anwendungsentwicklung in
Lotus-Notes lässt sich so eine Funktion umsetzen. Auch für die Aktualisierung des
Artikelbestands gibt es im Domino-Designer einfache Programmierkonzepte, die die
Menge des Artikels aktualisieren und diese gleichzeitig auf Bedingungen wie z. B. eine
Mindestmenge prüfen können.
3.2.3 Datenanalyse - Konzept
Die Business-Intelligence Anforderungen lassen sich auf verschiedene Weisen umsetzen.
Durch die vielfältigen Programmierkonzepte können dem Management nicht nur einfache
Werte durch Datenbankabfragen präsentiert werden, sondern auch durch Java-
Anwendungen oder Applets z. B. Diagramme erstellt werden. Ein Beispiel für ein Java-
Applet ist „jnotes“, welches in der Abbildung 10 (S. 35) gezeigt wird. Dieses auf Java
basierende Applet ermöglicht die Darstellung von Diagrammen innerhalb einer Notes
Anwendung.79
Abbildung 10: JNotes - Diagramme als Java-Anwendung
Viele dieser Applets sind jedoch kostenpflichtig, deswegen beschränkt sich das
Lösungskonzept auf die Nutzung der Programmierkonzepte, die Lotus-Notes zur
79
www.jnotes.com/Jnotes/
36
Verfügung stellt. Es sollen lediglich die weitreichenden Möglichkeiten der Erweiterbarkeit
von Lotus Notes gezeigt werden.
Die Basis für die folgenden Operationen sind diese Ansichten (Views). Dabei ist zu
beachten, dass lediglich 2 Dimensionen betrachtet werden, die durch die Operationen des
OLAP beliebig durch weitere Dimensionen erweitert werden können:
01. Tag | Umsatz (Umsatz pro Tag, kategorisiert nach Tagen)
02. Montag | Umsatz (Umsatz pro Monat, kategorisiert nach Monaten)
03. Jahr | Umsatz (Umsatz pro Jahr, kategorisiert nach Jahren)
04. Kunde | Umsatz (Umsatz, kategorisiert nach Kunden)
05. Umsatz | Kunde (Absteigend nach Umsatz sortiert)
06. Umsatz | Mitarbeiter (Absteigend nach Umsatz sortiert)
07. Mitarbeiter | Artikel (Nach Mitarbeiter kategorisiert)
a. Pivotierung / Rotation:
Durch das Ausführen einer Rotation sollen sich in Bezug auf die angegebenen Views
folgendermaßen auswirken:
01. Tag | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt
02. Montag | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt
03. Jahr | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt
04. Kunde | Umsatz wird durch Artikel oder Tage ersetzt
05. Umsatz | Kunde wird durch Artikel, Tage, Monate oder Jahre ersetzt
06. Mitarbeiter | Artikel wird ersetzt durch Umsatz
Für die erste Ansicht bedeutet das: Die Ansicht zeigt zunächst den Umsatz nach Tagen
sortiert an. Nach der Rotation wird z. B. die Kunden nach Tagen sortiert an.
b. Split & Merge:
37
Bei den ausgehenden Ansichten sollen die folgenden Dimensionen hinzugefügt werden
können, d. h. in der Ansicht wird eine weitere Spalte hinzugefügt:
01. Tag | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.
02. Montag | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.
03. Jahr | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.
04. Kunde | Umsatz | Kann um Tage, Monat, Jahr, Artikel erweitert werden.
05. Umsatz | Kunde | Kann um Artikel, Jahr, Monat, Tag erweitert werden.
06. Umsatz | Mitarbeiter | Kann um Tag, Monat, Jahr erweitert werden.
c. Slice & Dice:
Über ein Auswahlmenü und ein Eingabefeld soll die gewünschte Dimension bei einem
Slice eingeschränkt werden können. So soll z. B. bei der Jahresansicht durch die Auswahl
der Spalte „Jahr“ und das Eingeben eines Wertes im Eingabefeld die Ansicht auf einen
bestimmten Zeitpunkt möglich sein. Notes bietet für eine solche Einschränkung einfache
Formeln an, mit denen eine solche Abfrage realisiert werden kann. Ein Dice wird ähnlich
realisiert, nur dass für alle zur Verfügung stehenden Dimensionen der Detaillierungsgrad
eingegeben und angezeigt werden können muss.
d. Roll-up & Drill-down:
Beim Roll-up und Drill-down werden ebenfalls wie bei der Rotation Dimensionen einer
Ansicht vertauscht, jedoch handelt es sich nicht um andere Dimensionen, sondern die
auswählbare Dimension gehört zur gleichen Gruppe, z. B. „Zeit“. So sind die folgenden
Operationen in den Ansichten in beide Richtungen möglich:
Umsatz nach Tagen Roll-Up Umsatz nach Monaten Umsatz nach Jahren
(Umgekehrte Reihenfolge durch Drill-Down)
Dabei kann die Ausgangslage „Umsatz nach Tagen“ durch „Umsatz nach Kunde“,
„Umsatz nach PLZ“, „Umsatz nach Mitarbeitern“ ausgetauscht werden, um möglichst
vielfältige Informationen aus dem Abrechnungssystem zu bekommen.
38
4. Prototypische Implementierung
Die prototypische Implementierung soll die Grundfunktionalitäten des
Abrechnungssystems demonstrieren. Dabei ist es möglich, Belege, Kunden und Artikel zu
erfassen und anzeigen zu lassen. Zusätzlich wird der Bereich der Datenanalyse an einigen
Beispielen gezeigt, indem Werte aus den erfassten Belegen gefiltert werden.
Hauptbildschirm:
Die Abbildung 11 (S. 38) zeigt den Hauptbildschirm, eingeteilt durch ein Frameset in 3
Teile:
Abbildung 11: Prototyp - Hauptbildschirm
Über das linke Menü sind die einzelnen Bereiche der Kunden- und Artikelverwaltung
erreichbar, sowie die Maske für die Belegerfassung. Der Bereich der Datenanalyse ist
ebenfalls im Prototyp für alle Nutzer sichtbar, im Hauptkonzept ist dieser Menüeintrag
jedoch nur für Nutzer mit zugewiesenen Zugriffsrechten vorbehalten.
39
Über die Einträge „Belege“, „Kunden“, „Artikel und „Statistik“ hat man die Möglichkeit
sich angelegte Dokumente wie Belege, Kundendatensätze, erfasste Artikel und den Bereich
der Datenanalyse anzeigen zu lassen. Die Abbildung 12 (S. 39) stellt den Sachverhalt dar.
Durch dieses Konzept ist das Menü die ganze Zeit sichtbar, und eine einfache Navigation
innerhalb der Anwendung möglich.
Abbildung 12: Prototyp - Beleganzeige
40
Belege erfassen
Die Abbildung 13 (S. 40) zeigt die Maske, mit der ein Beleg erfasst werden kann. Im
klassischen Brief-Format ist im oberern Teil Platz für die persönlichen Wünsche des
Unternehmenes bzw. der Organisation, die das Abrechnungssystem nutzt. Über einen
Action-Button hat man die Möglichkeit den Beleg mit Inhalt zu füllen.
Abbildung 13: Prototyp - Belegerfassung
41
Über den Button „Kunde einfügen“ kann man einen Kunden auswählen, dessen Anschrift
dann automatisch in die Felder der Belegmaske eingefügt werden. Die Abbildung 14 (S.
41) zeigt das Auswahlfenster, über das man einen Kunden auswählen kann.
Abbildung 14: Prototyp - Kunde einfügen
Über den Action-Button „Artikel einfügen“ kann man dem Beleg Artikel hinzufügen. Es
wird dazu eine neue Maske erstellt, die die gleiche Belegnummer, die gleiche
Kundennummer und das gleiche Belegdatum besitzt wie die aktuelle Belegmaske. Um
diese Werte beim Anklicken des Buttons zu übergeben, wurde eine weitere Maske
„Globals“ erstellt, die ausschließlich zur Verwaltung von globalen Variablen eingesetzt
wird. Die aktuelle Kundennummer wird an die Maske „Global“ übergeben, wenn sich der
Nutzer einen Kunden ausgewählt hat. Die Belegnummer wird an die Maske „Globals“
übergeben, nachdem die Belegnummer automatisch generiert wurde, und das Datum wird
an die Maske „Globals“ übergeben, wenn es im Feld „Belegdatum“ berechnet wurde.
Wählt man nun den Button „Artikel einfügen“, so werden aus der Maske „Globals“ die
Werte ausgelesen, und in die dafür vorgesehenen Felder eingefügt. Durch diese
Vorgehensweise kann in der Mitte des Belegformulars eine eingebettete View positioniert
werden, die die Artikel zu dem aktuellen Kunden, der aktuellen Belegnummer und dem
aktuellen Datum anzeigt. Die Abbildung 15 (S. 42) zeigt das Anlegen eines
Artikeldokuments und die Felder für die abgefragten Werte des aktuellen Belegs über die
Maske „Globals“.
42
Abbildung 15: Prototyp - Artikel einfügen
Nachdem der Kunden eingefügt und die Artikel ausgewählt wurden, kann man über den
Action-Button „Werte aktualisieren“ das Dokument zwischenspeichern und die Felder des
Dokuments aktualisieren lassen. Danach ist auch der Gesamtpreis sichtbar, der sich aus der
Summe der Artikel und der Mehrwertsteuer zusammensetzt. Alle drei Werte werden
einzeln angegeben, so dass sie einzeln ausgewiesen werden können. Anschließend kann
man mit „Speichern und beenden“ den Beleg speichern, und die Erfassungsmaske
schließen. Der Prototyp exportiert den Beleg jedoch nicht in eine separate Datenbank,
sondern speichert ihn zu Demonstrationszwecken einfach als Dokument in der gleichen
Datenbank ab. Die Abbildung 16 (S. 43) zeigt einen ausgefüllten Beleg mit den
berechneten Werten „Summe“, „MwSt.“ und „Gesamtpreis“. Unterhalb des Beleges
werden noch der Erfasser des Beleges gespeichert, das Datum der Belegerfassung, sowie
die letzte Änderung, um Manipulationen auszuschließen.
43
Kunden verwalten:
Über den Eintrag „Neuer Kunde“ lassen sich neue Kundendatensätze erstellen. Die
Abbildung 17 (S. 43) zeigt einen ausgefüllten Kundendatensatz. Nachdem die Daten
eingegeben wurden kann man die Maske mit „Speichern und Schließen“ schließen. Der
Kunde steht dann für die Auswahl innerhalb der Belegerfassung zur Verfügung. Genau wie
bei der Belegerfassung wird auch hier der Ersteller des Dokumentes erfasst, sowie das
Datum der Erfassung. Wird ein Datensatz eines Kunden geändert, so wird der Name des
Mitarbeiters, sowie das Datum und die Uhrzeit gesichert.
Abbildung 16: Prototyp - Ausgefüllter Beleg
Abbildung 17: Prototyp - Kundendatensatz
44
Artikelverwaltung
Über den Menüpunkt „Neuer Artikel“ auf dem Hauptbildschirm kommt man zu der
Maske, mit der man einen neuen Artikel anlegen kann. Neben der Artikelnummer muss
zusätzlich der Artikelname und die momentan verfügbare Menge eingegeben werden. Die
Abbildung 18 (S. 44) zeigt einen ausgefüllten Artikeldatensatz.
Abbildung 18: Prototyp - Artikelverwaltung
45
Datenanalyse
Über den Menüpunkt „Statistik“ auf dem Hauptbildschirm gelangt man in den Bereich der
Datenanalyse. Zu Demonstrationszwecken ist der Zugang zu diesem Bereich jedem
Benutzer möglich, nicht wie im Lösungskonzept vorgestellt nur dem Management. Die
Abbildung 19 zeigt den Bereich der Datenanalyse. Im oberen Bereich werden die Daten
des aktuellen Tages angezeigt. Zu Demonstrationszwecken wurde der „aktuelle Tag“ auf
den 08.08.2008 gelegt. Werden neue Belege erfasst, so sind diese ebenfalls unter dem
Datum 08.08.2008 zu finden. In der ersten Tabelle wird der Umsatz des aktuellen Tages
berechnet. Darunter findet man die Summe des Belegs, der den höchsten Umsatz aufweist.
In der rechten Spalte ist die Anzahl der Kunden angegeben, und darunter der letzte Kunde,
der an der Belegerfassung beteiligt war.
Unter der ersten Tabelle mit den Daten des aktuellen Tages sind 3 Zeilen mit eingebetteten
Ansichten integriert. In der ersten Zeile befindet sich eine Tabelle mit verschiedenen
Reitern. Im ersten Reiter werden die Umsätze des aktuellen Tages angezeigt. Im zweiten
Reiter kann man sich die Umsätze des aktuellen Monats anzeigen lassen, und im Dritten
die des aktuellen Jahres. Dieser Vorgang stellt den Roll-up und Drill-Down dar, da der
Detaillierungsgrad der Ansicht mit den Umsatzzahlen verringert und erhöht werden kann.
Abbildung 19: Prototyp - Datenanalyse
46
In der zweiten Zeile werden die Kundenaktivitäten angezeigt. Im ersten Reiter wird der
Umsatz der Kunden angezeigt und absteigend sortiert. So bekommt man einen Überblick,
welcher Kunde den höchsten Umsatz erbracht hat. Im zweiten Reiter dieser Tabelle kann
man sich die Anzahl der Besuche der Kunden anzeigen lassen.
In der dritten Zeile der Tabelle werden schließlich noch die beliebtesten Artikel angezeigt.
Im ersten Reiter der Tabelle sind die Artikel nach Umsätzen sortiert. Daran kann man
erkennen welche Artikel den höchsten Umsatz erbringen. Im zweiten Reiter sind die
Artikel nach Tagen sortiert, um zu sehen an welchen Tagen welche Artikel verkauft
werden. Im dritten Reiter werden die Artikel nach Monaten angezeigt, und im letzten
Reiter werden die verkauften Mengen der Artikel absteigend sortiert angezeigt.
Durch die vielfältigen Programmierkonzepte hat man in Lotus-Notes nahezu unbegrenzte
Möglichkeiten die Daten, die durch die Belege erfasst werden, zu sortieren, zu filtern und
beliebig darzustellen. Die Auswahl für die Datenanalyse richtet sich an die Operation der
Business-Intelligence, deren vorgestellte Methoden wie Roll-Up etc. zum Einsatz kommen
sollten, um die Sicht auf die Daten und den Detaillierungsgrad verändern zu können.
Unter jeder der drei Tabellen befindet sich ein Button mit der Aufschrift „Grafische
Darstellung“. Um die weitreichenden Möglichkeiten von Lotus-Notes zu zeigen, kann man
mit einem Klick auf den Button ein Balkendiagramm anzeigen lassen. Die Werte der
Balken sind jedoch statisch vorgegeben. Das Fenster und der Inhalt wurden innerhalb eines
Agenten mit der Programmiersprache „Java“ programmiert. Durch den Klick auf den
Button wird der Agent gestartet und das Fenster mit dem Inhalt (Diagramm) angezeigt.
Durch die vollständige Integration dieser Programmiersprache können z. B. die
Dokumente durchsucht, Werte berechnet und Felder aktualisiert werden. In einer
vollständigen Implementierung des Abrechnungssystems können die Daten für das
Balkendiagramm also jederzeit dynamisch berechnet, und dann über den Agenten
abgefragt werden, so dass der Nutzer die ausgewählte Tabelle grafisch dargestellt
bekommt. Die Abbildung 20 zeigt das Java-Fenster mit dem Beispielinhalt.
47
Abbildung 20: Prototyp - Java Fenster
48
5. Fazit und Ausblick
5.1 Ausblick
In dieser Arbeit war ein Konzept für ein groupwarebasiertes Abrechnungssystem mit
Funktionalität zur Datenanalyse zu entwickeln und prototypisch zu implementieren. Diesen
Prototyp könnte jetzt weiterentwickelt werden zu einer vollständigen Anwendung, die zu
Testzwecken eingesetzt wird. Die dabei gewonnen Erkenntnisse können dazu verwendet
werden eine neues Konzept mit den angepassten Bedürfnissen der Benutzer zu entwickeln.
Der Bereich der Datenanalyse könnte um weitere Werkzeuge der Business-Intelligence,
wie z. B. das Data-Mining erweitert werden.
5.2 Fazit
Ziel dieser Arbeit war es ein groupwarebasiertes Abrechnungssystem mit der
Funktionalität zur Datenanalyse zu konzipieren, und prototypisch zu implementieren.
Mit einem groupwarebasierten Abrechnungssystem mit der Funktionalität zur
Datenanalyse bieten sich jetzt bei der Dokumentation von Geschäftsvorfällen (in Form von
gesetzlich vorgeschriebenen Belegen) Möglichkeiten, die ein nicht-groupwarebasiertes
System nicht bietet. Mit der Nutzung der Software Lotus-Notes-Domino können nun die
elementaren Unterstützungsfunktionen Kommunikation, Kooperation und Koordination
auch in ein Abrechnungssystem integriert werden. Damit sind Mitarbeiter in der Lage
während der Erfassung von Belegen untereinander beliebige Informationen auszutauschen,
um gemeinsame Ziele zu erreichen. Durch die zentrale Datenhaltung und
Anwendungsbereitstellung auf dem Domino-Server können die Mitarbeiter gleichzeitig
über ihre Notes-Clients am Selbigen arbeiten. Aufgrund des Sicherheitsmodells lassen sich
innerhalb der Anwendung Funktionen umsetzen, die nur bestimmten Nutzern zur
Verfügung stehen soll, wie z. B. die Datenanalyse. Die Datenanalyse ist nur dem
Management zugänglich, was durch die Überprüfung von Nutzerrechten des
Sicherheitsmodells sichergestellt wird. Innerhalb der Datenanalyse können die Daten der
erfassten Belege nach Operationen des Online-Analytical-Processings (OLAP) gefiltert,
und in ihrer Ansicht nahezu beliebig kombiniert werden. Diese Informationen geben dem
49
Management Aufschluss über die Kunden- und Mitarbeiteraktivitäten innerhalb des
eigenen Unternehmens.
Abschließend ist festzuhalten, dass die Nutzer dieses Abrechnungssystems durch diese
Konzipierung viel informierter sind, und durch den Informationsaustausch
kundenorientierte Entscheidungen fällen können. Durch die zahlreichen Möglichkeiten, die
die Entwicklungsumgebung innerhalb von Lotus-Notes-Domino bietet, lassen sich leicht
Änderungen am System umsetzen und ein hoher Komplexitätsgrad in der
Anwendungslogik erreichen. Dadurch ist es im Bereich der Datenanalyse nicht nur
möglich eine Vielzahl von Informationen aus den erfassten Daten zu filtern, sondern je
nach Bedarf auch an die Bedürfnisse des Managements anzupassen und grafisch
darzustellen.
50
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[Samaschke 2005]
Samaschke, K. (2005): Java, Pearson Education Deutschland GmbH, 1. Auflage,
München, 2005
52
Eidesstattliche Erklärung
Ich erkläre hiermit an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig und nur unter
Verwendung der angegebenen Hilfsmittel angefertigt habe; die aus fremden Quellen direkt
oder indirekt übernommenen Gedanken sind als solche kenntlich gemacht.
Die Arbeit wurde bisher keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegt und auch noch nicht
veröffentlicht.
Paderborn, den . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(Datum) (Unterschrift)
53
Anhang
Um den Prototypen zu nutzen ist die Datenbankdatei „Abrechnungssystem“ über den
Notes-Client zu öffnen. Hinweise zur Bedienung und eine Übersicht über die verwendeten
Designelemente finden sich auf dem Hauptbildschirm und im „Using this Application“ –
Document.