14. nov 2019

Kontroll innen jord- og skogbrukRagnhild Skar og Per Olav Granheim

Landbruksavdelingen

Kommunesamling, Sundvolden Hotel 2019

2© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

• Virkemidler brukes i samsvar med stortingets forutsetninger

• Riktig tilskudd til rett søker

• Gjennomfører politikken

• Tillit til næring og forvaltning

• Intern kontroll

• Økonomireglement

Hensikten med kontroll

Utklipp fra Nationen 10. oktober 2019

3© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

1. Risikovurdering dokumenteres ikke

2. Dokumenter vurderingen din av om søker oppfyller grunnvilkår

3. Avløserutgifter kontrolleres mot faktura som spesifiserer berettiget beløp

4. Dokumenter gjennomførte kontroller

5. Ved avvik: vurder avkorting. Dokumenter vurderingen.

6. Ved avkorting: gjennomfør og dokumenter aktsomhetsvurdering

7. Politisk/administrativ ledelse kan ikke gi styringssignaler for saksbehandlingen

Funn

Forsiden av Riksrevisjonens rapport

5© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

Reglement for økonomistyring i staten, § 14

• «Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at:

a) Beløpsmessige rammer ikke overskrides…

b) … at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning

c) Ressursbruk er effektiv

(…)

f) Økonomistyring forsvarlig og ihht lover

g) Misligheter forebygges og avdekkes»

• Gjelder kommunen fordi kommunen forvalter statlige tilskuddsmidler.

Intern kontroll

Fylkesmannen i Oslo og Viken

6© Fylkesmannen i Oslo og Viken

Foto: Utsnitt av Fylkesmannens risikovurdering

Eksempler på elementer i intern kontroll

• Delegasjonsreglement

• Stillingsbeskrivelser

• Godkjenningsrutiner

• Arkivrutiner

• Beredskapsplan

• Rutiner knyttet til fagoppgaver

• Kompetanseplan

• Risikovurdering

Intern kontroll

7© Fylkesmannen i Oslo og Viken

Bestemmelser om økonomistyring i staten (FOR-2003-12-12-1939)

8© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

➢ Minst 10 av foretakene som har søkt, skal kontrolleres.

➢ Stedlig kontroll og/eller dokument-kontroll.

➢ Utplukket av søknader til kontroll skalvære risikobasert.

➢ Skriftlig begrunnelse for hvorfor den enkelte søknad er plukket ut til kontroll.

5 Om risikobasertkontroll

9© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

• En del av internkontroll

• Risiko = Sannsynlighet x konsekvens

• Kontroll reduserer risiko

• Velg kontrollpunkter som bygger på risikofaktorene

• Velg relevante kontrollobjekter

• Dokumenter gjennomføringen og vurderingene

• Følg opp avvik, dokumenter oppfølgingen

• Husk at dokumentasjon vil være avgjørende ved en eventuell tvist

Risikovurdering

10© Fylkesmannen i Oslo og VikenFoto:

✓ Anbefaling - årlig kontrollplan.

✓ Skal være skriftlig.

✓ Utarbeides før saksbehandlinga av søknadsomgangen starter.

✓ Skal:

• Beskrive hvilke deler av produksjons- og avløsertilskuddet som har størst generell risiko i egen kommune.

• Være konkret på risikoindikatorer

• Være konkret på hvilke foretak som en har blitt oppmerksom på tidligere ogsom bør følges opp.

✓ Skal være styrende for hva som skal kontrolleres.

✓ Dersom det ikke er utarbeidet kontrollplan på forhånd - kommunen må dokumentere hvilke vurderinger som er lagt til grunn for utvalget til kontroll.

Kontrollplan

Foto: 11© Fylkesmannen i Oslo og Viken

-> Ldir – Skog og eiendom – Om skogbruk – Tilskudd - Publikasjoner

Foto: 12© Fylkesmannen i Oslo og Viken