KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus
description
Transcript of KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus
![Page 1: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/1.jpg)
KONTROLA PROJEKTÓWNCBR
Andrzej Brus
![Page 2: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/2.jpg)
CELE KONTROLI
KONTROLA REALIZACJI PROJEKTU MA ZA ZADANIE MIĘDZY INNYMI OCENĘ PRAWIDŁOWOŚCI
I SKUTECZNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU W TYM ZGODNOŚCI Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY
![Page 3: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/3.jpg)
3
PODSTAWY PRAWNE KONTROLI
Art. 26, ust. 1 pkt. 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227 poz.1658 z późn. zm.);
Porozumienia w sprawie systemu realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 dla konkretnych osi priorytetowych;
Wytyczne w zakresie procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących i Wdrażających;
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
![Page 4: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/4.jpg)
4
ORGANIZACJA KONTROLI
• WYSŁANIE DO BENEFICJENTA ZAWIADOMIENIA O KONTROLI /kontrola planowa/,
• KONTAKT Z BENEFICJENTEM CELEM UZGODNIENIA ZAKRESU KONTROLI (DOKUMENTY),
• PRZEDSTAWIENIE IMIENNYCH UPOWAŻNIEŃ,• WERYFIKACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU,• WERYFIKACJA POSTĘPU RZECZOWEGO I PROMOCJI
![Page 5: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/5.jpg)
5
ZAKRES KONTROLI OBEJMUJE:
• KONTROLĘ FAKTYCZNEGO POSTĘPU RZECZOWEGO PROJEKTU;
• KONTROLĘ ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z UMOWĄ I HARMONOGRAMEM;
• KONTROLĘ PODJĘTYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH;
• KONTROLĘ PROCEDUR UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH;
![Page 6: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/6.jpg)
6
DOKUMENTY WYMAGANEPODCZAS KONTROLI
![Page 7: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/7.jpg)
7
1. zarządzenia i regulaminy obowiązujące w jednostce:
•Polityka rachunkowości - w szczególności: Zakładowy Plan Kont,
zasady określające sposób rozliczania środków otrzymywanych
w ramach realizacji projektu;
•Regulamin wynagradzania pracowników;
•Regulamin premiowania pracowników;
•Regulamin postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych wraz
z regulaminem prac Komisji przetargowej;
•Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy pracowników (jeśli taki obowiązuje
w jednostce).
![Page 8: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/8.jpg)
8
2. dokumenty dot. realizowanego Projektu:
•Umowa o dofinansowanie + ewentualnie aneksy (zatwierdzone) - do wglądu; •Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami (aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy) - do wglądu; •Zatwierdzone wnioski o płatność – do wglądu
![Page 9: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/9.jpg)
9
•Oświadczenie zawierające informację nt. postępu merytorycznego realizacji projektu na dzień prowadzenia kontroli; •Oświadczenie zawierające informację o przeprowadzonych działaniach w zakresie promocji projektu; •Oświadczenie dot. prowadzenia dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej + przykładowe wydruki z kont analitycznych; •Oświadczenie o kwalifikowalności VAT - na dzień przeprowadzania kontroli;
Ponadto
![Page 10: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/10.jpg)
10
- Zestawienie wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
przeprowadzonych w ramach projektu - należy podać: numer postępowania,
zastosowany tryb, przedmiot i zakres zamówienia, wartość wg. zawartej umowy.
- Wykaz pracowników zaangażowanych w realizację Projektu
z określeniem wymiaru zatrudnienia ogółem oraz wymiaru zaangażowania
pracownika w projekcie. Prosimy również o informację jaki jest sposób rozliczania
czasu pracy pracownika zaangażowanego w projekcie (czy np. stosuje się
indywidualne karty czasu pracy?),
- Zestawienie zawartych umów o dzieło i zlecenia
![Page 11: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/11.jpg)
11
![Page 12: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Pytania dotyczące kontroli Instytucji Pośredniczącej-
NCBR
![Page 13: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Jak będzie przebiegała i co jaki okres będzie odbywać się kontrola trwałości rezultatów projektu ?Ze strony IP – minimum jeden raz w okresie trwałości. Weryfikowane będzie utrzymanie rezultatów projektu (wskaźniki), kontrola dokumentów (przechowywanie), promocja,
Jakie będą konsekwencje niewywiązywania się z osiągniecia pewnej części wskaźników rezultatów (jaki jest dopuszczalny udział % nieosiągniętych wskaźników bez konsekwencji finansowych dla beneficjenta?)Wskaźniki powinny być zrealizowane w 100 %. Każde odstępstwo będzie rozpatrywane indywidualnie,
![Page 14: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Czy podczas kontroli trwałości rezultatów projektu będzie sprawdzane występowanie pomocy publicznej i w jaki sposób?
Tak, jako jeden z elementów działań kontrolnych – np. poprzez stwierdzenie występowania znamion nierównego traktowania przedsiębiorców,
Czy podczas kontroli trwałości będzie sprawdzane, czy projekt generuje dochód i w jaki sposób?Tak, poprzez weryfikację dokumentacji projektu (istnienie dokumentów wskazujących na uzyskiwanie dochodu z projektu)
![Page 15: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Kiedy IP przeprowadza kontrolę?
Zgodnie z planem kontroli minimum raz w trakcie realizacji projektu plus ewentualne kontrole doraźne,
Pod jakim kątem IP przeprowadza kontrolę, jaki dokumenty kontroluje IP?
Kontrola jest kompleksowa i obejmuje swoim zakresem wszystkie aspekty realizacji projektu. Kontrolowane są wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu.
![Page 16: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Proszę jeszcze raz o dokładne przedstawienie zakresu kontroli NCBR :
- Zakres kontroli,- Czy instytucja przedkłada zakres kontroli przed wizytą i na ile dni przed,- Co jest wynikiem kontroli
![Page 17: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/17.jpg)
17
Zakres kontroli• Przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych przez beneficjentów;• Zapewnienie systemu informatycznego i przechowywanie zapisów księgowych dla każdego
projektu, a także gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;
• Weryfikacja zapewnienia IP II czy beneficjenci oraz inne przedmioty uczestniczące w realizacji projektu, utrzymują odrębny system księgowy lub odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem;
• Stan przygotowania instytucji do realizacji projektu;• Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy dotyczącej
przygotowania projektu (tzw. preumowy w przypadku projektów indywidualnych realizowanych przez beneficjentów, dla których IP pełni funkcję IP II), w zakresie m.in.: przygotowania dokumentacji Projektu, kwalifikowalności wydatków, stosowania procedury PZP, realizacji obowiązków związanych z monitorowaniem i sprawozdawczością, informatycznej ewidencji księgowej oraz informacji i promocji;
• Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie;
![Page 18: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Zakres kontroli jest z góry określony i wynika z zawartej umowy o
dofinansowanie, wytycznych i dokumentów programowych.
Obecnie przyjęliśmy zasadę, że informujemy beneficjenta o dokumentach
jakie będą weryfikowane podczas kontroli i dodatkowo w przypadku
wcześniejszego udostępnienia zestawienia zrealizowanych zamówień
publicznych prosimy o przygotowanie wskazanych procedur.
Wynikiem kontroli jest informacja pokontrolna.
![Page 19: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Czy oprócz obowiązkowego audytu projektu Beneficjent ma obowiązek przekazywania do IP wyników innych audytów realizowanych na zlecenie Beneficjenta (w tym audytów wewnętrznych) ? Nie,
W jakiej formie należy poinformować IP o znalezionych w sprawozdaniach błędach mniejszej wagi ?
Drogą konsultacji (mail, telefon) z opiekunem projektu bądź innym pracownikiem IP,
![Page 20: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/20.jpg)
20
W jaki sposób powinna być prowadzona księgowość w ramach powstałej infrastruktury, która działa w strukturach wydziału i uczelni w celu dobrego przygotowania do kontroli w ramach weryfikacji występowania ewentualnego „zysku” ? Jak monitorować ewentualny dochód w czasie 5-letniego okresu trwałości ?
Rzetelnie i precyzyjnie, z uwzględnieniem faktu, że kontrolować mogą również inne instytucje poza IP,
Uczelnia nie prowadzi pełnej księgowości, czy w tym przypadku jednostka powstała w ramach POIG 2.2 powinna mieć wydzielone konta i subkonta księgowe czy wystarczy zestawienie przygotowane przez księgowość ?
Odpowiedź jw.
![Page 21: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Czy jest plan kontroli, jeśli tak czy jest do wglądu.
Jest, roczny. Nie jest do wglądu,
Zasady i zakres kontroli merytorycznej
W najprostszym przypadku (i najczęściej) beneficjent przedstawia informację o osiągniętych rezultatach. Bardziej skomplikowane przypadki mogą być badane również przez ekspertów,
Jaki jest zakres przedmiotowej kontroli i czym się różni od kontroli FFW ?
Zakres kontroli IP jest dużo szerszy i może obejmować praktycznie wszystkie obszary realizacji projektu. Działania FFW nie są działaniami kontrolnymi a jedynie weryfikacją składanych WOP. Alternatywą do działań FFW jest składanie WOP wraz z załącznikami. Ze względu też na wymaganą częstotliwość składania WOP wizyty FFW mogą również być dość częste,
![Page 22: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Czy o terminie kontroli decyduje IP w związku z procentowym wydatkowaniem środków czy planowanym terminem zakończenia projektu ?
Decyduje IP. Projekty kończące się w danym roku.
W jaki sposób dokumentujemy realizację umów o dzieło w przypadku prac badawczych ?
Analogicznie jak dla innych prac. Warto jednak pamiętać, że dobre udokumentowanie np. protokoły odbioru, sprawozdania i.t.p. są mile widziane.
![Page 23: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/23.jpg)
23
Zasada konkurencyjności i zamówienia poniżej 14 000 euro.
W naszej opinii jeżeli jakiekolwiek odstępstwa od zasady konkurencyjności to udokumentowane i na zasadzie wyjątku. Dla zamówień poniżej 14 000 euro powinno się posiadać dokumenty wskazujące na przesłanie zapytania do stosownej liczby wykonawców.
Kiedy można spodziewać się pogłębionej kontroli ?
W każdej chwili, zwłaszcza w przypadku projektów tzw. „trudnych”,
Ile dni przed kontrolą zostaniemy powiadomieni i czy zostanie przedstawiony zakres kontroli
5, tak,
![Page 24: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Jakie dokumenty poza fakturami należy przechowywać przy rozliczaniu delegacji?Czy potrzebne są sprawozdania z wyjazdów zagranicznych ?Warunki rozliczania 1 klasy oraz przelotów samolotem na terenie kraju.
Podróże służbowe powinny być rozliczane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. Przechowujemy dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji.Ze względu jednak na konieczność udokumentowania związku podróży służbowej z projektem warto też zgromadzić inne dokumenty poświadczające ten związek.Wydatki w projekcie muszą być racjonalne i udokumentowane. Jeżeli uzasadnicie Państwo konieczność skorzystania z I klasy bądź z samolotu to nie ma przeszkód w potraktowaniu takiego kosztu jako kwalifikowany.
![Page 25: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Jak i kiedy będzie rozliczana prawidłowa realizacja projektu od strony merytorycznej ?
W trakcie kontroli projektu i w okresie trwałości.
Jak wygląda kontrola trwałości projektu ?
Kontrolowane mogą być wszystkie obszary związane z funkcjonowaniem projektu: - środki trwałe, - dokumenty, - promocja i oznakowanie, - dochód w projekcie, - archiwizacja, - część merytoryczna
![Page 26: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Co z nisko cennymi środkami trwałymi ? Czy mogą być potem używane w innych celach ?
W czasie trwania projektu i w okresie trwałości służą do celów projektowych,
![Page 27: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/27.jpg)
27
FUNDACJA
![Page 28: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/28.jpg)
28
Możliwość wcześniejszego powiadamiania beneficjenta o terminie kontroli
Zgodnie z umową (pomiędzy FFW a IP) przyjęty został termin 2 dniowy. W praktyce jest on dłuższy, w szczególnych przypadkach istnieje możliwość negocjacji terminu.
Opisy czasu pracy (czy są obowiązkowe) ?
W zależności od formy zatrudnienia w projekcie sposób dokumentowania czasu pracy zmienia się,
![Page 29: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/29.jpg)
29
Czy przy przedstawicielach FFW można poprawić błędy w tabeli 11 i czy o tych poprawkach będzie powiadomione NCBR ?
Można, będzie powiadomione,
Czy FFW może prowadzić kontrolę innych poza liderem beneficjentów projektu ?
Co do zasady za rozliczanie projektu odpowiada lider i on jest kontrolowany i za jego pośrednictwem pozyskiwane będą dokumenty od pozostałych uczestników projektu.
![Page 30: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/30.jpg)
30
UKS
![Page 31: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/31.jpg)
31
Działania, kontrole UKS odbywają się w ramach audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej.
Jednostką audytowaną jest NCBR (IP)
Procedura:
1. Do IP przesyłane jest Podsumowanie Ustaleń (dla danego projektu),2. IP ma 14 dni na wypowiedzenie się w zakresie ustaleń UKS,3. Windykacja ewentualnych ustaleń bądź4. Korespondencja na linii UKS, IZ, MF w zakresie ustaleń zawartych w
Podsumowaniu.
![Page 32: KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062501/5681634d550346895dd3e8b6/html5/thumbnails/32.jpg)
32
TRWAŁOŚĆ