KONTROLA – najważniejsze aspekty
description
Transcript of KONTROLA – najważniejsze aspekty
KONTROLA – najważniejsze aspekty
Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.
Biuro Kontroli i Audytu
1. Ważne dokumenty
• Zapisy umowy o dofinansowanie• Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki 2007 – 2013
2. Rodzaje kontroli
• Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli.
• Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w RPK. Kontrola doraźna powinna być przeprowadzona szczególnie w przypadku:
– podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/ uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta,
– otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie.
3. Przebieg kontroli
Realizacja kontroli składa się z następujących etapów:
• przekazanie zawiadomienia o kontroli,• przeprowadzenie czynności kontrolnych, • sporządzenie Informacji pokontrolnej, • sformułowanie Zaleceń pokontrolnych,
• raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL.
4. Co podlega kontroli?
I. Kontrola na miejscu realizacji projektu – w siedzibie beneficjenta/partnera
w szczególności obejmuje:
• prawidłowość rozliczeń finansowych,• poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu,• sposób rekrutacji uczestników projektu, • sposób przetwarzania danych osobowych
uczestników projektu (w ramach PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
Co podlega kontroli? – cd.
• zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego
oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta,
• poprawność udzielania zamówień publicznych,• poprawność stosowania zasady konkurencyjności,• poprawność udokumentowania rozeznania rynku
w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy PZP oraz zasada konkurencyjności,
• poprawność realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
• sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
Co podlega kontroli? – cd.
II. Kontrola podczas wizyty monitoringowej w szczególności obejmuje sprawdzenie:
• czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi,
• czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu,
• czy zakres tematyczny szkolenia, warsztatu czy konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
• dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi,
Co podlega kontroli? – cd.
• czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa, są oznakowane plakatami lub tablicami z logo PO KL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS,
• czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL.
5. Obowiązki beneficjenta:
• zapewnienie odpowiedniego pomieszczenia do pracy,
• zapewnienie swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
• przygotowanie i udostępnienie całości dokumentacji dotyczącej kontrolowanego projektu,
• zapewnienie ciągłego kontaktu z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za poszczególne elementy wdrażania projektu,
Obowiązki beneficjenta – cd.
• przygotowywanie na żądania kontrolujących kopii, odpisów i wyciągów zweryfikowanych dokumentów, potwierdzonych za zgodność z oryginałem,
• zapewnienie możliwości przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych,
• przekazywanie kontrolującym ustnych oraz pisemnych wyjaśnień.
• składanie pisemnych oświadczeń.
6. Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli:
• brak należytego nadzoru beneficjenta nad projektem,• brak ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy
personelu,• zawieranie dodatkowych umów cywilno-prawnych
z etatowymi pracownikami beneficjenta,• brak wskazania w zakresie obowiązków personelu
projektu wymiaru czasu pracy na rzecz projektu,• realizacja kilku funkcji/tych samych funkcji w kilku
projektach,• niedostosowana polityka rachunkowości do specyfiki
projektu,• niewłaściwy/częściowy opis dokumentów finansowo-
księgowych,• dokonywanie płatności bez wymaganych akceptacji,
Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.:
• umieszczanie we wniosku o płatność wydatków niezwiązanych z projektem,
• nie osiągnięcie zakładanych wskaźników w projekcie,• braki w dokumentacji rekrutacyjnej,• rekrutowanie uczestników projektu niezgodnie z jego
założeniami• brak wszystkich wymaganych przez prawo
elementów w polityce bezpieczeństwa oraz w instrukcji zarządzania systemem informatycznym,
• niepełny rejestr do przetwarzania danych osobowych,
Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.:
• niestosowanie wszystkich założeń zasady konkurencyjności,
• stosowanie dyskryminacyjnych kryteriów oceny ofert,• brak łączenia tożsamych zamówień,• niewłaściwy wybór trybu zamówienia,• niedostateczna promocja/nadmierna promocja, • braki w dokumentacji,• brak zachowania ścieżki audytu w weryfikowanych
obszarach,• nieterminowa realizacja projektu.
7. Dobre praktyki – „kontrola marzeń”
• przeczytanie i respektowanie zapisów umowy o dofinansowanie,
• dokładne, kompleksowe i staranne sporządzanie dokumentacji,
• jasny, czytelny podział obowiązków personelu zatrudnionego w projekcie,
• terminowe przesyłanie sprawozdań i wniosków o płatność,
• dokumenty/materiały potwierdzające dokonanie zakupów/wykonanie usług,
• dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy.
Dobre praktyki – „kontrola marzeń” – cd.
• rzetelne prowadzenie rekrutacji beneficjentów – kwalifikowalność,
• zachowanie ścieżki audytu,• skuteczna ochrona danych osobowych,• przestrzeganie zasady konkurencyjności.
A także…
dbanie o rzetelne, racjonalne, celowe, efektywne wydatkowanie środków
publicznych.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Ministerstwo Edukacji Narodowej
Biuro Kontroli i Audytu
al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa
tel. (022) 34 74 574
fax (022) 34 74 172