KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah...
-
Upload
phamkhuong -
Category
Documents
-
view
277 -
download
0
Transcript of KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah...
![Page 1: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/1.jpg)
SISTEM FAIL &
KLASIFIKASI FAIL
1
![Page 2: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/2.jpg)
FAIL
Satu folder yang mengandungi surat.
Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun.
2
![Page 3: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/3.jpg)
SISTEM FAIL
Proses meliputi pengelasan,
penyusunan, penyimpanan,
pengawalan dan mengindeks
fail untuk tujuan pengesanan
apabila diperlukan.
3
![Page 4: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/4.jpg)
MATLAMAT SISTEM FAIL Memberi maklumat (fail) yang betul
kepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkan
dengan kos / perbelanjaan yang terendah.
Bagaimana untuk mencapai matlamat
di atas?
Input
Proses
Output
4
![Page 5: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/5.jpg)
MATLAMAT SISTEMFAIL
3 R
Fail yang betul
Peminta yang betul
Masa yang ditetapkan
5
![Page 6: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/6.jpg)
SISTEM
6
INPUT
SISTEM FAIL Manusia
Peruntukan
Prosedur
Peralatan
Masa
Maklumat
Kelas
Susun
Simpan
Kawal
Indeks
Pengesanan &
Pengeluaran fail
R R R
PROSES OUTPUT
![Page 7: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/7.jpg)
KONSEP SISTEM FAIL
KELAS
B
A H
A G I A
N
R
E G I S
T R
I
Manusia
SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)
Peralatan
Peruntukan
Maklumat
FAIL
SUSUN &
INDEKS
SIMPAN &
KAWAL
Prosedur
7
Masa
![Page 8: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/8.jpg)
REGISTRI
Satu unit di dalam
jabatan/ agensi kerajaan
yang bertanggungjawab
mengendalikan rekod-rekodnya.
8
![Page 9: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/9.jpg)
FUNGSI ASAS
BAHAGIAN/UNIT REGISTRI
Mewujudkan fail
Mengedarkan fail
Mengesan kembali fail
Pelupusan fail
9
![Page 10: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/10.jpg)
CONTOH BILIK REGISTRI
10
![Page 11: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/11.jpg)
KLASIFIKASI FAIL
![Page 12: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/12.jpg)
KONSEP PENGURUSAN FAIL
Memo, Surat,
Laporan, Bahan
AV, Minit, Kertas
Kerja dll.
TAWAN FAIL
PR
OSED
UR
SISTEM
FAIL AKTIVITI
i. Pengkelasan ii. Penyusunan iii. Penyimpanan iv. Pengawalan v. Mengindeks
KAWAL SISTEM
REGISTRI
AK
TIVITI
i. Buka dan tutup fail ii. Kawalan pergerakan fail-kad iii. Simpan Dalam Perhatian (SDP)
![Page 13: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/13.jpg)
DEFINISI KLASIFIKASI
Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-
kumpulan yang mempunyai perkara yang
sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan
fail dikenali dengan identitinya tersendiri.
![Page 14: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/14.jpg)
DEFINISI KLASIFIKASI
ISO 15489 – Records Management:
Klasifikasi adalah satu proses kerja
mengenalpasti dan menyusun aktiviti
urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke
dalam kategori/kumpulan mengikut struktur
yang lojik, kaedah dan peraturan yang
ditetapkan oleh mana-mana sistem
klasifikasi.
![Page 15: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/15.jpg)
PERATURAN
KLASIFIKASI FAIL Menggunakan klasifikasi fungsi dengan
memasukkan sistem blok nombor.
Lojik – ianya boleh dipadankan antara satu
kumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yang
lain, juga dengan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi
dalam organisasi.
Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dari
yang umum kepada yang lebih khusus
![Page 16: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/16.jpg)
SKIMA KLASIFIKASI Peringkat 1: Fungsi Umum
Peringkat 2: Sub-Fungsi Umum
Peringkat 3: Aktiviti Khusus
Peringkat 4: Transaksi Khusus
![Page 17: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/17.jpg)
BAGAIMANA KLASFIKASI BEROPERASI?
FUNGSI SUB-FUNGSI AKTIVITI TRANSAKSI
Pentadbiran Jawatankuasa J/Kuasa
Dalam
Jabatan
J/Kuasa Luar
Jabatan
J/Kuasa
Kebersihan
J/Kuasa Kualiti
J/Kuasa Hari
Perpaduan
J/Kuasa Hari
Kebangsaan
![Page 18: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/18.jpg)
KENAPA PERLU KLASIFIKASI?
Membolehkan dokumen disimpan dalam satu bekas / folder yang tepat dan betul.
Mempercepatkan akses kepada rekod dan dokumen dalam folder.
Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat diakses dan digunakan secara optimum.
Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).
Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu kumpulan fail dengan kumpulan yang lain.
![Page 19: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/19.jpg)
KLASIFIKASI:
TARAF KESELAMATAN
Arahan Keselamatan
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
![Page 20: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/20.jpg)
KLASIFIKASI:
KITARAN HAYAT
Aktif / Semasa
Separa aktif / Separa semasa
Tidak aktif / Tidak semasa
![Page 21: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/21.jpg)
KAEDAH KLASIFIKASI:
1. Ensiklopedia
PENGANGKUTAN Kenderaan Darat Bas Kereta Lori Motosikal Van
![Page 22: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/22.jpg)
KAEDAH KLASIFIKASI:
2. Kod
Abjad
Nombor
Warna
Simbol
Kombinasi di atas
![Page 23: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/23.jpg)
i. Abjad
Sesuai untuk Nama Khas
Contoh: Individu
Organisasi Jabatan
![Page 24: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/24.jpg)
i. Abjad Kelebihan: i. Jumlah yang kecil ii. Mudah difahami iii. Tidak perlu indeks iv. Mudah penyusunan Kelemahan: i. Nama yang sama ii. Bunyi sama iii. Penggunaan ruang tidak ekonomik
![Page 25: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/25.jpg)
ii. NOMBOR
Siri
Kronologi
Block Numeric
![Page 26: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/26.jpg)
BLOCK NUMERIC SYSTEM
ANM 100 : Pentadbiran ANM 200 : Tanah & Bangunan ANM 300 : Aset (Bekalan & Kelengkapan) ANM 400 : Kewangan ANM 500 : Sumber Manusia
![Page 27: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/27.jpg)
KLASIFIKASI FAIL
(HOUSEKEEPING)
![Page 28: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/28.jpg)
PENTADBIRAN (100)
1. Perundangan 2. Perhubungan Awam 3. Lawatan 4. Kerjasama 5. Kempen 6. Laporan &
Perangkaan 7. Mesyuarat 8. Ucapan & Perutusan 9. Keagamaan 10. Pilihanraya
11. Kemudahan 12. Persatuan/Pertubuhan/Kelab 13. Parlimen 14. Penerbitan/Percetakn 15. Pengurusan Kualiti: ISO, KPI,
KMK 16. Kehadiran Bekerja 17. Pengurusan Pejabat:
Pengurusan Rekod 18. Perayaan 19. ICT 20. Pusat Sumber 21. Rancangan Malaysia 22. Perancangan Kerja Jabatan
![Page 29: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/29.jpg)
TANAH & BANGUNAN (200)
1. Tanah
2. Bangunan
3. Sewaan
4. Keselamatan Bangunan
5. Penyenggaraan
![Page 30: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/30.jpg)
CONTOH (200) 200 -1 Tanah
200-1/1 Perolehan Tanah
200 -2 Bangunan
200-2/1 Bangunan Ibu Pejabat
200-2/2 Bangunan Cawangan
200-3 Sewaan
200-4 Keselamatan Bangunan
200-5 Penyenggaraan
200-5/1 Penyenggaraan Bangunan
200-5/2 Penyenggaraan Peralatan
![Page 31: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/31.jpg)
ASET (BEKALAN & KELENGKAPAN)
(300)
1. Perolehan & Terimaan
2. Pengurusan Stok
3. Penyenggaraan
4. Pelupusan & Hapus kira
![Page 32: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/32.jpg)
KEWANGAN (400) 1. Akaun 2. Audit 3. Bank 4. Bayaran 5. Belanjawan / Bajet 6. Cagaran & Wang
Jaminan 7. Cek 8. Cukai 9. Elaun 10. Penurunan Kuasa
11. Hasil
12. Kumpulan Wang
13. Penyata
14. Pinjaman
15. Perolehan
16. Tanggungan/Hutang
17. Wang Pendahuluan
18. Yuran
19. E-Perolehan
20. E-SPKB
![Page 33: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/33.jpg)
CONTOH (400) 400 Kewangan
400-9 Elaun
400-9/1 Elaun Perjalanan
400-9/1/1 Elaun Perjalanan Dalam Negeri
400-9/1/2 Elaun Perjalanan Luar Negeri
400-9/2 Elaun Pakaian
400-9/2/1 Elaun Pakaian Panas
400-9/2/2 Elaun Pakaian Istiadat
400-9/3 Elaun Wilayah
400-10 Penurunan Kuasa
400-11 Hasil
![Page 34: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/34.jpg)
SUMBER MANUSIA (500)
1. Organisasi Jabatan 2. Senarai Tugas 3. Perjawatan 4. Cuti 5. Peperiksaan 6. Kursus / Latihan 7. Perhubungan Pekerja 8. Personal 9. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 10. Sistem Saraan 11. HRMIS 12. Pengurniaan / Pingat
![Page 35: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/35.jpg)
AKTIVITI 1
![Page 36: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/36.jpg)
FAIL-FAIL
JABATAN MESRA RAKYAT
1. Ali bin Baba 2. Kenaikan Pangkat 3. Pembelian Tanah 4. Penyerahan Tugas 5. Akta Mesra Rakyat 2004 6. Pengambilan Pegawai 7. Sebutharga 8. Perayaan 9. Harta Benda Kerajaan 10. Kempen Mesra Rakyat 11. Cukai Pendapatan 12. Jemputan
13. Gaji 14. Audit 15. Kursus 16. Peperiksaan PTK 17. Ucapan / Perutusan 18. Tanah 19. Pilihanraya 20. Sewaan 21. Senarai Tugas 22. Cuti 23. Kebajikan 24. Kaunseling 25. Kemudahan
![Page 37: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/37.jpg)
KLASIFIKASI FAIL
(FUNCTIONAL)
![Page 38: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/38.jpg)
FAIL ‘FUNCTIONAL’
Mengikut Fungsi Jabatan
Mengikut Fungsi Unit
38
![Page 39: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/39.jpg)
BAGAIMANA
MEMBANGUN KLASIFIKASI
FUNGSI?
Terdapat 4 langkah: i. Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasi
ii. Membina tesaurus
iii. Pengkodan
iv. Menyediakan indeks
![Page 40: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/40.jpg)
i. Menganalisa Fungsi & Aktiviti
Organisasi
Berdasarkan kepada profil sesebuah
organisasi: • Carta organisasi
• Misi
• Visi
• Fungsi
• Objektif
![Page 41: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/41.jpg)
ii. Membina Tesaurus
Tesaurus ialah himpunan istilah yang sama
atau seakan-akan sama.
Buku yang mengandungi senarai kata seerti
dan kata yang berkaitan maknanya yang
disusun mengikut sistem atau olahan
tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat)
![Page 42: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/42.jpg)
TESAURUS FUNGSI
Promosi Pemasaran Pertanyaan
Awam
Publisiti
Aduan
Kerosakan
Peralatan
Pejabat
Aduan
Pelanggan
Aduan
Kakitangan
Aduan
Keselamatan
Perundangan Perhubungan
Awam
Lawatan Kerjasama Antara
Jabatan
Laporan
Kemajuan Kerja
Aduan
PENTADBIRAN
Aduan
Kebersihan
![Page 43: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/43.jpg)
iii. Pengkodan
Satu aktiviti memberi ganti nama kepada
istilah / fungsi dalam tesaurus dengan
menggunakan sistem Block Numeric.
Tujuan untuk memudahkan kita mengingati
istilah / fungsi di setiap peringkat hirarki
tesaurus.
![Page 44: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/44.jpg)
iii. Pengkodan
Nombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga 4, adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity
Tanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di Peringkat 1 dengan Peringkat 2
Tanda serong (/) digunakan memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3 dengan 4.
Contoh: • 600-1/1/1 • 600-1/1/2
![Page 45: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/45.jpg)
iv. Indeks FUNGSI KOD AKTIVITI KOD SUB-
AKTIVITI
KOD TRANSAKSI KOD
Pentadbiran 100 Perhubungan
Awam
100-1 Aduan
Promosi
100-1/1
100-1/2
Aduan
Kakitangan
Aduan
Kebersihan
Aduan
Keselamatan
Jawatan Kuasa
Promosi
100-1/1/1
100-1/1/2
100-1/1/3
100-1/2/1
![Page 46: KONSEP SISTEM FAIL - reg.upm.edu.my Fail (2).pdf · FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI ... adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022012307/5a71f09d7f8b9a98538d4963/html5/thumbnails/46.jpg)
TERIMA KASIH
www.arkib.gov.my