Koniec projektu przed terminem? Tak, gdy inaczej planujesz czas.

download Koniec projektu przed terminem? Tak, gdy inaczej planujesz czas.

of 7

  • date post

    29-Aug-2014
  • Category

    Business

  • view

    588
  • download

    0

Embed Size (px)

description

Marek Kowalczyk, MANDARINE Project Partners: Realizacja projektów zwykle przeciąga się. Nowe podejście do zarządzania ich realizacją pozwala skończyć zadania nawet o połowę wcześniej, jeśli tylko menedżer zmieni podejście do zarządzania czasem.

Transcript of Koniec projektu przed terminem? Tak, gdy inaczej planujesz czas.

  • Z A R Z D Z A N I E P R O J E K TA M I _TEKST> Marek KowalczykKONIEC PROJEKTU PRZEDTERMINEM? TAK, GDYINACZEJ PLANUJESZ CZASRealizacja projektw zwykle przeciga si.Nowe podejcie do zarzdzania ich realizacj pozwala skoczyzadania nawet o poow wczeniej, jeli tylko meneder zmienipodejcie do zarzdzania czasem. FOT.: JUPITER IMAGES
  • 2_3 FIRMA Badania Standish Group DLACZEGO PROJEKTYopisywane corocznie w Chaos Report pokazuj, e TRWAJ DUEJ? U podstaw metody acucharednio okoo 80 proc. projektw realizowanych krytycznego ley obserwacja, e przyczyn opniew firmach nie koczy si w terminie lub nie mieci projektami jest trwonienie czasu: efekt gry w ciu-si w zaplanowanych budecie. W rzeczywistoci ciubabk midzy kierownikami i wykonawcami. Jakopnienia s horrendalne: przecitne przekrocze- wyglda ten mechanizm? Nawet wyjtkowo spraw-nie zakadanych kosztw projektu wynosi 189 proc., ny kierownik miewa kopoty z wykonaniem zadaa czasu ich realizacji 222 procent. Firmy zwykle na czas. Najczciej tumaczy si wtedy wypadkaminie doszacowuj kosztw takich opnie. Wielu losowymi, chorobami w zespole, czy zmian zaoemenederw ma mglist wiadomo, e ryzykuj projektu przez klienta. S to tzw. trudnoci obiek-straty, jeli projekt si opni, ale niewielu uwzgld- tywne, na ktre ma niewielki wpyw. Ale przecie tonia koszty takiego spnienia. Czsto w pogoni za nie one powoduj wielkie przekroczenia terminwoszczdnociami wybieraj taszego, ale spniaj- w wikszoci projektw. Nauczeni dowiadczeniemcego si dostawc. Tak jest np., gdy firma inwestuje kierownicy wiedz, e niespodziewane zdarze-setki milionw w budow luksusowego kina, ale nia wystpi nie wiadomo tylko, kiedy i gdzie. GWNA MYLwybierze najtaszego (i spnialskiego) dostawc Wiedzc, e projekty z zasady si spniaj,arwek do projektora. arwki kosztuj grosze kierownicy daj od wykonawcw okrelania . Projekty zazwyczajw porwnaniu z nakadami na budow, ale jeli nie nieprzekraczalnych terminw realizacji zada. si opniaj, wicbdzie ich w momencie otwarcia kina i zakoczenia Ci za stosuj prosty mechanizm obronny: do zarzdzajce nimi osobyprojektu, okazuje si, e milionowa inwestycja nie czasu realizacji kadego zadania dodaj zapas wyznaczaj cise terminymoe zacz zarabia. Firmy nie zastanawiaj si te czasowy (margines bezpieczestwa). Te za- zakoczenia zada.nad korzyciami, jakie przyniosoby wykonanie go kadki czasowe s tym wiksze, im wiksza jest . To ze podejcie doprzed terminem, a czsto s naprawd due. niepewno zwizana z czasem realizacji oraz planowania czasu projektu. Tam, gdzie chcemy ukoczy projekt w terminie im bardziej dotkliwa kara grozi za przekroczenie Kade z tych zadalub przed czasem, warto zastosowa metod acu- terminu. Wykonawcy celowo podaj dusze ni prawdopodobnie i tak niecha krytycznego (critical chain project management). konieczne terminy realizacji zadania, skrztnie bdzie wykonane w terminie,Waciwie aplikowana, daje ponad 95-procentowe ukrywajc przy tym fakt posiadania zapasu a zawarty w nim buforprawdopodobiestwo ukoczenia projektu na czasu (bo boj si sankcji i chc mie komfort czasowy zostanie w caoci zmarnowany.czas. Metoda ta zostaa opracowana przez Eliyahu dziaania).Goldratta i przedstawiona w powieci biznesowej Niestety, nawet spory zapas czasu nie poma- . Metoda acuchaacuch krytyczny (polskie wydanie MINT Books, ga zrealizowa projektu w terminie. Dlaczego? krytycznego pozwalaWarszawa 2009). Z powodzeniem stosuj j firmy Bo wykonawcy zwykle go marnuj. Gdy wywal- realizowa projekty szybciej,na caym wiecie w Polsce m.in. Grupa ITI (pro- cz sobie rezerw czasu, z reguy ulegaj syndro- okrelajc centralny buforjekty HR), Philips Lightning Poland (rozwj no- mowi studenta, czyli odsuwaj rozpoczcie prac czasu dla projektu i inaczej podchodzc do zarzdzaniawych produktw) czy Polska Grupa Energetyczna na ostatni chwil przed terminem. Jednocze- realizacj poszczeglnych(przygotowanie do wejcia na gied). W przypadku nie zaczyna dziaa prawo Parkinsona: praca zada.PGE efekt by szczeglnie spektakularny skompli- rozszerza si taki sposb, by wypeni cay czaskowany proces przygotowania prospektu emisyjne- zaplanowany na jej realizacj. Nie kocz zadago dla grupy kapitaowej liczcej ponad 200 spek przed terminem, skoro mog zrobi to o czasie.zakoczy si w rekordowym czasie 7 miesicy. Cay Obawa przed zawaleniem terminw staje si sa-projekt IPO skoczy si w kilkanacie miesicy mospeniajc si, przepowiedni.szybciej, ni w konkurencyjnej grupie Enea, liczcej Spodziewajc si opnie, kierownicy radz so-zaledwie trzy spki, ktra rozpocza taki sam pro- bie jeszcze w inny sposb. Wywieraj presj na swo-ces wiele miesicy wczeniej. ich podwadnych, by ci rozpoczynali swoje zadania W najwikszym skrcie metoda acucha kry- jak najszybciej si da (metoda harmonogramowaniatycznego polega na zmianie podejcia do sposobu ASAP: as soon as possible). Cho wydaje si to roz-realizacji projektu, a szczeglnie czasu realizacji sdne, prowadzi do niepotrzebnego spitrzenia praczada. Nie skupiamy si na kontroli wykonania i sztucznego niedoboru zasobw. Pracownicy muszposzczeglnych zada w terminie, lecz na czasie udowodni, e radz sobie jednoczenie z wielomaprzeznaczonym na realizacj caego projektu. Jeli projektami i w konsekwencji api wiele srok zauda si co przyspieszy, wykorzystujemy to. Jeli ogon. W ten sposb popadaj w z wielozadanio-co si przeduy, nie dramatyzujemy, nadrabiajc wo, robic zbyt wiele rzeczy naraz. Powoduje togdzie indziej. To naprawd pozwala na koczenie zakcenia w pracy, bdy, przemczenie i w konse-zada (i projektu) przed terminem. kwencji opnienia. Kiedy opnienia rosn, ronie
  • Z A R Z D Z A N I E P R O J E K TA M I _ te presja, by wykonawcy dotrzymywali terminw wane, kiedy koczy si cay projekt. By skoczy si i jeszcze bardziej obcinali oszacowania dotyczce na czas, niekoniecznie kade zadanie musi skoczy czasu wykonania zada. Potguj si dania, by si w terminie. W terminie musi si skoczy tylko projekty i zadania rozpoczyna jak najszybciej zadanie ostatnie. Przygldajc si, czy opnienie cho nie zawsze trzeba to robi. I tak bdne koo nie konsumuje w caoci zapasu czasu dla caego si zamyka. projektu, jego szef zawsze wie, ktre zadania nie Zakoczenie projektu w terminie komplikuje id. To im powica wic czas, pozostae zostawiajc take sam charakter projektw. Czsto wystpuj ich (niezakconemu) biegowi. Przekraczanie czasu w nich zadania integrujce, ktrych rozpoczcie realizacji zada nie jest wic karane: naganne jest zaley od cznego zakoczenia kilku zada po- tylko nieraportowanie statusu zada. Wdraanie przednich (np. odbiory techniczne budynkw). Nie acucha krytycznego wymaga zmiany nawykw. ma znaczenia, jak wczenie zakoczyo si pierw- Ale krtszy czas realizacji projektu to dua korzy. sze zadanie poprzedzajce. Zadanie integrujce Warto przeledzi po kolei, jak si to robi. moe si zacz dopiero wtedy, gdy zakoczyo si ostatnie z zada poprzedzajcych. Wystpowanie 0 Krok zero upewnij si, zada integrujcych eliminuje kade pojawiajce si e warto realizowa projekt na czas przyspieszenie oraz przekazuje dalej najwiksze do- Nie ma sensu prbowa realizowa projektu tychczasowe opnienie! Obserwacja, e przyczyn w terminie, jeli wykonanie go na czas nie jest fir- wikszoci opnie w projektach jest marnowanie mie potrzebne. Bana? By moe, ale czsto o tym duych marginesw bezpieczestwa, niepotrzebnie zapominamy. Przecie nie dla kadego projektu czas dodawanych przez wykonawcw do czasw realiza- jest najwaniejszy. Jeli jest wany, uczestnikom pro- cji poszczeglnych zada, ma doniose znaczenie. jektu naley na pocztku pracy przedstawi konkret- Pozwala inaczej spojrze na problem czasu przezna- ne koszty opnie i korzyci z przyspieszenia jego czonego na realizacj projektu. realizacji. Buduje to atmosfer pracy zespoowej.JAK ZREALIZOWA 1 Krok pierwszy okrel logiczn PROJEKT NA CZAS? Zamiast dziaa standardo- sekwencj zada w projekcie wo, czyli zgadza si na nadmiernie due marginesy Dla wielu osb synonimem dobrego planu pro- bezpieczestwa dla poszczeglnych zada, mona jektu jest wykres Gantta, ktry przedstawia w formie podej do problemu inaczej: cay zapas czasu ulo- graficznej sztywne terminy rozpoczcia i zakocze- kowa w jednym centralnym buforze dla caego nia poszczeglnych zada. Z reguy wykres Gantta projektu (bufor projektu). To podejcie, ktre jest jest stosowany bdnie, bo terminy s ustalone w ar- sednem zarzdzania czasem w projekcie