Komunikasi dalam Perniagaan
-
Upload
zulkifleewifi -
Category
Documents
-
view
5.688 -
download
3
description
Transcript of Komunikasi dalam Perniagaan
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
BUSINESS COMMUNICATION
Answer any 5 of the 7 questions below.
Jawab 5 dari 7 soalan-soalan di bawah ini
SOALAN 1
1 a) Senaraikan sekurang-kurangnya 5 (LIMA) halangan utama dalam
komunikasi perniagaan.
Lima halangan utama dalam komunikasi ialah:
1. Prasangka / prejudis
Keadaan dimana kita telah menduga terlebih dahulu kepada apa
yang akan diberi atau disampaikan, kerap kali kita terlebih dahulu
telah mendengar kepada apa yang kita hendak dengar atau kita
telah dahulu telah berfikir apa yang kita akan dengar.
2. Perhubungan
Keberkesanan sesuatu komunikasi juga bergantung kepada
perhubungan dengan orang yang memberi mesej. Andai
perhubungan sesama orang ramai tidak baik, keberkesanan
sesuatu komunikasi mungkin akan gagal atau berhenti sesamanya.
3. Respon emosi
Sesuatu komunikasi tidak akan Berjaya jika seseorang (samaada
penyampai atau penerima) mempunyai tahap emosional yang tinggi
Jika tahap emosi tinggi pada sebahagian (samaada penyampai atau
penerima) sebaik-baiknya di antara mereka perlu menunggu
1BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
beberapa ketika/sementara sebelum meminta untuk menambah
mesej.
4. Isyarat badan ( Non-verbal signal )
Ia merujuk kepada “bahasa badan” dimana ia boleh menberi tindak
balas yang bernilai atau tidak kepada komunikasi yang dilakukan.
Contoh, memek muka yang dipamerkan semasa bercakap samaada
sukar atau tidak dengan sesuatu komunikasi yang sedang berjalan
itu.
5. Bahasa yang digunakan
Latar belakang , pengetahuan dan pengalaman kita juga
mempengaruhi kefahaman kita.
Bahasa asing, dialek daerah, pelat, tekanan suara juga bahasa
yang perlu guna cara teknikal atau istimewa untuk difahami perlu
selalu diperhatikan dan diambil kira bagi memberi keberkesanan
dalam sesuatu komunikasi.
2BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
b) Gunakan sebarang model dalam proses komunikasi untuk
menerangkan bagaimana pertukaran maklumat berlaku. Sokong hujahan
anda dengan mengillustrasikan model tersebut.
Penghantar Maklumat
1) Merangka mesej dalam minda.
Perhati dan cari apa yang ingin
disampaikan untuk memberi mesej
tersebut. Ini semua dilakukan dalam
otak atau dengan kata lain mendraf
apa-apa yang ingin disampaikan
semuanya masih dalam minda sedar
tanpa ada apa-apa nota yang ditulis
lagi.
2) Memulakan menulis/menaip di atas
kerja ( kertas / computer ).
Meletakkan apa-apa maklumat yang
ingin disampaikan ke dalam / atas
apa-apa cara komunikasi yang ingin
disampaikan yang difikirkan
berpadanan atau bersesuaian diantara
dirinya dengan penerima maklumat
tersebut ( samada lisan,surat bertulis,
email dan sebagainya ).
3BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3) Pilih saluran komunikasi yang
bersesuaian.
Pilih saluran yang kita pasti selesa,
selamat dan yang paling penting ia
sampai tepat pada tempat, masa dan
orang yang akan menerima maklumat
tersebut.
Di dalam pemilihan saluran yang akan
digunakan ini, perlu ambil perhatian
bagi memastikan maklumat tersebut
sampai kepada penerima. Ini kerana
andai penggunaan saluran tidak tepat
segala proses pertukaran maklumat
akan gagal dan seterusnya memberi
imej yang buruk kepada penghantar /
penyampai serta organisasi yang
menyampaikan maklumat itu.
4BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
Penerima
4) Membaca, menerima,
mendengar ( Decode ).
Di sini merupakan langkah
komunikasi yang paling
penting. Kegagalan
memahami / mentafsir
maklumat yang disebabkan
oleh pelbagai halangan yang
berlaku seperti penggunaan
bahasa yang tidak difahami,
tahap pendengaran penerima
yang tidak jelas dan
sebagainya. Ia juga langkah
pertama untuk mendapat
maklum balas daripada
penerima maklumat ke atas
sesuatu perkara yang ingin
disampaikan. Contoh: jika
surat tidak sampai,
komunikasi terus akan gagal
5BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
5) Memahami mesej yang
disampaikan.
Distroksi ( pemutarbalikan )
mesej yang disampaikan
akan terjejas jika penghantar
tidak berhati-hati / cuai dalam
menyampaikan maklumat.
Contoh paling ketara bila
menyampaikan maklumat
secara lisan beliau
menggunakan intonasi suara
yang tidak enak didengar dan
jika menggunakan tulisan
beliau menggunakan bahasa
yang tidak sesuai atau tidak
kena untuk diberi kepada
penerima mesej. Jika mesej
diberi dengan cara yang
senang difahami dan dapat
diterima oleh penerima
barulah tindakbalas akan
dapat diberi oleh penerima
maklumat itu.
6BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
6) Tindakbalas /
maklumbalas
Tindak-tanduk kesopanan
dan tatasusila serta disiplin
sangat penting untuk
membalas setiap maklumat
yang diterima samada ingin
dipenuhi, dijawap atau tidak,
perlulah dengan cara yang
berhemat dan tidak menyakiti
hati penghantar mesej
tersebut.
7BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
SOALAN 2
2 a) Mesej lisan dan bukan lisan adalah saling berkaitan. Nyatakan 5 ( lima )
komponen mesej lisan dan 5 ( lima ) contoh mesej bukan lisan.
5 komponen mesej lisan ialah:-
1) Telefon
Paling baik digunakan untuk menyampaikan maklumat dengan
cepat dan dalam masa yang sama dengan penerima maklumat.
Keberkesanan cara ini diakui mempercepatkan segala urusan
terutama dalam komunikasi dalaman sesuatu organisasi. Contoh
penyelia ladang yang berada dipejabat estet ingin mengarahkan
mandor ladang supaya pergi ke blok 89A untuk memerhatikan
pekerja meracun rumpai, telefon atau walkie-talkie digunakan
untuk menyampaikan arahan tersebut. Ini mempercepatkan
tindakan / maklumbalas yang akan dilakukan oleh mandor
tersebut.
2) Saling berhadapan dan berpandangan ( face to face discussion )
Cara yang paling biasa digunakan dalam menjalani kehidupan
seharian. Dimana kita selalu bersama isteri / anak di rumahuntuk
bercerita, meminta , berjenaka dan sebagainya. Manakala di
pejabat dengan rakan setugas untuk menjalankan tugasan
pejabat.
8BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3) Persembahan kerja ( Presentation )
Selalu digunakan untuk menyampaikan isi-isi projek, laporan,
data graf, analisis dan juga penyampaian yang dilakukan untuk
mendapatkan sesuatu projek atau tugasan. Biasanya dilakukan
di dalam bilik seminar, bilik mesyuarat atau dewan besar bagi
menyampaikan mesej.
4) Mesyuarat, seminar, persidangan.
Merupakan komunikasi lisan yang melibatkan jumlah penghantar
dan penerima maklumat yang ramai. Antara contohnya seperti
mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah Sime Darby, seminar
keusahawanan dan juga persidangan WHO sedunia.
5) Persidangan video ( video conference )
Biasa dilakukan oleh organisasi yang mempunyai rangkaian
cawangan, stesen atau staff yang berada jauh dari ibu pejabat
bagi membolehkan pertukaran maklumat dilakukan serta
persidangan video dalam talian.
5 komponen mesej bukan lisan
1) Memo
Biasa di gunakan di dalam organisasi dalaman sahaja. Dilakukan
bagi memberi arahan untuk dilaksanakan dalam bentuk bertulis.
2) Notis
Digunakan samaada dalam komunikasi dalaman atau luaran. Ia
bagi memberitahu mengenai sesuatu perkara yang akan
dilakukan organisasi, maklumat am dan sebagainya.
9BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3) Minit mesyuarat
Agenda-agenda, perkara berbangkit, serta hal-hal lain yang
diutarakan serta lisan semasa mesyuarat perlu ditulis sebagai
minit mesyuarat perlu ditulis sebagai minit mesyuarat dan perlu
diedarkan kepada yang terlibat selepas mesyuarat ditangguhkan.
4) E-mail
Merupakan teknologi yang ada, yang boleh digunakan untuk
menyampaikan maklumat. Ada yang berbentuk formal dan lebih
banyak yang informal.Kebaikannya ia boleh disertakan dengan
fail dokumen yang boleh dikepilkan bersama untuk dimuat turun
oleh penerima ( attachment )
5) Surat
Merupakan alat komunikasi bukan lisan yang paling penting
dalam melakukan sesuatu perhubungan secara rasmi. Ia boleh
samada dalam formal atau informal. Juga boleh digunakan
sebagai bukti “ hitam putih” bila berlaku sesuatu perkara.
10BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
2 b) Komunikasi lisan selalu diamalkan dalam kebanyakan organisasi.
Huraikan 4 ( EMPAT ) faktor-faktor yang perlu diutamakan dalam
komunikasi perniagaan.
Antara faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi lisan dalam
organisasi ialah:-
1) Perbincangan muka ke muka ( face to face discussion )
Antara faktor yang perlu yang perlu diambil dalam sesi perbin
cangan ini ialah:-
i. Penerima
Semasa perbincangan dilakukan perlu ambil berat
bahasa badan, intonasi suara, gaya percakapan,
dan adap susila semasa perbincangan kerana
kesilapan dalam menjaga hal berikut boleh
menyebabkan sesi perbincangan akan terjejas dan
seterusnya memberi imej yang tidak baik kepada
organisasi.
ii. Masa bekerja
Penghantar maklumat perlu mengikut masa bekerja
yang sesuai dengan penerima maklumat.
11BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
2) Mesyuarat
Antara faktor yang perlu diambilkira semasa mesyuarat
dilakukan ialah:-
i. Keselamatan / sekuriti
Faktor ini perlu diambilkira kerana hanya yang
dipanggil untuk menghadiri mesyuarat sahaja perlu
menghadirinya bagi mengelakkan kerahsiaannya
bocor.
ii. Laporan bertulis
Ia perlu diminitkan bagi setiap apa yang diutarakan
dalam percakapan lisan semasa mesyuarat
berlangsung.
3) Persidangan video ( video comfernce )
Faktor yang perlu diambil kira ialah:-
i. Kos
Ia memainkan peranan kerana belanja yang perlu
dikeluarkan untuk menyediakan peralatan /
rangkaian talian memerlukan wang yang banyak.
ii. Jarak
Jarak yang jauh antara ibi pejabat, stesen dan staff
membolehkan kesesuaian penggunaan
persidangan video dilakukan antara organisasi.
12BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
4) Telefon
Antara faktor yang perlu diambilkira semasa perbualan telefon
ialah:-
i. Kadar segera ( urgency ).
Pengguna yang cepat untuk mendapat
maklumbalas daripada penerima. Sesuai untuk
mengesahkan sesuatu penerimaan penghantaran
atau hal-hal yang memerlukan jawapan segera.
ii. Masa bekerja
Perlu juga diambil kira, bila dilakukan pada waktu
telah habis masabekerja, maka tiadalah jawapan
dari penerima, perlu juga ambil tahu waktu kerja
penerima.
13BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
SOALAN 3
3 a) Nyatakan dan terangkan secara ringkas 5 ( LIMA ) cara untuk
menjadikan persembahan awam mencapai golongan sasaran dengan
jayanya.
5 cara menjadikan persembahan awam mencapai golongan sasaran dengan
jayanya ialah:-
1) Sebelum memulakan ucapan, fikir tentang tujuan, idea utama dan buat
kajian mengenai demografi pendengar kita.
2) Untuk meningkatkan kemahiran dalam ucapan awam, hendaklah
sentiasa berwaspada agar tidak terlalu yakin bahawa isi-isi yang
disampaikan nanti akan menemui kejayaan bila setiap kali dilakukan
pengucapan awam.
3) Manusia akan cenderung merasa ragu-ragu dengan isi ucapan kita
dengan menganggap kita sebagai seorang individu atau orang
perseorangan. Jadi kita harus sentiasa bersedia menghadapinya.
4) Pastikan anda menjaga tutur kata kerana terlajak kata amat sukat untuk
ditarik semula, seperti pepatah “terlajak perahu boleh diundur tapi terlajak
kata memeng sukar untuk diundur”.
14BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3 b) Anda diberi satu tajuk untuk membuat persembahan awam dalam
organisasi anda. Cadangkan 3 teknik yang boleh mempertingkatkan minat
golongan pendengar dan terus terbabit.
3 teknik yang boleh mempertingkatkan minat golongan pendengar dan terus
terbabit ialah:-
1) Sentiasa menanyakan pelbagai soalan cepu emas kepada
pendengar, dan andai mereka dapat menjawap dengan baik walau
tidak tepat, kita boleh memberi sedikit saguhati seperti kek muffin,
coklat dan sebagainya.
2) Menyediakan selingan video-video lucu yang dimuat turun daripada
“youtube” bagi menghilangkan rasa mengantuk pendengar.
3) Bercakap dalam keadaan sedikit humor yang selamba dan tidak
mengada-ngada atau berlebih-lebihan.
15BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3 c) Rasa gementar dan tidak yakin di hadapan khalayak adalah satu
perkara biasa. Senaraikan sekurang-kurangnya, 9 ( SEMBILAN ) cara
untuk mengatasi perasaan sedemikian dalam usaha untuk menjayakan
persembahan awam.
Antara cara untuk mengatasi perasaan gementar di khalayak ramai
ialah:-
1) Sebelum memulakan ucapan, perlu didahului dangan ucapan
salam, sedikit doa permulaan ucapan bagi muslim atau memberi
tunduk hormat seketika kepada pendengar.
2) Cuba tarik nafas yang panjang sedalam-dalamnya sekurang-
kurangnya lima kali.
3) Jika disitu ada menyediakan air, cuba minum air yang
disediakan di hadapan bila merasa gemuruh untuk meredakan
ketegangan.
4) Cuba mengajak pendengar untuk bersama-sama menarik nafas
dalam-dalam untuk sama-sama merasa tenang.
5) Cuba berjalan dari tempat pengucapan ke tempat duduk
pendengar sambil cuba-cuba bertanyakan nama kepada dua
atau tiga orang pendengar yang ada.
6) Berhenti seketika 5 saat dan cuba bertanya kepada pendengar
samada ada soalan atau ada perkara yang tidak faham
mengenai apa yang telah diutarakan.
7) Mengajak pendengar untuk menonton slide-slide lucu yang ada
disimpan, dimana ia boleh mengurangkan ketegangan
penyampai dan terutama pendengar.
16BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
8) Bawa sedikit saguhati untuk diberikan kepada pendengar bila
anda merasa sedikit gementar. Hanya diberi kepada pendengar
yang ada memberi respons samada bertanya soalan atau
memberi pendapat.
9) Memanggil seseorang atau dua daripada pendengar untuk
tampil ke hadapan membantu anda dalam membuat demo bagi
membangkitkan keyakinan diri, dengan hanya berinteraksi
dengan mereka yang anda panggil ke hadapan sahaja.
10)Bersedia dengan teks-teks ucapan supaya tidak lari dari tajuk
yang hendak disampaikan.
SOALAN 4
4 a) Terangkan 5 ( LIMA ) pendekatan-pendekatan langsung dalam
penulisan laporan perniagaan.
5 ( LIMA ) pendekatan-pemdekatan langsung dalam penulisanlaporan
perniagaan ialah:-
1) Tajuk ( heading )
Perlu ada 2 tajuk di dalam laporan iaitu nama syarikat dan tajuk
laporan.
2) Terma-terma ( term / reference )
Pada seksen ini perlu dinyatakan dengan jelas kenapa laporan
ini ditulis. Apa yang dipohon ?, bila dipohon ?, bila komunikasi
kita perlu dibuat.
17BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3) Prosedur
Berikan penerangan dengan jelas cara yang digunakan untuk
mengumpul data / maklumat. Barangkali boleh diadakan sesi
temuduga, lawatan, isu-isu berbangkit dan sebagainya.
4) Penemuan ( findings )
Ia merupakan seksen yang paling panjang di dalam sesuatu
laporan. Terus ke prosedur setiap isi dengan isi gunakan nombor
dan subheadings untuk setiap seksen.
5) Rumusan penutupan ( conclusions )
Pastikan tiada fakta baru yang dicadangkan diseksen ini. Perlu
lihat semula pada “ penemuan “dan nyatakan inplikasi yang lojik
kepada mereka. Apa yang kamu selalu simpulkan daripada
penemuan tadi.
18BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
4 b) Selaku seorang pengurus, dia harus mampu membaca dan menulis
semua jenis laporan. Nyata dan terangkan 5 ( LIMA ) prinsip
bagaimana laporan-laporan dibuat dalam dunia perniagaan.
5 prinsip bagaimana laporan-laporan dibuat dalam dunia perniagaan
ialah:-
1) Perlu tulis perkara yang yang benar dan tidak menulis perkara
yang salah atau menyimpang dari perkara yang telah
direkodkan.
2) Tidak memilih kasih.
Perlu ada keadilan kepada semua yang terlebat dalam laporan
tersebut.
3) Perlu kenal pasti data.
Laporan merupakan rangkaian beberapa siri untuk belajar dan
membuat penyiasatan. Seseorang mungkin memerlukannya
untuk membuat keputusan berdasarkan maklumat yang ada.
Laporan perlu dipenuhi tanpa ada perkara yang diketepikan atau
menyimpang.
4) Objektif.
Letakkan tujuan dan kecenderungan untuk mengeluarkan
laporan tetapi tidak perlu bila ada permintaan.
5) Penyelesaian yang lojik.
Dengan menggunakan tanda nombor, kelompok apa yang
dijumpai di bawah tajuk dan sub tajuk.
19BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
6) Konsisten ( Be consistent )
Pastikan semua ayat di dalam setiap siri mengikut cara
tatabahasa yang sama. Pastikan juga gunakan jarak yang sama
bagi laporan dan tajuk dan sub tajuk. Perhatian yang diberi akan
membuatkan laporan itu jelas dan memberi tanggapan yang
baik.
7) Ringkas ( concise )
Elak daripada menceritakan setiap isi dengan panjang lebar. Cek
semula setiap maklumat pastikan ia tepat mempunyai alasan
yang tepat.
8) Jelas ( be clear )
Guna cara yang mudah dan senang dibaca yang akan
memudahkan pembaca untuk membacanya.
20BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
SOALAN 5
5 a) Dalam perniagaan, banyak mesyuarat diadakan. Ia adalah cara yang
berkesan dalam proses komunikasi. Nyatakan 5 ( LIMA ) jenis-jenis
mesyuarat yang diadakan di dalam organisasi anda dan bincangkan
tujuan-tujuannya.
5 jenis-jenis mesyuarat yang diadakan di dalam organisasi dan tujuan-
tujuannya ialah:-
1) Mesyuarat Tahunan ( Annual General Meeting (AGM) )Koperasi
Kakitangan MPOB
Biasa diadakan setiap sekali setahun.
Tujuannya ialah :-
I. Untuk memilih pucuk pimpinan tertinggi dan AJK yang
baru.
II. Memberi laporan aktiviti dan juga kewangan Koperasi
dalam tahun berkenaan.
2) Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah MPOB
Dihadiri oleh semua pemegang saham dalam MPOB, Ahli
Lembaga Pengarah MPOB, wakil Kementerian Perusahaan
Perladangan dan Komoditi, wakil Kementerian Kewangan
Malaysia serta Pengerusi MPOB dan Ketua Pengarah MPOB.
Tujuannya ialah :-
I. Untuk mengkoordinasi atau mengatur semula pelbagai
aktiviti di dalam organisasi.
II. Memberi laporan aktiviti, dividen kepada pemegang
saham dan juga kewangan dalam tahun berkenaan.
21BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
3) Mesyuarat Luar Biasa (EGM) Kelab Sukan Dan Sosial MPOB
Pernah dilakukan ekoran penarikan diri Pengerusi Kelab, Encik
Rosmidi b. Miswan hanya setelah tiga ( 3 ) bulan dilantik semasa
Mesyuarat Tahunan pada 18 Julai 2010 yang lalu.
Tujuan diadakan mesyuarat ini ialah :-
I. Untuk mencari calon pengganti yang bersesuaian bagi
menggantikan beliau.
4) Mesyuarat Bahagian Unit Perundingan dan Implementasi Projek
( PIP ) MPOB seluruh zon di Malaysia
Ia diadakan setiap enam (6) bulan sekali dalam setahun. Ia
melibatkan semua pegawai unit setiap zon.
Tujuannya ialah :-
I. Membentangkan laporan kemajuan projek Integrasi
Ternakan, Integrasi Tanaman dan Skim Bantuan Anak
Benih Sawit Berkualiti setengah tahun dan juga akhir
tahun yang telah dan sedang dijalankan di zon masing-
masing.
II. Bertukar pandangan dan pendapat mengenai masalah
yang wujud di setiap zon bagi mendapatkan pelbagai idea
untuk menyelesaikan pelbagai masalah yang timbul.
22BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
5) Mesyuarat Pengurusan Tertinggi setiap bahagian di MPOB
Ia dihadiri oleh semua pengarah di setiap bahagian dan
dipengerusikan oleh Ketua Pengarah MPOB sendiri Dato’ Dr.
Mohd Basri b. Wahid.
Tujuannya ialah :-
I. Untuk menyampaikan pelbagai maklumat tentang aktiviti
yang sedang dan akan dijalankan oleh pihak pengurusan
dari semasa ke semasa.
II. Untuk berbincang mengenai pelbagai perkara bagi
mendapatkan idea bagi menjalankan sesuatu projek
daripada pihak kementerian dan juga kerajaan Malaysia.
5 b) Visual yang tersedia boleh menjadikan sesuatu laporan atau
persembahan lebih menarik. Huraikan 4 (empat)kelebihan
menggunakan menggunakan visual-visual.
Kelebihan menggunakan visual ialah :-
1) Data yang terkumpul lebih mudah untuk difahami bila
menggunakan persembahan visual.
Contoh penggunaan carta bagi menunjukkan peratusan
penggunaan laman web yang selalu dilayari oleh pengguna
internet. Ia dapat dibaca dengan lebih jelas dan tepat tanpa perlu
membaca fakta bertulis berulang kali. Ini kerana hanya dengan
sekali pandang sudah boleh mengetahui laman web yang paling
banyak dilawati penggguna melalui ruangan pecahan yang lebih
besar.
23BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
2) Memberi imej yang baik kepada penyampai dan organisasi yang
memberi maklumat
Ini kerana setiap persembahan visual mempunyai warna,
pelbagai simbol dan lain-lain yang boleh menarik perhatian dan
pandangan penerima maklumat. Contoh penggunaan peta dan
diagram yang dibuat bagi menunjukkan taburan keluasan
kawasan penanaman komoditi seperti sawit, koko, padi dan
sebagainya. Bila diletakkan di dalam pelbagai buku, ia akan
menarik perhatian pembaca tidak kira umur untuk membeleknya.
Ini disebabkan di dalam visual ini, ia dipenuhi dengan pelbagai
warna dan symbol yang menarik perhatian.
3) Lebih mudah dialihkan ke dalam projector bagi persembahan
awam
Ini kerana setiap maklumat yang ada telah dikecilkan dan sesuai
untuk persembahan awam. Contoh penggunaan data berjadual,
boleh menunjukkan data berat tandan sawit yang telah dituai
dalam tempoh 10 tahun dengan jelas termasuk dengan
perbezaan harga yang berlaku di antara tahun tersebut.
4) Memberi kesan langsung kepada persembahan atau maklumat
yang ingin disampaikan
Di dalam konteks ini, andai kita hanya menggunakan perkataan
sahaja dalam menyampaikan maklumat, rasanya kita hanya
membuang masa dan tenaga saja kerana penerima hanya akan
memandang sebelah mata atau mereka akan tidur bila
mendengar kita menyampaikan maklumat. Tetapi ini akan
24BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT
kurang berlaku jika kita menggunakan pelbagai elemen visual
dalam persembahan. Contoh pamplet untuk pengiklanan
hartanah perumahan. Pengggunaan peta bagi menunjukkan
kawasan, symbol fasiliti berhampiran dan sebagainya boleh
mempengaruhi minat penerima untuk membaca maklumat
tersebut dan seterusnya menimbulkan minat mereka untuk
membelinya, walaupun tidak melihat pada harga hartanah
terlebih dahulu.
5) Membantu dalam mencegah kemalangan, kematian, kebakaran
dan lain-lain bencana
Di sini, penggunaan peta dan diagram yang disediakan di
pejabat sebagai laluan kecemasann bila berlaku kebakaran dan
sebagainya boleh membantu pekerja menyelamatkan diri.
Tambahan lagi, penggunaan carta bar pula yang dipapar di
papan iklan di tepi jalanraya dan kawasan hentian yang
mencatatkan kadar kemalangan dan kematian di jalanraya
menyebabkan pengguna jalanraya lebih berhati-hati akibat
terkesan dengan paparan maklumat ringkas yang dilihat itu.
25BUSINESS COMMUNICATION