BAB 4MENINJAU ULANG &

MENGOREKSI PESAN - PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH:

EGGIE AULIYA HUSNAMEGA SILVIA PUTRI

ABRAHAMMata Kuliah Komunikasi Bisnis (Kelas C)Kelompo

k 3

Memahami Proses Revisi

Fase ketiga dari proses penulisan adalah revisi (meninjau kembali), proofreading (mengoreksi kembali), dan evaluasi.

Revisi berarti meningkatkan konten dan struktur kalimat didalam pesan Anda.

Proofreading melibatkan koreksi tata bahasa, ejaan, tanda baca, format, dan mekanisme didalam pesan Anda.

Kata – Kata Singkat

Menyingkat penulisan pesan dapat menghemat waktu membaca dan juga uang. Selain itu, pesan juga lebih mudah dibaca dan menjadi satu kesatuan (komprehensif). Pada proses revisi, gunakanlah cara terpendek untuk mengungkapkan maksud pada tulisan kita agar lebih efisien dan mudah dipahami.

CONTOH 1. Panjang : Di hari setelah ini Ringkas: Besok 2. Panjang : Pada saat ini juga Ringkas: Sekarang3. Panjang : Kurang lebih Ringkas: Sekitar

Frase Preposisional yang Bertele - Tele

Beberapa kata – kata yang bertele – tele dapat diganti dengan kata keterangan tunggal (single adverbs).

CONTOH1. Panjang : Jika diperkenankan dengan hati yang lapang Ringkas : Apabila diizinkan2. Panjang : Pernah terjadi tetapi tidak sering Ringkas : Jarang terjadi3. Panjang : Kami ucapkan beribu – ribu terima kasih Ringkas : Kami ucapkan terima kasih

Long-Lead Ins

Menghapus kata – kata pengantar yang tidak diperlukan. Inti dari kalimat sering diikuti kata bahwa dan karena.

CONTOH1. Panjang : Saya mengirimkan pengumuman ini agar Anda mengetahui bahwa kantor akan ditutup pada hari Senin. Ringkas : Kantor akan ditutup pada hari Senin.2. Panjang : Saya menulis surat lamaran ini karena Bapak Budi memberi tahu bahwa perusahaan Anda sedang mencari karyawan baru. Ringkas : Bapak Budi memberi tahu bahwa perusahaan Anda sedang mencari karyawan baru.

Ekspresi yang Kuno

Dunia bisnis telah mengalami perubahan besar dalam satu hingga dua abad terakhir. Beberapa penulis masih mengadopsi frasa - frasa dan ekspresi antik dalam menulis. Hindari penggunaan ekspresi yang terlampau kuno. Gunakan contoh berikut.

CONTOH1. Kuno : Terlebih dahulu saya ucapkan terima kasih. Modern : Terima kasih.2. Kuno : Saya percaya bahwa… Modern : Saya pikir; saya anggap.3. Kuno : Sesuai dengan permintaan Anda. Modern : Permintaan Anda.

Kata Keterangan yang Tidak Dibutuhkan

Menghilangkan kata keterangan seperti sangat, pasti, cukup, benar - benar, sebenarnya, dan agak membuat tulisan Anda menjadi lebih kredibel.

CONTOH1. Panjang : Kami sebenarnya tidak terlalu memberikannya kesempatan yang adil. Ringkas : Kami tidak memberikannya sebuah kesempatan yang adil.2. Panjang : Professor Susan menawarkan sebuah kuliah yang sangat baik yang tentunya diminati mahasiswa. Ringkas : Professor Susan menawarkan sebuah kuliah yang diminati mahasiswa.

Pengisi (Fillers)

Hindari kata pengisi yang menggemukkan kalimat dengan kata – kata berlebih.

CONTOH1. Panjang : Ada tiga Wakil Presiden yang melaporkan langsung kepada Presiden. Ringkas : Tiga Wakil Presiden melaporkan langsung kepada Presiden.2. Panjang : Nasabahlah yang harus membuat aplikasi untuk perizinan. Ringkas : Nasabah harus membuat aplikasi untuk perizinan

Kata yang Berulang

Penulis yang baik akan memberagamkan kata – katanya untuk menghindari pengulangan yang tidak disengaja. Tidak hanya mempersingkat pesan, tetapi juga meningkatkan semangat dan mudah dibaca. Keberagaman ekspresi didapat dengan mencari sinonim yang pantas dan dengan mensubstitusikan kata ganti.

CONTOH1. Panjang : Karyawan akan diperbolehkan memilih enam orang pegawai tambahan untuk melayani empat karyawan yang telah dipilih sebelumnya yang saat ini terdiri dari dewan karyawan dan direksi. Ringkas : Karyawan boleh memilih enam perwakilan tambahan untuk melayani dengan anggota yang telah dipilih sebelumnya dari direksi mereka.

Penulis yang baik juga siap siaga terhadap penggunaan kata sambung yang berlebihan.

CONTOH1. Panjang : Anggota komite itu setuju pada beberapa peraturan yang berubah Ringkas : Anggota komite menyetujui beberapa peraturan yang berubah

Kata – Kata yang Berlebihan

Pengulangan yang tidak dibutuhkan, bagaimanapun, kata-kata yang artinya jelas tersirat oleh kata lain adalah kesalahan penulisan.

CONTOH1. Benar – benar penting2. Cukup memadai3. Saling bekerja sama4. Sejarah yang telah berlalu5. Fondasi (Pedoman) dasar

Jargon

Jargon adalah kosakata khusus yang digunakan di bidang kehidupan (lingkungan) tertentu.

CONTOH1. Ahli geologi berbicara tentang pengelupasn kulit, cairan berkapur, dan partikel mengandung silika.2. Ahli komunikasi menggunakan kata – kata frase seperti protokol, slickstream, dan transmisi asynchronous.

Slang (Bahasa Gaul)

Bahasa gaul terdiri dari kata – kata informal yang sifatnya musiman dan mudah berubah. Bahasa gaul dipakai untuk komunikasi internal kelompok tertentu agar tidak dapat dipahami oleh kelompok lain. Bahasa gaul cepat keluar dari tren karena mereka tidak lagi menarik ketika semua orang mulai memahami mereka. Bahasa gaul memang terdengar menarik dan keren untuk percakapan informal sehari – hari, namun sangat tidak tepat jika digunakan untuk keperluan komunikasi bisnis.

CONTOH1. DIY (Do it Yourself)2. Ansos (Anti sosial)

Klise

Klise (kiasan) adalah ekspresi, ide, atau elemen karya seni yang terlalu sering digunakan sehingga makna atau efek aslinya memudar.

CONTOH1. Ksatria itu diutus untuk mengalahkan kegelapan. Sebenarnya maksud “mengalahkan kegelapan” disini adalah “memberantas kejahatan”.

Kata Kerja yang Tepat

Menulis secara efektif menghasilkan tulisan yang bersifat kuat, konkrit, dan deskriptif. Penggunaan kata kerja yang tepat dapat meningkatkan kemampuan menulis. Kata kerja tidak hanya menunjukkan tindakan, tetapi juga memberikan kekuatan pada kalimat.

CONTOH1. Umum : Salesperson kami akan menghubungi Anda minggu depan. Tepat : Salesperson kami akan (menelepon / meng-email / mengunjungi) Anda minggu depan.2. Umum : Kita harus mempertimbangkan masalah ini. Tepat : Kita harus (menjelaskan / menyelesaikan / meralat) masalah ini.

Kata Benda Konkrit

Kata benda yang abstrak sulit untuk divisualisasikan, misalnya lingkungan, kebijakan, institusi, integrasi, dsb.

Kata benda konkret membuat benda tersebut lebih mudah dibayangkan, dan langsung tertuju pada nama objek, misalnya lebih cenderung menggunakan kata “mobil” atau “motor” secara spesifik dibandingkan menggunakan kata “kendaraan”.

CONTOH1. Umum : …produk baru perusahaan tersebut. Konkrit : …handphone Nokia music player terbaru.2. Umum : Kami mengembangkan jalur perakitan. Konkrit : Kami memasang 26 robot Unimate di jalur perakitan.

Kata Sifat yang Hidup

Termasuk kata yang sangat deskriptif, kata sifat dinamis, membuat tulisan lebih tampak hidup dan nyata. Tetapi hati – hati jangan terlalu sering menggunakan mereka, atau kehilangan objektivitas dalam memilih mereka.

CONTOH1. Umum : Jon menyerahkan laporan tepat waktu. Hidup : Jon menyerahkan laporan sebanyak 12 halaman tepat waktu.2. Umum : Kami menikmati film tersebut. Hidup : Kami menikmati film yang menghibur dan mengasyikkan tersebut. Overkill: Kami menikmati film yang berani, menarik, menawan, dan benar – benar luar biasa tersebut.

Memahami Proses Koreksi (Proofreading)

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Mengoreksi?

Setelah selesai menulis pesan, saatnya Anda mengkoreksi. Jangan mengoreksi di awal karena Anda akan membuang – buang waktu. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam pengoreksian pesan :1. Ejaan (menggunakan kamus, buku EYD, dsb)2. Tata Bahasa (cara penempatan struktur kalimat, penggunaan kata kerja, dsb)3. Tanda Baca (titik, koma, dsb)4. Nama & Angka (nama klien yang dituju, nomor kontak, dsb)5. Format (harus sesuai dengan standar dokumen yang ada)

Bagaimana Cara Mengoreksi Dokumen yang Rutin?

Dokumen rutin adalah dokumen sehari – hari berupa perpesanan seperti email, surat, memo, dsb.

Cara mengoreksinya:1. Memberikan garis bawah, tanda panah, dll2. Membaca ulang kembali setiap kalimat3. Menggunakan spell checker (pengecek ejaan)

Bagaimana Cara Mengoreksi Dokumen Kompleks?

Pengoreksian pada dokumen yang panjang, penting, dan kompleks memerlukan koreksi yang lebih berhati – hati sebagai berikut :1. Mencetak salinan, setidaknya dua spasi, setidaknya sisihkan satu hari. 2. Memberikan waktu yang memadai untuk mengoreksi dengan hati – hati. Kecerobohan koreksi biasanya terjadi karena kurangnya waktu.3. Bersiaplah untuk menemukan kesalahan. Secara psikologis, manusia tidak mau menduga dan menemukan kesalahannya. Untuk itu, kita harus mengantisipasi kesalahan dan memberi selamat (bukan mengkritik) diri kita setiap kali kita menemukan kesalahan.4. Membaca kembali seluruh pesan paling tidak dua kali—satu untuk arti kata dan satunya lagi untuk tata bahasa. Pada buku yang sangat panjang, bacalah tiga kali untuk konsistensi format.

5. Kurangi kecepatan membaca Anda dan konsentrasikan kata – kata individual dibanding ide – ide.6. Untuk dokumen yang harus sempurna, seseorang membacakannya secara keras. Eja nama, kata – kata yang sulit, kapitalisasi, dan tanda baca.7. Gunakan standar tanda baca koreksi.