Kompleks oppgave
description
Transcript of Kompleks oppgave
Helsebygg Midt-NorgeBygging av nytt St. Olavs Hospital – Nytt Universitetssykehus
Anskaffelse av MTU i BF1 og BF2
2
Kompleks oppgave• Samlet byggeareal: ca 205 000 kvadratmeter• Et av landets største byggeprosjekt• Delt i 2 Byggefaser:
– Nye sykehussentra– Rehabilitering– Riving– Andre sentrale oppgaver: UtstyrsanskaffelserUtstyrsanskaffelser, teknologiutvikling og infrastruktur.
Innkjøp/utstyr:• Ca 200 innkjøpspakker til sammen i BF1 og BF2• Ca 80 000 artikler i BF1 og ca 100 000 artikler i BF2• Totalt anskaffet for ca 1,2 mrd til sammen i BF1 og BF2• Ansattemedvirkning: ca 1000 involverte• HBMN i BF2: Utstyrssjef, 5 innkjøpsledere, 4 utstyrsledere, 2
sekretærer, 1 planlegger og 1 mottaksansvarlig• Gjennomfører anskaffelser NTNU og St. Olavs Hospital
3
Psykiatri- senteret
Laboratorie- senteret
Forsynings- senteret
Pasient- hotellet
St. Olavs Hospital
Bevegelses-senteret
Gastro- senteret
Nevro-senteretKvinne-barn
-senteret
Hjerte-lunge-senteret og
Akutten Kunnskaps-
senteret
4
Utstyrsplanlegging
• Utstyrplanleggingen bygger på hovedprogram utstyr, romfunksjonsprogram og brutto/netto utstyrsprogram
• Sammensetting av innkjøpspakker• Utarbeidelse av rutiner/prosedyrer for
anskaffelsesprosessen• Oppsett av budsjetter• Oppsett av tidsplaner/milepælsplaner
5
Innkjøpspakker• Ved sammensettingen av innkjøpspakker er det lagt til grunn:
– Bruksområde/funksjon– Markedet– Tilstrekkelig konkurranse– Utstyrets tilhørighet til hverandre
• Eksempler:• 020-001A MR• 020-002A CT• 020-003A Nucleærmedisin• 020-004A Angiografi• 020-004B Gjennomlysning• 020-004C Skjelett/thorax• osv...........
6
Byggefase 2
Planlagt
132 innkjøpspakker
300 kontrakter
1800 bestillinger
3500 fakturaer
7
Innkjøpsstrategi
• Tverrgående anskaffelser – alle senter i en fase• Etableres forholdsvis store innkjøpspakker ifm
anbudskonkurranser, ved kontrahering 2-6 kontrakter
• Handlingsplaner/innkjøpsplan etableres med fokus på teknologisk utvikling – tidsaspektet
8
TAT
• Tverrfaglig AnskaffelsesTeam (TAT)
• - etableres for hver innkjøpspakke - maks 6-7 personer - sammensatt av innkjøper, utstyrsleder, medisinskteknisk
personell, klinikere og personer fra andre relevante fagområder (konsulenter)
9
TAT’S OPPGAVERArbeidsoppgaver for TAT i forbindelse med gjennomføring av innkjøpsarbeidet:
- Behovsverifikasjon – hva er behovet pr dato- Valg av anskaffelsesprosedyre- Valg av spesifikasjonstype, utarbeidelse av kravspesifikasjoner- Valg av tildelingskriterier som skal legges til grunn for utvelgelsen- Evaluering av tilbud- Bistå i utarbeidelse av kontrakt der dette er nødvendig- Foreslå oppfølgingsaktiviteter mot leverandør
10
Anskaffelsen
anbudsprosjekt
evaluering
kontraktsoppfølging
mottak/kontroll befaring/overtakelse
overlevering
11
Prosessen
- Innkjøp -
Programmering
Anbuds-prosjekt
Forespørsel
Evaluering
Oppfølging
Samarbeid med ansatte - TAT
12
Anbudsprosjekt• Kravspesifikasjon
• Er leverandørens viktigste dokument for å kunne gi en god besvarelse – gi en løsning som dekker gitt funksjon/behov
• Skal beskrive en funksjon og/eller være detaljert (funksjonsbeskrivelse/detaljbeskrivelse)
• Være utformet på en slik måte at det er klart hva vi skal ha • Skal bidra til å gi fremtidig fleksibilitet – utviklingsmuligheter• Gi grunnlag for en lavest mulig totalkostnad/levetidskostnad
• Tildelingskriterier– Forteller leverandøren hva vi vil legge vekt på ved
utvelgelsen– Skille tilbud, som oppfyller alle kravene, fra hverandre
13
Evaluering
• Kvalifisering• Gjennomgang av skal-krav• Tildelingskriterier
14
Tildelingskriteriene• Pris
– tilbudt pris korrigert for åpenbare feil– ev. servicekostnader– ev. årskostnader/pris forbruksutstyr– ev. opsjonspriser– ev. forbehold– ev. opplæring
• Funksjonalitet– brukervennlighet– kvalitet– bildekvalitet– pasientvennlighet– service – teknologisk nivå– osv.......
• Tildelingskriteriene skal vektes• Dette er noe konkret som gjør evalueringen lettere• Ikke glemme det innkjøpsfaglige skjønnet
15
Kontraktsoppfølging
• Innhenting av garantier• Innhenting av HMS/KS• Prosjekteringsinfo• Oppfølging av leverandøren• Bestillinger• Levering• Opplæring
16
Mottak og kontroll
• Utstyret er mottatt uskadet og i riktig antall• Utstyret er installert, ytelsestestet og klart til
idriftsetting fra leverandør.• Utstyret er sikkerhetstestet og klarert fra
Oppdragsgivers mottaksavdeling.• Dokumentasjon levert i henhold til kravene i
kontrakten
17
Overtakelse
• Tidspunktet for ferdigstillelse av alle aktiviteter knyttet til utstyret, inklusive klinisk prøvedrift.
• Oppstart garantiperiode. • Opplæring skal være gjennomført.• Utarbeidelse og signering av
overtakelsesprotokoller.
18
Overlevering
• Overlevering sentervis til sameiet bestående av St. Olavs Hospital og NTNU
• Overlevering av alle overtakelsesprotokoller for deler eller hele kontrakter
19
Erfaringer fra BF 1 til BF 2• Bedre kjennskap til St. Olavs Hospital – hvem gjør hva der• Bedre forankring av oppgaven i ledelsen ved St. Olav• TAT har fått bedre innføring i hva deres rolle er • Større fokus på samarbeid i TAT• Tettere samarbeid med Innkjøpsavdelingen ved St. Olavs
• Hvordan beskrive for å få best resultat – måten vi spør på (funksjonell/spesifikk)
• Vet hvordan de fleste leverandører besvarer oppgaven• Bruken av tildelingskriterier – viktigheten av at de er gode
(spesielt ifht vekting)• Leverandørene er blitt flinkere til å inngi tilbud slik vi vil ha det
20
MTA’s Rolle som medlem i TAT• Være bidragsyter når det gjelder kravspesifisering,
si noe om service og drift av utstyret • Være med i evaluering av tilbud• Kjenne markedet for det aktuelle utstyret• Vær bidragsyter i utarbeidelse av tildelingskriterier• Kvalitetssikre tekniske løsninger og sjekke ut at de
er gjennomførbare (Dicom, tekniske standarder, sikkerhetsstandarder)
21
Utfordringer i TAT
• Likebehandle leverandører – glemme egne tidligere erfaringer• Være objektiv til prosessen – både kravspesifisering og
evaluering• Forholde seg til fastsatt kravspesifisering og fastsatte
tildelingskriterier• Ikke skreddersy kravspesifikasjonen for en leverandør• Ha et overordnet syn på anskaffelsen; se anskaffelsen fra
innkjøpers, brukers og sitt eget syn (MTA).• Uttrykke sitt syn på standardisering vs. nye produkter
(opplæring, kurs, vedlikehold, service, protokoller, prosedyrer)
Utstyrsplanlegging fase 2
23
Takk for oppmerksomheten!
• Spørsmål!