KOMMUNERNAS HJÄLPMEDELSNÄMND PROTOKOLL

I KALMAR LÄN Sammanträdesdag

2019-03-27

1

Tid kl. 13.00-16.00

Plats KHS, Timmergatan 2B, Västervik

Omfattning §§ 9-20

Beslutande Michael Ländin (S) ordförande Ingela Svensson (C) Magnus Jernetz-Gustavsson (M) Gunilla Karlsson (C) Marcus Schön (M) Per-Inge Pettersson (C) Ingela Nilsson Nachtweij (C) Agnetha Landberg (C) Johan Jonsson (C) Christina Lönnqvist (S) Stig-Roland Fagergård (S) tjänstgörande ersättare

Ersättare Anna Johansson (S) Eva Folkesdotter Paradis (M)

Övriga Kari Lindén, verksamhetschef

Närvarande Patrik Ohlsson, enhetschef ekonomi

Sekreterare Peter Notini

Justeras Michael Ländin Gunilla Karlsson Ordförande Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 april 2019

2

§ 9 Inledning och presentation KHS

Ordförande Michael Ländin inleder sammanträdet med att välkomman alla

nytillkomna ledamöter. Därefter följer uppräkning i form av presentaton av nämndsledamöterna. Efter presentationen så påbörjar verksamhetschef Kari Linden en powerpointpresentation som ger en kort genomgång om Hjälpmedelsnämndens och KHS:s arbete. Kari informerar om vilka kommuner som samverkar inom nämnden samt att de gemensamma Hjälpmedels- centralerna finns i Kalmar och Västervik. Ledamöterna får därefter en genomgång av KHS organisation, dess uppdrag och uppgifter, dess personalstyrka samt en beskrivning av dess lokaler i Kalmar och Västervik. Därefter informerar Kari om KHS ekonomi i form av hur kostnaderna och avgifter är fördelade mellan de samverkande kommunerna samt hur kostnadsutvecklingen har sett ut mellan 2012 och 2018. Kari informerar därefter om Hjälpmedelsutredningen som Socialdepartement publicerade 2017.

Beslut Hjälpmedelsnämnden antecknar informationen till protokollet.

__________

3

§ 10 Information revisionsrapport

Handlingar Missiv 2018-11-15 – ”Granskning av Hjälpmedelsnämnden” Revisionsrapport - ”Kalmar kommun Granskning av Hjälpmedelsnämnden”

Bakgrund

Verksamhetschef Kari Lindén informerar nämnden om att EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat Hjälpmedelsnämnden i syfte att bedöma om nämndens arbete med intern styrning och kontroll är ändamålsenlig. Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har hållits med nämndens presidium, ansvarig för hjälpmedelscentralens verksamhet samt ekonom. Revisorernas sammanfattande bedömning är att Hjälpmedelsnämndens arbete med intern styrning och kontroll behöver stärkas för att bli ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen visar nämnden först under 2018 fastställt en gemensam verksamhetsplan som innehåller ett antal målområden och mål som ska mätas genom ett antal nyckeltal. Det saknas en delegationsordning och det noteras i granskningen att det gjorts avsteg från gällande avtal när det gäller att nämnden ska ha ett arbetsutskott och uppföljningar ska ske kvartalsvis. Det saknas även en struktur för internkontrollarbete då det inte har upprättats någon riskanalys eller årlig internkontrollplan. Revisonen lämnar följande rekommendationer för fortsatt utvecklingsarbete:

- Fastställa delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden - Säkerställ att nämnden årligen fastställer beslutsattestanter för verk-

samheten - Skapa rutiner för hur uppföljning av de målsättningar som fastställs i

verksamhetsplanen ska ske - Fastställ en struktur och ett arbetssätt för nämndens internkontroll-

arbete - Säkerställ att uppföljning och återrapportering sker enligt fastställt

avtal - Säkerställ att nämndsmötenas struktur och tidplan ger

förutsättningar för att nämndens ledamöter kan delta samt att uppföljning av verksamhet och ekonomi kan ske enligt gällande avtal.

Avslutningsvis så informerar Kari om att nämndens svar på ” Granskning av hjälpmedelsnämnden” fastslogs på föregående nämndsmöte den 2019-01-31 och överlämnades till kommunens revisorer.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden tar informationen om budgetuppföljningen till protokollet.

__________

4

§ 11 Budgetuppföljning KHS till och med December 2018

Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-01-11 –”Budgetuppföljning KHS till och med december

2018”

Bakgrund

KHS uppvisar för 2018 ett positivt resultat gentemot budget på 1584 tkr. Delar av resultatet kommer enligt beslut föras över till 2019 års redovisning. Det positiva resultatet kan främst härledas till omsättning av hjälpmedel samt att totala driftkostnader varit lägre än budgeterat under 2018 och att KHS haft intäkter från vitesfakturering. 2017 års resultat var 355 tkr. Dessa pengar ligger för tillfället i Värdkommunens periodiseringsfond. Dessa pengar ska återgå till KHS. En hemställan om disposition ur resultatutjämningsfond ska göras. Sammanfattning: För 2018 höll sig personalkostnaderna nära budgeterat belopp och avvek från budget med -111,6 tkr. Driftkostnaderna visar ett överskott på 257,9 tkr gentemot budget. Intäkter visar på ett överskott på 207,8 tkr gentemot budget och omsättning hjälpmedel slutar på ett överskott på 1230 tkr. Vidare detaljerad förklaring ges under respektive rubrik.

Diagram 1) KHS uppvisar ett resultat för året på 1584 tkr. Personalkostnaderna håller sig kring budget. Driftkostnaderna är lägre än budgeterat och intäkterna från fast verksamhet är högre än budgeterat vilket tillsammans med överskott på omsättning hjälpmedel totalt sett leder till det positiva resultatet. Personalkostnader Personalkostnaderna uppvisar ett helårsresultat gentemot budget på -111,6 tkr. Kostnaderna har under året hållit sig nära budget och utan större svängningar.

-2000

-1500

-1000

-500

0

500

1000

1500

2000Resultat KHS 2018 (Tkr)

Resultat KHS2018 (Tkr)

ResultatPersonal

Resultat Drift

ResultatIntäkter

Omsättninghjälpmedel

5

Driftkostnader Driftkostnaderna uppvisar för 2018 ett överskott på 257,9 tkr. Överskottet beror till stor del på att kostnaderna för upphandling inte varit så höga som budgeterat. Det har under 2018 varit relativt få upphandlingar vilket kommer ändras 2019 då det är planerat för fler upphandlingar. Även kostnader för utbildning har under 2018 varit lägre än budgeterat. Däremot har drivmedelskostnaderna varit högre vilket kan förklarars av ett rekordhögt drivmedelspris under 2018. Utfallet vad gäller driftkostnader för Kalmar har varit i linje med budgeterat belopp medan kostnaderna i Västervik har varit lägre än budgeterat vilket kan förklaras av att större investeringar såsom skalskydd inte har utförts under året som planerat. I Kalmar ökade driftkostnaderna under årets sista månader på grund av nyinköp av bland annat verktyg och telefoner till följd av inbrottet i oktober. Intäkter Fast Verksamhet Den fasta årsavgiften för kommunerna fakturerades under mars och augusti och intäkten har periodiserats jämnt över helåret för att skapa ett rättvisande resultat. Anledningen till att intäkterna för helåret 2018 är högre än budgeterat är att KHS avtalsenligt har fakturerat leverantörer vite vid försenade leveranser. Hela detta belopp innebär ett överskott då denna intäkt inte var budgeterad för. Omsättning Hjälpmedel Omsättning av hjälpmedel redovisar för helåret ett överskott på 1230 tkr. Både inköp och försäljning har under 2018 ökat med över 50 % jämfört med 2017. Ackumulerad försäljning av hjälpmedel blev till och med december 299 tkr större än ackumulerade inköp. Inköpen uppgick till 31179,2 tkr och försäljningen till 31478,1 tkr. Att försäljningen är större än inköpen för året medför ett överskott för omsättning av hjälpmedel. Försäljning av konsulttjänster uppvisar för helåret 2018 ett resultat på 1536 tkr vilket är väldigt nära det budgeterade 1600 tkr. Detta är en förbättring sedan 2017 då försäljning av konsulttjänster enbart uppgick till 1415 tkr. Statistik

1304 1227

1423

1017

1365

1271

1138 1223 1228 1250

1292

988

1384

1179 1188 1191 1175 1128

1219 1224 1167

1291 1214

941

600

700

800

900

1000

1100

1200

1300

1400

1500

Antal Kundorder

Antal kundorder KHS 2017 Antal kundorder KHS 2018

6

Diagram 2) Antalet kundorder var i december 941 stycken. Motsvarande för december 2017 var 988 stycken. Totalt för år 2018 har antalet kundorder varit 14301 stycken att jämföra med 14726 stycken under 2017 så en viss minskning. Antalet kundorder uppvisar en jämnare fördelning per månad under 2018 jämfört med 2017.

Diagram 3) I december var antalet aktiviteter 726 stycken att jämföra med 734 stycken för december 2017. Totalt för året landade antal aktiviteter på 9879 att jämföra med 10752 för 2017 så en viss minskning har skett under 2018.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden tar informationen om budgetuppföljningen till protokollet.

__________

960 917

1031

784

945 973

677

835

982 1023

891

734

921

822 851

801 800

697

755 743

841

1023

899

726

600

650

700

750

800

850

900

950

1000

1050

1100

Antal Aktiviteter Antal aktiviteter KHS 2017 Antal aktiviteter KHS 2018

7

§ 12 Budgetuppföljning till och med februari 2019

Handling Tjänsteskrivelse 2019-03-07 – ”Budgetuppföljning KHS till och med februari

2019”

Bakgrund

KHS uppvisar ett negativt resultat gentemot budget på 1488,6 tkr, i januari var resultatet - 813 tkr. Överskottet på 1584 tkr från 2018 har överförts till 2019 års redovisning enligt beslut. Vidare beslut får visa hur resultatet ska fördelas, om hela eller delar av vinsten ska dras på årsavgiften eller hur man väljer att göra. I budgetuppföljningen har vi räknat med att behålla 378 tkr. Sammanfattning: Som diagrammet nedan visar höll sig personalkostnaderna för februari liksom för januari nära budgeterat belopp, driftkostnaderna visar ett överskott på 190 tkr gentemot budget. Intäkter visar tom februari på ett underskott på 77 tkr mot budget och omsättning hjälpmedel ett underskott på ca 1562 tkr gentemot budget. Vidare detaljerad förklaring ges under respektive rubrik.

Diagram 1) KHS uppvisar ett resultat för februari på -1488,6 tkr. Personalkostnaderna håller sig kring budget, driftskostnaderna visar ett överskott och intäkter från fast verksamhet ett mindre underskott. Omsättning av hjälpmedel visar ett underskott på -1562 tkr gentemot budget. Personalkostnader Personalkostnaderna uppvisar i januari ett resultat på -39,9 tkr gentemot budget, i januari var motsvarande -0,8 tkr.

-1800

-1600

-1400

-1200

-1000

-800

-600

-400

-200

0

200

400 Resultat KHS 2019 (Tkr)

Resultat KHS2019 (Tkr)

Resultat Personal

Resultat Drift

Resultat Intäkter

Omsättninghjälpmedel

8

Driftkostnader Driftkostnaderna uppvisade förra året ett överskott på 254,9 tkr. I februari har vi liksom i januari 2019 ett överskott men än har inte kostnader för upphandling kommit in. Kostnader för upphandling förväntas öka under 2019 då fler upphandlingar är planerade än föregående år. Även kostnader för utbildning har under årets två första månader varit lägre än budgeterat. Trenden med ökade transportkostnader fortsätter och t.o.m. februari har vi förbrukat 108 tkr av 2019 år budget på 486,2 tkr vilket motsvarar 22 % eller i kronor 81 tkr mer än förväntat. Sammantaget visar driftkostnader till och med februari ett överskott på 190 tkr. Intäkter Fast Verksamhet Den fasta årskostnaden för kommunerna kommer att faktureras under mars och augusti och intäkten har periodiserats jämnt över helåret för att skapa ett rättvisande resultat. Omsättning Hjälpmedel Omsättning av hjälpmedel redovisar ett underskott på -1562 tkr tom februari, i januari var motsvarande -838 tkr. Försäljning av hjälpmedel uppgick i februari till 1442 tkr, motsvarande var i januari till 2115 tkr. Ack inköp uppgår tom februari till 3557 tkr och ack försäljning till 4875 tkr. Inköpen är tom februari 1385 tkr större än budgeterat medan försäljning tom februari ligger i linje med budget. För 2019 uppgår försäljningsbudgeten av konsulttjänster till 136,2 tkr per månad och helår till 1634 tkr. Resultatet i januari blev 113 tkr och ack tom februari 214 tkr vilket ligger 58 tkr under budget. Statistik

Diagram 2) Antalet kundorder var i februari 1173 stycken, i januari 1367 stycken, motsvarande för februari och januari 2018 var 1384 resp 1179 stycken. Antalet kundorder följer därmed samma kurva som förra året.

1384

1179 1188 1191 1175 1128

1219 1224

1167

1291 1214

941

1367

1173

600

700

800

900

1000

1100

1200

1300

1400

1500

Antal Kundorder Antal kundorder KHS 2018

Antal kundorder KHS 2019

9

Diagram 3) Till och med februari har antalet aktiviter varit 1825 stycken, i februari 797 och i januari 1028 stycken. I januari och februari förra året var antalet 921 resp 822 stycken, dvs totalt 1743 stycken

Beslut

Hjälpmedelsnämnden tar informationen om budgetuppföljningen till protokollet.

__________

921

822 851

801 800

697

755 743

841

1023

899

726

1028

797

600

650

700

750

800

850

900

950

1000

1050

Antal Aktiviteter

Antal aktiviteter KHS2018

10

§ 13 Verksamhets- och budgetuppföljning 2019

Handlingar

Tjänsteskrivelse 2019-01-11 – ”Verksamhets- och budgetuppföljning 2019” Verksamhets- och budgetuppföljning 2019

Bakgrund

Löpande under året sammanställs en uppföljning av ekonomi och verksamhet med prognos för helårsutfallet för hela kommunen. Löpande under året är det viktigt att stämma av det ekonomiska utfallet i förhållande till budget samt att jämföra den verksamhet som utförts i förhållande till uppsatta mål. Dessutom lämnar nämnder/styrelser en prognos för bokslutsresultatet i förhållande till den budget som kommunfullmäktige i Kalmar kommun beslutat om. Värdkommunens kommunledningskontor har i anvisningar beskrivit hur ekonomi- och verksamhetsuppföljning skall se ut för nämnder och förvaltningar år 2019. I värdkommunens fullmäktiges beslutade verksamhetsplan med budget för 2019 och ekonomisk planering för 2020-2021 antogs riktlinjer för hur och när uppföljning av ekonomi och verksamhet ska ske.

Med utgångspunkt från dessa har verksamhetschefen för KHS tagit fram interna anvisningar.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden fastställer Hjälpmedelsverksamhetens (KHS) förslag till verksamhets- och budgetuppföljning för år 2019 med tillägget att formuleringen ”Ekonomirapport till hjälpmedelsnämnden efter februari, juni och oktober” stryks i avsnittet som berör förvaltningschefens/förvaltningens uppföljning i handlingen ”Budget och verksamhetsuppföljning”.

__________

Uppföljning ska ske i form av:

Delårsrapport per den siste augusti och årsredovisning per den siste december till hjälpmedesnämnden.

Tertialrapport per den siste april till hjälpmedesnämnden.

Månadsrapport per den siste februari, juni och oktober till Hjälpmedesnämnden. Månadsrapporten har ett rent ekonomifokus och syftar till att ge en aktuell prognos av det beräknade utfallet för helåret.

Verksamhetsplanens fokusområden följs upp i tertialrapporten per den siste april, i delårsrapporten efter augusti och i årsredovisningen.

11

§ 14 Revidering avtal och reglemente för hjälpmedels- nämnden.

Handling

Tjänsteutlåtande 2019-03-18 – ”Revidering avtal och reglemente för hjälpmedelsnämnden” Förslag till avtal Förslag till verksamhetsbeskrivning, bilaga 1 Förslag till reglemente, bilaga 3 Förslag till Budget och verksamhetsuppföljning, ny bilaga 4

Bakgrund

Hjälpmedelsnämnden tog beslut om förslag till revidering av avtal med länets kommuner angående hjälpmedelsverksamheten och revidering av reglemente för hjälpmedelsnämnden vid sitt sammanträde 181123. Anledningen till att förändringar i reglemente och avtal behöver ses över är dels att region- förbundet ändras och primärkommunala nämnden inte kommer att finnas kvar och dels revisorernas rapport kring hjälpmedelsnämndens verksamhet. Hjälpmedelsnämnden föreslår förändringar i ”Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet” med att:

- ta bort ej aktuella bilagor i avtalet. - ny bilaga 4 Budget och verksamhetsuppföljning. - förändring i 2§ Nämndens sammansättning. - förändring i 4§ Administration. - förändring §5 Insyn och inflytande i förvaltningen. - förändring §6 Uppföljning. - förändring §7 Kostnadsfördelning - förändring 10 § Avtalstid.

I ” Verksamhetsbeskrivning för gemensam Hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län” föreslås förändring av:

- § 5 tas bort. - § 9 Kvalitet – uppföljning. - § 10.1 Revidering av fördelningsprinciper.

I ”Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten mellan kommunerna i Kalmar Län” föreslås förändring av:

- 4 § Nämndens sammansättning - 13 § arbetsutskott - 14 § beredning av ärenden - 17 § ersättning till förtroendevalda

Tillägg till avtalet:

- Ny bilaga 4 ” Budget och verksamhetsuppföljning”. Samtliga förändringar redovisas i bilagor förslag till avtal och förslag till reglemente.

12

Förslag till ny avtalstext och förändringar i reglementet ska beslutas av respektive fullmäktige i avtalskommunerna. Nytt avtal ska sedan undertecknas av ansvarig i respektive kommun. Vid hjälpmedelsnämnden 181123 beslutades att: ”Förslag till nytt avtal och reglemente beslutas på hjälpmedelsnämndens första sammanträde i januari. Förnyat avtal och reglemente därefter till respektive kommuns fullmäktige för beslut och undertecknande”.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden beslutar att godkänna förslaget till revidering av ”Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet”, revidering av ” Verksamhetsbeskrivning för gemensam Hjälpmedelsverksamhet”, revidering av ”Reglemente för gemensam nämnd” och att lägga till bilaga 4 ”Budget och verksamhetsuppföljning” samt att överlämna förslagen för beslut och undertecknande till respektive kommuns fullmäktige. Nämnden beslutar även att följande tillägg/förändringar ska göras i handlingarna:

- Benämningen ”verksamhetschef” är den arbetstitel som ska användas i alla KHS:s handlingar och benämningen ”hjälpmedelschef” ska tas bort i alla handlingar.

- Under § 10 i förslaget ”Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet” så ska årtalet 2022 ändras om till 2021.

- Under § 4 i bilaga 3 ”Reglemente för gemensam nämnd” så bör det stå att nämndens presidium består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande istället för det angivna ”ledamot från Oskarshamn”.

- Formuleringen ”Ekonomirapport till hjälpmedelsnämnden efter februari, juni och oktober” stryks i avsnittet som berör förvaltningschefens/förvaltningens uppföljning i bilaga 4 ”Budget och verksamhetsuppföljning”.

__________

13

§ 15 Delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden 2019

Handling Tjänsteskrivelse 2019-02-15 – ”Delegationsordning Hjälpmedelsnämnd 2019” Förslag till delegationsordning Hjälpmedelsnämnd 2019.

Bakgrund

Från och med 1 januari 2012 inrättades en gemensam nämnd, kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar Län för samverkan angående rehabilitering och försörjningsverksamhet för tekniska hjälpmedel. Samtliga kommuner undertecknade avtal för den gemensamma nämnden med verksamhetsbeskrivning för gemensam hjälpmedelsverksamhet, överens- kommelse om delaktighet i upphandling och sortimentsgruppsarbete, överens- kommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012, reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar Län samt budget för verksamhetsåret 2012. I efterhand har det framkommit att det saknas en delegationsordning.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden beslutar att godkänna förslaget till delegationsordning för 2019, samt att överlämna förslaget för beslut av den tillträdande hjälpmedelsnämnden med tillägget att benämningen ”verksamhetschef” är den arbetstitel som ska användas i alla KHS:s handlingar och därmed tars benämningen ”hjälpmedelschef” bort från delegationsordningen.

__________

14

§ 16 Arvodering hjälpmedelsnämnden

Handling

Tjänsteskrivelsen 2018-03-18 ”Arvodering av nämndens ledamöter”

Bakgrund

Enligt beslut i hjälpmedelsnämnden 181123 har ett förslag till förändring gällande arvodering lagts enligt följande.

17 § Ersättning till förtroendevalda

Respektive kommun betalar ut ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i nämnden enligt de ersättningsbestämmelser som gäl-ler för den kommun ledamoten eller ersättaren företräder. Ledamöter och ersättare erhåller arvode enligt Kalmar kommuns arvodesregler för förtroendevalda som grundar sig på arvodesreglerna för riksdagsledamöter. Ordförande erhåller ett fast årsarvode om 10% och vice ordförande erhåller ett fast årsarvode om 6%. Arvodeskostnaderna ska belasta den gemensamma nämnden för hjälpmedelsverksamhet. Beräkning av kostnader för arvodering av nämndens ledamöter, enligt Kalmar kommuns arvodesregler. Ordförande 10% av 802 800 kr = 80 280 kr Vice ordförande 6% av 802 800 kr = 48 168 kr Andre vice ordförande 3% av 802 800 = 24 084 kr 10 st Ledamöter grundarvode 6 möten á 1070 kr = 64 200 kr 10 st ledamöter timarvoden 10 tim á 214 kr = 21 400 kr Förlorad arbetsinkomst 10 ledamöter 2 tim á 214 kr = 4 280 kr Totalt summa arvoden = 218 328 kr 242 412 kr Tilläggsbudget om 242 412 kr tas upp för beslut i Kalmar kommuns Fullmäktige, under förutsättning att erforderliga beslut om arvodering har godkänts i respektive kommuns fullmäktige. Tilläggsbudgeten fördelas på kommunernas fasta avgift enligt Fördelningsprincipen till respektive kommun.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden beslutar att godkänna förslaget om tilläggsbudget för arvodering av nämndens ledamöter med tillägget att formuleringen ”andre vice ordförande erhåller ett fast årsarvode om 3%” läggs till i handlingen. En förutsättning är att föreslagna förändringar av avtal och reglemente godkänns av respektive kommuns fullmäktige. Därefter lämnas förslaget om tilläggsbudget till Kalmar kommuns fullmäktige för beslut så att förslaget träder i kraft från och med 1 juli 2019.

__________

15

§ 17 Budget och verksamhetsplan 2019

Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-01-15 – ”Verksamhetsplan med budget 2019”

Verksamhetsplan med budget 2019

Bakgrund

Verksamhetschef Kari Lindén informerar om att Hjälpmedelsnämnden godkände vid sitt sammanträde 181123 verksamhetsplan och budget för hjälpmedelsverksamheten för 2019. Kalmar kommuns fullmäktige ska fatta beslut om budget och verksamhetsplan för den kommunala hjälpmedels- verksamheten. Budget 2019 för KHS innehåll inte budget medel för arvodering av hjälpmedelsnämnden som är föreslagt i det nya reglementet. När beslut har fattas av respektive kommuns fullmäktige kommer därför ett förslag till tilläggsbudget att förslås.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden tar informationen om verksamhetsplan och budget till protokollet.

__________

16

§ 18 Sammanträdesdatum 2019

Handling

Tjänsteskrivelse 2019-03-20 - ”Sammanträdesdagar 2019”

Bakgrund

Enligt beslut i hjälpmedelsnämnden i september 2017, ska ledningsgrupp för KHS och hjälpmedelsnämnden ha ett gemensamt möte per termin. Datum för gemensamma möten med hjälpmedelsnämnd och ledningsgrupp föreslås bli 190522 och 190904. Förslag: 190327, kl. 13-16, KHS Västervik 190522, kl. 13-16, KHS Kalmar, gemensamt med ledningsgrupp 190904, kl. 13-16, KHS Västervik gemensamt med ledningsgrupp 191023, kl. 13-16, KHS Kalmar kommun 191204, kl. 13-16, KHS Västervik.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden godkänner förslag till sammanträdesdatum och mötesordning för 2019 med tillägget att varje sammanträde ska ske i Oskarshamn.

__________

17

§ 19 Ledningsstruktur

Verksamhetschef Kari Linden informerar om att han som verksamhetschef har samma arbetsuppgifter som en förvaltningschef, verksamhetschef och enhets- chef har inom omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun. Riskerna med nuvarande ledningsstruktur är att verksamhetschefen inte hinner/kan fullfölja sitt uppdrag varken på enhetschefs- och verksamhetschefsnivå samt kan inte utföra det övergripande arbetet gentemot nämnden. Detta kan få konsekvenser för det systematiska arbetsmiljöarbetet samt för verksamhetens utveckling på kort och långt sikt. I och med att verksamheten är fördelad på två orter, Kalmar och Västervik, så behövs det personer med ledningsansvar på bägge orterna för att sköta den dagliga styrningen kring arbetsplatsrelaterade frågor såsom personal, bemanning och arbetsmiljö/brandskydd. Kari föreslår därmed att det skapas två tjänster som enhetschefer i Kalmar respektive Västervik. Tjänsten i Kalmar har redan kunnat skapas i och med att en pensionsavgång gör att en förrådstjänst kan konverteras till en chefstjänst. Tillsättning för denna tjänst pågår för tillfället. Tjänsten i Västervik kan dock inte lösas inom befintlig ram. En utökning av personalbudgeten motsvarande en tjänst krävs för att kunna skapa denna tjänst. Hjälpmedelsnämndens ledamöter föreslår att nämndens presidium ska tillsammans med verksamhetschefen komma med förslag till nämnden om hur en enhetscheftjänst i Västervik ska kunna tillsättas framöver.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden antecknar informationen till protokollet.

__________

18

§ 20 Verksamhetschefen informerar

Verksamhetschef Kari Linden ger en redogörelse av resultatet av KHS enkät 2019 som KHS har skickat ut till föreskrivare och hjälpmedelspersonal. Totalt har 177 personer besvarat enkäten. Ett av de resultat som Kari lyfter fram är att 96,6% av enkätdeltagarna uppgav att de har fått den hjälp och service från KHS som de hade förväntat sig. Ett annat intressant resultat rörde hur nöjda enkätdeltagarna var med KHS verksamhet. 53,1% av enkätdeltagarna (94 personer) uppgav att de var mycket nöjda medan 46.9% (83 personer) uppgav att de var nöjda med verksamheten. Därmed var alla 177 enkätdeltagarna på något sätt nöjda med KHS verksamhet.

Beslut

Hjälpmedelsnämnden antecknar informationen till protokollet.

__________