Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

2007 נובמבר 6 סיכום מפגש ניהול ידע

מנהלי תשתיות , מנהלי תשתיות ניהול ידע (IT -משתתפי הדיון הנם מנהלי מחלקות שונות ב

וכן מנהלי תחומים ) ' וכדIT-מנהלי פרויקט ניהול ידע מצד ה, מנהלי תחום אינטרנט, תכנה

.מסקטורים שונים) ימנהלי פרויקט ניהול ידע מהצד העסק, מחלקת מידע, שיווק(עסקיים

רוב המשתתפים בדיון ייצגו ארגונים שכבר עברו יוזמות שונות בתחום ניהול הידע כבר מספר

.שנים וכן מספר ארגונים שהחלו לבחון את הנושא לאחרונה

?האם ישנה פונקציה מרכזית שמנהלת ידע בארגון

הל חטיבה עסקית בין אם מנ–" לקוח"בארגונים שכבר עוסקים בנושא כמה שנים ישנו

מרכזי לארגון אשר מטפל בנושא מהצד העסקי " מנהל ידע"המעורב בפרויקט נקודתי ובין אם

:י המשתתפים"כמה דוגמאות למנהלי ידע שהוזכרו ע. בצורה מערכתית

חלק ממחלקת ניהול ידע שתפקידה לאפשר לסייע ולעודד שיתוף ידע –ארכיטקט ידע

מספק שירותי ניהול ידע והוקם בתוכו צוות IT-גוף ה. וןזוהי יחידה עסקית בארג. בארגון

משאבי : היחידות העסקיות-המובילים בארגון זה הנם צרכני הידע . משימה מיוחד רוחבי

.הנהלה, הדרכה, אנוש

) ל משאבי אנוש"מנהל הידע כפוף לסמנכ(מחלקת ניהול ידע תחת אגף משאבי אנוש

. נותן להם שירותיםIT-גם במקרה זה אגף ה. וישנם נאמני ידע בכל החטיבות העסקיות

החטיבות העסקיות הנם . אגף תחת משאבי אנוש–אחראית על תחום ניהול ידע

ולדבריו , אחד המשתתפים מארגון זה פעם הוגדר כמנהל הידע של הארגון. הלקוחות

שכן המטרה בארגון היא שלאנשים תהיה האינפורמציה , "אבסורדית"הגדרה זו מעט

כך שהניסיון לתחם זאת , ריכים כדי לבצע את עבודתם ושיוכלו לבצע אותה טובשהם צ

שכיום ERPפרויקט , לדוגמה. אינו מתאים" מנהל ידע"או " ניהול ידע"תחת המונח

מתחיל בארגון זה גם מטפל בנושאי ניהול ידע אבל לא נמצא תחת אחריות מנהל הידע

.כלל

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

שמונה נציג , ך פרויקט ניהול ידע נקודתיישנה ועדה שהוקמה לצור. אין מנהל ידע

.IT-ונציג מה, נציג ממחלקת השיווק, ממחלקת התפעול

.מנהל צוות תקשורת רוחבית שאמור לקדם נושא קהילות מקצועיות בארגון

הוקמה ). למחלקות העסקיות–גוף שאחראי על השגת מידע לחברה (מנהל מרכז מידע

IT-מחלקת ה, )מומחי תוכן(עולם התוכן : עולמות 3בארגון זה ועדת היגוי שמשלבת בין

עורכים מפגשים של . IT-בראש הצוות עומד נציג מאגף ה. הדרכה/ומחלקת משאבי אנוש

.תחומי התוכן כל כמה חודשים

יותר IT-חשוב לציין כי בארגונים שרק מתחילים את דרכם בנושא ניהול ידע אין גוף מרכזי וה

מארגונים המנוסים יותר ביוזמות ניהול ידע ציינו נקודה זו המשתתפים . דוחף את הפרויקט

כתנאי בסיס להצלחת יוזמות ניהול ידע

"ניהול ידע"הגדרת המונח

נציג אחד הארגונים ציין . המשתתפים התבקשו להגדיר מה זה למעשה ניהול ידע בארגונם

כמו ניהול , לטפל בואין הגדרה אחת לניהול ידע שכן זהו עוד פן של העסק שיש, מבחינתו, כי

חלקן היו טכנולוגיות באופיין וחלקן יותר דיברו על , שאר ההגדרות היו מגוונות. איכות

:משמעות עסקית לארגון

טיפול בתכנים בלתי מובנים בכלל :פרויקטי ניהול ידע/הגדרות טכנולוגיות של ניהול ידע

כלים לתקשורת פנים , םאיסוף מידעי, פורטל המאגד ידע ארגוני, וניהול מסמכים בפרט

נושאים טכנולוגיים קצת פחות . מנועי חיפוש, לניהול ידע שיתופיWeb 2.0כלי , ארגונית

בצורה יותר פרוקודטיבית ממה שקיים (E-mailsטיפול מערכתי בנושא : נפוצים שצוינו

ניהול תהליך של פעילות – Workflowו, Meta data –מילון מונחים ארגוני עסקי , )כיום

.מסוימת בארגון

פיתרון לבעיית העברת ידע עקב : משמעות עסקיות של פרויקט ניהול ידע לארגון

הן שימור מידע של עובדים שעוזבים והן קליטת עובדים חדשים בצורה (תחלופה גבוהה

הורדת המחיצות , המוכתבת על ידי הארגון" נכונה"יצירת שפה ארגונית , )יותר מהירה

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

Best –ניצול של ניסיון מצטבר בארגון , אורך ורוחב הארגוןועידוד שיתוף המידע ל

practicesועידוד בשימוש חוזר .

התפתחות מעניינת שצוינה על ידי אנשים שעוסקים בניהול ידע כבר כמה שנים היא המעבר

בדיון על ניהול ידע מנושא שיש לקדם בארגון על ידי שכנוע והסברים מה הוא ייתן ולמה זה

למצב בו , )מה שהסתבר כשינוי תפיסתי גדול מדי וקשה ביותר לשכנוע הנהלות(טוב לחברה

היום מתחילים מהצורך העסקי כאשר ניהול הידע מתווסף לתהליך מסוים ולא עומד בפני

הקשר עסקי כלשהוא ולא תחום -תלוי/נושא-ניהול ידע כיום הפך להיות תלוי, כלומר. עצמו

תשתיות ניהול הידע מבחינה "). ע לשם עשיית ניהול ידעכבר לא עושים ניהול יד ("בפני עצמו

, כלי שיתופיות/קהילות ידע/פורטל ארגוני/מנוע חיפוש/טכנולוגית יכולות להיות ניהול מסמכים

" עוד פלוס"אחד מהמשתתפים הגדיר זאת ניהול ידע כ. כפונקציה של הצורך העסקי הספציפי

הפלוס הוא התוספת היא ההקשר . פלוסניהול תהליכים , ניהול מסמכים פלוס: שמתווסף

.ניהול ידע הוא לצורך איזשהו תהליך עסקי, כלומר. זה תלוי התחום העסקי, ארגוני-התוכני

המלצות להטמעה מוצלחת בארגון

בארגון אשר לרוב חווה קשיים ההטמעהאחת מהבעיות העיקריות בפרויקטי ניהול ידע הנה

אך העובדים , נן לעתים מאוד יפות ואף מאוד מתאימותאשר ה(רבים וגורמת לכישלון יוזמות

עצות שנתנו המשתתפים לגבי הטמעת הכלים ). פשוט אינם מוכנים לעבוד עם המערכות

:בצורה מוצלחת

).חלק מהדרך בה העובדים מבצעים עבודתם(להפוך את ניהול הידע לחלק מהתהליך

).רגת על ידי עובדים אחריםמדו(תגמול העובדים על בסיס תרומת הידע שלהם ואיכותה

.תגמול על סמך בדיקה כמה פעמים נעשה שימוש מחדש באותו הרעיון

).הנדסת אנוש ותכנון נכון של הממשק(ממשק משתמש נוח ונעים

מסתבר –) כל דבר מופיע בשם אמרו(פרסום והכרה כתמריץ לעובדים המשתפים ידע

.שהכרה זו חשובה לעובדים מסוימים

" ?מה עשית לאחרונה כדי לשתף ידע"אם המנהלים נשאלים כל הזמן . המחויבות הנהל

. ההטמעה יותר קלה, וברור לארגון כי נושא שיתוף ידע הנו נושא שחשוב לארגון

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

שיתוף של ההצלחות והתועלות –כל הזמן של יוזמות ניהול הידע לארגון " שיווק"

).כנסים פנימיים, חשיפת תרומה זו באמצעות מיילים. (מפרויקטי ניהול הידע

ארגון אחד ציין כי בעוד שברוב יוזמות ניהול ידע חדשות נדרשה דחיפה אקטיבית כדי

מעצמו " התגלגל" הארגוני הנושא Wiki-עם הכנסת ה, לגרום לארגון להשתמש בהן

ולמעשה לא היו צריכים לשווק אותו

שאחרת , עאצל חלק מהארגונים צוינה החשיבות של קבלת הסכמת מנהל אבטחת מיד

היה מאוד מגביל יוזמות שיתוף ידע

)בנוסף למטלות הרגילות(במחלקות הארגון כחלק מהגדרת תפקידם " מומחי תוכן"מינוי

בחומרים שנשלחים בתוך הארגון הופעלה אפשרות השואלת את השולח האם הפריט

.ל עובדאב, רעיון פשוט כביכול). מעין תזכורת(צריך להיכנס למאגר ניהול הידע או לא

כל מומחה תוכן מציג את החומרים שהוא . מפגשים של מנהלי תוכן כל כמה חודשים

מקיימים שיחות חתך , כמו כן). מה שמעודד אותו להכניס יותר תכנים(הכניס למערכת

.'צרכים חדשים וכד/האם יש עודף חומר/ עם מומחי התוכן כדי לשמוע מה הבעיות

, התכנים המוכנסים למערכת ורמת השימוש בהמשתתפי הדיון המליצו על מדידה של

).היכולות הקיימות מוגבלות(אך הם גם ציינו כי קיימת בעיה טכנולוגית לבצע מדידה כזו

לא להיגרר לפרויקטים טכנולוגיים שמציבים כלי ניהול (שמירת הפוקוס על הצד העסקי

)ידע ללא צורך עסקי ספציפי

מחלקה שבה נושא ניהול , לדוגמה–כון בארגון הלקוח הנ/לבחור את המחלקות הנכונות

הארגון יוכל לחסוך , הידע אינו כרגע חלק מתהליכי העבודה אך אם יהיה חלק מהם

בחירת מחלקת אשר בה , לחילופין. להפיק תועלות משמעותיות אחרות/ הרבה כסף

איש קשר / וכמו כן בחירת מחלקה בה יש לקוח, של התהליך" לב"ניהול הידע הוא ה

.תאים אשר אפשר יהיה לעבוד איתו בצורה טובה הנה חשובהמ

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

? מה נעשה עד כה–תמונת מצב פרויקטי ניהול ידע כיום

:להלן כמה דוגמאות מפרויקטי ניהול הידע שנעשו בארגונים שהשתתפו בדיון עד כה

ור הועלתה בעיית החיב(ממוקדים " תפעוליים"וכן פורטלים , "רוחביים"פורטלים ארגוניים

)שמגיעים בדרך כלל משתי סביבות טכנולוגיות שונות, בין פורטלים אלה

)'מוצרים וכד, על מבצעים(פורטל ניהול ידע לנציגי שירות ולכלל הארגון

והן ניהול מסמכים , "תפעוליים"הן מערכות ניהול מסמכים (מערכות ניהול מסמכים

רוחבית כלל ארגונית ובחלק בחלק מהארגונים קיימת מערכת ניהול מסמכים). משרדיים

מערכות ניהול מסמכים מחלקתיים" איי"

מנוע חיפוש ארגוני

בארגון אחד צוין פרויקט הפעלת מערך משולב של , לדוגמה. קהילות מקצועיות ופורומים

מומחים 3-4לכל פורום . פורומים וויקי על קבוצות דיון שנבנו בהתאם לנושאים שונים

נמדדים בהערכת העובדים על התשובות שהם נותנים כמנהלי הפורום והמשתתפים

) על המידע וכך אפשר גם למדוד את האיכות של התשובהratingאנשים נותנים , כלומר(

סופרים את ). Reuse(מערכת שמטרתה עידוד שימוש חוזר בדברים שכבר נעשו

אחרי , מחוברת למערכת של מנהלי פרויקטים. השימוש מחדש שנעשה באותו רעיון

שבו המומחים מתעדים , שכבה מתחת לכך בנו ויקי". לקחים"שפרויקט נגמר מתעדים

). אם מומחה פתר בעיה הוא נכנס לויקי וכותב מה היה הפיתרון, כלומר(תוך כדי תנועה

וניתן להראות בקלות מדדי הצלחה, של הפרויקטיםDelivery-היוזמה הייתה של גוף ה

. ין טקסונומיה הממפה את תחומי הידע של הארגון יצירת מע–" ארגון המידע"פרויקט

לקחו כמה אנשים שבראשם (knowledge elicitationדרש ניתוח סמנטי ושאיבת ידע

יצרו ). וכן השתמשו במומחה לנושא טקסונומיה, נמצא המידע ורתמו אותם למשימה

קיים יש אך משלב בו הוא, פרויקט בניית עץ מידע לארגון לקח כשנה. מאגר ידע איכותי

נושא ). כלומר הפך למעין תשתית ליוזמות הבאות שמתלבשות עליו(לו כל מיני שימושים

איכות המידע וארגון המידע כך שישרת את מטרות הארגון הנו חשוב ביותר לארגון זה

)לאו דווקא בנושאים מקצועיים אלא גם בעלי אופי יותר חברתי(בלוגים פנימיים

Pod casts

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

מעין – Wikipediaסגנון ( צוינו הן יוזמות של ויקי כלל ארגוני –ם ויקים ארגוניי

והן יוזמות ויקים , )אנציקלופדיה ארגונית לניהול מונחי הארגון המשותפים לכולם

לצורך MediaWiki ארגונים ציינו שימוש בכלי 3. נקודתיים מחלקתיים או פרויקטאליים

וארגון אחר ציין , Wikiplus-ד ציין שימוש בארגון אח, Twikiארגון אחד ציין שימוש ב , זה

.MOSS- שבWikis-שימוש ב

.IT ובמיוחד לצרכי פיתוח או ניהול פרויקטי IT-צוינו גם שימושים שונים של ניהול ידע ב

E-mail Productivity –מיילים בארגון- פרויקט להגדלת הפרודוקטיביות בעבודה עם אי

ניהול ידע באיכות :ים לצרכי מחלקות שונות בארגוןדוגמאות לפרויקטי ניהול ידע ספציפי

ITניהול פרויקטים ב, ניהול הידע של משאבי אנוש בנושא זכאויות עובדים, סביבה

לתחום מידע " הרשמה" המאפשר – RSS (Really Simple Syndication)-שימוש ב

.של תכנים הקשורים לנושא זה) בדחיפה(שמעניין את העובד וקבלה יזומה

?Top Down /Bottom Up –שות שונות לניהול ידע גי

סיפרו כי בארגונם כל הזמן מנסים ליזום הכנסת ) טק-מתחום ההיי(משתתפי ארגון אחד

. הרבה פעמים שיטה זו עבדה ומוכיחה את עצמה, תופס–ומה שתופס בארגון , כלים חדשים

יה יש לשמור על רמת הציג עמדה מנוגדת לפ) מהסקטור הממשלתי(ארגון אחר , לעומת זאת

בארגון זה . שליטה גבוהה של הארגון ולוודא כל הזמן שהיוזמות משרתות את יעדי הארגון

.איכות התכנים וארגונם בצורה מסודרת ועקבית היא הדבר החשוב ביותר

נראה היה כי ברוב הארגונים , כלומר. שם באמצע-רוב הארגונים האחרים הציגו עמדות אי

הגישה Web 2.0-ולאחרונה עם התחלת מגמת ה, "מנוהלות"ת ניהול ידע עד כה יושמו יוזמו

אולם הארגון , התכנים נבנים מלמטה על ידי הארגון עצמו, כלומר(הופכת להיות משולבת

בארגונים העוסקים בפיתוח נראה כי נושאי הויקים ). שומר על רמת שליטה מסוימת

.והקהילות המקצועיות מעניינים במיוחד

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

טים שבכוונת הארגונים להיכנס אליהם בעתידפרויק

. הרחבת פרויקטים קיימים/ רוב המשתתפים דיברו על המשך של פעילויות שכבר נעשו

:דוגמאות לפרויקטים חדשים שארגונים מתכוונים להיכנס אליהם

שיאפשר לעובדים לקבל את המידע שהם רוצים ללא , יישום של מנוע חיפוש כלל ארגוני

ארגון אחד ציין כי בכוונתו לבצע . ת הטכנולוגיה או באיזו מערכת הנתון יושבצורך להבין א

מהי הדרך הנכונה להציף את המידע כך , קודם כל שלב תכנון שיגדיר מה העובד מחפש

)טקסונומיה ארגונית(ובניית עץ תוכן , במספר גדול של תוצאות" ייאבד"שהעובד לא

בארגון זה ישנה מתודת ניהול IT-מחלקת הל. פרויקט ניהול ידע לאגף מערכות מידע

הכוונה הנה . פרויקטים מפותחת ואף כלים טכנולוגיים התומכים בניהול הפרויקטים

לנושא כדי לבחון כיצד תחום ניהול הידע יכול לתרום IT-לרתום את מנהלי מחלקות ה

צירת י, שימור הידע של עובדים שעוזבים: חלק מהנושאים האפשריים. IT-לפעילויות ה

ניהול , סביבת עבודה שבה עובד חדש שמגיע יכול ללמוד לבד את מה שהוא צריך לדעת

במקביל לבדיקת כלים . שכיום שמורים בכונני הרשתIT-מסמכי האפיון של מחלקת ה

מחלקה זו משתמשת בשירותי יועץ מתודולוגי לתחום ניהול ידע, טכנולוגיים

בתחילה היא , דטה-לשמור ולעדכן מטה מערכת אשר מאפשרת –מודל נתונים ארגוני

, ישויות בשימוש מערכות מרכזיות של הארגון כגון שדות(דטה תפעולי -תטפל במטה

ורוטינות Services -אינפורמציה על שירותים , DWHנתוני , נתוני טבלאות מרכזיות

נה צוין כי ארגון זה בו. ובשלב שני היא תהפוך גם למודל של ישויות עסקיות) מרכזיות

ניתן לקבל , של מודל הנתונים הארגוני כך שבלחיצת כפתור מכל סביבה" בבילוני"מילון

דטה על הישות-נתוני מטה

פרויקט ניהול מסמכים שכולל ניהול מסמכי מטה

למרות שמכילים מידע רב וחשוב לארגון, כיום אינם מנוהלים כלל–תיעוד מיילים

י אחיד לניהול תכנים עבור מרכזי השירות הקמת מערכת ניהול ידע שתהווה מקור מרכז

הפרויקט נמצא בשלבי אפיון וריכוז דרישות למידע בארגון. השונים של החברה

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

חברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע –STKIדוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת

ים של חברות בין בישראל וכמו כן על מחקרITהמתבסס על מחקריה בשוק ה , אסטרטגי וטקטי . Cutter, Datamonitor, Butler: לאומיות כגון

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7444474 Fax: ( 972)-9-7442444

אפשרות , פורומים (Web 2.0 -בו יהיה יותר שימוש ב, אתר לניהול ידע בנושאי פיתוח

על מנת לאפשר עבודה יותר מהירה מול AJAXשימוש בכלי , בלוגים, שאלות ותשובות

)המערכת

WORKFLOWהמערכת תוביל את מנהל . של כל פעילויות מחזור החיים של פרויקט

הפרויקט מתחנה לתחנה ותציג לו מה הוא צריך לעשות בכל תחנה כולל הפניה

בנוסף היא תשמור על כל ההיסטוריה . לאינפורמציה הקיימת בפורטל או בכל מקום אחר

למנהלים ראיה רוחבית של הפרויקטיםשל ההערות והמסמכים ותיתן , של האישורים