Klubbens styrearbeid i praksis

Kurset skal stille økende krav til deltakerne, men i trygge former. Det kan gjøres stor grad av tilpasning til deltakerne og klubbens situasjonen, men vi firer ikke på kravene til kompetanseutvikling i forhold til målene for kurset!

HOVEDMÅL FOR KURSET

Deltakerne skal få mer trygghet og god forståelse for hva som er styrets ansvar og arbeidsområde, og bli i stand til å ivareta dette ansvaret gjennom konkrete verktøy og hjelpemidler.

Foventninger

Lover Tilli

tsva

lgte

Leder

Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske

komitè

IdrettslagIdrettsr

åd

Handlingsplan

Klubbutvikling

Politiattest

Kommun

eAnlegg

UtøverHonorar

Ansatt vs tillitsvalgt

Idrettskrets

Særforbund

Idretter

RegnskapDugnad

Sponsor

Årshjul

Økonomi

Verdigrunnlag VisjonÅrsm

øte

Valgko

miteHJÆLP!

VirksomhetsideIdrettsting

Grasrotandel

Idrettsregist

reringen

Funksjonshemmede

Barneidrettsbestemmelser

Hva er jeg valgt til å gjøre?

Hvilket ansvar har jeg?

Hvorfor må jeg forholde meg til alt dette? Fordi klubben har valgt å være medlem av NIF.

Må være dette for å delta i konkurranser.

Vi ønsker at de ulike idrettslagsstyrene skal komme raskt i gang med sitt arbeid. Et idrettslag som er tatt opp i NIF har som formål å drive idrett jfr. § 1. Med andre ord det er aktiviteten som er viktigst.

For å få til god aktivitet er det viktig med en felles forståelse av det ansvaret som klubben har, en tydelig strategi og god organisering av klubbens ressurser. Dette kurset setter derfor fokus på styrets oppgaver i forhold til ansvar, strategi og ressurser.

Vi ønsker å sortere ulike begreper og problemstillinger på en god måte, slik at du som tillitsvalgt vet hva som forventes og hva du må forholde deg til.

Før du fortsetter: Ta en ”bli kjent” runde og forventningsavklaring.

Hva er ”Frivillighet” egentlig?Fra fri, villig og het til villig og het?!

Ja!

Rask gjennomgang (1 min) Idrettslaget kan ikke gjøre som det vil. Heller ikke du som frivillig. Hva betyr egentlig fri-villig-het? Ingebright Steen Jensen sa at det var det vakreste ordet som finnes. En var både fri, villig og het. Men hva skjedde når dere sa ja? Da forsvant faktisk litt av «fri». Vi håper at dere fortsatt er villig og het!   Men…hva ble du villig til? Hva skjer når du sier ja? Representerer klubben et ønske om noe, eller er klubben en plass barnet skal innom? En ting som er viktig å huske er at frivilligheten ikke er en ”oppfordring” til solojobbing. En er ikke ”fri” til å gjøre som en vil!

NIFs visjon «Idrettsglede for alle»

Hva innebærer det for dere som klubb?

Foto: Akers avis Groruddalen

Visjon og verdier er fundamentet for all idrettslig aktivitet. Alle klubber som har valgt å bli medlem av NIF må følge dette.

Men for å gå en god lokal forankring oppfordrer vi klubber som ikke har en virksomhetsplan, hvor dette er beskrevet, til å gjøre dette.

Å ha et slikt fundament «gjør» noe med klubben

Føler dere at klubben deres er en del av denne visjonen?

Idrettens verdigrunnlag

Organisasjonsverdier: Organisasjonens arbeid skal preges

av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd

Aktivitetsverdier: All idrettslig aktivitet skal bygge på

grunnverdier som glede, fellesskap, helse og ærlighet

I et styre er det viktig at man kjenner til og tar ansvar for:

•å drive idrettslaget etter felles organisasjonsverdier,

•at aktiviteten dere tilrettelegger kjennetegnes av aktivitetsverdiene.

Idrettens rammebetingelser

AktivitetØkonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer

Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke

Frivillige Styret Trenere Andre frivillige

NIFS lov § 1-2

Idrettens planer Lover og regler

Tilskudd og støtteordninger

Aktiviteten er det viktigste for norsk idrett. NIFs lov §1-2 (formål) sier at NIF skal jobbe for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov, og uten å bli diskriminert pga. livssyn, seksuell orientering eller etnisk opprinnelse.

Med idrett menes aktivitet som oppfyller følgende vilkår:- Fysisk aktivitet av konkurranse-, trenings- og/eller mosjonskarakter - Aktiviteten er som konkurranseaktivitet målbar etter godkjent regelverk - Aktiviteten tilfredsstiller de etiske normer idretten i Norge bygger sin aktivitet på

Dersom hovedmålet i klubbene er å skape god aktivitet, må de tillitsvalgte jobbe for å påvirke de viktigste interne rammebetingelsene som er frivillige, økonomi og anlegg.

Det er viktig at styret kjenner til grunnlaget for å arbeide med tilrettelegging av de interne rammebetingelsene (røde ringer).Lover og regler definerer de formelle og juridiske rammene for hva et idrettslag skal være og hva idrettslaget kan og ikke kan gjøre.

Idrettens planer og den overordnede idrettspolitikken angir føringer og prioriteringer for hvilken retning idretten ønsker å utvikle seg.

Tilskudd og støtteordninger er økonomiske virkemidler som idrettslaget enten får automatisk eller kan søke om dersom aktiviteten tilfredsstiller betingelsene for tilskudd eller støtte.

Norsk idretts organisasjonskart

Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske

komite (NIF) Fellesorgan for alle idretter

i hele Norge19 Idrettskretser Fellesorgan for alle idrettslag i en region

Idrettsråd = Oslo IK (i Oslo har vi 15 ISU) Fellesorgan for alle

idrettslag i kommunen

54 Særforbund Fellesorgan for en spesifikk idrett nasjonalt

Særkretser/regioner Fylkes/regionsledd for den spesifikke idretten

12 000 IL Gruppe(r)

Lag Gren(er)

Bruk tid på denne så deltakerne forstår hvordan organisasjonen er oppbygd (ca. 6-10 min)

NIF er Norges største frivillige organisasjon med 2,1 millioner medlemsskap Frivilligheten utgjør om lag 27 500 årsverk og samfunnsverdien av frivilligheten er beregnet til 12, 5 milliarder kroner. Verdien er beregnet etter Hopkins modell = Medlemstall x 0,016 x årslønn (380 000,-). Denne kan du gjerne beregne i ditt idrettslag.

Hvilket nivå de ulike organisasjonsledd arbeider/påvirker/ driver lobbyvirksomhet for å bedre rammevilkårene til norsk idrett:

NIF og særforbundene = statlig nivå. Jobber inn mot statlige etater, departementer og regjering

Idrettskretser og særkretser/regioner = fylkeskommunalt nivå. Jobber mot fylkeskommunen. Mye oppgaver dreier seg om anlegg og spillemidler.

Idrettsrådene = kommunalt nivå. Jobber mot kommunens administrasjon og politikere.

Hvilket hovedansvar og arbeidsoppgaver har organisasjonsleddene:

Særforbund og særkretser har ansvar for det idrettslige innenfor sin spesifikke idrett. For eksempel dommer- og trenerkurs, toppidrett osv. Spørsmål om aktivitet rettes til særkrets/særforbund

Idrettskretsene har ansvar for de tverrfaglige områdene som lover, regler, organisasjon og tverrfaglige kurs. Spørsmål av organisatorisk art skal rettes til IK.

Idrettsrådene er idrettslagene sitt eget organ og et meget viktig organ. IR jobber mot kommune for best mulig rammevilkår. Gjelder alt fra tildeling av LAM, tildeling av treningstider, prioritering av bygging av anlegg og rehabilitering av anlegg. Idrettslagene skal benytte seg av IR for å fremme sine saker innefor de aktuelle områder. Det er viktig at idrettslagene sørger for å velge de rette personene fra idrettslagene til IR, og være bevisst og påvirke hvordan IR skal jobbe best for idretten lokalt.

Både fleridrettslag og særidrettslag må forholde seg til ”begge ben”. Særkrets og særidrettslag må forholde seg til hverandre

Et idrettslag er:

Selveiende Frittstående Medlemsbasert Demokratisk Underlagt NIFs lov

Kveldens viktigste slide!

Bruk 5 min på denne. Viktig at deltakerne får forståelsen av dette.

Har en følgende prinsipp i ”bakhodet”, kan de fleste utfordringene i klubben løses.

Kan høres rart ut, men en terping på disse temaene synes å være nødvendig. Utviklingen i norsk idrett har gjort at ikke alle lenger har en god nok holdning til kravet om et klart skille mellom forening og forretning. Vi må også huske at i enkelte klubber og i enkelte idretter så har vi allerede nære bånd mellom foreningen og det kommersielle. Men så lenge klubben skal være medlem i NIF, og ikke minst oppnå de fordeler som det offentlige har innrømmet oss, så må en stadig minne om hva en klubb egentlig er.

Frittstående: il kan ikke bli medlem av andre organisasjoner enn NIF.

Et idrettslag er:

Selveiende – egen juridisk enhet Frittstående – ivareta klubbens frie stilling Medlemsbasert – kun personlige medlemmer Demokratisk – flertallet bestemmer Underlagt NIFs lov

Kveldens viktigste slide

Bruk 5 min på denne. Viktig at deltakerne får forståelsen av dette.

Har en følgende prinsipp i ”bakhodet”, kan de fleste utfordringene i klubben løses.

Kan høres rart ut, men en terping på disse temaene synes å være nødvendig. Utviklingen i norsk idrett har gjort at ikke alle lenger har en god nok holdning til kravet om et klart skille mellom forening og forretning. Vi må også huske at i enkelte klubber og i enkelte idretter så har vi allerede nære bånd mellom foreningen og det kommersielle. Men så lenge klubben skal være medlem i NIF, og ikke minst oppnå de fordeler som det offentlige har innrømmet oss, så må en stadig minne om hva en klubb egentlig er.

Frittstående: il kan ikke bli medlem av andre organisasjoner enn NIF.

Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver

Idrettens regelverk og styrets ansvar

Økonomistyring

Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes?Har klubben en plan? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen?  

Ressurser som virkemiddel til å realisere en plan Vurdering av ressursbehov. Ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmene. Organisering Effektivt styrearbeid. Ansatte i klubben. Hvordan utvikle klubben videre?

Innledning Poengter for deltakerne hvilke temaer som skal gjennomgås Intro - hva er dette kurset. Hvilket mål har det? Hvilke rammer har det (se rammeplan)? Hvordan skal kursdeltakerne og kurslærer/veileder jobbe sammen? (Rammer)   Spørsmålet er nå, når dere sagt ja Hva skal dere bruke tiden på i idrettslaget? •forvalte idrettslagets ressurser •Forbedre forutsetningene for god aktivitet   Hvilke oppgaver mener dere at dere må ha for å lykkes å forvalte idrettslagets ressurser, og forbedre posisjon? •Oppgaver knyttet til vårt ansvar som idrettslag, •oppgaver knyttet til de ressursene vi forvalter, og •strategiske oppgaver for å forbedre idrettslagets situasjon.     Hvilket ansvar har dere? Hvor finner dere svaret på dette? (§) Hva betyr dette for måten dere må legge opp arbeidet? Hvilken kompetanse trenger dere for å gjennomføre disse oppgavene? •Lover og regler (lovnormen + regnskapsbestemmelser etc) •Hvordan jobbe effektivt? (årshjul, klubbhåndbok) •Rolle og ansvarsoppgaver (funksjonsbeskrivelser - klubbhåndbok) •Ledelse •Arbeidsgiveransvar (§) •Idrettslaget som en samfunnsaktør (litt om idrettens samfunnsverdi) •Analysere muligheter i fremtiden (Hvor finner vi trender - IPD) •Hvordan gjennomføre SWOT •Gap-analyse for å utvikle idrettslaget (Hva er det, hvor kan en bruke den i tillegg) •Lage virksomhetsplan for å utvikle og forbedre idrettlsaget (Hva skal den «gjøre», hvilke spørsmål må den besvare? Hvorfor er Virksomhetsraketten nok som plan? Hvor finner vi eksempler (NGF, AIK).)

Idrettens eget regelverk og styrets ansvar

Har klubben oppdatert lov - - som er godkjent av

idrettskretsen?

Det skjer endringer på Idrettstinget hvert fjerde år. Dette innebærer at klubben må oppdatere sine lover etter dette.

Dersom klubben endrer sin styresammensetning eller annet som står i loven, da må klubbens lov endres.

Oversikt - regelverk

Idrettslaget

NIF/idrettskrets -NIFs lov -Forskrifter -Lovnorm for Idrettslag -Retningslinjer -Etc.

Særforbund - Konkurranseregler - Startberettigelse Etc.

Den norske stat Alminnelig lovgivning: -Arbeidsmiljøloven -Skatteloven/mva -Erstatningsloven -Etc.

Selvstendig rettssubjekt

Idrettslagene er selvstendige rettssubjekt som må forholde seg til alminnelige lover i Norge, NIFs lov, forskrifter og lovnorm for idrettslag, og konkurranseregler fra de respektive særforbund.

Den alminnelige lovgivningen (den norske stat) går foran idrettens regler.

Særforbundene svarer for særidrettslige regler.

Det er regelverket fra NIF som er tema i denne gjennomgangen.

Det finnes idrettslag som ikke er medlem av norsk idrett. For dem gjelder kun norske lover. Hvis idrettslaget vil drive konkurranseaktiviteter innen idretten, så må de melde seg inn. Da gjelder idrettens lover og regler.

– NIFs lov • Viktige bestemmelser for idrettslag: kapittel 1, 2 og 10

– NIFs lovnorm for idrettslag (LN) – NIFs forskrifter (bindende regler) – Idrettens barnerettigheter og -bestemmelser – Regnskaps- og revisjonsbestemmelser

Idrettens eget regelverk

Viser innholdet i lovboka. Viktig å kjenne til.

1)Plassere idrettslaget organisatorisk i NIF-strukturen

2)Informere om lovnormen (LN).

3)Alle idrettslag, tilsluttet NIF, må ha en lov som bygger på LN

1) LN er minimumskrav

2) Bestemmelsene i LN er hentet fra NIFs lov

3) Rent praktisk så laster idrettslaget ned LN fra idrett.no og fyller inn de punkter som er nødvendig. Denne vedtas under stiftelsesmøte/årsmøte.

4)Idrettslagets lov/lovendringer skal godkjennes av idrettskretsen

5)Fokus på idrettslagets lov. Er den oppdatert i tråd med lovnormen?

Det er viktig å gjøre klubbene oppmerksomme på hvor enkelt det er å oppdatere og få loven til

å tilfredsstille minimumskravene. Idrettskretsene bistår med å gjøre dette.

Dersom et idrettslag har gamle lover som ikke tilfredsstiller basis lovnormen, så

vil lovnormen gå foran idrettslagets lover.

Årsmøtet

Styret 1 leder

1 nestleder 2 medlemmer 1 varamedlem

Valgkomite 1 leder

2 medlemmer 1 varamedlem

Revisor 2 revisorer

Turn gruppe

Håndball gruppe

Fotball gruppe

Ski gruppe

Idrettslagets strukturEKSEMPEL ORGANISASJONSPLAN

Administrasjon Daglig leder

Eksempel på organisasjonsplan i et fleridrettslag med omsetning under 5 millioner.

Alle idrettslag skal ha en organisasjonsplan som regulerer idrettslagets interne organisering. Organisasjonsplanen skal vedtas av idrettslagets årsmøte, jf. lovnorm for idrettslag § 15 (1) nr. 9.

 

NIFs lov og lovnorm krever at idrettslaget som et minimum skal ha et styre, en valgkomité og to revisorer. Disse velges av årsmøtet. For idrettslag med omsetning på over kr 5 millioner skal årsmøtet i tillegg velge en kontrollkomité. Idrettslaget kan organiseres med grupper/avdelinger for de enkelte idrettene som idrettslaget organiserer. I tillegg kan idrettslagets styre oppnevne utvalg/komiteer etter behov. Eksempelvis kan dette være lovkomité, anleggskomité etc. Organisasjonsplanen skal gi en samlet oversikt over idrettslagets organisering og drift. Minimumsinnholdet i en organisasjonsplan er oversikt over organisasjonen og tillitsvalgte (styret, gruppestyrer, andre årsmøteoppnevnte, lovfestede og styreoppnevnte tillitsverv), samt de idretter idrettslaget organiserer.

Hovedstyre vs. gruppestyre:

Hovedstyret forplikter idrettslaget. Det betyr at gruppestyrene ikke kan forplikte idrettslaget uten fullmakt, f.eks. inngå avtaler.

I kurset kan man gjerne bruke organisasjonskartet til det idrettslaget du er i for å presisere poengene når det gjelder organiseringen av idrettslaget.

– Krav til innkalling - LN §13 (og §17) – Årsmøtets oppgaver - LN § 15 – Etter årsmøte

Sjekkliste for årsmøte - finnes i Veileder for klubbhåndbok.

Årsmøtet

Fokus: formelle krav til innkallingen, eksempelvis tidsfrister som må overholdes.

Husk å nevne forskjellen på fortsettende årsmøte og ekstraordinært årsmøte.

Fortsettende årsmøte kan kun behandle de saker som ikke er behandlet allerede.

Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle den/de saker som er nevnt i innkallingen som er sendt ut 14 dager i forkant.

Minimumskrav til et vedtaksført årsmøte er at antall styremedlemmer må møte. Unntatt varamedlemmer. Eks.: dersom det er 7 stk. styremedlemmer og 2 varamedlemmer i styret, så er det nok at 7 stk. møter.

Aktuelle problemstillinger

Vi skal velge nytt styremedlem. Men denne personen er ikke medlem av idrettslaget. Må man være det?

Jeg kan ikke møte på årsmøte. Kan jeg levere fullmakt?

Barnet mitt er 10 år. Jeg kommer for å representere han/henne. Kan man det?

Ett annet spørsmål som ofte dukker opp er om valgte revisorer (gjelder for klubber med omsetning mindre enn 5 mill.) må være medlem av klubben. JA, det må de være.

Hvem kan velges?

NIFs lov §2-5 (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være

fylt 15 år, vært medlem av laget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. § 10-4. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jf. §2-21.

(2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget.

Medlemmer: 1)Opptak av medlemmer:

1) Må oppfylle LN § 3(1) 2) Nekte opptak LN § 3 (2) – kun i «særlige tilfeller». Avgjørelsen kan klages inn for idrettskretsen og deretter NIF.

2)Medlemmenes rettigheter - bla: 1) Stemmerett LN § 6 (1) og (2)

Over 15 år - Under 15 år – Foreldre kan ikke stemme på vegne av mindreårige barn. Ansatte har ikke stemmerett Skylder kontingent – konsekvens for stemmerett

2) Rett til å drive aktivitet i regi av laget Kan bare begrenses av §§ 11-1, 11-2, 11-3

3) Medlemmenes plikter - bla: 1) Kontingent Fastsettes av årsmøtet

Betales forskuddsvis Rabattordninger er tillatt – medlemskap er personlig. Familiekontingent er kun en rabattordning.

2) Dugnad – egne kjøreregler 3) Ordensregler

4) Straffbare/disiplinære forhold Politisak? Eks: underslag må alltid anmeldes. Idrettssak: §§ 11-1, 11-2, 11-3

Tillitsvalgte: 1)Bare årsmøtevalgte må oppfylle valgbarhetsbestemmelsene – men habilitetsreglene gjelder likevel for alle. 2)NIFs lov§2.4: Kjønnsfordeling 3)Fjerne årsmøtevalgte

1) Av årsmøtet ved nytt valg 2) Av NIFs domsorgan ved eksklusjon. Skal veldig mye til. Upraktisk. (NB Idrettslag har ikke hjemmel til å ekskludere medlemmer, kun domsutvalget)

4)Fjerne styreoppnevnte/andre tillitsvalgte: tilstrekkelig med saklig grunn. (Det betyr at idrettslaget selv velger hvem de ønsker som tillitsvalgte, og kan bytte ut disse dersom det er saklig begrunnet) 5)Fokus på politiattestordningen.

Ansatt: (2) Som arbeidstaker regnes ansatt med i mer enn 20% stilling og har dette som hovedgeskeft. Gjelder ikke trenere som er engasjert på timebasis.

Aktuelle problemstillinger

Kan en gruppe i fleridrettslag inngå kontrakt med en ny sponsor?

Har styreleder dobbeltstemme?

Kan styremøter holdes pr. telefon eller epost?

En gruppe i et fleridrettslag er ingen selvstendig juridisk enhet. I utgangspunktet kan de ikke inngå noen form for kontrakt. Bortsett fra om det er delegert myndighet fra hovedstyret i vedtak fra styremøte.

Møteleders stemme er avgjørende ved stemmelikhet LN §10 (1)

Styremøter kan holdes pr.telefon eller epost. Se LN §10, 2.ledd.

Oppgaver (LN § 18): a)Idrettslaget ledes og forpliktes av styret,, som er idrettslagets høyestemyndighet mellom årsmøtene b)Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak c)Påse at idrettslaget midler forvaltes forsvarlig d)Oppnevne komiteer/utvalg etter behov e)Representere idrettslaget utad f)Oppnevne politiattestansvarlig

Styret og styrets ansvar

1) Fokus på ordene:

1) «mellom årsmøtene» = årsmøtet er høyeste = hva må behandles av årsmøtet? (se nedenfor)

2) «høyeste myndighet» = hva er forholdet til gruppestyrene mv? (se senere)

Innkalling og avvikling av styremøter

Leder innkaller evt. når flertallet forlanger det

Vedtaksførhet og flertallskrav følger av LN § 10 (1)

Styremøte kan avholdes per telefon og e-post (NB formelle krav).

Styreleder har ingen større myndighet enn de øvrige styremedlemmene

Habilitetsreglene følger av LN § 9. Møteleder bør alltid spørre om noen av styrets medlemmer er inhabile til noen saker på saklisten.

Krav til skriftlig styreprotokoll

Forsvarlig og fornuftig organisering

• Organisasjonsplan • Funksjonsbeskrivelser

med rolle og ansvar • Mandater

KLUBBHÅNDBOK

Avhengig av mål og oppgaver

Organisasjonsplanen er et nødvendig dokument om valgkomiteen skal få gjort et grundig og godt arbeid.

Får man i tillegg klubbhåndboken til å fungere som et ”levende dokument”, så vil denne være det viktigste redskapet i klubbens utvikling. Så lenge alle arbeidsoppgavene i klubben er definert og fordelt, slipper nye tillitsvalgte å ”finne opp kruttet” på nytt. Dersom en har nedskrevet oppgavene blir det også langt lettere å gjøre justeringer og tilpasninger.

Idrettskretsen Spørsmål om NIFs lov og lovnorm for idrettslag

Særforbundene Spørsmål av særidrettslig art, som eksempelvis kamp- og konkurransebestemmelser

Juridiske spørsmål rettes til:

Tema økonomi

Budsjettet er det viktigste økonomiske styringsverktøyet i idrettslaget!

Eksempler på budsjettforutsetninger:

- I budsjettet er det på sponsorsiden kun budsjettert signerte kontrakter

- Det er i budsjettet lagt til grunn at kontingenten økes med 10%

- Det er budsjettert omfattende vedlikehold på garderobeanlegget på kr 400.000

Aktuelle problemstillinger

Vi skal ha en ny trener - kjempeflink - han vil sende faktura, det er jo enklere for oss. Det er vel greit?

Vi fører vårt regnskap på excel. Det er vel greit?

Vi synes det er ok at foreldrene på alle lagene våre ordner med penger til cuper seg mellom. De har en foreldre som ordner med pengene på et av sine bankkonti. Det er vel greit?

Ett annet spørsmål som ofte dukker opp er om valgte revisorer (gjelder for klubber med omsetning mindre enn 5 mill.) må være medlem av klubben. JA, det må de være.

Excel 600 bilag (men er det lurt?)

§ 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. (2) Styret skal:

a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.

b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring.

Forvaltning av klubbens midler

• Roller og ansvarsfordeling i idrettslag

• Budsjett og budsjettoppfølging

• Regnskap og bokføring

• Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak

- Regnskapet blir bokført i tråd med gjeldende bestemmelser

- Det er god regnskapsrapportering internt

- Idrettslaget har tilstrekkelig kompetanse på økonomiområdet

- Idrettslaget har gode økonomiske rutiner herunder et avklart fullmaktsforhold

NB! I et fleridrettslag så har styret ansvaret for hele økonomien selv om det er egne gruppestyrer

Budsjettet er det viktigste økonomiske styringsverktøyet i idrettslaget!

Eksempler på budsjettforutsetninger:

- I budsjettet er det på sponsorsiden kun budsjettert signerte kontrakter

- Det er i budsjettet lagt til grunn at kontingenten økes med 10%

- Det er budsjettert omfattende vedlikehold på garderobeanlegget på kr 400.000

Har vi kontroll på:

• Kontodisposisjoner • Lagskasser • Kontantbeholdning • Dugnadsinntekter

Du kan ikke velge å ikke ha kontroll på pengene.

Gode rutiner for kontodisposisjoner. NB! Lovpålagt å ha underslagsforsikring

Ikke lov å ha klubbens penger på private konti. Lagskasser er klubbens penger (bortsett fra «pizzakasse»).

Gode rutiner når det gjelder kontantbeholdning.

Dugnadsinntekter når oppdraget gjennomføres i klubbens navn. Kan ikke benyttes ubegrenset.

Gode rutiner fører til mer i momskompensasjon

Kommer en «økonomisk håndbok»

Særregler – også for norsk idrett

• Utbetaling av lønn inntil kr 8 000 pr.person • Ikke arbeidsgiveravgift på utbetaling av lønn

pr.person inntil kr 50 000 eller totalt kr 500 000 • Ikke oppgavepliktig kilometergodtgjørelse eller

annen utgiftsgodtgjørelse inntil kr 10 000 pr.person • Fakturering av tjenester eller varer for mer enn kr.

140.000

kilde: Skattetaten ”Skatt for frivillige og ideelle organisasjoner”

Kr 8000 – idrettslaget kan utbetale dette beløpet skattefritt til en person. Dersom beløpet overstiger dette skal det skattes av hele beløpet. Idrettslaget må beregne arb.g.avg. (dersom il er arb.g.avg.pliktig) (Se hefte fra Skatteetaten ” Skatt for frivillige og ideelle organisasjoner”)

Unntak for arbeidsgiveravgift: Dersom utbetaling av lønn ikke overstiger kr.45 000 pr. ansatt eller kr 450 000 for hele idrettslaget, er det fritak for arbeidsgiveravgift.

Begrensninger i lønnsoppgaveplikten: Utbetaling av inntil kr 10 000 i kilometergodtgjørelse er ikke oppgavepliktig Utbetaling av inntil kr 8 000 pr person er ikke oppgavepliktig Utbetaling av inntil kr 10 000 i utgiftsgodtgjørelse er ikke oppgavepliktig.

For veldedige eller allmennyttige institusjoner eller organisasjoner, er økonomisk virksomhet unntatt fra skatteplikt når omsetningen av denne virksomheten ikke overstiger 140 000 kroner i året.

Så finnes det en i heftet det er henvist til hva som anses for å være skattefrie inntekter, som medlemskontingent, ulike støtteordninger og økonomiske bidrag osv. I tillegg  er det også regler rundt omsetning i kiosk – Dersom en institusjon eller organisasjon som ”ikke har erverv til formål” omsetter varer fra en kiosk eller kafé med faste, daglige åpningstider, regnes dette som skattepliktig økonomisk virksomhet uavhengig av om kiosken eller kafeen er plassert på eller i tilknytning til, f.eks. et idrettsanlegg. Kiosk- eller kafédrift regnes som hovedregel ikke som skattepliktig økonomisk virksomhet dersom kiosken eller kaféen

kun er åpen under organisasjonsarrangementer eller trening

har omsetning som retter seg mot tilskuere og deltakere

har et begrenset utvalg av typiske kiosk- eller kafévarer og

betjenes av ulønnet personale.

Det er idrettslaget ansvar å ha gode systemer og rutiner for å ha en god oversikt over utbetaling til den enkelte, for å slippe sanksjoner.

For komplett oversikt se hefte fra Skatteetaten ” Skatt for frivillige og ideelle organisasjoner”

Forsikringer

Styret har ansvar for å påse at klubben har forsikret det den bør. •Aktivitet •Lisens •Underslag •Styreansvarsforsikring •Arrangement •Ulykke •Løsøre •Brann •Annet…?

Klubbforsikring

Barn under 13 år er forsikret gjennom NIF når de deltar i idrettsaktivitet organisert av idrettslag tilsluttet NIF. Gjelder både medlemmer og ikke medlemmer av idrettslaget. Klubben kan bestemme om de får drive aktivitet uten å være medlem.

Personer over 13 år må løse lisens for å være forsikret. Her er det forskjellige vilkår i ulike særforbund. Styret må sjekke med særforbund eller forsikringsselskap hva som er dekket i ulike lisenser som forbundene har.

Klubbforsikring:

Pakken gir klubbene den nødvendige forsikringsdekningen for arrangementer, styreansvar, generelt ansvar og underslag. Klubbforsikringen gir også en basisdekning for alle medlemmer ved død og invaliditet. Underslagsforsikring er lovbestemt (lovnorm for il § 12, 3 ledd) og alle klubber skal ha dette tegnet for de personene som disponerer bankkontoen.

Trenere som er medlem av idrettslaget er forsikret gjennom ordningen ”klubbforsikring”.

Ulykkesforsikring er obligatorisk om klubben har ansatte.

Løsøre er for de klubbene som enten eier eller disponerer klubbhus eller andre anlegg hvor de står som eier av løsøre.

Brannforsikring løses om klubben eier klubbhus/anlegg selv.

Politiattest

Har dere gode rutiner for politiattestordningen?

Det er ny søknadsordning på politiattester nå!

Se AIKs nettsider for ”oppskrift”

Rutiner for politiattest finnes på NIF sine hjememsider. Bruk disse. Ansvarlig for politiattest Hvem omfattes av ordningen Den styreoppnevnte sitt ansvar Lagring av opplysninger Varighet

NB! Ikke svar på spørsmål om du ikke er helt sikker. Det viktigste er at de forstår at de må ha gode rutiner og utnevne ansvarlige for ordningen.

Det vil være en katastrofe for klubben dersom det skjer et overgrep – og klubben ikke har sikret seg at politiattester ikke er i orden.

• Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

• Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant. Dersom klubben har ansatt er det naturlig at denne har ansvar for ordningen.

•Styret må fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen.

•Den styreoppnevnte skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest.

• Den styreoppnevnte skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. NB! Det sendes IKKE kopi til idrettslaget!!

• Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den politiattesten gjelder beholder denne.

• Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren. Det betyr at attesten ikke lagres i idrettslaget Det er ikke tema på styremøte om hvem som har levert eller ikke. Kun om antall som har levert eller ikke. Det er den styreoppnevnte som har det fulle ansvaret.

• Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. •Hvor lenge varer en politiattest og hvor ofte skal en person sjekkes?En person som ble sjekket da hun ble ansatt/påtok seg oppdraget kan i utgangspunktet ikke sjekkes på nytt selv om hun i lengre tid fremover fortsetter å utføre tilsvarende oppgaver for idrettslaget. Dersom det er gått flere år fra personen ble sjekket, svekkes effekten av politiattesten. Derfor mener NIF at en person som settes til en annen oppgave i idrettslaget som også innebærer et tillits-/ansvarsforhold overfor mindreårige/utviklingshemmede, bør avkreves ny attest.Påtar personen seg oppgaver for et annet idrettslag, må vedkommende fremvise politiattest. Det samme gjelder dersom personen har vært borte fra idrettslaget i en periode, for eksempel ett år eller en sesong, og igjen påtar seg nye oppgaver for laget. Om en person skal sjekkes eller ikke, må alltid vurderes konkret fra gang til gang. Dersom idrettslaget er i tvil, bør det heller sjekke en gang for mye enn en gang for lite. Idrettslaget kan imidlertid ikke avkreve politiattest av enhver person idrettslaget måtte ønske. Det må foreligge et ansvars- eller tillitsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

• Ta kontakt med din idrettkrets eller send e-post til politiattest@idrettsforbundet.no for råd og veiledning i disse sakene.

Medlemsoversikt§10-5 Forskrift som pålegger registrering av

enkeltmedlemmer i idrettens medlemsregister.

Denne forskriften bør klubben gjøres oppmerksom på

§10-5 Alle idrettslag plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret.

KlubbAdmin er idrettens nye løsning for medlemsadministrasjon i idrettslag og grupper. Du får mulighet til å administrere medlemmer, holde orden på familierelasjoner, sende e-post/SMS til alle/deler av medlemsmassen, kreve inn kontingenter og mye mer. KlubbAdmin er nå i en pilotfase med utvalgte idrettslag i 2. kvartal 2013. Fra 3. kvartal vil løsningen bli gjort tilgjengelig for alle interesserte klubber i idrettsnorge.

På idrettsforbundet sine hjemmesider under NIF IT vil det komme retningslinjer som sier mer om forskriften.

HMS - må vi forholde oss til det?

Arbeidsmiljøloven §3-1

Helse • Helsen til ansatte og de som er berørt av vår

virksomhet

Miljø • Omfatter et vidt begrep og gjelder både selve

arbeidsmiljøet, samt det fysiske miljøet; internt og eksternt

Sikkerhet • Skal ivaretas for alle brukere i idrettslaget

Plikten man har til å drive et systematisk arbeid for å forebygge Trenger vi rutiner for HMS? •Gjelder arbeidsmiljøloven for oss? •Har vi ansatte eller andre vi har ansvar for? •Har vi lokaler/ drifter vi anlegg? •Har vi maskiner eller utstyr? •Har vi arrangementer? •Har vi frivillige og dugnader? •Har vi kiosk og servering?

NHO idrett har laget et nytt kurs i HMS for idrettslag

Det er flere – både store og små – idrettslag som har fått besøk av arbeidstilsynet, og fått «refs» fordi de ikke har HMS-rutiner. Derfor er dette viktig!!

§ 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.

Idrettskretsene arrangerer følgende kurs innenfor økonomistyring og regnskap:

-Økonomistyring og regnskap for styre/daglig ledelse -Økonomistyring og regnskap for regnskapsfører/kasserer -Valgt revisor* -Kontrollkomite*

*Inngår som en del av de to førstnevnte kursene

Hvor kan jeg få mer kunnskap?

Hvis de ønsker mer informasjon så kan de gå på kurs hos idrettskretsen.

Informer som kurstilbudet!

Ansvarsoppgaven - har dere…

Gjennomført årsmøte ihht. idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøte? Meldt inn nytt styre til Brønnøysund? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover ihht. lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens lover? Utarbeidet fullmaktsoversikter? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private konti)? To personer til å disponere konto Underslagforsikring? Rutiner for politiattestordningen

Få svar på spørsmål; ja eller nei. Bruk ikke mer tid på dette. Danner grunnlag for hvilken prosess klubben skal ta videre. Spør om følgende:

-Eksempler på gode interne kontroller utført av styret/daglig leder; 1. Fullmaktsoversikt 2. Attestasjon og godkjenning av bilag og avstemminger 3. Følge opp regnskap mot budsjett fortløpende 4. Følge opp bankkonto. Påse at det ALLTID er to stykker som disponerer bankkontoen i fellesskap og at det er tegnet underslagsforsikring på de som disponerer. 5. Påse minimal bruk av kontanter 6. Fast rutine for oppfølging med kasserer/regnskapsfører

Kasserer bør legge frem regnskap på hvert styremøte

Strategioppgaver

Hva må dere gjøre i dag for å stå styrket i morgen?

•Dere må kjenne til hvorfor idrettslaget skal trekke til seg medlemmer, ledere, sponsorer etc

•Dere må tenke på hvordan idrettslaget skal finne personer med riktig kompetanse for å realisere målene. I dag og i morgen.

•Dere må tenke på hvordan en kommuniserer enklest for å nå ut.

Målet med denne modulen er å svare på hvordan klubben kan jobbe for å utarbeide en god strategi?

TEMAER

Har klubben en plan?

Hva har klubben best forutsetninger for å lykkes med?

Hvordan utarbeide en god plan?

Hvordan kommunisere planen?

HVORFOR skal Idrettslaget IF

eksistere?

Hvor finner jeg denne

fortellin

gen på nettsidene?

Hovedmål Delmål Tiltak

Verdi- grunnlag

Virksom- hetsidé

VISJON

Virksomhetsraketten danner fundamentet i klubben som er retningsgivende for det vi skal jobbe med. Det er ingen vits å utarbeide en plan før vi vet retningen vi skal i. Vet vi retningen er det lettere å bli enig om veien videre.

Også viktig å tenke at klubben er en viktig samfunnsaktør

Hvordan bidrar vår klubb i lokalsamfunnet?

Hvordan bygger vi klubbens omdømme?

Hvilke grupper skal vi henvende oss til og aktivisere: Rekruttere og holde barn og unge i aktivitet

Funksjonshemmede

Helse/mosjon

Sosial profil

Å bygge omdømme til klubben er noe vi gjør hver dag om vi stiller i klubbens drakter i konkurranser eller jobber for å få nye medlemmer eller sponsorer.

Vårt verdigrunnlag, virksomhetside og visjon skal selges til omverden. De skal ønske å identifisere seg med alt vi står for.

Ønsket situasjon

Klubbens nå - situasjon

Hvordan skal vi utvikle klubben?

I en GAP-analyse ser man på avviket (gapet) mellom den nåværende situasjonen og den ønskede situasjonen. Klubbens må finne konstruktive måter å lukke gapet mellom dagens nivå og foretrukket fremtid. Vi kan bruke organisasjonshjulet til å finne ut hva som skal til for å lukke gapet.

Hvordan finne klubbens ståsted i forhold til målene?

•Minianalyse:

Hva er vi gode til og hvor kan vi bli bedre?

•Situasjonsanalyse:

Sterke/svake sider, muligheter/trusler

•Effektivitetsanalyse:

Hvordan løses oppgavene i dag og kan oppgavene løses mer effektivt?

Et startmøte er et godt virkemiddel for å gjennomføre en slik analyse. Tar ca.4 timer hvor klubben inviterer flest mulig til å delta i et møte for å diskutere hva man vil med klubben.

De seks kakestykkene i organisasjonshjulet fungerer godt som inndeling av ulike områder i lagets handlingsplan.

Definert klubbens verdier, visjon og virksomhetside?

Felles forståelse av klubbens mål – hva dere skal oppnå?

Felles forståelse for hvordan dere skal jobbe for å lykkes?

En godt forankret og vedtatt virksomhetsplan? En god kommunikasjon med medlemmer og andre?

Strategioppgaven - har dere…

Få svar på spørsmål; ja eller nei. Bruk ikke mer tid på dette. Danner grunnlag for hvilken prosess klubben skal ta videre.

Målet med denne modulen er å svare på følgende spørsmål:

•1. Hvilke utfordringer har et idrettslag, før det kan begynne å nå mål?

– Virksomhetsidé, visjon, verdigrunnlag – virksomhetsrakett

– Organisasjonskart/klubbhåndbok

•2. Hvordan enklere nå et mål, når mange må delta for å nå det?

– Utvikling av kompetanseressurser

– Ungdom i lederrollen

•3. Hvordan kommunisere for å nå mål?

– Åpen og inkluderende idrett

– Forhold til medlemmer, foreldre, samarbeidspartnere

Ønsker dere en klubbutviklingsprosess eller revitalisere virksomhetsplan?

-Ta kontakt med idrettskretsen

Hvor kan jeg få mer kunnskap?

Hvis de ønsker mer informasjon så kan de gå på kurs hos idrettskretsen.

Informer som kurstilbudet!

Ressursoppgaven

Målet med denne modulen er å få svar på følgende spørsmål:

Hvilke oppgaver skal løses i klubben, og av hvem?

–Ressurser i forhold til klubbens planer

–Valgkomiteens betydning

–Vurdering av klubbens ressursbehov

–Styring og ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmenes interesser

–Forsvarlig og fornuftig organisering av ressursgrupper i klubben

–Effektivt styrearbeid

Hvordan skal vi benytte klubbens menneskelige ressurser for å løse oppgavene fra årsmøtets vedtak og klubbens plan? Hvorfor er valgkomiteen viktig?

Hovedmål Delmål Tiltak

Verdi- grunnlag

Virksom- hetsidé

VISJON

Tillitsvalgte skal være motivert og si ja fordi de har lyst til å bidra til å jobbe med å realisere det klubben skal.

Da vil de føle seg nyttig, viktig og

verdifull!

Klubben bør jobbe med utgangspunkt i

en plan, gitt av årsmøtet.

Styret og valgkomiteen må ha kunnskap om klubbens verdier, visjon, virksomhet, mål osv. Dette for at de som ønsker å ta et verv skal være klar over hva de går til, hvilke mål som skal realiseres, hvilke oppgaver som skal løses og hvordan klubben er organisert.

Selv om det ikke er et krav å vedta en virksomhetsplan på årsmøtet, så er det en god anbefaling at klubben sørger for at det vedtas en plan.

Hvordan få medlemmer til å bruke tid på idrettslaget?

Nå Forberedelser

Tid

Forpliktelser

Nye nettverk

Sosialt

Lærerrikt

Tilby kompetanse

Delegere ansvar for egne

oppgaver

Sosialt samvær

Klubbtilhørighet med

klær eller andre effekter

Hvordan vi ivaretar våre tillitsvalgte er et viktig spørsmål.

Tradisjonelt er vi ikke flinke til å promotere alt det positive som skjer når vi deltar i det frivillige arbeidet i idrettslaget.

Ønsker vi motiverte og engasjerte tillitsvalgte skal vi ”pleie de”. Ikke i form av lønn og honorarer, men ved å gi de positive opplevelser.

Undersøkelser viser at det er viktig: • Å fokusere på dyktige ledere over tid, er det

viktigste bidraget til å skape utvikling i idrettslagene

• Å rekruttere og kvalifisere ungdom til lederoppgaver bør intensiveres

• Å styrke ungdoms deltakelse i idrettens demokratiske prosesser, sikrer rekruttering og utvikling av fremtidens ledere

Hvordan bruker klubben ungdom som ressurs?

Mange sier at ungdom faller ifra fordi det ikke finnes et tilbud til dem. Men må tilbudet alltid være et aktivitetstilbud? •Kompetanse

– Oppleve seg selv som effektiv •Autonomi

– Opphav av egne handlinger •Sosial tilhørighet

– Kjenne til normer og regler. Sosialisering.

Her kan det nevnes at det finnes et ”Lederkurs for ungdom”

Kurset er ment å gi ungdom innblikk i klubbhverdagen, og motivere de til å engasjere seg i egen klubb. Enten som utøver, trener eller tillitsvalgt. Kurset gir faglig kompetanse; hva vil det si å være tillitsvalgt, hvordan er norsk idrett bygd opp, kommunikasjon, ledelse osv.

Gi ungdommen reell kompetanse!! •Gi dem muligheten til å oppleve seg selv som effektiv! •Lær dem å benytte verktøy som gjør dem i stand til å være opphav av egne tanker og handlinger om idrettslagets utvikling! •Lær dem de normene og reglene et idrettslag har og er tuftet på!

Hvordan rekrutterer klubben foreldrene?

Hva kan vi tilby? • Kultur • Sosial arena • Inkludering

Miljøbygging Tilhørighet Involvering

Kultur: I utgangspunktet drives idretten av staten, kommunen eller skolen i andre land. Om den i det hele tatt er organisert. I tillegg er familie og nettverksforpliktelsene høyt prioritert blant innvandrere. De har derfor ikke tid til å engasjere seg slik norske foreldre gjør. I tillegg er frivillighet i stor grad rettet mot familie og nære relasjoner. Ikke overfor mennesker som er fremmede. Vi opplever at innvandrere ikke forstår at de må engasjere seg når de betaler for at barna skal få delta i idretten. De tror at med betaling er ”alt” inkludert. Med det menes et profesjonelt trenerteam, betalte lagledere osv. Norsk klubbkultur må derfor kommuniseres til foreldrene slik at de forstår at alt er basert på frivillighet. Med dette som bakgrunn er det viktig å forstå at informasjon er avgjørende for å få de til å forstå at de må delta.

Når det informeres er det en tankevekker at det blir det gitt informasjon om treningstider, kontingenter, kamper og lignende. Det gis ikke informasjon om hva som forventes av foreldrene sin innsats, oppgaver som skal løses osv. Hvilke kommunikasjonskanaler som benyttes er også viktig å tenke igjennom. Epost, som er vår viktigste kanal, er ofte ikke en kanal som benyttes av innvandrerforeldre; både av tekniske grunner og av språkmessige barriere. Alt skrives på norsk, og det oppleves som upersonlig når det sendes ut som fellesmail. ”Dette angår ikke meg”. Ranselpost når heller ikke frem til foreldrene. Erfaringen viser at personlige samtaler, enten ansikt til ansikt eller telefon er den beste kommunikasjonskanalen.

Det er viktig å poengtere at idretten er en viktig sosial arena; både for barna og foreldrene. Vi må bli flinkere til å fremheve det positive ved å være engasjert ved at en bygger sosialt nettverk, nye vennskap, lærerrikt, nye opplevelser osv.

Å inkludere innvandrerforeldre krever kun små endringer. Klubben må ha en klar strategi for hvordan informasjonsarbeidet skal foregå. Et godt eksempel på inkludering: når det arrangeres stevner/kamper så kan klubben invitere foreldrene til kafe hvor maten lages av innvandreforeldre. Invitere til foreldremøte med middag/mat. Lage en sosial ramme rundt aktiviteten viser seg å være vellykket.

For å lykkes med rekruttering til styrearbeid, komitearbeid, prosjektarbeid så er personlig kontakt avgjørende. Finn ut hvilken kompetanse den enkelte har, og spør om de vil delta på bakgrunn av at det er den type kompetanse det er behov for.

EFFEKTIVT STYREARBEIDStyremøter

• Frekvens

• Agenda

Møteledelse

• Sakliste

• Diskusjon

• Vedtak

Protokoll

Årshjul

Delegering av oppgaver

Arbeidet utføres ikke på styremøte

Møteledelse tilbys også som eget kurs.

Husk: Arbeidet utføres ikke på styremøte! Vi minner igjen om at for å bli styremedlem og ha stemmerett, MÅ du være medlem av idrettslaget. 1)Fokus på vedtaksførhet og flertallskrav. 2)Fokus på habilitet:

1) Poenget med habilitetsreglene = tilliten =hvordan det fremtrer utad 2) Den aktuelle personen skal ikke delta når styret samlet vurderer vedkommendes habilitet. 3) Hvis inhabil, fratre møtet. Protokolleres. 4) Alle styremøter bør starte med en vurdering av om noen er inhabile.

3)Styremøter per e-post: visse formelle krav 4)Protokollens betydning for styreansvaret – Dersom man er grunnleggende uenig i noe som er vedtatt, eller med måten man har gått frem på i en sak, kan man kreve protokolltilførsel. 5)Ikke krav om å undertegne, men det bør sikres kontroll med riktig protokoll. Eksempelvis: godkjenner protokollen i neste styremøte.

Datofest styremøter for hele året. Hvor mange bestemmer dere selv. Ha en fast agenda. Forslag til agenda: godkjenning av referat/ protokoll, økonomisk situasjon, informasjon fra daglig leder (om klubben har ansatte), informasjon fra gruppene/avdelingene (ved fleridrettslag)

Møteledelse Å lede et møte krever disiplin. Det er viktig å være forberedt, bruke tiden effektivt og det er et sted for å fatte demokratiske beslutninger. Husk også å involvere og informer, og gi styremedlemmene nødvendig bakgrunnsinformasjon i forkant av møtet.

Møter og møteledelse For å få et godt møte, anbefales følgende punkter: · Sakliste sendes styremedlemmer i forkant av møtet. Siste sak er ”eventuelt”, slik at medlemmer kan tilføye saker de ønsker å ta opp. · Sørg for gode og hensiktsmessige møtelokaler · Begynn alltid presis. Skal det være noe bespisning i forkant, sett et eget tidspunkt for dette og et annet for møtestart. · Vektlegg en hyggelig start. En god atmosfære i starten vil prege hele møtet. · Få godkjent sakliste og eventuelt forrige møtes protokoll. · For hver sak informeres det om fakta i saken, før det åpnes for diskusjon · Få frem meninger og synspunkter, la alle delta · Noter ned forslag, avklar diskusjonen og få fattet vedtak i saken. · Redegjør for vedtaket Det er viktig at møteleder avgrenser diskusjonene. Dukker samme argument opp igjen og igjen, spør om noen har noe nytt å tilføye før styret går til avstemming. Protokoll = referat. Det viktige er at vedtaket er tydelig definert. I tillegg bør vedtaket inneholde ansvarlig og tidsfrist. Sendes ut til alle styremedlemmer og offentliggjøres på hjemmesider. I tillegg bør protokollen signeres av alle styremedlemmer når den er godkjent. Årshjul viser hvilke oppgaver som gjentas hvert år. Kan være søknadsfrister, rapporteringsfrister, ulike faste møteplasser osv.

Delegering av oppgaver fører til at flere føler ansvar, spesielt for den tildelte oppgaven. I tillegg føler den enkelte at den betyr noe og er med å utvikler idrettslaget. Alle skal ha ”hjemmelekse” til neste styremøte. Med andre ord: arbeidet skal ikke gjøres på styremøte. Men i mellom hvert styremøte.

klubbhåndbok?

Ressursoppgaven - har dere…

Prioritert oppgaver i forhold til klubbens mål og plan? Oversikt over ressursbehov til de definerte oppgavene? En plan for hvordan dere sikrer nok frivillige til klubben? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Laget funksjonsbeskrivelser? En demokratisk arbeidsmåte i styret? Plan for kompetansearbeid og utdanning?

Få svar på spørsmål; ja eller nei. Bruk ikke mer tid på dette. Danner grunnlag for hvilken prosess klubben skal ta videre.

Hvilke oppgaver har styret? Gjennomgang av organisasjonshjulet og behov for ressurer

Har klubben en god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? strukturen på org.plan (komite,prosjekt, utvalg)

Hvem gjør hva i klubben? Funksjonsbeskrivelser Ansatte vs. Tillitsvalgte

Hvordan planlegger vi et effektivt styrearbeid? Delegering Planlegging

Hvordan ivaretar vi den enkelte? §10-5 Alle idrettslag plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. Dette vil komme og alle idrettslag plikter å ta i bruk dette systemet. Systemet vil bl.a være integrert mot idrettsregistringen og lisensregistreringen. Dette gjør det enklere for alle. Klubbadmin skal ferdigstilles og alle klubber får tilgang fra 3.kvartal 2013.

Virkemidler for klubbutvikling

UtviklingsprosesserVerktøykassa Kurs

Klubbesøk

Startmøte

Oppfølging

Gjør deltakerne oppmerksomme på at de ikke behøver å ha et klubbesøk først. Vi som veiledere må anbefale det som er rett for klubben, avhengig av det de selv oppdager i løpet av kurset og det de svarer på sjekklistene. Dersom de har svart nei på den strategiske delen kan det være greit å anbefale klubben en utviklingsprosess – med virksomhetsplan som mål.

Forklaring på det som ligger i denne utviklingsmodellen

Klubbesøk - hensikt: 1.Skape kontakt 2.Lytte til klubben 3.Vise mulighetene for videre klubbutvikling 20-50 minutter. Gjerne i forbindelse med et styremøte.

Startmøte -hensikt: 1.Analysere klubbens nå-situasjon 2.Valg av virkemidler/tiltak 3.Oppfølgingsplan / fremdriftsplan 4 timer. Med ressurspersoner i klubben.

Verktøykasse - hensikt: Bidra med alt som forenkler hverdagen for klubben; maler, skjemaer, lover, reglementer, medlemsregister, hjemmesideløsninger osv. SF og IK må sørge for å ha en oversikt på egne virkemidler, og sørge for at disse er tilgjengelige for klubbene.

Prosesser - hensikt: 1.Løse en spesifikk utfordring i klubben. Hvem som deltar i disse prosessene og hvor lang tid de tar avhenger av klubbens utfordring og hvor mye ressurser de er villige til å bruke.

Kurs - hensikt: 1.Kompetanseheving på et gitt område/spesifikt tema Hva finnes av kurs? Hvem leverer disse kursene?

Lover

Tillitsvalgte

Leder

Norges Idrettsforbund og paralympiske og olympiske komitè

Idrettslag

IdrettsrådHandlingsplan

Klubbutvikling

Politiattest

Kommune

Anlegg

Utøver

Honorar

Ansatt vs tillitsvalgtIdrettskrets

Særforbund

Idretter

Regnskap

Dugnad

SponsorÅrshjul

Økonomi

Verdigrunnlag

VisjonÅrsmøteValgkomite

Virksomhetside

Idrettsting

Grasrotandel

IdrettsregistreringenFunksjonshemmede

Barneidrettsbestemmelser

HURRA!!!

Til slutt: Ta frem forventningene fra starten av kurset og spør om de ble innfridd?

Vi håper at kurset bidro til å gi deg en god forståelse av hvilket ansvar styret har, hva du er valgt til å gjøre samt noen tips til hvordan du kan arbeide med oppgaver for å ivereta ansvaret på en god måte!

Johan Conradson Rådgiver

Akershus idrettskrets

Dere får presentasjonen på link sammen med evaluering i kveld!

johan.conradson@idrettsforbundet.no

www.idrett.no/akershus