KEMENTERIAN KEWANGAN PEKELILING …aims.mod.gov.my/pekeliling_umum/PP 10-2008 - JKPA.pdf ·...
Transcript of KEMENTERIAN KEWANGAN PEKELILING …aims.mod.gov.my/pekeliling_umum/PP 10-2008 - JKPA.pdf ·...
KEMENTERIAN KEWANGAN
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 2008
Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan
PENUBUHAN, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN
TUJUAN 1. Pekeliling ini bertujuan untuk:
i. Menjelaskan mengenai penubuhan, peranan dan tanggungjawab JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi kerajaan;
ii. Menetapkan format penyediaan laporan JPKA yang seragam dan menyeluruh; dan
iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JPKA secara menyeluruhbagi mengenalpasti, menangani serta mengurangkan isu pengurusan kewangan danakaun.
LATAR BELAKANG 2. Penubuhan JPKA adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas KabinetMengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan Bil. 1 Tahun 1995 supaya JPKA ditubuhkan di setiapPusat Tanggungjawab (PTJ) untuk membantu agensi mengawasi, memantau dan menyelia semuaurusan kewangan agar berjalan lancar dan menepati peraturan yang telah ditetapkan. 3. Selaras dengan keputusan tersebut, PP 8/2004 iaitu mengenai penubuhan JPKA telahdikeluarkan. Walau bagaimanapun, Pekeliling tersebut lebih memberi tumpuan kepada penubuhandan pelaporan JPKA dan kurang menekankan aspek keberkesanan dan pemantauan dalammenangani isu kewangan dan akaun yang berbangkit.
1
4. Laporan Ketua Audit Negara sering membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusankewangan dan akaun khususnya dalam perkara-perkara berikut :-
i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan; iii. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil; iv. Pengurusan perolehan; v. Kelewatan penyediaan dan pembentangan penyata kewangan dan laporan tahunan
Badan-Badan Berkanun; dan vi. Pengurusan aset dan stor.
5. Bagi menangani kelemahan di atas, penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-halberkaitan pengurusan kewangan dan akaun adalah diperlukan. Penubuhan JPKA secara langsungakan membantu Ketua Agensi memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensikerajaan. TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Penubuhan Jawatankuasa 6. Satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun hendaklah ditubuhkan di semua agensikerajaan. Keahlian Jawatankuasa 7. Di Peringkat Kementerian/Jabatan Ahli-ahli Jawatankuasa di peringkat Kementerian dan Jabatan hendaklah dilantik olehPegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawai-pegawai seperti berikut: Pengerusi : Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Setiausaha Kanan/ Timbalan Ketua Setiausaha
/Timbalan Ketua Pengarah Setiausaha : Setiausaha/Ketua Bahagian Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian ii. Ketua /Pegawai Audit Dalam iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai
2
8. Di Peringkat Jabatan Persekutuan Negeri/Badan Berkanun Persekutuan (BBP)/PTJ Pengerusi : Ketua Pengarah/ Ketua Pejabat/ Ketua Eksekutif Setiausaha : Ketua Bahagian/Unit Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian/Unit ii. Ketua/Pegawai Audit Dalam/Wakil Jawatankuasa Audit iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai TAKRIFAN 9. PTJ adalah mana-mana pejabat yang merupakan pemegang waran Kerajaan Persekutuan yangmempunyai kuasa berbelanja dan membuat pengagihan waran kepada Pusat Kos di bawahtanggungannya. 10. Pegawai Pengawal adalah merupakan Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah. 11. Bagi Kementerian/Jabatan/BBP yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam, pegawai-pegawaiberkenaan lain yang dipertanggungjawabkan untuk menjalankan tugas pengauditan hendaklahmenjadi wakil dalam JPKA. Pengecualian Jawatankuasa
12. PTJ-PTJ berikut diberikan pengecualian untuk menubuhkan JPKA iaitu:
i. Bahagian-bahagian di peringkat Ibu Pejabat / Kementerian; dan
ii. Bilangan anggota PTJ yang kurang dari 10 orang.
Walau bagaimanapun, PTJ-PTJ tersebut masih dikehendaki untuk mengemukakan LaporanSuku Tahun JPKA ke Peringkat Jabatan / Negeri. Bidang Tugas Jawatankuasa 13. Jawatankuasa ini membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyeliasemua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta ProsedurKewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan. Perkara-perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA adalah seperti Lampiran I.Bidang tugas Jawatankuasa pula meliputi:
i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar, Pendahuluan Diri/Pelbagai dan
Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit); iii. Pengurusan perolehan; iv. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil;
3
v. Pengurusan aset dan stor; vi. Penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan, tindakan
susulan terhadap Laporan Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara; dan vii. Latihan untuk pegawai dan kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun.
MODUS OPERANDI
Kekerapan Mesyuarat
14. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamattempoh sesuatu suku tahun bagi mengelakkan perbincangan mesyuarat tidak menyeluruh dankemungkinan terlepas pandang isu-isu penting yang perlu dibincangkan. Penyediaan Laporan Suku Tahun 15. Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan hendaklah mengemukakan laporanJPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ dan Badan BerkanunPersekutuan di bawah kawalannya kepada Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kawalan danPemantauan dengan menggunakan format Lampiran II seperti berikut:
Laporan Tarikh Akhir
Suku Pertama 15 Mei Suku Kedua 15 Ogos Suku Ketiga 15 November Suku Keempat 15 Februari
16. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan minit mesyuarat peringkat Kementerian/Jabatan Persekutuan berserta laporan suku tahun JPKA tersebut. 17. Semua PTJ dan Badan Berkanun hendaklah mengemukakan Laporan Suku Tahun kepadaJawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan menggunakan format seperti Lampiran III. PENGUATKUASAAN PEKELILING Pemantauan
18. Laporan Suku Tahun JPKA seperti di Lampiran II dan III yang lengkap hendaklah disediakanuntuk dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA.
19. Laporan Suku Tahun yang tidak lengkap akan dipulangkan semula oleh Perbendaharaan.Tarikh baru penerimaan laporan yang lengkap dikira sebagai tarikh terima.
20. Hanya Pengerusi mesyuarat sahaja dibenarkan untuk menandatangani laporan JPKA sebelumdikemukakan ke Perbendaharaan.
4
21. Garis panduan seperti Lampiran IV boleh digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi JPKAmembincangkan secara mendalam sesuatu aspek di bawah bidang kuasanya seperti diperenggan 13. Garis panduan ini hanyalah sebagai rujukan Kementerian/Jabatan/BBP dan tidakperlu dikemukakan kepada Perbendaharaan. 22. Kepatuhan kepada keperluan Pekeliling ini diambil kira sebagai salah satu aspekKey Performance Indicators (KPI) bagi kenaikan pangkat Pegawai Pengawal dan di dalampemberian Star Rating kepada Kementerian/Jabatan/BBP. 23. Laporan Keberkesanan JPKA dalam menangani masalah kewangan akan disediakan dandibentangkan oleh Perbendaharaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet MengenaiKeutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) setiap tahun yang dipengerusikan oleh YAB PerdanaMenteri. Penguatkuasaan 24. Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai daritarikh Pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan supaya setiap PTJ danBadan-badan Berkanun di bawah kawalannya menerima dan melaksanakan Pekeliling ini. 25. Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini, maka Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun2004 adalah di batalkan. 26. Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia boleh dihubungi untukpenjelasan lanjut mengenai Pekeliling ini.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
16 Julai 2008
s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Akauntan Negara Malaysia Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pegawai Kewangan Negeri
5
Lampiran I (PP Bil. 10 Tahun 2008)
PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN OLEH JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Senarai ini mengandungi perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Bagi tujuan ini setiap JPKA perlu mempunyai mekanisme untuk mengesan/memastikan semua perkara-perkara tersebut di bawah dilaksanakan mengikut peraturan semasa dan menyelesaikan sebarang masalah berbangkit dalam mesyuarat JPKA. Bagi Badan-badan Berkanun di mana perlu, perkara-perkara berkaitan hendaklah disesuaikan mengikut keadaan di Badan-badan Berkanun. 1. Pengurusan Bajet
i. Meneliti perancangan agihan peruntukan Kementerian/Jabatan; ii. Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Kementerian/Jabatan dan mengesan
kekurangan/kelebihan peruntukan;
iii. Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus dan pembangunan) yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling mengenai Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan;
iv. Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan
secara agihan semula dan pindah peruntukan; v. Menentukan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang
telah diperolehi; vi. Menentukan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan; vii. Menentukan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan; viii. Menentukan semua bil dibayar dalam tempoh 14 hari; ix. Menentukan semua bil disokong dengan butir-butir lengkap; x. Menentukan pembayaran bil di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dan Arahan
Perbendaharaan 59 diselesaikan; dan xi. Menentukan Laporan Kelewatan Bayaran Bil dikemukakan ke Perbendaharaan secara
bulanan.
2. Pengurusan Perakaunan
i. Menentukan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini;
ii. Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci
Jabatan Akauntan Negara/Bank dibuat tiap-tiap bulan; iii. Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan; iv. Menentukan semua teguran/naziran eSPKB diambil tindakan dan kesalahan yang sama
tidak berulang; iv. Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan
dan peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :
(a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan; (b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pemegang panjar (kecuali Panjar
Wang Runcit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; dan
(c) Sijil Perakuan Panjar dan Dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit.
v. Menentukan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :
(a) Penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran
bagi Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit; (b) Penyata Penyesuaian Baki mengikut rekod Pegawai Pengawal Pengawal dengan
baki mengikut JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; (c) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah
disediakan/dikemaskini dan dikemukakan untuk diaudit; (d) Tindakan yang sesuai diambil ke atas akaun-akaun yang tidak bergerak selaras
dengan peraturan semasa; dan (e) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak
berbaki debit pada bila-bila masa.
vi. Pendahuluan Diri/Pelbagai:
(a) Catatan pada daftar dikemaskinikan; (b) Senarai pegawai yang masih belum membayar balik pendahuluan disediakan; dan (d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan.
3. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil
i. Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan; ii. Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil; iii. Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera; iv. Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan
dengan selamat; v. Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya; vi. Mengkaji semula kadar-kadar bayaran dari masa ke semasa supaya munasabah dan
berpatutan; vii. Mengambil tindakan dan penguatkuasaan untuk memastikan hasil dapat dikutip
dengan segera; viii. Menentukan Penyata Akaun Belum Terima disediakan dan dikemukakan kepada
JANM mengikut peraturan semasa; ix. Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa
terkawal; dan ix. Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil
terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN). 4. Pengurusan Perolehan
i. Meneliti perancangan tahunan dan perancangan awal perolehan Kementerian/Jabatan serta menyemak prestasi perolehan yang telah dilaksanakan berdasarkan perancangan tersebut;
ii. Memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan adalah berdasarkan amalan
tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan dan semua dasar semasa Kerajaan;
iii. Memastikan peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sepenuhnya,
termasuk perolehan bagi item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel;
iv. Memastikan syarikat/kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) bagi perolehan kerja;
v. Memastikan penilaian teknikal dan kewangan yang dibuat ke atas tender adalah yang terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) kepada Kerajaan serta dilaksanakan secara telus;
vi. Memastikan Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga bersidang dengan
kerap untuk melancarkan perancangan perolehan dan mempercepatkan sistem penyampaian Kerajaan;
vii. Memastikan perolehan yang dilaksanakan tidak dipecah kecil untuk mengelak daripada
membuat pelawaan secara sebut harga atau tender;
viii. Memastikan kontrak ditandatangani oleh pegawai Awam yang diturunkan kuasa oleh Menteri; dan
ix. Memastikan semua kontrak Kerajaan ditadbir dengan cekap dan telus serta memantau
kemajuan pelaksanaan projek agar tidak mengalami kelewatan atau menjadi projek sakit.
5. Pengurusan Aset & Stor
i. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan; dan
ii. Mengemukakan laporan Mesyuarat JKPAK kepada Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) seperti berikut: (a) Kedudukan Semasa Aset /Stor Kementerian/Jabatan; (b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset /Stor; (c) Laporan Tindakan Pelupusan Aset /Stor; (d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan (e) Masalah berkaitan pengurusan aset.
6. Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh
Badan-badan Berkanun
Mengesan kedudukan penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun untuk memastikan Garis Panduan dalam prosedur kewangan semasa dipatuhi.
7. Teguran Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam
i. Menyelenggarakan satu rekod bagi semua pertanyaan audit yang diterima; ii. Menentukan semua teguran audit diberi perhatian dan tindakan sewajarnya diambil
untuk mengatasi masalah-masalah yang dibangkitkan;
iii. Menentukan teguran tidak berulang pada laporan yang akan datang; dan iv. Mengemaskini/menentukan maklumbalas/ulasan diberi kepada Jabatan Audit Negara/
Perbendaharaan/Pegawai Pengawal.
8. Latihan
i. Meneliti keperluan latihan bagi pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun;
ii. Membuat perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan
berterusan; iii. Membuat perancangan latihan yang lebih sistematik berbanding norma biasa bagi
keperluan latihan akan datang; iv. Menyimpan rekod-rekod latihan pegawai dan kakitangan;
v. Unjuran latihan bagi Suku Pertama, Suku Kedua, Suku Ketiga dan Suku Keempat; dan vi. Memastikan latihan dilaksanakan sebagaimana dirancang.
9. Aspek Keberkesanan JPKA
i. Memastikan isu-isu tunggakan hasil, pinjaman, bil, dan pendahuluan diri/pelbagai tidak meningkat dari suku tahun ke suku tahun seterusnya;
ii. Memastikan prestasi perbelanjaan mengurus dan pembangunan dilaporkan bersama
isu. Penjelasan dan tindakan penyelesaian bagi perbelanjaan melebih peruntukan / perbelanjaan yang rendah berbanding unjuran perlu dibincangkan dalam mesyuarat dan dinyatakan dengan ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;
iii. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit
Negara dan Unit Audit Dalam yang masih belum selesai dan dinyatakan secara ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;
iv. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Naziran eSPKB
mengikut prosedur kewangan semasa; v. Ketepatan data – Laporan kepada Bahagian-bahagian di Perbendaharaan perlu
mengandungi maklumat yang sama. Penjelasan akan diminta bagi maklumat yang berbeza;
vi. Memastikan Unit Audit Dalam membuat analisis terhadap laporan daripada PTJ untuk
mengenalpasti masalah pengurusan kewangan yang perlu diberi keutamaan untuk diselesaikan; dan
vii. Memastikan Urus setia JPKA memantau tindakan susulan terhadap keputusan JPKA dan melaporkannya dalam mesyuarat JPKA seterusnya.
Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat
I) PENGURUSAN BAJET
A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/cRM RM RM RM RM RM x %
* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.
Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………
Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : …………………………………………………………………..
(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………Penjelasan : ……………………………………………………………………………………
B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9),(31/12) (potong yang tidak berkenaan)
a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/cRM RM RM RM RM RM x %
* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.
Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..
Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : ……………………………………………………………………
(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..Penjelasan : ……………………………………………………………………………………
Jumlah Besar
Peruntukan DiluluskanProgram / Aktiviti
TAHUN …………………
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Jumlah Peruntukan
DipindaProgram / Aktiviti Peruntukan
Diluluskan
Lampiran II (PP Bil. 10 Tahun 2008)
Jumlah Tanggungan
Jumlah Perbelanjaan
Sebenar
Jumlah Tanggungan
Jumlah Perbelanjaan
Sebenar
Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan
LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGANDAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan
Jumlah Besar
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Jumlah Peruntukan
Dipinda
1
C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb
BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK
Mengurus
Pembangunan
Jumlah
*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.
BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)
KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI
Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM
Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346
D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI
Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM
BIL RM
>3 BULAN(>90 HARI)
JUMLAH(15-30 HARI)
>2<3BULAN(61-90 HARI)
PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN >1<2BULAN(31-60 HARI)
BIL RMBIL RM BIL RM BIL RM
Bilangan Didaftarkan Bilangan Nilai (RM)
Suku Tahun Pertama/Kedua/Ketiga/Keempat
* potong yang mana tidak berkenaan
Terkumpul
>2<3 Bulan
Belum Selesai
>3 Bulan Jumlah(<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)<2 minggu >2 Minggu<1 bulan >1<2 Bulan
Bilangan Didaftarkan Bilangan Nilai (RM)
Suku Tahun Pertama/Kedua/Ketiga/Keempat
* potong yang mana tidak berkenaan
>2<3 Bulan
Terkumpul
Belum Selesai
>3 Bulan Jumlah(<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)<2 minggu >2 Minggu<1 bulan >1<2 Bulan
2
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN
A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta AcaraKewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
RMa d=a+b+c
* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957
Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.
B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung PinjamanEkonomi Peneroka.
Sedia ada* Kutipan
Tambahan
/Kurangan (+/-)
Baki akhir
Sedia
ada*Kutipan
Tambahan /Kurangan
(+/-)
Baki akhir
Sedia ada*
Kutipan
Tambahan /Kurangan
(+/-)
Baki akhir
Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :-(i)(ii)(iii)(iv)
C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12(potong yang tidak berkenaan)
Sedia ada *
Baki akhir Sedia ada *Kutipan (-)
Tambahan.
Kurangan (+/-
)
Baki akhirSedia ada *
Kutipan (-)
Tambahan Kurangan
(+/-)Baki akhir
a) Pendahuluan Diri
b) Lain-lain Pendahuluan
Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai (i)(ii)(iii)(iv)
Jumlah Besar
Jenis Pendahuluan
Bil.Amaun (RM)
< 1 tahun
Kutipan (-)Tambahan/Kurangan
(+/-)
1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga
tahun semasa)
Bil
RM
Bil
RM
Bil
RM
b c e
< 1 tahun
f
Amaun (RM)Bilangan
gRM
h=(d+e)-f
Kumpulan Wang
Amanah/ Akaun
Amanah (Senaraikan)
Baki Awal
RM RM
* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10
Jumlah
RMRM
Peruntukan Diluluskan
RM
Terimaan
RM
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Baki di bawa kehadapan
Aktif/Tidak Aktif
Perbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul
Jumlah Besar
Jenis Pinjaman
RM RM
1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga tahun semasa)
Bil
RM
Bil Bil
3
(A) Perolehan Secara Tender
Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:
Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima
Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. NilaiPerolehan Perolehan Perolehan
Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.
Bekalan
Perkhidmatan
Kerja
(B) Perolehan Secara Sebut Harga
Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:
Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima/PesananTempatan/Inden
Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. NilaiPerolehan Perolehan Perolehan
Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.
Bekalan
Perkhidmatan
Kerja
(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel
Jum.Nilai
PerolehanRM
1) Alat ganti jentera berat2) Poslaju3) Sampul surat4) Alat proprietary elektronik5) Beg 6) Jem7) Beras8) …………9) …………10) ……….11) ……….
Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga
Telah Dikeluarkan
III) PENGURUSAN PEROLEHAN
Status Pelaksanaan Perancangan Tender
Telah DikeluarkanTelah Ditender
Telah Dipelawa
Jumlah BesarBumiputera Bukan Bumiputera
Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/IndenSyarikat Syarikat Jumlah Besar
Panel Kontrak Pusat Sistem
(Sila senaraikan)
Surat Setuju TerimaSyarikat Syarikat
Bumiputera Bukan Bumiputera
Item Kontrak Pusat &
4
iv) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNDI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………..………..………………..……… Tarikh: ……………………………( Tandatangan Pengerusi)
5
Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat
I) PENGURUSAN BAJET
A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/cRM RM RM RM RM RM x %
* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.
Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………
Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : …………………………………………………………………..
(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………Penjelasan : ……………………………………………………………………………………
B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9),(31/12) (potong yang tidak berkenaan)
a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/cRM RM RM RM RM RM x %
* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.
Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..
Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : ……………………………………………………………………
(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..Penjelasan : ……………………………………………………………………………………
Lampiran III (PP Bil. 10 Tahun 2008)
Jumlah Tanggungan
Jumlah Perbelanjaan
Sebenar
Jumlah Tanggungan
Jumlah Perbelanjaan
Sebenar
Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan
LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGANDAN AKAUN DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Jumlah Peruntukan
DipindaProgram / Aktiviti Peruntukan
Diluluskan
Jumlah Peruntukan
Dipinda
Jumlah Besar
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Jumlah Besar
Peruntukan DiluluskanProgram / Aktiviti
TAHUN …………………
1
C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb
BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK
Mengurus
Pembangunan
Jumlah
*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.
BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)
KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI
Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM
Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346
D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI
Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM
>3 Bulan Jumlah(<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)<2 minggu >2 Minggu<1 bulan >1<2 Bulan >2<3 Bulan
Terkumpul
Belum Selesai
Bilangan Didaftarkan Bilangan Nilai (RM)
Suku Tahun Pertama/Kedua/Ketiga/Keempat * potong yang mana tidak berkenaan
>3 Bulan Jumlah(<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)<2 minggu >2 Minggu<1 bulan >1<2 Bulan
Terkumpul
>2<3 Bulan
Belum Selesai
Bilangan Didaftarkan Bilangan Nilai (RM)
Suku Tahun Pertama/Kedua/Ketiga/Keempat * potong yang mana tidak berkenaan
RMBIL RM BIL RM BIL RM
>2<3BULAN(61-90 HARI)
BIL
>1<2BULAN(31-60 HARI)
PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN
BIL RM
>3 BULAN(>90 HARI)
JUMLAH(15-30 HARI)
2
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN
A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta AcaraKewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)
RMa d=a+b+c
* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957
Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.
B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung PinjamanEkonomi Peneroka.
Sedia ada* Kutipan
Tambahan
/Kurangan (+/-)
Baki akhir
Sedia
ada*Kutipan
Tambahan /Kurangan
(+/-)
Baki akhir
Sedia ada*
Kutipan
Tambahan /Kurangan
(+/-)
Baki akhir
Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :-(i)(ii)(iii)(iv)
C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12)(potong yang tidak berkenaan)
Sedia ada *
Baki akhir Sedia ada *Kutipan (-)
Tambahan.
Kurangan (+/-
)
Baki akhirSedia ada *
Kutipan (-)
Tambahan Kurangan
(+/-)Baki akhir
a) Pendahuluan Diri
b) Lain-lain Pendahuluan
Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :-(i)(ii)(iii)(iv)
Jumlah Besar
Jenis Pinjaman
RM RM
1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga tahun semasa)
Bil
RM
Bil Bil
RM
Peruntukan Diluluskan
RM
Terimaan
RM
Tambahan/ Kurangan
Peruntukan
Baki di bawa kehadapan
Aktif/Tidak Aktif
Perbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul
gRM
h=(d+e)-f
Kumpulan Wang
Amanah/ Akaun
Amanah
Baki Awal
RM RM
* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10
Jumlah
RMb c e
< 1 tahun
f
Amaun (RM)Bilangan
1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga
tahun semasa)
Bil
RM
Bil
RM
Bil
RMJenis Pendahuluan
Bil.Amaun (RM)
< 1 tahun
Kutipan (-)Tambahan/Kurangan
(+/-)
Jumlah Besar
3
(A) Perolehan Secara Tender
Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:
Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima
Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. NilaiPerolehan Perolehan Perolehan
Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.
Bekalan
Perkhidmatan
Kerja
(B) Perolehan Secara Sebut Harga
Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:
Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima/PesananTempatan/Inden
Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. NilaiPerolehan Perolehan Perolehan
Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.
Bekalan
Perkhidmatan
Kerja
(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel
Jum.Nilai
PerolehanRM
1) Alat ganti jentera berat2) Poslaju3) Sampul surat4) Alat proprietary elektronik5) Beg 6) Jem7) Beras8) …………9) …………10) ……….11) ……….
Panel Kontrak Pusat Sistem
(Sila senaraikan)
Surat Setuju TerimaSyarikat Syarikat
Bumiputera Bukan Bumiputera
Item Kontrak Pusat &
Telah Dikeluarkan
III) PENGURUSAN PEROLEHAN
Status Pelaksanaan Perancangan Tender
Telah DikeluarkanTelah Ditender
Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/IndenSyarikat Syarikat Jumlah Besar
Telah Dipelawa
Jumlah BesarBumiputera Bukan Bumiputera
Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga
4
iv) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNDI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………..………..………………..……… Tarikh: ……………………………( Tandatangan Pengerusi)
5
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN SUKU TAHUNJAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN
Lampiran IVPP 10/2008
I) PENGURUSAN PERBELANJAAN
Senarai semakan pengurusan perbelanjaan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya)
Perkara Tindakan telah diambil Catatan
Ya Tidak
(i) Merancang dan membuat persediaan bagi pengagihanperuntukan tahun baru khususnya waran kecil (bagi laporan 30/9 dan 31/12 sahaja)
Jika Ya, nyatakan bilangan dan amaun (RM) subwaran yang dikeluarkan dan yang ditarik
balik. Jelaskan juga sebab subwaran tersebut ditarik balik.
(Diruang catatan)
(ii) Memastikan semua Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan
(iii) Membuat pemeriksaan mengejut/random bagi memastikan perbelanjaan diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan seperti:
(a) Perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi
(b) Perbelanjaan yang dibuat mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan
(c) Perbelanjaan disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap
(d) Bil dibayar dalam tempoh 14 hari
(e) Laporan kelewatan bayaran bil dikemukakan ke Perbendaharaan setiap bulan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil 1 Tahun 2007
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN Senarai semakan pengurusan perakaunan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya)
Perkara
Tidak
(i) Menyemak dan mengesahkan buku votdiselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemas kini
(ii) Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian bukuvot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akaun Negara (JAN) dibuat tiap-tiap bulan
(iii) Menyemak penyata perbelanjaan bulanan/tahunan telah disahkan
(iv) Menyemak dan mengesahkan akaun Panjar Wang Runcit, Panjar Seperduabelas dan Panjar Tiga Perduabelas diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan 309 dan peraturan yang ditetapkan seperti berikut:
(a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjardisediakan
(b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekodrekod pemegang panjar (kecuali Panjar WangRuncit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan
(c) Sijil Perakuan Panjar, Sijil Bank dan dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit
(v) Menyemak dan mengesahkan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun Deposit diuruskan dengan betul dan kemas kini mengikut peraturan yang ditetapkan seperti berikut:
(a) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekodpegawai pengawal dengan baki mengikut penyatapenyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan
Jika Ya, sila kemukakan bakiawal, terimaan, bayaran danbaki akhir (Diruang catatan)
(b) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan AkaunAmanah disediakan/dikemaskini
(c) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah danAkaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa
Sila huraikan jika baki berbaki debit (Diruang catatan)
(d) Penyata Tahunan bagi Kumpulan Wang Amanah/Penyata Terimaan dan Bayaran Akaun Amanahperlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit
(vi) Menyemak dan mengesahkan pendahuluan diri/pelbagai:
(a) Daftar pendahuluan diri/pelbagai dikemaskini danlengkap dan disemak oleh Pengerusi
(c) Senarai pegawai yang masih belum membayar balikpendahuluan disediakan dan senarai pegawai yang membuat /tidak membuat tuntutan.
(d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan
Tindakan telah diambil Catatan
Ya
III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL
Senarai semakan pengurusan hasil (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan /jawatan bersamaannya)
(i) Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan
(ii) Menyemak dan mengesahkan semua kutipan dibankkan dengan segera mengikut AP 78
(iii) Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyatahasil terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN)
(iv) Menyemak dan mengesahkan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat mengikut AP 66 (a)
(v) Menyemak dan mengesahkan Penyata AkaunBelum Terima disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara mengikutPekeliling Perbendaharaan Bil. 7/86
Perkara Catatan
Ya Tidak
Tindakan telah diambil
)
)
)
)
)
i
IV) PENGURUSAN ASET & STOR
A) Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Perkara Tindakan telah diambil Catatan
Ya Tidak
(a) Mengadakan Mesyuarat JKPAK sekurang-kurangnya sekalidalam tempoh tiga (3) bulan
(b) Pendaftaran aset alih Kerajaan dibuat dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
(c) Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori sekurang-kurangnyasatu kali dalam tempoh satu tahun.
(d) Penyelenggaraan aset dibuat mengikut tempoh dalam manualpenyelengaraan.
(e) Pelupusan dilaksanakan mengikut kaedah yang diluluskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan.
(f) Perkara-perkara berikut dilaksanakan bagi kes kehilangan dan hapus kira.
(i Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan
diketahui.
(ii Laporan Awal disediakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja
(iii Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir dalam
tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
(iv Laporan Akhir dikemuka kepada Kuasa melulus dalam tempoh
empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
(v) Syor dan ulasan dalam Laporan Akhir ditandatangani oleh
Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan.
(vi) Pelaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus
dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan dengan
mengemukakan Sijil Hapus Kira.
(vii Syor surcaj oleh Perbendaharaan di bawa ke Pihak Berkuasa
Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan.
(viii Memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib dalam
sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan.
(g) Laporan berikut dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.
(i Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)
(ii Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal danInventori (KEW. PA-12)
(ii Laporan Tahunan Pelupusan Aset AlihKerajaan (KEW. PA-20)
(iv Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset AlihKerajaan (KEW. PA-32)
IV) PENGURUSAN ASET & STOR (samb.)
B) Pengurusan Stor Kerajaan
Perkara Tindakan telah diambil Catatan
Ya Tidak
(a) Semua barang yang diterima direkod dalam kad Kawalan Stokdan Kad Petak
(b) Penyimpanan barang-barang dalam stor teratur dan selamat.
(c) Verifikasi stok dilaksanakan mengikut pengkelasanbarang-barang.
(i) Sangat menarik - dua tahun sekali
(ii) Menarik - setahun sekali
(iii) Tidak menarik - dua tahun sekali
(d) Tindakan pelupusan ke atas stok usang dan tidak bergerak.
(e) Mengira Kadar Pusingan Penggunaan keseluruhan barang-barangbagi setiap stor secara tahunan.
(f) Mengemuka penyata-penyata berikut ke Perbendaharaan:-
(i) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) setiap enam (6) bulan sekali.
(ii) Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) tidak lewat darihari terakhir bulan berikutnya.
(iii) Kadar Pusingan Stok(Kew.300-N) pada akhir tahun
IV) PENGURUSAN ASET & STOR
C) Pengurusan Aset Hidup Kerajaan
Ya Tidak
(a) Melaporkan Pengurusan Aset Hidup di dalamMesyuarat JKPAK.
(b) Pendaftaran Aset Hidup dibuat dalam tempoh ditetapkan dari tarikh pengesahan penerimaan:-
(i) Aset Hidup (Ikan): 2 minggu.
(ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 minggu.
(iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 30 hari.
(c) Butir Penyelenggaraan Aset Hidup dikemaskini.
(d) Pemeriksaan Aset Hidup dilakukan sekurang -kurangnya satu kali dalam tempoh satu tahun.
(e) Pelupusan Aset Hidup dilaksanakan mengikutkaedah yang diluluskan dalam tempoh:-
(i) Aset Hidup (Ikan): 1 bulan
(ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 bulan
(iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 3 bulan
(f) Bagi Kes Kehilangan dan Hapus Kira, prosedurberikut dilaksanakan:-
(i) Kehilangan Kecil dilaporkan kepadaPegawai Pengawal untuk dihapus kira.
(ii) Laporan Polis dibuat dalam tempoh24 jam dari tarikh kehilangan diketahui
(iii) Laporan Awal disediakan oleh KetuaJabatan dalam tempoh 2 hari bekerja
(iv) Jawatankuasa Penyiasat kemukakanLaporan Akhir 2 bulan dari tarikhLaporan Awal dikemukakan.
(v) Laporan Akhir dikemukan kepadaKuasa Melulus dalm tempoh 4 bulan dari tarikh laporan awal dikemukakan.
(vi) Syor dan Ulasan Laporan Akhirditandatangani oleh Ketua SetiausahaKementerian atau Ketua PengarahJabatan.
(vii) Perlaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus 1 bulandari tarikh kelulusan dengan kemukakanSijil Hapus Kira
(viii) Syor Surcaj oleh Perbendaharaan dibawake Pihak Berkuasa Tatatertib 3 bulandari tarikh kelulusan.
(ix) Kemukakan keputusan Pihak BerkuasaTatatertib 9 bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan.
Perkara Tindakan telah diambil Catatan
(g) Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaansebelum 15 Mac tahun berikutnya:(Hanya diisi pada suku tahun pertama)(hanya Aset Hidup yang berkaitan sahaja)
Aset Hidup (Ikan)
(i) Laporan Tahunan Harta Modaldan Inventori (Kew.AI-8)
(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori (Kew.AI-13)
(iii) Laporan Tahunan Pelupusan IkanKerajaan (Kew.AI-20)
(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Ikan(Kew.AI-30)
(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AI-31)
Aset Hidup (Haiwan)
(i) Laporan Tahunan Harta Modaldan Inventori (Kew.AH-8)
(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori (Kew.AH-12)
(iii) Laporan Tahunan Pelupusan HaiwanKerajaan (Kew.AH-20)
(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Haiwan(Kew.AH-30)
(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AH-31)
Aset Hidup (Tumbuhan)
(i) Laporan Tahunan Tumbuhan(Kew.AT-8)
(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Tumbuhan(Kew.AT-13)
(iii) Laporan Tahunan Pelupusan TumbuhanKerajaan (Kew.AT-20)
(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Tumbuhan(Kew.AT-32)
(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AT-33)