KEARSIPAN · 2020. 6. 22. · iii Daftar Isi Prakata..... vi Bab 1 Arsip dan Kearsipan ..... 1

KEARSIPAN

(C2) KELAS X

Khurrotul A'yun

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

KEARSIPANSMK/MAK Kelas X© 2020Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Khurrotul A'yunEditor : Ely YuliantiDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Agista Dwi RevianaTahun terbit : 2020ISBN : 978-623-7591-83-2

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Prakata ..................................................................................................................... viBab 1 Arsip dan Kearsipan .......................................................................................... 1 A. Mengenali Arsip .................................................................................................................. 2 B. Mengenali Kearsipan ........................................................................................................ 4 C. Fungsi dan Peranan Kearsipan ...................................................................................... 4 D. Jenis-Jenis Arsip .................................................................................................................. 5 E. Tujuan Kearsipan ................................................................................................................ 7 F. Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan ............................................................................ 8 G. Siklus Hidup Arsip .............................................................................................................. 10 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 12

Bab 2 Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan ......................................... 17 A. Memahami Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan .......................... 18 B. Fungsi dan Tujuan Peraturan Perundang-Undangan Kearsipan ....................... 18 C. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.............................. 22 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 31

Bab 3 Peralatan Kearsipan .......................................................................................... 35 A. Memahami Peralatan Kearsipan ................................................................................... 36 B. Pertimbangan Pemilihan Peralatan Kearsipan ........................................................ 36 C. Macam-Macam Peralatan Kearsipan ........................................................................... 37 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 45

Bab 4 Penanganan Surat Masuk ................................................................................. 49 A. Mengenali Penanganan Surat Masuk ......................................................................... 50 B. Penanganan Surat Masuk dengan Menggunakan Buku Agenda ..................... 51 C. Penanganan Surat Masuk dengan Menggunakan Kartu Kendali..................... 55 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 63

Bab 5 Penanganan Surat Keluar ................................................................................. 67 A. Mengenali Penanganan Surat Keluar.......................................................................... 68 B. Penanganan Surat Keluar dengan Menggunakan Buku Agenda ..................... 69 C. Penanganan Surat Keluar dengan Menggunakan Kartu Kendali ..................... 70 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 76

Bab 6 Klasifikasi dan Indeks Arsip .............................................................................. 79 A. Klasifikasi Kearsipan .......................................................................................................... 80 B. Indeks Arsip .......................................................................................................................... 84 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 92

iv

Bab 7 Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................... 95 A. Memahami Sistem Penyimpanan Arsip ..................................................................... 96 B. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) .................................................................. 97 C. Sistem Kronologis (Chronological Filing System) ..................................................... 99 D. Sistem Geografis (Geographical Filing System) ......................................................... 101 E. Sistem Nomor (Numeric Filing System) ........................................................................ 103 F. Sistem Subjek (Subject Filing System) .......................................................................... 107 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 110

Bab 8 Penggunaan Arsip ............................................................................................. 115 A. Memahami Penggunaan Arsip ...................................................................................... 116 B. Penggunaan atau Layanan Arsip Aktif ....................................................................... 116 C. Penggunaan atau Layanan Arsip Inaktif .................................................................... 118 D. Penggunaan atau Layanan Arsip Statis ...................................................................... 119 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 125

Bab 9 Pemeliharaan Arsip ........................................................................................... 129 A. Preservasi Arsip ................................................................................................................... 130 B. Faktor Perusak Arsip .......................................................................................................... 131 C. Jenis Preservasi Arsip ........................................................................................................ 132 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 135

Bab 10 Evaluasi Penentuan Retensi Arsip .................................................................... 139 A. Nilai Guna Arsip .................................................................................................................. 140 B. Jadwal Retensi Arsip .......................................................................................................... 141 C. Prinsip-Prinsip dalam Penyusunan Jadwal Retensi Arsip .................................... 143 D. Tahapan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip .............................................................. 144 E. Contoh-Contoh Format Formulir .................................................................................. 146 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 148

Bab 11 Penyusutan Arsip .............................................................................................. 151 A. Cara Penyusutan Arsip ...................................................................................................... 152 B. Tahapan Penyusutan Arsip ............................................................................................. 155 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 162

Bab 12 Arsip Elektronik ................................................................................................. 167 A. Mengenali Arsip Elektronik ............................................................................................. 168 B. Karakteristik Arsip Elektronik ......................................................................................... 169 C. Jenis Umum Arsip Elektronik ......................................................................................... 170 D. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik ........................................................................... 171 E. Pemeliharaan Arsip Elektronik ....................................................................................... 172 F. Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik .............................................. 172 G. Musibah yang Mengancam Arsip Elektronik ........................................................... 173 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 175

v

Bab 13 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip ...................................... 179 A. Memahami Laporan Hasil Kegiatan Pengelolaan Arsip ....................................... 180 B. Fungsi Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip ................................ 181 C. Tujuan Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip ............................... 181 D. Teknik Membuat Laporan Evaluasi Hasil Kegiatan ................................................. 181 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 185

Glosarium.......... ................................................................................................................. 189Daftar Pustaka ................................................................................................................... 191Biodata Penulis .................................................................................................................. 195Biodata Konsultan ............................................................................................................. 196Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 197

vi

Prakata

Kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala bentuk dokumen yang terdapat dalam suatu organisasi. Sebagai salah satu kompetensi inti, pengetahuan tentang kearsipan diperlukan peserta didik dalam kompetensi keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran, utamanya dalam pengaplikasian kegiatan administrasi guna menyediakan segala bentuk data dan informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi. Pembahasan dalam buku ini tentang Kearsipan dan diberikan di kelas X. Buku kearsipan kelas X ini, disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK), terutama untuk kelompok bidang keahlian bisnis manajemen pada program keahlian manajemen perkantoran, khususnya untuk kompetensi keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran. Buku ini disesuaikan dengan Kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan spektrum keahlian pendidikan menengah kejuruan direktur jenderal pendidikan dasar dan menengah tahun 2016 bidang bisnis manajemen. Sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menegah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4678/D/KEP/MK/2016. Kompetensi dasar yang dibahas dalam buku ini, terdiri dari arsip dan kearsipan, norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan, peralatan kearsipan, penanganan surat masuk, penanganan surat keluar, indeks arsip, sistem kearsipan, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, retensi arsip, penyusutan arsip, pengelolaan arsip elektronik, serta evaluasi kegaiatan pengelolaan arsip. Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik dalam keterampilan cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan, serta cara bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan pembelajaran berfokus pada proses pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan nyata dan mempelajari konsep-konsep yang diintregasikan untuk memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari. Kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan maupun penyempurnaan akan diterima dengan senang hati, sehingga dapat memperkaya kualitas penyajian buku ajar ini. Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada kontributor naskah, editor isi, dan editor bahasa atas kerja samanya dalam penyelesaian buku ini. Mudah-mudahan, kita dapat memberikan yang terbaik demi kemajuan pendidikan di Indonesia.

Malang, Januari 2020

Penulis

Arsip dan Kearsipan 1

3.1 Memahami arsip dan kearsipan4.1 Melakukan pengelompokan arsip dan kearsipan

Kompetensi Dasar

1BAB

Setelah mempelajari arsip dan kearsipan, diharapkan peserta didik mampu1. menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan;2. menguraikan jenis-jenis arsip;3. menjelaskan tujuan arsip;4. menjelaskan asas dan ruang lingkup kearsipan;5. menjabarkan siklus hidup arsip;6. membedakan arsip dan kearsipan; serta7. menggolongkan jenis-jenis arsip.

Tujuan Pembelajaran

Arsip dan Kearsipan

Kearsipan 2

Pernahkah Anda merapikan dokumen-dokumen pribadi atau keluarga di rumah, seperti STNK, surat-surat kendaraan, Ijazah, foto-foto, dan semua hal yang penting di dalam kehidupan Anda? Semua dokumen berharga tersebut perlu penanganan serius, sehingga harus ditata rapi agar dapat ditemukan kembali dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Dokumen-dokumen penting tersebut dinamakan arsip. Arsip menggambarkan semua kegiatan yang telah dilakukan oleh seseorang. Apabila arsip tersebut masih bernilai guna, tentu tidak boleh asal menyimpannya. Kita memerlukan satu sistem penataan yang rapi, sehingga dapat diakses dengan mudah kapan pun arsip tersebut dibutuhkan. Nah, pada bab ini kita akan membahas lebih jauh apa yang dimaksud dengan arsip dan kearsipan.

Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan. Kita dapat mengetahui kisah masa lalu melalui rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip. Apalagi di zaman serba digital seperti sekarang ini, seseorang semakin mudah mengabadikan kisah kehidupannya dalam bentuk digital dalam sekali klik. Kegiatan sehari-hari dapat didokumentasikan dengan sekali capture melalui berbagai perangkat.

Arsip dianggap sangat berperan dalam proses kegiatan sehari-hari, contohnya arsip pribadi yang kita miliki seperti ijazah, akta kelahiran, surat-surat kendaraan, kartu identitas, dan lain sebagainya. Bahkan foto sehari-hari juga menjadi arsip penting yang dirasa perlu diabadikan dengan menyimpannya di galeri perangkat ataupun di berbagai media online.

A. Mengenali Arsip

Secara etimologi, arsip berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya “peti untuk menyimpan sesuatu". Semula, pengertian arsip merujuk pada tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Sementara itu, dalam bahasa Latin, arsip dikenal dengan istilah felum (bundel) yang berarti “tali atau benang”, sedangkan dalam bahasa Belanda, arsip dinyatakan sebagai archief, dan dalam bahasa Jerman disebut archivalen yang berarti “warkat”. Arsip dalam bahasa Inggris adalah archieve yang berarti “kumpulan atau warkat”, record berarti “catatan”, dan file yang berarti “sekumpulan informasi” (Zulkarnain, 2018). Pendapat lain dari para ahli mengenai istilah arsip diuraikan sebagai berikut.1. Atmosudirdjo (1982) menyatakan istilah lain dari arsip yaitu file dan record.

Atmosudirdjo memberikan pengertian file dan records sebagai berikut.a. File berarti

1) wadah, tempat, map, ordner, kotak, lemari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip;

2) kumpulan teratur (systematic) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartu-kartu, mikrofilm-mikrofilm, dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian;

3) setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematik dan berurut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen, dan sebagainya; serta

4) setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur.

b. Record dapat berarti1) setiap catatan apa saja yang dicatat untuk disimpan;2) setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bukti (alat

pembuktian) pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian;


3) register, daftar, monument, dan sebagainya pada saat bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, direkam;

4) fakta-fakta atau data mengenai sesuatu yang dicatat dengan cara tertentu, misalnya jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya;

5) plat atau piringan hitam dan pita rekaman; serta6) suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh pejabat resmi.

2. Arsip merupakan suatu bukti dari kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata (tangible) sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali.

3. Menurut The Liang Gie (1996) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa “arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.”

4. Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono (2018) dalam bukunya Manajemen dan Etika Perkantoran memberikan tiga pemahaman tentang arsip sebagai berikut.a. Arsip harus merupakan bukti dari satu kejadian.b. Arsip harus disimpan dalam bentuk nyata, seperti media kertas, film, dan

magnetik. Arsip kertas merupakan data-gambar-teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna, atau berat kertas. Arsip film disimpan pada film atau microfilm. Arsip media magnetik disimpan melalui penulisan kode secara magnetik terkait dengan komputer.

c. Arsip harus dapat dengan segera ditemukan kembali (retrievable).Dengan demikian, definisi arsip secara sederhana adalah naskah-naskah yang digunakan dan disimpan oleh lembaga pemerintah maupun swasta untuk membantu pekerjaan kantor.

5. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)Arsip merupakan dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya) yang dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan, dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

6. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Pasal 1, ayat 2).

Berdasarkan berbagai rumusan yang telah diuraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa1. terdapat beberapa penggunaan kata dalam istilah arsip, seperti record, file, archief

yang pada dasarnya mempunyai pengertian yang sama;2. berdasarkan beberapa rumusan tentang, pengertian arsip lebih menekankan pada

penggunaan istilah arsip dalam arti kumpulan warkat atau kumpulan informasi;3. dikatakan sebagai arsip jika merupakan bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa;4. arsip merupakan dokumen tertulis, lisan, bergambar yang disimpan dalam media

tulis atau elektronik; serta5. arsip juga dikatakan sebagai wadah atau tempat penyimpanan naskah atau warkat.

Kearsipan 4

B. Mengenali Kearsipan

Information and Image Management (Ricks:1992) menyebutkan bahwa manajemen kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip (life cycle of a records) yang terdiri dari fase penciptaan dan penerimaan (creation and receipt), pendistribusian (distribution), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance), dan penyusutan (disposition) suatu arsip.

Kearsipan atau records management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 1 menyebutkan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Lebih jauh pada ayat 24 menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Berdasarkan rumusan tentang kearsipan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa kearsipan merupakan suatu proses penyelenggaraan kearsipan, meliputi beberapa kegiatan yang mengatur penciptaan dan penerimaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan yang digunakan untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

C. Fungsi dan Peranan Kearsipan

1. Fungsi Kearsipan Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu bagian penunjang dalam menentukan kelancaran kegiatan yang bersifat operasional. Melalui kearsipan, data dan informasi diperoleh dengan cepat dan tepat. Priansa dan Agus (2013) menyebutkan fungsi kearsipan sebagai berikut.a. Sebagai alat penyimpanan warkat.b. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi bear yang menyelenggarakan

sistem sentralisasi.c. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan.d. Alat perekam perjalanan organisasi.e. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan.f. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasig. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan

data.h. Sumber informasi peristiwa kegiatan yang terjadi di kantor.

2. Peranan KearsipanKearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam


kegiatan perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan lampiran, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2000). Sementara itu, menurut Sedarmayanti (2003) peranan arsip sebagai berikut.a. Alat utama ingatan informasi Kearsipan mempermudah manusia dalam menyediakan informasi sebagai

bahan pengingat apabila diperlukan.b. Bahan atau alat pembuktian Berbagai informasi yang terekam, suatu saat akan mempunyai nilai guna sebagai

alat bukti autentik yang dapat memberikan petunjuk terjadinya suatu peristiwa. c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan Perencanaan dan pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan cenderung

membutuhkan data-data yang relevan. Di sinilah peranan kearsipan mampu menyediakan data sebagai bahan yang digunakan dalam perencanaan serta digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

Kegiatan kearsipan akan menjadi tolok ukur dalam memberikan bahan pengingat dengan akurasi yang tinggi terhadap kegiatan yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Semua kegiatan kearsipan mampu menyediakan informasi yang dapat

digunakan dalam kegiatan-kegiatan bersifat ilmiah.

D. Jenis-Jenis Arsip

Terdapat beberapa jenis arsip yang dapat digolongkan menjadi beberapa macam (Sugiarto, 2012). Jenis-jenis arsip menunjukkan terdapat karakteristik yang berbeda pada masing-masing arsip yang dijabarkan sebagai berikut. 1. Berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibedakan menjadi berikut.a. Arsip berbentuk lembaran kertas Arsip yang secara fisik berbentuk naskah, seperti surat, naskah perjanjian atau

kontrak kerja sama, notulen rapat, berita acara, laporan, bon penjualan, tabel-tabel gambar atau bagan, dan kuitansi.

b. Arsip elektronik Arsip elektronik, contohnya mikrofilm, piringan hitam, pita rekaman, compact

disk, flashdisk, DVD, dan sebagainya.2. Berdasarkan Subjek atau Isinya

Berdasarkan subjek atau isinya, arsip diklasifikasikan menjadi empat.a. Arsip keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.

Contohnya, laporan keuangan, surat penagihan, serta daftar gaji dan surat pertanggungjawaban (SPj).

b. Arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contohnya, surat lamaran pekerjaan, daftar kehadiran pegawai, dokumen penilaian pegawai, dan surat kenaikan pangkat.

Kearsipan 6

c. Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran. Contohnya, surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian kerja sama, daftar penjualan, daftar pembelian, dan daftar harga barang.

d. Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah pendidikan. Contohnya, program pengajaran, silabus, KI/KD, rapor, ijazah, dan sebagainya.

3. Berdasarkan Nilai atau KegunaannyaMilton Reitzfeld dalam Zulkarnaen (2018) menyebutkan bahwa berdasarkan nilai dan kegunaannya, arsip mempunyai tujuh nilai yang meliputia. nilai kegunaan administrasi (values for administrative use);b. nilai kegunaan hukum (values for legal use);c. nilai kegunaan keuangan (values for fiscal use);d. nilai kegunaan kebijakan (values for policy use);e. nilai kegunaan pelaksanaan kegiatan (values operating use);f. nilai kegunaan sejarah (values for historical use); dang. nilai kegunaan penelitian (values for research).

4. Berdasarkan Sifat KepentingannyaBerdasarkan sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, di antaranya sebagai berikut.a. Arsip nonesensial Arsip nonesensial merupakan arsip yang tidak perlu disimpan dalam waktu

lama. Biasanya arsip jenis ini tidak membutuhkan proses pengolahan dan penyimpanan dalam waktu yang terlalu lama. Jika terpaksa harus disimpan, paling lama penyimpanannya maksimal 1 tahun. Isinya cenderung seperti halnya surat undangan, surat pengumuman hari libur, surat penggunaan apel bendera merah putih, memo, nota, dan sebagainya.

b. Arsip biasa Arsip biasa merupakan arsip yang masih mempunyai nilai guna, akan tetapi

sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu, biasanya masih harus disimpan selama 2—3 tahun. Berikut yang termasuk arsip biasa di antaranya surat permohonan cuti, surat perintah perjalanan dinas, surat pesanan barang, dan sebagainya.

c. Arsip penting Arsip penting merupakan arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,

keuangan, dokumentasi sejarah, dan sebagainya. Contohnya, surat keputusan, surat mutasi keluarga, daftar riwayat hidup, dan sebagainya.

d. Arsip vital Arsip vital merupakan arsip yang bersifat permanen, langgeng, dan disimpan

untuk selama lamanya, misalnya akta, buku induk pegawai, dokumen kepemilikan gedung, dan lain-lain.

5. Berdasarkan FungsinyaMenurut fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.a. Arsip dinamis Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis terdiri dari tiga macam, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif.


1) Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering dipergunakan untuk kelangsungan kerja.

2) Arsip semi aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3) Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan perkantoran sehari-hari.

Sumber: Khurrotul A’yun

6. Berdasarkan KeasliannyaMenurut keasliannya, arsip dibedakan menjadi empat macam sebagai berikut.1. Arsip asli merupakan arsip yang isinya secara langsung diketik atau ditulis.

Biasanya merupakan lembar pertama dari arsip rangkap.2. Arsip tembusan atau tindasan merupakan arsip yang dalam pembuatannya

merupakan rangkap dari arsip asli.3. Arsip salinan merupakan arsip yang mempunyai isi sama persis dengan arsip

asli atau bentuk kopian dari arsip asli.4. Arsip petikan merupakan arsip yang berisikan bagian dari arsip asli.

E. Tujuan Kearsipan

Kearsipan bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 3 menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan sebagai berikut.1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak perdata rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Kearsipan 8

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik terpercaya.

F. Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan

1. Asas Kearsipan Penyelenggaraan kearsipan di Indonesia dilaksanakan berdasarkan asas-asas

yang terdapat dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 4 tentang kearsipan. Dalam undang-undang disebutkan bahwa kearsipan dilaksanakan berasaskan sebagai berikut.a. Kepastian hukum Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan

selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijaksanaan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

b. Keautentikan dan keterpercayaan Asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

c. Keutuhan Asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan

arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

d. Asal-usul (principle of provenance) Asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola

dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance). Arsip harus melekat pada konteks penciptanya, dalam arti tidak tercampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain.

e. Aturan asli (principle of original order) Asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata

sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

f. Keamanan dan keselamatan Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan

keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya, baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.


g. Keprofesionalan Asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan

oleh sumber daya manusia yang profesional atau memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

h. Keresponsifan Asas “keresponsifan” adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas

permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya jika terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan, atau kehilangan arsip.

i. Keantisipatifan Asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada

antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan, antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

j. Kepartisipasifan Asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan

ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.k. Akuntabilitas Asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan

arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus dapat merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

l. Kemanfaatan Asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan

manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.m. Aksesibilitas dan kepentingan umum Asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan

kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip. Sementara itu, asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

2. Ruang Lingkup KearsipanUndang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 5 menyebutkan bahwa ruang lingkup kearsipan sebagai berikut.a. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan

kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.

Kearsipan 10

G. Siklus Hidup Arsip

Semua arsip mempunyai siklus hidupnya masing-masing. Dokumen yang dibuat dengan alasan secara hukum, keuangan, atau alasan administratif, umumnya mempunyai siklus hidup yang panjang, serta memiliki nilai guna dan nilai historis. Penanganan arsip mulai dari diciptakannya arsip sampai pada pemusnahan arsip, membentuk sebuah siklus dan tahapan yang dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini.

Tahapan dalam siklus hidup arsip dimulai dari tahapan creation, usage, storage sampai pada tahapan disposal.1. Creation (Penciptaan Arsip)

Penciptaan arsip merupakan kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik dengan cara mengetik menggunakan aplikasi pengolah kata, mengetik dalam konsep elektronik mail, membuat dokumen dengan menggunakan aplikasi pengolah angka, desain formulir, proses korespondensi, pembuatan laporan, merekam, capture gambar, recording suara, dan sebagainya.


2. Usage (Penggunaan Arsip)Penggunaan arsip merupakan suatu kegiatan menyajikan arsip atau memanfaatkan arsip untuk kepentingan organisasi. Hal ini biasanya berkaitan erat dengan proses pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Kegiatan ini bertujuan untuk menyedihkan data atau informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.

3. Storage (Penyimpanan Arsip)Penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan menyimpan arsip berdasarkan sistem tertentu yang digunakan oleh suatu organisasi. Terdapat beberapa sistem penyimpanan yang biasa digunakan, misalnya sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, sistem masalah, dan sistem abjad. Masing-masing menentukan prosedur dan langkah yang berbeda dalam penyimpanannya.

4. Disposal (Penyusutan Arsip)Penyusutan arsip merupakan segala tindakan atau kegiatan pemindahan fisik arsip yang sudah berakhir serta tidak mempunyai nilai guna. Secara teknis, penyusutan arsip mencakup pemindahan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi, serta penyerahan arsip statis secara selektif ke lembaga kearsipan


Tugas KelompokBentuklah kelompok yang terdiri dari 4 orang. Kemudian buatlah tabel serta diskusikan untuk melengkapi isi tabel di bawah ini.1. Membedakan arsip dan kearsipan.

No. Konsep Pengertian Perbedaan

1 Arsip

2 Kearsipan

2. Menggolongkan jenis-jenis arsip.

No. Penggolongan Jenis-Jenis Arsip Contoh

1 Berdasarkan Wujudnya Lembaran Kertas Elektronik

2

3. Uji Praktika. Buatlah powerpoint yang menarik tentang perbedaan arsip dan kearsipan serta

penggolongan jenis-jenis arsip beserta contohnya. b. Kemudian ubahlah (convert) file powerpoint kalian menjadi video. c. Setelah itu unggah file video di channel youtube kalian.

Rangkuman

Arsip merupakan bukti dari suatu kegiatan, sedangkan kearsipan merupakan suatu proses penyelenggaraan kearsipan yang meliputi beberapa kegiatan, seperti mengatur penciptaan dan penerimaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan yang digunakan untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Terdapat beberapa jenis arsip yang dapat digolongkan menjadi beberapa macam. Jenis-jenis arsip menunjukkan karakteristik yang berbeda pada masing-masing arsip. Jenis-jenis arsip dibagi berdasarkan wujud, subjek, isi, nilai/kegunaan, sifat kepentingan, fungsi, dan keasliannya. Arsip tersebut dikelola berdasarkan asas yang diatur dalam undang-undang.

Asas dan ruang lingkup kearsipan di Indonesia mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009. Pengaturan siklus hidup arsip terdiri dari kegiatan creation (penciptaan arsip), usage (penggunaan arsip), storage (penyimpanan arsip), dan disposal (penyusutan arsip).

Kearsipan 12

Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah jawaban yang paling tepat.1. Kata arsip dalam berbagai negara berbeda-beda walaupun mempunyai makna

yang sama. Secara etimologi, arsip berasal dari bahasa Yunani, biasanya dinyatakan dengan istilah archium, yang berarti ….a. bundelb. warkatc. petid. felume. wadah

2. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah ….a. arsip harus merupakan bukti dari satu kejadianb. arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam

dalam bentuk nyata (tangible) sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali

c. wadah, tempat, map, ordner, kotak, lemari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip

d. rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

e. register, daftar, monumen dan sebagainya pada saat bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, atau direkam

3. Sistem dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali dinamakan ….a. filling systemb. records managementc. distributiond. maintenancee. creation and receipt

4. Compact disk, flashdisk, DVD, dan mikrofilm termasuk jenis arsip …. a. lembaranb. manualc. elektronikd. kepegawaiane. hukum


5. Di bawah ini merupakan arsip dilihat dari nilai kegunaannya, kecuali ….a. nilai kegunaan administrasi (values for administrative use)b. nilai kegunaan hukum (values for legal use)c. nilai kegunaan praktis (values for practice use)d. nilai kegunaan keuangan (values for fiscal use)e. nilai kegunaan kebijakan (values for policy use)

6. Arsip yang tidak perlu disimpan dalam waktu lama. Biasanya arsip jenis ini tidak membutuhkan proses pengolahan dan penyimpanan yang terlalu lama. Jika terpaksa harus disimpan, paling lama penyimpanannya maksimal 1 tahun. Isinya cenderung seperti halnya surat undangan, surat pengumuman hari libur, surat penggunaan apel bendera merah putih, memo, nota, dan sebagainya. Arsip demikian termasuk arsip ….a. biasab. pentingc. nonesensiald. dinamise. aktif

7. Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip merupakan asas kearsipan ….a. kepastian hukumb. keautentikan c. keutuhand. asal-usule. aturan asli

8. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan merupakan salah satu dari … arsip.a. macamb. jenisc. fungsid. peranane. asas

9. Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance). Arsip yang dapat melekat pada konteks penciptanya sehingga tidak tercampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain merupakan asas penyelenggaraan kearsipan ….a. kepastian hukumb. keautentikan c. keutuhand. asal-usule. aturan asli

Kearsipan 14

10. Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Selain itu, penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya, baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia. Hal ini merupakan asas penyelenggaraan kearsipan ….a. kepastian hukumb. keautentikan c. keutuhand. keamanan dan keselamatane. aturan asli

11. Di bawah ini yang bukan merupakan life cycle of a records adalah ….a. penciptaan dan penerimaanb. distributionc. penggunaand. maintenancee. disruption

12. Creation and receipt merupakan fase daur hidup arsip yang berupa ….a. pemeliharaan dan penyusutanb. penggunaan dan penyusutanc. penciptaan dan penerimaand. penggunaan dan penerimaane. pendistribusian dan penggunaan

13. Surat penagihan, daftar gaji, dan SPj merupakan arsip ….a. keuanganb. pendidikanc. kepegawaiand. pemasarane. administrasi

14. Surat penawaran, surat pesanan, dan surat perjanjian kerja sama merupakan arsip ….a. keuanganb. pendidikanc. kepegawaiand. pemasarane. administrasi

15. Tahapan creation, usage, storage sampai pada tahapan disposal merupakan tahapan dalam siklus .…a. life cycle of managementb. life cycle of record managementc. life cycle of functional managementd. life cycle of cycling managemente. life cycle of standart management


B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Setiap catatan apa saja yang dicatat untuk disimpan disebut …. 2. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematik dan berurut atas

barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen, dan sebagainya disebut ….

3. Secara etimologi, arsip dinyatakan dengan istilah archium dari bahasa …. 4. Pengertian arsip terdapat pada UU RI Nomor 43 tahun 2009, yaitu pasal …. 5. Kegiatan kearsipan akan menjadi tolok ukur dalam memberikan bahan pengingat

dengan akurasi yang tinggi terhadap kegiatan yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi. Hal ini merupakan peranan arsip sebagai ….

6. Program pengajaran, silabus, KI/KD, rapor, dan ijazah merupakan arsip …. 7. Arsip yang mempunyai isi sama persis dengan arsip asli atau kopian dari arsip asli,

disebut ….8. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara merupakan … kearsipan.

9. Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip merupakan asas ….

10. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip merupakan asas ….

Kearsipan 16

C. Soal Esai UraianJawablah dengan ringkas dan benar.1. Buatlah definisi tentang arsip dan kearsipan menurut pendapat kalian masing-

masing, kemudian berdasarkan pengertian tersebut sebutkanlah perbedaan di antara keduanya.

2. Manajer bagian pemasaran salah satu perusahaan elektronik meminta catatan hasil rapat tentang acara launching product terbarunya (notulen) kepada bagian kearsipan, sebagai dasar dalam menyusun program bagian pemasaran. Jelaskan peranan kearsipan berdasarkan kasus tersebut.

3. Berikanlah contoh dalam kehidupan Anda sehari-hari yang menunjukkan bahwa peranan kearsipan dapat memberikan bahan atau alat pembuktian!

4. Lihatlah gambar di bawah ini.


Jabarkahlan proses life cycle of record manajemen dengan menggunakan contoh dalam kehidupan sehari-hari.

5. Perkembangan teknologi informasi di era digital sangat cepat dan signifikan sehingga memengaruhi bentuk data dan informasi yang beredar. Hal ini secara esensial mempengaruhi pengelolaan arsip secara keseluruhan. Berikanlah tanggapan Anda bagaimanakah seharusnya pengelolaan arsip di era digital ini.

KEARSIPAN · 2020. 6. 22. · iii Daftar Isi Prakata..... vi Bab 1 Arsip dan Kearsipan ..... 1

Documents

Transcript of KEARSIPAN · 2020. 6. 22. · iii Daftar Isi Prakata..... vi Bab 1 Arsip dan Kearsipan ..... 1