KATA PENGANTAR - Official Site of WIDADA, SE.,MM...
Transcript of KATA PENGANTAR - Official Site of WIDADA, SE.,MM...
Disusun Oleh : Widada, SE., MM
BAB IPENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangSistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan
siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi
yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa.
Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan
menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi
Siklus Keuangan
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan
yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu
melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang,
penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.
Dalam pembahasan kali ini kami akan mengadakan pembelajaran siklus
pendapatan pada PT. Wahana Cipta Prioritas.
1.2. Rumusan dan Batasan Masalah
1.2.1. Rumusan Masalah
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain system umum siklus
pendapatan.
1.2.2. Batasan Masalah
Luasnya siklus transaksi bisnis, maka penulis akan membatasi penyusunan penulisan ilmiah ini pada siklus pendapatan.
Penanggung Jawab
Team Manajemen ( BPH )Badan Pengurus Harian
Karyawan
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian dalam penulisan ini adalah :
1. Ingin mengetahui desain system umum siklus pendapatan.
2. Untuk mengetahui langkah desain siklus pendapatan
1.4. Manfaat Penelitian
Meningkatkan pemahaman bagi mahasiswa Universitas Gunadarma mengenai desain dan perencanaan siklus pendapatan.
1.5. Objek Penelitian
Objek dari penulisan ilmiah ini pada usaha Trifan yang didirikan pada tanggal 1 September 2008 (1 Ramadhan 1429) dan beralamat di Jl. Anggrek no. 43 Rt. 02 / 06 Bekasi Timur 17117.
Struktur yang ada pada usaha Trifan adalah sebagai berikut :
BAB IIPEMBAHASAN
2.1. Siklus PendapatanSistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan
siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi
yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa.
Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan
menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi
Siklus Keuangan
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan
yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu
melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang,
penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
(Lihat Gambar 1).
Gambar 1
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat
ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan
tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :
Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah
system informasi. Gambar 2 Menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual
beli dan subsistem-subsistem system informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli
barang. Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari
pemasok dan menjual barang tersebut ke pelanggan.
Siklus Siklus
Pendapatan Pengeluaran
Gambar 2 sebelah kiri menunjukkan siklus pendapatan atau revenue cycle
yang berisi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan proses pendapatan.
Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam system order entry/penjualan,
system penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam
Sistem Order Entry / Penjualan
Sistem Order Entry / Penjualan
Sistem Order Entry / Penjualan
Sistem Order Entry / Penjualan
Sistem Order Entry / Penjualan
Sistem Order Entry / PenjualanGambar 2
system inventaris dan system general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan
menyertakan :
Pendapatan dan pencatatan order pelanggan
Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas
Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang
akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh
akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui
penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai
dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang
dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan
tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah
disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.
Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan. Beberapa teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan
awal. Fungsi siklus pendapatan diantaranya adalah :
2.2. Analisis Sistem
Tahap analisis system dilakukan untuk memperoleh informasi tentang system
yang sedang berlaku. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap
analisis system, yaitu menentukan kebutuhan informasi, melakukan survey untuk
menentukan kelemahan system dan pemecahan system.
2.2.1 Flowchart Manual
Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar
mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Berikut contoh bagan arus
(flowchart) manual yang sangat sederhana pada gambar 3 :
Gambar 3( Perlu diingat ! tidak ada dua organisasi yang identik, ditampilkan flowchart sederhana )
2.2.2 Kebutuhan Sistem
Gambar 6 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam
siklus pendapatan. Ini yang akan menentukan kebutuhan system siklus pendapatan
secara umum.
Gambar 6
2.2.2.1 Entri Pesanan Penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil
direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan.
Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan,
memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan
persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
a. Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat,
melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan.
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah
dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan
sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site,
tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.
b. Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses.
Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit
formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini,
menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan
untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan
memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening
yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu
pemeriksaan batas.
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru,
ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika
pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar.
Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan
untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai
perkiraan tanggal pengiriman.
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut,
pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file
persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian
akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis
barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu
pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk
melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.
d. Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-
perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen
pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk
mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci
mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk
memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM
seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan
yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi
pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
2.2.2.2 Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari
dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
a. Ambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan
penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja
bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk
mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk
mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke
departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan
meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga
memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.
b. Mengirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan
jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara
langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan
tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman
menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan
mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari
dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan
untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan
harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen
pengiriman untuk catatan mereka.
2.2.2.3 Penagihan dan Piutang Usaha
a. Penagihan
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang
dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas
pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari
entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan
informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan
jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus
penjualan lainnya dari departemen penjualan.
b. Pemeliharaan data piutang usaha
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller,
melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan
untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening
tersebut ketika pembayaran diterima.
2.2.2.4 Penagihan Kas
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang
yang melapor pada bendahara, menagani kiriman uang pelanggan dan
menyimpannya di bank.
Dalam siklus pendapatan dokumen yang dibutuhkan diantaranya adalah :
2.2.3 Kelemahan Sistem
Setelah mendapat kebutuhan system dan contoh flowchart manual siklus pendapatan,
maka tahap selanjutnya adalah menganalisa kelemahan system. Dalam flowchart tersebut
kelemahan system adalah sebagai berikut :
Tidak menggunakan komputer, maka pengarsipan sangat mudah rusak dan hilang.
Dokumentasi yang tidak ada antara lain shipping order, credit/debt memo, dan
shipping report.
Dan masih banyak lagi yang dapat dianalisa.
2.2.4 Laporan Hasil Analisis Sistem
Laporan hasil analisis system sangat penting karena berperan sebagai
landasan bagi pengambilan keputusan. Dalam tahap – tahap sebelumnya, dapat
diketahui hal – hal yang dapat dijadikan laporan hasil analisis system, yaitu :
Dalam era globalisasi dan siklus bisnis yang kian maju, tidak terkecuali siklus
pendapatan diperlukan system yang terkomputerisasi demi memenuhi
pelayanan pelanggan
Melengkapi dokumentasi untuk melakukan pengendalian.
Pemisahan tugas karyawan perlu diperinci kembali
BAB IIIDesain Sistem Secara Umum
Siklus Pendapatan
3.1. Desain Model
Tahap selanjutnya dalam siklus system informasi adalah tahap perancangan.
Tahap kedua ini memiliki dua alternative, yaitu merancang system informasi yang
baru atau memilih komputer yang sesui dengan kebutuhan. Pekerjaan rancangan
dimulai dari merancang keluaran.
3.1.1 Output
Output dari system informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output
berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan
perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang perlu
dipertimbangkan, yaitu :
Merancang format laporan
Merancang isi laporan
Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain.
Berikut ini contoh laporan output dalam siklus pendapatan.
Gambar 7
Grafik Penjualan dan Peramalan
0100200300400500600700800900
1 2 3
Tahun
Unit Penjualan
Peramalan
3.1.2 Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian
berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan. Berikut
contoh faktur penjualan
3.1.3 Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan system
terkomputerisasi. Yang dibutuhkan dalam perancanga database siklus pendapatan
adalah :
TrifanJl. Anggrek No. 43 Bekasi Timur 17117
Jumlah yang harus : Dibayarkan : Tanggal :
Dikirim ke : Wiraniaga :
Dijual Kepada : Dikirim lewat :
Nomor produk Jumlah Harga / unit Jumlah Ket
TotalTermin : Biaya Angkut : Pajak Penj :Pot Penj :
3.1.4 Teknologi
Dalam siklus pendapatan, dapat menggunakan teknologi seperti Kode produk
universal ( Universal Product Kode - UPC ) Untuk mengidentifikasikan produk
dan teknologi scanning, seperti pada terminal eceran di titik penjualan (point of
sale-POS).
POS adalah teknologi essensial lainnya. Kode bar UPC di scan dengan
teknologi POS pada anjungan keluar di toko eceran merupakan cara mengenali
barang dan memberitahukan dengan cepat sehingga persediaan disiapkan lagi
untuk dijual kembali. Ini sangat penting dalam dunia eceran , dimana permintaan
pelanggan atas produk tertentu dapat dilakukan dan juga berubah dengan cepat .
Apa yang terjual tahun lalu, bulan lau, atau bahkan minggu lalu bukan lagi
merupakan yang diinginkan pelanggan
Saat ini juga terdapat cara lain untuk meningkatkan proses entri pesanan
penjualan melibatkan penggunaaan Electronic Data Interchange (EDI) untuk
berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI,
toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka langsung ke sistem pesanan
penjualan
3.1.5 Pengendalian
Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus
pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas
dilakukan secara efisien dan efektif.
1. Kehilangan data
Akibat :
Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup
perusahaan.
Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan
penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab
hukum.
Pengendalian :
File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara
teratur.
Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja
Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang
penting.
2. Kinerja yang kurang baik
Akibat :
Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :
Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem
kerja dan kinerja karyawan.
3.1.5.1. Pengecekan Purchase Order pelanggan
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang DilakukanPengendalian Masukan
- PO yang masuk merupakan PO palsu.
- PO rusak tidak bisa terbaca.
- Pemeriksaan tanda tangan pejabat di perusahaan pelanggan beserta cap perusahaan.
- Konfirmasi langsung ke pelanggan mengenai pesanannya melalui telepon.
Pengendalian Proses
- Kesalahan pengecekan oleh petugas CSR.
- Tidak adanya otorisasi baik secara umum maupun untuk PO yang bermasalah dalam hal jumlah pesanannya.
- Database pelanggan tidak update.
- Pengecekan ulang walaupun oleh petugas yang sama.
- Otorisasi dilakukan oleh petugas pengecekan untuk PO-PO yang nilainya wajar. Otorisasi oleh Sales Manager apabila PO pelanggan melewati credit limit-nya, gross margin dibawah yang ditetapkan dan nilai order kurang dari dua juta. Sedangkan Otorisasi Direktur Keuangan apabila ada PO dengan gross margin negatif.
- Pengecekan database pelanggan sewaktu-waktu oleh bagian AR Control.
Pengendalian Keluaran
- PO tidak terproses oleh bagian CSR.
- PO hilang karena tidak ada dokumentasi.
- PO diberi tanda bahwa PO tersebut telah diproses dan kemudian diarsip menurut nama pelanggan.
3.1.5.2. Pembuatan Delivery Order (DO)
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang DilakukanPengendalian Masukan
- Misinformasi antara bagian CSR dengan bagian Gudang.
- Staf Gudang lupa akan DO yang akan dibuat.
- Catatan Persediaan Gudang hilang atau diubah-ubah.
- Pengiriman pesanan pelanggan dengan email dan juga akan diberitahu dengan telepon.
- Staf Gudang dapat menghubungi bagian CSR untuk konfirmasi pesanan.
- Catatan Persediaan Gudang hanya dapat diakses oleh staf Gudang.
Pengendalian Proses
- Salah isi dokumen DO diakibatkan ketidak-telitian staf Gudang.
- Nomor DO dibuat tidak urut.
- Nomor pada DO digunakan dua kali untuk pesanan yang berbeda.
- Penyalahgunaan DO yang salah cetak.
- Tidak ada otorisasi baik kepada DO maupun pengeluaran barang dari Gudang.
- Persediaan Gudang tidak cukup dengan pesanan yang datang.
- Pengisian dengan nomor urut DO (walau belum prenumbered) yang hanya diketahui oleh staf Gudang.
- Pengecekan kembali oleh staf yang mengisi DO (on-screen verification).
- Eliminasi DO yang salah cetak (sobek-sobek) sehingga tidak bisa digunakan lagi.
- Otorisasi oleh Manajer Gudang untuk semua DO yang dibuat karena berhubungan dengan barang yang keluar juga.
- Pembuatan DO dilakukan sampai dengan barang yang ada tersedia.
Pengendalian Keluaran
- Pemeriksaan (stock opname) gudang baik oleh Auditor internal maupun oleh Auditor eksternal.
- DO dengan barang yang akan dikirim tidak sama secara kuantitasnya.
- DO dan barang yang dikirimkan tidak sampai ke pelanggan.
- DO dan barang mengalami kerusakan saat pengiriman.
- Bagian Gudang mencatat barang keluar ke Catatan Persediaan Gudang yang hanya dapat diakses oleh bagian gudang.
- Salah satu lembar DO diarsip menurut nama pelanggan di bagian Gudang.
- Pengecekan kembali antara jumlah pada DO dengan jumlah barang yang dikirim.
- Perjanjian tertulis dengan transportir bahwa transportir akan mengantarkan barang (juga DO secara tidak langsung) ke pelanggan dengan baik.
3.1.5.3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang DilakukanPengendalian Masukan
- DO yang kembali rusak dan tidak dapat terbaca.
- DO yang kembali tidak ada tanda tangan pelanggan (barang tidak sampai).
- Bukti untuk membuat Faktur Penjualan hanya berasal dari DO dari pelanggan
- Perlindungan oleh transportir/kurir.
- Apabila masih dapat terbaca, DO yang kembali masih diakui dan dipakai untuk membuat Faktur Penjualan.
- Meminta tanda terima ulang kepada pelanggan.
- Bagian Billing dapat meminta arsip DO kepada bagian Gudang.
Pengendalian Proses
- Kesalahan pengisian atau pengisian form yang terlewatkan oleh staf billing
- Nomor faktur tidak urut dimasukkan.
- Nomor faktur digunakan oleh beberapa transaksi yang berbeda.
- Penyalahgunaan Faktur yang salah cetak.
- Tidak ada otorisasi.
- Pengecekan ulang sebelum dicetak (on-screen verification) oleh staf yang sama dengan yang mengisi faktur.
- Nomor faktur ditulis dengan urut dan hanya staf billing yang mengetahui nomor tersebut.
- Eliminasi (sobek-sobek) faktur yang salah cetak sehingga tidak bisa dipakai kembali.
- Otorisasi oleh pejabat setingkat manajer.
Pengendalian Keluaran
- Tidak ada bukti faktur penjualan.
- Pemeriksaan dari kantor pajak.
- Faktur tidak sampai kepada pelanggan.
- DO dari pelanggan hilang/dibuang.
- Salinan keenam faktur disimpan sebagai arsip bersama DO kembali.
- Perusahaan mencetak lembar kedua dan ketiga faktur untuk keperluan pajak perusahaan.
- Staf billing mengantarkan langsung ke pelanggan.
3.2. Laporan Hasil Desain Secara Umum
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag.
Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang
dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
2. Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang
bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat
tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian
tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan
tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.
3. Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang
(biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang.
Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order
Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
4. Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut
Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari
bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat
nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut
antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl
pengiriman.
5. Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi
suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag.
Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan
kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian
membuat faktur yang sesuai.
6. Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang
diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file
pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian
membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable
form. Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch
atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih
canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung
mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan
disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di
proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file
konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan
kode konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk
mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah
barang yang dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur
beserta tembusannya.
Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang
dagang.
Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file
Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual,
sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file
piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang
menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat
sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
Fungsi Piutang terkait :
1. Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota
pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang
dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
2. Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah
dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian
ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk
mengurangi piutang pelanggan.
3. Piutang Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang
yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar
pembantu).
4. Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan
pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening
pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan
piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang
1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan
dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang
yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada
penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat
memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan piutang
Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur
piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat
penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang
menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga
harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga proses pengendalian)
dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang
tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan
ditagih kembali.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke
para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan
tersebut.
Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang
akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai.
Empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan,
pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus
didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. SIA
juga harus memsukkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk
menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam
penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.
4.2 Saran
Saran dalam perusahaan yang menggunakan system komputerisasi dalam siklus
pendapatan adalah sebagai berikut :
Daftar Pustaka
Bodnar, George H dan William S. Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan oleh Julianto Agung Saputro dan Lllis Setiawati. Salemba Empat.Jakarta. 2006
Joseph W Wilkinsion, Sistem Akuntansi Dan Informasi. Terjemahan agus Maulana. Binarupa aksara. Jakarta. 1993
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem
Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Jakarta :
Salemba Empat. 2005
Tata sutabris, Sistem Informasi akuntansi. Andi. Yogyakarta. 2004
Zaki baridwan, Sistem Informasi Akuntansi. BPFE UGM. Yogyakarta.1993
Soal :
1. Berikut ini adalah siklus aktivitas bisnis, kecuali :a. Siklus Pendapatan c. Siklus Pemasaran*b. Siklus Pengeluaran d. Siklus Produksi
2. Rangkaian aktivitas yang menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan adalah pengertian dari …
a. Siklus Pendapatan* c. Siklus Produksib. Siklus Pengeluaran d. Siklus Pemasaran
3. Gambar disamping adalah contoh desain…
a. Desain Inputb. Desain Output*c. Desain Teknologid. Desain Database
4. Dokumen yang diperlukan sebagai input (masukan) siklus pendapatan sebagian besar berasal dari …
a. Bagian Gudang c. Pembeli*b. Bagian Pengiriman d. Pemasok
5. Pengendalian pada siklus pendapatan dalam mencegah kehilangan data dapat dilakukan seperti dibawah ini, kecuali…
a. File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.
b. Disk dan Tape siklus pendapatan diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja.
c. Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
d. Semua karyawan harus dapat mengakses file siklus pendapatan.*
Grafik Penjualan dan Peramalan
0100200300400500600700800900
1 2 3
Tahun
Unit Penjualan
Peramalan