KATA PENGANTAR€¦ · Komunikasi lisan merupakan salah satu materi pada mata kuliah Administrasi...
Transcript of KATA PENGANTAR€¦ · Komunikasi lisan merupakan salah satu materi pada mata kuliah Administrasi...
i
i
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya
penulisan modul “Komunikasi Lisan” ini dengan baik. Penulis menyampaikan ucapan
terima kasih atas kepercayaan para pembaca yang telah menggunakan modul ini sebagai
teman belajar Komunikasi Lisan dengan cepat.
Modul ini ditulis dengan harapan akan memberikan gambaran bagi siswa-siswi
kelas X yang baru saja mengenal tentang hal-hal baru serta menambah pengetahuan yang
sudah dimiliki oleh siswa-siswi tentang Administrasi Perkantoran.
Ucapan terimakasih yang mendalam penulis sampaikan kepada Bapak Drs. H.
Mohammad Arief, M.Si. yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam
membuat modul ini, serta terimakasih kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan
satu persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan modul dengan baik.
Akhir kata penulis berharap modul ini dapat bermanfaat bagi seluruh
pembacanya. Penulis menyadari modul ini masih jauh dari kata sempurna. Penulis
senantiasa menerima saran dan kritik yang membangun secara terbuka.
Malang, Desember 2016
Penulis
KATA PENGANTAR
ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2 Petunjuk Belajar Modul ...................................................................... 2
1.3 Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar .............................................. 3
1.4 Tujuan Pembelajaran ........................................................................... 4
BAB 2 KEGIATAN BELAJAR
2.1 Materi Pembelajaran ........................................................................... 5
2.2 Informasi Pendukung .......................................................................... 6
2.3 Pengertian dan komponen komunikasi ............................................... 7
2.4 Faktor-faktor komunikasi .................................................................. 10
2.5 Proses dan Media Komunikasi .......................................................... 12
2.6 Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi ............................................... 17
2.7 Etika dan Kepribadian ....................................................................... 24
2.8 Konsep Etiket Kantor ........................................................................ 27
2.9 Peralatan/mesin Komunikasi ............................................................. 37
2.10 Tata Cara Menerima Panggilan Telephone ....................................... 41
2.11 Rangkuman ....................................................................................... 43
2.12 Latihan ............................................................................................... 45
2.13 Tugas ................................................................................................. 50
BAB 3 PENUTUPAN
3.1 Tindak Lanjut .................................................................................... 52
3.2 Harapan ............................................................................................. 52
3.3 Kepustakaan ...................................................................................... 53
DAFTAR ISI
1
Komunikasi lisan merupakan salah satu materi pada mata kuliah Administrasi
Perkantoran di kelas X semester II yang akan membekali siswa mengenai bentuk
komunikasi lisan yang dijabarkan dalam materi praktik komunikasi. Secara umum materi
ini memberikan penjelasan kepada siswa bahwa komunikasi lisan merupakan sarana
komunikasi yang paling sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi dalam
penggunaannya komunikasi lisan muncul bersamaan dan tak dapat dipisahkan lagi dari
sarana komunikasi lainnya. Tentu saja hal ini perlu diketahui oleh para siswa jurusan
Administrasi Perkantoran, karena dengan komunikasi lisan dapat memudahkan siswa
dalam berkomunikasi dimana pun berada. Dan dengan mempelajari materi mengenai
komunikasi lisan ini dapat membantu siswa dalam berkomunikasi di sebuah lingkungan
masyarakat.
Atas dasar itulah, maka setelah membaca Modul Komunikasi Lisan ini Anda
diharapkan dapat memahami praktik komunikasi secara lisan. Secara rinci setelah selesai
mengkaji modul ini Anda diharapkan dapat :
1. Pengertian dan komponen komunikasi
2. Faktor-faktor komunikasi
3. Proses dan media komunikasi
4. Jenis dan prinsip-prinsip komunikasi
5. Etika dan kepribadian
6. Konsep etiket kantor
7. Peralatan/mesin komunikasi
8. Tata cara menerima panggilan telephone
Agar Anda berhasil mempelajari Bahan Belajar Mandiri ini, maka bacalah materi
setiap kegiatan belajar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan, serta membuat catatan kecil
yang dianggap penting.
BAB 1
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
2
Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal dalam menggunakan modul ini,
terdapat langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain :
Petunjuk Bagi Siswa
a. Bacalah dan pahami dengan seksama setiap uraian materi yang ada pada modul.
b. Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang megerjakan bagian yang sama. Dan
apabila diperlukan, Anda dapat berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain.
Dan jika masih belum paham juga maka tanyakan pada guru Anda.
c. Setelah memahami materi kerjakan tugas dan latihan yang terdapat di dalam modul
untuk mengetahui pemahaman anda terhadap materi yang telah Anda pelajari.
d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru sebelum Anda melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
e. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum Anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
Untuk Pendidik:
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian
bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau
jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau test
yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
PETUNJUK BELAJAR MODUL
3
KOMPETENSI INTI
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
KOMPETENSI DASAR
3.1 Menjelaskan tentang komunikasi lisan
4.1 Menerapkan konsep komunikasi lisan
INDIKATOR
Siswa mampu menguasai materi mengenai komunikasi lisan
KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR
4
1. Mengetahui definisi komunikasi dan komponen komunikasi
2. Mengetahui faktor-faktor komunikasi
3. Mengetahui proses dan media komunikasi
4. Mengetahui jenis dan prinsip-prinsip komunikasi
5. Siswa dapat memahami tentang etika dan kepribadian
6. Memahami konsep etiket kantor
7. Mengetahui peralatan/mesin komunikasi
TUJUAN PEMBELAJARAN
5
1. Pengertian dan komponen komunikasi
2. Faktor-faktor komunikasi
3. Proses dan Media Komunikasi
4. Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi
5. Etika dan Kepribadian
6. Konsep Etiket Kantor
7. Peralatan/mesin Komunikasi
8. Tata Cara Menerima Panggilan Telephone
MATERI PEMBELAJARAN
BAB 2
KEGIATAN BELAJAR
6
Setiap hari ternyata kita banyak melakukan komunikasi dengan sejumlah orang
dan dalam berbagai cara. Bertutur sapa, bertelepon, berwawancara, berdiskusi dan surat
menyurat. Itu semuanya termasuk ke dalam kegiatan komunikasi. Persoalannya karena
komunikasi adalah aktivitas yang tidak terlepas dari kehidupan sehari-hari. Komunikasi
sangat penting artinya dalam kehidupan manusia sejak manusia lahir sampai selama masa
hidupnya. Tanpa komunikasi seseorang akan menjadi tertutup dari berbagai informasi.
Hal yang paling sederhana, bila seseorang tidak pernah melakukan komunikasi
maka orang tersebut tidak akan dapat berbicara dan pada tahap selanjutnya sudah tentu
pula orang tersebut tidak akan dapat belajar sehingga tidak akan dapat membaca dan
menulis alias buta huruf. Lebih lanjut, tanpa komunikasi orang tidak akan mendapatkan
informasi.
Padahal informasi sangat penting dalam kehidupan ini, sampai ada suatu pendapat
yang menyatakan “Bila Ingin Menguasai Dunia, Kuasailah Informasi”. Hal ini
menandakan betapa informasi sangat penting artinya. Di samping itu, informasi bisa
didapatkan dengan jalan komunikasi.
INFORMASI PENDUKUNG
7
Pengertian Komunikasi Kantor
Gambar 1. Komunikasi terjalin dalam sebuah organisasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan
perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam kata communis ini memiliki makna
“berbagi” atau “menjadi milik bersama” yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk
kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat
dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan
Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu : Human communication is the
process through which individuals –in relationships, group, organizations and
societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another.
Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam
suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan
pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
URAIAN MATERI
Pengertian dan Komponen Komunikasi A
8
Pengertian komunikasi secara harfiah, menurut Agus M. Hardjana dalam bukunya
Komunikasi Interpersonal & Komunikasi Intrapersonal, 2003, komunikasi diartikan
sebagai pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.
Berikut definisi-definisi tentang komunikasi.
Wursanto (1987) menguraikan definisi komunikasi dari beberapa ahli berikut.
1) Murphy : “Communication is the whole proccesused in reaching other minds”.
(Komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran
yang dimaksud oleh orang lain).
2) Harwood : “Communication is more technically defined as a process for conduction
the memories”. (Secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk
membangkitkan perhatian orang lainyang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-
ingatan).
Sukoco (2007) menyajikan definisi komunkasi dari beberapa ahli berikut.
1) Boove mendefinisikan komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan,
dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi
tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
2) Robbins mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan
memahami makna yang dimaksudkan.
Dari penjelasan-penjelasan tersebut dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak yang lain melalui media tertentu
dengan maksud memperoleh pengertian yang sama agar pihak yang diajak berkomunikasi
bertindak sesuai pengertian yang disampaikan. Keberhasilan komunikasi ditentukan tidak
hanya sakadar mengirim pesan dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima
pesan (komunikan) saja, namun sangat tergantung dari perilaku penerima maupun
perilaku sumber. Keberhasilan proses komunikasi sangat tergantung dari kedua pihak
tersebut. Mulyana (2007) memaparkan bahwa definisi tentang berkomunikasi sangat
berkaitan dengan dua pertanyaan kunci, yaitu :
1. Apakah komunikasi harus disengaja ?
2. Apakah komunikasi harus diterima ?
Didalam kehidupan berorganisasi, kedua pertanyaan tersebut dapat dijadikan jalan
dalam upaya membangun komunikasi yang efektif dengan pihak didalam maupun diluar
9
organisasi. Jika hal tersebut dapat dipahami dan diaplikasikan dengan baik, komunikasi
akan terbangun dan pada akhirnya bermuara pada percepatan tujuan organisasi.
Gambar 2 : Komunikasi dalam organisasi
Komponen Komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa
berlangsung dengan baik. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan
proses komunikasi. Wursanto (1987) memaparkan lima unsur komunikasi yang
merupakan kesatuan yang utuh dan bulat.
1. Pengirim Berita (Komunikator)
Pihak komunikator harus berusaha untuk mengemukakan hal yang terkandung
dalam pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita sehingga mudah dan
cepat dimengerti.dalam menyampaikan berita, komunikator harus memerhatikan dengan
siapa atau kepada siapa berita itu disampaikan. Penyampaian berita harus disesuaikan
dengan tingkat pengetahuan pihak yang menerima berita.
2. Bentuk Berita (Pesan)
Berita dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, misalnya bentuk perintah,
intruksi, saran, usul (lisan maupun tertulis), pengumuman, edaran, gambar, kode dan
sebagainya.
Balikan
Pengirim Pesan
Simbol/ Isyarat
Media (aturan)
Mengartikan Kode/Pesan
Penerima pesan
Gangguan Gangguan
10
3. Penerima Berita (Komunikan)
Komunikan harus menafsirkan berita yang diterima seperti yang dimaksud oleh
pengirim berita.
4. Prosedur Pengiriman Berita
Hal ini menyangkut sarana yang dipergunakan dalam mengirim berita, dan sarana
yang diperlukan dalam komunikasi tergantung sifat berita yang akan disampaikan.
Bentuk berita terdiri atas berita yang bersifat audible, visual, dan audiovisual.
a. Berita yang bersifat audible, berita yang dapat didengar, baik secara langsung, secara
tidak langsung (melalui sarana telepon, radio, dan sebagainya), maupun menggunakan
tanda-tanda seperti sirene dan lonceng.
b. Berita yang bersifat visual (dapat dilihat), baik yang berbentuk tulisan (surat,
pengumuman, edaran, buletin, majalah) gambar, poster serta tanda-tanda lain seperti sinar
lampu dan bendera.
c. Berita yang bersifat audio-visual (dapat didengar sekaligus dilihat), baik melalui
televisi, film, pameran, kesenian, dan lain-lain.
5. Reaksi/Tanggapan/Respon/Umpan Balik
Melalui tanggapan yang diberikan oleh penerima berita, komunikator dapat
mengetahui apakah berita yang disampaikan itu dapat dipahami ataukah tidak oleh
komunikan. Dengan adanya respons/feedback dari pihak komunikan, maka akan terjadi
komunikasi dua arah (two ways traffic atau two ways flow communication). Jika
komunikasi hanya berlangsug searah, hal itu disebut one way communication.
Jika salah satu dari unsur komunikasi tersebut tidak lengkap, hal ini akan
menyebabkan proses komunikasi tidak berjalan lancar sehingga tujuan komunikasi yaitu
persamaan persepsi tidak akan tercapai dengan baik.
Komuniaksi sebagai suatu sistem hubungan yang dibentuk oleh sejumlah faktor.
Adapun beberapa faktor yang sangat berpengaruh dalam jalannya proses komunikasi.
Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public
Relation", terdapat tujuh faktor komunilasi :
Faktor-faktor Komunikasi B
11
1. Credibility (Keterpercayaan) : Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor
kepercayaan. Dalam hal ini, komunikasi terjadi karena antara komunikator dan
komunikan ada hubungan saling mempercayai dan saling membutuhkan. Apabila
tidak ada sedikitpun rasa kepercayaan maka komunikasi tidak akan berjalan lancar.
2. Context (Perhubungan) : Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan.
Apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi.
Keberhasilan suatu komunikasi berhubungan erat dengan situasi dan kondisi atau
sering disebut dengan sikon ketika komunikasi berlangsung. Sebagai contoh,
misalnya keadaan disuatau tempat sedang kacau maka komunikasi tidak akan terjadi.
3. Content (Kepuasan) : Pada dasarnya, komunikasi harus menimbulkan rasa puas
antara kedua belah pihak (komunikator dan komunikan). Kepuasan akan dicapai
apabila pesan atau informasi yang disampaikan komunikator dapat diterima dan
dimengerti dengan baik dan ada umpan balik dari komunikan.
4. Clarity (Kejelasan) : Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi.
Kejelasan itu meliputi kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang akan dicapai, dan
kejelasan kata-kata yang dipergunakan, serta kejelasan dalam menggunakan bahasa
tubuh.
5. Continuity and consistency (Kesinambungan dan Konsisten) : Komunikasi akan
berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten hubungan antar kedua
belah pihak. Dalam hal semacam ini, komunikasi perlu dilakukan secara terus
menerus dan konsisten. Selain itu pesan atau informasi yang disampaikan jangan
saling bertentangan.
6. Capability of audience (Kemampuan komunikan) : Kemampuan komunikan sangat
menentukan dalam proses komunikasi. Dalam hal ini, penyampaian pesan atau berita
harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan kemampuan dari pihak
komunikan. Oleh karena itu, Komunikator harus memperhatikan dan menggunakan
istilah-istilah seperti bahasa dan mimik yang sesuai dan mudah dipahami oleh
pendengar. Jangan sampai menggunakan istilah-istilah yang sukar dimengerti oleh
komunikan.
7. Channels of distribution (Saluran pengiriman berita) : Saluran atau sarana yang
digunakan dalam menyampaikan pesan atau informasi sangatlah penting dalam
proses komunikasi. Sebaiknya menggunakan saluran atau media yang umum
12
digunakan disuatu wilayah tertentu supaya orang lain sebagai komunikan tidak
bingung dalam penggunaan media yang digunakan si komunikator.
Proses Komunikasi
Dalam upaya mewujudkan tujuan komunikasi kantor berjalan efektif, kita perlu
memahami proses bagaimana komunikasi yang bersifat dinamis dan timbal balik dari
Bovee (2003, Business Communication Today) dalam Sukoco (2007).
Gambar 3. (Bovee, 2003, Business Communitions Today)
Keterangan gambar :
1. Pengirim mempubyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
2. Pengirim menyandingkan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi
wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuannya tergantung
pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau
nonverbal, bicara atau tertulis) dan media (telepon, surat, memo, e-mail, laporan, atau
Channel
dan
Media
Tahap 1
Pengirim mempunyai
ide
Tahap 3
Pengirim mempunyai
pesan
Tahap 2
Pengirim
menyandingkan ide
Tahap 4
Penerima menerima
pesan
Tahap 5
Penerima menguraikan
pesan
Tahap 6
Penerima mengirim
balasan
Situasi
Bagan Proses Komunikasi
Proses dan Media Komunikasi C
13
face to face) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan
diterima, dan formalitas yang dibutuhkan
4. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima mendapatkan
pesan. Jika kita mengirimkan surat, penerima harus menerima suratnya terlebih
dahulu dan lain sebagainya
5. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan
menyimpannya dipikirannya. Jika mereka memahami dengan benar pesan yang
disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim menevaluasi
efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika mereka belum
mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
Media Komunikasi
Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk
menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam
berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata. Media juga
merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih
jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman, sebagai landasan
penyampaian informasi, sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens,
sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, sebagai penyaring atau pembagi
pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan
penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah
sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan
mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat
berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media
komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari
komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan
informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas
dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communication berasal dari
kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.
Fungsi media komunikasi menurut para ahli yaitu :
1. Fungsi media komunikasi, menurut Marshall Mc. Luhan yaitu :
14
a. Efektifitas : media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam
penyampaian informasi.
b. Efisiensi : media komunikasi akan mempercepat penyampaian dalam sebuah
informasi.
c. Konkrit : media komunikasi akan membantu mempercepat isi pesan yang
memiliki sifat abstrak.
d. Motivatif : media komunikasi akan lebih atraktif dan memeberikan sebuah
informasi yang dapat dpertanggungjawabkan.
2. Fungsi media komunikasi, menurut Burgon Dan Huffner yaitu :
a. Efisiensi penyebaran informasi : penghematan dalam segi biaya, tenaga,
pemikiran dan waktu.
b. Memperkuat eksistensi informasi : media komunikasi yang hi-tech dapat
membuat informasi ataupun pesan lebih berkesan terhadap komunikan.
c. Menghibur : media komunikasi dapat menyenangkan dan lebih menarik bagi
audiens.
d. Kontrol Sosial : media komunikasi sebagai pengawasan dalam sebuah kebijakan
sosial
Jenis-Jenis media komunikasi berdasarkan fungsi media antara lain :
1. Fungsi produksi : media komunikasi sangat berguna agar menghasilkan sebuah
informasi.
2. Fungsi reproduksi : media komunikasi berguna untuk dapat meproduksi ulang dan
mengggandakan sebuah informasi.
3. Fungsi penyampaian informasi : media komunikasi berfungsi untuk dapat
mengkomunikasikan dan menyebarluaskan pesan kepada komunikan sebagai sasaran
informasi.
Karakteristik media komunikasi antara lain :
1. Karateristik dalam media Intra Personal : pikiran merupakan umpan balik yang
diterima oleh pribadi seseorang dan hanya memutar dalam diri sendiri, arus pesan
yang disampaikan adalah persepsi yang memusat, efek yang dihasilkan dalam
karakteristik intrapersonal adalah sikap dan prilaku.
2. Karateristrik Inter Personal : seluruh panca indera digunakan sebagai umpan balik
dari sebuah informasi yang disampaikan, melalui kode tertulis, lisan, isyarat serta
15
arus pesan dua arah dan mempunyai efek terhadap sikap yang tinggi dan rendah
terhadap kognitif.
3. Karateristik Media Massa : bersifat melembaga, satu arah, meluas dan serempak serta
menggunakan peralatan teknis atau mekanis dan bersifat terbuka.
4. Karateristik media publik : diterima oleh semua alat indera baik lisan maupun isyarat
arus pesan yang disampaikan bisa satu atau dua rah banyak dan terbatas serta
memiliki efek tinggi terhadap perilaku, akan tetapi rendah terhadap kognitif.
Bentuk Media Komunikasi antara lain :
1. Media Cetak : segala jenis barang atau media komunikasi yang dapat dilakukan
melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian
pesan atau informasi. Contoh : surat kabar, buku, brosur, majalah dan buletin.
2. Media visual atau media pandang : penerimaan pesan yang tersampaikan melalui
panca indera dan dapat dilihat. Contoh : gambar dan Foto.
3. Media audio : penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalui indera
pendengaran. Contoh : Radio dan Tape recorder.
4. Media Audio visual aid (AVA) : media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat
didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh : televisi.
Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi antara lain yaitu :
1. Media Komunikasi Eksternal : media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk
dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak
luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah yaitu media cetak media
komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti
pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.
2. Media elektronik : sebuah media yang menyampaikan sesuatu, yang berbentuk
elektronik. Contohnya media elektronik yaitu televisi, radio, internet dan lain-lain.
3. Media Komunikasi Internal : sarana penyampaian informasi di antara publik internal
yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah
orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal contohnya telepon,
surat, papan pengumuman, majalah bulanan, printed material.
Ilmuan media bernama Art Silverblatt mengidentifikasi ada tujuh elemen dasar
sebagai media komunikasi baru, antara lain adalah :
16
1. Keterampilan berpikir secara kritis untuk dapat mengembangakan penilaian
independen terhadap suatu media. Berpikir secara kritis adalah sebuah esensi dasar.
2. Pemahaman terhadap sebuah proses komunikasi massa, sebagai komponen dan
mengetahui media dalam beroperasi.
3. Kesadaran akan dampak media terhadap individu dan masyarakat. Kesadaran agar
khalayak tidak terjebak dalam sebuah informasi yang tidak dapat dipertanggunjawabkan
sebuah keaslian berita atau informasi.
4. Strategi untuk menganalisis dan mendiskusikan pesan media. Khalayak dapat
menyerap dan juga memilih sebuah media yang memberikan sebuah informasi yang
akurat dan terpercaya.
5. Sebuah kesadaran akan isi dari sebuah media atau teks yang menyediakan sebuah
wawasan bagi kehidupan.
6. Kemampuan untuk dapat menikmati, memahami dan menghargai isi dari media.
7. Pengembangan keterampilan produksi yang efektif dan bertanggung jawab.
Keterampilan Melek Media Komunikasi
1. Kemampuan dan kemauan melakukan suatu usaha untuk dapat memahami suatu isi
media.
2. Pemahaman dan penghargaan kepada kekuatan pesan media.
3. Kemampuan untuk dapat membedakan reaksi emosional dan rasional ketika menilai
ataupun merespons isi media.
4. Pengembangan ekspektasi yang lebih tinggi terhadap media.
5. Pengetahuan terhadap kesepakatan akan suatu genre atau aliran untuk dapat
mengenali sebuah aliran dapat digabungkan dengan media lain.
6. Kemampuan berfikir secara kritis tentang isi media dan tidak terlalu peduli dengan
kredibilitas sumber apabila suatu informasi masih bersifat rancu.
7. Pengetahuan tentang bahasa yang dipakai kalangan berbagai media dan memahami
pengaruhnya.
17
Jenis-jenis Komunikasi
1. Komunikasi berdasarkan Penyampaian
Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia
tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai
kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil
berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.
Komunikasi ini juga dapat dibedakan lagi ke dalam beberapa bentuk. Pembagian
komunikasi dari segi penyampaiannya, ada komunikasi lisan dan tertulis. Beberapa
sumber kini menambahkan komunikasi elektronik. Tapi, kali ini kita akan bahas lebih
lanjut mengenai pengertian komunikasi lisan. Berikut uraiannya.
Pengertian Komunikasi Lisan
Komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti
sama atau menjadi milik bersama. Jika Anda berkomunikasi dengan orang lain , berarti
Anda berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Komunikasi lisan yakni bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata
secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya, komunikasi lisan dapat
dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan
langsung. Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung. Selain itu,
komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melaui alat berupa komputer yang dilengkapi
dengan fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference). Dapat juga tatap muka
melaui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).
Dalam hubungan bisnis, komunikasi adalah hal yang amat penting. Seringkali,
kita akan butuh untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis. Untuk bertukar pesan bisnis ini,
banyak orang yang lebih suka untuk berbicara (speaking) dari pada menulis (writting)
pesannya. Komunikasi lisan ini lebih disukai karena relatif lebih mudah, praktis (efisien),
dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis
ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya melalui lisan, terutama ketika membutuhkan
hal-hal penting.
Dalam praktik komunikasi, menyimak dan berbicara muncul secara bersamaan.
Disitu ada orang yang berperan sebagai pembicara (penyampai pesan secara lisan), dan
Jenis-jenis Komunikasi D
18
ada pula yang bertindak sebagai penyimak (penerima pesan lisan). Dalam komunikasi
bersemuka (berhadapan) dan dialogis, masing-masing dapat berperan ganda sekaligus,
yakni sebagai pembicara dan penyimak.
Menyimak adalah keterampilan berkomunikasi yang pertama kali diperoleh dan
dikuasai anak. Keterampilan itu memberikan dasar baginya untuk memahami
keterampilan berkomunikasi lainnya. Bayi menggunakan menyimak untuk memulai
proses belajar memahami apa yang disampaikan orang lain kepadanya, sekaligus sebagai
sarana berlatih baginya menghasilkan bunyi-bunyi bahasa, atau berbicara. Dia simak
bunyi-bunyi dari lingkungannya, menghadirkan bunyi itu dalam tuturannya, serta secara
tidak sadar membangun pengetahuannya tentang bahasa lisan.
Sedangkan berbicara adalah penyampaian pesan yang dilakukan secara lisan.
Berbeda dengan menyimak, kegiatan komunikasi ini dapat diamati dan diketahui melalui
perilaku serta bunyi-bunyi ujaran yang dihasilkan pembicara. Melalui pendengaran atau
penglihatan dan pendengaran, kita dapat menyimak apa yang dibicarakan seseorang, apa
tujuannya, dan bagaimana membawakannya. Oleh karena itu dapat kita pahami bahwa
pemerolehan kemahiran menyimak seseorang sangat berpengaruh terhadap kemahiran
berbicara. Hal ini dapat terlihat pada anak yang terganggu daya dengarnya akan terganggu
pula daya bicaranya.
Menurut Koch (1992:78) dalam proses berbicara ada lima unsur yang terlibat.
1. Pembicara sebagai penyampai pesan. Gambaran penyimak tentang pembicara
sebagai orang yang berkemampuan bagus, terpelajar, bersikap rendah hati, bertutur
runtut dan bermanfaat, akan mempengaruhi ketersampaian pesan. Kesan penyimak
seperti itu akan membuatnya percaya atas apa yang disampaikan oleh pembicara.
Sebagai guru, kita harus mampu memberikan kesan yang baik terhadap siswa agar
mereka yakin bahwa kita memang mampu menjadi guru dan layak digurukan oleh
mereka. Kesan yang baik muncul karena tampilan mengajar kita baik. Tampilan yang
baik hanya akan terjadi kalau kita memang benar-benar siap. Itulah salah satu alasan
kenapa persiapan mengajar itu diperlukan.
2. Pesan atau isi pembicaraan. Agar penyimak dapat menangkap dan memahami
pesannya, pembicara mesti memperhatikan dua hal.
Pertama, materi pembicaraan hendaknya bermanfaat dan sesuai dengan
kebutuhan penyimak. Bagi kita sebagai mahasiswa, hal ini akan terjadi jika kita
19
memahami apa yang sudah diketahui siswa dan apa pula yang mereka butuhkan.
Untuk itulah mengapa pada permulaan pembelajaran kita suka melakukan penilaian
awal terlebih dahulu. Hasil penilaian itu akan memungkinkan kita untuk memilah
mana materi pelajaran yang perlu disampaikan secara mendalam, sekadarnya saja,
atau mana yang tidak perlu. Untuk apa kita menyampaikan sesuatu yang sudah
dipahami siswa. Selain membuang waktu, ahl itu akan membosankan mereka.
Kedua, pembicara hendaknya menata bahasanya secara menarik dan jelas.
Pengaturan volume suara, penekanan, dan variasi penyampaian yang baik, akan
menolong pembicaraan menjadi menarik. Kata-kata yang spesifik dan mudah
dipahami akan membuat pesan yang disampaikan menjadi jelas.
3. Saluran atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Dalam situasi
berbicara penggunaan saluran dapat dilakukan dengan melibatkan semua indera
penyimak. Maksudnya, pembicara dapat memilih kata-kata yang merangsang
pembangkitan kelima indera penyimak, termasuk didalamnya adalah perilaku
nonverbal serta alat bantu. Di dalam mengajar, selain menggunakan bahasa lisan atau
tulisan, kita juga dapat menggunakan alat bantu lainnya, seperti gambar, ilustrasi,
benda atau realita. Ini dimaksudkan agar sajian kita lebih konkret, menarik dan tidak
membosankan, dan siswa dapat berkonsentrasi dengan baik.
4. Sasaran pembicaraan atau penyimak. Pembicaraan mesti berpusat pada penyimak.
Maksudnya, pertama, sesuaikan isi dan cara pengungkapan dengan kemampuan dan
keperluan penyimak. Kedua, hargailah penyimak dengan cara memandang dan
memperhatikan mereka sebagai orang yang patut dihargai. Bukan karena posisinya
sebagai pembicara lalu menganggap dirinya lebih pandai daripada penyimak. Di
dalam mengajar, salah satu cara yang dapat kita lakukan adalah memberikan siswa
kesempatan untuk bertanya, berkomentar, atau mengambil keputusan. Kemudian,
hargailah apa yang mereka sampaikan dengan cara yang baik.
5. Tanggapan sasaran atau penyimak, baik yang disampaikan secara verbal atau
nonverbal. Respon yang muncul menunjukkan keberhasilan atau kegagalan
pembicara. Jika maksud berbicara adalah untuk menghibur, menginformasikan, atau
membujuk/meyakinkan maka keberhasilan berbicara pun hendaknya diukur oleh
apakah sasaran telah merasa diberi informasi, dihibur atau diyakinkan. Setiap kali
seorang pembicara menyampaikan pesan kepada pihak lain, kelima unsur itu hadir.
20
Dalam situasi berbicara, kelima unsur di atas saling berinteraksi satu sama lainnya.
Secara sederhana, situasi berbicara itu dapat kita ringkas seperti berikut :
Pembicara berkeinginan untuk menyampaikan suatu ide, informasi atau
perasaan.
Pembicara menyandikan isi pembicaraannya atau pesan yang akan
disampaikannya melalui lambang verbal dan nonverbal.
Pesan dikirimkan melalui saluran kepada sasaran atau penyimak.
Penyimak menerima, menafsirkan, dan memahami pesan.
Penyimak menanggapi pesan itu; mengerti atau tidak, setuju atau tidak, dan suka
atau tidak.
Mendengar berbeda dengan menyimak. Mendengar adalah kegiatan menangkap
suara, dan hanya sebagai langkah awal dalam menyimak. Menyimak itu sendiri
melibatkan pemaknaan dan pemahaman atas apa yang didengar. Ia adalah suatu proses
yang aktif yang melibatkan konsentrasi pikiran. Menyimak itu sebenarnya bersifat
abstrak, tak terlihat. Oleh karena itu, wajar apabila dikatakan bahwa menyimak
merupakan suatu proses komunikasi yang serius. Karena kegiatan itu bersifat internal,
terjadi dalam diri seseorang. Hanya dia yang tahu pasti apakah dirinya benar-benar
menyimak atau tidak. Guru sering tidak tahu apakah murid-murid kita benar-benar
menyimak apa yang kita sampaikan atau tidak. Sementara itu, kalaupun mereka merespon
dengan benar, hal itu tidak selalu menjadi jaminan bahwa tanggapannya itu benar-benar
dari simakan yang mereka lakukan. Mungkin saja mereka menjawab pertanyaan kita
dengan benar karena mereka telah tahu sebelumnya atau mungkin bertanya dan diberitahu
oleh temannya. Kita baru tahu bahwa siswa menyimak atau tidak setelah kepada mereka
diajukan sejumlah pertanyaan atau tugas yang dikerjakan berdasarkan apa yang kita
sampaikan.
Oleh karena itu, dapatlah kita katakan bahwa menyimak merupakan suatu proses
mental berupa pencerapan atau pemerolehan makna atau pesan yang disampaikan secara
lisan. Sebagai proses, kegiatan menyimak paling tidak terdiri atas 3 tahap yaitu :
1. Penyimak menerima rangsangan lisan yang disampaikan oleh pembicara. Pada tahap
ini dengan menggunakan daya dengarnya penyimak menerima bunyi-bunyi bahasa
yang disampaikan oleh pihak lain.
21
2. Penyimak memusatkan perhatiannya untuk memilih hal-hal yang dianggapnya
penting, dan mengabaikan hal-hal yang tidak penting. Mengapa hal ini harus
dilakukan? Begitu banyak ucapan yang disampaikan. Sementara itu, penyimak tidak
mungkin hafal atau ingat seluruhnya. Tidak ada pilihan lain bagi penyimak, kecuali
memfokuskan perhatiannya hanya kepada hal-hal penting saja. Kegiatan ini tidak
mudah.
2. Penyimak menentukan dan memahami makna atau pesan yang disampaikan
pembicara berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya (Wolvin dan
Coakley, 1985, dalam Tompkins dan Hoskisson, 1995:83).
Apakah penyimak selalu berhasil memahami apa yang dia simak? Kadang-kadang
berhasil, kadang-kadang tidak. Penyebab kurangnya keberhasilan itu sebenarnya dapat
dilacak melalui satu atau lebih unsur yang terlibat dalam kegiatan komunikasi lisan:
pembicara, pesan, saluran, sasaran atau penyimak atau tanggapan. Meskipun demikian,
penyebab utama kegagalan komunikasi ini sebenarnya terletak pada penyimak dan
pembicara sendiri. Pembicara mungkin kurang berhasil memperkirakan kemampuan dan
kebutuhan sasaran dengan tepat. Ia juga kurang memperhatikan dan kurang dapat
memahami dengan baik tanggapan sasaran. Akibatnya, pembicara tidak dapat
memperbaiki pembicaraannya sesegera mungkin.
Dari segi penyimak, mungkin ia tidak berkonsentrasi, tidak mampu memilih isi
simakan yang penting, malas berpikir, reaksi emosional atau praduga buruk terhadap
pembicara, dan kelelahan. Untuk mengoptimalkan keberhasilan Anda dalam menyimak
suatu pembicaraan, paling tidak ada lima kemampuan yang hendaknya Anda miliki.
1. Kemampuan memusatkan perhatian agar dapat memahami bahan simakan secara
utuh.
2. Kemampuan menangkap bunyi (kemampuan mendengar).
3. Kemampuan menginat hal-hal yang dianggap penting dari bahan simakan.
4. Kemampuan linguistik atau bahasa untuk menafsirkan dan memahami makna yang
terkandung dalam bunyi bahasa.
3. Kemampuan nonlinguistik seperti pengetahuan atau pengalaman mengenai materi
yang disampaikan (Tarigan, 1990:21).
22
Sekilas mengenai komunikasi verbal yang bersifat lisan berikut ragamnya, yaitu
menyimak dan berbicara. Kemampuan komunikasi dengan ragam lisan ini akan sangat
membantu dan mempengaruhi kemampuan Anda dalam berkomunikasi melalui tulisan.
Prinsip Komunikasi Lisan
Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara
dengan menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. Berikut adalah acam-macam prinsip
berbicara antara lain :
a. Prinsip motivasi : motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan manat terhadap
seseorang atau para pendengar. Cara berbicara evektif dalam prinsip motivasi :
• memberi motivasi atas kebutuhan pendengar
• memberi semangat kepada pendengar
• memberi dorongan ingin tahu
b. Prinsip Perhatian : perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah
c. Prinsip Keindraan : dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian
masalah dilengkapi dengan media komunikasi/peraga, misalnya : slide, film,
Overhead Projector (OHP)
d. Prinsip Pengertian
Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah :
• uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok
bahasan setelah selesai diutarakan ringkasannya, terakhir, simpulkan
keseluruhan secara singkat
• uraian pembicaraan sistematis dan logis
• memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit
Persiapan Penyajian Komunikasi Lisan
1. Persiapan : pengetahuan seorang pembicara, hendaknya mempersiapkan dan
memahami benar materi yang disampaikan.
2. Sistematika penyajian : bahan yang disampaikan hendaknya disusun secara
sistematis agar tidak menyimpang dari pokok pembicaraan.
3. Menyediakan alat bantu (media komunikasi) :alat bantu yang perlu dipersiapkan
adalah :
• alat-alat tiruan/yang menyerupai benda aslinya
• bagan/skema/gambar-gambar
23
4. Tempat : dalam menyampaikan informasi bahan yang disampaikan harus dapat
disesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan/tempat.
5. Penyajian : pendahuluan, isi pembicaraan, penutup pembicaraan
Teknik Berbicara yang Efektif
1. Teknik Pembukaan Pembicaraan
2. Teknik menggunakan data
3. Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit
(nyata) atau jelas sumber datanya
4. Teknik anekdot : teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan
kata-kata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk
mendengarkannya
5. Teknik mengajukan pertanyaan : memulai suatu pembicaraan dapat juga dilakukan
dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan minat pendengar
6. Teknik mengemukakan kejadian yang aneh : teknik ini hampir sama dengan teknik
anekdot
7. Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan suatu
kejadian
Teknik pola penyajian :
• pola waktu (time order), maksudnya suatu pembicaraan menggunakan urutan
waktu.
• Pola tempat, maksudnya adalah suatu penyajian yang urutannya menggunakan
aturan tempat
• Pola topik (topic order), maksudnya adalah dalam penyajian suatu topik,
kemukakan dahulu pendahuluannya, selanjutnya baru mengemukakan bagian-bagian
isiny
Gaya berbicara
Gaya berbicara adalah cara penampilan diri dalam berbicara. Hal-hal yang perlu
di perhatikan adalah : pakaian, sikap badan dan cara berdiri, pandangan mata pembicara,
sikap jiwa pembicara.
Jadi, komunikasi lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara
lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan
pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat
24
berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang
mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui
televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).
Pada saat berkomunikasi lisan perhatikanlah pada prinsip-prinsip komunikasi
lisan, penyajian komunikasi lisan, teknik berbicara yang efektif agar komunikasi berjalan
dengan baik dan benar, agar tidak terjadi kesalahan dalam berkomunikasi.
Etika (Yunani kuno "ethikos", berarti "timbul dari kebiasaan") adalah sebuah
sesuatu dimana dan bagaimana cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas
yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan
penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Ahmad Amin mengemukakan bahwa etika merupakan suatu ilmu yang menjelaskan
tentang arti baik dan buruk serta apa yang seharusnya dilakukan oleh manusia, juga
menyatakan sebuah tujuan yang harus dicapai manusia dalam perbuatannya dan
menunjukkan arah untuk melakukan apa yang seharusnya didilakukan oleh manusia.
Menurut Hamzah Yakub etika merupakan ilmu yang menyelidiki suatu perbuatan
mana yang baik dan buruk serta memperlihatkan amal perbuatan manusia sejauh yang
dapat diketahui oleh akal pikiran.
Sedangkan Aristoteles mengemukakan etika kedalam dua pengertian yakni:
Terminius Technicus & Manner and Custom. Terminius Technicus ialah etika dipelajari
sebagai ilmu pengetahuan yang mempelajari suatu problema tindakan atau perbuatan
manusia. Sedangkan yang kedua yaitu, manner and custom ialah suatu pembahasan etika
yang terkait dengan tata cara & adat kebiasaan yang melekat dalam kodrat manusia (in
herent in human nature) yang sangat terikat dengan arti “baik dan buruk” suatu perilaku,
tingkah laku atau perbuatan manusia.
Maryani dan Ludigdo mengemukakan etika sebagai seperangkat norma, aturan
atau pedoman yang mengatur segala perilaku manusia, baik yang harus dilakukan dan
yang harus ditinggalkan yang dianut oleh sekelompok masyarakat atau segolongan
masyarakat.
Etika dan Kepribadian Komunikasi E
25
Etika secara umum adalah Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan
buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia. Dan etika profesi
terdapat suatu kesadaran yang kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka
ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukan. Etika
adalah suatu sikap dan perilaku yang menunjukkan kesediaan dan kesanggupan seseorang
secara sadar untuk mentaati ketentuan dan norma kehidupan yang berlaku dalam suatu
kelompok masyarakat atau suatu organisasi.
Dalam bahasa Inggris istilah kepribadian adalah personality. Istilah ini berasal
dari kata bahasa latin persona, yang berarti topeng, perlengkapan yang selalu dipakai
dalam pentas drama Yunani kuno. Istilah ini kemudian diadopsi oleh orang-orang Roma
dan mendapatkan konotasi baru “sebagaimana seseorang nampak dihadapan orang lain”.
Konotasi seperti ini seolah-olah menunjukkan bahwa kepribadian bukanlah diri orang
tersebut yang sebenarnya. Sebagai suatu bidang studi empiris, konotasi itu sudah banyak
berubah.
Kepribadian adalah keseluruhan cara seorang individu bereaksi dan berinteraksi
dengan individu lain. Kepribadian paling sering dideskripsikan dalam istilah sifat yang
bisa diukur yang ditunjukkan oleh seseorang.
Disamping itu kepribadian sering diartikan sebagai ciri-ciri yang menonjol pada
diri individu, seperti kepada orang yang pemalu dikenakan atribut “berkepribadian
pemalu”. Kepada orang supel diberikan atribut “berkepribadian supel” dan kepada orang
yang plin-plan, pengecut, dan semacamnya diberikan atribut “tidak punya kepribadian”.
Berdasarkan psikologi, Gordon Allport menyatakan bahwa kepribadian sebagai
suatu organisasi (berbagai aspek psikis dan fisik) yang merupakan suatu struktur dan
sekaligus proses. Jadi, kepribadian merupakan sesuatu yang dapat berubah. Secara
eksplisit Allport menyebutkan, kepribadian secara teratur tumbuh dan mengalami
perubahan.
Setiap individu memiliki ciri-ciri kepribadian tersendiri, mulai dari yang
menunjukkan kepribadian yang sehat atau justru yang tidak sehat. Dalam hal ini,
Elizabeth (Syamsu Yusuf, 2003) mengemukakan ciri-ciri kepribadian yang sehat dan
tidak sehat, sebagai berikut :
Kepribadian yang sehat
26
a. Mampu menilai diri sendiri secara realisitik; mampu menilai diri apa adanya
tentang kelebihan dan kekurangannya, secara fisik, pengetahuan, keterampilan
dan sebagainya.
b. Mampu menilai situasi secara realistik; dapat menghadapi situasi atau kondisi
kehidupan yang dialaminya secara realistik dan mau menerima secara wajar,
tidak mengharapkan kondisi kehidupan itu sebagai sesuatu yang sempurna.
c. Mampu menilai prestasi yang diperoleh secara realistik; dapat menilai
keberhasilan yang diperolehnya dan meraksinya secara rasional, tidak menjadi
sombong, angkuh atau mengalami superiority complex, apabila memperoleh
prestasi yang tinggi atau kesuksesan hidup. Jika mengalami kegagalan, dia tidak
mereaksinya dengan frustrasi, tetapi dengan sikap optimistik.
d. Menerima tanggung jawab; dia mempunyai keyakinan terhadap kemampuannya
untuk mengatasi masalah-masalah kehidupan yang dihadapinya.
e. Kemandirian; memiliki sifat mandiri dalam cara berfikir, dan bertindak, mampu
mengambil keputusan, mengarahkan dan mengembangkan diri serta
menyesuaikan diri dengan norma yang berlaku di lingkungannya.
f. Dapat mengontrol emosi; merasa nyaman dengan emosinya, dapat menghadapi
situasi frustrasi, depresi, atau stress secara positif atau konstruktif, tidak
destruktif (merusak)
g. Berorientasi tujuan; dapat merumuskan tujuan-tujuan dalam setiap aktivitas dan
kehidupannya berdasarkan pertimbangan secara matang (rasional), tidak atas
dasar paksaan dari luar, dan berupaya mencapai tujuan dengan cara
mengembangkan kepribadian (wawasan), pengetahuan dan keterampilan.
h. Berorientasi keluar (ekstrovert); bersifat respek, empati terhadap orang lain,
memiliki kepedulian terhadap situasi atau masalah-masalah lingkungannya dan
bersifat fleksibel dalam berfikir, menghargai dan menilai orang lain seperti
dirinya, merasa nyaman dan terbuka terhadap orang lain, tidak membiarkan
dirinya dimanfaatkan untuk menjadi korban orang lain dan mengorbankan orang
lain, karena kekecewaan dirinya.
i. Penerimaan sosial; mau berpartsipasi aktif dalam kegiatan sosial dan memiliki
sikap bersahabat dalam berhubungan dengan orang lain.
27
j. Memiliki filsafat hidup; mengarahkan hidupnya berdasarkan filsafat hidup yang
berakar dari keyakinan agama yang dianutnya.
k. Berbahagia; situasi kehidupannya diwarnai kebahagiaan, yang didukung oleh
faktor-faktor achievement (prestasi), acceptance (penerimaan), dan affection
(kasih sayang).
Kepribadian yang tidak sehat
a. Mudah marah (tersinggung)
b. Menunjukkan kekhawatiran dan kecemasan
c. Sering merasa tertekan (stress atau depresi)
d. Bersikap kejam atau senang mengganggu orang lain yang usianya lebih muda
atau terhadap binatang
e. Ketidakmampuan untuk menghindar dari perilaku menyimpang meskipun sudah
diperingati atau dihukum
f. Kebiasaan berbohong
g. Hiperaktif
h. Bersikap memusuhi semua bentuk otoritas
i. Senang mengkritik/mencemooh orang lain
j. Sulit tidur
k. Kurang memiliki rasa tanggung jawab
l. Sering mengalami pusing kepala (meskipun penyebabnya bukan faktor yang
bersifat organis)
m. Kurang memiliki kesadaran untuk mentaati ajaran agama
n. Pesimis dalam menghadapi kehidupan
o. Kurang bergairah (bermuram durja) dalam menjalani kehidupan
Setiap badan usaha perkantoran tersedianya Tool of management atau yang sering
disebut 7M, yakni man, money, material, machine, method, moral dan market. Ketujuh
elemen manajemen tersebut akan menjadi kurang berarti kalau elemen utama “manusia
Konsep Etika Kantor F
28
atau man” teledor dan kurang cermat dalam melaksanakan proses manajemen melalui
komunikasi secara efektif.
Pegawai, ketika melakukan kontak komunikasi dengan sesama rekan, pimpinan,
bawahan masyarakat kantor atau masyarakat butuh berkomunikasi dengan memanfaatkan
teknik dan media komunikasi yang tersedia dikantor. Yang tidak kalah penting dalam
komunikasi adalah penerapan etika dan etiket atau sopan santun pergaulan yang sesuai
dengan situasi tatkala pegawai melaksanakan komunikasi baik dengan anggota dan
masyarakat kantor khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Dapat ditambahkan bahwa, ketujuh atau 7M tersebut akan bertambah efektif,
kalau pegawai bertindak dan melaksanakan pekerjaannya dengan menerapkan pula pola
etika dengan mewujudlkan dalam tindakan nyata berupa prilaku etiket pergaulan atau
komunikasi di kalangan relasi-relasi dan rekan-rekannya.
Etika merupakan bahan bakar dari ketujuh elemen manajemen dan etiket
pergaulan merupakan minyak pelumas kelancaran dan keberhasilan realisasi tujuan
manajemen secara tuntas. Dengan perkataan lain etika dan etiket juga berfungsi sebagai
pelengkap yang berguna untuk mewujudkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas
manajemen. Khususnya dibidang praktek komunikasi.
Untuk menyelesaikan permasalahan manajemen hingga tuntas diperlukan
pemanfaatan keampuhan berkomunikasi, baik komunikasi formal, informal, langsung tak
langsung, vertikal dan horizontal. Sekalipun demikian komunikasi masih memerlukan
dukungan dana dan sarana komunikasi dan ditunjang dengan etika dan etiket yang sesuai
dengan ketika interaksi komunikasi dilaksanakan dikalangan masyarakat kantor dan
masyarakat umumnya, agar mencapai hasil maksimal.
Garis Besar Etika Kantor
1. Etika Berbicara
Berbicara Harus Menatap Lawan Bicara. Yang harus anda perhatikan ketika
berbicara adalah konsentrasikan diri anda sepenuhnya kepada lawan bicara. jangan
melihat ke arah lain sehingga membuat lawan bicara tersinggung. Menatap lawan bicara
sungguh-sungguh (bukan mendelik/melirik) termasuk etika berbicara yang baik. Obyek
anda adalah lawan bicara bukan yang lain. Bicara itu bukan hanya dengan mulut, tetapi
juga dengan hati dan seluruh tubuh kita kecuali kalau kita berbicara melalui telepon.
Ketika berbicara usahakan seluruh gerak tubuh kita mengarah ke lawan bicara sehingga
29
kita tahu bagaimana reaksi lawan bicara ketika membalas apa yang kita ucapkan. Kalau
pandangan kita beralih ke tempat lain, kita tahu apakah lawan bicara tulus dengan
ucapannya atau tidak. Bisa jadi lawan bicara bilang setuju tetapi mimik wajahnya dan kita
tahu karena pandangan kita tidak tertuju kepadanya. Pada saat berbicara semestinya kita
sudah mempersiapkan mental kita sepenuhnya. Karena yang kita hadapi adalah manusia
yang mempunyai perasaan, bisa senang dan susah, bisa tersinggung dan marah-marah.
Oleh sebab itu, baik itu mimik maupun mata kita harus menampakan wajah yang
bersahabat dan sungguh-sungguh. Berikut adalah etika berbicara antara lain :
1. Suara Harus Terdengar Jelas
Disamping kita harus menatap lawan bicara, yang tak kalah pentingnya adalah
menata suara kita agar lawan bicara dapat menangkap dengan jelas apa yang sedang kita
bicarakan. Tidak boleh terlalu terburu-buru dan jangan terlalu pelan. Usahakan suara
yang keluar bisa terdengar jelas agar lawan bicara dapat terdengar apa yang kita ucapkan.
Karena kondisi tertentu seringkali kita tidak dapat mengontrol suara kita, sehingga
menjadi terlalu cepat. Lawan bicara merasa perlu menegaskan kembali dengan bertanya
balik. Atau karena tidak ingin didengar orang lain, kita berusaha merendahkan intonasi
suara sehingga di telinga lawan bicara terdengar seperti desis ular. Kedua-duanya bukan
cara yang efektif dalam berbicara. Di samping tidak efektif, pembicaraan yang kurang
terdengar jelas di telinga lawan bicara kadang-kadang menimbulkan kejengkelan bagi
lawan bicara. Maunya ingin cepat-cepat selesai tetapi malah menimbulkan persoalan baru
yang tidak selesai-selesai. Tentunya ini akan merugikan diri kita sendiri.
2. Gunakanlah Tata Bahasa yang Baik dan Benar
Bahasa dapat menunjukan kualitas kepribadian dan latar belakang seseorang.
Bahasa pegawai kantor, jelas berbeda dengan orang berjualan di pasar. Salah satu unsur
pembedanya terdapat dalam pemakaian tata bahasa yang digunakan. Kita harus
mengetahui mana subyek, mana predikat, obyek dan keterangan dalam sebuah kalimat.
Kita harus tahu pula bagaimana menempatkan perangkat kalimat pada tempat yang benar.
jangan sampai kita bingung dengan kalimat yang kita ucapkan sendiri. Umpamanya
dengan membolak-balik kedudukan subyek, predikat dan obyek sehingga menjadi
kalimat yang tidak beraturan.
3. Jangan menggunakan Nada Suara yang Tinggi
30
Citra pegawai kantor adalah citra kesopanan artinya orang lain melihat pegawai
kantor sebagai orang yang tahu etika, punya tata-krama dan santun dalam segala tindak-
tanduknya. Sikap dan perilakunya mencerminkan orang berpendidikan. Kesan tersebut
akan semakin membekas ketika kita sedang berbicara. Dari pembicaraan itu orang lain
akan dapat menilai, apakah kita seorang pegawai kantor atau bukan. Gaya bicara, intonasi
yang dipakai, dan tata bahasa, jelas berpengaruh besar di telinga pendengar. Pakailah nada
suara yang datar-datar saja, sehingga setiap orang dapat mendengarnya dengan baik.
Kalau terlalu tinggi dikhawatirkan tidak semua pendengarnya dapat mendengar dengan
baik. Apalagi jika kita ditunjuk sebagai pembicara, nada suara harus benar-benar dijaga.
Sebab, pendengar dalam sebuah forum baik ceramah maupun diskusi cenderung beragam.
4. Pembicaraan Mudah Dimengerti
Tujuan utama berbicara adalah untuk membuat lawan bicara mengerti apa yang
sedang kita bicarakan. Oleh sebab itu, sebaiknya kita cukup toleran dengan para
pendengar kita. Kita harus pandai-pandai memilih lawan bicara, sebab hal ini berkaitan
dengan bahasa yang kita pakai. Jangan karena ingin dianggap sebagai pegawai kantor ke
mana-mana kita selalu menggunakan bahasa tingkat tinggi. Pakailah bahasa yang
sederhana dan mudah dimengerti. Tidak penting anggapan orang lain terhadap diri kita,
yang penting adalah orang lain mengerti terhadap apa yang sedang kita bicarakan.
Biarkan orang lain menganggap diri kita bodoh, dan seolah-olah pitar mereka, itu hak
mereka.
2. Etika Merokok
Terlepas pegawai yang merokok atau tidak, meja tempat bekerja hendaklah bebas
dari abu dan punting rokok. Kurang sedap raasanya meja kerja dipenuhi punting rokok
atau asbak dengan penuh rokok tersaji didepannya. Ruangan bekerja adalah bukan
ruangan untuk merokok. Lebih baik tidak merokok di ruangan bekerja dan kalau ingin
merokok keluarlah ketempat tertentu untuk mengisap merokok, lebih-lebih untuk ruangan
tempat bekerja tidak ada pentilasi udara atau ber AC, jangan sekali-kali merokok.
3. Etika Minum
Minum sangat berguna sebagai penambahan energi, tubuh tidak boleh kekurangan
air, kalau ingin mempertahankan kesehatan. Pegawai yang duduk seharian di kantor
memerlukan kadar air secukupnya dalam tubuh. Kekurangan air dalam tubuh akan
berakibat mudah terserang penyakit kencing batu, ginjal, lever, dan lain-lain. Sangat
31
dianjurkan pegawai mengatur diri untuk memperoleh air yang cukup di tubuhnya dengan
minum secara teratur. Karena itu di meja perlu ada segelas air minum, namun alangkah
baiknya tempat minum disediakan ditempat lain dan pegawai yang akan minum
mengambil sendiri dan minum yang telah disediakan tidak dimeja kerja. Meja kerja yang
bebas dari gelas air minum, asbak, abu rokok dan punting rokok akan memberi kesan
benar-benar meja untuk kerja serta akan menimbulkan kesan yang anggun.
4. Etika Makan
Cukup makan, minum dan istirahat bagi seseorang yang bekerja keras adalah
syarat tetap untuk mempertahankan kesehatan. Dengan kesehatan yang prima, seseorang
akan dapat menjalankan tugas sehari-hari dengan sebaik-baiknya. Pegawai kantor pun
harus menjaga kesehatannya tetap prima dan tetap fit setiap hari. Cara mempertahankan
kesehatan antara lain dengan memperhatikan makan, minum dan istirahat secukupnya
sesuai dengan aturan kesehatan. Sekalipun demikian, makan dimeja kerja pada saat
bekerja bukanlah tindakan yang terpuji. Seperti halnya minum, sebaiknya makannya pun
tidak perlu dilakukan di meja kerja, tetapi dilakukan di tempat khusus atau di kantin.
Kebiasan makan, minum dan merokok diruangan tempat kerja, pada saat jam kerja
sebaiknya ditinggalkan dan ditiadakan, sehingga ruangan tempat kerja benar-benar
merupakan tempaat bekerja yang berfungsi produktif.
5. Etika di Kamar Kecil
Di kantor terdapat kamar kecil (toilet) sebagai penyelenggaraan kesehatan
amatlah besar. Ada sementara kantor yang mempergunakan air sebagai sarana untuk
membersihkan kamar kecil sehabis dipergunakan, tetapi ada pula yang mempergunakan
kertas pembersih (toilet paper) untuk membersihkan diri sehabis buang air besar. Apapun
sarana pembersih yang digunakan, kamar kecil harus dijaga tetap bersih, walaupun sudah
ada petugas khusus yang mengurusi kebersihan kamar kecil tersebut. Sopan santun
penggunaan kamar kecil antara lain sebagai berikut :
a. Pakailah air secukupnya untuk membersihkan kakus, atau tempat untuk buang
air kecil
b. Tutup kran sehabis dipergunakan
c. Jangan membuang puntung rokok di WC atau tempat membuang air kecil
d. Kertas pembersih yang telah dipergunakan hendaknya dibuang pada tempatnya
atau disiram dengan air kedalam closet.
32
e. Coret menyoret di kamar kecil adalah tidak termasuk adab luhur, oleh karena itu
jangan dilakukan.
f. Kalau untuk kamar kecil dikenakan dana, bayarlah dengan uang pas
g. Tinggalkan kamar kecil tetap bersih
h. Jika kamar kecil menggunakan karpet, berhatai-hatilah jangan sampai basah.
i. Jangan membuang sampah kertas yang berakibat kotornya kamar kecil.
6. Etika Kantin
Sudah dikemukakan bahwa keseimbangan kesehatan seseorang banyak
dipengaruhi oleh makanan, minuman dan cara hidup seseorang. Pegawai yang bekerja
selama 7 jam bekerja perlu penukaran kalori yang keluar dengan makanan dan minuman
serta istirahat secukupnya. Waktu istirahat bagi pegawai bermaksud untuk
mengembalikan tenaga yang telah letih, agar sehabis waktu istirahat dapat bekerja
kembali dengan tetap produktif. Pada saat istirahat tersebut ada sementara kantor yang
memberi waktu khusus untuk tea break, coffee break dan di Indonesia dengan waktu
istirahat untuk makan. Waktu istirahat makan, umumnya pegawai keluar kantor dan
membeli makanan dikantin atau rumah makan atau warung yang dekat dengan kantor.
Waktu makan dikantin hendaknya tetap memperhatikan sopan santun sebagai adat
kebiasaan yang baik antara lain sebagai berikut :
a. Pesanlah makanan dengan sabar. Sambil menanti anda dapat membaca.
b. Kalau ada aturan antri untuk membeli makanan antrilah jangan sekali-kali
menyelak.
c. Makanlah dengan sopan, sebaiknya tidak berbicara waktu makan makanan
d. Jagalah meja anda tetap bersih. Hindarilah makanan yang jatuh dimeja atau
minuman yang tumpah.
e. Sehabis makan, kalau anda minum dengan maksud menghilangkan makanan
yang melekat disela-sela gigi dengan berkumur, sebaiknya tutuplah mulut
dengan sapu tangan.
f. Jika terpaksa makanan yang melekat disela-sela gigi dan harus dipergunakan
tusuk gigi tutuplah mulut dengan telapak tangan sementara tangan kanan
menghilangkan makanan yang melekat.
g. Sendok dan garpu yang anda pakai hendaklah diletakkan dipiring bekas makan
33
h. Bayarlah dengan uang pas sedapat mungkin dan jika pembayaran memakai
kupon belilah kupon lebih dahulu.
i. Ketika makan hendaknya mengingat kawan lain yang akan mempergunakan
kantin untuk keperluan yang sama.
i. Oleh karena itu jangan terlalu lama duduk di kantin ketika waktu istirahat makan.
Demikian sedikit anjuran ketika mempergunakan untuk keperluan makan.
7. Etika di Ruang Tempat Kerja
Ruangan tempat kerja pegawai umumnya dirancang untuk memperlancar proses
kerja agar efektif, efisien dan produktif. Selain itu ruang kerja pegawai juga ditata agar
menjadi tempat kerja yang aman, tertib, teratur, indah dan kalau perlu artistic. Namun
yang paling utama, tempat bekerja harus dapat menghasilkan peningkatan produksi.
Dengan dasar pemikiran di atas, pegawai kantor wajib menjaga agar ruang tempat kerja
memenuhi fungsi utama meningkatkan produktivitas, disamping fungsi lain.
Konsekuensi dari peningkatan produksi dapat mempengaruhi tingkah laku serta sikap
pegawai kantor yang bekerja di ruangan itu.
Pegawai mempunyai kewajiban mengatur ruangan tempat bekerja, sekurang-
kurangnya ruangan tempat sekitar tempat duduk pegawai menjalankan pekerjaan. Agar
lebih efektif dan sesuai dengan kelancaran aliran pekerjaan. Pada umumnya setiap
pegawai yang diserahi meja, kursi, peralatan lainnya yang harus menjadi tanggung
jawabnya. Peralatan itu hendaklah dipergunakan baik-baik untuk membantu penyelesaian
tugas kewajibannya. Untuk menjaga ruang tempat kerja tetap tertib, teratur indah dan
produktif, pegawai kantor terikat kepada sopan santun ketika berada di ruangan bekerja.
Perlunya Memelihara Lingkungan Kantor
Pegawai bekerja di kantor lebih dari 7 jam setiap kerja, sehingga kantor
merupakan tempat yang cukup lama dihuni pegawai. Oleh karena itu berkembanglah
usaha untuk membuat pegawai betah dikantor. Salah satu usaha tersebut antara lain adalah
pengaturan ruang kantor dalam arti seluas-luasnya dengan memanfaatkan pola
pengembangan tata ruang kantor (office lay out).
Masalah itu menjadi bagian yang penting dari usaha merealisasikan salah satu
tujuan agar kantor menjadi tempat menarik, produktif. Dengan perkataan lain pengaturan
tata ruang kantor memberi tempat tentang masalah estetika, artistika, produktivitas yang
akan mempengaruhi pegawai agar merasa senang bekerja di kantor dan dapat
34
menghasilkan produk kerja yang optimal. Tak berlebihan bahwa kantor sering dijuluki
the second family atau rumah tangga kedua pegawai.
Lingkungan kantor yang ideal adalah lingkungan tertib, teratur, aman dan
produktif. Keadaan seperti itu menjadi idaman bagi setiap anggota keluaarga, kantor,
manager kantor dan pimpinan. Namun jangan hanya merupakan idaman belaka, sebab
yang lebih penting adalah mengadakan realisasi dari idaman itu menjadi terwujud. Sopan
santun ditempat kantor, seperti di halaman parkir, ditaman, di tempat kerja, kamar kecil
dan kantin merupakan pokok permasalahan uraian di bawah ini.
1. Etika di Tempat Parkir
Di kota masalah parkir kendaraan bermotor sudah menjadi masalah yang unik.
Kantor yang memiliki peralatan sudah makin menciut, lebih-lebih dikota besar. Ini
disebabkan jumlah kendaraan yang setiap hari diparkir di kantor tidak seimbang lagi
dengan jumlah luas peralatan parkir yang tersedia. Akibat loncatan teknologi kendaraan
bermotor yang dihasilkan oleh pabrik kian hari kian bertambah dan pegawai yang
mempunyai kecendrungan ingin memperoleh kemudahan transportasi juga menunjukkan
kenaikan, maka dikota besar jumlah pegawai yang memiliki kendaraan pribadi pun
menjadi berlipat. Sebagai akibat kejadian itu peralatan parkir kantor yang tersedia
menjadi tidak muat untuk menampung kendaraan pegawai, kendaraan kantor dan
kendaraan tamu.
Untuk membantu mengatasi masalah itu dan untuk menjaga agar dipelataran
parkir kantor tetap tertib dan teratur, pegawai kantor dituntut memiliki sopan santun
ketika mereka parkir kendaraannya di parkiran kantor. Sopan santun memarkir kendaraan
dihalaman parkir antara lain sebagai berikut :
a. Ikutilah petunjuk yang ada dipelataran parkir kantor
b. Biasa telah diatur pelataran parkir untuk kendaraan pejabat, kendaraan pegwai dan
kendaraan tamu. Patuhilah petunjukpetunjuk itu.
c. Masuklah dari pintu masuk dan ikutilah rambu-rambu dipelataran parkir dan minta
karcis tanda masuk
d. Keluar dari pintu keluar dengan mengikuti rambu-rambu, lalu berikanlah karcis tanda
parkir anda keluar
e. Kuncilah semua pintu mobil anda dan sebaiknya mengosongkan mobil dari barang-
barang berharga seperti STNK, SIM, Surat Penting dan lain-lain.
35
f. Jika memungkinkan bebaskan perseneling mobil dan lepaskan rem tangan, sehingga
petugas dapat mengatur kendaraan yang diparkir dibelakang mobil anda, kalau akan
lebih dahulu.
g. Sebaiknya jangan memakai klakson atau gas tetapikemudian kendaraan dengan halus
sehingga tepat di kantor tepat ditempat parkir yang disediakan, demikian pula nkalau
keluar hindari membunyikan kelakson dan memainkan gas berlebihan.
h. Sediakan uang pas untuk biaya parkir kalau kantor anda terpaksa mengadakan
peraturan itu.
i. Jika pada waktu anda memarkir mobil menyenggol mobil lain karena sempit ruangan
parkir, sampai menimbulkan cacat seperti lecet dan lain-lain, mintalah maaf dengan
mempergunakan kartu nama anda dan selipkan di wiper pada mobil yang lecet.
Katakan anda bersedia mengganti kerugian.
j. Dibeberapa tempat parkir ada peralatan parkir khusus untuk pegawai yang diatur
dengan komputer. Pegawai cukup memasukkan tanda pengenal kedalam slot, kalau
ingin keliuar masuk ke halaman parkir untuk membuka pintu halaman parkir
k. Ada pula tempat parkir yang diatur khusus pemarkiran kendaraan diatur oleh para
petugas tersebut.
Pemilik kendaraan (khusus tamu) memberikan kunci mobilnya kepada petugas
parkir dan petugaslah yang memarkir kendaraan diperataran parkir. Jika pemilik
kendaraan akan keluar meninggalkan kantor sudah selesai urusannya, cukup
memberitahukan kepada resepsionis dan mobil akan disiapkan di pintu. Untuk memarkir
sepeda motor biasanya telah tersedia tempat khusus. Ikutilah tata tertib parkir sepeda
motor dan jangan mengkunci kendaraan.
2. Etika di Taman Kantor
Taman yang ditata dihalaman pekarangan kantor mempunyai fungsi sebagai
penyedap pandangan dan mempercantik lingkungan. Tumbuh-tumbuhan hias juga
berfungsi sebagai pelindung alam serta mencegah polusi. Oleh karena itu banyak kantor
yang tidak memiliki halaman taman terpaksa membuat taman buatan dengan pohon dan
tanaman plastik sebagai penyejuk ruangan. Pegawai harus ikut merawat, menjaga dan
melestarikan tumbuh-tumbuhan yang ditanam dihalaman kantor atau taman-taman
diruangan kerja, gang, ruang tamu dan lain-lain dilingkungan kantor. Sopan santun
36
pegawai dalam kaitannya dengan melestarikan taman, tumbuh-tumbuhan ditaman
halaman kantor lain sebagai berikut :
a. Hindari membuang sampah ditaman.
b. Hindari menaruh puntung rokok di pot tempat tumbuh-tumbuhan ditanam.
c. Ikutlah memelihara keindahan dengan melestarikan tanaman kantor.
d. Hindari memetik bunga, sekalipun itu menarik perhatian anda.
e. Ikutilah berusaha untuk melestarikan tanaman.
Jika seluruh pegawai ikut menjaga melestarikan taman dan tanaman yang ada
sudah tentu akan tercipta lingkungan yang indah sejuk dan bersih sedap dipandang.
3. Etika Menerima Tamu Kantor
Kegiatan menerima tamu secara profesional sangat diperlukan dalam perusahaan.
Citra perusahaan dapat terlihat slah satunya dari cara mereka menerima tamu profesional
dalam menangani tamu, berarti tidak menghilangkan keramahan dan sopan santun tatkala
menerima jenis tamu apapun yang datang, baik tamu dari masyarakat biasa ataupun tamu
dari golongan pejabat. Ramah dan sopan santun adalah etika kunci dalam menerima tamu.
Selain etika diperlukan juga strategi yang tepat dalam menghadapi tamu yang memiliki
beragam jenis maksud dan tujuan.
Bagaimana cara menerima tamu sesuai dengan etika itu ? Berikut ini penjelasan
tentang etika menerima tamu yaitu :
a. Menurut Sedarmayanti, etika seorang penerima tamu kantor dalam menerima tamu,
antara lain bersikap sopan dan ramah berkepribadian menarik, bijaksana serta
mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.
b. Menurut Ursula Ernawati, etika seorang penerima tamu antara lain berpenampilan
rapi, bersih dan segar, berperilaku sopan dan ramah, ekspresi wajah yang hangat,
menghafal nama tamu, senang bergaul dan luwes, menjadi pendengar yang baik.
Selain itu, penerima tamu harus menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan
kebiasaan-kebiasaan jelek (seperti menggigit kuku) bersikzp hormat kepada tamu,
memiliki semangat kerja yang tinggi, nada suara yang enak dan jelas, tenang dalam
menangani complain secara profesional, tidak menginterupsi pembicaraan tamu serta
tulus melayani tamu.
37
Alat komunikasi sangatlah menunjang pekerjaan kantor, tanpa alat komunikasi
tidak dapat terlaksanakan koordinasi tugas dengan baik. Berikut ini pemaparannya
tentang jenis-jenis alat komunikasi, perkembangannya, kelebihan dan kekurangannya
serta masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi di lingkungan
perkantoran.
1. Telepon
Telepon adalah alat komunikasi
jarak jauh yang bisa digunakan di
dalam kantor maupun rumah dengan
menggunakan kabel telepon.
Adapun jenis-jenis telepon adalah:
a. Telepon meja (tablephone) dan
Triphopne untuk diletakan di atas meja
b. Telepon dinding (wallphone) untuk
di pasang pada dinding
c. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang
sewaktu bicara
d. Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana
saja.
Perkembangan awal telepon sendiri, berawal dari tahun 1871-1915. Awal
teleppon sebagai alat komersial pada tahun 1940 dengan menggunakan sisten microwave
radio untuk hubungan jarak jauh. Sampai pada akhirnya tahun 1969, pengguna telepon di
Amerika tlah mencapai 90%. AT & T menjadi laboratorium system telepon paling baik
di dunia.
Kelebihan Telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan
atau bagian kantor. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa
kemana-mana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus
lainnya.
Peralatan / Mesin Komunikasi G
38
2. Intercom
Intercom merupakan alat komunikasi
yang dipergunakan untuk menyampaikan
warta atau keterangan dalam satu lingkungan
organisasi , antar bagian ke bagian yang lain
atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Fungsi intercom di lingkungan kantor:
Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan
informasi secara efektif dari satu pihak
kepihak lainnya, memperluas saluran
komunikasi dalam suatu instansi atau kantor,
menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Kelebihan Intercorm adalah praktis dalam penggunaannya serta murah biayanya.
Sedangkankekurangannya adalah jangkauannya terbatas dan rawan penyadapan.
3. Handphone
Handphone adalah telepon genggam yang fungsinya hampir sama
dengan telepon rumah biasa, namun yang membedakan adalah handphone
memiliki banyak fitur-fitur canggih yang
bisa menunjang pekerjaan kantor
terselesaikan dengan cepat dan tepat.
Handphone dinilai lebih cepat dan portable,
artinya lebih praktis dan dapat dibawa
kemana-mana.
Perkembangan handphone :
a. Generasi pertama: analog, kecepatan
rendah (lowspeed), cukup untuk suara.
Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone)
dan AMPS (Analog Mobile Phone System)
b. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah – menengah. Contoh: GSM dan
CDMA2000 1Xrtt
39
c. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband).
Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.
Handphone/mobilephone.
Kelebihan penggunaan handphone adalah mempermudah berkomunikasi,
menambah pengetahuan tentang perkembangan teknologi masa kini, dan memperluas
jaringan pertemanan atau menambah relasi. Sedangkan kekurangannya adalah
menjadikan seseorang menjadi makhluk berindividualitas yang tinggi, pemborosan,
adanya radiasi yang mengganggu kesehatan tubuh, dan rawan tindakan kejahatan.
4. Faksimili (Faximile)
Faksimile adalah mesin/alat untuk
mengirim dan menerima data atau
dokumen yang hampir sesuai dengan
aslinya, baik berupa tulisan maupun
gambar.
Perkembangan Mesin Faksimile
Penemu pertama dari mesin fax
mengembangkan mesin telegraf dengan
sedemikian rupa sehingga menjadi mesin
fax yang pertama kali. Dan tidak hanya
berhenti sampai itu saja, perkembangan
mesin fax berkembang semakin pesat karena semakin banyak pula yang menggunakan
mesin tersebut.
Mengirim faksimili:
Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya,
di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial,
search atau memasukan secara manual Setelah itu tekan tombol start.
Menerima faksimili
a. Angkat gagang telepon
b. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)
c. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon
Kelebihan mesin faksmile ini adalah membantu pengiriman dokumen ke tempat
yang jauh dengan waktu yang singkat. Sedangkan kekurangan Mesin Faksimile adalah
40
semua fax yang dikirim dan terkirim dapat terbaca oleh semua orang yang terhubung
dalam suatu jaringan.
5. Handy Talky (HT)
Handy Talky (HT) sebuah alat
komunikasi yang bentuknya mirip
dengan telepon genggam, tetapi sifatnya
searah. Karena searah, maka si pengirim
pesan dan si penerima tidak bisa
berbicara pada saat yang bersamaan.
HT menggunakan gelombang radio
frekuensi khusus, dan sering dipakai
untuk komunikasi yang sifatnya
sementara karena salurannya dapat diganti-ganti setiap saat.
Kelebihan HT antara lain: tidak memerlukan Pulsa, mampu berhubungan
langsung kesemua orang dengan frekuensi yang sama, mudah dalam penggunaan, cepat
untuk sampai tidak perlu mengetik nomer telp, dapat digunakan tidak terdapat maslah
sinyal saat cuaca buruk, dapat digunkana dan didengarkan oleh jaringan khusus yang telah
di setting, sangat baik digunakan dalam koordinasi acara, karena terhubung dengan cepat
Sedangkan kekurangannya adalah tidak bisa terhubung dengan hanya satu orang,
dalam berbicara harus pelan dan jelas, speaker tidak lebih baik dari Handphone, kurang
awet batu baterai, hanya digunakna untuk alat komunikasi suara, sms tidak bisa, apalagi
maen game, butuh Perawatan ekstra (maintenanace), gelombang suara dari speaker
mempengaruhi HT dan bisa merusak vanel HT, menjangkau hanya 3 KM dengan antena
kecil biasa, tidak bisa jauh karena masih menggunakan teknologi radio
Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor:
1. Keterbatasan Pegawai, tenaga pemakainya (pegawai tidak ahli dalam
mengoperasikannya.
2. Masalah Teknis, kerusakan pada mesin kantor.
3. Terjadinya Miss Communication antar pengguna mesin komunikasi yang dapat
menyebabkan zero feedback, bahkan negative feedback.
4. Tidak bisa menempatkan penggunaan alat komunikasi dengan baik. Contoh: pegawai
kantor menggunakan handphone untuk kepentingan pribadi ketika jam kerja.
41
5. Individualitas tinggi, karena kurangnya bersosialisasi antar individu secara langsug
atau tanpa menatap muka menimbulkan rasa individual yang tinggi.
6. Bergantung pada alat komunikasi, padahal biasanya mengerjakan pekerjaan kantor
tanpa alat komunikasi namun karena kecanduan untuk menggunakan sehingga
merasa sulit bahkan susah untuk mengerjakan pekerjaan kantor tanpa alat
komunikasi.
Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan
panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima
telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus
diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguhnya dan sewaktu mengangkat telepon
kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati
penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu
ada tata cara menerima telepon di kantor :
Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :
a. Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera
mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon
yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan
dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
b. Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada
penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Misal:
“PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”
c. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi,
misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
d. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
e. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada
orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada
orang yang dituju.
Tata Cara Menerima Panggilan Telepon H
42
f. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa
menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas,
tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan
pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
g. Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah
masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada
hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.
h. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam
selamat pagi/siang /sore.
i. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup
telepon dengan perlahan.
j. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui
telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat
dirasakan oleh lawan bicara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
a. Sikap mau membantu.
b. Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang
sedang marah.
c. Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
d. Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
e. Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
f. Jangan menguap.
g. Jangan memotong pembicaraan.
h. Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang
berbicara di telepon.
i. Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
j. Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.
43
1. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak yang
lain melalui media tertentu dengan maksud memperoleh pengertian yang sama agar
pihak yang diajak berkomunikasi bertindak sesuai pengertian yang disampaikan.
2. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses komunikasi.
Wursanto (1987) memaparkan lima unsur komunikasi yang merupakan kesatuan
yang utuh dan bulat yaitu :
a. Pengirim Berita (Komunikator)
b. Bentuk Berita (Pesan)
c. Penerima Berita (Komunikan)
d. Prosedur Pengiriman Berita
e. Reaksi/Tanggapan/Respon/Umpan Balik
3. Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public
Relation", terdapat tujuh faktor komunilasi :
a. Credibility (Keterpercayaan) : Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor
kepercayaan.
b. Context (Perhubungan) : Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor
perhubungan.
c. Content (Kepuasan) : Pada dasarnya, komunikasi harus menimbulkan rasa puas
antara kedua belah pihak (komunikator dan komunikan).
d. Clarity (Kejelasan) : Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi.
e. Continuity and consistency (Kesinambungan dan Konsisten) : Komunikasi akan
berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten hubungan antar
kedua belah pihak.
f. Capability of audience (Kemampuan komunikan) : Kemampuan komunikan
sangat menentukan dalam proses komunikasi.
g. Channels of distribution (Saluran pengiriman berita) : Saluran atau sarana yang
digunakan dalam menyampaikan pesan atau informasi sangatlah penting dalam
proses komunikasi.
RANGKUMAN
44
3. Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk
menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam
berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.
4. Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara dengan
menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. Berikut adalah acam-macam prinsip
berbicara antara lain :
b. Prinsip motivasi : motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan manat terhadap
seseorang atau para pendengar.
b. Prinsip Perhatian : perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah
c. Prinsip Keindraan : dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian
masalah dilengkapi dengan media komunikasi/peraga, misalnya : slide, film,
Overhead Projector (OHP)
d. Prinsip Pengertian
Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah :
• uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok
bahasan setelah selesai diutarakan ringkasannya, terakhir, simpulkan
keseluruhan secara singkat
• uraian pembicaraan sistematis dan logis
• memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit
5. Komunikasi lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan
dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan
pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat
berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang
mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka
melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).
6. Teknik Berbicara yang Efektif
1. Teknik Pembukaan Pembicaraan
2. Teknik menggunakan data
3. Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit
(nyata) atau jelas sumber datanya
45
4. Teknik anekdot : teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan
kata-kata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk
mendengarkannya
5. Teknik mengajukan pertanyaan : memulai suatu pembicaraan dapat juga
dilakukan dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan
minat pendengar
6. Teknik mengemukakan kejadian yang aneh : teknik ini hampir sama dengan
teknik anekdot
7. Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan
suatu kejadian
8. Etika secara umum adalah Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan
buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia.
9. Kepribadian adalah keseluruhan cara seorang individu bereaksi dan berinteraksi
dengan individu lain.
A. Pilihlah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang (X)
pada huruf a, b, c, d, atau e!
1. Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris, berasal dari kata Latin
communis yang berarti . . . . .
A. Sama
B. Pengertian
C. Membuat sama
D. Perkataan
E. Tidak beragam
2. Proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut
dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang untuk bertindak
sesuai dengan pesan tersebut adalah pengertian komunikasi menurut . . . . .
A. Boove
B. Robbins
C. Harwood
LATIHAN
46
D. Wursanto
E. Murphy
3. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah . . . . .
A. Sulit menemunkan media komunkasi
B. Sulit mendapatkan teman berkomunikasi yang cocok
C. Sulit mendapatkan alat komunikasi
D. Sulit menafsirkan pengertian dari pihak-pihak yang berkomunikasi
E. Berbeda persepsi antara pihak-pihak yang berkomunikasi
4. Unsur-unsur komunikasi terdiri atas . . . . .
A. Komunikator, pesan, komunikan, prosedur pengirm berita, umpan balik
B. Komunikator, pesan, komunikan
C. Komunikator, pesan, umpan balik
D. Komunikan, komunikator, prosedur pengiriman berita
E. Pesan, umpan balik, prosedur pengiriman berita
5. Keberhasilan komunikasi ditentukan tidak dari sekedar mengirim pesan dari
komunikator kepada komunikan saja, namun sangat tergantung dari . . . . .
A. Perilaku penerima
B. Perilaku sumber
C. Media komunikasi
D. Perilaku penerima dan perilaku sumber
E. Proses komunikasi
6. Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public
Relation", terdapat tujuh faktor komunikasi yaitu salah satunta adalah content.
Maksud dari content yaitu . . . . .
A. Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan
B. komunikasi harus menimbulkan rasa puas antara kedua belah pihak
(komunikator dan komunikan)
C. Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan
D. Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Kejelasan itu meliputi
kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang akan dicapai, dan kejelasan kata-kata
yang dipergunakan, serta kejelasan dalam menggunakan bahasa tubuh
47
E. Komunikasi akan berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten
hubungan antar kedua belah pihak
7. Contoh media elrktronik dibawah ini adalah . . . . .
A. Surat
B. Telepon
C. Televisi
D. Papan pengumuan
E. Pemilik saham
8. Teknik berkomunikasi sangat erat kaitannya dengan cara membangun keterampilan
berkomunikasi efektif. Keterampilan berkomunikasi efektif dapat dibangun melalui
keterampilan berikut yaitu . . . . .
A. Olahraga
B. Meneliti
C. Berfikir
D. Berlatih
E. Menulis
9. Jika anda memiliki jadwal kegiatan sehari-hari dan berusaha untuk menepati jadwal
tersebut sedapat mungkin, berarti anda cenderung termasuk seseorang yang memiliki
konsep waktu . . . . .
A. Monokromatik
B. Monokronik
C. Polikronik
D. Perfeksionis
E. Polikromatik
10. Berikut ini adalah pernyataan yang kurang tepat mengenai komunikasi verbal . . . . .
A. Komunikasi verbal berupa percakapan lisan (oral) dan tulisan (written)
B. Porsi komunikasi verbal hanya memiliki 35% dari keseluruhan komunikasi
C. Tidak semua kata dapat menggambarkan suatu situasi dengan pasti
D. Kata hanya mewakili realita
E. Kata adalah suatu realita
11. Komunikasi personal dapat terdiri atas . . . . .
A. Komunikasi intrapersonal dan komunikasi interpersonal
48
B. Komunikasi pribadi dan komunikasi personal
C. Komunikasi intern dan ekstern
D. Komunikasi intrapersonal dan komunikasi eksternal
E. Komunikasi pribadi dan komunikasi eksternal
12. Berikut ini adalah pernyataan yang kurang tepat tentang komunikasi personal . . . . .
A. Komunikasi dengan diri sendiri merupakan landasan untuk melakukan
komunikasi antar pribadi
B. Keefektifan berkomunikasi dengan diri sendiri akan memengaruhi komunikasi
dengan orang lain
C. Komunikasi antar pribadi adalah proses komunikasi yang berlangsung anatar
dua orang atau lebih secara tatap muka
D. Karakteristik komunikasi ini adalah pihak-pihak yang berkomunikasi tidak
berada dalam jarak dekat
E. Komunikasi interpersonal sangat potensial untuk memengaruhi atau membujuk
orang lain
13. Contoh komunikasi kelompok kecil adalah . . . . .
A. Ceramah
B. Diskusi panel
C. Simposium
D. Seminar
E. Kerja kelompok
14. Bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada
lawan bicaranya merupakan pengertian dari komunikasi . . . . .
A. Pesonal
B. Nonverbal
C. Verbal
D. Tulisan
E. Lisan
15. Inti dari komunikasi adalah . . . . .
A. Persepsi
B. Kepentingan bersama
C. Kepemimpinan
49
D. Pengertian
E. Saling memahami
16. Suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator
kepada khalayak merupakan pengertian dari . . . . .
A. Media Komunikasi
B. Tujuan komunikasi
C. Fungsi komunikasi
D. Inti komunikasi
E. Bentuk komunikasi
5. Seseorang atau sejumlah orang yang menjadi sasaran komunikasi ketika ia
menyampaikan pesannya disebut .....
a. Komunikator
b. Pesan
c. Komunikan
d. Media
e. Efek
17. Tahap dimana komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan
oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi disebut tahap . . . . .
A. Penyaringan
B. Decoding
C. Feedback
D. Penginterpretasian
E. Encoding
18. Seseorang atau sejumlah orang yang menjadi sasaran komunikasi ketika ia
menyampaikan pesannya disebut . . . . .
A. Komunikator
B. Pesan
C. Komunikan
D. Media
E. Efek
50
19. Mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir
sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar merupakan pengertian
dari media . . . . .
A. Telepon
B. Handphone
C. Faksimile
D. Handy talky
E. Intercom
20. Keterampilan berkomunikasi efektif dapat dibangun melalui keterampilan berpikir
(thinking), mendengar (listening), berbicara (speakig) serta . . . . .
A. Komunikasi non verbal
B. Komunikasi verbal
C. Komunikasi tertulis
D. Komunikasi massa
E. Komunikasi ritual
B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat.
1. Apakah arti komunikasi lisan menurut Anda ?
2. Komponen-komponen apa saja yang terdapat dalam komunikasi ?
3. Jelaskan bentuk dasar dari komunikasi !
4. Jelaskan bentuk komunikasi yang ada dalam kantor atau organisasi !
5. Jelaskan yang dimaksud etika komunikasi kantor !
6. Jalaskan bagaimana proses komunikasi lisan dapat terjadi !
7. Sebutkan teknik berbicara yang efektif !
8. Sebut dan jelaskan alat-alat komunikasi !
9. Jelaskan faktor-faktor komunikasi menurut Scott M. Cultip dan Allen H !
10. Apa yang dapat menghambat komunikasi di sebuah kantor ?
1. Praktikan kegiatan menangani komunikasi lisan melalui telepon dengan menerapkan
etika-etika menelepon.
TUGAS
51
2. Lakukan kegiatan ini di bawah pengawasan dan bimbingan Ibu/Bapak
Guru/Pembimbing.
52
Dalam modul ini terdapat soal pilihan ganda dan juga tugas praktek. Apabila Anda
dapat menyelesaikan latihan pilihan ganda dan juga tugas praktek, berarti Anda sudah
menguasai materi Komunikasi lisan. Namun apabila Anda belum belum menguasai
materi Komunikasi Perkantoran maka Anda harus mengulanginya dan meminta
bimbingan lebih lanjut dari guru Anda.
Harapan penulis setelah siswa membaca modul ini maka siswa dapat lebih
memahami materi komunikasi lisan, selain itu siswa dapat menambah pengetahuan serta
dapat mencapai tujuan pembelajaran yang telah ditetapkan. Selain harapan untuk siswa,
penulis juga berharap setelah guru membaca modul ini dapat lebih mudah melaksanakan
proses pembelajaran serta lebih memperkaya bahan ajar yang digunakan untuk
memberikan pengajaran, disamping itu harapan penulis adalah guru dapat meningkatkan
keinginannya dan kemampuannya untuk menulis bahan ajar.
BAB 3
PENUTUPAN
TINDAK LANJUT
HARAPAN
53
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya :
Erlangga.
Yuliati, Sari. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Bandung : Yrama Widya.
Tafit, Hasmul. 2016. Telekonferensi, PABX, Faksimile. Online
(http://hasmultafit.blogspot.co.id/2016/06/telekonferensi-pabx-dan-
faksimile.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.
Hasan, Wahid. 2012. Tata Cara Menerima Telepon. Online (http://kantorkita.net/tata-
cara-menerima-telepon.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.
Design, Arliana. 2015. Pengertian Komunikasi Lisan dan Tertulis. Online
(http://www.kejuruan.click/2016/01/pengertian-komunikasi-lisan-dan-
tertulis.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.
Ningtiasari, Putri. 2014. Komunikasi Lisan. Online.
(https://putriningtiassari.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-lisan.html)
diakses pada tanggal 15 November 2016.
Sam, Hisam. 2016. Pengertian Komunikasi Lisan Dan Tertulis Secara Lengkap. Online.
(http://www.dosenpendidikan.com/pengertian-komunikasi-lisan-dan-
tertulis-secara-lengkap/.html) diakses pada tanggal 20 November 2016.
Agung, Hery. 2016. Pengertian Komunikasi dan Tujuan Komunikasi. Online.
(http://www.ilmusahid.com/2015/09/pengertian-komunikasi-tujuan-
komunikasi.html) diakses pada tanggal 20 November 2016.
KEPUSTAKAAN KEPUSTAKAAN