KATA PENGANTAR - Kementerian Pekerjaan Umum · 2 KATA PENGANTAR Puji Syukur kehadirat ALLAH SWT,...
Transcript of KATA PENGANTAR - Kementerian Pekerjaan Umum · 2 KATA PENGANTAR Puji Syukur kehadirat ALLAH SWT,...
1
2
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat ALLAH SWT, karena atas perkenan-NYA laporan Hasil Survey
Kepuasan Pelanggan/Peserta pada Kegiatan Triwulan I Pendidikan dan Pelatihan di Balai Diklat
PUPR Wilayah I Medan dapat diselesaikan.
Laporan triwulan ini merupakan laporan hasil pelaksanaan kegiatan Keterbukaan
Informasi Publik di Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan selama satu semester, yang meliputi
pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang dilakukan satu semester sebagaimana yang
diamanatkan oleh UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP).
Laporan triwulan kegiatan ini semoga dapat menjadi bahan evaluasi dan tolak ukur dalam
pelaksanaan keterbukaan Informasi Publik oleh Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan dan
menjadi bahan perbaikan untuk masa yang akan datang. Kami menyadari bahwa laporan ini
masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Oleh sebab itu kami mengharapkan
masukan, kritik dan saran dalam rangka pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi
publik kedepannya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 26 Maret 2019
Kepala Balai
R. Belanto Hadiwido, ST, M.Si
NIP. 19701104 200112 1 001
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................................................................... i
DAFTAR ISI......................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1
I.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
I.2 Maksud dan Tujuan dan ........................................................................................... 2
BAB II PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK ...................................... 3
II.1 Kebijakan Internal Terkait Dengan Implementasi UU KIP .................................... 3
II.2 Kegiatan Internal Terkait Dengan Implementasi UU KIP ...................................... 4
II.3 Rekapitulasi Pelayanan Informasi Publik, meliputi informasi : .............................. 4
Jumlah Pemohon Informasi ................................................................................ 4
Presentase data pekerjaan pemohon (institusi, pemerintah, LSM, wartawan, dst) 5
Jumlah permintaan informasi ............................................................................. 5
Status pelayanan informasi (presentase informasi dipenuhi, ditolak, dalam proses) 6
Rata-rata waktu pelayanan (berapa hari) ............................................................ 6
Informasi atau data yang paling banyak diminta pemohon ................................ 7
Media permintaan informasi yang digunakan pemohon (surat tertulis, email, dst) 7
Jumlah sengketa informasi (keberatan, mediasi, ajudikasi, PTUN)................... 8
II.4 Rekapitulasi Pengelolaan Informasi Publik ............................................................. 8
II.5 Kondisi Layanan Informasi Publik .......................................................................... 10
II.6 Upaya Inovasi Pelayanan Informasi Publik ............................................................. 10
II.7 Survey Layanan Informasi Publik ........................................................................... 12
BAB III KENDALA DALAM LAYANAN INFORMASI PUBLIK ............................... 17
BAB IV REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT LAYANAN
INFORMASI PUBLIK ........................................................................................................ 18
LAMPIRAN.......................................................................................................................... 19
4
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Pelayanan publik pada dasarnya menyangkut aspek kehidupan yang sangat luas dalam
kehidupan bernegara, maka pemerintah memiliki fungsi memberikan berbagai pelayanan publik
yang diperlukan oleh masyarakat, mulai dari pelayanan dalam bentuk aturan atau pun pelayanan-
pelayanan lain dalam rangka memenuhi kebutuhan peserta diklat di Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat. Kebutuhan negara akan Aparatur Sipil Negara yang kompeten
mendorong pemerintah untuk terbentuknya pelayanan publik sebagai salah satu dari bagian
penyelenggara pendidikan dan pelatihan untuk membantu secara inovasi ataupun tenaga untuk
meningkatkan kualitas Aparatur Sipil Negara.
Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah
hak publik untuk memperoleh informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi dilakukan sebagaimana
diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik (UU KIP).
Implementasi dari keterbukaan informasi tentu tetap harus mengacu pada konstitusi dan
peraturan perundang-undangan, yang secara jelas dan tegas telah mengatur tentang hak dan
kewajiban semua pihak. Kedua hal ini, yaitu hak dan kewajiban, harus dihormati dan dipatuhi
oleh para pihak dalam kedudukan masing-masing.
Pemerintah memiliki fungsi memberikan pelayanan terkhusus kepada peserta diklat di Balai
Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah I Medan, dengan menjalankan peran sebagai instansi
non profit yang memberikan pelayanan publik secara prima. Pelayanan publik yang di bentuk
bukan hanya untuk sebagai penyeimbang serta pemberi masukkan, akan tetapi sebagai sarana
peningkatan kualitas instansi yang dinaunginya sendiri. Informasi juga sebagai bahan acuan
untuk memberi masukkan kepada penyelenggara diklat agar mengikuti perkembangan zaman,
seperti penggunaan media sosial secara maksimal juga dapat membantu untuk menyampaikan
informasi kepada masyarakat secara efisien, bahwa kegiatan yang dilakukan benar adanya juga
memberi pengetahuan bahwa kegiatan apa saja yang termasuk di dalam instansi tersebut.
5
I.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud diterbitkannya laporan Pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik Balai
Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah I Medan ini adalah dalam rangka pemenuhan
kewajiban Badan Publik sesuai dengan Pasal 36 Peraturan Komisi Informasi Publik Nomor 1
Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, yang menyebutkan bahwa “setiap Badan
Publik wajib membuat dan menyediakan laporan layanan informasi publik kepada Komisi
Informasi Pusat”.
Sedangkan tujuan dari laporan ini disusun untuk mengukur kepuasan peserta diklat sebagai
pengguna layanan dan meningkatkan kualitas penyelenggaraan informasi pelayanan publik di
Balai Diklat Diklat PUPR Wilayah I Medan melaksanakan survey kepuasan dalam rangka
melaksanakan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik.
6
BAB II
PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK
11.1 Kebijakan Internal Terkait Dengan Implementasi UU KIP
Komitmen Kepala Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan dalam menjalankan pelayanan
publik di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan yang termuat dalam maklumat
pelayanan Balai sebagai berikut: “Dengan ini, kami segenap pegawai Balai Diklat PUPR
Wilayah I Medan menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai Standar
Pelayanan dan Standar Mutu yang telah ditetapkan, apabila tidak menepati janji ini, kami siap
menerima sanksi sesuai Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.”
Adapun kebijakan internal Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan ialah untuk memenuhi dan
melayani permintaan dan kebutuhan pemohon / pengguna informasi publik melakukan layanan
langsung dan layanan melalaui media, antara lain telepon, Fax, email, papan pengumuman, televise
dan website sesuai peraturan dan ketentuan berlaku. Dalam memberikan layanan informasi kepada
pemohon informasi, petugas menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik dan
manyelenggarakan Pelayanan Informasi Publik sesuai jadwal hari kerja.
Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan
setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan yaitu dengan
mengisi daftar aduan/ keluhan/ masukan. Proses penyelesaian atau tindak lanjut terhadap aduan/
keluhan/ masukan konsumen dilakukan penanganan langsung sesaat aduan/ keluhan/ masukan
diterima atau untuk tindak lanjut untuk kegiatan selanjutnya. Pengelolaan hasil transaksi
penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan daftar keluhan konsumen/
laporan pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik kepada Kepala Subbagian Tata Usaha
sebagai penanggungjawab. Struktur Organisasi PPID Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan dan
tanggung jawabnya terdiri atas:
1. Pembina PPID: Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
2. Atasan PPID: Sekretaris Badan Pengembangan SDM
3. Kepala Balai:
Memberikan persetujuan penyampaian informasi public kepada petugas yang ditunjuk
menyampaikan informasi publik.
Memberikan arahan terhadap aduan/ keluhan/ masukan konsumen yang membutuhkan
penyelesaian yang lebih serius.
7
4. Kepala Subbagian Tata Usaha:
Melakukan identifikasi informasi publik
Menerima laporan informasi publik
Menyiapkan rencana penyelesaian aduan/ keluhan/ masalah komsumen
Menyelesaikan aduan/ keluhan/ masalah komsumen
5. Petugas Informasi Publik:
Memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya kepada masyarakat menurut bidang
tugasnya masing-masing.
Menghindari perbuatan atau tindakan yang dapat berakibat menghalangi atau
mempersulit salah satu pihak yang dilayani
Bersikap dan bertingkah laku sopan santun terhadap masyarakat namun tegas, responsif,
transparan, dan profesional sesuai ketentuan yang berlaku.
Melakukan kegiatan pelayanan sesuai dengan penugasan yang diberikan oleh
penyelenggara.
Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
Menjunjung tinggi nilai-nilai akuntabilitas dan integritas institusi penyelenggara.
Terbuka untuk menghindari benturan kepentingan.
Proaktif dalam memenuhi kepentingan masyarakat.
Memberikan pelayanan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai dengan asas penyelenggaraan pelayanan
publik.
Melaksanakan pelayanan sesuai dengan standard pelayanan.
Membantu masyarakat dalam memahami hak dan tanggung jawabnya sebagai penerima
pelayanan publik.
Mematuhi peraturan perundang-undangan yang terkait dengan penyelenggaraan
pelayanan publik.
8
6. Pejabat Pengendali Dokumen dan Pejabat Pengendali Rekaman
Memberikan data dan informasi publik yang dipublikasikan kepada pemohon data dan
informasi publik.
Melakukan koordinasi mengenai ketersediaan data/informasi yang akan disampaikan
kepada publik.
II. 2 Kegiatan Internal Terkait Dengan Implementasi UU KIP
Berbagai kegiatan di Triwulan I tahun 2019 telah dilakukan dalam rangka menjalankan
pelayanan informasi publik terkait dengan peningkatan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi
Publik Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan, adapun kegiatan tersebut adalah FGD Pengelolaan
Informasi, Workshop Keterbukaan Informasi Publik, Kegiatan Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik, dan Pendampingan Pelaksanaan KIP di Daerah
II.3 Rekapitulasi Pelayanan Informasi Publik
Pada tahun 2017 pelayanan informasi publik Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan sudah ada,
untuk itu gambar grafik di bawah ini menjelaskan jumlah pemohon informasi publik yang telah
dilayani oleh PPID Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan pada Triwulan I tahun 2019.
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des
Jumlah Pemohon 1 0 1 1 2 3 2 6 5 0 0 0
0
1
2
3
4
5
6
7
ora
ng
Jumlah Pemohon Pada Triwulan I Tahun 2019
9
Jumlah pemohon informasi publik selama Triwulan I 2019 dapat diklasifikasikan sesuai data
pekerjaannya menjadi 3 kelompok besar, yaitu: Individu sebesar 0%; Institusi 100%, dan
Kelompok Orang sebesar 0%. Selanjutnya data tersebut dapat dilihat pada diagram di bawah ini :
Diagram di bawah ini merupakan rekapitulasi pelayanan informasi publik di Balai Pendidikan
PUPR Wilayah I Medan pada Triwulan I tahun 2019 dengan membutuhkan rata-rata waktu
penyelesaian selama kurang 3 hari kerja.
0%
100%
0%
KLASIFIKASI DATA PEKERJAAN PEMOHON INFORMASI PUBLIK 2019
Individu Institusi Kelompok Orang
0
1
2
3
4
5
6
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des
Jumlah Pemohon 1 0 1 1 2 3 2 6 5 0 0 0
Jum
lah
Rekapitulasi Pelayanan Informasi Publik di BD PUPR Wilayah I Medan pada Triwulan I Tahun 2019
10
Status pelayanan permintaan informasi publik pada Triwulan I periode Januari - Maret tahun
2019 sebesar 100% permintaan informasi dikabulkan, 0% permintaan informasi yang sedang
proses, dan 0% permintaan informasi ditolak karena data dan informasi yang diminta bukan
merupakan kewenangan Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan dan atau termasuk dalam klasifikasi
informasi publik yang dikecualikan. Gambar pie chart di bawah ini menunjukkan Presentasi Status
Pelayanan Permintaan Informasi Publik Triwulan I periode 2019.
Adapun media permintaan informasi yang digunakan oleh pemohon sebesar 50%
menggunakan media elektronik baik itu melalui PU-net, email, maupun telepon, dan sisanya 50%
merupakan pemohon informasi yang datang langsung ke ruang layanan informasi publik. Dapat
terlihat pada gambar pie chart Media Permintaan Permohonan Informasi yang digunakan pemohon
selama Triwulan I tahun 2019 di bawah ini.
100%
0% 0%
Status Pelayanan Permintaan Informasi Publik Pada Triwulan I
Tahun 2019
Dipenuhi Ditolak Diproses
50% 50%
MEDIA PERMINTAAN PERMOHONAN INFORMASI YANG DIGUNAKAN PEMOHON
PADA TRIWULAN I TAHUN 2019
Elektronik Manual
11
Berdasarkan catatan buku tamu yang berada di Ruang Layanan Informasi Publik, jumlah
tamu dan/atau pemohon informasi yang pernah datang sebesar 2 (dua) orang yang berasal dari
kalangan institusi. Dengan keperluan mulai dari permintaan informasi wawancara, riset, studi
banding, dan konsultasi.
PPID Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan pada Triwulan I tahun 2019 menyelenggarakan
pelayanan informasi publik dengan melayani jumlah pemohon Informasi sebanyak 2 institusi, 2
permintaan informasi dipenuhi, 0 permintaan informasi ditolak dengan rata-rata penyelesaian
permohonan 3 hari kerja (uraian rincian permohonan terlampir). Berikut adalah tabel yang
menunjukan rekapitulasi layanan informasi publik di Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan tahun
2019.
NO BULAN JUMAH
PEMOHON
STATUS WAKTU
PELAYANAN DIPENUHI DITOLAK DIPROSES
1 JANUARI 1 1 0 0 2
2 FEBRUARI 0 0 0 0 0
3 MARET 1 1 0 0 2
4 APRIL 1 0 0 0 2
5 MEI 2 2 0 0 1
6 JUNI 3 3 0 0 1
7 JULI 2 2 0 0 2
8 AGUSTUS 6 6 0 0 2
9 SEPTEMBER 5 5 0 0 2
10 OKTOBER 0 0 0 0 0
11 NOVEMBER 0 0 0 0 0
12 DESEMBER 0 0 0 0 0
TOTAL 21 21 0 0 14
12
II.4 Rekapitulasi Pengelolaan Informasi Publik
Adapun pengelolaan informasi publik tersedia dalam website www.bpsdm.pu.go.id pada
menu Home > Profil > Profil Organisasi > Balai Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah I
Medan. Maka akan di lihat informasi berupa :
Struktur Organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan
Fasilitas
13
PNBP
14
II.5 Kondisi layanan informasi publik di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan
a. Sarana dan prasarana pelayanan informasi publik
Kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan
dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata Usaha, dalam hal ini Bidang Kepegawaian yang membawahi
petugas Pelayanan Publik yang terletak di Lantai I Gedung A kantor Balai Diklat PUPR Wilayah I
Medan. Dilengkapi dengan fasilitas meja informasi, LCD touch screen dan printer, jaringan
internet, pengeras suara, Montitor CCTV, AC dan Dispenser, kotak saran dan pengaduan, meja
baca dan beberapa koleksi leaflet tentang kePUPR-an, serta sofa tamu. Media yang digunakan di
dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik tidak hanya melalui Ruang Layanan Informasi
Publik, tapi juga melalui media sosial Instagram (@balaidiklatpuprmedan), Twitter (@DiklatI),
dan Facebook Fanpage Balai Diklat Wilayah I Medan.
b. Sumber daya manusia pelayanan informasi publik
Sumber daya manusia pelayanan informasi publik berasal dari Sub Bagian Tata Usaha,
Bidang Kepegawaian yang berjumlah 1 (Satu) orang. Menggunakan sistem tugas harian untuk
bertanggung jawab pada permohonan informasi publik yang diterima baik melalui ruang layanan
informasi publik maupun melalui media sosial ataupun melalaui kuesioner.
II.6 Upaya Inovasi Pelayanan Informasi Publik
Adapun upaya inovasi yang dilakukan dalam pelayaan informasi publik balai kepada peserta
diklat ialah :
Memberikan nomor aduan kepada peserta diklat, agar secara langsung bisa ditindaklanjuti
petugas pelayanan publik.
Menambah bandwitch Wi Fi agar bisa dinikmati oleh peserta diklat untuk memudahkan akses
internet dan mempermudah peserta maupun widyaiswara dalam mengumpulkan informasi yang
dibutuhkan.
II.7 Survey Layanan Informasi Publik
Adapun Survey Layanan Informasi Publik ini berupa Survey Kepuasan Pelanggan yang
berupa URL : https://docs.google.com/forms/ dan pembagian kuesioner kepada pelanggan
diantaranya ialah :
15
16
17
18
19
20
BAB III
KENDALA DALAM PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Keseluruhan pelaksanaan kegiatan layanan informasi publik di lingkungan Balai Diklat
PUPR Wilayah I Medan telah berjalan dengan baik dan sesuai, namun ada beberapa kendala
dalam pelaksanaannya, antara lain:
1. Masih awamnya informasi petugas pelayanan publik terhadap perkembangan informasi yang
disampaikan terkait kebijakan dari BPSDM PUPR ataupun Kementerian PUPR untuk di
implementasikan ke Balai Diklat PUPR Wilayah I Medan.
2. Kurangnya alat komunikasi yang efektif agar penyampaian aduan ataupun ketidakpuasan
peserta diklat/pelanggan terhadap pelayanan balai untuk secepatnya bisa ditindaklanjuti, saat
ini masih menggunakan Handy Talkie (HT).
3. Alat untuk mengelola media sosial masih menggunakan handphone pribadi.
4. Bandwitch Wi Fi yang masih belum stabil dan kecepatan belum mencakup ke tempat-tempat
tertentu.
21
BAB IV
REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT LAYANAN INFORMASI
PUBLIK
Berdasarkan permasalahan yang diungkapkan pada bab sebelumnya, terdapat
rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan pelayanan informasi publik di
lingkungan Kementerian PUPR, antara lain:
1. Memberikan sosialisasi/workshop kepada petugas pelayanan publik berupa informasi
ataupun, kebijakan /perubahan kebijakan yang diterima dari BPSDM agar petugas pelayanan
publik bias memahami tugas yang diberikan dan bisa di implementasikan ke balai dan
dilaksanakan dengan baik.
2. Perlu adanya alat komunikasi untuk aduan pelanggan secara langsung agar penanganan bisa
segera dilakukan berupa nomor aduan yang tersambung ke petugas pelayanan public dan alat
untuk mngelola media sosial yang lebih fleksibel.
3. Penambahan bandwitch Wi Fi untuk kemudahan akses informasi.
22
LAMPIRAN
23
24
25
26
MEDIA SOSIAL
URL INSTAGRAM : https://www.instagram.com/balaidiklatpuprmedan/?hl=id
URL TWITTER : https://twitter.com/DiklatI
URL FACEBOOK : https://www.facebook.com/BD1Medan/