Kata-Kata Aluan - finance.moh.gov.myfinance.moh.gov.my/v3/attachments/article/30/Kit Pengurusan...
Transcript of Kata-Kata Aluan - finance.moh.gov.myfinance.moh.gov.my/v3/attachments/article/30/Kit Pengurusan...
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD
Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.
Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).
Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.
Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.
Sekian, terima kasih.
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 1
SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Hapuskira Bil Hospital 3
Pulangan Balik Hasil Bil Hospital 6
Pengurusan Kemasukan Pesakit ke Wad 10
Pengurusan Kutipan Bayaran Bil Tertunggak (Pesakit Orang Awam) 12
Pengurusan Kutipan Bayaran Hospital/Klinik (Pesakit Dalam) 16
Pengurusan Kutipan Bayaran Hospital/Klinik (Pesakit Luar) 19
Pengecualian Bayaran Hospital bagi Pesakit Wad Kelas 3 (Warganegara) 23
Pengurusan Kajian Audit bagi Aktiviti-aktiviti Kementerian 26
Pengurusan Kehilangan Wang Awam 29
Pengurusan Pembayaran di Bawah AP59 32
Pendahuluan Diri Terlebih Emolumen 36
Pendahuluan Diri Dalam dan Luar Negara 38
Pendahuluan Diri Pelbagai 41
Permohonan Mengadakan Aktiviti Rasmi di Luar Premis KKM 44
Pengurusan Pembukaan Akaun Amanah di Bawah Seksyen 9 Akta Prosedur Kewangan 1951
48
Permohonan Elaun Pakaian Panas, Pakaian Rasmi, Pakaian Istiadat dan Lain-Lain 51
Pemasangan/Penggantian Alat Penyaman Udara 53
Tuntutan Elaun Perpindahan Rumah yang Dibeli Melalui Pinjaman Perumahan Kerajaan
55
Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK) & Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)
57
Pinjaman Kenderaan (Kereta & Motosikal) 59
Pinjaman Komputer 62
Skim Pembiayaan Kelab Rekreasi dan Sukan bagi Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional
65
Tuntutan Alat Komunikasi Mudah Alih dan Caj Panggilan Bulanan 67
Talian Terus Telefon Rumah/Pejabat 69
Talian Terus Mesin Faks/Internet 71
Permohonan Tabung Bantuan Perubatan (TBP) 73
Pengurusan Pembayaran Tuntutan Tabung Bantuan Perubatan (TBP) 76
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD2
SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Permohonan Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) untuk Disenaraikan Sebagai Penerima Subsidi Rawatan Hemodialisis & Suntikan Erythropoetin dari KKM
78
Permohonan Bantuan Subsidi Rawatan Hemodialisis dan Suntikan Erythropoetin daripada Pesakit yang Mendapat Rawatan di Pusat Dialisis NGO
81
Pemberian Bantuan Kewangan kepada Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) 84
Permohonan Kelulusan Aset di Peringkat Kementerian 88
Penyediaan Batas Belanja Mengurus di Peringkat Kementerian 90
Permohonan Kelulusan Pembayaran di Bawah AP58(a) di Peringkat Kementerian 92
Permohonan Kelulusan Aset di Peringkat PTJ 97
Penyediaan Batas Belanja Mengurus di Peringkat PTJ 99
Pindah Peruntukan Belanja Mengurus di Peringkat PTJ (Sedia Ada/Dasar Baru/One-Off) 101
Proses Kerja Permohonan Kelulusan Pembayaran di Bawah AP58(a) di Peringkat PTJ 103
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 2 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 3
HAPUSKIRA BIL HOSPITAL
PUNCA KUASA:
1. AP328(a)2. Akta Perwakilan Kuasa 1956, P.U(B)4363. Akta Had Masa 19534. Pekeliling Perbendaharaan Bil.13/20085. Surat Pekeliling KKM Bil. 5/2007
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. PTJ menyemak jumlah bil tertunggak. Bil Hospital
2. Pastikan surat peringatan telah dihantar. Surat Peringatan 1, 2 dan 3
3. Hantar permohonan untuk kelulusan hapuskira kepada Bahagian Kewangan KKM bagi :-a) Bil tertunggak melebihi 6 tahun.b) Amaun hutang/hasil yang telah dipastikan
tidak boleh didapatkan sama ada melalui proses pentadbiran atau tindakan sivil tanpa perlu menunggu tempoh tertentu.
i. Format LH1000ii. Ulasan Ketua Jabataniii. Lampiran Liv. Lampiran Jumlah Kutipan Hasilv. Tahun Berkenaanvi. Ringkasan Senarai Hapuskiravii. Mengikut Bulan
4. Semak permohonan hapuskira yang diterima daripada PTJ.Nilai satu bil kurang dari RM25,000:a) Sediakan kertas perakuan permohonan
hapuskira untuk kelulusan Ketua Setiausaha KKM (KSU).
Nilai satu bil melebihi RM25,000:b) Sediakan kertas perakuan permohonan
hapuskira dan kemukakan ke Kementerian Kewangan untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP).
5. Setelah mendapat kelulusan hapuskira dari KSU/KSP;Sediakan surat kelulusan hapuskira untuk dikemukakan kepada PTJ.
i. Surat Kelulusan Hapuskira dari KKMii. Surat Kelulusan KSP
6. Setelah mendapat surat kelulusan hapuskira dari KKM, PTJ hendaklah mengemaskini laporan tunggakan dan laporan Akaun Belum Terima (ABT).
i. Surat Kelulusan Hapuskiraii. Laporan ABTiii. Laporan Tunggakan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 3 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD4
CARTA ALIRAN: HAPUSKIRA BIL HOSPITAL
Mula
Semak Jumlah Bil Tertunggak
Hantar Bil Tertunggak Melebihi 6 Tahun kepadaBahagian Kewangan KKM untuk Kelulusan
Pastikan Surat-surat Peringatan telah Dihantar
Tentukan AmaunPermohonan Hapuskira
yang Diterima
Nilai 1 Bil Lebih dari RM25,000, Hantar kepada Kementerian Kewangan
untuk Kelulusan KSP
Nilai 1 Bil Kurang dari RM25,000, Sediakan
Kertas Perakuan KelulusanKSU
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 4 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 5
Tamat
Setelah Diluluskan,Sediakan Surat Kelulusandan Hantar kepada PTJ
Kemaskini LaporanTunggakan dan Laporan ABT
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 5 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD6
PULANGAN BALIK HASIL BIL HOSPITAL
PUNCA KUASA:
1. AP87(a) 2. AP87(b)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan dari pesakit/waris pesakit. Surat Permohonan dari Pesakit/Waris Pesakit
2. Semak dokumen berkaitan. i. Bil Hospital ii. Resit Asal Bayaran
3. Tentukan amaun bayaran balik:i. Jika RM1,000 dan kebawah, sediakan
baucar bayaran manual dan hantar kepada Pejabat Perakaunan Negeri untuk bayaran dan ditandatangani oleh Pengarah Hospital atau pegawai yang diberikuasa.
ii. Jika melebihi RM1,000, hantar ke Bahagian Kewangan KKM untuk kelulusan.
i. Bil Hospitalii. Resit Bayaraniii. Penyata Pemungutiv. Laporan Terperinci (Flimsi) C330v. Surat Pengesahan Doktor Sebelum
Discaj bagi Kes Penyakit Berjangkitvi. Sijil Nikah yang Sah
4. Semak permohonan yang diterima dari PTJ dan pastikan semua dokumen lengkap:
i. Bagi permohonan melebihi RM1,000 sehingga RM25,000, sediakan minit ceraian untuk kelulusan Ketua Setiausaha Kementerian (KSU).
ii. Bagi permohonan melebihi RM25,000, sediakan surat permohonan beserta justifikasi kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP).
i. Surat Permohonanii. Bil Hospitaliii. Resit Bayaraniv. Penyata Pemungutv. Laporan Terperinci (Flimsi) C330vi. Surat Pengesahan Doktor Sebelum
Discaj bagi Kes Penyakit Berjangkitvii. Sijil Nikah yang telah Disahkan oleh
Jabatan Agama Islam Negeri
5. Setelah kelulusan KSU/KSP diterima, sediakan surat kelulusan bayaran balik kepada PTJ.
i. Surat Kelulusan KKMii. Salinan Minit Ceraian yang Mempunyai
Tandatangan KSUiii. Salinan Surat Kelulusan KSP
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 6 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 7
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
6. Sediakan baucar bayaran dan hantar kepada Pejabat Perakaunan Negeri untuk bayaran setelah mendapat kelulusan KKM.
i. Surat Kelulusan KKMii. Baucer Bayaran Balik Manualiii. Salinan Buku Bank Pemohoniv. Resit Bayaranv. Penyata Pemungutvi. Surat Tuntutan dari Pesakit
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 7 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD8
CARTA ALIRAN: PULANGAN BALIK HASIL BIL HOSPITAL
Mula
Terima Permohonan dari Pesakit
Semak Bil dan Resit
Tentukan AmaunBayaran Balik
Jika RM1,000 dan Kebawah,Sediakan Baucar Bayaran Secara
Manual kepada Pejabat Perakaunan Negeri dan Ditandatangani oleh
Pengarah Hospital atau Pegawai yang Diberikuasa
Amaun Melebihi RM1,000,Hantar kepada Bahagian Kewangan
KKM untuk Kelulusan KSU/KSP
Sediakan Minit Ceraian untukKelulusan KSU bagi Amaun Diantara
RM1,000 sehingga RM25,000dan Surat kepada KementerianKewangan bagi Amaun Melebihi
RM25,000
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 8 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 9
Tamat
Setelah Diluluskan, Sediakan Surat Kelulusan dan
Hantar kepada PTJ
Sediakan Baucar Bayaran danHantar kepada Pejabat Perakaunan
Negeri setelah Mendapat Kelulusan KKM
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 9 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD10
PENGURUSAN KEMASUKAN PESAKIT KE WAD
PUNCA KUASA:
1. Perintah Am Bab F perkara 10(a) 2. Perintah Fi (Perubatan) 1982, Perintah Fi (Perubatan)(Pindaan) 1994 dan Perintah Fi(Perubatan)
20033. Surat Edaran Bahagian Kewangan Bil. (18)dlm.KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pesakit mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM). i. Kad Pengenalan/Sijil Kelahiranii. Passportiii. eGL/GLiv. Sijil Nikah yang Sahv. Orang Awam, Pengecualian Dibawah
Perintah Fi (Perubatan) 1982 Perenggan 16(13) dan Perintah Am Bab F
vi. Borang Kemasukan ke Wad
2. Tentukan kategori pesakit.
3. Pesakit diberikan Registration Number (RN).
4. Tentukan kelas wad pesakit. i. eGL/GLii. Surat Pengecualian Seperti Kad
Penderma Darah, Kad RELA dan lain-lain
5. Bagi pesakit orang awam;a) Membayar deposit:
i. Mengutip bayaran depositii. Mengikut kelas wad
b) Tidak membayar deposit:i. Semak kelayakan pesakitii. Semak dokumen sokongan
i. Resit Bayaran Depositii. Kemaskini Sistem Kutipan Hasil Hospital
Dimasukkan ke Wad Kelas Tiga
6. Pesakit dimasukkan ke wad. i. Borang Kemasukan ke Wadii. Kepingan Caj
7. Rekod maklumat pesakit dalam Buku Daftar Caj Pesakit (bagi hospital yang tidak menggunakan sistem).
Buku Daftar Caj Hospital
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 10 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 11
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KEMASUKAN PESAKIT KE WAD
Mula
Tamat
Pesakit Mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM)
Tentukan Kategori Pesakit
Pesakit Diberikan Registration Number (RN)
Tentukan Kelas Wad Pesakit
Bayaran Deposit
Keluarkan Resit Bayaran dan KemaskiniSistem Kutipan Hasil Hospital
Pesakit Masuk ke Wad
Rekod Maklumat Pesakit dalam Buku Daftar Caj Pesakit(bagi hospital yang tidak mempunyai sistem)
PesakitDimasukkan
ke WadKelas 3
Tidak Bayar
Bayar
Pembayaran
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 11 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD12
PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN BIL TERTUNGGAK (PESAKIT ORANG AWAM)
PUNCA KUASA:
1. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 & Pindaan 1997 Seksyen 102. Surat Pekeliling KKM Bil. 5 Tahun 2007
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Semak bil-bil pesakit yang tertunggak dalam Buku Daftar Caj Hospital (DCH)/ Sistem Hospital setiap hari (SPH).
Bil Pesakit (AM 115)
2. Hantar Surat Peringatan 1 (SP1) selepas 14 hari daripada tarikh bil dikeluarkan.
Surat Peringatan 1
3. Jika pesakit buat bayaran, keluarkan resit. i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH
4. Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat Peringatan 2 (SP2) selepas 14 hari daripada tarikh SP1.
Surat Peringatan 2
5. Jika pesakit buat bayaran, keluarkan resit. i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH
6. Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat Peringatan 3 (SP3) selepas 14 hari daripada tarikh SP2.
Surat Peringatan 3
7. Jika pesakit buat bayaran, keluarkan resit. i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH
8. Jika bayaran belum dijelaskan selepas 14 hari daripada tarikh SP3 dikeluarkan, kemaskini bil tertunggak di dalam SPH/DCH untuk semakan dan tindakan lanjut Bahagian Kewangan, KKM.
Kemaskini SPH/DCH
9. Bahagian Kewangan, KKM membuat semakan bil tertunggak di dalam SPH.
10. Bahagian Kewangan, KKM menyediakan dan mengemukakan notis tuntutan undang-undang kepada Pejabat Undang-undang, KKM.
11. Penasihat Undang-undang menandatangani notis tuntutan undang-undang.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 12 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 13
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
12. Bahagian Kewangan, KKM mengemukakan notis tuntutan undang-undang yang telah ditandatangani kepada orang awam.
13. Jika pesakit membuat bayaran, kemukakan bayaran kepada hospital yang berkenaan.
i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH
14. Jika bayaran masih belum dijelaskan:a) Bil tertunggak melebihi RM1,000 perlu
diambil tindakan sivil/mahkamah oleh Bahagian Kewangan, KKM.
b) Bil tertunggak kurang RM1,000 Bahagian Kewangan, KKM perlu memaklumkan kepada hospital yang berkenaan untuk meneruskan usaha membuat kutipan.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 13 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD14
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN BIL TERTUNGGAK
(PESAKIT ORANG AWAM)
Mula
Semak Bil-bil Pesakityang Tertunggak
Pembayaran
Pembayaran
Hantar Surat Peringatan 1(SP1) Selepas 14 Hari
daripada Tarikh Bil
Hantar Surat Peringatan 2 (SP2) selepas 14 Hari daripada Tarikh SP1
Hantar Surat Peringatan 3(SP3) Selepas 14 Hari daripada Tarikh SP2
BayarBayar
Tidak Bayar
Tidak Bayar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 14 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 15
Pembayaran
Bayar
Bayar
TidakBayar
TidakBayar
Pembayaran
Keluarkan Resit
Kemaskini Bil Tertunggak di dalam Buku Daftar
Caj/Sistem Hospital Selepas Tempoh SP3 Tamat
Hantar TunggakanBil-bil ke KKM
Kemukakan kepada PUUuntuk di Ambil Tuntutan Sivil
Kemukakan Bayaran kepadaHospital yang Berkenaan
Kemaskini Bayaran di dalamRekod/SPH/DCH
Tamat
BayarBayar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 15 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD16
PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK (PESAKIT DALAM)
PUNCA KUASA:
1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 2. AP70(a) 3. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 dan Pindaan 1997 Seksyen 10 4. Surat-surat Pekeliling/Surat Edaran Kementerian Kesihatan yang masih berkuatkuasa
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pesakit mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM). i. Kad pengenalan/Sijil kelahiran;ii. Passport;iii. eGL/GLiv. Sijil Nikah Yang Sahv. Orang Awam, Pengecualian di bawah
Perintah Fi (Perubatan) 1982 Perenggan 16(13) dan Perintah Am Bab F
vi. Borang Kemasukan ke Wad
2. Tentukan kategori pesakit.
3. Pesakit diberikan Registration Number (RN).
4. Pesakit membuat bayaran deposit (berdasarkan kelas wad).Pesakit tidak membayar deposit dimasukkan ke wad kelas 3.
5. Pesakit diberikan resit bayaran.
6. Pesakit dimasukkan ke wad. i. Borang Kemasukan ke Wadii. Kepingan Caj
7. Kutip deposit tambahan sekiranya kadar cajnya telah melebihi deposit yang dibayar.
Kepingan Caj yang Dikemaskini
8. Pesakit dibenarkan discaj. i. Discharge Noteii. Kepingan Caj9. Pesakit diarah ke kaunter hasil untuk buat
bayaran.
10. Pesakit tidak mampu dinasihatkan mohon pengecualian.
i. Bil Hospitalii. Lampiran C – Borang Akuan Miskiniii. Dokumen Sokongan (jika perlu)
11. Pesakit buat bayaran di kaunter hasil (bagi kelulusan pengecualian sebahagian).
Kew. 38
12. Merekodkan butiran bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan dan akaunkan kutipan.
i. Kew. 248ii. Penyata Pemungut
13. Rekodkan butiran bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital.
i. Buku Daftar Caj Hospitalii. Bil Hospital
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 16 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 17
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK
(PESAKIT DALAM)
Mula
Pesakit Mendaftar di Kaunter
Tentukan Kategori Pesakit
Pesakit Diberikan R/N
Pesakit buat Bayaran Deposit
Pesakit Diberikan Resit
Pesakit Dimasukkan ke Wad
Tak Bayar
Bayar
Pembayaran
Kadar Cajyang Dikenakan
Masuk WadKelas 3
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 17 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD18
Tamat
Pesakit Dibenarkan Discaj
Kaunter Hasil Terima Bayaran
Rekodkan Butiran Bayaran dalamBuku Tunai Cerakinan (Kew. 248)
dan Akaunkan Kutipan
Rekodkan Butiran Bayarandalam Buku Daftar Caj Hospital
Pembayaran
Kadar Cajnya Tidak Melebihi Deposit yang Dibayar
Kutip DepositTambahan
Pesakit MohonPengecualian
Kadar Cajnya Melebihi Deposit yang Dibayar
Pesakit Buat Bayaran
Pesakit TakMampu Bayar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 18 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 19
PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK (PESAKIT LUAR)
PUNCA KUASA:
1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 2. AP70(a) 3. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 dan Pindaan 1997 Seksyen 10 4. Surat-surat Pekeliling/Surat Edaran Kementerian Kesihatan yang masih berkuatkuasa
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pesakit mendaftar di kaunter pendaftaran/ klinik pakar.
i. Kad Pengenalan/Sijil Kelahiran;ii. Passport;iii. eGL/GL
2. Tentukan kategori pesakit (berdasarkan rujukan).a) OPD - walk inb) Klinik pakar - rujukan dari klinik kerajaan/
swasta
i. Surat Rujukanii. Kadar caj:
a. OPD – RM1b. Klinik Pakar
*Lawatan pertama: Ruj. Swasta - RM30 (tidak termasuk siasatan)Ruj. Klinik Kerajaan - Percuma (termasuk siasatan).Warga asing - RM60 (tidak termasuk siasatan)
*Lawatan susulan :Ruj. Swasta - RM5 (tidak termasuk siasatan)Ruj. Klinik Kerajaan - RM5 (termasuk siasatan)Warga Asing - RM60 (tidak termasuk siasatan)
3. Pesakit membuat bayaran caj pendaftaran.
4. Pesakit diberikan kupon/resit. Bayaran Caj Pendaftaran/Deposit
5. Pesakit mendapatkan rawatan. Kupon/resit
6. Arahkan pesakit ke kaunter hasil untuk bayar caj tambahan (bagi pesakit rujukan swasta/ warga asing).
7. Rekodkan butiran bayaran. Kew. 249
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 19 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD20
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Buat serahan kutipan kepada pemungut utama untuk diakaunkan.
i. Kew. 249ii. Wang Kutipan
9. Merekodkan butiran bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan dan akaunkan kutipan.
i. Kew. 248ii. Penyata Pemungut
10. Rekodkan butiran bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital.
i. Buku Daftar Caj Hospitalii. Bil Hospital
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 20 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 21
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK
(PESAKIT LUAR)
Mula
Pesakit Mendaftar di Kaunter Pendaftaran/Klinik Pakar
Arah Pesakit ke Kaunter Hasil untuk Bayar Caj Tambahan(pesakit rujukan swasta/warga asing)
Tentukan Kategori Pesakit
Pesakit Membuat Bayaran
Pesakit Diberikan Kupon/Resit
Pesakit Mendapatkan Rawatan
Rekodkan Butiran Bayaran (Kew. 249)
Kutip Deposit Tambahan
Serahan kepada Pemungut Utama (kaunter hasil)
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 21 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD22
Tamat
Kaunter Hasil Terima Bayaran
Rekodkan Butiran Bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) dan Akaunkan Kutipan
Rekodkan Butiran Bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 22 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 23
PENGECUALIAN BAYARAN HOSPITAL BAGI PESAKIT WAD KELAS 3 (WARGANEGARA)
PUNCA KUASA:
1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 – Perkara 7 dan Perkara 16 (13) 2. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 2/2006, Pelaksanaan Pengecualian Caj Hospital/Klinik
Kesihatan/Klinik Pergigian bagi Pesakit Kelas 3/Pesakit luar
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pesakit membawa kepingan caj ke Unit Hasil.
2. Menerima permohonan pengecualian daripada pesakit.
Borang Akuan Miskin (Lampiran C)
3. Pesakit dirujuk kepada pegawai yang diberikuasa untuk memberi pengecualian.
4. Kemukakan borang kepada pesakit untuk dilengkapkan.
Borang Akuan Miskin (Lampiran C)
5. Pesakit kemukakan dokumen sokongan (jika perlu).
6. Pesakit diberi kelulusan pengecualian (penuh/ sebahagian) oleh Pengarah Hospital/pegawai yang diberikan kuasa:a) Pengecualian penuh
b) Pengecualian sebahagian
i. Lampiran C yang telah ditandatangani oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa
ii. Slip Pengecualian kepada Pesakit untuk Dikemukakan ke Wad
iii. Kemaskini Sistem Bayaran Bil
i. Lampiran C yang telah Ditandatangani oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa
ii. Bil Hospitaliii. Resitiv. Kemaskini Sistem Bayaran Bilv. Kemaskini Buku Daftar Caj
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 23 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD24
CARTA ALIRAN: PENGECUALIAN BAYARAN HOSPITAL BAGI PESAKIT WAD KELAS 3
(WARGANEGARA)
Mula
Pesakit Membawa Kepingan Caj ke Unit Hasil
Pesakit Diberi Kelulusan Pengecualian (penuh/sebahagian)oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa
Menerima Permohonan Pengecualian daripada Pesakit
Pesakit Dirujuk kepada Pegawai yang Diberi Kuasa untuk Memberi Pengecualian
Kemukakan Borang Akuan Miskin(Lampiran C)
Pesakit Kemukakan Dokumen Sokongan(jika perlu)
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 24 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 25
Tamat
Kelulusan olehPengarah Hospital/Pegawai
yang Diberi Kuasa
PengecualianSebahagian
Bayardi Kaunter Hasil
ResitDikeluarkan
PengecualianPenuh
PesakitDiscaj
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 25 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD26
PENGURUSAN KAJIAN AUDIT BAGI AKTIVITI-AKTIVITI KEMENTERIAN
PUNCA KUASA:
1. Arahan Perbendaharaan 3052. Arahan Perbendaharaan 3063. Arahan Perbendaharaan 307
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima surat makluman mengenai kajian pengauditan dari Jabatan Audit Negara (JAN).
Surat Makluman
2. Mesyuarat Pembukaan (Entrance Conference) di Peringkat PTJ.
Maklumat Asas Mengenai Tajuk Kajian
3. Sesi pengauditan oleh JAN. Dokumen-dokumen Berkaitan dengan Skop Pengauditan
4. Mesyuarat Penutup (Exit Conference) di peringkat PTJ.
Dokumen-dokumen Berkaitan dengan Skop Pengauditan
5. Terima laporan kajian daripada JAN. Laporan Kajian
6. Dapatkan format maklumbalas daripada Bahagian Kewangan, KKM.
Format Maklum Balas
7. Sediakan maklum balas dalam tempoh dua minggu mengikut format yang dikehendaki.
Lampiran/Dokumen/Gambar Berkaitan
8. Kemukakan maklum balas lengkap ke Bahagian Kewangan, KKM.
Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Berkaitan
9. Kemaskini maklum balas seperti yang diputuskan dalam mesyuarat.
Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Tambahan
10. Kemukakan pindaan maklum balas ke Bahagian Kewangan, KKM untuk dikemukakan ke JAN.
Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Tambahan
11. Pastikan semua tindakan penambahbaikan diselesaikan dalam tempoh tiga bulan dari tarikh maklumbalas dikemukakan kepada JAN.
Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Berkaitan
12. Hadir ke Mesyuarat Penutup (Exit Conference) Peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh KSU, KKM.
Surat Panggilan Mesyuarat, Maklum Balas dan Laporan Kajian
13. Kemukakan maklumat-maklumat tambahan ke Bahagian Kewangan, KKM (sekiranya diminta).
Maklumat Tambahan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 26 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 27
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KAJIAN AUDIT BAGI AKTIVITI-AKTIVITI KEMENTERIAN
Mula
Terima Surat Makluman Mengenai Kajian Pengauditan dariJabatan Audit Negara (JAN)
Sediakan Maklum Balas dalam Tempoh Dua Minggumengikut Format yang Dikehendaki
Kemukakan Maklum Balas Lengkap ke Bahagian Kewangan, KKM
Mesyuarat Pembukaan (Entrance Conference) di Peringakt PTJ
Sesi Pengauditan
Mesyuarat Penutup (Exit Conference) di Peringkat PTJ
Terima Laporan Kajian daripada JAN
Dapatkan Format Maklum Balas daripada Bahagian Kewangan, KKM
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 27 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD28
Tamat
Hadir ke Mesyuarat Penyelarasan
Penyediaan Maklum Balas TKSU(Kewangan), KKM
Pindaan
Kemaskini Maklum Balasseperti yang Diputuskan
dalam Mesyuarat
Kemukakan Pindaan Maklum Balaske Bahagian Kewangan,
KKM untuk Dikemukakan ke JAN
Pastikan Semua Tindakan Penambahbaikan Diselesaikan dalam
Tempoh Tiga Bulan dari Tarikh MaklumBalas Dikemukakan kepada JAN
Hadir ke Mesyuarat Penutup(Exit Conference) Peringkat
Kementerian yang dipengerusikan oleh KSU, KKM
Kemukakan Maklumat-maklumatTambahan ke Bahagian Kewangan,
KKM (sekiranya diminta)
TiadaPindaan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 28 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 29
PENGURUSAN KEHILANGAN WANG AWAM
PUNCA KUASA :
1. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 13 Tahun 2008
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. PTJ laporkan kehilangan kepada pihak polis dalam tempoh 24 jam selepas kehilangan.
2. PTJ sediakan Laporan Awal Kehilangan (Lampiran J).
Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
3. PTJ kemukakan laporan polis dan Lampiran J ke Bahagian Kewangan, KKM.
Hantar Sesalinan kepada JANM dan Jabatan Audit Negara
4. Bahagian Kewangan sediakan Kertas Cadangan Pelantikan Jawatankuasa Siasatan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
Sekurang-kurangnya Dua (2) Orang Ahli;Pengerusi - Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P);Ahli - P&P/Kumpulan Sokongan I
5. Kemukakan surat lantikan Jawatankuasa Siasatan kepada PTJ dan pegawai berkaitan.
Kemukakan Bersama Lampiran J dan Laporan Polis
6. JK Siasatan jalankan penyiasatan dan sediakan Laporan Akhir Kehilangan(Lampiran K).
7. JK Siasatan kemukakan Lampiran K kepada Bahagian Kewangan, KKM.
Dalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh PelantikanSertakan Dokumen Sokongan Berkaitan
8. Bahagian Kewangan sediakan Ulasan & Syor Pegawai Pengawal.
9. Kemukakan Lampiran K beserta Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal ke Perbendaharaan.
10. Menerima keputusan daripada Perbendaharaan (termasuk kelulusan hapuskira jika berkaitan).
11. Panjangkan keputusan Perbendaharaan kepada PTJ terlibat bersama tindakan ke atas pegawai terlibat.
12. Terima maklumbalas PTJ dan kemukakan kepada Perbendaharaan.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 29 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD30
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KEHILANGAN WANG AWAM
Mula
Lapor Kehilangan kepada Polis
Sediakan Lampiran J
Perlantikan Jawatankuasa Siasatan
Kemukakan Laporan Polis dan Lampiran J
Kemukakan Surat Perlantikan
Sediakan Lampiran K
Kemukakan Lampiran K ke Bahagian Kewangan
Sediakan Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal
Kemukakan Lampiran K kepada Perbendaharaan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 30 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 31
Tamat
Kemukakan Keputusan kepada PTJ
Terima Keputusan Perbendaharaan
Terima Maklum Balas Tindakan PTJ
Kemukakan Maklum Balas kepada Perbendaharaan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 31 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD32
PENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP59
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2009
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima keputusan/arahan bayaran di bawah AP59 oleh Perbendaharaan/Pegawai Pengawal.
2. Arahkan PTJ terlibat menyediakan dokumen-dokumen untuk kelulusan bayaran secara pendahuluan diri.
3. Terima permohonan bayaran secara pendahuluan diri daripada PTJ.
4. Semak permohonan. i. Kenyataan Sebab-sebab Pembayaran Tidak Dapat Dibuat Mengikut Kaedah Biasa
ii. 5 Salinan Borang Kew. 106 yang Lengkap
iii. 2 Salinan Borang Kew. 324 yang Lengkap
iv. Salinan Kontrak/Pesanan Tempatan/Dokumen Berkaitan, bagi Pesanan yang Dibuat
v. Salinan Invois/Bil/Nota Penghantaran Daripada Pembekal yang Telah Diakui sah oleh Jabatan Bahawa Bekalan/Perkhidmatan/Kerja telah Diterima/Dilaksana dengan Sempurna dan Kadar Tuntutan adalah Munasabah
5. Kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan.
6. Sediakan kertas cadangan pelantikan Jawatankuasa Siasatan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
7. Kemukakan surat pelantikan kepada pegawai yang dilantik.
8. Terima dan semak laporan siasatan.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 32 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 33
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
9. Perakuan kepada Pegawai Pengawal bersama syor tindakan kepada pegawai bertangggungjawab.
10. Kemukakan laporan siasatan dan syor Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan untuk persetujuan dan kelulusan pelarasan.
11. Terima kelulusan pendahuluan diri daripada Perbendaharaan.
12. Kemukakan keputusan berkenaan kepada PTJ dan Bahagian Akaun untuk membuat bayaran.
13. Terima kelulusan pelarasan dan keputusan tindakan ke atas pegawai daripada Perbendaharaan.
14. Kemukakan keputusan berkenaan kepada PTJ untuk menyediakan baucer pelarasan dan mengambil tindakan yang disyorkan oleh Perbendaharaan.
15. Terima salinan baucar pelarasan dan tindakan yang telah diambil di peringkat PTJ.
Salinan Baucar Pelarasan, danSurat Tindakan ke atas Pegawai
16. Semak dan kemukakan dokumen-dokumen berkaitan kepada Perbendaharaan.
17. Kes selesai dan fail ditutup.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 33 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD34
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP59
KuiriPTJ Tidak
Lengkap
Mula
Terima Keputusan/ArahanBayaran di Bawah AP59
SemakPermohonan
Arah PTJ Kemukakan Dokumen untuk
Permohonan Pendahuluan Diri
Kemuka Permohonan PendahuluanDiri ke Perbendaharaan
Lengkap
Cadangan Pelantikan JK Siasatan untuk
Tandatangan Pegawai Pengawal
Edarkan Surat Perlantikankepada Pegawai Penyiasat
Kemukakan Keputusan kepada PTJ dan Bahagian Akaun
untuk Bayaran
Terima KelulusanPendahuluan Diri
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 34 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 35
Tamat
Kemukakan Dokumen-dokumenBerkaitan kepada Perbendaharaan
Kes AP59 Selesai dan Fail Ditutup
Terima Kelulusan Pelarasandaripada Perbendaharaan
Kemukakan Keputusan kepdaPTJ untuk Pelarasan
Terima Salinan Baucar Pelarasandan Tindakan oleh PTJ
Sediakan Perakuan kepadaPegawai Pengawal
Terima dan Semak Laporan Siasatan
Kemukakan Laporan Siasatandan Syor Pegawai Pengawal
kepada Perbendaharaan untukKelulusan Pelarasan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 35 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD36
PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN
PUNCA KUASA:
1. Arahan Perbendaharaan 327(b)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. Salinan Perubahan Gaji (Kew. 8);i. Surat Permohonan/Setuju Bayar
daripada Anggota;ii. Surat Pengesahan Tarikh Persaraan;iii. Salinan Penyata Gaji;iv. Jadual Perkiraan Lebihan Bayaran;v. Salinan Kad Pengenalan;vi. Penjelasan Kenapa Berlaku Kesilapan
Terlebih Bayar
3. Buat pengiraan jumlah yang perlu dikutip semula, ansuran bulanan dan tempoh bayaran balik.
4. Semak kelulusan kuasa melulus;a) Bagi bayaran melebihi 18 bulan
kemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.
b) Bagi permohonan kurang daripada 18 bulan kemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.
i. Surat Permohonan/Setuju Bayar daripada Anggota;
ii. Jadual Perkiraan Lebihan Bayaran;
5. Membuat perakuan untuk kelulusan Perbendaharaan/Pegawai Pengawal
Minit Ceraian
6. Terima keputusan daripada Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal.
7. Sediakan dan hantar Surat Keputusan kepada PTJ dan sesalinan kepada Bahagian Akaun.
8. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 36 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 37
CARTA ALIRAN KERJA : PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN
Kuiri
TidakLengkap
Mula
Terima Permohonan
Sedia Perakuan
Semak Dokumen
KSU
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Hantar kePerbendaharaan
Lengkap
<18 Bulan/>18 Bulan
>18 Bulan
<18 Bulan
Keluarkan Surat Kelulusan
Hantar Surat dan Failkan
Tamat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 37 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD38
PENDAHULUAN DIRI DALAM DAN LUAR NEGARA
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 19932. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20033. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Borang Kew. 325;ii. Surat Arahan Bertugas Rasmi;iii. Surat Tawaran Kursus;iv. Salinan Buku Visa/Passport;v. Senarai Tugas;vi. Salinan Penyata Gaji ;vii. Salinan Buku Akaun Bank;viii. Salinan Kad Pengenalan
3. Semak kelayakan permohonan. Kadar Kelayakan Mengikut Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan dan hantar surat keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini daftar.
8. Memantau bayaran balik Pendahuluan Diri. Sebulan Selepas Tarikh Balik dari Tugas Rasmi/Kursus
9. Penalti 10% untuk bayaran lewat.
10. Hantar laporan ke Perbendaharaan. 2 Kali Setiap Setengah Tahun
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 38 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 39
CARTA ALIRAN: PENDAHULUAN DIRI DALAM DAN LUAR NEGARA
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 39 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD40
Penaliti
Tamat
Pantau Bayaran Balik
Kemaskini Daftar
Lewat
Tidak Lewat
Laporan ke Perbendaharaan
Lewat/Tidak Lewat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 40 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 41
PENDAHULUAN DIRI PELBAGAI
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1990
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Kew.106;ii. Surat Permohonan dari PTJ;iii. Lampiran A;iv. Salinan Waran Peruntukan;v. Salinan Penyata Perbelanjaan
3. Membuat perakuan untuk kelulusan Perbendaharaan.
4. Terima keputusan daripada Perbendaharaan.
5. Sediakan dan hantar surat keputusan kepada PTJ.
6. Rekod dan kemaskini daftar.
7. Memantau bayaran balik Pendahuluan Pelbagai.
14 Hari Selepas Program Tamat
8. Hantar laporan ke Perbendaharaan. 4 Kali Setiap Suku Tahun
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 41 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD42
CARTA ALIRAN: PENDAHULUAN DIRI PELBAGAI
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 42 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 43
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Laporan ke Perbendaharaan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 43 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD44
PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI RASMI DI LUAR PREMIS KKM
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20032. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan dari PTJ. i. Borang Permohonanii. Sebutharga Hoteliii. Perkiraan Perbandingan antara
Kadar Kelayakan dengan Pakej yang Ditawarkan
2. Semak permohonan:a) Jika permohonan melebihi RM50,000
kemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan rundingan harga secara terus.
b) Jika permohonan RM50,000 dan kebawah, kelulusan di Bahagian Kewangan.
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
Perkiraan Perbandingan antara Kadar Kelayakan dengan Pakej yang Ditawarkan
4. Sediakan kertas cadangan;a) Jika permohonan melebihi RM50,000
kemukakan perakuan bagi persetujuan Pegawai Pengawal untuk kelulusan Perbendaharaan.
b) Jika permohonan RM50,000 dan ke bawah kemukakan perakuan kepada SUB(K) untuk kelulusan.
5. Terima keputusan dari SUB(K) (bagi pakej RM50,000 dan ke bawah) dan kemukakan kepada PTJ.
6. Kemukakan persetujuan Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan (bagi pakej lebih RM50,000).
7. Terima keputusan Perbendaharaan (bagi pakej lebih RM50,000).
8. Kemukakan keputusan kepada PTJ.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 44 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 45
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
9. Terima cadangan PTJ bagi nama-nama pegawai untuk pelantikan Jawatankuasa Rundingan Harga.
10. Sediakan kertas cadangan pelantikan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
11. Kemukakan surat pelantikan kepada pegawai yang dilantik.PTJ mengeluarkan surat niat kepada pembekal dan mengadakan rundingan harga.
12. Terima laporan pemuktamad dan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga daripada PTJ.
13. Kemukakan laporan pemuktamad dan kepada Perbendaharaan.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 45 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD46
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI RASMI DI LUAR PREMIS KKM
Kuiri
TidakLengkap
PersetujuanPegawai
Pengawal
Hantar kePerbendaharaan
RM50,000
RM50,000
Mula
Terima Permohonan
Semak Dokumen
Lengkap
Lengkap/Tidak Lengkap
RM50,000/RM50,000?
Perakuan
Kemukakan untukKelulusan Ketua Jabatan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 46 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 47
Tamat
Terima Keputusan
Edarkan Keputusan kepada PTJ
Terima Laporan Muktamad Mesyuarat
Pegawai yang Dilantik
Kemukakan Laporankepada Perbendaharaan
Terima CadanganNama Pegawai
Angkat Cadangan Pelantikankepada Pegawai Pengawal
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 47 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD48
PENGURUSAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1951
PUNCA KUASA :
1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2001
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ. i. Surat Penyumbang Beserta Amaun Sumbangan
ii. Penyumbang Bukan Kerajaan iii. Draf Arahan Akaun Amanah yang
Disediakan oleh PTJ
2. Semak Akaun Amanah sedia ada yang bersesuaian.
3. a) Sekiranya wujud akaun sedia ada yang bersesuaian, pohon kod kecil ke Bahagian Akaun.
b) Sekiranya tiada akaun sedia ada yang bersesuaian, kemukakan draf Arahan Akaun Amanah kepada Penasihat Undang-undang (PUU), KKM untuk ulasan.
4. Terima maklum balas PUU.
5. Kemukakan Draf Arahan Akaun Amanah untuk persetujuan Pegawai Pengawal.
6. Terima keputusan Pegawai Pengawal.
7. Kemukakan draf Arahan Akaun Amanah untuk kelulusan perbendaharaan (akaun baru).
8. Terima kelulusan pembukaan akaun amanah.
9. Mohon kod yang bersesuaian daripada Bahagian Akaun, KKM.
10. Terima kod akaun amanah.
11. Kemukakan Surat Penurunan Kuasa untuk persetujuan Pegawai Pengawal.
12. Terima kelulusan Pegawai Pengawal.
13. Kemukakan Surat Penurunan Kuasa kepada PTJ.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 48 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 49
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKTA
PROSEDUR KEWANGAN 1951
Mula
Terima Permohonan
Semak Permohonan
Kemukakan Draf Arahan Akaun Amanah kepada PUU
Wujud Akaun Amanah Sedia Ada
yang Sesuai?
Terima Ulasan PUU
Kemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk Persetujuan
Terima Persetujuan Pegawai Pengawal
Hantar ke Perbendaharaan
Kemukakan kepada Perbendaharaan untuk Persetujuan
Ada
Tiada
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 49 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD50
Tamat
Terima Kod Akaun Amanah
Kemukakan Surat Penurunan Kuasa untuk Tandatangan Pegawai Pengawal
Terima Kelulusan Pembukaan Akaun Amanah
Mohon Kod Akaun Amanah daripada Bahagian Akaun
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 50 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 51
PERMOHONAN ELAUN PAKAIAN PANAS, PAKAIAN RASMI, PAKAIAN ISTIADAT DAN LAIN-LAIN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2003 (Pakaian Panas)2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 16 Tahun 2007 (Pakaian Istiadat/Pakaian Rasmi/Black Tie)3. Surat Edaran JPA(S)1852/2AKlt.7(38) Bertarikh 12 Mei 2005 (Baju Kot Penguatkuasa Mahkamah)4. Surat Edaran JPA(S)114/1/1 Gaji Klt.4(17) Bertarikh 24 November 2004 (Pakaian Preman)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan Pegawaiii. Salinan Resit Pembelian Yang Disahkan
oleh Ketua Jabataniii. Surat Tawaran Kursus ke Luar Negara
(Pakaian Panas)iv. Surat Kelulusan Perjalanan Keluar
Negara (Lampiran II)v. Salinan Buku Perkhidmatan Pegawai
untuk 3 Tahun Terakhirvi. Kad/Surat Jawapan Pengesahan
Kehadiran ke Majlis Rasmi (Pakaian Rasmi/Istiadat)
vii. Surat Arahan Bertugas di Parlimenviii. Salinan Surat Kuasa Akta 377(B)
Kebenaran Bertugas di Mahkamah (Kot Mahkamah)
ix. Senarai Tugas Pegawai Preman
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
i. Kursus/Bertugas Rasmi di Negara Beriklim Tropika
ii. Tidak Pernah Menuntut Dalam Tempoh Tiga Tahun
iii. Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat keputusan kepada PTJ. Catitkan ke dalam Buku Perkhidmatan Pegawai
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 51 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD52
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN ELAUN PAKAIAN PANAS, PAKAIAN RASMI,
PAKAIAN ISTIADAT DAN LAIN-LAIN
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 52 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 53
PEMASANGAN/PENGGANTIAN ALAT PENYAMAN UDARA
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 20012. Garis Panduan dan Peraturan bagi Perancangan Bangunan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos
(Unit Perancangan Ekonomi)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan (Lampiran A);ii. Pelan Lakar;iii. Justifikasi Pemasangan;iv. Perakuan Pelupusan KEW-PA16
(bagi permohonan penggantian alat)
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
5. Terima keputusan daripada Pegawai Pengawal.
6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 53 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD54
CARTA ALIRAN: PEMASANGAN/PENGGANTIAN ALAT PENYAMAN UDARA
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 54 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 55
TUNTUTAN ELAUN PERPINDAHAN RUMAH YANG DIBELI MELALUI PINJAMAN PERUMAHAN KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1989 2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1995
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Lampiran A (borang permohonan tuntutan elaun pindah rumah) yang Lengkap Ditandatangan oleh Pemohondan Ketua Jabatan;
ii. Lampiran B (surat pengesahan alamat rumah yang dibeli);
iii. Surat Kelulusan Pinjaman Perumahan Kerajaan
iv. Surat Pengesahan Ketua Jabatan Bahawa Pemohon Tidak Pernah Membuat Tuntutan Elaun Pindah (rujuk buku perkhidmatan)
v. Borang Keluar Kuarters (jika mendiami kuarters)
vi. Surat Pengesahan Pasangan Tidak Membuat Tuntutan (bagi pinjaman bersama)
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
i. Permohonan dibuat dalam Tempoh Tiga Bulan Selepas Berpindah
ii. Perlu Mendiami Rumah yang dibeliiii. Tuntutan Hanya Sekali dalam
Perkhidmatan
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 55 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD56
CARTA ALIRAN: TUNTUTAN ELAUN PERPINDAHAN RUMAH YANG DIBELI MELALUI PINJAMAN
PERUMAHAN KERAJAAN
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 56 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 57
BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) & BAYARAN INSENTIF TUGAS PENGURUSAN STOR (BITPS)
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1999 (BITK)2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1999 (BITPS)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Nama & No. KP Pegawaiii. Senarai Tugas Pegawaiiii. Beban Tugas Pegawaiiv. Jawatan & Gred Pegawai Mestilah
PT(P/O) Gred 17 ke bawahv. Pengesahan Ketua Jabatan
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang telah ditetapkan.
i. Menjalankan Tugas Pengurusan Kewangan/Stor Sepenuh Masa (80-100% daripada senarai tugas dan beban tugas)
ii. RM40.00 Sebulan kepada PT(P/O) dan Pembantu Akauntan yang Tidak Mempunyai Sijil
iii. RM80.00 Sebulan kepada PT(P/O) dan Pembantu Akauntan yang Mempunyai Sijil
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima kelulusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 57 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD58
CARTA ALIRAN: BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) &
BAYARAN INSENTIF TUGAS PENGURUSAN STOR (BITPS)
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 58 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 59
PINJAMAN KENDERAAN (KERETA & MOTOSIKAL)
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 20082. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 20013. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1993
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2 Semak permohonan. i. Borang Permohonan Kew. 294/Kew. 294A;
ii. Borang Perjanjian Kew. 295/Kew. 295A;iii. Sebutharga Asal;iv. Salinan Lesen Memandu;v. Salinan Kad Pengenalan;vi. Senarai Tugas dan Penyata Gaji Terkini;vii. Sijil Penilaian Kenderaan daripada Pihak
JKR (asal);viii. Surat Perbezaan Harga;ix. Borang Opsyen Persaraan.
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini Buku Daftar.
8. Semak dan failkan dokumen pembelian. i. Salinan Resit Pembelian;ii. Salinan Geran Kenderaan;iii. Salinan Perlindungan Insurans;iv. Borang Kew. 295C.
9. Pemantauan bayaran balik.
10. Ambil tindakan selesaikan baki jika peminjam berhenti atau bersara.
11. Batalkan “hak milik” setelah pinjaman selesai.
12. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 59 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD60
CARTA ALIRAN: PINJAMAN KENDERAAN (KERETA & MOTOSIKAL)
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 60 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 61
Tamat
Rekod Buku Daftar
AmbilTindakanSusulan
Bersara Pilihan/Berhenti
Selesai
PemantauanBayaran Balik?
Batalkan Hak Milik
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Failkan Dokumen Pembelian
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 61 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD62
PINJAMAN KOMPUTER
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2012
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan Kew. 317 (3 salinan)
ii. Borang Perjanjian Kew. 318 (3 salinan)iii. Sebut Harga Asal dan Salinan Penyata
Gajiiv. Senarai Tugasv. Salinan Kad Pengenalanvi. Salinan Borang Opsyenvii. Salinan Buku Akaun
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini buku daftar.
8. Semak dan failkan dokumen pembelian. i. Salinan Invoisii. Salinan Resit
9. Pemantauan bayaran balik.
10. Ambil tindakan selesaikan baki jika peminjam berhenti atau bersara.
11 Batalkan “hak milik” setelah pinjaman selesai.
12 Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 62 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 63
CARTA ALIRAN: PINJAMAN KOMPUTER
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 63 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD64
Tamat
Rekod Buku Daftar
AmbilTindakanSusulan
Bersara Pilihan/Berhenti
Selesai
PemantauanBayaran Balik?
Rekod Fail
Failkan Dokumen Pembelian
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 64 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 65
SKIM PEMBIAYAAN KELAB REKREASI DAN SUKAN BAGI KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2007
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Borang Permohonanii. Salinan Resit Bayaran Pendaftaran
Keahlianiii. Perakuan Ketua Jabatan bahawa
Pegawai tidak pernah Membuat Tuntutan sebelum ini
iv. Salinan Akta Syarikat 1965 (Akta 125) atau Akta Pertubuhan 1966 (Akta 335) dan Pindaan-pindaan
v. Salinan Kenyataan Perkhidmatan Pegawai
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
Kadar Kelayakan seperti ditetapkan dalam Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.
6. Sediakan surat keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 65 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD66
CARTA ALIRAN: SKIM PEMBIAYAAN KELAB REKREASI DAN SUKAN BAGI KUMPULAN
PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 66 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 67
TUNTUTAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN CAJ PANGGILAN BULANAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2013
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ
2. Semak permohonan;a) Gred 53 dan keatas:
b) Lain-lain pegawai:
i. Borang A;ii. Salinan Resit Pembelian Telefon Bimbit;iii. Perakuan Permohonan Kali Pertama
daripada Ketua Jabatan; iv. Salinan Surat Kelulusan Terdahulu (bagi
permohonan bukan kali pertama)
i. Borang B;ii. Senarai Tugas;iii. Carta Organisasi;iv. Justifikasi Permohonan;v. Penyata Bil 3 Bulan
3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.
i. Permohonan Kedua Perlu Genap Dua Tahun Selepas Kelulusan Permohonan Pertama
ii. Kadar Kelayakan seperti Ditetapkan di dalam Pekeliling
4. Membuat perakuan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
5. Terima keputusan daripada Pegawai Pengawal.
6. Sediakan surat keputusan kepada PTJ.
7. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 67 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD68
CARTA ALIRAN: TUNTUTAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN
CAJ PANGGILAN BULANAN
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 68 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 69
TALIAN TERUS TELEFON RUMAH/PEJABAT
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 19942. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2001
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan. i. Lampiran A;ii. Justifikasi Permohonan;iii. Senarai Tugas Pegawai yang Memohon;iv. Carta Organisasi
3. Membuat perakuan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
Kelayakan Mengikut Pekeliling
4. Terima keputusan daripada Pegawai Pengawal.
5. Sediakan surat keputusan kepada PTJ.
6. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 69 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD70
CARTA ALIRAN: TALIAN TERUS TELEFON RUMAH/PEJABAT
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 70 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 71
TALIAN TERUS MESIN FAKS/INTERNET
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 19942. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2001
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada PTJ.
2. Semak permohonan yang lengkap. i. Lampiran C;ii. Justifikasi Permohonan;iii. Senarai Tugas Pegawai yang Memohon;iv. Carta Organisasi
3. Membuat perakuan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
4. Terima keputusan daripada Pegawai Pengawal.
5. Sediakan surat keputusan kepada PTJ.
6. Rekod dan kemaskini fail.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 71 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD72
CARTA ALIRAN: TALIAN TERUS MESIN FAKS/INTERNET
Kuiri
TidakLengkap
Tolak
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan daripada PTJ
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan
Edarkan Keputusankepada PTJ
Tamat
Rekod Fail dan Kemaskini Daftar
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 72 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 73
PERMOHONAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)
PUNCA KUASA:
1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 20026. Garis Panduan Tabung Bantuan Perubatan
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
1. Terima permohonan dari Jabatan Kerja Sosial Perubatan Hospital (JKSP).
2. Semak permohonan yang layak dengan dokumen yang lengkap.
i. Kad Pengenalanii. Borang A (Permohonan Bantuan
Kewangan oleh Pesakit)iii. Borang B (Laporan Sosio-Ekonomi
daripada Pegawai Kerja Sosial Perubatan)
iv. Borang C (Laporan Pegawai/Pakar Perubatan)
v. Surat Sokongan Hospitalvi. Sebut Harga Peralatan/Ubatvii. Dokumen Sokongan (Penyata Gaji &
KWSP – pesakit & ahli keluarga, gambar alat perubatan berkaitan)
3. Daftar permohonan. i. Nama Pesakitii. No Kad Pengenalan Pesakitiii. Hospital yang Merawativ. Diagnosa Penyakitv. Rawatan/Peralatan/Ubatan yang
Dipohonvi. Amaun Sumbangan Pesakitvii. Jumlah TBP Dipohonviii. Tarikh-tarikh Pergerakan Fail
4. Kuiri jika permohonan tidak lengkap.
5. Semak peruntukan yang mencukupi.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 73 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD74
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
6. Kemukakan permohonan lengkap kepada Bahagian Perkembangan Perubatan untuk pertimbangan Jawatankuasa Teknikal Perubatan (JKTP).
i. Fail Permohonan yang Lengkapii. Kedudukan Kewangan TBP yang telah
Dikemaskini
7. Pertimbangan oleh Jawatankuasa Teknikal Perubatan (JKTP), Ketua Pengarah Kesihatan(KPK).
i. Kes-kes Precedence;ii. Kes-kes yang Perlu Pertimbangan JKTP;iii. Kes-kes Rujuk Pakar
8. Perakuan oleh KPK.
9. Kelulusan oleh KSU/TKSU(K).
10. Terima keputusan KSU.
11. Kemukakan surat kelulusan/penolakan kepada JKSP hospital.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 74 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 75
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)
Surat kuiri/Tolak
TidakLengkap
TidakLulus
Mula
Terima Permohonan dari JKSP
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Hantar Permohonan untukPerakuan JKTP, Pengesahan KPK
dan Kelulusan KSU
Kemukakan Surat Kelulusankepada JKSP
Rayuan
SuratTolak
Tamat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 75 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD76
PENGURUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)
PUNCA KUASA :
1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima tuntutan pembayaran dari Pembekal/ Jabatan Kerja Sosial Perubatan Hospital (JKSP).
2. Semak dokumen dan pastikan amaun dituntut sama dengan kelulusan bersama dokumen yang lengkap.
i. Invois yang telah Ditandatangani oleh Pegawai Perubatan/Pegawai Kerja Sosial Perubatan
ii. Surat Kelulusan Bahagian Kewanganiii. Surat Pengesahan Rawataniv. Salinan Sijil Bumiputera dan Berdaftar
dengan Kementerian Kewangan (bagi amaun melebihi RM50,000)
3. Daftar Invois bagi tujuan untuk pengesanan proses bayaran.
i. Tarikh Terima Invoisii. Maklumat Pembekaliii. Amaun Invois
4. Kuiri jika maklumat tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani
5. Perakukan dokumen untuk pembayaran. Tarikh dan Tandatangan Pegawai
6. Kemukakan dokumen yang disahkan kepada Unit Bayaran, Bahagian Kewangan.
7. Bayaran dibuat oleh Unit Bayaran dan pembayaran adalah melalui Electronic Fund Transfer (EFT).
8. Rekod maklumat pembayaran.
9. Kemaskini baki peruntukan TBP.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 76 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 77
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN
TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)
SediakanSurat Kuiri
TidakLengkap
Mula
Terima Tuntutan dari KSP/Pembekal
Semak Permohonan Tuntutan
Kemukakan ke Unit Bayaran
Bayaran dibuat dan Rekod
Lengkap
Lengkap/Tidak Lengkap?
Memperakukan untukPembayaran
Tamat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 77 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD78
PERMOHONAN BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO) UNTUK DISENARAIKAN SEBAGAI PENERIMA SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS & SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARI KKM
PUNCA KUASA:
1. Akta Acara Kewangan 1957 2. Arahan Perbendaharaan3. Perintah Fee (Perubatan) 19824. Perintah Fi (Perubatan) Pindaan 20035. Perintah-perintah AM Bab A, B, C, D, E, F dan G6. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 hingga 8)7. Garis Panduan Dasar Bantuan Kewangan kepada Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO)
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
1. Terima borang permohonan daripada NGO.
2. Semak permohonan dan dokumen berkaitan. i. Borang KKM (Kew) 3/2004 - Permohonan Bantuan Subsidi Kos Rawatan Hemodialisis
ii. Lesen untuk Mengendali dan Menyelenggara Pusat-pusat Rawatan Dialisis Swasta
iii. Sijil Amalan Pegawai Perubataniv. Sijil Renal Nursingv. Sijil Pendaftaran Pertubuhan
3. Rekod permohonan. Buka Fail Baru
4. Kuiri sekiranya permohonan tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani
5. Terima jawapan dari NGO.
6. Minta ulasan dari bahagian berkaitan. i. Memo Pohon Ulasan Kepada; - Bahagian Amalan Perubatan - Bahagian Perkembangan Perubatan - Pakar Nefrologi
7. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan Jawatankuasa Pemberian Bantuan Kewangan.
i. Kertas Kerjaii. Surat Panggilan Mesyuarat
8. Mesyuarat JPBK yang dipengerusikan oleh TKSU (K).
9. Sediakan keputusan mesyuarat JPBK dan ditandatangani oleh ahli mesyuarat.
Perakuan Keputusan Mesyuarat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 78 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 79
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
10. Sediakan minit mesyuarat dan edar kepada ahli-ahli jawatankuasa.
Minit Mesyuarat
11. Maklum keputusan kepada NGO. i. Surat Kelulusan/Penolakanii. Perjanjian untuk Ditandatangani oleh
Pihak NGO (sekiranya permohonan diluluskan)
12. Terima perjanjian yang lengkap dari NGO.
13. Uruskan pembayaran berdasarkan tuntutan NGO.
14. Laporan perbelanjaan (Tahunan) NGO.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 79 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD80
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO) UNTUK
DISENARAIKAN SEBAGAI PENERIMA SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS & SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARI KKM
Sediakan SuratKuiri/Maklumat
Tambahan
TidakLengkap
TidakLulus
Mula
Terima Borang Permohonan
Semak Permohonan
Lengkap
Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Lulus/Tidak Lulus
Ulasan Bahagian Berkenaan
Maklumkan Keputusan kepada NGO
Mesyuarat JawatankuasaPemberian Bantuan Kewangan
Tamat
Rayuan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 80 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 81
PERMOHONAN BANTUAN SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS DAN SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARIPADA PESAKIT YANG MENDAPAT RAWATAN DI PUSAT DIALISIS NGO
PUNCA KUASA:
1. Akta Acara Kewangan 19572. Arahan Perbendaharaan3. Perintah Fi (Perubatan) 19824. Perintah Fi (Perubatan) Pindaan 20035. Perintah-perintah AM Bab A, B, C, D, E, F dan G6. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 hingga 8)7. Garis Panduan Dasar Bantuan Kewangan kepada Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO)
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
1. Terima borang permohonan daripada (NGO).
2. Semak permohonan dan dokumen berkaitan. i. Borang Permohonan Bantuan Subsidi Hemodialisis
ii. Ulasan Sosio-Ekonomi daripada Pusat Dialisis
iii. Ulasan Pakar Nefrologiiv. Dokumen-dokumen Berkaitan bagi
Pesakit (penyata gaji & KWSP, penyata akaun bank dan gambar-gambar kediaman pesakit)
3. Rekod permohonan. i. Nama pesakitii. No Kad Pengenalaniii. Pusat Dialisis Rawatan Dijalankan
4. Kuiri sekiranya permohonan tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani
5. Terima jawapan dari NGO.
6. Semak permohonan dan sediakan ulasan menyokong/tidak sokong.
7. Permohonan diberi kelulusan.
8. Sediakan surat kelulusan kepada NGO. Surat Kelulusan/Penolakan yang telah Ditandatangani
9. NGO yang diluluskan disahkan oleh JPBK.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 81 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD82
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN BANTUAN SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS DAN SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARIPADA PESAKIT YANG MENDAPAT RAWATAN DI PUSAT
DIALISIS NGO
Sediakan SuratKuiri/Maklumat
Tambahan
TidakLengkap
Rayuan
TidakSokong
Mula
Terima Borang Permohonan
Semak Permohonan
Lengkap
Sokong
Lengkap/Tidak Lengkap
Pertimbangan
Sediakan Ulasan Sokong/Tidak Sokong
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 82 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 83
SuratTolak
TidakLulus
Lulus
Tamat
Disahkan oleh JPBK
Lulus/Tidak Lulus
Maklumkan Keputusankepada NGO
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 83 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD84
PEMBERIAN BANTUAN KEWANGAN KEPADA BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO)
PUNCA KUASA :
1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
1. Terima permohonan daripada NGO. i. Borang Kew 1/2004 (permohonan untuk menjalankan aktiviti/program berkaitan kesihatan)
ii. Borang Kew 2/2004 (permohonan untuk penubuhan pusat hemodialisis baru atau penambahan kemudahan pusat hemodialisis)
2. Semakan permohonan dan dokumen berkaitan.
i. Borang Permohonanii. Kertas Kerja yang Lengkapiii. Salinan Sijil Pendaftaran Pertubuhaniv. Salinan Perlembagaan/Memorandum of
Articlev. Laporan Kewangan yang telah Diauditvi. Laporan Perbelanjaan bagi Peruntukan
yang Diluluskan pada Tahun Sebelumvii. Lesen untuk Mengendali Pusat
Hemodialisisviii. Bukti Pembelian/Resit/Invois
3. Rekod permohonan. Buka Fail Baru
4. Kuiri sekiranya permohonan tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani
5. Dapatkan ulasan dari bahagian berkaitan. Memo Pohon Ulasan kepada;i. Bahagian Amalan Perubatanii. Bahagian Perkembangan Perubataniii. Bahagian Pembangunan Kesihatan
Keluargaiv. Bahagian Kawalan Penyakitv. Lembaga Promosi Kesihatan Malaysia
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 84 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 85
BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK
6. Sediakan kertas kerja yang lengkap untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Bantuan Kewangan (JPBK).
i. Kertas Kerja yang Lengkapii. Surat Panggilan Mesyuarat
7. Mesyuarat JPBK yang dipengerusikan oleh TKSU (K).
8. Sediakan keputusan Mesyuarat JPBK dan ditandatangani oleh ahli mesyuarat.
Perakuan Keputusan Mesyuarat
9. Sediakan minit mesyuarat dan edar kepada ahli-ahli jawatankuasa.
Minit Mesyuarat
10. Maklum keputusan mesyuarat kepada NGO. i. Surat Kelulusan/Penolakanii. Perjanjian untuk Ditandatangani oleh
Pihak NGO (sekiranya permohonan diluluskan)
11. Terima perjanjian yang lengkap dari NGO.
12. Uruskan pembayaran berdasarkan kelulusan JPBK.
13. Terima laporan perbelanjaan daripada NGO.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 85 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD86
CARTA ALIRAN: PEMBERIAN BANTUAN KEWANGAN KEPADA
BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO)
Sediakan SuratKuiri/Maklumat
Tambahan
TidakLengkap
Mula
Terima Borang Permohonan
Semak Permohonan
Lengkap
Lengkap/Tidak Lengkap
Ulasan Bahagian-bahagian Berkenaan
Mesyuarat JawatankuasaPemberian Bantuan Kewangan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 86 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 87
<RM2 Juta >RM2 Juta
Tak Lulus
Lulus
Lulus/Tidak Lulus
Tamat
Kelulusan TKSU (K) Kelulusan KSU
Tandatangan Perjanjian
Proses Pembayaran
Maklum Keputusan kepada NGO
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 87 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD88
PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT KEMENTERIAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2002
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1 Tetapkan had peruntukan mengikut peruntukan tahunan yang diluluskan.
2 Mengeluarkan surat makluman had peruntukan mengikut PTJ1.
Senarai Agihan Had Peruntukan
3 Menerima senarai permohonan dari PTJ1.
4 Menyemak dan menyaring senarai dan harga mengikut kesesuaian dan kadar ditetapkan.
Senarai Perbandingan Harga
5 Mengemukakan permohonan aset untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
6 Menerima kelulusan Pegawai Pengawal.
7 Mengeluarkan waran peruntukan (bagi yang memerlukan peruntukan).
8 Menghantar senarai kelulusan dan waran peruntukan kepada PTJ1.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 88 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 89
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT KEMENTERIAN
Mula
Tamat
Terima Surat dari Bahagian Kewangan
Menetapkan dan Memaklumkan Siling
Mengumpul dan Menyenaraikan Aset
PTJ1 Kemukakan Senarai Aset kepada Bahagian Kewangan
Terima Surat Kelulusan dan Waran Peruntukan
Agih Waran kepada PTJ/PK
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 89 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD90
PENYEDIAAN BATAS BELANJA MENGURUS DI PERINGKAT KEMENTERIAN
PUNCA KUASA:
1. Seksyen 15(a) Akta Acara Kewangan 1957
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1 Menerima Anggaran Belanja Mengurus yang telah diluluskan oleh Parlimen.
2 Menyediakan agihan peruntukan Objek Am 10000, Objek Am 20000 dan Objek Am 40000 mengikut program dan aktiviti bagi setiap PTJ1.
i. Buku Anggaran Perbelanjaan Kerajaan Persekutuan
ii. Senarai Dasar Baru yang Diserap ke dalam Dasar Sedia Ada
3 Mengedarkan senarai agihan peruntukan kepada Ketua Program dan PTJ1.
4 Menerima Waran Am daripada Perbendaharaan.
5 Menyediakan waran peruntukan mengikut program dan aktiviti di PTJ1.
i. Borang Kew. 308ii. Buku Vot Kew. 88 Pin4/91
6 Menandatangani waran. i. Akta Acara Kewangan 1957ii. Surat Penurunan Kuasa dari Pegawai
Pengawal
7 Mengagihkan waran peruntukan kepada PTJ1.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 90 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 91
CARTA ALIRAN: PENYEDIAAN BATAS BELANJA MENGURUS
DI PERINGKAT KEMENTERIAN
Mula
Tamat
Terima ABM
Keluarkan Surat Makluman Agihan Batas Perbelanjaan kepada PTJ
Terima Waran Am dari Perbendaharaan
Sediakan Waran Peruntukan
Tandatangan Waran
Agih Waran kepada PTJ
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 91 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD92
PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DI PERINGKAT KEMENTERIAN
PUNCA KUASA:
1. Arahan Perbendaharaan 58(a)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1 Terima surat permohonan daripada PTJ1/PTJ.
2 Semak baki peruntukan tahun lepas mengikut Objek Am/Objek Sebagai dan Aktiviti yang berkaitan dengan tuntutan, tahun perbelanjaan (sama ada tuntutan melangkau tahun atau tidak) serta dokumen sokongan.a) Jika PTJ ada baki peruntukan yang
mencukupi dan perbelanjaan mematuhi peraturan serta tidak melangkau tahun maka permohonan hendaklah dihantar ke Bahagian Akaun, KKM untuk kelulusan AP58(a) bagi PTJ di Ibu Pejabat dan Lembah Klang (kecuali Selangor), atau kembalikan semula ke PTJ1 untuk kelulusan di peringkat Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Negeri berkenaan sahaja.
b) Jika PTJ baki peruntukan tidak mencukupi tetapi masih mematuhi peraturan maka semak baki peruntukan tahun lepas Kementerian (KKM) serta dokumen sokongan.
i. Lampiran Laporan AKB PTJii. Laporan AKB KKM
3 Jika KKM ada baki yang mencukupi, perbelanjaan mematuhi peraturan, dan tidak melangkau tahun maka permohonan AP58(a) hendaklah diluluskan di peringkat KKM oleh Bahagian Kewangan. - Rekodkan kelulusan dalam pangkalan data. - Draf surat kelulusan pembayaran di bawah
AP58(a) ke PTJ1. - Tandatangan surat kelulusan. - Hantar ke PTJ1. - Kemaskini fail.
i. Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois, DO, Kontrak)
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 92 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 93
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
4 Jika KKM tiada baki yang mencukupi, tetapi perbelanjaan masih mematuhi peraturan maka permohonan AP58(a) hendaklah dihantar ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, Kementerian Kewangan (MOF) untuk pertimbangan kelulusan. - Draf surat iringan permohonan AP58(a)
ke MOF dan sesalinan ke PTJ1 untuk makluman bahawa permohonan telah dikemukakan ke MOF.
- Hantar ke MOF dan sesalinan ke PTJ1.
i. Surat Iringan ke MOFii. Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois,
DO, Kontrak)
5 Terima surat keputusan MOF.Jika Lulus/Tolak: - Rekodkan keputusan. - Draf surat iringan ke PTJ1. - Tandatangan surat iringan. - Hantar ke PTJ1 beserta surat keputusan
MOF - Kemaskini fail.
Jika Kuiri: - Hantar ke PTJ1 untuk maklumbalas/
ulasan/penjelasan. - Kemukakan semula ke MOF selepas
maklumbalas diterima.
Surat Iringan ke PTJ
6 Semak jika permohonan AP58(a) yang dikemukakan TIDAK MEMATUHI PERATURAN atau Pekeliling lain yang berkuatkuasa: - Permohonan hendaklah ditolak di peringkat
KKM oleh Bahagian Kewangan. - Dihantar ke Cawangan Dasar Kewangan
untuk proses Kelulusan Khas atau pembayaran di bawah AP59 (jika berkaitan).
Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois, DO, Kontrak)
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 93 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD94
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a)
Mula
Terima Permohonandan Semak
Hantar ke Bahagian
Akaun/PTJ1
Ada Baki/Tiada Baki
Ada Baki/Tiada Baki
Jika PTJ ada Baki,Mematuhi Peraturan dantidak Melangkau Tahun
Jika PTJ Tiada Baki,tetapi Mematuhi Peraturan
Jika KKMTiada Baki,tetapi Mematuhi Peraturan
Jika Tidak Mematuhi Peraturan
Lulus (Peringkat KKM)
Jika KKM ada Baki,Mematuhi Peraturan dantidak Melangkau Tahun
Semak
Tamat
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 94 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 95
Keputusan
Hantar ke MOF
LulusKuiri
RekodkanKelulusan
Hantarke PTJ1
Hantarke PTJ1
Terima Maklum Balas
RekodkanKeputusan
Hantarke PTJ1
Kemaskini Fail
Kemaskini Fail
Terima Surat Keputusan MOF
Tamat
Tamat
Jika TidakMematuhi Peraturan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 95 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD96
Tolak(Peringkat KKM)
Kemaskini Fail
RekodkanPenolakan
Tamat
Tamat
Hantar keCawangan DasarKewangan untukProses KelulusanKhas atau AP59
Hantarke PTJ1
Jika Tidak Mematuhi Peraturan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 96 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 97
PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT PTJ
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2002
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima surat makluman dan had peruntukan dari Bahagian Kewangan.
2. Menetapkan dan memaklumkan had peruntukan kepada PTJ2/PTJ3/Pusat Kos (PK).
Senarai Agihan Had Peruntukan
3. Mengarahkan PTJ2/PTJ3/PK untuk mengemukakan senarai aset mengikut keutamaan.
4. Terima senarai aset mengikut keutamaan dan harga anggaran dari PTJ2/PTJ3/PK.
Senarai Aset
5. Mengemukakan senarai aset yang telah disemak kepada Bahagian Kewangan, KKM berdasarkan had peruntukan yang ditetapkan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
Senarai Aset
6. Menerima surat kelulusan dan waran peruntukan berserta senarai aset yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal dari Bahagian Kewangan, KKM.
i. Surat Kelulusanii. Senarai Asetiii. Waran Peruntukan
7. Mengagihkan waran dan senarai aset yang telah diluluskan kepada PTJ2/PTJ3/ PK.
i. Waran Peruntukanii. Senarai Aset
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 97 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD98
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT PTJ
Mula
Tamat
Terima Surat Had Peruntukan dari Bahagian Kewangan
Menetapkan dan Memaklumkan Had Peruntukan PTJ/PK
Mengumpul dan Menyenaraikan Aset dari PTJ/PK
Kemukakan Senarai Aset kepada Bahagian Kewangan
Terima Surat Kelulusan, Waran Peruntukan dan Senarai Aset
Agih Waran dan Senarai Aset kepada PTJ/PK
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 98 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 99
PENYEDIAAN BATAS PERBELANJAAN MENGURUS DI PERINGKAT PTJ
PUNCA KUASA:
1. Seksyen 15(a) Akta Acara Kewangan 1957
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima senarai agihan peruntukan mengikut Objek Am dari Bahagian Kewangan, KKM.
2. Menyediakan agihan peruntukan Objek Sebagai di bawah Objek Am 10000, Objek Am 20000 dan Objek Am 40000 mengikut program dan aktiviti bagi setiap PTJ/PK.
i. Senarai Agihan Peruntukan dari Bahagian Kewangan
ii. Senarai Dasar Baru yang diserap ke dalam Dasar Sedia Ada
3. Menghantar senarai agihan peruntukan Objek Sebagai kepada Bahagian Kewangan, KKM dan terima waran peruntukan.
4. Menyediakan waran peruntukan PTJ/PK. i. Borang Kew. 308ii. Buku Vot Kew. 88 Pin4/91
5. Menandatangani waran. i. Buku Vot
6. Mengagihkan waran peruntukan kepada PTJ/PK.
7. Menghantar maklumbalas penghantaran waran peruntukan kepada PTJ/PK kepada Bahagian Kewangan, KKM.
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 99 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD100
CARTA ALIRAN: BAGI PENYEDIAAN BATAS PERBELANJAAN MENGURUS DI PERINGKAT PTJ
Mula
Tamat
Terima Senarai Agihan dari Bahagian Kewangan
Sediakan Agihan bagi PTJ/PK
Kemukakan Senarai Agihan OS kepada Bahagian Kewangan KKM
Terima Waran Peruntukan dari Bahagian Kewangan KKM
Sediakan Waran Peruntukan untuk PTJ/PK
Tandatangan Waran
Agihan Waran kepada PTJ/PK
Kemukakan Maklum Balas Agihan Waran kepadaBahagian Kewangan KKM
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 100 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 101
PINDAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS DI PERINGKAT PTJ (SEDIA ADA/DASAR BARU/ONE-OFF)
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/20082. Surat Perwakilan Kuasa bagi kebenaran untuk melulus pindah peruntukan Belanja Mengurus KKM
bil (26)dlm.KKM-58/300/3-6 bertarikh 28 Mac 2008
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1 Semak keperluan peruntukan.
2 Semak baki peruntukan, aktiviti dan OS yang terlibat.
eSPKB
3 Uruskan pindah peruntukan yang melibatkan OS/OL di bawah OA dan Aktiviti yang sama (Peruntukan Sedia Ada).
Borang Pindah Peruntukan Belanja Mengurus - Lampiran B
4 Sediakan dan mengemukakan Borang Pindah Peruntukan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan.
5 Kemaskini Buku Vot/eSPKB setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan. Buku Vot/eSPKB
6 Jika melibatkan Pindah Peruntukan antara Program/Aktiviti/OA/Dasar Baru/One-Off, PTJ hendaklah mengemukakan kepada Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia.
7 Terima surat kelulusan daripada Bahagian Kewangan.
Surat Kelulusan
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 101 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD102
CARTA ALIRAN: PINDAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS/DASAR BARU/ONE-OFF
Tak Lulus
Mula
Tamat
Semak Bajet Secara Keseluruhan MengikutAktiviti/Objek Am/Objek Sebagai/Objek Lanjut
Sediakan Borang Pindah Peruntukan
Kelulusan Ketua Jabatan
Lulus
Lulus/Tidak Lulus
Kemaskini Buku Vot/eSPKB
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 102 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 103
PROSES KERJA PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DI PERINGKAT PTJ
PUNCA KUASA:
1. Arahan Perbendaharaan 58(a)
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1 Semak bil-bil yang diterima selepas tempoh AKB atau bil-bil melibatkan peruntukan yang tidak mencukupi.
Bil-bil Berkaitan
2 Memproses kelulusan permohonan pembayaran di bawah AP58(a)Semak baki peruntukan tahun lepas mengikut Objek Am/Objek Sebagai dan Aktiviti yang berkaitan dengan tuntutan pada tahun perbelanjaan berkenaan (sama ada tuntutan melangkau tahun atau tidak) serta dokumen sokongan:a) Jika baki peruntukan tahun lepas
mencukupi, sediakan sijil AP58(a) serta dokumen berkaitan dan kemukakan ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Negeri; atau
b) Jika baki peruntukan tidak mencukupi, kemukakan ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, Kementerian Kesihatan (KKM).
i. Laporan AKB PTJii. Dokumen bagi Pembayaran yang
Berkaitaniii. Sijil AP58(a)iv. Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO,
DO, kontrak)
3 Kemukakan permohonan kelulusan AP58(a) yang lengkap ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, KKM.
Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO, DO, kontrak)
4 Terima keputusan permohonan dari Cawangan Pengurusan Belanjawan, KKM:a) Jika lulus,
Sediakan sijil AP58(a) serta dokumen berkaitan dan kemukakan ke JANM bagi tujuan pembayaran; atau
b) Jika tolak, Kemukakan permohonan kelulusan khas ke Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan KKM (jika berkaitan).
i. Surat Kelulusan KKMii. Sijil AP58(a)iii. Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO,
DO, kontrak)
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 103 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD104
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a)
Mula
Tamat
Semak Bil-bil yang Diterima Selepas TempohAKB/Peruntukan yang Tidak Mencukupi
Semak Baki Peruntukan Tahun Lepas
Baki
Jika Ada Baki Jika Tiada Baki
Sediakan Sijil AP58(a)dan Dokumen Berkaitan
(Bil, Invois, LO, DO)
Kemukakan Permohonan keCawangan Pengurusan
Belanjawan, KKM
Terima KelulusanKemukakan Sijil AP58(a)dan Dokumen Berkaitan
ke JANM
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 104 9/6/13 11:01 AM
BAHAGIAN KEWANGAN
PROSEDUR STANDARD 105
Kuiri
Nota:Semua permohonan yang melangkau tahunmesti dihantar ke Cawangan PengurusanBelanjawan KKM untuk dikemukakanKewangan (MOF) untuk kelulusan.
Kemukakan SijilAP58(a) dan DokumenBerkaitan (Bil, Invois,
LO, DO) ke JANM
SediakanMaklum Balas dan
Kemukakan Semula ke Cawangan
PengurusanBelanjawan, KKM
Lulus
TamatTolak
Tamat
Rekod dan Fail
Lulus/Tidak Lulus
Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 105 9/6/13 11:01 AM