CASE 10.3GALVOR COMPANY

Galvor Company adalah sebuah perusahaan keluarga yang didirikan di Perancis oleh Georges Latour pada tahun 1946, sebagai fabrikator. Ketika itu tingkat pertumbuhan Galvor tidaklah terlalu menonjol, relatif sama dengan perusahaan lainnya. Pertumbuhan pada Galvor dimulai tahun 1960 dan 1971.Pada saat itu kontrol perusahaan dikendalian oleh Latour selaku pemilik, Latour percaya bahwa jika ia memiliki Galvor dengan penuh maka dia bebas mengaturnya. Pada tahun 1972, terjadi pengembangan manajemen dengan mempekerjakan direktur teknik karena Latour mulai berpikir untuk pensiun dan menikmati masa tuanya dengan lebih fokus ke keluarga, dan kehidupan sosialnya.Pada 1 April 1974 Galvor dijual kepada Universal Electric Company yang berkantor pusat di Jenewa.Latour kemudian ditunjuk sebagai Ketua Dewan Galvor, dan David Hanessy sebagai Manajer Utama.Dengan bergabungnya Galvor kepada Universal Electric, maka terjadi pula beberapa perubahan di dalam Galvor antara lain pada business plan yang merupakan rencana strategis bisnis, yang berisi tentang estimasi/proyeksi ke depan mengenai performa yang akan dicapai. Business plan ini dijadikan sebagai standar utama untuk mengevaluasi kinerja dari manajer unit dan manajemen puncak.Setelah akuisisi, Galvor merupakan salah satu lini produk bagi Universal Electric untuk kepentingan pelaporan. Universal Electric menetapkan lima kategori yang dijadikan sebagai tolok ukur performa (Penjualan, laba bersih, total aktiva, total karyawan, pengeluaran modal), kemudian pada bulan Januari-April, terjadi negosiasi antara kantor pusat dengan manajemen operasi. Lalu pada bulan Mei, revisi dan persetujuan tujuan hasil negosiasi dilakukan oleh kantor pusat di Jenewa dan kantor korporat di Amerika. Dan pada bulan Juni-Juli, Galvor mempersiapkan rencana bisnis.Galvor mengajukan rencana bisnis lengkap ke kantor pusat Universal Electric. Dan untuk setiap rencana bisnis yang dijustifikasi dan dipertahankan dalam pertemuan dengan eksekutif senior Universal Eropa dan Kantor Pusat Amerika yang disetujui menjadi dasar untuk anggaran tahun berikutnya.Beberapa kendala bagi Galvor setelah akuisisi dengan Universal Electric, yaitu adanya perubahan sistem pelaporan keuangan, Galvor sebelumnya hanya menyiapkan neraca dan laporan rugi laba setahun sekali.Namun setelah akuisisi maka Galvor resmi menjadi salah satu unit bagi Universal Electric maka dari itu sistem pelaporan harus diubah karena Galvor bukanlah perusahaan yang independen lagi. Beberapa kendala yang dihadapi dalam perubahan sistem pelaporan:1) Tingkat pelatihan karyawan rendah.2) Penyerahan data secara tepat waktu.3) Pemahaman bahasa inggris karyawan yang kurang.4) Perubahan metode akuntansi Perancis ke metode akuntansi Amerika.5) Konversi mata uang franc ke dollar.6) Penerapan sistem baru yang mahal.Yang menarik disini bisa dilihat bahwa Galvor yang sebelumnya hanya sebuah perusahaan di Perancis, kemudian di akuisisi oleh Universal Electric, Galvor belajar untuk lebih efisien dalam sistem produksinya dengan mengganti tarif tingkat perusahaan tunggal dengan sistem biaya standar, namun selain mendatangkan keuntungan Galvor juga mengalami kendala dengan pelaporan keuangan yang harus tepat waktu, komprehensif dan terpusat padahal pada Galvor sendiri memerlukan pembenahan pada berbagai aspek, bahkan diketahui ternyata proses penyiapan laporan itu dapat menghabiskan sekitar 80% waktu produktif Galvor.Pada sisi Universal Electric, Universal Electric berhak untuk mengendalikan Galvor karena Galvor telah diakuisisi dan sistem kontrol kepada Galvor dilihat pada laporan keuangan yang disiapkan tahunan. Namun ada baiknya apabila Galvor diberikan sedikit kelonggaran oleh Universal Electric untuk menyesuaikan beberapa hal, karena meski bagaimanapun Galvor yang awalnya perusahaan lokal yang kemudian dipaksa untuk bekerja dengan sistem internasional, hal ini akan mengakibatkan penurunan produktifitas karena proses penyesuaian tersebut tidaklah mudah dan murah, apalagi dilihat pada sudut pandang tahun 1970-an meskipun mungkin jika kasus tersebut terjadi pada jaman sekarang penyesuaian bisa jadi lebih mudah.

Pertanyaan Kasus1. Apa pendapatmu untuk keefektifan dari sistem perencanaan Universal Electric (UEs) seperti yang diterapkan Galvor?2. Identifikasi, sebanyak mungkin, semua sistem manajemen barudan teknik yang diterapkan UE terhadap Galvor. Khususnya, temukan langkah-langkah yang dilakukan Galvor dalam mempersiapkan rencana jangka panjang dan rencana tahunan.3. Apa pendapatmu dari keefektifan relasi kerja antara Hennessy dan eksekutif UE di Geneva? Apa yang kamu simpulkan dari teleks mengenai otonomi Hennessy sebagai pimpinan manajemen?4. Lihatlah dari sudut pandang Galvor. Andaikanlah Galvor sebagai perusahaan swasta dan kamu menjadi konsultan perusahaan tersebut, bagaimanakah kamu akan merekomendasikan rencana manajemen dan kontrol praktek perusahaan tersebut yang berbeda dari perusahaan perusahaan yang telah ditiru oleh UE?5. Dan juga lihatlah dari sistem yang ada pada sudut pandang UE. Bagaimanakah sistem perencanaan dan kontrol praktek yang telah ditiru oleh UE berbeda dengan yang diperoleh sendiri dari sudut pandang Galvor dapat dibenarkan?6. Apakah organisasi organisasi internasional besar, seperti UE, mengandalkan sistem pelaporan keungan yang komprehensif dan kontrol untuk mendapatkan tujuan strategik?7. Perubahan semacam apakah, apabila memang ada, yang harus dilakukan didalam sistem perencanaan UE? Bagaimanakah dengan sistem manajemennya, apakah perlu perubahan pula? Dan apabila diperlukan peningkatan didalam proses manajemen, bagaimanakah kamu akan merubahnya?

Jawaban Kasus1. Sistem perencanaan yang diterapkan UE terhadap Galvor sudah cukup baik dan efektif. Pada awal perencanaan telah ditetapkan lima kunci pengukuran objective oleh UE terhadap lini-lini bisnisnya, yang menjadi dasar bagi Galvor Company untuk menyusun rencana dan target tahunan. Oleh karena itu, ketika target perusahaan sampai ke tangan UE di Amerika Serikat, pihak UE tinggal mereview dan menyetujui target tersebut. Target yang telah disetujui itulah yang menjadi dasar bagi Galvor Company untuk menyusun Business Plan sebagai alat ukur kinerja utama dalam UE.2. Sistem Manajemen baru yang diterapkan UE terhadap Galvor Company antara lain (1) Dalam hal penyusunan laporan keuangan, kini Galvor lebih disiplin daripada sebelumnya. Jika sebelum Galvor dimiliki oleh UE, Galvor menyusun laporan keuangan hanya berupa neraca dan laporan laba-rugi selama setahun sekali, kini Galvor menyusun berbagai laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas setiap bulan. Galvor pun dituntut untuk tepat waktu karena laporan keuangan akan dipublikasikan di berbagai media, misalnya surat kabar. (2) Sistem perencanaan Galvor menjadi lebih tertata, dengan diberlakukannya alur penetapan penyusunan rencana untuk tahun berjalan sekaligus dua tahun mendatang.Langkah-langkah yang ditetapkan UE kepada Galvor dijabarkan sebagai berikut:a.Pada bulan Januari- April, Galvor menetapkan target-target sementara yang sesuai dengan lima kunci penilaian yang telah ditetapkan oleh Universal.b.Setelah itu, pada bulan Mei, target-target sementara tersebut direview oleh Universal untuk disetujui.c.Selanjutnya, pada bulan Juni-Juli, Galvor membuat business plan tentang bagaimana Galvor mencapai target yang telah disetujui sampai dengan dua tahun mendatang.3. Hubungan kerja antara Hennessy dengan Poulet dari pihak eksekutif UE dilakukan dengan saling mengirim telex. Komunikasi yang terjalin pun berkenaan dengan sebatas ukuran-ukuran finansial perusahaan, seperti evaluasi terhadap penjualan dan persediaan. Seharusnya, pihak UE perlu melihat keadaan Galvor secara langsung sehingga dapat mengetahui kendala-kendala dibalik memburuknya performa Galvor tersebut. Pihak UE pun terkesan tidak memberikan kesempatan bagi Galvor untuk menyesuaikan diri dengan perubahan sistem pelaporan dan sistem manajemen lain.4. Walaupun Galvor diposisikan sebagai perusahaan yang independen, saya tetap merekomendasikan Galvor untuk membuat rencana-rencana jangka pendek maupun jangka panjang secara disiplin. Selain itu, melakukan evaluasi terhadap penentuan kos produk juga akan saya rekomendasikan, mengingat selama ini kos overhead belum teralokasikan secara tepat. Akan lebih baik lagi jika perusahaan mengimplementasikan activity based costing, mengingat perusahaan menciptakan lebih dari satu jenis produk, dan sumberdaya untuk melakukan ABC pun memadai. Kontrol yang dilakukan adalah dengan mengevaluasi kinerja perusahaan dibandingkan dengan perencanaa yang semula telah dibuat. Galvor merupakan perusahaan Eropa, yang mungkin memiliki kultur berbeda dengan perusahaan Amerika. Oleh karena itu, penilaian kinerja tidak hanya didasarkan pada aspek finansial, tetapi juga aspek non finansial.5. Sistem perencanaan dan pengendalian yang dilakukan UE dapat dibenarkan (walaupun berbeda dengan sistem perencanaan dan pengendalian ketika Galvor diposisikan sebagai perusahaan independen) karena UE adalah perusahaan pusat yang berlokasi di Amerika Serikat, dan UE pun memposisikan perusahaan-perusahaan lain secara setara dengan tidak membedakan atau mengistimewakan hanya karena perbedaan negara. Sebagaimana kultur perusahaan Amerika Serikat, mungkin terbiasa dengan penilaian kinerja berbasis finansial, sehingga sistem pengendalian atas Galvor pun dilakukan dengan dasar finansial.6. Perusahaan bertaraf internasional memerlukan sistem pelaporan keuangan dan pengendalian yang komprehensif ketika perusahaan-perusahaan yang tergabung di dalamnya memiliki regulasi, kultur, dan lini produk yang berbeda. 7. Dalam sistem perencanaan yang ditetapkan UE saya pribadi menilai bahwa sistem perencanaan tersebut sudah baik, dan tidak perlu diadakan perubahan yang berarti. Hanya saja, saya mengusulkan untuk menaruh lebih banyak orang Amerika, atau setidaknya orang Perancis yang fasih berbahasa Inggris dan menguasai sistem pelaporan Amerika, ke dalam Galvor menggantikan orang-orang yang tidak berkualifikasi supaya memudahkan proses tersebut supaya perusahaan bisa lebih fokus untuk meningkatkan kinerja.