KAJIAN STRATEGIS SELEKSI DAN PRIORITISASI TEKNOLOGI...
Transcript of KAJIAN STRATEGIS SELEKSI DAN PRIORITISASI TEKNOLOGI...
KAJIAN STRATEGIS SELEKSI DAN PRIORITISASI
TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS: BANK
INDONESIA Olivia Renanda, Dr. Apol Pribadi, S.T, M.T
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas TeknologiInformasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111
E-mail: [email protected]
Abstrak
Teknologi Informasi (TI) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan operasional perusahaan. TI juga menjadi salah satu kekuatan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Pentingnya TI bagi perusahaan secara tidak langsung mendorong besarnya pengeluaran yang harus dilakukan perusahaan dalam investasi. Hal ini menjadi tantangan besar bagi berbagai perusahaan, tidak terkecuali Bank Indonesia, yang juga mengalami permasalahan yang sama. Dengan sumberdaya yang terbatas Bank Indonesia (BI) harus melakukan perencanaan TI dengan baik untuk memberikan hasil yang optimal. Salah satu upaya yang dilakukan BI adalah melalui pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi investasi TI. Melalui pelaksanaan proses prioritisasi ini diharapkan dapat meningkatkan ketepatan investasi TI untuk medukung proses bisnis BI. Namun pada pelaksanaannya masih terdapat banyak permasalahan dalam proses prioritisasi yang perlu dibenahi. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diperlukan kajian atau analisis terkait proses prioritisasi di Bank Indonesia. Kajian tersebut bertujuan memahami penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank Indonesia, mengevaluasi celah yang perlu diperbaiki, mencari contoh praktik terkait penerapan proses tersebut diberbagai organisasi lain, serta penerapan framework terkait proses prioritisasi sebagai acuan perbaikan. Melalui kajian dan evaluasi dan mengacu kepada penerapan proses yang sama diberbagai organisasi dan framework terkait project selection tersebut diharapkan dapat memberikan solusi terkait perbaikan penerapan prioritisasi proyek TI di BI yang disajikan dalam rekomendasi model proses prioritisasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Bank Indonesia.
Keywords : Investasi, Prioritisasi, Seleksi, Framework, Bank Indonesia
I. PENDAHULUAN
Teknologi Informasi kini menjadi bagian yang penting bagi perusahaan. Pemanfaatan
Teknologi Informasi (TI) menjadi faktor
penting dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan yang mengakibatkan
meningkatnya kebutuhan TI bagi perusahaan.
Meningkatnya kebutuhan TI tersebut sejalan
dengan meningkatnya pengeluaran perusahaan untuk investasi di sektor Teknologi Informasi
atau yang umum disebut belanja TI. Data dari
International Data Corporation (IDC)
menyebutkan bahwa belanja TI di Indonesia
mencapai US$ 10,9 milliar sepanjang tahun
2011. Angka tersebut merupakan jumlah yang
terbesar di Asia Tenggara (Widyaningtyas, 2012). Hal itu menunjukkan besarnya
kebutuhan akan TI di Indonesia.
Disisi lain beberapa bukti penelitian menunjukkan bahwa besarnya nilai investasi TI
belum tentu diimbangi dengan besarnya
manfaat atau kontribusi TI terhadap
perusahaan. Sehingga memunculkan pandangan IT Scheptics yang menyatakan bahwa
diperkirakan 68% dari proyek TI perusahaan
tidak dapat berjalan tepat waktu maupun tepat
budget, serta setelah dikerjakan proyek tersebut
tidak memberikan dukungan pada tujuan bisnis seperti yang dijanjikan (Merk & Ingmar, 2004).
Hal tersebut dikuatkan dengan teori IT Paradox
yang menunjukkan bahwa seringkali
keuntungan atau manfaat dari penerapan TI di perusahaan tidak dapat diukur dengan pasti
(Brynjolfsson, 1994). Selain itu diketahui juga
bahwa perusahaan pasti memiliki sumber daya, pengetahuan dan kemampuan yang terbatas,
sehingga pemilihan teknologi atau proyek TI
yang akan dipakai perusahaan merupakan hal yang penting bagi manajemen. Pemilihan
sumber daya yang tepat yang berakar dari
sumber daya dominan yang dimiliki dan
dikuasai perusahaan akan sangat menentukan tingkat keberhasilan kontribusi pemakaian
teknologi informasi terhadap capaian tujuan
perusahaan (Subriadi, 2013). Oleh karena itu perlu dilakukan analisis mendalam sebelum
menentukan investasi akan TI dikarenakan
kecermatan dan ketepatan pada perencanaan dan pengembangan TI merupakan kunci
penting bagi keunggilan kompetitif perusahaan
(Joseph & Stephen C, 2006) (Subriadi,
Hadiwidjodo, Djumahir, Rahayu, & Sarno, 2013)
Permasalahan yang sama juga terjadi di
Bank Indonesia. Bank Indonesia memiliki peranan yang penting dalam perekonomian
negara. Oleh karena itu memiliki performa
kerja yang baik merupakan keharusan bagi
Bank Indonesia. Penentuan investasi TI merupakan tantangan tersendiri bagi pihak
manajemen Bank Indonesia (BI). Setiap tahun
BI menerima ratusan usulan proyek untuk direalisasikan sedangkan BI memiliki resource
yang sangat terbatas, sehingga menjadi
tantangan bagi BI untuk dapat memilih dengan cermat proyek TI mana yang akan
direalisasikan.
Dalam kasus Bank Indonesia, Manajemen
perlu melakukan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI untuk memudahkan pemilihan
proyek TI dan memastikan bahwa proyek TI
yang direalisasikan akan mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Dengan
penerapan prioritisasi ini diharapkan
perusahaan, yaitu Bank Indoesia sebagai studi kasus, dapat melakukan pemilihan investasi TI
dengan tepat dan sesuai dengan tujuan
bisnisnya.
II. TEORI PENUNJANG
2.1. Prioritisasi Proyek Teknologi Informasi
Memilih proyek Teknologi Informasi (TI)
yang tepat dalam investasi merupakan tantangan bagi pihak manajemen di perusahaan.
Memilih dan menginisiasi proyek merupakan
proses mengubah strategi perusahaan menjadi aksi nyata. Melakukan pemilihan proyek
dengan baik secara signifikan dapat
meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengeksekusi strategi dan meningkatkan
hasilnya (Eiletersen, 2004). Oleh karena itu
pemilihan proyek yang tepat pada investasi TI
menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk
meningkatkan efektifitas pemilihan proyek
dalam investasi adalah melalui penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI.
Prioritisasi adalah proses untuk
menentukan alternatif mana (teknologi, proyek, pekerjaan) yang akan dipilih dan dilaksanakan.
Prioritisasi strategis Teknologi Informasi dapat
digolongkan menjadi 3 level keputusan, yaitu:
keputusan level strategis untuk memprioritaskan teknologi; keputusan level
taktikal untuk memprioritaskan proyek yang
berhubungan dengan teknologi tertentu; keputusan level operasional untuk
memprioritaskan pekerjaan dari proyek yang
diberikan.
2.2. Metode Seleksi dan Prioritisasi
Terdapat banyak metode yang dapat
digunakan dalam penilaian Teknologi
Informasi. Rankema menuliskan bahwa
terdapat lebih dari 65 metode (Rankema,
2000). Semua metode tersebut bertujuan
mengawal oganisasi dalam mengambil
keputusan investasi TI dengan tepat.
Keseluruhan kriteria tersebut secara umum
dapat dikatagorikan menjadi 6 metode
formal-rasional, yaitu:
1. Metode Rasio
Metode ini menggunakan rasio untuk
membandingkan efektivitas organisasi
dan keuangan dalam investasi TI. Salah
satu pendekatan yang digunakan dalam
metode ini adalah Return on
Management atau ROM. ROM
mengukur bagaimana manajemen
menggunakan informasi yang tersedia
dengan efektif.
2. Real Option
Beberapa literatur terkait permodalan
merekomendasikan metode Real Option
untuk digunakan tepatnya dalam
mengukur evaluasi investasi TI.
3. Economic Method
Economic method digunakan dengan
kalkulasi manfaat dari proyek yang
berjalan atau melalui mekanisme
penilaian resiko finansial dari proyek.
4. Mathematical Programming Method
Metode mathematical programming
bertujuan memaksimalkan keuntungan
bersih dari organisasi dengan memilih
proyek yang optimum dari daftar proyek
yang ada pada portfolio. Optimum
portfolio dapat ditentukan dengan linear
programming, integer programming,
goal programming, dan dynamic
programming.
5. Decision Theory Method
Decision Theory Method digunakan
berdasarkan banyaknya kriteria yang
digunakan dalam keputusan pemilihan
proyek.
6. Scoring Method
Scoring method digunakan pada
pendekatan penilaian dengan multi
kriteria yang dapat mendukung manajer
memprioritas investasi TI-nya
berdasarkan spektrum tujuan bisnis serta
menunjukkan indikator kritikal dari
kontribusi untuk mencaapai tujuan.
Scoring method secara umu lebih mudah
untuk digunakan dibandingkan dengan
metode yang lain. Selain itu metode ini
juga lebih tepat digunakan untuk
mengkomunikasikan keputusan strategis
TI dnegn membuat pembiobotan kriteria
strategis secara eksplisit kepada level
pengambil keputusan dibawahnya
(Joseph & Stephen C, 2006)
2.3. Scoring Method
Scoring method merupakan
pendekatan penilaian dengan multi
kriteria dan pembobotan. Scoring method
terdiri dari simple additive weighting
method (simplified scoring method) dan
Analytical Hierarchy Process (AHP) (Xu
& Yang, 2001).
2.3.1. Simplied Scoring Method
Pada simplified scoring method setiap kriteria penilaian akan dirangking
berdasarkan tingkat kepentingannya. Untuk
dapat mengukur tingkat kepentingan setiap
kriteria, maka dilakukan pembobotan. Bobot yang diberikan kepada setiap kriteria akan
berbeda-beda. Berikut adalah langkah-
langkah yang dilakukan dalam simple scoring method:
1. Menentukan tingkat kepentingan dari
masing-masing kriteria. Pada tahap ini
dilakukan penentuan terhadap kriteria
apa saja yang dinilai penting oleh pihak
manajemen untuk selanjutnya diberi
bobot yang lebih tinggi
2. Memberikan nilai kepada setiap kriteria
(Tinggi=3, sedang=2, rendah=1).
Tahapan yang kedua adalah
menentukan nilai dari setiap kriteria
dalam melakukan proses penilaian.
Nilai yang ditentukan dapat bermacam-
macam tergantung dari perspektif
manajemen. Skala penilaian bisa
menggunakan 1-3 hingga 1-7
tergantung dari bagaimana perusahaan
mendefinisikan setiap skala penilaian
3. Memberikan bobot tertentu pada setiap
kriteria. Bobot merupakan nilai yang
diberikan oleh manajemen yang
merefleksikan pentingnya kriteria
tersebut serta peringkat yang diberikan
oleh manajemen kepada proyek
4. Memberikan nilai bobot kepada setiap
kriteria. Menentukan besaran nilai
untuk bobot dari setiap kriteria
Simple scoring method cenderung
mudah digunakan dan banyak memberikan
manfaat dalam mendukung pemilihan proyek.
Namun demikian, beberapa kelemahan juga
ditemukan dalam simple scoring method adalah
angka yang dihasilkan dalam penghitungan
tidak terlalu akurat. Sebagai contoh bila skala
yang digunakan adalah 3 untuk tinggi, 2 untuk
sedang, yang berarti 3 lebih baik dari 2, namun
tidak dapat diketahui sejauh apa tingkat ‘lebih
baik’-nya. Selain itu simple scroring method
juga rawan akan kesalahan asumsi (Pinto J. K.,
2010).
2.3.2. Analytical Hierarchy Process
Analytical Hierarcy Process (AHP) dikembangkan oleh Dr. Thomas Saaty untuk
mengatasi permasalahan seputar teknikal maupun manajerial yang sering terjadi
terkait pengambilan keputusan. AHP
merupakan salah satu metode yang banyak digunakan dalam pemilihan proyek (Pinto J.
K., 2010). Pada penerapannya, AHP terdiri
atas 4 proses, yaitu: 1. Menentukan struktur hierarki
2. Memberikan bobot pada setiap kriteria
3. Memberikan nilai pada setiap dimensi
4. Mengevaluasi proposal proyek
2.4. Framework Seleksi dan Prioritisasi
Portfolio TI
Proses seleksi portfolio merupakan
proses yang dinyatakan sangat penting bagi
perusahaan, namun belum banyak
dikembangkan serangkaian proses seleksi
proyek yang jelas dan formal (Dye &
Pennypacker, 2000). Banyak peneliti dan
praktisi yang menyadari kekurangan
tersebut dan tertarik untuk melakukan
penelitian dan mengembangkan framework
atau integrasi proses dengan teknik dan
tools tertentu. Berikut adalah hasil
penelitian terdahulu terkait framework yang
dikembangkan dalam mendukung proses
seleksi dan prioritisasi proyek:
2.4.1. Integrated Framework for Project
Selection oleh NP Archer dan
Ghasemzadeh (1999)
Integrated framework for project
selection adalah sebuah framework yang dikembangkan oleh NP Archer (1999). Berbeda
dengan framework-framework lain, framework
ini spesifik mendukung proses seleksi portfolio dan berfokus pada prosedur dan penggunaan
tools serta metodologi yang mendukung seleksi
proyek. Framework terkait seleksi proyek ini terbagi atas beberapa tahapan.
Gambar 1 Integrated Framework for Project Selection
Setiap tahapan dalam framework tersebut
akan mencapai beberapa obyektif dan menghasilkan input bagi beberapa tahapan selanjutnya (Archer &
Ghasemzadeh, 1999). Archer mendefinisikan
framework menjadi Process Stage, Selection Stage,
Acivity, dan Potential Methodologies yang memudahkan proses adopsi framework tersebut.
2.4.2. Framework oleh Project
Management Institute
PMI (Project Management Institute) merupakan standard terkait portfolio management yang dikenal sebagai good
practice terkait penerapan portfolio
manajemen. Standard ini merupakan
pelengkap dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) (Project Management
Institute, 2006).
Gambar 2 Proses Portfolio Manajemen
Standard yang dikembangkan oleh PMI
membagi manajemen portfolio menjadi 7
tahapan, yaitu:
1. Identification : Pada tahapan ini
dilakukan pengumpulan informasi
terkait proyek yang sudah berjalan dan
daftar usulan proyek.
2. Categorization : Pada tahap ini
dilakukan pengkatagorian masing-
masing proyek kedalam beberapa
katagori berdasarkan strategic plan.
3. Evaluation : Pada tahapan ini
dilakukan evaluasi dari masing-
masing proyek berdasarkan kriteria
yang sudah ditentukan.
4. Selection : Tahapan ini
merupakan proses yang penting
dalam menyusun daftar dari proyek
yang telah melalui proses evaluasi
dan siap untuk menjadi input dalam
tahap prioritisasi.
5. Prioritization : Tujuan utama dari
proses ini adalah menentukan
peringkat dari masing-masing
proyek dalam katagori strategi atau
pembiayaan tertentu, investment
time frame, risk versus return
profile, dan fokus organisasi.
6. Portfolio Balancing : Tujuan dari
tahapan ini adalah menghasilkan
portfolio dengan kompilasi proyek
yang memiliki potensi terbaik untuk
mendukung inisiatif strategis
organisasi dalam mencapai obyektif
strategis.
7. Authorization : Tujuan utama dari
proses ini adalah untuk secara
formal menentukan alokasi finansial
dan sumberdaya manusia
perusahaan untuk mengembangkan
business cases atau mengeksekusi
proyek dan untuk
mengomunikasikan hasil keputusan
portfolio balancing.
2.4.3. Framework oleh Cooper
Cooper menyusun sebuah framework
seleksi yang terdiri atas 2 level. Level pertama
merupakan level untuk menentukan keputusan berkaitan dengan strategis portfolio (strategic
bucket) atau pemetaan strategi.
Gambar 3 Hierarki proses dalam seleksi proyek oleh
Cooper
Level kedua yang dikenal dengan level taktikal portfolio akan menggunakan teknik
yang berbeda. Pada level ini digunakan dapat
digunakan teknik stage/gate dan PPM yang saling melengkapi.
2.4.4. Framework oleh Englund dan
Graham (1999)
Framework yang dikembangkan oleh Englund dan Graham merupakan sebuah
framework yang mengacu kepada pendekatan
‘mental decision making process’. Pendekatan tersebut memiliki konsep yang berbeda dengan
framework yang dikembangkan oleh NP Archer
dan F Ghasemzadeh (1999). Dalam frameworknya, Englund dan Graham (1999)
membagi menjadi 4 tahapan yang terdiri dari:
Gambar 4 Framework Englund and Graham
1. What the organization should do
2. What the organization can do 3. Analyze and decide on project
4. Implement the plan
2.4.5. Prinsip Kesamaan Framework
Mengacu kepada hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh (Cao Le &
Nguyen, 2007) yang menyatakan bahwa pada
dasarnya setiap framework memiliki kelebihan
dan kekurangannya masing-masing, serta memberikan kontribusi yang jelas terhadap
seleksi proyek di organisasi. Secara umum
terlihat tidak ada perbedaan atau konflik dari framework-framework yang dijabarkan.
Namun, masing-masing framework memiliki
perspektif dan pendekatan yang berbeda-beda.
2.4.6. Pemilihan Framework
Mengacu kepada penjabaran dan komparasi sebelumnya, dalam menyusun
model proses seleksi dan prioritisasi ini penulis memilih menggunakan model yang disusun
oleh NP Archer dan F Ghasemzadeh (1999),
yaitu An integrated framework for project selection. Berikut adalah penjabaran alasan
yang mendukung pemilihan framework
tersebut:
1. Framework dikemabangkan berdasarkan
decision making process yang mendukung
pengambil keputusan dalam mengambil
keputusan dan berbeda dengan framework-
framework lain
2. Merupakan framework yang didesain
dengan tujuan spesifik dalam seleksi
proyek
3. Disusun dengan mengutamakan
fleksibilitas, baik aktivitas, tools, dan
metodologi yang digunakan agar dapat
disesuaikan dengan segala jenis organisasi
dan proyek sehingga relevan untuk
diterapkan di berbagai organisasi
2.5. Bank Indonesia
Bank Indonesia merupakan bank sentral Republik Indonesia yang memiliki satu
tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Memelihara kestabilan
nilai rupiah mengandung dua aspek, yaitu
kestabilan nilai mata uang terhadap peredaran
barang dan jasa, serta kestabilan nilai rupiah terhadap mata uang negara lain.
2.5.1. 1.5.1. Proses Seleksi dan Prioritisasi
di Bank Indonesia
Pelaksanaan seleksi dan prioritisasi dilakukan dalam forum FTSI dan FMSI.
Keduanya memiliki alur atau tahapan-tahapan
yang lebih detail di mana tahapan-tahapan tersebut sudah memiliki pemegang peran
masing-masing, sepert Rapat Dewan Gubernur
(RDG), Anggota Dewan Gubernur Bidang Sistem Informasi, FMSI, FTSI, DPSI hingga
kepada Satuan Kerja yang mengajukan usulan
PKSI tersebut.
Gambar 5 Mekanisme FTSI dan FMSI Bank Indonesia
III. METODOLOGI
Pengerjaan tugas akhir ini dilakukan
melalui beberapa tahapan. Tahapan
tersebut, diantaranya:
1. Desain Penelitian
Dalam tahapan ini ditentukan batasan
penelitian, kajian litertaur terkait
proses seleksi dan prioritisasi, serta
pemilihan framework yang akan
menjadi acuan penulis dalam
penyusunan model.
2. Penyusunan Model Konseptual
Dalam tahapan ini dilakukan eksplorasi
framework yang sudah dipilih, kajian
literatur, kajian empiris dan kajian
kondisi existing terkait proses seleksi
dan prioritisasi portfolio di Bank
Indonesia. Output dari tahapan ini
adalah penulis dapat menyusun model
konseptual berdasarkan kajian yang
sudah dilakukan.
3. Verifikasi model konseptual
Tahapan selanjutnya adalah verifikasi
model konseptual. Proses verifikasi ini
dilakukan dengan interview kepada
perwakilan Bank Indonesia. Interview
pertama yang dilakukan oleh penulis
bertujuan menggali tanggapan
responden terkait deskripsi model
konseptual yang disusun penulis dan
menggali isu lokalitas, serta preferensi
Bank Indonesia terkait tools dan
metode yang sesuai untuk digunakan.
4. Verifikasi Model Rekomendasi
Verifikasi akhir model ini dilakukan
dengan interview. Interview ke 2 pada
ini akan menggali penialaian
responden terkait kesesuaian dan
kecukupan model yang disusun oleh
penulis.
Tabel 1 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini juga dilakukan
pengambilan data dalam mendukung
penyusunan model.
Tabel 2 Proses Pengambilan Data Aktivitas Tujuan Peserta Hasil
Kerja Praktik
Melakukan observasi dan analisis terkait proses seleksi dan
prioritisasi di BI
Penulis Anggota divisi MPSI Peserta IT Steering
Committee
Hasil analisis pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi
di BI
Kunjungan Pertama
Presentasi dan
Penulis Senior
Hasil verifikasi
Aktivitas Tujuan Peserta Hasil
verifikasi 1 hasil
penyusunan model konseptual
Manajer divisi
MPSI
berupa tanggapan,
isu kelokalan, dan preferensi BI terkait teknik dan metode dalam
proses
Kunjungan Kedua
Verifikasi 2 hasil penyusunan model yang mengacu pada hasil verifikasi
1sebelumnya
Penulis Senior Manajer divisi MPSI
Hasil verifikasi berupa kesesuaian dan kecukupan model bagi
Bank Indonesia
Email Verifikasi terkait kriteria yang digunakan dalam keseluruhan
proses
Penulis Senior Manajer divisi MPSI
Daftar kriteria yang digunakan dalam keseluruhan
proses
IV. ANALISIS
Sesuai dengan alur metodologi, maka tahapan analisis yang akan dilakukan adalah terhadap berikut ini:
4.1. Penyusunan Model Konseptual
Pada sub-bab ini akan dilakukan penyusunan model konseptual terkait proses
seleksi dan prioritisasi proyek TI yang
dihasilkan dari kajian literatur, kajian empiris, dan observasi penulis.
4.1.1. Analisis Framework
Dalam penyusunan model konseptual,
proses pertama yang dilakukan penulis adalah
mengeksplorasi framework yang digunaka sebagai acuan, berikut adalah hasil analisis
terkait framework tersebut:
Tabel 3 Hasil Analisis Framework
No Permasalahan Penjelasan
Permasalahan
Rekomendasi
Penulis
1 Penamaan Tahapan
Penamaan tahapan yang cenderung umum dan berpotensi menimbulkan ambiguitas
Pengubahan nama tahapan menjadi lebih spesifik sesuai dengan aktivitas dalam tahapan
2 Spesifikasi Aktivitas Tahapan
Diperlukan spesifikasi aktivitas yang
Pemetaan framework dengan
No Permasalahan Penjelasan
Permasalahan
Rekomendasi
Penulis
disesuaikan
dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan
kondisi
exisiting studi kasus yang diperkuat dengan kajian literatur dan empiris
3 Pemilihan Metodologi
Metodologi dan tools yang
dapat digunakan sangat beragam dan pemilihan metodologi akan tergantung dari preferensi
organisasi atau perusahaan
Melakukan interview
kepada pihak Bank Indonesia selaku studi kasus terkait metodologi mana yang dipilih untuk
digunakan
4.1.2. Evaluasi Proses Seleksi dan
Prioritisasi di Bank Indonesia
Penyusunan model ini ditujukkan untuk
Bank Indonesia, oleh karena itu penting untuk
memahami dan menganalisis proses existing
yang ada di Bank Indonesia sebagai acuan dalam penyusunan model konseptual. Melalui
observasi dan interview kepada beberapa pihak
di Bank Indonesia, maka berikut adalah hasil kajian penulis terkait proses yang berlangsung
di Bank Indonesia:
Tabel 4 Evaluasi Proses Seleksi dan Prioritisasi BI
Tahapan Permasalahan Deskripsi
Permasalahan
Rekomendasi
Penilaian Proyek
Penilaian kejelasan cakupan proyek
Kejelasan cakupan proyek yang mencakup terlalu banyak komponen
Pemisahan kriteria-kriteria dalam kejelasan cakupan proyek
Pengukuran efisiensi SDM dan anggaran
Pengukuran efisiensi tidak dilakukan dengan mekanisme penghitungan yang sesuai
Penggunaan metode numerik dalam menghitung efisiensi
Kelengkapa
n Kriteria penilaian
Kriteria yang
kurang lengkap bila dikomparasikan dengan proses seleksi Bank lain
Penyusuna
n kembali kriteria penilaian proyek
Prioritisa Matrik Pembagian box Pemilihan
Tahapan Permasalahan Deskripsi
Permasalahan
Rekomendasi
si Proyek Tidak Optimal
yang terlalu banyak sehingga membingungkan implementasi
matrik yang relevan
Perbedaan Penentuan Urutan Prioritas
Penentuan urutan prioritas yang terbalik
Penininjauan ulang penentuan urutan prioritas
Tidakadanya Integrasi
Matrik dengan Timeline
Diperlukan integrasi
matrik dengan waktu pengerjaan sebagai acuan bagi pihak pengembang
Penyusunan Integrasi
Matrik dengan timenline pengerjaan
Setelah melakukan analisis, penulis
juga melakukan studi empiris terkait proses dan aktivitas yang diterapkan di industri perbankan
lain, yaitu Bank Mandiri dan Banque de
France. Tujuan dari analisis tersebut adalah
memperkuat pandangan penulis terkait proses yang perlu diterapkan dan menjadi referensi
dalam penyusunan model konseptual. Sebelum
menyusun model konseptual tersebut penulis melakukan spesifikasi aktivitas yang mengacu
kepada deskripsi framework dan kajian yang
dilakukan. Berikut adalah aktivitas-aktivitas
yang merupakan hasil spesifikasi dari framework:
Tabel 5 Spesifikasi Aktivitas
Tahapan Definisi Aktivitas
Pre-
Screening
Memastikan
proyek sesuai
dengan fokus
strategi
Mengawal
keseluruhan proses
Eliminasi proyek
yang tidak
memenuhi kriteria
Pemetaan
Strategi
Sosialisasi
Kriteria
Eliminasi
proyek yang
tidak sesuai
strategi
Individual
Project
Analysis
Kalkulasi kriteria
penilaian yang ditentukan
terhadap masing-
masing proyek
Penggalian
informasi proyek
Penilaian
proyek
Screening
Eliminasi proyek
yang tidak
memenuhi nilai
yang ditentukan
Pengumpulan
hasil penilaian
proyek
Eliminasi
proyek yang
tidak
Tahapan Definisi Aktivitas
memenuhi nilai
minimum
Portfolio
Selection
Pertimbangan
korelasi antar
proyek secara
terintegrasi untuk
mengoptimalkan
portfolio
Prioritisasi
Proyek
Pemetaan
matrik prioritas
Portfolio
Adjustment
Memungkinkan pengambil
keputusan untuk
melakukan
perubahan dan
menampilkan
overview dari
portfolio
Sensitivity Analysis
Visualisasi
portfolio
dengan matrix
display
Aktivitas-aktivitas tersebut bersamaan dengan teknik dan tools yang mendukung
proses seleksi dan prioritisasi akan disajikan
dalam kesatuan model konseptual. Model ini disusun berdasarkam hasil dari pengembangan
framework yang mejadi landasan teoritis
penulis, yang dilengkapi dengan kajian
literatur, kajian empiris, dan kondisi existing di Bank Indonesia. Berikut adalah hasil sintesis
model konseptual penulis:
Tabel 6 Model Konseptual 1
Nama
Tahapan
Pemetaan
Strategi
Penilaian Proyek
Input
Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan
Proyek Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi
Daftar usulan proyek yang sudah melalui pemetaan strategi Daftar kriteria
yang digunakan dalam penilaian
Proses
Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai
strategi Sosialisasi kriteria dan teknik
Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek
Teknik Strategic Bucket Indepth Interview
Scoring Method
Output
Daftar usulan
proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
Daftar hasil
interview dan hasil penilaian dari masing-masing proyek
Tabel 7 Model Konseptual 2
Nama
Tahapan
Filterisasi
Proyek
Prioritisasi
Proyek
Visualisasi
Portfolio
Input
Hasil penilaian
individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee
Daftar usulan
proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria
Prioritisasi
Keseluruhan form
penilaian
Hasil penilaian proyek
Hasil prioritiasasi proyek
Proses
Penentuan batas bawah Pengumpulan hasil penilaian proyek Eliminasi
proyek
Prioritisasi Proyek Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi
Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio
Teknik
Ad hoc approach as profiles Scoring Method
Scoring Method Matrik 2x2
Spreedsheet kumpulan form Scoring Method Matrik
Bubble Graph
Output
Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi
proyek
Daftar peringkat prioritas proyek berdasarkan penilaian
dari proses prioritisasi
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
Daftar proyek yang akan diimplementasikan
Matrik
visualisasi portfolio
4.2. Verifikasi Model Konseptual
Dalam menyusun model yang tepat, maka
perlu melihat kesesuaian model konseptual yang disusun oleh penulis tersebut dengan studi
kasus, yakni Bank Indonesia. Salah satu proses
yang dapat dilakukan untuk melihat kesesuaian
tersebut adalah dengan melakukan verifikasi kepada responden di Bank Indonesia yang akan
menjadi pengguna model. Verifikasi tersebut
dilakukan melalui proses wawancara dan pengisian kuesioner oleh perwakilan Bank
Indonesia.
Dalam verifikasi tersebut akan dilakukan
penggalian informasi untuk mendukung pengembangan model komseptual menjadi
model yang direkomendasikan untuk Bank
Indonesia. Berikut adalah informasi yang digali dalam interview:
1. Tanggapan terkait kesesuaian alur dalam
model konseptual untuk diterapkan di
Bank Indonesia
2. Tanggapan responden terkait deskripsi
tahapan
3. Preferensi teknik dan aktivitas dalam
masing-masing tahapan yang disesuaikan
dengan kondisi dan kebutuhan di Bank
Indonesia
4. Penggalian aspek lokalitas yang meliputi
isu kelokalan dan constraint yang ada
dalam masing-masing tahapan
Mengacu kepada hasil interview yang
sudah dilakukan, maka berikut adalah daftar
isu kelokalan dan preferensi yang dari Bank
Indonesia:
Tabel 8 Isu Lokalitas Bank Indonesia
No Tahapan Isu Lokalitas Preferensi
Teknik
1.
Pemetaan Strategi
Fokus strategi berubah-ubah, butuh dilakukan penilaian keselarasan strategi
Scoring Method
Arahan strategi terlalu general
2.
Penilaian Proyek
Investasi di Bank Indonesia dibagi menjadi investasi proyek dan investasi
infrastruktur
Scoring Method
3.
Filterisasi Proyek
Penilaian dilakukan dalam group decision
Ad hoc as profiles Scoring Method
Penentuan batas bawah
hanya bisa dilakukan diawal proses
4.
Prioritisasi Proyek
Matrik prioritisasi tidak berfungsi optimal
Scoring Method
Perubahan Matrik
Penentuan urutan prioritas yang terbalik
5. Visualisasi Portfolio
Proses yang belum pernah diterapkan
-
Isu lokalitas dan preferensi merupakan
cerminan dari culture perusahaan yang
merupakan salah satu faktor pendukung
optimalnya proses seleksi dan prioritisasi. Oleh
karena itu, menjadi hal yang penting untuk
menyertakan isu kelokalan dan preferensi
tersebut kedalam susunan model dengan
merevisi model konseptual yang sudah disusun
penulis. Berikut adalah hasil revisi masing-
masing tahapan dalam model konseptual
menjadi rekomendasi model untuk Bank
Indonesia:
1. Tahap Pemetaan Strategi
Tahapan Model Konseptual Model
Rekomendasi
Nama
Tahapan
Pemetaan Strategi Penilaian
Keselarasan Strategi
Input Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek
Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi
Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek
Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi
Proses Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai strategi Sosialisasi kriteria
dan teknik
Penilaian Keselarasan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak memenuhi nilai
minimum keselarasan strategi strategi Penentuan dan Sosialisasi kriteria dan teknik Penentuan Batasan
Bawah (Threshold)
dari masing-masing
kriteria
Teknik Strategic Bucket Scoring Method
Output Daftar usulan proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI
Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
Daftar usulan proyek yang sudah selaras dengan strategi bisnis dan TI
Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
2. Tahap Penilaian Proyek
Tahapan Model Rekomendasi
Nama Tahapan
Penilaian Proyek
Tahapan Model Rekomendasi
Input Daftar usulan proyek yang sudah
melalui pemetaan strategi Daftar kriteria yang digunakan dalam penilaian
Proses Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek
Teknik Indepth Interview Scoring Method
Output Daftar hasil interview dan hasil penilaian dari masing-masing proyek
3. Tahapan Filterisasi Proyek
Tahapan Model Konseptual Model
Rekomendasi
Nama Tahapan
Filterisasi Proyek Filterisasi Proyek
Input Hasil penilaian
individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee
Hasil penilaian
individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee
Proses 1. Penentuan batas bawah
2. Pengumpulan hasil penilaian proyek 3. Eliminasi proyek
1. Pengumpulan hasil penilaian
proyek 2. Eliminasi proyek
Teknik Ad hoc approach as profiles Scoring Method
Ad hoc approach as profiles Scoring Method
Output Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek
Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek
4. Tahap Prioritisasi Proyek
Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi
Nama Tahapan
Prioritisasi Proyek Prioritisasi Proyek
Input Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi
Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi
Proses 1. Prioritisasi Proyek
2. Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi
1. Prioritisasi Proyek 2. Pemetaan proyek
dalam matrik prioritisasi
Teknik Scoring Method Matrik 2x2
Scoring Method Matrik 2x2
Output Daftar peringkat
prioritas proyek berdasarkan penilaian dari
Daftar peringkat
prioritas proyek berdasarkan penilaian dari proses
Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi
proses prioritisasi
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
prioritisasi
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
Daftar definisi kriteria yang digunakan dalam proses prioritiasasi
5. Visualisasi Portfolio
Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi
Nama Tahapan
Visualisasi Portfolio Visualisasi Portfolio
Input Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi
proyek
Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi
proyek
Proses Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio
Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio
Teknik Spreedsheet kumpulan form Scoring Method
Matrik Bubble Graph
Spreedsheet kumpulan form Scoring Method
Matrik Aggregate Project Plan
Output Daftar proyek yang akan diimplementasikan
Matrik visualisasi portfolio
Daftar proyek yang akan diimplementasikan
Matrik visualisasi portfolio
4.3. Verifikasi Rekomendasi Model
Model rekomendasi merupakan model
konseptual yang sudah melalui proses revisi untuk meningkatkan kesesuaiannya dengan
studi kasus, yakni Bank Indonesia. Setelah
melalui proses penyesuaian tersebut maka diperlukan kembali proses verifikasi kepada
responden di Bank Indonesia untuk melihat
kecukupan model yang disusun oleh penulis.
Berbeda dengan proses verifikasi pertama yang berusaha menggali informasi terkait (1)
Kesesuaian alur dalam model konseptual untuk
diterapkan di Bank Indonesia, (2) Preferensi teknik dan aktivitas dalam masing-masing
tahapan yang disesuaikan dengan kondisi dan
kebutuhan di Bank Indonesia, dan (3)
Penggalian aspek lokalitas yang meliputi isu kelokalan dan constraint yang ada dalam
masing-masing tahapan; proses verifikasi kedua
berfokus menggali informasi terkait:
1. Kesesuaian model yang disusun penulis
dengan Bank Indonesia
2. Kecukupan model dalam memfasilitasi
proses seleksi dan prioritisasi di Bank
Indonesia
Berdasarkan hasil interview tahap 2,
responden di Bank Indonesia menyatakan
bahwa hasil susunan dari proses seleksi dan
prioritisasi dinilai sudah sesuai dan memiliki
kecukupan dalam mendukung proses seleksi
dan prioritisasi. Selain itu, revisi atau perbaikan
terkait framework terkait isu kelokalan dan
preferensi dari Bank Indonesia dirasa telah
terakomodasi dengan baik. Maka berdasarkan
hasil verifikasi tersebut, berikut adalah
dokumen rancangan model seleksi dan
priritisasi di Bank Indonesia:
Gambar 6 Dokumen Model
V. Kesimpulan
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk: (1) Melakukan kajian literatur,
kajian empiris, dan analisis penerapan proses
seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank
Indonesia, (2) Membuat rancangan proses seleksi dan prioritisasi dalam bentuk model
konseptual yang mengacu pada hasil kajian
literatur, empiris, dan analisis kondisi existing, (3) Menggali aspek atau isu kelokalan di Bank
Indonesia untuk memastikan kesesuaian dari
model, dan (4) Menghasilkan model rekomendasi terkait proses seleksi dan
prioritisasi di Bank Indonesia.
Kesimpulan 1 Berdasarkan kajian yang sudah dilakukan
penulis terdapat beberapa framework yang
dapat mendukung proses seleksi dan prioritisasi, namun tidak ada satu pun yang
dinyatakan sebagai best practice sehingga
diperlukan proses penyesuaian terhadap organisasi. Penulis menggunakan An Integrated
Framework for Project Selection sebagai acuan
framework untuk selanjutnya dikembangkan
menjadi model konseptual.
Kesimpulan 2
Berdasarkan hasil eksplorasi framework yang
dipilih, maka ditemukan beberapa kekurangan dalam framework, misalnya terkait nama dalam
tahapan yang dinilai kurang representatif dan
diperlukannya pendetailan aktivitas dalam
masing-masing tahapan, maka penulis menyusun model konseptual dengan rincian
sebagai berikut: (1) pemetaan strategi, (2)
penilaian proyek, (3) filterisasi proyek, (4) portfolio proyek, dan (5) visualisasi portfolio.
Masing-masing tahapan terdiri atas aktivitas-
aktivitas tertentu yang mengacu dari hasil kajian peneliti.
Kesimpulan 3
Mengacu kepada pentingnya culture, process,
experience, dan governance dalam mendukung mengoptimalkan proses seleksi portfolio maka
penulis melakukan penggalian aspek lokalitas
untuk dapat disesuaikan kedalam model. Aspek lokalitas tersebut diantaranya: (1) Fokus
pengembangan TI yang berbeda setiap tahun
sehingga diperlukan proses penilaian keselarasan strategi, (2) Arahan strategi yang
cenderung umum, (3) Bank Indonesia membagi
proses seleksi menjadi 3 jenis, yaitu Aplikasi
dan Infrastruktur, (4) Matrik yang tidak
optimal, dan (5) Penentuan urutan prioritas
yang terbalik. Aspek-aspek lokalitas ini yang akan menjadi input dalam merevisi model
konseptual
Kesimpulan 4 Berdasarkan hasil verifikasi dan revisi model
konseptual maka didapatkan susunan model
rekomendasi sebagai berikut: (1) Keselarasan strategi, (2) Penilaian Proyek, (3) Filterisasi
Proyek, (4) Prioritisasi Proyek, dan (5)
Visualisasi Portfolio.
VI. BATASAN MASALAH
Batasan yang sangat signifikan dalam
penelitian ini adalah jumlah partisipan dalam
penyusunan proses seleksi dan prioritisasi. Idealnya dalam penyusunan ini dilakukan
bersamaan dengan seluruh anggota IT Steering
Committee di Bank Indonesia sehingga dapat mencakup padangan TI dan pandangan bisnis
dengan optimal.
VII. PENGEMBANGAN PENELITIAN
Peluang dalam pengembangan
penelitian terkait proses seleksi dan prioritisasi
ini meliputi: (1) Pengembangan penelitian dalam menyusun proses seleksi dan prioritisasi
di Bank Indonesia dengan sample yang lebih
luas, (2) Penyusunan standard proses seleksi dan prioritisasi yang sesuai dengan culture di
Indonesia.
VIII. DAFTAR PUSTAKA
1. Archer, N., & Ghasemzadeh, F.
(1999). An Integrated Framework
for Project Selection . International
Journal of Project Management.
2. Brynjolfsson, E. (1994). The
Productivity Paradox of Information
Technology: Review and
Assessment. MIT Sloan School of
Management.
3. Cao Le, M., & Nguyen, V. (2007).
Strategy for Project Portfolio
Selection in Private Corporations in
Vietnam.
4. Cooper , R., Edgett, S., & Kleinschmidt,
E. (2000). Portfolio Management:
Fundamental for New Product
Success. Stage-gate International.
5. Cooper, R. (2005). Portfolio
Management for Product
Innovation.
6. Cooper, R., Edgett, S., & Kleinschmidt,
E. (2001). Portfolio Management in
New Product Development: Result
of an Industry Practices Study.
7. Darandono. (2013). Tahun 2013 Belanja
ICT Indonesia Capai US$ 32,8
Milliar. Retrieved 2013, from
SWA:
http://swa.co.id/technology/tahun-
2013-belanja-ict-indonesia-capai-
us-328-miliar
8. David, J., & Saaty, D. (n.d.). Use
Analytic Hierarchy Process For
Project Selection. 2007.
9. Dye, L., & Pennypacker, J. (2000).
Project Portfolio Management and
Managing Multiple Project: Two
Sides of the Same Coin? Project
Management Institute.
10. Eiletersen, S. (2004). The Art of Project
Selection. USA: Kollnergroup.
11. Englund, R., & Graham, L. (1999).
From experience: Linking Project to
Strategy. Journal of Production and
Innovation Management.
12. Jeffery, M., & Leliveld, I. (2004). Best
Practice IT Portfolio Management.
MITSloan.
13. Jiang, J., & Klein, G. (1999). Project
Selection Criteria by Strategic
Orientation. Information and
Management.
14. Joseph, W., & Stephen C, S. (2006).
Strategic Information Technology
Planning. Journal of Computer
Information Systems; ProQuest.
15. Malligan, J. (2011). Financial
Modeling Techniques: Sensitivity
Analysis. Retrieved from
http://www.wallstreetprep.com/blog
/financial-modeling-techniques-
sensitivity-what-if-analysis-2/
16. McFarlan, F. (1981). Portfolio
Approach to Information Systems.
17. Meredith, J., & Mantel, JR, S. (2009).
PROJECT MANAGEMENT A
Managerial Approach. John Wiley
& Sons, Inc.
18. Merk , J., & Ingmar, L. (2004). Best
Practice in IT Portfolio
Management. MITSloan.
19. Padovani, M., Muscat, A., Camanho,
R., & de Carvalho, M. (2008).
Looking for the right criteria to
define project portfolio : Multiple
case study analysis. International
Product Development Management
Conference 2007.
20. Palcic, I. (2009). Analutical Hierachy
Process as a Tool For Selecting and
Evaluating Project.
21. Pandovani, M., Muscat, A. R.,
Camanho, R., & De Carvalho, M.
M. (2008). Looking for Criteria to
Define Project Portfolio: Multiple
Case Study Analysis.
22. Pinto, J. (2007). Project Management :
Achieving competitive advantage.
Pearson Education.
23. Pinto, J. K. (2010). Project Selection
and Portfolio Management. In J. K.
Pinto, Project Management:
Achieving Competitive Advantage.
Pearson Education, Inc.
24. Project Management Institute. (2006).
The Standard for Portfolio
Management. Project Management
Institute, Inc.
25. Project Management Institute. (2013).
The standard for portfolio
management - third edition.
26. Rankema, T. (2000). The IT Value
Quest : How to Capture the
Business Value of IT-Based
Infrestructure.
27. Souder, W., & Sherman, J. (1994).
Managing New Technology
Development. McGraw-Hill.
28. Subriadi, A. P. (2013). Kontradiksi
Produktivitas Teknologi Informasi :
Sebuah perspektif Information
Technology Strategic Alignment
dan Resource-Based View.
Desertasi Universitas Brawijaya.
29. Subriadi, A. P., Hadiwidjodo, D.,
Djumahir, Rahayu, M., & Sarno, R.
(2013). Information Technology
Productivity Paradox: A Resource-
Based View and Information
Technology Strategic Alignment
Perspective for Measuring
Information Technology
Contribution on Performance.
Journal of Theoritical and Applied
Information Technology.
30. Swaroop, S. (2007). Managing Multiple
Medium and Small Scale Project in
Lare IT Organization. Retrieved
from ISACA: www.isaca.org
31. Turner, J. (2009). The Handbook of
Project-Based Management, Third
Edition.
32. Wheeler, D. (2013). Contributing
factors to optimal project portfolio
selection.
33. Wheelwright, S., & K.B. , C. (1992).
Creating Project Plans to Focus
Product Development. Harvard
Business Review.
34. Widyaningtyas, T. (2012). Belanja ICT
Indonesia Terbesar di Asia
Tenggara. Retrieved 2013, from
SWA: http://swa.co.id/business-
research/belanja-ict-indonesia-
terbesar-di-asia-tenggara
35. Xu, L., & Yang, J.-B. (2001).
Introduction to Multi-Criteria
Decision Making and the Evidential
Reasoning Approach.
36. Yu, S., & Wang, e. (2008). The
application of project portfolio
management in the government
investment project. International
Seminar on Business and
Information Management.