June 30, 2011

Agenda/Topics of Discussion

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• Project Goals/Objectives

• Desired Outcomes

• Technical Overview

• Current Status & iEHR

• Identity Management

• Lessons Learned

• Summary Comments & Questions

Project Goals/Objectives

Description: The JALFHCC is a unique DoD/VA endeavor under a single line of 

authority to manage VA and DoD medical and dental care provided to DoD/VA 

beneficiaries while meeting the unique missions of both Departments 

Stand up of the integrated JALFHCC command  October 1, 2010

Implementation of the integrated JALFHCC capabilities:

Patient Registration and Medical Single Sign On with Context Management 

December 13, 2010

Orders Portability Laboratory and Radiology solutions were decoupled.  Orders Portability for 

Radiology was implemented on 6/15/11. The restart of the phased implementation of Orders Portability 

for Laboratory will resume 30 – 45 days after the technical solutions have been delivered. 

Goal: The IM/IT goal of the JALFHCC Demonstration Project is to implement 

systems or capabilities that safely integrate VA and DoD Electronic Health Record 

(EHR) systems, in a combined VA/DoD facility, with multiple care

locations

Objective: The initial business requirements in support of healthcare delivery and 

operational readiness are:

Single Patient Registration

Medical Single Sign‐on with Patient Context Management,

Orders Portability for Laboratory, Pharmacy, Radiology, and Consults3

Desired Outcomes

Single Patient Registration

Registers and updates a patient with single user interface

Registers, verifies eligibility, and updates a patient through in native DoD and VA systems 

Common service, built once, used on both DoD and VA systems

Medical Single Sign‐On with Patient Context Management (MSSO/CM)

User logs in once and has access to the DoD and VA systems

Select the patient once and active clinical applications display

patient’s data with assurance 

that this is the correct patient

Orders Portability: Laboratory, Pharmacy, Radiology and Consults

Place an order and the order automatically goes to filling/execution location regardless of 

which system is used

Updates the orders status regardless of system, completing the order

Results visible in both systems regardless of where the order originated

Orders Portability (OP) of Pharmacy/Allergies and Consults: Based on the March 17th 

SECDEF and SECVA decision, JALFHCC and Integrated Electronic Health Record (iEHR) 

will develop a strategic joint solution regarding Pharmacy/Allergies and Consults OP for VA 

and DoD

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North Chicago FHCC: Technical Overview

Three Distinct Networks

Department of Defense (DoD), Department of Veterans Affairs (VA)

and Navy Network 

Enclaves

User Access to Clinical Applications 

DoD and VA users can access Common Registration System, AHLTA/CHCS and 

VistA/CPRS respectively

Clinical Single Sign‐On/Context Management (SSO/CM) Commercial‐off‐the‐shelf (COTS) 

products

Citrix/CareFx (DoD); Sentillion (VA)

DoD/VA programs of records virtualized using Citrix

Integrated Solutions

Web Portal Single Patient Registration

Orders Portability between AHLTA/CHCS and CPRS/VistA

DoD and VA Enterprise Service Buses (ESB) integration

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Reason for Design and Technical Approach

Loosely coupling systems is a best engineering practice to integrate disparate 

applications across three separate networks

Allows applications to subscribe to existing enterprise services

across network boundaries

Allows DoD and VA to develop capabilities independently of one another to support their 

other enterprise needs

Tightly integrated applications or data sharing framework for DoD and VA 

Could impact timeliness of improvements needed for information sharing to support DoD 

Force Health Protection, Medical Command & Control and Readiness

systems 

Could impact legacy ports and protocols that are being leveraged

by each department’s ESB

Could have 2nd

and 3rd

order effects on DoD and VA specific applications/systems if changes 

are made to tightly integrated solutions

Could potentially impact wounded, ill and injured programs that support war fighters as 

they move across the continuum of care

Approach allows network or information assurance changes on either side without 

impacting current capabilities or significantly slowing integration, testing and 

delivery of new capabilities to the end user

JAL FHCC Development & iEHR

Current Status:

MSO and Single Patient Registration in Production

ESB and SOA infrastructure in Production

Radiology Orders Portability in Production

Laboratory Orders incrementally deployed starting June; addressing SME 

technical issues prior to resuming implementation

iEHR Pharmacy Service in Requirements stage

Joint Pharmacy application and Allergy Service

Architecture used at JAL FHCC can support iEHR

Will need to replace products with iEHR agreed to solutions

SOA is plug and play using HITSP standards

Terminology and Translation mapping must be created for new Services 

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JAL FHCC & iEHR

JAL FHCC ESB

Orchestration

Broker

Audit, Security

JAL FHCC SOA

Registration

Radiology

Laboratory

iEHR Pharmacy (2012)

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JAL FHCC & iEHR

Orders Service(LAB)

Send/Receive service

Result/update service

Common Services

Terminology

Identity Management

Cross Reference

Exception Management

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Identity Management

•

Initial Key Capabilities •

Provide a cross reference enterprise identifier capability

which 

translates

a patient's DoD EDIPN to

a VA ICN and vice versa 

•

iEHR Capabilities•

DMDC developing a service for Point of Service Eligibility to be

leveraged 

for Pharmacy and future joint efforts•

This service will return the following based on a patient inquiry•

Patient information•

Contact information•

DOD and VA eligibility Subscriber Person identity information (same if 

sponsor is patient) including DOD Beneficiary ID 

•

DoD and VA health care eligibility

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11DRAFT

A Inquire eligibility

VA eligibility query using national ICN / returns VA eligibility/contact data

Joint Identity, Contact & Eligibility Service

(JICES) Update contact info

Patient Identity

Joint Registry

DOD Eligibilit

y

B

DEERS

Proposed Solution for  iEHR Way Ahead  

View Eligibility info

Update contact info A

C B

C

C

A

Lessons Learned

Mapping and terminology service challenges

Team effort to successfully implement and integrate applications

Managed functional support areas jointly (i.e., CM, RM, IA, and etc.)

Offsite quarterly meetings to flush out differences; weekly management meetings

Business requirements must align with technical design to meet customer 

expectations

Adequate testing environments and staff to meet scheduled and short‐

notice testing requirements

Three distinct networks and security issues

Account for individual department review and approval timelines in IMS

Contract alignment between departments

Restriction on legacy modifications

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Summary Comments & Questions

Single Patient Registration and Medical Single Sign with Context

Management 

implemented on December 13, 2010

Pharmacy Phase I implemented on December 13, 2010

Radiology Orders Portability went live on June 15, 2010. The implementation is 

progressing as scheduled. 

Laboratory Orders Portability is currently in a strategic pause while the technical 

teams and users address outstanding software defects, complete user account and 

laboratory test mapping, and fix patient registration issues. Once these issues are 

addressed a technical solution will be delivered. The Site has requested an 

additional 30‐45 days from software delivery to implement new orders portability 

business processes.  

May 31 – June 3, 2011, DoD/VA personnel met in Tampa, Florida to initiate a revised 

plan for future Pharmacy, in line with the iEHR effort

Departments will maintain delivered capabilities, and require not‐yet‐delivered 

capabilities to be joint, in coordination with the iEHR effort

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