IZRADA PREDLOGA PROJEKTA IPA - suk.gov.rs · PDF file2 Ministarstvo finansija Vlada Republike...

1

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije

MINISTARSTVO FINANSIJASektor za programiranje i upravljanje fondovima EU

IZRADA PREDLOGA PROJEKTA IPA - INSTRUMENT PRETPRISTUPNE

POMOĆI EU

Marija MarinkovićDejan Zlatković

2


Iskustva u pisanju projektnog fiša

Koji su uočeni nedostaci u pripremi projektnog fiša?

Koje su teškoće u pružanju podrške u pripremi PF?

Koji su uočeni nedostaci u izradi logframe ?

2


Šta je projekat?Projekat je grupa aktivnosti koja je usmerena na ostvarivanje određenog cilja u određenom roku, putem korišćenja određenih resursa (finansijskih, materijalnih i ljudskih)

4


Projektni ciklusPROGRAMIRANJE

IDENTIFIKACIJA

FORMULACIJASPROVOĐENJE

EVALUACIJA I MONITORING

3

5


• Donošenje odluke da li ideju treba tretirati kao projekat• Analiziranje potreba korisnika• Identifikovanje različitih učesnika u projektu• Izrada strukture projekta• Utvrđivanje vremenskog okvira• Procena troškova• Identifikovanje rizika i predviđanje akcija za

njihovo prevazilaženje• Definisanje indikatora i izvora verifikacije

Programiranje, identifikacija

6


Izrada predloga projekata koji sadrže:

• EU strateški okvir• Opis do sada stečenih iskustava• Srodne aktivnosti• Koordinacija donatorskih aktivnosti • Nacionalni strateški okvir• Opis problema, identifikacija rešenja• Analiza zainteresovanih strana• Opšte i specifične ciljeve• Očekivane rezultate i osnovne aktivnosti• Rizici i pretpostavke • Budžet i kalendar sprovođenja

Formulacija

4

7


• Potpisivanje Finansijskog sprazuma

• Priprema tenderske dokumentacije

• Sprovođenje tendera

• Potpisivanje ugovora

• Primena finansijskih pravila EU (PRAG)

Sprovođenje

8


Monitoring i Evaluacija

• Ocena uspešnosti projekta

• Vrši se tokom i posle završetka projekta

• Osnov za buduće programiranje

• Reviziju vrši Evropski revizorski sud

5

9


Okvirni kalendar godišnjeg programa

Sprovođenje projektaFinansijski sporazumNaredna godina

Odobravanje od strane EKPROGRAMIRANJETekuća

godina

IV KvartalIII KvartalII KvartalI Kvartal

10


Dekoncetrisan vs. Decentralizovan sistem kontrole

DIS: Sistem upravljanja EU fondovima gde je država korisnik fondova je odogovorna za upravljanje i realizaciju programima pomoći

1) Dekoncentrisan

2) Decentralizovan

2a) Ex-ante: Ovlašćeni ugovarač (CFCU) imenovan od strane države korisnika pomoći. Odluke su date na razmatranje EK (DEK) tj. na odobrenje 2b) Ex-post: odluke koje se odnose na javne nabavke su donete od strane ovlašćenog ugovorača bez prethodnog odobrenja EK

6

11


Uloga institucija Centralizovan / Dekoncentrisan– Delegacija EK – Kabinet potpredsednika Vlade – Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU, NIPAK

Sekretarijat (DACU)– Resorna ministarstva

Decentralizovan - DIS• Nacionalni fond (NF)• NIPAC, NAO, CAO • PAO• Resorna ministarstva (SPO)• Razni komiteti (JMC)

12


Uloga institucijaKomisija za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći - razmatra nacrte dokumenata koji će biti predstavljeni donatorima, predlaže prioritete

za korišćenje sredstava međunarodne pomoći posebno za korišćenje pretpristupnih fondova EU

- razmatra i daje predloge Vladi o ostak+lim značajnim pirtanjima u vezi sa korišćenjem i upravljanjem fondovima EU irazvojnom pomoći

Radne grupe za programiranje IPA 1. Radna grupa za ekonomiju i razvoj ljudskih resursa; 2. Radna grupa za lokalni, regionalni i ruralni razvoj; 3. Radna grupa za razvoj infrastrukture; 4. Radna grupa za reformu državne uprave; 5. Radna grupa za vladavinu prava;

Grupa za ocenu projekata (Kabinet potpredsednika Vlade, Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći i Sektor nadlažan za pripremu budžeta, Kancelarija za evropske integracije). Grupa za ocenu projekata vrši procenu prioriteta nacrta i predloga projekata u skladu sa utvrđrnim kriterijumima i formularima za ocenu predloga projekta. Grupom za ocenu projekta rukovodi predstavnik NIPAK-a

7

13


Uloga DACU

Koordinacija procesa programiranja IPAprenos odgovornosti na korisnike i obezbeđivanje procesa pripreme PF u skladu sa rokovima i procedurama EK Davanje preporuka zajedno sa Kabinetom potpredsednika Vlade pre nego što EK donese konačnu saglasnost

PRIPRERMA PF

0% 100%

14


Analiza zainteresovanih strana

• Ko su zainteresovane strane?Terminologija:

Zainteresovane strane (Stakeholders)Korisnici (Beneficiaries)

Ciljne grupeKrajnji korisncici (Final beneficiaries)

• Partneri na projektu

8

15


Zainteresovane strane su pojedinci, grupe, organizacijekoje utiču na projekat, na koje projekat utiče, koji moguda podrže projekat ili budu protiv njega

Čije probleme ili mogućnosti analiziramo?Ko će imati koristi ili štete od predložene projektneintervencije i na koji način?

Analiza zainteresovanih strana

16


Koraci u analizi zainteresovanih strana

• Identifikacija opšteg razvojnog problema • Identifikacija i pravljenje spiska svih osoba, grupa,

relevantnih institucija• Kategorizacija zainteresovanih strana, odabir

prioritetnih interesa • Odabir najvažnijih • Identifikacija veza, stepen saradnje ili konflikta

zainteresovanih strana

9

17


Matrica analize zainteresovanih strana

• Ograničeno razumevanje toga da način odlaganja sopstvenog otpada utiče na zdravlje

• Mogućnost za efikasnije lobiranje vladinih tela

• Žele da odlažu otpad dalje od domaćinstava

• Žele pristup čistoj vodi

• Svesni industrijskog zagađenja i njegovog uticaja na kvalitet vode

• Zdravstveni rizici

Domaćinstva:X domaćinstava ispušta otpad i otpadne vode u reku, koriste vodu za piće i ribu iz reke

• Posedovanje finansijskih i tehničkih resursa za uvođenje novih “zelenih tehnologija”

• Skromna trenutna motivacija za ostvarivanje promena

• Održavanje i povećanje profita

• Informisanje o uticaju koji ima na društvo i životnu sredinu

• Mobilizacija političkog pritiska kako bi se uticalo na ponašanje industrije

• Izvestan stepen brige o imidžu kompanije

• Briga o troškovima u slučaju sprovođenja Zakona o zaštiti životne sredine

Industrija x:Veliko industrijsko poslovanje, nedovoljno regulisano, ne postoji sindikat, uticajna lobigrupa, nedovoljna briga za životnu sredinu

• Veliki interes za uvođenje mera kontrole zagađenja

• Ograničen politički uticaj, s obzirom na slabu organizacionu strukturu

• Održavanje i poboljšanje njihovih sredstava za život;

• Podrška kapacitetima za organizovanje i lobiranje

• Sprovođenje mera kontrole industrijskog zagađenja

• Zagađenje utiče na količinu i kvalitet ulova

• Ugroženo je zdravstveno stanje porodice, naročito dece i majki

Porodice ribolovaca:X porodica sa niskim primanjima, mali porodični biznis, organizovan kao neformalna zadruga, žene aktivno učestvuju u obradi i prodaji ribe.

Potencijal (kapacitet i motivacija za ostvarivanje promena)

Interesi (i moguće aktivnosti za njihovo sprovođenje)

Problemi(kakav uticaj ima(ju)

problem(i))

Karakteristike zainteresovanih strana i

druge osnovne karakteristike

18

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije SWOT Analiza

Faze u SWOT Analizi

SWOT 1 - Prednosti i Šanse

SWOT 2 - Slabosti i Pretnje

SWOT 3 - Izbor Strategije

10

19

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije SWOT Analiza

Treba biti realan u proceni prednosti i slabosti organizacije SWOT analiza određuje gde se vaša organizacija nalazi trenutno i gde će biti u budućnostiSWOT analiza treba da bude koncizna, jednostavna i specifična Treba izbegavati kompeksnost i dublju analizuSWOT je subjektivan

20


Zašto radimo SWOT?

Unaprediti/ pojačati prednosti

Otkloniti slabosti

Iskoristiti šanse

Izbeći pretnje

11

21


PRIPREMA LOGIČKE MATRICE

22


• Instrument kojim obezbeđujemo da u projektni predlog uključimo i prezentujemo na strukturisan način sve činjenice relevantne za projekat.

• Korisiti se kao metod za planiranje i pisanje projektnog fiša. Omogućava da informacije budu analizirane i organizovane na strukturisan način što olakšava postavljanje važnih pitanja i identifikovanje slabosti;

Šta je logička matrica?

12

23


Logička matrica projekta

• Osnovni instrument za pripremu projekta

• Koristi se kao prvi korak u pripremi projekta

• Logicka matrica se koristi za projekte bez obzira navelicinu projekta, obim projekta, izvor finansiranja

• Nema smisla koristiti logicku matricu za pojedinacneaktivnosti (npr. priprema seminara)

24


• Logička matrica sadrži četiri kolone i četiri (ili više) reda, kojima se su objedinjeni ključni elementi projekta:– Hijerarhija ciljeva projekta (Opis projekta ili Logika

projektne intervencije);– Nacin pracenja i procene dostignuca projekta (Indikatori i

Izvori verifikacije. – Projektno okruženje i spoljašnji faktori koji su ključni za

uspeh projekta (Pretpostavke);

• Upotreba Logičke matrice preporučuje se kao osnova za podnošenje projekta, a potom i tokom čitavog trajanja projekta radi praćenja napretka i prilagođavanja situaciji;

LOGIČKA MATRICA: SINTETIČKO PREDSTAVLJANJE PROJEKTA U DATOM KONTEKSTU

13

25


Pretpostavke se pomeraju od aktivnosti

ka rezultatima [troškovi, budzet]

[ulazni parametri]Inputs

(sredstva)

Aktivnosti

Pretpostavke se pomeraju od rezultata

ka cilju (ciljevima)

Nacin prikupljanjainformacija

Indiktori za svaki rezultat –(output indicator)

Rezultati

Pretpostavke se pomeraju od svrhe ka

cilju (ciljevima)

Nacin prikupljanjainformacijaIndikatori - Niži nivo uticaja

Svrha projekta(specifičan cilj)

Način prikupljanja informacija

Indikatori na nivou opšteg cilja- Visok nivo uticaja

(High level impact)Opšti cilj

(razvojni cilj)

Pretpostavke i rizici (spoljašnji faktori)

Mehanizmi za praćenje projekta=monitoring

(Izvori verifikacije, načini verifikacije informacije)

Način praćenja i procene dostignuća projekta(Objektivno merljivi

indikatori)

Logika intervencije(Opis projekta, hijerarhija

ciljeva)

Logička matrica projekta

26


• OPŠTI CILJ opisuje predviđeni dugoročni cilj čijem ostvarenju projekat doprinosi

• SPECIFIČNI CILJ/SVRHA opisuje željene efekte projekta (svrha projekta); ostvarivanje neposrednog cilja za direktne korisnike

• REZULTATI opisuju ciljeve koje rukovodstvo projekta treba da postigne i održi za vreme trajanja projekta

• AKTIVNOSTI treba da budu definisani kao procesi npr. pripremiti, izraditi, sprovesti ...

14

27


Sled koraka u izradi matrice

• Priprema logframe je iterativan proces:Opis projekta (top down)Definisanje pretpostavki (bottom-up), zatim definisanje indikatora Izvori verifikacije (working across)

28


Preduslovi(5)

Pretpostavke(6)

TroškoviSredstvaAktivnosti(4)

Pretpostavke(7)

Izvori verifikacije (14)

Indikatori(13)

Rezultati(3)

Pretpostavke(8)


Indikatori(11)

Svrha projekta(2)


Indikatori(9)

Opšti cilj(1)

Pretpostavke Izvor verifikacijeObjektivno merljivi indikatori

Opis projekta

Logička matrica – redosled unosa podataka

15

29


Logika intervencijeMoguce je prikazati i citajuci u obrnutom smeru

Svrha/cilj

Rezultati

Aktivnosti

Inputi/resursi

Opšti cilj

Svrha/cilj

Rezultati

Aktivnosti

30


Vertikalna logika

Preduslov

Opis projekta Merljivi indikatori

Izvori verifikacije

Pretpostavke

Aktivnosti

Rezultat

Specfičan cilj

Opšti cilj

16

31

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Horizontalna logika

Preduslovi

Opis projekta Merljivi indikatori

Izvori verifikacije

Aktivnosti

Rezultati

Specifičan cilj

Opšti cilj

Pretpostavke

32


Hijerarhija ciljeva projekta

1.1.1 ...1.1.2 ...1.1.3 ...itd.

Aktivnosti

1.1 .....1.2 ....

Rezultati

1. Svrha projekta/specifični cilj

.....Opšti cilj

17

33

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Provera opšteg cilja

Kada je formulisan neophodno je obezbeditida je opšti cilj:

• Usklađen sa razvojnom politikom države• Usklađen sa donatorskom politikom (npr. Evropsko

partnerstvo, MIPD)• Dovoljno opravdan• Nije previše ambiciozan • Ciljne grupe određene• Formulisan je kao željeni cilj, a ne kao sredstvo

(proces)• Ne sadrži više dva ili više ciljeva koji su uzročno

povezani

34


• Najčešći problemi u formulisanju svrhe: Svrha se definiše na takav način da prepričava navedene rezultate (skup rezultata) umesto postignuće višeg ranga

• Treba izbegavati fraze poput: to contribute ili to assist• Primer: projekat-Prečišćavanje vode

Rezultati: - Smanjeno direktno izlivanje otpadnih voda u reku - Poboljšani standardi za obradu otpadnih voda - Poboljšana informisanost javnosti o nadležnosti u oblasti životne sredine

Formulisanje svrhePrimer loše prakse Primer dobre prakse

Svrha je skup rezultata Svrha je posledica rezultata

Poboljšano je prečišćavanje vode i samnjen je nivo direktnog izlivanja u reku

Poboljšan kvalitet rečne voda

18

35


Razlika između rezultata projekta i outputa:

• Rezultat je ono sto cemo ostvariti/postićirealizacijom aktivnosti

• Output je sam proizvod odgovarajuceaktivnosti

36


PRETPOSTAVKE predstavljaju spoljne faktore koji mogu uticati nauspeh projekta, ali nad kojima rukovodioci projekta nemaju direktnukontrolu

Pretpostavke opisuju:– Situacije, – Događaje, – Uslove ili– Odluke

• Mogu se izvesti iz drveta ciljeva • Formulisane su kao pozitivno stanje• Povezane su na različitim nivoima u matrici• Pridaje im se značaj u odnosu na važnost i verovatnoću

19

37


Rizici i pretpostavke

Rizici su pretnje: strogi, nefeleksibilni ciljevinetačna očekivanjapromene u političkoj klimi

Pretpostavke se izražavaju kao pozitvno stanje dok rizici uvek negativno

38


Da li je pretpostavka važna?

Da li će se pokazati tačnom?

Skori sigurno

Verovatno

Malo verovatno

Isključiti iz matrice

Uključiti kao pretpostavku

Da li je moguće revidirati projekat kako bi se uticalo na spoljašnji

faktor?

Projekat potencijalno nije izvodljiv

Revidirajte projekat dodavanjem aktivnosti ili rezultata; ukoliko je

potrebno preformulišite svrhu projekta

DA

DA

NE

NE

Provera pretpostavki i njihovog značaja

20

39


Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način itačno utvrđuju koji su to standardi koji moraju bitidostignuti kako bi opšti cilj, svrha i rezultati projekta biliostvareni.

Kvalitet/vrsta promene – koliko dobro je izvršena Kvantitet/obim promene – koliko je velika ili šta je svepromenjenoVremenski okvir – koji j najkasniji rok/do kada Ciljna grupa – za kogaMesto/lokacija – gde

Indikatori

40


• Specific / ograničen na cilj koji treba da meri• Measurable / merljiv kvantitativno i kvalitativno• Available / dostupan uz prohvatljive troškove i

zasnovan na raspoloživim podacima • Relevant / značajan u odnosu na informacije koje su

potrebne • Time – bound / vremenski ograničen tako da se zna

kada možemo očekivati da cilj ili zadatak budu ispunjeni

• Independent / nezavistan u odnosu jedan na prema drugom

Indikator - SMARTI

21

41


Cilj: povećana poljoprivredna proizvodnja

1. Identifikovati indikator: povećana proizvodnja mleka

2. Ciljna grupa: mali proizvođači mleka 3. Kvantifikacija: 500 malih proizvođača povećalo

proizvodnju za 50%4. Kvalitet: ispuniti nacionalne standarde kontrole

kvaliteta mleka 5. Vremenski okvir: između marta 2007. i oktobra

2008. godine6. Lokacija: AP Vojvodina

Indikator - primer

42


Izvori verifikacije treba da odrede:

• Koje informacije obezbediti (npr. iz administrativnih evidencija)

• Odakle i iz kog izvora obezbediti informaciju (npr. izveštaj o napretku, statistička dokumenta)

• Ko bi trebalo da obezbedi informaciju (npr. radnici na terenu, zdravstveni centar)

• Kada i koliko često bi trebalo obezbediti informaciju (npr. mesečno, kvartalno, godišnje)

22

43

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Provera indikatora

Neophodno je obezbediti da su indikatori:

• Određeni prema kvantitetu, kvalitetu, vremenu, lokaciji i ciljnoj grupi

• Sredstva verifikacije budu raspoloživa• Relevantni kao mera dostizanja ciljeva • Pouzdani i aktuelni

44


Logframe – iskustva sa RM

• Prednosti kod RM u izradi logičkih matrica– Specifični ciljevi – Aktivnosti

• Nedostaci kod RM u izradi logičkih matrica– Indikatori– Rezultati

23

45


Standardni format projektnog fiša

46

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Standardni format projektnog fiša

24

47


ANNEXES

ANNEX I: LOGIČKA MATRICA PROJEKTA

ANNEX II: Raspored ugovaranja i trošenja sredstava (AMOUNTS CONTRACTED AND DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT)

ANNEX III:Institucionalni okvir (INSTITUTIONAL FRAMEWORK – LEGAL RESPONSIBILITIES AND STATUTES)

ANNEX IV: Zakoni, regulativa i strateski dokumenti (REFERENCE TO LAWS, REGULATIONS AND STRATEGIC DOCUMENTS)

ANNEX V: Ostali relevantni detalji (DETAILS PER EU-FUNDED CONTRACT (*) WHERE APPLICABLE)

48


Implementing arrangements:

1.5 Contracting Authority (EC): EC Delegation in Serbia1.6 Implementing Agency:1.7 Beneficiary (including details of project manager)

1.8. Overall cost: 1.9 EU contribution:

1.10 Final date for contracting: 3 years after the signature of the FA1.11 Final date for execution of contracts: 5 years after the signature of

FA1.12 Final date for disbursements: 6 years after the signature of the FA

25

49


2.1 Opšti cilj i svrha projekta (OVERALL OBJECTIVE AND PROJECT PURPOSE)

2.2 Veza sa AP/NPAA / EP/ SAA (Link with AP/NPAA / EP/ SAA)2.3 Veza sa MIPD (Link with MIPD)2.4 Veza sa NDP (Link with National Development Plan (where

applicable) Not aplicable2.5 Veza sa nacionalnim/ sektorskim planovima (Link with national /

sectoral plans)

50


Istorijat i opravdanost projekta(3.1. Background and justification)

26

51


Opis projekta

Šta treba uključiti: IstorijatDruštveno-ekonomske pokazateljeUloga institucijaZakonski okvirUsklađenost sa strategijom i sektorskom politikomPregled trenutne situacijePostojeći standardiPostojeći kapaciteti (ljudski, finansijski i materijalni)

52


Opravdanost projekta

Analiza SWOT- objasniti kako su smanjeni uticaji identifikovanihproblema i iskorišćene prednosti i šanse Analiza zainteresovanih strana Analiza problema

ObjašnjenjeKoji su sve definisani problemi?Čiji su problemi? (target grupe)Koji su uzroci i posledice problema?

27

53


Opravdanost projekta

Usklađenost sa EU standardima

Studije izvodljivosti

Zašto je prioritet?Hitnost“Value for money” EC, Nacionalni, Regionalni razvoj

54


Procena uticaja projekta (3.2. Project Impact, Catalytic Effect and

Sustainability)

28

55


Održivost projekta

• Uticaj projekta i nakon njegovog završetka

• EU prepoznaje tri vrste održivosti:Finansijska održivost - kako će aktivnosti biti finansirane nakon završetka projekta Institucionalna održivost- ko će imati vlasništvo nad procesom nakon što je projekat završen Zakonodavna održivost – da li projekat ima za cilj da unapredi/ razvije zakonodavni ili strateški okvir, unapredi standarde

• Kako će ciljna grupa iskoristiti stečeno znanje /veštine/ infrastrukturu u budućnosti?

56


Održivost projekta

• Koje su očekivane promene za svaki od navedenih rezultata:

• Promena situacije/stanja • Promena nivoa znanja • Promena u ponašanju • Promena attitude

Kako će se takva promena održati ???

29

57


Aktivnosti koje obezbeđuju održivost projekta: Trening trenera Održavanje opreme Pisanje priručnika Akreditacija/sertifikacija organizacija Donošenje zakonskog okviraPisanje strategijeUsvajanje određenih procedura ili standardaStvranje mreža organizacija (network)

58


Katalitički efekat

Katalitiči efekat- ubrzanje opšteg društveno-ekonomskog razvoja, institucionalnog razvoja…

Da li je projekat katalizator za druge promene? Da li se projekat može koristiti kao model?Da li se ciljevi projekta mogu primeniti na ostale modele?

30

59


3.3 Rezultati i merljivi indikatori

3.4 Aktivnosti:

60


• Podela aktivnosti prema operativnim detaljima • Uskladjivanje redolseda obavljanja aktivnosti

(sequencing), trajanje i prednjačenje • Raspodela odgovornosti • Identifikacija glavnih aktivnosti• Identifikacija podaktivnosti • Vremenski okvir - CPA (Critical Path Analisys)

3.5 Uslovljenost i redosled obavljanja aktivnosti

31

61


Komponente projekta• “Staretgije” projekata koje se identifikuju prema

sledećim kriterijumima:Ugovori za realizaciju projekta (tehničkeManadzment tj. organizaciona struktura

odgovorna za realizaciju projekta Geografska lokacijaGrupisanjem projektnih aktivnosti

62


3.6 Srodne aktivnosti

Prethodni i trenutni projekti finansirani iz nacionalnih ili donatorskih sredstava Da li se vaš projekat:

nadovezuje/ nastavlja na prethodno sprovedene aktivnostipreklapa sa prethodnim projektima zavisi od drugog projekta

Evropska Komisija insistira na kontinuitetu i višegodišnjem pristupu projekata

32

63


3.6 Srodne aktivnosti

Ne postoji ograničen broj srodnih aktivnosti ali ukoliko ih imate više od 5, neophodno je prioritizovati

Za svaku aktivnost neophodno je navesti:naziv, donatora i datum realizacije povezanost sa projektom- trening programi, izveštajida li se očekuje da će projekat biti povezan sa navedenim srodnim aktivnostima

64


3.7 Stečena iskustva

Stečena iskustva kroz realizaciju sličnih projekata (tip ugovora, korisnik, oblast)Closing the cycle - demonstracija efektivnog upravljanja projektnog ciklusa Iz Srbije ili susednih država - naročito za projekte koji se odnose na izgradnju institucijaUključiti sve relevantne projekte: naziv, donator, datum, naučene lekcije, njihov uticaj na projektni plan i realizaciju

33

65


Budžet i plan njegovog sprovođenja

4. INDICATIVE BUDGET

5. INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE

66


Budžet se priprema različito u zavisnosti od tipa projekta (service, works, supply, grant, twinning).

Troškovi treba da budu realni i da odgovaraju tržišnim uslovima

Budžet treba da je usklađen sa pravilima. Ne sme da sadrži neopravdane troškove. (eligibility of costs)

Priprema budžeta

34

67


• U ‘’service’’ ugovorima se radi o angažovanju eksperta za implementaciju određenog zadatka

• Sa budžetom se pokrivaju troškovi rada (plate), uključujuči sve vezane troškove (putovanja, dnevnice, podrška, ostalo)

• KALKULACIJATrošak eksperta = Broj dana x cena dana*

*cena dana uključuje ‘’overheads’’

LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SERVICES

68


LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SUPPLIES

• U ‘’supply’’ ugovorima se radi o nabavci opreme• Ugovor pokriva svu opremu uključujući montažu,

trening, delove isl.• VAŽNO!! Neophodna je ekspertska procena

pojedinačnih kategorija opreme – specifična oprema

• U obzir uzeti vremensku perspektivu – 1,5 godine do implementacije

• Normalno uzimamo unit-based contracts

35

69


LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - WORKS

• U ‘’works’’ ugovorima se radi o izgradnji ili renoviranju(osnovna infrastruktura isl.).

• Ugovor pokriva sve troškove, koji su vezani na izgradnju, uključujući material, radnike, mašine…

• VAŽNO!! Ekspertska procena troškova• NAJVAŽNIJE!! Preduslovi za sprovođenje radova (glavni

projekat, građevinska doz.)• Normalno uzimamo unit-based contracts• DODATNO: contingency reserve (rezerva) u visini 8-

15%, (troškovi nadzora)

70


LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - GRANTS

• U ‘’grants’’ ugovorima se radi o sumi novca (grant scheme), koja je namenjena direktnim donacijama na lokalnom i regionalnom nivoju (po proceduri PRAG)

• Sastav budžeta – jednostavan – ukupna suma grant sheme.

36

71


LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - TWINNING

• Instrument pretpristupne pomoći - twinning• Transfer iskustva iz država EU u države

(potencijalne) kandidate• Sastav budžeta – po formatu u twinning

manualu – detaljni prikaz

72


• Direktni ugovori izmedju EK i institucija (primer SKGO) o financijskoj podršci ili specifičnim zadacima

• Sastav budžeta – nema propisane forme, ali treba da se predstavi detaljni prikaz: eksperti, transportni troškovi, per-diems, podugovaranje, nabavka opreme

• Može da se koristi format budžeta za ‘’grant’’ ugovore

LOGIKA PRIPREME BUDŽETA – DIRECT AGREEMENTS

37

73

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Indicative Budget

1.601.60TOTAL

1000.600.60contract 3.1

Part 3

1000.80.8contract 2.1

Part 2

1000.20.2contract 1.1

Part 1

IFIsRegional

Central% *Type of cofinancing (J / P)

**

TotalINVIB% *Total

PRIVATENATIONAL PUBLIC CONTRIBUTIONEU CONTRIBUTIONTOTAL PUBLIC COST

SOURCES OF FUNDING

74

Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije KOFINANSIRANJE

- Kofinansiranje se račna na nivou prioritetnih osa (MIPD priority axis)

- Za svaku od prioritetnih osa potrebno je obezbediti 10% kofinansiranja za ‘meke’ projekte (institution building) odnosno 25% za investicione projekte

-Ovo podrazumeva da neće svi projekti imati element kofinansiranja u svom budžetu

-Primenjuje se PARALELNI model kofinansiranja

-Za kofinansirajući deo primenjuju se nacionalne procedure javnihnabavki (dok pravila opravdanosti troškova ostaju ista – eligibility, rule of origin...)

-Grant sheme (min10%), twinning (0-5%)

38

75


T+ 12 QT + 8 QT + 4QContract 3.1(service)

T + 10 QT + 7 QT + 3 QContract 2.1(supply)

T + 1 Q Contract 1.1FwC

Project CompletionSignature of contract

(max T+12Q)

Start of Tendering

Contracts

INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE

T – momenat potpisivanja Finansijskog sporazima

Q – godišnji kvartal (3 meseca)

76


Raspored Ugovaranja i Potrošnje Sredstava

• Usluge– 10% u momentu ugovaranja– U zavisnosti od trajanja ugovora (jednaka

raspodela na šestomesecnom nivou)• Oprema

– 45% u momentu ugovaranja– 45% u momentu isporuke opreme– 10% nakon testiranja opreme

39

77


1.600.0001,600,0001,330,0001,250,000620,000560,000200,000Cumulated

600.000270,000270.00060,000Contract 3.1

(service)

800.00080,000360,000360,000

Contract 2.1(supply)

200.000200.000Contract 1.1

Disbursed

1.600.0001.600.0001.000.000200,000Cumulated

600.000600.000Contract 3.1

(service)

800.000800.000Contract 2.1

(supply)

200.000200,000Contract 1.1

TotalQ12Q11Q10Q9Q8Q7Q6Q5Q4Q3Q2Q1Contracted

ANNEX II: AMOUNTS (IN €) CONTRACTED AND DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT

(IPA contribution only)

45% 45% 10%

10%

78


6. Cross-cutting issues

U zavisnosti od sektora, modaliteta isporuke, geografske lokacije, potrebno je navesti kako će se projekat odnositi na sledeće horizontalne oblasti:

jednake šanse / ravnoprvavnostzaštita životne sredineprava manjina

40

79


EU Pravila o javnim nabavkama PRAG

80


PRAGOsnovni dokument koji reguliše procedure javnih nabavki za EU fondove:http://europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm

- Obezbedjivanje pravične konkurencije - Transparentnost korišćenja sredstava iz javnih fondova EU- Načelo nacionalnosti “Rule of Origin” (Country of origin is the where the goods have “undergone their last, economically justified, substantial transformation”. )

- Zemlje članice EU- Zemlje potpisnici sporazuma o evropskom ekonomskom

prostoru (Norveška, Island, Lihtenštajn)- Zemlje kandidati i zemlje korisnici IPA

41

81


Tipovi projekata:SERVICE PROJEKTI - Usluge tehničke podrškeSUPPLY PROJEKTI - Projekti nabavke opremeWORKS PROJEKTI - Projekti izgradnje radovaGRANT SHEME - Projekti donatorskih shema (bespovratna pomoć)TWINNING PROJEKTI - Prenos znanja između administracija EU zemlje i zemlje Korisnika

Vrste javnih nabavkiNabavka usluga (Service)Nabavka roba (Supply)Nabavka radova (Work)

Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju

82


Otvoren (Open): moze aplicirati svako ko je zainteresovan daucestvuje na tenderu. Nema pregovaranja;

Restriktivni (Restricted): moze aplicirati svako ko je zainteresovanmedjutim samo oni koji zadovolje min kriterijuma (shortlisted) supozvani da ucestvuju na tenderu (min4 – max8); Nema pregovaranja;

Competitive negotiated procedure: tenderers selected by contracting authority

Framework contract: TA se bira sa liste unapred poznatihkonsultantskih kuca/konzorcijuma.

Vrste postupaka

42

83


≤ €10,000Single tender

< €300,000but > €10,000

Competitive negotiated procedure

< €5,000,000but ≥ €300,000

Local open tender procedure

≥ €5,000,0001.International open

tender procedure2.International

restricted tender procedure (exceptional cases)

WORKS

≤ €10,000

Single tender

< €60,000but > €10,000Competitive negotiated procedure

< €150,000but ≥ €60,000Local open tender procedure ▼

≥ €150,000

International open tender procedure ▼

SUPPLIES

≤ €10,000

Single tender

< €200,000but > €10,0001.Framework contracts2.Competitive negotiated procedure

≥ €200,000International restricted tender procedure

SERVICES

Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju

84


Za ugovore čija je vrednost manja od €200,000koristi se procedura Framework contracts ili ukoliko to nije mogućecompetitive negotiated procedura gde se pozivaju najmanje 3 kandidata.

Za usluge čije vrednost iznosi €200,000 ili više, primenjuje seInternational Restricted tender procedure koja podrazumeva međunarodno oglašavanje contract forecast i procurement notice

Usluge - Services

43

85


• Za Framework contracts procedura je kraća, zahteva prethodnu pripremu tenderskog dosijea, izradu Specific ToR. Priprema se request for services i mora se voditi računa o trajanju potpisanog framework ugovora.

• Rok za podnošenje ponuda od momenta slanja pozivnog pisma je minimum 14 dana.

• Ponude važe takođe 14 dana od dana podnošenja što znači i da se poseban ugovor potpisuje u tom roku.

• Nema posebnog odobravanja komisije i dovoljno je da stigne samo 1 ispravna ponuda

Znači ukupan rok za ovu proceduru traje 30-45 dana.

Najčešće se koristi za short-term technical assistance ili studije čija je vrednost manja od €200,000 a čije trajanje ne prelazi 12 meseci.

Framework contracts

86


Šta to podrazumeva u stvarnosti:

1. Priprema i objavljivanje Contract Forecast 30 dana pre objavljivanja Procurement notice (podrazumeva se da je tenderski dosije več načelno spreman)

2. Procurement notice se podnosi 15 dana pre objavljivanja 3. Od dana objavljivanja do dana podnosenja pisma o nameri (expression of

interest) min. 30 dana4. Evaluacija long list, short list, Ev. Comitee (isto approval 5 dana) do 30 dana5. Final shortlist report – objavljivanje6. Priprema i objavljivanje Shortlist notice (min. 4 – max 8)7. 50 dana za podnošenje ponuda od dana objavljivanja8. Opet evaluacija oko 30 dana9. Priprema, odobravanje i potpisivanje ugovora10. Implementacija

Sve ukupno bez implementacije minimum 180 dana!

International restricted tender procedure - services

44

87


Contract forecast

Procurement notice

Tender preparation

Evaluation

Conclusions

30 days

30 days

Use of corrigendumLong listShort listLetters

50 daysPoints allocated

to award criteriaAdditional

information

Technical: x 0.80Financial x 0.20

Contracting

Key phases

88


Piprema Procurement Notice-a

• Profesionalni i finansijski kapaciteti kompanije su relativno standardni uslovi (npr. broj zaposlenih, turnover kompanije i sl.)

• Tehnički kapaciteti su kritični u određivanju short liste. Najbitnije prethodno iskustvo na sličnim projektima (reference, max 15):

– Iskustvo u određenoj/specifičnoj oblasti– Veličina projekta– Lokacija– Da li je projekat uspešno završen– Da li je finansiran iz EU

45

89


Standardni Projektni zadatak - Terms of ReferenceA. Kontekst/Istorijat zadatka (Background Information)

B. Opis zadatka (Objective, Purpose and Expected Results)

C. Pretpostavke i rizici (Assumptions and Risks)

D. Opis poslova (Scope of the Work - Specific activities, project management )

E. Logistika i vremenski okvir (Logistics and Timing)

F. Zahtevi - Requirements (personnel, office, equipment)

G. Izveštaji - Reports

H. Monitoring i evaluacija (indikatori)

I. Visibility

90


Evaluation phases

Receipt and registration

Tender opening (prep. Meeting and compliance)

Evaluation (admin and technical compliance)Individual assessment

AgreementInterviews (10 days)

Financial evaluation Compared to maximum value and then to each other

46

91


Tehnička Evaluacija - PRIMER

10084.67/85.33 x 100

= 99.22EliminatedTechnical score (actual

final score/highest finalscore)

256/3 = 85.33254/3 = 84.67174/3 = 58.00Average score(mathematical average)

256254174300Total

908259100Evaluator C

828460100Evaluator B

848855100Evaluator A

Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Maximum possible

92


Finanasijska evaluacija - PRIMER

951,322/1,060452 x 100 = 89.71100

Financial score (lowest totalfees/actual total fees x 100)

€1,060,452€951,322Eliminated following technical

evaluation

Total fees

Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max. possible score

47

93


Zbirna evaluacija - PRIMER

IIIFinal ranking

80.00 + 17.94 = 97.94

79.38 + 20.00 = 99.38

Overall score

89.71 x 0.20 = 17.94

100.00 x 0.20 = 20.00

Financial score x 0.20

100.00 x 0.80 = 80.00

99.22 x 0.80 = 79.38

Eliminated following technical

evaluation

Technical score x 0.80

Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max. possible score

94


RankingOverall scoreFinancial scoreTechnical score

Composite score

Financial score2,957,0003,200,5672,950,0002,446,000Total fees

Financial evaluation

Technical scoreAverage scoreTotal score

87836881Evaluator C77896477Evaluator B82925785Evaluator A

Tenderer 4Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1

Vežba

48

95


NABAVKE - SUPPLIES

≤ €10,000

Single tender

< €60,000but > €10,000Competitive negotiated procedure

< €150,000but ≥ €60,000Local open tender procedure

≥ €150,000

International open tender procedure

SUPPLIES

96


International open tender procedure• Za Supply tendere u vrednosti €150,000 ili više, primenjuje se International

open tender procedura. Obavezno je objavljivanje individual contract forecast najmanje 30 dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i na Europaid site.

• Individual contract forecast se mora poslati 15 dana pre objavljivanja• Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja procurement

notice – 60 dana• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) oko 30 dana• Evaluation report• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 30 dana• Contract award notice 15 dana

Ukupno potrebno vreme oko 180 dana minimum!

49

97


Tender dosije–Opsti uslovi (General conditions)– Specifični uslovi (Specific conditions)– Tehnička specifikacija (Technical specification)

Napomena: Neophodno istraživanje tržišta (market research)

98


Selekcija• Evaluation Committee (čitava procedura je poverljiva)

• “Javno” otvaranje ponuda

• Eligibility check (yes/no)

• Finansijski kapacitet ponudjaca (yes/no)

• Tehnicki i profesionalni kapacitet ponudjaca (yes/no)

VAŽNO: Od ponuda koje dostignu min. zahtevanih kriterijuma bira se najjeftinija!!!

Ako je najjeftinija ponuda iznad raspoloživog budžeta onda se moze primeniti negotiated procedure

50

99


Local open tender procedure - SUPPLIES• Za Supply tendere u vrednosti koja je manja od €150,000 a veća od

€60,000 primenjuje se Local open tender procedura.• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo

lokalno• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su

rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja Procurement notice je 30 dana

• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora minimum 30 dana a najverovatnije i duže

• Contract award notice – objavljivanjeUkupno vreme trajanja 60 – 90 dana.

• Od €10,000 - €60,000 Competitive negotiated procedura, isti postupak samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru

100


Primer - SUPPLIES

Company C557060LOT 3Company B5040Not biddingLOT 2Company C708090LOT 1

Ranking without discount

Company CCompany BCompany A

After applying the discount

556348LOT 3

5036Not biddingLOT 2

707272LOT 1

Company C (no discount)

Company B (10% discount)

Company A (20% discount)

51

101


RADOVI - WORKS≤ €10,000

Single tender

< €300,000but > €10,000

Competitive negotiated procedure

< €5,000,000but ≥ €300,000

Local open tender procedure

≥ €5,000,0001.International open tender procedure2.International restricted tender procedure (exceptional cases)

WORKS

International open tender procedure - preko €5,000,000Local open tender procedure €300,000 - 5,000,000Competitive negotiated procedure €10,000 – 300,000

102


International open tender procedure - works

• Obavezno je objavljivanje individual contract forecast najmanje 30 dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i na Europaid site.

• Procurement notice se mora poslati 15 dana pre objavljivanja• Priprema tendera (+ prethodna dokumentacija, najčešče service) • Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja

procurement notice – 90 dana• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) minimum 30 dana• Evaluation report - odobrenje• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 45

dana• Contract award notice 15 dana

• Ukupan rok – oko 200 - 220 dana!!!

52

103


Local open tender procedure - works

• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo lokalno

• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja Procurement notice je 60 dana

• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora oko60 dana

• Contract award notice – objavljivanje• Ukupno vreme trajanja 120 – 150 dana.

• Od €10,000 - €300,000 Competitive negotiated procedure, isti postupak samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru


HVALA NA PAŽNJI

Ministarstvo finansija Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i

razvojnom pomoći

www.evropa.sr.gov.yu

IZRADA PREDLOGA PROJEKTA IPA - suk.gov.rs · PDF file2 Ministarstvo finansija Vlada Republike...

Documents

Transcript of IZRADA PREDLOGA PROJEKTA IPA - suk.gov.rs · PDF file2 Ministarstvo finansija Vlada Republike...