IRIS International Railway - dqs- · PDF file4 kpi в стандарте iris призваны...

IRISInternational Railway

Industry Standard

English

GUIDELINE 1 : 2011KPIs

3

Представляем Вам методические указания по определению ключевых показателей деятельности (англ. Key Performance Indicators, сокращённо – KPI). Данные методические указания предназначены для всех организаций, внедряющих или поддерживающих в рабочем состоянии сертифицированную систему менеджмента бизнеса (СМБ) по IRIS. 1 ЗАЧЕМ НУЖНЫ KPI? Ключевые показатели деятельности (KPI) помогают организации определять цели и измерять их достижение. После того, как организация проанализировала свою миссию, идентифицировала все заинтересованные стороны и поставила цели, появляется необходимость измерять достижение этих целей. KPI служат инструментами для таких измерений. В процессно-ориентированных организациях цели достигаются через внедрение результативных и эффективных процессов. Следовательно, регулярная оценка деятельности организаций по процессам и всем аспектам, которые могут оказать влияние на результативность бизнеса, является для организаций жизненной необходимостью. Хорошо разработанные KPI обеспечивают персонал чёткими целями и осознанием связи с общим успехом организации. Объявленные внутри организации и постоянно упоминаемые в работе, KPI также служат укреплению общих ценностей и созданию общих целей. 2 ОПРЕДЕЛЕНИЯ КЛЮЧЕВОЙ: Имеет решающее значение в отношении конкурентного преимущества организации, созидательный или разрушающий элемент в успехе или неудаче организации. ПОКАЗАТЕЛЬ: Представляет основную информацию для будущей деятельности. ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: Может быть чётко измерен в количественной форме и зависит от самой организации. Результативность и эффективность являются ключевыми параметрами, которые нужно использовать при определении KPI. Результативность: Определяется степенью достижения целей и степенью решённости обнаруженных проблем. Эффективность: Определяется при сравнении того, что получилось в результате деятельности с тем, чего можно было бы достичь, используя те же ресурсы (деньги, время, труд и т.д.). Это важный фактор для определения продуктивности. В отличие от эффективности результативность определяется без ссылки на затраты. Результативность означает «осуществлять правильные действия», а эффективность означает «осуществлять действия правильно».

4

KPI в стандарте IRIS призваны служить для измерения результатов Процессов. Обычно KPI являются долгосрочными показателями и могут разниться в зависимости от типа организации. Выбранные KPI должны

1. Отражать цели организации, 2. Быть количественно измеримым, 3. Быть ключом для достижения успеха организации.

Отражать цели организации Например, если организация поставила среди своих целей «быть наиболее рентабельной организацией в железнодорожной промышленности», то она будет иметь ключевые показатели деятельности, которые измеряют прибыль. С другой стороны, например, предприятие-производитель подшипников, ставящее среди своих целей «обеспечивать лучшее обслуживание заказчиков», определит для себя KPI для измерения деятельности своего Отдела по обслуживанию заказчиков. Быть количественно измеримым Сколько бы в организации ни было KPI, должен существовать способ для их точного измерения. «Быть наиболее популярной организацией» не будет работать как KPI, потому что не существует способа измерить популярность организации и сравнить ее с другими. Для такого KPI как «Увеличение продаж» необходимо уточнить: по количеству проданных изделий или по выручке. Суммы возвращённых товаров будут вычтены из объёма выручки месяца продажи или месяца возврата? Объем продаж будет рассчитываться с учетом прайсовой цены или с учетом фактических сумм сделок? Постановка целей, с которыми связаны чрезвычайно важные KPI. Если одной из целей организации является «быть привлекательным работодателем», то связанный с ней KPI может измерять текучесть кадров. Если KPI был определён как «количество увольнений по собственному желанию поделённое на общую численность персонала за период» и был

5

установлен способ измерения (путём получения данных из информационной системы учёта персонала), то необходимо установить такую цель. «Снижать текучесть кадров на 5% в год» - это чёткая цель, которую каждый поймёт и сможет предпринимать соответствующие действия. Быть ключом для достижения успеха организации При выборе KPI важно ограничиться теми факторами, которые важны для достижения организацией поставленных ею целей. Важно также следить за тем, чтобы количество ключевых показателей деятельности было небольшим, что позволит удерживать внимание каждого сотрудника на достижении одних и тех же KPI. Это не значит, например, что у организации должно быть в общей сложности всего лишь три-четыре KPI. Скорее так: три или четыре ключевых показателя деятельности для организации и по три, четыре или пять KPI для каждого из подразделений организации, которые в свою очередь ориентированы на поддержку общих целей всей организации и направлены на их достижение. Если у организации есть такой ключевой показатель деятельности как «Повышение удовлетворенности потребителя», то KPI разных отделов должны быть сформулированы по-разному. Например, производственный отдел может иметь такой KPI: «Количество деталей, отклонённых ОТК», а отдел продаж может иметь KPI: «Количество минут ожидания заказчиком ответа представителя отдела продаж». Успех отдела продаж и производственного отдела в достижении требуемых от них значений KPI будет способствовать достижению общих KPI организации. Пример хорошо установленного KPI:

Название KPI: Текучесть кадров

Определён: Суммарное количество сотрудников, которые по какой-либо причине уволились сами, плюс количество сотрудников, уволенных работодателем из-за ненадлежащего исполнения своих обязанностей, и эта сумма поделена на численность персонала, которая была в начале года. Количество сотрудников, ушедших с работы по сокращению, не будет учтена в данном расчёте.

Измеримый: Информационная система учёта персонала содержит записи по каждому сотруднику. В этой системе можно выполнить сортировку данных по сотрудникам – по датам и причинам. Отдел управления персоналом может ежемесячно делать такие запросы в систему и представлять своему руководителю отчёт по текучести кадров. По каждому отчёту Отдел управления персоналом может дорисовывать соответствующий график в сети интранет.

Цель: Сокращать текучесть кадров на 5% в год. Пример плохо установленного KPI:

Название KPI: Увеличение продаж

Определён: Изменения объёма продаж из месяца в месяц.

Измеримый: Сумма продаж в регионе по сравнению с другими регионами.

Цель: Увеличивать каждый месяц.

6

Чего здесь не хватает? Измеряется увеличение объёма продаж по выручке или по количеству проданных изделий? Если по выручке, то учитывается фактическая или прайсовая цена товара? Учтены ли возвраты товара, и если учтены, то посчитаны в KPI месяца продажи или месяца возврата? Как мы обеспечиваем, что объёмы продаж офисов посчитаны в одном регионе и нигде не пропущены или не были сосчитаны дважды? Насколько в процентах или в сумме выручки или по количеству единиц мы хотим увеличивать объём продаж ежемесячно? 3 ХАРАКТЕРИСТИКИ KPI KPI могут отвечать следующим характеристикам (SMART-характеристики): Конкретность: Должно быть чётко понятно что конкретно данный KPI измеряет. Должно

быть установлено чёткое определение KPI – такое, что разные сотрудники смогли бы интерпретировать его одинаково и смогли бы получать такие же результаты и делать из них правильные выводы, на которых будут основывать свою дальнейшую работу.

Измеримость: KPI должны быть измеримыми, чтобы была возможность определить

соответствие стандарту, бюджету или какой-либо норме. Чтобы появилась возможность измерять фактические значения и сравнивать их с запланированными величинами.

Достижимость: Для каждого KPI должно быть определено запланированное значение.

Достижимость этого значения важна при утверждении KPI и в целом для управления деятельностью организации. Нет ничего более демотивирующего, чем стремление к недостижимой цели.

Уместность: Когда KPI согласуются с политикой и бизнес-планом организации, они

позволяют лучше понять деятельность или процессы организации. KPI считается уместным только тогда, когда процессы организации могут влиять на него.

Привязка к промежуткам времени: Плановые значения для KPI важно ставить на

конкретные промежутки времени. Любой KPI имеет смысл только когда известно, в каком промежутке времени он измерен. Постановку и достижение KPI необходимо осуществлять для конкретных промежутков времени.

4 ВЫПОЛНЕНИЕ KPI Когда организация решает определить KPI, она должна обеспечить их безошибочность, а также наличие целей и то, что расчёт KPI будет производиться легко, предпочтительно автоматически. Кроме того, важно, что организация отождествляет себя со своими KPI и знает как влиять на их величины. При этом не количество KPI, а их качество имеет решающее значение («двадцать – достаточно»).

7

5 ИЗМЕРЕНИЕ KPI Для измерения KPI должны быть выполнены следующие условия:

Определён порядок расчёта KPI (например, (величина X/величина Y)*100%, (фактическая величина)-(запланированная величина));

Установлены единицы измерения (например, проценты, Евро, штуки); Зафиксированы точные периоды отчётности (например, ежемесячно, ежеквартально); Выбрана форма представления результатов (например, секторная диаграмма,

гистограмма, паутинообразная диаграмма); Поставлена цель на определённый период отчётности (например, своевременность

поставок заказчику 95%); Выбран источник данных (например, таблица АБВ из ERP-системы); Известна точность данных KPI; Назначен специалист по сбору данных (например, господин Р из отдела продаж,

госпожа Т из отдела материально-технического снабжения); Назначен владелец KPI; Тенденции изменения KPI должны подвергаться интерпретации (например, продажи

выросли благодаря новому торговому представителю или благодаря успешной кампании по организации и стимулированию сбыта);

Разработано руководство по принятию мер (например, снижение продаж анализируется на встрече с торговым представителем);

Все условия должны быть задокументированы в согласованном формате (например, в описании KPI).

6 КАК РАБОТАТЬ С KPI по IRIS 6.1 Обязательные KPI по IRIS

Своевременность поставок заказчику (IRIS, п. 5.6.2) Несоответствия, выявленные потребителем в течение всего жизненного цикла проекта

(IRIS, п. 5.6.2) Менеджмент тендера (IRIS, п. 7.2.4) Проектирование и разработка (IRIS, п. 7.3) Процесс закупок (IRIS, п. 7.4.1) Менеджмент проекта или Процесса разработки новой продукции (IRIS, п. 7.7) Менеджмент проекта – Менеджмент затрат (IRIS, п. 7.7.4)

6.2 Рекомендуемые KPI по IRIS

Внутренние несоответствия и несоответствия поставщика в течение всего жизненного цикла проекта (IRIS, п. 5.6.2)

Своевременность поставок поставщиком (IRIS, п. 5.6.2) Время реакции на несоответствия, выявленные потребителем (IRIS, п. 5.6.2) Издержки из-за несоответствующего качества (IRIS, п. 5.6.2) Анализ требований, относящихся к продукции (IRIS, п. 7.2.2) Контроль первого изделия (FAI) (IRIS, п. 7.9) Удовлетворенность потребителя (IRIS, п. 8.2.1) Анализ данных (IRIS, п. 8.4)

8

ТАБЛИЦА 1: Таблица для описания KPI Описание KPI … Процесс: … Цель процесса: … Владелец процесса: … Предварительная оценка KPI: … Единица измерения: … Цель на период отчётности: … Расчёт KPI: … Точность KPI: … Источник данных: … Период отчётности: … Базовое условие: … Воздействие на KPI: … Специалист по сбору данных: … KPI представлены: … Действия: …

9

ПРИЛОЖЕНИЕ 1: KPI по IRIS

KPI или название Процесса

Пункт IRIS

Статус KPI Примеры описаний KPI Целевая величина

Цель процесса

Период отчётности

Ссылка на ПРИЛОЖЕ

НИЕ 2 Своевременность поставок заказчику

5.6.2 Обязательный (количество своевременных поставок) / (количество

поставок) * 100

X % Осуществлять поставки в

согласованные сроки

Ежемесячно х

Несоответствия, выявленные

потребителем в течение всего

жизненного цикла проекта

5.6.2 Обязательный Затраты на устранение несоответствий, выявленных

потребителем за месяц или

затраты на гарантийный ремонт по проекту

или (количество изделий с

рекламациями) / (количество поставленных изделий) * 100

X / месяц или

Z / проект или Y %

Уменьшать отклонения и излишние

затраты в цепи поставок

Ежемесячно

Менеджмент тендера 7.2.4 Обязательный Отклонение суммы затрат от запланированного бюджета без

учёта затрат, вызванных изменениями,

инициированными заказчиком

X % Выполнять требования заказчиков

Ежемесячно или На

определённых этапах проекта

Проектирование и разработка

7.3 Обязательный Количество изменений проекта без учёта изменений,

инициированных внешними сторонами

или (количество принятых проектных решений) /

(количество проектных чертежей) * 100

количество изменений

или X %

Выполнять проекты

своевременно, придерживаясь критериев стоимости и качества

х

10


Пункт IRIS





НИЕ 2 Процесс закупок 7.4.1 Обязательный (количество поставок

закупленной продукции, выполненных с

несоответствиями) / (общее количество полученных поставок закупленной продукции) * 100

или (количество закупленной продукции, имеющей

несоответствия) / (общее количество закупленной

продукции) * 100 или

отклонение затрат от запланированного бюджета

закупок

X % Улучшать качество поставок

поставщиков или

улучшать бюджетный контроль


Менеджмент проекта или Процесса

разработки новой продукции

7.7 Обязательный (количество выполненных этапов) / (количество

запланированных этапов) * 100 или

Отклонение срока поставки относительно окончательной

приёмки заказчиком

X % или

количество дней

Управлять результатами Проекта



Менеджмент проекта – Менеджмент затрат

7.7.4 Обязательный (сумма запланированных затрат) / (сумма фактических

затрат) * 100

X %

Управлять бюджетом Проекта



11


Пункт IRIS





НИЕ 2 Внутренние

несоответствия и несоответствия поставщика в течение всего

жизненного цикла проекта

5.6.2 Рекомендуемый Затраты на исправление своего брака и брака поставщика +

стоимость своей забракованной продукции и забракованной продукции поставщика

Затрат / месяц или

Затрат на категорию

или Затрат на поставщика

или Затрат за Проект

Уменьшать отклонения и излишние затраты на протяжении

всего жизненного

цикла Проекта



Своевременность поставок

поставщиком

5.6.2 Рекомендуемый (количество своевременных поставок) / (количество


X %

Следить за своевременностью поставок поставщиками


Время реакции на несоответствия, выявленные потребителем

5.6.2 Рекомендуемый Дата реакции на несоответствие – дата

сообщения о выявленном несоответствии

X дней или

X часов

Улучшать поддержку заказчиков

Ежемесячно

Издержки из-за несоответствующего

качества

5.6.2 Рекомендуемый Затраты на исправление своего брака + стоимость своей забракованной продукции

Затрат / месяц или

Затрат на категорию

или Затрат на поставщика

или Затрат за Проект

Уменьшать отклонения и излишние затраты на протяжении

всего жизненного

цикла Проекта



12


Пункт IRIS





НИЕ 2 Анализ требований, относящихся к продукции

7.2.2 Рекомендуемый Количество изменений из-за неправильно

идентифицированных требований

Количество изменений

Надлежащим образом

идентифицировать требования заказчиков

Ежемесячно или

Ежеквартально

Контроль первого изделия (FAI)

7.9 Рекомендуемый (количество успешно проведённых FAI) / (общее

количество проведённых FAI) * 100

X %

Обеспечивать устойчивый

запуск продукции

Ежемесячно или

Ежеквартально

х

Удовлетворенность потребителя

8.2.1 Рекомендуемый (количество заказчиков, удовлетворённость которых

измеряется) / (общее количество заказчиков) * 100

или Соотношение между мнениями

заказчиков и внутренне измеренной дисциплиной

поставок

X %

Соотношение в X %

Осуществлять мониторинг и

анализ информации о

мнении заказчиков о продукции

Ежегодно

Анализ данных 8.4 Рекомендуемый (объём проанализированных данных) / (объём собранных

данных) * 100 или

(объём собранных данных) / (объём запрошенных данных) *

100

X % Определять, собирать и

анализировать данные,

необходимые для

подтверждения соответствия и эффективности

СМК

Ежегодно

ПРИМЕЧАНИЕ 1: Определения, приведённые в Приложении 1 (KPI по IRIS), даны лишь в качестве примеров. Организация может выбрать другие определения для упомянутых KPI.

13

ПРИЛОЖЕНИЕ 2: Примеры KPI Описание KPI: Своевременность

поставок заказчику Проектирование и разработка

Процесс закупок Своевременность поставок поставщиком


Процесс: производство и предоставление услуг

проектирование и разработка

закупки закупки контроль первого изделия (внутренний и

внешний) Цель процесса: осуществлять поставки в

согласованные сроки выполнять проекты своевременно, придерживаясь

критериев стоимости и качества

улучшать качество поставок поставщиков

следить за своевременностью

поставок поставщиками

обеспечивать устойчивый запуск

продукции

Владелец процесса:

пожалуйста, впишите сюда ФИО

ответственного лица








ответственного лица Предварительная оценка KPI:

своевременность поставок заказчикам

качество чертежей и спецификаций

количество поставок с несоответствиями по вине поставщика

констатация выполнения поставок в сроки, подтверждённые поставщиком

оценка выполнения контроля первых

изделий

Единица измерения:

проценты (%) проценты (%) проценты (%) проценты (%) проценты (%)

Цель на период отчётности:

пожалуйста, впишите сюда действительную

цель компании








цель компании Расчёт KPI: (количество

своевременных поставок) / (количество


(количество принятых проектных решений) /

(количество проектных чертежей) * 100

(количество поставок закупленной продукции,

выполненных с несоответствиями) / (общее количество

полученных поставок закупленной продукции)

* 100

(количество своевременных

поставок) / (количество поставок) * 100

(количество успешно проведённых FAI) / (общее количество

проведённых FAI) * 100

Точность KPI: пожалуйста, впишите сюда точность, с которой можно

определить данный KPI

пожалуйста, впишите сюда точность, с которой

можно определить данный KPI

пожалуйста, впишите сюда точность, с которой можно

определить данный KPI





14

Описание KPI: Своевременность поставок заказчику

Проектирование и разработка

Процесс закупок Своевременность поставок поставщиком


Источник данных:

ERP-система ERP-система, ручные записи, PDM-система

ERP-система; ручные записи



Период отчётности:

ежемесячно ежемесячно или ежеквартально

ежемесячно ежемесячно ежемесячно или ежеквартально

Базовое условие: нет нет нет нет нет Воздействие на KPI:

своевременность поставок поставщиками,

техническое обслуживание оборудования

подробность контрактов, квалификация

персонала, новые технологии

новое изделие, новый поставщик, изменение изделия у поставщика, неточная информация по

закупкам, другие проблемы у поставщика

новое изделие, новый поставщик, изменение изделия у поставщика, закупка основных

материалов

качество анализа контракта, квалификация

персонала; характеристики измерительного оборудования

Специалист по сбору данных:

пожалуйста, впишите сюда ФИО специалиста

по сбору данных








по сбору данных KPI представлены:

пожалуйста, укажите здесь, кому из

руководства компании будет представлен KPI









Действия: анализ корневых причин (узкие места) и план

действий

встречи с поставщиками, детальный входной контроль продукции

встречи с поставщиками, детальный контроль

поставщиков

IRIS International Railway - dqs- · PDF file4 kpi в стандарте iris призваны...

Documents

Transcript of IRIS International Railway - dqs- · PDF file4 kpi в стандарте iris призваны...